RUBRO: EXISTENCIAS PROGRAMA DE AUDITORIA
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTOS S PRUEB AS G ENER ALES Y DE CUMPLIM CUMPLIMIENTO IENTO 1 2 3
4
Verificar la existencia de documentación sustentaría que acrediten la política del manejo de las existencias. existencias. Solicitar la información que sustente la propiedad de las existencias a favor de la empresa. Solicitar los elementos de control de Existencias Existencias como Registros y/o Notas Principales y Auxiliares de Apuntes de Existencias de todos los departamentos como Almacén, Ventas, etc. Aplique el cuestionario que sostengan el quiebre de la liquidez de la empresa por la producción en la planta instalada para tal fin, así como contratos y/o acuerdos de importación de empresa productoras e xtranjeras.
RE F.PT
FECHO POR
EX 1
YAL
EX 2
YAL
EX 3
YAL
EX 4
YAL
EX 5
YAL
EX 6
YAL
EX 7
YAL
EX 8 EX 9
YAL YAL
FECHA
PRUEB AS SUTANTI SUTANTIVAS VAS 5
Saldo de la cuenta 20 Existencias
6
Compare salida contable con inventario permanente en unidades valorizadas. Verifique correcta aplicación de método de valuación de existencias. Realice toma de inventario al barrer y compare resultados.
7 8 9 10 11
Determine la validez de Mermas y Desmedros. Compare saldos saldos de Balance y disgregue a su su mínima mínima expresión Conclusiones Finales de la Revisión al Rubro de Caja y Bancos.
EX 10 EX 11
YAL
PROCEDIMIENTO N°1
V erific eri fic ar la la exi exiss tencia de documentaci documentaci ón sus s us tenta tentarí rí a que acr acrediten editen la la política del del manejo manejo de las las exis ex is tenc tencias ias dentro dentro de la empres empres a. Con carta Nº 013, del 15 de Febrero de 2012, la Sociedad de Auditoría Y.A.L. Solicita a la Gerencia General General y a la Oficina de Administración todos los procedimientos, técnicas y alguna modalidad que se aplique para el control de las Existencias. Se le indica también que se nos haga presente todo reglam ento interno de la organización que por su naturaleza sea inherente al rubro de Existencias.
CONCLUSION: Ante tal pedido pedido la Oficina de Administració Administración n expide el Oficio Oficio Circular Nº Nº 125, de fecha 17 de Febrero de 2012; en el cuál se nos indica que la empresa tiene una política de manejo de existencias de acuerdo al empirismo y a la necesidad del volumen de ventas que se requieran sustentándose en el Manual de Organización y Funciones, debidamente aprobado por Junta General de Accionistas, también se encuentra vigente el reglamento de existencias que es manejado por el departamento de almacén y ventas como integrantes motores de este sistema. PROCEDIMIENTO N°2
S olic i tar tar la i nfor maci maci ón que sus s us tente la propi pro piedad edad de las exi ex i s tenci as a favor favor de la empres
Con fecha 15 de Febrero de 2012, la Sociedad de Auditoría Y.A.L. solicita al responsable de la Unidad de Contabilidad que se nos haga entrega ent rega de todos los documentos que logren sustentar posesión de derecho de la empresa auditada. En la Carta Nº 015, también se le detalla que debe hacer entrega de cualquier documento que haga renombre de la empresa, contemplando entre estos todos los comprobantes de Pago debidamente autorizados en el Reglamento de Comprobantes de Pago (facturas, boletas, liquidaciones de compra, etc.).
CONCLUSION: Mediante Carta Circular Nº 130, de fecha 20 de Febrero 2012 la Unidad de Contabilidad de la empresa nos remite un informe pormenorizado acerca de todos los documentos que sustentan el derecho de propiedad de la empresa; entregándose además todas las facturas , letras de cambio y/o otros efectos, por los que la empresa toma posesión de todas las existencias y por lo tanto puede comercializarlas, transformarlas y/o industrializarlas de darse el caso; además hacen entrega de sus informes al área de Contabilidad que registran todo el movimiento de existencias ocurridas durante el periodo. PROCEDIMIENTO N°3
S olic i tar tar los elementos de contro c ontroll de E x is tenci as como c omo Reg R eg is tros y/o y/o Notas P rincipa rinc ipalles y A uxiliares uxiliares de Apuntes Apuntes de Exis E xis tencias tencias de todo todoss los de depa parta rtame ment ntos os como A lmacén, lmacén, Ventas Ventas , etc. Con carta Nº 016, del 22 de Febrero de 2006, la Sociedad de Auditoría Y.A.L. Solicita a la Almacén se nos haga entrega de cualquier cualquier documento documento y/o informe que sustente el ingreso ingreso y la respectiva salida de almacén, detallando la autorización del mismo. Se le hace especial énfasis a los Registros magnéticos o manuales que sustentan las salidas, ya sea mediante el Libro de Inventario Físico Valorado de Existencias y el Libro Auxiliar Auxiliar Ventas; requerimientos requerimientos que los esperamos esperamos tener a la brevedad brevedad del tiempo con todos sus reportes generados
CONCLUSION: Dos días después de haber recibido la carta de solitud, la oficina of icina de la Unidad de Almacén y la de Contabilidad nos remiten el Oficio Circular Nº 40 en el cual nos indican todo control se hace con los respectivos registros, y que la existencia física demuestra que se han estado practicando buenas prácticas de ventas; así también se nos hace mención que el principal registro de orden se lleva en las Hojas de Liquidación. PROCEDIMIENTO N°4
A plique el c ues tionari tionar i o que s os tengan teng an el quiebre qui ebre de la liqui dez de la empres a por la produc ción ci ón en la plant planta a ins tala talada da para para tal tal fin, fin , as í c omo contratos y/o y/o acuerdos de importación importación de empres empres a productoras productoras extranjeras extranjeras PREG UNTAS UNTAS ¿Tienen seguro las mercaderías? ¿Utilizan un sistema para controlar la mercadería? ¿Hay un personal encargado en almacén? ¿Tienen mercaderías comestibles? comestibles? ¿Compran al contado o al crédito? ¿La empresa cuenta con almacén? ¿Tiene un Stock mínimo o máximo? ¿Realizan capacitaciones al personal de almacén? ¿Se reutilizan los desechos? ¿Realizan inventarios de mercadería? ¿Cada que tiempo realizan su inventario de mercadería? ¿Cómo se adquieren las mercaderías? ¿Tienen proveedores fijos? ¿El almacén es seguro?
SI
NO
OBSERVACIONES OBSERVACIONES
X X X X Al crédito máximo
X X X X X
mensualmente X X
X
¿Qué método de valuación utilizan?
X
PROCEDIMIENTO N°5
S aldo aldo de la cuenta cu enta 20 Ex E x i s tenci as Existencias Neto
CA N TIDA D 100 2000 200 1000 1000 95 1000 200 52 30 50 50 32 40 30
…….
S/. 53,120.22
P RO DUCTO bo b ol sas de ce me nto l adri l l os bol sa de y e so made ra f i e rros caj as de l api ce ros cl av os al ambre bal de s de pi ntura ti ne r Lt sacos de arros sacos de azucar bol sas de f i de os caj as de l e che bol sas de sal
P RECIO UN ITA RIO S/. 22.50 S/. 0. 50 S/. 2. 30 S/. 5. 60 S/. 21.50 S/. 0. 50 S/. 3. 50 S/. 5. 40 S/. 25.55 S/. 6. 00 S/. 120.00 S/. 80.00 S/. 22.50 S/. 102.00 S/. 45.40 TOTAL
11%
S/.
TOTA L 2,250.00 1,000.00 460.00 5,600.00 21,500.00 59.62 3,500.00 1,080.00 1,328.60 180.00 6,000.00 4,000.00 720.00 4,080.00 1,362.00
S/.
53, 120.22
S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/. S/.
PROCEDIMIENTO N°6
C ompare ompare s alida contable contable con i nventari nventario o permanente permanente en unida uni dades des valori valori zadas. zadas.
1.- Bolsa de Cemento S aldo C ontable S aldo Inv entario (kardex)
100
S/. 2,250.00
Unidad
Monetario
2000
S/. 1,000.00
Unidad
Monetario
5.60
S/. 5,600.00
Unidad
Monetario
Diferencias
2.- Ladrillos S aldo C ontable S aldo Inventari In ventari o (kardex)
Diferencias
3.- Maderas S aldo C ontable S aldo Inv entario (kardex)
Diferencias
PROCEDIMIENTO N°7
Verifi Ver ifique que correcta corr ecta aplic plicación ación de méto método do de valua valuaci ción ón de exis tenci tencia as . CEMENTO…………
ENTRADA Compra
100
UNIDADES SALIDA
SALDO
PU
ENTRADA
100
100
100
IMPORTE SALIDA
PEPS
SALDO 100
Compra Venta
50 50
150 100
150 100
80
180 105
75
LADRILLOS…………
UNIDADES ENTRADA SALIDA Compra Compra Venta
2000 500 500
SALDO
PU
ENTRADA
2000 2500 2000
2000 2500 2000
2000 800
PEPS
IMPORTE SALIDA
SALDO
1000
2000 2800 1800
MADERAS…………
ENTRADA Compra Compra Venta
UNIDADES SALIDA
1000 800 800
SALDO
PU
ENTRADA
1000 1800 1000
1000 1800 1000
800 50
PEPS
IMPORTE SALIDA
SALDO
50
800 850 800
R.U.C. N° 20497634671 FACTURA
Señor: CONTRATISTAS Y SERVICIOS GENERALES CAASAC Fecha: 01/05/2010 CANTIDAD 50
R.U.C: 20482595691 DESCRIPCION BOLSAS CEMENTO
SON:
P.UNITARIO 22.5
MIL CIENTO VEINTICINCO cancelado
SUB TOTAL IGV (18%)
HYO……01…… de MAYO 201O
TOTAL
TOTAL 1,125.00
953.38 171,61 1,125.00
R.U.C. N° 20497634671 FACTURA
Señor: CONTRATISTAS Y SERVICIOS GENERALES CAASAC Fecha: 01/05/2010 CANTIDAD 500 SON:
R.U.C: 20482595691 DESCRIPCION LADRILLOS DOS MIL OCHOCIENTOS cancelado
HYO……01…… de MAYO MAYO 201O
P.UNITARIO 0.50
SUB TOTAL IGV (18%) TOTAL
TOTAL 2500.00
21,186.44 3,813.56 2500.00
R.U.C. N° 20497634671 FACTURA
Señor: CONTRATISTAS Y SERVICIOS GENERALES CAASAC Fecha: 01/05/2010
R.U.C: 20482595691
CANTIDAD
DESCRIPCION
P.UNITARIO
TOTAL
800
MADERAS
5.6O
4,480.00
SON:
CUATRO MIL CUATROCIENTOS OCHENTA cancelado
SUB TOTAL
3,796.61
IGV (18%)
HYO……01…… de MAYO 201O
683.39
TOTAL
4,480.00
PROCEDIMIENTO N°8
R ealic ealice e toma toma de de inventa inv entari ri o al barr barrer er y compare res ultados ultados . Toma de Inventario
N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
UNIDADES NIDADES 100 2000 200 1000 1000 95 1000 52 30 50 50 32 200 40 30
DESCR IPCION IPCION Bolsas de cemento Ladrillos Bolsas de yeso Madera fierros Cajas de lapicero Clavos Baldes de pintura Tiner Lt Sacos de arroz Sacos de azúcar Bolsas de fideos Alambre Cajas de leche Bolsas de sal
ESTADO
PRE CIO
Malo Bueno Malo Bueno Malo Bueno Regular Malo Bueno Malo Bueno Bueno Regular Malo Malo
S/. 22.50 S/. 0.50 S/. 2.30 S/. 5.60 S/. 21.50 S/. 0.50 S/. 3.50 S/. 21.55 S/. 6.00 S/. 120.00 S/. 80.00 S/. 22.50 S/. 5.40 S/. 102.00 S/. 45.40
PROCEDIMIENTO N°9
Determine la validez validez de Mermas Mermas y Des D esmed medros ros . FECHA DE COMPRA 01/01/2011 10/03/2011 05/05/2011 12//07/2012 20/09/2012 24/11/2012
UNIDAD UNIDAD 100 1000 52 50 40 30
DES CR PCION Cemento Fierros Baldes de Pintura Sacos de Arroz Cajas de Leche Bolsas de Sal
IMPORTE IMPORTE
VALOR ME R C A DO
22.50 21.50 25.55 120 102.00 45.50
20.00 18.00 20.50 80.00 70.00 40.00
DIF 2.50 6.50 5.05 40.00 32.00 5.50
PROCEDIMIENTO N°10
C ompa ompare re s aldos de Bala Balance y dis g reg ue a s u mínima expresión expresi ón B.C 20
MOVIENTO DEBE HABER 53,121.22
1
SA LDOS DEBE
HABER
53,120.22
PROCEDIMIENTO N°11
C onclus onclus iones F inales inales de la la R evis ión al al Rubro de Caja y B ancos . Una vez analizado el Libro Permanente de Existencias, Existen cias, se procede a verificar la adecuada valuación de estos, tomándose en cuenta los lineamientos planteados en la Norma Internacional de Contabilidad Nº 02 : Existencias. Podemos Observar que los productos que se comercializan en Contratistas y servicios generales se valúan por el método PEPS (Primeras entradas, primeras salidas), demostrándose que es el método que más se adecuada al giro principal de la empresa No se descuida de otra parte la normatividad vigente peruana que sólo acepta para efectos tributarios la aplicación del Método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) como único Sistema de Valuación de Existencias Es por ello que al final del periodo contable se hace las respectivas adiciones a los gatos del Balance para poder subsanar esta discrepancia entre ambas partes, pero no olvides que antes de los términos gubernamentales periman los principios, leyes y acuerdos contables de marcados a la aplicación de un determinado giro de negocio.
Programa de auditoria de la cuenta 12 Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” El auditor fin anciero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas. En este trabajo mostraremos un programa para auditar las “Cuentas por Cobrar”, tomando en cuenta los objetivos básicos de esta auditoría. Concepto de cuentas por cobrar: Las Cuentas por Cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.
Atendiendo Atendiendo a su origen, origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios. a) Documentos por Cobrar: Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por los intereses no devengados por la sociedad. b) Deudores Varios (neto): Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personal o deudores de ventas de activos fijos. La estimación estimaci ón de deudores varios incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance. c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas: Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros. Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar:
Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas. Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. Comprobar si hay una valuación permanente –respecto –respecto de intereses y reajustes- del d el monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.
Procedimientos de la auditoría de cuentas por cobrar: Respecto al Control Interno. El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa. 1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda. 8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas. 9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques) 10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores. 11. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc). 14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. Procedimientos: 1. Verificar físicamente físicam ente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar. 2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. 3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas. 4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas. 5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas. 6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc. 7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario. 8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, etc. 9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos. 10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo). 11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas. 12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar.
13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden. 14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar. 15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables. 16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas. 17. Chequear que existan los registr os de deudas para con la empresa de los propios trabajadore s de la empresa. 18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa. 19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados. 20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo. 21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro. 22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito. 23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución. 24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido. 25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior. 26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron. 27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.
28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación. Respecto a los Deudores Incobrables 1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables. 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos. 3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables. 4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales. 5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables. 6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados. 7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda. 8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables. Conclusión Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia física de éstos así como verificar su formalidad para asegurarse que éstos puedan convertirse realmente en dinero. El programa que hemos mostrado contiene pruebas que varían de acuerdo a cada profesional responsable de la Auditoría, pues de acuerdo a la aplicación de éstas el Auditor basará su opinión en relación a la situación real de la empresa.
