KABUPAT EN WAJO
No.
SOP
Kod
:
Terbitan
:
No. Revisi
:
Tgl.Mulai Berlaku Halaman
1. Pengertian
Ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Maniangpajo
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
dr. H. GUSAIDI M.Kes NIP. 19680104 200604 1 004
: :
Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian ukm 1.
Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen UKM
yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2.
Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3.
Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4.
Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5.
Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan 6.
Program Pendukung Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu. Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
2. Tujuan
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif. 3. 4. 5. 6.
Kebijakan Referensi Alat dan Bahan ATK, Formulir Prosedur / Langkah-langkah 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :
Bagan Alir Menetapkan Jenis Dokumen
Membuat Dokumen
Memberikan Identitas
Mengesahka n isi dokumen
Memberikan Penomoran
Menerbitkan & Mendistribusi
Menerbitkan Ulang
Merevisi Dokumen
Melakukan Penarikan & Pemusnahan
Melakukan Peninjauan Ulang
Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir 2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN MR
/
Wakil
sistematika
Manajemen
pembuatan
menetapkan
dokumen sebagai
berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja dari
:
Pengertian,
Tujuan,
terdiri
Kebijakan,
Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan 3. MENGESAHAN
ISI
DOKUMEN
&
REKAMAN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen
Melakukan Pengendalia n Dokumen eksternal
yang
berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ) 5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I MM
menunjukkan jenis dokumen untuk manual mutu
PK
untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan Bagian II menunjukkan dokumen
unit
yang
menunjukkan
membuat
nomor
urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh
penomoran
dokumen:
PK/
BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 b.
Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman
Artinya
:
Jenis
Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015
dokumen
6.
MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN a.
Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah
mendapat
persetujuan
dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi
Formulir
Bukti
Penerimaan
Dokumen. c.
Sekretariat
bertanggung
menyimpan dokumen sah
jawab
memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut
terkendali
“TERKENDALI”
diberi
dengan
cap
persetujuan
MR. 7.
MEREVISI DOKUMEN Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a.Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a.
Terjadi perubahan sistem mutu
b.
Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c.
Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d.
Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen
lama ditarik 9.
MELAKUKAN
PENARIKAN
DAN
PEMUSNAHAN DOKUMEN EKSTERNAL a. MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat
dalam
formulir
berita
acara
pemusnahan dokumen c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip d.
Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10.
MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator
Unit/Pemegang
mengidentifikasi
dan
program
mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen
eksternal.
Bila
suatu
dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat
dalam
formulir
daftar
dokumen
eksternal
7. Hal-hal yang perlu
Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi,
diperhatikan 8. Unit Terkait
Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
9. Dokumen Terkait
Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi Formulir Bukti Penarikan Dokumen Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Formulir Daftar induk dokumen eksternal
