023. TKO Field Entry Permit & HSE Passport

TATA KERJA ORGANISASI FIELD ENTRY PERMIT DAN HSE PASSPORT

PHEWMO/HSSE/OHI/J/STK/2008/B023 REVISI KE-7

PT PERTAMINA HULU ENERGI WMO HEALTH SAFETY SECURITY & ENVIRONMENT

TATA KERJA ORGANISASI FUNGSI JUDUL NOMOR

I.

: : :

HEALTH SAFETY SECURITY & ENVIRONMENT FIELD ENTRY PERMIT & HSE PASSPORT

REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

1 dari 11

PHEWMO/HSSE/OHI/J/STK/2008/B023

TUJUAN

TKO ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh pekerja yang akan memasuki seluruh area kerja PT. Pertamina Hulu Energi West Madura Offshore telah memiliki izin masuk. Prosedur ini menjelaskan persyaratan mengenai tata cara penerbitan HSE Passport dan Field Entry Permit (FEP) di PT. PHE WMO pada area yang berisiko kerja tinggi. Tujuan HSE Passport dan FEP ini sebagai berikut: a. Meningkatkan kesadaran pribadi dan tanggung jawab HSSE personil saat bekerja untuk PT. PHE WMO, b. Meningkatkan kontrol dan menetapkan pembatasan bagi pekerja dan pekerja mitra yang telah disetujui bekerja dalam wilayah operasi PT. PHE WMO, c. Mengurangi risiko cedera kepada seluruh pekerja dan pekerja mitra yang bekerja di offshore dan dalam fasilitas PT. PHE WMO melalui peningkatan standar kesehatan dan keselamatan, d. Data catatan yang berkaitan dengan PT. PHE WMO dan kesehatan mitra serta kompetensi HSSE.

II.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini mencakup untuk semua kegiatan yang dilakukan oleh pekerja PT. PHE MWO, tamu, dan mitra kerja pada area yang berisiko kerja tinggi.


III.

: : :


REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

2 dari 11


PENGERTIAN & BATASAN

A. PENGERTIAN 1. Perusahaan adalah PT. Pertamina Hulu Energi West Madura Offshore (PT. PHE WMO).

2. Field Permit terdiri dari Field Entry Permit, FEP Visitor untuk pengunjung (dalam waktu 24 jam) atau HSE Passport . Izin ini diperlukan sebelum pekerja memasuki area kerja onshore dan offshore (area kerja dengan risiko tinggi). 3. Field Entry Permit adalah izin sementara diberikan kepada karyawan yang bekerja di onshore atau offshore untuk masa berlaku selama 90 hari kalender. MCU yang masih berlaku harus disampaikan ke Administrator Departemen HSSE atau HSE Field Operation untuk diverifikasi. 4. HSE Passport adalah izin yang diberikan untuk periode tertentu atau izin satu tahun diberikan kepada pekerja yang bekerja di onshore atau offshore. MCU yang masih berlaku harus disampaikan ke Administrator Departemen HSSE atau HSE Field Operation untuk diverifikasi. 5. Medical Check Up (MCU) adalah rangkaian penilaian kesehatan yang komprehensif meliputi pengumpulan informasi tentang riwayat kesehatan personil dan gaya hidup, pemeriksaan fisik, uji laboratorium, dan pemeriksaan untuk penyakit. Pemeriksaan medis yang harus dilakukan oleh pemohon adalah pada Lampiran (Daftar Pemeriksaan Kesehatan). Berlaku selama satu tahun (12 bulan). Dengan pertimbangan pembiayaan & personil instansi/lembaga regulator maka masa berlaku MCU-sesuai daftar pemeriksaan FEP pada lifting personnel adalah dua tahun.


: : :


REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

3 dari 11


6. Basic Sea Survival /Kelangsungan hidup dasar di laut adalah pelatihan yang disediakan oleh penyedia pelatihan dengan sertifikasi BS atau OPITO atau Depnaker dan berlaku untuk jangka waktu tertentu dan memiliki waktu kadaluarsa. 7. SMT adalah Senior Management Team PT. PHE WMO. 8. Mitra Kerja Perusahaan adalah setiap perusahaan atau perorangan rekanan kerja PT. PHE WMO dan menandatangani perjanjian pemberian jasa atau melakukan pekerjaan tertentu untuk perusahaan. 9. Tamu adalah Orang (-orang) yang mengunjungi PT. PHE WMO dan bukan pekerja PT. PHE WMO yang sudah diberi induction dan didampingi oleh user .

B. BATASAN 1. Masa berlaku FEP adalah 90 hari kalender atau berdasar pada dokumen prasyarat yang lebih dulu kadaluarsa. 2. Masa berlaku HSE Passport adalah 12 bulan atau berdasar pada dokumen prasyarat yang lebih dulu kadaluarsa. 3. Masa berlaku FEP SMT WMO adalah 12 bulan dengan tidak menginap di fasilitas. Verifikasi kesehatan dapat dilakukan melalui pemeriksaan dokter lapangan PT. PHE WMO dan menyampaikan hasilnya ke dokter kantor PT. PHE WMO.


: : :


REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

4 dari 11


4. Pemohon yang bekerja secara reguler di area operasi rutin PT. PHE WMO mengajukan HSE Passport . Pekerja reguler adalah yang bekerja di PT. PHE WMO dengan lebih dari enam bulan. Pemohon nonreguler dapat mengajukan Field Entry Permit . 5. Perpanjangan masa berlaku FEP hanya satu kali sepanjang hasil kesehatannya baik dan sertifikat BSS masih berlaku dan pekerja dengan perubahan area kerja harus melakukan pendataan dokumen prasyarat terkini. 6. Berdasarkan pertimbangan tertentu, personil lembaga pemerintah, para personil yang sama pada kegiatan lifting, dan VVIP dapat dikecualikan dari persyaratan tersebut di atas, diberikan setelah mendapat persetujuan SMT terkait dimana personil tersebut haruslah menyampaikan formulir perdaftaran personil dan surat pernyataan kesehatan serta sedapatnya tidak menginap (kurang dari 24 jam) pada area kerja operasi yang berisiko tinggi. Untuk personil-personil yang menginap/melebihi 24 jam maka harus dilengkapi dengan HSE Standard Variance dan akan diberikan berdasarkan pertimbangan, dimana pengajuannya dapat diperpanjang paling banyak tiga kali pada periode selama enam bulan.

IV.

REFERENSI

a. Standing Order No. PHEWMO-HSE-SO-05 b. HSE Standard Variance Guidelines No. PHEWMO-HSE-G-05 c. Memorandum President/GM No. PHEWMO/GM/JKT/M/VI-2016/074 d. PKB PT. PHE WMO

TATA KERJA ORGANISASI FUNGSI

:

JUDUL

:

NOMOR

V.

:


REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

5 dari 11


DOKUMEN TERKAIT

a. TKO MCU & Fitness to Work b. TKI Pemantauan Kesehatan Pekerja di Lapangan

VI.

FUNGSI/ UNIT ORGANISASI/ JABATAN TERKAIT

a. User Departemen b. Departemen HSSE c. HSSE Field Operation d. Tamu e. Mitra Kerja VII. PROSEDUR

A. Prinsip-Prinsip Dasar Field E ntry P ermit & HS E Pass port 

Seluruh pekerja tidak diizinkan memasuki seluruh area operasi kerja PT. PHE WMO apabila tidak memiliki izin masuk (field permit) area kerja PT. PHE WMO yang diterbitkan oleh Departemen HSSE atau HSE Field Operation PT. PHE WMO.



Justifikasi dan persetujuan dari SMT terkait, pemohon yang berusia lebih dari 55 tahun bisa mengajukan field permit dan harus menyampaikan hasil MCU dalam waktu 3 bulan terakhir dengan daftar pemeriksaan kesehatan yang ada pada Lampiran 7



Seluruh pekerja harus menunjukkan field permit kepada Dispatcher yang berada di Pelabuhan Gresik atau di Lamongan (embarkasi) sebelum pemberangkatan ke offshore dengan menggunakan boat . Pekerja yang


: : :


REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

6 dari 11


akan berangkat menuju offshore dengan menggunakan helikopter maka pemeriksaan field permit dilakukan di Bandar Udara Juanda, Surabaya. Pada kasus tertentu dimana FEP atau HSE Passport yang masih berlaku



hilang, maka yang bersangkutan wajib menginformasikan dan mengajukan ke Departemen HSSE atau HSE Field Operation untuk dibuatkan field permit baru, yang diketahui oleh user departemen. 

Persyaratan untuk izin masuk pada tamu yang mengunjungi area kerja berisiko kecil/rendah maka tidak harus pengajuan field permit serta mengikuti prosedur pengamanan dari tim Sekuriti



Ketika pekerja atau mitra kerja ditugaskan bekerja di lapangan (onshore atau offshore) untuk Project PT. PHE WMO, Drilling , Eksplorasi & Eksploitasi, atau departemen lainnya di PT. PHE WMO, mereka harus memiliki izin dari Departemen HSSE PT. PHE WMO dan HSE Field Operation

B. Pengajuan Fi eld Permit i. Pemohon Pemohon adalah seluruh pekerja yang memerlukan Field Entry Permit 

atau HSE Passport . Pemohon harus menyampaikan seluruh dokumen prasyarat yang diperlukan dan mengajukan proses pengajuan online melalui Requestor dengan memperhitungkan seluruh proses pengajuan. Dokumen/proses harus sudah diterima oleh selambatnya 3 (tiga) hari oleh Departemen HSSE atau HSE Field Operation PT. PHE WMO sebelum proses mobilisasi. 

Untuk kasus tertentu dimana pekerja akan memasuki area kerja PT. PHE WMO tanpa melalui checkpoint atau embarkasi yang telah


:

HEALTH SAFETY SECURITY & ENVIRONMENT

:

FIELD ENTRY PERMIT & HSE PASSPORT

:

REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

7 dari 11


ditetapkan (misalnya mobilisasi rig/vessel dari luar negeri) maka pemohon pengajuan permintaan

FEP atau HSE Passport harus

dilakukan melalui departemen terkait (user). Pemohon mitra kerja yang berusia lebih dari 55 tahun hanya bisa



mengajukan FEP dan harus menyampaikan hasil MCU dalam waktu 3 bulan terakhir dengan daftar pemeriksaan kesehatan yang ada pada Lampiran 7. Pemohon yang bekerja reguler di area operasi rutin PT. PHE WMO



wajib mengajukan HSE Passport . Pekerja reguler adalah yang bekerja di PT. PHE WMO dengan lebih dari enam bulan. Pemohon non reguler dapat mengajukan Field Entry Permit . 

Semua pemohon yang akan mengajukan field permit diwajibkan sudah mendapatkan induction (selambatnya pada 6 bulan terakhir).

Persyaratan kelengkapan HSSE Passport : Mengisi formulir pendaftaran personil (FPHEWMO-HSE-013-001) yang



ditandatangani oleh manajer departemen. 

Melampirkan hasil MCU yang masih berlaku dari rumah sakit atau klinik bersertifikat (detail pemeriksaan lampiran 6)



Pernyataan

medis

pribadi

lengkap

dan

menandatangani

Form

(PHEWMOHSE-013-002). 

Melampirkan sertifikat pelatihan basic sea survival yang berlaku.



Melampirkan 2 lembar foto berwarna ukuran 2x3 cm.



Melampirkan 1 salinan kartu identitas (KTP/ paspor) yang berlaku.

Melampirkan daftar hadir saat melaksanakan induction dari PT. PHE



WMO.

TATA KERJA ORGANISASI FUNGSI JUDUL

:


:

NOMOR


:

REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

8 dari 11


Persyaratan kelengkapan FEP: Mengisi formulir pendaftaran personil (FPHEWMO-HSE-15-001) melalui



sistem online Melampirkan hasil MCU yang masih berlaku dari rumah sakit atau klinik



bersertifikat (daftar pemeriksaan kesehatan pada Lampiran 7) Catatan kesehatan hasil MCU yang diberikan OH IH Departemen HSSE tidak melebihi catatan kesehatan fit dengan risiko kesehatan ringan Melampirkan formulir medical statement pribadi (FPHEWMO-HSE-013-



002) yang ditandatangani oleh pemohon. 

Melampirkan sertifikat pelatihan basic sea survival yang berlaku.



Melampirkan 2 lembar foto berwarna ukuran 2x3 cm.



Melampirkan 1 foto copy KTP/ paspor yang masih berlaku.



Untuk tanggal perpanjangan akan diverifikasi oleh Dokter yang ditunjuk perusahaan dan menyampaikan laporan ke dokter PT. PHE WMO. Melampirkan daftar hadir saat melaksanakan induction dari PT. PHE



WMO. ii.

Requestor 

Requestor adalah admin user/ team assistant atau admin yang ditunjuk oleh user departemen



Berperan dalam memeriksa kelengkapan dokumen field permit dari user / kontraktor dan memiliki akses untuk membuat field permit request.



Menginformasikan kepada pemohon apabila dokumen dinyatakan tidak lengkap atau tidak valid

iii. Line S upervis or 

Superior adalah manager atau line supervisor fungsi dari requestor .


: :

NOMOR

:


REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

9 dari 11


Berperan memberi approval /menolak untuk setiap pengajuan field



permit dari kontraktor atau pekerja yang berasal dari departemennya.

iv. Medical Officer Adalah OH Officer (Jakarta) dan ORF Clinic doctor (Field).





Berperan dalam verifikasi data kesehatan dari kontraktor atau pekerja tergantung dari tipe field permit yang diajukan.



Untuk memastikan kelengkapan dokumen, jumlah dan daftar pekerja on-board serta mendistribusikan FEP dan HSE Passport kepada pekerja terkait maka seluruh persyaratan dokumen yang diperlukan harus sudah diterima oleh HSSE atau HSE Field Operation PT. PHE WMO paling lambat 3 (tiga) hari sebelum proses mobilisasi.

v. HSS E Admin 

Berperan dalam kelancaran proses approval dan verifikasi data yang disampaikan oleh requestor .

vi. A uthorized A pprover 

Authorized Approver adalah Lead OH IH (Jakarta), Head of Field Operation HSE (Field), dan/atau SMT untuk keadaan tertentu.



Berperan

dalam

memberikan

kelengkapan dokumen diverifikasi.

approval terakhir

setelah

semua


: :

NOMOR

:


REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

10 dari 11


Bagan 1. Pengajuan Field Permit

VIII. INDIKATOR & UKURAN KEBERHASILAN

Seluruh pekerja atau mitra kerja dan tamu di lokasi PT. PHE WMO (offshore dan onshore) memiliki FEP atau HSE Passport.


IX.

: : :


REVISI KE

:

7

BERLAKU TMT

:

01 November 2016

HALAMAN

:

11 dari 11



LAMPIRAN

Lampiran 1 - Diagram Alir TKO FEP dan HSE Passport Lampiran 2 - Daftar Catatan Perubahan TKO Lampiran 3 - Daftar Distribusi Dokumen STK Lampiran 4 - PHEWMO-HSE-F-PS-OH-01-001 Personnel Registrations Form Lampiran 5 - PHEWMO-HSE-F-PS-OH-01-002 Personal Medical Statement Lampiran 6 - PHEWMO-HSE-F-PS-OH-01-003 HSE Passport Medical Examination List Lampiran 7 - PHEWMO-HSE-F-PS-OH-01-004 FEP Medical Examination List

Lampiran 1. Diagram Alir TKO FEP & HSE PASSPORT

DIAGRAM ALIR TKO FIELD ENTRY PERMIT DAN HSE PASSPORT NO

1

DESCRIPTION

REQUESTOR

SUPERIOR

MEDICAL

HSSE

AUTHORIZED

OFFICER

ADMIN

APPROVER

Mengecek kelengkapan dokumen

Mulai

field permit dari user / kontraktor

dan

1

membuat field permit request 2

Memberi

approval

untuk setiap kontraktor atau

pekerja

berasal

2

yang dari

departemennya 3

4

5

6

Memberikan approval dan verifikasi data yang disampaikan oleh requestor

3

Verifikasi data kesehatan dari kontraktor atau pekerja tergantung dari tipe yang field permit diajukan

4

Memberikan approval terakhir setelah semua kelengkapan dokumen diverifikasi Selesai

5

6

Lampiran 2 CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN STK TKO PEMANTAUAN DAN EVALUASI KEPATUHAN Hlm ... / ...

No.

Alasan Perubahan

1.

Dokumen Baru

2.

Tujuan

3.

Masa

Item Yang

Tanggal

Revisi

Diubah

Perubahan

Ke

Juni 2006

00

Semua Halaman Halaman 2

Berlaku

Field

Halaman 3

Entry Permit 4.

Definisi

5.

Revisi

Nomor

Dokumen

sesuai

dengan Baru.

Prosedur Revisi

Januari 2008 28 Mei 2008

01

02

Halaman 4

Juni 2011

03

Semua

Januari

04

Halaman

2012

Format

Prosedur 6.

Tipe Field Permit

7.

Revisi

Nomor

Dokumen

sesuai

dengan Baru.

Prosedur Revisi

Prosedur

Semua

April 2012

05

Juli 2015

06

Agustus

07

Halaman

Format

dan

alur

pembuatan field permit Batas usia pemohon 8.

pekerja

mitra

induction HSE

&

Halaman 6

2016

Diubah Oleh* Initial***

Paraf***

Diketahui Oleh** Initial***

Paraf***

LAMPIRAN 3 DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN STK Klasifikasi Dokumen: Hlm … / …

No

Pemegang Dokumen/ Hard Copy

Status Dokumen

4

Jakarta Office HSSE/Document Control Field Operation Manager / Field HSE MR Human Resources/ FM/Jakarta HSE MR Field Logistics

5

Field of PHE-5

Controlled Copy

04

6

HSSE Field Operation

Controlled Copy

05

7

Field of Poleng Production

Controlled Copy

06

8

Field of Poleng Marine

Controlled Copy

07

1 2 3

Original

Nomor Salinan

Tanggal Diterima

00

Controlled Copy

01

Controlled Copy

02

Controlled Copy

03

Semua karyawan dapat mengakses dokumen softcopy melalui intranet PT. PHE WMO (EDMS Application / M-Files)

Catatan: *Pimpinan Fungsi Penanggungjawab STK **Pimpinan Fungsi Pengendali STK ***

LAMPIRAN 4 (PT. PHE WMO-HSE-F-PS-OH-01-001) PERSONNEL REGISTRATION FORM

LAMPIRAN 5

Lampiran 6 (HSE Passport)

Lampiran 7 (FEP)

023. TKO Field Entry Permit & HSE Passport

Recommend Documents