MANAJEMEN PROYEK A. Penger Pengertia tian n dan Fungs Fungsii Manaje Manajemen men
adalah h proses proses merenc merencana anakan kan,, mengo mengorga rganis nisir, ir, memimp memimpin in dan mengen mengendal dalika ikan n Manajemen adala kegiatan anggota serta sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Yang Yang dimak dimaksud sud dengan dengan proses ialah ialah Menger Mengerjak jakan an sesuat sesuatu u dengan dengan pendek pendekata atan n yang yang sistematis. Sedangkan resources/ sumberdaya dapat berupa ( 5 M’ s of corporate) : 1. Men Men (sum (sumbe berd rday ayaa manu manusi sia) a) 2. Money (d (dana) 3. Machin Machines es or or Equip Equipmen ment/p t/pera eralat latan) an) 4. Mate Materi rial al (bah (bahan an)) 5. Manage Managemen mentt or Method Method (manage (managemen ment/M t/Meto etode de). ).
Fungsi manajemen adalah :
Merencanakan berarti memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan dating yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
Mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumberdaya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien.
Memimpin adalah mengarahkan dan mempengaruhi sumberdaya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
Mengendalikan adalah menuntun, dalam arti memantau, mengkaji dan bila perlu
mengadakankoreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Dalam fungsi ini hasil-hasil pelaksanaan selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana seperti anggaran, standar mutu, jadwal penyelesaian pekerjaan dan lainlain.
Proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan dengan alokasi alokasi sumberday sumberdaya a tertentu tertentu dan dimaksudk dimaksudkan an untuk melaksanakan melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas.
Ciri-ciri proyek yaitu :
1. memiliki memiliki tujuan tujuan yang yang khusus khusus,, produk produk akhir akhir atau hasil hasil akhir. akhir. 2. jumlah jumlah biaya, biaya, sasaran sasaran jadwal jadwal serta serta criteria criteria mutu dalam dalam proses proses mencapa mencapaii tujuan tujuan diatas diatas telah ditentukan. 3. Bersifat Bersifat sementara sementara,, dalam arti arti umurnya umurnya dibatasi dibatasi oleh oleh selesainya selesainya tugas tugas atau proyek. proyek. 4. Non rutin, rutin, tidak berulang berulang-ulan -ulang, g, jenis dan intensi intensitas tas kegiatan kegiatan berubah berubah sepanjang sepanjang proyek proyek berlangsung. Tiga kendala (Triple constraint)
Didalam proses mencapai tujuan suatu proyek ditentukan batasan yaitu : 1. Besar Besar biaya biaya ( anggar anggaran) an) proyek proyek harus diseles diselesaik aikan an dengan dengan biaya biaya yang tidak melebih melebihii anggaran. 2. Jadw Jadwal al proy proyek ek haru haruss dike dikerj rjak akan an sesu sesuai ai kuru kurun n wakt waktu u dan dan tang tangga gall akhi akhirr yang yang tela telah h ditentukan. 3. Mutu Mutu produk produk atau hasil hasil kegiatan kegiatan proyek proyek harus memenuh memenuhii spesif spesifika ikasi si dan criter criteria ia yang dipersyaratkan Dengan Dengan demiki demikian an manaje manajemen men suatu suatu proyek proyek dituj ditujuka ukan n agar agar tujuan tujuan dari dari suatu suatu proye proyek k dapat dapat dicapai :
Dalam waktu yang ditentukan
Dalam anggaran anggaran yang tersedia
Sesuai dengan kinerja atau kualitas yang diharapkan.
Pada umumnya kegiatan proyek bermaksud untuk mewujudkan atau membangun sisten yang Dengan demiki demikian an,, urutan urutannya nya adalah adalah system system (fasil (fasilita itas/p s/prod roduk) uk) diban dibangun gun atau atau belum belum ada. ada. Dengan diwujudkan dulu oleh proyek, baru kemudian dioperasikan. Perbandingan Kegiatan Proyek dengan Kegiatan operasional :
Kegiatan Proyek a. Berc Bercor orak ak din dinam amis is,, non non ruti rutin n
Kegiatan Operasional a. Beru Berula lang ng-u -ula lang ng,, ruti rutin. n.
b. b. Siklus Siklus proyek proyek relati relative ve pendek pendek
b. Berlan Berlangsu gsung ng dala dalam m jangka jangka panjan panjang. g.
c. Inte Intens nsit itas as kegi kegiat atan an dida didala lam m perio eriode de
c. Intens Intensita itass kegi kegiata atan n relat relative ive sama. sama.
sikl siklus us
proy proyek ek
beru beruba bahh-ub ubah ah
(nai (naik k
turun)
d. Kegiatan
harus
diselesaikan
berdasarkan anggaran dan jadwal yang
d. Bat Batasan asan angg anggar aran an dan jad jadwal tid tidak setajam dalam proyek.
telah ditentukan. e. Terdiri dari bermacam-macam kegiatan
e. Macam kegiatan tidak terlalu banyak.
yang memerlukan berbagai disiplin ilmu. f.
Keperluan sumberdaya berubah, baik
f.
macam maupun volumenya.
Macam
dan
volume
keperluan
sumberdaya relative konsatan.
Kegiatan Utama Proyek Engineering :
1. Tahap konseptual •
Perumusan gagasan
•
Kerangka acuan
•
Studi kelayakan
2. Tahap Pengembangan dan perencanaan •
Pendalaman berbagai aspek persoalan
•
Desain engineering dan pengadaan
•
Pembuatan jadwal induk dan anggaran
•
Penusunan strategi penyelenggaraan dan rencana pemakaian sumberdaya
•
Pembelian dini
•
Penyiapan perangkat dan peserta
3. Tahap Implementasi •
Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program implementasi serta mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung jawab proyek.
•
Melakukan pekerjaan desain engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, pabrikasi, instalasi atau konstruksi.
•
Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal dan mutu., merekrut TK dan melatihnya.
4. Tahap Terminasi proyek •
Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi seperti uji coba start up dan performance test.
•
Menyelesaikan tugas adm dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim
•
Menyerahkan dokumen proyek kepada pemilik
•
Menutup laporan.
5. TAHAP OPERASI ATAU UTILISASI
Tahap ini tidak termasuk dalam tahapan atau siklus proyek tetapi sudah merupakan bagian dari kegiatan operasional. Macam-macam Proyek :
Dilihat dari komponen kegiatan utama maka macam proyek dapat dikelompokkan menjadi : a. Proyek Engineering-Konstruksi
Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desainengineering pengadaan dan konstruksi. Proyek jenis ini mencakup pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan raya dan fasilitas industri. b. Proyek Engineering-Manufaktur
Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru, yaitu hasil usaha dari kegiatan proyek. Contoh pembuatan ketel uap, mobil dalam suatu perusahaan atau pabrik. c.
Proyek penelitian dan pengembangan
Proyek penelitian dan pengembangan (research and development) dilakukan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. d. Proyek pelayanan manajemen
Proyek tersebut tidak membuahkan hasil akhir dalambentuk fisik, tetapi dalam bentuk laporan akhir. Misalnya merancang simtem informasi manajemen meliputi perangkat lunak maupun keras. Merancang program eff dan penghematan, diversifikasi dll. e. Proyek capital
Proyek capital meliputi pembebasan tanah, penyipan lahan, pembelian material dan peralatan pabrik (mesin), manufaktur (pabrikasi), dan konstruksi pembangunan fasilitas industri. f.
Proyek radio telekomunikasi
Proyek ini dimaksudkan untuk membangun jaringan telekomunikasi yang dapat menjangkau area yang luas dengan biaya yang relative tidak terlalu mahal. Timbulnya suatu Proyek dapat berasal dari beberapa sumber dibawah ini ;
1. Rencana Pemerintah misalnya, proyek pembangunan prasarana, seperti jalan, bendungan, pelabhan dan lapangan terbang yang tujuannya dititikberatkan pada kepentingan umum dan masyarakat. 2. permintaan pasar
Hal ini terjadi apabila suatu ketika pasar memerlukan kenaikan jenis produk dalam jumlah besar. Permintaan ini dapat dipenuhi dengan jalan membangun sarana produksi baru.
3. Dari dalam Perusahaan yang bersangkutan
Hali ini dimulai dengan adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Misalnya : proyek yang bertujuan untuk meningkatkan eff kerja dan memperbaharui perangkat serta system kerja lama agar mampu bersaing. 4. Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan
Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan banyak memberikan manfaat dan peminatnya sehingga mendorong dibangunnya fasilitas produksi. Misalnya komoditi obat-obatan dan bahan kimia yang lain.
PERENCANAAN WAKTU DAN JARINGAN KERJA
Pengelola proyek selalu ingin mencari metode yang dapat meningkatkan kualitas perencanaan waktu dan jadwal untuk menghadapi jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek yang cendrung bertambah. Usaha tersebut membuahkan hasil dengan ditemukannya Metode bagan balok (bar chart) dan analisis jaringan kerja (net work analysis) yaitu penyajian perencanaan dan pengendalian,
khususnya jadwal kegiatan proyek secara sistematis dan analitis. Network planning atau jaringan kerja merupakan : Sebuah pernyataan secara grafis dari
kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan akhir. Jaringan kerja merupakan langkah penyempurnaan dari diagram balok, karena dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang belum dapat diselesaikan oleh bagan balok, diantaranya :
Berapa lama kurun waktu penyelesaian proyek
Apa logika ketergantungan antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain
Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek.
Apabila terjadi keterlambatan dalam penyelesaian suatu item kegiatan tertentu apa pengaruhnya terhadap penyelesaian proyek secara keseluruhan.
Disamping itu jaringan kerja berguna untuk :
Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang komplek.
Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis.
Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya.
Metode jaringan kerja yang umum dipakai:
1. Metode jalur kritis (critical path method/CPM)
2. Teknik evaluasi dan review proyek (Poject Evaluation and review Technnique-PERT) 3. Metode Precedence diagram (Preceden Diagram Method-PDM)
Sejak ditemukannya metode jaringan kerja telah menunjukkan manfaat yang meyakinkan dalam hal penghematan biaya dan waktu dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan tenaga kerja, peralatan dan material. Antara lain terbukti pada proyek berikut ; •
Pembangunan Pabrik kimia raksasa milik perusahaan Du Pont de Nomours pada tahun 1958 : telah menghemat $ 1.000.000,- dari budget semula % 10.000.000,-
•
Proyek peluru kendali POLARIS : telah mempersingkat jangka waktu pelaksanaan proyek dari 5 tahun menjadi 3 tahun, proyek ini sangat kompleks ribuan konsultan desain engineering, sub-kontraktor, supplier dan berbagai jawatan pemerintah dan sosial.
Dalam perkembangannya kemajuan pesat dibidang perangkat computer telah meningkatkan kegunaan metode jaringan kerja, yang pada dasarnya memerlukan dukungan suatu perangkat lunak yang mampu memproses data dan melakukan perhitungan dalam jumlah besar, cepat dan akurat. Hingga saat ini banyak software manajemen proyek yang dikembangkan berdasarkan ,metode jaringan kerja, diantaranya Microsoft project dan Pertmaster. Metode jaringan kerja memungkin dilaksanakannya Management by Exception, dimana metode ini dapat dengan jelas mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang bersifat kritis bagi proyek, teruitama dalam aspek jadwal dan perencanaan, sehingga pengelola proyek dapat memberikan prioritas perhatian.
Perbandingan antara metoda CPM, PERT, PDM :
CPM PERT PDM Memakai teknik penyajian secara grafis dengan memakai diagram anak panah, lingkaran serta kaidah-kaidah dasar logika ketergantungan dalam menyusun urutan kegiatan pada suatu proyek. Activity on Arrow (AOA) : kegiatan pada anak panah / kegiatan Activity on Node (AON) : dilambangkan dengan anak panah. Menggunakan 1 (satu) angka Menggunakan
3
angka
estimasi bagi tiap kegiatan.
estimasi, bagi tiap kegiatan
CPM banyak digunakan oleh
yaitu
kalangan industri dan proyek-
dan yang paling mungkin.
optimistic,
kegiatan pada node Menggunakan satu
angka
estimasi bagi tiap kegiatan.
pesimistik PDM menghasilkan jaringan kerja yang lebih sederhana
proyek engineering konstruksi
Dengan memberikan rentang dari CPM dan PERT, terutama waktu
ini
PERT
dapat
untuk
proyek
yang
menampung adanya unsure-
kegiatannya
unsur
menjadi sub-kegiatan.
yang
belum
kemudian
pasti,
perlu
dipecah
menganalisa
kemungkinan-kemungkinan sejauh
mana
proyek
menyimpang atau memenuhi sasaran jadwal penyelesaian. Sehingga PERT lebih banyak digunakan
pada
proyek
proyek-
penelitian
dan
pengembangan seringkali Diperkenalkan
pada
tahun
ahli
matematika
memiliki
bersamaan
dengan
dasar
pengembangandiperkenalkan
dari CPM, secara terpisah Dinas
perusahaan Du-Pont bekerja Angkatan sama
unsure
waktu yang belum tentu. Pada waktu yang hamper Konsep
1957 oleh suatu tim engineer dan
yang
Laut
Amerika
Fondahl
PDM
oleh
dari
J.W> Stanford
University USA pada awal
Rand
Serikat mengembangkan pula
tahun
usaha
system
control
dikembangkan oleh lanjut oleh
mengembangkan suatu system
dalam
rangka
control manajemen.
proyek
Corporation,
Sistem
dalam
dimaksudkan
merencanakan
kegiatan hubungan
yang
memilki
desain engineering konstruksi
usaha
yang
engineering,
kontraktor,
supplier
sub dan
ketergantungan berbagai jawatan pemerintah
yang kompleks dalam masalah
dan
Polaris
peluru penggunaan computer untuk
pemeliharaan.
Usaha-
ditekankan
untuk
mencari metode yang dapat meminimalkan biaya, dalam
memudahkan
melibatkan ribuan konsultan perhitungan
mengendalikan sejumlah besar desain
dan sosial.
Kemudian
mengelola perusahaan IBM dalam rangka
pembuatan
untuk kendali dan
manajemen
1960-an.
perhitunganPDM
menggunakan computer.
dengan
hubungannya dengan kurun waktu
penyelesaian
suatu
kegiatan B. MEKANISME PENYUSUNAN JARINGAN KERJA
1.
Identifikasi lingkup proyek dan menguraikannya menjadi komponen-
komponen kegiatan. 2.
Menyusun
komponen-komponen
kegiatan
sesuai
urutan
logika
ketergantungan menjadi jaringan kerja. Urutan ini dapat berbentuk seri dan parallel. 3.
Memberikan perkiraan kurun waktu masing-masing kegiatan.
4.
identifikasi jalur kritis, float dan kurun waktu penyelesaian proyek.
5.
Meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumberdaya :
a. Menetukan jadwal yang paling ekonomis b. Meminimalkan fluktuasi pemakaian sumberdaya. Beberapa catatan terhadap mekanisme diatas :
1. Identifikasi lingkup proyek dan menguraikannya menjadi komponen-komponen kegiatan : Tujuan memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponennya adalah untuk
meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek. Seperti halnya pada proses perkiraan biaya, yaitu akan memperoleh angka yang lebih akurat bila dilakukan dengan menganalisis kompone-komponenya secara lebih rinci, disbanding dengan perkiraan langsung satu lingkup proyek utuh tanpa memecah dan menganalisisnya terlebih dahulu.
Seberapa jauh pemecahan ruang lingkup proyek ditentukan oleh hal-hal sebagai berikut :
-
Berapa besar akurasi perkiraan waktu maupun urutan ketergantungan yang diinginkan?
-
Apakah tujuan penggunaan jaringan kerja yang tersusun dari pemecahan lingkup proyek ?.
Contoh Penguraian lingkup proyek menjadi komponen kegiatan ;
Proyek Gudang Kerangka Besi Uraian level I 1. Membuat gambar
Uraian level II 1. Gambar bangunan
Uraian level III 12. Gambar bangunan
2. Membuat Gambar
2. Instalasi listrik
13. Instalasi listrik
3. Menyiapkan lahan
3. Material Bangunan
14.Instalasi Air
4. Membuat Pondasi
4. Material Pondasi
15. Material Tinga
5. Pabrikasi ( tiang dan . .
5. Menggali tanah
16. Material Dinding
Kerangka atap )
6. Cor pondasi
17. Material Atap
6. Mendirikan bangunan
7. Pabrikasi Tiang
18. Besi Beton
8. Pabrikasi kerangka . .
.
19. Adukan Beton
atap
20.Memadatkan Tanah
9. Mendirikan tiang
21. Menggali Tanah
10. Membuat dinding
22. Cor Pondasi
11. Menaikan atap
23. Pabrikasi Tiang 24. Pabrikasi konzen 25.Oabirikasi kerangka
.
atap 26. Mendirikan Tiang 27. Menbuat dinding 28. Memasang kusen 29.
Memasang kerangka .
atap 30 Menaikan atap 31. Memasang pintu 32. Mengecat
4. Jalur kritis ialah jalur yang terdiri dari rangkaian kegiatan dalam lingkup proyek, yang bila terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kegiatan yang berada pada jalur ini ini dinamakan kegiatan kritis. 5. Butir a, Ditujukan untuk memilih berbagai alternative jadwal dilihat dari segi biaya, sedangkan butir b, berusaha meningkatkan efisiensi pengelolaan proyek, dengan jalan sejauh mungkin mencegah terjadinya
fluktuasi penggunaan sumberdaya, misalnya material ataupun tenaga kerja resources (manpower, equipment or material). B. Terminologi dan Kaidah Dasar
Seperti telah dijelaskan jaringan kerja dapat menggunakan dua bentuk dalam penggunaan symbol atau lambang :
Kegiatan pada anak panah (Activity on Arrow-AOA ) Disini kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang menghubungkan dua lingkaran yang mewakili dua peristiwa.
Peristiwa/event
Peristiwa/event
terdahulu
berikutnya
j
i Kegiatan
Kegiatan ditulis dala kotak atau lingkaran (Activity on Node-AON) Anak panah hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara kegiatan-kegiatan
Kegiatan A
Kegiatan B
CPM dan PERT menggunakan bentuk AOA dan PDM menggunakan AON. Berikut yang akan dibahas secara detail adalah bentuk AOA B. 1. Simbol
Anak
-Melambangkan activity/kegiatan, job
panah
-Kegiatan ini memerlukan jangka waktu tertentu (duration),
(arrow)
dengan pengggunaan sejumlah sumber tenaga, peralatan, bahan dan biaya (resources) -Panjang dan kemiringan anak panah tidak mempunyai arti tertentu (tidak berskala) -Arah anak panah menunjukkan arah kegiatan dengan arah dari kiri kekanan. -Contoh kegiatan : Menggali pondasi, mengecor kolom,
Lingkaran
membuat kunsen, memasang dinding, memasang atap dll. -Melambangkan kejadian
(Node)
-Ini merupakan ujung dari pertemuan dari satu atau lebih kegiatan -Contoh kejadian : Kegiatan menggali pondasi dimulai, kegiatan mengali pondasi selesai, kegiatan memasang atap
Anah
dimulai, kegiatan memasng atap selesai. -Melambangkan kegiatan semu/dummy
panah
-Kegiatan semu digunakan untuk membatasi mulainya
terputus-
kegiatan-kegiatan atau penghubung kejadian atau peristiwa.
putus
-Perbedaan dummy dengan activity ialah bahwa dummy tidak mempunyai duration dan tidak memerlukan resources (manpower, equipment or material)
B.2. Beberapa Bentuk Hubungan Kegiatan
Untuk setiap kegiatan akan selalu timbul pertanyaan ; a. Kegiatan-kegiatan apa yang mendahuluinya?
A
b.Kegiatan-kegiatan apa yang langsung mengikutinya?
A c.Kegiatan-kegiatan apa yang dapat berjalan bersamaan
d.Apa yang membatasi/menetukan saat mulai suatu kegiatan e.Apa yang membatasi/menentukan saat selesai suatu kegiatan.
Secara umum hubungan ketergantungan antar kegiatan dapat dijelaskan dalam empat bentuk dasar berikut : 1.
Kegiatan B Mulai setelah A selesai
A
B
2. Kegiatan B dan C dapat dimulai kalau A selesai (kegiatan memencar)
3. Kegiatan C dan D dapat dimulai setelah kegiatan A dan B selesai
A
C
B
D
4. Kegiatan C dimulai setelah A dan B selesai, kegiatan D dimulai setelah B selesai ( kegiatan dengan satu dummy)
Contoh network planning : Regional Plan Suatu Daerah
Beberapa ketentuan umum dalam menyusun diagram Network Planning :
Harus jelas dan mudah dibaca
Harus dimulai dari suatu kejadian (event) dan diakhiri pada suatu kejadian
Anak panah digambarkan dengan garis lurus (boleh garis patah akan tetapi tidak boleh garis lengkung)
Kecuali dalam hal khusus, panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lamanya kurun waktu.
Harus dihindari perpotongan antar anak panah
Tidak boleh ada dummy yang tidak perlu
Nama kegiatan ditulis diatas anak panah
Durasi kegiatan ditulis dibawah anak panah
Satuan waktu yang digunakan satu jenis; jam, hari, m inggu, bulan dll.
B.3. Kurun Waktu Kegiatan
Kurun waktu merupakan : Lama waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan dari awal samapai akhir, yang dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut ;
Kurun waktu = Jam-orang untuk menyelesaikan pekerjaan Jumlah tenaga kerja = Volume pekerjaan Kinerja Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memperkirakan kurun waktu kegiatan :
1. Angka perkiraan hendaknya bebas dari pertimbangan pengaruh kurun waktu kegiatan yang mendahului atau yang terjadi sesudahnya. Misalnya kegiatan memasang pondasi
tergantung dari tersedianya semen, tetapi dalam memperkirakan kurun waktu memasang pondasi jangan dimasukkan faktor kemungkinan terlambatnya penyediaan semen. 2. Angka perkiraan kurun waktu kegiatan dihasilkan dari asumsi bahwa sumber daya tersedia dalam jumlah normal. 3. Pada tahap analisis, angka perkiraan ini dianggap tidak ada keterbatasan jumlah sumberdaya, sehingga memungkinkan kegiatan dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan atau parallel. Sehingga penyelesaian proyek lebih cepat disbanding bila dilaksanakan secara berurutan atau secara seri.
4. Gunakan hari kerja normal, jangan dipakai asumsi lembur, kecuali kalau hal tersebut dilaksanakan secara khusus untuk
proyek yang bersangkutan sehingga dapat
diklasifikasikan sebagai hal normal. 5. Bebas dari pertimbangan mencapai target jadwal penyelesaian proyek, karena dikhawatirkan akan mendorong untuk menentukan angka yang disesuaikan dengan target tersebut. 6. Tidak memasukkan angka kontingensi untuk hal-hal seperti adanya bencana alam, pemogokanataupun kebakaran.
Pengaruh cuaca merupakan salah satu hal yang sulit diduga, dan karena memerlukan
perhatian yang khusus. Dalam memperhitungkan pengaruh cuaca dalam memperkirakan kurun waktu kegiatan dikenal pendekatan-pendekatan sebagai berikut ;
Tidak memasukkan faktor cuaca kedalam perkiraan kurun waktu masing-masing item kegiatan, tetapi pengaruh cuaca diperhitungkan kedalam kurun waktu proyek secara keseluruhan. Misalnya suatu proyek akan selesai dalam waktu 150 hari, kemudian diperkirakan akan terjadi keterlambatan akibat pengaruh cuaca selama 20 hari. Maka diperhitungkan kurun waktu penyelesaian proyek menjadi 170 hari.
Memasukkan faktor cuaca kedalam masing-masing item kegiatan.
Pendekatan ini berpotensi memberikan perkiraan yang lebih akurat, akan tetapi memerlukan usaha yang lebih besar.
D. Metode Jalur Kritis (Critical Path Method-CPM)
Pada metode CPM dikenal adanya jalur kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu
penyelesaian proyek yang tercepat. Jadi jalur kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis , dimulai dari kegiatan pertama sampai kegiatan terakhir proyek. Makna jalur kritis penting bagi pelaksana proyek, karena pada jalur ini terletak kegiatan-kegiatan yang bila pelaksanaannya terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kadang-kadang dijumpai lebih dari satu jalur kritis dalam jaringan kerja. D1. Terminologi Setelah data ditentukan network planning dengan logika ketergantungan antar kegiatan, maka selanjutnya dtinjau kurun waktu (duration) pelaksanaan kegiatan dan menganalisis network diagram untuk mendapatkan waktu terjadinya masing-masing kegiatan.
Earliest Time of Occurrence / Waktu paling awal peristiwa terjadi ( TE = T)
TL = L /Waktu paling akhir peristiwa terjadi ES/earliest start
EF/earliest finish
Node reference number/ no LS/latest start
TE=E
ES
Earliest Time of occurrence
Waktu paling akhir peristiwa dapat
terjadi Earliest Start Time
terjadi Latest start time
mulai
paling
LS awal
suatu
kegiatan Earliest finish time Waktu
D
Latest time of Occurrence
Waktu paling awal pristiwa dapat
Waktu EF
TL=L
LF/Latest finish
mulai
paling
Waktu LF
awal
kegiatan Duration Kurun waktu suatu kegiatan
suatu
mulai
paling
akhir
suatu
kegiatan Latest finish time Waktu selesai paling akhir suatu kegiatan
D.2 PERHITUNGAN Perhitungan Maju
Perhitungan maju dimaksudkan untuk mengetahui waktu atau tanggal paling awal kita dapat memulai atau mengakhiri kegiatan proyek. AT-1. Kecuali kegiatan awal, suatu kegiatan baru
E (1) = 0
dapat dimulai bila kegiatan yang mendahuluinya (predecessor) telah selesai. AT-2. Waktu selesai paling awal suatu kegiatan =
EF=ES + D
waktu mulai paling awal ditambah kurun waktu
EF (i-j) = ES(i-j) + D (i-j)
kegiatan yang bersangkutan. AT-3. Bila suatu kegiatan memiliki dua atau lebih
Bila EF(c) > EF(b) > EF(a), maka ES (d) =
kegiatan terdahulu yang berkaitan, maka waktu
EF (c)
mulai paling awal (ES) kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu selesai paling awal (EF) yang terbesar dari kegiatan terdahulu. Perhitungan Mundur Perhitungan mundur dimaksudkan untuk mengetahui waktu atau tanggal paling akhir kita masih dapat memulai atau mengakhiri kegiatan proyek tanpa menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. AT-4. Waktu mulai paling akhir suatu kegiatan
LS = LF - D
adalah sama dengan waktu selesai paling akhir dikurangi kurun waktu berlangsungnya kegiatan yang bersangkutan. AT-5. Bila suatu kegiatan memiliki (memecah
LS(b) < LS(c) < LS(d), maka LF(a) =
menjadi) 2 atau lebih kegiatan-kegitan berikutnya
LS(b).
(successor), maka waktu selesai paling akhir (LF) dari kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu muli paling akhir (LS) kegiatan berikutnya yang terkecil. Catt : Duration /waktu dalam network planning adalah hari kerja D.3 Contoh Perhitungan CPM
Sebuah proyek terdiri atas kegiatan-kegiatan sebagai berikut ; No 1 2
Kode Kegiatan A B
Durasi 8 7
Predecessor A
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
C D E F G H I J K L M
12 18 12 25 13 9 15 4 11 4 19
J,B C E F H E E I,K F,L
Tentukan : 1. Diagram network planning dari proyek tersebut. 2. Dengan memperhitungkan durasi masing-masing kegiatan, tentukan jalur kritis dari proyek tersebut.
E. Teknik Evaluasi dan Review Proyek ( Project Evaluation and review Technique-PERT)
Bentuk lain dari perencanaan dan pengendalian jadwal proyek dengan menggunakan metode Network Planning adalah PERT .
Ada beberapa perbedaan mendasar antara CPM dan PERT, yaitu : CPM 1. Memperkirakan waktu komponen kegiatan
PERT 1. Direkayasa untuk menghadapi situasi dengan
proyek dengan pendekatan deterministic yang
kadar ketidakpastian (uncertainty) yang tinggi
mencerminkan adanya kepastian pada aspek kurun waktu kegiatan. 2. Waktu pelaksanaan kegiatan ditentukan 2. Waktu pelaksanaan kegiatan ditentukan dengan satu perkiraan waktu tertentu.
dalam rentang (range) dengan memakai tiga
3.
angka estimasi. 3. Event Oriented (berorientasi kepadakegiatan)
Activity
oriented
(berorientasi
kepada
kegiatan ) 4. Float 5. Menggunakan deterministic duration time
4. Slack 5. Menggunakan probabilistic duration time yaitu : 1. a=optimistic duration time, waktu tersingkat untuk menyelesaikan suatu kegiatan 2. m= most likely duration time, kurun waktu paling mungkin /waktu paling sering terjadi untuk menyelesaikan suatu kegiatan.
3. b= pessimistic duration time, waktu terlama untuk menyelesaikan suatu kegiatan.
Teori Probabilitas
Tujuan menggunakan tiga angka estimasi diatas adalah untuk memberikan rentang waktu yang lebih lebar dalam melakukan estimasi kurun waktu kegiatan dibandingkan satu angka deterministic. Teori probabilitas dengan kurva distribusinya akan menjelaskn tiga angka tersebut. Teori probabilitas bermaksud mengkaji dan mengukur ketidakpastian (uncertainty) serta mencoba menjelaskan secara kuantitatif. Diumpamakan satu kegiatan dikerjakan secara berulang-ulang dengan kondisi yang dianggap sama. Sumbu horizontal menunjukkan waktu selesai pada kurun waktu yang bersangkutan. Selanjutnya titik-titik yang menunjukkan lama penyelesaian dan frekuensinya itu dihubungkan sehingga membentuk garis lengkung yang disebut dengan Kurva Distribusi Frekuensi Kurun Waktu Kegiatan X.
Notasi a, m, b dapat dijelaskan dari kurva tersebut. Kurun waktu yang menghasilkan puncak adalah m, yaitu kurun waktu yang paling banyak terjadi (most likely time). Adapun angka a dan b terletak hamper diujung kiri dan kanan dari kurva distribusi, yang menandai batas lebar rentang waktu kegiatan. Kurva distribusi kegiatan tersebut umumnya berbentuk asimetris dan disebut kurva Beta.
Estimasi Angka angka a, b, m
Estimator perlu memahami fungsi dari a, m, b dalam hubungannya
dengan perhitungan dan pengaruhnya dalam metode PERT.
Proses estimasi a, m, b bagi masing-masing kegiatan jangan sampai
dipengaruhi oleh target waktu penyelesaian proyek.
Bila tersedia data-data pengalaman masa lalu (historical record), maka
dapat digunakan untuk bahan pembanding. Dengan syarat data-data tersebut cukup banyak secara kuantitatif dan kondisi kedua peristiwa tersebut tidak banyak berbeda.
Kurva Distribusi dan Kurun Waktu yang Diharapkan ( te)
Setelah menentukan estimasi angka-angka a,m, b maka tindakan selanjutnya adalah merumuskan hubungan ketiga angka estimasi tersebut menjadi satu angka yang disebut dengan te (expected duration time), kurun waktu yang diharapkan. Rumus : te = a + 4m + b / 6
Deviasi Standar Kegiatan dan Varians Kegiatan V (te) Estimasi kurun waktu kegiatan dengan memakai metode PERT memakai rentang waktu . Rentang waktu ini menandai derajat ketidakpastian yang berkaitan dengan proses estimasi kurun waktu kegiatan. Berapa besarnya ketidakpastian ini tergantung pada besarnya angka yang dipekirakan untuk a dan b. Deviasi Standar Kegiatan : S = (1/6) . (b – a)
Varians Kegiatan : V(te) = S2 = ( ( 1/6) . ( b – a) )2
Apa makna dari S dan V(te) ; Kegiatan dengan te yang sama, akan tetapi dengan nilai V(te) yang berbeda, menunjukkan derajat ketidakpastian yang berbeda.
Target jadwal Penyelesaian (TD)
Pada penyelenggaraan proyek sering dijumpai sejumlah tonggak kemajuan dengan target jadwal atau tanggal penyelesaian yang telah ditentukan. Pimpinan proyek atau pemilik proyek seringkali menginginkan suatu analisa untuk mengetahui kemungkinan atau kepastian pencapaian target jadwal tersebut. Hubungan antara waktu yang diharapakan (TE) dengan target T(d) pada metode PERT dinyatakan dengan z dan dirumuskan sebagai berikut : Deviasi z = T(d) – TE / S
Ringkasan Perhitungan TE (proyek selesai) dan Kemungkinan (%) Mencapai Td (Target yang Diingini) : a.
Memberikan angka estimate a, b, m kepada masing-masing komponen kegiatan.
b.
Menghitung te untuk masing-masing komponen kegiatan.
c.
Mengidentifikasi kegiatan kritis. Hitunglah kurun waktu penyelesaian proyek yaitu TE = Jumlah te kegiatan-kegiatan kritis.
d.
Tentukan varians untuk masing-masing kegiatan kritis pada jalur kritis terpanjang menuju titik peristiwa TE yang dimaksud. Dipakai rumus V(TE) = Jumlah V(te) kegiatan kritis.
e.
Sebagai langkah terakhir untuk menganalisis kemungkinan mencapai target T(d) dipakai rumus : ,z = T(d) – TE / S Dimana S2 = V (TE)
f.
Dengan menggunakan tabel cumulative normal distribution function, dapat ditentukan probabilitas (%) selesainya proyek pada target T(d).
JADWAL DAN SUMBERDAYA Sebelumnya kita telah membahas jalur kritis dalam suatu jaringan kerja yang menunjukkan waktu paling cepat penyelesaian proyek, dan kelonggaran yang mengidentifikasi kapan suatu kegiatan paling lambat diperbolehkan, tanpa menganggu jadwal proyek secara keseluruhan. Setelah perencanaan jadwal proyek selesai dihitung, kadang-kadang muncul pertanyaan apakah waktunya tidak dapat dipercepat dengan menambah sumberdaya atau biaya dalam batas batas yang masih dianggap ekonomis. Dalam bahasan ini kita membahas hal-hal sebagai berikut : a. Mencari hubungan jadwal biaya yang ekonomis b. Menyusun jadwal dengan keterbatasan sumberdaya c. Meratakan pemakaian sumberdaya.
MEMPERSINGKAT WAKTU PENYELESAIAN
Jadi tujuan utama dari program mempersingkat waktu adalah memperpendek jadwal penyelesaian kegiatan atau proyek dengan kenaikan biaya yang minimal.
Rumus Perhitungan
Untuk menganalisis hubungan antara waktu dan biaya suatu kegiatan dipakai defenisi sbb •
Kurun waktu normal adalah kurun waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan sampai selesai dan dengan cara yang efisien, tetapi tanpa mempertimbangkan kerja lembur dan usaha-usaha khusus lainnya, seperti menyewa peralatan yang lebih canggih.
•
Biaya normal adalah biaya langsung yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan kurun waktu normal.
•
Kurun waktu dipersingkat (crash time) adalah waktu tersingkat untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang secara teknis masih mungkin. Disini dianggap sumberdaya bukan merupakan hambatan.
•
Biaya untuk waktu dipersingkat (crash cost) adalah jumlah biaya langsung untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kurun waktu tersingkat. Biaya
Titik dipersingkat Biaya untuk wkt dipersingkat
Titik normal Biaya normal
Wkt dipersingkat waktu normal Hubungan antara waktu dan biaya dapat digambarkan dalam bentuk grafik. Seandainya diketahui bentuk kurva waktu-biaya suatu kegiatan, yaitu dengan mengetahui berapa slope dan sudut kemiringannya maka bisa dihitung berapa besar biaya untuk mempersingkat waktu satu hari dengan rumus : Slope biaya =Biaya dipersingkat – Biaya normal ----------------------------------------Waktu normal- waktu dipersingkat Langkah-langkah dalam mempersingkat waktu penyelesaian proyek ; 1. Carilah jalur kritis, hitunglah kurun waktu penyelesaian proyek dan float total untuk semua aktivitas yang trdapat pada proyek. 2. Membuat tabulasi waktu serta biaya normal dan dipersingkat 3. Hitung slope biaya kegiatan
wkt
4. Mempersingkat waktu proyek dengan memulai dari aktivitas yang mempunyai biaya paling minimum.
Dapat disimpulkan bahwa garis besar prosedur mempersingkat waktu adalah sebagai berikut : 1. Menghitung waktu penyelesaian proyek dan mengidentifikasi float dengan CPM, atau memakai kurun waktu normal. 2. Menentukan biaya normal masing-masing kegiatan. 3. Menentukan biaya dipercepat masing masing kegiatan 4. Menghitung slope biaya masing-masing komponen kegiatan. 5. Mempersingkat kurun waktu kegiatan, dimulai dari kegiatan kritis yang mempunyai slope biaya terendah.
6. Setiap kali selasai mempercepat kegiatan, teliti kemungkinan adanya float yang dapat dipakai untuk mengulur waktu kegiatan yang bersangkutan guna memperkecil biaya. 7. Bila dalam proses mempercepat waktu proyek terbentuk jalur kritis baru, maka percepat kegiatan-kegiatan kritis yang mempunyai kombinasi slope biaya terendah. 8. Meneruskan mempersingkat waktu kegiatan sampai titik batas mempercepat proyek. 9. Buatlah tabulasi biaya versus waktu, gambarkan dalam grafik serta hubungkan titik normal (biaya dan waktu normal) , yaitu titik-titik yang terbentuk setiap kali mempersingkat kegiatan sampai dengan titik bats mempercepat proyek. 10. Hitunglah biaya tidak langsung proyek, dan gambarkan pada kertas grafik diatas. 11. Jumlahkan biaya langsung dan tidak langsung untuk mencari total biaya sebelum kurun waktu yang diinginkan. 12. Periksa grafik total biaya untuk mencapai waktu optimal, yaitu kurun waktu penyelesaian proyek dengan biaya terendah.
APLIKASI DAN MANFAAT DALAM PRAKTEK :
Program mempersingkat waktu untuk untuk mencari jadwal proyek yang optimal, yaitu jadwaldengan biaya langsung, tidak langsung dan total yang minimal, dikenal sebagai least cost scheduling. Progran ini timbul dari berbagai sebab, misalnya :
Karena
terjadi
keterlambatan
dalam
pelaksanaan
pekerjaan
pada
bulan-bulan
sebelumnya, sehingga untuk mencapai jadwal penyelesaian sebelum kontrak, perlu usaha mempercepat atau memperpendek kurun waktu kegiatan yang tersisa. Karena perubahan situasi pasar, dimana pemilik proyek setelah pekerjaan berlangsung
beberapa waktu ingin mempercepat penyelesaian proyek dengan memberi premi, agar produk yang dihasilkan proyek dapat mengisi pasar mendahului saingan.
KETERBATASAN SUMBER DAYA
Untuk menunjukkan sejauh mana pengaruh keterbatasan jumlah sumberdaya terhadap jadwal, pada contoh jaringan kerja dari suatu proyek yang memiliki jumlah sumberdaya terbatas. Dengan memakai perhitungan maju dan mundur dihasilkan : Jalur kritis : a, b, f, h. Waktu penyelesaian proyek : 20 hari. Float total c ; 10 hari. Float total d, e, g : 3 hari. a. Pekerjaan c memerlukan sumberdaya yang sama (misalnya, tukang kayu) dengan pekerjaan b, sedangkan sumberdaya ini terbatas sehingga c harus digeser, yaitu sebagian float totalnya terpakai dari 10 hari menjadi 3 hari. b. Pekerjaan g memerlukan sumberdaya yang sama dengan f meskipun sumberdaya ini terbatas sehingga g harus digeser, yaitu sebagian float totalnya terpakai dari 3 m3njadi 2 hari. Dengan demikian kegiatan-kegiatan yang berada di jalur d, e, g float totalnya juga tinggal 2 hari.
Dari contoh diatas dapat ditarik kesimpulan umum sebagai berikut : a. Keterbatasan sumberdaya akan mengurangi jumlah float. b. Kemungkinan akan terbentuk kegiatan kritis baru, disamping yang telah ada sebelumnya (sewaktu memakai sumberdaya tidak terbatas). c. Disamping tergantung pada hubungan –hubungan antarkegiatan, float juga tergantung pada keterbatasan sumberdaya.
Dari ilustrasi singkat diatas, dapat dipikirkan bahwa keterbatasan yang terlalu besar bisa menimbulkan kesulitan dalam pemakaian kaidah-kaidah yang mendasari penggunaan
jaringan kerja. Misalnya jalur kritis tidak terletak pada jalur terpanjang, tetapi mungkin dijalur yang memiliki keterbatasan sumberdaya terparah.
MERATAKAN PENGGUNAAN SUMBERDYA
Aspek lain yang perlu diperhatikan dalam hubungan antara jadwal dan sumberdaya adalah usaha pemakaian secara efisien. Dalam pembahasan ini yang dibahas adalah sumberdaya tenaga kerja, yaitu salah satu faktor sumberdaya yang terpenting yang sering kali penyediaanya terbatas, baik karena faktor kualitas ataupun hal-hal lain. Merekrut, menyeleksi, dan melatih tenaga kerja memerlukan biaya mahal dan membutuhkan waktu lama sebelum mereka siap pakai. Kita harus usahakan agar jangan terjadi fluktuasi tenaga kerja. Metode CPM dapat membantu mengatasi masalah fluktuasi tenaga kerja dengan pemerataan sumberdaya ( r esource leveling)
Kebutuhan sumberdaya tenaga kerja sebagai berikut : a. Kegiatan a sebanyak 20 orang selama 6 hari.
b. Kegiatan b sebanyak 15 orang selama 3 hari. c. Kegiatan c sebanyak 15 orang selama 3 hari. d. Kegiatan d sebanyak 10 orang selama 3 hari. e. Kegiatan e sebanyak 15 orang selama 3 hari. f. Kegiatan f sebanyak 35 orang selama 3 hari. g. Kegiatan g sebanyak 5 orang selama 3 hari. Jaringan kerja digambarkan dengan skala waktu dan memakai ES (early start), untuk setiap kegiatan.
KESIMPULAN ;
1. Analisis jaringan kerja untuk menyusun jadwal sejauh ini memakai asumsi bahwa sumberdaya selalu tersedia dengan jumlah yang cukup, sehingga bukan merupakan
faktor
yang
harus
diperhitungkan.
Namun,
dalam
kenyataansesungguhnya tidaklah demikian sehingga harus dikaji dampaknya bila ingin memperoleh jadwal yang realistis. 2. Tiga hal yang harus diperhatikan dalam hubungan antara jadwal dan sumber daya adalah menyusun jadwal yang paling ekonomis, keterbatasan sumberdaya, dan pemerataan penggunaan sumberdaya.
3. Menyusun jadwal yang ekonomis dapat dilakukan dengan metode cost and schedule trade-off, yang menganalisis sejauh mana jadwal dapat diperpendek dengan menambahkan biaya (langsung) terhadap kegiatan yang kurun waktu pelaksanaan masih bisa dipercepat dari segi teknis. 4. Usaha mempercepat kurun waktu proyek dimulai dari kegiatan yang terletak di jalur kritis dan slope terendah. Setiap kali mempercepat penyelesaian komponen harus dianalisis dampaknya terhadap biaya, untuk mengetahui TDP ( Titik Proyek Dipersingkat). Setelah melewati titik ini tidak akan diperoleh pengurangan waktu lagi meskipun dilakukan penambahan biaya. 5. Salah satu cara untuk menentukan total biaya proyek yang optimal adalah dengan menjumlahkan kurva biaya langsung dan biaya tidak langsung. 6. Keterbatasan
sumberdaya
dapat
mempengaruhi
jadwal
proyek,
seperti
berkurangnya besar float total dan terbentuknya jalur kritis baru. Bahkan bila keterbatasannya terlalu besar akan sulit menerapkan kaidah-kaidah jaringan kerja, seperti menyangkut penentuan jalur kritis. 7. Pemerataan pemakaian sumberdaya bermaksud mengurangi naik turunnya jumlah tenaga kerja atau peralatan yang terlalu tajam. Hal ini diusahakan dengan menggunakan semaksimal mungkin float yang ada.
