LOGÍSTICA Y CADENAS DE SUMINISTRO
3.1 ORGANIZACIÓN DE MATERIALES EN UNA BODEGA Introducción Hoy en día la logística de distribución en las bodegas y almacenes está teniendo un auge muy importante por la necesidad de mejorar sus formas de distribución, almacenaje, recepción y traslado de mercancías desde el proveedor, a la fábrica y al cliente. Una bodega básicamente es un espacio donde se almacenan mercancías, ya sea materia prima, producto en espera de lo que será su siguiente proceso o producto terminado. Actualmente la tecnología y el desarrollo de software brindan una gran variedad de formas para la organización y comunicación en estos espacios En la organización de materiales se describe y se distribuye el espacio dentro de una bodega de acuerdo a la capacidad que esta tenga. Se establecen las medidas de anchura, de pasillos, de altura y de distribución del material de acuerdo al tipo de material que se vaya a resguardar. Es muy diferente la distribución que tendrá una bodega que guarda productos alimenticios a otra que resguarda componentes electrónicos. Básicamente en esto se basa el diseño que tendrán las instalaciones. ¿Qué es una bodega? Una bodega es un área o depósito temporal de las mercaderías que allí se guardan. Funciones Generales de la Bodega: Recibir para custodiar y proteger los materiales. Proporcionar materiales y suministros mediante mediante formularios (entrada y salida de bodega, factura, guía de despacho). Llevar los registros necesarios. Controlar los materiales fabricados. Mantener la bodega limpia y ordenada. Destinar los espacios dependiendo de las las tareas a realizar. Información Sobre los espacios: Áreas disponibles disponibles y adecuadas (1º - 2º pisos), altura de techos. Carga admisible de los pisos. Dimensiones y formas de las superficies versus dimensiones y formas de los los artículos o materiales. Disposición de los equipos para que no entorpezcan los elementos de seguridad, grifos, extintores, cañerías, etc. En una bodega o almacén bien diseñado se utiliza todo el espacio disponible, y la manipulación se reduce al mínimo imprescindible. Una vez conocidas las restricciones del edificio y elegido el equipo apropiado para la actividad de manejo de abastecimientos en emergencias, se puede detallar la distribución en planta del almacén.
1
En cualquier tipo de distribución de planta, existen cuatro componentes: 1. El espacio que ocupan los artículos y el equipo de manejo con sus holguras correspondientes. 2. Los pasillos entre las mercancías para el acceso directo a las mismas. 3. Los pasillos transversales, perpendiculares a los anteriores. 4. El resto de las zonas, dedicadas a ordenar productos, carga y descarga, salidas de emergencia. Anchura de pasillos: La anchura de los pasillos dependerá de la naturaleza de las actividades que tengan lugar en ellos. Estas pueden ser de cuatro tipos: 1. Reposición o recogida de elementos utilizando el mismo pasillo y recorridos en un solo sentido. 2. Reposición y recogida de elementos utilizando el mismo pasillo y recorridos en ambos sentidos. 3. Reposición y recogida de elementos utilizando pasillos diferentes y recorridos en un solo sentido. 4. Reposición y recogida de elementos utilizando pasillos diferentes y recorridos en ambos sentidos. La anchura del pasillo es el espacio libre más pequeño entre todos los existentes, y que separa pallets, elementos o estanterías. Su dimensión viene determinada en gran medida por el radio de giro de los equipos o personas que hacen la carga y descarga de productos y por el tamaño de los productos o pallets manipulados. Para pallets rectangulares, el ancho del pasillo dependerá del lado del pallet que se utilice como principal. Ancho de pasillos y altura de anaqueles en función de los equipos de movilización La altura útil depende de la altura de la estiba con su carga y de la altura del techo. Hay que tener en cuenta la necesidad de dejar un espacio libre entre la carga y la base del anaquel superior. La altura de cada espacio será: Altura carga + Estiba + Altura anaquel + Espacio libre.
Debe existir un espacio libre entre la carga de las estibas de la altura superior y el techo o cualquier clase de obstáculo, tal como tuberías o lámparas. Este espacio libre es necesario tanto en la zona de estanterías como en la zona de pasillos. Partes de una bodega Pasillos transversales: Zonas de recepción y despacho de elementos: Pasillos transversales: Se utilizan para acceder a los pasillos de trabajo. En esencia son espacios muertos, y cuantos menos existan mejor. Generalmente su número viene fijado por las disposiciones contra incendios, con el fin de proporcionar vías de escape o salidas de emergencia, aunque también depende de factores como la cantidad de accesos necesarios, el número de carretillas elevadoras utilizadas y la ubicación de la zona de clasificación.
2
Zonas de recepción y despacho de elementos: Cuando se diseña un almacén se debe prestar mucha atención a las zonas de preparación de pedidos y de almacenaje en grandes unidades. Si la zona es demasiado pequeña, la actividad se verá seriamente limitada y aparecerán cuellos de botella que se propagarán a otras áreas del almacén. Normalmente, estas zonas son las que se sacrifican cuando surge una necesidad de mayor espacio de almacenaje. Durante el diseño de la distribución en planta, los elementos estructurales del edificio deben contemplarse con una perspectiva que permita: 1. Eliminar tantos estorbos y restricciones como sea posible. 2. Considerar cambios en la ubicación de las oficinas y de otras dependencias de servicio. 3. Considerar la utilización del entresuelo para oficinas y para almacenaje de artículos ligeros. 4. Aprovechar o evitar las limitaciones debidas a puertas, suelos, techos, muelles, ascensores. 5. Comprobar las restricciones de la estructura, tales como la resistencia del suelo.
Administración de Bodega y Control de Inventario. OBJETIVOS: Capacitar a jefes y personal de bodega de productos en general en el conocimiento y comprensión del proceso de la administración de materiales, su impacto en las otras áreas de la empresa y en la reducción de costos para competir acertadamente en el mercado, asegurando la calidad TÉCNICAS: Es necesario aplicar técnicas que permitan asegurar: En la recepción de los productos , que estos cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas. En el almacenamiento y manipulación, la identificación y el aseguramiento de la calidad. En la preservación, la verificación y aseguramiento de la mantención de las características técnicas, hasta el momento del despacho. En el proceso de la documentación, el control y la verificación de la calidad de la información que altera los registros contables del control maestro de existencias (entradas y salidas). En el control de inventarios , la verificación y aseguramiento de la conciliación físico – contable. Para facilitar la administración de los materiales, se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operativos o de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. 3
CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS MATERIALES. Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene la información necesaria y suficiente, por medio de números y letras. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. El sistema numérico es utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca. CLASIFICACIÓN DE MATERIALES Almacenamiento en patios o áreas descubiertas: se ubican materiales que no sufran deterioro en su naturaleza misma y en su embalaje Almacenamiento bajo techo: se deben almacenar los materiales que por su forma, volumen, valor, actividad de entrega y salida lo requiera. ALMACENAMIENTO. Definición: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservación de los materiales con los mínimos riesgos para el producto, las personas y la empresa. OJETIVOS: Aprovechamiento adecuado del espacio físico. Mayor rapidez de operación. Control más eficiente y expedito en el manejo de materiales. ALMACENAMIENTO: características Pasillos: dejar un pasillo peatonal periférico de 70 cm. entre los materiales almacenados y los muros del almacén. Demarcación: pintar una franja de 10 cm. con pintura amarilla en los pasillos, las zonas de almacenamiento y la ubicación de los equipos de control de incendios y primeros auxilios. Señalización: colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicación de los equipos. TIPOS DE ALMACENES: Almacenes de productos o mercancías: estos almacenes limitan sus servicios a guardar y manejar ciertas mercancías, como madera, algodón, tabaco, grano y otros productos que se deterioran fácilmente. Almacenes de volúmenes grandes: algunos almacenes ofrecen guardar y manejar productos de gran volumen. Almacenes de temperatura controlada: hay almacenes que controlan el ambiente de almacenamiento. Tanto la temperatura como la humedad puede regularse. 4
Almacenes de bienes domésticos: Guardar y manejar artículos y menaje del hogar son la especialidad de estos almacenes. Aunque los fabricantes de muebles pueden utilizar estos almacenes, los usuarios principales son las compañías de mudanzas de bienes domésticos. Almacenes de mercancía en general: Estos almacenes, el tipo más común, manejan un amplio rango de mercancías. Normalmente, la mercancía no requiere las instalaciones especiales de los casos anteriores. Mini almacenes: Estos son pequeños almacenes con espacio unitario de 20 a 200 metros cuadrados y a menudo se juntan en agrupaciones. Tienen la intención de ser un espacio extra y suministran pocos servicios. Una ubicación conveniente para los arrendatarios es lo atractivo, pero la seguridad puede ser un problema.
COSTOS DEL ALMACENAMIENTO A pesar de ser una función importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos. Entre otros, éstos son: Depreciación de equipos, instalaciones y edificios. Supervisión, mano de obra, manejo interno de materiales. Consumo de energía, combustible, calefacción. Seguros. Deterioros, pérdidas y obsolescencia. Intereses sobre el valor de los materiales almacenados. FACTORES CRÍTICOS DEL ALMACENAMIENTO. Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones. Contar con el plano de bodega actualizado. Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO). Mantener los registros de existencias actualizados. Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo. Vigilar la rotación de productos. Mantener en óptimas condiciones los implementos de seguridad. Controlar adecuadamente el orden y la limpieza.
5
