AC305 Contabilidad de activos fijos mySAP Financials
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Manual del participante Versión del curso: 2° trimestre 2005 Duración del curso: 5 día(s) Número de material: 50072971
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Sobre este manual La función de este manual es complementar la presentación del instructor de este curso y servir como fuente de referencia. Este manual no está pensado para el estudio autodidacta.
Convenciones tipográficas En esta guía se utilizan las siguientes convenciones tipográficas. Estilo de tipo
Descripción
Texto de ejemplo
Palabras o carácteres que aparecen en la pantalla. Aquí se incluyen nombres de campos, títulos de pantallas, pulsadores así como nombres de menús, vías de acceso y opciones. También se usan como referencia a otra documentación tanto interna (en esta documentación) como externa (en otros lugares, como SAPNet).
Texto de ejemplo
Palabras o frases acentuadas en textos principales, títulos de gráficos y tablas
TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos en el sistema. Aquí se incluyen nombres de informes, nombres de programas, códigos de transacciones, nombres de tablas y algunas palabras claves de un lenguaje de programación cuando se encuentran en el texto principal, por ejemplo SELECT e INCLUDE. Texto de ejemplo Salida en pantalla. Aquí se incluyen nombres de archivos y directorios y sus vías de acceso, mensajes, nombres de variables y parámetros y párrafos del texto fuente de un programa.
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Texto de ejemplo
Entrada exacta de usuario. Son palabras y carácteres que se introducen en en el sistema exactamente como aparecen en la documentación.
Entrada variable de usuario. Las entradas entre corchetes indican que se deben sustituir estas palabras y carácteres con entradas apropiadas.
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Sobre este manual
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Iconos en el texto principal En este manual se utilizan los siguientes iconos. Icono
Significado Para más información, sugerencias o detalles Nota o más explicaciones sobre el punto anterior Excepción o precaución Procedimientos
Indica que el objeto está visualizado en la presentación del instructor.
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Contenido Resumen del curso ...................................................... vii Metas del curso ........................................................vii Objetivos del curso.....................................................vii
Capítulo 1: Estructura organizativa ................................... 1 Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración ........2 Asignación de contabilidad de costes .............................. 13 Introducción a las clases de activos fijos .......................... 16 Áreas de valoración .................................................. 20
Capítulo 2: Datos maestros ........................................... 31 Funciones de la clase de activos fijos.............................. 32 Registros maestros de activos fijos................................. 59 Modificaciones en masa ............................................. 78
Capítulo 3: Movimientos de activos fijos .......................... 83 Alta de activo fijo ...................................................... 85 Baja de activos .......................................................121 Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades ........................................................131 Activos fijos en curso (AFeC) ......................................150 Amortización no planificada ........................................159
Capítulo 4: Operaciones periódicas ................................ 165 Amortización..........................................................166 Cambio y cierre de ejercicio ........................................197 Informes financieros paralelos .....................................205
Capítulo 5: Sistema de información ................................ 233 Selección de informes...............................................234 Simulación de valores ...............................................246
Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos..................... 259 Transferencia de datos antiguos ...................................260 Preparativos para la entrada en productivo ......................272 La nueva Contabilidad principal (nuevo LM) .....................282
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Contenido
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Apéndice 1: Apéndice
............................................... 293
Apéndice 2: Accesos vía menús
................................. 297
Glosario ................................................................... 301 Índice....................................................................... 315
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Resumen del curso En este curso, discutiremos la configuración y aplicación de Contabilidad de activos fijos (FI-AA).
Grupo destino Este curso está dirigido a los siguientes grupos destino: • •
Consultores de aplicación Jefes y miembros del equipo de proyecto responsables de la implementación de Contabilidad de activos fijos
Prerrequisitos para el curso Conocimientos necesarios • •
Experience in accounting AC010: Introduction to External Accounting
Conocimientos recomendados •
SAPFIN: Overview of the mySAP Financials Solution
Metas del curso Este curso le permitirá: • •
Configurar y aplicar FI-AA Comprender la integración entre FI-AA y la contabilidad
Objetivos del curso Al finalizar este curso podrá: • •
Configurar Contabilidad de activos fijos Usar Contabilidad de activos fijos
Información de los componentes de software de SAP La información de este curso se refiere a los siguientes componentes de software de SAP:
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Resumen del curso
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Capítulo 1 Estructura organizativa Resumen del capítulo La unidad Estructura organizativa ofrece a los participantes una visión global de cómo se integra FI-AA en las estructuras de contabilización externas e internas.
Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • •
Definir un plan de valoración Asignar un plan de cuentas y un plan de valoración a una sociedad Describir la integración de Contabilidad de activos fijos con Contabilidad de costes Denominar clases de activos fijos Asignar clases de activos fijos a activos fijos Definir qué áreas de valoración contabilizan sus valores en el libro mayor
Contenido del capítulo Lección: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración ........2 Ejercicio 1: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración 7 Lección: Asignación de contabilidad de costes .............................. 13 Lección: Introducción a las clases de activos fijos .......................... 16 Lección: Áreas de valoración .................................................. 20 Ejercicio 2: Áreas de valoración ........................................... 25
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Lección: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración Resumen de la lección En esta lección se proporciona información sobre sociedades, planes de cuentas y planes de valoración. Se define el plan de valoración y se explica cómo asignar un plan de cuentas y un plan de valoración a una sociedad.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • •
Definir un plan de valoración Asignar un plan de cuentas y un plan de valoración a una sociedad
Ejemplo empresarial El departamento de Consultoría ha propuesto una estructura organizativa para el grupo corporativo. El equipo de proyecto de FI-AA se reúne para discutir las propuestas.
Gráfico 1: Mandante/sociedad
En la jerarquía del sistema SAP, el nivel más alto es el mandante. También denota el sistema lógico específico con el que se está trabajando. Las especificaciones que efectúe en este nivel se aplicarán a todas las sociedades.
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Lección: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración
Cada sociedad es una unidad de contabilidad independiente. El balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, legalmente obligatorios, se crean en este nivel. Cada área empresarial debe observarse como una unidad financiera distinta para la que se puede crear un balance y una cuenta de pérdidas y ganancias.
Gráfico 2: Plan de cuentas/plan de valoración
Todas las cuentas de mayor se definen en el plan de cuentas. Contabilidad de activos fijos (FI-AA) trabaja con el plan de cuentas asignado a la sociedad en Gestión financiera (FI). Puede modificar el plan de cuentas para adaptarlo a sus necesidades (por ejemplo, puede ser global, específico del ramo o específico del país). El plan de valoración es siempre específico del país. SAP proporciona modelos de planes de valoración para muchos países. Los planes de valoración contienen áreas de valoración predefinidas, pero también puede definir el suyo propio (copiando y modificando). Cada área de valoración representa un tipo de amortización específico (por ejemplo, amortización contable o fiscal permitida). También puede definir sus propias áreas de valoración en el plan de valoración. Cada sociedad utiliza un plan de cuentas y un plan de valoración. Pueden funcionar con el mismo plan de cuentas y el mismo plan de valoración todas o varias de las sociedades.
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Gráfico 3: Áreas de valoración
Los patrimonios y los movimientos de activos fijos a menudo se valoran de forma distinta con finalidades distintas; por ejemplo, podrían utilizarse distintos enfoques de valoración para: • • • •
Balances contables de acuerdo con los requerimientos locales Balances con fines fiscales (siempre y cuando se permita otra valoración) Contabilidad interna (contabilidad de costes) Informes financieros paralelos, por ejemplo para crear un balance de grupo (en función de IAS, US GAAP, etcétera).
Las áreas de valoración necesarias para gestionar estas distintas bases de valoración se crean en SAP R/3. Hay cifras de movimientos distintas para: • •
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Cada activo fijo y área de valoración Componentes de valor individuales, como valores de balance, amortización y valores netos contables.
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Lección: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración
Gráfico 4: Sociedad de contabilidad de activos fijos
Las sociedades deben configurarse primero en Gestión financiera. A continuación, se asigna el plan de valoración a la sociedad. Los datos necesarios para la contabilidad de activos fijos se añaden a la sociedad y, entonces, la sociedad está disponible para Contabilidad de activos fijos. Asigne el plan de valoración a la sociedad. Los datos necesarios para la contabilidad de activos fijos se añadirán a la sociedad. En ese momento podrá utilizar ya la sociedad en Contabilidad de activos fijos.
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Lección: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración
Ejercicio 1: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Encontrar los modelos de planes de cuentas específicos del país en la Guía de implementación de Customizing (IMG) • Definir un plan de valoración • Preparar una sociedad para su uso en FI-AA
Ejemplo empresarial El departamento de Consultoría ha propuesto una estructura organizativa para el grupo corporativo. El equipo de proyecto de FI-AA se reúne para discutir las propuestas.
Tarea 1: En primer lugar, necesitará un plan de valoración. Éste es necesario para poder actualizar cualquier otra parametrización de Contabilidad de activos fijos relacionada con los distintos métodos de amortización (por ejemplo, amortización contable, amortización fiscal, amortización de contabilidad de costes, amortización de grupo). 1.
Cree un plan de amortización denominado AA## (## = su número de grupo) copiando un plan de amortización de referencia específico del país. Hasta SAP R/3 Enterprise, inclusive, copie el plan de amortización de referencia 1XY (XY es el modelo de plan de amortización específico de su país; por ejemplo, 1DE para Alemania o 1US para Estados Unidos).
2.
Modifique la descripción del plan de valoración AA## que acaba de crear, por ejemplo, a Plan de valoración Grupo ##.
3.
Elimine de su plan de valoración, AA##, las áreas de valoración que no necesite (en el curso). Si no está seguro de qué áreas de valoración puede o debe eliminar, pregunte a su instructor.
Tarea 2: Asigne el plan de valoración a una sociedad. 1.
Antes de poder trabajar realmente con su plan de valoración (AA##) en la aplicación, debe asignarlo al menos a una sociedad. Para esta asignación, utilice la sociedad AA## (## corresponde, de nuevo, a su número de grupo). Continúa en la página siguiente
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Tarea 3: Responda la siguiente pregunta. 1.
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Opcional: al observar la tabla de arriba, puede que encuentre sociedades de FI a las que no se ha asignado un plan de valoración. ¿Cuál puede ser el motivo?
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Lección: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración
Solución 1: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración Tarea 1: En primer lugar, necesitará un plan de valoración. Éste es necesario para poder actualizar cualquier otra parametrización de Contabilidad de activos fijos relacionada con los distintos métodos de amortización (por ejemplo, amortización contable, amortización fiscal, amortización de contabilidad de costes, amortización de grupo). 1.
Cree un plan de amortización denominado AA## (## = su número de grupo) copiando un plan de amortización de referencia específico del país. Hasta SAP R/3 Enterprise, inclusive, copie el plan de amortización de referencia 1XY (XY es el modelo de plan de amortización específico de su país; por ejemplo, 1DE para Alemania o 1US para Estados Unidos). a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización → Copiar plan de valoración de ref./áreas de valoración. Aparecerá la ventana de diálogo Seleccionar actividad:. Seleccione Copiar plan de valoración de referencia. En la pantalla Organizational object Chart of depreciation, seleccione Organizational object → Copy org. object. En la ventana de diálogo Copiar, Introduzca los datos siguientes y confirme las entradas: Nombre de campo/tipo de datos
Valores
De plan valoración
1XY (XY es el modelo de plan de valoración específico de su país; por ejemplo, 1DE para Alemania o 1US para Estados Unidos.)
A plan valoración
AA## (## indica el número del grupo)
Continúa en la página siguiente
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Capítulo 1: Estructura organizativa
2.
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Modifique la descripción del plan de valoración AA## que acaba de crear, por ejemplo, a Plan de valoración Grupo ##. a)
Modifique la descripción del plan de valoración AA## que acaba de crear, por ejemplo, a Plan de valoración Grupo ##. Después de grabar el plan de valoración, vuelva a la ventana de diálogo Seleccionar actividad. Seleccione Especificar denominación del plan de valoración. Busque la fila que contiene su plan de valoración, AA##, e introduzca los datos siguientes: Nombre de campo/tipo de datos
Valores
Columna Denominación para el plan de valoración AA## del plan de valoración
Plan de valoración tipo ##
Grabe la entrada. 3.
Elimine de su plan de valoración, AA##, las áreas de valoración que no necesite (en el curso). Si no está seguro de qué áreas de valoración puede o debe eliminar, pregunte a su instructor. a)
Después de grabar los datos, vuelva a la ventana de diálogo Seleccionar actividad. Seleccione Copiar/borrar áreas de valoración. Aparecerá la ventana de diálogo Definir área de trabajo: Entrada. Introduzca su plan de valoración, AA##, y confirme su entrada. Seleccione las áreas de valoración 10, 41 y 51 en la misma pantalla, seleccione Tratar → Borrar. Grabe y confirme las ventanas de diálogo que aparecen.
Continúa en la página siguiente
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Lección: Asignación: sociedad/plan de cuentas/plan de valoración
Tarea 2: Asigne el plan de valoración a una sociedad. 1.
Antes de poder trabajar realmente con su plan de valoración (AA##) en la aplicación, debe asignarlo al menos a una sociedad. Para esta asignación, utilice la sociedad AA## (## corresponde, de nuevo, a su número de grupo). a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización → Assign Chart of Depreciation to Company Code. En la tabla que aparece, busque su sociedad, AA##, e introduzca los datos siguientes en la columna PlanVal: Nombre de campo/tipo de datos
Valores
PlanVal
AA##
Seleccione Grabar.
Tarea 3: Responda la siguiente pregunta. 1.
Opcional: al observar la tabla de arriba, puede que encuentre sociedades de FI a las que no se ha asignado un plan de valoración. ¿Cuál puede ser el motivo? a)
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Las sociedades a las que no se ha asignado un plan de valoración no funcionan con el componente Contabilidad de activos fijos. Debido a su tamaño, es posible que estas sociedades no necesiten Contabilidad de activos fijos como libro auxiliar independiente; puede realizar la contabilidad de activos fijos para ellas en un sistema externo.
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Resumen de la lección Ahora podrá: • Definir un plan de valoración • Asignar un plan de cuentas y un plan de valoración a una sociedad
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Lección: Asignación de contabilidad de costes
Lección: Asignación de contabilidad de costes Resumen de la lección Asignación de objetos en contabilidad de costes a un activo fijo.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Describir la integración de Contabilidad de activos fijos con Contabilidad de costes
Ejemplo empresarial Aunque su principal preocupación sea la contabilidad de activos fijos, deberán discutir la visión global de contabilidad para comprender la integración entre las aplicaciones.
Gráfico 5: Asignación de contabilidad de costes
En el registro maestro, puede asignar un activo fijo a los siguientes objetos de Controlling: • • • •
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Centro de coste orden (interna) (real o estadística) clase de actividad Orden de mantenimiento
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Estos objetos se asignan a una sociedad CO que puede incluir una o más sociedades. • • •
Enfocar medidas de planificación Monitorizar la implementación de estas medidas Calcular y liquidar los costes ocurridos como resultado de estas medidas.
Los datos de la orden de mantenimiento se introducen en el historial de mantenimiento y son de vital importancia para las evaluaciones y la planificación futura. Podrá contabilizar amortizaciones de cada área de valoración en Contabilidad de costes. Al hacerlo, la valoración (analítica) se puede contabilizar en: • • •
Un centro de coste Una orden (real) Un centro de coste y una orden estadística
No es posible asignar un activo fijo a dos centros de coste. En su lugar, podrá asignar el activo fijo a una orden (real) que posteriormente podrá liquidarse en el centro de coste respectivo. De ese modo podrá resumir los costes de su proyecto (al cual pertenece el activo fijo).
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Lección: Asignación de contabilidad de costes
Resumen de la lección Ahora podrá: • Describir la integración de Contabilidad de activos fijos con Contabilidad de costes
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Lección: Introducción a las clases de activos fijos Resumen de la lección La clase de activos fijos es el criterio principal en la clasificación de objetos. En esta lección, aprenderá a denominar las clases de activos fijos y a asignarlas a los activos fijos.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • •
Denominar clases de activos fijos Asignar clases de activos fijos a activos fijos
Ejemplo empresarial Le piden que clasifique los activos fijos de su empresa y que cree un catálogo de clases de activos fijos.
Gráfico 6: Clase de activos fijos
Los activos fijos se clasifican en clases de activos fijos. Algunos ejemplos de clases de activos fijos podrían ser vehículos, muebles o máquinas. La clase de activos fijos consta de una sección de datos maestros y una sección de áreas de valoración.
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Lección: Introducción a las clases de activos fijos
Las clases de activos fijos se crean en el nivel de mandante. Posteriormente se asignan a un plan de valoración como mínimo para permitirle completar la clase de activos fijos con valores de propuesta de sus propias áreas de valoración. Puede suprimir áreas de valoración individuales en cada clase de activos fijos. Por ejemplo, podría suprimir las áreas de fomento a la inversión que sólo son aplicables a algunas clases. Para cada área de valoración, puede proponer los atributos de amortización de los activos fijos o puede elegir que los especifique el sistema. Si propone los atributos de amortización, pueden sobrescribirse si es necesario. Si los especifica el sistema, no se pueden modificar. También se pueden asignar varios planes de valoración a una clase de activos fijos. De esta manera, se garantiza que el catálogo de clases de activos fijos es uniforme, a pesar de utilizar áreas de valoración diferentes.
Gráfico 7: Clase de activos fijos y registro maestro de activo fijo
La clase de activos fijos es el criterio principal en la clasificación de objetos. Cada activo fijo se asigna a una sola clase de activos fijos. Se pueden especificar algunos parámetros de control y valores de propuesta para el cálculo de amortizaciones y otros datos maestros en cada clase de activos fijos. Los activos fijos que deben aparecer en lugares/posiciones del balance distintos (por ejemplo, edificios y máquinas) deberán asignarse a clases de activos fijos distintas. Hay también como mínimo una clase de activos fijos especiales para cada activo en curso y bienes económicos de poco valor. En IDES, estas clases de activos fijos son: • •
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4000 para los activos fijos en curso 5000 para los bienes de poco valor
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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También podrá crear clases de activos fijos distintas para activos fijos inmateriales y arrendados. Hay disponibles funciones especiales para leasing. Para la gestión técnica de los activos fijos se utiliza el componente Mantenimiento (PM). El componente Tesorería (TR) está destinado a gestionar activos fijos financieros.
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Lección: Introducción a las clases de activos fijos
Resumen de la lección Ahora podrá: • Denominar clases de activos fijos • Asignar clases de activos fijos a activos fijos
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Lección: Áreas de valoración Resumen de la lección En esta lección se describirán las áreas de valoración del plan de valoración y la contabilización de sus valores en el libro mayor.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Definir qué áreas de valoración contabilizan sus valores en el libro mayor
Ejemplo empresarial Los activos fijos deben evaluarse desde muchas perspectivas empresariales y legales.
Gráfico 8: Plan de valoración
Se valorarán los activos fijos para distintas finalidades empresariales y legales; por ejemplo, amortización contable, amortización fiscal permitida, amortización analítica (costes), etcétera. Mediante FI-AA podrá gestionar los distintos valores de los activos fijos de las áreas de valoración.
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Lección: Áreas de valoración
El plan de valoración es un catálogo de áreas de valoración específicas del país estructuradas en función de distintos aspectos empresariales. Puede especificar los atributos de cada área de valoración individual. SAP proporciona planes de valoración de referencia que están basados en los requerimientos de cada país. Se proporcionan sólo como referencia. Podrá crear un plan de valoración nuevo copiando uno de los planes de valoración suministrados como referencia. En su plan de valoración podrá eliminar las áreas de valoración que no necesite. Deberá hacerlo antes de crear el primer activo fijo. Posteriormente se asignará el plan de valoración a la sociedad. También es posible abrir áreas de valoración después del inicio productivo del sistema.
Gráfico 9: Áreas de valoración
El sistema identifica las áreas de valoración mediante una clave numérica de dos caracteres. Las claves numéricas representan condiciones de valoración que se pueden introducir en el registro maestro de activo fijo o en las clases de activos fijos. Los valores y la amortización se contabilizan en el libro mayor. El área de valoración 01 es el área de valoración principal. Los valores y la amortización se contabilizan en el libro mayor.
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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Otras áreas de valoración pueden mostrar: • • • • •
Valoraciones específicas del país (por ejemplo, el impuesto sobre el patrimonio neto o el cálculo estatal) Valores o amortizaciones que sean diferentes a las del área 01 (por razones de contabilidad de costes, por ejemplo) Versiones consolidadas en la moneda local o del grupo Amortización contable en moneda del grupo Diferencia entre la amortización contable y la amortización fiscal permitida específica del país (área de valoración derivada).
Áreas de valoración distintas pueden tener valores y condiciones de amortización iguales, aunque se visualicen en monedas distintas (por ejemplo, las áreas 01 y 32 o las áreas 30 y 31). Deberá especificar las clases de amortización y valoraciones especiales (como el interés) que se permitirán en sus áreas de valoración. Las áreas de valoración estándar ya tienen las parametrizaciones necesarias.
Gráfico 10: Definir la contabilización en el libro mayor
A la hora de definir si los valores de las áreas de valoración individuales se van a contabilizar en el libro mayor y el modo de hacerlo, tiene las opciones siguientes: • • • •
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No contabilizar ningún valor Contabilizar los valores de activos fijos de forma interactiva, las amortizaciones periódicamente Contabilizar los valores de activos fijos y las amortizaciones periódicamente Contabilizar sólo las amortizaciones periódicamente
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Lección: Áreas de valoración
El sistema dictamina que el área de valoración 01 contabiliza valores CAP en el libro mayor en modo online y en tiempo real. Normalmente, el área 01 se utiliza para gestionar la amortización contable. Si se utiliza la opción de contabilización periódica de valores CAP en el libro mayor, pueden contabilizarse en FI los valores de otras áreas de valoración. La amortización siempre se contabiliza por períodos. Puede haber áreas de valoración que reciban los valores del área de valoración 01 pero calculen y contabilicen valores de amortización distintos en el libro mayor. Es posible definir también áreas de valoración para informes exclusivamente, las cuales no contabilizan valores en el libro mayor (por ejemplo, una área de valoración para el balance fiscal). Para obtener más información, consulte el capítulo Operaciones periódicas.
Gráfico 11: Las áreas de valoración y el balance
Se pueden contabilizar tanto los valores del balance de activos fijos como los valores de amortización de las áreas de valoración individuales para separar cuentas de balance o cuentas de pérdidas y ganancias en el libro mayor. Se puede definir cualquier número de estructuras de balance/PyG para cada plan de cuentas en FI (libro mayor). Para cada cuenta de balance y cuenta de pérdidas y ganancias se especifica en la estructura de balance/PyG la posición del balance o de la cuenta de explotación en la que deberán aparecer los valores contables.
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Capítulo 1: Estructura organizativa
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En Customizing de Contabilidad de activos fijos, se introducen las versiones de balance contable que se van a utilizar para las áreas de valoración para las que se deben crear balances contables. Durante el cierre del ejercicio, esto garantiza la coherencia entre las partidas individuales de las cuentas de balance de activos fijos en el balance y la serie de activos individuales del cuadro de activos fijos. Si utiliza versiones de balance contable diferentes, debe contabilizar más de un área de valoración en el libro mayor.
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Lección: Áreas de valoración
Ejercicio 2: Áreas de valoración Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Explicar los valores de activos fijos en varias áreas de valoración
Ejemplo empresarial Consultoría ha propuesto una estructura organizativa para el grupo corporativo. El equipo de proyecto FI-AA se reúne para discutir propuestas sobre el tipo y número de áreas de valoración.
Tarea 1: Opcional: asegúrese de que los valores de activos fijos de las áreas de valoración 31 y 32 de nuestro plan de valoración se muestran en dólares de EE.UU. 1.
Defina que los valores de activos fijos de las áreas de valoración 31 y 32 (áreas de valoración que se presentan en la moneda del grupo) de su plan de valoración, AA##, se muestren en dólares de EE.UU. (USD).
Tarea 2: Compruebe cómo se contabilizan las áreas de valoración de su plan de valoración en el libro mayor. 1.
Las áreas de valoración no siempre contabilizan sus valores (valores de activos fijos y amortizaciones) en el libro mayor. Compruebe cómo se contabilizan las áreas de valoración de su plan de valoración AA## en el libro mayor. ¿Qué área de valoración contabiliza todos los valores de balance en el libro mayor en tiempo real? ¿Qué área de valoración contabiliza sólo amortizaciones? ¿Qué área de valoración está reservada para finalidades de gestión de informes únicamente? No cambie estas entradas.
Tarea 3: Opcional: introduzca una estructura de balance contable para las áreas de valoración para las que debe crearse un balance. 1.
Para configurar la sociedad AA##, además debe introducir una estructura de balance contable al menos para las áreas de valoración para las que debe crearse un balance (en el curso de formación AC305, es inicialmente sólo el área de valoración 01 [amortización contable]). Como resultado, cuando se recupera más adelante el cuadro de activos fijos, los activos fijos se muestran en el orden de las cuentas de mayor según la estructura de balance contable especificada. Puede utilizar la estructura de balance contable “INT”. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 1: Estructura organizativa
AC305
Tarea 4: Opcional: ¿verdadero o falso? 1.
El plan de valoración está definido en el nivel de cliente. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas.
□ □ 2.
Correcto Falso
El plan de cuentas de ejemplo que proporciona SAP no se puede adaptar a sus necesidades. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas.
□ □ 3.
Correcto Falso
Pueden asignarse distintas sociedades a un mismo plan de valoración. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas.
□ □
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Correcto Falso
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Lección: Áreas de valoración
Solución 2: Áreas de valoración Tarea 1: Opcional: asegúrese de que los valores de activos fijos de las áreas de valoración 31 y 32 de nuestro plan de valoración se muestran en dólares de EE.UU. 1.
Defina que los valores de activos fijos de las áreas de valoración 31 y 32 (áreas de valoración que se presentan en la moneda del grupo) de su plan de valoración, AA##, se muestren en dólares de EE.UU. (USD). a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración general → Monedas → Definir áreas de valoración para monedas extranjeras. En la tabla, seleccione la sociedad AA## y seleccione Moneda del áread de valoración en la estructura de diálogo. Para las áreas de valoración 31 y 32, sustituya la moneda visualizada por USD. Grabe.
Tarea 2: Compruebe cómo se contabilizan las áreas de valoración de su plan de valoración en el libro mayor. 1.
Las áreas de valoración no siempre contabilizan sus valores (valores de activos fijos y amortizaciones) en el libro mayor. Compruebe cómo se contabilizan las áreas de valoración de su plan de valoración AA## en el libro mayor. ¿Qué área de valoración contabiliza todos los valores de balance en el libro mayor en tiempo real? ¿Qué área de valoración contabiliza sólo amortizaciones? ¿Qué área de valoración está reservada para finalidades de gestión de informes únicamente? No cambie estas entradas. a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Determinar áreas de valoración a contabilizar asociadamente. Contabilización del área en tiempo real: 01 Contabilización de amortizaciones del área: 20 Áreas con función de informe: 02, 15, 30, 31, 32
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Capítulo 1: Estructura organizativa
AC305
Tarea 3: Opcional: introduzca una estructura de balance contable para las áreas de valoración para las que debe crearse un balance. 1.
Para configurar la sociedad AA##, además debe introducir una estructura de balance contable al menos para las áreas de valoración para las que debe crearse un balance (en el curso de formación AC305, es inicialmente sólo el área de valoración 01 [amortización contable]). Como resultado, cuando se recupera más adelante el cuadro de activos fijos, los activos fijos se muestran en el orden de las cuentas de mayor según la estructura de balance contable especificada. Puede utilizar la estructura de balance contable “INT”. a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Especificar versión de balance para informes activos fijos. En la tabla, seleccione la sociedad AA## y seleccione Asignar versión de balance en la estructura de diálogo. Introduzca INT para el área de valoración 01. Puede eliminar las entradas del resto de áreas de valoración. Grabe.
Tarea 4: Opcional: ¿verdadero o falso? 1.
El plan de valoración está definido en el nivel de cliente. Respuesta: Correcto
2.
El plan de cuentas de ejemplo que proporciona SAP no se puede adaptar a sus necesidades. Respuesta: Falso
3.
Pueden asignarse distintas sociedades a un mismo plan de valoración. Respuesta: Correcto
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Lección: Áreas de valoración
Resumen de la lección Ahora podrá: • Definir qué áreas de valoración contabilizan sus valores en el libro mayor
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Resumen del capítulo
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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Definir un plan de valoración • Asignar un plan de cuentas y un plan de valoración a una sociedad • Describir la integración de Contabilidad de activos fijos con Contabilidad de costes • Denominar clases de activos fijos • Asignar clases de activos fijos a activos fijos • Definir qué áreas de valoración contabilizan sus valores en el libro mayor
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Capítulo 2 Datos maestros Resumen del capítulo Esta unidad proporciona información detallada sobre las funciones y mecanismos de control de las clases de activos fijos. Aprenderá a crear y modificar datos maestros, y tendrá la oportunidad de practicar con estas funciones.
Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • •
Estructurar los activos creando clases de activos fijos Crear y modificar datos maestros en Contabilidad de activos fijos Procesar las modificaciones en masa mediante un pool de trabajo
Contenido del capítulo Lección: Funciones de la clase de activos fijos.............................. 32 Ejercicio 3: Funciones de la clase de activos fijos ...................... 45 Lección: Registros maestros de activos fijos................................. 59 Ejercicio 4: Registros maestros de activos fijos ......................... 67 Lección: Modificaciones en masa ............................................. 78
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Capítulo 2: Datos maestros
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos Resumen de la lección En esta lección, encontrará información detallada sobre el funcionamiento de las clases de activos fijos y cómo se pueden controlar. Aprenderá a estructurar los activos fijos creando clases.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Estructurar los activos creando clases de activos fijos
Ejemplo empresarial Consultoría ha propuesto un catálogo para las clases de activos fijos de su grupo de empresas. El equipo del proyecto de FI-AA se reúne para discutir propuestas y comprobar los posibles efectos respecto a las funciones. Las clases de activos fijos son un modelo para los registros maestros de activo fijo que se crean posteriormente. Por tanto, es necesario decidir qué valores de propuesta deben almacenarse en las clases de activos fijos para garantizar la uniformidad de los activos.
Gráfico 12: Funciones de la clase de activos fijos
Las clases de activos fijos son los medios más importantes para la estructuración de los activos fijos en función de los requerimientos de la empresa. Las definiciones de la clase de activos fijos se aplican a todas las sociedades de un mandante.
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Una clase de activos fijos consta de dos secciones principales: • •
Una sección de datos maestros con datos de control y valores propuestos para los datos administrativos del registro maestro de activos fijos Una sección de valoración con parámetros de control y valores propuestos para las condiciones de valoración y amortización
Cuando se crean registros maestros de activos fijos, estos datos se toman automáticamente de la clase de activos fijos que se especifique. Si se introducen valores de propuesta útiles se reducen el tiempo y los esfuerzos necesarios para crear registros maestros nuevos. También se garantiza que los registros de cada una de las clases sean tratados de forma uniforme. Por consiguiente, se recomienda definir tantas clases de activos fijos como activos fijos con distintos tipos de valoración existan. La clase de activos fijos es un criterio de selección en todos los informes estándar de FI-AA. Antes de crear clases de activos fijos deberá diseñar un catálogo de clases de activos fijos y asegurarse de que existan las cuentas de mayor necesarias en FI.
Gráfico 13: Clase de activos fijos: Imputación
Una función esencial de la clase de activos fijos es establecer un enlace entre los registros maestros de activos fijos y las cuentas del libro mayor donde se contabilizan las amortizaciones y valores relacionados. Para controlar esta situación, se utiliza la determinación de cuentas (también conocida como asignación de cuentas).
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Capítulo 2: Datos maestros
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La clave de determinación de cuentas puede ser idéntica al número de cuenta de la cuenta de balance de activo fijo del libro mayor (en el caso de un catálogo de clases de activos fijos reducido). Si existen varias clases similares de activos fijos, se pueden utilizar diferentes claves de determinación de cuenta para los mismos, aunque todos sus valores se actualicen en una cuenta de balance de activo fijo individual. Pueden utilizar la misma clave de determinación de cuentas varias clases distintas de activo fijo siempre y cuando utilicen el mismo plan de cuentas y contabilicen en las mismas cuentas de mayor. Si se utilizan distintos planes de cuentas, sin embargo, sólo se necesita una clave de determinación de cuentas para contabilizar valores de activo fijo de todas las clases de activos fijos en cuentas distintas y en planes de cuentas distintos.
Gráfico 14: Asignación de cuentas de mayor
Para definir cuentas de alta/baja, se introducen las cuentas del libro mayor necesarias para altas, bajas, revalorización de balances e importes de coste que no se capitalizan (elemento de coste y cuenta para gastos neutrales o diferencias de capitalización).
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Para las áreas de valoración que contabilizan la amortización en el libro mayor es posible asignar las siguientes cuentas de mayor: •
Amortización normal:
•
– Cuenta de amortización acumulada 021010 – Cuenta de gastos 211100 – Ingresos corregidos 253000 Amortización no planificada:
•
– Cuenta de amortización acumulada 021010 – Cuenta de gastos 211200 – Ingresos corregidos 253000 Revalorización de la amortización, interés (en el área de valoración de contabilidad de costes), en caso necesario, y si se configura en Customizing.
Gráfico 15: Intervalos de rango de números
El rango de números controla la asignación del número del registro maestro de activo fijo. La asignación de números se define como interna o externa. Si se utiliza la asignación interna de números, el sistema asigna automáticamente el siguiente número disponible en la secuencia numérica del intervalo del rango de números definido. Si se utiliza la asignación externa de números, el número es asignado por el usuario u otro sistema. Es posible asignar a cada sociedad su propio rango de números o hacer que los compartan entre ellas.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Gráfico 16: Formato de imagen de datos maestros de activo fijo
El formato de imagen especifica los campos de entrada que se visualizarán en el registro maestro de activo fijo y si son campos de entrada obligatorios u opcionales. Esto permite reducir el número de campos de datos maestros a los específicamente necesarios para cada clase de activo fijo y también garantizar que se introduce una determinada información importante de control. Además de la información de los campos (entrada obligatoria, opcional, visualizar, suprimir), el formato de imagen especifica el nivel de mantenimiento de los campos de datos maestros. También determina si se pueden utilizar los campos de datos maestros como referencia (para copiarlos). •
•
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El nivel de actualización determina el nivel de datos maestros en el que puede actualizarse cada campo. Los posibles niveles de actualización son: – Clase de activos fijos – Número principal de activo fijo – Subnúmero El indicador de referencia controla qué contenido de los campos de un área de activo se puede copiar cuando ese activo se utiliza como referencia para crear un nuevo registro maestro de activos fijos.
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Gráfico 17: Activar objetos de imputación
Desde SAP R/3 4.7, es necesario activar los objetos de imputación para que puedan actualizarse en los datos maestros. •
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Obj.imputación a contab.asociadamente → Activar objetos de imputación.
Se puede contabilizar (contabilidad de costes) la amortización para los objetos de imputación, o se pueden utilizar para contabilizaciones de CAP (costes de adquisición y producción), como la capitalización directa como parte de una medida de inversión (cuando también se utiliza el componente IM) o para la monitorización (estadística) de presupuestos para las compras de activos. En SAP R/3 Enterprise, se ha aumentado el número de objetos de imputación. Ahora, se puede contabilizar (contabilidad de costes) la amortización para los objetos siguientes: • • • • •
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Centro de coste (como antes) Pedido interno de CO (como antes) Elemento PEP Objeto inmueble (edificio o propiedad) Varios objetos del componente Public Sector (IS-PS), como centro gestor, fondos o ayuda
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Capítulo 2: Datos maestros
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Gráfico 18: Estructuración de pantallas, áreas de valoración de activos
En cada clase de activos fijos se introduce una regla de estructuración de pantallas para cada área de valoración. Esta regla se aplica a los campos de valoración del área de valoración. SAP suministra las reglas de estructuración de pantallas 1000 y 2000 en el sistema estándar.
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Estas reglas de estructuración de pantallas también contienen un nivel de actualización. El nivel de actualización garantiza un control uniforme de la amortización. Hay tres opciones: 1.
Clase de activos fijos Este nivel de actualización garantiza el control uniforme de la valoración en el nivel de clase de activos fijos. Las entradas efectuadas en la clase de activos fijos se transfieren al registro maestro de activos fijos. No se pueden sobrescribir.
2.
Número principal de activo fijo El control de la valoración es uniforme en el nivel del registro maestro de activos fijos. Las entradas efectuadas en la clase de activos fijos se adoptan en el registro maestro de activos fijos pero pueden modificarse. Todos los subnúmeros de activos fijos que pertenecen a este registro maestro adoptan los valores del número principal. Los valores de los subnúmeros no se pueden cambiar.
3.
Subnúmero de activo fijo La valoración se puede controlar de una manera más flexible. Los subnúmeros de activo fijo pueden tener sus propias condiciones de amortización.
Gráfico 19: Etiquetas
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Capítulo 2: Datos maestros
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Como sucedía en SAP R/3 4.5A, las etiquetas se utilizan para representar los datos maestros de activos fijos en el sistema. Los datos que antes se encontraban en varias vistas de datos maestros de activos fijos, ahora se distribuyen entre varias páginas con etiquetas. Se puede especificar una presentación para los datos maestros de cada clase de activos fijos. La presentación define: • • •
El número de etiquetas Los nombres de las etiquetas Los grupos de campos (marcos como Datos generales o Información de contabilización, como se muestra en la figura 19) que aparecen en las etiquetas
Con esta presentación, puede definir la disposición del registro maestro de activos fijos que más se adapte a sus necesidades.
Gráfico 20: Funciones adicionales de las clases de activos fijos
Copiar clases de AF de referencia: Para crear clases de activos fijos nuevas, se pueden copiar clases existentes. Esta opción es mucho más rápida que generar clases de activos fijos desde cuentas del libro mayor. También permite definir los valores propuestos (especialmente, las condiciones de amortización) con mayor exactitud y de manera más general.
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Definir entradas permitidas para campos de usuario estándar: •
• •
Grupos de evaluación: son campos de datos maestros de activos fijos para los que el usuario puede especificar el uso y significado. Indicador de protección ambiental: permite introducir una medida adoptada para cumplir con las leyes de protección del medio ambiente. Motivo de la inversión: en este campo del registro maestro, puede escribir una razón para la inversión.
Estos campos pueden utilizarse como criterios de selección para realizar informes (seleccione Selecciones dinámicas en la pantalla de selección del informe o en la definición de variantes de clasificación). Introducir/cambiar los valores propuestos en las clases de activos fijos: En Customizing, se pueden introducir valores propuestos para los campos de usuario estándar de la clase de activos fijos. También se pueden introducir los valores de propuesta de valores de seguros, valoración del patrimonio neto, leasing y, por supuesto, condiciones de amortización (clave de amortización, vida útil) y serie de índices.
Gráfico 21: Asistente para Clase de activo fijo
Esta función se puede utilizar para generar un pequeño catálogo de clases de activos fijos. Para generar clases de activos fijos desde cuentas de mayor, debe llevar a cabo los pasos esenciales para asignar las cuentas de mayor necesarias (determinación de cuentas). También predefine estructuras para los datos maestros de activo fijo (formato de imagen) y activa dos áreas de valoración con condiciones de amortización.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Esos parámetros se generan en una relación de uno a uno con las cuentas de balance de activo fijo. Para poder comenzar a generar las clases de activos fijos, antes deberá procesar todos estos pasos. Debe hacerlo en progresión lineal. Una vez generadas las clases de activos fijos, se puede obtener una lista de los objetos creados con un resumen de las actividades realizadas. La lista contiene únicamente las clases de activos fijos que se han creado mediante la función de generación de clases de activos fijos. La función de generación utiliza una lógica especial (vea la figura 22).
Gráfico 22: Proteger objetos existentes
Ejemplo: crear una clase de activos fijos desde una cuenta de mayor (lo mismo se aplica a los demás objetos que se crean durante la generación, como la clave de imputación, el rango de números o la regla de estructuración de la pantalla): Si aún no existen las clases de activos fijos que necesita, puede generarlas todas a la vez en un solo paso. En la pantalla inicial del asistente para Clase de activo fijo, introduzca un plan de cuentas y un plan de valoración.
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Después, el sistema comprobará qué sociedades están asignadas al plan de cuentas seleccionado. Crea los objetos nuevos en la sociedad correcta, dependiendo del status de implementation de la sociedad, como se muestra a continuación: • • •
Si la sociedad está en marcha (status de producción), sólo se crea la nueva clase. Las clases de activo fijo existentes se mantienen sin cambios. Lo mismo se aplica a sociedades que todavía tienen status de test pero tienen activos fijos ya contabilizados. Si la sociedad tiene status de test y no hay valores anuales ni registros maestros, el sistema se comporta como se muestra en la figura 22.
Gráfico 23: Clase de activos fijos especiales: AFeC
Los activos fijos en curso (AFeC) requieren una clase de activos fijos aparte con su cuenta de mayor correspondiente porque deben aparecer por separado en el balance. Seleccione la clave de amortización 0000 para garantizar que no se calcula la amortización de los activos fijos en curso en las áreas de valoración del balance. Sin embargo, sí es posible calcular la amortización fiscal especial y el fomento a la inversión de los activos fijos en curso. También es posible contabilizar anticipos en los activos fijos en curso. En un activo fijo en curso pueden contabilizarse abonos incluso después de que se haya capitalizado por completo. Sin embargo, deberá permitir un CAP negativo. Para gestionar inversiones en activos fijos más amplias, el componente Gestión de inversiones (IM) integra pedidos y proyectos internos con el AFeC. Integra órdenes y proyectos internos con activos fijos en curso. Por tanto, es posible monitorizar los detalles de las inversiones de capital dentro de FI-CO.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Gráfico 24: Clase de activos fijos especiales: BPV
Puede elegir entre gestionar los bienes económicos de poco valor (BPV) mediante gestión individual o gestión colectiva. Para cada tipo de gestión deberá configurar una clase de activo fijo diferente. Si selecciona la gestión colectiva para los BPV, deberá introducir una unidad base de cantidad en la clase de activos fijos. También deberá configurar una comprobación del importe máximo en las áreas de valoración de la clase de activos fijos de los BPV. Si ha copiado clases de activos fijos, deberá comprobar esta parametrización en cada área de valoración. Puede introducir el importe máximo permitido para cada sociedad en el Customizing de Contabilidad de activos fijos; para ello, seleccione Valoración general → Datos de importes (sociedad/área de valoración).
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Ejercicio 3: Funciones de la clase de activos fijos Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Explicar y demostrar las funciones y elementos de una clase de activos fijos y, en el Customizing, adaptar una clase de activos fijos a sus necesidades • Crear clases de activos fijos con métodos diferentes • Explicar las características de las clases de activos fijos “especiales” (AFeC, BPV) y controlarlas en el Customizing
Ejemplo empresarial El departamento de Consultoría ha propuesto una estructura organizativa para el grupo corporativo. El equipo de proyecto de FI-AA se reúne para discutir propuestas sobre el número de clases de activos fijos y sus parametrizaciones en lo que respecta a la estructuración de pantallas, asignación/determinación de cuentas y asignación de números.
Tarea 1: Parametrice la asignación de números para su sociedad, AA##. 1.
Para trabajar con el componente FI-AA en la sociedad AA##, todavía necesita parametrizar la asignación de números. Puede utilizar uno de los métodos siguientes: Bien definir un intervalo de rango de números aparte (la manera más rápida para hacerlo es copiar el intervalo de rango de números de la sociedad 1000) o bien seleccionar una asignación de números multisociedad junto con la sociedad 1000 y, posiblemente también, con otros grupos de AC305. Escoja una de las dos opciones. Consejo: Las clases de activos fijos son un tipo de modelo para los registros de datos maestros que se crean posteriormente. Puede asignar valores de propuesta a las clases de activos fijos y/o especificar en las reglas de disposición de campo si las entradas son obligatorias, opcionales o suprimidas. También puede utilizar la clase de activos fijos para definir qué cuentas de mayor deben contabilizarse desde el libro auxiliar Activos fijos.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Tarea 2: En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, primero llame a un movimiento que le proporcione un resumen de todas las clases de activos fijos existentes. ¿Cuál es el código de transacción para esto? 1.
¿Cuál es el código de transacción?
Tarea 3: Vaya a la pantalla de detalles de una clase de activo fijo (por ejemplo, la clase de activo fijo 3000). ¿Qué parámetros de control están definidos allí? 1.
¿Qué rango de números o intervalo de rango de números está asignado a la clase de activos fijos 3000?
2.
Ahora, sitúe el cursor en el campo Determ.cuentas y llame a la ayuda de F1 para obtener información detallada sobre cómo funciona la determinación de cuentas.
Tarea 4: Realice las tareas siguientes: 1.
¿Qué determinación de cuentas se ha especificado en el sistema de formación para la clase 2000?
2.
¿Qué cuenta de balance de activo fijo contabilizaría el sistema en relación con la determinación de cuentas 20000 para un alta de activo fijo (en el área de valoración 01 y con el plan de cuentas INT)?
3.
Opcional: ¿qué número de cuenta (FI) tiene la cuenta de gastos para la amortización de contabilidad de costes (área de valoración 20) de un activo fijo de la clase 2100, si se utiliza el plan de cuentas INT?
Tarea 5: Vuelva a iniciar la transacción OAOA y, después, utilice F1 para ejecutar la función de ayuda con el fin de averiguar para qué se utilizan las reglas de estructuración de pantallas. 1.
¿Qué regla de estructuración de pantallas se ha asignado a la clase 2100 en el sistema de formación?
2.
Tenga en cuenta que los campos de entrada Descripción 1 (en el grupo de campos lógicos Datos generales) y Centro de coste (en el grupo de campos lógicos Datos temporales) siempre se definirán más tarde, al crear un nuevo
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
registro maestro de activos fijos. Compruebe si estos campos están definidos como campos de entrada obligatorios en la regla de estructuración de pantallas 2000. Consejo: IMPORTANTE y NUEVO en 4.7: el campo de entrada Centro de coste (igual que el pedido interno CO [pedido de costes], por ejemplo) sólo se muestra para la actualización en las reglas de estructuración de pantallas (dentro del grupo de campos lógicos Datos temporales) porque el objeto de imputación Centro de coste está activado en el Customizing. Si no es así, no podrá encontrar el campo de entrada Centro de coste ni en una regla de estructuración de pantallas ni en el registro maestro del activo fijo. Las parametrizaciones que deben realizarse en Customizing con este fin se describen en el capítulo 5, “Operaciones periódicas”. 3.
¿La regla de estructuración de pantallas 3000 garantizaría que el campo de entrada Descripción 1 se copió desde la referencia durante la posterior creación de activos fijos con referencia? Incluso aunque la respuesta sea negativa, NO cambie la entrada del Customizing.
4.
Opcional: ¿se copiaría el campo Clase de seguro?
Tarea 6: Ahora que ya está familiarizado con la sección de datos maestros de la clase de activo fijo, pasaremos a la sección de datos del área de valoración. Llame a la transacción correspondiente del Customizing. 1.
¿Cuál es el código de transacción para esto?
2.
¿Cuáles son los valores de propuesta para la clave de amortización de la clase de activo fijo 2100?
3.
¿Qué regla de estructuración de pantallas está almacenada en la sección de datos de amortización de la clase de activo fijo 3000?
4.
Opcional: en la regla de estructuración de pantallas anterior, ¿la regla de amortización está declarada como campo de entrada obligatorio?
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Capítulo 2: Datos maestros
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Tarea 7: Cree una clase de activo fijo copiando otra clase. 1.
Supuesto: para asignar sus activos fijos en el sistema, necesita una clase de activo fijo aparte para las máquinas. Por tanto, cree la clase de activo fijo “MA##” (donde ## es el número de grupo), copiando la clase 2100. Consejo: Si genera una nueva clase de activo fijo simplemente copiando una clase de activo fijo existente y cambiando la copia, obtendrá una clase de activo fijo completa que contiene una sección de datos maestros y una sección de datos de amortización. Si crea una nueva clase de activos fijos sin referencia sólo obtendrá la sección de datos maestros y tendrá que añadir con posterioridad la sección de amortización.
Tarea 8: Compare las parametrizaciones de la clase de activos fijos. 1.
A su colega del departamento de Contabilidad de activos fijos le interesa saber si los activos fijos en curso pueden actualizarse correctamente en el sistema R/3. Le interesa en especial saber si es posible tratar la liquidación de valores de distintas formas. Compare las parametrizaciones relacionadas con el “estado del activo fijo en curso” de la clase de activo fijo 4000 (activos fijos en curso) con las características de otras clases de activos fijos estándar, y explique a su colega las diferencias.
Tarea 9: Opcional: más tarde, el departamento de Contabilidad de activos fijos tiene que contabilizar bienes económicos de poco valor (BPV). En consecuencia, ahora debe definir el valor máximo de los bienes económicos de poco valor de la sociedad AA## y de (todas) las áreas de valoración. Si no está seguro de cuál es el valor máximo que debe utilizar, consúltelo con su instructor. Consejo: tenga en cuenta que el importe de BPV puede ser distinto en función del país y debe definirse para todas las áreas de valoración que lo verifican. El importe máximo de los BPV puede establecerse para las contabilizaciones de altas normales y también para las altas mediante pedidos. 1.
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Averigüe cómo se controla la verificación de valores de BPV para las clases 5000 y 5001 en el sistema de formación (y en el sistema estándar).
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Solución 3: Funciones de la clase de activos fijos Tarea 1: Parametrice la asignación de números para su sociedad, AA##. 1.
Para trabajar con el componente FI-AA en la sociedad AA##, todavía necesita parametrizar la asignación de números. Puede utilizar uno de los métodos siguientes: Bien definir un intervalo de rango de números aparte (la manera más rápida para hacerlo es copiar el intervalo de rango de números de la sociedad 1000) o bien seleccionar una asignación de números multisociedad junto con la sociedad 1000 y, posiblemente también, con otros grupos de AC305. Escoja una de las dos opciones. Consejo: Las clases de activos fijos son un tipo de modelo para los registros de datos maestros que se crean posteriormente. Puede asignar valores de propuesta a las clases de activos fijos y/o especificar en las reglas de disposición de campo si las entradas son obligatorias, opcionales o suprimidas. También puede utilizar la clase de activos fijos para definir qué cuentas de mayor deben contabilizarse desde el libro auxiliar Activos fijos. a)
Información básica: Acceso vía menús a la aplicación Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas→ Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto→ IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
Solución, primera opción: copie el intervalo de la sociedad 1000: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización→ Clases de activos fijos→ Definir intervalos de rangos de números. En la pantalla Rangos de números activos fijos, introduzca la sociedad 1000. En esta pantalla, seleccione Utilidades→ Copiar. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 2: Datos maestros
AC305
Aparecerá la ventana de diálogo Copiar: Sociedad. Introduzca los datos siguientes y confirme sus entradas: Nombre de campo o tipo de datos
Valor
De...
1000
A...
AA##
Confirme sus entradas en la ventana de diálogo. c)
Solución, segunda opción: asignación de números multisociedad: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización → Definir asignación de números en varias sociedades. Busque la fila que contiene su sociedad, AA##, e introduzca los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valor
Nº soc. (de la sociedad AA##)
1000
Grabe.
Tarea 2: En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, primero llame a un movimiento que le proporcione un resumen de todas las clases de activos fijos existentes. ¿Cuál es el código de transacción para esto? 1.
¿Cuál es el código de transacción? a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización→ Clases de activos fijos→ Definir clases de activos fijos.
b)
Código de transacción: OAOA
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Tarea 3: Vaya a la pantalla de detalles de una clase de activo fijo (por ejemplo, la clase de activo fijo 3000). ¿Qué parámetros de control están definidos allí? 1.
¿Qué rango de números o intervalo de rango de números está asignado a la clase de activos fijos 3000? a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización→ Clases de activos fijos→ Definir clases de activos fijos. Sitúe el cursor en la fila que contiene la clase 3000 y seleccione Pasar a→ Detalle (o haga doble clic en la fila). Aparecerán los siguientes parámetros de control: Determ.cuentas, Regla est.pant. y Rango números.
b) 2.
El rango de números 03 está asignado a la clase de activos fijos 3000.
Ahora, sitúe el cursor en el campo Determ.cuentas y llame a la ayuda de F1 para obtener información detallada sobre cómo funciona la determinación de cuentas. a)
Siga los pasos que se describen en el texto del ejercicio.
Tarea 4: Realice las tareas siguientes: 1.
¿Qué determinación de cuentas se ha especificado en el sistema de formación para la clase 2000? a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización→ Clases de activos fijos→ Definir clases de activos fijos. Sitúe el cursor en la fila que contiene la clase 2000 y seleccione Pasar a→ Detalle (o haga doble clic en la fila). La determinación de cuentas es 20000.
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Capítulo 2: Datos maestros
2.
AC305
¿Qué cuenta de balance de activo fijo contabilizaría el sistema en relación con la determinación de cuentas 20000 para un alta de activo fijo (en el área de valoración 01 y con el plan de cuentas INT)? a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Asignar cuentas de mayor. En la tabla, seleccione la entrada INT. En la estructura de diálogo, seleccione Determ.cuentas haciendo doble clic. En la tabla, seleccione la entrada 20000. En la estructura de diálogo, seleccione Cuentas de balance haciendo doble clic. El número de cuenta es 11000.
3.
Opcional: ¿qué número de cuenta (FI) tiene la cuenta de gastos para la amortización de contabilidad de costes (área de valoración 20) de un activo fijo de la clase 2100, si se utiliza el plan de cuentas INT? a)
En primer lugar, necesita averiguar qué determinación de cuentas se ha almacenado para la clase 2100. Resultado: la determinación de cuentas 20000 se ha almacenado para la clase 2100. En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Asignar cuentas de mayor. En la tabla, seleccione la entrada INT. En la estructura de diálogo, seleccione Determ.cuentas haciendo doble clic. En la tabla, seleccione la entrada 20000. En la estructura de diálogo, seleccione Amortización haciendo doble clic. Sitúe el cursor en la fila que contiene el área de valoración 20 y seleccione Pasar a→ Detalle (o haga doble clic en la fila). El número de cuenta es 481000.
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Tarea 5: Vuelva a iniciar la transacción OAOA y, después, utilice F1 para ejecutar la función de ayuda con el fin de averiguar para qué se utilizan las reglas de estructuración de pantallas. 1.
¿Qué regla de estructuración de pantallas se ha asignado a la clase 2100 en el sistema de formación? a)
Introduzca la transacción /nOAOA en el campo de comandos. Sitúe el cursor en una fila de la tabla y seleccione Pasar a → Detalle. Use F1 para ejecutar la función de ayuda.
b) 2.
La regla de estructuración de pantallas 2000 está asignada a la clase 2100 en el sistema de formación.
Tenga en cuenta que los campos de entrada Descripción 1 (en el grupo de campos lógicos Datos generales) y Centro de coste (en el grupo de campos lógicos Datos temporales) siempre se definirán más tarde, al crear un nuevo
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Capítulo 2: Datos maestros
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registro maestro de activos fijos. Compruebe si estos campos están definidos como campos de entrada obligatorios en la regla de estructuración de pantallas 2000. Consejo: IMPORTANTE y NUEVO en 4.7: el campo de entrada Centro de coste (igual que el pedido interno CO [pedido de costes], por ejemplo) sólo se muestra para la actualización en las reglas de estructuración de pantallas (dentro del grupo de campos lógicos Datos temporales) porque el objeto de imputación Centro de coste está activado en el Customizing. Si no es así, no podrá encontrar el campo de entrada Centro de coste ni en una regla de estructuración de pantallas ni en el registro maestro del activo fijo. Las parametrizaciones que deben realizarse en Customizing con este fin se describen en el capítulo 5, “Operaciones periódicas”. a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Datos maestros → Estructura pantalla → Definir estructura pantalla datos maestros AF. En la ventana de diálogo Seleccionar actividad:, seleccione Definir estructura pantalla datos maestros AF. En la tabla, seleccione la Regla 2000 de estructuración de pantallas. En la estructura de diálogo, seleccione Grupos de campos lógicos haciendo doble clic. En la tabla, seleccione los grupos de campos lógicos enumerados en el ejercicio. En la estructura de diálogo, seleccione Lógica de reglas para grupos de campos haciendo doble clic.
3.
¿La regla de estructuración de pantallas 3000 garantizaría que el campo de entrada Descripción 1 se copió desde la referencia durante la posterior creación de activos fijos con referencia? Incluso aunque la respuesta sea negativa, NO cambie la entrada del Customizing. a)
4.
No, el campo Descripción 1 no se copiaría.
Opcional: ¿se copiaría el campo Clase de seguro? a)
Sí, el campo de entrada Clase de seguro se copiaría.
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Tarea 6: Ahora que ya está familiarizado con la sección de datos maestros de la clase de activo fijo, pasaremos a la sección de datos del área de valoración. Llame a la transacción correspondiente del Customizing. 1.
¿Cuál es el código de transacción para esto? a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración general → Determinar valoración de clases de activos fijos. En la ventana de diálogo Selección de plan de valoración, introduzca su plan de valoración (AA##), si es necesario, y confirme sus entradas.
b) 2.
Solución: OAYZ
¿Cuáles son los valores de propuesta para la clave de amortización de la clase de activo fijo 2100? a)
En la tabla, seleccione la clase 2100. En la estructura de diálogo, seleccione Áreas de valoración haciendo doble clic. La clave de amortización es LINK, excepto para el área 20, que es LINA.
3.
¿Qué regla de estructuración de pantallas está almacenada en la sección de datos de amortización de la clase de activo fijo 3000? a)
4.
La regla de estructuración de pantallas 1000 está almacenada para todas las áreas.
Opcional: en la regla de estructuración de pantallas anterior, ¿la regla de amortización está declarada como campo de entrada obligatorio? a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Datos maestros → Estructura pantalla → Definir estructura de pantalla p.áreas de valoración act.fijos. En la tabla, seleccione la Regla 1000 de estructuración de pantallas. En la estructura de diálogo, seleccione Lógica de reglas para grupos de campos haciendo doble clic. Sí, la clave de amortización está declarada como campo de entrada obligatorio.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Tarea 7: Cree una clase de activo fijo copiando otra clase. 1.
Supuesto: para asignar sus activos fijos en el sistema, necesita una clase de activo fijo aparte para las máquinas. Por tanto, cree la clase de activo fijo “MA##” (donde ## es el número de grupo), copiando la clase 2100. Consejo: Si genera una nueva clase de activo fijo simplemente copiando una clase de activo fijo existente y cambiando la copia, obtendrá una clase de activo fijo completa que contiene una sección de datos maestros y una sección de datos de amortización. Si crea una nueva clase de activos fijos sin referencia sólo obtendrá la sección de datos maestros y tendrá que añadir con posterioridad la sección de amortización. a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización→ Clases de activos fijos→ Definir clases de activos fijos. Seleccione la Clase 2100. En la misma pantalla, seleccione Tratar / Copiar como.... Sobrescriba la entrada 2100 en el campo de entrada Clase de activos fijos con la entrada MA##, y confirme sus entradas. Grabe.
Tarea 8: Compare las parametrizaciones de la clase de activos fijos. 1.
A su colega del departamento de Contabilidad de activos fijos le interesa saber si los activos fijos en curso pueden actualizarse correctamente en el sistema R/3. Le interesa en especial saber si es posible tratar la liquidación de valores de distintas formas. Compare las parametrizaciones relacionadas con el “estado del activo fijo en curso” de la clase de activo fijo 4000 (activos fijos en curso) con las características de otras clases de activos fijos estándar, y explique a su colega las diferencias. a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Estructuras de organización→ Clases de activos fijos→ Definir clases de activos fijos. Haga doble clic en Clase 4000. La diferencia más importante: en el grupo de campos Act.fijos en curso no se resume la liquidación de un AFeC, sino que se calcula sobre la base de las partidas individuales de la clase 4000. Continúa en la página siguiente
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Lección: Funciones de la clase de activos fijos
Tarea 9: Opcional: más tarde, el departamento de Contabilidad de activos fijos tiene que contabilizar bienes económicos de poco valor (BPV). En consecuencia, ahora debe definir el valor máximo de los bienes económicos de poco valor de la sociedad AA## y de (todas) las áreas de valoración. Si no está seguro de cuál es el valor máximo que debe utilizar, consúltelo con su instructor. Consejo: tenga en cuenta que el importe de BPV puede ser distinto en función del país y debe definirse para todas las áreas de valoración que lo verifican. El importe máximo de los BPV puede establecerse para las contabilizaciones de altas normales y también para las altas mediante pedidos. 1.
Averigüe cómo se controla la verificación de valores de BPV para las clases 5000 y 5001 en el sistema de formación (y en el sistema estándar). a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración general → Datos de importes (sociedad/área de valoración) → Especificar importe para bienes económicos de poco valor. En la ventana de diálogo Seleccionar actividad:, seleccione Especificar clases de activos fijos BPV. En la tabla, seleccione la Clase 5000. En la estructura de diálogo, seleccione Verificación BPV haciendo doble clic. Solución: la clase 5000 verifica el valor máximo. Repita el procedimiento para la clase 5001. Solución: la clase 5001 crea un importe máximo en relación con la verificación de cantidad.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Resumen de la lección Ahora podrá: • Estructurar los activos creando clases de activos fijos
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Lección: Registros maestros de activos fijos Resumen de la lección Cuando se crean registros maestros de activos fijos, se dispone de varias opciones. En esta lección, aprenderá a crear y modificar datos maestros en Contabilidad de activos fijos.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Crear y modificar datos maestros en Contabilidad de activos fijos
Ejemplo empresarial El departamento de Contabilidad de activos fijos desea contabilizar los movimientos de activos fijos. Deberá crear registros maestros de activos fijos donde contabilizar valores.
Gráfico 25: Crear registro maestro
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Capítulo 2: Datos maestros
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Cuando crea un registro maestro de activos fijos, tiene dos opciones: 1.
Introducir la sociedad y la clase de activo fijo a la que va a pertenecer el nuevo registro maestro. La clase después proporciona los parámetros de control más importantes para el registro maestro.
2.
Usar un registro maestro de activos fijos como referencia (el activo fijo de referencia debe ofrecer mejores valores de propuesta que una clase de activo fijo sola). Compruebe que no copia datos no deseados del activo fijo de referencia (por ejemplo, la fecha de capitalización).
Introduzca información adicional (especialmente necesaria), como un texto de activo fijo. Puede utilizar el campo número de inventario para introducir el número de equipo. Al grabar las entradas, recibirá un número de activo fijo (si la clase de activos fijos está asignada a un rango de números que utiliza asignación interna de números). Este número de activo fijo es también el número de cuenta de la cuenta de activo fijo individual.
Gráfico 26: Crear múltiples registros de AF similares
Cuando se crean registros maestros de activos fijos es posible crear múltiples activos fijos similares. Esta función es útil, por ejemplo, cuando se adquieren 20 PCs a la vez para el departamento de formación o 12 mesas para una nueva sede de oficinas.
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Todavía puede realizar entradas separadas para cada activo fijo individual en los campos siguientes: • • • • •
Descripción del activo fijo Número de inventario División Centro de coste Criterios de clasificación 1-5
Gráfico 27: Datos temporales
Algunos de los datos del registro maestro de activos fijos pueden gestionarse como datos temporales. Esta función es especialmente importante para las imputaciones de la contabilidad de costes (por ejemplo, centro de costes, orden, proyecto). El funcionamiento por turnos y la paralización de activos fijos tienen un efecto directo sobre la amortización. Por consiguiente, deberá introducirlos en los datos temporales, donde puedan modificarse cada mes. La amortización se realiza mensualmente. Como resultado, el centro de coste que sea válido actualmente será el que se utilice siempre para la ejecución de la contabilización de amortizaciones. Se puede llamar a las distintas asignaciones/intervalos dependientes del tiempo del registro maestro mediante el pulsador Otros intervalos.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Gráfico 28: Modificación de activos fijos
Cada vez que se modifica un registro maestro de activo fijo, el sistema crea un documento de modificación. El documento de cambio contiene una lista de los campos que se han modificado y el número de modificaciones realizadas en cada campo. Además, se almacena el nombre del usuario y el contenido anterior y nuevo de los campos. Si un cambio afecta a muchos activos fijos, puede realizar una modificación en masa; por ejemplo, sería el caso de un cambio de asignación de centro de coste.
Gráfico 29: Registros maestros de activos fijos y equipo
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Para poder asignar ubicaciones de equipo y funciones a un activo fijo, el número de activo se almacena previamente en el objeto de mantenimiento correspondiente. Esta funcionalidad sigue existiendo. Se pueden asignar varias partes de un equipo a un activo fijo, pero una parte de un equipo sólo puede pertenecer a un activo fijo. En el futuro, podrá garantizar la integración entre los componentes Contabilidad de activos fijos (FI-AA) y Mantenimiento (PM) mediante la creación y modificación sincrónica de equipo y activos fijos. Puede configurar un proceso mediante el cual el sistema cree automáticamente un registro maestro de equipo y transfiera ciertos campos de datos maestros (por ejemplo, la sociedad) al crear un activo fijo. Si modifica los datos maestros más adelante, el sistema actualiza automáticamente los campos en el registro maestro de equipo. Además, o alternativamente, puede configurar un workflow que informe al responsable de Mantenimiento cuando se creen o modifiquen activos fijos. La categoría de equipo se determina en función de la clase de activo fijo. También se puede definir que, cuando se cree una parte de equipo, se cree un activo fijo automáticamente o, si se modifica el registro maestro de equipo, se modifique el registro maestro de activos fijos.
Gráfico 30: Área de valoración XX en el AF / en la clase de AF
Los valores propuestos proceden de la clase de activos fijos. Puede modificarlos o agregarlos en las distintas áreas de valoración del registro maestro de activos fijos. Algunos de los datos de las áreas de valoración derivan de la contabilización de alta.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Los parámetros de amortización como índice, la parte variable de amortización o el valor residual son parámetros adicionales que se utilizan principalmente en el área de valoración.
Gráfico 31: Subnúmero de activo fijo
También puede especificarse la asignación interna o externa de números para el subnúmero del activo fijo. Esta especificación se realiza en la clase de activos fijos. Por ejemplo, podría utilizar la asignación de números externa durante la transferencia de datos antiguos y después cambiar a la asignación de números interna una vez finalizada la transferencia. Tras la transferencia de datos, puede obtener acceso a la asignación de números interna. Si un activo fijo se compone de muchos activos fijos parciales, es posible que desee gestionar los activos fijos parciales como subnúmeros separados. Resultaría de utilidad por cuestiones tanto técnicas como contables. Éstas son algunas de las razones por las que los subnúmeros se utilizan de esta forma: • • •
Desea gestionar por separado los valores de otras adquisiciones en ejercicios posteriores (por ejemplo, edificios). Desea gestionar los valores de partes individuales de los activos fijos por separado. Desea dividir el activo fijo en función de varios aspectos técnicos.
Puede trabajar directamente con un subnúmero específico, todos los subnúmeros que pertenezcan a un activo fijo o los subnúmeros seleccionados en una lista. También puede realizar informes separados sobre la amortización acumulada y los valores contables de ejercicios anteriores para subnúmeros de activo fijo individuales. Mediante la estructuración de pantallas de la clase de activos fijos puede fijar el nivel de actualización en el nivel de subnúmero. De este modo podrá modificar los valores de propuesta de los parámetros de amortización del subnúmero.
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Gráfico 32: Lista de historial/Lista personal de valores
La lista de historial y la lista personal de valores se controlan mediante la gestión de los datos maestros. Esta función se introdujo en SAP R/3 4.6 y permite localizar de manera rápida y sencilla los últimos activos fijos procesados (hasta un máximo de 99). Desde la lista de historial se pueden visualizar los demás valores en cualquier momento, así como buscar en todo el set de datos. Si decide no utilizar la lista de historial/lista personal de valores, puede desconectar esta función. En ese caso, al elegir la ayuda de entrada, obtendrá acceso inmediatamente a la ayuda de búsqueda general.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Ejercicio 4: Registros maestros de activos fijos Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Crear y modificar todas las variaciones de registros maestros en Contabilidad de activos fijos
Ejemplo empresarial Deben asignarse los activos fijos de la sociedad en el sistema a través de registros maestros.
Tarea 1: Crear registros maestros. 1.
Sus colegas le informan de que se han pedido dos carretillas elevadoras. Use la clase de activo fijo 3100 (vehículos) y la sociedad AA## para crear un registro maestro denominado “Grupo de carretillas elevadoras ##.” Asigne el centro de coste T-F05E## (Producción motocicletas) al registro maestro. Anote el número del registro maestro de activo fijo.
2.
Cree un segundo registro maestro utilizando el primero como referencia. Llame el registro maestro “Grupo de carretillas 2 ##”. Anote el número del registro maestro de activo fijo.
Tarea 2: Realice la tarea siguiente: 1.
Sus colegas del departamento de Servicios corporativos (centro de coste T-F05A##) necesitan una fotocopiadora nueva. Cree un registro maestro de activos fijos en la clase de activos fijos correspondiente con una descripción adecuada. Anote el número del registro maestro de activo fijo.
Tarea 3: Realice la tarea siguiente: 1.
El departamento de producción va a recibir 5 PCs nuevos. Cree registros maestros de activos fijos similares en la clase de activos fijos correspondiente (utilizando el método más rápido). Introduzca “PC 1” a “PC 5” como descripciones. Introduzca los números de inventario 0001 a 0005 para los PCs y asigne un centro de coste a los registros maestros. Anote los números de registro maestro de activo fijo. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 2: Datos maestros
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Tarea 4: Cree los siguientes registros maestros de activos fijos: 1.
Clase 1100 (edificios): dos registros maestros de activos fijos
2.
Clase 2100 (máquinas, lineal): 10 registros maestros de activos fijos (descripción: máquina 01 – máquina 10) con los números de inventario 01 a 10
3.
Clase 3000 (mobiliario y equipo de oficina): un dispositivo para telefax
4.
Clase 3100 (vehículos): dos coches de la empresa
5.
Clase 4000 (AFeC): un registro maestro de activos fijos (un AFeC)
6.
Clase 5000 (BPV): una cafetera para la cocina de la oficina
Tarea 5: Cree un registro maestro de activos fijos aparte para otro coche de la empresa. 1.
Cree un registro maestro de activos fijos aparte para otro coche de la empresa, pero esta vez, por error, en una clase de activo fijo incorrecta, 3000. La descripción es: “Coche 3000 Grupo ##.”
Tarea 6: Cambie la descripción del registro maestro de activos fijos “PC 1” a “Siemens Scenic 400 Gr. ##.” 1.
Para el PC “Siemens Scenic 400 Gr. ##,” cree dos subnúmeros con las descripciones “Monitor” y “Teclado” (en un solo paso). Consejo: El subnúmero se puede asignar de manera interna o externa, dependiendo de cómo esté configurada la clase de activos fijos correspondiente. Esta información se puede visualizar en la pantalla de detalles de una clase de activos fijos en la operación OAOA. Debido a las parametrizaciones de la regla de estructuración de pantallas correspondiente, es posible que los datos de algunos de los campos de entrada sólo se puedan actualizar en el nivel de número de activo fijo principal.
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Tarea 7: Obtenga un resumen de los datos maestros que ha creado. 1.
Llame al informe Directory of unposted assets para la sociedad AA## para obtener un resumen de los datos maestros que ha creado. El informe se encuentra en el Sistema de información de Contabilidad de activos fijos, bajo los informes de AA, Operaciones diarias (Internacional). El nombre técnico del informe es RAANLA_ALV01. Hay una versión más antigua del informe que se denomina RAANLA01.
Tarea 8: Opcional: el departamento de Contabilidad de costes ha cambiado la asignación de centro de coste de algunos de sus equipos de oficina. El activo fijo “fotocopiadora” está asignado actualmente al centro de coste T-F05A## (Servicios corporativos). Desde el 1 de junio hasta el 31 de octubre del ejercicio actual, la Junta directiva (centro de coste T-F05B##) necesita la fotocopiadora. Después, a partir del 1 de noviembre del ejercicio actual, se devolverá al departamento anterior. Modifique los datos temporales de su registro maestro para reflejar estos cambios. 1.
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Compruebe los documentos relacionados.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Solución 4: Registros maestros de activos fijos Tarea 1: Crear registros maestros. 1.
Sus colegas le informan de que se han pedido dos carretillas elevadoras. Use la clase de activo fijo 3100 (vehículos) y la sociedad AA## para crear un registro maestro denominado “Grupo de carretillas elevadoras ##.” Asigne el centro de coste T-F05E## (Producción motocicletas) al registro maestro. Anote el número del registro maestro de activo fijo. a)
Información básica: Acceso vía menús a Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús a Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas→ Customizing → IMG → Tratamiento proyecto→ IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos. Consejo: Si le resulta útil, puede tomar nota de los números de los registros maestros de activos fijos que necesita crear en una hoja aparte “Grupo de activos fijos ___”. Puede utilizar la ayuda de F4 en cualquier momento para que el sistema busque los números de activos fijos. Necesitará los registros maestros para el resto del ejercicio. Cree los registros maestros en la sociedad AA##. Puede haber descripciones en los registros maestros de activos fijos, como “Desglosar##.” IMPORTANTE: si en el ejercicio no se proporcionan detalles sobre qué información debe introducir en un campo de entrada (por ejemplo, para el centro de coste o los importes de contabilización que deben utilizarse), puede seleccionar libremente cualquier entrada.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Crear→ Activo fijo. Indique los datos siguientes: Continúa en la página siguiente
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Nombre de campo o tipo de datos Valores Clase de activos fijos
3100
Sociedad
AA##
Confirme sus datos y continúe. Descripción
Grupo de carretillas ##
Centro de coste
T-F05A##
Cuando haya introducido todos los datos maestros, grabe las entradas. 2.
Cree un segundo registro maestro utilizando el primero como referencia. Llame el registro maestro “Grupo de carretillas 2 ##”. Anote el número del registro maestro de activo fijo. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Crear→ Activo fijo..
Tarea 2: Realice la tarea siguiente: 1.
Sus colegas del departamento de Servicios corporativos (centro de coste T-F05A##) necesitan una fotocopiadora nueva. Cree un registro maestro de activos fijos en la clase de activos fijos correspondiente con una descripción adecuada. Anote el número del registro maestro de activo fijo. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Crear→ Activo fijo.. Use la clase de activo fijo 3000 e introduzca los datos tal como se describe en el texto del ejercicio.
Tarea 3: Realice la tarea siguiente: 1.
El departamento de producción va a recibir 5 PCs nuevos. Cree registros maestros de activos fijos similares en la clase de activos fijos correspondiente (utilizando el método más rápido). Introduzca “PC 1” a
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Capítulo 2: Datos maestros
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“PC 5” como descripciones. Introduzca los números de inventario 0001 a 0005 para los PCs y asigne un centro de coste a los registros maestros. Anote los números de registro maestro de activo fijo. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Crear→ Activo fijo.. En la pantalla inicial, introduzca la clase de activo fijo 3200 y 5 como número de registros similares. Introduzca los datos tal como se especifica en el texto del ejercicio (inicialmente para el primer activo fijo). Grabe. En la ventana de diálogo Crear activos múltiples, seleccione Actualizar. Actualice las descripciones y los números de inventario y confirme sus entradas. En la ventana de diálogo Crear activos múltiples, seleccione Crear.
Tarea 4: Cree los siguientes registros maestros de activos fijos: 1.
Clase 1100 (edificios): dos registros maestros de activos fijos a)
2.
Clase 2100 (máquinas, lineal): 10 registros maestros de activos fijos (descripción: máquina 01 – máquina 10) con los números de inventario 01 a 10 a)
3.
Clase 3000 (mobiliario y equipo de oficina): un dispositivo para telefax a)
4.
Clase 3100 (vehículos): dos coches de la empresa a)
5.
Clase 4000 (AFeC): un registro maestro de activos fijos (un AFeC) a)
6.
Clase 5000 (BPV): una cafetera para la cocina de la oficina a)
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Tarea 5: Cree un registro maestro de activos fijos aparte para otro coche de la empresa. 1.
Cree un registro maestro de activos fijos aparte para otro coche de la empresa, pero esta vez, por error, en una clase de activo fijo incorrecta, 3000. La descripción es: “Coche 3000 Grupo ##.” a)
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Capítulo 2: Datos maestros
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Tarea 6: Cambie la descripción del registro maestro de activos fijos “PC 1” a “Siemens Scenic 400 Gr. ##.” 1.
Para el PC “Siemens Scenic 400 Gr. ##,” cree dos subnúmeros con las descripciones “Monitor” y “Teclado” (en un solo paso). Consejo: El subnúmero se puede asignar de manera interna o externa, dependiendo de cómo esté configurada la clase de activos fijos correspondiente. Esta información se puede visualizar en la pantalla de detalles de una clase de activos fijos en la operación OAOA. Debido a las parametrizaciones de la regla de estructuración de pantallas correspondiente, es posible que los datos de algunos de los campos de entrada sólo se puedan actualizar en el nivel de número de activo fijo principal. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Modificar → Activo fijo. Modifique la descripción del registro maestro de activos fijos a Siemens Scenic 400 Gr. ##.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Crear→ Subnúmero → Activo fijo. Asegúrese de que el campo Activo fijo contiene el número de activo fijo del PC correcto. En el campo Number of similar subnumbers, especifique el número 2 y confirme sus entradas. Modifique la descripción del subnúmero a Monitor. Grabe. En la ventana de diálogo Create multiple assets, seleccione Actualizar. Modifique la descripción del segundo subnúmero a Teclado y grabe sus entradas. En la ventana de diálogo Create multiple assets, seleccione Crear.
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Tarea 7: Obtenga un resumen de los datos maestros que ha creado. 1.
Llame al informe Directory of unposted assets para la sociedad AA## para obtener un resumen de los datos maestros que ha creado. El informe se encuentra en el Sistema de información de Contabilidad de activos fijos, bajo los informes de AA, Operaciones diarias (Internacional). El nombre técnico del informe es RAANLA_ALV01. Hay una versión más antigua del informe que se denomina RAANLA01. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Operaciones diarias → International → Directorio de activos fijos no contabilizados. Ejecute el informe con los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Clase de activos fijos
(sin entrada)
Variante de clasificación
0013
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Capítulo 2: Datos maestros
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Tarea 8: Opcional: el departamento de Contabilidad de costes ha cambiado la asignación de centro de coste de algunos de sus equipos de oficina. El activo fijo “fotocopiadora” está asignado actualmente al centro de coste T-F05A## (Servicios corporativos). Desde el 1 de junio hasta el 31 de octubre del ejercicio actual, la Junta directiva (centro de coste T-F05B##) necesita la fotocopiadora. Después, a partir del 1 de noviembre del ejercicio actual, se devolverá al departamento anterior. Modifique los datos temporales de su registro maestro para reflejar estos cambios. 1.
Compruebe los documentos relacionados. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Modificar → Activo fijo. Seleccione la etiqueta Dependiente tiempo. Desplácese hacia abajo. Seleccione Otros intervalos. Seleccione Añadir intervalo. En la ventana de diálogo Crear intervalo nuevo, especifique 6 de junio . En la fila superior de la tabla, modifique el centro de coste tal como se describe en el ejercicio. Seleccione Añadir intervalos. En la ventana de diálogo Crear intervalo nuevo, especifique 1 de noviembre . En la fila superior de la tabla, modifique el centro de coste tal como se describe en el ejercicio. Grabe.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Modificar → Activo fijo. En la pantalla Modificar AF, seleccione Entorno → Modificar documentos → Sobre el activo fijo. Seleccione el centro de coste haciendo doble clic en él.
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Lección: Registros maestros de activos fijos
Resumen de la lección Ahora podrá: • Crear y modificar datos maestros en Contabilidad de activos fijos
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Capítulo 2: Datos maestros
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Lección: Modificaciones en masa Resumen de la lección Para modificar los registros maestros de activos fijos, hay varias opciones disponibles, entre ellas, una modificación en masa. En esta lección se explica cómo procesar las modificaciones en masa.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Procesar las modificaciones en masa mediante un pool de trabajo
Ejemplo empresarial El departamento de Contabilidad de activos fijos desea modificar los centros de coste de los activos fijos en masa con ayuda del sistema.
Gráfico 33: Modificaciones en masa mediante pools de trabajo
En SAP R/3 4.0, hay que procesar un pool de trabajo utilizando las funciones estándar de FI-AA para poder realizar modificaciones en masa. Ya no es absolutamente necesario utilizar la asignación de tareas de workflow.
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Lección: Modificaciones en masa
Pasos: 1. 2. 3. 4.
5. 6. 7.
Cree una regla de sustitución para especificar los campos que desea modificar y la forma en que desea modificarlos. Genere una lista de activos fijos para modificar (por ejemplo, ejecutando un informe estándar con las selecciones correspondientes). Seleccione la función Crear pool de trabajo. Introduzca una descripción y seleccione un motivo para el pool de trabajo. El motivo es una tarea predefinida del sistema (por ejemplo, cambiar los datos maestros). Seleccione la regla de sustitución adecuada para la modificación en masa. Si no desea utilizar el pool de trabajo, asegúrese de que el que ha creado no está asignado a ningún usuario. Compruebe si la modificación en masa se realizó correctamente visualizando los activos fijos o ejecutando el informe apropiado.
Gráfico 34: Regla de sustitución para modificación en masa
Una regla de sustitución consta de dos partes: 1.
2.
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Condiciones que identifican los registros que van a seleccionarse: se pueden especificar condiciones con el Editor de fórmulas o en modo experto. Para utilizar el modo de experto es preciso que conozca las descripciones de campos y tablas de los campos de entrada en cuestión. Reglas de sustitución que identifican los valores de reposición: puede ser un valor constante o un exit de usuario.
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Capítulo 2: Datos maestros
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Si desea obtener más información sobre la sustitución, vea la Biblioteca SAP, en la sección de la Gestión financiera, dentro de Libro especial. Consulte también Nota de SAP 210897 (sustitución de datos temporales).
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Lección: Modificaciones en masa
Resumen de la lección Ahora podrá: • Procesar las modificaciones en masa mediante un pool de trabajo
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Resumen del capítulo
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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Estructurar los activos creando clases de activos fijos • Crear y modificar datos maestros en Contabilidad de activos fijos • Procesar las modificaciones en masa mediante un pool de trabajo
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Capítulo 3 Movimientos de activos fijos Resumen del capítulo En esta unidad, aprenderá a representar altas y bajas de activos fijos, y verá cómo se integran con Acreedores, Deudores y Gestión de materiales. Durante la “vida” de un activo fijo se producen cambios que afectan al valor del activo. FI-AA hace distinción entre muchas operaciones empresariales. Las clases de movimientos permiten tratar de manera diferente las distintas contabilizaciones relacionadas con estas operaciones. Dependiendo de la operación empresarial en cuestión, son posibles varias transferencias de activos fijos entre sociedades y dentro de la misma sociedad.
Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • •
Contabilizar las altas de activos integradas y no integradas en el sistema Contabilizar las bajas de activos integradas y no integradas en el sistema Representar en el sistema transferencias de activos fijos entre sociedades y dentro de la misma sociedad Representar los activos fijos en curso en el sistema Representar una amortización no planificada en el sistema
Contenido del capítulo Lección: Alta de activo fijo ...................................................... 85 Ejercicio 5: Alta de activo fijo .............................................. 97 Lección: Baja de activos .......................................................121 Ejercicio 6: Baja de activos ...............................................125 Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades .......................................................................131 Ejercicio 7: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades ..................................................................137 Lección: Activos fijos en curso (AFeC) ......................................150 Ejercicio 8: Activos fijos en curso (AFeC) ...............................153 Lección: Amortización no planificada ........................................159
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Ejercicio 9: Amortización no planificada.................................161
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Lección: Alta de activo fijo
Lección: Alta de activo fijo Resumen de la lección En esta lección, se tratarán las altas de activos fijos integradas (Acreedores/Gestión de materiales) y no integradas.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Contabilizar las altas de activos integradas y no integradas en el sistema
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean conocer las distintas opciones para contabilizar las altas de activos, tanto integradas como no integradas. Los movimientos de activos fijos se pueden introducir en el departamento de usuarios de FI-AA y Acreedores, así como en el departamento de entrada de mercancías/verificación de facturas.
Gráfico 35: Contabilidad de activos fijos como libro auxiliar
La integración de libros auxiliares con el libro mayor es tan importante como la integración de las funciones de contabilidad y logística. Cada movimiento registrado en las cuentas de acreedor y deudor de las áreas Acreedores y Deudores y en las cuentas de activos fijos tiene un efecto directo sobre las cuentas correspondientes de los libros mayores. Por lo tanto, los libros auxiliares coinciden siempre con las cuentas asociadas del libro mayor. Las cuentas asociadas de mayor deben configurarse previamente junto con el departamento de Activos fijos.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Gráfico 36: Alta de activo fijo: Integración
La contabilización de alta puede crearse en el departamento que es el primer responsable de la operación empresarial Alta de un activo fijo de un interlocutor comercial -- compra: • •
•
•
En Contabilidad de activos fijos (FI-AA), integrada con Acreedores (factura recibida), pero sin referencia a un pedido En FI-AA con contrapartida automática, pero sin un enlace a un pedido y sin integración con Acreedores; esta contabilización se utiliza normalmente cuando la factura todavía no se ha recibido o cuando la factura fue contabilizada por el departamento de Acreedores antes, en un proceso independiente. La cuenta de contrapartida también debe compensarse. En FI-AA con compensación automática de la contrapartida: Normalmente, la primera actualización se realiza en FI-AP. La cuenta de compensación se compensa al mismo tiempo que se realiza la contabilización del activo fijo. Sin embargo, también es posible que ambos departamentos realicen las contabilizaciones en el orden inverso: Un activo fijo se introduce con contrapartida automática y la cuenta de compensación se compensa con la contabilización en el Haber de la factura recibida. En Gestión de materiales (MM): El activo fijo se contabiliza en MM.
El “alta de producción propia” es la capitalización de bienes y servicios que se producen parcial o completamente en la propia empresa. Los costes de estos bienes y servicios de producción propia deben capitalizarse en activos fijos. Por lo general, para capitalizar los costes de producción se crea una medida de inversión (pedido/proyecto) en Gestión de inversiones (IM), se liquidan en un activo fijo en curso y, después, en el activo fijo definitivo. También hay una alternativa menos común: el alta se puede contabilizar mediante un pedido CO.
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Lección: Alta de activo fijo
Gráfico 37: Alta de activo fijo: Integración con FI-AP
La contabilización se puede realizar en el activo fijo y el acreedor en un solo documento si se selecciona SAP Easy Access → Contabilidad de activos fijos → Contabilización → Alta → Compra → Contra acreedor. El sistema propone valores por defecto para los datos de contabilización; no obstante, los puede sobrescribir. La contabilización de “cargo en activo fijo, abono en acreedor” se efectúa con frecuencia en Acreedores. Este tipo de contabilización cumple con los requisitos de Gestión financiera y los de Contabilidad de activos fijos. Clase de movimiento Cuando contabilice en activos fijos deberá introducir una clase de movimiento. La clase de movimiento identifica los distintos movimientos del cuadro de activos fijos.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Gráfico 38: Cuentas de mayor para altas de AF integradas
Cuando se contabiliza en un acreedor o una cuenta de activo fijo, las cuentas de mayor relevantes (acreedores y activos fijos) se actualizan automáticamente al mismo tiempo.
Gráfico 39: Explorer de activos fijos
Desde SAP R/3 4.6C, Asset Explorer contiene todas las funciones principales desde la antigua operación de visualización de valores de activos fijos. Las principales diferencias son: un mejor resumen gracias a la utilización de un árbol de resumen y etiquetas, una visualización más transparente del cálculo de amortizaciones del sistema y funciones nuevas para imprimir y exportar valores.
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Lección: Alta de activo fijo
Hasta ahora, el usuario se desplazaba por las áreas de valoración de la visualización de valores mediante pulsadores. En Asset Explorer, las áreas de valoración se visualizan en un árbol de resumen, desde donde se pueden seleccionar. Dos símbolos distintos le permiten distinguir inmediatamente entre las áreas reales y las áreas derivadas. El campo situado encima de la estructura de árbol proporciona información sobre el activo fijo seleccionado, como su sociedad, su número de activo fijo principal y su subnúmero. Permite pasar al registro maestro de activo fijo. Puede visualizar los valores planificados, los valores contables y los movimientos directamente en Asset Explorer en formato de vista preliminar de impresión y también imprimir y exportar esta información. En la etiqueta de valores planificados puede llamar todas las funciones para visualizar el cálculo de amortizaciones y para el recálculo de amortizaciones. Una característica nueva de SAP R/3 4.6C es el árbol de resumen, que enumera objetos tales como centros de coste, cuentas de mayor, acreedores, empleados, pedidos o equipo relacionados con el activo fijo y también permite desplazarse hasta el objeto de datos maestros. Otra característica nueva de 4.6C es la etiqueta “Comparisons”, que permite mostrar los cambios de valor de un activo fijo en varios ejercicios y, al mismo tiempo, en varias áreas de valoración.
Gráfico 40: Alta de activos fijos: Modificaciones de datos maestros
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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La siguiente información se establece automáticamente en el registro maestro de activos fijos la primera vez que se contabiliza un alta: • • •
Fecha de capitalización del activo fijo (derivada de la fecha de referencia del activo fijo) Fecha del alta inicial en el registro maestro correspondiente (derivada de la fecha de referencia del activo fijo) Ejercicio y período del alta (derivados de la fecha de contabilización)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos puede introducir valores de propuesta para la fecha de referencia de cada tipo de operación de contabilidad. El sistema determina la fecha de inicio de la amortización normal utilizando la fecha de referencia de la contabilización de alta y el método de cálculo de amortización por períodos (para más información, véase la sección sobre la clave de amortización) y escribe esta fecha en las áreas de valoración del registro maestro de activo fijo. Cuando se contabiliza el alta con integración con Acreedores (FI-AP), el sistema introduce automáticamente el acreedor en el campo de datos de origen del registro maestro de activo fijo.
Gráfico 41: Alta de activos fijos: Campos de valor
La fecha de referencia (fecha de capitalización) determina la fecha de inicio de la amortización del activo fijo. Esta fecha se determina para cada área de valoración mediante el método de cálculo de amortización por períodos de la clave de amortización. El sistema determina la amortización plan anual y el interés plan sobre la base de la fecha de inicio de la amortización y las condiciones de amortización. Si se introducen más movimientos en el año en curso, estos valores se actualizan.
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Lección: Alta de activo fijo
Atención: Advertencia: La fecha de contabilización y la fecha de referencia siempre deben encontrarse en el mismo ejercicio.
Gráfico 42: Número de documento FI
Se definirá un rango de números diferente para los documentos de cada sociedad. Si no desea que se definan los números como dependientes del ejercicio, introduzca un año futuro en Año (como 9999).
Gráfico 43: Clase de documento: Bruto o neto
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Puede utilizar la clase de documento propuesta por el sistema o introducir su propia clase de documento. Deberá definir la clase de documento en la guía de Implementación de FI. La clase de documento es una entrada alfanumérica de dos caracteres que determina cómo se almacenan los documentos. Se asignará exactamente un rango de números a cada clase de documento. Deberá especificar los tipos de cuentas que se permitirán al efectuar entradas con una determinada clase de documento. La clase de documento determina cómo se procesa la contabilización: • •
Con la clase de documento “AA” se contabiliza el valor bruto, es decir, sin deducir ningún descuento. Con la clase de documento “AN” (KN, RN), el importe capitalizado en el activo fijo se reduce con el descuento (clase de documento neto).
Si deduce el descuento en el momento del pago, deberá ejecutar el programa SAPF181 para anular el descuento en el activo fijo. Si efectúa una contabilización utilizando el método neto pero no deduce todo el descuento en el momento del pago, el programa SAPF181 también corregirá el activo fijo.
Gráfico 44: Clase de movimiento
Las clases de movimiento se utilizan en todas las contabilizaciones. Identifican altas, bajas y traslados.
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Lección: Alta de activo fijo
Los informes de cuadro de activos fijos y otros informes de FI-AA utilizan la clase de movimiento para identificar los distintos tipos de movimientos y visualizarlos por separado (por ejemplo, la clase de movimiento especifica el lugar donde se muestra el cambio de valor en el cuadro de activos fijos: como baja de un alta del año anterior o de una del año actual). La clase de movimiento especifica qué se actualiza de lo siguiente: • • •
Cuentas de balance de activo fijo Áreas de valoración Campos de valor
También puede limitar las clases de movimientos a áreas de valoración determinadas (por ejemplo, la clase de movimiento 030: “alta en el área de amortización de grupo”). También puede definir sus propias clases de movimientos. Pueden utilizarse para separar distintas clases de operaciones contables o empresariales en los informes. Sin embargo, la experiencia nos demuestra que SAP suministra todas las clases de movimiento necesarias en el sistema estándar.
Gráfico 45: Grupos de clases de movimiento
Cada clase de movimiento pertenece a un grupo de clases de movimiento. Los grupos definen las características de las clases de movimientos. En la visualización de la clase de movimiento, seleccione Pasar a en la barra de menús para visualizar el grupo de clases de movimientos. Los grupos de clases de movimientos son fijos y no se pueden cambiar.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Puede restringir determinadas clases de movimiento a clases de activos fijos específicas (por ejemplo, permitir los anticipos únicamente en la clase de activos fijos de activos en curso). Todas las clases de movimiento asignadas a este grupo de clase de movimiento pueden utilizarse para los activos fijos que pertenecen a la clase correspondiente. Existen informes estándar que le permiten visualizar un patrimonio de activos fijos dividido en clases de movimiento distintas.
Gráfico 46: Alta: Contabilización en cuenta de compensación
Si las contabilizaciones de altas de activo fijo no están integradas, normalmente se utilizará una cuenta de compensación. Deberá tratarse de una cuenta de mayor con gestión de partidas abiertas para garantizar que se pueda compensar la cuenta. Razones para no realizar contabilizaciones integradas: • •
La factura se recibe antes del activo fijo Se ha entregado ya el activo fijo pero no la factura.
Se efectúa una contabilización en la cuenta de compensación de Acreedores (cuenta de compensación, impuesto de cargo, creditor) y una de AA (cargo a inmovilizado, cuenta de compensación del Haber). El movimiento determina la secuencia. Nota: Las contabilizaciones con saldo acreedor también pueden efectuarse desde AA. En otro paso aparte se compensa la cuenta de compensación en el libro mayor. Esto se realiza o manualmente o ejecutando el programa de compensación automática SAPF124. Otra alternativa para las contabilizaciones no integradas es compensar la cuenta de compensación al introducir la segunda parte de la contabilización anterior.
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Lección: Alta de activo fijo
A partir de SAP R/3 4.6, es posible crear un registro maestro nuevo dentro del marco del alta no integrada (contrapartida automática). También es posible realizar contabilizaciones de altas no integradas para varios activos fijos al mismo tiempo.
Gráfico 47: Alta de activo fijo con integración MM
La figura 47 muestra un alta de activo fijo con integración MM. Muestra las siguientes actividades: solicitud de pedido, pedido, entrada de mercancías, recepción de factura y creación de un activo fijo. Los pasos son: crear una solicitud de pedido, crear un registro maestro de activos fijos y crear el pedido. En la transacción del pedido (ME21N), si se usa la clase de imputación A (A = activo fijo), puede introducir un número de registro maestro de activos fijos en la pantalla Item Detail. Se puede obtener un grado de integración incluso mayor si se crea el registro maestro de activos fijos en la transacción del pedido. Entrada de mercancías Al introducir el pedido se determina si el activo fijo se contabilizará directamente en Contabilidad de activos fijos y posteriormente se capitalizará al contabilizar la entrada de mercancías (entrada de mercancías valorada) o si la capitalización no tendrá lugar hasta que se contabilice la recepción de factura (entrada de mercancías no valorada). La primera opción se utilizará cuando la entrada de mercancías tenga lugar antes de la recepción de la factura. Cuando la factura se recibe posteriomente pueden existir diferencias entre el importe de la factura y el importe contabilizado en el momento de la entrada de mercancías. En este
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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caso, se realizan contabilizaciones de corrección en el activo fijo. No es necesario efectuar correcciones para una entrada de mercancías no valorada ya que el activo fijo aún no se había capitalizado. n/a recepción de factura Si la entrada de mercancías no fue valorada, se capitaliza el activo fijo, se crean partidas individuales y se actualizan los campos de valor.
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Lección: Alta de activo fijo
Ejercicio 5: Alta de activo fijo Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Realizar varias contabilizaciones (integradas y no integradas) en Contabilidad de activos fijos/Acreedores y en Gestión de materiales • Visualizar y analizar los valores de activos fijos con ayuda de Asset Explorer • Anular movimientos
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean probar las distintas opciones para contabilizar las altas de activos, tanto integradas como no integradas. Los movimientos de activos fijos se pueden introducir en el departamento de usuarios de FI-AA y Acreedores, así como en el departamento de entrada de mercancías/verificación de facturas.
Tarea 1: Realice la tarea siguiente. 1.
Cree el acreedor 305## (donde ## = número de grupo) en su sociedad, AA##, para poder contabilizar un alta de activo fijo integrada. Cree el acreedor utilizando la función Crear con referencia de Acreedores y los datos siguientes: Acreedor: 305## Sociedad: AA## Referencia: acreedor 1000 y sociedad 1000 Introduzca los datos en los campos obligatorios de la primera pantalla y, después, grabe sus entradas.
Tarea 2: Realice las tareas siguientes: 1.
Para la primera carretilla, contabilice un alta para el acreedor 305## el 7 de enero EC (EC = ejercicio en curso). Seleccione un tipo de documento con deducción automática de descuento. El precio de compra, que selecciona usted mismo, debe incluir el IVA (calculado según el tipo impositivo actual). Si no sabe qué indicador de impuestos debe utilizar, pregunte a su instructor. Tome nota de los datos visualizados después de grabar. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Número de documento: _______________ 2.
Compruebe los valores de activos fijos mediante Asset Explorer.
3.
Explique a su compañero cómo puede pasar de Asset Explorer al documento FI contabilizado y tome nota de la cuenta de balance de activos fijos (del libro mayor) en la que el sistema realizó la contabilización: _______
4.
En Asset Explorer, ¿puede visualizar la fecha de inicio de amortización del área de valoración 01 (amortización contable)? En caso afirmativo, ¿cuál es? ____________________________________
5.
¿Los valores de amortización planificada de la carretilla son los mismos en las áreas de valoración 01 (amortización contable) y 20 (amortización de contabilidad de costes) en el ejercicio actual?
6.
En Asset Explorer, observe cómo se visualiza el nuevo alta en la lista de altas y en el cuadro de activos fijos.
7.
Desde Asset Explorer, vaya al registro maestro de activos fijos y compruebe allí los cambios.
Tarea 3: Realice las tareas siguientes. 1.
Contabilice otra alta, pero esta vez con contrapartida automática, y en el primero de los 10 registros maestros de máquinas (Máquina 01), costes de adquisición y producción (CAP) de 100.000.
2.
Verifique los valores de activo fijo.
3.
Verifique las modificaciones del registro maestro de activo fijo.
Tarea 4: Para cada una de las máquinas 02 a 05, contabilice un alta de activo fijo externo (contrapartida automática) de la manera siguiente: 1.
Para la máquina 02, contabilice CAP de 100.000 en el ejercicio actual.
2.
Para las máquinas 03 y 04, contabilice CAP de 100.000 a cada una con fecha 01.01.EA (EA = ejercicio anterior) en una sola operación.
3.
Para la máquina 05, contabilice CAP de 100.000 en el ejercicio anterior y, después, costes posteriores de 10.000 en el ejercicio actual.
Tarea 5: Realice la tarea siguiente. 1.
Contabilice un alta en el ejercicio anterior para la “carretilla 2”. Continúa en la página siguiente
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Lección: Alta de activo fijo
Tarea 6: Realice la tarea siguiente. 1.
Contabilice un alta en el ejercicio en curso para un activo fijo (nuevo) de clase 3100, sin haber creado antes un registro maestro de activos fijos. Es decir, cree el registro maestro durante la contabilización del alta.
Tarea 7: Realice las tareas siguientes. 1.
Ha recibido una factura para su PC “Siemens Scenic 400 Gr. ##” con los siguientes importes netos: 1000
PC: Monitor: Teclado:
500 20
Introduzca el alta (para número principal y subnúmeros) con contrapartida automática y utilizando el método más rápido. 2.
Analice los valores del activo fijo completo en Asset Explorer.
Tarea 8: Realice la tarea siguiente. 1.
Opcional: se contabilizó un valor de adquisición incorrecto para la máquina 01. Anule el documento y contabilice el importe correcto de 150.000.
Tarea 9: Realice las tareas siguientes: 1.
Opcional, y sólo funciona si ha realizado el ejercicio opcional de bienes económicos de poco valor del capítulo anterior. Intente contabilizar un alta de 1.000 para la “cafetera de la cocina de la oficina”, es decir, su bien económico de poco valor, en el ejercicio en curso. El sistema debería rechazar la contabilización.
2.
Ahora, inténtelo con un importe de capitalización de 300.
3.
Verifique los valores de activo fijo en
Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Tarea 10: Realice las tareas siguientes. 1.
Opcional: ¿Cómo puede asegurarse de que únicamente se contabilizan unas áreas de valoración determinadas (por ejemplo, el área de amortización del grupo) con los valores?
2.
Por ejemplo, consulte clase de movimiento 030.
3.
Realice contabilizaciones en el registro maestro de “PC 3”, que creó en la unidad anterior, utilizando la clase de movimiento 030; después, compruebe los valores de activo fijo.
Tarea 11: Puesto que su departamento de Contabilidad de activos fijos también tiene previsto utilizar funciones de Gestión de materiales (MM) para altas de activos fijos, le piden que pruebe los movimientos de contabilización. Desdichadamente, su sociedad AA## no presenta integración con MM. Por tanto, debe intentar contabilizar en la sociedad 1000. En los puntos siguientes, la cadena de procesos de Logística “pedido – entrada de mercancías – recepción de factura” se procesa paso a paso tomando como ejemplo la adquisición de un PC. 1.
Cree un activo fijo (descripción: PC 1000 grupo ##) en la sociedad 1000. Use la clase de activo fijo 3200 (Ordenador personal) y el centro de coste 1000. Tome nota del número de activo fijo: ___ Consejo: Este paso no sería necesario si un empleado de Logística hubiese creado el activo fijo en la transacción de pedido. En la práctica, normalmente no se hace. Sin embargo, para aprovechar esta característica de integración, puede utilizar un “activo fijo ficticio”.
2.
Cree el un pedido de compra (estándar) para el PC. Seleccione Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Pedido → Crear → Proveedor/centro suministrador conocido y utilice los datos siguientes: Acreedor: 1000 (C.E.B. BERLIN) Fecha del documento: mantenga la fecha actual del campo Ámbito de imagen Cabecera / etiqueta Org. Data: Organización de compras: 1000 (IDES Alemania) Grupo de compras: 001 (Dietl, B.) Sociedad: 1000 (IDES AG) Continúa en la página siguiente
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Lección: Alta de activo fijo
Ámbito de imagen Resumen de posiciones: A = tipo de imputación: A Descripción breve: PC 1000 grupo ## Cantidad del pedido: 1 UMP = unidad de medida de pedido: PC Fecha de entrega: fecha de hoy + 2 días Precio neto: 2.000 Grupo de artículos: 00103 (Electrónica) Centro: 1000 (Hamburgo) Ámbito de imagenPosición / etiqueta Imputación: Activo fijo: introduzca el número de registro maestro de activo fijo. Ámbito de imagenPosición / etiqueta Entrega: En la parte superior derecha de la pantalla, tiene la opción de decidir si la entrada de mercancías debe valorarse o no valorarse. No haga ningún cambio, ya que va a introducir una entrada de mercancías valorada. Grabe y tome nota del número de documento del pedido: 45000__________ 3.
Compruebe los datos de su PC iniciando Asset Explorer para este activo fijo.
4.
¿Ve el número de pedido inmediatamente?
5.
¿Los datos maestros del activo fijo contienen una fecha de capitalización?
6.
Ahora, contabilice la entrada de mercancías en Logística y, para ello, seleccione la operación MIGO en la aplicación Logística de la siguiente manera: Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Gestión de stocks → Movimiento de mercancías → Entrada de mercancías → Por pedido → Número de pedido conocido. Haga lo siguiente: Introduzca el pedido en la parte superior de la pantalla, en el tercer campo de entrada desde la izquierda. Si selecciona Intro, la pantalla de entrada de mercancías se llena con los datos del pedido. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla y seleccione el indicador OK activando la casilla de selección Posición OK. Después, seleccione el pulsador Verificar. Si el documento es correcto, lo puede Contabilizar. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
7.
Ahora, vuelva a comprobar el valor del activo fijo; inicie Asset Explorer para el activo fijo.
8.
Opcional: Contabilice una factura para el pedido anterior que tiene fecha del último día del mes e incluye los siguientes importes: Importe de factura neto: 1995 IVA (16 %): 319.20 Importe de factura bruto: 2314.20 Introduzca la recepción de la factura en Logística y verifique la factura llamando la operación MIRO; para ello, seleccione Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Verificación de facturas logística → Entrada de documentos → Añadir factura recibida. Ahora proceda como se describe a continuación: Introduzca el último día del mes actual como la fecha de factura y contabilización. Después, vaya a la parte inferior de la pantalla e introduzca el número de documento del pedido a la derecha del campo de entrada Pedido/Plan de entregas. Con Intro, los importes correspondientes se copian del pedido en la pantalla MIGO. ¿El importe neto del pedido que aparece en la pantalla coincide con el importe neto del pedido anterior? Si no es así (que sería lo correcto), cambie el importe de la fila amarilla al precio neto de la factura (1.995). Ahora, haga que el sistema compruebe si el acreedor ha aplicado el IVA correcto en la factura. Para ello, compruebe primero (en la parte superior de la pantalla) si se ha aplicado el indicador de impuestos (VN) correcto. Después, todavía en la parte superior de la pantalla, seleccione el indicador Calcular impuesto. Ahora, el sistema debería mostrar el importe del impuesto al lado (a la izquierda). ¿Es igual al importe de IVA de la factura descrita antes? Ahora, sólo falta el importe bruto de la factura, que aparece en la parte superior derecha de la pantalla, a modo de balance, junto al icono de semáforo en rojo. ¿Este importe coincide con el importe de la factura de arriba? La factura se ha verificado. Ahora, introduzca el importe de factura bruto en la parte superior de la pantalla, en el campo de entrada Importe. Confirme sus datos y contabilícelos. Continúa en la página siguiente
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Lección: Alta de activo fijo
9.
Opcional: vuelva a comprobar el valor del activo fijo; inicie Asset Explorer para el activo fijo. Consejo: Este escenario, donde el importe del pedido capitalizado es superior al importe real de la factura, sólo se puede asignar de esta forma en SAP R/3 4.6C. Si sigue sin funcionar correctamente en su sociedad, lea Nota de SAP 497297.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Solución 5: Alta de activo fijo Tarea 1: Realice la tarea siguiente. 1.
Cree el acreedor 305## (donde ## = número de grupo) en su sociedad, AA##, para poder contabilizar un alta de activo fijo integrada. Cree el acreedor utilizando la función Crear con referencia de Acreedores y los datos siguientes: Acreedor: 305## Sociedad: AA## Referencia: acreedor 1000 y sociedad 1000 Introduzca los datos en los campos obligatorios de la primera pantalla y, después, grabe sus entradas. a)
Información básica Acceso vía menús a la aplicación Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas → Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto → IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos. Consejo: Use los registros maestros de activos fijos creados en el capítulo Datos maestros.
b)
En la aplicación, seleccione SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Datos maestros → Crear. A continuación, proceda como se describe en el ejercicio.
Tarea 2: Realice las tareas siguientes: 1.
Para la primera carretilla, contabilice un alta para el acreedor 305## el 7 de enero EC (EC = ejercicio en curso). Seleccione un tipo de documento con deducción automática de descuento.
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Lección: Alta de activo fijo
El precio de compra, que selecciona usted mismo, debe incluir el IVA (calculado según el tipo impositivo actual). Si no sabe qué indicador de impuestos debe utilizar, pregunte a su instructor. Tome nota de los datos visualizados después de grabar.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Número de documento: _______________ a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Contra acreedor. Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Fecha documento
07.01.EC (EC = ejercicio en curso)
Clase de documento
KN o AN
Sociedad
AA##
Fecha contab.
07.01.EC
Clave de contabilización
31
Cuenta
305##
Confirme sus entradas y continúe. Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Importe
por ejemplo, 58.000
Indicador Calc. impuestos
Seleccionar
Indicador de impuestos
por ejemplo, VN
Clave de contabilización
por ejemplo, 70
Cuenta
Número de activo fijo de la carretilla 1
Clase de movimiento
100
Confirme sus entradas y continúe. Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Importe
* (o 58.000)
Seleccione Documento → Simular. Grabe.
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Lección: Alta de activo fijo
2.
Compruebe los valores de activos fijos mediante Asset Explorer. a)
3.
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer.
Explique a su compañero cómo puede pasar de Asset Explorer al documento FI contabilizado y tome nota de la cuenta de balance de activos fijos (del libro mayor) en la que el sistema realizó la contabilización: _______ a)
En Asset Explorer, haga doble clic en el movimiento visualizado, por ejemplo. La cuenta de balance de activos fijos se visualiza en el documento FI a la izquierda del número de activo fijo. Solución: cuenta 21000
4.
En Asset Explorer, ¿puede visualizar la fecha de inicio de amortización del área de valoración 01 (amortización contable)? En caso afirmativo, ¿cuál es? ____________________________________ a)
Sí, puede visualizarla mediante la etiqueta Parámetros de Asset Explorer. Solución: 01.01.EC
5.
¿Los valores de amortización planificada de la carretilla son los mismos en las áreas de valoración 01 (amortización contable) y 20 (amortización de contabilidad de costes) en el ejercicio actual? a)
6.
Los valores no son los mismos porque las claves de amortización y las vidas útiles son diferentes. Para comprobarlo, llame a la etiqueta Comparaciones de Asset Explorer y visualice las dos áreas juntas.
En Asset Explorer, observe cómo se visualiza el nuevo alta en la lista de altas y en el cuadro de activos fijos. a)
Inicie Asset Explorer y seleccione Pasar a → Llamar informes. En la ventana de diálogo Seleccionar informe, seleccione la lista Alta de activo fijo y Cuadro de activos fijos.
7.
Desde Asset Explorer, vaya al registro maestro de activos fijos y compruebe allí los cambios. a)
Inicie Asset Explorer y seleccione Pasar a → Visualizar datos maestros. Observe los datos de los grupos Información contabilización en las etiquetas General, y también las modificaciones en las etiquetas Origen y Amortización.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Tarea 3: Realice las tareas siguientes. 1.
Contabilice otra alta, pero esta vez con contrapartida automática, y en el primero de los 10 registros maestros de máquinas (Máquina 01), costes de adquisición y producción (CAP) de 100.000. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
activo fijo existente
Número de la máquina 01 en el registro maestro de activos fijos
Importe contabilizado
100,000
Fecha documento
por ejemplo, la fecha de hoy
Fecha contab.
por ejemplo, la fecha de hoy
Seleccione Detalles → Simular. Contabilice/grabe. 2.
Verifique los valores de activo fijo. a)
3.
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer.
Verifique las modificaciones del registro maestro de activo fijo. a)
Inicie Asset Explorer y seleccione Pasar a → Visualizar datos maestros.
Tarea 4: Para cada una de las máquinas 02 a 05, contabilice un alta de activo fijo externo (contrapartida automática) de la manera siguiente: 1.
Para la máquina 02, contabilice CAP de 100.000 en el ejercicio actual. a)
Contabilice este movimiento.
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Lección: Alta de activo fijo
2.
Para las máquinas 03 y 04, contabilice CAP de 100.000 a cada una con fecha 01.01.EA (EA = ejercicio anterior) en una sola operación. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Seleccione Más activos fijos e introduzca los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Fecha del documento, de la contabilización y de referencia
01.01.EA (EA = ejercicio anterior)
En la tabla Lista de activos fijos, introduzca los dos números de activo fijo de las máquinas 03 y 04 y el importe de contabilización 100.000 para cada una. Seleccione Simular. Confirme el mensaje de advertencia. Grabe su entrada. 3.
Para la máquina 05, contabilice CAP de 100.000 en el ejercicio anterior y, después, costes posteriores de 10.000 en el ejercicio actual. a)
Primero, con fecha de contabilización, documento y valor del ejercicio anterior. Después, contabilice por separado 10.000 para el mismo activo fijo con fechas del ejercicio en curso.
Tarea 5: Realice la tarea siguiente. 1.
Contabilice un alta en el ejercicio anterior para la “carretilla 2”. a)
Fecha de contabilización, documento y valor del ejercicio anterior.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Tarea 6: Realice la tarea siguiente. 1.
Contabilice un alta en el ejercicio en curso para un activo fijo (nuevo) de clase 3100, sin haber creado antes un registro maestro de activos fijos. Es decir, cree el registro maestro durante la contabilización del alta. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Active el botón de selección AF nuevo. Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Descripción
por ejemplo, Passat TDI
Clase de activos fijos
3100
Centro de coste
por ejemplo, T-F05A##
Importe contabilizado
por ejemplo, 30.000
Fecha documento
por ejemplo, la fecha de hoy
Fecha contab.
por ejemplo, la fecha de hoy
Seleccione Detalles → Simular. Contabilice/grabe.
Tarea 7: Realice las tareas siguientes. 1.
Ha recibido una factura para su PC “Siemens Scenic 400 Gr. ##” con los siguientes importes netos: PC: Monitor: Teclado:
1000 500 20
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Lección: Alta de activo fijo
Introduzca el alta (para número principal y subnúmeros) con contrapartida automática y utilizando el método más rápido. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Seleccione Más activos fijos. Seleccione la fecha de hoy como fecha de documento, contabilización y valor. En la parte superior de la pantalla, introduzca el número de su PC, “Siemens Scenic 400 Gr. ##”, en el campo de entrada Activo fijo. Seleccione Subnúmeros. Resultado: el sistema muestra el número principal y todos los subnúmeros del activo fijo en la tabla Lista activos fijos. Introduzca los importes de contabilización que se especifican en el ejercicio. Seleccione Simular. Contabilice/grabe.
2.
Analice los valores del activo fijo completo en Asset Explorer. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. En la pantalla de Asset Explorer, sustituya el subnúmero 0 por * y confirme su entrada.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Tarea 8: Realice la tarea siguiente. 1.
Opcional: se contabilizó un valor de adquisición incorrecto para la máquina 01. Anule el documento y contabilice el importe correcto de 150.000. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Anular documento → Otros documentos AF. Seleccione el número de activo fijo de la máquina, 01, y confirme su entrada. Seleccione Anular En la ventana de diálogo Especificaciones para anular contabilización, introduzca la razón de anulación 01 (anulación en el período actual). Confirme sus entradas. Contabilice/grabe. Contabilice un alta con compensación automática, tal como se especifica en el ejercicio.
Tarea 9: Realice las tareas siguientes: 1.
Opcional, y sólo funciona si ha realizado el ejercicio opcional de bienes económicos de poco valor del capítulo anterior. Intente contabilizar un alta de 1.000 para la “cafetera de la cocina de la oficina”, es decir, su bien económico de poco valor, en el ejercicio en curso. El sistema debería rechazar la contabilización. a)
2.
Contabilice un alta de activo fijo integrada o no integrada.
Ahora, inténtelo con un importe de capitalización de 300. a)
Contabilice este importe.
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Lección: Alta de activo fijo
3.
Verifique los valores de activo fijo en a)
Asset Explorer. Consejo: Dado que los parámetros de amortización especifican amortizaciones completas, el valor neto contable a final de año es cero. Sin embargo, en el área de valoración de contabilidad de costes, puede que no se desee esta amortización inmediata; se puede evitar utilizando otra clave de amortización (por ejemplo, LINA, en el sistema de formación).
Tarea 10: Realice las tareas siguientes. 1.
Opcional: ¿Cómo puede asegurarse de que únicamente se contabilizan unas áreas de valoración determinadas (por ejemplo, el área de amortización del grupo) con los valores? a)
2.
En Customizing, puede restringir las clases de movimientos de manera que sólo se contabilicen en áreas de valoración específicas.
Por ejemplo, consulte clase de movimiento 030. a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones → Altas → Definir clases de movimiento para altas En la ventana de diálogo Choose Activity, seleccione Limitar clases de movimiento a áreas de valoración. Si es necesario, seleccione su plan de valoración, AA##. En la tabla, seleccione la clase de movimiento 030. En la estructura de diálogo, seleccione Especificación del área de valoración haciendo doble clic. Resultado: la clase de movimiento 030 sólo se contabiliza en las áreas de valoración 30 y 31.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
3.
AC305
Realice contabilizaciones en el registro maestro de “PC 3”, que creó en la unidad anterior, utilizando la clase de movimiento 030; después, compruebe los valores de activo fijo. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Varios. Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Activo fijo
Número de registro maestro de PC 3
Clase de movimiento
030
Confirme sus entradas e introduzca un importe contabilizado. Contabilice los datos. Inicie Asset Explorer para este activo fijo. Visualice los valores de activo fijo en las áreas de valoración 30 y 31.
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Lección: Alta de activo fijo
Tarea 11: Puesto que su departamento de Contabilidad de activos fijos también tiene previsto utilizar funciones de Gestión de materiales (MM) para altas de activos fijos, le piden que pruebe los movimientos de contabilización. Desdichadamente, su sociedad AA## no presenta integración con MM. Por tanto, debe intentar contabilizar en la sociedad 1000. En los puntos siguientes, la cadena de procesos de Logística “pedido – entrada de mercancías – recepción de factura” se procesa paso a paso tomando como ejemplo la adquisición de un PC. 1.
Cree un activo fijo (descripción: PC 1000 grupo ##) en la sociedad 1000. Use la clase de activo fijo 3200 (Ordenador personal) y el centro de coste 1000. Tome nota del número de activo fijo: ___ Consejo: Este paso no sería necesario si un empleado de Logística hubiese creado el activo fijo en la transacción de pedido. En la práctica, normalmente no se hace. Sin embargo, para aprovechar esta característica de integración, puede utilizar un “activo fijo ficticio”. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Crear → Activo fijo. Introduzca los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Clase de activos fijos
3200
Sociedad
1000
Confirme sus datos y continúe. Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Descripción
PC 1000 grupo ##
Centro de coste
1000
Cuando haya introducido todos los datos maestros, grabe las entradas. 2.
Cree el un pedido de compra (estándar) para el PC. Seleccione Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Pedido → Crear → Proveedor/centro suministrador conocido y utilice los datos siguientes: Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Acreedor: 1000 (C.E.B. BERLIN) Fecha del documento: mantenga la fecha actual del campo Ámbito de imagen Cabecera / etiqueta Org. Data: Organización de compras: 1000 (IDES Alemania) Grupo de compras: 001 (Dietl, B.) Sociedad: 1000 (IDES AG) Ámbito de imagen Resumen de posiciones: A = tipo de imputación: A Descripción breve: PC 1000 grupo ## Cantidad del pedido: 1 UMP = unidad de medida de pedido: PC Fecha de entrega: fecha de hoy + 2 días Precio neto: 2.000 Grupo de artículos: 00103 (Electrónica) Centro: 1000 (Hamburgo) Ámbito de imagenPosición / etiqueta Imputación: Activo fijo: introduzca el número de registro maestro de activo fijo. Ámbito de imagenPosición / etiqueta Entrega: En la parte superior derecha de la pantalla, tiene la opción de decidir si la entrada de mercancías debe valorarse o no valorarse. No haga ningún cambio, ya que va a introducir una entrada de mercancías valorada. Grabe y tome nota del número de documento del pedido: 45000__________ a) 3.
Todos los datos necesarios para realizar esta tarea se proporcionan en la sección Ejercicio.
Compruebe los datos de su PC iniciando Asset Explorer para este activo fijo. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Recupere los valores de su activo fijo.
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2005/Q2
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Lección: Alta de activo fijo
4.
¿Ve el número de pedido inmediatamente? a)
No, no inmediatamente, sino que, en el ámbito de imagen Objetos relacionados con activo fijo, observa que hay un pedido para este activo fijo. Haga doble clic en la fecha de pedido que aparece. Aparecerá la pantalla del pedido, con el número de pedido.
5.
¿Los datos maestros del activo fijo contienen una fecha de capitalización? a)
6.
No, porque sólo se ha creado un documento de pedido y no se han contabilizado “valores”. Sin embargo, aparece la fecha del pedido.
Ahora, contabilice la entrada de mercancías en Logística y, para ello, seleccione la operación MIGO en la aplicación Logística de la siguiente manera: Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Gestión de stocks → Movimiento de mercancías → Entrada de mercancías → Por pedido → Número de pedido conocido. Haga lo siguiente: Introduzca el pedido en la parte superior de la pantalla, en el tercer campo de entrada desde la izquierda. Si selecciona Intro, la pantalla de entrada de mercancías se llena con los datos del pedido. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla y seleccione el indicador OK activando la casilla de selección Posición OK. Después, seleccione el pulsador Verificar. Si el documento es correcto, lo puede Contabilizar. a)
7.
Solución: todos los datos necesarios para realizar esta tarea se proporcionan en la sección Ejercicio.
Ahora, vuelva a comprobar el valor del activo fijo; inicie Asset Explorer para el activo fijo. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Recupere los valores de su activo fijo.
8.
Opcional: Contabilice una factura para el pedido anterior que tiene fecha del último día del mes e incluye los siguientes importes: Importe de factura neto: 1995 IVA (16 %): 319.20 Importe de factura bruto: 2314.20 Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Introduzca la recepción de la factura en Logística y verifique la factura llamando la operación MIRO; para ello, seleccione Menú SAP → Logística → Gestión de materiales → Verificación de facturas logística → Entrada de documentos → Añadir factura recibida. Ahora proceda como se describe a continuación: Introduzca el último día del mes actual como la fecha de factura y contabilización. Después, vaya a la parte inferior de la pantalla e introduzca el número de documento del pedido a la derecha del campo de entrada Pedido/Plan de entregas. Con Intro, los importes correspondientes se copian del pedido en la pantalla MIGO. ¿El importe neto del pedido que aparece en la pantalla coincide con el importe neto del pedido anterior? Si no es así (que sería lo correcto), cambie el importe de la fila amarilla al precio neto de la factura (1.995). Ahora, haga que el sistema compruebe si el acreedor ha aplicado el IVA correcto en la factura. Para ello, compruebe primero (en la parte superior de la pantalla) si se ha aplicado el indicador de impuestos (VN) correcto. Después, todavía en la parte superior de la pantalla, seleccione el indicador Calcular impuesto. Ahora, el sistema debería mostrar el importe del impuesto al lado (a la izquierda). ¿Es igual al importe de IVA de la factura descrita antes? Ahora, sólo falta el importe bruto de la factura, que aparece en la parte superior derecha de la pantalla, a modo de balance, junto al icono de semáforo en rojo. ¿Este importe coincide con el importe de la factura de arriba? La factura se ha verificado. Ahora, introduzca el importe de factura bruto en la parte superior de la pantalla, en el campo de entrada Importe. Confirme sus datos y contabilícelos. a)
Solución: todos los datos necesarios para realizar esta tarea se proporcionan en la sección Ejercicio.
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Lección: Alta de activo fijo
9.
Opcional: vuelva a comprobar el valor del activo fijo; inicie Asset Explorer para el activo fijo. Consejo: Este escenario, donde el importe del pedido capitalizado es superior al importe real de la factura, sólo se puede asignar de esta forma en SAP R/3 4.6C. Si sigue sin funcionar correctamente en su sociedad, lea Nota de SAP 497297. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Recupere los valores de su activo fijo.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Resumen de la lección Ahora podrá: • Contabilizar las altas de activos integradas y no integradas en el sistema
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Lección: Baja de activos
Lección: Baja de activos Resumen de la lección En esta lección se describe la baja de activos integrada (Deudores) y no integrada.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Contabilizar las bajas de activos integradas y no integradas en el sistema
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean conocer las distintas opciones para contabilizar las bajas de activos, tanto integradas como no integradas. Los movimientos de activos fijos se pueden introducir en el departamento de usuarios de FI-AA y en el departamento de Deudores.
Gráfico 48: Altas de activo fijo integradas
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Seleccione el campo baja de activo fijo en la cuenta de ganancias. Aparecerá una ventana de diálogo. Ahí se introducirán los siguientes datos, cuando no vengan ya propuestos: • • • •
Número del activo fijo Clase de movimiento de baja Fecha de referencia (fecha de la baja) Parte del CAP histórico que se da de baja o el identificador en el caso de baja total
Gráfico 49: Cuentas para baja de activos fijos
Hay varias maneras de contabilizar las bajas: • • • • •
Con o sin ingresos (desguace) Con o sin deudor (no integrada) Como baja total o parcial Como bajas en masa (con pool de trabajo) Como baja de varios activos fijos (dentro del movimiento de baja contabilizado manualmente)
En este ejemplo se realiza una baja total del activo fijo con ingresos recibidos de un deudor. El sistema calcula automáticamente las ganancias/pérdidas (en el ejemplo, pérdida de 1.300). Por otro lado, el sistema también determina el valor de balance y los ajustes de valor proporcionales (amortización acumulada). Los valores de las cuentas para “ingresos por baja” y “compensación de baja” se muestran en notas del anexo del balance.
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Lección: Baja de activos
Gráfico 50: Baja de activos fijos: Cálculo de beneficios y pérdidas
El sistema determina el período de referencia de la baja de activo fijo en la fecha de referencia (fecha de baja del activo fijo) y el método de cálculo de amortización por períodos (clave de control de período) de la clave de amortización. El sistema determina automáticamente los ajustes de valor proporcionales (amortización) hasta este período que son válidos para la parte del activo fijo que se da de baja y cancela esta amortización. Al mismo tiempo, el sistema contabiliza la baja del activo fijo. Los beneficios o pérdidas son el resultado del balance de los siguientes importes: el importe de la baja del activo fijo, el importe de los ajustes de valor y los ingresos (es decir, el precio de venta) que se reciben por el activo fijo.
Gráfico 51: Bajas en masa
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Las bajas en masa, con o sin ingresos, se definen como una tarea estándar del sistema. Para realizar bajas en masa, siga estos pasos: 1.
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2. 3.
Utilice un informe de activos fijos para crear una lista con los activos que se van a dar de baja. Cree un pool de trabajo. Seleccione un objetivo para el pool de trabajo:
4. 5.
• Baja sin ingresos • Baja por venta (con ingresos) Especifique la distribución de los ingresos. Procese el pool de trabajo o trátelo antes de liberarlo.
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Lección: Baja de activos
Ejercicio 6: Baja de activos Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Realizar varias contabilizaciones (integradas y no integradas) en Contabilidad de activos fijos / Deudores • Visualizar y analizar los valores de activos fijos con ayuda de Asset Explorer • Rechazar activos fijos
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean probar las distintas opciones para contabilizar las bajas de activos, tanto integradas como no integradas. Los movimientos de activos fijos se pueden introducir en el departamento de usuarios de FI-AA y en el departamento de Deudores.
Tarea 1: La Máquina 03 debe estar completamente vendida el 01 de julio del ejercicio en curso. 1.
Primero, cree un deudor, 305##, (donde ## = número de grupo) en su sociedad, AA##, para poder contabilizar una baja de activo integrada. Cree el deudor utilizando la función Crear con referencia de Deudores y los datos siguientes: Grupo de cuentas: mantenga el inicial o especifique solicitante Deudor: 305## Sociedad: AA## Referencia: Deudor 1000 y sociedad 1000 Introduzca los datos en los campos obligatorios de la primera pantalla y, después, seleccione Grabar sus entradas.
2.
Contabilice una baja total integrada para la máquina 03 (fecha valor: 01 julio EC). Recibe unos ingresos netos (ventas) de 10.000. Calcule el precio de venta bruto. Su instructor le dirá qué tipo impositivo e indicador de impuestos puede utilizar. Consejo: la cuenta de ganancias “por baja de activos fijos” tiene el número 820000 en el plan de cuentas que está utilizando.
3.
Compruebe los documentos de contabilización, los cambios del registro maestro de activos fijos y los cambios de Asset Explorer. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
4.
AC305
¿Cómo se visualizan los valores en el cuadro de activos fijos?
Tarea 2: Realice la tarea siguiente. 1.
Opcional: debe venderse parte (60 %) de otro activo fijo (máquina 04). Contabilice la baja (integrada) en el ejercicio en curso e introduzca los ingresos/precio de venta con el importe que elija.
2.
Compruebe el documento de contabilización y los cambios del registro maestro de activos fijos.
Tarea 3: El departamento de Producción desea rechazar PC 02.
126
1.
Primero, contabilice un alta de activo fijo para este activo en el ejercicio anterior.
2.
Después, contabilice la baja sin ingresos en el ejercicio actual.
3.
Compruebe el documento de contabilización y los cambios del registro maestro de activos fijos. ¿Se ha desactivado el activo fijo?
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AC305
Lección: Baja de activos
Solución 6: Baja de activos Tarea 1: La Máquina 03 debe estar completamente vendida el 01 de julio del ejercicio en curso. 1.
Primero, cree un deudor, 305##, (donde ## = número de grupo) en su sociedad, AA##, para poder contabilizar una baja de activo integrada. Cree el deudor utilizando la función Crear con referencia de Deudores y los datos siguientes: Grupo de cuentas: mantenga el inicial o especifique solicitante Deudor: 305## Sociedad: AA## Referencia: Deudor 1000 y sociedad 1000 Introduzca los datos en los campos obligatorios de la primera pantalla y, después, seleccione Grabar sus entradas. a)
Seleccione SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Datos maestros → Crear. A continuación, proceda como se describe en el ejercicio.
2.
Contabilice una baja total integrada para la máquina 03 (fecha valor: 01 julio EC). Recibe unos ingresos netos (ventas) de 10.000. Calcule el precio de venta bruto. Su instructor le dirá qué tipo impositivo e indicador de impuestos puede utilizar. Consejo: la cuenta de ganancias “por baja de activos fijos” tiene el número 820000 en el plan de cuentas que está utilizando. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Baja → Baja con ingresos → Con deudor. Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Fecha documento
01 julio EC
Fecha contab.
01 julio EC
Period
7
Clave de amortización
01
Cuenta
305## (deudor) Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Confirme sus entradas, omita los mensajes de advertencia que aparezcan y continúe. Importe (precio de compra)
11,600
Calc. impuestos
Seleccionar
Identificador de impuesto
n/a
Clave de amortización
50
Cuenta
820000
Confirme sus entradas y continúe. Importe
*
Casilla de selección Baja de activo fijo
Seleccione
Confirme las entradas. En la ventana de diálogo Crear baja de activo fijo, introduzca los datos siguientes: Activo fijo
Especifique el número de activo fijo de “máquina 03”.
Fecha de referencia
01 julio EC
Casilla de selección Compl.retiremnt
Seleccione
Confirme las entradas. Seleccione Documento → Simular . Contabilice los datos. 3.
Compruebe los documentos de contabilización, los cambios del registro maestro de activos fijos y los cambios de Asset Explorer. a)
4.
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer.
¿Cómo se visualizan los valores en el cuadro de activos fijos? a)
En Asset Explorer, seleccione Pasar a → Llamar informes. En la ventana de diálogo Seleccionar informe, seleccione el informe Cuadro de activos fijos. Continúa en la página siguiente
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AC305
Lección: Baja de activos
Tarea 2: Realice la tarea siguiente. 1.
Opcional: debe venderse parte (60 %) de otro activo fijo (máquina 04). Contabilice la baja (integrada) en el ejercicio en curso e introduzca los ingresos/precio de venta con el importe que elija. a)
2.
Repita el procedimiento realizado en la tarea anterior, pero, en la ventana de diálogo Enter Asset Retirement, no introduzca una baja total. En su lugar, introduzca una baja parcial del 60%.
Compruebe el documento de contabilización y los cambios del registro maestro de activos fijos. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer . Realice los pasos descritos en el ejercicio.
Tarea 3: El departamento de Producción desea rechazar PC 02. 1.
Primero, contabilice un alta de activo fijo para este activo en el ejercicio anterior. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Utilice la ayuda de F4 para encontrar PC 02. Seleccione una fecha de contabilización y de documento en el ejercicio anterior e introduzca el valor de adquisición que desee. Save.
2.
Después, contabilice la baja sin ingresos en el ejercicio actual. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Baja → Baja por desguace. Introduzca la fecha actual como fecha de documento, contabilización y valor para PC 02. Grabe.
3.
Compruebe el documento de contabilización y los cambios del registro maestro de activos fijos. ¿Se ha desactivado el activo fijo? a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Realice los pasos descritos en el ejercicio. Verá que la fecha de baja de PC 02 está definida en el registro maestro.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Resumen de la lección Ahora podrá: • Contabilizar las bajas de activos integradas y no integradas en el sistema
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AC305
Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades Resumen de la lección En esta lección, obtendrá información sobre las transferencias de activos fijos entre sociedades y dentro de la misma sociedad.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Representar en el sistema transferencias de activos fijos entre sociedades y dentro de la misma sociedad
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean conocer las distintas opciones para contabilizar las transferencias de activos fijos entre sociedades y dentro de la misma sociedad. Es de especial interés transferir un activo fijo dentro de una sociedad porque se seleccionó una clase de activo fijo incorrecta. Una transferencia de activos fijos dentro de una sociedad y entre sociedades diferentes se puede asignar utilizando distintas variantes.
Gráfico 52: Transferencia de activos fijos dentro de una misma sociedad
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
En Contabilidad de activos fijos se distingue entre distintos tipos de transferencias, dependiendo de las circunstancias: • •
Transferencias dentro de una misma sociedad (transferencia dentro de la sociedad) Transferencias entre distintas sociedades (transferencia entre sociedades)
Posibles razones para las transferencias dentro de una misma sociedad: • •
• •
Se ha creado un registro maestro y se ha contabilizado en una clase incorrecta. El activo fijo ha cambiado de ubicación. Como resultado, deberá modificar las ubicaciones organizativas (como la clase de activo fijo, la división) en el registro maestro, que no puede modificarse de ningún otro modo. Es necesario dividir el activo fijo. Por consiguiente, una parte del activo fijo inicial será transferido a otro nuevo. Es necesario transferir a un activo fijo material del almacén (mercancía creada o adquirida por la empresa).
El sistema estándar utiliza la variante de transferencia 4 para transferencias dentro de la misma sociedad. Las clases de movimiento para los traslados a activos fijos originales y de destino se determinan mediante la variante de transferencia. Si crea un registro maestro nuevo dentro de la operación de transferencia, podrá utilizar “reglas de traspaso” para definir los campos de entrada que se copiarán del activo fijo original al de destino.
Gráfico 53: Transferencia automática de activos fijos entre sociedades
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Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
Esta operación se utiliza si: • •
Ha cambiado la ubicación física del activo fijo (por venta) Han cambiado las estructuras organizativas de las sociedades afectadas y es necesario asignar el activo fijo a otra sociedad
En el caso de una transferencia entre sociedades diferentes, debe tener claros los siguientes conceptos: •
•
Si es una transferencia dentro de una unidad legal independiente (dentro de una empresa). Si dos sociedades pertenecen a la misma empresa, SAP hace referencia a una transferencia de tipo de relación 02. En este caso, las dos sociedades deben considerarse como parte de la misma entidad legal. Si es una transferencia entre unidades organizativas (sociedades) legalmente independientes, cada una de las cuales pertenece a una empresa distinta. En este caso, las sociedades no están enlazadas entre sí mediante la empresa, sino que pertenecen a un grupo de empresas asociadas (grupos corporativos). Este escenario también se define mediante un tipo de relación, y es una transferencia de tipo de relación 01.
El sistema determina automáticamente el tipo de relación utilizando los identificadores de empresa de las sociedades. Esta asignación también se puede comprobar en Customizing de Contabilidad de activos fijos. Pueden definirse excepciones a la regla general en un exit de cliente del programa propio del mandante. La definición de sociedad G/L es la unidad organizativa más pequeña para la que, en cumplimiento de las leyes comerciales aplicables, es preciso realizar cierres individuales.
Gráfico 54: Métodos de transferencia
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Desde SAP R/3 4.0, se puede utilizar la transferencia automática entre sociedades para especificar en un solo paso las partes de alta y baja de la transferencia. Dependiendo de la organización jerárquica de la empresa, esta operación combinada también se puede considerar una transferencia dentro de la misma sociedad. El método de transferencia controla la manera en que se transfieren los valores desde la sociedad de origen hasta la sociedad de destino. En la mayoría de los casos, las clases de movimientos de transferencia dentro de la misma sociedad se utilizan con el método de transferencia bruto. En la mayoría de los casos, las clases de movimientos de transferencia dentro de la misma sociedad se utilizan con el método de transferencia bruto. Este método transfiere los valores “históricos” del activo fijo a la sociedad de destino. Cuando se utiliza el método neto o el método de valor nuevo, deben introducirse los ingresos por la venta del activo fijo. Si no hay ganancias ni pérdidas con la baja del activo fijo, los ingresos por venta son iguales al valor contable neto del activo fijo. Se puede especificar en la operación de transferencia que debe utilizarse el valor contable neto de un área de valoración determinada (el sistema también tiene que reconocer el área de valoración). No hay duda de que también puede introducir manualmente el importe de las ganancias. Con el método neto, el valor contable neto se capitaliza en el activo fijo de destino. Cuando se utiliza el método de valor nuevo, el sistema capitaliza el importe de las ganancias en el activo fijo de destino.
Gráfico 55: Parametrizaciones estándar para las variantes de transferencia
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Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
Las parametrizaciones estándar para las variantes de transferencia de SAP (combinación de clases de movimiento y métodos de transferencia) abarcan el 80 por ciento de las transferencias. En el sistema estándar, SAP asume que las transferencias RT02 (dos sociedades/un identificador de empresa) representan las transferencias que se producen dentro de una unidad legalmente independiente (la empresa) de un grupo y, por tanto, siempre se asignan como una transferencia dentro de la misma sociedad (clases de movimiento dentro de la sociedad y método bruto). La sociedad individual no es una entidad legal independiente y no genera balances con fines externos. Si la estructura de la sociedad GL es diferente, es necesario utilizar variantes de transferencia específicas de la sociedad (con clases de movimientos diferentes).
Gráfico 56: Variante de transferencia: Área de valoración multisociedades
Si las sociedades se asignan a planes de valoración diferentes, éstos pueden contener distintas áreas de valoración (distintas claves) con las mismas funciones reales. Si ese es su caso, puede definir áreas de valoración multisociedades. Las áreas de valoración multisociedades no tienen datos de control propios. En su lugar, consisten únicamente en una clave que es uniforme en todo el mandante y una breve descripción. Puede asignar áreas de valoración de varios planes de valoración a una única área de valoración multisociedades. Si no se define un área de valoración multisociedades, el sistema introduce un asterisco (*) como entrada genérica. Sin embargo, tenga cuidado si decide utilizar un área de valoración multisociedades. En tal caso, deberá definir un área de valoración multisociedades para el resto de áreas de valoración que se transfieran, aunque las claves del área de valoración sean las mismas.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
Ejercicio 7: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Realizar traslados entre distintas clases de activos fijos • Transferir un activo fijo dentro de una sociedad y entre sociedades legalmente independientes
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean conocer las distintas opciones para contabilizar las transferencias de activos fijos entre sociedades y dentro de la misma sociedad. Es de especial interés transferir un activo fijo dentro de una sociedad porque se seleccionó una clase de activo fijo incorrecta. Una transferencia de activos fijos dentro de una sociedad y entre sociedades diferentes se puede asignar utilizando distintas variantes.
Tarea 1: Realice la tarea siguiente. 1.
¿Recuerda? Al crear un registro de activo fijo para un coche de la empresa (AR 3000 grupo ##), se equivocó y lo creó en una clase de activo fijo incorrecta (ejercicio de la unidad “Datos maestros”). Contabilice 80.000 en este registro maestro para el primer semestre del ejercicio anterior.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Tarea 2: Realice una transferencia dentro de la sociedad entre las clases de activo fijo 3000 (equipo de oficina) y 3100 (vehículos). Desea transferir 80.000 a un nuevo registro maestro de activos fijos en la clase de activos fijos correcta (3100). 1.
Cree un nuevo registro maestro en la clase de activo fijo “vehículos” (3100) con la descripción Coche 3100 Grupo ## y tome nota del número de activo fijo: ______________________ Consejo: En el release 4.6, se puede crear un nuevo registro maestro dentro de la operación de transferencia. Si mantiene las reglas de transferencia de campos, también podrá copiar los datos del registro maestro antiguo en los campos del nuevo registro maestro para ahorrar tiempo. Se utiliza la clase de movimiento de transferencia para controlar el copiado de la fecha de inicio de la amortización en el registro maestro nuevo.
2.
Contabilice una transferencia completa del activo fijo Coche 3000 Grupo ## en el nuevo registro maestro. Introduzca 01 de julio del EC como la fecha de documento o contabilización. Sin embargo, el sistema deberá calcular la amortización correcta para todo el ejercicio en curso. Por este motivo, deberá establecer la fecha de referencia en el 01 de enero del EC.
3.
Visualice los valores de balance de ambos activos fijos. Verifique también las fechas de contabilización. En el segundo activo fijo, compruebe también la fecha de origen y la vida útil.
Tarea 3: Transferencia entre sociedades pertenecientes a una misma empresa 1.
Transferencia entre sociedades pertenecientes a una misma empresa Supuesto: imagine que nuestro grupo corporativo posee varias unidades pequeñas o sucursales asignadas que utilizan distintas sociedades pero están definidas (en Customizing) como parte de la misma sociedad GL (1000). El 01 de agosto EC, la conductora del coche de la empresa Coche 3100 Grupo ## se traslada a la “sucursal” sociedad 1000 y se lleva el coche con ella. En consecuencia, es necesario transferir el activo fijo desde la “sucursal” sociedad AA## a la nueva oficina, sociedad 1000. Continúa en la página siguiente
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Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
Realice una transferencia utilizando la variante bruto y, al hacerlo, cree un registro maestro de activos fijos nuevo en la sociedad 1000 con el centro de coste 1000. Utilice los siguientes datos: Fecha de referencia, de documento y de contabilización:
01 de agosto EC
Especificaciones para los ingresos:
Sin ingresos
Variante de transferencia (etiqueta Additional details):
1
Consejo: El sistema estándar SAP R/3 asume que, en el caso de una transferencia con tipo de relación 2 (transferencia dentro de una sociedad GL), nunca se contabilizarán los ingresos. Si opina lo contrario y desea implementar un modelo diferente, puede utilizar un exit de usuario. 2.
Visualice los valores de balance de ambos registros maestros. ¿Qué clases de movimientos se utilizan?
Tarea 4: Opcional: Transferencia entre entidades legalmente independientes (fuera de los límites de la empresa). Otro conductor de un coche de la empresa, en la sociedad AA##, se traslada a la sociedad AA31 (empresa AC305) y se lleva el coche con él. 1.
Primero, contabilice un alta con un valor de 50.000 para uno de los coches de la empresa en la sociedad AA## con fecha 01 de enero EA
2.
Después de casi dos años de uso en la sociedad AA##, el activo fijo debe transferirse a la sociedad AA31 con fecha 31 de diciembre EC. Dado que las dos sociedades son legalmente independientes, también se acuerda un precio de venta. El valor contable neto del activo fijo se introduce en la nueva sociedad, donde se amortizará durante tres años. Realice la transferencia utilizando los datos siguientes: Fecha de referencia, de documento y de 31/12/EC contabilización: Especificaciones para los ingresos:
Valor contable neto del área 01
Transferencia a la sociedad:
AA31
Variante de transferencia:
2 (método neto) Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
3.
AC305
Nuevo activo fijo (crear en la operación):
Sí
Centro de coste en la sociedad AA31:
T-F05A31
Visualice los valores de balance de ambos registros. Advertirá lo siguiente: 1. La fecha de inicio de la amortización normal se copió en el nuevo activo fijo, lo que es correcto. Sin embargo, esto no se puede controlar mediante la “clase de movimiento de alta”, como sucede con una contabilización dentro de la misma sociedad. Sólo se pueden utilizar las “reglas de traspaso” del campo Inicio Amo normal. 2. La amortización para el ejercicio actual se calcula en el “activo fijo de origen” en la sociedad AA00 y en el “activo fijo de destino ”en la sociedad AA31; esto no es correcto. La razón es que las variantes de transferencia 1 a 3 sólo pueden calcular los “valores proporcionales” correctamente si la transferencia tiene lugar al principio del ejercicio (1 - 15 de enero). Si se utilizan otras fechas, se producen problemas con el control de períodos. Por este motivo, SAP también proporciona las variantes de transferencia 7 y 8, que consideran los controles de períodos correspondientes.
4.
Anule la transferencia anterior. Anule el movimiento en uno de los dos activos fijos (anulación). La operación de anulación en la otra sociedad se realizará automáticamente.
5.
Para su coche de la empresa, contabilice otra transferencia en la sociedad AA31. Sin embargo, esta vez utilice la variante de transferencia 7, manteniendo los demás datos iguales:
6.
Fecha de referencia, de documento y de contabilización:
31 de diciembre EC
Especificaciones para los ingresos:
Valor contable neto del área 01
Transferencia a la sociedad:
AA31
Variante de transferencia:
7
Nuevo activo fijo (crear en la operación):
Sí
Centro de coste en la sociedad AA31:
T-F05A31
Visualice los valores de balance de ambos registros maestros. ¿Cuál es el resultado? No se calcula ninguna amortización para el nuevo activo fijo en la sociedad AA31 en el ejercicio actual. El valor contable neto se distribuye
Continúa en la página siguiente
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AC305
Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
solamente (de manera lineal) entre los tres años siguientes de uso. La amortización del ejercicio actual se puede ver al completo en el activo fijo en la sociedad AA##. Consejo: Si debe contabilizarse una transferencia con tipo de relación 1 una vez sin ingresos, deberá crearse una variante de transferencia aparte con clase de movimiento de baja 220.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Solución 7: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades Tarea 1: Realice la tarea siguiente. 1.
¿Recuerda? Al crear un registro de activo fijo para un coche de la empresa (AR 3000 grupo ##), se equivocó y lo creó en una clase de activo fijo incorrecta (ejercicio de la unidad “Datos maestros”). Contabilice 80.000 en este registro maestro para el primer semestre del ejercicio anterior. a)
Información básica: Acceso vía menús a Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA):SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas → Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto → IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Seleccione el número de activo fijo del registro maestro correspondiente. Seleccione 80.000 como importe de contabilización. Seleccione una fecha y un documento de contabilización del ejercicio anterior (por ejemplo, 20 abril EA).
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Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
Tarea 2: Realice una transferencia dentro de la sociedad entre las clases de activo fijo 3000 (equipo de oficina) y 3100 (vehículos). Desea transferir 80.000 a un nuevo registro maestro de activos fijos en la clase de activos fijos correcta (3100). 1.
Cree un nuevo registro maestro en la clase de activo fijo “vehículos” (3100) con la descripción Coche 3100 Grupo ## y tome nota del número de activo fijo: ______________________ Consejo: En el release 4.6, se puede crear un nuevo registro maestro dentro de la operación de transferencia. Si mantiene las reglas de transferencia de campos, también podrá copiar los datos del registro maestro antiguo en los campos del nuevo registro maestro para ahorrar tiempo. Se utiliza la clase de movimiento de transferencia para controlar el copiado de la fecha de inicio de la amortización en el registro maestro nuevo. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Crear → Activo fijo. Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Clase de activos fijos
3100
Sociedad
AA##
Confirme sus datos. Introduzca la descripción Coche 3100 Grupo ## y el centro de coste que desee. 2.
Contabilice una transferencia completa del activo fijo Coche 3000 Grupo ## en el nuevo registro maestro.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Introduzca 01 de julio del EC como la fecha de documento o contabilización. Sin embargo, el sistema deberá calcular la amortización correcta para todo el ejercicio en curso. Por este motivo, deberá establecer la fecha de referencia en el 01 de enero del EC. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Traslado → Traspaso dentro de la sociedad. Introduzca los datos tal como se especificó en el ejercicio. Seleccione Detalles → Simular. Grabe.
3.
Visualice los valores de balance de ambos activos fijos. Verifique también las fechas de contabilización. En el segundo activo fijo, compruebe también la fecha de origen y la vida útil. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Para la clase de activo fijo 3100, seleccione la etiqueta Parámetros. Debe aparecer una vida útil vencida de un año. Vaya al registro maestro de activos fijos y visualice la etiqueta Origen. Debe aparecer el número de activo fijo original.
Tarea 3: Transferencia entre sociedades pertenecientes a una misma empresa 1.
Transferencia entre sociedades pertenecientes a una misma empresa Supuesto: imagine que nuestro grupo corporativo posee varias unidades pequeñas o sucursales asignadas que utilizan distintas sociedades pero están definidas (en Customizing) como parte de la misma sociedad GL (1000). El 01 de agosto EC, la conductora del coche de la empresa Coche 3100 Grupo ## se traslada a la “sucursal” sociedad 1000 y se lleva el coche con ella. En consecuencia, es necesario transferir el activo fijo desde la “sucursal” sociedad AA## a la nueva oficina, sociedad 1000. Realice una transferencia utilizando la variante bruto y, al hacerlo, cree un registro maestro de activos fijos nuevo en la sociedad 1000 con el centro de coste 1000. Utilice los siguientes datos:
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2005/Q2
AC305
Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
Fecha de referencia, de documento y de contabilización:
01 de agosto EC
Especificaciones para los ingresos:
Sin ingresos
Variante de transferencia (etiqueta Additional details):
1
Consejo: El sistema estándar SAP R/3 asume que, en el caso de una transferencia con tipo de relación 2 (transferencia dentro de una sociedad GL), nunca se contabilizarán los ingresos. Si opina lo contrario y desea implementar un modelo diferente, puede utilizar un exit de usuario. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Traslado → Transferencia activos fijos. Para los demás datos, utilice la información proporcionada en el ejercicio. Después de introducir los datos, seleccione Detalles → Simular. Observe el documento. Grabe. Deben aparecer tres mensajes, el último de los cuales indica el nuevo número de activo fijo en la sociedad 1000.
2.
Visualice los valores de balance de ambos registros maestros. ¿Qué clases de movimientos se utilizan? a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Seleccione uno de los dos activos fijos. Vaya al documento FI haciendo doble clic en el movimiento. Seleccione el documento con el número de documento más bajo; es el de la sociedad AA##. Ahora, la cabecera de documento contiene un número independiente; haga clic en él. Puede ver las clases de movimiento cambiando la variante de visualización actual. Seleccione Modificar variante visualización actual.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Tarea 4: Opcional: Transferencia entre entidades legalmente independientes (fuera de los límites de la empresa). Otro conductor de un coche de la empresa, en la sociedad AA##, se traslada a la sociedad AA31 (empresa AC305) y se lleva el coche con él. 1.
Primero, contabilice un alta con un valor de 50.000 para uno de los coches de la empresa en la sociedad AA## con fecha 01 de enero EA a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Para los demás datos, utilice la información proporcionada en el ejercicio.
2.
Después de casi dos años de uso en la sociedad AA##, el activo fijo debe transferirse a la sociedad AA31 con fecha 31 de diciembre EC. Dado que las dos sociedades son legalmente independientes, también se acuerda un precio de venta. El valor contable neto del activo fijo se introduce en la nueva sociedad, donde se amortizará durante tres años. Realice la transferencia utilizando los datos siguientes: Fecha de referencia, de documento y de 31/12/EC contabilización: Especificaciones para los ingresos:
Valor contable neto del área 01
Transferencia a la sociedad:
AA31
Variante de transferencia:
2 (método neto)
Nuevo activo fijo (crear en la operación):
Sí
Centro de coste en la sociedad AA31:
T-F05A31
a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Traslado → Transferencia activos fijos. Para los demás datos, utilice la información proporcionada en el ejercicio. Seleccione Detalles → Simular. Grabe.
3.
Visualice los valores de balance de ambos registros. Advertirá lo siguiente:
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Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
1. La fecha de inicio de la amortización normal se copió en el nuevo activo fijo, lo que es correcto. Sin embargo, esto no se puede controlar mediante la “clase de movimiento de alta”, como sucede con una contabilización dentro de la misma sociedad. Sólo se pueden utilizar las “reglas de traspaso” del campo Inicio Amo normal. 2. La amortización para el ejercicio actual se calcula en el “activo fijo de origen” en la sociedad AA00 y en el “activo fijo de destino ”en la sociedad AA31; esto no es correcto. La razón es que las variantes de transferencia 1 a 3 sólo pueden calcular los “valores proporcionales” correctamente si la transferencia tiene lugar al principio del ejercicio (1 - 15 de enero). Si se utilizan otras fechas, se producen problemas con el control de períodos. Por este motivo, SAP también proporciona las variantes de transferencia 7 y 8, que consideran los controles de períodos correspondientes. a)
Solución para 1: visualice las reglas de traspaso de campos: en Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones → Transferencia de activos fijos → Transferencia automática de activos fijos → Definir variantes de transferencia. En la ventana de diálogo Seleccionar actividad, seleccione Especif.transf.campos (si act.fj.nuevo, en soc.destino). En la tabla, seleccione Variante de transferencia 2. En la estructura de diálogo, haga doble clic para seleccionar Áreas de valoración. En la tabla, seleccione la entrada genérica. En la estructura de diálogo, haga doble clic para seleccionar Traspaso de campos p.grupos de campos. Ahora puede ver que debería copiarse la fecha de inicio de amortización normal.
b)
Solución para 2: en Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Observe los valores de la amortización planificada en el ejercicio actual para ambos activos fijos.
4.
Anule la transferencia anterior. Anule el movimiento en uno de los dos activos fijos (anulación). La operación de anulación en la otra sociedad se realizará automáticamente. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Anular documento → Otros documentos AF. Seleccione el activo fijo de origen de la sociedad AA##. Confirme su entrada. Anule la baja/operación de transferencia (razón de anulación 01). Resultado: también se anula el alta en la sociedad AA31. Grabe. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
5.
AC305
Para su coche de la empresa, contabilice otra transferencia en la sociedad AA31. Sin embargo, esta vez utilice la variante de transferencia 7, manteniendo los demás datos iguales: Fecha de referencia, de documento y de contabilización:
31 de diciembre EC
Especificaciones para los ingresos:
Valor contable neto del área 01
Transferencia a la sociedad:
AA31
Variante de transferencia:
7
Nuevo activo fijo (crear en la operación):
Sí
Centro de coste en la sociedad AA31:
T-F05A31
a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Traslado → Transferencia activos fijos. Para los demás datos, utilice la información proporcionada en el ejercicio. Seleccione Detalles → Simular. Grabe.
6.
Visualice los valores de balance de ambos registros maestros. ¿Cuál es el resultado? No se calcula ninguna amortización para el nuevo activo fijo en la sociedad AA31 en el ejercicio actual. El valor contable neto se distribuye solamente (de manera lineal) entre los tres años siguientes de uso. La amortización del ejercicio actual se puede ver al completo en el activo fijo en la sociedad AA##. Consejo: Si debe contabilizarse una transferencia con tipo de relación 1 una vez sin ingresos, deberá crearse una variante de transferencia aparte con clase de movimiento de baja 220. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Seleccione el nuevo activo fijo en la sociedad AA31. Resultado: este activo fijo no tiene ningún valor de amortización planificada para el ejercicio en curso.
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AC305
Lección: Transferencia de activos fijos en una sociedad y entre sociedades
Resumen de la lección Ahora podrá: • Representar en el sistema transferencias de activos fijos entre sociedades y dentro de la misma sociedad
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Lección: Activos fijos en curso (AFeC) Resumen de la lección En esta lección se describe la liquidación de los activos fijos en curso.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Representar los activos fijos en curso en el sistema
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean que les muestre cómo se liquidan los activos fijos en curso. La liquidación de activos fijos en curso sin integración con Gestión de inversiones (IM) es de especial interés aquí, porque los activos fijos en curso son bastante peculiares. La liquidación de activos fijos en curso (AFeC) se puede asignar en Contabilidad de activos fijos.
Gráfico 57: Activos fijos en curso
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Lección: Activos fijos en curso (AFeC)
Los activos fijos de producción propia tienen dos fases relevantes para Contabilidad de activos fijos: • •
La fase en curso La fase de vida útil
Generalmente, los activos fijos deben mostrarse en dos posiciones de balance distintas durante estas dos fases. Por ese motivo, durante la fase "en curso" los activos deberán gestionarse mediante objetos o registros maestros de activo fijo distintos a los del activo fijo final. El paso de activo fijo "en curso" a activo fijo final se denomina capitalización del activo fijo en curso. Puede gestionar la “fase en curso” en FI-AA de las maneras siguientes (dependiendo de las funciones que necesite): • •
Como registro maestro de activos fijos “normales” (para liquidación por totales) Como registro maestro de activos fijos con gestión de partidas individuales
Al capitalizar el activo fijo en curso, se trasladan los valores a uno o más activos fijos finales. Dicha transferencia se realiza mediante una suma global o una liquidación de la partida individual. Al capitalizar el activo fijo en curso, el sistema separa automáticamente los movimientos de los años anteriores de los del año en curso. Esta separación se realiza utilizando distintas clases de movimientos. Si tiene medidas de inversión de capital más globales, puede utilizar el componente Gestión de inversiones (IM) de SAP R/3. Dicho módulo permite representar inversiones de capital simultáneamente como activos fijos en curso (a efectos contables) y como órdenes CO o proyectos (a efectos de Controlling).
Gráfico 58: Activos fijos en curso: Liquidación de partidas individuales
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Al efectuar la liquidación de una partida individual de un activo fijo en curso en un activo fijo final, proceda como se describe a continuación: • • •
Seleccione todas las partidas individuales que desee liquidar en la misma proporción en el mismo receptor. Defina la regla de distribución para dichas partidas individuales. Contabilice la liquidación de partidas individuales en los receptores especificados utilizando la regla de distribución.
Tenga en cuenta que este procedimiento de contabilización liquida todas las partidas individuales que tienen una regla de contabilización asignada. Si desea liquidar mediante importes (posible desde SAP R/3 4.0) deberá seleccionar y distribuir las partidas individuales una por una. Al liquidar, no es preciso que liquide todas las partidas individuales a la vez ni que distribuya el 100% de cada partida individual. Para un activo en curso puede utilizar los grupos de reglas de distribución que ya ha creado.
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Lección: Activos fijos en curso (AFeC)
Ejercicio 8: Activos fijos en curso (AFeC) Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Liquidar un activo fijo en curso
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean que les muestre cómo se liquidan los activos fijos en curso. La liquidación de activos fijos en curso sin integración con Gestión de inversiones (IM) es de especial interés aquí, porque los activos fijos en curso son bastante peculiares.
Tarea: Contabilice altas para un activo fijo en curso y, después, capitalícelas en tres activos fijos de destino (máquinas 07–09) mediante la liquidación del AFeC. 1.
En primer lugar, debe asignar un perfil de liquidación a su sociedad. El sistema necesita este perfil para liquidar el activo fijo en curso. SAP proporciona el perfil de liquidación IE en el sistema estándar.
2.
Ahora, contabilice tres altas (para el ejercicio anterior y el ejercicio actual) para el activo en curso (antes debe haber creado el registro maestro):
3.
01 de enero EA:
10,000
01 de enero EA:
60,000
01 de febrero EC:
35,000
Ahora, el AFeC está completamente contabilizado, y ya puede distribuir sus valores y “capitalizarlo”. Liquide el alta de 60.000 completamente para la máquina 07. Liquide las otras dos altas para el AFeC de la manera siguiente: 70 por ciento para el activo fijo máquina 08 y 30 por ciento para el activo fijo máquina 09. Consejo: Puede especificar la fecha actual como fecha de liquidación, si el curso no se realiza en enero. Si el curso se realiza en enero, utilice como fecha de liquidación 18 de febrero EC. No olvide iniciar una ejecución de actualización después de la ejecución de test.
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2005/Q2
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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AC305
4.
Ahora llame a Asset Explorer para el AFeC. ¿El AFeC se ha abonado totalmente? ¿Es la misma clase de movimiento utilizada para todos los movimientos de crédito? Si no, ¿por qué?
5.
Observe los valores de los activos fijos para las máquinas 07 a 09. ¿Cómo se visualizan los valores en el cuadro de activos fijos?
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Lección: Activos fijos en curso (AFeC)
Solución 8: Activos fijos en curso (AFeC) Tarea: Contabilice altas para un activo fijo en curso y, después, capitalícelas en tres activos fijos de destino (máquinas 07–09) mediante la liquidación del AFeC. 1.
En primer lugar, debe asignar un perfil de liquidación a su sociedad. El sistema necesita este perfil para liquidar el activo fijo en curso. SAP proporciona el perfil de liquidación IE en el sistema estándar. a)
Información básica: Acceso vía menús a Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús a Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas→ Customizing → IMG → Tratamiento proyecto → IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos
b)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones→ Capitalizaciones de activos fijos en curso → Definir/asignar perfiles de liquidación. En la ventana de diálogo Seleccionar actividad, seleccione Especificar asignación de perfil de liquidación/sociedad. Asigne el perfil de liquidación AI a su sociedad, AA##.
2.
Ahora, contabilice tres altas (para el ejercicio anterior y el ejercicio actual) para el activo en curso (antes debe haber creado el registro maestro): 01 de enero EA:
10,000
01 de enero EA:
60,000
01 de febrero EC:
35,000
a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Contabilice las tres altas para el AFeC una tras otra, como se describe en el ejercicio.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
3.
AC305
Ahora, el AFeC está completamente contabilizado, y ya puede distribuir sus valores y “capitalizarlo”. Liquide el alta de 60.000 completamente para la máquina 07. Liquide las otras dos altas para el AFeC de la manera siguiente: 70 por ciento para el activo fijo máquina 08 y 30 por ciento para el activo fijo máquina 09. Consejo: Puede especificar la fecha actual como fecha de liquidación, si el curso no se realiza en enero. Si el curso se realiza en enero, utilice como fecha de liquidación 18 de febrero EC. No olvide iniciar una ejecución de actualización después de la ejecución de test. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización→ Capitalizar AFeC → Distribuir. Introduzca el número de activo del AFeC. Seleccione Documento → Ejecutar. Seleccione el alta con valor 60.000. Seleccione Tratar → Indicar reglas distrib. En la tabla, especifique el número de registro maestro de la máquina 07 como receptor de liquidación y confirme sus entradas. Retroceda. Seleccione las otras dos altas (de una vez → con la tecla Ctrl). Seleccione Tratar → Indicar reglas distrib. En la tabla, especifique el número de registro maestro de las máquinas 08 y 09 como receptor de liquidación, y los porcentajes (70 y 30). Confirme sus entradas. Retroceda. Grabe su entrada. Seleccione Entorno → Ejecutar liquidación. Seleccione Liquidación → Ejecutar, primero como ejecución de test y después como ejecución de actualización.
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2005/Q2
AC305
Lección: Activos fijos en curso (AFeC)
4.
Ahora llame a Asset Explorer para el AFeC. ¿El AFeC se ha abonado totalmente? ¿Es la misma clase de movimiento utilizada para todos los movimientos de crédito? Si no, ¿por qué? a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Las clases de movimientos de crédito no son las mismas, porque las altas del AFeC eran del ejercicio anterior y actual.
5.
Observe los valores de los activos fijos para las máquinas 07 a 09. ¿Cómo se visualizan los valores en el cuadro de activos fijos? a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Ahora puede consultar cada activo fijo uno tras otro. Para visualizar el cuadro de activos fijos para las máquinas 07 – 09 a la vez, seleccione Contabilidad de activos fijos → Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Explicaciones sobre balance → Internacional → Cuadro de activos fijos. Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Nºactivo fijo
Números de las máquinas 07 - 09
Variante de clasificación
0013
Listar activos fijos
Seleccionar
Ejecute el informe.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Resumen de la lección Ahora podrá: • Representar los activos fijos en curso en el sistema
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Lección: Amortización no planificada
Lección: Amortización no planificada Resumen de la lección En esta lección, obtendrá conocimientos sobre las amortizaciones no planificadas y cómo representar una amortización no planificada en el sistema.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Representar una amortización no planificada en el sistema
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean que les muestre las características de las amortizaciones no planificadas en el sistema.
Gráfico 59: Amortización no planificada
Además del cálculo automático de la amortización mediante claves de amortización, también es posible planificar la amortización manual para activos fijos individuales en el Sistema FI-AA. Al introducir una clase de movimiento, el sistema detecta que se desea realizar una amortización manual (por ejemplo, una amortización del valor parcial). En una ventana de diálogo se pueden seleccionar las áreas de valoración para las que se desea contabilizar la amortización. La amortización podría ser una amortización del valor parcial, por ejemplo, que está permitida para la amortización contable pero no para la amortización fiscal.
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
AC305
Tras haber realizado la planificación manual de la amortización, el sistema no creará un documento FI inmediatamente. Este documento no se genera hasta que se ejecuta el programa de contabilización de amortizaciones. Log: Puede utilizar un informe especial para visualizar la amortización manual: SAP Easy Access → Activos fijos → Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Explicaciones sobre PyG → Internacional → Amortizaciones manuales. De modo parecido, puede contabilizar las correcciones y postcapitalizaciones seleccionando la clase adecuada de movimiento y las áreas de valoración que desee contabilizar.
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2005/Q2
AC305
Lección: Amortización no planificada
Ejercicio 9: Amortización no planificada Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Asignar una reducción de valor no planificada a largo plazo en el sistema
Ejemplo empresarial Los empleados del departamento de Contabilidad de activos fijos desean asignar una reducción no planificada a largo plazo del valor de un activo en el sistema.
Tarea: Opcional: la segunda carretilla, que se entregó y capitalizó el año pasado (véase el ejercicio de la unidad “Datos maestros”), fue objeto de un accidente este año.
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1.
Introduzca en el sistema esta reducción de valor no planificada a largo plazo con fecha de hoy. El importe de la amortización no planificada debería ser superior en el área de valoración contable que en el área de valoración de contabilidad de costes.
2.
Visualice los valores de balance. Explique al responsable de contabilidad de activos fijos correspondiente por qué no hay ningún documento FI.
3.
¿Qué clase de movimiento utilizaría para contabilizar la amortización no planificada en una nueva alta?
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Capítulo 3: Movimientos de activos fijos
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Solución 9: Amortización no planificada Tarea: Opcional: la segunda carretilla, que se entregó y capitalizó el año pasado (véase el ejercicio de la unidad “Datos maestros”), fue objeto de un accidente este año. 1.
Introduzca en el sistema esta reducción de valor no planificada a largo plazo con fecha de hoy. El importe de la amortización no planificada debería ser superior en el área de valoración contable que en el área de valoración de contabilidad de costes. a)
Información básica: Acceso vía menús a la Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas→ Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto→ IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Corr.manual valores → Amo no planificada. Introduzca el número de activo fijo de la segunda carretilla. Confirme sus entradas. Introduzca el importe de amortización no planificada. Confirme sus entradas. Ahora, el sistema propone las otras áreas de valoración una tras otra. Introduzca un valor más bajo para el área 20. Seleccione Áreas val. para obtener un resumen de las áreas de valoración que se van a contabilizar. Grabe.
2.
Visualice los valores de balance. Explique al responsable de contabilidad de activos fijos correspondiente por qué no hay ningún documento FI. a)
3.
¿Qué clase de movimiento utilizaría para contabilizar la amortización no planificada en una nueva alta? a)
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En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer.
Clase de movimiento 650
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AC305
Lección: Amortización no planificada
Resumen de la lección Ahora podrá: • Representar una amortización no planificada en el sistema
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Resumen del capítulo
AC305
Resumen del capítulo Ahora podrá: • Contabilizar las altas de activos integradas y no integradas en el sistema • Contabilizar las bajas de activos integradas y no integradas en el sistema • Representar en el sistema transferencias de activos fijos entre sociedades y dentro de la misma sociedad • Representar los activos fijos en curso en el sistema • Representar una amortización no planificada en el sistema
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Capítulo 4 Operaciones periódicas Resumen del capítulo En esta unidad se ofrece un resumen de las operaciones periódicas. Además de recibir información detallada sobre la contabilización de amortizaciones y la determinación de los valores de activos fijos relacionados, obtendrá información sobre las actividades de cierre, el cambio de ejercicio y el cierre del ejercicio, y practicará realizando las funciones relacionadas.
Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • • • •
Definir áreas de valoración Describir cómo se utiliza una condición de amortización en distintas áreas de valoración Controlar el cálculo de la amortización Analizar valores de amortización Iniciar la ejecución de la contabilización de amortizaciones Explicar las tareas del programa de cambio de ejercicio y del programa de cierre del ejercicio Explicar los escenarios de soluciones para generar informes financieros paralelos Crear y configurar un área de valoración nueva
Contenido del capítulo Lección: Amortización..........................................................166 Ejercicio 10: Amortización.................................................179 Lección: Cambio y cierre de ejercicio ........................................197 Ejercicio 11: Cambio y cierre de ejercicio ...............................201 Lección: Informes financieros paralelos .....................................205 Ejercicio 12: Informes financieros paralelos ............................ 211
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Lección: Amortización Resumen de la lección En esta lección, obtendrá información sobre el cálculo y la contabilización de amortizaciones, incluso cómo analizar valores de amortización e iniciar el proceso de contabilización de amortizaciones.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • • • •
Definir áreas de valoración Describir cómo se utiliza una condición de amortización en distintas áreas de valoración Controlar el cálculo de la amortización Analizar valores de amortización Iniciar la ejecución de la contabilización de amortizaciones
Ejemplo empresarial Se han completado las actividades de test iniciales. Se han creado y contabilizado activos. Ahora, debe dar soporte al departamento de Contabilidad de activos fijos durante el cierre de mes.
Gráfico 60: Operaciones periódicas: Resumen
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AC305
Lección: Amortización
Entre las operaciones periódicas se incluyen las tareas de Contabilidad de activos fijos que deben realizarse en intervalos periódicos. Si desea planificar costes primarios por centros de coste puede determinar periódicamente la amortización y el interés previstos y transferirlos a la planificación de costes primarios del sistema CO mediante un informe. El fomento a la inversión es un subsidio que recibe una empresa para determinadas inversiones en activos fijos. Los activos fijos que son elegibles para subsidios de este tipo están marcados en los registros maestros de activos fijos con una clave de fomento a la inversión. Todas las especificaciones para la aplicación de un fomento a la inversión se almacenan en la definición de esta clave. Puede contabilizar la aplicación manualmente o en un procedimiento en masa. En los países con altos índices de inflación o deflación es necesaria una gestión de la inflación. También puede utilizar el Schedule Manager de FI-AA para definir, planificar, procesar y controlar procesos que se repiten de forma periódica.
Gráfico 61: Valoración
El sistema identifica las áreas de valoración mediante una clave numérica de dos caracteres. También puede definir para cada área de valoración la forma de contabilizar los valores del cuadro de activos fijos (CAP, amortización acumulada proporcional) y la amortización en las cuentas de mayor. Sólo se pueden crear áreas de valoración para generar informes; estas áreas muestran los valores del balance de activos fijos y calculan la amortización, pero los valores no se contabilizan en el libro mayor.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Puede calcular distintos valores en un área de valoración para una finalidad concreta (por ejemplo, para el balance, contabilidad de costes o para fines fiscales). También definirá para cada área de valoración los valores que se gestionarán (por ejemplo, CAP o valor neto contable positivo/negativo). Para cada área de valoración se definirá también la forma en que se transferirán los valores de contabilización y las condiciones de amortización a otras áreas. También deberá introducirse otra información (frecuencia, procedimiento y asignación de cuentas CO) para la contabilización de amortizaciones.
Gráfico 62: Amortización
Puede definir los tipos de amortización que se utilizarán para cada área de amortización (es decir, amortización normal, especial o planificada). El sistema soporta las siguientes clases de amortización directa: • • •
Amortización normal Amortización especial Amortización no planificada
Amortización normal: ésta es la reducción planificada del valor de balance debido al desgaste normal. Amortización especial: representa una clase de amortización de desgaste basada puramente en los impuestos. Esta forma de amortización, por lo general, permite una amortización por porcentajes del valor de balance dentro de un período de concesión tributaria sin tener en cuenta el desgaste del activo fijo.
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AC305
Lección: Amortización
Amortización no planificada: está relacionada con circunstancias inusuales, como una avería en el activo fijo, que conducen a una reducción permanente de su valor. Amortización en función de la producción: permite tener en cuenta las fluctuaciones en la actividad para el cálculo de amortizaciones. Hace que el importe de la amortización dependa del uso estacional del activo fijo (por ejemplo, el número de kilómetros recorridos o de unidades producidas).
Gráfico 63: Métodos de cálculo de amortizaciones
Las especificaciones y los parámetros que el sistema necesita para calcular los importes de amortización se introducen en métodos de cálculo. Los métodos de cálculo sustituyen la clave interna de cálculo de la clave de amortización. Métodos de cálculo individual: • • • • •
Método básico Métodos degresivos Métodos de importe máximo Métodos de varios niveles Métodos de cálculo de amortización por períodos
Los métodos de cálculo se pueden asignar a una clave de amortización. Las tablas antiguas se migran automáticamente a las tablas nuevas durante un upgrade. Deberá establecerse el status de las nuevas claves de amortización como activo para poder trabajar con ellas. De lo contrario, el sistema continuará utilizando las claves antiguas.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Ventajas de utilizar métodos de cálculo: • • •
Los requerimientos de cada país están representados por los métodos específicos de un plan de cuentas concreto. Evitan tener que utilizar un número cada vez mayor de claves de cálculo internas. Se pueden introducir claves de amortización como valores propuestos para una sociedad o área de valoración determinados.
Gráfico 64: Cálculo de valores de amortización
El registro maestro de activo fijo contiene las condiciones de amortización. En la figura 64, el sistema calcula la amortización anual mediante la clave de amortización y la vida útil. En función de la finalidad del área de amortización, se calculan también otras condiciones como la revalorización o los intereses del área analítica. El sistema determina la fecha de inicio de la amortización utilizando la fecha de capitalización y el método de cálculo de amortización por períodos. Asset Explorer muestra los valores y la amortización para cada movimiento y cada área. Desde Asset Explorer, se puede mostrar el cálculo de los valores de amortización. Tenga en cuenta que cambiando la definición de Customizing de las claves de amortización no se produce una corrección automática de los valores de amortización que se han calculado ya para activos fijos individuales. Para que se realice dicha corrección deberá ejecutar un recálculo de la amortización.
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AC305
Lección: Amortización
Sin embargo, si modifica las condiciones de amortización de un activo fijo, los valores se recalcularán en función de ellas.
Gráfico 65: Amortización contable
En el área contable, el sistema calcula la amortización contable (amortización permitida por las leyes comerciales) sin amortización especial.
Gráfico 66: Área de contabilidad de costes
Puede definir si desea que se calculen también los intereses del área de amortización analítica y si deberá continuarse la amortización en valores negativos. Estas especificaciones se realizan al definir las áreas de valoración. Puede utilizar series de índices para la indexación del valor de reposición.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
En el ejemplo de la figura 66 se asumen las siguientes condiciones de amortización: Clave de amortización: LINA (línea a partir del valor de reposición, pro rata temporis, con atenuación/interés) • • •
Fecha de inicio de amortización normal: febrero de 01, YYYY (amortización e interés en el año 1: 11/12 del valor anual) Índice 103 por ciento para CAP (el cálculo de la amortización desde el segundo año se basa en el valor de reposición indexado). Interés: interés del 10 por ciento sobre la mitad del valor de adquisición
Cálculo automático: •
•
•
Amortización después de la vida útil planificada: indica que desea que el sistema continúe la amortización después de que termine la vida útil planificada. Amortización por debajo del valor contable: establezca este indicador si desea que el sistema continúe la amortización después de que el valor contable sea cero. El área de valoración deberá permitir valores contables negativos (puede utilizarse una clave de cambio). Vida efectiva después del fin planificado (con atenuación): la vida real, y no la planificada, determina el importe de la amortización. Ejemplo: la vida útil es de 10 años, por lo que hay una amortización de 1/10 cada año. Este indicador reduce el importe de amortización de 1/10 del CAP a 1/11 en el 11º año y así sucesivamente, por lo que el importe de amortización disminuye después del fin planificado.
Gráfico 67: Intereses del área analítica
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AC305
Lección: Amortización
Para la contabilidad de costes, podría ser de utilidad calcular los intereses del área analítica sobre el capital ligado en activos fijos. Especifique las parametrizaciones siguientes: • • • •
Permitir el cálculo de intereses del área analítica en el área de valoración. Determinar que deberán contabilizarse los intereses de la sociedad y el área de valoración correspondiente. Utilice una clave de amortización en la que se asignen métodos de cálculo para la clase de amortización Intereses o defina una clave propia. Si el cálculo de los intereses se basa en el valor de reposición, el sistema calcula los intereses indexados.
El sistema contabiliza los intereses de forma simultánea durante la ejecución de contabilización de amortizaciones. Contabiliza en las cuentas que se introducen en la determinación de cuentas relevante para cada área de valoración. Por otro lado, puede realizarse una imputación adicional en el centro de coste o la orden interna introducida en cada registro de activo fijo (como es el caso en las amortizaciones). En este ejemplo se asume lo siguiente: • • •
Método de amortización: porcentaje definido (10 por ciento) Valor base: mitad del valor de adquisición Cálculo automático: amortización después de la vida útil planificada
Gráfico 68: Valores de reposición: Índice
Si se ha utilizado la revalorización (indexación) para un área de valoración, podrá especificar una serie de índices para el cálculo del valor de reposición. Se introduce la serie de índices en el activo fijo o en la clase de activos fijos.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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La serie de índices debe asignarse a una clase de índice. Esta clase contiene los parámetros de control esenciales para la serie de índices. Sólo se utilizan clases de índice dependientes del ejercicio. Para cada ejercicio deberán especificarse números de puntos de índice de la serie de índices. En el caso de que no existieran, el sistema cambiaría al valor de revalorización anual simulado. Puede calcularse también una revalorización indexada para la amortización acumulada y los intereses del área analítica (si la clave de cálculo de intereses se basa en el valor de reposición). Especifique en el área de valoración si desea contabilizar los valores en el libro mayor, indicando si desea contabilizar sólo la revalorización de CAP o que también se incluya la amortización/interés.
Gráfico 69: Programa de contabilización de amortizaciones
El programa de contabilización de amortizaciones RAPOST2000 permite contabilizar: • • • • •
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Amortización normal (amortización contable y contabilidad de costes) Amortización fiscal, o asignación y liquidación de reservas debidas a la amortización fiscal especial Amortización no planificada (u otra amortización planificada manualmente) Intereses del área analítica Revalorización de CAP o de la amortización acumulada
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Lección: Amortización
Hasta SAP R/3 4.6C, inclusive, es necesario crear un juego de datos batch input con el programa de contabilización anterior, RABUCH00. Este juego de datos batch input contiene los documentos de contabilización de amortizaciones del libro mayor. Para contabilizar los documentos en el libro mayor, es necesario procesar el juego de datos batch input. El programa RAPOST2000 contabiliza los valores directamente en las cuentas de mayor y en objetos de imputación adicionales. Utilice una ejecución de test para comprobar los posibles errores (como centros de coste bloqueados). Cualquier error que se produzca aparece en una lista de errores. Sólo se pueden contabilizar objetos de imputación CO reales. Sin embargo, se pueden contabilizar otros valores estadísticos para otros objetos.
Gráfico 70: Especificar/activar tipos de imputaciones
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Los accesos vía menús necesarios para estas parametrizaciones son: • • •
•
Para 1: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración general → Áreas de valoración → Definir áreas de valoración. Para 2: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Asignar cuentas de mayor. Para 3: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar amortizaciones en el libro mayor → Fijar clase documento para contabilizar la amortización → Fijar clase documento para contabilizar la amortización . Para 4: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar amortizaciones en el libro mayor → Especificar periocidad/reglas contabilización. Seleccione la sociedad y el área de valoración en la estructura de diálogo.
•
•
Para 5: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Obj.imputación a contab.asociadamente → Activar objetos de imputación. Para 6: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Obj.imputación a contab.asociadamente → Fijar clases imputación para objetos imputación. –
Hay un programa que muestra todos los objetos de imputación activos: RAACCOBJ01 (transacción: AACCOBJ).
Gráfico 71: Log de RAPOST2000 (ejecución de test)
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2005/Q2
AC305
Lección: Amortización
RAPOST2000, a diferencia de su predecesor, RABUCH00, realiza todas las comprobaciones esenciales durante la ejecución de test, y registra los errores: • •
• •
•
Objetos de imputación incorrectos (por ejemplo, un centro de coste que está bloqueado en CO) Tipos de imputación que no existen en Customizing de Contabilidad de activos fijos; se recibe el mensaje de error “La cuenta xxxx requiere una imputación contra un objeto de CO” Cuentas que faltan para la contabilización de amortizaciones Períodos contables que se introducen incorrectamente (en relación con el “intervalo de contabilización” especificado en Customizing) en la pantalla inicial de RAPOST2000 Parametrizaciones que faltan para el ciclo de contabilización de amortizaciones en el área de valoración
Los errores se indican mediante un icono de “semáforo” en rojo al final del log. Puede seleccionar el pulsador Error list para ver más detalles. También hay una función de simulación de documentos relacionada con la ejecución de test de RAPOST2000. Si hace doble clic, desde el log irá directamente a un documento simulado. Si se ejecuta una ejecución de actualización de RAPOST2000, se podrán ver todos los documentos del período en el log de ejecución de contabilización. El programa que lo permite es RAPOST2001.
Gráfico 72: Contabilización amortización de altas en ejercicio
El sistema soporta dos métodos para la distribución de la amortización pronosticada en los períodos de contabilización: el reparto proporcional o el procedimiento de recuperación.
2005/Q2
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
La diferencia entre ambos métodos se observa en el tratamiento de las altas o las postcapitalizaciones que suceden durante el ejercicio: •
Al utilizar el reparto proporcional, la amortización se distribuye equitativamente entre los períodos, desde el período de amortización actual hasta el final del ejercicio (independientemente de la fecha de valor del movimiento). Ejemplo: Amortización: 1200 / 8 = 150 por período de amortización desde el período de alta
•
Con el procedimiento de recuperación, la amortización en el movimiento (desde el inicio de la capitalización hasta el período actual) se contabiliza como una suma global. El programa de contabilización de amortizaciones contabiliza este importe en el período de contabilización en el que se encuentra la fecha de contabilización del movimiento.
Ejemplo: amortización: 500 en el período 05 (enero-mayo) y 100 para los meses siguientes. Si se alteran las condiciones de amortización después de contabilizar altas y amortización en un activo fijo, el método de reparto proporcional distribuye la diferencia entre la amortización anual planificada y la amortización ya contabilizada de forma uniforme en el resto de períodos de contabilización. El procedimiento de recuperación contabiliza la diferencia en una suma global del mes actual.
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Lección: Amortización
Ejercicio 10: Amortización Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Analizar valores de amortización • Controlar importes de amortización • Iniciar la ejecución de la contabilización de amortizaciones
Ejemplo empresarial Se han completado las actividades de test iniciales. Se han creado y contabilizado activos. Ahora, debe dar soporte al departamento de Contabilidad de activos fijos durante el cierre de mes.
Tarea 1: Realice la tarea siguiente. 1.
En primer lugar, verifique en la IMG las áreas de valoración del plan de valoración que permiten la amortización normal. No cambie ninguna de las entradas.
Tarea 2: Realice las tareas siguientes. 1.
Contabilice 10.000 el 01 enero EC en uno de sus registros maestros de clase 3000 (mobiliario y equipo de oficina) donde no se han contabilizado datos.
2.
Si inicia ahora Asset Explorer, verá que el sistema muestra una amortización planificada de 3.000 para el ejercicio actual, debido a la clave de amortización DG30 en el área 01. ¿Es así?
3.
En modo de modificación, vaya al registro maestro de activos fijos y cambie las condiciones de amortización de las áreas de valoración 01 y 02 de DG30 a LINR. Grabe los cambios y lea los mensajes de advertencia que muestra el sistema durante todo el proceso; para ello, haga doble clic en ellos.
4.
Vuelva a analizar la amortización contable planificada en Asset Explorer. ¿Ha cambiado el importe de la amortización planificada? Visualice el cálculo del importe de la amortización planificada.
Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
5.
AC305
Opcional: uno de los textos de los mensajes de advertencia mostrados en la tarea 5-2-2 explica la situación con la “transferencia (una a una) de las condiciones de amortización.” ¿En qué lugar de Customizing de Contabilidad de activos fijos se puede encontrar la tabla o las opciones de control para su plan de valoración, AA##? No realice cambios aquí.
Tarea 3: Consejo: En SAP R/3 4.6, las claves de cálculo internas de la clave de amortización se sustituyeron por métodos de cálculo. Para poder utilizar las nuevas claves de amortización después de una actualización a SAP R/3 4.6 o posterior, debe cambiar su status de migrated a activo. 1.
En el sistema de formación, todas las claves de amortización deben tener status activo. Sin embargo, para asegurarse, vaya a Customizing de nuevo, utilizando su plan de valoración, AA##.
2.
¿Cómo se llama la transacción?
Tarea 4: Opcional, pero ejemplo típico del día a día: Las secciones Nota de SAP 328780 se enumeran a continuación: Nota de SAP 328780, Página 1 Número
328780
Versión
7 con fecha 15 de agosto de 2002
Realizada el
16.08.2002
Idioma
EN
Texto
Cambios en virtud de la ley alemana de reducción de impuestos
Responsable
P. Musterman
Componente FI-AA
Contabilidad de activos fijos
Texto explicativo / Síntoma: con la aplicación de la ley alemana sobre reducción de impuestos, las medidas siguientes son importantes para la valoración de activos fijos complejos: 1. .... 2. Reducción de la amortización lineal de construcciones en los activos fijos de la compañía del 4 % al 3 %. Continúa en la página siguiente
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2005/Q2
AC305
Lección: Amortización
Solución 1. .... 2. Procedimiento en el release 4.6A: crear una nueva clave de amortización (por ejemplo, GL30), copiando la clave de amortización GL20; reemplazar el método de varios niveles 007 por un nuevo método de varios niveles A##, que debe tener las siguientes entradas permitidas: Año de alta
Año
Por
Valor base
Porcentaje
9999
999
12
01
3,0000
Procedimiento hasta el release 4.5B (inclusive): .... 1.
Implemente la solución antes descrita para su plan de valoración, AA##. Consejo: Cuando cree el nuevo método de varios niveles, puede simplificar el procedimiento utilizando una referencia, copiando un método existente (por ejemplo, el método de varios niveles 007) y cambiando la copia.
2.
Ahora, vaya hasta su registro maestro de construcciones (todavía sin contabilizar) y cambie las condiciones de amortización de todas las áreas de GD50 a la nueva clave de amortización GL30. Cambie también la vida útil del activo fijo de los 50 años originales a 33 años.
3.
Ahora contabilice 1,000.000 en este registro maestro el 01 enero EC.
4.
Observe los valores en Asset Explorer. ¿La nueva clave de amortización calcula los valores correctamente? ¿Cómo es de elevado el importe de la amortización planificada anual? ¿Cuándo se producirá la liquidación completa del activo fijo del área de valoración 01?
Tarea 5: Realice las tareas siguientes. 1.
Opcional: realice una contabilización de alta en uno de sus registros maestros sin contabilizar de clase 3200 el 15 enero EC, por un importe de 7.000.
2.
Compruebe los valores del área de valoración de contabilidad de costes (20). En concreto, observe el valor de CAP y el interés (contabilidad de costes), y cómo se desarrollarán estos valores en el futuro, porque el efecto del índice (de la serie de índices 00070) no se apreciará hasta el ejercicio siguiente. Esto significa que desde EC+1, debería observarse un importe Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
en la fila Revalorización/devaluación que aumenta el valor de CAP. La amortización normal planificada se calcula para EC+1 a partir de este valor de reposición. 3.
Cree una nueva serie de índices, AA##, en la clase de índice 3. Tome el ejercicio actual como año base con el número de clave de valoración 100 y reduzca este importe en 10 puntos al año durante tres años. Si lo desea, puede trabajar con un índice anual simulado al 5 % una vez finalizado este período.
4.
En su activo fijo, reemplace la serie de índices 00070 por la nueva serie de índices AA##. Después, vaya a Asset Explorer y observe si la revalorización se ha calculado según su nueva serie de índices.
Tarea 6: Ahora, debe contabilizar la amortización de todo el ejercicio anterior para su sociedad, AA##. Primero compruebe que ha realizado todas las parametrizaciones necesarias en Customizing. 1.
Los objetos de imputación activos del mandante que está utilizando deben ser como mínimo el centro de coste (KOSTL) y el juego de herramientas (FKBER). ¿Es así? Atención: NO MODIFIQUE LAS ENTRADAS DE LA TABLA. Puede haber otros objetos activos. Atención: estos ejercicios no se pueden realizar de esta manera en EE.UU. Su instructor le proporcionará más información en este caso.
2.
En el área de contabilidad de costes, desea contabilizar la amortización analítica (costes) en un centro de coste en la ejecución de contabilización de amortizaciones. Para el objeto de imputación centro de coste, compruebe si se ha establecido una clase de imputación (de amortización) para su sociedad, AA## (en el área de valoración 20). Consejo: Si su sociedad también puede contabilizar la amortización en un pedido interno, esto no representa un problema y no necesita modificarse.
3.
Compruebe qué tipo de documento se especifica en su sociedad, AA##, para la contabilización de amortizaciones.
4.
Asegúrese de que todas las áreas de valoración de su sociedad, AA##, contabilizan la amortización mensualmente como valor de propuesta.
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AC305
Lección: Amortización
5.
Además, el área de valoración 20 (contabilidad de costes) de su plan de valoración, AA##, debería contabilizar los intereses del área analítica junto con la amortización.
6.
Realice una ejecución de test del programa de contabilización de amortizaciones para su sociedad, AA##, para el mes de enero del ejercicio anterior. Elija Listar activos fijos. Compare las columnas que muestran los importes planificados y por contabilizar.
7.
Ahora, debe especificar la amortización del ejercicio anterior en un solo paso. Por tanto, realice una ejecución de test más (no planificada) para todo el ejercicio anterior. Analice el log de la ejecución de test y visualice uno o varios documentos simulados. ¿Es correcta la clase de documento?
8.
Realice la ejecución de actualización para su sociedad, AA##, (en proceso de fondo) para todo el ejercicio anterior. Especifique la impresora LP01 como dispositivo de salida. Inicie el trabajo inmediatamente.
Tarea 7: Realice las tareas siguientes. 1.
Llame al nuevo log (RAPOST2001) de la ejecución de amortización que se acaba de contabilizar. O bien, puede hacer que el sistema muestre todos los activos fijos. Aquí también puede visualizar los documentos contabilizados cuando lo desee.
2.
Desde el log, vaya directamente al monitor de Schedule Manager. ¿Cuáles eran las horas de inicio y finalización de su programa?
Tarea 8: Realice las tareas siguientes. 1.
Llame a Asset Explorer y utilice su máquina 3 como ejemplo (máquina “con baja total”) para comprobar si la amortización del ejercicio anterior está marcada como “contabilizada”.
2.
¿Encuentra también el número de documento de contabilización de amortización en Asset Explorer?
Tarea 9: Realice la tarea siguiente. 1.
Opcional: con la implementación de SAP R/3 4.7, decide asignar la amortización contable del área de valoración 20 a los elementos PEP con el programa de contabilización de amortizaciones. ¿Cuáles son las dos parametrizaciones básicas que debe realizar en Customizing de Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Contabilidad de activos fijos para poder mantener un elemento PEP en los datos maestros de activos fijos y, después, contabilizar realmente la amortización en este objeto?
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2005/Q2
AC305
Lección: Amortización
Solución 10: Amortización Tarea 1: Realice la tarea siguiente. 1.
En primer lugar, verifique en la IMG las áreas de valoración del plan de valoración que permiten la amortización normal. No cambie ninguna de las entradas. a)
Información básica: Acceso vía menús a la aplicación Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA):SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas → Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto → IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Amortizaciones → Amortizaciones normales → Determinar áreas de valoración.
Tarea 2: Realice las tareas siguientes. 1.
Contabilice 10.000 el 01 enero EC en uno de sus registros maestros de clase 3000 (mobiliario y equipo de oficina) donde no se han contabilizado datos. a)
2.
Si inicia ahora Asset Explorer, verá que el sistema muestra una amortización planificada de 3.000 para el ejercicio actual, debido a la clave de amortización DG30 en el área 01. ¿Es así? a)
3.
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida.
Sí, es así.
En modo de modificación, vaya al registro maestro de activos fijos y cambie las condiciones de amortización de las áreas de valoración 01 y 02 de DG30 a LINR.
Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Grabe los cambios y lea los mensajes de advertencia que muestra el sistema durante todo el proceso; para ello, haga doble clic en ellos. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Modificar → Activo fijo. Realice los cambios como se describe en el ejercicio. Atención: Después de leer los mensajes de advertencia, no olvide grabar.
4.
Vuelva a analizar la amortización contable planificada en Asset Explorer. ¿Ha cambiado el importe de la amortización planificada? Visualice el cálculo del importe de la amortización planificada. a)
5.
Sí, es así. El importe de la amortización planificada es de 2.000 por ejercicio durante cinco ejercicios.
Opcional: uno de los textos de los mensajes de advertencia mostrados en la tarea 5-2-2 explica la situación con la “transferencia (una a una) de las condiciones de amortización.” ¿En qué lugar de Customizing de Contabilidad de activos fijos se puede encontrar la tabla o las opciones de control para su plan de valoración, AA##? No realice cambios aquí. a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración → Áreas de valoración → Specify Transfer of Depreciation Terms.
Tarea 3: Consejo: En SAP R/3 4.6, las claves de cálculo internas de la clave de amortización se sustituyeron por métodos de cálculo. Para poder utilizar las nuevas claves de amortización después de una actualización a SAP R/3 4.6 o posterior, debe cambiar su status de migrated a activo. 1.
En el sistema de formación, todas las claves de amortización deben tener status activo. Sin embargo, para asegurarse, vaya a Customizing de nuevo, utilizando su plan de valoración, AA##. a)
2.
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Amortizaciones → Métodos de valoración → Clave de amortización → Actualizar clave de amortización.
¿Cómo se llama la transacción? a)
La transacción se denomina AFAMA.
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Lección: Amortización
Tarea 4: Opcional, pero ejemplo típico del día a día: Las secciones Nota de SAP 328780 se enumeran a continuación: Nota de SAP 328780, Página 1 Número
328780
Versión
7 con fecha 15 de agosto de 2002
Realizada el
16.08.2002
Idioma
EN
Texto
Cambios en virtud de la ley alemana de reducción de impuestos
Responsable
P. Musterman
Componente FI-AA
Contabilidad de activos fijos
Texto explicativo / Síntoma: con la aplicación de la ley alemana sobre reducción de impuestos, las medidas siguientes son importantes para la valoración de activos fijos complejos: 1. .... 2. Reducción de la amortización lineal de construcciones en los activos fijos de la compañía del 4 % al 3 %. Solución 1. .... 2. Procedimiento en el release 4.6A: crear una nueva clave de amortización (por ejemplo, GL30), copiando la clave de amortización GL20; reemplazar el método de varios niveles 007 por un nuevo método de varios niveles A##, que debe tener las siguientes entradas permitidas: Año de alta
Año
Por
Valor base
Porcentaje
9999
999
12
01
3,0000
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Procedimiento hasta el release 4.5B (inclusive): .... 1.
Implemente la solución antes descrita para su plan de valoración, AA##. Consejo: Cuando cree el nuevo método de varios niveles, puede simplificar el procedimiento utilizando una referencia, copiando un método existente (por ejemplo, el método de varios niveles 007) y cambiando la copia.
2.
a)
Copie la clave de amortización: en Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Amortizaciones → Métodos de valoración → Clave de amortización.
b)
Copie el método de cálculo de amortización por niveles: en Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Amortizaciones → Métodos de valoración → Clave de amortización → Métodos de cálculo → Definir métodos de cálculo de amortización por niveles///.
c)
Introduzca el nuevo método de cálculo de amortización por niveles en la nueva clave de amortización: en Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Amortizaciones → Métodos de valoración → Clave de amortización → Actualizar clave de amortización.
Ahora, vaya hasta su registro maestro de construcciones (todavía sin contabilizar) y cambie las condiciones de amortización de todas las áreas de GD50 a la nueva clave de amortización GL30. Cambie también la vida útil del activo fijo de los 50 años originales a 33 años. a)
3.
Ahora contabilice 1,000.000 en este registro maestro el 01 enero EC. a)
4.
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Modificar → Activo fijo. En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida.
Observe los valores en Asset Explorer. ¿La nueva clave de amortización calcula los valores correctamente? ¿Cómo es de elevado el importe de la amortización planificada anual? ¿Cuándo se producirá la liquidación completa del activo fijo del área de valoración 01? a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer.
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2005/Q2
AC305
Lección: Amortización
Tarea 5: Realice las tareas siguientes. 1.
Opcional: realice una contabilización de alta en uno de sus registros maestros sin contabilizar de clase 3200 el 15 enero EC, por un importe de 7.000. a)
2.
Compruebe los valores del área de valoración de contabilidad de costes (20). En concreto, observe el valor de CAP y el interés (contabilidad de costes), y cómo se desarrollarán estos valores en el futuro, porque el efecto del índice (de la serie de índices 00070) no se apreciará hasta el ejercicio siguiente. Esto significa que desde EC+1, debería observarse un importe en la fila Revalorización/devaluación que aumenta el valor de CAP. La amortización normal planificada se calcula para EC+1 a partir de este valor de reposición. a)
3.
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer.
Cree una nueva serie de índices, AA##, en la clase de índice 3. Tome el ejercicio actual como año base con el número de clave de valoración 100 y reduzca este importe en 10 puntos al año durante tres años. Si lo desea, puede trabajar con un índice anual simulado al 5 % una vez finalizado este período. a)
4.
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida.
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoraciones especiales → Revalorizaciones/devaluaciones de los activos fijos → Valores de reposición indexados → Definir series de índices.
En su activo fijo, reemplace la serie de índices 00070 por la nueva serie de índices AA##. Después, vaya a Asset Explorer y observe si la revalorización se ha calculado según su nueva serie de índices. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Modificar → Activo fijo.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Tarea 6: Ahora, debe contabilizar la amortización de todo el ejercicio anterior para su sociedad, AA##. Primero compruebe que ha realizado todas las parametrizaciones necesarias en Customizing. 1.
Los objetos de imputación activos del mandante que está utilizando deben ser como mínimo el centro de coste (KOSTL) y el juego de herramientas (FKBER). ¿Es así? Atención: NO MODIFIQUE LAS ENTRADAS DE LA TABLA. Puede haber otros objetos activos. Atención: estos ejercicios no se pueden realizar de esta manera en EE.UU. Su instructor le proporcionará más información en este caso. a)
2.
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Obj.imputación a contab.asociadamente → Activar objetos de imputación.
En el área de contabilidad de costes, desea contabilizar la amortización analítica (costes) en un centro de coste en la ejecución de contabilización de amortizaciones. Para el objeto de imputación centro de coste, compruebe si se ha establecido una clase de imputación (de amortización) para su sociedad, AA## (en el área de valoración 20). Consejo: Si su sociedad también puede contabilizar la amortización en un pedido interno, esto no representa un problema y no necesita modificarse. a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Obj.imputación a contab.asociadamente → Fijar clases imputación para objetos imputación. En la tabla, seleccione su sociedad, AA##. En la ventana de diálogo, haga doble clic para seleccionar Área de valoración. En la tabla, seleccione área de valoración 20. En la ventana de diálogo, haga doble clic para seleccionar Objetos de imputación.
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AC305
Lección: Amortización
3.
Compruebe qué tipo de documento se especifica en su sociedad, AA##, para la contabilización de amortizaciones. a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar amortizaciones en el libro mayor → Fijar clase documento para contabilizar la amortización. En la ventana de diálogo Seleccionar actividad, seleccione Fijar clase de documento para contabilizar la amortización. Se especifica la clase de documento AF.
4.
Asegúrese de que todas las áreas de valoración de su sociedad, AA##, contabilizan la amortización mensualmente como valor de propuesta. a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar amortizaciones en el libro mayor → Especificar periocidad/reglas contabilización. En la tabla, seleccione su sociedad, AA##. En la ventana de diálogo, haga doble clic para seleccionar Reglas de amortización. Ahora, haga doble clic en el área 01 y/o 20. La contabilización mensual debería efectuarse en esta área o áreas.
5.
Además, el área de valoración 20 (contabilidad de costes) de su plan de valoración, AA##, debería contabilizar los intereses del área analítica junto con la amortización. a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar amortizaciones en el libro mayor → Especificar periocidad/reglas contabilización. En la tabla, seleccione su sociedad, AA##. En la ventana de diálogo, haga doble clic para seleccionar Reglas de amortización. Haga doble clic en el área 20. En el grupo de campos Otras parametrizaciones de contabilización, establezca el indicador Contabilizar interés.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
6.
AC305
Realice una ejecución de test del programa de contabilización de amortizaciones para su sociedad, AA##, para el mes de enero del ejercicio anterior. Elija Listar activos fijos. Compare las columnas que muestran los importes planificados y por contabilizar. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → Ejecución amortización → Ejecutar. Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Ejercicio
Ejercicio anterior (EC-1)
Período contable
01
Indicador Planificada
Seleccionar
Listar activos fijos
Seleccionar
Ejecución de test
Seleccionar
Seleccione Programa → Ejecutar. Confirme la ventana de diálogo.
Continúa en la página siguiente
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AC305
Lección: Amortización
7.
Ahora, debe especificar la amortización del ejercicio anterior en un solo paso. Por tanto, realice una ejecución de test más (no planificada) para todo el ejercicio anterior. Analice el log de la ejecución de test y visualice uno o varios documentos simulados. ¿Es correcta la clase de documento? a)
Utilice los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Ejercicio
Ejercicio anterior (EC-1)
Período contable
12
Indicador No planificada
Seleccionar
Listar activos fijos
Seleccionar
Ejecución de test
Seleccionar
Seleccione Programa → Ejecutar. Confirme la ventana de diálogo.
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2005/Q2
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193
Capítulo 4: Operaciones periódicas
8.
AC305
Realice la ejecución de actualización para su sociedad, AA##, (en proceso de fondo) para todo el ejercicio anterior. Especifique la impresora LP01 como dispositivo de salida. Inicie el trabajo inmediatamente. a)
Utilice los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Ejercicio
Ejercicio anterior (EC-1)
Período contable
12
Indicador No planificada
Seleccionar
Listar activos fijos
Seleccionar
Ejecución test
Desmarcar
Seleccione Programa → Ejecutar en proceso de fondo. En la ventana de diálogo Parámetros de impresión de fondo, especifique LP01. Confirme seleccionando Continuar. Seleccione Inmediato. Grabe.
Tarea 7: Realice las tareas siguientes. 1.
Llame al nuevo log (RAPOST2001) de la ejecución de amortización que se acaba de contabilizar. O bien, puede hacer que el sistema muestre todos los activos fijos. Aquí también puede visualizar los documentos contabilizados cuando lo desee. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → Ejecución amortización → Visualizar log. Ejecute el informe del mes anterior y período 12.
2.
Desde el log, vaya directamente al monitor de Schedule Manager. ¿Cuáles eran las horas de inicio y finalización de su programa? a)
Después de realizar esta tarea, en la pantalla Log de ejecución de amortización para sociedad AA##, seleccione el pulsador Log Schedule Manager. Continúa en la página siguiente
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2005/Q2
AC305
Lección: Amortización
Tarea 8: Realice las tareas siguientes. 1.
Llame a Asset Explorer y utilice su máquina 3 como ejemplo (máquina “con baja total”) para comprobar si la amortización del ejercicio anterior está marcada como “contabilizada”. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Seleccione máquina 3 con ayuda de F4. Visualice los valores del ejercicio anterior. Seleccione la etiqueta Valores contab..
2.
¿Encuentra también el número de documento de contabilización de amortización en Asset Explorer? a)
Sí, hay un enlace a éste; siga el enlace. Seleccione la fila que contiene el período contabilizado. Seleccione el pulsador Visualizar log amort..
Tarea 9: Realice la tarea siguiente. 1.
Opcional: con la implementación de SAP R/3 4.7, decide asignar la amortización contable del área de valoración 20 a los elementos PEP con el programa de contabilización de amortizaciones. ¿Cuáles son las dos parametrizaciones básicas que debe realizar en Customizing de Contabilidad de activos fijos para poder mantener un elemento PEP en los datos maestros de activos fijos y, después, contabilizar realmente la amortización en este objeto? a)
Primero, debe activar el objeto de imputación elemento PEP (PS_PSP_PNR2). En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Obj.imputación a contab.asociadamente → Activar objetos de imputación. Después, para este objeto de imputación, necesita definir la clase de imputación de amortización para su sociedad, AA##, y el área de valoración 20. En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Obj.imputación a contab.asociadamente → Fijar clases imputación para objetos imputación.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Resumen de la lección Ahora podrá: • Definir áreas de valoración • Describir cómo se utiliza una condición de amortización en distintas áreas de valoración • Controlar el cálculo de la amortización • Analizar valores de amortización • Iniciar la ejecución de la contabilización de amortizaciones
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Lección: Cambio y cierre de ejercicio
Lección: Cambio y cierre de ejercicio Resumen de la lección En esta lección, obtendrá conocimientos sobre los programas de cambio de ejercicio y cierre del ejercicio
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Explicar las tareas del programa de cambio de ejercicio y del programa de cierre del ejercicio
Ejemplo empresarial Se han completado las actividades de test iniciales. Se han creado y contabilizado activos. Ahora, debe dar soporte al departamento de Contabilidad de activos fijos durante el cierre del ejercicio.
Gráfico 73: Cambio de ejercicio
El programa de cambio de ejercicio abre nuevos campos de valor anuales para cada activo fijo. • • •
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Lo más pronto que se puede iniciar este programa es en el último período de contabilización del año en curso. Deberá ejecutar el programa de cambio de ejercicio para toda la sociedad. Sólo podrá procesar un cambio del ejercicio en un año posterior si el año anterior ha sido cerrado.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Tenga cuidado de no confundir el programa de cambio de ejercicio con el cierre del ejercicio para fines contables.
Gráfico 74: Cierre del ejercicio
Preparativos para el cierre del ejercicio: • •
•
• •
Después de comprobar las listas de amortizaciones y el cuadro de activos fijos, se contabiliza la amortización. - Si un área contabiliza valores CAP en el libro mayor de forma periódica, necesitará volver a ejecutar el informe RAPERP00 para operaciones periódicas. - Si el resultado final no es satisfactorio, podrá realizar una simulación de amortización o modificaciones en masa, o bien contabilizaciones de corrección. - Si se modifica algún valor de amortización, se deberá volver a ejecutar el programa. - Una vez contabilizada la amortización en FI-AA y FI, se puede crear un cuadro de activos fijos y una cuenta de ganancias y pérdidas.
El programa de cierre del ejercicio verifica lo siguiente: • •
Los valores de amortizaciones y activos fijos están totalmente contabilizados Los activos fijos contienen errores o están incompletos
Si el programa no detecta errores, actualiza el último ejercicio cerrado para cada área de valoración. Al mismo tiempo, el informe bloquea la contabilización en Contabilidad de activos fijos para el ejercicio cerrado.
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Lección: Cambio y cierre de ejercicio
Si un ejercicio cerrado se libera posteriormente para la contabilización, sólo podrá volver a cerrarse cuando se haya vuelto a ejecutar el programa de cierre del ejercicio.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Lección: Cambio y cierre de ejercicio
Ejercicio 11: Cambio y cierre de ejercicio Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Ejecutar los programas periódicos RAJAWE00 y RAJABS00
Ejemplo empresarial Se han completado las actividades de test iniciales. Se han creado y contabilizado activos. Ahora, debe dar soporte al departamento de Contabilidad de activos fijos durante el cierre del ejercicio.
Tarea: Para que pueda contabilizar algunas de las actividades previas en el ejercicio anterior, su instructor ha restablecido el cierre del ejercicio del componente FI-AA en el año anterior para la sociedad AA##. Ahora, debe realizar el cierre del ejercicio para la contabilidad de activos fijos para el ejercicio anterior en la sociedad AA##. 1.
Inicie una ejecución de test del programa de cierre del ejercicio para la sociedad AA## y el ejercicio anterior (ejercicio actual -1). ¿Qué observa?
2.
Dado que no se puede cerrar el ejercicio en su sociedad hasta que el sistema no haya establecido que no quedan operaciones periódicas por contabilizar, debe iniciarse el programa de contabilización periódica (como ejecución de actualización). Inicie el programa de contabilización antiguo (RAPERB00) con los datos siguientes: Sociedad:
AA##
Clase de documento:
SA
Realice una ejecución de test y, después, una ejecución de actualización en proceso visible.
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3.
Ahora puede repetir el Ejercicio 1. Si la ejecución de test no genera más mensajes de error, puede desmarcar el indicador Ejecución de test y realizar la ejecución de actualización (para el año anterior) en proceso de fondo, inmediatamente, y con la impresora LP01.
4.
En la operación correspondiente, compruebe si el ejercicio anterior se introdujo como el último ejercicio cerrado para la sociedad AA##.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Solución 11: Cambio y cierre de ejercicio Tarea: Para que pueda contabilizar algunas de las actividades previas en el ejercicio anterior, su instructor ha restablecido el cierre del ejercicio del componente FI-AA en el año anterior para la sociedad AA##. Ahora, debe realizar el cierre del ejercicio para la contabilidad de activos fijos para el ejercicio anterior en la sociedad AA##. 1.
Inicie una ejecución de test del programa de cierre del ejercicio para la sociedad AA## y el ejercicio anterior (ejercicio actual -1). ¿Qué observa? a)
Información básica: Acceso vía menús a la Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas→ Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto→ IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → Cierre de ejercicio→ Ejecutar. Introduzca los datos tal como se describe en el ejercicio y seleccione Programa → Ejecutar. Debería encontrarse con que todavía no se puede cerrar el ejercicio.
2.
Dado que no se puede cerrar el ejercicio en su sociedad hasta que el sistema no haya establecido que no quedan operaciones periódicas por contabilizar, debe iniciarse el programa de contabilización periódica (como ejecución de actualización). Inicie el programa de contabilización antiguo (RAPERB00) con los datos siguientes: Sociedad:
AA##
Clase de documento:
SA
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Lección: Cambio y cierre de ejercicio
Realice una ejecución de test y, después, una ejecución de actualización en proceso visible. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → Contabilización en cuenta de balance. Introduzca los datos según se describe en el ejercicio; seleccione primero la ejecución de test y, después, la ejecución de actualización mediante Programa → Ejecutar.
3.
Ahora puede repetir el Ejercicio 1. Si la ejecución de test no genera más mensajes de error, puede desmarcar el indicador Ejecución de test y realizar la ejecución de actualización (para el año anterior) en proceso de fondo, inmediatamente, y con la impresora LP01. a)
4.
En la operación correspondiente, compruebe si el ejercicio anterior se introdujo como el último ejercicio cerrado para la sociedad AA##. a)
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Consulte el ejercicio 1. Los factores que debe tener en cuenta en la ejecución de actualización se describen en el texto del ejercicio.
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → Cierre de ejercicio→ Anular → Sociedad completa.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Resumen de la lección Ahora podrá: • Explicar las tareas del programa de cambio de ejercicio y del programa de cierre del ejercicio
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Lección: Informes financieros paralelos
Lección: Informes financieros paralelos Resumen de la lección En esta lección, se describen escenarios de soluciones para generar informes financieros paralelos.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • •
Explicar los escenarios de soluciones para generar informes financieros paralelos Crear y configurar un área de valoración nueva
Ejemplo empresarial Los informes financieros paralelos (IAS, US-GAAP) deben representarse en el plan de valoración actual. En SAP R/3 Enterprise (SAP R/3 4.7), Contabilidad de activos fijos proporciona algunos escenarios nuevos para actualizar periódicamente los valores de un área de valoración o los valores de CAP en el libro mayor (por ejemplo, un área para IAS, un área para los principios contables generalmente aceptados en EE.UU. (US-GAAP) y, posiblemente, también un área para el balance fiscal). Puede explorar el nuevo programa que es necesario para la mayoría de estos escenarios, RAPERB2000. • •
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A continuación se describen algunos de estos escenarios. El nuevo programa necesario para la mayoría de ellos es RAPERB2000.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Gráfico 75: Informes financieros paralelos: cuentas adicionales
Parametrizaciones necesarias en Customizing de Contabilidad de activos fijos: •
•
•
Primero, copie las áreas de valoración. En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración general → Áreas de valoración → Definir áreas de valoración → Definir áreas de valoración. Ahora, copie un área de valoración (por ejemplo, la 01) y asígnele un nombre nuevo. Importante: para la nueva área de valoración, seleccione la opción 2, Contabilizar periódicamente activos fijos en libro mayor, en el campo Contabilización en el libro mayor. Ahora, debe activar la nueva área de valoración en todas las clases de activos fijos. En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración general → Determinar valoración de clases de activos fijos. Ahora se pueden introducir las cuentas de grupo, que se crearon en las determinaciones de cuentas de FI, para la nueva área de valoración. En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Asignar cuentas de mayor. Llegados a este punto, debería ser capaz de introducir las cuentas de CAP y las cuentas de amortización correspondientes para la nueva área de valoración de grupo en las determinaciones de cuentas individuales.
Si desea contabilizar en la nueva área de valoración activos fijos antiguos, es decir, activos fijos ya capitalizados antes de crear la nueva área de valoración, y posiblemente ver los valores de la nueva área, debe ejecutar el programa RAFABNEW.
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Lección: Informes financieros paralelos
Gráfico 76: Opciones para la contabilización periódica de valores de CAP
Parametrizaciones para utilizar RAPERB2000: •
•
•
Definir una clase de documento nueva: en Customizing de Contabilidad de activos fijos (o directamente en Customizing de FI), seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar amortizaciones en el libro mayor → Fijar clase documento para contabilizar la amortización → Definir clases de documento. Crear un intervalo de rango de números: después de definir la clase de documento, seleccione la función Información de rango de números para ir directamente a la actualización del intervalo de rango de números. Cree un nuevo intervalo con asignación de números externa. Crear una nueva clase de documento para su sociedad o sociedades: En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor → Especificar clase documento p.contabilizaciones periódicas cuenta balance.
Inicie RAPERB2000: en Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → Contabilización valores en cuenta balance (Nuevo). •
Cuando realice una ejecución de test, el informe proporcionará un log amplio en formato LVA. Puede pasar directamente del log a una simulación de documentos individuales, como en RAPOST2000.
Inicie RAPERB00: en Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → Contabilización valores en cuenta balance.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Gráfico 77: Opciones para la contabilización periódica de valores de CAP (2)
El documento de contabilización directa no es un segundo documento en tiempo real. Básicamente, es una contabilización previa en RAPERB para cada movimiento de activos fijos individual. Puede ver que se trata de esto porque: •
El sistema contabiliza directamente utilizando las claves de contabilización 40 y 50, y no 70 (o 75 para una baja), como sucede con un documento del área de valoración 01.
Otras características especiales de la contabilización directa: • • •
• •
Las cuentas de grupo en las que se contabilizan los valores no son cuentas asociadas. La clase de documento es siempre la misma que para la contabilización de amortizaciones contables. Si, por alguna razón, la contabilización directa no es viable, se contabilizará automáticamente en la siguiente ejecución de RAPERB2000. Importante: RAPERB00 no se puede utilizar para estos escenarios nuevos. Puede visualizar el documento de contabilización directa cuando realice una ejecución de test de RAPERB2000. Allí verá un número de referencia. El inconveniente: el número de documentos creados es considerablemente mayor que si se utiliza RAPERB2000.
Para mantener las reglas de contabilización para los informes financieros paralelos, en Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor→ Actualizar reglas contabiliz.p.presentación cuentas paralela.
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Lección: Informes financieros paralelos
Gráfico 78: Informes financieros paralelos: área de valoración delta
Este escenario sólo es posible en SAP R/3 4.7, ya que, desde entonces, sólo se pueden almacenar las diferencias de CAP en un área de valoración derivada. Antes de SAP R/3 Enterprise, esto sólo era posible para los valores de amortización (por ejemplo, el área de valoración 03, que representa la diferencia entre la amortización fiscal y la amortización normal). La amortización del área de valoración derivada se contabiliza (como es habitual) con el programa de contabilización de amortizaciones. Parametrizaciones para el área de valoración derivada en Customizing: •
Necesita tres áreas de valoración: –
•
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Área de valoración 01, derecho mercantil, que se contabiliza en tiempo real – Un área de valoración estadística (no contabiliza valores en el libro mayor), el área de valoración de grupo (en el sistema estándar, el área de valoración 30) – Un área de valoración derivada (área de valoración 30 menos área de valoración 01), que contabiliza periódicamente en el libro mayor. En las reglas de contabilización para los principios de contabilidad paralelos, es necesario establecer el indicador área para el área delta. En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor → Actualizar reglas contabiliz.p.presentación cuentas paralela → Actualizar reglas contabilización.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Gráfico 79: Informes financieros paralelos: sociedad paralela
¿Qué ocurre realmente cuando se utiliza este escenario? Los valores del área de valoración de grupo (que se contabiliza periódicamente en el libro mayor) no se contabilizan en la sociedad original. En su lugar, se contabilizan en una sociedad paralela, diferente, utilizando las cuentas de balance del área de valoración 01 de la sociedad original. Ventaja importante: el tiempo y esfuerzo necesarios son mínimos frente a los de otros escenarios, ya que sólo debe configurar una sociedad adicional, y puede hacerlo copiando la sociedad original. No necesita cuentas de grupo nuevas ni una nueva estructura de balance contable. Inconveniente importante: no todas las aplicaciones R/3 admiten técnicamente esta solución. Esto significa que sólo es posible crear un balance de grupo para Contabilidad de activos fijos, no para toda la sociedad paralela. Parametrizaciones de Customizing: •
•
Definir una regla de contabilización ampliada: en Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor→ Actualizar reglas contabiliz.p.presentación cuentas paralela→ Actualizar reglas contabilización mejoradas. Si contabiliza mediante RAPERB2000, debe definir el intervalo de rango de números externos en ambas sociedades.
Otro escenario, muy similar, es contabilizar los valores de CAP en un libro especial. De nuevo, no todas las aplicaciones R/3 admiten este escenario.
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Lección: Informes financieros paralelos
Ejercicio 12: Informes financieros paralelos Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Configurar una nueva área de valoración • Configurar la determinación de cuentas • Contabilizar periódicamente los valores de CAP
Ejemplo empresarial Desea configurar un área de valoración que contabilice los valores periódicamente y contabilizar los valores de esta área periódicamente mediante el programa RAPERB00. Alternativamente, los valores se pueden contabilizar directamente en el libro mayor.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Tarea 1: En el futuro, un área de valoración (nueva) del plan de valoración AA## debería contabilizar los valores de CAP (del grupo) periódicamente en el libro mayor. Para representarlo, utilizará cuentas (de grupo) adicionales. Consejo: En la práctica, es aconsejable realizar modificaciones de este tipo al principio de un ejercicio. Para desarrollar este escenario, primero es necesario hacer algunas parametrizaciones en el Customizing. Consejo: Su instructor ya ha realizado algunas parametrizaciones en el Customizing de FI que permiten que los números de cuenta del plan de cuentas INT que utiliza, tengan siete caracteres y ampliar los grupos de cuentas a un intervalo de números de cuenta de siete caracteres. 1.
En la aplicación Libro mayor, cree las cuentas de grupo más importantes de manera centralizada para su sociedad, AA##. Use las cuentas (de su sociedad) que se enumeran a continuación como referencia. Consejo: ATENCIÓN: En la cuenta de grupo nueva, elimine el número de cuenta alternativo (etiqueta Datos de control) y, si es necesario, quite el indicador Cuenta asociada para activos fijos clase de cuenta (también en la etiqueta Datos de control). ATENCIÓN: los espacios en blanco de los números de cuenta enumerados en la tabla siguiente sólo tienen la finalidad de ayudarle a leer los números. En el sistema, introduzca los números de cuenta sin espacios. Cuenta de grupo que va a crearse
Descripción
Cuenta de referencia
8 011 000
Activos fijos técnicos
11 000
8 011 010
Amortización acumulada 11 010 para activos fijos técnicos...
8 199 990
Compensación de alta de activo fijo
199 990
8 204 000
Otros gastos
204 000
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Lección: Informes financieros paralelos
Cuenta de grupo que va a crearse
Descripción
Cuenta de referencia
8 211 100
Amortización partidas especiales
211 100
8 825 000
Compensación de baja de activos
825 000
8 250 000
Beneficio de bajas de activos fijos
250 000
8 200 000
Pérdida en las bajas de activos fijos
200 000
8 200 010
Pérdidas por desguace
200 010
8 211 200
Amo no planificada
211 200
8 399 999
Inicialización de stock
399 999
Opcional:
2.
Recupere la cuenta nueva, 8204000 (Otros gastos) y modifique el grupo de campos de estado de G013 a G001 en la etiqueta Entrada/Banco/Inter..
3.
Para su plan de valoración, AA##, cree una nueva área de valoración, 60, copiando el área de valoración 01 y modificándola de la siguiente manera: Área de valoración: 60 Texto explicativo: Valoración paralela GR. ## Texto breve: Grupo Área de valoración real: establezca este indicador Contabilización en el libro mayor: la nueva área de valoración debería contabilizar los valores de CAP periódicamente en el libro mayor. Por tanto, modifique la entrada de 1 a 2. Las demás entradas permanecen tal cual. Grabe.
4.
Active su nueva área de valoración (60), a modo de ejemplo, en la clase de activo fijo 2100 (en la sección de datos de amortización de la clase de activo fijo); para ello, quite el indicador Desactivar para la nueva área y seleccione Intro. Acepte los valores propuestos que aparecerán y grabe.
Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
5.
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Compruebe si las cuentas (de grupo) que ha creado están incluidas en su nueva área de valoración de grupo (60); si es necesario, inclúyalas. Para ello, vaya a Determ.cuentas. En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Asignar cuentas de mayor. Después, seleccione los datos siguientes: Plan de cuentas: INT Determinación de cuentas: 20000 (ya que está almacenada en la clase 2100) Cuenta de balance de activos fijos Las cuentas siguientes deberían estar almacenadas para el área de valoración nueva (60): Alta: costes de alta y producción
8 011 000
Cuenta de contrapartida: valor de adquisición
8 199 990
Cerca de la parte inferior: diferencia de capitalización/gastos neutrales
8 204 000
Opcional: Pérdidas por baja de activos sin ingresos
8 200 010
Cuenta de compensación de ingresos por venta de activo fijo
8 825 000
Beneficio de bajas de activos fijos
8 250 000
Pérdida por la venta de activos fijos
8 200 000
Cuentas de amortización Las cuentas siguientes deberían estar almacenadas para el área de valoración nueva (60): Cuenta de amortización acumulada para amortización normal
8 011 010
Cuenta de gastos para amortización normal
8 211 100
Opcional: Amo acumulada
8 011 010
Cuenta de gastos para amortización especial
8 211 200
Continúa en la página siguiente
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Lección: Informes financieros paralelos
Tarea 2: Ahora, cree un nuevo registro maestro de activos fijos (máquina prensa gr. ##) en la clase de activo fijo 2100 de su sociedad, AA##. Cuando lo haga, compruebe si su área de valoración nueva aparece en el registro maestro de activos fijos en la etiqueta Área val.. 1.
Realice una contabilización para el activo fijo máquina prensa gr. ## mediante la transacción ABZO (la contrapartida automática antigua que permite utilizar diferentes valores base en las áreas de valoración). Use el 12 de enero EC como fecha de contabilización y de documento, y contabilice un valor de 100.000 en el área de valoración contable. Use un importe diferente en el área de grupo 60.
2.
Ejecute Asset Explorer y compruebe si ya aparecen los distintos valores base de amortización, al menos en Contabilidad de activos fijos. Consejo: Los CAP de 100.000 del área de valoración 01 se contabilizaron, como siempre, en tiempo real. Ahora, puede contabilizar los valores del balance de activos fijos (diferentes) del área de valoración nueva periódicamente con el programa antiguo RAPERB00. Después, tendrá que procesar el juego de datos batch input generado por el programa RAPERB00. Sin embargo, en este curso de formación, queremos utilizar el programa RAPERB2000, novedad de SAP R/3 4.7. En consecuencia, no se puede procesar el juego de datos batch input, porque el programa no lo genera.
Tarea 3: Vaya al Customizing y cree una nueva clase de documento, ## (donde ## es su número de grupo). Use la clase de documento SA como referencia, pero no cambie ninguna otra entrada por el momento. Seleccione Intro y modifique la descripción de su clase de documento, de “documento de cuenta de mayor” a “contabilización de CAP ##”. Grabe su trabajo. 1.
Haga doble clic para volver a la pantalla de detalles de su nueva clase de documento (##). Vaya a la información de rango de números. Allí, introduzca un nuevo intervalo de rango de números para su sociedad, AA##. Denomine “21” a su intervalo. Debería ser válido hasta dentro de dos años completos, y permita números de documento del 2 100 000 000 al 2 199 999 999. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Importante: el nuevo intervalo debe configurarse para la asignación de números externa. Grabe. 2.
Ahora, regrese a la pantalla de detalles de la clase de documento ## (seleccione la flecha verde dos veces) e introduzca su intervalo de rango de números, 21, en el campo Rango números (debería visualizarse el intervalo 01 de referencia). Grabe.
3.
Ahora, introduzca la nueva clase de documento para las contabilizaciones de CAP periódicas en el Customizing de Contabilidad de activos fijos, en su sociedad, AA##. Grabe.
Tarea 4: En estos momentos, puede iniciar el programa nuevo de contabilizaciones de CAP periódicas, RAPERB2000, para su sociedad, AA##. Primero realice una ejecución de test y vaya a simulación de documentos. 1. 2. 3.
¿Está introducido el importe de CAP del área de valoración nueva, que es diferente de la cantidad teórica? ¿Las cuentas de grupo son correctas? ¿Es correcta la clase de documento?
Tarea 5: Realice la tarea siguiente. 1.
Si ahora también desea utilizar la función de contabilización directa, que es nueva en SAP R/3 4.7, tiene que crear una regla de contabilización para los principios de contabilidad paralelos. En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor → Actualizar reglas contabiliz.p.presentación cuentas paralela → Actualizar reglas contabilización. Cree una regla de contabilización para su sociedad, AA##, que especifique que el área de valoración de grupo 60 debe contabilizar directamente en la sociedad AA##.
Continúa en la página siguiente
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Lección: Informes financieros paralelos
Tarea 6: Realice la tarea siguiente. 1.
Contabilice un alta posterior para el activo fijo “Máquina prensa Gr. ##” por 10.000 con fecha de contabilización y de documento 14 de enero EC. Si lo desea, puede utilizar un importe diferente en el área de valoración de grupo.
Tarea 7: Inicie otra ejecución de test de RAPERB2000 para su sociedad, AA##. 1.
¿Ve un número de referencia en el log de la ejecución de test? Vaya al documento de referencia (contabilizado de forma directa, no en tiempo real) y visualice el documento de contabilidad. Observe especialmente el texto de cabecera del documento.
Tarea 8: Realice la tarea siguiente. 1.
Opcional: para contabilizar realmente la primera alta de la máquina prensa en el área de valoración de grupo nueva, debe iniciar una ejecución de actualización para RAPERB2000 (en proceso de fondo). Consejo: Información adicional: Una ejecución de test de RABUCH2000, por ejemplo, para enero del ejercicio en curso, indicaría que también se ha introducido ya la amortización de la “máquina prensa” en el área de valoración de grupo (en las cuentas de grupo correspondientes). El área nueva sólo se visualizará/activará en los activos fijos “antiguos” (clase 2100) si se inició el programa RAFABNEW. Sin embargo, en ese caso, también podría contabilizar la amortización para estos activos fijos (capitalizados en ejercicios anteriores) en el área de valoración de grupo nueva.
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Solución 12: Informes financieros paralelos Tarea 1: En el futuro, un área de valoración (nueva) del plan de valoración AA## debería contabilizar los valores de CAP (del grupo) periódicamente en el libro mayor. Para representarlo, utilizará cuentas (de grupo) adicionales. Consejo: En la práctica, es aconsejable realizar modificaciones de este tipo al principio de un ejercicio. Para desarrollar este escenario, primero es necesario hacer algunas parametrizaciones en el Customizing. Consejo: Su instructor ya ha realizado algunas parametrizaciones en el Customizing de FI que permiten que los números de cuenta del plan de cuentas INT que utiliza, tengan siete caracteres y ampliar los grupos de cuentas a un intervalo de números de cuenta de siete caracteres. 1.
En la aplicación Libro mayor, cree las cuentas de grupo más importantes de manera centralizada para su sociedad, AA##. Use las cuentas (de su sociedad) que se enumeran a continuación como referencia. Consejo: ATENCIÓN: En la cuenta de grupo nueva, elimine el número de cuenta alternativo (etiqueta Datos de control) y, si es necesario, quite el indicador Cuenta asociada para activos fijos clase de cuenta (también en la etiqueta Datos de control). ATENCIÓN: los espacios en blanco de los números de cuenta enumerados en la tabla siguiente sólo tienen la finalidad de ayudarle a leer los números. En el sistema, introduzca los números de cuenta sin espacios. Cuenta de grupo que va a crearse
Descripción
Cuenta de referencia
8 011 000
Activos fijos técnicos
11 000
8 011 010
Amortización acumulada 11 010 para activos fijos técnicos... Continúa en la página siguiente
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AC305
Lección: Informes financieros paralelos
Cuenta de grupo que va a crearse
Descripción
Cuenta de referencia
8 199 990
Compensación de alta de activo fijo
199 990
8 204 000
Otros gastos
204 000
8 211 100
Amortización partidas especiales
211 100
8 825 000
Compensación de baja de activos
825 000
8 250 000
Beneficio de bajas de activos fijos
250 000
8 200 000
Pérdida en las bajas de activos fijos
200 000
8 200 010
Pérdidas por desguace
200 010
8 211 200
Amo no planificada
211 200
8 399 999
Inicialización de stock
399 999
Opcional:
a)
Información básica: Acceso vía menús a Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús a Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas → Customizing → IMG → Tratamiento proyecto → IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
Cree las cuentas de grupo más importantes de manera centralizada (en la aplicación Libro mayor) para su sociedad, AA##. Use las cuentas (de su sociedad) que se enumeran a continuación como referencia. Consejo: ATENCIÓN: En la cuenta de grupo nueva, elimine el número de cuenta alternativo (etiqueta Datos de control) y, si es necesario, quite el indicador Cuenta asociada para activos fijos clase de cuenta (también en la etiqueta Datos de control). Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Atención: Los espacios en blanco de los números de cuenta enumerados en la tabla siguiente sólo tienen la finalidad de ayudarle a leer los números. En el sistema, introduzca los números de cuenta sin espacios. Seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Registros maestros → Procesamiento individual → Centrally. Introduzca el número de cada cuenta de la tabla siguiente (por ejemplo, 8011000) en el campo del número de cuenta de mayor para su sociedad. Seleccione Crear con modelo. Introduzca la cuenta de referencia (por ejemplo, 11000) y su sociedad, AA##, en la ventana de diálogo. Confirme sus entradas. Atención: En la cuenta nueva, seleccione la etiqueta Datos de control. Consejo: La cuenta ya no debe ser una cuenta asociada para la clase de cuenta: Activos fijos. Abra el cuadro desplegable del campo Cuenta asociada para clase de cuenta haciendo clic en la flecha situada al lado. Seleccione entrada en blanco / ninguna entrada. Después, elimine el Nº cuenta alternativo en el campo siguiente. Save. Repita este procedimiento con todas las cuentas de la tabla siguiente: Cuenta de grupo que va a crearse
Descripción
Cuenta de referencia
8 011 000
Activos fijos técnicos
11 000
8 011 010
Amortización acumulada para activos fijos técnicos...
11 010
8 199 990
Compensación de alta 199 990 de activo fijo
8 204 000
Otros gastos
8 211 100
Amortización partidas 211 100 especiales
204 000
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Lección: Informes financieros paralelos
Cuenta de grupo que va a crearse
Descripción
Cuenta de referencia
8 825 000
Compensación de baja de activos
825 000
8 250 000
Beneficio de bajas de activos fijos
250 000
8 200 000
Pérdida en las bajas de activos fijos
200 000
8 200 010
Pérdidas por desguace 200 010
8 211 200
Amo no planificada
8 399 999
Inicialización de stock 399 999
Opcional:
2.
211 200
Recupere la cuenta nueva, 8204000 (Otros gastos) y modifique el grupo de campos de estado de G013 a G001 en la etiqueta Entrada/Banco/Inter.. a)
Seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Registros maestros → Procesamiento individual → Centrally. En el campo Cta.mayor, introduzca el número 8204000. Seleccione Modif.. Seleccione la etiqueta Entrada/Banco/Inter.. En el campo Grupo status campo, modifique la entrada de G013 a G001. Grabe.
3.
Para su plan de valoración, AA##, cree una nueva área de valoración, 60, copiando el área de valoración 01 y modificándola de la siguiente manera: Área de valoración: 60 Texto explicativo: Valoración paralela GR. ## Texto breve: Grupo Área de valoración real: establezca este indicador
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Contabilización en el libro mayor: la nueva área de valoración debería contabilizar los valores de CAP periódicamente en el libro mayor. Por tanto, modifique la entrada de 1 a 2. Las demás entradas permanecen tal cual. Grabe. a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración general → Áreas de valoración → Definir áreas de valoración → Definir áreas de valoración. Si es necesario, introduzca su plan de valoración, AA##. Seleccione el área de valoración 01. Seleccione Copiar como…. Modifique o sobrescriba las entradas tal como se describe en el ejercicio.
4.
Active su nueva área de valoración (60), a modo de ejemplo, en la clase de activo fijo 2100 (en la sección de datos de amortización de la clase de activo fijo); para ello, quite el indicador Desactivar para la nueva área y seleccione Intro. Acepte los valores propuestos que aparecerán y grabe. a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Valoración general → Determinar valoración de clases de activos fijos. En la tabla, seleccione la Clase AF 2100. En la ventana de diálogo, haga doble clic para seleccionar las áreas de valoración. En su área de valoración solamente (60), desmarque el campo Desact(ivar). Confirme las entradas. Grabe.
5.
Compruebe si las cuentas (de grupo) que ha creado están incluidas en su nueva área de valoración de grupo (60); si es necesario, inclúyalas. Para ello, vaya a Determ.cuentas. En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Asignar cuentas de mayor. Después, seleccione los datos siguientes: Plan de cuentas: INT Determinación de cuentas: 20000 (ya que está almacenada en la clase 2100) Cuenta de balance de activos fijos Las cuentas siguientes deberían estar almacenadas para el área de valoración nueva (60): Alta: costes de alta y producción
8 011 000
Cuenta de contrapartida: valor de adquisición
8 199 990
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Lección: Informes financieros paralelos
Cerca de la parte inferior: diferencia de capitalización/gastos neutrales
8 204 000
Opcional: Pérdidas por baja de activos sin ingresos
8 200 010
Cuenta de compensación de ingresos por venta de activo fijo
8 825 000
Beneficio de bajas de activos fijos
8 250 000
Pérdida por la venta de activos fijos
8 200 000
Cuentas de amortización Las cuentas siguientes deberían estar almacenadas para el área de valoración nueva (60): Cuenta de amortización acumulada para amortización normal
8 011 010
Cuenta de gastos para amortización normal
8 211 100
Opcional: Amo acumulada
8 011 010
Cuenta de gastos para amortización especial
8 211 200
a)
Todos los datos necesarios se encuentran en el texto del ejercicio. Ya ha probado a navegar por la estructura de diálogo en ejercicios anteriores. Para acceder a la pantalla inicial, en el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Asignar cuentas de mayor.
Tarea 2: Ahora, cree un nuevo registro maestro de activos fijos (máquina prensa gr. ##) en la clase de activo fijo 2100 de su sociedad, AA##. Cuando lo haga, compruebe si su área de valoración nueva aparece en el registro maestro de activos fijos en la etiqueta Área val.. 1.
Realice una contabilización para el activo fijo máquina prensa gr. ## mediante la transacción ABZO (la contrapartida automática antigua que permite utilizar diferentes valores base en las áreas de valoración). Use el 12
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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de enero EC como fecha de contabilización y de documento, y contabilice un valor de 100.000 en el área de valoración contable. Use un importe diferente en el área de grupo 60. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Crear → Activo fijo. Cree el activo fijo con los datos proporcionados en el ejercicio.
b)
Sitúe el cursor en el campo de comandos en la parte superior izquierda de la pantalla. Introduzca /nabzo. Confirme los datos. Su número de activo fijo debería aparecer en el campo Activo fijo. La fecha de documento y contabilización es la fecha actual. Confirme los datos. En el campo Importe contab., introduzca el valor/importe 100.000. Seleccione Área val.. Modifique el importe del área de valoración 60 con el valor que desee. Confirme las entradas. Save.
2.
Ejecute Asset Explorer y compruebe si ya aparecen los distintos valores base de amortización, al menos en Contabilidad de activos fijos. Consejo: Los CAP de 100.000 del área de valoración 01 se contabilizaron, como siempre, en tiempo real. Ahora, puede contabilizar los valores del balance de activos fijos (diferentes) del área de valoración nueva periódicamente con el programa antiguo RAPERB00. Después, tendrá que procesar el juego de datos batch input generado por el programa RAPERB00. Sin embargo, en este curso de formación, queremos utilizar el programa RAPERB2000, novedad de SAP R/3 4.7. En consecuencia, no se puede procesar el juego de datos batch input, porque el programa no lo genera. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Observe concretamente su área (60). Continúa en la página siguiente
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Lección: Informes financieros paralelos
Tarea 3: Vaya al Customizing y cree una nueva clase de documento, ## (donde ## es su número de grupo). Use la clase de documento SA como referencia, pero no cambie ninguna otra entrada por el momento. Seleccione Intro y modifique la descripción de su clase de documento, de “documento de cuenta de mayor” a “contabilización de CAP ##”. Grabe su trabajo. 1.
Haga doble clic para volver a la pantalla de detalles de su nueva clase de documento (##). Vaya a la información de rango de números. Allí, introduzca un nuevo intervalo de rango de números para su sociedad, AA##. Denomine “21” a su intervalo. Debería ser válido hasta dentro de dos años completos, y permita números de documento del 2 100 000 000 al 2 199 999 999. Importante: el nuevo intervalo debe configurarse para la asignación de números externa. Grabe. a)
En el Customizing de Gestión financiera, seleccione Financial Accounting Global Settings → Document → Document Header → Define Document Types. En la tabla, seleccione la entrada SA. Seleccione Copiar como…. Sobrescriba la entrada SA con su número de grupo/PC de dos caracteres (##). Confirme las entradas. Modifique la descripción de su clase de documento (##), de “documento de cuenta de mayor” a contabilización de CAP ##. Grabe.
b)
En el Customizing de Gestión financiera, seleccione Financial Accounting Global Settings → Document → Document Header → Define Document Types. En la tabla que aparece, haga doble clic en su entrada, clase de documento ##. En la pantalla de detalles, seleccione el pulsador Infos rangos de números. Introduzca su sociedad AA##. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Seleccione Interval → Modificar. Seleccione Tratar → Insert interval. Introduzca los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
No.
21
Año
Ejercicio en curso +2
Del número
2 100 000 000 (introdúzcalo sin espacios)
Al número
2 199 999 999 (introdúzcalo sin espacios)
Asignación de números ext(erna)
Debe seleccionarse
Confirme las entradas. Grabe y confirme el mensaje. 2.
Ahora, regrese a la pantalla de detalles de la clase de documento ## (seleccione la flecha verde dos veces) e introduzca su intervalo de rango de números, 21, en el campo Rango números (debería visualizarse el intervalo 01 de referencia). Grabe. a)
Ha grabado y confirmado el mensaje informativo. Regrese seleccionando la flecha verde o la tecla F3 dos veces. Ahora se encuentra en la pantalla Modificar vista Clases doc.: Detalle. En el campo Rango números, cambie la entrada de 01 a 21. Grabe.
3.
Ahora, introduzca la nueva clase de documento para las contabilizaciones de CAP periódicas en el Customizing de Contabilidad de activos fijos, en su sociedad, AA##.
Continúa en la página siguiente
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Lección: Informes financieros paralelos
Grabe. a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor→ Especificar clase documento p.contabilizaciones periódicas cuenta balance.
Tarea 4: En estos momentos, puede iniciar el programa nuevo de contabilizaciones de CAP periódicas, RAPERB2000, para su sociedad, AA##. Primero realice una ejecución de test y vaya a simulación de documentos. 1.
¿Está introducido el importe de CAP del área de valoración nueva, que es diferente de la cantidad teórica? a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → APC Values Posting (New). Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Listar activos fijos
Seleccionar
Enumerar partidas dir.
Se puede seleccionar
Ejecución de test
Seleccionar
Efectuar la ejecución de test. b)
Si ha hecho todo correctamente, el importe de CAP del área de valoración nueva está introducido. Cómo puede saberlo: Haga clic en el número de documento del log para que el sistema vaya directamente al documento simulado.
2.
¿Las cuentas de grupo son correctas? a)
3.
Sí
¿Es correcta la clase de documento? a)
Sí
Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
AC305
Tarea 5: Realice la tarea siguiente. 1.
Si ahora también desea utilizar la función de contabilización directa, que es nueva en SAP R/3 4.7, tiene que crear una regla de contabilización para los principios de contabilidad paralelos. En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor → Actualizar reglas contabiliz.p.presentación cuentas paralela → Actualizar reglas contabilización. Cree una regla de contabilización para su sociedad, AA##, que especifique que el área de valoración de grupo 60 debe contabilizar directamente en la sociedad AA##. a)
En el Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Integración con el libro mayor →Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor → Actualizar reglas contabiliz.p.presentación cuentas paralela. En la ventana de diálogo Seleccionar actividad:, seleccione Actualizar reglas contabilización. Seleccione Entradas nuevas. Introduzca los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Orig. Soc.
AA##
Área
60
Indicador “Der.= Real”
No seleccione el indicador
Indicador “Contabilización directa”
Seleccionar
Confirme las entradas.
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Lección: Informes financieros paralelos
Tarea 6: Realice la tarea siguiente. 1.
Contabilice un alta posterior para el activo fijo “Máquina prensa Gr. ##” por 10.000 con fecha de contabilización y de documento 14 de enero EC. Si lo desea, puede utilizar un importe diferente en el área de valoración de grupo. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Contabilice los datos tal como se especifica en el ejercicio.
Tarea 7: Inicie otra ejecución de test de RAPERB2000 para su sociedad, AA##. 1.
¿Ve un número de referencia en el log de la ejecución de test? Vaya al documento de referencia (contabilizado de forma directa, no en tiempo real) y visualice el documento de contabilidad. Observe especialmente el texto de cabecera del documento. a)
Inicie otra ejecución de test de RAPERB2000 para su sociedad, AA##. En Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → APC Values Posting (New). Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Listar activos fijos
Seleccionar
Enumerar partidas dir.
Se puede seleccionar
Ejecución de test
Seleccionar
Efectuar la ejecución de test. b)
Compruebe el texto de cabecera del documento.
Continúa en la página siguiente
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Capítulo 4: Operaciones periódicas
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Tarea 8: Realice la tarea siguiente. 1.
Opcional: para contabilizar realmente la primera alta de la máquina prensa en el área de valoración de grupo nueva, debe iniciar una ejecución de actualización para RAPERB2000 (en proceso de fondo). Consejo: Información adicional: Una ejecución de test de RABUCH2000, por ejemplo, para enero del ejercicio en curso, indicaría que también se ha introducido ya la amortización de la “máquina prensa” en el área de valoración de grupo (en las cuentas de grupo correspondientes). El área nueva sólo se visualizará/activará en los activos fijos “antiguos” (clase 2100) si se inició el programa RAFABNEW. Sin embargo, en ese caso, también podría contabilizar la amortización para estos activos fijos (capitalizados en ejercicios anteriores) en el área de valoración de grupo nueva. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Operaciones periódicas → APC Values Posting (New). Indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Listar activos fijos
Seleccionar
Enumerar partidas dir.
Se puede seleccionar
Ejecución de test
Desmarcar
Seleccione Programa → Ejecutar en proceso de fondo.
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AC305
Lección: Informes financieros paralelos
Resumen de la lección Ahora podrá: • Explicar los escenarios de soluciones para generar informes financieros paralelos • Crear y configurar un área de valoración nueva
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Resumen del capítulo
AC305
Resumen del capítulo Ahora podrá: • Definir áreas de valoración • Describir cómo se utiliza una condición de amortización en distintas áreas de valoración • Controlar el cálculo de la amortización • Analizar valores de amortización • Iniciar la ejecución de la contabilización de amortizaciones • Explicar las tareas del programa de cambio de ejercicio y del programa de cierre del ejercicio • Explicar los escenarios de soluciones para generar informes financieros paralelos • Crear y configurar un área de valoración nueva
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Capítulo 5 Sistema de información Resumen del capítulo Esta unidad proporciona una visión global de los distintos informes del sistema de información de FI-AA, las distintas formas de estructurar los informes y la simulación de valores de activos fijos.
Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • •
Seleccionar y ejecutar los distintos informes de Contabilidad de activos fijos Configurar clasificaciones y totalizaciones variables para los informes de activos fijos Crear el cuadro de activos fijos y estructurarlo de acuerdo con sus necesidades Generar una previsión de la amortización Simular la amortización de activos fijos
Contenido del capítulo Lección: Selección de informes...............................................234 Ejercicio 13: Selección de informes......................................239 Lección: Simulación de valores ...............................................246 Ejercicio 14: Simulación de valores ......................................249
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Capítulo 5: Sistema de información
AC305
Lección: Selección de informes Resumen de la lección En esta lección se describe la selección de informes, incluidos el uso de List Viewer ABAP, los criterios de clasificación y el cuadro de activos fijos.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • •
Seleccionar y ejecutar los distintos informes de Contabilidad de activos fijos Configurar clasificaciones y totalizaciones variables para los informes de activos fijos Crear el cuadro de activos fijos y estructurarlo de acuerdo con sus necesidades
Ejemplo empresarial Cuando se encontraba discutiendo las preparaciones para el cierre del ejercicio con el equipo de proyecto, sus colegas de Gestión financiera se preguntaron si era posible ajustar la cartera de activos fijos antes de efectuar el cierre. Una de las principales tareas de la Contabilidad de activos fijos es representar la cartera de activos fijos en la forma detallada de un cuadro de activos fijos.
Gráfico 80: Árbol de informes y menú de ámbito
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Lección: Selección de informes
Hasta SAP R/3 4.5, los informes estándar de Contabilidad de activos fijos (y los informes de otros componentes) se incluían en un árbol de informes, que se almacenaba en el Customizing de Contabilidad activos fijos. Después, los árboles de informes se sustituyeron por menús de ámbito. El menú de ámbito de los informes se denomina Sistema de información de Contabilidad de activos fijos FIAA. Éste, a su vez, está incrustado en el menú de ámbito Contabilidad de activos fijos (ASMN). Los menús de ámbito se pueden visualizar y modificar en la actualización de menús de ámbito (operación SE43). Los cambios que se producen en Contabilidad de activos fijos debido a esta modificación se describen en Nota de SAP 206516. Se proporciona información general sobre este tema en Nota de SAP 205771.
Gráfico 81: List Viewer ABAP
List Viewer ABAP se utiliza para generar informes sobre todas las partidas individuales. Esta herramienta se utiliza para estandarizar y simplificar la utilización de informes en el sistema R/3. Sus características de fácil manejo permiten la creación dinámica de diseños. Hay un nuevo diseño gráfico que facilita aún más el proceso y visualización de listas e informes mediante el control grid de List Viewer.
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Capítulo 5: Sistema de información
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Funciones importantes de List Viewer: • • • • •
Eliminar e insertar columnas Organizar los valores de las columnas por orden ascendente o descendente Calcular totales o subtotales en una o varias columnas de una lista Utilizar diseños para grabar una estructura de informes individual que podrá utilizarse de nuevo más adelante Fijar filtros: es posible visualizar únicamente aquellas partidas individuales que tienen alguna relación con un criterio concreto
Gráfico 82: Criterios de clasificación
Todos los informes permiten clasificar/totalizar los datos de distintas formas mediante criterios de clasificación personalizables. Una variante de clasificación consiste en un máximo de 5 niveles de clasificación que se determinan a través de los campos de Dictionary ABAP. El informe puede dar salida a un total y, en algunos casos, a una estadística de cada nivel de clasificación. • •
En la columna Total puede especificar los niveles en los que desea obtener totales. En algunas listas podrá ver un desglose más detallado del total de un nivel de grupo seleccionado el indicador Estadísticas.
En principio, es posible utilizar cualquier variante de clasificación en todos los informes. Los informes también permiten utilizar otras clasificaciones por campos de valor (por ejemplo, inventario o informes para contabilidad de costes).
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Lección: Selección de informes
Gráfico 83: Cuadro de activos fijos
El cuadro de activos fijos es el informe más importante y amplio como informe de cierre de ejercicio o informe intermedio. Se puede crear utilizando cualquier variante de clasificación, con totales en cualquier nivel de grupo, igual que cualquier informe. Se puede crear una lista de totales compacta que no contenga información sobre los activos fijos individuales. Utilizando interfases de informe podrá visualizar el cuadro de los distintos activos fijos que constituyen el total. También se puede desglosar hasta la visualización de los valores de los activos fijos. Además, es posible llamar a diferentes informes de otros componentes de R/3. SAP suministra versiones del cuadro de activos fijos específicas del país. Estos cuadros cumplen los requerimientos en el país en cuestión. Existen también versiones adicionales del cuadro (para visualizar el desarrollo de la amortización especial). También puede definir sus propias versiones del cuadro de activos fijos: • • •
Tamaño: hasta 10 filas/8 columnas Almacenar las cabeceras de las posiciones del cuadro Definir cómo se suministran los datos a las posiciones del cuadro
Cuando solicite el cuadro de activos fijos, introduzca esta versión del cuadro como parámetro.
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Capítulo 5: Sistema de información
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Lección: Selección de informes
Ejercicio 13: Selección de informes Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Ejecutar un informe • Utilizar una variante de clasificación • Navegar por una lista • Solicitar un cuadro de activos fijos
Ejemplo empresarial El departamento de Contabilidad de costes desea una lista de los activos fijos contabilizados, clasificados y totalizados por centro de coste.
Tarea 1: Realice las tareas siguientes. 1.
El departamento de Contabilidad de costes le pide que proporcione una lista de todos los activos fijos (contabilizados) de la sociedad AA##, clasificados y totalizados por centro de coste. Por tanto, debe crear una lista de activos fijos (RABEST_ALV01) con la variante de clasificación correspondiente, que puede seleccionar mediante la ayuda de F4.
2.
Opcional: use SAP Mail para enviar esta lista al usuario que está sentado delante o detrás de usted.
Tarea 2: Realice las tareas siguientes. 1.
Desea cambiar una lista de activos fijos de la sociedad AA## de manera que los activos se muestren por valor de adquisición en orden descendente.
2.
Opcional: grabe estas parametrizaciones en una variante de visualización/estructuración específica del usuario y, después, intente recuperar la variante.
Tarea 3: Realice la tarea siguiente. 1.
Compruebe la función Selecciones dinámicas. En la sociedad AA##, busque todos los activos fijos (contabilizados) que contengan el número de grupo ## en el campo de datos maestros Descripción. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 5: Sistema de información
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Tarea 4: Realice la tarea siguiente. 1.
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Solicite el cuadro de activos fijos (RAGITT_ALV01) y, con la variante de clasificación 13 y la versión de cuadro 0001, visualice todos los activos fijos de la sociedad AA##, primero individualmente y luego como total.
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Lección: Selección de informes
Solución 13: Selección de informes Tarea 1: Realice las tareas siguientes. 1.
El departamento de Contabilidad de costes le pide que proporcione una lista de todos los activos fijos (contabilizados) de la sociedad AA##, clasificados y totalizados por centro de coste. Por tanto, debe crear una lista de activos fijos (RABEST_ALV01) con la variante de clasificación correspondiente, que puede seleccionar mediante la ayuda de F4. a)
Información básica: Acceso vía menús a la Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas→ Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto→ IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Patrimonio de activos fijos → Listas patrimonio AF → Patrimonio de activos fijos → ... por número de activo fijo. Introduzca los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Fecha del informe
31 de diciembre EC
Variante de clasificación
0014
Listar activos fijos
Seleccionar
Seleccione Programa → Ejecutar.
Continúa en la página siguiente
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Capítulo 5: Sistema de información
2.
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Opcional: use SAP Mail para enviar esta lista al usuario que está sentado delante o detrás de usted. a)
¿Ha terminado el ejercicio 1? – Correcto Seleccione Lista → Destinatario de mail. Introduzca el nombre del usuario correspondiente como destinatario. Seleccione Documento → Enviar.
Tarea 2: Realice las tareas siguientes. 1.
Desea cambiar una lista de activos fijos de la sociedad AA## de manera que los activos se muestren por valor de adquisición en orden descendente. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Patrimonio de activos fijos → Listas patrimonio AF → Patrimonio de activos fijos → ... por número de activo fijo. Introduzca los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Fecha del informe
31/12/EC
Variante de clasificación
0013
Listar activos fijos
Fijar
Seleccione Programa → Ejecutar. Seleccione la columna Val.adq.. Seleccione Clasificación descendente.
Continúa en la página siguiente
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Lección: Selección de informes
2.
Opcional: grabe estas parametrizaciones en una variante de visualización/estructuración específica del usuario y, después, intente recuperar la variante. a)
¿Ha terminado el ejercicio 1? Seleccione Opciones → Layout → Grabar.... Asigne un nombre y una descripción a la variante, como “VAR##”, y establezca el indicador Específico usuario. Para recuperar la variante, primero debe ejecutar el informe. Seleccione Opciones → Layout → Seleccionar. Para seleccionar una variante, haga clic en ella con el botón principal del ratón.
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Capítulo 5: Sistema de información
AC305
Tarea 3: Realice la tarea siguiente. 1.
Compruebe la función Selecciones dinámicas. En la sociedad AA##, busque todos los activos fijos (contabilizados) que contengan el número de grupo ## en el campo de datos maestros Descripción. a)
La mejor manera de hacerlo es utilizar una lista de activos fijos. En Contabilidad de activos fijos, seleccione Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Patrimonio de activos fijos → Listas patrimonio AF → Patrimonio de activos fijos → ... por número de activo fijo. Introduzca los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Sociedad
AA##
Fecha del informe
31/12/EC
Variante de clasificación
0013
Listar activos fijos
Fijar
No ejecute este programa todavía. Seleccione Tratar → Delimit.opcionales. En el marco que aparece, abra la carpeta Datos generales. Haga doble clic en Denominación. En el lado derecho de la pantalla, introduzca *##* en el campo Denominación. Seleccione Programa → Ejecutar.
Tarea 4: Realice la tarea siguiente. 1.
Solicite el cuadro de activos fijos (RAGITT_ALV01) y, con la variante de clasificación 13 y la versión de cuadro 0001, visualice todos los activos fijos de la sociedad AA##, primero individualmente y luego como total. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Explicaciones sobre balance → Internacional → Cuadro de activos fijos. Introduzca los datos tal como se especifica en el ejercicio.
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Lección: Selección de informes
Resumen de la lección Ahora podrá: • Seleccionar y ejecutar los distintos informes de Contabilidad de activos fijos • Configurar clasificaciones y totalizaciones variables para los informes de activos fijos • Crear el cuadro de activos fijos y estructurarlo de acuerdo con sus necesidades
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Capítulo 5: Sistema de información
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Lección: Simulación de valores Resumen de la lección En esta lección, se describirá la amortización simulada de activos fijos.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • •
Generar una previsión de la amortización Simular la amortización de activos fijos
Ejemplo empresarial Cuando se encontraba discutiendo las preparaciones para el cierre del ejercicio con el equipo de proyecto, sus colegas de Contabilidad financiera se preguntaron si era posible ajustar la cartera de activos fijos a los objetivos de las directrices de balance antes de efectuar el cierre. Deberá explorar el sistema de información de FI-AA y descubrir funciones e informes para simular las distintas valoraciones de los activos fijos.
Gráfico 84: Simulación con Asset Explorer
Asset Explorer ofrece amplias posibilidades de evaluación de registros maestros de activos fijos individuales.
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Lección: Simulación de valores
Al introducir un asterisco (*) en el campo Subnumber, puede solicitar informes combinados para un número principal y los subnúmeros que pertenecen a éste. Antes de SAP R/3 4.7, esto sólo era posible con la visualización de valores de activos fijos (antiguos). Seleccione Visual.clave Amo para ver los detalles del cálculo de la amortización en el sistema. La etiqueta Valores contab. muestra, además de los datos planificados de un ejercicio, los importes contabilizados hasta la fecha. Desde SAP R/3 4.7, también se puede utilizar Asset Explorer para obtener una vista preliminar del desarrollo de los valores de los activos fijos individuales mediante movimientos simulados o condiciones de amortización simuladas. Antes, era necesario ir a la visualización de valores de activos fijos (antiguos). Los informes se pueden iniciar desde Asset Explorer. Desde SAP R/3 4.7, también se pueden crear variantes de informe propias para estos informes, seleccionando Pasar a → Actualizar informes.
Gráfico 85: Simulación de amortización
La simulación, en este contexto, se refiere a una modificación experimental de los parámetros de amortización que afectan a la valoración de los activos fijos. Esta modificación puede aplicarse a un activo fijo individual, a toda la cartera de activos fijos o a partes de ella. La figura 85 muestra el informe de simulación estándar. Cuando se simula el desarrollo de los valores de balance se modifican todas las condiciones de amortización importantes mediante una variante de simulación y se simula la amortización de ejercicios en el futuro.
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Capítulo 5: Sistema de información
AC305
También están disponibles las variantes de clasificación y las opciones para un informe de totales. Tiene la opción de incluir en la previsión la amortización de las inversiones planificadas. Para poder utilizar esta opción, deberá estar gestionando los importes de la inversión planificada como costes planificados en una orden o proyecto de CO. Asignando condiciones de amortización y una fecha de inicio de la amortización planificada a la orden o el proyecto se posibilita la visualización de la amortización planificada. Puesto que el sistema no puede determinar la parte de los costes que se ha liquidado en los activos fijos en curso y, por lo tanto, en los activos fijos activados, deberá valorar los valores de balance de inicio del ejercicio. Podrá desglosar la lista hasta la visualización del valor de balance de cada activo fijo seleccionado. La fecha de evaluación es relevante para la visualización de valores.
Gráfico 86: Variantes de simulación
Las variantes de simulación le permiten simular una modificación en el método de amortización de los informes de valores/amortización de activos fijos. Para cada área, clase de activos fijos y clave de amortización se especificará la clave de amortización y la vida útil que se seleccionarán como alternativas para la simulación. El intervalo de validez excluye los activos fijos cuya fecha de capitalización se encuentra fuera de ese rango. Además, podrá definir una norma de sustitución para incluir en la simulación otros parámetros de amortización.
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Lección: Simulación de valores
Ejercicio 14: Simulación de valores Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Pronosticar los importes de amortización futuros
Ejemplo empresarial Desea simular la amortización de los activos fijos en la previsión de la amortización.
Tarea 1: Realice las tareas siguientes. 1.
Contabilice un alta para el último registro maestro de coches de la empresa, todavía sin contabilizar*. Contabilice un valor de 50.000 en la primera mitad del ejercicio en curso (1/1/EC). * Si no tiene más registros maestros sin contabilizar, cree rápidamente uno nuevo en la clase 3100.
2.
¿Cuál es la manera más rápida de observar los cambios de valor de este activo fijo durante los cinco años próximos?
3.
¿Cuánto aumenta el importe de amortización lineal anual?
4.
Ahora, piensa en reducir la vida útil de cinco a cuatro años, al menos en las áreas 01 y 02. Simule este cambio en Asset Explorer.
5.
¿Cuánto ha aumentado el importe de amortización anual?
6.
Opcional: simule un alta posterior de 20.000 el 30 de junio EC para el activo fijo anterior. Continúa en la página siguiente
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Capítulo 5: Sistema de información
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Tarea 2: Realice las tareas siguientes. 1.
Ahora, le interesan los cambios de valor futuros anuales no sólo de un activo fijo, sino de muchos, por ejemplo, una clase de activos fijos completa. Por tanto, ejecute el informe de simulación de amortización (RASIMU02) para su sociedad, AA##, y la clase 3100, y visualice los valores hasta el 31 de diciembre EC + 2.
2.
¿Encuentra en el informe el coche de la empresa del ejercicio 1 y el importe de amortización anual que descubrió en el ejercicio 1?
3.
¿Qué haría si desease visualizar los importes de amortización mensual del ejercicio en curso, en lugar de los importes de amortización planificada anual, mediante RASIMU?
4.
Ahora, desea visualizar la amortización con condiciones de amortización alternativas para varios activos fijos. ¿Qué “objeto” tiene que utilizar?
Tarea 3: Opcional: vuelva a hacer una simulación para la clase de activos fijos 3100 completa hasta EC+2, pero, esta vez, sin el valor de propuesta de amortización de la clase de activos fijos (LINR), sino que la clave de amortización DG30. 1.
Para ello, primero cree una variante de simulación, ##, que refleje el escenario anterior, al menos para las áreas de valoración 01 y 02. No se espera el cambio de la vida útil planificada.
2.
Ahora, inicie RASIMU02 para la sociedad AA## y la clase 3100, y visualice los valores hasta el 31 de diciembre EC+2. Sin embargo, utilice también su nueva variante de simulación, ##. ¿Qué observa en los valores de su coche de la empresa del ejercicio 1? No hay ningún valor simulado. ¿Por qué? Regrese a la pantalla de selección de RASIMU02 y seleccione Selecciones (todas). Desplácese hasta Tratamiento de amortizaciones en el ejercicio actual (órdenes/elementos PEP). Aquí, verá que (todos) los valores de activos fijos están simulados con fecha 1 de enero EC. Sin embargo, en este momento, el coche de la empresa en cuestión no se ha capitalizado y, por tanto, el informe no muestra valores para este activo fijo. Establezca el indicador Reducir la base de la simulación de amortización... y vuelva a iniciar RASIMU02. Ahora deberían verse los valores alternativos. Para más detalles, consulte Nota de SAP 333818. Éste es un extracto: El uso de valores de activos fijos en la fecha de inicio del ejercicio garantiza que no se cuentan dos veces partes de inversiones de capital planificadas ya realizadas (una vez como plan o valor de presupuesto de una inversión de Continúa en la página siguiente
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Lección: Simulación de valores
capital planificada y otra como contabilización de la capitalización de un activo fijo ya activo). Si sólo realiza una simulación de la amortización de activos fijos activos, generalmente no tiene sentido establecer el indicador “Utilizar valores de activos fijos al inicio del ejercicio” (y, por tanto, el programa lo pasa por alto)... Consejo: Como puede ver en la nota, el informe de simulación (RASIMU02) no es importante para Contabilidad de activos fijos, pero sí lo es para sus colegas encargados de utilizar medidas de inversión principales (normalmente en el componente IM).
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Capítulo 5: Sistema de información
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Solución 14: Simulación de valores Tarea 1: Realice las tareas siguientes. 1.
Contabilice un alta para el último registro maestro de coches de la empresa, todavía sin contabilizar*. Contabilice un valor de 50.000 en la primera mitad del ejercicio en curso (1/1/EC). * Si no tiene más registros maestros sin contabilizar, cree rápidamente uno nuevo en la clase 3100. a)
Información básica: Acceso vía menús a la aplicación Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA):SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas → Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto → IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Contabilización → Alta → Compra → Alta automática contrapartida. Introduzca los datos tal como se especifica en el ejercicio.
2.
¿Cuál es la manera más rápida de observar los cambios de valor de este activo fijo durante los cinco años próximos? a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Activo fijo → Asset Explorer. Seleccione la etiqueta Comparaciones.
3.
¿Cuánto aumenta el importe de amortización lineal anual? Respuesta: 10.000
4.
Ahora, piensa en reducir la vida útil de cinco a cuatro años, al menos en las áreas 01 y 02. Simule este cambio en Asset Explorer. a)
En Asset Explorer, seleccione Activar simulación. Seleccione la etiqueta Parámetros. En las áreas 01 y 02, sobrescriba la vida útil de 005 (años) con 004 (años). Confirme sus entradas. Seleccione la etiqueta Valores plan. Continúa en la página siguiente
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Lección: Simulación de valores
5.
¿Cuánto ha aumentado el importe de amortización anual? Respuesta: 12.500
6.
Opcional: simule un alta posterior de 20.000 el 30 de junio EC para el activo fijo anterior. a)
En Asset Explorer, seleccione la etiqueta Valores plan. En el área de pantalla Simulación movim., seleccione ClMov./// Simulación. En la pantalla de la transacción Simulación movim., introduzca los valores siguientes: Nombre de campo o tipo de datos
Valores
Fecha del documento, de la contabilización y de referencia
30 de junio EC
Clase de documento
AA
Importe contabilizado
20,000
Clase de movimiento
100
Confirme sus entradas. Seleccione Movimiento → Copiar.
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Capítulo 5: Sistema de información
AC305
Tarea 2: Realice las tareas siguientes. 1.
Ahora, le interesan los cambios de valor futuros anuales no sólo de un activo fijo, sino de muchos, por ejemplo, una clase de activos fijos completa. Por tanto, ejecute el informe de simulación de amortización (RASIMU02) para su sociedad, AA##, y la clase 3100, y visualice los valores hasta el 31 de diciembre EC + 2. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Previsión de la amortización → Amortización activos fijos activos (simulación Amo). Introduzca los datos siguientes y ejecute el informe:
2.
Valores
Sociedad
AA##
Clase de activos fijos
3100
Fecha del informe
31 de diciembre EC+2
¿Encuentra en el informe el coche de la empresa del ejercicio 1 y el importe de amortización anual que descubrió en el ejercicio 1? a)
3.
Nombre de campo o tipo de datos
Sí, siempre y cuando haya seleccionado lo correcto.
¿Qué haría si desease visualizar los importes de amortización mensual del ejercicio en curso, en lugar de los importes de amortización planificada anual, mediante RASIMU? a)
En la pantalla del informe, debe seleccionar un período de valoración diferente. En Contabilidad de activos fijos, seleccione Sistema de información → Informes contabilidad activos fijos → Previsión de la amortización → Amortización activos fijos activos (simulación Amo). Introduzca 31 de diciembre EC como fecha del informe. Seleccione Tratar → Selecciones (todas). Desplácese hasta el grupo de campos del período de evaluación. Seleccione el indicador Mes. Ejecute el informe. Nota: Si hay demasiada información, puede limitar la selección hasta la clase de activos fijos 3100. Continúa en la página siguiente
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AC305
Lección: Simulación de valores
4.
Ahora, desea visualizar la amortización con condiciones de amortización alternativas para varios activos fijos. ¿Qué “objeto” tiene que utilizar? a)
Una variante de simulación
Tarea 3: Opcional: vuelva a hacer una simulación para la clase de activos fijos 3100 completa hasta EC+2, pero, esta vez, sin el valor de propuesta de amortización de la clase de activos fijos (LINR), sino que la clave de amortización DG30. 1.
Para ello, primero cree una variante de simulación, ##, que refleje el escenario anterior, al menos para las áreas de valoración 01 y 02. No se espera el cambio de la vida útil planificada. a)
En Contabilidad de activos fijos, seleccione Sistema de información → Herramienas → Variantes simulación. Seleccione Entradas nuevas y cree la variante de simulación ##. Confirme sus entradas. Seleccione la nueva variante. En la estructura de diálogo, seleccione Reglas de simulación haciendo doble clic. Seleccione Entradas nuevas. Cree una regla de sustitución (con formato de tabla) para reflejar el escenario descrito en el ejercicio.
2.
Ahora, inicie RASIMU02 para la sociedad AA## y la clase 3100, y visualice los valores hasta el 31 de diciembre EC+2. Sin embargo, utilice también su nueva variante de simulación, ##. ¿Qué observa en los valores de su coche de la empresa del ejercicio 1? No hay ningún valor simulado. ¿Por qué? Regrese a la pantalla de selección de RASIMU02 y seleccione Selecciones (todas). Desplácese hasta Tratamiento de amortizaciones en el ejercicio actual (órdenes/elementos PEP). Aquí, verá que (todos) los valores de activos fijos están simulados con fecha 1 de enero EC. Sin embargo, en este momento, el coche de la empresa en cuestión no se ha capitalizado y, por tanto, el informe no muestra valores para este activo fijo. Establezca el indicador Reducir la base de la simulación de amortización... y vuelva a iniciar RASIMU02. Ahora deberían verse los valores alternativos. Para más detalles, consulte Nota de SAP 333818. Éste es un extracto:
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Capítulo 5: Sistema de información
AC305
El uso de valores de activos fijos en la fecha de inicio del ejercicio garantiza que no se cuentan dos veces partes de inversiones de capital planificadas ya realizadas (una vez como plan o valor de presupuesto de una inversión de capital planificada y otra como contabilización de la capitalización de un activo fijo ya activo). Si sólo realiza una simulación de la amortización de activos fijos activos, generalmente no tiene sentido establecer el indicador “Utilizar valores de activos fijos al inicio del ejercicio” (y, por tanto, el programa lo pasa por alto)... Consejo: Como puede ver en la nota, el informe de simulación (RASIMU02) no es importante para Contabilidad de activos fijos, pero sí lo es para sus colegas encargados de utilizar medidas de inversión principales (normalmente en el componente IM). a)
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Vea el ejercicio.
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Lección: Simulación de valores
Resumen de la lección Ahora podrá: • Generar una previsión de la amortización • Simular la amortización de activos fijos
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Resumen del capítulo
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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Seleccionar y ejecutar los distintos informes de Contabilidad de activos fijos • Configurar clasificaciones y totalizaciones variables para los informes de activos fijos • Crear el cuadro de activos fijos y estructurarlo de acuerdo con sus necesidades • Generar una previsión de la amortización • Simular la amortización de activos fijos
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Capítulo 6 Transferencia de datos antiguos Resumen del capítulo En esta unidad conocerá las opciones de transferencia de datos antiguos (manual y automática), prestando una especial atención a los puntos que deben considerarse al preparar el inicio de la operación de producción.
Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • •
Introducir datos de activos fijos del sistema existente Configurar el traspaso automático de datos antiguos Comprobar si el sistema está configurado correctamente antes de finalizar la fase de implementación Crear una lista de tareas con todos los preparativos necesarios Cite las principales ventajas de la nueva Contabilidad principal
Contenido del capítulo Lección: Transferencia de datos antiguos ...................................260 Ejercicio 15: Transferencia de datos antiguos..........................269 Lección: Preparativos para la entrada en productivo ......................272 Ejercicio 16: Preparaciones para la entrada en productivo ...........277 Lección: La nueva Contabilidad principal (nuevo LM) .....................282
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Lección: Transferencia de datos antiguos Resumen de la lección En esta lección, obtendrá información sobre la transferencia manual de datos antiguos, la transferencia automática de datos antiguos y la transferencia de datos antiguos con Microsoft Excel.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • •
Introducir datos de activos fijos del sistema existente Configurar el traspaso automático de datos antiguos
Ejemplo empresarial El activo fijo antiguo debe asignarse a una clase de activos fijos. En función del tiempo de transferencia y de otras opciones definidas, deberán transferirse al sistema valores y, posiblemente, también movimientos. Los valores y movimientos que se transferirán dependerán de la fecha de transferencia y otras opciones que se especifican. Normalmente, la transferencia automática de datos se realiza con el programa de transferencias RAALTD01. Alternativamente, para realizar la transferencia se puede utilizar el programa RAALTD11 o Microsoft Excel.
Gráfico 87: Transferencia de datos antiguos
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AC305
Lección: Transferencia de datos antiguos
La transferencia de datos de un sistema antiguo suele ser la primera actividad que se realiza en un sistema productivo nuevo después de la configuración y la clasificación de los activos fijos. Puede transferir los datos automáticamente desde un sistema antiguo mediante un procedimiento de batch input o (con una cartera de activos fijos muy pequeña) introducir los datos manualmente mediante un movimiento para datos de activos fijos antiguos. Aparte de la transferencia manual (AS91), existen otros tres métodos para la transferencia automática de datos antiguos: 1. 2. 3.
Cantidad grande de datos antiguos: procedimiento de batch input (RAALTD01) Cantidad muy grande de datos antiguos: import directo de datos (RAALTD11) Varios centenares de activos fijos: transferencia de datos antiguos con Microsoft Excel
Tenga en cuenta que en todos los casos sólo se actualizan los datos maestros de activos fijos y las partidas individuales relevantes de la contabilidad de activos fijos y no las cuentas de mayor de la contabilidad financiera. Por tanto, deberá reconciliar los balances con las cuentas de mayor correspondientes por separado. La transferencia de datos antiguos se inicia fijando para la sociedad el status Transferencia de datos antiguos no completada. Con este status podrá transferir los datos antiguos a FI-AA, pero no crear movimientos de contabilización.
Gráfico 88: Carga inicial: Fecha de transferencia
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
AC305
Podrá transferir datos antiguos de un sistema existente de cualquier fecha del pasado. No podrá crear en el sistema R/3 datos antiguos anteriores a la fecha de transferencia. De tal forma se garantiza que los datos transferidos del sistema existente sean consistentes en la fecha de transferencia. La fecha de transferencia puede estar: • •
Al final del último ejercicio cerrado En el ejercicio siguiente al último ejercicio cerrado
¿Qué datos pueden transferirse? •
Transferencia al final del ejercicio y transferencia durante el ejercicio: Datos maestros, CPA histórico y amortización acumulada tal como se encontraban en el último ejercicio cerrado
•
Transferencia de datos antiguos durante el ejercicio: La amortización y los movimientos de activos fijos contabilizados en el ejercicio actual también se pueden transferir simultáneamente.
La transferencia de los balances de las cuentas de mayor siempre se deberán realizar por separado. Los movimientos de activos fijos que se producen durante la transferencia de datos antiguos deberán contabilizarse por separado en el sistema R/3 una vez finalizada la transferencia de datos antiguos.
Gráfico 89: Transferencia de datos antiguos al final del ejercicio
Si la fecha de transferencia está al final del último ejercicio cerrado se transfieren sólo los datos maestros, el CAP y la amortización acumulada tal como estaban al final del último ejercicio cerrado.
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AC305
Lección: Transferencia de datos antiguos
Los movimientos en activos fijos en curso gestionados por partidas individuales se contabilizan mediante clases de movimientos especiales para datos antiguos (tipos de movimientos 900 y 910). Este método garantiza que las partidas individuales se identifican como altas de ejercicios anteriores (altas del año anterior), ya que el sistema fija las fechas de referencia en 01/01/AAAA. La transferencia de datos antiguos no actualiza los saldos de las cuentas de mayor. Debe transferir los saldos tal como están en la fecha de transferencia (es decir, al cierre del ejercicio). 1. 2.
El personal de cuentas de mayor puede almacenar estos balances mediante FI. El personal de Contabilidad de activos fijos puede almacenar estos balances en la pantalla de transferencia de balances de AA.
Para verificar la reconciliación, utilice la lista de saldos de FI (RFSSLD00) y los informes de FI-AA correspondientes con la fecha de informe “fecha de transferencia + 1.” Tenga en cuenta las siguientes consideraciones especiales si va a utilizar un sistema de gestión financiera R/3 ya productivo. Todas las cuentas de balance y amortización acumulada están actualizadas en un sistema SAP R/3 FI productivo. No será necesario que copie los saldos de cuentas de mayor.
Gráfico 90: Transferencia de datos antiguos durante el ejercicio
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Si la fecha de transferencia es posterior al final del último ejercicio cerrado, realice una transferencia durante el ejercicio. En este caso se transfieren los datos maestros generales y los valores acumulados al inicio del ejercicio. También deberá transferir los movimientos y la amortización contabilizada durante el año en curso. Hay dos maneras de transferir la amortización contabilizada durante el ejercicio actual: •
Transferir la amortización del ejercicio actual que esté contabilizada hasta el momento de la transferencia. Posteriormente deberá introducir en el Customizing de Contabilidad de activos fijos el último período de amortización contabilizado (en el sistema existente) antes del momento de la transferencia de cada área de valoración. La amortización contabilizada en el sistema existente no tiene que haber sido calculada y contabilizada de acuerdo con las reglas de FI-AA.
•
Si no desea transferir ninguna de las amortizaciones contabilizadas puede, en su lugar, ejecutar una contabilización de amortizaciones no planificadas después de la transferencia de datos de la contabilización completa del ejercicio actual hasta el momento de la transferencia. En tal caso, se contabilizará la amortización calculada por el sistema FI - AA en este período.
Si realiza una transferencia de datos antiguos durante el ejercicio, también puede introducir los movimientos que se han realizado desde el final del último ejercicio cerrado hasta el momento de la transferencia. Ejemplo: alta de activo fijo de 10.000 en el Año -2, vida útil 10 años, amortización lineal: 2.000, alta adicional en el año actual: 1.000, toda la amortización contabilizada acumulada: 275 en los 3 primeros meses.
Gráfico 91: Fijar/Restaurar cuentas asociadas
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Lección: Transferencia de datos antiguos
Fijar/Restaurar cuentas asociadas En este paso se definen las cuentas de mayor de FI-AA como cuentas asociadas mediante un informe. Este programa modifica las definiciones del registro maestro de cuentas de mayor que se introducen en la determinación de cuentas de contabilidad de activos fijos. También puede restaurar las cuentas asociadas si: • •
Se ha introducido una cuenta incorrecta en una asignación de cuentas en Contabilidad de activos fijos. Es necesario contabilizar correcciones de saldo en cuentas asociadas de forma retroactiva.
Tenga en cuenta que, en este caso, ya no se puede garantizar la consistencia entre FI-AA y estos saldos de mayor, puesto que vuelve a ser posible contabilizar las cuentas directamente. Puesto que la sociedad tiene el estado Transferencia de datos antiguos no completada, debe tener en cuenta que sólo pueden contabilizarse movimientos en el sistema R/3 después de la fecha de la transferencia real. Después de esta fecha, todas las cuentas de activo fijo y las cuentas de ajuste de valor deberán redefinirse como cuentas asociadas de FI-AA. Por consiguiente, en estas cuentas ya no se podrá contabilizar directamente después de la fecha de transferencia.
Gráfico 92: Traslado de saldos
El siguiente paso para preparar el inicio productivo es transferir los saldos de las cuentas asociadas del libro mayor. También es necesario hacerlo si FI ha estado trabajando anteriormente con un sistema externo. Deberá haber reconciliado los valores de balance de contabilidad de activos fijos con los balances de las cuentas asociadas afectadas. Utilice el informe RABEST01 (lista de patrimonio de activos fijos) en la contabilidad de activos fijos. Cuando inicie este informe, especifique el primer día del ejercicio actual como fecha de informe. El sistema suministrará datos desde el último día del ejercicio anterior (lo cual significa que no contiene amortizaciones del ejercicio actual).
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
AC305
Puede utilizar con ese fin la lista de saldos correspondiente (RFSSLD00) del sistema FI. Posteriormente podrá copiar los saldos de cualquier cuenta transitoria en las cuentas asociadas de la contabilidad de activos fijos.
Gráfico 93: Parámetros de transferencia
Para especificar el último período contabilizado en el sistema anterior (transferencia de datos antiguos durante el ejercicio), es necesario introducir el último período para el que se contabilizó la amortización en el sistema antiguo para cada sociedad. El período se aplicará a la amortización contabilizada que se transferirá durante la transferencia de datos antiguos. En SAP R/3, el sistema contabiliza la amortización a partir del período posterior a ese período. Alternativamente, puede recuperar la contabilización de amortizaciones realizando una ejecución no planificada de contabilización de amortizaciones. Si desea gestionar una nueva área de valoración, puede calcular la amortización antigua aplicando las condiciones de amortización de FI-AA (la sociedad debe estar en modo de test). Para el cálculo de valores de reposición/valores base asegurables, se calculan los valores de reposición y los valores base asegurables. Este recálculo se basa en la condición de que el valor de adquisición haya sido liquidado completamente con anterioridad al momento de la capitalización.
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Lección: Transferencia de datos antiguos
Gráfico 94: Transferencia automática de datos antiguos
Para la transferencia automática de datos antiguos, convierta los datos del sistema antiguo (a poder ser, con un programa escrito por usted mismo) y organícelos según la estructura de datos de FI-AA. Puede encontrar esta estructura en las tablas BALTD (datos maestros) y BALTB (datos variables) de ABAP Dictionary. Su programa de interfase transferirá los datos antiguos del sistema existente a un fichero secuencial. Si desea transferir más de ocho áreas de valoración, deberá modificar las tablas del Dictionary ABAP BALTD y BALTB, ya que la estructura estándar de BALTD acepta sólo ocho áreas de valoración. Puede utilizar la función Activos fijos de la Transferencia de datos Workbench para verificar los datos que se transferirán antes de la transferencia real y realizar las modificaciones necesarias. El programa de transferencia RAALTD01 proporciona los datos para una operación de transferencia de datos antiguos mediante una ejecución en proceso de fondo. Los registros que contienen errores se almacenan en forma de juego de datos batch input y deberán procesarse posteriormente. La documentación del programa de transferencia RAALTD01 contiene instrucciones detalladas sobre: • • • •
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La estructuración del fichero de transferencia secuencial por el programa de interfase Las opciones de test Cómo evitar errores e interpretar los que se produzcan Procedimientos que deben realizarse si el programa termina de manera anómala
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Puede utilizar el import directo de datos (RAALTD11) si tiene que transferir un número muy grande de activos fijos desde su sistema existente. Esto mejora considerablemente el rendimiento durante la transferencia de activos fijos antiguos.
Gráfico 95: Transferencia datos Workbench: Activos fijos
En los activos fijos de transferencia de datos Workbench pueden volver a comprobarse los datos convertidos desde el sistema antiguo (en SAP R/3) y, si es necesario, pueden cambiarse. Transferencia de datos Workbench se puede utilizar para Contabilidad de activos fijos como en SAP R/3 4.0. Al igual que en SAP R/3 4.6, para importar activos fijos antiguos, debe crearse un proyecto de transferencia completo en Data Legacy Workbench. El informe de transferencia RAALTD01 proporciona automáticamente los registros de datos correctos para el movimiento de datos antiguos AS91. Los registros que contienen errores se almacenan en forma de juego de datos batch input y pueden procesarse posteriormente.
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Lección: Transferencia de datos antiguos
Ejercicio 15: Transferencia de datos antiguos Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Preparar la transferencia automática de datos antiguos • Transferencia de datos antiguos desde un sistema antiguo
Ejemplo empresarial El activo fijo antiguo debe asignarse a una clase de activos fijos. En función del tiempo de transferencia y de otras opciones definidas, deberán transferirse al sistema valores y, posiblemente, también movimientos. Los valores y movimientos que se transferirán dependerán de la fecha de transferencia y otras opciones que se especifican. Normalmente, la transferencia automática de datos se realiza con el programa de transferencias RAALTD01.
Tarea 1: Realice la tarea siguiente. 1.
Para realizar una transferencia de datos antiguos (manual o automáticamente), debe definir una fecha de transferencia de datos antiguos (traspaso) para su sociedad, AA##.. Defina la fecha como 31 de diciembre del último ejercicio cerrado.
Tarea 2: Realice la tarea siguiente. 1.
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Ahora cree un activo fijo antiguo manualmente en su sociedad, AA##. Utilice la clase de activos fijos 3000. Especifique 19 de enero EC-3 como fecha de capitalización (original). Puede especificar cualquier valor de transferencia acumulado, pero asegúrese de que la amortización del área 01 no sea superior a la amortización del área 02 (con los mismos CAP).
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Solución 15: Transferencia de datos antiguos Tarea 1: Realice la tarea siguiente. 1.
Para realizar una transferencia de datos antiguos (manual o automáticamente), debe definir una fecha de transferencia de datos antiguos (traspaso) para su sociedad, AA##.. Defina la fecha como 31 de diciembre del último ejercicio cerrado. a)
Información básica: Acceso vía menús a la aplicación Contabilidad de activos fijos (FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos. Acceso vía menús al Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas → Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto → IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos.
b)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Transferencia de datos de activos fijos → Parámetros para la transferencia → Fechas → Especificar fecha carga inicial datos/último ejerc.cerrado. Introduzca los datos tal como se especificó en el ejercicio.
Tarea 2: Realice la tarea siguiente. 1.
Ahora cree un activo fijo antiguo manualmente en su sociedad, AA##. Utilice la clase de activos fijos 3000. Especifique 19 de enero EC-3 como fecha de capitalización (original). Puede especificar cualquier valor de transferencia acumulado, pero asegúrese de que la amortización del área 01 no sea superior a la amortización del área 02 (con los mismos CAP). a)
En Customizing de Contabilidad de activos fijos, seleccione Transferencia de datos de activos fijos → Traspaso automático en diálogo → Crear/Modificar/Visualizar activo fijo antiguo. En la ventana de diálogo Seleccionar actividad, seleccione Crear activo fijo antiguo. Introduzca los datos tal como se especificó en el ejercicio.
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Lección: Transferencia de datos antiguos
Resumen de la lección Ahora podrá: • Introducir datos de activos fijos del sistema existente • Configurar el traspaso automático de datos antiguos
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Lección: Preparativos para la entrada en productivo Resumen de la lección En esta lección, aprenderá a comprobar que el sistema está correctamente configurado antes de transferir datos, reinicializar sociedades y reinicializar amortizaciones contabilizadas.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • •
Comprobar si el sistema está configurado correctamente antes de finalizar la fase de implementación Crear una lista de tareas con todos los preparativos necesarios
Ejemplo empresarial Es muy importante que el sistema FI-AA esté bien configurado antes de realizar la transferencia de los datos. Con esta finalidad, debe realizar una verificación de consistencia.
Gráfico 96: Preparativos para la entrada en productivo: verificar la consistencia
La verificación de consistencia presenta un resumen de las parametrizaciones del sistema que se han realizado. Proporciona una lista de configuraciones incorrectas. Este informe deberá utilizarse para resaltar cualquier error importante en la configuración.
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Lección: Preparativos para la entrada en productivo
Podrá analizar las parametrizaciones del sistema e imprimirlas como documentación. Puede utilizar los siguientes informes resumidos para verificar la consistencia de las parametrizaciones del sistema: • • • •
Planes de valoración Sociedades Áreas de valoración Clases de activos fijos
También puede utilizar un informe de consistencia para verificar las cuentas asociadas de la contabilidad de activos fijos. Se crea una lista en la que se muestran las imputaciones y las correspondientes cuentas de mayor. El informe proporciona un comentario de las imputaciones que no son correctas. También está disponible un informe de consistencia del Customizing de Contabilidad de activos fijos para verificar la admisibilidad de las parametrizaciones del sistema. Después de haber comprobado la consistencia de las parametrizaciones de configuración, está preparado para el inicio productivo.
Gráfico 97: Reinicializar sociedad
Reinicializar la sociedad: puede eliminar los datos de la aplicación de test (registros maestros de activo fijo, movimientos y amortización) de las distintas sociedades. Podría ser necesario, por ejemplo, después de un test de transferencia de datos antiguos con actualización de la base de datos. Sin embargo, las parametrizaciones del Customizing no se borran al reinicializar los datos de la sociedad.
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Condiciones: • • •
La reinicialización sólo se permite mientras la sociedad está en modo de test. Los valores y registros maestros de FI-AA se reinicializan. Los valores de FI y CO no se quitan (si es necesario, reinicialice las entradas correspondientes en FI y CO).
Gráfico 98: Reinicializar amortización contabilizada
Utilice la función Reinicializar amortización contabilizada si se han producido errores al realizar el test de ejecución de contabilización de amortizaciones y debe restaurar el estado original. Puede reinicilizar la amortización contabilizada en FI-AA (todas las ejecuciones de amortización). Además, se reinicializan los datos de amortización de una transferencia de datos antiguos durante el ejercicio. En consecuencia, deberá volver a transferirlos. También borra todos los datos que se han utilizado para gestionar y monitorizar las ejecuciones de contabilización de amortizaciones. No se crean documentos ni juegos de datos de contabilización para cancelar la ejecución de contabilización de amortizaciones que se ha realizado en FI. Deberá realizar contabilizaciones de corrección manuales en las cuentas de amortización acumulada del libro mayor. Sólo pueden reinicializarse sociedades que están en modo de test. La reinicialización de los datos de amortización se grabará en el log del sistema.
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Lección: Preparativos para la entrada en productivo
Gráfico 99: Resumen para expertos
El Resumen para expertos no contiene funciones adicionales, sino que ofrece parametrizaciones disponibles en otros lugares de la Guía de implementación, clasificadas por objetos o actividades (por ejemplo, áreas de valoración, transferencia de datos antiguos). El Customizing de Contabilidad de activos fijos se estructura de otra manera por funciones. Esto significa que los requisitos de la empresa se ven reflejados por las funciones del componente FI-AA. Por ejemplo, puede mantener todas las parametrizaciones de amortización dentro de un nodo de la Guía de implementación. Este planteamiento funcional simplifica el Customizing de Contabilidad de activos fijos. En el Resumen para expertos, se pueden comprobar y modificar rápidamente las parametrizaciones ya realizadas en otros lugares de la Guía de implementación para los objetos o las actividades mostradas. SAP denomina a este nodo del Customizing Resumen para expertos para indicar que es aconsejable que sólo los usuarios con experiencia lo utilicen para realizar cambios en el Customizing.
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Lección: Preparativos para la entrada en productivo
Ejercicio 16: Preparaciones para la entrada en productivo Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Comprobar si el sistema está configurado correctamente antes de finalizar la fase de implementación
Ejemplo empresarial Es muy importante que el sistema FI-AA esté bien configurado antes de realizar la transferencia de los datos. Con esta finalidad, debe ejecutar una verificación de consistencia.
Tarea: Estudio de casos opcional 1.
Mientras estaba de vacaciones, alguien modificó la configuración de FI-AA en el mandante de test. Esta persona asignó un plan de valoración a dos sociedades. Todavía no se ha creado ningún activo fijo. ¿Es esto correcto?
2.
En este plan de valoración se han definido varias áreas derivadas que no son legalmente necesarias en ninguno de los dos países. ¿Eliminaría estas áreas de valoración?
3.
La misma persona ha definido 40 clases de activos fijos distintas (30 clases para España y 10 para los EE. UU.) para máquinas especiales de cada centro de coste del departamento de producción. ¿Cómo convencerá a esta persona de que debe anular esta decisión?
4.
¿Cómo quitaría un activo fijo que ya contiene valores?
5.
¿Por qué no es posible modificar la clase de activos fijos en el registro maestro?
6.
¿Por qué no tiene datos el campo Centro de coste aunque los necesite urgentemente para su área de valoración de contabilidad de costes?
7.
¿Cuándo deja de ser posible modificar la división en un registro maestro de activo fijo?
8.
Cuando se contabiliza un subnúmero de activo fijo, se asigna la fecha de capitalización del registro principal. ¿Cómo se puede modificar?
9.
¿En qué circunstancias es aconsejable introducir datos antiguos mediante la transferencia manual de datos?
10. Su sistema antiguo calculaba la amortización de forma diferente al sistema R/3. ¿Qué hará?
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Solución 16: Preparaciones para la entrada en productivo Tarea: Estudio de casos opcional 1.
Mientras estaba de vacaciones, alguien modificó la configuración de FI-AA en el mandante de test. Esta persona asignó un plan de valoración a dos sociedades. Todavía no se ha creado ningún activo fijo. ¿Es esto correcto? a)
2.
En este plan de valoración se han definido varias áreas derivadas que no son legalmente necesarias en ninguno de los dos países. ¿Eliminaría estas áreas de valoración? a)
3.
Deberá subrayar nuevamente la importancia de los catálogos pequeños de clases de activos fijos, que son uniformes en el nivel de mandante. Estos catálogos de clases de activos fijos son la base para obtener informes de balance y consolidación uniformes.
¿Cómo quitaría un activo fijo que ya contiene valores? a)
5.
Las mantiene porque pueden existir sólo para generar informes.
La misma persona ha definido 40 clases de activos fijos distintas (30 clases para España y 10 para los EE. UU.) para máquinas especiales de cada centro de coste del departamento de producción. ¿Cómo convencerá a esta persona de que debe anular esta decisión? a)
4.
Le explica a la persona en cuestión que el plan de valoración es específico del país y cumple únicamente los requerimientos de un determinado país. Si existen varios países con requerimientos legales parecidos es posible ampliar el plan de valoración estándar mediante configuraciones adicionales. Por ejemplo, el plan de valoración UNI satisface los requisitos legales de varios países.
Sólo podrá eliminarlo archivándolo una vez que haya estado en el sistema todo el tiempo legalmente obligatorio.
¿Por qué no es posible modificar la clase de activos fijos en el registro maestro? a)
La clase de activos fijos contiene varios valores de propuesta y elementos de control que determinan la forma de crear los registros de activos fijos.
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Lección: Preparativos para la entrada en productivo
6.
¿Por qué no tiene datos el campo Centro de coste aunque los necesite urgentemente para su área de valoración de contabilidad de costes? a)
7.
En las reglas de disposición de los datos maestros del registro de activo fijo podría haber olvidado definir este campo como obligatorio.
¿Cuándo deja de ser posible modificar la división en un registro maestro de activo fijo? a)
Una vez contabilizados los valores en el registro maestro de activo fijo ya no es posible modificar la división porque el indicador de las parametrizaciones de la sociedad indica que debe crearse un balance y/o una cuenta PyG para cada área empresarial para finalidad interna. Si este indicador está definido, el campo División siempre está preparado para aceptar entradas al introducir documentos. En consecuencia, el documento de FI (subsiguiente) contiene valores para la división. En este caso, ya no se puede cambiar la asignación a la división, ya que se producirían errores en el balance o en la cuenta de pérdidas y ganancias. El sistema puede determinar la división adecuada a partir de información disponible como, por ejemplo, el centro de coste, que se introduce en el registro maestro. Si el activo fijo se ha asignado a una división equivocada, debería contabilizar una transferencia a otro registro maestro de activo fijo que contenga la división deseada.
8.
Cuando se contabiliza un subnúmero de activo fijo, se asigna la fecha de capitalización del registro principal. ¿Cómo se puede modificar? a)
9.
En la estructuración de pantallas, cambie el nivel de actualización de los datos maestros.
¿En qué circunstancias es aconsejable introducir datos antiguos mediante la transferencia manual de datos? a)
Si tiene muy pocos activos fijos para transferir o si está realizando un test de transferencia de datos:
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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10. Su sistema antiguo calculaba la amortización de forma diferente al sistema R/3. ¿Qué hará? a)
En principio, puede hacer que el sistema vuelva a calcular la amortización acumulada de los ejercicios anteriores de acuerdo con las reglas de amortización de SAP. Sin embargo, esto sólo tiene sentido si se definió una nueva área de valoración y es necesario volver a calcular los valores en esta área de valoración en R/3. En las áreas de valoración del balance, debe transferir la amortización exactamente con los mismos valores que se introdujeron en el sistema antiguo. Este recálculo se basa en la condición de que el valor de adquisición está completamente saldado en el momento de la capitalización. Para el área contable, sin embargo, este procedimiento sólo es posible en las sociedades que todavía están en modo de test. Dentro del marco de la transferencia de datos de activo fijo del sistema existente, deberá determinar las áreas de valoración y las sociedades para las que desee volver a calcular la amortización. Tras importar los datos del sistema existente, puede utilizar el movimiento Modificar activos fijos antiguos (función: recalcular valores) para volver a calcular la amortización acumulada.
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Lección: Preparativos para la entrada en productivo
Resumen de la lección Ahora podrá: • Comprobar si el sistema está configurado correctamente antes de finalizar la fase de implementación • Crear una lista de tareas con todos los preparativos necesarios
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Lección: La nueva Contabilidad principal (nuevo LM) Resumen de la lección En las diapositivas siguientes se resumen brevemente las principales ventajas de la nueva Contabilidad principal en mySAP ERP.
Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •
Cite las principales ventajas de la nueva Contabilidad principal
Ejemplo empresarial
La nueva Contabilidad principal (nuevo LM)
Gráfico 100: La nueva Contabilidad principal (nuevo LM)
La nota de SAP 756146 también resume las ventajas de la nueva Contabilidad principal. Si desea ver cómo funciona la nueva Contabilidad principal mediante un curso de formación de SAP, apúntese al AC210.
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Lección: La nueva Contabilidad principal (nuevo LM)
Nota para los clientes que utilicen la Contabilidad principal clásica: Si considera que las ventajas que se describen en las siguientes diapositivas son cruciales para su empresa, puede cambiar a la nueva Contabilidad principal gracias a un proyecto de seguimiento para la actualización a mySAP ERP. “Disponibilidad general” prevista para: 1 de abril de 2005 La nueva Contabilidad principal está plenamente integrada en todos los subledgers (=> FI-AP, FI-AR y FI-AA).
Gráfico 101: Ventajas de la nueva Contabilidad principal: Resumen
En las diapositivas siguientes se describe cada ventaja en detalle. En resumen, la nueva Contabilidad principal incluye funciones que combinan la Contabilidad principal clásica con el componente Ledgers especiales. Atención: A pesar de todas las innovaciones citadas hasta el momento, las “interfases de usuario” para introducir datos o contabilizaciones siguen siendo prácticamente idénticas a las del release anterior en lo que respecta al usuario.
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Gráfico 102: Las ventajas en detalle: Ampliación de la estructura de datos
Ahora el campo Área funcional se guarda además en la Contabilidad principal. Esto significa que ya no tiene que activar el ledger de costes del volumen de negocios 0F para crear una cuenta de pérdidas y ganancias para la contabilidad de costes del volumen de negocios. El campo Centro de beneficio (al igual que el campo Centro de beneficio interlocutor) también se gestiona en la Contabilidad principal. Esto permite utilizar la Contabilidad principal para realizar análisis de gestión. Con el componente central de mySAP ERP, además puede utilizar la Contabilidad principal para ofrecer una versión clara del Controlling (=> “CO claro”). Ahora los centros de coste y las clases de coste (primarias) están disponibles como objetos. Una nueva entidad (característica / categoría) disponible es el campo Segmento. Con la incorporación de esta nueva entidad, puede gestionar informes por segmento. En la nueva Contabilidad principal, la estructura de las tablas puede ampliarse con total flexibilidad mediante la incorporación de campos personalizados y los totales relacionados con dichos campos. Se pueden utilizar informes regulares para todas las finalidades anteriores.
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Lección: La nueva Contabilidad principal (nuevo LM)
Gráfico 103: Las ventajas en detalle: Partición de documentos (partición en modo interactivo) I
El aspecto de la interfase y el modo en que los usuarios introducen documentos financieros siguen siendo exactamente iguales a los de releases anteriores. Se considera normal un tipo de IVA soportado del 16%. Actualmente SAP da soporte a la derivación del segmento a partir del centro de beneficio. No obstante, el centro de beneficio puede derivarse a su vez de un centro de coste, una orden CO o un proyecto, por ejemplo.
Gráfico 104: Las ventajas en detalle: Partición de documentos (partición en modo interactivo) II
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Es necesario activar la partición de documentos para garantizar que la característica Segmento (o cualquier otra entidad) se parta de forma consistente. La segmentación uniforme implica que se obtiene un “saldo cero” en cada documento para la entidad relevante. La visualización no sólo representa claramente cómo se parte la entidad Segmento, sino también como se hereda en las posiciones de acreedores y de impuestos del documento. Gracias a la partición en modo interactivo (y a la herencia), las actividades de cierre del período “cargo retroactivo en balance” (=> SAPF180) y “cargo retroactivo en cuenta de pérdidas y ganancias” (=> SAPF181) ya no son necesarias. Atención: La partición de documentos se puede aplicar también a “procesos subsiguientes”, como los pagos. Los ingresos o gastos por descuentos se distribuyen entre las entidades de acuerdo con la cantidad de contabilizaciones originales en la cuenta de gastos (en el caso de una factura de acreedor original). Las facturas de cliente en las que los ingresos se distribuyen entre distintas entidades se tratan del mismo modo que las facturas de acreedor a las que se hace referencia anteriormente.
Gráfico 105: Las ventajas en detalle: Integración en tiempo real CO -> FI
En esta diapositiva se muestra la integración en tiempo real de CO y FI tomando como ejemplo la característica / el criterio Área funcional. No obstante, también puede parametrizar una integración en tiempo real para los criterios Sociedad,
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Lección: La nueva Contabilidad principal (nuevo LM)
División, Centro de beneficio, Segmento, Fondo y Crédito. La selección no es “excluyente”, puede activar la integración en tiempo real para todas estas características a la vez. Características especiales del documento contable (=> 2b.): •
•
•
Las contabilizaciones se realizan en tiempo real (por documento). No hace falta una reconciliación (=> [sólo] agregaciones por cada cuenta de gastos / clase de coste) gracias al ledger de reconciliación de la Contabilidad de clases de coste (transacción KALC). El documento contable no requiere cuentas de imputación. Sin embargo, las cuentas de imputación siguen siendo necesarias en mySAP ERP para operaciones multisociedades. Los usuarios pueden acceder al documento contable generado en tiempo real desde el documento de Controlling (=> 2./2a.) y a la inversa, con lo que se garantiza la transparencia de los documentos financieros.
Los documentos en la integración en tiempo real CO -> FI se pueden grabar en un log mediante un trace para análisis posteriores.
Gráfico 106: Las ventajas en detalle: Contabilidad paralela
Uno de los ledgers de la nueva Contabilidad principal ha sido diseñado como “ledger principal”. El ledger principal suele utilizarse para reproducir el estado de cuentas del grupo. En la nueva Contabilidad principal se pueden utilizar también otros ledgers para contabilidad paralela. •
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Esto forma parte del enfoque de ledger en la nueva Contabilidad principal suministrada con mySAP ERP.
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Capítulo 6: Transferencia de datos antiguos
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Atención: No son los mismos ledgers que los del componente Ledgers especiales en R/3 Enterprise. No obstante, sigue siendo posible representar la contabilidad paralela mediante cuentas adicionales (=> enfoque de cuenta). Con el enfoque actual, sólo hay que utilizar un ledger en Contabilidad principal; este ledger se utiliza como ledger principal. Con mySAP ERP, el enfoque de ledger (en la nueva Contabilidad principal) y el enfoque de cuenta suelen tener la misma relevancia. Para más información, consulte la nota de SAP 779251. Puede seguir utilizando las opciones de visualización de releases anteriores, como el enfoque de ledgers especiales o el enfoque de sociedad, siempre que estos enfoques hayan sido parametrizados antes que mySAP ERP. En cambio no se incluyen mejoras de estos enfoques en mySAP ERP.
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Lección: La nueva Contabilidad principal (nuevo LM)
Resumen de la lección Ahora podrá: • Cite las principales ventajas de la nueva Contabilidad principal
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Resumen del capítulo
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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Introducir datos de activos fijos del sistema existente • Configurar el traspaso automático de datos antiguos • Comprobar si el sistema está configurado correctamente antes de finalizar la fase de implementación • Crear una lista de tareas con todos los preparativos necesarios • Cite las principales ventajas de la nueva Contabilidad principal
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Resumen del curso
Resumen del curso Ahora podrá: • •
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Configurar Contabilidad de activos fijos Usar Contabilidad de activos fijos
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Resumen del curso
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Apéndice 1 Apéndice
Gráfico 107: Notificación de modificaciones en centros de coste
Para evitar que surjan problemas con la contabilización de amortizaciones como consecuencia de centros de coste bloqueados, podrá utilizar el workflow para informar a los usuarios de Contabilidad de activos fijos en el momento en el que se bloquean los centros de coste. Requisitos Las siguientes tareas de workflow deben asignarse a un agente en Customizing de Contabilidad de activos fijos: • •
Procesar AF (bloqueo CeCo, error WF) Modificar el activo fijo después del bloqueo del centro de costes
.
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Apéndice 1: Apéndice
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El acoplamiento de eventos también deberá activarse para el bloqueo de centro de coste de FI-AA. Si un centro de coste en el que está bloqueada la contabilización de referencia actual se utiliza en un registro maestro de activo fijo, el responsable asignado recibe un mensaje de correo electrónico en su buzón de entrada. Al procesar el work item, el usuario sí podrá modificar el registro maestro de activo fijo.
Gráfico 108: Guía de implementación: Implementación simplificada
Está disponible una versión simplificada de la guía de implementación para FI-AA. Contiene todos los pasos necesarios para realizar una configuración mínima rápida de Contabilidad de activos fijos. Una vez finalizadas todas las actividades de esta guía de implementación simplificada, Contabilidad de activos fijos estará disponible para la entrada en productivo. Podrá utilizar esta función para configurar FI-AA en una empresa pequeña que utilice las funciones estándar de la contabilidad de activos fijos con un catálogo reducido de clases de activos fijos. Si necesita alguna de las funciones siguientes, debe utilizar la guía más amplia de la IMG de referencia SAP para Contabilidad de activos fijos: • • • •
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Áreas de valoración en monedas extranjeras Requerimientos para la consolidación de un grupo de empresas Definición de claves de amortización, clases de movimientos e informes propios (además de los que se suministran con el sistema estándar) Complejos de activos fijos (activos fijos que se amortizan en un grupo, una técnica que se utiliza en EE.UU. y Canadá)
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Apéndice 1: Apéndice
Desde el menú SAP Easy Access, a través de Activos fijos → Entorno → Opciones actuales, encontrará los pasos de implementación que necesitará en su trabajo diario. Desde allí podrá acceder a determinadas tablas de Customizing directamente desde la aplicación.
Gráfico 109: Área de valoración derivada
Los valores como la amortización fiscal especial pueden administrarse en un área de valoración derivada, aparte. Se calculan a partir de los valores de dos o más áreas de valoración “reales”, utilizando una fórmula de cálculo. Los valores no están almacenados en la base de datos sino que se calculan de forma interna para cada modificación/visualización de valores. Para cada movimiento o modificación de parámetros en las áreas reales, el sistema verifica si el cálculo de valores relativo al área derivada se corresponde con las parametrizaciones del Customizing del área de valoración derivada. Si no son correctos, el sistema corrige los valores de amortización en las áreas de valoración reales según las parametrizaciones del área derivada. Referencia a la figura 102: se contabiliza una amortización normal de 1000 en el área de amortización contable. En el área de amortización fiscal, el sistema también muestra una amortización fiscal especial de 5000, además de la amortización normal de 1000. El área de amortización derivada muestra la amortización especial (partidas especiales) de 5000. La amortización especial se calcula como la diferencia entre el área de amortización fiscal y el área de amortización contable (es decir, la diferencia entre dos áreas reales). Cuando se ejecuta RABUCH00, se genera la siguiente contabilización: el Debe se asigna a partidas especiales, el Haber a posiciones especiales para reservas. Durante los ejercicios 6 – 10, se produce una liquidación de reservas planificada. En este caso, el Debe se contabiliza en posiciones especiales para reservas, el Haber en ingresos de liquidación de partidas especiales.
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Apéndice 1: Apéndice
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Si se da de baja un activo fijo con amortización especial, las partidas especiales deben liquidarse mediante el programa de contabilización periódica RAPERB00: Debe en posiciones especiales para reservas y Haber en ingresos de liquidación de partidas especiales.
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Apéndice 2 Accesos vía menús
Accesos vía menús importantes en Customizing de Contabilidad de activos fijos (FI-AA): (Son accesos vía menús de R/3 Enterprise 4.7) Acceso vía menús a Customizing de Contabilidad de activos fijos (Customizing FI-AA): SAP Easy Access → Menú SAP → Herramientas→ Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto→ IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contabilidad de activos fijos Integración FI-AA/Modo productivo: Contabilidad de activos fijos → Datos maestros → Creación automática de registros maestros de equipos Actualizar clave de amortización (AFAMA): Contabilidad de activos fijos → Amortizaciones → Métodos de valoración → Clave de amortización → Actualizar clave de amortización Mantener un perfil de liquidación de amortizaciones de activos fijos en curso: Contabilidad de activos fijos → Operaciones → Capitalizaciones de activos fijos en curso → Definir/asignar perfiles de liquidación Crear activos fijos antiguos manualmente (AS91): Contabilidad de activos fijos → Transferencia de datos de activos fijos → Traspaso automático en diálogo → Crear/modificar/misualizar activo fijo antiguo Transferencia de datos antiguos – Transferencia datos Workbench: Fixed Assets: Contabilidad de activos fijos → Transferencia de datos de activos fijos → Transferencia automática → Transferencia datos Workbench: Activos fijos Transferencia de datos antiguos mediante Microsoft Excel (AS100): Contabilidad de activos fijos → Transferencia de datos de activos fijos → Transferencia de datos con Microsoft® Excel Definir el cuadro de activos fijos: Contabilidad de activos fijos → Sistema de información → Cuadro de activos fijos → Definir versiones de cuadros
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Apéndice 2: Accesos vía menús
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Copiar o mantener clases de activos fijos (OAOA): Contabilidad de activos fijos → Estructuras de organización → Clases de activos fijos → Definir clases de activos fijos Mantener las áreas de valoración y condiciones de amortización para una clase de activo fijo (OAYZ): Contabilidad de activos fijos → Valoración general → Determinar valoración de clases de activos fijos Definir intervalos de números (activos fijos): Contabilidad de activos fijos → Estructuras de organización → Clases de activos fijos → Definir intervalos de rangos de números Actualizar la Ayuda para búsqueda de activos fijos: Consulte Actualizar la Ayuda para búsqueda Mantener clases de documentos de amortización: Contabilidad de activos fijos → Integración con el libro mayor → Contabilizar amortizaciones en el libro mayor → Fijar clase documento para contabilizar la amortización → Fijar clase documento para contabilizar la amortización Especificar la clase de documento para la contabilización periódica de valores de CAP: Contabilidad de activos fijos → Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor → Especificar clase documento p.contabilizaciones periódicas cuenta balance Mantener el workflow para informar de las modificaciones en los centros de coste: 1.
2.
Contabilidad de activos fijos → Preparación para la entrada en productivo → Gestión de autorizaciones → Asignar tareas de workflow→. En la tercera columna, haga clic en Assign Agents→. Asigne las tareas Procesar AF (bloqueo CeCo, error WF) y Modificar AF después bloqueo centro coste a un agente. Contabilidad de activos fijos → Preparación para la entrada en productivo → Gestión de autorizaciones → Asignar tareas de workflow→. En la cuarta columna, haga clic en Activar acoplamiento eventos→. Active el enlace FI-AA bloqueo centros de coste.
Definir áreas de valoración para monedas extranjeras: Contabilidad de activos fijos → Valoración general → Monedas → Definir áreas de valoración para monedas extranjeras Copiar áreas de valoración (OADB): Contabilidad de activos fijos → Valoración general → Áreas de valoración → Definir áreas de valoración → Definir áreas de valoración Asignar un plan de valoración a una sociedad (OAOB): Contabilidad de activos fijos → Estructuras de organización → Especificar asignación sociedad/plan valoración
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Apéndice 2: Accesos vía menús
Definir la estructura de pantalla de las áreas de valoración: Contabilidad de activos fijos → Datos maestros → Estructura pantalla → Definir estructura de pantalla p.áreas valoración act.fijos Definir la estructura de pantalla de los datos maestros: Contabilidad de activos fijos → Datos maestros → Estructura pantalla → Definir estructura pantalla datos maestros AF Definir la versión de balance para los informes de activos fijos: Contabilidad de activos fijos → Integración con el libro mayor → Especificar versión de balance para informes activos fijos Asignación de números en varias sociedades: Contabilidad de activos fijos → Estructuras de organización → Definir asignación de números en varias sociedades Mantener las reglas de contabilización para los informes financieros paralelos: Contabilidad de activos fijos → Integración con el libro mayor → Contabilizar periódicamente los valores en cuenta balance en libro mayor → Actualizar reglas contabiliz.p.presentación cuentas paralela Mantener las reglas de transferencia de campos para la transferencia de activos fijos entre sociedades: Contabilidad de activos fijos → Operaciones → Transferencia activos fijos → Transferencia automática de activos fijos → Definir variantes de transferencia → Especif.transf.campos (si act.fj.nuevo, en soc.destino) Parametrizar activos fijos de poco valor: Contabilidad de activos fijos → Valoración general → Datos de importes (sociedad/área de valoración) → Especificar importe para bienes económicos de poco valor Definir series de índices: Contabilidad de activos fijos → Valoraciones especiales → Revalorizaciones/devaluaciones de los activos fijos → Valores de reposición indexados → Definir series de índices Mantener determinaciones de cuentas (AO90): Contabilidad de activos fijos → Integración con el libro mayor → Asignar cuentas de mayor Especificar tipos de imputación para objetos de imputación: Contabilidad de activos fijos → Integración con el libro mayor → Obj.imputación a contab.asociadamente → Fijar clases de imputación para objetos de imputación Activar objetos de imputación (para su introducción en los datos maestros): Contabilidad de activos fijos → Integración con el libro mayor → Objet.imputación a contab.asociadamente → Activar objetos de imputación Enlazar clases de activos fijos a grupos de artículos (para crear activos fijos directamente en un pedido): Contabilidad de activos fijos → Operaciones → Altas → Especificar cl.activos fijos p.crear AF a partir de pedido Definir grupos de evaluación: Contabilidad de activos fijos → Datos maestros → Campos de usuario → Marcar criterios de clasificación de 4 posiciones
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Apéndice 2: Accesos vía menús
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Establecer los intervalos de ejecución de la contabilización de amortizaciones (OAYR): Contabilidad de activos fijos → Integración con el libro mayor → Contabilizar amortizaciones en el libro mayor → Especificar periodicidad/reglas contabilización Establecer la estructura y el uso de etiquetas (AOLA): Contabilidad de activos fijos → Datos maestros → Estructura pantalla → Definir estructura pantalla datos maestros AF Definir reglas de sustitución para la modificación de datos maestros en masa: Contabilidad de activos fijos → Datos maestros → Definir sustitución → Definir sustitución para modificación en masa Mantener la ayuda de búsqueda: Contabilidad de activos fijos → Datos maestros → Actualizar Ayuda para búsqueda de AF Mantener variantes de transferencia: Contabilidad de activos fijos → Operaciones → Transferencia activos fijos → Transferencia automática de activos fijos → Definir variantes de transferencia → Definir variantes de transferencia Especificar la fecha de referencia propuesta para activos fijos ( → determinación de): Contabilidad de activos fijos → Operaciones → Especificar determinación de fecha referencia.de propuesta Especificar clases de movimientos de propuesta: Contabilidad de activos fijos → Operaciones → Especificar clases de movimiento de propuesta Especificar la gestión de unidades organizativas independiente del tiempo: Contabilidad de activos fijos→ Datos maestros → Especificar gestión independ.de tiempo de unidades organiz./// Unidades
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Glosario Account allocation Definition of the reconciliation accounts in which the system automatically posts the business transactions from Asset Accounting to the Financial Accounting general ledger. Account assignment Specification of which accounts to post to from a business transaction. Account determination Automatic system function that determines the accounts for posting amounts in Financial Accounting. Acquisition year Fiscal year in which the asset acquisition took place. Archiving Reading data which is no longer needed online from the database, and saving this data in an archive file. Archived data are usually deleted from the system. The archiving relieves the system. Database tables are emptied so that program run-times are reduced because of the smaller data volume which must be processed, and new data can be entered if required. Archiving can be performed in online mode in the R/3 System because it is performed in a two-step procedure: The data are read in the database and written into an archive file, according to the logical selection criteria. The archive file is read, and the data flagged for deletion are deleted from the database. Asset Accounting Asset Accounting is a subsidiary ledger accounting module in Financial Accounting. All business activities for fixed assets are recorded in Asset Accounting. Asset acquisition Acquisition to fixed assets. There are four different types of asset acquisition: • Purchase acquisition • Acquisition from in-house production • Subsequent acquisition to an already capitalized asset • Post-capitalization (in a period after that of the actual acquisition) Asset class The asset class is the main criterion for classifying fixed assets according to legal and management requirements. For each asset class, control parameters and default values can be defined for depreciation calculation and other master data. Each asset master record must be assigned to one asset class. Special asset classes are, for example:
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• Assets under construction • Low-value assets • Leased assets • Financial assets • Technical assets Asset class catalog The catalog contains all the asset classes for an enterprise. The asset class catalog, therefore, is valid for an entire client. However, there are certain parameters of the asset class that can be specified at the level of the chart of depreciation (for example, the depreciation key). Asset component A part of a fixed asset. It is possible to create asset components or sub-assets to manage complex fixed assets. These asset components are represented by subnumbers of the main asset number. Asset history sheet A list displaying the progress of a fixed asset’s history from its opening balance through to the closing balance by means of acquisitions, retirements, transfers, and accumulated depreciation. Asset portfolio The asset portfolio is the total value of all fixed assets intended for permanent use within a company. The asset portfolio is shown as a balance sheet item. In gross reporting, the current asset portfolio is calculated from the difference between the balance sheet account for “acquisition and production costs” and “the balance sheet account for accumulated depreciation”. Asset purchase order The integrated posting of a purchase order to an asset using the “SAP Materials Management – Purchasing (MM-PUR)” component. If you are using the SAP Purchasing component, then you can already make account assignment to a fixed asset when posting a purchase order or purchase requisition. The system then automatically maintains the asset number to which the initial account assignment was made in the goods receipt document and through to the invoice document, which then automatically triggers an acquisition posting to the asset master record. Asset subnumber The asset sub-number, in combination with the main asset number, uniquely identifies an asset in the system. Using the asset sub-number makes it possible to represent complex fixed assets in the system. The fixed asset is identified by the main asset number. Each individual part of the asset, or subsequent acquisitions, can be represented by a sub-number. You have to enter separate master data for each sub-number. Asset under construction Fixed asset that is in the process of being completed at the time the balance sheet is being produced. In general, assets under construction are shown as a separate balance sheet item for the enterprise. Assets under construction can
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be managed for bookkeeping purposes in the FI-AA component using asset master records in special asset classes. To also benefit from management accounting functions that go beyond the asset accounting level, you can use capital investment measures in the Investment Management (IM) component. Asset, intangible Intangible component in fixed assets. This includes the following, for example: • Patents • Licenses • Purchased software etc. Asset, leased An asset that has not been bought, but that has been leased from the manufacturer or leasing company. These assets are different from normal leased assets, depending on the terms of the lease, primarily in regard to how they are shown in the balance sheet. In certain circumstances, leased assets have to be capitalized by the lessee. The system provides the “capital lease procedure” for this purpose. Automatic intercompany asset transfer An intercompany asset transfer refers to the internal (within a corporate group) transfer of an asset between two company codes. An intercompany asset transfer may be necessary for one of the following reasons: •
The physical location of the asset has changed, making it necessary to assign the asset to a new company code. • The organizational structure of the corporate group has changed, requiring you to reassign the asset to a different company code. In both of these instances, it is not possible to change the organizational assignment of the asset by changing the master record. For each asset that is completely transferred, you need a new asset master record in the receiving company code. The unique identity of the asset is preserved using the inventory number in the asset master record. (See also: transfer variant) Balance sheet account Account on which the debit and credit entries resulting from business transactions are recorded. The balance of a balance sheet account is carried forward onto itself at the fiscal year-end. Balance sheet asset account General ledger account in Financial Accounting on which asset transactions are recorded. More precisely, it is the account to which acquisition and production costs are posted, as opposed to the accumulated depreciation account. Both of these accounts are, however, asset accounts.
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BALTB Structure of transactions (legacy data transfer): All transaction records for a fixed asset have to be structured in the same way as the transfer record for the master data of the asset. The transaction records are separate data records. In the input file, make sure they are separated from the previous record by an end of record indicator. BALTD Structure of master data (legacy data transfer):Master data that is is to be transferred automatically must be available in a sequential input file and be structured according to the Data Dictionary table BALTD:EOR| Key | Master data | Area-01 | ... | Area-08 | EOR (EOR = end of record) Base insurable value The index series for calculating the insurance value as new is based on this value. Base value The value used as the basis for the calculation of depreciation, as specified by a given calculation method. Book depreciation Set of laws governing business. Commercial law contains requirements for the valuation of fixed assets and for year-end closing, for example. Capitalization Posting procedure used to enter values as belonging to fixed assets. Chart of depreciation The chart of depreciation contains the defined depreciation areas. It also contains the rules for the evaluation of assets that are valid in a given country or economic area. Each company code is allocated to one chart of depreciation. Several company codes can work with the same chart of depreciation. The chart of depreciation and the chart of accounts are completely independent of one another. Clearing account Account on which postings are temporarily recorded. Clearing accounts are auxiliary accounts that exist for technical reasons and which are repeatedly cleared. Postings may need to be made to a clearing account due to: • A time gap between accounting transactions (GR/IR clearing account) • Organizational task distribution (bank clearing account) Client In commercial, organizational, and technical terms, a self-contained unit in an R/3 System with separate master records and its own set of tables.
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Company code The smallest organizational unit for which a complete self-contained set of accounts can be drawn up for purposes of external reporting. The process of external reporting involves recording all relevant transactions and generating all supporting documents required for financial statements (balance sheets, profit and loss statements and so on). Complex fixed asset An object, a right (such as licenses) or other type of economic value that is at the long-term disposal of the enterprise. A complex fixed asset can be represented in the system by one or more asset master records. (See: “asset”) Cross-system depreciation area A depreciation area that has the same function and significance in all charts of depreciation within a corporate group. A cross-system depreciation area consists of a key and a description only. It has no control parameters of its own. You can assign local depreciation areas in various charts of depreciation to one cross-system depreciation area. As a result, they can be identified by the same key in all clients. In a transfer variant you can specify different transfer methods depending on the cross-system depreciation area affected. Depreciation Reduction of the asset book value due to decline in economic usefulness or due to legal requirements for taxes. The system distinguishes between the following types of depreciation: •
Ordinary depreciation provides for the planned distribution of the aquisition and production costs over the useful life of the asset. • Special depreciation allows for depreciation above ordinary depreciation and is based on tax specifications. • Unplanned depreciation is justified by a foreseeable, lasting reduction in the value of the asset due to unplanned circumstances. In the system, depreciation can either be planned automatically on the basis of keys, or it can be planned manually. The system normally determines ordinary depreciation and special depreciation using depreciation keys. Unplanned depreciation has to be planned manually. Depreciation (below zero) The calculation of depreciation amounts below book value zero. Depreciation from a negative book value is useful for calculating imputed costs that arise if the planned useful life of the asset is exceeded. Using the depreciation key, you can specify for each asset or asset class how the asset is to be further depreciated after the end of the planned useful life or once book value zero has been reached. Depreciation (straight-line from APC) Uniform distribution of the acquisition and production costs of a fixed asset over its entire useful life. The periodic depreciation amounts are equal to the acquisition and production costs divided by the entire useful life. If there are subsequent acquisitions to the asset, the depreciation amounts increase by the
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amount of the subsequent acquisition divided by the original useful life. The actual depreciation period (the period up to the point when the book value reaches zero) must be increased if there are subsequent acquisitions. Depreciation area Depreciation areas contain depreciation terms, which are stored in the assets themselves or in the asset class, for example country-specific depreciation (IAS, US-GAAP) Depreciation area, dependent A depreciation area in which depreciation is calculated based on two or more real depreciation areas using a calculation formula. You can use derived depreciation areas, for example, to calculate special reserves as the difference between tax and book depreciation. The rule for positive/negative book value in the derived depreciation area is checked each time a posting is made or depreciation is changed in the corresponding real area. Depreciation key Key for calculating depreciation amounts. The depreciation key controls the following for each asset and for each depreciation area: •
Automatic calculation of planned depreciation Automatic calculation of interest • Maximum percentages for manual depreciation Depreciation method The depreciation method calculates the procedure for calculating periodic depreciation. Specifications are made in the depreciation method for determining the percentage by which the base value for depreciation calculation is multiplied. Depreciation period A period in the total useful life of the asset for which individual depreciation amounts are calculated. Depreciation periods are normally based on the posting periods in Financial Accounting. You can choose to allow depreciation calculation with half periods for certain company codes in the system. Depreciation stop during shutdown Depreciation stoppage because of a temporary asset shutdown. Depreciation type A label for classifying depreciation based on the reason for depreciation. The following depreciation types are used in the system: • • • •
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Ordinary depreciation Special depreciation Unplanned depreciation Depreciation from write-off reserves
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Depreciation, unplanned Unplanned value correction as the result of a reduction in asset value, which appears to be permanent. Depreciation, variable The calculation of depreciation amounts that are proportional to the multiple-shift usage of the asset. The system allows for both depreciation that is independent of the usage of the asset and depreciation that is variable based on usage. You can split the depreciation of an asset into a fixed portion and a variable portion. The system then multiplies the variable portion by a multiple-shift factor. Document Proof of a business transaction. A distinction is made between original documents and data processing (DP) documents: Original documents include incoming invoices, bank statements, and carbon copies of outgoing invoices. DP documents include accounting documents, sample documents, and recurring entry documents. Accounting documents are a representation of the original document in the R/3 System. Sample and recurring entry documents are simply templates to simplify entry of accounting transactions. Document type Key that distinguishes the business transactions to be posted. The document type determines where the document is stored as well as the account types to be posted. Down payment Payment made for an asset under construction. In the system, down payments are acquisition postings that are identified by a special transaction type. The steps involved in a down payment to an asset under construction are described below: • Posting the down payment • Posting the closing invoice that belongs to it • Clearing the down payment with the closing invoice Evaluation group Field in the asset master record that can be used for classifying assets. You can use an evaluation group in the following ways: • •
Create reports on the defined evaluation groups Access individual assets using a matchcode defined for the evaluation group Fixed asset A fixed asset is an item in the company assets which is identified as a single commodity in the balance sheet and which is used in the company's business activities. A fixed asset can be represented in the system using several master records, that is, sub-numbers. In this case, the individual asset components (sub-numbers) are described as “fixed assets”.
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Group asset A combination of a number of assets for the purposes of a common, summarized calculation of depreciation. A group asset is represented in the system by a separate master record. Group currency Before the consolidation process can be completed all values in the individual financial statements must be translated from the local or transaction currency into group currency. Group valuation Valuation of fixed assets in subsidiaries for the purpose of later consolidation of total fixed assets at group concern level. Group valuation can be managed separately in the local currency and in the reporting currency in separate depreciation areas. Immediate writeoff Depreciation method for low-value assets that can be written off to their full amount in the acquisition period or acquisition year. Index series Mathematical series for representing price rate increases. For example, you can use an index series to show the evolution of values of an asset having annual price rate increases. Insurance type A setting used to define the most important insurance parameters in the asset master record. For example, the insurance type can specify whether an asset is insured for its current value (current market value insurance) or its value as new (value as new insurance). Intercompany asset transfer Transaction in which a group company sells one of its assets to another company in the same subgroup. Interest, imputed The interest that represents the interest gain lost due to the capital tied up in assets. For cost-accounting purposes, it can make sense to calculate interest on the capital tied up in assets. In certain countries, it is also required to calculate interest on the production costs of assets under construction. Legacy data transfer The transfer of data from a legacy system or a manual asset filing system. In detail, this includes: • • •
Transferring the asset master records Transferring the balances to the corresponding balance sheet accounts Transferring the transactions from the start of the fiscal year up to the time of production startup. Legacy data transfer can be carried out in the system either online or automatically. Master data that is to be transferred automatically must be available in a sequential input file and be structured according to
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the Data Dictionary table BALTD.Structure of master data (legacy data transfer):Master data that is to be transferred automatically must be available in a sequential input file and be structured according to the Data Dictionary table BALTD:EOR| Key | Master data | Area-01 | ... | Area-08 | EOR (EOR = end of record)Transactions: table BALTBAll transaction records for a fixed asset have to be structured in the same way as the transfer record for the master data of the asset. The transaction records are separate data records. In the input file, make sure they are separated from the previous record by an end of record indicator. Main asset number The main asset number, in combination with the company code and the asset subnumber, uniquely identifies a fixed asset in the system. This number identifies an asset as a single unit for valuation when it includes several master records (subnumbers). Maintenance level A specification that defines the level (asset class, main asset number, subnumber) at which a field in the asset master record can be maintained. Maintenance level definition is part of the screen layout. For example, if you define the main asset number as the maintenance level for a field, then the field receives a default value from the asset class. However, you still have the option to change this value when you maintain master data at the main asset number level. Maintenance order Additional means of documenting the maintenance work. You can use the maintenance order to: Multiple-shift depreciation Calculation of higher depreciation amounts as a result of the increased value reduction of an asset used in multiple shifts. You can divide the depreciation of an asset used in multiple shifts into a fixed portion and a variable portion. The system then multiplies the variable portion by the multiple-shift factor. Number range Interval with a defined list of characters. Number ranges are used to assign numbers to individual data records for a business object to complete the key. There are two types of number assignment: • Internal (performed automatically by the system) • External (performed manually by the user) Period control Period control determines the start or the end of depreciation calculation at the time of a fixed asset acquisition or retirement. There are many different country-specific regulations, particularly for asset acquisitions, that govern how the depreciation start-date (asset value date) can be determined from the date of the posting. Period control is part of the internal calculation key. You
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can specify individual period control for each transaction type (acquisition, retirement, transfer). Examples of period control provided in the system include: • Pro rata temporis • Pro rata at mid-period (half month rule) • First year convention Plant and equipment Asset type in tangible fixed assets. Fixed assets that are part of Plant and Equipment serve productive operational output and are consequently subject to wear and tear. This wear and tear is reflected in bookkeeping by the calculation of depreciation. Posting depreciation Posting of the depreciation amounts calculated in Asset Accounting to the corresponding balance sheet and income accounts of Financial Accounting. Depreciation is forecast in the system either manually or using the depreciation key, and is posted on a periodic basis. Posting of depreciation to Financial Accounting is initiated by starting the depreciation posting run. This program generates a batch input session that contains all posting information required for Financial Accounting. The corresponding posting documents are created when you process the batch input session. As of Release 4.5, the depreciation posting program can also post directly to FI. However, checks and corrections are not then possible. Replacement value Current valuation of an asset that is different from the acquisition and production costs. The replacement value of an asset can result, for example, from the following influences: • price changes due to inflation • price changes due to technical advancement Reserve for special depreciation An item on the liabilities side of the balance sheet containing value adjustments to fixed assets. These adjustments typically result when the maximum permitted tax depreciation exceeds the permitted book depreciation. In this case, the amount of tax depreciation exceeding book depreciation can be shown in the balance sheet as a liability (special items with reserve). Retirement Removal of an asset from the asset portfolio. Revaluation An increase to asset values to allow for a reduction in the value of a currency due to inflation. Revaluation makes it possible to valuate assets at their replacement value (which differs from the acquisition and production costs).
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Scrap value A part of an asset’s value that is not depreciated. You can use one of the following methods for scrap value (memo value): •
Deduct the scrap value from the base depreciation value before the start of depreciation calculation • Define the scrap value as a fixed value at which depreciation is stopped (cutoff value) • You define the scrap value either as a set amount or as a percentage of APC. Screen layout rule A group of settings that specifies which fields are displayed during master data maintenance, und whether entries have to be made (required entry fields) in these fields or not (optional entry fields). Settlement Complete or partial charging of the calculated cost of an object to another. The following objects can be settlement senders: • Order • Maintenance order • CO production order • Production order • Cost object • Sales order • Network • Project The following objects can be settlement receivers: • Asset • Internal order • Profitability segment • Cost center • Sales order • Material • Network • Project • G/L account Settlement profile The settlement profile is a requirement for creating a settlement rule. You define the following parameters in the settlement profile: •
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Permitted settlement receivers (such as cost center or asset)
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•
Default values for the settlement structure and the PA transfer structure allocation bases for defining the settlement shares (using percentages and/or equivalence numbers) • Maximum number of distribution rules • Retention period of the settlement documents Shutdown The temporary removal of a fixed asset from service. You can temporarily shut down an asset using an indicator in the asset master record. During the shutdown period no depreciation is calculated. Sort version A means of defining groups and group totals in asset reports. All fields of the asset master record can be used as group and/or sort criteria for defining a sort version. You enter the sort version key when starting a report. Special depreciation Depreciation for tax reasons, which is allowed in addition to ordinary depreciation. In general, this form of depreciation allows depreciation by percentage within a tax concession period without taking into account the actual wear and tear on the asset. Subledger accounting Accounting at the subsidiary level, such as customer, vendor, or asset. Subledgers give more details on the postings made to the reconciliation accounts in the general ledger. Substitution Process of replacing values as they are being entered into the SAP R/3 System. Entered values are checked against a user-defined Boolean statement (condition). If the statement is true, the system replaces the specified values. Substitution occurs before data is written to the database. Tax concession period Period in which depreciation exceeding ordinary depreciation can be calculated as a result of tax depreciation specifications. The increased depreciation, because of its profit-reducing character, has a tax deferral effect and is therefore a tax concession. Transaction type The object that classifies the business transaction (for example, acquisition, retirement, transfer, and so on), and determines how the transaction is processed in the system. The transaction type is the basis for the assignment of the business transaction to a column in the asset history sheet. Every transaction type belongs to a specific transaction type group. Transfer variant You can use a transfer variant to specify the method for valuation of the transferred asset in the receiving company code, and the transaction types that are used for the intercompany asset transfer.
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Useful life The reasonably expected length of time for using the asset, depending on the individual depreciation area. Within this time period, the asset should be completely written off. The actual technical life of the asset can exceed this time period. The useful life expectancy for the various asset types is defined in depreciation tables. Valuation Balance sheet term: the calculation of the value of all fixed and current assets and of all payables at a certain time and in line with the appropriate legal requirements. Value adjustment, proportional The value adjustments that are calculated for part of an asset, up to the time of its retirement (for example, the proportional ordinary depreciation, revaluation, investment support, and so on). Write-off A reduction (with an effect on profit) of a liabilities balance sheet item (such as investment support measures shown on the liabilities side of the balance sheet). Write-up Reversal of past depreciation. Write-ups are necessary either when the depreciation posted was too high or when the reasons for unplanned depreciation no longer exist.
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Índice Números/Símbolos árbol de informes, 235 área de amortización de contabilidad de costes, 171 área de valoración, 3, 63, 168 área de valoración delta, 209 áreas de valoración, 20 áreas de valoración multisociedades, 135
A Acreedores, 85 activos fijos, 16 activos fijos en curso, 17, 43, 151 activos fijos similares, 60 alta de activo fijo, 86 alta de activos fijos integrada, 88 alta de fabricación propia, 86 amortización, 22 Amortización, 168 amortización del valor parcial, 159 amortización especial, 168 amortización no planificada, 159, 168 amortización normal, 168 asignación de cuentas, 34 asignación de números externa, 35, 64 asignación de números interna, 35, 64 asistente para clase de activo fijo, 41 asset acquisition, 313 AW01N, 88
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B baja de activo fijo, 122 baja parcial de activos fijos, 122 baja por venta (con ingresos), 124 baja total, 122 baja total de activos fijos, 122 bajas en masa, 122, 124 balance, 17, 23 balance contable, 4 balance fiscal, 4 Base value, 313 beneficio, 134 beneficio de bajas de activos fijos, 123 bienes económicos de poco valor, 44 Bienes económicos de poco valor, 17
C Cambio de ejercicio, 197 campos de usuario, 41 capitalización de activos fijos en curso, 151 categoría de equipo, 63 Centro de coste, 13 chart of depreciation, 313 Cierre del ejercicio, 198 clase de activos fijos, 16, 32 clase de amortización, 133 clase de documento, 92 clase de movimiento, 87, 92 clasificación, 236 clave de amortización, 90, 169–170 comparaciones, 89
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Índice
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compensación de bajas de activos fijos, 122 contabilidad auxiliar, 85 contabilidad de costes, 4 contabilidad financiera, 85 contabilización periódica de valores de balance, 23, 207 controlador, 4 creación y modificación sincrónicas, 63 cross-company depreciation area, 313 cuadro de activos fijos, 93, 237 cuenta de compensación, 94 cuentas asociadas, 85, 265 cuentas de alta/baja:, 34 cuentas de amortización, 35 cuentas de balance de activo fijo,, 34 cuentas de grupo, 206
fecha de referencia, 90 Fecha de referencia, 123 fecha de transferencia, 262 fecha del alta inicial, 90 FI-AP, 85 FI-AR, 85 formato de imagen, 36
D
IAS, 4 index series, 313 informes financieros paralelos, 206 ingresos por venta, 134 inicio de la amortización, 90 inicio productivo, 265 integración con FI-AP, 87 Integración con MM, 95 integración de la contabilidad de acreedores, 86 interés, 172 intereses del área analítica, 173 intervalo de rango de números, 35
datos antiguos, 261 datos temporales, 61 determinación de cuentas, 34 deudor, 122 Deudores, 85 división, 3 doc. de modif., 62
E empresa, 133 entrada de mercancías, 95 estructuración de pantallas, áreas de valoración de activos, 38 etiquetas, 40 evaluation group, 313 Explorer de activos fijos, 88
F fecha de capitalización, 90 fecha de capitalización del activo fijo, 90 fecha de inicio de la amortización, 90, 170
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G ganancia por la venta de activos fijos, 122 Gestión de inversiones, 43 Gestión de materiales, 86 gestión de partidas abiertas, 94 gestión de partidas individuales, 151 gestión técnica, 18 grupos de clases de movimiento, 93
I
L ledgers especiales, 210 liquidación de partidas indiv., 152 lista de historial, 65 lista personal de valores, 65 Logística, 85 LVA, 235
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M método básico, 169 método bruto, 134 método de cálculo de amortización por períodos, 90 método de reparto proporcional, 177 método de valor nuevo, 134 método neto, 134 métodos de cálculo de amortización por períodos, 169 métodos de importe máximo, 169 métodos de transferencia, 134 métodos de varios niveles, 169 métodos degresivos, 169 mandante, 2 Mantenimiento, 63 menú de ámbito, 235 modificación del activo fijo, 62 Modificaciones en masa, 78 Movimientos, 89
N número de documento, 91 número de inventario, 60 nivel de actualización, 39
O Objeto de imputación, 175 objetos de imputación, 37 operaciones periódicas, 167
P pérdida, 134 pérdida por bajas de activos fijos, 123 pérdida por la venta de activos fijos, 122 parámetros de amortización, 170 parámetros de transferencia de datos antiguos, 266
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pedido, 95 Pedido interno, 13 período de amortización, 177 plan de cuentas, 3, 34 plan de valoración, 21, 135 PM, 63 Pool de trabajo, 78–79 por desguace, 122 preparaciones para la entrada en productivo, 272 presentación, 40 previsión de la amortización, 247 procedimiento bruto, 92 procedimiento neto, 92 Procedimiento recuperación, 177 programa de contabilización de amortizaciones, 174 purchase acquisition, 313
R RAACCOBJ01, 176 RAALTD01, 261, 267 RAALTD11, 261, 268 RABEST01, 265 RABUCH00, 175 RAJABS00, 198 RAJAWE00, 197 rango de números, 35 rango de números de documento, 91 rangos de números, 92 RAPERB2000, 207 RAPOST2000, 174 RAPOST2001, 177 recepción de factura, 95 referencia, 60 registro maestro de activos fijos, 60 registro maestro de equipo, 63 regla de distribución, 152 regla de estructuración de pantallas, 36, 38, 64 rendimiento de bajas con ingresos, 122 replacement value, 313
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resumen para expertos, 275 RFSSLD00, 263
S SAPF124, 94 SAPF181, 92 series de índices, 173 simulación de valores, 246 sociedad, 2 sociedad CO, 14 sociedad paralela, 210 solicitud de pedido, 95 subnúmero de activo fijo, 64 Sustitución, 79
T totalización, 236 transferencia automática de activos fijos entre sociedades, 133 transferencia automática de datos antiguos:, 261 transferencia de activos fijos dentro de una misma sociedad, 132 transferencia de activos fijos entre sociedades, 132 transferencia de datos antiguos, 261 transferencia de datos antiguos durante el ejercicio, 262
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Transferencia de datos Workbench, 268 transferencia manual de datos antiguos:, 261 transferir saldos, 265
U US-GAAP, 4
V Valor neto contable, 134 valoración de la amortización contable, 171 valores contables, 89 valores de índice, 174 valores de amortización, 23, 170 valores planificados, 89 valores propuestos, 63 variante de clasificación, 236 variante de transferencia, 132 variante del cuadro de activos fijos, 237 variantes de simulación, 248 versión de balance contable, 23 versión del cuadro de activos fijos, 237 visualización valores balance, 89
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