1.5 OBTENCIÓN DE DATOS PARA LA TOMA DE DECISIONES ¿QUE SON LOS DATOS? Todos tenemos una apreciación de la importancia de los datos. Son los datos los que se procesan en la computadora para proporcionar información. Los datos son una base parcial sobre la que se toman las decisiones. decisiones. Los datos ayudan a describir los sistemas del mundo real. Todas estas perspectivas son correctas y útiles para entender el papel de los datos. DATOS: son hechos o conceptos conocidos o supuestos y generalmente se expresan en forma numérica. Ejemplo: la tasa de arrendamiento, el número de unidades producidas en el periodo anterior, los salarios para los nuevos vendedores, etc.…
Las organizaciones conservan cantidades voluminosas de datos. Aunque el gobierno dicta algunos datos, la información se guarda por considerarse importante para la organización. Los datos son un reflejo de lo que sucedió en el pasado y lo que está sucediendo . Todavía más importante es que los datos pueden ser útiles para tomar decisiones sobre el futuro. futuro. Es común en cursos de métodos cuantitativos suponer la disponibilidad de los datos y pasar con rapidez a procedimientos elegantes de análisis. Desafortunadamente, los datos no siempre están disponibles. La obtención de los datos con frecuencia es el paso más laborioso y costoso al aplicar los métodos cuantitativos. Con lo cual lo más apropiado es considerar los datos en cuanto a su relación con la aplicación de los métodos cuantitativos de análisis. TIPOS DE DATOS. Los datos que más conservan las organizaciones son los que los especialistas en información llaman: Datos de transacciones. Éstos son datos que resultan de las transacciones comerciales diarias de una organización. Ejemplo: los bancos procesan los depósitos y retiros de sus clientes, las empresas venden sus artículos producidos, las universidades procesan las cuotas de inscripción de los estudiantes. Los datos de transacciones se conservan sobre todo porque es importante para la organización guardar registros de lo que sucede. Datos internos. Éstos están asociados con lo que pasa dentro de la organización. Los datos de transacciones también también son datos internos, pero pero existen datos internos que no son datos de de transacciones. Ejemplo: las estimaciones de ventas futuras. Datos externos y de medio ambiente. Son de menor grado que los datos internos y se refieren al medio en que opera la organización. Ejemplo: gráficas de ventas industriales, tasas de impuestos federales, el producto interno bruto (PIB), etc.
Datos objetivos. Reflejan hechos o conceptos que no requieren subjetividad en su interpretación (que tenemos certeza de ello). Ejemplo: la venta de 5000 unidades en el periodo pasado. Datos subjetivos. Refleja creencias subjetivas (supuestos). Las empresas almacenan muchos más datos objetivos que subjetivos. Ejemplo: el posible incremento de venta a 6000 unidades el próximo periodo. REQUERIMIENTO DE DATOS EN DIFERENTES NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN Las necesidades de datos tienden a diferir con los niveles organizacionales. Esto sucede porque la naturaleza de la toma de decisiones varía al escalar la pirámide de la organización Niveles administrativos, responsabilidades de toma de decisiones y requerimiento de datos.
Nivel Administrativo Datos
Responsabilidades Importantes De Toma De DecisionesRequerimiento De
Alta Administración
Planeación Estratégica Gran Cantidad De Datos Externos Y Subjetivos
Administración Media Control Administrativo Algunos Datos Externos Y Subjetivos Administración Baja
Control Operativo
Primordialmente Datos Internos Y Objetivos
* Los requerimientos de datos a altos niveles administrativos también incluyen los requerimientos más bajos.
La administración de bajo nivel tiene como función primordial el control operativo.
Control operativo. Es el proceso de asegurar que las tareas específicas se lleven a cabo de manera eficaz y eficiente. (Robert Anthony) Por su misma naturaleza, esta actividad se enfoca sobre lo que sucede dentro de la organización. En consecuencia, los datos necesarios para respaldar la toma de decisión tienden a ser internos. La necesidad también es más de datos objetivos que subjetivos.
Administración media está activamente incluida en el control administrativo.
Control administrativo. Es el proceso por el cual los administradores aseguran que se obtengan los recursos que se empleen en forma eficaz y eficiente en el logro de los objetivos de la organización.
La administración media necesita datos internos, la obtención eficaz y eficiente de recursos del medio externo también crea la necesidad de datos externos y subjetivos los cuales no se almacenan de manera rutinaria ni los guarda la organización como lo hace con otros datos (como a los datos de transacciones)
La alta administración tiene responsabilidades importantes en cuanto a la planeación estratégica.
Planeación estratégica. Es el proceso de decidir sobre los objetivos de la organización, sobre los cambios en estos objetivos, sobre los recursos para lograr estos objetivos y sobre las políticas que han de regir la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos. En la actualidad, la planeación estratégica demanda el examen constante del medio ambiente externo. La toma de decisiones, en los diferentes niveles administrativos debe establecer claramente que las necesidades de datos y la facilidad con que estos se obtienen varían mucho. Aún cuando casi todas las necesidades de la administración a bajo nivel y de la administración media son de datos objetivos e internos, la alta administración tiene una necesidad crítica de datos subjetivos y externos. Los requerimientos de esta última son más difíciles de satisfacer, ya que este tipo de datos no se generan por las operaciones diarias de la organización. FUENTES DE DATOS Los datos de transacciones provienen primordialmente del sistema contable de la organización. Los datos pueden proporcionarse sobre una base regular en la forma de informes programados, o pueden preparase en forma especial cuando se demanden y bajo las especificaciones del administrador como un informe pedido. Como ya se dijo, no todos los datos internos son datos de transacciones. En general, tales datos internos son un poco más difíciles de obtener, puesto que es menos probable que se proporcionen en forma de informes programados. En el caso de datos internos subjetivos, es muy poco probable que los guarde la organización, por lo que generalmente es necesario consultar a las personas apropiadas en la empresa para obtenerlos. Los datos externos están disponibles sólo cuando se ha hecho una planeación previa a la demanda de los datos, tales estudios son comunes en el área de comercialización. No son capturados en forma automática por el sistema de información de la organización. Los datos externos pueden obtenerse de una gran variedad de fuentes. (el Gobierno federal publica datos que llegan a ser útiles a las organizaciones, existen asociaciones de intercambio entre empresas para compartir datos e información, firmas de consultores que por honorarios proporcionan datos externos específicos).
LOS DATOS COMO ENTRADA A LOS MODELOS. Los datos en sí no siempre proporcionan bases suficientes para llegar a una decisión. Con frecuencia es necesario seguir con el proceso de los mismos hasta que queden en una forma más útil.
