EXTRUCTURA DEL INFORME ADMINISTRATIVO (INFORME LARGO) - NAGU 4.40 A. Título Ejemplo: EXAMEN A LAS CONTRATACIONES CONTRATACIONES DE OBRAS PERIODO 2006
B. Del Contenido: SINTESIS GERENCIAL. Es el resumen de los principales aspectos comentados en el informe. Asimismo, este documento debe estar dirigido al titular de la Entidad. I. Introducción: 1. Origen del examen 2. Naturaleza y Objetivos del Examen 3. Alcance del examen. 4. Antecedentes Antecedentes y base legal de la entidad 5. Comunicación de hallazgos 6. Memorando de control interno 7. Otros aspectos de importancia II. Observaciones: Observaciones: Cada Observación debe describir los cinco (5) elementos como son: 1. Sumilla.- Síntesis de la desviación observada 2. Condición.- Aspecto o hecho material observable, desviación o incumplimiento de funciones y procedimientos que perjudican a la entidad. 3. Criterio.- Norma, disposición o parámetro de medición aplicable al hecho o situación observada 4. Efecto.- Repercusión negativa del aspecto observado 5. Causa.- Motivo que origino el hecho observado. 6. Indicación del envío de los hallazgos a los auditados para que su aclaración y/o descargo. 7. Comentario de las aclaraciones y/ó descargos presentados por los auditados. Cuando no cumplen con ello, se indica que no presentaron o cumplieron con tal derecho dentro del plazo establecido. 8. Evaluación del auditor respecto a los comentarios y/o aclaraciones de cada auditado respecto a la observación, indicando el auditor que no procede el descargo y/o aclaración y que los hechos observados se mantienen. 9. Determinación de responsabilidades.- La opinión del auditor incluirá, después del párrafo anterior, la determinación de responsabilidades administrativas a que hubiere lugar. En los casos que exista indicios razonables de la comisión de delito o perjuicio económico, se dejará constancia expresa de tal aspecto en el respectivo Informe Especial.
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III. Conclusiones: Resumen de cada una las observaciones y su respectiva referencia a ella indicando el numero con que se encuentra descrita en dicho rubro. IV. Recomendaciones: Recomendaciones: Sugerencias para superar el hecho observado, o para evitar que se repita, el cual servirá para mejorar el control interno. V. Anexos: - Relación de los auditados implicados en cada una de las observaciones - Memorando de control interno. - Otros de importancia.
A continuación se adjunta modelo completo de informe.
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III. Conclusiones: Resumen de cada una las observaciones y su respectiva referencia a ella indicando el numero con que se encuentra descrita en dicho rubro. IV. Recomendaciones: Recomendaciones: Sugerencias para superar el hecho observado, o para evitar que se repita, el cual servirá para mejorar el control interno. V. Anexos: - Relación de los auditados implicados en cada una de las observaciones - Memorando de control interno. - Otros de importancia.
A continuación se adjunta modelo completo de informe.
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHIBUENBENCHÓN INFORME LARGO DE AUDITORIA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2006 CONTENIDO DEL INFORME
PAGINAS
SINTESIS GERENCIAL I.-
INTRODUCCIÓN
1.7
ORIGEN DEL EXAMEN
1.8
NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN
1.9
ALCANCE DEL EXAMEN
1.10 ANTECEDENTES ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD 1.11 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS 1.12 MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO 1.13 OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA II.- OBSERVACIONES
III.- CONCLUSIONES IV.- RECOMENDACIONES ANEXOS
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SÍ NTESI S GERENCI AL SEÑOR: DI ONI SI O NEMESI O CONDORCANQUI CORONACI ÓN ALCALDE DE LA MUNI CI PALI DAD DI STRI TAL DE CHI BUENBENCHON Puno.-
La Contraloría General de República mediante la Resolución de Contraloría Nº 77772007-CG de fecha 28 de febrero de 2007, designó a la Sociedad Auditoria ARGAR & Asociados, Sociedad Civil, para efectuar el examen Financiero Operativo de la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon, correspondiente al Ejercicio 2006, como resultados del Concurso Públicos de Méritos Nº 00006-2007-CG convocado por dicho órgano Rector en mérito al cual se firmó el Contrato de Locación de Servicios Profesionales de Auditoria Externa el 07 de Marzo de 2006 entre la Municipalidad y nuestra Sociedad de Auditoria. Como resultado de la Auditoria Financiera – Operativa ejecutada en la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon por el periodo 2005 se ha llegado a las conclusiones siguientes: 1. Se ha emitido el Informe Corto de Auditoria cuya opinión de los Auditores Independientes se presenta con abstención de opinión a los Estados Financieros de la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchon - Puno al 31 de Diciembre de 2006. 2. De la revisión de la información financiera operativa se ha determinado las siguientes conclusiones :
a. Saldos de rubros del Balance General por S/. 250´786,830 carecen de análisis de cuentas al 31.Dic.2006. b. Saldo de Caja Recaudación difiere con las Actas de los arqueos de caja en S/. 45,000.00, al 31.Dic.2006. c. La Entidad no cumplió con formular mantener actualizados los expedientes de cada proceso de contratación o adquisición del periodo 2006, por un valor de S/. 10´790,363.00 d. La Municipalidad no realizo el inventario físico valorizado que sustente el saldo al 31.Dic.2006 de la cuenta Infraestructura Pública por S/. 97´953,792.67. e. Saldo de la Cuenta Construcciones en Curso al 31.Dic.2006, por S/. 35´739,872.79 carece de liquidación técnica y financiera.
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3.
Se emitió el Informe Presupuestario cuya opinión de los Auditores Independientes se presentan sin salvedades significando que la información presupuestaria elaborada y ejecutada por la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon - Puno; correspondiente al periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2006, ha sido elaborado de acuerdo a la Ley Presupuesto del 2006 y las disposiciones de la Dirección General de Presupuesto Público.
OTROS ASPECTOS DE I MPORTANCI A 4.
La Municipalidad ha cumplido en forma razonable las metas y objetivos que fueron propuestas en el Plan Operativo Institucional del Ejercicio 2006.
5.
La estructura del Sistema de Control Interno es adecuado, sin embargo se han determinado debilidades y desviaciones Técnico – Administrativas.
6.
Los procesos de Adquisiciones de Bienes y Contrataciones de Servicios, se han realizado de acuerdo a la Normatividad Vigente con transparencia, economía y oportunidad; asimismo, los Bienes y Servicios adquiridos fueron utilizados para los fines previstos en condiciones que no han significado riesgo, deterioro o despilfarro.
7.
Los recursos provenientes del Fondo de Compensación Municipal, se utilizaron en forma eficiente, eficaz y económico, así como se cumplió con las normas que regulan la aplicación de estos recursos y se encuentran debidamente justificados y sustentados.
8.
De los nueve (09) Procesos Judiciales revisados, cinco (05) de ellos son Procesos Judiciales referidos a acciones ejecutivas iniciados por las Administradoras de Fondos de Pensiones – AFP´s, originados por la falta de pago de las aportaciones del Sistema Pensionario. De otro lado, del universo de 217 Procesos Judiciales al 31.Dic.2006; 116 de ellos se refieren a procesos ejecutivos en el cual se obtendrá un fallo desfavorable para la Entidad, generando contingencia para la Institución.
Lima, 30 de Junio del 2007
-------------------------------------------------- SOCI O TI RI FI LO DETECTOR PURI TANO CONTADOR PÚBLI CO COLEGI ADO MATRI CULA N° 66,6 66 ( I qui t os)
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MUNI CI PALI DAD DI STRI TAL DE CHI BUENBENCHON - PUNO I NFORME LARGO DE AUDI TORI A AL 31 DE DI CI EMBRE DE 20 06 I .- I NTRODUCCI ÓN 1.1 ORI GEN DEL EXAMEN
La Contraloría General de República mediante la Resolución de Contraloría Nº 7777-2007-CG de fecha 28 de febrero de 2007, designó a la Sociedad de Auditoria Ramírez & Estefanía Asociados Sociedad Civil, para efectuar la auditoria Financiero – Operativo a la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchón - Puno del ejercicio económico 2006, como resultado del Concurso Público de Méritos Nº 00006-2007-CG, convocado por dicho órgano Rector en mérito al cual se firmó el Contrato de Locación de Servicios Profesionales de Auditoria Externa el 07 de marzo del 2006 entre el Concejo Distrital de Chibuenbenchon - Puno y nuestra Sociedad de Auditoria. 1.2 NATURALEZA Y OBJETI VOS DEL EXAMEN
De acuerdo con los términos establecidos en el Contrato, el examen practicado corresponde a una auditoria de carácter Financiero Operativo, cuyos objetivos previstos son: I NFORME DE AUDI TORI A FI NANCI ERA A.
Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, preparados por la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchón - Puno al 31.Dic.2006, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes.
OBJETI VO ESPECI FI CO A1. Determinar si los estados financieros preparados por la Entidad, presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. OBJETI VOS DE ASPECTOS OPERATI VOS - I NFORME LARGO -6-
B.
Emitir opinión sobre la razonabilidad de la información presupuestaria preparada por la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon - Puno del Ejercicio Fiscal 2006, para la Cuenta General de la República; así como el grado de cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el presupuesto institucional, en cumplimiento a lo establecido en la Directiva Nº 013-2001-CG/B340, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG de 27.Jul.2001.
OBJETI VOS ESPECÍ FI COS B1. Evaluar la aplicación del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto institucional teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restricción del gasto público. B2. Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el presupuesto institucional, concordantes con las disposiciones legales vigentes. OBJETI VOS DE ASPECTOS OPERATI VOS – I NFORME LARGO C.
Evaluar la gestión de la entidad, en cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos previstos y resultados esperados, de acuerdo a lo establecido en la Directiva Nº 013-2001-CG/B340, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG del 27.Jul.2001.
D.
Evaluar la adquisición de bienes y servicios efectuados con o sin proceso licitario (incluyendo los sujetos a exoneración), a fin de verificar su sustento legal y contractual, y si fueron efectuados en términos de transparencia, economía y oportunidad, y si los mismos son utilizados para los fines que fueron previstos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro.
1.3 ALCANCE DEL EXAMEN
Nuestro examen fue efectuado de acuerdo a Normas Internacionales de Auditoria NIAS, Normas de Auditoria Gubernamental NAGU, Manual de Auditoria Gubernamental MAGU y por consiguiente, incluyó pruebas selectivas de los registros de contabilidad para lo cual aplicamos procedimientos de Auditoria que consideramos necesario de acuerdo con la circunstancias. El propósito fundamental de nuestro examen fue formarnos una opinión si los Estados Financieros de la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon - Puno – -7-
presentan razonablemente su situación financiera al cierre del ejercicio bajo examen, así como los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por el Año terminado al 31.Dic.2005, de conformidad con Normas Internacionales de Contabilidad aceptadas en el Perú. 1.4 ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTI DAD 1.4.1 ANTECEDENTES
La Municipalidad Distrital de Chibuebenchon - Puno representa al vecindario, promueve la adecuada prestación de los servicios públicos locales, fomenta el bienestar de los vecinos y el desarrollo integral y armónico de las circunscripciones de su jurisdicción. Es una entidad con personería jurídica de derecho público y goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia; fue creada por Resolución Suprema el 07.enero.1919 cristalizando definitivamente la creación del Distrito el 09.Jul.1921 mediante Ley Nº 627. Se rige por el Reglamento de Organización y Funciones aprobada por Ordenanza Nº 035-04/MDCH del 27 de Enero de 2006, se encuentra normado por la ley Nº 27972, Ley orgánica de Municipalidades.
La Municipalidad Distrital tiene como finalidad: •
•
•
Promover, fomentar y conducir el desarrollo socioecómico del distrito sobre la base de una adecuada priorización y planificación de sus necesidades, en coordinación con la política regional y nacional de desarrollo y los planes de desarrollo de la Provincia de Lima. Proporcionar al ciudadano, el ámbito adecuado para la satisfacción de sus necesidades de vivienda, salubridad, abastecimiento, educación, recreación, transporte y comunicación. Asegurar la representación política y organizacional de los vecinos en el Gobierno Local, mediante programas de participación comunal y el ejercicio del derecho de petición
1.4 .2 UBI CACI ÓN GEOGRÁFI CA
El distrito de Chibuenbenchón pertenece a la provincia de Pachacutec, Departamento de Puno, en la siguientes coordenadas: Altitud: 3,700 -8-
m.s.n.m. Tiene una superficie de 45.74 km2 y una densidad poblacional de 13,718.31 habitantes por km2. El clima del distrito de Chibuenbenchón - Puno es generalmente frígido, con poca humedad atmosférica y constate lluvia durante toda el año.
. 1.4 .3 POBLACI ÓN
El distrito de Chibuenbenchón - Puno en la actualidad alberga una población de 18,718 habitantes, de los cuales 9,708 son varones y 9,010 son de sexo femenino 1.4.4 LA ESTRUCTURA ORGANI CA DE LA MUNI CI PALI DAD:
Con Ordenanza Nº 0050-05/MDCC de fecha O2.Febrero.2006, se aprobó el cuadro de Asignación de Personal – CAP de la Municipalidad de Chibuenbenchón - Puno que incluye la estructura orgánica siguiente: a.
ORGANOS DE GOBI ERNO Y ALTA DI RECI ÒN Concejo Municipal • • Alcaldía
b.
ORGANO DE DI RECCI ÓN Gerencia Municipal •
c.
ORGANOS DE COORDI NACI ÒN, CONSULTI VOS Y DE PARTI CI PACI ÒN Comité de Coordinación Intersectorial • Comité Consultivo Comunal • Comité de Defensa Civil • Comité Distrital de Seguridad Ciudadana. •
d.
ORGANO DE CONTROL I NSTI TUCI ONAL Órgano de Control Institucional •
e.
ORGANOS DE ASESORAMI ENTO Gerencia de planificación y Presupuesto y Estadística • Gerencia de Asesoría Jurídica • Procuraduría Pública Municipal • -9-
f.
ORGANOS DE APOYO Oficina de Secretaria General • Gerencia de Informática • - Sub Gerencia de Sistemas - Sub Gerencia de Producción - Sub Gerencia de Base de Datos y Teleprocesos Gerencia de Ejecución Coactiva • Gerencia de Administración • - Sub Gerencia de Personal - Sub Gerencia de Contabilidad - Sub Gerencia de Tesorería - Sub Gerencia de Logística Gerencia de Imagen Institucional •
g.
ORGANOS DE LI NEA Gerencia de Desarrollo Urbano • - Sub Gerencia de Obras Privadas - Sub Gerencia de Obras Públicas - Sub Gerencia de Catastro y Ornato - Sub Gerencia de Transito Transporte y Control Urbano Gerencia de Servicios Municipales • - Sub Gerencia de Limpieza Pública - Sub Gerencia de Servicios Mecánicos - Sub de Parques y Jardines - Sub Gerencia de Ecología y Saneamiento Ambiental Gerencia de Rentas • - Sub Gerencia de Administración Tributaria - Sub Gerencia de Control y Recaudación - Sub Gerencia de Fiscalización Tributaria Gerencia de Bienestar Social. • - Sub Gerencia de Participación Vecinal - Sub Gerencia de Educación y Cultura - Sub Gerencia de Deporte y Recreación - Sub Gerencia de Registro Civiles - Sub Gerencia de Salud Pública - 10 -
Sub Gerencia de Defensoria Municipal de la Mujer y del Niño y del Adolescente. Gerencia de Seguridad Ciudadana - Sub Gerencia de Política Municipal - Sub Gerencia de Serenazgo - Sub Gerencia de Defensa Civil -
•
•
Gerencia de Comercialización y Promoción empresarial - Sub Gerencia de Licencia y Autorizaciones - Sub Gerencia de Anuncios y Propaganda - Sub Gerencia de Promoción Empresarial - Sub Gerencia de Defensa del Consumidor
1.4.5 BASE LEGAL
Las normas legales aplicables a la Entidad son las siguientes: • •
• • •
• • • • • •
Ley Nº 627 – Ley de Creación de la Municipalidad Ley Nº 27245 – Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal modificada por la Ley Nº 27958. Ley Nº 27783 – Ley de Bases de la Descentralización. Ley Nº 27506 – Ley de Canon. Ley Nº 27293 – Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y su Reglamento aprobado por D.S. Nº 157-2002-EF, concordante con el numeral 19.2 del artículo 19º de la Ley Nº 27783 – Ley de Bases de la Descentralización. Decreto Legislativo Nº 776 – Ley de Tributación Municipal y Normas modificatorias. Decreto Supremo Nº 039-2000-EF – Reglamento de la Ley de Responsabilidad y Transparencia Fiscal. Decreto Legislativo Nº 183 – Ley Orgánica del Ministerio Economía y finanzas y Normas modificatorias. Decreto supremo Nº 005-2002-EF – Reglamento de la Ley de Canon. Ley Nº 27680 – Ley de Reforma Constitucional del Capítulo XIV del Título IV sobre Descentralización. Decreto Legislativo Nº 276 – Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público.
- 11 -
• • • • • • • • • • •
•
D.S. Nº 005-90-PCM – Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa. Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de control y de la Contraloría General de la República. Ley Nº 24680 – Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley Nº 26850 – Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y Decreto supremo 083 y 084-PCM 2004. Normas Generales de los sistemas Administrativos y otras disposiciones. Aplicables a los Gobiernos Locales. Normas de Auditoria Generalmente aceptadas – NAGA. Normas Internacionales de Auditoria – NIAS. Directiva Nº 013-2001-CG/B340, aprobada con Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG del 27 de Julio del 2001. Ley Nº 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Nº 28927 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2006. Resolución Directoral Nº 025-2005 –EF/76.01. que aprueba la Directiva para la Programación, Formulación, Aprobación de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2006. Directiva Nº 010-2006-EF/ 76.01. Resolución Directoral Nº 0252006-EF/76.01. Directiva para la Evaluación Anual de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales ejercicio Presupuestario 2006.
1.5 COMUNI CACI ÓN DE HALLAZGOS
Las observaciones determinadas fueron comunicadas por escrito en calidad de hallazgos a los funcionarios, y trabajadores de la Entidad examinada, concediéndoles la oportunidad de ejercitar el derecho de defensa para realizar sus aclaraciones y/o comentarios en forma documentada en observancia a la NAGU 3.60, aprobada por Resolución De Contraloría Nº 162-95-CG del 22 de Setiembre de 1995, modificada según la Resolución de Contraloría Nº 141-99CG del 25 de Noviembre de 1999 y Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG del 07 de Diciembre del 2000. Dichas aclaraciones y/o comentarios han sido evaluados por la comisión de auditoria y los hallazgos que no han sido aclarados se incluyen en el presente informe. La relación de las personas comprendidas en las observaciones indicando nombres y apellidos, documentos de identidad, cargo desempeñado, periodo - 12 -
de gestión, condición Laboral y domicilio correspondiente, se presenta en el ANEXO Nº 01. 1.6 MEMORANDUM DE CONTROL I NTERNO
Durante la acción de control se ha comunicado a las diferentes áreas administrativas y operativas las debilidades determinadas en la evaluación de los controles internos, las mismas que se encuentran contenidas en el Memorandum de Control Interno en el ANEXO Nº 02. 1.7 OTROS ASPECTOS DE I MPORTANCI A DESARROLLO DE LOS OBJETI VOS PREVI STOS 1.7.1
OBJETI VO. A
Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros e Información Complementaria, preparados por la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchón - Puno al 31.Dic.2005, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vig ent es.
En cumplimiento de este objetivo se ha emitido el Informe Corto de Auditoria con abstención de opinión de los Auditores Independientes con relación a los estados financieros de la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchón - Puno al 31.Dic.2006 siendo la principal limitación la falta de análisis de Cuentas de Activo y Pasivo, así como la falta de Inventario de Existencias, Activos Fijos e Infraestructura Pública. 1.7.2
OBJETI VO. B
Emitir opinión sobre la razonabilidad de la información presupuestaria preparada por la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon - Puno, del Ejercicio Fiscal 2005; para la Cuenta General de la República; así como el grado de cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el presupuesto institucional, en cumplim ient o a lo est ablecido en la Directiva Nº 0 13-2 001- CG/ B340, aprobada mediant e Resolución de Cont raloría Nº 117- 2001- CG de 27 Jul. 200 1.
En cumplimiento de este objetivo se ha emitido el informe Presupuestario cuya opinión de los Auditores Independientes se presentan con salvedades, por el efecto que podría surgir de la conciliación del marco legal del presupuesto correspondiente al ejercicio fiscal 2005. Actividad omitida por la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Estadística y la Sub Gerencia de Contabilidad.
- 13 -
1.7.3
OBJETI VO. C
Evaluar la gestión de la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon Puno en cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos previstos y resultados esperados, de acuerdo a lo establecido en la Directiva Nº 013- 2001- CG/ B340, aprobada mediant e Resolución de Cont raloría Nº 117- 200 1- CG de 27.JUL.2001 .
La Municipalidad Distrital de Chibuebenchon - Puno, aprobó el Plan Operativo Institucional para el Ejercicio Fiscal 2006 mediante acuerdo de concejo Nº 333 – 05-MDCG del 28.Febr.2006 y el Presupuesto Institucional de apertura mediante Acuerdo de Consejo Nº 107-04-MDCH y Resolución de Alcaldía Nº 555-04-ALC/MDCH del 28 de Diciembre del 2005; estableciéndose los objetivos y Metas para el Ejercicio Fiscal 2005 De acuerdo a la evaluación efectuada sobre los aspectos importantes del presente objetivo, se determina que la gestión administrativa de la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchón - Puno no ha cumplido en forma razonable las metas y objetivos que fueron propuestas en el Plan Operativo Institucional Ejercicio 2005. La Municipalidad Distrital de Chibuenbenchón - Puno para el Ejercicio Fiscal 2005, presupuestó captar ingresos por S/.65´714,766 Nuevos Soles de los cuales tuvo una ejecución de S/. 97`953,456 Nuevos Soles que representa el 67% del Presupuesto Autorizado Final. Para el ejercicio 2006 La Municipalidad Distrital de Chibuenbenchon - Puno presupuesto ejecutar gastos por S/. 77´849,457 Nuevos Soles de los cuales tuvo una ejecución de S/. 52´876,978 Nuevos Soles que representa el 54% del Presupuesto Autorizado Final. La Municipalidad Distrital de Chibuenbenchon - Puno ha dado cumplimiento a las Medidas de Austeridad y Racionalidad en la ejecución del Gasto Público establecido en la Ley 28927 – Ley del Presupuesto del Sector Público para el año 2006 excepto los consumos de telefonía móvil efectuados en el mes de noviembre del mismo año, por montos mayores a S/. 150. En términos globales por toda fuente de financiamiento el nivel de ingreso ascendió a la suma de de S/.56´965,935 Nuevos Soles, que refleja un índice de eficacia que alcanzó un 62% con relación al PIA y 59% con relación al PIM. La Evaluación Presupuestaria de Gastos correspondientes al año 2006, en términos globales, muestra una ejecución anual de S/.65`977,787 Nuevos Soles que representa un índice de eficacia ascendente al 55% comparado con el Presupuesto de Apertura (PIA) de S/.71´804,899 Nuevos Soles, y una eficacia del 54% respecto al Presupuesto Institucional Modificado (PIM) de S/. 71´991,517. - 14 -
Es de señalar que el Informe de Evaluación del Plan Operativo Institucional del año 2006, si bien es cierto presenta reportes por actividad y por Gerencia, Sub Gerencia u Oficina señalando la meta alcanzada, no consigna en detalle los logros o metas alcanzadas, lo cual no ha permitido la verificación posterior. 1.7.4
OBJETI VO. D
Evaluar la adquisición de bienes y servicios efectuados con o sin proceso licitario (incluyendo los sujetos a exoneración), a fin de verificar su sustento legal, y si fueron efectuados en términos de transparencia, economía y oportunidad, y si los mismos son utilizados para los fines que fueron previstos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro.
La Municipalidad Distrital de Chibuebenchon - Puno mediante Resolución de Alcaldía Nro 087-06-ALC/MDCH del 14.Ene.2006, aprobó el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones para el Ejercicio 2006 por un monto total de S/.35´172,455, modificado con Resoluciones de Alcaldía Nº 107-06-ALC/MDCH del 28.Febr.2006 y Nº 1176-2005-ALC/MDCH del 03.Ago.2006; que ascienden a un monto final de S/.41´763,754. De este monto total final la entidad ha ejecutado S/. 21´769,643 que viene a ser el 38.91% del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones Final; que comprende a dos (2) Licitaciones Públicas Declaradas Desiertas, tres (3) Concursos Públicos, seis (6) Adjudicaciones Selectivas, veintidós (22) Adjudicaciones de Menor Cuantía y dos (2) Exoneraciones. De esta ejecución por parte de la Entidad se solicito los expedientes de siete (7) Procesos de acuerdo al siguiente análisis: un (1) Concurso Público, dos (2) Adjudicaciones Directas Selectivas, tres (3) Adjudicaciones de Menor Cuantía y una (1) Exoneración por un importe total de S/. 8´902,509; por lo tanto hemos tratado de verificar el 78.48% del monto ejecutado, los mismos que se detallan a continuación:
Nº ORD
TIPO Y NUMERO DE PROCESO
1
CP-001-2006/MDCH
2
ADS-004-2006/MDCH
3
ADS-007-2006/MDCH
4
AMC-013-2006/MDCH
5
AMC-014-2006/MDCH
6
AMC-017-2006/MDCG
OBJETO DEL PROCESO Servicio de Recolección, Transporte y Disposición Final de Residuos Sólidos Boulevard Palermo Pavimentación y Veredas Calles Coropuna, Manco Inca, Manco Capac y Tupac Amaru. Adquisición de Equipos de Radios de Comunicaciones para el Centro de Comunicaciones y Dirección de Seguridad Ciudadana. Reparación de Pavimento Flexible cuadras 03,04, y 05 Calle las Porocotos Rehabilitación de Pavimentación Jirón Luna Cuadras
- 15 -
MONTO ADJUDICADO S/. 7,753,600 504,802 178,361 39,466 68,745 110,972
7
EXON.2
04, 05 y 06 Situación de desabastecimiento Inminente Leche entera Evaporada
TOTAL
S/.
346,563
9,002,509
Debido a que no se nos proporciono los archivos de los Expedientes de la muestra solicitada mediante Carta Nº 0103-2006/AEXT/ARGAR de fecha 20.Junio.2007 y reiterada con Carta Nº 039-2006/ AEXT/ARGAR de fecha 20.Junio.2006, y con copia al Despacho de Alcaldía, a la Gerencia de Administración y a la Comisión de Cautela, además de las múltiples gestiones personales realizadas por la Comisión de Auditoría en las Oficinas de la Sub Gerencia de Logística. Es de señalar que sólo hemos recibido el Libro de Actas y las Propuestas Técnica y Económica del Concurso Público Nº 0512006/MDCH y copias de los Contratos, pero en ningún caso el Expediente Completo de al menos un proceso; asunto que ha sido materia de Hallazgo y posterior observación Nº 7. Motivo por el cual no ha sido posible verificar la legalidad de los procesos de selección de acuerdo a la Ley 26850 – Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, modificada por el Texto Único Ordenado (TUO) y su Reglamento aprobados por los Decretos Supremos Nros. 083-2004-PCM y 084-2004-PCM, el Ingreso de los Bienes al Almacén, la revisión de las Órdenes de Compras y Órdenes de Servicios; hasta su cancelación con los correspondientes Comprobantes de Pago; Con la limitación expuesta en los párrafos anteriores, a la Comisión de Auditoría no le ha sido posible realizar la revisión de los documentos sustentatorios de la muestra seleccionada; por lo tanto se concluye que sobre los procesos de adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios ejecutados en el ejercicio 2006, no se puede opinar si estos se han realizado de acuerdo a la normatividad vigente con transparencia, economía y oportunidad, y si estos fueron utilizados para los fines previstos en condiciones que no han significado riesgo, deterioro o despilfarro.
- 16 -
I I .- OBSERVACI ONES Como resultado de la Auditoria Financiera Operativa del periodo 2006 se ha determinado las siguientes observaciones: 1.
RUBROS DEL BALANCE GENERAL PRESENTAN SALDOS SI N ANALI SI S DE CUENTAS AL 31.DI C.200 6 POR S/ . 250 ´ 786 ,830.
Como resultado de la revisión de la Información Financiera al 31.Dic.2005, entregada por la Sub Gerencia de Contabilidad, en lo referente a las Cuentas del Balance General y el “Acta de Verificación de Existencia de Análisis de Cuentas del Balance General al 31.Dic.2005”, suscrito el 20.Oct.2006 por el Sub Gerente de Contabilidad de la Municipalidad de Chibuenbenchon - Puno y la Comisión de Auditoria Externa (Anexo Nº 3) se comprobó que del total del Activo que asciende a S/.141,792,556 y del Pasivo que suman el importe de S/. 169´718,040, no existe análisis de cuentas que sustenten los saldos por la suma de S/. 129´736,760 y S/.120´550,070, que representan el 90.79% y el 72.63% del total del activo y pasivo al 31.Dic.2006 respectivamente. A continuación el detalle de las cuentas que no tienen análisis: Cuent as del Act ivo Cuentas por Cobrar (Neto) Otras Cuentas por Cobrar (Neto) Existencias Gastos pagados por Anticipado Inmuebles, Maquinaria y Equipo (Neto) Infraestructura Publica (Neto) Otras Cuentas del Activo (Neto) Total Activo Cuent as del pasivo Cuentas por Pagar Otras cuentas del Pasivo Total Pasivo Tot al Act ivo mas Tot al pasivo y patr im onio S/ .
I m port e 66,931,588 5,972,724 1,768,124 1,087,281 18,169,205 35,747,122 560,716 129,736,760
105,675,399 14,874,671 120,550,070 250,786,830
La Norma del Sistema Administrativo de Contabilidad Nº 6 Conciliación de Saldos, aprobado por Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/76, señala como acciones a desarrollar: 1. “La jefatura de las Centrales contables de los Organismos comprendidos dentro del alcance de la presente norma deberán establecer la metodología y la fecha de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes; asimismo deberán disponer las prácticas de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.
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Una verificación de saldos facilita la localización de errores y la adopción de medidas de corrección o ajustes”. La Norma Técnica de Control 280-03-Conciliación de Saldos aprobado por Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, señala “Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el Área Contable, con la situación real”. Asimismo, la norma Técnica de Control 280-06-Documentación sustentatoria, expresa “Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que la respalde, para su verificación posterior”. La situación se debe a que en la Administración de la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchon - Puno no aplico los principios de Contabilidad Gubernamental de Contabilidad por áreas, integración contable y el principio de unidad, tal es el caso que las Sub Gerencias de Logística, Personal y Tesorería, remiten los documentos fuentes a la Sub Gerencia de Contabilidad para su registro contable. Este hecho origino una limitación para validar los saldos al 31.Dic.2006 de las cuentas del balance general por el importe de S/.129´736,760 y de S/.120´550,070, que representan el 90.79% y 72.63% del activo y pasivo respectivamente a la fecha antes citada. Este hallazgo fue puesto en conocimiento del Lic. Javier Armenio Churcampa Mamani – Ex Gerente de Administración y al CPC. Teodomiro Cuadrador Numérico – Sub Gerente de Contabilidad, mediante Cartas Nº 1072006/AEX/ARGAR y Nº 103-2006/AEX/ARGAR de fecha 18.Jun.2007 respectivamente. El CPC. Teodomiro Cuadrador Numérico – Sub Gerente de Contabilidad, mediante informe Nº 023-2007-SCG/MDCH de fecha 21.Jun.2007, presento sus comentarios y aclaraciones, en el que indica que es cierto que no existe analisis de las cuentas contables señaladas pero lo cual es debido a la carencia de personal contable de apoyo y que se ha reunido en diversas oportunidades con los Gerentes de Administración pero que no le hacen caso, pero que al respecto no tiene documentos de dichas reuniones. El Lic. Javier Armenio Churcampa Mamani – Ex Gerente de Administración a la fecha de emisión del presente informe no presentó sus aclaraciones. Por lo expuesto, consideramos que le asiste responsabilidad administrativa al Lic. Javier Armenio Churcampa Mamani - Gerente de Administración por no haber supervisado el inventario físico valorado y al CPC. Teodomiro Cuadrador Numérico – Sub Gerente de Contabilidad por no haber adoptado procedimientos alternativos de registro contable; de acuerdo a lo establecido en el literal “a” del artículo 21 del Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de - 18 -
la Carrera Administrativa el cual indica como obligaciones de los servidores cumplir personal y diligentemente con los deberes que impone el servicio público, y lo establecido en el Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad, aprobado por Resolución de Alcaldía 078-20046-MDCH del 15.Ene.2006, relacionado a las funciones inherentes al cargo de Gerente de Administración y del Sub Gerente de Contabilidad respectivamente. 2.
SALDO DE CAJA RECAUDACI ÓN NO CONCI LI A CON LOS ARQUEOS DE CAJA, AL 31.DI C.200 6
Como resultado de la revisión de los Análisis de la Cuenta 10 Caja y Bancos al 31.Dic.2006, en lo que se refiere a la Sub Cuenta 101. Caja Recaudación – se ha verificado que el saldo total no concilia con el importe consignado en el “Acta de Arqueo de Caja” realizada por la Sub Gerencia de Contabilidad a dicha fecha, tal como detallamos a continuación: Cajas ubicadas en:
Sub Gerencia de Tesorería Gerencia de Comercialización Total S/ .
Saldo según: Act a de Arq ueo Análisis de de Caj a al Cuent as al 31.Dic.2005 31.Dic.2005
Diferencia S/ .
105,000.00
105,500.00
0.00
200,000.00
245,000.00
45,000.00
305,500.00
350,000.00
45,000.00
La Norma del Sistema Administrativo de Contabilidad Nº 6 Conciliación de Saldos, aprobado por Resolución Ministerial Nº 801-81-EFC/76, señala como acciones a desarrollar: 1. “La jefatura de las Centrales contables de los Organismos comprendidos dentro del alcance de la presente norma deberán establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes; asimismo deberán disponer las practicas de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad. Para sustentar la información que remita al órgano correspondiente se aplicará el Arqueo de Fondos y Valores. Una verificación de saldos facilita la localización de errores y la adopción de medidas de corrección o ajustes”. La Norma Técnica de Control Interno Nº 280-03-Conciliación de Saldos – Comentario 03, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG expresa: “Debe ser objeto de conciliación por parte de los Órganos responsables de la Contabilidad; los saldos de cuentas que representan - 19 -
disponibilidad de fondos (Caja y Bancos)” contra los arqueos efectuados y los Estados Bancarios. Este hecho se produce por la falta de conciliación de saldos de la cuenta caja al final del ejercicio, que debieron realizar la Sub Gerencia de Contabilidad y la Sub Gerencia de Tesorería. La situación antes expuesta ha originado que la cuenta Caja no presente el saldo real de la cuenta, de acuerdo a las actas de arqueo de caja al final del ejercicio contable. Este hallazgo fue puesto en conocimiento del Lic. Javier Armenio Churcampa Mamani – Ex Gerente de Administración, al CPC. DFMT– Sub Gerente de Contabilidad y al Sr. CPC. RKRX – Sub Gerente de Tesorería, mediante Cartas Nº 103-2007/AExt/ARGAR, Nº 104-2006/AExt/AGAR y Nº 1052006/AExt/ARGAR con fecha 20.Jun.2007 respectivamente. El CPC. Teodomiro Cuadrador Numérico – Sub Gerente de Contabilidad, mediante informe Nº 003-2007-SCG/MDCH de fecha 05.Jun.2007, remite sus comentarios y aclaraciones siguientes: En relación del presente Hallazgo, el saldo según Arqueo de Caja al 30.12.2005 es de S/.253,772.65 y no de S/.249,814.65 debido a que se han omitido considerar la Caja Nº 7 de la Sub Gerencia de Tesorería – Recaudación de Multas por S/. 45,000.00 En concordancia con la normatividad contable vigente respecto a Arqueos de Fondos y Valores, debemos advertir que en la Sub-Gerencia de Tesorería no cuenta con Libro Caja para llevar el registro de las transacciones financieras en el momento en que ocurren los hechos, lo cual no permite determinar los saldos reales del disponible en efectivo en la oportunidad en que se programa y efectúa los Arqueos de Fondos por parte de la Sub Gerencia de Contabilidad. Por la razón expuesta, es que al final del Ejercicio Fiscal 2006 no fue posible realizar la conciliación de saldos de la Cuenta 101 Caja con la Sub. Gerencia de Tesorería, resultando así la diferencia que es motivo del presente Hallazgo, diferencia que no fue mostrado en el acto del arqueo debiendo el Área de Tesorería acreditar esta diferencia, lo que no ha cumplido dicha Sub Gerencia a pesar de los documentos cursados por el Área de Contabilidad y que se adjunta al presente descargo: Memorando Nº 107-2006-UC/MDCH Memorando Nº 114-2006-UC/MDCH Memorando Nº 121-2006-UC/MDCH Informe Nº 008-2007-SGC/MDCH Informe Nº 013-2007-SGC/MDCH
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El Lic. Javier Armenio Churcampa Mamani – Ex Gerente de Administración y el CPC. RKRX – Sub Gerente de Tesorería a la fecha de formulación del presente informe no presentaron sus comentarios y aclaraciones. De la evaluación de los comentarios y aclaraciones presentados por el Sub Gerente de Contabilidad, es de expresar que esta Sub Gerencia no pudo determinar la diferencia con su registro contable debido a que la Sub Gerencia de Tesorería carece del libro caja, razón por lo cual subsiste el hallazgo. Por lo expuesto, consideramos que le asiste responsabilidad administrativa al CPC. RKRX – Sub Gerente de Tesorería por no implementar el libro caja para registrar los ingresos, salidas y saldos de caja, así como al Lic. Javier Armenio Churcampa Mamani – Ex Gerente de Administración por no implementar los controles internos correspondientes y no monitorear a las áreas a su cargo, de acuerdo a lo establecido en el literal “a” del artículo 21 del Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa el cual indica como obligaciones de los servidores cumplir personal y diligentemente con los deberes que impone el servicio público y lo establecido en el Manual de organización y Funciones, de la Municipalidad, aprobado por Resolución Nº 0913-05-ALC/MDCH en lo relacionado a las funciones inherentes al cargo del Sub Gerente de Tesorería.
I I I .- CONCLUSI ONES Como resultado de la Auditoria Financiera – Operativa ejecutada en la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchón - Puno por el periodo 2005 se ha llegado a las conclusiones siguientes: 1.
Se ha emitido el Informe Corto de Auditoria de los Auditores Independientes el cual se presenta con abstención de opinión a los Estados Financieros de la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchón - Puno al 31 de Diciembre de 2005. (Otr os Aspect os de I mpor t ancia Nº 1.7.1) .
2.
De la revisión de la información financiera operativa se determino las siguientes conclusiones : a. Rubros del Balance General presentan saldos sin análisis de cuentas al 31.Dic.2006 por S/.250´786,830. (Observación Nº 1) . - 21 -
b. El Saldo de Caja Recaudaciones no concilia con los Actas de arqueos de caja al 31.Dic.2006 por S/.45,000.00 y no se ha no implementado el libro caja para registrar los ingresos, salidas y saldos de caja (Observación Nº 2).
RECOMENDACI ONES En mérito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente Informe se recomienda lo siguiente: AL CONCEJO MUNI CI PAL DE LA MUNI CI PALI DAD DI STRI TAL DE CHI BUENBENCHON – PUNO:
1. Disponer que la Comisión Permanente y a la Comisión Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios que en coordinación con la Oficina de Asesoría Legal califiquen las faltas de los funcionarios comprendidos en las observaciones del 1 al 15 del presente Informe, a fin de deslindar el grado de responsabilidad administrativa a que hubiera lugar, de acuerdo a los Art.26 y 28 del Decreto Legislativo N° 276 – Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remunerativa del Sector Público. 2. Otorgar Facultades al Alcalde para constituir una comisión técnica especial que se encargue de elaborar los análisis de cuentas, inventarios físicos de existencias, bienes muebles, inmuebles e infraestructura publica de propiedad de la Municipalidad, con la finalidad de obtener saldos reales de los rubros que comprenden los estados financieros al 31.Dic.2006, en aplicación al instructivo Nº 12, reestructuración de información y documentación contable aprobado por la Contaduría Publica de la Nación. (Observación Nº 1 y 2). AL ALCALDE
3. Disponer que el Gerente Municipal y el Gerente de Administración Implementen los controles internos necesarios y adecuados en la Subgerencia de Tesorería, entre ellos se implemente el Libro Caja para registrar los ingresos, salidas y saldos de caja; así como realicen los monitoreos correspondientes.
-------- ---------- --------- --------- -------- (SOCI O) TI MOTEO SECADOR DESENCHUFADO CONTADOR PÚBLI CO COLEGI ADO MATRI CULA N° 66 ,66 5
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---------- -------- ---------- --------- -LEONCI O PI CHON RETUERTO CONTADOR PÚBLI CO COLEGI ADO MATRI CULA N° 66 ,66 6 JEFE DE COMI SI ON
ANEXO N° 1 FUNCI ONARI OS Y SERVI DORES COMPRENDI DOS EN LAS OBSERVACI ONES DEL EJERCI CI O 2006 Tipo de Contrato Laboral
Fecha de Inicio
Fecha de Término del Contrato
Contratado
01.02.2004
28.04.2007
40000102 Sub Gerente de Contabilidad
Contratado
01.01.2003
40000103 Sub Gerente de Logística
Contratado
40000104 Ex Sub Gerente de Logística
TEDRA
40000105 Ex Gerente de Renta
CPC RKRX
Apellidos y Nombre
LIC. Javier Armenio Churcampa Mamani CPC Teodomiro Cuadrador Numérico ABCD FGRE
DNI 40000101
Cargo Gerente de Administración
Domicilio
Observación
Jr. El Pacae Nº 888 – Juliaca - Puno
1, 2, 6, 9, 14, ….
Continua
Jr. Huascarán Nº 744 – Masamary - Puno
1, 3, 6, 9, ….
03.03.2005
Continua
Jr. Los Incas 1431 – Lago Titicaca Puno
4, 8, 14, 33 …
Contratado
03.01.2003
06.05.2007
Jr. Capac Ayar Nº 930 – Ilave – Puno
4, 8, 14, 31 ....
Contratado
01.02.2005
27.04.2007 Av. Principal Nº 814 – Juliaca –Puno
40000106 Sub Gerente de Tesorería
Nombrada
02.03.2005
Continua
Ing. KQWS
40000107 Gerente de Desarrollo Urbano
Pensionista Contratado
03.01.2004
Ing. TEFLP
40000108 Ex Gerente de Desarrollo Urbano
Contratado
Econ. HSTN
40000109
Nombrado
Gerente de Planificación, Presupuesto y Estadística
5, 7, 10, 30....
Av. El Revolver Nº 734 - Juliaca – Puno
11, 12, 13, 28 …
01.02.2007
Av. Ayar Uchu Nº 446 – Puno – Puno
15, 16,17, 27, 29
01.01.2005
31.03.2007
Av. Condorcanqui Nº 398 – Ilave - Puno
18, 19, 20, 25, ...
01.01.2005
Continua
Av. Manco Cápac Nº 755 – Chibuebenchon 21, 22, 23, 24, 26, … - Puno
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ANEXO N° 2 MEMORANDUM DE CONTROL I NTERNO SEÑOR: DIONISIO NEMESIO CONDORCANQUI CORONACIÓN ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHIBUENBENCHON Puno.La Contraloría General de República mediante la Resolución de Contraloría Nº 77772007-CG de fecha 28 de febrero de 2007, designó a la Sociedad Auditoria ARGAR & Asociados, Sociedad Civil, para efectuar el examen Financiero Operativo de la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon, correspondiente al Ejercicio 2006, como resultados del Concurso Públicos de Méritos Nº 00006-2007-CG convocado por dicho órgano Rector en mérito al cual se firmó el Contrato de Locación de Servicios Profesionales de Auditoria Externa el 07 de Marzo de 2006 entre la Municipalidad y nuestra Sociedad de Auditoria. La Auditoria se realizó de acuerdo con las Normas Generales de Auditoria – NAGA, Normas Internacionales de Auditoria, NIAS y las Normas de Auditoria Gubernamental
ANEXO N° 2 MEMORANDUM DE CONTROL I NTERNO SEÑOR: DIONISIO NEMESIO CONDORCANQUI CORONACIÓN ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHIBUENBENCHON Puno.La Contraloría General de República mediante la Resolución de Contraloría Nº 77772007-CG de fecha 28 de febrero de 2007, designó a la Sociedad Auditoria ARGAR & Asociados, Sociedad Civil, para efectuar el examen Financiero Operativo de la Municipalidad Distrital de Chibuebenchon, correspondiente al Ejercicio 2006, como resultados del Concurso Públicos de Méritos Nº 00006-2007-CG convocado por dicho órgano Rector en mérito al cual se firmó el Contrato de Locación de Servicios Profesionales de Auditoria Externa el 07 de Marzo de 2006 entre la Municipalidad y nuestra Sociedad de Auditoria. La Auditoria se realizó de acuerdo con las Normas Generales de Auditoria – NAGA, Normas Internacionales de Auditoria, NIAS y las Normas de Auditoria Gubernamental – NAGU; la aplicación de dichas normas requieren que se planifique adecuadamente la auditoria, consecuentemente se debe evaluar la estructura y sistema de control interno para obtener una razonable confiabilidad de la eficiencia y efectividad de los mismos, que permita determinar áreas criticas y puntos de atención para la ejecución de la Auditoria. En el proceso de planificación se realizó la evaluación de la estructura de control interno y en la fase de campo, entre otros aspectos, se probó la solidez, confianza y efectividad, determinándose algunas deficiencias y debilidades que inciden en la gestión administrativa y operativa de la Entidad. Debemos señalar que los aspectos y hechos planteados en el presente documento fueron oportunamente comunicados a los diversos niveles funcionales de las áreas y unidades de la Entidad a efectos que conocidos los hechos se dispongan las medidas correctivas que el caso requería, habiéndose obtenido receptividad y siendo informados de las acciones dispuestas para corregir o subsanar los mismos. En tal sentido, a continuación presentamos los aspectos de mayor relevancia, en los cuales se consideran casos cuyas acciones correctivas ya han sido dispuestas, con la finalidad de que se tome conocimiento y se realice el seguimiento de las medidas correctivas, otros que están en proceso de implementación, para que los niveles de gerencia y administración efectúen la supervisión correspondiente; asimismo, - 25 -
formulamos las recomendaciones que deben entenderse como complemento a las acciones ya dispuestas o como alternativa en los casos que se encuentren en proceso de evaluación previa. Chibuenbenchon - Puno, 30de junio del 2007
--------------------------------------------------- (SOCIO) TI MOTEO SECADOR DESENCHUFADO
CONTADOR PÚBLICO COLEGIADO MATRICULA N° 66,666
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SUB GERENCIA DE LOGISTICA 1.
INCUMPLIENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Y SU REGLAMENTO POR PARTE DE LA ENTIDAD. De la revisión y análisis efectuado al Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchon - Puno aprobado mediante la Resolución de Alcaldía Nº 008-05-ALC/MDC del 14.Ene.2006, por el importe de S/. 48´989,224 y sus modificatorias mediante las Resoluciones Nº 0107-06-ALC/MDCH, y Nº 0176-2006-ALC/MDCH de fechas 06.Feb.2006 y 28.Set.2006 respectivamente modificándose el PAAC a S/. 59´736,450, de los cuales se ha ejecutado durante el año 2006 el importe de S/. 58´970,450. Cabe señalar, que mediante carta Nº 109 de 20.Oct.2006 se reitero la solicitud de la siguiente información:
- Registro de contratos y procesos convocados durante el periodo 2006 - Los expedientes por todas las actuaciones de cada proceso de Contratación o Adquisición del periodo 2006. Asimismo, de la evaluación de las Resoluciones de Alcaldía Nº 1003-06ALC/MDCH y 0307-06-ALC/MDCH de fechas 25.Ene.2006 y 15.Mar.2006 respectivamente, que aprueban la designación del Comité especial Permanente y el Comité Especial para el Concurso Público Nº 007-2006-CE/MDCH, para llevar a cabo el Proceso de Selección de la Contratación de Servicio de Recolección, Transporte y Disposición Final de los Residuos Sólidos, por el importe de S/ 7´953,000.00, hemos determinado que la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchon - Puno no ha cumplido con lo siguiente:
a) La Sub Gerencia de Logística no ha cumplido con llevar el Registro de Contratos y Procesos convocados durante el periodo 2006.
De la revisión y análisis efectuados de la documentación presentada por la Sub Gerencia de Logística se ha determinado que la Entidad no ha cumplido con llevar el Registro Público de los procesos de selección convocados durante el periodo 2006, de los contratos suscritos y su información básica . Al respecto el Artículo 46 del Decreto Supremo No. 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado señala lo siguiente: “Artículo 46. - Registro de Contratos La Entidad bajo responsabilidad, llevará un Registro Público de los procesos de selección que convoque, de los contratos suscritos y su información básica, debiendo remitir trimestralmente una estadística de dicha información al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en la forma que establezca el Reglamento.”
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La Directiva No. 014-2001-CONSUCODE-PRE establece, entre otros aspectos, que sin perjuicio de la responsabilidad del Titular del Pliego Presupuestario, o en su caso, de la más alta autoridad administrativa de la Entidad, la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad tendrá a su cargo el Registro de Procesos y Contratos y será la responsable de administrar, registrar, controlar y actualizar la información del Registro y de la elaboración y llenado de los formatos. Además, en caso de detectarse la omisión en la presentación de la información, el infractor asumirá la responsabilidad que le asiste, conforme a la normatividad vigente, sin perjuicio de ponerse el caso en conocimiento de la Contraloría General de la República, sobre todo que se considera que los formatos presentados por las Entidades al CONSUCODE, tienen el carácter de Declaración Jurada y por lo tanto están sujetos a las responsabilidades legales. En consecuencia, la Entidad al no contar con el Registro de Contratos y Procesos Convocados durante el periodo 2006, no ha cumplido con lo señalado en la ley de contrataciones y adquisiciones y su reglamento, dificultando un adecuado control posterior por parte de los Órganos que conforman el Sistema Nacional de Control.
RECOMENDACIÓN Que la Gerencia de Administración disponga la implementación del Registro Público de procesos de Selección y Contratos suscritos, de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
b) En los Comités Especiales no participa un representante de la Sub
Gerencia de Logística, dependencia encargada de las Contrataciones y Adquisiciones de la Entidad. En la conformación de los Comités Especiales no se incluye a un representante de la dependencia encargada de las Contrataciones y Adquisiciones de la Entidad, o sea la Sub Gerencia de Logística. El segundo párrafo del Articulo 41 – COFORMACION, del reglamento del TUO de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D. S. Nº 084-2004-PCM, indica textualmente: “Cualquiera sea el numero de integrantes del Comité Especial, uno deberá pertenecer a la dependencia encargada de las Contrataciones y Adquisiciones de la Entidad.…”. El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad de Chibuebenchon - Puno en su Articulo 108º establece que son Funciones Generales de la Sub Gerencia de Logística:” a) Programar, Ejecutar, Supervisar y Evaluar el Sistema de Abastecimiento (Logística) y de servicios auxiliares de la institución.
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La Norma Técnica Nº 700-06 CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 123-2000-CG del 23.Jun.2000, señala: “La Dirección de las entidades deben implantar mecanismos para asegurar que los procesos de contratación y adquisición se ajusten a la normativa de la materia y a los principios de transparencia y de integridad”. Esta omisión a la inclusión de un representante de la dependencia encargada de las Contrataciones y Adquisiciones de la Entidad en los Comités Especiales, conlleva al incumplimiento de lo establecido en la normatividad de la materia y a los principios de transparencia y de integridad Esta situación se origina por desconocimiento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones por parte de algunos funcionarios de la alta Dirección.
RECOMENDACIÓN El Alcalde de la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchon - Puno, debe de disponer, mediante documento escrito, que entre la designación de los miembros del Comité Especial, uno debe pertenecer a la Sub Gerencia de Logística de acuerdo con el Articulo 41 del Reglamento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado por D. S. Nº 084-2004-PCM.
2.
LA ENTIDAD NO CUMPLÍO CON REMITIR TRIMESTRALMENTE A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA LA RELACION DE TODAS LAS CONVOCATORIAS A LICITACION PUBLICA Y CONCURSO PUBLICO REALIZADAS DURANTE EL PERIODO 2006. De la documentación proporcionada por la Sub Gerencia de Logística se ha determinado que la Entidad no ha cumplido con remitir trimestralmente a la Contraloría General de la República (CGR), una relación de todas las convocatorias a Licitación Pública y Concurso Público realizadas durante el periodo 2006, adjuntando la documentación que permita apreciar su resultado. Esta obligación está expresada en el último párrafo del Artículo 47.- De las Responsabilidades y Sanciones, del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (TUO), aprobado por el Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM que señala: “La Entidad estará obligada a remitir dentro de los quince días siguientes al cierre de cada trimestre a la Contraloría General de la República, una relación de todas las convocatorias a Licitación Pública y Concurso Público realizadas en dicho periodo, con la documentación que permita apreciar su resultado.” Adicionalmente la Directiva Nº 005-2001-CG/OATJ, en concordancia con la norma antes citada precisa la información que las Entidades deben de remitir y los alcances de este cumplimiento obligatorio por parte de las que están comprendidas en el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado; así como, las Disposiciones Específicas sobre la presentación de la información por parte de - 29 -
estas Entidades e indica en el Anexo Nº 4 que el lugar de presentación para la Municipalidad Distrital de Chibuenbenchon - Puno es la sede Puno. Por lo tanto, la Entidad al no haber remitido esta información a la Contraloría General de la República de acuerdo con las normas precitadas ha incumplido con su obligación de informar al Órgano Rector de Control y no ha contribuido a que la base de datos con que cuenta, contenga información mas completa sobre las contrataciones y adquisiciones del Estado.
RECOMENDACIÓN Que la Gerencia de Administración, disponga que la Sub Gerencia de Logística remita las comunicaciones respectivas, de las convocatorias de Licitaciones y Concursos Públicos en forma trimestral a la Contraloría General de la República de acuerdo a las Normas Vigentes.
3.
EL SUB GERENTE DE LOGISTICA NO HA CUMPLIDO CON ELEVAR EL INFORME PORMENORIZADO SOBRE EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES (PAAC) AL FINALIZAR EL EJERCICIO PRESUPUESTAL 2006. El Sub Gerente de Logística, como titular de la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad no ha cumplido con elevar al Titular del Pliego el informe pormenorizado, al finalizar el Ejercicio Presupuestal 2006, sobre la elaboración, aprobación, publicación, difusión y principalmente ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) con descripción y comentarios de las actividades de los servidores, funcionarios y dependencias encargadas de su cumplimiento. Al respecto, la Directiva Nº 005-2003/CONSUCODE/PRE en el Numeral 9. De la Supervisión del Plan Anual , del Capítulo VI) Disposiciones Específicas, indica: “Es responsabilidad del Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad, según corresponda y/o del órgano o funcionario encargado de la aprobación y/o modificación del PAAC, como de la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad, la supervisión, la elaboración, aprobación, publicación, difusión, ejecución y demás aspectos del PAAC regulados por la presente Directiva, sin perjuicio de la que corresponde a la Oficina de Auditoría o Control Interno de la Entidad, conforme a las normas del Sistema Nacional de Control. Al finalizar cada ejercicio presupuestal, el titular de la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad deberá elevar al Titular del Pliego o a la máxima autoridad administrativa de la Entidad según corresponda, un informe pormenorizado sobre cada uno de los aspectos puntualizados en el párrafo precedente y, principalmente, sobre la ejecución del Plan Anual, con descripción y comentarios de las actividades de los servidores, funcionarios y dependencias encargadas de su cumplimiento.” - 30 -
