Manajemen Proyek Teknologi Informasi di Perum Pegadaian SESI - 1 Sonny Sumarsono, PMP Managing Partner ADW Consulting Jakart Jak arta, a, 27 – 29 Agu Agustu stuss 200 2007 7
Agenda Pelatihan 1. 2. 3. 4.
Tujuan Pelatihan Sesi-1 : Pendahuluan Pendahuluan – Manajemen Proyek IT Sesi-2 : Proposal Proposal Proyek IT Sesi-3 : Mengelola Proyek IT – – – – –
Inisia Inis iasi si Pere Pe renc ncan anaa aan n Ekse Ek seku kusi si Pengaw Pen gawasa asan n & Pen Pengen gendal dalian ian Penutu Pen utupan pan Pro Proyek yek
5. Uji Ujian an & Eval Evaluasi uasi
Tujuan Pelatihan 1. 2. 3. 4.
Memahami peran Manajemen Proyek IT Memahami proses pengelolaan proyek IT Memahami daur hidup proyek IT Membangun ketrampilan untuk membuat perencanaan proyek IT 5. Membangun ketrampilan untuk memantau dan mengendalikan pelaksanaan proyek IT
Sesi-1 Manajemen Proyek IT • • • • • •
Tantangan dalam mengelolan Proyek IT Apa itu Proyek? Apa itu Manajemen Proyek? Berbagai jenis Proyek-Proyek IT Siklus pengembangan proyek IT Apa yang harus dilakukan untuk mensukseskan proyek IT? • Skenario Pelatihan Manajemen Proyek IT
IT Project Survey 29%
18%
53%
28%
23%
49%
26%
28%
46%
2004
Succeeded Failed Challenged
2000
1998 27%
40%
33%
1996 16%
31%
53%
1994
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Project Success rates are rising. This chart depicts the resolution of over 50.000 IT projects (9236 in 2004) all over the world (58% US, 27% UE, 15% others) tested by The Standish Group since 1994.
Brainstorming
Bagaimana gambaran umum tentang proyekproyek IT di Perum Pegadaian?
Apa Penyebab Gagalnya Proyek IT? a e r A t n e m e g a n a M t c e j o r P
Inadequate Project Management Lack of Communication
7%
5% 2%
32%
17%
Poorly defined objectives Client not familiar with project scope & complexity
Source: KPMG Consulting 1996
17%
20%
Apa itu PROYEK ? •
Definisi PROJECT (Project Management Body of Knowledge: PMBOK):
Akhir
Awal
Sebuah upaya (bersifat sementara) yang dilakukan untuk menciptakan produk, service atau hasil yang unik dengan memperhatikan ruang lingkup, kualitas, waktu dan biaya.
•
Bukan sesuatu yang bersifat rutinitas atau transaksi yang berulang-ulang (repetitive)
•
Contoh Project: – – – –
Pembuatan Aplikasi Instalasi Jaringan Pelatihan Upgrade & Maintenance
Keluaran yang terukur& terukur& terjadual
Berhadapan dengan Keterbatasan
Tentang Project • Project dilaksanakan karena berbagai pertimbangan, seperti: ⊕ ⊕ ⊕ ⊕ ⊕
Permintaan pasar Kebutuhan organisasi Permintaan pelanggan Kemajuan teknologi Tuntutan Undang-undang
• Atribut Project ⊕
Project memiliki tujuan spesifik
⊕
Project berjalan dalam batasan waktu
⊕
Project memerlukan sumber daya (3M= man, money, material)
⊕
Project memiliki Sponsor atau Customer atau User
⊕
Dalam Project banyak ketidakpastian
Berbagai Jenis Proyek IT
Berbagai Jenis Pengadaan Proyek IT
Apa itu Manajemen Proyek? •
Aplikasi dari pengetahuan, keterampilan, alat bantu serta teknik yang dimiliki agar aktivitas dalam sebuah project dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan (PMBOK)
•
Sebuah pendekatan management agar sebuah pekerjaan dapat diselesaikan secara tepat waktu, tepat biaya, sesuai ruang lingkup dengan spesifikasi atau kualitas yang diharapkan (Block & Frame 1999)
•
PM terselesaikan melalui aplikasi dan integrasi dari seluruh rangkaian proses dalam project (initiating, planning, executing, monitoring & controlling, and closing)
Elemen-elemen dalam Manajemen Proyek 1.
KOMPETENSI, yaitu kumpulan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang diperlukan untuk menurunkan resiko proyek
2.
ALAT BANTU (Tools), termasuk software, template, forms, dan checklist; yang digunakan oleh manajer proyek untuk meningkatkan tingkat keberhasilan proyek
3.
PROSES dan teknik-teknik yang diperlukan untuk memantau dan mengendalikan waktu, biaya, lingkup proyek dan kualitas.
KOMPETENSI
PROSES
ALAT BANTU
Proses dalam Manajemen Proyek
INI TIATING PROCESS GROUP: Mendefinisikan dan memberikan otoritas pelaksanaan sebuah project atau tahapan dalam project PLANNING PROCESS GROUP: Mendefinisikan dan memperbaiki sasaran, serta rencana dari rangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mencapai sasaran dan ruang lingkup dari project yang telah ditetapkan EXECUTING P ROCESS GROUP: Integrasi antara SDM dan sumberdaya lainnya untuk mengimplementasikan rencana yang sudah dibuat
MONI TORING & CONTROLLING PROCESS GROUP: Memonitor dan mengontrol progres secara berkala untuk mengidentifikasi penyimpangan sehingga dapat diambil langkahlangkah perbaikan guna pencapaian sasaran CLOSING PROCESS GROUP: Memformalkan produk, service ataupun hasil yang telah disepakati dan membawa project ke phase terakhir
Knowledge Areas dalam Manajemen Proyek Integrasi
S um b er D ay a Manusia
Ruang Lingkup
Waktu
Biaya
Pengadaan
Kualitas
Komunikasi Resiko
Tahapan Proyek IT Initiation Phase Planning Phase
Concept Requirement Project Activities •Gather data •Identify project req. •Establish Project Scope •Develop High Level WBS •Estimate Resources •Develop Charter System Dev. Activities •Define product req. •Develop feasibility analysis •Define product scope •Develop systems architecture
Monitor and Control Phase
Closeout Phase
Integration System Design Implementation And Installation Test
Project Activities •Assemble project Team •Develop detailed WBS •Develop network analysis •Develop budget and schedule estimates •Write project plan •Kickoff project System Dev. Activites •Conduct trade-off analyses •Finalize prod. Req. •Complete pre-elimi. design
Project Activites •Set up project org. •Set up and execute work packages •Direct, monitor, and control project
System Dev. Activities •Complete pre-eliminary design •Obtain design approval and sign-off •Develop detail designs •Construct system •Conduct unit, system and Integration test •Deliver system
Project Activities •Conduct technical and financial audits •Obtain customer acceptance •Prepare transfer responsibility plan •Evaluate and document results •Close project office System Dev. Activities •Install and test system
Customer service And System Maintenance Maintenance & Support Project Activities •Transfer project responsibility •Develop Customer Survey Plan •Follow-up with custumer •Provide Cust. Service and maintain system System Dev. Activities •Operate and maitain System
Metodologi Pengembangan Sistem IT • • • • • •
SDLC Waterfall Model Spiral Model Rapid Prototyping Package Implementation Rational Unified Process (RUP)
Diskusi
Bagaimana hubungan antara daur hidup proyek dan daur hidup produk IT ?
Bagaimana Mensukseskan Proyek IT ? • • •
Identifikasi kebutuhan Tetapkan tujuan proyek IT yang jelas dan layak untuk diimplementasi Seimbangkan tuntutan dari Biaya, Mutu, Waktu, dan Lingkup proyek
Biaya
Waktu
•
Mutu
Lingkup
Selaraskan kebutuhan sistem, perencanaan, dan metodologi dengan kepentingan dari semua stakeholder
Ringkasan Sesi-1 • Apa itu Proyek dan Manajemen Proyek? • Mengapa Manajemen Proyek sangat penting dalam mengelola proyek-proyek IT? • Jelaskan tentang daur hidup proyek IT
Skenario Pelatihan Manajemen Proyek IT
Manajemen Proyek Dan Proyek2 IT
Proposal Proyek IT
Mengelola Proyek IT
Manajer Proyek IT
Kritik, saran dan informasi lebih lanjut Sonny Sumarsono, MBA, PMP Managing Partner – ADW Consulting
[email protected]
