PARA USO EDUCATIVO (Solo se ha transcrito los temas relacionados a la Liquidación)
GUIA DE LIQUIDACION DE CONVENIOS CONVE NIOS FINANCIADOS POR FONCODES I.
OBJETIVO Establecer el procedimiento general para liquidar Convenios de Financiamiento suscritos entre FONCODES y el Núcleo Ejecutor para la ejecución de proyectos de Infraestructura.
II.
ALCANCE La presente Guía será de aplicación y estricto cumplimiento por parte del órgano representativo del Núcleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos, Supervisor Zonal, Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal, Jefe Zonal, Gerente de la Unidad Administrativa, Jefe de Contabilidad, Jefe de Tesorería y Jefe de Liquidación y Transferencia.
III.
BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
3.6
3.7 3.8 3.9
Decreto Supremo N° 011-2004-MIMDES, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social. Resolución Suprema N° 004-2005-MIMDES, que aprueba el Cuadro de Asignación de Personal (CAP), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social. Resolución Ministerial N° 452-2005-MIMDES, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social. Resolución Ministerial N° 464-2005-MIMDES, que designa funcionarios de FONCODES. Resolución Ministerial Nº 236-2005-MIMDES, que aprueba la Directiva General Nº 001-2005-MIMDES, 001-2005-MIMDES, “Normas para la Formulación, Trámite, Aprobación y Actualización de Directivas”. Decreto Supremo N° 015-96-PCM, que precisa las facultades de los Núcleos Ejecutores que reciben financiamiento de FONCODES para la Ejecución de sus proyectos. Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General Resolución N° 007-99-SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago. Resolución de la Dirección Ejecutiva Nº 002-2003-FONCODES/DE, que aprueba la Directiva Nº 1-2003-FONCODES/GPyS: 1-2003- FONCODES/GPyS: “Disposiciones para la formulación, trámite, aprobación, difusión y actualización de las Norm as Institucionales”.
IV. DISPOSICONES ESPECIFICAS 4.1
Liquidación : Es el acto de administración a través del cual FONCODES determina formalmente el monto efectivamente gastado en un proyecto concluido y operativo en concordancia con el Convenio de Financiamiento, reflejado en la valorización final y sobre la base de la revisión de toda la documentación sustentatoria del gasto que demuestre la correcta utilización de los recursos recibidos. Esta liquidación deberá sustentarse en: a) La obra física ejecutada de acuerdo al Expediente Técnico, reflejada en la valorización final. b) La rendición final de cuentas, que viene a ser el conjunto de documentos documentos contables y administrativos que demuestran la correcta utilización de los recursos recibidos, además deben reflejar la inversión realizada durante el desarrollo del proyecto.
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V.
PROCEDIMIENTOS 5.1
PROCEDIMIENTO PARA APROBAR LA LIQUIDACION DE CONVENIOS 5.1.1
A la culminación del proyecto de acuerdo a lo establecido en el Convenio de Financiamiento, el órgano representativo del Núcleo Ejecutor y el Residente deberán presentar al Supervisor de Proyectos, la documentación sustentatoria para la rendición final de cuentas en original necesaria para proceder a la liquidación del referido convenio, siendo esta la siguiente. a) Informe de desarrollo físico y financiero del proyecto debidamente suscrito, que deberá contener como mínimo lo señalado en el Anexo N° 01. b) Memoria Descriptiva Valorizada; que deberá contener como mínimo: b.1 Cuando la obra sea inscribible; los requisitos establecidos en el literal a), del Artículo 5° de la Ley N° 27171, “Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social financiada por FONCODES”, que son área total del terreno, área ocupada y libre, linderos y medidas perimétricas y colindantes del inmueble, así como del material de construcción utilizado y distribución de la fábrica, datos registrales si los hubiere, valor de la obra y destino de la misma. b.2 Cuando la infraestructura no sea inscribible; se deberá señalar igualmente los datos que se indican en el literal anterior y cuando corresponda, además deberá añadirse las referencias que permitan la ubicación exacta de la obra y/o lugares de su ejecución. c) Fotografías del proceso constructivo y culminación de obra d) Acta de terminación de obra e) Acta de Compromiso de Operación y Mantenimiento Provisional de la Obra. f) Acta de Inspección y Prueba (sólo para las obras de electrificación). g) Minuta de Declaratoria de Fábrica (sólo para edificaciones) h) Acta de Rendición de Cuentas Final i) Valorización de Aporte Comunal (sustentado en Hoja de Jornales y Tareo). j) Valorización de Aporte de Terceros k) Valorización Final de la Obra l) Manifiesto de Gastos m) Documentación sustentatoria del Gasto n) Resumen Final del Estado Financiero o) Extracto Bancario de la Cuenta de Ahorros y/o Cuenta Corriente cancelada. p) Cuadro Resumen de Movimiento de Almacén (Ingreso – Egresos) q) Acta Valorizada de Sobrantes de Obra r) Cuaderno de Obra s) Acta de Entrega del Terreno; la que deberá ser elaborada cuando corresponda de acuerdo a los formatos que se indican en los Anexos 7 A, 7B, 7C, 7D, 7E y 7F que forman parte del Capítulo II.- Procedimiento de la Guía de Transferencia de Obras financiadas por FONCODES. t) Planos o Croquis de Replanteo (sólo modificaciones) u) Planos de Ubicación y Perimétrico de la Obra (sólo para edificaciones); los que deberán ser elaborados de acuerdo a las recomendaciones efectuadas mediante Memorando Múltiple N° 064-204-FONCODES/GG y Memorando Múltiple N° 001-2005-FONCODES/SGLT. v) Todos los Informes del Residente, Supervisor y Capacitador de ser el caso. w) Constancia de devolución a la Oficina Zonal del monto no ejecutado. x) Copia del documento que acredita los desembolsos efectuados y) Otros documentos generados durante el proceso de financiamiento como: Addenda y Expedientes de Modificación del Proyecto, Ampliaciones Presupuestales, Addenda por Deductivos, Addenda por Ampliaciones de Plazo, Copia de los Contratos de los Agentes, Autorizaciones de Gasto, entre otros.
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5.1.2
La documentación a que se refiere el numeral anterior, es sin perjuicio de la requerida en la normativa vigente sobre le particular, para cuyo efecto su presentación deberá hacerse de acuerdo a los Formatos contenidos en las respectivas Guías de Ejecución de Proyectos u otros, teniendo en cuenta lo señalado en el Anexo 7, de la presente norma.
5.1.3
De ser necesario el Supervisor Zonal y/o Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal, podrán solicitar documentación complementaria previo sustento y autorización del Jefe Zonal.
5.1.4
En el caso que existan montos que no hayan sido ejecutados o gastados, estos serán devueltos a FONCODES a través de la Oficina Zonal, la cual la remitirá al Area de Tesorería el documento que acredite la devolución a FONCODES, para su registro en un plazo no mayor de siete (7) días calendario.
5.1.5
La documentación a que se refiere el numeral 5.2.1 que conforma el Expediente de Liquidación del Convenio, bajo responsabilidad, deberá ser presentada por los miembros del órgano representativo del Núcleo Ejecutor y Residente al Supervisor de Proyectos, dentro de los siete (7) días calendario posteriores a la fecha de culminación del proyecto.
5.1.6
Para el cómputo del plazo indicado en el numeral 5.2.3, se tendrá en cuenta la fecha indicada en el “Acta de Terminación de Obra”. En los convenios que cuenten con componente de Capacitación, la presentación del expediente de Liquidación del Convenio, se efectuará dentro de los treinta (30) días calendario posteriores a la fecha de culminación del proyecto.
5.1.7
Para el caso de los convenios en que por la lejanía de la obra (por ejemplo en zonas de selva), no se pueda cumplir con el plazo antes indicado, el Supervisor de Proyectos, con la opinión favorable de la Oficina Zonal, podrá ampliar el plazo para la presentación del expediente de liquidación del convenio, debiendo cautelar el estricto cumplimiento del plazo establecido y señalar situación en el Informe Final.
5.1.8
El Supervisor de Proyectos revisará el expediente de Liquidación del Convenio presentado, en un plazo no mayor a siete (7) días calendario contados desde su recepción. De encontrarlo conforme, visará el mismo y emitirá su Informe que deberá contener como mínimo lo señalado en el Anexo N° 2. Dicho informe incluirá lo pertinente a la preliquidación y/o a las coordinaciones realizadas por el Núcleo Ejecutor con los representantes de la Entidad Receptora a efectos de llevar a cabo la transferencia cuando corresponda y formará parte del Expediente de Liquidación del Convenio.
5.1.9
De efectuarse observaciones al Expediente de Liquidación del Convenio, el Supervisor de Proyectos informará de ello a la Oficina Zonal y notificará las mismas al órgano representativo del Núcleo Ejecutor y Residente, para que procedan a levantarlas en el plazo otorgado en la notificación.
5.1.10 La revisión del expediente de Liquidación del Convenio, el Supervisor de Proyectos comprenderá lo siguiente : a) Verificar que el Expediente de Liquidación cuente con la documentación referida en el numeral 5.2.1 de la presente Guía. b) Verificar que el Expediente de Liquidación presentado corresponde a la obra físicamente ejecutada de acuerdo al Expediente Técnico aprobado. c) Verificar el cumplimiento de lo establecido en el Convenio de Financiamiento, Anexos y modificatorias. d) Evaluar la documentación técnica económica presentada en su forma y contenido.
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5.1.11 Emitido el informe de conformidad por parte del Supervisor de Proyectos, éste entregará el Expediente de Liquidación del Convenio, (previa visación del mismo), a la Oficina Zonal, para que luego de registrar en el Sistema de Gestión de Proyectos la presentación del referido Expediente de Liquidación, sea derivado al Supervisor Zonal para su revisión técnica – financiera. 5.1.12 El Supervisor Zonal revisará el Expediente de Liquidación del Convenio en un plazo no mayor a siete (7) días calendario contados desde su recepción. Asimismo el Jefe Zonal podrá autorizar la ampliación del plazo establecido previo sustento de las causas que lo originaron y para cuyo efecto deberá realizar el seguimiento que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo. 5.1.13 De encontrar conforme el Expediente de Liquidación del Convenio presentado, el Supervisor Zonal emitirá un Informe que deberá contener como mínimo lo señalado en el Anexo N° 3. Dicho Informe conjuntamente con el expediente de Liquidación del Convenio, previo registro en el Sistema de Gestión de Proyectos, se derivará al Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal para su revisión contable. 5.1.14 El Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal, revisará el Expediente de Liquidación del Convenio en un plazo no mayor a siete (7) días calendario contados a partir del momento de su recepción. Asimismo el Jefe Zonal podrá autorizar la ampliación del plazo establecido previo sustento de las causas que lo originaron y para cuyo efecto deberá realizar el seguimiento que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo. 5.1.15 De encontrar conforme el Expediente de Liquidación presentado, el Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal emitirá el Informe Técnico de conformidad y registrará en el Sistema el Informe de Liquidación Técnico Económico. Asimismo y previo registro en el Sistema de Gestión de Proyectos, comunicará vía Sistema al Equipo de Contabilidad para la revisión y conciliación correspondiente; la misma que deberá efectuarse en un plazo no mayor de tres (3) días calendario. Contando con la conciliación respectiva vía sistema, elaborará la Ficha de Aprobación de Liquidación de Convenios que corresponda, de acuerdo al formato aprobado por FONCODES. 5.1.16 De efectuar observaciones al Expediente de Liquidación del Convenio, el Supervisor Zonal y/o Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal según corresponda, previo registro en el Sistema de Gestión de Proyectos, notificará las mismas al órgano representativo del Núcleo Ejecutor, Residente y/o Supervisor de Proyectos, según corresponda, para que procedan a levantarlas dentro del plazo otorgado a la notificación. 5.1.17 En el caso que existan montos que no hayan sido ejecutados o gastados, se anexará al Expediente de Liquidación copia del cargo del documento por el cual la Oficina Zonal ha remitido al Equipo de Tesorería el monto devuelto. 5.1.18 De evidenciarse irregularidades, el Supervisor Zonal o Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal, Informará a la Jefatura Zonal al respecto a efectos de que ésta solicite el pronunciamiento del representante del Estudio Jurídico. Dicho pronunciamiento deberá emitirse en un plazo no mayor de siete (7) días calendario y se efectuará en relación a las responsabilidades y acciones legales a que hubiera lugar. 5.1.19 De determinarse responsabilidades, se iniciarán las acciones administrativas y/o legales a que hubiera lugar y se procederá de acuerdo a la normativa aplicable, tal como ha sido estipulado en la Resolución de la Dirección Ejecutiva N° 110-2000-FONCODES, que aprueba la Directiva N° 001-2000-FONCODES/GG, “Procedimiento de Liquidación de Oficio de Convenios Financiados por FONCODES y Resolución Gerencial N° 073-
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2004-FONCODES/GG, que aprueba la Directiva N° 001-2004FONCODES/GPyS/GPI, “Normas para la Resolución de Convenios y Liquidación de Convenios Resueltos”. 5.1.20 En los casos en que la Oficina Zonal cuente con facultad delegada para aprobar liquidaciones, ésta aprobará la liquidación del Convenio en virtud al Informe del Supervisor Zonal, Informe Técnico que deberá contener como mínimo lo señalado en el Anexo N° 4, e Informe de Liquidación Técnico Económico del Encargado de Liquidaciones en la Oficina Zonal y Expediente de Liquidación correspondiente, suscribiendo para tales efectos las respectiva Ficha de Aprobación de Liquidación de Convenios. 5.1.21 Los Jefes Zonales remitirán una copia autenticada del Formato de Ficha utilizado para la aprobación de la liquidación en el término de 48 horas desde su expedición al Area de Liquidación y Transferencia y a la Unidad Administrativa, la cual remitirá copia al Jefe de Contabilidad para conocimiento y consolidación institucional. Paralelamente la Oficina Zonal derivará el Expediente de Liquidación debidamente foliado al Archivo Central de la Institución, para su custodia definitiva, sin perjuicio de efectuarse el registro correspondiente en el Sistema de Gestión de Proyectos. Asimismo dicho Expediente Foliado deberá contener copia autenticada de la Ficha de Aprobación de Liquidación. 5.1.22 En los casos en que la Oficina Zonal no cuente con facultades para aprobar la liquidación del Convenio, ésta mediante Memorando y a efectos de la revisión correspondiente, remitirá al Equipo de Liquidación y Transferencia, previo registro en el Sistema de Gestión de Proyectos, el Informe del Supervisor Zonal, Informe Técnico que deberá contener como mínimo lo señalado en el Anexo N° 5 e Informe de Liquidación Técnico Económico del Encargado de Liquidaciones en la Oficina Zonal. Expediente de Liquidación del Convenio y el formato de Ficha de Aprobación de Liquidación de Convenios que corresponda, debidamente llenado y suscrito en la parte correspondiente. 5.1.23 El Jefe de Liquidación y Transferencia, dispondrá el ingreso correspondiente en el Sistema de Gestión de Proyectos y derivará luego el Expediente de Liquidación al encargado de la liquidación en el Equipo de Liquidación y Transferencia para su revisión en un plazo no mayor a siete (7) días calendario de recibido el Expediente de Liquidación. El Jefe de Liquidación y Transferencia podrá autorizar la ampliación del plazo establecido previo sustento, para cuyo efecto deberá realizar posteriormente el seguimiento que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo. 5.1.24 De encontrar conforme el Expediente de Liquidación, el encargado de la liquidación en el Equipo de Liquidación y Transferencia emitirá el Informe de Conformidad respectivo que deberá contener como mínimo lo señalado en el Anexo N° 6 y suscribirá la Ficha de Aprobación de Liquidación de Convenio que corresponda, derivándose la Ficha al Equipo de Liquidación y Transferencia para su aprobación correspondiente. 5.1.25 De efectuar observaciones al Expediente de Liquidación del Convenio, el encargado de la liquidación emitirá el Informe con el detalle de las observaciones para que el Equipo de Liquidación y Transferencia lo derive a la Zonal a efectos de que se subsanen las mismas o de ser el caso, disponga la notificación al Supervisor de Proyectos, órgano representativo del Núcleo Ejecutor y/o Residente, según corresponda, para que procedan a absolverlas dentro del plazo que se otorgue en la notificación. 5.1.26 Aprobada la liquidación del Convenio, se remitirá a la Oficina Zonal y al Equipo de Contabilidad, una copia de la Ficha de Aprobación de la Liquidación del Convenio, remitiéndose el expediente de Liquidación previa foliación, al Archivo Central de la entidad para su custodia. El expediente de
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liquidación foliado deberá contener copia autenticada de la Ficha de Aprobación de Liquidación. VI. FORMALIDADES DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DEL GASTO 6.1
Los Comprobantes de Pago que forman parte del Expediente de Liquidación del Convenio para sustentar gastos del proyecto (Boletas de Venta, Recibos por Honorarios, Recibos por arrendamiento de bienes proporcionados por la SUNAT, entre otros), deben ser originales, no deben contener borrones, ni enmendaduras deben haber sido elaborados en papel carbón, carbonado o autocopiativo y haber sido emitidos cumpliendo los demás requisitos exigidos por el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT).
6.2
Los Comprobantes de Pago, deben ser girados a nombre del Núcleo Ejecutor del Proyecto y visados por el Presidente, Tesorero y Residente del Proyecto, previa verificación y según se ha señalado en el numeral anterior y en el Anexo N° 7.
6.3
La documentación sustentatoria de gastos debe ser acorde al Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT y sólo en casos excepcionales, previo Informe del Residente y órgano representativo del Núcleo Ejecutor, con la conformidad del Supervisor de Proyectos, se podrá presentar otro documento que permita rendir cuenta en el cual figuren los datos y la firma del proveedor y el detalle respectivo. Dicho documento deberá ser adicionalmente firmado por el Presidente del Núcleo Ejecutor, el Residente y visada por el Supervisor de Proyectos y una autoridad local. El informe mensual del Supervisor de Proyectos deberá anexar el Informe al que hace referencia el presente numeral para la revisión por parte del Supervisor Zonal.
6.4
Los supuestos excepcionales a los que se hace referencia en el numeral anterior, tendrían en común el hecho que los proveedores no son habituales y que no hayan otros que ofrezcan dichos bienes o servicios en la zona, por tratarse de zonas alejadas o por alguna causa justificada expresamente indicada. Puede aplicarse a los siguientes gastos : a) Compra de agregados (arena, piedra u otros). En el documento se deberá indicar el tipo de material, la cantidad adquirida, el costo unitario, así como la identificación del proveedor. b) Flete Rural. En el documento se deberá señalar el material transportado, los lugares de transporte y el medio empleado, así como la identificación del proveedor. En el caso de acarreo de material, deberá tratarse como se trata la mano de obra calificada. c) Compra de insumos, como madera. d) Alquiler de equipos pequeños (p.e. teodolitos, baldes de prueba, entre otros)
6.5
El Manifiesto de Gastos contendrá en forma ordenada y detallada, por cada uno de los rubros que conforman el Resumen del Estado Financiero, la relación y monto de los gastos efectuados durante la ejecución del Convenio; y será visado por el órgano Representativo del Núcleo Ejecutor y Residente. El Manifiesto de Gastos y Resumen de Estado Financiero serán elaborados conjuntamente por la Valorización Final de la Obra.
6.6
Al Manifiesto de Gastos se adjuntará los Comprobantes de Pago o documentos excepcionales para sustentar gasto en los términos indicados en el numeral 6.3 como sustento de los gastos realizados.
VII. ANEXOS Forman parte integrante de la presente Guía, los siguientes Anexos: a) N° 1; Formato Informe Final de Desarrollo Físico y Financiero b) N° 2; Formato Informe del Supervisor de Proyectos c) N° 3; Formato Informe del Supervisor Zonal
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d) N° 4; Formato Informe de Conformidad encargado de Liquidación Oficina Zonal, sin facultad delegada. e) N° 5; Formato Informe de Conformidad encargado de Liquidación Oficina Zonal, con facultad delegada. f) N° 6; Formato Informe Técnico de Conformidad Liquidación del Profesional encargado de la liquidación ALT. g) N° 7; Aspectos a considerar en los documentos para la liquidación de convenios financiados por FONCODES.
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ANEXO N° 1 FORMATO INFORME FINAL DE DESARROLLO FISICO Y FINANCIERO INFORME N°
-200...-RESIDENTE/.....( c o l o c a r l a s i n i c i a l e s d e l p r o f e s i o n a l )
A
:
............................................................... JEFE ZONAL..............
ASUNTO
:
LIQUIDACION DE CONVENIO
REFERENCIA
:
CONVENIO N° ......................... PROYECTO “..............................”
FECHA
:
...../...../......
1.
2.
Aspectos Generales
1.1
Núcleo Ejecutor a) Presidente b) Tesorero c) Secretario d) Fiscal
1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9
Proyectista Evaluador Capacitador Residente Supervisor de Proyectos Modalidad de Ejecución Señalar si hubieron cambios en los agentes y cómo ha sido la relación con la comunidad. Cantidad de Población Beneficiaria
Aspectos Técnicos
2.1
Descripción de la obra ejecutada a) Avance físico ejecutado acumulado b) Plazo de Ejecución c) Fecha de inicio de la obra (de ser el caso señalar las razones de la demora) d) Fecha de culminación prevista e) Fecha real de culminación (de ser el caso señalar las razones de la demora) f) Condición de la obra. Breve descripción de los trabajos realizados e indicar la conclusión y operatividad de la obra, adjuntando el resultado de las pruebas de laboratorio cuando corresponda.
2.2
Modificaciones al Proyecto indicando el número de Addendum (brevemente señalar las razones). Ampliaciones de plazo indicando el número de Addendum (brevemente señalar las razones). Problemas técnicos resueltos y/o pendientes de solución Señalar si se cumplió con lo establecido en el Expediente Técnico y la Guía de Ejecución.
2.3 2.4 2.5 3.
Aspectos Económicos
3.1
3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8
Desembolsos otorgados. Comentarios e indicar fecha, montos u otros y si se cumplió con presentar a la Zonal los Formatos (18A y 18B) relativos a los desembolsos efectuados por FONCODES. a) Primer Desembolso b) Segundo Desembolso c) Siguientes si los hubiera Ampliaciones presupuestales si las hubiere, indicando el número del Addendum (brevemente señalar las razones). Señalar si se cumplió con el aporte comunal y las dificultades si hubieran existido. Indicar el monto del Aporte de Terceros, adjuntando la valorización respectiva. Precisar los intereses generados. Señalar si se efectuaron deductivos de Obra y las razones. Señalar si existe saldo no ejecutado por devolver, razones y fecha de devolución a la Oficina Zonal. Avance financiero comparativo entre lo programado y lo ejecutado por partidas. Sustentar diferencias si las hubiera.
9
3.9
Señalar y sustentar la cancelación de horas extraordinarias. Verificar que no haya duplicidad de pago. 3.10 Detallar los jornales pagados por categorías. 4.
Aspectos Administrativos
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
5. 6.
Aspectos de la Capacitación. Señalar si fue realizada conforme a lo especificado en el convenio (horas dictadas, participación de los beneficiarios, metodología, etc). Coordinación con la Entidad Receptora (señalar si se ha obtenido el compromiso de la Entidad Receptora, determinado al representante, etc). Evaluación del desempeño del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y Residente. Evaluación de la fluidez del manejo de las cuentas bancarias, desembolsos del FONCODES. Evaluación de los trámites ante el FONCODES (adendas por cambio de agentes ejecutores, ampliaciones presupuestales, deductivos de obra, reajustes, entre otros). Problemas presentados, soluciones adoptadas, recomendaciones planteadas o acciones tomadas. Por ej. sustentar situaciones excepcionales como la no firma de Secretario o Fiscal en alguno de los documentos que forman parte del Expediente de Liquidación.
Impacto Ambiental : Adjuntar Informe correspondiente
Conclusiones. (De lo informado deberá establecerse el cumplimiento del Convenio anexos y modificaciones).
7.
Recomendaciones
8.
Anexo : Se anexa el EXPEDIENTE DE LIQUIDACION que consta de ....(número de hojas) folios.
Memoria Descriptiva Valorizada Fotografías del proceso constructivo y culminación de la obra Acta de terminación de Obra Acta de Compromiso de Operación y Mantenimiento Provisional de la Obra Acta de Inspección y Prueba (sólo para obras de Electrificación). Minuta de Declaratoria de Fábrica (sólo para edificaciones). Acta de Rendición de Cuentas Final Valorización de Aporte Comunal Valorización del Aporte de Terceros Valorización Final de la Obra Manifiesto de Gastos Comprobantes de Pago Originales Resumen Final del Estado Financiero Extracto Bancario de la Cuenta de Ahorros y/o Cuenta Corriente cancelada Cuadro Resumen de Movimiento de Almacén – Ingreso – Egreso. Acta Valorizada de Sobrantes de Obra Cuaderno de Obra Acta de Entrega de Terreno Planos o Croquis de Replanteo (si existieran modificaciones) Planos de Ubicación y Perimétrico de la Obra (sólo para edificaciones). Todos los Informes del Residente, Supervisor y Capacitador de ser el caso. Constancia de devolución a la Oficina Zonal del monto no ejecutado. Documento que acredita los desembolsos efectuados Otros documentos generados durante el proceso de ejecución del proyecto (especificar).
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ANEXO N° 2 FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS INFORME N° ......-200....-SUPERVISOR DE PROYECTOS/.... (colocar las iniciales del profesional) A
:
............................................................... JEFE ZONAL..............
ASUNTO
:
LIQUIDACION DE CONVENIO
REFERENCIA
:
CONVENIO N° ......................... PROYECTO “..............................”
FECHA
:
...../...../......
1.
Análisis del Aspecto Técnico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
2.
Análisis del Aspecto Económico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
3.
Análisis del Aspecto Administrativo. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
4.
Análisis del Aspecto Ambiental. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
5.
Señalar las actividades desarrolladas en el seguimiento de la ejecución de la obra (por ej. indicar el número de visitas a la obra y el resultado de cada visita).
6.
Adjuntar Ficha Técnica detallando metas (descripción resumida), impacto en la población beneficiaria y croquis de ubicación del proyecto (distancia, tiempo y ciudades de referencia con respecto a la Oficina Zonal).
7.
Habiendo revisado el expediente de liquidación del Convenio N° ............. Proyecto N° “......” elaborado por el órgano representante del Núcleo Ejecutor y Residente e Informe Final del Desarrollo Físico y Financiero del Proyecto presentado por el Residente con fecha ........., el que suscribe estima conforme la aprobación del referido Convenio de Financiamiento.
....................................... Supervisor de Proyectos
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ANEXO N° 3 FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR ZONAL
1
INFORME N° ......-200....-FONCODES/Z....../SZ/...... .(colocar las iniciales del profesional) A
:
............................................................... JEFE ZONAL..............
ASUNTO
:
LIQUIDACION DE CONVENIO
REFERENCIA
:
CONVENIO N° ......................... PROYECTO “..............................”
FECHA
:
...../...../......
1.
Análisis del Aspecto Técnico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
2.
Análisis del Aspecto Económico. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
3.
Análisis del Aspecto Administrativo. Comentarios e indicar si se efectuaron observaciones y cómo se subsanaron.
4.
Análisis de la supervisión efectuada por el Supervisor de Proyectos incidiendo en la parte técnica y económica. Comentarios.
8.
Otros aspectos como verificar que el expediente de liquidación esté debidamente visado y foliado en su integridad por el órgano representativo del Núcleo Ejecutor y Residente, evaluar y recomendar de ser el caso, la incorporación de los agentes en la Base de Datos.
9.
De la revisión efectuada al expediente de liquidación del Convenio N° ............. Proyecto N° “..............” elaborado por el órgano representativo del Núcleo Ej ecutor y Residente, así como del análisis de los aspectos técnicos, económicos y administrativos efectuado por el Supervisor de Proyectos, el que suscribe estima conforme la aprobación de la aprobación de la liquidación del referido Convenio de Financiamiento.
....................................... Supervisor Zonal
1
Comprenderá lo relativo a la revisión del Expediente de Liquidación del Convenio presentado por el Supervisor de Proyectos, así como el análisis de los aspectos técnicos, económicos y administrativos señalados en el Informe del Supervisor de Proyectos.
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ANEXO N° 4 FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION ZONAL SIN FACULTAD DELEGADA INFORME N° ......-200....-FONCODES/...../ (colocar siglas de la Zonal y
las iniciales del profesional)
A
:
............................................................... JEFE ZONAL..............
ASUNTO
:
Liquidación de ........(....) Convenios de Financiamiento
FECHA
:
..........,.........de..................................del 200......
Es grato dirigirme a Usted, con relación a lo indicado en el asunto, para informar acerca de los Convenios N°s ...............,..................,.....................,.......................,........................,....................., ...................., (colocar el número correspondiente a cada Convenio ), lo siguiente: Los Núcleos Ejecutores, Inspectores Residentes / Técnico y Administrativo (colocar el que corresponda según sea el caso) y Supervisores de Proyecto de los ......(....) Convenios que se detallan en la Ficha adjunta al presente, cumplieron con presentar la documentación para la liquidación de dichos Convenios sustentada en la Obra Física Ejecutada y la Rendición Final de Cuentas. Cada Expediente de Liquidación cuenta con el Informe de Aprobación Técnico, Económico y Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminación de Obra, Acta de Compromiso de Operación y Mantenimiento Provisional de la Obra y Valorización Final, Memoria Descriptiva Valorizada y la Rendición de Cuentas, de acuerdo a lo que exige la Guía de Liquidación y el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, así como con los demás requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia. Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Guía de Ejecución de Proyectos de Infraestructura (colocar la Guía o Guías que correspondan según sea el caso) y Guía de Liquidación de Convenios; cada Expediente de Liquidación cuenta con la conformidad y aprobación técnica del Supervisor Zonal. En mi calidad de encargado de la liquidación de Proyectos de esta Oficina Zonal y conforme a lo establecido en la Guía de Liquidación, cumplo con informar que he revisado, verificado, evaluado y confrontado los documentos contenidos en cada Expediente de Liquidación de los ....(...) Convenios indicados en la Ficha adjunta, formulando los respectivos Informes de Liquidación Técnico Económico con la conformidad y recomendación para la aprobación en primera instancia de la liquidación de los mismos. Por lo expuesto; alcanzo a su despacho la Ficha de Aprobación de Liquidación de Convenios, para su suscripción y aprobación en primera instancia. Asimismo, adjunto los Informes de Liquidación Técnico Económico y Expediente de Liquidación de los ......(...). Dicha documentación deberá ser remitida a la ALT para la revisión correspondiente. Es todo cuanto tengo que informar a usted. Cordialmente, _______________________________ Profesional encargado de la liquidación Zonal .......
13
ANEXO N° 5 FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION ZONAL CON FACULTAD DELEGADA INFORME N° ......-200....-FONCODES/...../ (colocar siglas de la Zonal y las in iciales del profesional) A
:
............................................................... JEFE ZONAL..............
ASUNTO
:
Liquidación de ........(....) Convenios de Financiamiento
FECHA
:
..........,.........de..................................del 200......
Es grato dirigirme a Usted, con relación a lo indicado en el asunto, para informar acerca de los Convenios N°s ...............,..................,.....................,.......................,........................,....................., ...................., (colocar el número correspondiente a cada Convenio ), lo siguiente: Los Núcleos Ejecutores, Inspectores Residentes / Técnico y Administrativo (colocar el que corresponda según sea el caso) y Supervisores de Proyecto de los ......(....) Convenios que se detallan en la Ficha adjunta al presente, cumplieron con presentar la documentación para la liquidación de dichos Convenios sustentada en la Obra Física Ejecutada y la Rendición Final de Cuentas. Cada Expediente de Liquidación cuenta con el Informe de Aprobación Técnico, Económico y Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminación de Obra, Acta de Compromiso de Operación y Mantenimiento Provisional de la Obra y Valorización Final, Memoria Descriptiva Valorizada y la Rendición de Cuentas, de acuerdo a lo que exige la Guía de Liquidación y el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, así como con los demás requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia. Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Guía de Eje cución de Proyectos de Infraestructura (colocar la Guía o Guías que correspondan según sea el caso) y Guía de Liquidación de Convenios; cada Expediente de Liquidación cuenta con la conformidad y aprobación técnica del Supervisor Zonal. En mi calidad de encargado de la liquidación de Proyectos de esta Oficina Zonal y conforme a lo establecido en la Guía de Liquidación, cumplo con informar que he revisado, verificado, evaluado y confrontado los documentos contenidos en cada Expediente de Liquidación de los ....(...) Convenios indicados en la Ficha adjunta, formulando los respectivos Informes de Liquidación Técnico Económico con la conformidad y recomendación para la aprobación de la liquidación de los mismos. Por lo expuesto; alcanzo a su despacho la Ficha de Aprobación de Liquidación de Convenios, para su suscripción y aprobación en primera instancia. Asimismo, adjunto los Informes de Liquidación Técnico Económico y Expediente de Liquidación de los ......(...) Convenios indicados. Es todo cuanto tengo que informar a usted. Cordialmente, _______________________________ Profesional encargado de la liquidación Zonal .......
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ANEXO N° 6 FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION DEL ALT INFORME N° ......-200....-FONCODES/...../ (colocar
las siglas de la Zonal y las iniciales del profesional)
A
:
............................................................................................... JEFE DE LIQUIDACION Y TRANSFERENCIA
ASUNTO
:
Liquidación de ........(....) Convenios de Financiamiento
REF.
:
Memorando N° .....-200....FONCODES/.....
FECHA
:
San Isidro,.........de..................................del 200....
Es grato dirigirme a Usted, en atención al documento de la referencia, mediante el cual la Oficina Zonal de ........, remitió los Expedientes de Liquidación correspondientes a ..... Convenios de Financiamiento. Al respecto cabe señalar que los Núcleos Ejecutores, Inspectores Residentes y Supervisores de Proyecto de los .... Convenios que se indican en la Ficha de Aprobación de Liquidación adjunta, cumplieron con presentar la documentación para la liquidación de dichos Convenios, sustentada en la Obra Física Ejecutada y la Rendición Final de Cuentas. Cada Expediente de Liquidación cuenta con el Informe de Aprobación Técnico, Económico y Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminación de Obra, Acta de Compromiso de Operación y Mantenimiento Provisional de la Obra, Valorización Final, Memoria Descriptiva Valorizada y la Rendición de Cuentas, de acuerdo a lo que exige la Guía de Liquidación y el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, así como con los demás requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia. Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Guía de Ejecución de Proyectos de Infraestructura y Guía de Liquidación de Convenios, cuentan con la conformidad y aprobación técnica del Supervisor Zonal. En tal sentido, como profesional encargado de la liquidación, he revisado, evaluado y confrontado los documentos contenidos en los Expedientes de Liquidación de Obra de los ..... Convenios que se indican en la Ficha adjunta, verificando que las Rendiciones de Cuentas cumplen con los requisitos exigidos por la normativa vigente y que los gastos efectuados guardan concordancia con la estructura del presupuesto otorgado, más las ampliaciones e intereses generados de ser el caso; formulando los respectivos Informes de Liquidación Técnico Económicos, en señal de conformidad y procedencia de la liquidación de los mismos. Por los argumentos anteriormente expuestos, se adjunta la Ficha de Aprobación de Liquidación de Convenios correspondiente y documentación anexa, a fin de continuar con el trámite de aprobación respectivo. Cordialmente, _______________________________ (indicar nombre) Profesional encargado de la liquidación
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ANEXO N° 7 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LOS DOCUMENTOS PARA LA LIQUIDACION DE CONVENIOS FINANCIADOS POR FONCODES
