Unidad N°2. Planificación y Preparación de Auditorías Actividad de Aprendizaje: Planificación y preparación de auditorías
Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa. Para Para ello ello revise revise el materi material al de estudi estudio o de la unidad unidad y lo dispue dispuesto sto en la normativ normativida idad d !S" #$%##&'%## #$%##&'%## y desarrolle los siguientes puntos& #. (ise)o del programa de auditorías& definición&
Programa Programa de auditorías: auditorías: Conjunto de una o m*s auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. +l programa de auditoría que dise)e debe contener lo siguiente& a. "bjetivos y alcance del programa de auditoría. b. Cronograma de las auditorías a reali,ar en el a)o. c. Criterios de a uditoría. d. Auditores seleccionados por procesos. e. -ecursos necesarios. f. !dentificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.
P!"A#A $% AU$&'!&A AU$&'!& A PAA PAA (A %#P%)A %#P%) A
+l progr programa ama de audit auditorí oría a intern interna a de !/SA !/SA tiene tiene como como objeti objetivo vo genera generall orientar la verificación de procesos para establecer la conformidad en relación con los siguientes aspectos&
!*+%'&,!
0 Cumpli Cumplimie miento nto o legali legalidad dad&& establ establece ecerr la adhere adherenci ncia a de la entida entidad d a las normas normas constituci constitucionales onales legales legales reglamentar reglamentarias ias y de autorregu autorregulaci lación ón que aplican a cada proceso. 0 +strat1gico& contribución del proceso a la implementación de los modelos de gestión de la calidad y control interno y al logro de los objetivos misionales de la entidad.
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P!-%$&%N'! $%( P!"A#A $% AU$&'!&A
0 Gestión y resultados& determinar el grado de economía eficiencia y eficacia del proceso en el manejo de los recursos y la aplicación de controles para lograr el impacto esperado en los servicios de la compa)ia. +l presente programa de auditoría contiene la planeación de las auditorías regulares de control interno que se reali,ar* en la entidad durante el a)o '%22 a fin de establecer la conformidad de los procesos en relación con los objetivos dentro del modelo de gestión de la calidad y del sistema de control interno. Pretende adem*s el seguimiento a la planeación de la entidad y los planes de mejoramiento suscritos a raí, de auditorías e3ternas de aseguradores y de organismos de vigilancia y control y de auditorias internas de calidad y control interno. 4a implementación del programa de auditoría interna implica lo siguiente& +laboración del cronograma de auditoría para el a)o '%22. Ane3o # Planificación de las auditorías -eali,ación de auditorías Seguimiento a las recomendaciones de auditoría Presentación de resultados a la comit1 coordinador de control interno Conservación de registros de auditoría +valuación del programa de auditoría
AU$&'!%) )%(%--&!NA$!) P! P!-%)!)
(e acuerdo con la disponibilidad de recurso humano de la compa)ia las auditorías de control interno son gestionadas por el Coordinador de Calidad. -ecurso humano& el cronograma de auditorías que se presenta para el a)o '%#5 '%#5 son respon responsab sabil ilida idad d de asesor asesor de contro controll intern interno o contan contando do con la participación de los involucrados en los procesos. -ecurso tecnológico& la entidad cuenta con equipo de cómputo para cada uno de os responsables del programa así como insumos y equipos de oficina suficientes.
%-U)!) PAA %( P!"A#A -ecurso físico& cada responsable cuenta tambi1n con oficina para el desarrollo $% AU$&'!&A de las actividades de planeación y ejecución de las auditorías. &N'%NA !nfrae3tructura& !nstalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo
de los auditores en la oficina de control interno. /o se requieren recursos para despla,amientos ya que es una 6nica sede para la reali,ación de auditorías.
&$%N'&&-A / %,A(UA %,A(UA (!) ( !) &%)"!) $%( P!"A#A $% AU$&'!0A.
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9ue el programa de auditoria no se cumpla en su totalidad
(eficiencia en el seguimiento a la gestión y la calidad.
Capacidad de los auditores
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(ecisiones equivocadas basadas en informes no ajustados a la realidad.
Capacidad de los auditores
!nformes no basados en las evidencias reales.
-ronograma de las auditorías a realizar en el a1o
A/+:" + !PAC8"& Asumir y reducir el riesgo. 8olerante Asumir y reducir el riesgo. 8olerante
2. $ise1o del plan de auditoría: el plan de auditoría ue dise1e de3e contener lo siguiente:
P(AN $% AU$&'!&A !*+% !*+%'& '&, ,!) / (eterminar la conformidad del sistema de gestión de calidad con respecto a la norma !S" !S" $%%#&' $%%#&'%%; %%; en el proces proceso o de desarr desarroll ollo o de aplica aplicacio ciones nes de la A(-A (-AN-% $% norma empresa (A AU$&'!0A P!-%)!) A )% AU$&'A$!)
(ireccion
isionales
<8rituracion de mineral
Apoyo
isita de Auditoría. Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como&
-&'%&!) $% AU$&'!0A / $!-U#%N'A-&4N $% %%%N-&A
(eterminación del tipo de auditoría. (eterminación de equipos electrónicos almacenamiento a utili,ar. utili,ar. Consideración y definición de fechas inicios y terminación actividades in situ preparación y entrega de informe. Asignación de tareas tareas al equipo auditor. auditor. (eterminación de recursos necesarios.
b. Someter el Plan de >isita de Auditoría Auditoría a aprobación del :efe de la "ficina de Control !nterno. c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria. /orma !S" $%%#&'%%;. anual de est*ndares de desarrollo. P!-%)!) anual de proceso de desarrollo. $% %,A(UA-&!N (ocumentos registros y procedimientos del sistema de gestión aplicables a cada proceso. / -!N'!( -!N'!( Cronograma. Se define la secuencia de etapas a reali,ar para el desarrollo de la auditoria. Sigu Siguie iend ndo o la /orm /orma a 81cn 81cnic ica a Colo Colomb mbia iana na /8C< /8C<#$ #$%# %## #& '%%' '%%' (irect (irectric rices es para para la Audit Auditorí oría a de los Siste Sistemas mas de Gesti Gestión ón de la Calida Calidad d así como como por las buenas buenas pr*cti pr*cticas cas insti instituc tucion ionale ales s se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente& #. Prepar Preparaci ación ón del del Plan Plan de Audit Auditorí oría. a. U*&-A-&4N5 %-6A)5 '. Asigna Asignació ción n de las tare tareas as al equip equipo o auditor auditor '&%#P! %)P%A$! / ?. Prepar Preparaci ación ón de los los docume documento ntos s de traba trabajo jo $UA-&4N $% (A) @. -eali -eali,ac ,ación ión de la reunió reunión n de apertu apertura. ra. =echa =echa previs prevista ta para A-'&,&$A$%) $% su celebración. AU$&'!0A. 5. -ecopilaci -ecopilación ón y verificaci verificación ón de la la inform información ación . Genera Generació ción n de halla, halla,gos gos de de la audit auditorí oría a B. Preparaci Preparación ón de las conclusion conclusiones es de de la auditoría auditoría ;. -eali -eali,ac ,ación ión de la reunió reunión n de cierre. cierre. =echa =echa previst prevista a para su celebración.
$. Prepar Preparaci ación ón del del infor informe me de audito auditorí ría a #%. Aprobación y distribución del informe informe de auditoría. auditoría.
#7'!$!) $% AU$&'!0A A U'&(&8A.
#. Para aplicar aplicar el m1todo m1todo deduct deductivo ivo a la la auditoría auditoría se se necesita& necesita& '. =ormulaci =ormulación ón de objetiv objetivos os generales generales o específi específicos cos del e3amen e3amen a reali, reali,ar ar ?. 7na decla declarac ración ión de las normas normas de audito auditorí ría a genera generalm lment ente e acepta aceptadas das y principios de contabilidad de general aceptación. @. 7n conjunt conjunto o de procedim procedimiento ientos s para para guiar el proceso proceso del del e3amen e3amen 5. Aplicació Aplicación n de normas normas generales generales a situacion situaciones es específ específicas icas . =ormu ormula laci ción ón de un juici uicio o sobr sobre e el sist sistem ema a e3am e3amin inad ado o toma tomado do en conjunto.
!(%) / %)P!N)A*&(&$A$%) $% (!) #&%#*!) $%( %9U&P! AU$&'! #. +lab +labor orar ar la plani planifi fica caci ción ón anua anuall de la audi audito torí ría a de acue acuerd rdo o con con el *mbi *mbito to asig asigna nado do en coordinación con las unidades administrativas correspondientes. '. "rgan "rgani,a i,arr equipo equipos s de audit auditorí oría a para para reali reali,ar ,ar los e3*men e3*menes es programa programados dos tomand tomando o en cuenta para su integración entre otros aspectos las condiciones t1cnicas conocimiento e3periencia habilidades y relaciones interpersonales. ?. Programar Programar las las auditorías auditorías a base base de los criterios criterios y est*ndar est*ndares es mínimos mínimos tales tales como el objetiv objetivo o general el alcance el tiempo para su ejecución n6mero de auditores por equipo y las instrucciones específicas entre otros. @. Apoya Apoyarr e incent incentiva ivarr la partic participa ipació ción n activa activa de los auditor auditores es con el propós propósito ito de lograr lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica. 5. Prestar Prestar a los supervis supervisores ores y auditores auditores asignados asignados para para la ejecución ejecución del trabajo trabajo la asistencia asistencia t1cnica necesaria para que 1stos cumplan eficientemente con sus obligaciones. . Conocer Conocer y aprobar el informe informe sobre sobre la planificac planificación ión prelimina preliminarr y la planificació planificación n específica específica previa a la ejecución del trabajo y e3amen de *reas críticas.
?. =inalmente =inalmente escriba escriba las conclusiones conclusiones del aprendi, aprendi,aje aje que obtuvo obtuvo tras el desarrollo desarrollo de esta actividad. +n el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una e3celente comunicación entre el auditor líder la alta gerencia y el personal auditado manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la m*3ima cooperación de ambas partes sin que con ello se deteriore la calidad de la misma. (entro del plan de auditoría de Calidad se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa sino tambi1n los requisitos e3ternos y su interiori,ación en la organi,ación tales como normas ambientales regulación de empaques normas fitosanitarias. +l no tener estos requisitos actuali,ados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir m*s all* de lo interno a la organi,ación. +l mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organi,ación y no una imposición de reglamentos normas regulatorias o requisitos de contratación.
(ise)ar un plan de auditoría consiste en identificar los pasos necesarios para asegurar la precisión y calidad en el desarrollo de un producto o servicio. /ormalmente determinan si el resultado de un proyecto cumple o e3cede los criterios establecidos. +l incumplimiento de los requisitos por lo general trae como consecuencia una acción correctiva. (ise)ar un plan de auditoría efectivo facilita que un profesional ejecutivo gestione los riesgos y controle las operaciones que se llevan a cabo.
Para dise)ar un programa de auditoría debes conocer y comprender plenamente los requisitos tales como el alcance de la labor operativa o proyecto e identificar las maneras de evaluar tu cumplimiento. 7n progra programa ma efecti efectivo vo de audit auditorí oría a propor proporcio ciona na una guía guía comple completa ta a los audito auditores res para para la evaluación de las *reas clave que arrojar*n los datos cuantitativos para hacer una recomendación fundamentada en los resultados. +l dise)o debe especificar las herramientas y t1cnicas tales como cuestionarios observaciones y diagramas de flujo. +3aminar los planes de auditorías previos generados por tu empresa puede ser un e3celente punto de partida.