A 1. Análisis de la arquitectura de la organización. A.1.1 Identificar las funciones genéricas de la organización.
Una Organización es una ordenación sistemática de personas realizada para alcanzar un objeto específico. Tiene tres características principales: Cada uno tiene un propósito definido. Están compuestas por personas. Desarrollan algún tipo de arreglo estructural sistemático que define y delimita el comportamiento de sus miembros. (Administración Teoría y Práctica, Stephen p Robbins, Pág. 3) Principales funciones organizacionales: Ventas y Marketing Vender los productos y servicios de la organización. El mercadeo tiene como objetivo principal favorecer el intercambio entre dos partes de modo que ambas resulten beneficiadas. Según Kotler, se entiende por intercambio: “El acto de obtener un producto deseado de otra persona, ofreciéndole algo a cambio”. Para que esto se produzca, es necesario que se den cinco condiciones:
Debe de haber al menos dos partes. Cada parte debe de tener algo que supone valor para la otra. Cada parte debe ser capaz de comunicar y entregar. Cada parte debe ser libre de aceptar o rechazar la oferta. Cada parte debe creer que es apropiado.
Manufactura: Producir bienes y servicios. La fabricación se produce bajo todos los tipos de sistemas económicos. En una economía capitalista, la fabricación se dirige por lo general hacia la fabricación en serie de productos para la venta a consumidores con una ganancia. En una economía colectivista, la fabricación esta frecuentemente dirigida por una agencia estatal. En las economías modernas, la fabricación discurre bajo algún grado de regulación gubernamental. La fabricación moderna incluye todos los procesos intermedios requeridos para la producción y la integración de los componentes de un producto. El sector industrial está estrechamente relacionado con la ingeniería y el diseño industrial. El proceso puede ser manual (origen del término) o con la utilización de las máquinas. Para obtener mayor volumen de producción es aplicada la técnica de la división del trabajo, donde cada trabajador ejecuta sólo una pequeña porción de la tarea. Así se especializa y economiza movimientos, lo que va a repercutir en una mayor velocidad de producción. Finanzas: Administrar los activos financieros de la organización. Las finanzas son una derivación de la economía que trata el tema relacionado con la obtención y gestión del dinero, recursos o capital por parte de una persona o empresa. Las finanzas se refieren a la forma como se obtienen los recursos, a la forma como se gastan o se consumen, a la forma como se invierten, pierden o rentabilizan. La función finanzas se preocupa de dos aspectos fundamentales: determinar las fuentes necesarias para obtener recursos y
luego asignarlos eficientemente para los diversos usos múltiples y alternativos dentro de la empresa. En otras palabras, trata de obtener dinero y crédito al menor costo posible, para lograr su máximo rendimiento u optimización de recursos. Las finanzas estudian múltiples aspectos y elementos relacionados con todo el proceso de la obtención y administración del dinero o capital. Las finanzas buscan mejorar las fuentes de las que se obtiene dinero y busca optimizar su utilización, que se puede derivar en su gasto o inversión. Contabilidad: Mantener los registros financieros de la organización (recibos, desembolsos, cheques de nomina, etc.); llevar el registro de flujo de fondos. También se encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistémica y útil para las distintas áreas de la empresa. Es una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas entidades. Otros conceptos indican a la contabilidad como una parte de la economía, y que en el ámbito de la empresa su principal labor es ayudar al área de Administración. El producto final de la contabilidad son todos los estados financieros o contables que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios. Recursos Humanos: Atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organización, mantener los expedientes de los empleados. Los principales fines que persigue la planificación de personal son los siguientes: 1. Utilizar lo mejor posible los recursos. 2. Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios. 3. Prever estrategias y tácticas para los casos de ampliación o reducción del negocio. (Kenneth C. Laudon, Sistemas de Información Gerencial, Pág. 11)
A.1.2 Diagnóstico de las necesidades organizacionales El diagnostico organizacional es el estudio necesario para todas la organizaciones, que se encarga de evaluar la situación de la empresa, sus conflictos, esto es, qué problemas existen en la empresa, sus potencialidades o hasta dónde puede llegar y vías de desarrollo, que es el camino a seguir para su crecimiento. En general podría decirse que un diagnostico organizacional busca generar eficiencia en la organización a través de cambios. Una de las aplicaciones del diagnostico organizacional, mas adoptada por las organizaciones es la que va encaminada al desarrollo organizacional. El cual es un proceso de cambio estrictamente planeado en base al conocimiento que se tiene acerca de la situación por la que atraviesa la empresa, la evaluación de los resultados después de la implementación de las propuestas. Existen un sinnúmero de situaciones por las que se requiere aplicar un diagnostico a cierta empresa, entre ella encontramos: 1. El crecimiento de la organización, esto es que la organización ha incrementado sus activos, ventas y personal. 2. El atraso de la organización: Mientras unas empresas dan enormes pasos al unísono con la tecnología, existen muchas otras que se estancan y se posicionan en lugares cerca de la extinción, por ello en estos casos es más que obvio que problemas comiencen a gestarse, teniendo así la necesidad de un diagnostico organizacional. 3. La oferta de calidad; en esta necesidad de aplicar un diagnostico organizacional cabe mencionar que nos encontramos en un mundo competitivo, en el cual se necesita una ventaja competitiva, y la calidad de lo que se ofrece toma importancia al encontrarnos bombardeados de miles de productos que cubren una misma necesidad. 4. Otras situaciones para las cuales es necesaria esta herramienta, es la aparición de tecnología de punta que promete mayor productividad y calidad, la innovación que cada empresa debe decidir hacer, los problemas sociales que se gestan y que conforman el entorno de la empresa, y finalmente la simple necesidad de la empresa por conocerse, y el deseo de generar mejoras que la hagan un lugar mejor de trabajo. Perspectivas del diagnóstico: 1. Perspectiva social: Para la perspectiva social el interés se concentra conocer los efectos que se generan por la acción organizacional en los distintos subsistemas de la sociedad. Cómo ve la sociedad a la organización, en qué la beneficia o en caso contrario en qué la daña y qué sugiere ésta.
2. Perspectiva ejecutiva: Desde esta perspectiva se entiende la participación de los socios, dueños o directivos de la empresa, ellos se encargan de evaluar cuestiones como su posición en el mercado y el uso adecuado de sus recursos. 3. Perspectiva de las áreas; ésta se refiere a la relación entre los diferentes departamentos de la organización, su convivencia, sus aportaciones al desarrollo de la empresa y la eficiencia de cada departamento y de la organización como un conjunto que encierra a los departamentos. 4. Perspectiva de los grupos informales; cada empresa alberga un cierto número de empleados, y aunque todos deben compartir intereses para bienestar de la organización, hay ciertos grupos que se forman de acuerdo a intereses más afines, como el gusto por algún deporte, la religión o preferencias políticas, para ello se requiere detectar a dichos grupos y evaluar la facilidad de sana interacción de los particulares intereses del conjunto con los intereses de la empresa. 5. Perspectiva individual, nos referimos así a las expectativas que tiene cada individuo que conforma la organización, sin importar área o puesto que tenga, y de igual manera a los agentes externos a ella, como lo son proveedores o clientes. Pasos del proyecto de diagnóstico organizacional 1. 2. 3. 4. 5.
Plantear los Objetivos Elegir la metodología Programar cada actividad Generar un análisis de la información recabada Dar a conocer las propuestas
A.1.3 Mejora Tecnológica: La innovación tecnológica es la materialización de los avances que se derivan del conocimiento acumulado y que se concreta en la creación, producción o venta, difusión de nuevos y mejorados. La innovación tecnológica es el acto por el cual se introduce por primera vez un cambio técnico determinado en una empresa. Es el resultado de acciones que propicien el desarrollo, la producción y la comercialización de nuevos o mejorados productos y/o servicios. Incluye además la reorganización de procesos productivos, la asimilación o mejora sustancial de un servicio o proceso productivo y que todas estas acciones hayan satisfecho una necesidad social o que estén avaladas por su éxito comercial. La innovación tecnológica es el acto frecuentemente repetido de aplicar cambios técnicos nuevos a la empresa, para lograr beneficios mayores, crecimientos, sostenibilidad y competitividad. Por tanto la innovación puede ser: A) Innovación de productos. Se trata de la adquisición o asimilación de
nuevas tecnologías para mejorar o producir productos inexistentes en el país o en la empresa. B) Innovación de procesos. Se trata de la adquisición o asimilación de nuevas tecnologías para mejorar procesos ya existentes o para utilizar procesos que no existían en el país o en la empresa. A. 1. 4 Requerimientos de las TICS: El proceso de adquisiciones comienza con la etapa de definición de requerimientos, que se origina con una necesidad o solicitud generada por alguna unidad de la organización. Entonces, en términos prácticos, esta etapa consistirá en generar una definición clara y precisa de los aspectos más relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o contratar, es decir, se trata de explicar qué, cómo, cuándo y dónde se quiere adquirir. Para realizar esta definición será necesario tener muy claras las necesidades que originan el requerimiento. No hay que olvidar que detrás de cada compra hay alguna necesidad relacionada con una actividad de la organización, por lo que todo el proceso debiera estar orientado a satisfacer dicha necesidad de manera eficaz, eficiente y transparente. ¿Por qué es tan importante definir los requerimientos? Una buena definición de requerimientos facilitará el ajuste entre el objetivo de la compra y su resultado. Al mismo tiempo, permitirá contar con criterios objetivos y explícitos con los cuales realizar la evaluación de ofertas. Todo esto contribuirá a evitar que luego utilicemos mal los recursos, en procesos de compra cuyas posibilidades de éxito son limitas. Es decir, una buena definición de requerimientos nos ayudará a ser: Eficaces, pues explicar bien qué queremos y cómo los queremos nos ayudará a satisfacer los objetivos de la organización. Transparentes, ya que permitirá que todos los actores cuenten con la información necesaria para participar en igualdad de condiciones en nuestros procesos de compra. Eficientes, ya que ayudará a reducir el riesgo de que destinemos recursos en procesos de compra que no lleguen a ninguna parte. ¿Cómo definir los requerimientos? Entonces, si la definición de los requerimientos es una etapa tan relevante será necesario poner mucha atención en los aspectos claves que determinarían el éxito de esta parte del proceso. Para esto: Enfóquese en las compras importantes Haga participar al usuario Consulte a sus partes, expertos y proveedores Defina las características claves del producto o servicio Registre y utilice información de las adquisiciones Redacte bases técnicas o términos de referencia. (Kenneth C. Laudon, Sistemas de Información Gerencial, pag.47)
En informática los requisitos de un sistema se definen como: Es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio. En ingeniería los requisitos se utilizan como datos de entrada de diseño del producto, establece qué debe hacer el sistema, pero no cómo hacerlo. En sistemas existen 3 tipos de requisitos: 1. Requisito funcional: Este tipo de requisito específica algo que el sistema entregado debe ser capaz de realizar. 2. Requisito no funcional: De rendimiento, de calidad, étc. Especifica algo sobre el propios sistema y cómo debe realizar sus funciones. Algunos aspectos son la disponibilidad, el testeo, el mantenimiento, la facilidad de uso, étc. 3. Por último, otro tipos de limitaciones externas, que afectan de forma indirecta al producto. Estás pueden ser desde la compatibilidad con cierto sistema operativo, hasta la adecuación con leyes o regulaciones aplicables al producto. Una colección de requisitos describe las características o atributos del sistema deseado.
Características: Los requisitos bien formulados deben cumplir ciertas características. Si no lo hacen deben ser reformulados hasta hacerlo: 1. Necesario: Lo que pida un requisito debe ser necesario para el producto 2. No ambiguo: El texto debe ser claro, preciso y tener una única interpretación posible 3. Conciso: Debe redactarse en un lenguaje comprensible por los inversores en lugar de un técnico y especializado, aunque aún así, debe referenciar los aspectos importantes. 4. Consistente: Ningún requisito debe entrar en conflicto con otro. Así mismo, el lenguaje empleado entre los distintos requisitos debe ser consistente también. 5. Completo: Los requisitos deben contener en sí mismos toda la información necesaria y no remitir a otras fuentes externas que los expliquen con más detalles. 6. Alcanzable: Un requisito debe ser un objetivo realista, posible de ser alcanzado con el dinero, el tiempo y los recursos disponibles. 7. Verificable: Se debe poder identificar con toda certeza, si el requisito fue satisfecho o no, esta verificación puede logarse mediante inspección, análisis, demostración o tasteo.
A.2 Análisis organización.
de
los
sistemas
de
información
de
la
A.2.1 Mapeo funcional de los sistemas de información. En los próximos años, los sistemas de información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: 1. Automatización de los procesos operativos 2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. 3. Lograr ventajas administrativas a través de su implantación y uso Los sistemas de información se pueden definir técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados, que reúne, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar aspectos complejos y crear productos nuevos. Funciones de un sistema de información Entrada: Captura o recolección de datos en bruto del interior de la organización o de su entorno externo, para ser procesados en un sistema de información. Procesamiento: La conversión, manipulación y análisis de entradas brutas para darle una forma que tenga más sentido para los humanos y esta pueda ser entendida fácilmente. Salida: La distribución de la información procesada a las personas que la usara o a las actividades en las que se usara. Retroalimentación: Salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organización para ayudar a evaluar o corregir las entradas. Aunque los sistemas de información computarizados usan tecnología de computación para procesar datos en bruto y producir información con significado, existe una distinción clara entre una computadora y un programa de computadora por un lado y un sistema de información por el otro. Las computadoras electrónicas y sus programas de software son los cimientos técnicos, las herramientas y los materiales de los sistemas de información modernos. Esto ayuda mucho al procesamiento de los datos de entrada y de esa forma la toma de decisiones se puede hacer en el momento requerido. (Kenneth C. Laudon, Sistemas de Información Gerencial, pag 8) A.2.2 Diagnosticar las necesidades de los sistemas de información. Para crear un plan de sistemas de información eficaz, la organización debe tener un entendimiento claro de las necesidades de información tanto a corto como a largo plazo. Dos metodologías importantes para determinar las necesidades de información esenciales de la organización en su totalidad son el análisis de la empresa y los factores críticos para el éxito. El método básico empleado en el enfoque de análisis de la empresa consta en tomar una muestra grande de administradores y preguntarles como usan la información, de donde la obtienen, que características tiene su entorno, que objetivos tienen ellos, como toman sus decisiones y que datos toman. 1. Propósito del plan: Reseña del contenido del plan.
Cambio en la situación actual de la compañía. Plan estratégico de la compañía. Organización del negocio actual. Estrategia gerencial.
2. Plan estratégico de negocios Sistema actual. Organización de negocio actual. Cambio en los entornos. Principales metas del plan de negocios. 3. Sistemas actuales Principales sistemas que apoyan las funciones de negocios. Principales capacidades actuales. Dificultad para satisfacer las necesidades del negocio. Demanda futura esperada. 4. Nuevos desarrollos Nuevo proyecto de sistemas Nuevas capacidades requeridas 5. Estrategia gerencial Planes de adquisición Puntos de revisión y tiempos Realineación de la organización Reorganización interna Controles gerenciales Principales iniciativas de capacitación Estrategias de personal 6. Plan de implementación Dificultad de implementación esperada Informe de avance 7. Necesidades presupuestarías Necesidades Ahorros potenciales Financiamientos Ciclos de adquisición Análisis Estratégico: Factores críticos para el éxito. Se basa en la premisa de que las necesidades de información de una organización, está determinada por un número reducido de factores críticos para el éxito (CSF) de los administradores. La CSF son metas operativas, si es posible alcanzarlas estará garantizado el éxito de la empresa u organización. La ventaja del método de CSF es que produce un conjunto de datos más pequeño que el análisis de la empresa. Solo se entrevista a los administradores de alto nivel y las preguntas se concentran en número reducido de CSF en lugar de indagar ampliamente qué información se usa o se necesita. (Kenneth C. Laudon, Sistemas de Información Gerencial, pag. 334-338) A.2.3 Mejora continúa en sistemas de información
Una planificación de sistemas informáticos, también conocido como Plan Director de Sistemas, Plan de Sistemas de información o Plan Estratégico de Sistemas, facilita a una organización una correcta determinación del estado actual de los sistemas informáticos, de los requisitos que la organización les demanda para identificar un estado futuro de dichos sistemas alineados con los objetivos de la organización. A partir de esta determinación del estado actual y futuro de los sistemas de la organización, se realiza un Gap Analysis (análisis de diferencias) que permite identificar las acciones a tomar para alcanzar dicho estado futuro, a nivel de organización, sistemas, procesos, personal y proyectos. Posteriormente los planes tácticos (p.e. de carácter anual) programarán dichas acciones. ¿Qué se debe tener en cuenta? Un Plan de sistemas informáticos debe tener en cuenta el resto de planes de negocio y las indicaciones de la dirección de la organización para conseguir una alineación de ambas estrategias y obtener así la máxima confianza del negocio en los sistemas de información como una fuente de productividad y de ventaja competitiva. Un proyecto de planificación estratégica de sistemas debe involucrar a toda la organización, especialmente a la dirección ejecutiva, dirección intermedia y personal clave de los departamentos. Dada la velocidad de cambio de la tecnología, de su aplicación a la gestión empresarial y de la innovación empresarial en general, es difícil que un Plan de sistemas informáticos esté vigente más allá de 3 o 5 años, y se recomienda revisarlo anualmente. Componente de un plan de sistemas informáticos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Resumen ejecutivo Información actual de la organización Estado actual de los sistemas de información Estado de la industria de Tecnología de la información Identificación de las oportunidades de mejora Objetivos y estrategias de sistemas de información Aplicaciones, infraestructura, organización y procesos necesarios Planificación de implementación (presupuestos, prioridades, fechas y proyectos necesarios)
A.2.4 Responsabilidad social y sustentabilidad en TIC La sustentabilidad es el equilibrio que debe existir entre el hombre y su entorno, el hombre y la naturaleza, el hombre y los otros y el hombre con el mismo. Aplicar la normatividad referente información y comunicación.
a
las
tecnologías
de
la
Las normas se definen como criterios aceptados o medidas de desempeño, práctica o diseño. Constituyen especificaciones técnicas consensuadas y
documentadas, de carácter voluntario, elaboradas por las partes interesadas y, en todos los casos, aprobadas por un organismo reconocido. Se considera una solución a un problema común establecido por peritos confiables, y redactado por un cuerpo reconocido con el propósito de que todos puedan utilizarla. El proceso de creación de normas se expresa como una transición del pensamiento individual al pensamiento colectivo, pasar del desorden al orden y de lo arbitrario a la legalidad (ISO, 1983). La normalización designa también la condición en la que una norma ha sido lograda o efectivamente aplicada. Los elementos utilizados en la representación simbólica de los contenidos han requerido el uso de criterios uniformes para lograr univocidad y compatibilidad. Los encabezamientos y descriptores aportan los puntos de acceso a la información y dan un cierto margen de control para que el usuario pueda decidir sobre el nivel de precisión o extensión en el proceso de búsqueda y recuperación de información. Los sistemas de clasificación siguen una serie de criterios para su desarrollo y responden a una lógica de organización de conocimiento que permite asignar una dirección relativa a los libros y otros documentos en las bibliotecas. Cuando se conocen los criterios descriptivos y la estructura de la clasificación utilizada en una biblioteca, se puede aplicar este conocimiento en otra, para intuir la ubicación de los documentos y encontrar aquellos que tienen una correspondencia directa con el interés del usuario. La clasificación establece relaciones de afinidad y determina una secuencia de orden. ISO en México. La presencia de ISO en México como Organización no Gubernamental (ONG), tiene varios componentes fundamentales que tienen una función integradora, haciendo de ISO un esfuerzo de varias organizaciones, incorporando la participación de entidades de la iniciativa privada, el gobierno y el sector educativo. La Dirección General de Planeación y Administración (DGPA). Entidad que coordina la planeación estratégica de ISO: su alcance y penetración en el mercado nacional, la administración del Capital de Marca a nivel regional y nacional, la proyección de negocios en el área NAFTA utilizando estándares ISO, así como la vinculación de ISO en México con el sector productivo, las instituciones de educación superior, y la sociedad en su conjunto. La DGPA está formada por un comité administrativo formado por miembros de varias empresas líderes en la implementación de estándares ISO.
