77. Administracion y Practica de Oficina

Administración, Organización y Práctica de Oficina

INDICE Primera unidad.....................................................................................................................2 ADMINISTRACIÓN..............................................................................................................3 Conceptualizando Administración..........................................................................................5 Características de Administración...........................................................................................5 Elementos de Administración.................................................................................................6 Funciones de Administración..................................................................................................7 PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS......................................................................................9 Principios de Henry Fayol.......................................................................................................9 Principios de Frederick Taylor..............................................................................................10 Principios de Emerson..........................................................................................................10 Principios de Ford.................................................................................................................11 Organización.........................................................................................................................14 Tipos de Organización..........................................................................................................14 Sistema de Organización.......................................................................................................17 Segunda Unidad..................................................................................................................23 Organigramas........................................................................................................................24 Técnicas para elaborar las gráficas.......................................................................................25 Requisitos y elementos para elaborar organigramas.............................................................26 Organización Funcional O Del “Staff”.................................................................................36 Organigrama Funcional De Taylor........................................................................................37 Recomendaciones para elaborar organigramas.....................................................................39 PROCESO DE DIRECCIÓN................................................................................................41 Tipos de Planeación..............................................................................................................41 Formas De Ejercer Autoridad...............................................................................................44 Tercera unidad.....................................................................................................................47 OFICINA..............................................................................................................................48 Mobiliario y Equipo en la Oficina........................................................................................49 Tipos de Organigramas.........................................................................................................65 Cuarta Unidad.....................................................................................................................72 TURISMO.............................................................................................................................73 Los Profesionales del Área Comercial y el Turismo.............................................................74 Tipos de Turismo...................................................................................................................75 Clases de servicios................................................................................................................78 Turismo a Nivel Nacional.....................................................................................................81 Técnicas para Organizar y Manejar Archivos en la Oficina.................................................98 Archivos secretariales...........................................................................................................99 Responsabilidades Secretariales...........................................................................................99 (Relacionado con los documentos y archivo).......................................................................99 Recomendaciones generales...............................................................................................103

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Centro de Estudios Técnicos y Avanzados de Chimaltenango. Profesor(a): SEMANA 1

Primera Unidad Jornada:

PLANIFICACION UNIDAD DE APRENDIZAJE Declarativos:

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

PROCEDIMIENTO

Clase Magistral. Establecer los conceptos y las diferentes aplicaciones adaptadas al entorno del alumno.

Ejemplos, lluvia de ideas, ilustraciones de diagramas de mando, ejercicios.

SEMANA 2

Declarativos:


PROCEDIMIENTO

Establecer esquemas aplicables, sobre las características de temas asignados.

Exposiciones en grupo, definiciones y ejemplos basados en datos reales, cuestionarios.

SEMANA 3

Declarativos:


PROCEDIMIENTO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

Formar círculos de discusión para aplicar las habilidades Círculos de discusión, Investigaciones, aprendidas, investigaciones. exposiciones. SEMANA 4

Declarativos:

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Recopilar los diferentes conceptos, y puntos de vista sobre diferentes temas, desarrollados en los contenidos en el libro de texto. SEMANA 5

PROCEDIMIENTO


PROCEDIMIENTO

Recopilar información para complementar lo del libro de texto. Clase magistral

Explicaciones diversas Clase magistral

SEMANA 6

Declarativos:

Realizar síntesis Declarativos:

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PROCEDIMIENTO

FECHA

PUNTEO

Identificar las diferentes aplicaciones de los temas vistos en clase y su función en los problemas cotidianos. SEMANA 7

EVALUACION FINAL DE UNIDAD

Prueba Objetiva

Sobre contenido teórico y práctico visto en clase

Primera unidad ADMINISTRACIÓN Antecedentes Históricos Época primitiva    

Los miembros de la tribu realizaban actividades de caza pesca y recolección. Los jefes de familia tomaban las decisiones de mayor importancia. Se conoció en forma primitiva la división del trabajo, esto fue originado por la diferencia de capacidad entre los dos sexos y la diferencia de capacidad según las edades de los integrantes de la sociedad. Cuando el hombre empezó a trabajar en grupo surgió la administración como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere la participación de varias personas.

Periodo agrícola          

Aparición de la agricultura y de la vida sedentaria. Toma mayor importancia la división del trabajo por edad y sexo. La organización social de tipo patriarcal se acentuó. La economía agrícola de subsistencia deja en un lugar secundario a la caza, pesca y recolección. El crecimiento demográfico obligaba a coordinar mejor los esfuerzos en el grupo social y a mejorar la aplicación de la administración. La aparición del estado trae como consecuencia a una civilización en la que surge la ciencia, la literatura, la religión, la organización política, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia y Egipto se manifiesta el surgimiento de clases sociales. El control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie exigían mayor complejidad en la administración. Se considera como precursores de la administración moderna al los funcionarios encargados de aplicar las políticas tributarias del estado y de manejar a un gran numero de personas cuando se realizaba grandes construcciones. En el código de Hamurabi se ilustra el desarrollo del comercio de Babilonia, y de su administración (operaciones crediticias, contabilidad de los templos, y el archivo de una gran casa de comercio).

Antigüedad Grecolatina

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Aparición del esclavismo y la administración se caracteriza por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como medida disciplinaria. Bajo rendimiento productivo debido al descontento por el trato inhumano que sufrían los esclavos. Esta forma de organización fue en gran parte la caída del Imperio Romano.

Época Feudal    

Las relaciones sociales se caracterizan por un régimen de servidumbre, la administración del feudo estaba sujeta al criterio del señor feudal. Surgen nuevas formas de administración: estructuras de trabajo extensas y niveles de supervisión escasos. Surgen los gremios (antecedente del sindicato), que regulaban los horarios salarios y demás condiciones de trabajo. Los siervos se vuelven trabajadores independientes, lo que da origen a los talleres artesanales y a un sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad en la administración.

Revolución Industrial  Aparición de diversos inventos que propiciaron el desarrollo industrial y desaparecen los talleres artesanales.  Centraliza la producción lo que da origen a un sistema de fábricas donde el empresario es dueño de los medios d producción y el trabajador vende su fuerza de trabajo.  Surge la especialización y la producción en serie.  Explotación inhumana del trabajador: horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas.  La complejidad del trabajo hace necesaria la aparición de especialistas en administración. Siglo XX  Gran desarrollo tecnológico e industrial. Surge la administración científica con Frederick Winslow Taylor.  Surgen numerosos investigadores de la administración, teniendo esta un desarrollo y proyección definitivos.  La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier empresa. Administración en América Latina    

Época prehispánica: desarrollo de grandes civilizaciones con base en la administración de los estados, de los grupos colectivos de trabajo, de los tributos y de los mercados. Época colonial: administración de las colonias fundamentada en métodos utilizados en España. Siglo XIX: administración de fábricas de acuerdo con sistemas vigentes en occidente. Siglo XX: administración dependiente de las técnicas utilizadas en Estados Unidos.

Concepto de Administración Se puede conceptuar a la administración como el esfuerzo humano coordinado para obtener la optimización de los todos los recursos a través del proceso administrativo, a fin de lograr los objetivos constitucionales.

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Isaac Guzmán Valdivia: Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas para obtener determinados resultados. José A. Fernández Arena: Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. Harold Koontz y Cyril O’Donnell: Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. Henry Sisk y Mario Sverdlik: Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de plantación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos. Robert F. Buchele: El Proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una organización formal. American Management Association: La administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros. Joseph L. Massie: Método por el cual un grupo de cooperación dirige sus acciones hacia metas comunes. Este método implica técnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.

Conceptualizando Administración La mayoría de los conceptos de administración utilizan los siguientes términos:  Objetivo: la administración siempre esta enfocada a lograr determinados fines o resultados.  Eficacia: se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.  Eficiencia: esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.  Coordinación de recursos: en la administración se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.  Grupo social: es necesario que exista un grupo social para que se de la administración.  Productividad: es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. Con estas definiciones podemos decir que la administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

Características de Administración La administración posee las siguientes características que la diferencian de otras disciplinas.  Universalidad: existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejército, en un hospital, etc.  Valor instrumental: como su finalidad es eminentemente practica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma: a través de esta se busca obtener determinados resultados.  Unidad temporal: la administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Es decir que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo tiempo y no de manera aislada.  Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina   

Especificidad: aunque se auxilia de otras ciencias, tiene características propias que le dan un carácter específico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines. Interdisciplinariedad: la administración se apoya de las ciencias sociales y es a fin a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo. Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican, la rigidez en la administración es ineficaz.

Importancia de Administración

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La importancia de la administración radica en que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida diaria es necesaria la administración.

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¿Ciencia, técnica o arte? La administración es en parte una ciencia porque se fundamenta en principios y métodos. Tiene su parte de técnica en la aplicación o utilidad practica. Y es en parte arte porque en la administración se necesita de creatividad para poder alcanzar los objetivos exitosamente. Por lo tanto la administración es un conjunto de las tres.

Aspectos Generales Cuando se menciona la palabra Administrar, inmediatamente se asocia al acto de conducir apropiadamente un negocio, empresa o una actividad que requiere sistematizar todo lo que se desea, de acuerdo a lo que se tiene. Se entiende que la administración como actividad humana requiere todo un proceso mental y físico, para concretar lo que se pretende lograr en un tiempo determinado a partir de la estimación de los recursos con se cuenta para cumplir una meta. Además de lo mental, físico y de los recursos, para lograr cumplir por completo la actividad administrativa, es preciso contar con condiciones favorables que permitan un satisfactorio porcentaje de éxito en lo propuesto. Etimología de la palabra Administración La palabra administración se origina de las voces latinas siguientes: AD = MINISTER =

Dirección o tendencia para. Subordinación u obediencia para contra u otras personas.

Al unir estas voces se puede indicar que la definición se entiende de la siguiente manera: “Persona que realiza una función o trabajo de otra. Persona que presta un servicio para otra que lo contrata”. También se puede interpretar como la dirección subordina de una persona en el. Manejo de una empresa o negocio, trabajo en el cual está de por medio o la responsabilidad personal de quien la dirige, ante sus superiores. Koontz y Weihrich indican que:”administración es el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cuales las personas que trabajen juntas o en grupo, logren cumplir eficientemente los objetivos seleccionados”. Henry Fayol, considerado como el “Padre de Administración Científica” indica a su vez que: “Administración consiste en prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”, actividades que como veremos en las fases de la administración, forman parte de un todo en el proceso.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Por otra parte, Administración es definida por Ferry como: “el acto de lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno”.

Elementos de Administración  

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Empresa: Es la unidad económica y jurídica que con fines perfectamente definidos, desarrolla actividades lucrativas que permiten al beneficio personal y con proyección al crecimiento, y que como elemento esencial debe existir para que se inicie el proceso administrativo. Planificación: Desde el momento en que se impone el criterio científico en una actividad, es imprescindible partir de la base planificadora desde la cual se estiman todas las actividades, por recursos, costo, tiempo, dificultad y posibilidad de éxito. Una planificación es una guía de trabajo en la cual se deben contemplar las contingencias que se pudieran dar las opciones de solución en caso de problemas. Métodos de trabajo: Es otro elemento que intervienen en la administración y que necesariamente debe apoyarse en la utilización del método científico para que toda actividad práctica tenga el debido sustento teórico. Recursos: Si el administrador no cuenta con este elemento todo queda en proyecto pues a partir de este se puede estimar a cabalidad la viabilidad de una planificación. El elemento recursos está presentado por lo material con que se cuente, con las personas de que se disponga en cada puesto o cargo y por la disponibilidad de dinero o crédito para el desarrollo de las actividades.

Funciones de Administración Esencialmente la función de Administración consiste en la utilización el conocimiento de instrumentos científicos complicados aplicados al manejo interno y externo de una empresa por parte de quienes ejercen puestos gerenciales, utilizando con certeza las funciones de: 1. Planeación. 2. Organización. 3. Integración de personal. 4. Dirección. 5. Control. Estas funciones se ubican de la siguiente manera en el ámbito de la gerencia así: 1. Función técnica: Se relaciona con la producción de bienes o servicios, según el giro de la empresa. 2. Función comercial: Aplicada a la compra. Venta e intercambio de bienes y/o servicios. 3. Función financiera: Esta se refiere a la búsqueda y manejo de capitales. 4. Función de seguridad: Protección y preservación de los bienes y personas de la empresa. 5. Función contable: Manejo de inventario, registros, balances, costos y estadísticas. 6. Función administrativa: Integra, coordina y sincroniza todas las funciones anteriores. Todo administrador, gerente, rector, presidente o director debe prever, organizar, comandar, coordinar y controlar, las diferentes actividades administrativas. Fines de Administración La ciencia en general siempre tiene como fin el bienestar del ser humano en todos los campos. Así, la administración como una rama de la ciencia tiene como finalidad el manejo eficiente de la empresa, maximizando los resultados a través de la optimización de los recursos empleados.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Lo anterior significa que todo administrador en sus funciones como objetivo racionalizar los recursos de que dispone, logrando un mayor rendimiento de los mismos, con el objeto de aumentar el crecimiento de la unidad económica que tenga bajo su administración. Por supuesto, dentro de Administración existen jerarquías en las funciones y así tiene la pirámide donde se muestra las distintas funciones de cada sector que opera en toda actividad.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina ¿Cuáles son las compañías excelentes? Los norteamericanos como pioneros de las investigaciones de mercado han establecido por mediciones sumamente cuidadosas, cuales son las empresas más exitosas y así encontramos lo siguiente: En una sociedad como los estadounidenses, la rentabilidad es una medición importante de la excelencia de una compañía. A veces, también pueden usarse otros criterios, los cuales frecuentemente coinciden con el rendimiento financiero. En su obra: In Search of Excellence, Peters y Waterman identificaron 43 compañías que consideran excelentes. Al escoger algunas de ellas, los autores consideran medidas como el crecimiento de los activos y las acciones, el rendimiento promedio sobre el capital total y medidas similares. También se interrogaron a los expertos del carácter innovador de las compañías. Los autores identificaron ocho características de las empresas excelentes específicamente, estas firmas: 1. Estaban orientadas a la acción. 2. Investigaban las necesidades de sus consumidores. 3. Estaban impulsadas por una filosofía de la compañía que se basaba en los valores de sus líderes. 4. Lograban productividad al prestarle una gran atención a las necesidades de su personal. 5. Promovían la autonomía administrativa y la habilidad empresarial. 6. Se concentraban en los negocios en los negocios que conocían mejor. 7. Tenían una estructura organizacional sencilla con poco personal. 8. Estaban centralizadas, según lo que fuera apropiado. Dos años después de la publicación del libro In Search of Excellenc, Business Week examinó por segunda vez las compañías consideradas excelentes. Esta encuesta demostró que al menos 14 de las 43 firmas no se desempeñaron muy bien en varias de las ocho características de excelencia. Nueve mostraron una gran disminución en sus ingresos. Aunque los autores han sido criticados en varios aspectos, incluyendo el método de reunir e interpretar los datos (usaban mucho anécdotas y citas de lideres en el campo en vez de métodos de investigación científicos), la evaluación del desempeño de las 7 firmas indicaba que el éxito tal vez sea solo transitorio y que requiere un trabajo duro y continuó para adaptarse a los cambios del ambiente empresarial. Una encuesta más reciente de la revista Fortune hecha a 31 grupos industriales mostró la siguiente clasificación de las diez compañías mas admiradas: 1. Internacional Business Machines (IBM). 2. 3M. 3. Dow Jonia (Impresión y publicación). 4. Coca cola. 5. Merck (Productos farmacéuticos). 6. Boeing. 7. Rubermaid. 8. Prócter and Gamble. 9. Exxon. 10. J.P Morgan (Banca).

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Además clasificó a las compañías en ocho atributos de reputación. La IBM tuvo el primer lugar en las cinco categorías siguientes: 1. 2. 3. 4. 5.

Calidad de la administración. Valor de la inversión a largo plazo. Solidez financiera. Habilidad de atraer, desarrollar y mantener personas de Talento. Uso de los activos de la corporación.

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS Como toda ciencia, la administración tiene principios sobre los cuales debe fundamentar su acción de trabajo. Sin embargo, se dan muchos enfoques sobre este punto y por ello solo se hará mención de los enunciados por Fayol, Taylor Emerson y Ford.

Principios de Henry Fayol Henry Fayol es considerado como el padre de Administración Científica pues fue el primer profesional que hizo análisis serios sobre la teoría aplicada al trabajo industrial. Fayol enunció catorce principios que al analizarlos se puede observar su validez teórica y su necesaria aplicación práctica en toda empresa que busque la excelencia productiva. Estos principios son los siguientes: 1. División del trabajo: Según este principio es preciso dividir todas las operaciones susceptibles de fraccionarse, con la finalidad de lograr la especialización del trabajador, ya sea nivel técnico o administrativo. Esta división del trabajo produce un rendimiento mayor en cada puesto por efectos prácticos de realizar la misma actividad constantemente y de igual manera. 2. Autoridad y responsabilidad: Con este principio se aclara la relación entre la autoridad que se posee y la responsabilidad que todo cargo de mando trae consigo. La autoridad es la calidad otorgada para el ejercicio del mando de acuerdo al nivel de inteligencia, experiencia, sólidos principios morales, lealtad, confianza, responsabilidad y demás atributos positivos de una persona en el desempeño de su trabajo. 3. Disciplina: La disciplina es el respeto y observancia de todos los reglamentos y disposiciones que se emitan en la empresa. Es la obediencia debida, la aplicación, el respeto a las jerarquías establecidas en función de una organización de trabajo determinada. 4. Unidad de mando: Según este principio se debe evitar por todos los medios que los trabajadores reciban duplicidad de órdenes para evitar confusión, malos resultados y descontento. Debe haber un solo jefe dando órdenes en cada departamento o sección. 5. Unidad de dirección: Para toda actividad de trabajo de existir solo un plan y objetivos bien definidos a cumplir además de existir solo una persona que respalde ese plan. 6. Subordinación del interés individual al general: Este principio debe aplicarse en los casos en que debe enfrentarse ante el dilema de, si lo que importa es actuar en beneficio de un individuo, con perjuicio de la mayoría y de la empresa misma. 7. Remuneración: Este es básico en la buena marcha de las relaciones de la empresa y sus trabajadores pues si existe justicia en el pago y las formas de realizarlo, se puede asegurar que en un buen porcentaje se logra la armonía laboral, pues toda persona busca asegurar la satisfacción de sus necesidades y de su familia por sobre cualquier consideración. 8. Centralización: Esto se refiere al cuidado de centralizar o no, según las circunstancias, el mando o la autoridad debiendo ser flexible según los casos particulares sobre este punto, y de delegar cuando sea necesario. 9. Cadena escalar: Es la cadena jerárquica de jefes, desde lo más alto hasta el inferior. Esta cadena o escala debe respetarse, y no debe hacerse en caso de que algo sea perjudicial para empresa y/o los trabajadores mismos.

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10. Orden: Según Fayol, hay un lugar para cada persona o cosa y cada persona cosa debe estar en su lugar para evitar el desorden, la pérdida de tiempo y desperdicio de recursos. 11. Equidad: Todo jefe que quiera ganarse la lealtad e incondicionalidad de sus subordinados debe recordar que debe ser justo en toda disputa, resolución, decisión o juicio que emita y en que esté de por medio el interés de sus trabajadores, porque es muy apreciado un superior en el que se puede confiar. 12. Estabilidad del personal: El ingeniero Fayol recomienda evitar la rotación o despido innecesario del personal pues ello acarrea mayor costo de inversión en cada puesto por efectos de adaptación al mismo y a la empresa de quien es contratado. 13. Iniciativa: De todos es sabido que existen personas que tienen el impulso de colaborar con su empresa y no vacilan en presentar proyectos en los cuales han dedicado tiempo y esfuerzo personal. 14. Espíritu de equipo: Este principio se fundamenta en la necesidad del trabajo organizado en equipo el cual rinde mayores resultados que el esfuerzo individual.

Principios de Frederick Taylor Se fundamentan en la necesidad de priorizar cada actividad para obtener mejores rendimientos en el trabajo. Taylor fundamentó su teoría en cinco principios, que los gerentes modernos no dejan de lado pues son de incuestionable validez y vigencia, siendo estos: 1. Sustituir las reglas prácticas por el conocimiento científico organizado. Dejar lo empírico por lo científico que ya tiene incorporado el conocimiento teórico y su correspondiente práctica. 2. Obtener armonía más que discordia en la acción de grupo. 3. Lograr la cooperación entre lo seres humanos en vez del individualismo problemático. 4. Trabajar en busca de una producción máxima en vez de una producción restringida. 5. Desarrollar a todos los trabajadores hasta el grado más alto posible para su propio beneficio y la mayor prosperidad de la compañía. En el conocimiento y aplicación de principios para fundamentar la administración, está el éxito de la gestión de quien toma decisiones gerenciales. Estos actos administrativos deben ser siempre realizados sobre la base del análisis profundo de casa situación particular y por eso son de mucha utilidad los consejos de dos personas que se dedicaron al estudio del trabajo organizado y que aún modernamente se siguen respetando por ser de actualidad.

Principios de Emerson Orientados a la normativa laboral, estándares productivos capacitación y condiciones de trabajo. Trabajar en equipo para el logro de metas, Emerson era Ingeniero al igual que Taylor y auxiliar de éste, siendo quien amplio y divulgó las bases científicas de la administración, haciendo énfasis en la selección y capacitación de los empleados. Sus principios se orientan al respecto de normas en el trabajo y estándares productivos así como el necesario control de tiempo en las operaciones, y se enuncian así: 1. El trazo de un plan objetivo y bien definido: Todo plan debe ser susceptible de poder llevarse a la práctica de manera real y contar con todos sus puntos perfectamente estructurados para su puesta en marcha.

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2. Establecer la importancia del sentido común: Esto se entiende como la característica esencial del ser humano que es la forma racional de actuar, estableciendo la conveniencia o no de un acto u operación que se deba ejecutar. 3. Fijar normas estandarizadas para operaciones: Toda actividad debe estar medida previamente, fijando estándares de tiempos y movimientos para que se conviertan en normas de producción. 4. Fijar incentivos al rendimiento y eficiencia: Este principio se refiere a la necesidad de incentivar de alguna manera a los trabajadores para que mejoren su rendimiento y eficiencia en el desempeño de su trabajo, ya sea en moneda, mediante ascensos o premios en especie que pueden estimular competitividad sana en las actividades productivas. 5. Fijar remuneración equivalente al trabajo: Este trabajo se debe aplicar en función del estándar y movimientos para cuantificar o cualificar el valor del trabajo empleado. 6. Fijar normas estandarizadas a las condiciones de trabajo: También debe tenerse presente la necesidad de fijar normas que regirán la actividad laboral a partir del conocimiento de las condiciones en que este se lleva a cabo. Por ejemplo: el trabajo que ejecuta un soldador en el piso ochenta de un edificio en construcción. 7. Fijar normas estandarizadas para el trabajo: Como se debe realizar cada trabajo, según el tipo de operación pero de manera general. Por ejemplo: En la producción en cadena se debe tener tiempo, grado de atención, previsión en cada puesto y concentración máxima para evitar detener el proceso, pues cada minuto que se pierda por una interrupción accidental o deliberada, provoca pérdidas en horas hombre y horas máquina. 8. Establecer instrucciones precisas: Debe capacitarse e instruirse adecuadamente al empleado, dándole las instrucciones claras y exactas de lo que debe realizar en la operación que se le confía y lo que se espera de él. 9. Mantener la disciplina: En toda actividad productiva debe imperar el orden y el respeto por la tarea asignada y hacia los superiores por parte de todo trabajador con el fin de evitar cualquier tipo de anarquía (desorden por falta de autoridad). 10. Mantener orientación y supervisión de altura: Quien está a cargo del personal debe ejecutar las tareas de orientación y supervisión con todo tipo de profesionalismo pues eso espera un subordinado de sus superiores en la operación del necesario control que realizan quienes están a cargo de determinado departamento o sección. 11. Mantener honestidad en contratos y acuerdos laborales: Esto se logra mediante el conocimiento de las leyes de trabajo y la ética profesional para cumplir los contratos y acuerdos que en materia laboral se hayan llegado, ya sea colectiva o individualmente. 12. Mantener registros específicos, adecuados y disponibles en todo momento: Esto va de la mano del control de actividades de la empresa, llevando un registro escrito y ahora computarizado de las actividades diarias de la empresa para comparar resultados, causas de problemas o rendimiento de trabajadores, departamentos, secciones o la empresa en general.

Principios de Ford Genio industrial de la administración moderna aplica al campo del automóvil manejo industrializado del motor. Pero Ford no se limitó a revolucionar la locomoción por medio del motor basándose en explosión por gasolina. Él avanzó en el impulso a la productividad, creando el sistema de incentivos a base del reparto de ganancias y acciones con sus trabajadores, fijando, además, el salario mínimo y estableciendo una jornada de trabajo de ocho horas. En el ámbito de producción, creó la fabricación en serie de vehiculaos al alcance de todas las personas y esto lo logró mediante el trabajo en cadena de alto rendimiento. Ford insistió en que para producir en serie era preciso lo siguiente: 1. La planeación ordenada y continua del producto del trabajo. 2. Trabajo se debe entregar al trabajador y no que él lo busque. 3. Las operaciones se analizan en sus partes constitutivas.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Henry Ford estableció los siguientes principios: 1. Principio de intensificación: Según este principio se debe disminuir tiempos de producción usando inmediatamente equipo y materia prima para introducir rápidamente el producto en el mercado. 2. Principio de economicidad: Optimizar y de ser posible la materia prima en transformación y para ello lo ejemplificó diciendo que “El mineral sale de la mina el sábado y es entregado en forma de carro, al consumidor, el martes por la tarde.” 3. Principio de productividad: Aumentar la productividad de los trabajadores en un mismo periodo, por medio de la especialización y la línea de montaje. En otras palabras el trabajo especializado, en cadena en la rampa, en donde a fuerza de realizar la misma operación, el trabajador se vuelve cada día más hábil en su tarea. Como resultado de lo anterior se logra que en un mismo periodo de producción: 1. El trabajador obtiene mayor salario. 2. El empresario obtiene mayor productividad y con ello mayor ingreso. Estados Unidos que es la mayor potencia en la producción en serie de automovilismo sigue aprovechando las lecciones de su pionero en la industria del motor y actualizando sus enseñanzas continúan a la vanguardia en la fabricación de vehículos, siendo la base de su economía y aunque sean varias industrias, la metodología sigue siendo fordiana.

PLANTEAMIENTOS PARA SER DISCUTIDOS EN CLASE

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 1. ¿Se tienen en cuenta los principios administrativos por la mayoría de administradores en las empresas de Guatemala? 2. ¿Cuáles principios se vulneran con más frecuencia en las empresas de nuestro país? 3. ¿Por qué es importante mantener integrado constantemente el mismo personal? 4. ¿Que ventajas suponen la división del Trabajo? 5. ¿Qué hace exitosa a una empresa? ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS 1. Entrevistas a un gerente de una empresa mediana pero bien organizada planteándole las siguientes preguntas. a. ¿Que preparación previa tuvo antes de dirigir el negocio? b. Actualiza sus conocimientos con lecturas especializadas de administración. c.

Esta suscrito a alguna revista de negocios o gerencial.

d. Cuales son los problemas que afronta constantemente en su trabajo. 2. Haga un listado de las mayores empresas que operan y surten el mercado nacional. 3. Determinar las razones del éxito de Microsoft Windows y su fundador Bill Gates. 4. Establecer el crecimiento actual de la corporación Paiz, tanto en el ámbito nacional como internacional. RESOLUCIÓN DE CASOS En la empresa industrial “XX”, se han dado una serie de problemas en el desempeño de las operaciones de trabajo debido a que el jefe del departamento de corte llega a dar ordene al departamento de empaque, dando otras instrucciones a los trabajadores lo que provoca confusión en estos pues previamente su jefe les ha dado otras. 1. ¿Se han incumplido la observancia a algún principio administrativo? 2. ¿Como resolvería usted este problema siendo gerente de producción?

Organización La organización es parte esencial del proceso administrativo y de la planificación gerencial que para cualquier actividad se realiza en una empresa organizada. Definición de organización

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Existen varias definiciones de organización en las cuales se debe tener presente los elementos esenciales para su integración: Todo lo material para desarrollar un proceso, como, materia prima, maquinaria, equipo de oficina, útiles y enseres, personas para todos los puestos, infraestructura para la empresa, elementos jurídicos para su constitución y operación y la base financiera. Entre estas definiciones están las siguientes: 1. Koontz citando una definición dice que: organización es una estructura formalizada e intencional de papeles o posiciones, esta definición se refiere al papel previamente establecido que cada persona en forma voluntaria y con toda la intención, desempeña en el cumplimiento de tareas asignadas. 2. Según una definición encontrada en un texto de Editorial Educativa, organización es la serie de actividades realizadas después de ser coordinadas, de tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola para lograr un propósito común. 3. Las autoras Rodas López y Rodas Santizo indican que: organización es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr eficiencia en la realización de planes objetivos. 4. Se puede concluir con las definiciones de organización indican de que está es la apropiada distribución, coordinación y aprovechamiento de los elementos materiales, humanos y financieros estimados en una planificación, con la finalidad del cumplimiento de actividades productivas de la empresa.

Tipos de Organización En las empresas se puede utilizar formas de organización para lograr mayor efectividad en la asignación de tareas. Por ello se ha clasificado la organización así: 

Organización formal: Es el tradicional modelo de organización, estructurado en base la jerarquía, la especialización del trabajo y la consiguiente división de este, de acuerdo a la capacidad intelectual y técnica de las personas que actúan en cada función. Este tipo de organización tiene su interpretación en la pirámide jerárquica, en donde establecen los puestos en línea descendente y por ello algunos le agregan el nombre de organización de tipo militar pues se debe respetar cada puesto en la línea de mando pues la autoridad es el fundamento para el cumplimiento de tareas. Un esquema sencillo para comprender este punto lo representa una pirámide así:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Organización informal: Es otra forma de organización que funciona fuera del esquema jerárquico del tipo formal pero en donde se especifica grupo una función o un rol. Este tipo de organización debe tener una base jerárquica aunque no formal a la cual deben responder aunque tiene cada grupo formado, independencia de acción en tanto se actué en beneficio de la empresa. Se puede decir que en algunas empresas, sobre todo transnacionales, les interesa utilizar esta forma pues existen muchos profesionales que no se adaptan al estilo militar de mando y prefieren la independencia. Esto se acepta por los grandes ejecutivos pues saben que son recursos humanos sumamente valiosos y que se pueden aprovechar en todos los niveles de la organización formal. La utilizan para la llamada guerrilla empresarial del mercado con la finalidad de eliminar toda competencia de Marketing. El grupo informal está organizado ya sea por relaciones de amistad entre personas que se identifican con una empresa o bien por profesionales especializados en determinada área y que solo trabajan u operan en condiciones de absoluta libertad o independencia de la jerarquía establecida. Generalmente se le contrata para actividades especiales y que requieren alto nivel de profesionalismo, capacidad, discreción y seguridad y que los ejecutivos no les interesa que se conozca por quienes integran en el ámbito medio los cargos puestos de trabajo dentro de la organización formal de la empresa pues en muchos casos investigan al propio personal para detectar filtraciones o bien para infiltrar a su vez a miembros en empresas competidoras para obtener información, productos, investigaciones o mercadeo.

Organización interna de la empresa Cuatro es el número ideal subordinados en nivel superior. (Lyndall Urwick). Número de subordinados e identificación con la empresa:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Según el asesor empresarial inglés Lyndall Urwick, cuatro es el número ideal de subordinados en el ámbito superior de la organización y en el ámbito es de ocho a quince. Este número de personas que son dirigidos por el gerente le garantizan suficiente porcentaje de control de las actividades. Al existir más personas en quien delegar, el gerente puede dedicar sus esfuerzos a tareas complejas mientras sus subordinados supervisan el proceso, reportando solo aquellos casos en los que sea necesaria la intervención de la autoridad superior para resolver un asunto delicado. Cuando se busca que la organización sea efectiva, debe tenerse en consideración que quienes son nuestros subordinados conozcan bien los objetivos del plan en que se trabaja, la filosofía de la empresa y la metodología apropiada, lo cual deberá ser observado por todos los que integran el equipo de trabajo de manera que el gerente actué en una solo línea de acción. Quien no respete esos lineamientos debe ser reconvenido o sustituido por otra persona que se identifique con nuestras proyecciones. De acuerdo a lo anterior, debe incluirse en todo proceso de integración en el personal, la capacitación previa constantemente actualizada de nuestros subordinados para que actúen en consonancia con los cambios de metodología o rumbo que el desarrollo productivo o de servicios implica. Si no se atiende a la capacitación e información de filosofía y de metas de la empresa, tendremos empleados que apliquen su criterio en la resolución de problemas y si cuatro o seis subordinados lo hacen, tendremos cuatro o seis soluciones diferentes dentro de la estructura de mando en la resolución de dificultades, con la siguiente confusión que esto genera, tanto para quienes supervisan y controlan como para quienes van dirigidas esa acciones.

Sistema de Organización Unos autores han establecido la organización por niveles de jerarquía así: 1. 2. 3.

En primer lugar se coloca la división. En segundo lugar el departamento. En tercer lugar la sección

Y otros los han departamentalizados para crear una estandarización, y que sean eficientes y eficaces, siendo esta división: Departamentalización por funciones empresariales: La mayoría de las estructuras organizaciones usadas por las empresas comerciales son la agrupación de actividades desacuerdo con las funciones de una empresa (departamentalización funcional) expresa lo que las empresas comúnmente hace. Dado que todas las empresas se dedican a la creación de algo útil y deseable para los demás, las funciones empresariales básicas son la producción (creación o agregación de utilidad a un bien o servicio), venta (el hallazgo de clientes, pacientes, estudiantes, o miembros de cualquier grupo genérico dispuesto a aceptar el bien o servicio a cierto precio o costo)y financiamiento (obtención, cobro, resguardo y gastos de los fondos de la empresa) ha parecido lógico agrupar estas actividades en departamentos como ingeniería, producción, venta o comercialización finanzas, una combinación de los tipos básicos de organización. No en todos los organigramas aparecen estas mismas denominaciones funcionales (ingeniería, producción, ventas o comercialización y finanzas) ya que en la compañía administradora de ferrocarriles se ocupan de "operaciones", "trafico" y "finanzas. Ventajas 1. Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima. 2. Se mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales. 3. Se sigue el principio de la especialización ocupacional, y se simplifica la capacitación. 4. Es reflejo lógico de las funciones. Desventajas

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Se restan énfasis a los objetivos generales de la compañía. El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha. Se reduce la coordinación entre funciones. La responsabilidad de las utilidades se concentra exclusivamente en la cima. Lenta adaptación a nuevas condiciones. Se limita el desarrollo de gerentes generales.

Departamentalización por Funciones

Departamentalización por número: Esta consiste en colocar un determinado número de personas, bajo el mando de un jefe, que en la industria o los negocios es un gerente. Este sistema solo exige personas disponibles para que les sean asignadas tareas de tipo y resultado general, se pueden acompañar de letras para crear series.

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Departamentalización por tiempo: Es la agrupación de actividades de acuerdo al tiempo que establezca para realizarlas. Por ejemplo: Los turnos en hospitales, en cuerpos de bomberos o en las industriales metalúrgicas en donde no se puede apagar los hornos.

Departamentalización geográfica: Se aplica a aquellas empresas grandes que pueden dividir sus actividades por territorio, colocando producción, contabilidad, ventas y mantenimiento en regiones sur, norte, oriente y occidente y cada región es responsable de su rendimiento.

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Departamentalización por tipo de clientes: La agrupación de actividades que responden a un interés primordial en los clientes es común en diversas empresas. Cuando cada uno de las actividades de una empresa a favor de sus clientes es puesta bajo la responsabilidad de un jefe de departamento, los clientes constituyen la base sobre las cuales se agrupan las actividades. El departamento de ventas industriales de una compañía distribuidora que también realiza ventas a comerciantes en pequeño ilustraría este caso. Dueño y administrador de empresas suelen organizar las actividades de esta manera cuando les interesa responder a los requerimientos de grupos de clientes claramente definidos, en tanto que en las instituciones educativas es costumbre que se impartan cursos regulares y opcionales destinados a diferentes grupos de estudiantes. Ventajas 1. Se hace sentir a los clientes que cuentas con un proveedor (banquero) comprensivo. 2. Se desarrolla la pericia en el área de clientes. 3. Se alienta la concentración en las necesidades de los clientes. Desventajas 1. Puede dificultarse la coordinación de operaciones entre demandas contra puestas de los clientes. 2. Se requiere de administradores y equipo de soporte expertos en problemas de los clientes. No siempre es posible definir claramente grupos de clientes (por ejemplo, grandes empresas contra empresas de otro tipo).

Henry Fayol menciona otra forma de organización, aplicada a la industria, indicando que se puede distinguir en el cuerpo social de la sociedad anónima los principales órganos siguientes:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 1. 2. 3.

4.

5. 6. 7. 8. 9. 10.

Grupo de accionistas: Su papel real es nombrar los miembros del consejo de administración y verificadores de cuentas auditores. Consejo de administración: Sus poderes están establecidos en la escritura constitutiva, en donde se establece la forma de manejo en la empresa y las normas que la rigen. Evalúa las propuestas de la dirección general y ejerce control general de las actividades. Dirección general y su plana mayor (Subdirectores y asesores): Encargada de conducir a la empresa utilizando racionalmente los recursos que se le ofrecen. Es el poder ejecutivo y por ello planifica, recluta personal, ordena actividades y se asegura que todo funcione de acuerdo a lo planificado. Plana Mayor: Es una manera de organizar informalmente las actividades y son grupos que operan de acuerdo a su respectiva competencia, como investigación tecnológica, información de la competencia, seguridad interna sobre los empleados, cuestiones legales, etc. Solo responden ante el Director general y no están ubicados en el organigrama de la empresa. Direcciones regionales y locales: Esta forma de organización se da cuando la empresa es grande o corporativa y entonces se establecen pequeñas unidades que responden al director general. Ingenieros principales: Son los contadores que están a cargo de otro grupo con la misma calidad pero son responsables directos: Ingeniero de maquinaria, ingeniero de sistemas, ingeniero de producción, etc. Jefes de Servicios: Son encargados de mantenimiento de toda la empresa o encargados de diferentes servicios. Jefes de Talleres: Son quienes velan por el trabajo técnico de la producción y están especializados en sus respectivos campos. Contramaestres: Son personas que funcionan como encargados del orden general de la producción y son expertos en la producción de la empresa y además poseen conocimientos técnicos. Obreros: Ejecutan las tareas de producción en forma física.

Otras empresas utilizan otra forma de organización como la siguiente: 1.

2. 3.

Junta Directiva: Integrada por lo propietarios y consejeros de estos. Administración: Engloban la gerencia, secretaría y contabilidad. Secciones: compras, producción, empaque, ventas, distribución, mantenimiento, y limpieza, entre otras.

Gráficamente por medio de un organigrama, se representa así:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Esta es una forma de organización sencilla pero funcional pues cada sector del organigrama cumple un papel específico.

PLANTEAMIENTOS PARA SER DISCUTIDOS EN CLASE 1.

¿Cuantos subordinados superiores debe tener el gerente en quien delegar el mando y control de las actividades?

2.

¿Que aspectos deben tomarse en cuenta para incluirlos en la capacitación de personas que operen en el ámbito superior?

3.

¿Por qué se debe evitar la discrecionalidad del personal en la empresa privada?

4.

¿Cuantas personas deben integrar como máximo cada grupo de trabajo al mando de un

subgerente? ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Consultar con experto en Recursos Humanos las siguientes cuestiones: 1.

¿Cuatro características personales positivas para ocupar un cargo donde se tomen decisiones?

2.

¿Tres factores que demuestren problemas para obedecer órdenes en una persona en el ámbito superior?

3.

¿Qué aspectos valoran especialmente los gerentes en las personas que esta bajo sus órdenes?

RESOLUCIÓN DE CASOS El ingeniero Alfredo Taracena es el Gerente de producción de la empresa de productos alimentos RICO S.A., Habiendo organizado su personal por departamentos y nombrado un supervisor general que entregará un informe diario de sus actividades productivas. Eso implica que el

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Administración, Organización y Práctica de Oficina ingeniero Taracena esté enterado cada día del trabajo en cada departamento pero tiene que quedarse siempre hasta las nueves o diez de la noche luego de escuchar todos los informes. 1.

¿Qué sugerencia ofrece usted en este casi si estuviera en desacuerdo con este sistema de organización?

2.

¿Qué opina de este sistema de control gerencial?


Segunda Unidad Jornada:



PROCEDIMIENTO



SEMANA 2

Declarativos:


PROCEDIMIENTO



SEMANA 3

Declarativos:


PROCEDIMIENTO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO


Declarativos:


PROCEDIMIENTO Realizar síntesis Declarativos:

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PROCEDIMIENTO



SEMANA 6

Declarativos:


PROCEDIMIENTO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO



Prueba Objetiva


Segunda Unidad Organigramas Representación gráfica de la organización por medio de organigramas. La representación gráfica de una empresa es la manera más rápida para quien requiera conocer la ubicación de alguna oficina o un departamento a donde tenga que dirigir sus trámites. El organigrama es un gráfico que revela al público interno o externo la estructura u organización formal de una empresa de manera rápida la ubicación exacta de lo que se busca. Este gráfico se ordena de varias formas, ya sea por funciones o estructura interna de la organización y se clasifican así: Estructurales: Indican la forma como está estructurada administrativamente una empresa en las partes que la integran de acuerdo al esquema que ésta elija. Es una gráfica general de puestos o cargos y los departamentos, o secciones en que se divida. Funcionales: Indican, además de los cargos nombres de cada unidad, las funciones que desarrollan dentro de la empresa. Sintéticos: Reflejan solo lo esencial de la información que se requiera y son los que se colocan a la vista del público porque actúan como un índice claro y sencillo de la empresa. Analíticos: Como su nombre lo indica, dan una información detallada de la empresa con fines técnicos de manejo para las personas que participan en ella o que tienen relaciones de negocios con la misma. Ofrecen información de cargos y funciones que cumplen cada uno. Verticales: Es la representación jerárquica de la organización, partiendo de los puestos superiores de arriba en forma ascendente hacia abajo para los puestos jerárquicamente inferiores. Horizontales: Es otra variante de organigrama en que a la manera d cuadro sinóptico se parte de los cargos superiores de la izquierda hacia los cargos inferiores a la derecha. Se utiliza cuando es bastante la división jerárquica de la empresa. En cuanto al organigrama de su colegio, este podría representar así:

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Una organización se puede representar por medio de: 1. 2.

Un organigrama que indica la estructura. La descripción de tareas, que expresa la aportación de cada empleado al proceso general: es decir, indica el trabajo que cada persona efectuará y cómo lo desempeñará. 3. La descripción de los procedimientos, que manifiesta la modalidad que sigue el proceso de la empresa, es decir, el sistema que se utiliza para cada tarea, desde su inicio hasta su terminación. Los organigramas también son llamados organograma, es una técnica de representar, esquemática y parcialmente, la organización. También podemos definirlo como la expresión de la estructura de una organización que evidencia el acoplamiento entre las partes componentes. El organigrama debe ser una representación clara y de fácil interpretación. Sus principales elementos, siempre presentes son: 1. 2. 3.

La función que se expresa. La posición jerárquica y la dependencia de los cargos. La relación que une a las dependencias entre sí.

Normas para elaborar organigramas: 1. 2. 3.

Cada posición (cargo) debe ir en una casilla. Las relaciones entre las diversas posiciones deben quedar claramente expresadas. La relación debe seguir un criterio uniforme.

Técnicas para elaborar las gráficas Los elementos gráficos son: Casillas y líneas. 1. Tamaño y forma de las casillas:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina La casilla más grande debe ser la del cargo, en él que deseamos poner más énfasis; por ejemplo “Gerencia”. Las casillas medianas se usan para identificar dependencias o cargos. Las casillas largas, pero estrechas, se usan para los superiores del cargo al que se asigne la casilla mayor; por ejemplo, si el gerente tiene un “Consejo” o “Directorio” éste estaría representado por una casilla larga. Las casillas más pequeñas se usan para los asesores y consultores.

2. Grueso de las líneas Línea delgada: se usan para casillas de asesores dependencias y superiores y para conectar las casillas “Staff”. Línea mediana: se usa para la casilla principal, donde se desea hace énfasis. Línea gruesa: representa la línea de autoridad. Línea punteada: se usa para comités y órganos fuera de la línea de autoridad.

Requisitos y elementos para elaborar organigramas Para la elaboración de organigramas debe cumplirse los requisitos de un gráfico y utilizarse los elementos que a continuación se indican. Los organigramas como todo elemento técnico, deben seguir ciertos lineamientos en su elaboración para que cumplan su objetivo orientador. Estos lineamientos se dividen de la siguiente manera: 1.

Requisitos: Que deben ser claros y fáciles de comprender para que no dejen lugar ha interpretaciones dobles o erróneas de su contenido. Este requisito exige fijar con exactitud los niveles jerárquicos, las líneas de dependencia y el número de funciones en toda la estructura organizativa. b. Su representación tiene que ser confeccionada de manera uniforme para poder tener una acertada interpretación y buen empleo. c. Que deben estar actualizados para cumplir mejor sus objetivos de informar al público con prontitud y eficacia sobre la estructura básica de la empresa y servir como instrumento para el análisis y mejoramiento de la organización interna de la misma. a.

2. a. b.

Elementos que se utilizan para su elaboración: Rectángulos que representan las unidades administrativas. Líneas cuya función es mostrar la relación ente las unidades administrativas.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina c.

Líneas llenas o continuas que indican autoridad formal, relación de mando, comunicación y vía jerárquica. Gráficos de Líneas de mando Las líneas verticales indican autoridad sobre las unidades inferiores y las líneas horizontales indican especialización y correlación o igualdad entre ambos puntos.

Las líneas llenas expresan un anexo jerárquico de arriba hacia abajo y son líneas más gruesas que las utilizadas en la elaboración de los rectángulos.

1-A

1-B

2-B

3-B

4-B

Debido a que las relaciones se constituyen como un elemento que desempeñan una función esencial en la estructura de la empresa, deberán ser representados como se recomienda en el organigrama que aparece en la siguiente pagina. Gráfico de las relaciones en el mando y jerarquía dentro de la empresa: A

1-B

1-C

2-C

2-B

3-C

A-C

5-C

6-C

En este organigrama se observan las líneas que indican autoridad, correlación y especialización. Es conveniente establecer debidamente cada cargo de autoridad y la función que cada cual cumple dentro de la empresa.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina En el organigrama que se presenta a continuación se observa gráficamente la posición de los asesores y el Director o Gerente General. Gráfico representativo de las Relaciones de apoyo. A

Asesores: 1-B y 2-B Solo dependen de A 1-B

1-C

2-B

2-C

3-C

Ejemplo de una empresa manufacturera:

El siguiente organigrama ilustra la posición en que generalmente se coloca tanto el Staff Especializado, notando como finanzas y personal mantienen una dependencia con el presidente sin tener ninguna relación con el resto del organigrama. Presidente

Finanzas

Personal

Producción

Planificación

Comercialización

Control De calidad

Promoción y propaganda

Investigación de mercados

Pág. 28 Montaje

Empaque

Fabricación

Ventas zona central

Ventas zona oriental


Este es un organigrama funcional que por la forma en que está dispuesta la autoridad se le llama vertical o piramidal descendente, esta figura indica que el comité está formado por el jefe de la unidad asesora I-B y los jefes de las unidades operativas I-C; 2-C y 3-C. Se utilizan además para denotar auditoria externa a la empresa. 1-B AUDITOR EXTERNO

1-B

2-C

4-C

3-C

También para señalar que existe una unidad administrativa desconcentrada, por ejemplo las sucursales. 1-B

1-B

1-C

2-C

3-D

4-D

1-E

Organigrama Horizontal: Estos describen la estructura de una empresa de la izquierda a la derecha en el organigrama, desplazando niveles inferiores hacia la derecha.

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Este gráfico tiene la ventaja que simplifican la compresión de la forma en que fluye la autoridad formal y la responsabilidad. Organigrama circular: En estos gráficos se representa por la yuxtaposición (electos colocados uno frente al otro) de sectores circulares que se asignen a las diferentes unidades Los niveles de mayor jerarquía están en el centro, y a medida que se exponga se llega a puestos inferiores.

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Organigramas escalares: Son poco usados y muestran, utilizando el margen o la sangría, los diversos niveles de la organización.

Este tipo de gráficos bastante sencillos y fácil de comprender. Organigramas de trazo mixto: Resultan de la combinación de varios criterios de ramificación y con ellos se logra un mayor aprovechamiento del espacio como puede observarse en el modelo de esta ilustración gráfica.

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Organización Lineal: Constituye la forma estructural antigua y tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la eclesiástica medieval. “EL termino lineal se debe a que entre el superior e inferior existen líneas y únicas de autoridad”, esta forma de organización se encuentra aún más pequeñas empresas.

Niveles Jerárquicos

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La organización lineal tiene ventajas derivadas de la forma de estructurar la autoridad. Estas ventajas son: 1. La estructura es simple y de fácil compresión. 2. Es nítida y clara la delimitación de las responsabilidades. 3. Se facilita el control y la disciplina. 4. Es bastante estable, permitiendo un tranquilo desarrollo de cada función. 5. Es de fácil manejo, recomendándose para empresas pequeñas. Las desventajas son: 1. Las relaciones formales son muy rígidas e inflexibles, dificultado la innovación y adaptación a nuestras situaciones imprevistas. 2. La autoridad tiende a ejecutarse en forma autocrática. 3. Se exageran la función del mando y por ello se da el carácter militar a las órdenes. 4. El general-jefe no se especializa en ninguna función (Todo esta centralizado en su persona). 5. Al crecer la empresa produce la congestión de líneas a la comunicación pues todo es centralizado pues no existen asesores. 6. Las órdenes lineales son indirectas y por ello se pueden distorsionar.

Cadena de Farol

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Administración, Organización y Práctica de Oficina En este gráfico Lineal se da la siguiente cadena:

El operario ejecuta una obra e informa al maestro de producción quien a su vez informa al maestro general.

En el otro caso el mecánico repara una máquina al maestro de reparaciones lo hecho y este le comunica al maestro general. Según Taylor en este y en el anterior caso se perdió tiempo por el exceso de comunicación y un acto rutinario se convierte en toda una cadena de comunicación.

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Eso mismo puede ocurrir en cualquier empresa que se organice de esta manera, ya sea un departamento, una sección o en una oficina. Taylor presentó otro gráfico donde se especialice al personal y se trabaje por funciones, logrando que cada trabajador pudiera resolver cualquier problema con su jefe inmediato que a su vez resolvería los problemas de su propio departamento sabiendo que cuenta con personal que conoce su oficio. Ejemplo de organigrama Sintético: Tomemos una empresa industrial, destinada a la producción de galletas; la estructura es: 1. Asamblea de Accionistas. 2. Junta Directiva. 3. Gerencia. 4. Departamentos. 5. Asesoría. 6. Producción. 7. Distribución. 8. Servicios Administrativos. 9. Control.

Ventajas de los organigramas, son valiosas herramientas para ayudar a: 1. Comprender mejor la organización de una empresa. 2. Comprender mejor la posición de sus empleados. 3. Comunicar a personas ajenas a la organización la estructura de la misma. 4. Asuntos como responsabilidades, autoridad, delegación y asesoría son muy reales, pero intangibles. 5. Los organigramas permiten visualización y por ende, faciliten su comprensión y análisis.

Organigrama analítico sintético de la fábrica de galletas “LUNA”

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Organización Funcional O Del “Staff” La organización funcional, iniciada por Federico W. Taylor, representa una etapa en la evolución de la organización.

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ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA

Producción

Bodega de Materia Prima

EMPAQUE

Personal de Bodega

Control

Servicios Auxiliares

Personal Externo

Personal

DECORADO Información

Bod. Prod. Terminados

ASESORIA JURIDICA

Laborato. De Investigación

COMPRAS

Contabilidad

Publicidad Y Rec. Públi.

Distribución

Distribución Local

Distribución SALVADOR

Distribución Honduras

Distribución Nicaragua

Investigación de Mercados

Distribución Panamá

Cada función es administrada por un especialista que puede intervenir, dentro de su campo, en cualquier punto de la estructura. Con él principia el uso de la especialización en el trabajo, tanto cuando se refiere a las labores de un obrero, como cuando se trata del uso de asesores especializados.

Organigrama Funcional De Taylor

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DIRECTOR

SUB-DIRECTOR

JEFE DE TALLERES

ASESORES

OBREROS

La organización funcional de Taylor, presenta las siguientes ventajas: 1. Elevada eficiencia. 2. Gran flexibilidad Sus desventajas son las siguientes: 1. La autoridad es difícil de definir, igual que la responsabilidad. 2. Es inestable, puede dar lugar a choques e interferencias entre los diferentes especialistas. Organización de Líneas “Staff” Las unidades jerárquicas, que representan los objetivos la empresa, están ayudadas por especialistas, quienes no tienen mando sobre los subordinados, sino por conducto del jefe. Ventajas: 1. Introduce la asesoría de expertos sin romper la jerarquía. 2. Puede emplearse mejor al personal, de cuando con sus capacidades y hace más flexible la estructura. Desventajas: 1. No existe un claro conocimiento de la posición del personal (en algunas oportunidades). 2. Lo mismo puede decirse de su cometido. Las relaciones jerárquicas se representan con línea gruesa; las funcionales, con líneas delgadas o punteadas. La estructura “Línea-Staff” es la solución que mejor se adapta a la mayoría de las empresas.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Organigrama Lineal

Organización Híbrida: Puede tener características de las tres organizaciones descritas. Se presenta con frecuencia. Organización Hibrida

PRESIDENTE

GERENTE

JEFE DE VENTAS

ASISTENTE MERCADEO

ASISTENTE PUBLICIDAD

J. VENTAS LOCALES

VENDEDOR 1

ASISTENTE JURIDICO

J. VENTAS LOCALES

VENDEDOR 2

VENDEDOR 3

Recomendaciones para elaborar organigramas 1. No trate de MOSTRAR MUCHO DE UNA SOLA VEZ. Dependiendo del propósito que persigue (para el público o para estudiar la estructura organizativa). 2. Use hojas tamaño carta (8 ½ * 11 pulgadas) para las gráficas.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 3. Si la empresa es grande de estructura compleja, haga varias gráficas. Inicie el trabajo con un organigrama sintético. Después, haga tantos organigramas como departamentos tenga, y luego gráficas de cada sección o dependencia más pequeñas. 4. La importancia se le da al trabajo, a la función que se analiza, no a las personas, que pueden variar con frecuencia. 5. En la medida que la empresa evoluciona, los organigramas cambian, en consecuencia deben tener la fecha de cuando fueron elaborados y deben actualizarse periódicamente. 6. La presentación debe ser agradable, balanceada. Se debe centrar las casillas y las líneas. Se debe dejar suficiente margen arriba, abajo y lateralmente. Debe tratarse de conseguir simetría. Los organigramas se dividen: en “Lineales” e “Ideográficos”. Organigramas Lineales: son de uso restringido; se aplican principalmente para un estudio análisis de tipo personal, son para ser proporcionados al público. Organigramas ideográficos: pueden ser “Esquemáticos” también llamados “Sintéticos” y “Analíticos o detallados”, para fines de estudio o análisis, como más adelante veremos los ejemplos gráficamente. PLANTEAMIENTOS PARA SER DISCUTIDOS EN CLASE 1. ¿Se puede dar definiciones de Administración que no sean las conocidas en los textos tomando en consideración solo los elementos esenciales concepto? 2. ¿Cómo se construyeron las pirámides egipcias sin maquinaria pesada? 3. ¿Qué problemas se originan cuando se administra tomando como base elementos religiosos? 4. ¿Es un arte o una ciencia la administración? 5. ¿Qué diferencia se encuentra entre técnica y método? 6. ¿Tienen la mayoría de empresas en Guatemala un organigrama interno a la vista del público para éste se oriente debidamente? 7. ¿Qué tipo de organigrama es el más práctico para lograr que las actividades de la empresa sean ordenadas, simples y efectivas?

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ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Como trabajo de campo investigue usted en una empresa grande los siguientes puntos. 1. ¿Qué factores toman en consideración usted en una empresa grande los siguientes puntos? 2. Evalúan y capacitan previamente al personal que seleccionan sin llegar a la humillación que supone la prueba durante un periodo de trabajo. 3. ¿Que problemas afrontan los administradores o gerentes para organizar sus actividades en lo que se refiere a los recursos humanos? 4. Determinar el tipo de organigrama en la empresa. RESOLUCIÓN DE CASO Usted se encuentra con que la empresa “Perfiles de la Ciudad S.A.” el administrador general se ocupa hasta en mínimo detalle de todo lo que pasa en las actividades productivas y administrativas y a usted se le pide consejo sobre este caso para que lo resuelva. 1. ¿Qué tipo de administración se maneja en la empresa? 2. ¿Qué tipo de organización sugiere usted, con el respectivo organigrama interno?

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PROCESO DE DIRECCIÓN Dirección: Es la actividad humana por medio de la cual se coordinan las actividades necesarias para cumplir metas establecidas. Funciones: En la dirección deben cumplirse una serie de fases o etapas previas al inicio de cualquier actividad. Estas fases son las que se presentan en el gráfico que a continuación se presentan.

Dirección

Planificar

Organizar

Coordinar Ejecutar

Tipos de Planeación La planificación puede clasificarse según los siguientes criterios. Por su grado de aplicación: 1. General, cuando no se hacen especificaciones. 2. Global, cuando comprende todo el conjunto de elementos internos y externos. 3. Económica del estado, cuando tiene que ver con actos de gobierno. Por su naturaleza:

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Controlar

Administración, Organización y Práctica de Oficina 1. 2. 3. 4.

Cooperativa, cuando involucra varios individuos. Administrativa, cuando se refiere a cuestiones operativas. Física, cuando comprende lo territorial. Económica y social, cunando involucra estos elementos.

Atendiendo a la acción sujeta a planeación 1. Socialista. 2. Indicativo o específica. 3. Estrategia, es la que implica acciones a cumplir en determinado tiempo y circunstancias. El proceso de la planeación estratégica es la siguiente: 1. 2.

3. 4.

5. 6. 7.

Análisis de la situación actual de la empresa, institución o el Estado. Análisis del ambiente de las operaciones en que se estiman las variables internas y externas, Las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (F.O.D.A.) existentes. Desarrollo de estrategias o disyuntivas y opciones de todas las que surjan en el análisis. Ponderación y clasificación de estrategias según el grado de riesgo que implica tomar una decisión, conociendo de antemano las limitaciones y ventajas del momento. Desarrollo de estrategias previo estudio e impacto de las mismas. Control del resultado en la aplicación de las estrategias que sigan. En una aplicación se debe establecer claramente lo siguiente: a. Los objetivos que se pretende cumplir en cada actividad proyectada. b. Tener presente las políticas de la empresa, que no son más que los principios y bases filosóficas que rigen la acción general dentro y fuera de la misma. c. Las estrategias a seguir y que no son más que la forma a largo plazo en que se actuara para el logro de los objetivos. Es un plan de acción dentro de la planificación general. d. La táctica que se utilice para el conseguir a corto plazo lo proyectado. Es un plan corto.

Tanto la estrategia como la táctica son mecanismos que le permitan al gerente llegar o lograr las metas propuestas y varían de acuerdo al desarrollo de los acontecimientos. Son planes de acción en el campo de batalla empresarial pues como ahora se acepta. Las empresas en la actualidad, libran una batalla permanente por conseguir o mantener la mayor parte del mercado para sus productos o servicios, teniendo que plantear el gerente la mejor manera de encarar los combates que exige la competencia en la lucha por imponer la supremacía económica ante sus competidores. La estrategia es un plan elaborado de acción dentro de la cual se puede incluir varias tácticas o planes menores para imponerse en la conste lucha del Marketing.

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Organización: Es la segunda fase de la dirección y que consiste en distribuir adecuadamente los recursos con que se cuenta en la empresa en determinado momento. En la organización se debe estimar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.

Los elementos materiales de que se dispone. Los recursos humanos con que se dispone. Los medios económicos disponibles, ya sea en efectivo, crédito o financiamiento. La forma como se distribuirán los recursos en las actividades planificadas. El sistema de organización adecuado al tipo de actividad que se emprenda.

Ejecución: Fase puramente operativa, que se lleva a la práctica lo planificado. Es hacer lo que se estimó llevar a cabo, Es la ejecución, acción, actividad o trabajo, ya sea intelectual, físico o ambos que se desarrolla como tercera fase de la dirección y que es donde se materializa lo proyectado. Control: Es el examen y verificación sistemática de los resultados en el proceso productivo o de prestación de servicios al realizar cualquier actividad previamente planificada. El control permite establecer el punto o nivel porcentual de logros en el planteamiento de objetivos dentro de la planificación y puede ser ejercicio sobre actividades o personas. El control se clasifica por los fines del mismo de la siguiente manera: 1. De Calidad: Mediante este tipo de control se puede fijar las normas y calidades del producto o servicio de acuerdo a los estándares establecidos, evitando perdidas por devolución de mercadería o rechazo por los servicios que se ofrecen. 2. Presupuestario: Mecanismo de control que permite establecer parámetros en las erogaciones e ingresos, los cuales impiden gastos excesivos o bien que las cantidades destinadas a ciertas actividades no alcancen debido a malos manejos, ya sea por descuido, mala planificación o simplemente corrupción. 3. Administrativo y de personal: Incluye selección, rendimiento y evaluación del personal de la empresa, utilizando diferentes parámetros como la disciplina, comportamiento ético, rendimiento físico, habilidades creatividad, etc. Este tipo de control permite establecer dentro de la empresa la motivación, incentivos, beneficios adicionales, ascensos, etc. Asimismo, se debe incluir en este rubro las capacitaciones, oportunidades de estudios, ingresos económicos a la capacidad productiva, etc.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 4. De producción: Este debe ajustarse a lo previsto que pueden ser las necesidades en cantidad y calidad tomando en consideración la demanda, evitando la ociosidad de la maquinaria o desocupación del personal. 5. De Costos: Este tipo de control es sumamente importante para saber en cuales productos o servicios se percibe un margen adecuado de utilidad y con ello remediar situaciones de pérdida que pudieran poner en peligro hasta la existencia de la empresa. Estimación de resultados Es la última fase en la actividad de dirección empresarial y en ella se hace un análisis de lo actuado con relación lo propuesto. En el análisis de resultados se realiza una evaluación de los objetivos que se hayan cumplido y la verificación en el cumplimiento de las metas proyectadas. En esta fase de dirección se prepara el informe para los propietarios de la empresa con el fin de presentarle la viabilidad de las actividades cumplidas o por lo menos el éxito, fracaso o simplemente la neutralidad de los resultados de capital contable. Cuando se llega al análisis de lo que se logró se debe tener en consideración la objetividad del informe para no caer en falsas expectativas o vanos triunfalismos que no responden a la realidad que se tiene a la vista.

Formas De Ejercer Autoridad Centralización: Son las acciones empresariales o personales para colocar la autoridad en la cima evitando toda delegación de la misma. Es la acumulación del ejercicio del poder por un individuo, empresa o institución organización sin permitir que las decisiones se tomen en un solo núcleo de autoridad. Secciones: Aunque el término no es todo se puede decir la sección es la subdivisión del departamento con el fin de hacerlo más eficiente y efectivo en las operaciones productivas, logrando mayor especialización en las tareas de trabajo. Descentralización: Son los actos individuales, empresariales o institucionales en donde es delegada la autoridad o toma de decisiones por los subalternos en forma escalonada con la finalidad de hacer más fluido el proceso de comunicación de ordenes por individuos que jerárquicamente están cerca o lejos del dentro de mando. En la descentralización se d la delegación de superior a subalterno en la toma decisiones, lo que provoca mayor nivel de involucramiento personal y responsabilidad por el individuo que siente el peso de decidir en cuestiones productivas, administrativas o de servicios, sabiendo que de su actuación dependen el éxito o fracaso de alguna actividad. Departamentalización: Son decisiones que se toman en lo administrativo con el fin de fraccionar el cuerpo productivo con la finalidad de lograr mayor productividad pro medio de la especialización de los individuos. También se obtienen, mayor orden en las actividades de las personas que integran una empresa y que facilitan las operaciones complejas.

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PLANTEAMIENTOS PARA SER DISCUTIDOS EN CLASE 1. Se debe determinar en clase la relación de la organización en el proceso de planificación. 2. ¿Que problemas se encuentra al organizar cualquier actividad? 3. Es lo mismo integración de personal que organización. 4. ¿Por qué la importancia del control de calidad? 5. Es conveniente hacer un análisis de resultados de las actividades planificadas. 6. ¿Qué utilidad tiene la planificación para el gerente en el proceso de dirección? 7. Es completamente rígido lo que se planifica cambiar según las circunstancias.

8. Es razonable el principio de flexibilidad de la planificación en determinadas. 9. ¿Por qué es conveniente la continuidad de la planificación? 10. ¿Cuál es la diferencia esencial entre estrategia táctica? 11. ¿Cómo se puede definir la estrategia y la táctica? ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS 1. El docente debe ayudar a sus alumnos a preparar un listado de preguntas para una entrevista a un administrador de empresa o un mercadólogo sobre una estrategia y las tácticas a emplear para incrementar las ventas de un producto con respecto a la competencia. 2. Los estudiantes deben realizar una investigación sobre los términos estrategia y táctica desde el punto de visa de la empresa privada. 3. Hace una investigación sobre el control de mercado d las bebidas gaseosas o carbonatadas de los principales marcas del mercado: Pepsi, Coca cola. 4. Investigar paralelamente a la discusión de contenidos en clase, todo lo relativo a la centralización, descentralización. 5. Establecer mediante una investigación documental cuales son las ventajas de organizar el trabajo por los departamentos y secciones. 6. Investigar la posición de las teorías administrativas X, Y, y Z en lo relativo al ejercicio del poder. 7. Hacer una critica del paternalismo, autocracia y democracia en el trato con los subordinados.

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Tercera Unidad Jornada:



PROCEDIMIENTO



SEMANA 2

Declarativos:


PROCEDIMIENTO



SEMANA 3

Declarativos:


PROCEDIMIENTO

FECHA

PUNTEO

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FECHA

PUNTEO


Declarativos:


PROCEDIMIENTO


PROCEDIMIENTO



SEMANA 6

Declarativos:


PROCEDIMIENTO




Prueba Objetiva


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Tercera unidad OFICINA Centro de acopio de información comercial, legal, financiera, agrícola, industrial, de servicios académicos, docentes o de otro tipo, en que las personas se encargan de organizarla o procesarla con fines diversos. La oficina es el centro o motor de la actividad planificadora, contable, de control o de atención diversa para el público interno o externo que visita o trabaja en la empresa. Es un lugar de trabajo en que se maneja papelería y la forma en que esta se redacta, procesa o distribuye con la finalidad de manjar eficientemente la empresa.

Dimensiones Las oficinas se pueden clasificar de acuerdo a su extensión física o número de empleados de la siguiente manera: 1. Pequeña: Cunado en ella laboran pocos empleados, en que el jefe es el gerente, y pueden tener una o dos secretarias, un contador, un mensajero y una persona encargada de limpieza. 2. Mediana: En esta ya se observa una departamentalización de algunas actividades y en donde puede haber un gerente que no es el dueño. Por ejemplo: una agencia de viajes, en que se

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Administración, Organización y Práctica de Oficina encuentran varias secretarias de atención al público, departamento de caja, de ventas, manejo de documentos para viajeros, mensajeros. 3. Grande: Es aquella en que las instalaciones comprenden varias secciones y departamentos para la atención y ventas al público. Por ejemplo las oficinas de Telefónica de la zona nueve que tienen agencias bancarias para pagos, atención al público con varios encargados, información, departamento de promociones, venta, créditos, departamento jurídico, etc. Estructura y disposición de la oficina: Toda oficina cuenta con elementos que le son interesantes y que pueden mencionarse como: 1. Elemento material: Estos comprenden las instalaciones y estructura física, equipos, mobiliario, útiles y enseres, vehículos, etc. 2. Elementos o recursos humanos: Son todas las personas que desarrollan las actividades de1 trabajo y que constituyen parte esencial y complementaria con los elementos. 3. Recursos técnicos: Estos son parte importante de la oficina y evolucionan con el desarrollo de la tecnología y que en forma inmaterial ayudan a que el trabajo sea más eficiente y rápido. Entre esto se pueden mencionar los programas y sistemas computarizados que tanto impulso le han dado al trabajador de la oficina moderna. 4. Elemento jurídico: Este elemento es importante porque permite el funcionamiento legal de la oficina y tiene también un basamento no material pero real como las patentes, permisos de importación y exportación, derechos de autor o propiedad intelectual.

Mobiliario y Equipo en la Oficina Escritorio: Es indudable que aquella oficina de los años sesentas ya no tiene el mismo aspecto de las del año dos mil dos y aunque con nostalgia, quienes conocieron esas épocas coincidirán con que ha cambiado la imagen moderna. Los escritorios presentan tipos estilizados y adecuados a la colocación de tantos aparatos que son propios de las comunicaciones modernas y para su mejor aprovechamiento se ofrecen las siguientes recomendaciones: 1. Desarrolle un solo trabajo para no tener que acumular mucho material. 2. Mantenga sobre la superficie del mueble solo los documentos necesarios. 3. Trabaje sobre los documentos que requieren atención inmediata y debe guardarse los documentos que no urgen. 4. Mantenga actividad constante sobre su trabajo para no saturar el espacio de papelería. 5. Trate de despachar la mayor cantidad de trabajo diariamente al final de la jornada. Hay de tres o cinco gavetas pero la tendencia es hacerlos tipo modular para ampliarlos o suprimirles partes según sea la cantidad de espacio disponible. Actualmente existen varios tipos de escritorio: Ejecutivo, secretarial, de recepción, etc.

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Sillas o sillones: Las sillas o sillones poseen otra línea, pensada para brindar comediada a la secretarial, o al ejecutivo. Tienen rodos prácticos, soportes que se adapten a las diferentes posiciones que adopta quien se sienta en ellas. Hay una para cada tipo de actividad a que se dedique la empresa. Los ingenieros que diseñan estos muebles piensan en proporcionar apoyo a la espalda, y suavidad en la parte posterior del cuerpo para evitar molestias al estar sentada la persona durante más de ocho horas. Los hay de material de diferente tipo: Madera, vinil, tela, plástico, cuero o metal.

Libreras: Son muebles sumamente útiles para darle elegancia al lugar y brindar espacio para colocar todos los tipos de obras de consulta y documentos especializados, de acuerdo al giro de la empresa. Además pueden ser un valioso auxiliar para colocar algún tipo de aparato o accesorio para unos de quienes trabajan en ella.

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Archivos: Este tipo de mueble metálico es imprescindible en la oficina moderna pues es el sitio donde se colocan bien clasificados todo tipo de documento. Anteriormente se fabrican para colocar los fólder directamente. Ahora se debe comprar fólder colgantes para colocar ordenadamente en cada uno de ellos hasta seis fólder simples, según la cantidad contenida en cada uno de ellos. Los archivos lo hay de dos, tres y cinco gavetas, según sea la cantidad de documentos que se deban archivar.

Papeleras: Son pequeñas bandejas para colocar papeles y que pueden ser de uno dos, tres y hasta cuatro niveles, lo cual permite mayor cantidad de espacio para tener papelería a la vista en todo momento.

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Máquina de Escribir: Aunque la computadora desplazó en un ochenta por ciento a las máquinas de escribir, éstas subsisten debido a la necesidad de rellenar formularios en forma rápida, teniendo las oficinas desde la antigua de mecánica hasta la moderna Brother eléctrica con pantalla líquida con memoria y con funciones propias de un teclado de computadora.

Correo Electrónico: conocido también como Electronic Mail (Email), es otra función del computador y que consiste en enviar y recibir mensajes a través del sistema computarizado o bien comunicarse por medio de Internet de una red de servicio, ya sea nacional o internacional, que es lo último en innovación en nuestros países a pesar de que en las sociedades industrializadas ya se maneja la realidad virtual.

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Teléfono tradicional, celular y el beeper: Primero y en todas sus formas fue el teléfono tradicional en que unía a personas, empresas y comunidades y a grandes y pequeñas distancias. Luego surge el beeper o localizador portátil que ya va en caminote desaparecer y que ha sustituido por el celular que a su vez tiene incorporado el servicio de localizador y con múltiples funciones, lo cual lo convierte actualmente en un accesorio sumamente valioso en las comunicarse de la empresa y personas mismas.

Sumadora: De la antigua sumadora con sus funciones elementales d sumar, restar, dividir y multiplicar se pasó a la moderna calculadora de bolsillo que tiene un gran potencial que van de logaritmos, antilogaritmos, ecuaciones, media, mediana y moda para estadística, calculo y traducción.

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Computadora: El moderno instrumento de trabajo de la oficina del siglo XXI se compone del CPU que es el cerebro del equipo y donde se almacena la información y se acumulan los distintos tipos de programas para trabajar. También cuenta con un monitor donde se puede proyectar lo que se esta trabajando y en donde se cuenta con un tipo de herramientas para lograr trabajos impecables y con el máximo de rapidez. Se completa el equipo con un punto para señalar las funciones que se deseen utilizar. A este pequeño puntero se le da el nombre de Mouse o ratón por la forma que tiene. Como parte esencial del CPU, monitor y Mouse está el tablero, que es similar al de una máquina d escribir, con la diferencia que tiene más funciones.

Fax: es un medio de comunicación que amplió las funciones del teléfono, las cuales pasaron a ser de simples receptores y emisores a poder recibir los mensajes e forma escrita a través de un mecanismo que transmite copia de los documentos que se quiera enviar, además de la función de

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Administración, Organización y Práctica de Oficina emisión y recepción de mensajes hablados. Adicionalmente a las computadoras se le puede agregar un MODEM que funciona como teléfono y que permite recibir todo tipo de mensajes.

Microfilm: Es otra forma de almacenar información en espacio reducido y con imágenes que se pueden ampliar al ser reveladas.

Almacenamiento de información en Disquetes o en CD: Ahora es posible guardar todos los archivos que contengan información en uno o más discos compactos o bien en disquetes para seguridad en caso de robo o incendio del equipo.

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Fotocopiadora: Actualmente este aparato se ha convertido en parte esencial de toda oficina sobre todo donde se maneja gran cantidad de documentos que requieran ser manejados con copia. La gran ventaja de la fotocopiadora es que puede ampliar o reducir todo documento o libro, pudiéndose reproducir de lado y lado (duplex) pudiendo ser en blanco y negro o a color. Este tipo de aparatos vienen en diferentes tamaños y capacidades en el tiempo de reproducir copias por minuto.

Mimeógrafo: Este otro aparato ha sido de gran utilidad sobre todo antes de que surgiera la fotocopiadora y llamadas Ditos. Sin embargo actualmente y ano se usa aunque es funcional para copias en grandes cantidades.

Organización para el trabajo de oficina 1. La oficina es el centro nervioso de la empresa comercial moderna. Es el sitio donde la información se procesa con el propósito de obtener los datos que la administración necesita

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Administración, Organización y Práctica de Oficina para poder tomas sus decisiones comerciales. La oficina propiamente dicha es controlar y coordinar ciertas actividades esenciales en el comercio; la oficina es el eje de un negocio. 2. El tamaño de una oficina y la complejidad de las labores que en ella se realizan varían de acuerdo con el volumen y la variedad de una empresa. Su organización obedece a las necesidades del negocio que sirve. Un negocio pequeño solamente requiere los elementos esenciales de una oficina pequeña. En cambio, un negocio grande necesita oficinas más complejas y amplias. Generalmente, una empresa comercial compleja está organizada en departamentos autónomos que trabajan en forma coordinada y en los cuales se realiza una gran variedad de tareas. Cualquier empresa, grande o pequeña, sigue un plan de organización que le ayude a operar más efectivamente. 3. Plan de organización de la oficina pequeña: En una oficina pequeña, donde las tareas tienen que se realizadas por un personal limitado, cada persona es responsable de una gran variedad de tareas. Por ejemplo, el negocio de un pueblo pequeño puede tener cargos de propietariogerente, oficinista de ventas, contaduría y taquigrafía. Cada uno tiene tareas específicas que hacer, pero también ayuda a atender clientes, contestar llamadas telefónicas, preparar facturas y realizar otras tareas. El trabajo en equipo es esencial en la oficina de este tipo. Hay quienes prefieren trabajar en una oficina pequeña porque esta les ofrece la oportunidad de realizar una variedad de tareas y de observar el funcionamiento completo de un negocio. 4. Plan de organización de la oficina en una empresa departamentalizada: Con este tipo de plan, las actividades de la empresa se distribuyen entres varios departamentos que operen como unidades autosuficientes. Cada departamento tiene su propio personal de correos, de atención de teléfonos, de mensajería y recepción. Por ejemplo, en un departamento de ventas puede haber también personal especializado en archivo, en facturación, así como en trabajos de secretaría y taquigrafía, para hacerse cargo de la correspondencia. El departamento debe estar organizado en tal forma que pueda manejar efectivamente todas las actividades de esa oficina. Quien ocupe su gerencia tendrá control directo sobre la fase del negocio correspondiente a su oficina. Ventajas de una buena organización Entre éstas, podemos mencionar las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ahorra tiempo y dinero. Aumenta la productividad. Disminuye tensiones. Crea un ambiente de trabajo agradable. Permite una comunicación más efectiva. Produce satisfacción.

Factores para una buena organización: Para establecer una buena organización en el lugar de trabajo es necesario: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Conocer el trabajo que se va realizar. Tener claras las metas y objetivos de la empresa, del departamento y del supervisor. Tener estas metas por escrito. Establecer prioridades. Manejar imprevistos, interrupciones y emergencias con facilidad. Aprender a delegar. Hacer un trabajo final de primera intención. Adiestrar a los compañeros y administradores en las destrezas de planificación y organización. Tener flexibilidad.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 10. Conocer preferencias del ejecutivo o del equipo de trabajo con el cual se labora. Materiales que ayudan en la planificación: entre los materiales necesarios en la planificación de las tareas están: Libreta y lápiz: Los profesionales del área comercial deben tener éstos siempre a mano. Es recomendable escribir las instrucciones y no confiar en la memoria.

Calendarios: Deben mantenerse en un lugar accesible no sólo el calendario del año actual sino también el del año anterior (y el del año siguiente solamente si es temporada de impresión y distribución). Estos calendarios deben estar accesibles, al frente en la libreta de tomar notas, en el calendario de escritorio, en la pared o en algún otro lugar cercano. Deben marcarse los días feriados o libres.

Hojas de planificación: Pueden comprarse o diseñar de acuerdo con las necesidades de la oficina. Carpeta de lectura (“Reading file”) Consiste en tener una copia adicional de todo trabajo que se realiza en la oficina y archivarlo en una carpeta en orden cronológico. De esta forma la fecha más reciente aparece al abrir la carpeta.

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Sugerencias especificas para una buena organización, al comenzar el día de trabajo: 

Llegar temprano al área de trabajo; cinco minutos muchas veces es lo que puede determinar que el día comience con una crisis o no. Este tiempo adicional permite al contador, estar listo para comenzar el día a la hora indicada. Muchos profesionales señalan que el llegar temprano les permite adelantar unas tareas sin las interrupciones del teléfono o de otra naturaleza.



Localizar en los archivos el material relacionado con las reuniones de ese día, los informes que haya que escribir y las llamadas telefónicas que haya que hacer. Tener estos materiales disponibles y para cuando el supervisor, o usted los necesite.



Surtir el escritorio del contador y el del supervisor con los materiales de oficina que puedan necesitar. Éste es un buen momento también para filar los lápices, para asegurarse de que el impresor, el facsímile y la fotocopiadora tienen suficiente papel y estén listos para funcionar, que las máquinas de engrapar tienen suficientes grapas, etc. Estos detalles ayudan a que el día transcurra con menos interrupciones.



Cotejar el cartapacio de “Para la firma” por si hay documentos listos para enviarse.



Si hay algún equipo fuera de funcionamiento, preparar una hoja indicando específicamente cuál es el problema y colocarlo en el equipo. Si el técnico llega en momentos en que los contadores en que esté fuera de la oficina, el técnico puede realizar su labor.



Recoger y leer cualquier fax que llego para el supervisor.



Comenzar a trabajar inmediatamente. Tan pronto comienza la jornada, el empleado debe comenzar a trabajar.



Revisar los asuntos que están pendientes de acción para ese día. Este es el momento de revisar el tarjetero cronológico (“trickler”), los calendarios de los contadores del supervisor, los mensajes telefónicos que quedaron sin contestar y la hoja de planificación que se preparó el día anterior. Estos sistemas de recordatorio ayudan o determinar la “agenda” para el día.

Al terminar el día de trabajo: 

Organizar las tareas que quedaron sin terminar en el día de trabajo y comenzar a preparar el plan diario para el día siguiente incluyendo estos asuntos. Si surge una emergencia y tiene que estar ausente el día siguiente, otra persona tiene que completar las mismas.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 

Electro-grafiar una lista de las citas, reuniones y otras actividades en las que participará el supervisor el día siguiente. Dejar esta lista en el escritorio del supervisor, la cual le ayudará a planificar mejor el día de trabajo.



Archivar los documentos que no hayan sido archivados durante el día y cerrar los archivos.



Limpiar y organizar el área de trabajo, cubrir el computador y/o máquina de escribir y asegurar bajo llave cualquier material confidencial.

En periodos de mucho trabajo: 

Solicitar ayuda adicional, externa o interna, en periodos de mayor cantidad de trabajo (como por ejemplo, para el cierre del año fiscal, etc.) pueden ayudar los compañeros de trabajo mediante intercambio o usar agencias de empleo temporeros para contratar personal de apoyo.



Usar horario extendido. Éste consiste en alterar el horario regular de trabajo para entrar y salir más tarde o más temprano. También puede utilizarse el periodo rotativo o dividir el personal para trabajar en periodos continuos.



Hacer algún arreglo especial en el horario (previsión voluntaria). Llegar temprano y estar preparado para salir después de la hora de salida regular.

Modelo de plan de trabajo:

Ingeniero. Antolín Cifuentes CITAS Y RECORDATORIOS PARA EL LUNES 14 DE ENERO DE 2008 09:00 AM

Presentación de nuevo producto. Salón de Conferencias A. Cuarto Piso

10:00 AM

Dr. Ricardo del Hernán, Petróleos Inc. Tel. 7839-1156, asunto de un nuevo contrato

11:00 AM

Comité de personal, Salón de conferencias B, Nuevo plan dental.

12:00 AM

Almuerzo con el Moderador de Gobernadores. Hotel Miraflores, Salón Azucenas

02:00 AM

Sra. Ana Ivette Cortes, Club de Leones Asunto de posible plática a su grupo, Tel 7839-5253

Recordatorios.  Revisar el borrador del informe al Sr. Olmeda y devolverlo antes de las 4:00 PM  Llamar al Ing. Alberto Torren (Tel.4569-2587, ext. 1425) antes de las 3:00 PM

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Recomendaciones generales A continuación ofrecemos sugerencias generales que ayudan para una organización efectiva. 

Designar tiempo para planificar y organizarse, aunque a primera vista el tiempo que se dedica para planificar pueda parecer perdido, no lo es. Las personas de éxito separan tiempo durante el día preferiblemente al comienzo, para planificar las actividades. Se recomienda que los contadores y el jefe se reúnan cada día en la mañana para organizar y planificar el día de trabajo, para coordinar actividades, reuniones y tareas y para sincronizar los calendarios.



Establecer prioridades entre las tareas que se realizarán, preguntarse qué tareas deben realizarse primero y por qué. Una vez asignadas las prioridades, ajustarse a las mismas y no pasar de una tarea con prioridad 1 (realizar inmediatamente) a una con prioridad 3(realizar en la semana) a menos que las tareas con prioridad 1 y 2 se hayan realizado. Sin embargo, en un momento dado y debido a circunstancias propias de la oficina, una tarea con prioridad 3 puede convertirse en prioridad 1 y viceversa. Este establecimiento de prioridades debe hacerse entre el jefe y la secretaria.



Aprender a anticipar problemas. No permitir que éstos se conviertan en crisis. Utilizar aquellos pequeños espacios de tiempo aunque parece que no se tiene nada que hacer para adelantar tareas que puedan evitar una crisis. Por ejemplo, preparar los marbetes para la tirada de correspondencia que se envía una vez al mes, duplicar el material para esta tirada, poner al día el tarjetero de números telefónicos, etc.

Actividades tan sencillas como ordenar el papel para la fotocopiadora antes de que se termine, cotejar las cintas para el computador o filtros de tintas y ordenar los materiales en el armario, pueden economizar tiempo valiosos y evitar que causen tensión, además, demuestra que el trabajo está bajo control no que nos controla.   



      

Tener duplicadas suficientes hojas de planificación. Ser flexible con el plan diario que se tiene preparado y aceptar cambios que puedan surgir debido a imprevistos. Evaluar críticamente las tareas que se realizan y preguntarse. ¿Hay una manera más efectiva y eficiente de realizar esto? , ¿Como se puede economizar tiempo al realizarla? Si hay unos expedientes que se utilizan frecuentemente y están localizados en un archivo que queda a una distancia de un metro del escritorio, ¿Sería mejor mover estos expedientes a la gaveta del escritorio? Agrupar tareas similares que le permiten economizar no sólo tiempo si no esfuerzo. Los documentos que han de fotocopiarse pueden mantenerse en un sobre o cartapacio. Una vez en la mañana y otra en la tarde se puede proceder a fotocopiar. Esto evita viajes frecuentes a la máquina de fotocopiar e interrupciones constantes al trabajo que se está haciendo. Preparar un plan diario de actividades y seguir hasta donde sea posible el pan trazado. Algunas áreas de trabajo requieren que también se haga un plan mensual. Tratar de realizar una cantidad determinada de trabajo cada día. Tener una actitud de servicio y colaboración hacia los demás compañeros. Buscar adiestramiento formal en el área de organización y planificación a través de cursos, talleres seminarios. Éstos pueden ayudar a modificar actitudes y a cambiar de conducta. Trazar una raya en el plan diario a los asuntos que se van atendiendo. Destacar con un lápiz de color llamativo los asuntos urgentes. Tener una actitud positiva hacia el cambio y hacia la ejecución de las metas.

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   

Aprender a delegar. Reconocer las habilidades, capacidades, destrezas y experiencias de otros compañeros. Desarrollar la destreza de saber escuchar. Esto requiere un tempo inicial que a la larga será muy valioso. Aquel que escucha más capaz de realizar una mejor labor, además de lograrlo con un alto grado de eficiencia y exactitud. Adiestrar a los compañeros y administradores en las destrezas de planificación y organización. Valorar el tiempo propio y el ajeno.

El escritorio es por regla general el área inmediata de trabajo del contador y debe responder a las necesidades de éste y ayudarle a realizar una labor efectiva. Por lo tanto, le recomendamos al contador lo siguiente: 

Remover de encima del escritorio todo artículo que no este en uso continuó. Una buena práctica es remover el escritorio periódicamente todo lo que está encima de éste, tomar luego cada artículo y preguntar si la frecuencia de uso del mismo amerita que esté encima del escritorio.



Vaciar y limpiar las gavetas del escritorio por lo menos una vez al mes y remover aquellos artículos que ya no necesitan. No utilizar las gavetas del escritorio como almacén. Cuando esto sucede se entorpece la labor y se ocupa el espacio disponible, además de que muchas veces haya que remover estos artículos para buscar otros que se necesitan y se pierde tiempo.

Modelo de Calendario con block de notas:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Hoja de Planificación:

La oficina moderna: su organización y sus ocupaciones Plan de oficina departamentalizada:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Oficina Centralizada: PRESIDENTE

ADMINISTRADOR GENERAL

COMPRAS GERENTE COMPRADOR

VENTAS GERENTE DE VENTAS

ADMINISTRADOR DE FINANZAS TESORERO

Depto. De Crédito GERENTE

Serv. C. de O. GERENTE

MANUFACTURA GERENTE DE PRODUCCIÓN

INGENIERIA ING. JEFE

Depto. De Contab. Jefe de Contabili.

U. de Duplicación SUPERVISOR

U. de Correo SUPERVISOR

Recibo y Mensajero SUPERVISOR

U. de Archivo SUPERVISOR

PERSONAL

PERSONAL

PERSONAL

PERSONAL

U. de Estadísticas SUPERVISOR

U. DE CAJEROS SUPERVISOR

U. DE NOMINA SUPERVISOR

PERSONAL

PERSONAL

PERSONAL

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Plan de Oficina Moderna

Plan de organización de la oficina en una empresa centralizada: Otra forma de organizar una empresa es centralizar las actividades comunes a muchos departamentos, para que su operatividad resulte menos costosa y complicada. En la empresa centralizad, cada oficina controla un grupo de actividades afines, Por ejemplo, todas las llamadas telefónicas son procesadas a través de una central telefónica. Todos los procesos de contabilidad son tramitados a través de una sección especializada. Todos los registros relacionados con las personas o con transacciones que realice la empresa, se procesan y conservan en un archivo central. Plan de Oficina Departamentalizada

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Tipos de Organigramas Según Enrique B. Franklin, autor del libro "Organización de Empresas", los organigramas pueden clasificarse según el desempeño de la oficina, en cuatro grandes grupos: 1. 2. 3. 4.

Por su naturaleza. Por su ámbito. Por su contenido. Por su presentación.

1. Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: a. Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. b. Macroadministrativos: Involucran a más de una organización. c. Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. Por su ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: a. Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:

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b.

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Ejemplo:

3. Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: a.

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Ejemplo:

b.

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. Ejemplo:

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c.

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

4. Por su presentación: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina a.

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

b.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

c.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

d.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina e.

Circular: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones circulares y crea partición según el departamento que más necesite espacio, para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación. Tarea complementaria En la administración central o el sector público por lo general estos niveles son: Primer nivel (Secretario) Segundo nivel (Subsecretario) Tercer nivel (Oficial mayor) Cuarto nivel (Dirección general) Quinto nivel (Dirección de área) Sexto nivel (Subdirección de área) Séptimo nivel (Departamento) Octavo nivel (Oficina) Noveno nivel (Sección) Décimo nivel (Mesa) En la administración paraestatal: Primer nivel (Asamblea general)

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Segundo nivel (Consejo de administración) Tercer nivel (Dirección general o su equivalente) Cuarto nivel (Dirección divisional o su equivalente o gerencia) Quinto nivel (Dirección de área, subdirección o subgerencia) Sexto nivel (Departamento) Séptimo nivel (Oficina) Octavo nivel (Sección) Noveno nivel (Mesa) En el sector privado por lo general los niveles de uso generalizados son: Primer nivel (Asamblea de accionistas) Segundo nivel (Consejo de administración) Tercer nivel (Dirección general) Cuarto nivel (Subdirección o gerencia general) Quinto nivel (Dirección o gerencia divisional) Sexto nivel (Departamento) Séptimo nivel (Oficina o área operativa) en el mismo nivel jerárquico. Con la información antes dada proceda a crear 5 organigramas del sector privado, 5 organigramas de administración paraestatal y 5 organigramas para el sector privado. Tiempo estimado de entrega una semana. Escriba en el siguiente formato la fecha de entrega: ___________/___________/2009.

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Cuarta Unidad Jornada:



PROCEDIMIENTO



SEMANA 2

Declarativos:


PROCEDIMIENTO



SEMANA 3

Declarativos:


PROCEDIMIENTO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO

FECHA

PUNTEO


Declarativos:


PROCEDIMIENTO


PROCEDIMIENTO



SEMANA 6

Declarativos:


PROCEDIMIENTO




Prueba Objetiva


Cuarta Unidad

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TURISMO La Organización Mundial del Turismo (OMT), creada en 1925 con el propósito de promover el turismo, vinculada formalmente con las Naciones Unidas desde 1976, y que tiene su sede en Madrid, España, hace mención que: “Turismo comprende las actividades que realizan las personas (turistas) durante sus viajes y estancias en lugares distintos al de su entorno habitual, por un periodo de tiempo consecutivo inferior a un año, con fines de ocio, por negocios y otros motivos”. Países que pertenecen a OMT Para el 22 de noviembre de 2007 cuenta con 153 estados miembros, ingresos por Continente: África Angola (1990), Argelia (1976), Benin (1975), Botswana (1995), Burkina Faso (1975), Burundi (1975), Cabo Verde (2001), Camerún (1975), Chad (1985), Congo (1979),Costa de Marfil (1975), Djibouti (1997), Egipto (1975), Eritrea (1995), Etiopía (1975),Gabón (1975), Gambia (1975), Ghana (1975), Guinea (1985), Guinea Bissau (1991), Guinea Ecuatorial (1995), Kenia (1975), Lesotho (1981), Libia (1977), Madagascar (1975), Malawi (1975), Malí (1975), Marruecos (1975), Mauricio (1975), Mauritania (1976), Mozambique (1995), Namibia (1997), Níger (1979), Nigeria (1975), República Centroafricana (1995), República Democrática del Congo (1975), Rwanda (1975), Santo Tomé y Príncipe (1985), Senegal (1975), Seychelles (1991), Sierra Leona (1975), Sudáfrica (1975), Sudán (1975), Swazilandia (1999), Tanzania (1975), Togo (1975), Túnez (1975), Uganda (1975), Zambia (1975), Zimbabwe (1981). América Argentina (1975),Bahamas (1975),Bolivia (1975), Brasil (1975), Canadá (1986), Chile (1975),Colombia (1975), Costa Rica (1975),Cuba (1975), Ecuador (1975), El Salvador (1975), Guatemala (1993), Haití (1975), Honduras (1975),Jamaica (1975), México (1975),Nicaragua (1975), Panamá (1975), Paraguay (1992), Perú (1975), República Dominicana (1975), Uruguay (1977), Venezuela (1975). Miembros Asociados Americanos Antillas Holandesas (1979), Aruba (1987), Puerto Rico (2002). Asia Afganistán (1975), Arabia Saudita (2002), Armenia (1997), Azerbaiyán (2001), Bahrein (1977), Bangladesh (1975), Bhután (2003), Brunei (2007), Cambodia (1975), China (1983), Chipre (1975), Corea del Norte (1987), Corea del Sur (1975), Filipinas (1975),India (1975), Indonesia (1975), Irán (1975), Iraq (1975), Israel (1975), Japón (1978), Jordania (1975), Kazajstán (1993), Kirguistán (1993), Kuwait (1975), Laos (1975), Líbano (1975), Malasia (1975), Maldivas (1981), Mongolia (1990), Nepal (1975),Omán (2004), Pakistán (1975), Qatar (1977),Siria (1975), Sri Lanka (1975), Tailandia (1975), Tayikistán (2007), Timor Oriental (2005), Turkmenistán (1993), Turquía (1975), Uzbekistán (1993), Vietnam (1981), Vietnam del Sur (1975-1981), Yemen del Norte (1975-1990), Yemen del Sur (1977-1990). Miembros Asociados Asiáticos Hong Kong (1999), Macao (1981). Observadores Palestina (Observador Especial) (1999). Europa

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Albania (1993), Alemania (1990), Alemania Occidental (1976-1990), Alemania Oriental (1976-1990), Andorra (1995), Austria (1975), Belarus o Bielorrusia (2005), Bosnia y Herzegovian (1993), Bulgaria (1976), Checoslovaquia (1975-1993), Croacia (1993), Eslovaquia (1993), Eslovenia (1993), España (1975), Francia (1976), Georgia (1993), Grecia (1975), Hungría (1975), Italia (1978), Letonia (2005), Lituania (2003), Macedonia (1995), Malta (1978), Moldavia (1993), Mónaco (2001), Montenegro (2007), Noruega (2008), Países Bajos (1976), Polonia (1976), Portugal (1976), Reino Unido (2005), República Checa (1993), Rumania (1975), Rusia (1975), San Marino (1975), Serbia (2001), Serbia y Montenegro (2001-2006), Suiza (1976), Ucrania (1997), Unión Soviética (19751991), Yugoslavia (1975-2001). Miembros Asociados Europeos Comunidad Flamenca de Bélgica (1997), Madeira (1995). Observadores Santa Sede (Observador Permanente) (1979). Oceanía Australia (1979), Fiji (1997), Papua Nueva Guinea (2005). Miembros Asociados  en América: Antillas Holandesas, Aruba y Puerto Rico.  en Asia: Hong Kong y Macao.  en Europa: Comunidad Flamenca de Bélgica y Madeira. Observadores Santa Sede (1979) Palestina (1999). Nota Rusia reemplaza a Unión Soviética en el Organismo, Serbia y Montenegro reemplaza a Yugoslavia, Serbia reemplaza a Serbia y Montenegro, Puerto Rico fue miembro asociado de 1985 a 1995 y se reintegró en el 2002. Algunos países aparecen con dos fechas la primera la fecha de ingreso, la segunda la fecha de desaparición ya sea por separación como en Checoslovaquia, Unión Soviética o Yugoslavia también puede ser por reunificación como en los casos de Alemania, Yemen, Vietnam, Estados Unidos no hace parte del Organismo de Turismo.

Los Profesionales del Área Comercial y el Turismo Los profesionales del área comercial juegan un papel importante en todas las actividades productivas y dentro de ellas se encuentra el turismo, constituido modernamente en fuente primaria ingresos nacionales del extranjero. En las agencias de viajes contratan personal que tenga conocimientos no solo de administración y oficina, como es el caso de los Peritos Contadores y Secretarias en general, si no que aprecian sobremanera a quienes poseen conocimientos turísticos pues eso les permite asesorar adecuadamente al público que busca sus servicios. Actualmente, existe una serie de agencias de viajes facilitan al viajero información, trámites, acceso a los servicios, y a un valioso apoyo tanto a quienes poseen buscan estos servicios como a las aerolíneas, hoteles, flotillas de taxis, cadena de restaurantes, guías turísticos, artesanos, empresa telefónicas. Bancos, etc.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Por lo anterior es de suma importancia este capítulo que ofrece información variada y consejos prácticos para quienes buscan ubicarse en el sector de los viajes, en donde se tiene la oportunidad de conocer y convivir con diferente tipo de personas, con cultura diferente a la nuestra y que por lo general están ansiosos de información sobre nuestro país o de lograr acceder a servicios que en su momento le son de urgencia. Viajar en común para los funcionarios y comerciantes. Algunos tienen que viajar a menudo y otros con menos frecuencia. Los ejecutivos viajan para visitar oficinas de la compañía, ver clientes o asistir a conferencias u otros tipos de reuniones que se celebran en todas partes del mundo. A medida que las compañías expanden sus operaciones internacional, aumenta la necesidad que los oficiales viajen fuera de los límites de su país.

Tipos de Turismo Para ello se debe de conocer que tipo de turista se convertirá el viajero, entre los tipos de turismo tenemos: Turismo cultural: Precisa de recursos histórico-artísticos para su desarrollo. Es más exigente y menos estacional. 1. Urbano: desarrollado en ciudades principalmente en aquellas que son Patrimonio de la Humanidad. Clientes de nivel cultural y poder adquisitivo alto. 2. Monumental: vinculado exclusivamente a monumentos histórico-artísticos que pueden estar alejados de núcleos de población importantes. 3. Arqueológico: vinculado a yacimientos y sitios arqueológicos que pueden estar alejados de núcleos de población importantes. 4. Funerario: vinculado cementerios donde o bien hay tumbas realizadas por arquitectos famosos o bien hay personajes famosos enterrados allí. 5. De compras: vinculado a las compras a buen precio o exclusivos. Incluye artículos de lujo, arte, artesanía y artículos de uso común como calzado, electrónica, etc. 6. Etnográfico: vinculado a las costumbres y tradiciones de los pueblos. En algunos casos cercano al turismo ecológico. 7. Literario: motivado por lugares o eventos de carácter bibliográfico. 8. De formación: vinculado a los estudios, fundamentalmente los de idiomas. 9. Científico: es una oferta turística para realizar investigaciones en estaciones biológicas o yacimientos arqueológicos. 10. Gastronómico: vinculado a la comida tradicional de un sitio. 11. Enológico: vinculado a los vinos de una zona. 12. Industrial: motivado por la visita a fábricas o grandes construcciones civiles. 13. Itinerante: se desarrolla en varios lugares siguiendo rutas preestablecidas. 14. Místico: Se relaciona con el turismo orientado a la visita a lugares energéticos. Turismo natural 1. Parques temáticos: basado en atracciones turísticas de temas concretos. Se caracteriza por la participación activa del visitante. 2. Ecoturismo: basado en el contacto con la naturaleza. Sus recursos los componen los parques nacionales, es decir, una flora y fauna interesante en la zona receptiva. 3. Rural: el desarrollado en el medio rural, cuya principal motivación es conocer las costumbres y las tradiciones del hombre en el mundo rural. Se interesa por la gastronomía, la cultura popular, artesanía. 4. Agroturismo: su finalidad es mostrar y explicar el proceso de producción de las fincas agropecuarias y las agroindustrias.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 5. Agroecoturismo: es aquel donde el visitante se aloja en habitación con estándares turísticos, pero participa de las labores agrícolas, convive y consume los alimentos con la familia. 6. Ornitológico: es el turismo centrado en el avistamiento y observación de ave. Turismo activo: Se realiza en espacios naturales, el turismo activo está estrechamente relacionado con el turismo rural y generalmente este tipo de actividades se realizan en un parque natural debido al interés ecológico que estos presentan. Las actividades más conocidas de turismo activo son las siguientes: 1. Ictioturismo: es la actividad turística centrada en la práctica de la pesca deportiva. 2. Deportivo: la principal motivación es practicar algún deporte. Se puede dividir en dos grupos: deporte de exterior y el de interior. También se podría hacer otra subdivisión en función del que practica el deporte, o de quien lo ve. 3. Aventura: aquí solo se practican deportes de riesgo. El usuario de este tipo de turismo suele ser de nivel adquisitivo y cultural alto y de muy buena forma física (rafting, rappel, etc.…). 4. Espacial: viajes a espacio. Son solo para millonarios. 5. Religioso: una oferta ligada a lugares o acontecimientos de carácter religioso de relevancia. Los cuatro núcleos de mayor importancia son Jerusalén, La Meca, Roma y Santiago de Compostela (en este último el Camino de Santiago tiene una doble vertiente deportiva y religiosa). 6. Espiritual: su motivación es el recogimiento y la meditación (monasterios, filosofía oriental, etc.). 7. Termal o de salud: está vinculado a los balnearios que ofrecen tratamientos para diversas dolencias (reumatológicas, estrés, dermatológicas, tratamientos de belleza,…). La infraestructura cuenta normalmente con un núcleo principal o instalación termal independiente de las instalaciones hoteleras. 8. Médico: está orientado a la realización de intervenciones quirúrgicas o tratamientos médicos vinculados. 9. Sexual: orientado a mantener relaciones sexuales. 10. Turismo Social: aquel dedicado a la participación en actividades para mejorar las condiciones de las capas de población económicamente más débiles. Turismo de negocios: Aquel que se desarrolla con objeto o fin de llevar a cabo un negocio o un acuerdo comercial, se desarrolla entre empresas por lo general. 1. Negocios: utilizado por empresarios, ejecutivos, comerciales y otros profesionales para cerrar negocios, captar clientes o prestar servicios. La estacionalidad es invertida a la vacacional, por lo que es un producto muy importante para el sector. El cliente suele ser de alto poder adquisitivo. Se trata de un turismo fundamentalmente urbano y con unas necesidades de infraestructuras muy concretas como la conexión a Internet... 2. Reuniones y Congresos: muy importante y habitualmente confundido con el de convenciones. El congreso reúne a un colectivo o asociación y suele tener carácter científico. Acuden profesionales del mismo sector pero que no tienen porque ser de la misma empresa. 3. Convenciones: suele reunir a distintos profesionales de una misma empresa con el objeto de dar a conocer a sus empleados un nuevo producto, tratar la planificación estratégica para la nueva campaña, etc. 4. Incentivo: vinculado a viajes de negocios. Mientras que éste último es de trabajo, el incentivo es de placer. Utilizado por la dirección de grandes empresas para mejorar el rendimiento de sus empleados. Se les incentiva con un viaje que puede ser individual o de grupo. Turismo espacial: Comenzó a principios del siglo XXI realizado por personas muy ricas y valientes, los riesgos de perder la vida en un viaje al espacio son elevados. Los primeros viajes consistían en una estancia de 3 o más días en la Estación Espacial Internacional en la que realizaban fotografías del espacio y la tierra, videos, conversaciones con personas en el planeta,

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Administración, Organización y Práctica de Oficina disfrute de la ingravidez, colaboración con los tripulantes de la estación y también realización de pequeños experimentos. Varias empresas trabajan en la construcción de naves capaces de realizar vuelos suborbitales y orbitales, así como en un hotel modulable para estancias más largas y asequibles que las actuales, valoradas en unos 21 millones de dólares. Turismo científico: es una modalidad de turismo cuya motivación es el interés en la ciencia o la necesidad de realizar estudios e investigaciones científicas. En ocasiones existe la necesidad de viajar para observar in situ alguna realidad que es objeto de estudio. El turismo científico en ocasiones se realiza de forma individual o en pequeños grupos para evitar alterar el objeto de estudio en un entorno natural. El turismo científico para el público en general apareció en países desarrollados para involucrar de una manera más directa y participativa a las personas en el conocimiento del mundo natural. Los profesionales del área comercial realizan importantes tareas para los ejecutivos que viajan. Estos no sólo delegan asuntos para resolver mientras están fuera, sino que los hacen responsables de planificar muchos de los detalles del viaje. Un viaje fuera de la ciudad requiere planificación. Para que la planificación sea exitosa, es necesario que los profesionales del área comercial obtengan la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5.

Localidades que va a visitar. Duración de cada estancia. Horas que desea llegar y salir. Si se van a hacer reservaciones en determinado hotel. Clase de servicios que desea.

Con esta información, los profesionales del área comercial pueden dirigirse a una agencia de viajes o encargarse de los detalles poniéndose en contacto directo con las compañías de aviación y los hoteles. Agencias de viajes: Casi todas las compañías hacen uso de una agencia de viajes para planificar los viajes de sus empleados. El personal de la agencia de viajes necesitará la misma información que requiere el departamento de viajes. Una vez se tenga un plan trazado, la agencia se comunica con la secretaria, la cual obtiene la información del ejecutivo antes de hacer las reservaciones y comprar los pasajes. El personal de una agencia de viajes tiene conocimiento general de los viajes a casi todas partes del mundo. También tiene información reciente y puede ofrecer con mayor seguridad los detalles de itinerarios, costos y tipo de alojamientos. Si los profesionales del área comercial trabajan para un ejecutivo que utiliza los servicios de una agencia de viajes, se dará cuenta de que el personal de dicha organización le podrá dar mucha información útil. La compañía no tiene que pagar nada por los servicios de una agencia de viajes, pues les pagan las compañías que venden sus servicios a través de la agencia. Profesionales del área comercial: A menudo, los ejecutivos asignan a sus profesionales del área comercial el ocuparse de los detalles de unos viajes. Los profesionales del área comercial actúan entonces como un agente de viajes. A veces es necesario ya que puede ser que no existen estas agencias en la comunidad. Para poder encargarse de los detalles de un viaje, los profesionales del área comercial deben tener a mano y al día ciertas referencias incluyendo los itinerarios de las líneas aéreas, información ya que puede ser que no existen éstas agencias en la comunidad. Los profesionales del área comercial también deben conocer las normas de la compañía en relación al presupuesto para viajes. Estas normas indican tarifas de hoteles aprobados o máximos gustos por día, los profesionales del área comercial deben tener una copia a mano para asegurarse de que las

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Administración, Organización y Práctica de Oficina reservaciones y alojamientos que ha conseguido están dentro de los límites especificados en las normas. Viajes Aéreos: Los viajes aéreos tienen un elemento de incertidumbre, ya que los vuelos se pueden atrasar o cancelar, debido al mal tiempo o por otras circunstancias imprevistas. También es posible que el ejecutivo le pida a su secretaria que le reserve para viajar durante la tarde del día anterior a su cita y dormir esa noche en un hotel de la ciudad a la que se dirige. De esta manera evita la perdida de tiempo causada por las tardanzas en las salidas o llegadas de los vuelos. Además se segura de llegar temprano a la cita, a la vez que se siente más descansado para la misma.

Clases de servicios Las líneas aéreas proveen dos clases básicas de servicio: Primera clase y clase económica (o de segunda clase). El de primera clase es más costoso que el de segunda debido a que los pasajeros de primera clase viajan en asiento más anchos y más cómodos, los cuales están localizados en la parte delantera del avión. Además, en primera, la comida es más selecta. Información de vuelos: Las oficinas de las líneas aéreas cooperan en proveer información cuando se están haciendo arreglos para viajes. Los profesionales del área comercial pueden llamar a un número local para obtener información segura sobre los posibles vuelos. Si embargo, si los profesionales del área comercial tienen a menudo que planear viajes, para los cuales necesita los servicios de varias líneas aéreas, le será útil tener a mano una copia de la guía oficial de las líneas aéreas (una publicación semestral) para poder determinar cuales serán los posibles vuelos de un viaje que está próximo a realizarse. Las líneas aéreas indica de manera clara el periodo de tiempo por el cual está vigente. Transporte al aeropuerto: Cuando los profesionales del área comercial ayudan a planear un viaje, debe recordar que debe prever suficiente tiempo para que su jefe llegue al aeropuerto. Usualmente los aeropuertos están localizados lejos del centro de la ciudad. Algunas veces la persona tarda una hora o más en llegar a él. Además, la mayoría de las líneas aéreas piden que los pasajeros verifiquen sus pasajes antes de la hora de salida al vuelo. Viajes Internacionales: Cuando se planea un viaje a otro país, los detalles del mismo deben ser suministrados con anterioridad a la compañía todas las reservaciones necesarias. Por lo general la mayoría de los viajes internacionales se hacen por avión. Los profesionales del área comercial deben tomar en consideración la hora entre su país y los lugares a los cuales piensa viajar el ejecutivo. Pasaportes: Se requiere pasaporte para viajar a la mayoría de países extranjeros. En cada caso hay que obtener información del consulado del país al que se pretende visitar. Si el jefe necesita un pasaporte debe solicitarlo en el departamento donde se deben corresponder, según las leyes de su país. Debe llenar la solicitud por lo menos un mes antes de que se necesite el pasaporte. Visas: Algunos países exigen que los pasajeros tengan visas para viajar al país. Una visa es simplemente una autorización en un pasaporte, la cual le concede permiso al viajero para entrar al país con un propósito y por un periodo de tiempo determinado. Si los planes de viaje del ejecutivo incluyen un país que exija visa, puede obtenerla del consulado correspondiente. Muchos países ya no exigen visas, sólo tarjetas de turistas, ni vacunas debido a la virtual eliminación de la viruela.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Reservaciones de Hotel: Luego de que un ejecutivo ha decidido que tipo de alojamiento para su próximo viaje, los profesionales del área comercial puede hacer las reservaciones por teléfono, carta electrónica (telegrama). La solicitud ya sea por teléfono o carta electrónica, debe incluir: 1. Tipo de alojamiento que desea –cuarto sencillo, cuarto doble, etc. 2. Tarifa que prefiere. 3. El número de personas que irán en el grupo. 4. La fecha y hora aproximada de llegada. 5. La fecha y hora aproximada de partida. 6. Un pedido de confirmación, si hay suficiente tiempo. Los profesionales del área comercial deben leer detenidamente la confirmación que el hotel le envía para asegurarse de que todos los detalles están tal y como los especificó. Luego debe archivar la confirmación en el cartapacio de viajes y colocarlo junto con el itinerario, de manera que el ejecutivo lo tenga disponible en el momento de registrarse en el hotel.

Itinerario: es un plan detallado de un viaje. Por lo general lo prepara es profesional del área comercial, y sirve de guía para el ejecutivo mientras se encuentra lejos de su oficina. Es importante que se enumeren todos los detalles pertinentes:

1. Fecha, hora y lugar de todas las salidas y llegadas. En una ciudad pequeña es suficiente con indicar “Aeropuerto”, como lugar de partida, pero no lo es en el caso de Nueva Cork donde pueden hacer varios aeropuertos. Pues que hay cambios de hora, se debe identificar lo que se use. Por lo general se incluye la hora loca, (es la hora en el lugar de partida o en el lugar de destino.). 2. Forma de Transporte Se debe indicar el nombre de la compañía y el número del vuelo. 3. Tipo de Alojamiento. Se debe incluir el nombre del hotel; además es una buena idea indicar la dirección completa, el número y la hora a que se espera llegar. 4. Citas, compromisos, instrucciones especiales. Se sebe indicar fecha, hora, dirección y detalles de cada cita. Preparativos del itinerario: los profesionales del área comercial toman nota de las instrucciones especiales que recibe de su jefe en relación con las fechas, hospedaje, etc. Además, prepara una lista de los detalles que debe atender: 1. Líneas Aéreas. 2. Transportes. 3. Hoteles.

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Hoja de planificación de viajes:

Dinero para el viaje: Si el ejecutivo va a estar de viaje bastante tiempo, probablemente no desee llevar dinero en efectivo para todos los gastos. Puede existir la posibilidad de que se le pierda o se lo roben. Para evitar esto, puede preferir llevar una cantidad limitada de efectivo para gastos pequeños, y para las cuentas: con cheques de viajero y tarjetas de crédito. Informe de gastos: Parte de las responsabilidades de los profesionales del área comercial al planificar los viajes de negocios del jefe puede consistir en prepara un informe final de gastos. Las empresas que los ejecutivos someten cuentas detalladas de los gastos de viaje. Algunas compañías adelantan fondos al ejecutivo para viajar: otras le reembolsan después que el informe de gastos ha sido aprobado. En algunos países, las leyes de contribución sobre ingresos sugieren que se prepare una relación diaria de gastos. En la misma, la persona detallado todos los gastos de viaje y representación. Esta relación debe incluir la fecha y la cantidad gastada en: transporte, alojamiento (lugar), alimentos (precio, nombre de las personas invitadas y su relación con la compañía), propinas y llamadas telefónicas (basta con incluir total diario) Preparación final para el viaje: Antes de partir se debe verificar que el ejecutivo tenga lo siguiente: 1. Todos los boletos y reservaciones para cada parte del viaje. 2. Confirmación de hoteles. 3. Copia del itinerario.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 4. Documentos necesarios para viajar fuera del país (pasaporte, certificado de salud, si es necesario, licencia internacional para conducir, si es necesario). 5. Dinero en efectivo (moneda extranjera), tarjetas de crédito (internacional), cheques de viajero. Para atender el propósito del viaje, se debe verificar que el ejecutivo tenga todo lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

Todas las cartas, memorandos, discursos e informes necesarios para cada fase del viaje. Las listas de nombres, direcciones y teléfonos de las personas que va a ver. Útiles de trabajo, inclusive lápices, cinta adhesivo, papel, sobres, etc. Equipo, por ejemplo; grabadora, calculadora de bolsillo, computadora portátil y accesorios si lo necesita, celular y accesorios si lo necesita. 5. Formularios para anotar los gastos. 6. Agenda personal Es muy importante que el agente viajero conozca también algunas simbologías turísticas como lo son:

Lugar para cocinar.

Comunidad de gentes con un objetivo en común o variado.

Casas de alquiler o apartamentos.

Centro de belleza, cosméticos o servicios.

Clínicas médicas u hospitales.

Alquiler de automóviles cualquier modelo y marca.

Centro de cómputo, venta, mantenimiento, alquiler o servicio.

Prestamos en transacciones y relacionado a dinero.

Áreas verdes o de recreación natural.

Pasatiempos y recreación libre.

venta de

efectivo, todo lo

Turismo a Nivel Nacional El país de los mayas ofrece al viajero lugares de inigualable valor turístico, entre ellos: la ciudad de Quetzaltenango (en el corazón de la Sierra Madre); la bellísima Costa Esmeralda (departamento de Izabal); "La Muy Noble y Muy Leal Ciudad de Santiago de los Caballeros de Guatemala" (hoy, Antigua Guatemala, en el Valle de Panchoy); los restos arqueológicos de la ciudad del Tikal, en la Selva del Petén; el lago Atitlán; y el mercado dominical de Chichicastenango. Esta tierra de imponentes volcanes y hermosos lagos es un destino obligado para los turistas de todo el mundo. En la siguiente tabla, observamos su estatus actual: Nombre Oficial Extensión Territorial Población División Política Capital

Republica de Guatemala 108,890 Km.² 13.002.206 (Estimado a Julio 2008) 22 Departamentos y 334 Municipios Ciudad de Guatemala

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Moneda Idioma Oficial Idiomas No Oficiales Forma de Gobierno Gentilicio Uso Horario Prefijo Telefónico Prefijo radiofónico Código ISO

Quetzal (GTQ) Español 22 Idiomas Mayas, Xinca y Garífuna Democrático Guatemalteco GMT - 06:00 502 TGA-TGZ, TDA-TDZ 320 / GTM / GT

Guatemala es un país relativamente pequeño. Tiene la topografía muy variada a lo que a su vez contribuye a tener diferentes microclimas, sin llegar en ningún caso a extremos de temperatura. Está bañada por el mar Atlántico en su parte noroeste y en su costa sur por el océano Pacifico. Cuenta con casi 11 millones de habitantes y su población en un 55% es de origen indígena descendiente de los mayas, quienes hablan 32 idiomas. Guatemala, república democrática, es tierra de contrastes y colores. Su superficie de 108,889 km2 incluye áreas de montañas que se elevan hasta los 12,000 pies de altura; volcanes, selvas altas, ricas planicies, ríos y lagos. Su clima también varía de acuerdo con la altitud, en general, solo hay dos estaciones: seis meses de lluvia y seis meses sin lluvia.

Hacia el norte, hace frontera con México y Belice, al sur con El Salvador y Honduras; por el sureste, sus costas pertenecen al Océano Pacifico y al Oeste con el Atlántico. Más de la mitad de los habitantes de Guatemala son descendientes de los mayas, y cuentan por la mayoría del total del Mundo Maya. Estos representan un caudal en tradiciones y viejas costumbres que se ven reflejadas en la conformación de sus ciudades y pequeñas poblaciones. Cada pueblo tiene su propia vestimenta con su simbolismo tejido en diferentes patrones y colores. Su rico pasado cultural data de tiempos prehispánicos (entre 2000 y 900 a. C.) cuando la civilización maya floreció en lo que se conoce hoy como Mundo Maya. Ciudades-estado tan importantes como Tikal y Quiriguá conformaron parte del territorio más esplendoroso de esta admirable civilización. Otro periodo importante en la historia de Guatemala se inicia con la llegada de Pedro de Alvarado a tierras guatemaltecas. En algunas partes encontró pequeñas poblaciones que opusieron poca resistencia, mientras que otras ciudades pelearon hasta la muerte. Alvarado llego hasta Quiché‚ y en 1523 fundo la primera capital del Reino de Guatemala que se extendía desde Yucatán hasta Panamá. Finalmente, el 15 de septiembre de 1821, Guatemala logro su independencia de España. La conquista de

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Guatemala dio inicio en el siglo XVI con la toma de Itz'a, el último bastión de la población nativa independiente. El 15 de septiembre de 1821, el Gobernador General de Guatemala declara la independencia de España, pero al poco tiempo después de eso, en enero de 1822, el país fue forzado a anexarse a México. Finalmente recupera su independencia el 1º de julio de 1823 y el 21 de marzo de 1847 fue oficialmente declarado República, estatus del cual disfruta hasta hoy en día. Según el Instituto Guatemalteco de Turismo (INGUAT), muestra alguno de los mejores destinos más populares: Antigua Guatemala, Basílica de Esquipulas, Castillo de San Felipe, Chichicastenango, Comalapa, Lago de Atitlán, Panajachel, Parque Ecológico del Sur, Parque Ecoturístico Cascadas de Tatasirire, Parque Nacional Tikal, Quetzaltenango, Quiriguá, Río Dulce, Todos Santos Cuchumatán, Volcán de Pacaya. Esta es una vista parcial de Río Dulce que se encuentra al sur de la ciudad de Puerto Barrios, en el departamento de Izabal. En su entorno hay hermosas playas y lugares exóticos que ofrecen al visitante un paraíso ideal para pasar unas inolvidables vacaciones. Es el lugar perfecto para pescar, bucear, esquiar y practicar todo tipo de deportes acuáticos. Además, también cuenta con centros arqueológicos y lugares para entrar en contacto con la naturaleza. Río Dulce es la puerta de entrada al mar Caribe. Nace en el lago de Izabal el cual tiene una extensión de 590 kilómetros. Río Dulce es considerado el río más largo de Guatemala, aproximadamente 30 millas de largo.

División Política del país de Guatemala (en orden alfabético) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Alta Verapaz. Baja Verapaz. Chimaltenango. Chiquimula. El Progreso. Escuintla. Guatemala. Huehuetenango. Izabal. Jalapa. Jutiapa. Petén. Quetzaltenango. Quiche. Retalhuleu. Sacatepéquez. San Marcos. Santa Rosa. Sololá. Suchitepéquez.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 21. Totonicapán. 22. Zacapa. Alta Verapaz: es un departamento ubicado al norte de Guatemala, a unos 200 km de la Ciudad de Guatemala. Limita al norte con El Petén; al este con Izabal; al sur con Zacapa, El Progreso y la Baja Verapaz; y al oeste con El Quiché. Su cabecera es Cobán. Es uno de los departamentos más ricos en naturaleza de Guatemala: destacan entre sus maravillas las piscinas de Semuc Champey (en el Río Cahabón); las cuevas de Candelaria, el Rey Marcos y Lanquín; y sus bosques húmedos.

Baja Verapaz: El Departamento de Baja Verapaz se encuentra situado en la región Norte de Guatemala. Limita al Norte con el departamento de Alta Verapaz; al Sur con el departamento de Guatemala; al Este con el departamento de El Progreso; y al Oeste con el departamento de El Quiché. El nombre original de esta región fue Tucurután, a veces escrito como Tuzulutrán, Tezulutlán o Tesulutlán, según lo afirma el Diccionario Geográfico Nacional. Aunque no existe un significado específico acerca de este término, algunos autores enfatizan que se trata de un vocablo que denomina el lugar como "Tierra de Guerra", debido a la resistencia que los nativos dieron con la presencia española en la misma. En contraposición a esta circunstancia, fue llamada "Verapaz" por los españoles, ya que la unión de la zona se logró por medios pacíficos gracias a Fray Bartolomé de las Casas en el siglo XVI. Como resultado de esto los ibéricos ligaron los vocablos latinos "Vera" de verdadera y "paz".

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Chimaltenango: se encuentra situado en la región Central de Guatemala. Limita al norte con los departamentos de El Quiché y Baja Verapaz; al este con Guatemala y Sacatepéquez; al sur con Escuintla y Suchitepéquez, y al oeste con Sololá. La cabecera departamental es Chimaltenango, está a una distancia de aproximada de 54 kilómetros de la Ciudad Capital de Guatemala. El origen del nombre de Chimaltenango se puede estructurar de la siguiente forma: Chimal = escudo, broquel o rodela, y tenango = lugar amurallado, lo que daría muralla de escudos. Este nombre le fue dado por haber sido plaza militar fortificada. En 1462 el grupo cakchiquel se separó del dominio K'iché y fundó su capital en una nueva región del lugar llamado Iximché, donde además los españoles fundaron la primera capital de Santiago de los Caballeros de Guatemala, el 25 de julio de 1524, y a partir de esta fecha se introdujo el idioma castellano o español que se dio a conocer como la lengua de los colonizadores.

Chiquimula: conocido en el ámbito guatemalteco como La Perla de Oriente, se encuentra situado en la región Nororiental de Guatemala. Limita al norte con el departamento de Zacapa; al sur con la República de El Salvador y el departamento de Jutiapa; al este con la República de Honduras; y al oeste con los departamentos de Jalapa y Zacapa. La cabecera departamental de Chiquimula se encuentra a una distancia de 174 km aproximadamente, de la ciudad capital. Una de las etimologías de Chiquimula puede provenir del colectivo Náhuatl Chiquimolín, o sea el jilguero. Charles Wisdon en su obra Los Chortí de Guatemala publicada en 1961 por el seminario de Integración Social Guatemalteca, con muy buen criterio y tomando en cuenta que ha sido región Chortí, dentro del resultado de sus investigaciones de campo anotó "Chiquimula puede ser tckimul ha' (ha' = río, agua). El significado de tcikimul no es conocido por los indígenas de hoy, aunque tciki' es canasta y mul o mur, montículo o pirámide. En Chiquimula se encuentra uno de los lugares

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Administración, Organización y Práctica de Oficina de peregrinación más descollantes de Mesoamérica, Esquipulas, por la advocación al Cristo Negro, que ha generado múltiples leyendas, como por ejemplo de que este Cristo es negro porque está asentado en un cerro encantado de los ancestrales pobladores mayas, que tenían como deidad a un dios de Xibalbá que se pintaba de negro.

El Progreso: es un departamento que se encuentra situado en la región Nor-Oriental de Guatemala, su cabecera departamental es Guastatoya, limita al Norte con el departamento de Alta Verapaz y Baja Verapaz; al Sur con Guatemala y Jalapa; al Este con Zacapa y Jalapa; y al Oeste con Baja Verapaz y Guatemala. La cabecera departamental de El Progreso se encuentra a una distancia de 74 kilómetros de la Ciudad Capital de Guatemala. Desde tiempos históricos ha sido conocido como Guastatoya o Huastatoya. El nombre original de este terruño se deriva de las voces provenientes de la lengua nahuatl guaxhtl que significa morros y atoyac que se traduce en último, o sea el punto donde se asoman los últimos morros, lo cual se interpreta como el lugar donde termina el frío y comienza el calor. Sin confirmar a la fecha, también se dice que Guastatoya puede provenir de guaje, árbol de la familia de las acacias y que podría significar río donde hay guajes.

Escuintla: es el nombre de un departamento de Guatemala, así como también el de la tercera ciudad más grande del país. Otra ciudad importante en Escuintla es Puerto San José, al lado de Puerto Quetzal. El departamento Escuintla tiene un clima tropical. Es una región con muchas fincas grandes. Escuintla esta bañada por las aguas del pacífico, y produce cerca del 43 por ciento del producto interno bruto guatemalteco, es estadísticamente el departamento, provincia o región en mesoamérica con menor índice de desempleo y pobreza extrema, datos que contrastan con la realidad económico-social de Guatemala.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Su nombre proviene etimológicamente de Itzicuintlan que significa tierra de perros, por la confusión de los conquistadores españoles, entre los perros y los tepescuintles, autóctonos y abundantes en la región.

Guatemala: es un departamento al sur de la República de Guatemala. Su capital es Ciudad Guatemala. Limita al norte con departamento de Baja Verapaz, al noreste del departamento de El Progreso, al este con el departamento de Jalapa, al sudeste con el departamento de Santa Rosa, al sudoeste con el departamento de Escuintla, al oeste con los departamentos de Sacatepéquez y Chimaltenango y al noroeste con el departamento de El Quiché. Su superficie es de 2.126 km². Cuenta con áreas de potencial turístico como el Lago de Amatitlán, así como los parques de las Naciones Unidas en Amatitlán y el Minerva en el Hipódromo del Norte de la Ciudad Capital. Existen además en la Ciudad Capital sitios prehispánicos e históricos como las Ruinas de Kaminal Juyú (zona 7 de ciudad de Guatemala), y El zoológico “La Aurora”.

Huehuetenango: es el nombre de un departamento de Guatemala, de un municipio de este departamento y de la cabecera departamental. El departamento está situado en la región Noroccidental del país y limita al norte y oeste, con los Estados Unidos Mexicanos (México), al sur con los departamentos de San Marcos, Quetzaltenango y Totonicapán; y al este con el departamento de El Quiché. El nombre de Huehuetenango fue tomado de la cabecera departamental, la cual en la época prehispánica se conocía como Shinabajul o Xinabajul que significa entre barrancos, capital del señorío de los Mames. Huehuetenango fue y sigue siendo el principal asiento del grupo lingüístico Mam. De la cordillera llamada comúnmente de Los Andes, es conocido como Sierra de

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Administración, Organización y Práctica de Oficina los Cuchumatanes, llegando a sus máximas elevaciones en Todos Santos Cuchumatán, Xémal y Chancol.

Izabal: se encuentra situado en la región Nor-Oriental de Guatemala. Limita al Norte con el departamento de Petén, Belice y el Mar Caribe; al Sur con el departamento de Zacapa; al Este con la República de Honduras; y al Oeste con el departamento de Alta Verapaz. La cabecera departamental, Puerto Barrios, se encuentra a una distancia de 308 km de la ciudad capital. Respecto a la etimología de Izabal, se cree que se refiere al Golfo Dulce, sin embargo, ahora puede decirse que proviene del vasco o vascuence, en cuyo idioma: Zabal equivale a ancho, posiblemente por la bahía. Es preciso recordar que los miembros del Real Consulado de Comercio en su mayoría eran vascos, o sus descendientes. Según Fuentes y Guzmán, indicó que al Golfo Dulce le vino el nombre por lo dulce de sus aguas.

Jalapa: se encuentra situado en la región Sur-Oriente de Guatemala. Limita al Norte con los departamentos de El Progreso y Zacapa; al Sur con los departamentos de Jutiapa y Santa Rosa; al Este con el departamento de Chiquimula; y al Oeste con el departamento de Guatemala. La cabecera departamental de Jalapa se encuentra aproximadamente a una distancia de 174 Km. de distancia de la ciudad capital. El nombre de Jalapa, según la población local proviene de distintas fábulas. Dícese que existía un antiguo poblador que no podía pronunciar la B. Y solamente jalapa, no jalaba. También se dice que un panameño del ghetto pasaba por ahí y le dijo a un español "Xopa

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Administración, Organización y Práctica de Oficina fren, tas con jalapa", Jalapa en panameño significa La Paja, lo equivalente a masturbarse. El nombre Jalapa también es el nombre de un lugar en Nicaragua y en Honduras.

Jutiapa: ubicado al oriente de la República de Guatemala, Cuna de excelentes quesos, crema y leche... Su clima es frecuentemente cálido y fresco, colinda al norte con los departamentos del Jalapa y Chiquimula, al Oeste con el departamento de Santa Rosa; al Sur con el Océano Pacífico; al este con la república de El Salvador. Está situado a una altura de 906 msnm. Su clima es entre cálido y templado. Cuenta con una población de 389.085 habitantes. Jutiapa tiene extracciones europeas y africanas. Su extensión territorial es de 3.219 km2. La cabecera departamental de Jutiapa (la cual es la ciudad que lleva el mismo nombre), dista de la ciudad de Guatemala 118 km. Comparte con Chiquimula, el acceso de ascenso al volcán de Ipala vía "Chaparroncito".

El Petén: se encuentra situado en la región Norte de Guatemala. Limita al norte con México; al sur con los departamentos de Izabal y Alta Verapaz; al este con Belice; y al oeste con México. La cabecera departamental se encuentra aproximadamente a 488 km de la ciudad capital. El arqueólogo y mayista Alfredo Barrera Vásquez en la traducción de los textos de El Libro de los Libros de Chilam Balam, al referirse a la Crónica Matichu, proporcionó la etimología de la voz itzá: "Itzá es un compuesto de dos elementos its + a'. El primero, itz, lo tomamos por brujo o mago y a' por agua. El nombre itzá, itsá, pues, se traduce por brujo-del-agua.

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Quetzaltenango: conocida también como Xelajú o Xela, es la segunda ciudad más importante de Guatemala al tener un alto nivel económico y de producción, siendo considerada actualmente como una de las principales ciudades del mundo por la actividad industrial y comercial que en ella se desarrolla. La población total del departamento de Quetzaltenango, censada en 1994 fue de 503.857 habitantes, estimándose que para 1997 contase con 661.375 hab., que equivale a un 6,0 % del total nacional. Para el período 1981-1994 la tasa de crecimiento anual fue de 1,8, inferior al promedio nacional que llegó a 2,5%. La composición de la población es de un 40% a nivel urbana y 60% a nivel rural. A una altura aproximada a los 2,333 msnm, lo que la hace una ciudad de clima frío.

El Quiché: es un departamento que se encuentra situado en la región noroccidental de Guatemala. Limita al norte con México; al sur con los departamentos de Chimaltenango y Sololá; al este con los departamentos de Alta Verapaz y Baja Verapaz; y al oeste con los departamentos de Totonicapán y Huehuetenango. Según Fray Francisco Ximénez, la palabra quiché se compone de las voces qui = muchos; ché = árboles, o del quiché, quechelau, que significa bosque. El territorio fue habitado por el gran Reino Quiché; su capital y principal ciudad, Gumarcaj, estaba ubicada cerca de la actual

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Administración, Organización y Práctica de Oficina cabecera departamental. Las crónicas indígenas indican que cuando la población creció hubo necesidad de asentar nuevas poblaciones en el lugar denominado Chi-Quix-Ché.

Retalhuleu: se encuentra situado en la región Sur Occidental de Guatemala. Limita al Norte con Quetzaltenango, al Sur con el Océano Pacífico, al Este con Suchitepéquez; y al Oeste San Marcos y Quetzaltenango. La cabecera departamental se encuentra a una distancia de 190 kilómetros de la Ciudad Capital de Guatemala. Retalhuleu departamento de Guatemala, que por sus habitantes es también descrito como La Capital del Mundo. Su etimología parece provenir de las voces quichés retal que significa Señal, hul que significa hoyo y uleu que significa tierra, lo que quiere decir hoyo en la tierra, con los elementos del idioma quiché, podemos decir que esto se traduce en Señal de la Tierra.

Sacatepéquez: está situado en la región Central de Guatemala. Limita al Norte, con el departamento de Chimaltenango; al Sur, con el departamento de Escuintla; al Este, con el departamento de Guatemala; y al Oeste, con el departamento de Chimaltenango. La cabecera departamental se encuentra a 54 kilómetros de la ciudad capital de Guatemala. La etimología de Sacatepéquez, según el historiador Fuentes y Guzmán, proviene de Saca que significa yerba o zacate; y tepet, cerro; que quiere decir cerro de yerba o zacate.

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San Marcos: se encuentra situado en la región Sur Occidental de Guatemala. Limita al Norte con Huehuetenango, al Sur con el Océano Pacífico y Retalhuleu, al Este con Quetzaltenango; y al Oeste con los Estados Unidos Mexicanos. La cabecera departamental se encuentra a una distancia de 252 kilómetros de la Ciudad Capital de Guatemala. Se sabe que en San Marcos al principio de su formación, se le conocía como El Barrio y se le levantó un templo donde funcionaría la Iglesia Católica consagrada a San Marcos Evangelista, de donde se sabe que el departamento tomó su nombre, por haber sido puesto bajo la advocación de San Marcos.

Santa Rosa: se encuentra situado en la región Sudeste de Guatemala, su cabecera departamental es Cuilapa (conocido como el ombligo de América por encontrarse en el centro del continente). Limita al Norte con los departamentos de Guatemala (departamento) y Jalapa; al Sur con el Océano Pacífico; al Este con el departamento de Jutiapa; y al Oeste con el departamento de Escuintla. Por su configuración geográfica que es bastante variada, sus alturas oscilan entre los 214 y 1.330,25 msnm, Santa Rosa, que por sus habitantes es descrito como El Centro de las Américas. Cuenta con varios sitios turísticos entre los que sobresalen: las playas de Monterrico,

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Las Lisas, y el ahumado, La Laguna de El Pino, Río Los Esclavos, la Laguna de Ixpaco y Laguna de Ayarza.

Sololá: se encuentra situado en la región Sur Occidental de Guatemala. Limita al Norte con Totonicapán y Quiché, al Sur con Suchitepéquez, al Este con Chimaltenango; y al Oeste Suchitepéquez y Quetzaltenango. La cabecera departamental se encuentra a una distancia de 140 kilómetros de la Ciudad Capital de Guatemala. Sololá fue erigido en departamento por decreto de la Asamblea Constituyente del 4 de noviembre de 1825. Formó parte del Estado de los Altos en 1838, 1840, 1848 y 1849 cuando volvió a incorporarse a la República.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Suchitepéquez: se encuentra situado en la región Sur Occidental de Guatemala. Limita al Norte con Quetzaltenango, Sololá y Chimaltenango, al Sur con el Océano Pacífico, al Este con Escuintla; y al Oeste con Retalhuleu. La cabecera departamental está a una distancia de 165 kilómetros de la Ciudad Capital de Guatemala. Suchitepéquez, departamento de Guatemala es descrito por sus habitantes como La Tierra del Venado. El nombre de Suchitepéquez, se deriva de la voz nahuatl Xōchitepēke, formada a su vez por Xōchi- 'flor', tepē- 'cerro, montaña' y -k(o) 'en', lo que podría traducirse como En el Cerro Florido o En el Cerro de las Flores. El departamento de Suchitepéquez fue creado por decreto del 16 de octubre de 1877.

Totonicapán: se encuentra situado en la región Sur-Occidental de Guatemala. Limita al Norte con el departamento de Huehuetenango; al Sur con el departamento de Sololá; al Este con el departamento de Quiché; y al Oeste con el departamento de Quetzaltenango. La cabecera departamental se encuentra a una distancia de 203 kilómetros aproximadamente, de la ciudad capital. Totonicapán proviene del nahuatl Atotonilco, totonilco que significa en el lugar del agua caliente. La antigua Totonicapán, fue la segunda provincia en importancia del señorío Quiché. Fue fundada en las fértiles planicies de Patzac. Se cree que la primitiva población se llamó Otzoyá, que quiere decir lugar de los Pescaditos, sin embargo no se ha encontrado vestigios de la misma. Después de cierto tiempo dejaron este lugar y se asentaron en el llamado Chuimequená (lugar del agua caliente), que es el nombre con el que aún se le conoce entre los indígenas. Posteriormente se trasladó al lugar donde se encuentra actualmente, muy cerca del antiguo Chuimequená.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Zacapa: se encuentra situado en la región Nor-Oriente de Guatemala. Limita al Norte con los departamentos de Alta Verapaz e Izabal; al Sur con los departamentos de Chiquimula y Jalapa; al Este con el departamento de Izabal y la República de Honduras; y al Oeste con el departamento de El Progreso. Su cabecera departamental es Zacapa. Por su configuración geográfica que es bastante variada, sus alturas oscilan entre los 130 msnm en Gualán y los 880 en el municipio de la Unión, su clima es cálido. Según Fuentes y Guzmán el nombre de este departamento se origina del náhuatl Zacatl = Zacate o yerba, y apán = en el río, palabra que a su vez se compone de atl = agua, río, y apán = locativo que significa en. Zacapa significa sobre el río del zacate o de la yerba.

Este departamento tiene la particularidad de poseer un museo muy diferente a la vista turística, ahí encontrará el Esqueleto completo de un mamut en el Museo llamado Karl Sapper, Estanzuela.

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Planteamientos para ser discutidos en clase 1. ¿Qué aspectos debe tener presente la secretaria en caso de viajes fuera de la ciudad o país? 2. ¿Cuáles deben ser las fuentes de información ideales para quien viaja constantemente? 3. ¿Cómo ayuda una agencia de viajes al turista en potencia? 4. Es importante que el profesional del área profesional tenga esta formación adicional.

Actividades complementarias

1. Los estudiantes deben hacer un listado de las líneas aéreas que operan en nuestro país. 2. A la par del listado de aerolíneas deben conocerse sus horarios de vuelos. 3. Preparar un listado de Aerolíneas deben conocerse sus horarios de vuelos. 4. Preparar también un listado de hoteles que operan en Guatemala de una a cinco estrellas así como pensiones u hospedajes de primera. 5. Tener a la mano un listado de servicio de taxis con número telefónico y sede de operaciones. 6. Preparar un plan de viaje hacia Quetzaltenango con su respectivo itinerario para el ejecutivo, su asesor y secretaria, para tres días de duración. 7. Preparar un presupuesto e informe de gastos estimado para un viaje de este tipo. 8. ¿Que aspectos debe prever la secretaria en ausencia de la empresa, tanto en su puesto como para el caso de su jefe? 9. ¿Que documentos debe tener presente la secretaria al partir, tanto personales como de trabajo? Actividades complementarias en nuestro departamento: 1. Chimaltenango (cabecera).

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Administración, Organización y Práctica de Oficina 2. San José Poaquíl. 3. San Martín Jilotepeque. 4. San Juan Comalapa. 5. Santa Apolonia. 6. Tecpán Guatemala. 7. Patzún. 8. San Miguel Pochuta. 9. Patzicía. 10. Santa Cruz Balanyá. 11. Acatenango. 12. San Pedro Yepocapa. 13. San Andrés Itzapa. 14. Parramos. 15. Zaragoza. 16. El Tejar.

Técnicas para Organizar y Manejar Archivos en la Oficina Organización en el Archivo

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Control de Documentos: Si ocurre un error al archivar, tanto el jefe como los profesionales del área comercial pueden verse en dificultades y hasta un cliente. La mayoría de Los contadores mantienen un sistema de archivo eficiente y ordenado. Ellas saben cuando y como se siguen las reglas de archivar y localizar rápidamente la información deseada. Aun en nuestra rápida “era de computadoras”, cada transacción comercial debe ir acompañada de la documentación correspondiente. Una llamada telefónica puede dar por resultado que se expida algún documento para hacer un pedido, informar sobre un cargamento o hacer pago. La información que contiene estos documentos es la base para hacer una variedad de decisiones y acelera los trámites del negocio. Todos los documentos que se archiven serán importantes para la operación continua y exitosa de la compañía. Los documentos forman parte de la memoria de la organización. No solo proveen la historia de un negocio, sino que también proveen una base para futuras decisiones. En las oficinas comerciales de hoy día, las decisiones importantes se toman basándose en la más certera información que se tenga disponible. Los riegos son muy grandes para que las decisiones de un ejecutivo se basen en conjeturas, presentimientos o información que no esté al día. El cuidado adecuado de los documentos es también importante en el ámbito familiar. Todas las personas tienen documentos que deben guardar: pólizas de seguro, garantías de aparatos y muebles del hogar, cuentas, recibos, etc. Cuando no se mantienen en orden los documentos personales, las pólizas de seguro pronto caducan, pues no se han pagado las primeras; no se puede servicio obtener servicio gratuito cuando se daña un enser, pues no se puede localizar una garantía; las cuentas se vences; o pueden cobrarnos dos veces por el mismo artículo o porque no se puede localizar el recibo de primer pago. Todo documento importante, pertenezca a la compañía más grande o a la mas pequeña, debe guardarse donde se pueda localizar cuando sea necesario. Se llama control de documentos a la manera que un negocio se mantiene informado sobre sus documentos y correspondencia. Puesto que la información comercial se crea y se difunde en tantas maneras diferente, el programa d control de documentos desempeña un papel importantísimo, pues proporciona “información confidencial” de cualquier compañía para la cual esté trabajando una secretaria. El control de documentos se relaciona con las siguientes cuatro áreas principales: 1. Manejo de archivos: Desarrollar sistemas eficaces de información (o de archivo), decidir cuales el tipo particular y materiales para cada sistema, controlar y mejorar los distintos sistemas. 2. Localización de información: Desarrollar métodos rápidos y efectivos para encontrar información archivada. 3. Protección de documentos: son los documentos vitales de una compañía y desarrollar un programa para su protección. (los documentos vitales son los papeles importantes que una empresa necesita para poder continuar funcionando luego de un incendio o desastre similar.). 4. Retención y disposición de documentos: Determinar cuales documentos deben retenerse, donde y cuanto tiempo: decidir cuando y como se deben destruir los documento obsoletos.

Archivos secretariales Para decidir que material, los profesionales del área comercial deben archivar correctamente. Para ello, debe observar reglas y procedimientos de archivo de uso general. No solo debe conocer las

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Administración, Organización y Práctica de Oficina reglas de archivo, también debe mantener los archivos al día separando diariamente algún tiempo para archivar. Archivar correctamente: Para localizar rápidamente el material, los profesionales del área comercial deben archivar correctamente. Para ello, debe observar reglas y procedimientos de archivo de uso general. No sólo debe conocer las reglas de archivo y aplicarlas, también debe mantener los archivos al día separando diariamente algún tiempo para archivar. Sistemas de archivar: La razón más importante por la cual se tiene un sistema de archivar es para localizar información rapidez. Cuidado de los documentos: Los documentos, para propósitos del negocio, se clasifican en cuatro grupos en general, vital e importante y útil no esencial.  Documentos vitales: Son todos los documentos que se consideren de importancia crítica para la operación de una organización, tales como los estados de cuenta financieros, papeles legales y documentos de impuestos. Muchas compañías.  Documentos importantes: Son los que pueden ser reemplazados. Como los documentos del personal, pero sólo a un gran costo. Estos documentos también deben ser protegidos debido a su naturaleza confidencial.  Documentos útiles: Tales como los documentos de cuentas por pagar, son los que se pueden reemplazar, pero con cierto grado de retraso o inconveniencia. Se deben guardar en gabinetes regulares de archivo.  Documentos no esenciales: Tales como partes de prensa, son los que pronto rebasan su utilidad; quizás alguno de ellos en primera instancia no se debieron archivar Estos deben destruirse para economizar espacio en el archivo y el área del local. Los expertos en manejo de documentos estiman que no se vuelve a hacer referencia aproximadamente a un 85% de todos los archivos.

Responsabilidades Secretariales (Relacionado con los documentos y archivo) Una parte del tiempo de trabajo secretarial se utiliza para tratar asuntos relacionados con el control de documentos. Al electrografiar una carta, los profesionales del área comercial preparan un documento (la copia) para los archivos. Cuando lee y decide que hacer con la correspondencia que llega, prepara material para archivar. El resultado de casi todos los deberes de los profesionales del área comercial se guardarán en los archivos. Archivo electrónico y Manejo de medios Magnéticos: El uso del computador para procesar información va en aumento cada día, ya que facilita la producción de las tareas de la oficina y aumenta la productividad. Esto hace necesario que se usen correctamente técnicas adecuadas al archivar en medios magnéticos. Los profesionales del área comercial deben tomar precauciones para el uso futuro en el almacenaje o archivo de los documentos en los medios magnéticos disponibles en el mercado. Es importante que el operador del computador conozca estas técnicas y pueda ponerlas en práctica para trabajar con eficiencia en la oficina moderna. Lo primero que debe tener en cuenta que los profesionales del área comercial son los que deben codificar todo documento que procese en el computador. Codificar en archivo electrónico se refiere a identificar un documento para su fácil almacenamiento u localización. La información clave que se escribe en la codificación del documento debe servir de guía para la localización rápida del mismo. Esta identificación debe hacerse en todo documento que se procese, a uno o dos espacios después de la última línea del documento. La codificación del documento debe incluir:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina Autor o autores: Se escriben las iniciales, preferiblemente en mayúsculas sólidas. Cuando es más un autor, las iniciales pueden separarse usando una diagonal, sin espacio horizontal en blanco entre ellas. Ejemplo: LFM/LMR/RMC Especialista u operador: Se escriben las híncales en mayúscula inicial o sólida, del electrógrafo u operador del computador que trabajó en el procesamiento del documento en el equipo. Unidad de disco donde está grabado: Para iniciar la unidad de disco donde está grabado el documento puede optarse por la selección a o b. Cuando se usa una memoria central, puede indicarse. Utilizando mc LAN, f, g, red, etc. Para indicar que está en el disco duro del equipo, puede usarse dd o c. Medio magnético (tamaño o tipo): Se especifica el tamaño o tipo de medio magnético, especialmente si se usa más de un medio. Des esta forma se facilita la localización. Entre éstos, podemos mencionar: discos flexibles (df) tamaños 3.5, 5.4, (5.25), dd (disco duro), casete, cinta, etc. Nombre del disco: Los discos se rotulan de cuerdo con la información que se grabará en ellos. Es muy recomendable identificar el disco por temas. También pueden identificarse por fechas o periodos. Ejemplos: Proyectos Especiales, Propuestas, Enero a Mayo 1998. Al preparar la identificación de estos discos deben usarse las etiquetas de colores provistas por el fabricante. También pueden usarse discos a colores disponibles en el mercado. Una buena técnica cuando se trabajo área de un ejecutivo es identificar por colores los discos para cada ejecutivo. Directorio o subdirección donde esta grabado: Cuando el espacio del disco esta dividido en subdirectorio, debe especificarse en cuál aparece grabado el documento. En algunos casos el nombre del disco puede ser el mismo nombre del directorio. Nombre del documento: El nombre de un documento debe asignarse tomando en consideración el contenido del documento, ya que ese nombre sugiere una idea del contenido. Debe asignarse una forma consistente para indicar los documentos que son revisados y distinguir la creación de la revisión. Por ejemplo, para indicar la revisión puede usarse r o rev. O números arábigos (1, 2, etc.). La consistencia es muy importante cuando se trabaja en los archivos electrónicos, porque aumenta la rapidez con la cual se graban y se recuperan los documentos. Si el programa que se utiliza permite extensiones en el nombre del documento, decidir con anticipación el propósito para el cual se van a usar estas y ser consistentes. Las extensiones pueden utilizarse también para especificar el estilo del documento provee una información muy valiosa. El operador debe optar una forma y ser consistentes. Ejemplos de claves que pueden utilizarse para indicar el estilo o formato del documento: m = memorando c = carta t = tabla pb = prueba var o v = variables (as = archivo secundario) f = formato (ap = archivo primario) pt = propuesta e = examen r = resumen o cv = currículo vitae i = informe Impresor: Especificar el impresor que se seleccionó para imprimir el documento, si el equipo esta conectado a más de un impresor. Si el programa no mantiene las especificaciones o instrucciones

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Administración, Organización y Práctica de Oficina especificas del impresor, pueden escribirse en clave. Estas instrucciones ayudan al operador a obtener copias idénticas con rapidez cuando necesita imprimir copias adicionales del documento. Fecha: Cuando el formato del documento no incluya la fecha, está puede escribirse, completa o abreviada, en la línea de codificación. Ejemplo: 28 de julio de 20______ ó 28/07/_______. Ejemplo de codificación de un documento: AMF/LAO:smm:A3.5-PROYECTOS:RAIZ:27-NOVIEMBRE-20______. Subdirectorios: La creación de subdirectorios para organizar la información en el disco ayuda mucho en la forma en que se archivarán y se localizarán los documentos. Algunos programas permiten la creación de subdirectorios directamente del programa a pueden crearse usando el Sistema Operativo de Disco (DOS). Una buena práctica de los subdirectores es identificarlos por temas. Como mencionados anteriormente, un disco puede tener el mismo nombre de un directorio, lo cual indica que en ese disco está grabada toda la información que pertenece a ese subdirectorio. El operador del equipo debe analizar en que temas principales puede dividir los documentos que se procesen en la oficina e identificar subdirectorios para cada propósito. El operador debe asegurarse que cuando va a grabar un documento debe estar en el subdirectorio indicado o especificarlo así al dar la instrucción para grabar. También debe cambiar de unidad de disco, preferiblemente antes de crear el documento para asegurarse de que grabará el mismo en el medio magnético indicado. Manejo de medios magnéticos (“Archiving”): Cuando se archiva electrónicamente es recomendable eliminar aquellos documentos que ya no se necesitan, cambiar en nombre a otro si es necesario, duplicar documentos muy importantes, etc. El operador debe establecer una rutina para trabajar con los archivos eléctricos. Esa rutina puede ser diaria, semanal, mensual o en otros periodos que se ajusten a las necesidades de la oficina. Algunas tareas en el manejo de medios magnéticos son: 1. Diariamente: a. Cambiar el documento de un disco a otro, si por prisa o equivocación un documento se archivó en el disco que no le correspondía. b. Cambiar el nombre a algún documento para que refleje mejor su contenido. c. Asegurase de que el nombre del documento en la página impresa (“hard copy”) aparece igual que en el disco. d. Localizar posibles errores tipográficos cometidos al escribir los nombres de los documentos, tanto en el archivo electrónico como en la codificación del documento en la copia dura. 2. Semanalmente: a. Eliminar aquellos documentos que no van a usar más. b. Eliminar versiones previas de documentos muy extensos y dejar solamente l revisión final. (A menos que sea imprescindible mantener todas las revisiones). c. Cotejar los discos para cambiar información semi-activa a otro disco y decidir que documentos van a permanecer activos. d. Grabar en un solo disco los documentos activos o semiactivos. Identificar el isco e imprimir una copia de la tabla d contenido y guardarla junto con el disco en un lugar seguro y accesible. e. Borrar los documentos que ya no han de usarse y cambiar la identificación a los discos, si es necesario. 3. Mensualmente:

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Administración, Organización y Práctica de Oficina a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Cotejar los discos que han de archivarse. Eliminar revisiones previas de documentos externos para dejar en el disco la última copia que se envío. (Nota: El operador debe estar seguro de que no se necesitan los primeros borradores). Decidir que documentos se archivarán para futura referencia y transferirlos a un solo disco. Hace copias en otros discos de los documentos importantes. Hace copias adicionales (“backups”) de discos que contengan información importante y archivarlos en lugares diferentes. Identificar los discos y escribir el periodo que cubren los documentos grabados. Imprimir la tabla de contenido de cada disco que se va archivar. Mantener en un lugar seguro y accesible una carpeta con las tablas de contenido o índice. Archivar el disco y una copia de la tabla de contenido en un mueble designado para este propósito.

Como trabajar con discos de formatos de documentos Algunas consideraciones que se deben tomar al trabajar con discos de formatos de documentos son:  Grabar todo los formatos en un disco rotulado al efecto.  Incluir solamente formatos en este disco.  Proteger el disco para que no pueda grabarse ninguna otra información en él, a menos que se desee añadir otro formato, en cuyo caso, esta protección se remueva.  Imprimir una copia de cada uno de los formatos.  Preparar una carpeta con una muestra d cada uno de los formatos y archivarla junto con el disco en un lugar seguro y accesible.  Escribir cualquier instrucción especial para el impresor en el formato modelo o en el documento en el disco.  Hacer una copia del disco de formato y archivarla en un lugar seguro.  Hacer una copia del disco que esta archivado cuando el disco que se tiene en uso se deteriora.  Codificar correctamente cada documento y especificar cada instrucción especial que no aparece visible en la copia dura. (Ej.: impresor seleccionado, cambiar cinta al impresor, cambiar fuente al impresor, etc.) Como trabajar con discos de programas Los discos de programas deben copiarse y guardarse en un lugar seguro. Como medida de precaución, deben hacerse por lo menos dos copias y guardarlas en lugares diferente. Los discos que contienen copias de los programas deben protegerse para que no se pueda grabar otra información en ellos. Otras consideraciones que se deben tener presente cuando se trabaja en archivo electrónico y se manejan medios magnéticos. 

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Usar las utilidades de los programas para escribir la descripción o resumen (comment, summary) de los documentos. Esta información, que aparece en el índice, es de gran ayuda para conocer el contenido de un documento. Usar la función de búsqueda para localizar documentos, si el programa en uso tiene esta utilidad. Esta utilidad permite localizar el documento usando como base alguna palabra o

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Administración, Organización y Práctica de Oficina frase clave en su contenido. Por ejemplo: en el programa Microsoft Word se hace búsqueda a través de la tabla de contenido, que no es más que el índice.

Recomendaciones generales Para no perder documentos:

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Activar la instrucción de seguridad (“backup”), que algunos programas proveen o usar el sistema Operativo, para especificar una cantidad de tiempo razonable. (Cada diez minutos es muy buena práctica). Buscar en la tabla de contenido y usar el “backup” que hizo el equipo antes de interrumpirse la energía eléctrica. Recuperarlo, usarlo como documento de trabajo y luego trabajarlo como tal. Decidir el nombre del documento al comenzar a procesar y grabar este cada cierto tiempo, 10 minutos aproximadamente. Repetir, la instrucción de grabar para proteger la información con la cual se esta trabajando. Hacer copias del disco si toda la información que contiene es importante; por ejemplo, una propuesta extensa. Mantener los discos en lugares seguros: bóvedas, o en otro edificio, etc. Manejar los medios magnéticos con cuidado: no tocarlos con los dedos mojados o sucios. No colocar los objetos con imán cerca de los medios magnéticos ni exponerlos a altas temperaturas ni al polvo. Identificar los muebles de archivo y las divisiones (como si fueran gavetas de un archivo adicional). Usar carpetas apropiadas para el transporte de los medios magnéticos. Mantener en un lugar bien accesible una carpeta con la lista de los discos que se tienen en uso y su status (activo, semi-activo, inactivo).

Para protección de la información: Cuando el computador que se usa está conectado a una red (LAN, por ejemplo) es de suma importancia proteger la información con la que se trabaja. Se debe:         

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Usar siempre una clave para entrar a la red y al programa, si se provee. Cambiar la contraseña cada cierto tiempo. Instalar al equipo un regulador de voltaje. Cerrar la computadora con llave y asegurar ésta. Dar una instrucción de seguridad (clave secreta) a los documentos confidenciales para evitar que otras personas tengan acceso a ellos. Asegura los muebles o archivos de los medios magnéticos en lugares seguros. Por lo regular son muy fáciles de cargar por su tamaño compacto. Obtener una copia de seguridad “backup” de la información diariamente, una vez a la semana o por lo menos una vez al mes. En caso de usarse un disco duro, se recomienda que la copia se haga en un disco flexible. Usar letra pequeña para la codificación del documento para que no llame mucho la atención. Identificar los originales que se imprimen directo al impresor y que usarán como “copia” para otras personas. Puede usarse las identificaciones copia o copia dura o CD. Esta puede incluirse al final de la línea de codificación. Si se archiva el original, identificarlo con un sello de goma que le copia de archivo “file”. Usar papel impreso con la palabra “copia” cuando es necesario imprimir las copias directamente del impresor.

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Administración, Organización y Práctica de Oficina  

Activar la instrucción de aviso el disco esta lleno (“disk full”). Cuando el documento no cabe en el espacio disponible en el disco, ésta se activa y permite cambar de dic. De esta no se pierde el documento. Observar la cantidad de espacio disponible en el disco. Los discos deben usarse hasta por lo menos un 85% de su capacidad. Siempre debe dejarse espacio libre en el disco por si es necesario hacer cambios en algún documento.

Los formularios que se diseñan en la oficina también se identifican en el margen superior izquierdo o terminando con el margen derecho. Se usa una clave que ayude a definir el propósito del formulario. Se incluye, además, el número de secuencia del formulario y el año de diseño o creación (EMISION) Un ejemplo para la identificación de un formulario es: SE-1-2007 (Su lectura es: Solicitud de empleo, formulario número 1, año 2007.)

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77. Administracion y Practica de Oficina

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