PEDOMAN MUTU PUSKESMAS KASSI-KASSI
TIM MANAJEMEN MUTU PUSKESMAS KASSI-KASSI 2017
KATA PENGANTAR 1
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu yang berlaku di Puskesmas
Kassi-Kassi.
Sesuai
dengan
visi,
misi,
tujuan
puskesmas
perbaikan mutu dan kinerja puskesmas dilaksanakan secara konsisten oleh kepala puskesmas, tim penanggung jawab mutu, dan pengelola program. Manual mutu ini disusun dan disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan di Puskesmas Kassi-Kassi dalam rangka memenuhi kewajiban menyediakan pelayanan kesehatan yang bermutu bagi masyarakat maupun sebagai langkah pemenuhan standar akreditasi fasilitas pelayanan kesehatan. Semoga
manual
mutu
ini
menjadi
pedoman
semua
staf
dalam
melaksanakan pelayanan kepada masyarakat. Namun jika masih terdapat keterbatasan dalam manual ini, akan diperbaiki sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku.
Kepala Puskesmas Kassi-Kassi
(Hj. A. Nurwahidah, SKM.M.Kes)
BAB I PENDAHULUAN 2
A.
Latar belakang : 1. Profil organisasi a.
Gambaran umum organisasi Puskesmas Kassi-Kassi merupakan fasilitas kesehatan tingkat pertama yang terdapat di wilayah Kecamatan Kassi-Kassi tepatnya di Jalan Poros Banyorang Desa Nipa-Nipa Kecamatan pa’jukukang Kabupaten Bantaeng Prov.Sulawesi Selatan. Puskesmas Kassi-Kassi merupakan puskesmas kategori pedesaan tipe rawat inap dengan kapasitas tempat tidur 14. Puskesmas Kassi-Kassi melayani penduduk Kecamatan KassiKassi sebanyak 14069 jiwa. Jenis-jenis pelayanan yang dilaksanakan di Puskesmas Kassi-Kassi adalah usaha kesehatan masyarakat (UKM) dan usaha kesehatan perorangan (UKP), dan Jejaring Pelayanan
Puskesmas.
UKM
terdiri
dari
UKM
esensial
dan
keperawatan kesehatan masyarakat dan UKM Pengembangan. UKM Esensial
dan
Keperawatan
kesmas
membawahi
kesehatan
lingkungan, pencegahan dan pemberantasan penyakit, kesehatan ibu dan anak serta keluarga berencana,keperawatan kesehatan masyarakat, dan promosi kesehatan. UKM Pengembangan yang membawahi Jiwa, Indera, Lansia, Batra, Olahraga, Gigi masyarakat, dan PKPR. UKP kefarmasian dan laboratorium membawahi rawat jalan, IGD, kefarmasian, Lab, KIA/KB, Kesgimul, Rawat Inap, Gizi dan
Persalinan.
Jejaring
pelayanan
puskesmas
terdiri
dari
Puskesmas keliling, puskesmas pembantu, poskesdes/bidan di desa. Puskesmas Kassi-Kassi memiliki 22 orang tenaga PNS, dan 79 Tenaga Magang. PNS terdiri dari tenaga Struktural 1 orang,Dokter Umum 1 orang, Dokter Gigi 1 orang, Bidan 5 orang, Perawat 7 orang, Nutrisionis 2 orang, Kesling 1 orang, Laboran 1 orang, Ass Apoteker 1 orang, Perawat Gigi 1 orang, dan Tenaga Kesmas 1 orang, dan 1 orang non kesehatan. Pelayanan Puskesmas Kassi-Kassi didukung dengan sarana dan prasarana serta peralatan sesuai standar Permenkes 75 tahun 2014 tentang puskesmas. b.
Visi organisasi Puskesmas Kassi-Kassi mempunyai visi “Mewujudkan Puskesmas Kassi-Kassi sebagai pusat kesehatan yang berstandar” 3
c.
Misi organisasi Misi yang diemban adalah : 1) Meningkatkan layanan kesehatan yang bermutu secara merata dan terjangkau oleh masyarakat 2) Meningkatkan peran aktif masyarakat melalui pembinaan dan pemberdayaan masyarakat dalam bidang kesehatan dengan memperhatikan kearifan lokal 3) Meningktakan tata kelola puskesmas yang baik melalui perbaikan
manajemen secara professional efektif, efisien, transparan dan akuntabel. 4) Meningkatkan dan mengembangkan kerja sama semua lintas
sector dalam peningkatan kesehatan msyarakat. 5) Semangat tim yang solid dan proaktif d. Struktur organisasi Puskesmas Kassi-Kassi terdapat dalam lampiran Manual ini. e.
Motto Motto Puskesmas Kassi-Kassi adalah “Sehat Untuk Semua”
f.
Tata nilai Tata nilai Puskesmas Kassi-Kassi adalah : 1) Partisipasi 2) Transparansi 3) Akuntabilitas 4) Tanpa Diskriminasi
2. Kebijakan mutu: a.
Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan Puskesmas Kassi-Kassi berkomitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan. Kami berkomitmen untuk memperbaiki proses pelayanan berdasarkan fakta.
b.
Memberikan pelayanan ramah, cepat, akurat, dan kemudahan mendapatkan informasi
c.
Menerapkan
sistem
Manajemen
Mutu
Puskesmas secara efektif dan efesien 3. Proses pelayanan (proses bisnis) a. UKM esensial dan keperawatan kesehatan masyarakat terdiri dari : 1)
pelayanan promosi kesehatan 4
2)
pelayanan kesehatan lingkungan
3)
pelayanan KIA-KB yang bersifat UKM
4)
pelayanan gizi yang bersifat UKM
5)
pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit
6)
pelayanan keperawatan kesehatan masyarakat
b. UKM Pengembangan terdiri dari : 1)
pelayanan kesehatan jiwa
2)
pelayanan kesehatan gigi masyarakat
3)
pelayanan kesehatan olahraga
4)
pelayanan kesehatan indera
5)
pelayanan kesehatan lansia
6)
pelayanan kesehatan kerja
7)
pelayanan kesehatan lainnya
c. Penanggungjawab UKP, kefarmasian, dan laboratorium , terdiri dari : 1)
pelayanan pemeriksaan umum
2)
pelayanan kesehatan gigi dan mulut
3)
pelayanan KIA-KB yang bersifat UKP
4)
pelayanan gawat darurat
5)
pelayanan gizi yang bersifat UKP
6)
pelayanan persalinan
7)
pelayanan rawat inap untuk Puskesmas yang menyediakan pelayanan rawat inap
8)
pelayanan kefarmasian
9)
pelayanan laboratorium
d.
Penanggungjawab jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan kesehatan, yang membawahi:
B.
1)
Puskesmas Pembantu
2)
Puskesmas Keliling
3)
Bidan Desa
4)
Jejaring fasilitas pelayanan kesehatan Ruang Lingkup:
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan standar akreditasi pukesmas, yang meliputi: persyaratan umum sistem
manajemen mutu,
tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat, dan Pelayanan Klinis. C.
Tujuan: 5
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas dalam membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan UKM maupun untuk penyelenggaraan pelayanan klinis D.
Landasan hukum dan acuan: Landasan hukum yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah: Permenkes Nomor 74 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
E.
Istilah dan definisi : a. Dokumen adalah segala benda yang berbentuk arang, gambar, atau tulisan sebagai bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah b. Efektifitas adalah keaktifan, daya guna, adanya kesesuaian dalam suatu kegiatan dengan sasaran yang dituju c. Efisiensi adalah ukuran tingkat penggunaan sumber daya dalam suatu proses d. Kebijakan mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari pimpinan puncak organisasi tentang komitmen organisasi dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi. e. Kepuasan pelanggan adalah sejauh mana anggapan kinerja produk memenuhi harapan pelanggan f.
Koreksi adalah menghilangkan ketidak sesuaian yang ditemukan
g. Pasien adalah pengguna jasa pelayanan kesehatan h. Pedoman mutu adalah dokumen yang berisi pernyataan komitmen organisasi terhadap penerapan ISO 9001:2008. i.
Pelanggan adalah instansi, lembaga, organisasi atau orang yang membeli
produk
atau
jasa
perusahaan
secara
rutin
atau
berkesinambungan karena produk yang dibelinya sangat bermanfaat j.
Perencanaan mutu adalah aktifitas pengembangan produk
untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan k. Prasarana
adalah segala sesuatu yang merupaan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses l.
Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didisain
menggunakan awaktu, ruang, keahlian atau
sumber daya lainnya untuk menghasilkan produk m. Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegaitan telah dilaksanakan. n. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai untuk mencapai tujuan 6
o. Sasaran mutu adalah target dari suatu organisasi untuk melakukan sebuah proses yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu p. Tindakan
korektif
adalah
tindakan
menghilangkan
penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki q. Tindakan preventif adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial
BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. Persyaratan umum: Puskesmas
Kassi-Kassi
menetapkan,
mendokumentasikan, 7
memelihara sistem
manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi
puskesmas. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan
pengendalian
terhadap
proses-proses
penyelenggaraan
pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya puskesmas maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayanan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasar kebutuhan masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanan, dan verifikasi monitoring
terhadap dan
proses
pelayanan
dan
hasil-hasil
evaluasi
serta
upaya
yang
dicapai,
penyempurnaan
yang
berkesinambungan. B.
Pengendalian dokumen: Semua staf di setiap unit menetapkan dokumen yang dianut melalui pengelolanya. Dokumen tersebut dapat berupa dokumen internal dan eksternal
puskesmas.
Seluruh
dokumen
sistem
manajemen
mutu
dikendalikan oleh Tata Usaha Puskesmas Kassi-Kassi agar dokumen yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar. Cara pengendalian dokumen diatur dalam Prosedur Pengendalian Dokumen yang secara garis besar mengatur hal-hal sebagai berikut: 1. Cara Pembuatan Dokumen Apabila dokumen tersebut dibuat secara internal maka sistematikanya sebagai berikut : a. Kebijakan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas Kebijakan
dibuat
berdasarkan
Peraturan
Daerah
Kabupaten
Bantaeng Nomor 11 Tahun 2007 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Bantaeng b. Rencana Lima Tahunan/ Renstra Puskesmas Dibuat berdasarkan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP oleh Dirjen Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2017. Sistematika penyusunannya sebagai berikut : Kata Pengantar Bab I. Pendahuluan A. Latar Belakang B. Maksud Dan Tujuan C. Landasan Hukum D. Sistematika Penulisan Bab II. Tugas Pokok dan Fungsi Puskesmas Rawat Inap Kass-Kassi 8
A. Struktur Organisasi, Susunan Kepegawaian, Pembiayaan Kesehatan, Tugas dan Fungsi, Upaya Kesehatan Yang dilakukan 1.
Tim
mempelajari
Kementerian
kebijakan,
Kesehatan,
rencana Dinas
Provinsi/Kabupaten/Kota,Pelayanan bersifat
promotif
dan
strategis Kesehatan
kesehatan
kuratif,Keputusan
yang
Menteri
kesehatan RI, Nomor 128, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas. 2.
Tim mengumpulkan data: a.
Data umum
b.
Data wilayah
c.
Data penduduk sasaran
d.
Data cakupan
e.
Data sumber daya
3.
Tim melakukan analisis data
4.
Alternatif pemecahan masalah
B. Penyusunan rencana 1. Penetapan tujuan dan sasaran 2. Penyusunan rencana a. Penetapan strategi pelaksanaan b. Penetapan kegiatan c. Pengorganisasian d. Perhitungan sumber daya yang diperlukan C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (Plan of Action) 1. Penjadwalan 2. Pengalokasian sumber daya 3. Pelaksanaan kegiatan 4. Penggerak pelaksanaan D. Penyusunan Pelengkap Dokumen Bab III. Gambaran Pelayanan puskesmas Rawat Inap Kassi-Kassi Bab IV. Isu-Isu Strategis 1. Kendala Internal : Pelaksanaan Manajemen, Sarana Dan Prasarana, Sumber Keuangan Puskesmas 2. Faktor Eksternal : menganalisis Kondisi Geografis, Keadaan Ekonomi Penduduk, Kondisi pendidikan Penduduk. Bab V. Visi, Misi, Tujuan dan Strategis 9
Bab Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun 1. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan yang meliputi antara lain: a. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam
kegiatan,
misalnya:
pengusulan,
penambahan
SDM, seminar, workshop, dsb. b. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb. c. Program
Kerja
Pengembangan
Manajemen,
dan
seterusnya. 2.
Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk program kerja dan kegiatan yang direncanakan secara garis besar.
Bab VI. Pemantauan dan Penilaian Bab VII. Penutup Lampiran: matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/ Klinik. c. Perencanaan Tingkat Puskesmas/PTP Tahunan (RUK dan RPK) Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas Kegiatan
(PTP)
yang
adalah
meliputi
dengan
menyusun
Rencana
usulan
mencakup
seluruh
Usulan kegiatan
Puskesmas. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperha kan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia
di
Puskesmas.
Puskesmas
perlu
memper
mbangkan
masukan dari masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas. Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Berdasarkan alokasi biaya yang telah disetujui tersebut, secara rinci RUK dijabarkan
ke
dalam
rencana
pelaksanaan
kegiatan
(RPK).
Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan Januari tahun berjalan dalam forum Lokakarya Mini yang pertama. d. Pedoman/Panduan Pelayanan Sistematika penulisan pedoman/panduan pelayanan adalah sebagai berikut : Kata pengantar BAB I Pendahuluan 10
BAB II Gambaran Umum FKTP BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan FKTP BAB IV Struktur Organisasi FKTP BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifi kasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan e. Kerangka Acuan Kerangka acuan dapat menggunakan format yang diterapkan di Dinas
Kesehatan
Kabupaten/Kota
masing-masing
atau
contoh
Sistema ka Kerangka Acuan sebagai berikut: 1.
Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat
umum yang masih terkait dengan upaya/
kegiatan. 2.
Latar belakang Latar belakang adalah merupakan jusfi kasi atau alasan
mengapa
dilengkapi
dengan
program data-data
tersebut
disusun.
Sebaiknya
alasan
diperlukan
sehingga
program tersebut dapat lebih kuat. 3.
Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci
4.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
adalah
langkah-langkah
kegiatan
yang
harus
dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. 5.
Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk m, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
6.
Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifi k dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan. Sasaran Program/ kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu 11
7.
Jadwal
pelaksanaan
kegiatan
Jadwal
adalah
merupakan
perencanaan waktu untuk apa- apa rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gan . 8.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan
evaluasi
pelaksanaan
kegiatan
adalah
evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga dak mengganggu Program/ kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang
dimaksud
dengan
pelaporannya
adalah
bagaimana
membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. 9.
Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.
f. Standar Operasional Prosedur Model standar operasional prosedur yang diikuti adalah sesuai dengan standar operasional prosedur yang terdapat dalam Pedoman Penyusunan
Dokumen
Akreditasi
Fasilitas
Kesehatan
Tingkat
Pertama oleh Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015. 2. Cara Pengesahan Dokumen Sebelum Digunakan Dokumen yang telah dibuat harus mendapatkan pengesahan dari kepala puskesmas sebelum digunakan. 3. Cara melakukan peninjauan dan revisi dokumen Revisi dokumen dapat dilakukan melalui fasilitas sistem informasi manajemen mutu puskesmas sesuai dengan tanggung jawab dan kewenangannya.
Perubahan
tersebut
diisi
dalam
kolom
histori
perubahan dokumen. 4. Cara menempatkan/menggunakan dokumen 12
Dokumen induk akreditasi maupun dokumen puskesmas lainnya ditempatkan di Tata Usaha dan dokumen hasil penggandaannnya disimpan
di
masing-masing
pihak
yang
berkepentingan
dengan
dokumen tersebut. 5. Cara mengidentifikasi dan menelusuri dokumen Untuk mengetahui dan menelusuri sebuah dokumen dapat dilakukan dengan melihat daftar dokumen induk yang ada di TU. 6. Cara menangani dokumen eksternal Dokumen eksternal disusun menurut daftar dokumen eksternal di TU dan digandakan sesuai kebutuhan masing-masing bagian. 7. Cara menyimpan dokumen yang sudah tidak berlaku Dokumen yang sudah tidak berlaku, diketahui dengan memperhatikan daftar revisi dokumen. Dokumen yang sudah tidak berlaku ditarik kembali oleh TU. C. Pengendalian rekam implementasi (jelaskan bagaimana pengendalian rekam implementasi di puskesmas) Pengendalian
Dokumen
Dan
Rekam
Implementasi
Puskesmas
adalah sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen dan rekam implementasi, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. Dokumen Puskesmas adalah semua dokumen yang harus disiapkan puskesmas yang merupakan regulasi internal yang berlaku di puskesmas. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah
lengkap /telah dinomori, disahkan dan ditandatangani namun
belum dibubuhi cap Puskesmas. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis – jenis dokumen / rekaman ( contoh kelompok SPO, kelompok rekaman kegiatan Pengendalian dokumen menerapkan hal – hal sebagai berikut : A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan : 1. Manajemen Puskesmas dengan kode : ADMIN, a. Bab I, (ADMIN.I), b. Bab II, (ADMIN.II), c. Bab III, (ADMIN.III), Contoh : (…../SK-KPS/PKM-KSS/ADMIN.I/IV/2017) 2. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas dengan kode : UKM, 13
a.
Bab IV, (UKM/IV),
b.
Bab V, (UKM/V),
c.
Bab VI, (UKM/VI),
d.
Apabila dari upaya Puskesmas maka ditambahkan upaya (contoh upaya KIA=UKM/KIA, upaya Promkes=UKM/Promkes, dll),
3. Pelayanan Klinis dengan kode : UKP, a. Bab VII, (UKP.VII), b. Bab VIII, (UKP.VIII), c. Bab IX, (UKP.IX), 4. Pengkodean Dokumen SK Umum : TU, Contoh : (…../SK-KPS/PKM-KSS/TU/IV/2017) 5. Standar Prosedur Operasional, disingkat : SOP, Contoh : (…../PKM-KSS/SOP ADMIN I/IV/2017) 6. Daftar tilik, disingkat : Dt, 7. Kerangka Acuan disingkat : KA, 8. Surat Keputusan disingkat : SK, 9. Kebijakan disingkat : Kb, 10. Dokumen eksternal disingkat : Dek, 11. Manual Mutu disingkat : MM, 12. Pedoman Mutu disingkat : PM, 13. Audit Internal disingkat : AI. B.
Sistem Pembuatan/Penyusunan 1. Sistem pembuatan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan aturan Pemerintah Kabupaten Bantaeng 2. Sistem pembuatan dokumen akreditasi sesuai dengan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama 3. Sistem pembuatan rekam implementasi sesuai aturan yang berlaku di masing-masing program,
C. Sistem Penomoran 1.
Surat masuk dan keluar, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Perintah Kerja, Dokumen Pengadaan serta Dokumen Kerjasama sesuai dengan aturan Pemerintah Kabupaten Bantaeng
2.
Penomoran dokumen terpusat di Tata Usaha Puskesmas KassiKassi . Contoh
:
01/TU/PKM-KSS/I/2017(
01
adalah
nomor
urut 14
dokumen, TU adalah nama penerbit dokumen, PKM-KSS adalah singkatan dari Puskesmas Kassi-Kassi, I Bulan Januari , 2017 adalah tahun terbit dokumen). 3.
Urutan penomoran dokumen akreditasi meliputi : Nomor Urut Dokumen, Kode Penerbit, Kode Puskesmas Kassi-Kassi, Bulan diterbitkan, tahun diterbitkan
D. Sistem Penyimpanan. 1. Dokumen rekam klinik / medik wajib disimpan sekurangkurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan atau persetujuan lainnya harus disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya. 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda : a. Umum
: resep umum
b. BPJS
: resep peserta asuransi kesehatan, jamkesmas.
3. Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen / arsip aturan Pemerintah Kabupaten Bantaeng. 4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing – masing kelompok
pelayanan
,
sedangkan
master
dokumen
semua
kelompok pelayanan dan program disimpan di administrasi dan manajemen (admen) 5. Penyimpanan Rekam implementasi disimpan di masing-masing penanggung jawab program, E.
Sistem Regulasi dan Akses 1. Dokumen Klinik / Medik menjadi kewenangan dokter / dokter gigi 2. Dokumen perkantoran dan akreditasi menjadi kewenangan Kepala Puskesmas 3. Rekam Implementasi menjadi kewenangan penanggung jawab program,
F. Evaluasi Evaluasi dokumen dilakukan minimal 2 tahun sekali atau jika ada permasalahan terkait hal tersebut,
15
BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Bagian ini menjelaskan mengenai peran manajemen puncak Puskesmas (Kepala Puskesmas, Wakil Manajemen dan pengelola program) dalam sistem manajemen
mutu.
Manajemen
puncak
diminta
untuk
menunjukan
komitmennya terhadap manajemen mutu, memiliki fokus terhadap pelanggan, memastikan adanya kebijakan mutu, menyusun rencana mutu, memastikan adanya tanggung-jawab, wewenang dan komunikasi manajemen mutu, dan memastikan terlaksananya tinjauan manajemen. A. Komitmen manajemen Kepala
Puskesmas,
penanggung
jawab
manajemen
mutu,
penanggung jawab upaya, penanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini 16
Manajemen puncak melakukan sosialisasi kepada para staf tentang pentingnya
memenuhi
persyaratan
pelanggan
dan
regulasi
melalui
berbagai kesempatan seperti rapat, surat edaran, pidato pembukaan acara dan
sebagainya.
Manajemen
puncak
menerbitkan
Kebijakan
mutu.
Manajemen puncak menetapkan Sasaran mutu . Manajemen puncak memastikan adanya kegiatan untuk menilai efektifitas sistem manajemen mutu melalui pelaksanaan Prosedur Tinjauan manajemen. Manajemen puncak memastikan sumberdaya untuk melaksanakan sistem manajemen mutu tersedia B. Fokus pada sasaran/pasien: Pelayanan yang disediakan oleh puskesmas dilakukan dengan berfokus pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya puskesmas dan pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi
serta
tindak
lanjut
pelayanan.
Manajemen
puncak
harus
mengetahui persyaratan yang diminta oleh pelanggan. Untuk mengetahui persyaratan pelanggan maka Puskesmas akan menjalankan Prosedur Identifikasi Persyaratan Pelanggan. Manajemen puncak memastikan bahwa persyaratan
tersebut
telah
terpenuhi
untuk
mencapai
kepuasan
pelanggan.
C. Kebijakan mutu: Seluruh karyawan berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang berfokus pada pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan, dan melakukan penyempurnaan yang berkelanjutan. Kebijakan mutu dituangkan dalam surat keputusan Kepala Puskesmas yang meliputi kebijakan mutu pelayanan klinis dan kebijakan mutu pelayanan UKM Manajemen puncak menyusun Kebijakan Mutu sesuai dengan tujuan Puskesmas, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan perbaikan berkelanjutan serta menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. Manajemen puncak memastikan bahwa Kebijakan Mutu dikomunikasikan dan dipahami oleh setiap staf. Manajemen puncak akan meninjau Kebijakan Mutu secara berkala minimal setiap tahun agar tetap sesuai. D. Perencanaan
Sistem
Manajemen
Mutu
dan
Pencapaian
Sasaran
Kinerja/Mutu 17
Manajemen
puncak
menetapkan
Sasaran
Mutu
(termasuk
persyaratan produk) sesuai pada fungsi dan tingkatan yang relevan, dapat diukur dan konsisten dengan Kebijakan Mutu. Manajemen puncak menetapkan Rencana Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu termasuk Rencana Pencapaian Sasaran Mutu. Manajemen puncak memastikan integritas pelaksanaan sistem manajemen
mutu
tetap
perbaikan/penyempurnaan
terjaga
sistem
meski
manajemen
sedang mutu.
melakukan
Sasaran
mutu
ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal yang meliputi indikator-indikator pelayanan klinis, indicator penyelenggaraan upaya
puskesmas.
Perencanaan
disusun
dengan
memperhatikan
kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan. Perencanaan mutu
Puskesmas
dan
keselamatan
pasien
berisi
program-program
kegiatan peningkatan mutu yang meliputi: a.
Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP
b.
Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien
c.
Penerapan manajemen risiko pada area prioritas
d.
Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga
e.
Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien
f.
Peningkatan mutu pelayanan laboratorium
g.
Peningkatan mutu pelayanan obat
h.
Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien
E. Tanggung jawab, wewenang Manajemen puncak menetapkan dan mengkomunikasikan Uraian Tugas dan Wewenang seluruh staf terkait dengan sistem manajemen mutu. Manajemen
puncak
menetapkan
Wakil
Manajemen
melalui
Surat
Keputusan Pengangkatan Wakil Manajemen yang memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut: 1. Memastikan Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara. 2. Melaporkan
kepada
manajemen
puncak
tentang
kinerja
Sistem
Manajemen Mutu dan perbaikan yang ada. 3. Membangkitkan kesadaran akan persyaratan pelanggan di seluruh bagian/unit. 4. Manajemen puncak menetapkan Prosedur Komunikasi Internal dan memastikan telah terjadi komunikasi untuk membahas efektivitas 18
Sistem Manajemen Mutu F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas: 1.
Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara Melaporkan kepada manajemen kinerja dari sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan
2.
Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan sasaran/pasien
G. Komunikasi internal Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (minilokakarya), pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi
BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN A. Umum Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal dua kali dalam setahun yakni setiap Februari dan Juni. B.
Masukan tinjauan manajemen meliputi 1. Hasil audit pemaparan hasil audit yang telah dilakukan baik itu audit internal maupun audit eksternal. 2. Umpan balik pelanggan Berisi tentang berbagai keluhan pelanggan yang datang secara langsung
maupun
dari
survey
kepuasan
pelanggan
yang
telah
dilakukan. dalam hal ini patut dipertimbangkan untuk menampilkan hasil rekapitulasi survey kepuasan pelanggan. Dan juga langkah pencegahan dan perbaikan terhadap adanya keluhan pelanggan 3. Kinerja proses 19
Masing-masing departemen menampilkan pencapaian sasaran mutu yang
telah
di
tentukan.
yang
perlu
dicermati
adalah
langkah
pencegahan dan perbaikan untuk sasaran mutu yang tidak dapat dicapai oleh suatu departemen. 4. Pencapaian sasaran mutu Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan menampilkan status dari tindakan pencegahan dan perbaikan termasuk dari hasil audit internal/eksternal, keluhan pelanggan dan lain-lain. 5. Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu 6. Perubahan terhadap Kebijakan mutu Perubahan yang perlu
dilakukan terhadap sistem
manajemen
mutu/sistem pelayanan perubahan yang telah dilakukan perusahaan seperti perubahan prosedur, manual mutu, perubahan proses kerja dan juga struktur organisasi yang berpengaruh pada sistem, termasuk bila ada perubahan dalam peraturan perusahaan maupun peraturan pemerintah C.
Luaran tinjauan Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah peningkatan efektivitas sistem
manajemen mutu, peningkatan pelayanan terkait
dengan persyaratan pelanggan, dan identifikasi perubahan-perubahan, termasuk penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan. Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup adanya keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: 1. Peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya 2. Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan 3. Kebutuhan sumber daya.
20
BAB V MANAJEMEN SUMBER DAYA Untuk dapat menjalankan Sistem Manajemen Mutu, maka Puskesmas memastikan sumber daya yang dimiliki dapat dikelola dengan baik. Sumber daya tersebut berupa sumber daya manusia, sumber daya dalam bentuk infrastuktur/sarana, dan sumber daya dalam bentuk lingkungan kerja. A.
Penyediaan Sumber Daya Puskesmas menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan serta mengembangkan Sistem Manajemen Mutu ini. Puskesmas menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk meningkatkan kepuasan dan memenuhi persyaratan pelanggan. Kepala puskesmas berkewajiban menyediakan sumber daya yang dibutuhkan
untuk
penyelenggaraan pelayanan
di
puskesmas.
Penyediaan sumber daya meliputi: (baik untuk penyelenggaraan UKM maupun pelayanan klinis) B. Manajemen Sumber Daya Manusia Penyediaan
sumber
daya
manusis,
proses
rekrutmen,
proses
kredensial, proses pelatihan dan peningkatan kompetensi Puskesmas 21
menetapkan Standar Kompetensi Staf (terdiri dari tingkat pendidikan, jenis pelatihan, jenis ketrampilan dan pengalaman kerja) bagi setiap staf sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Puskesmas menyediakan pelatihan atau kegiatan lain untuk memenuhi atau meningkatkan kompentensi staf, baik diselenggarakan secara mandiri atau oleh pihak luar. Pelatihan dan kegiatan tersebut antara-lain: 1. Puskesmas menilai efektifitas pelatihan dan kegiatan tersebut diatas melalui Prosedur Evaluasi Pelaksanaan Pelatihan atau Kegiatan Lain Dalam Peningkatan Kompetensi Staf 2. Puskesmas melalui berbagai kesempatan akan mendorong setiap staf untuk menyadari arti penting dan kontribusi mereka dalam mencapai sasaran mutu termasuk menyadari kaitan antara kompetensi dengan tugas dan wewenangnya. 3. Puskesmas memelihara rekamanan mengenai pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman kerja yang dialami oleh setiap staf.
C. Infrastruktur Puskesmas menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk, terdiri dari: Gedung, ruang kerja dan peralatan penunjang (misal: mebel, komputer) Peralatan yang dipakai dalam proses Produk (misal: tensimeter, timbangan). Sarana pedukung (misal: mobil ambulance, pesawat
telefon)
Penetapan
infrastruktur
dituangkan
dalam
Daftar
infrastruktur yang dibutuhkan di setiap unit Penyediaan infrastruktur sesuai dengan Prosedur Pembelian Barang Pemeliharaan infrastruktur sesuai dengan Prosedur Pemeliharaan D. Lingkungan kerja Puskesmas menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk, antara lain: 1. Menetapkan
bahwa
lingkungan
fisik
didalam
dan
luar
gedung
Puskesmas merupakan daerah bebas asap rokok, bersih, dan aman dari limbah infeksius 2. Mengelola lingkungan kerja dengan cara menerapkan prinsip 5S sesuai Prosedur Kegiatan Tata Graha Dengan Prinsip 5S
22
BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN
Untuk memastikan bahwa mutu pelayanan yang diberikan sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan, maka Puskesmas mengatur berbagai proses
berikut:
Proses
perencanaan
realisasi
produk;
Proses
yang
berhubungan dengan pelanggan; Proses perancangan dan pengembangan A.
Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) 1. Perencanaan UKM, akses, dan pengukuran kinerja Puskesmas merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Rencana realisasi Produk tersebut disusun dijelaskan
dengan pada
menggunakan point
4.a,
pendekatan
proses
termasuk penetapan
persyaratan produk, dokumen,
sebagaimana
sasaran mutu,
arsip/rekaman yang dibutuhkan.
Penyusunan Rencana Realisasi Produk Puskesmas
berdasarkan:
Pedoman Penyelenggaran Puskesmas (Depkes RI) yang terdiri dari Upaya Kesehatan Masyarakat dan Upaya Kesehatan Perorangan. Standar Akreditasi Medik Dasar yang terdiri dari 3 komponen, yaitu kontinuitas asuhan, manajemen asuhan klinik, peningkatan kinerja klinik. 23
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran: Puskesmas berusaha untuk mengidentifikasi secara jelas semua persyaratan
yang
diminta
dibutuhkan
pelanggan
pelanggan
atau
atau
persyaratan
persyaratan
yang
ditentukan
yang oleh
Puskesmas dan persyaratan lain seperti undang-undang, peraturan pemerintah dan sebagainya yang terkait dengan Produk Puskesmas. Puskesmas melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait untuk meninjau/membahas semua persyaratan tersebut dan untuk menilai apakah
persyaratan
itu
dapat
dipenuhi,
termasuk
apabila
ada
perubahan persyaratan produk. Puskesmas melakukan komunikasi dengan pelanggan dengan cara menyediakan: a.
Leaflet informasi produk
b.
Papan pengumuman bagi pelanggan
c.
Kotak saran untuk menerima keluhan secara langsung
d.
Penetapan persyaratan sasaran
e.
Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
f.
Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian Puskesmas
mengevaluasi
dan
memilih
pemasok
(rekanan)
berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan produk (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh Puskesmas. Puskesmas menetapkan kriteria untuk pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang terhadap pemasok. Puskesmas memelihara rekaman dari hasil evaluasi dan tindak lanjut dari setiap pemasok a. Informasi Pembelian Sebelum melaksanakan pembelian, Puskesmas menetapkan dan menyediakan informasi kepada pemasok mengenai persyaratan produk atau persyaratan kualifikasi personil atau persyaratan sistem manajemen mutu yang dibutuhkan. Puskesmas memastikan bahwa persyaratan tersebut telah mencukupi b. Verifikasi produk yang dibeli Puskesmas
menetapkan
dan
melaksanakan
cara
melakukan
verifikasi terhadap produk yang dibeli baik dengan cara inspeksi (dengan daftar tilik), uji-coba (test) atau cara lainnya c.
Verifikasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian.
4. Penyelenggaraan UKM a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya 24
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Identifikasi dan mampu telusur d. Hak dan kewajiban sasaran e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f.
Manajemen risiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan Sasaran Kinerja UKM: a. Umum Puskesmas menetapkan dan melaksanakan kegiatan pengukuran, analisis dan perbaikan untuk : 1)
Membuktikan kesesuaian produk melalui:
2)
Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan,
3)
Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Proses,
4)
Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Produk,
5)
Prosedur penanganan pelayanan tidak sesuai
6)
Memastikan
kesesuaian
sistem
manajemen
mutu
melalui
Prosedur Audit Mutu Internal 7)
Melakukan perbaikan secara terus-menerus melalui: Prosedur Tindakan
Koreksi
atau
Pencegahan.
Prosedur
tersebut
mencakup metode yang dapat diterapkan, tehnik statistik dan tingkat penggunaannya b.
Pemantauan dan pengukuran: 1) Kepuasan pelanggan Puskesmas Pelanggan
yang
memperoleh
menetapkan secara
informasi
Prosedur
umum dan
memuat
pemanfaatan
Survei
Kepuasan
metoda
untuk
informasi
yang
diperoleh. Pengukuran dimaksudkan untuk menilai salah satu kinerja sistem manajemen mutu yaitu apakah Puskesmas telah memenuhi persyaratan pelanggan 2) Audit internal Puskesmas melakukan audit internal untuk memastikan sistem manajemen mutu telah diimplementasikan secara efektif dan terpelihara sesuai standar ISO 9000:2000 dan sesuai dengan ketetapan Puskesmas. Tim audit dibentuk oleh wakil manajemen dan disahkan oleh Direksi dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum melaksanakan audit. Pelaksanaan internal audit lebih lanjut diatur dalam Prosedur Audit Mutu Internal 3)
Pemantauan dan pengukuran proses 25
Puskesmas
menetapkan
Prosedur
Pemantauan
dan
Pengukuran Proses yang menjelaskan metode pemantauan proses produksi dalam mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan serta tindakan yang harus diambil apabila hasil yang direncanakan tidak terpenuhi 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan Puskesmas
menetapkan
Prosedur
Pemantauan
dan
Pengukuran Produk yang menjelaskan upaya Puskesmas dalam memonitor dan mengukur karakteristik produk apakah telah sesuai dengan persyaratan produk c.
Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai Puskesmas menetapkan Prosedur penanganan pelayanan tidak sesuai Untuk memastikan bahwa produk yang tidak sesuai persyaratan produk dapat diidentifikasi dan dikendalikan. Secara umum prosedur tersebut menjelaskan bahwa Puskesmas akan melakukan salah satu atau lebih cara berikut apabila ada produk yang tidak sesuai, yaitu: 1)
Menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan
2)
Tetap menggunakan produk tersebut dengan konsesi (ganti rugi) yang diberikan dengan persetujuan petugas yang berwenang atau persetujuan pelanggan
3)
Menghindarkan penggunaan produk tersebut
4)
Ketidaksesuaian produk dan tindakan yang diambil dicatat dalam rekaman
d.
Analisis data Puskesmas
menentukan,
mengumpulkan
dan
menganalisis
ketepatan data untuk memastikan kelayakan dan efektifitas sistem manajemen mutu Analisis data yang dilakukan harus memberikan informasi yang berhubungan dengan: 1)
Kepuasan pelanggan
2)
Kesesuaian dengan persyaratan produk
3)
Karekteristik dan kecenderungan proses dan produk
4)
Peluang tindakan pencegahan
5)
Pemasok
e. Peningkatan berkelanjutan Puskesmas meningkatkan secara berkelanjutan efektifitas 26
sistem manajemen mutu dengan menggunakan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan dan pencegahan, dan tinjauan manajemen. Puskesmas menetapkan Prosedur Tindakan Koreksi sebagai pedoman untuk mengambil tindakan koreksi atas penyebab timbulnya ketidaksesuaian, baik ketidaksesuaian produk maupun ketidaksesuaian pelaksanaan sistem
manajemen
mutu.
Prosedur
tersebut
secara
umum
mencakup: 1)
Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan konsumen.
2)
Menentukan penyebab ketidaksesuaian
3)
Mengevaluasi berbagai tindakan koreksi yang dapat diambil
4)
Menetapkan dan melaksanakan tindakan koreksi
5)
Menyimpan arsip tindakan koreksi
6)
Meninjau efektivitas tindakan koreksi
7)
Puskesmas menetapkan Prosedur Tindakan Pencegahan untuk menghilangkan
penyebab
yang
berpotensi
menimbulkan
ketidaksesuaian. Prosedur tersebut secara umum mencakup: 8)
Menentukan
penyebab
yang
berpotensi
menimbulkan
ketidaksesuaian 9)
Mengevaluasi
berbagai
tindakan
pencegahan
yang
dapat
diambil
f.
10)
Menetapkan dan melaksanakan tindakan pencegahan
11)
Menyimpan arsip tindakan pencegahan
12)
Meninjau efektivitas tindakan pencegahan
Tindakan korektif Tindakan perbaikan merupakan dua prosedur prosedur wajib yang harus didokumentasikan dalam ISO 9001. Ini penting dilakukan untuk memastikan semua masalah terdeteksi dan tercatat sehingga mudah untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.
Dalam
membuat
prosedur
tindakan
perbaikan,
setidaknya harus memuat poin-poin berikut: 1)
Mereview dan mendokumentasikan masalah
2)
Melakukan Perbaikan produk sementara, spt : menghapus produk cacat dan mengkarantina area yang ditunjuk untuk investigasi
3)
Menyelidiki penyebab terjadi masalah, bagaimana itu bisa terjadi, mengapa bisa terjadi, apakah bisa terjadi lagi? 27
4)
Mengusulkan solusi yang tepat yang akan mencegah masalah terjadi lagi. Hal ini sering berarti perubahan pada proses.
5)
Anda perlu melaporkan tindakan apa yang benar-benar diambil
6)
Setelah beberapa waktu berjalan, Anda perlu untuk menilai apakah tindakan yang diambil berhasil dalam mencegah masalah yang sama dan mendokumentasikan bukti untuk mendukung keputusan Anda.
7)
Setelah anda yakin masalah tidak akan berulang lagi anda bisa menutup kasus ini
Tindakan perbaikan dapat dilakukan melalui : 1)
Melakukan inspeksi tempat kerja
2)
pengujian, memeriksa, dan pemantauan pabrik dan peralatan
3)
konsultasi dengan staf
4)
Feedback pelanggan
5)
Audit
6)
laporan bahaya
7)
pengecekan dengan produk cacat
8)
menyelidiki keluhan
9)
meninjau kegagalan sistem
10) meninjau persyaratan dan peraturan perundang-undangan g. Tindakan preventif Adapun untuk prosedur tindakan pencegahan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut: 1)
Bagaimana anda mengidentifikasi masalah
2)
Dimana dan bagaiamana membuat catatannya
3)
Bagaimana cara investigasi kasus dan dilakukan siapa?
4)
Memutuskan tindakan apa yang diambil
5)
Bagaimana merekam tindakan yang diambil
6)
Menilai solusi efektif dan mendokumentasikan semua tindakan preventif
7)
Kapan dan siapa yang bisa menutup masalah
Tindakan pencegahan dapat dilakukan melalui cara : 1)
Melalui proses tinjauan manajemen
2)
Memonitor proses/performance
3)
Menganalisa data garansi dan feedback pelanggan
4)
Menganalisis proses 28
5)
Mencari akar masalah untuk tindakan perbaikan
6)
Penilaian resiko
7)
Saran karyawan untuk perbaikan
8)
Jadwal produksi
9)
Pemantauan aturan perundang-undangan dan aturan
10) Review marketplace 11) Mengikuti perkembangan teknologi 12) Temuan Audit mutu internal atau eksternal 13) Pengamatan karyawan
BAB VII PENUTUP
Demikian Manual mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas, tanggung jawab masingmasing sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan.
29
30
31
