MANAJEMEN PERGUDANGAN & 5S
FUNGSI-FUNGSI GUDANG Sasaran Modul
• Memahami fungsi-fungsi dari Gudang • Memahami Memahami aktivita aktivitas s yang yang ada di Gudang • Memaha Memahami mi men mengap gapa a fun fungsi gsi dan aktivitas pergudangan perlu di manajemeni
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
2/25
APAKAH GUDANG DIPERLUKAN OLEH PERUSAHAAN?
PEMASOK
PENGGUNA
Menerima
Mengeluarkan
barang
barang
TEMPAT PENYIMPANAN
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
3/25
DEFINISI DARI PERGUDANGAN
Tempat penyimpanan sementara dan pengambilan sediaan untuk mendukung kegiatan operasi
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
4/25
MENGAPA PERLU GUDANG? • • • • •
Ada ketidakpastian Pembelia Pembelian n yang ekonomis ekonomis Waktu transport Musiman Tingkat kecepatan kegiatan yang berbeda-beda • Alasan lainnya
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
5/25
PERENCANAAN GUDANG 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pemililiha Pemi han n Lo Loka kasi si Memp Me mpert ertimb imban angka gkan n Produ Produk k Cam Campur pur Perrlua Pe luasan area rea Pena Pe nang ngan anan an Ma Mate teri rial al Layou outt Gud uda a ng Penyi Penyimp mpana anan n (Teta (Tetap, p, Dinam Dinamis, is, Zonas Zonasi) i) Pertu Pertuka karan ran (Kelua (Keluarr – Ma Masu suk) k) Barang Barang da dan n Ukuran 8. Prosed Prosedur ur Ke Kerja rja dan Pelat Pelatiha ihan n 9 . K ea m an an 10. Keselama Keselamatan tan Kerja Kerja 11. Produk Produk Rusak Rusak dan Kadaluar Kadaluarsa sa 12. Pengendalian Pengendalian Persediaaan Persediaaan dan Dokumentasi Dokumentasi 1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
6/25
PERAN GUDANG DALAM KEGIATAN LOGISTIK DAN SCM 1
1
3
3 2
2 4 5
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
6
7/25
MACAM-MACAM GUDANG 1. Gudang Gudang Bahan Bahan Baku dan Suku Cadang 2. Gudang Work In Process 3. Gudang Barang Jadi 4. Gudang Gudang Distr Distribusi ibusi dan Pusat Pusat Pendistribusian 5. Gudang Gudang Pasokan Pasokan dan Pusat Pusat Pasokan 6. Gudang Lokal 7. Gudang Gudang Jasa Nilai Nilai Tamba Tambah h 1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
8/25
MENGAPA PERLU MANAJEMEN PERGUDANGAN? • • • • • • • • •
Barang Barang tidak jelas keberada keberadaanny annya a Barang Barang tidak jelas kepemilika kepemilikannya nnya Barang Barang tidak jelas pemakaia pemakaiannya nnya Barang Barang tidak dalam dalam k kond ondisi isi baik baik (rusak) (rusak) Pergerak Pergerakan an barang barang sulit Gudan Gudang g terlal terlalu u jauh jauh Gudang Gudang terlalu terlalu sempit sempit Keselama Keselamatan tan kerja tidak terjamin terjamin …
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
9/25
TANGGUNG JAWAB DARI PERGUDANGAN
1. Menerima barang dari sumbernya (Periksa identitas, kuantitas dan kualitas barang yang dibeli, barang titipan, barang retur) 2. Menyimpan barang hingga diperlukan (inspeksi mutu, mengalokasikan, menentukan lokasi, penelusuran lokasi sediaan, penyusunan sediaan dan mengendalikan jumlahnya) 3. Mengambil barang pada saat diperlukan (bahan baku, WIP, barang jadi) 4. Mengirim barang kepada pengguna yang tepat (internal dan eksternal) 1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
10/25
AKTIVITAS DI GUDANG (1/2) 1.
Pene Pe neri rima maan an (Rec (Recei eivi ving ng)) • • •
2.
Menerim Mener ima a den denga gan n ba baik ik semua semua ma mater teria iall yang yang datang Memas Me masti tika kan n semu semua a ma mater teria iall yang yang diter diterim ima a dalam dalam kondisi baik dan jumlah yang benar Menet Me netap apka kan n loka lokasi si pe penyi nyimp mpana anan n ata atau u me menen nentu tuka kan n bagian lain yang memerlukan material yang diterima
Pengep Pengepak akan an (Prepa (Prepack cking ing – Opti Optiona onal) l) •
3.
Brea Breaki king ng bu bulk lk atau atau Crea Creati ting ng bu bulk lk
Peng Pe ngal alok okas asia ian n (Put (Putaw away ay)) •
4.
Materia Mater iall Ha Hand ndliling ng,, konfi konfirma rmasi si loka lokasi si simpa simpan, n, meletakkan material pada lokasi yang telah ditetapkan
Peny Pe nyim impa pana nan n (Sto (Stora rage ge)) •
Menyimp Menyi mpan, an, me mene nentu ntuka kan n me meto tode de pe peyi yimp mpana anan n yang tepat, menjamin material yang disimpan dalam kondisi baik dan aman
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
11/25
AKTIVITAS DI GUDANG (2/2)
5.
Penga Pe ngamb mbila ilan n (Orde (Orderr Picki Picking ng)) •
6. 7.
Mengamb Menga mbilil ma mate teri rial al sesu sesuai ai den dengan gan permi permint ntaan aan pelanggan
(Pack (Packag aging ing an and/ d/or or Prici Pricing ng – Opti Option onal) al) Penyort Penyortiran iran dan/ dan/ata atau u Pengump Pengumpul ul (Sortat (Sortation ion and/or Accumulation) •
8.
Hany Ha nya a pad pada a juml jumlah ah item item ma mater teria iall yang yang lebi lebih h dari dari satu satu
Pengelom Pengelompok pokan an dan Pengirim Pengiriman an (Unitiz (Unitizing ing and Shipping) • • • • •
Memeri Meme riks ksa a kele keleng ngka kapa pan n pe pesa sana nan n Menyi Me nyiapk apkan an do doku kumen men-d -doku okumen men,, pa pack ckin ing g list lists, s, add addre ress ss label dan bill of lading Meng Me nguk ukur ur be berat rat/d /dim imen ensi si un untu tuk k men menen entu tuka kan n biay biaya a pengiriman Meng Me ngump umpul ulka kan n pe pesa sana nan-p n-pes esana anan n unt untuk uk satu satu pengiriman Memindahkan ke truk
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
12/25
AKTIVITAS DI GUDANG Pengambilan
Penyimpanan (Pallet Storage & Retrieval Systems)
(Case Picking Systems)
Pengalokasian
Material
(Putaway)
Handling
Penerimaan (Receiving)
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
Cross-Docking
Broken Case Picking Systems
Penyortiran dan/atau Pengumpul (Sortation & Accumulation) Pengelompokan & Pengiriman (Unitizing & Shipping)
13/25
TANTANGAN PERGUDANGAN (1/2) 1. Kemam Kemampua puan n un untuk tuk me menyi nyimpa mpan n dalam dalam jumlah yang lebih lebih besar dan item yang semakin beragam 2. Peningka Peningkatan tan tunt tuntutan utan layanan layanan kepada kepada Pelanggan 3. Tuntut Tuntutan an un untuk tuk me menur nurun unkan kan Persediaan 4. Tuntutan Tuntutan untu untuk k meningka meningkatkan tkan efisiensi efisiensi operasi dan penggunaan ruang 1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
14/25
TANTANGAN PERGUDANGAN (2/2) 5. Tuntutan Tuntutan peningka peningkatan tan untu untuk k produkprodukproduk pesanan khusus 6. Pening Peningka katan tan kebutu kebutuha han n integr integras asii gudang didalam sistim logistik keseluruhan 7. Peningka Peningkatan tan kebutuha kebutuhan n respon respon yang sangat cepat pada Lean Management, Just In Time 8. Perubaha Perubahan n filosofi filosofi logistik logistik dari “push” “push” menjadi “pull” 1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
15/25
GUDANG YANG BAIK • Memaksimalkan Memaksimalkan efektivitas penggunaan penggunaan ruang • Memaksimalkan Memaksimalkan efektivitas penggunaan penggunaan peralatan • Memaksimalkan Memaksimalkan efektivitas penggunaan penggunaan tenaga kerja • Memaksi Memaksimalk malkan an kemudaha kemudahan n mengakses semua item yang disimpan • Me Mema maksi ksimal malkan kan perlindungan semua item yang disimpan 1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
16/25
PROSES KAIZEN CARA YANG LEBIH BAIK CARA YANG LEBIH BAIK CARA YANG LEBIH BAIK CARA YANG BENAR CARA YANG SALAH 1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
17/25
SASARAN AKHIR PENERAPAN 5S RINGKAS
RAPI
RAJIN
RAWAT
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
RESIK
18/25
PENERAPAN 5S SARANA DASAR MEMBANGUN BUDAYA KERJA PERUSAHAAN KELAS DUNIA
5S
5S
5R
5P
Seiri
Sort
Ringkas
Pemilahan
Seiton
Set in Order
Rapi
Penataan
Seiso
Shine
Resik
Pembersihan
Seiketsu
Standardize
Rawat
Pemantapan
Shitsuke
Sustain
Rajin
Pembiasaan
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
19/25
PENERAPAN 5-S di WAREHOUSE Daur Perbaikan PLAN – DO – CHECK - ACT PLAN PLA N 1. 2. 3. 4. 5.
Penataran Konsep 5-S bagi manager dan para supervisor Bent Be ntuk uk Ko Komi mite te Pe Pela laks ksan ana a 5-S 5-S da dan n Juri Juri Penilai 5-S Teta Tetapk pkan an Krit Kriter eria ia Pe Peni nila laia ian n da dan n Ka Kale lend nder er Penilaian Berkala (berikut formulirnya) Meme Me meta taka kan n area area te temp mpat at kerj kerja a da dan n me mene neta tappkan penanggungjawabnya Merek erekam am kead keadaa aan n aw awal al tiap tiap area area te temp mpat at kerja (dengan photo atau video camera)
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
20/25
LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN 5-S (Lanjutan 1) PLAN 6. DO
7.
CHECK CHEC K 8.
Meneta Mene tapk pkan an ta tang ngga gall Pe Penc ncan anan anga gan n Pe Pene nera rapa pan n 5-S (Kick-Off Date) berikut agendanya Mela Me laks ksan anak akan an be bers rsam ama, a, te term rmas asuk uk pimp pimpin inan an,, penerapan S-1 di tempat kerja masing-masing. Setelah dinilai proses dan hasilnya dapat dilan jutkan dengan penerapan S-2 sampai S-5 S- 5 dengan tiap kali disertai penilaian sebelum dilanjutkan ke S berikutnya. Meme Me merik riksa sa proses proses dan hasil hasil keselu keseluruh ruhan an pen peneerapan dengan menggunakan Kriteria Penilaian sesuai dengan Kalender Penilaian Berkala.
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
21/25
LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN 5-S (Lanjutan 2) CHECK 8.
ACT
Merekam Merek am kesel keseluru uruhan han hasil hasil pe pener nerap apan an sert serta a membandingkannya dengan rekaman sebelumnya. Disajikan pada semua area peserta. 9. Melakukan audit/evaluasi pencapian penerapan 5-S di setiap langkah 10. Memberikan Memberikan penghargaan penghargaan atas upaya (proses) serta hasil penerapan 5-S di area masing-masing. Menindaklanjuti hasil penilaian dengan menyusun dan melaksanakan Rencana Perbaikan 1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
22/25
PENERAPAN 5S CORPORATE ORGANIZATION Top management Upper & middle management level
Supervisor
Periode 5S Dimulai 5S Dimulai
6 bulan 6 bulan
12 bulan 12 bulan
18 bulan 18 bulan
Subyek KEBIJAKAN TOP MANAGEMENT
TARGET CONTROL
Formulasikan kebijakan 5S di seluruh bagian di Perusahaan Pengendalian pencapaian sasaran secara mandiri
Kebijakan kegiatan improvement
GEMBA
KEGIATAN IMPROVEMENT KELOMPOK
Partisipasi menyeluruh di Perusahaan dari Top manajemen hingga ke level GEMBA
GERAKAN 5S
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
Pengendalian pencapaian sasaran diturunkan dari kebijakan Top Manajemen
Aktivitas Aktivitas Improvement Improvement oleh oleh kelompok kelompok kerja kerja
Masa Pengenalan
Masa Pertumbuhan
Masa Pemantapan
Pemantapan Pemantapan Gerakan Gerakan5S 5S
23/25
STRUKTUR ORGANISASI PENERAPAN 5S PT.
Released Date:
5S ORGANIZATION CHART
Logo
Period: ____ to ____
Revision No. Revised Date:
__/__/__
Approved by
Checked by
Prepared by
R-0
Sign
Sign
Sign
__/__/__
Name
File:
Name
Date:__/__/__
Date:__/__/__
Name Date:__/__/__
ADMINISTRATOR
OFFICER
PROMOTOR
GROUP MEMBER
PROMOTOR
FACILITATOR
FACILITATOR
FACILITATOR
FACILITATOR
GROUP LEADER
GROUP LEADER
GROUP LEADER
GROUP LEADER
GROUP MEMBER
GROUP MEMBER
GROUP MEMBER
GROUP MEMBER
GROUP MEMBER
GROUP MEMBER
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
GROUP MEMBER
GROUP MEMBER
GROUP MEMBER
GROUP MEMBER
SMALL GROUP GROUP MEMBER
24/25
RENCANA PENERAPAN 5S Contoh Perencanaan & Pelaksanaan Kegiatan Umum
Penerapan 5S di Area Kerja
Orga Organi nisa sasi si Pene Penera rapa pann n a a n a c n e r e P t a u b m e M
Pela Pelatitiha hann
Pertemuan Tindak Lanjut
Slo Slogan & Pos Poster ter
Sosialisasi Menentukan Area Model
Kord Kordin inaasi Pr Prooyek yek Bula Bulannan
Area Model I
Penerapan Ringkas, Rapi, Resik
Area Model II
T R A T S
n a a n a c n e r e P i s a u l a v E
Meyeluruh di Perusahaan
Mempublikasikan Mempublikasikan Manual
ProyekProyek-proyek Improvement Pelatihan Teknik
Penerapan sementara Teknik-teknik Improvement, Teknik Perawatan
Prog Pr ogra ram m Pela Pelatitiha hann 1
Audit 5S & Sertifikasi
Prog Pr ogra ram m Pela Pelatitiha hann 2
Pelaksanaan Audit & Sertifikasi
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0
25/25