La Organización
Ing Gustavo Gustavo Artica Artica CIP 178341
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Agenda 1
Introducción
1 2
Organización - Tipos
3
Cadena de Valor
4
Definición de procesos …
5
Elementos de un proceso …
1 6
Procesos - Organización
7
Conclusiones
Gestión de la Cadena de Valor
Introducción
Dilemas
¿Qué quieren los clientes y cómo lo quieren?
¿Cómo vamos a superar a la competencia?
¿Vamos mos a dar mas beneficios?
¿Cóm ¿Cómo o trad traduc ucir ir esos esos bene beneffici icios en proc proces esos os y serv serviicios cios? ?
Gestión de la Cadena de Valor
Introducción
Dilemas
¿Cuáles son los procesos más importantes?
¿Cómo vamos a hacer ahora las cosas?
¿Cómo saber si hemos elegido adecuadamente?
Gestión de la Cadena de Valor
Introducción
El Cliente de Hoy
…
¿Qué busca? Servicio: rápido, eficaz, eficiente, trato preferencial Calidad Comodidad Bajo costo …
¿Cuándo recuerdan a una empresa? Mal Servicio o extraordinariamente bueno
Gestión de la Cadena de Valor
Introducción
Producto - Servicio
¿Características Similares?
Gestión de la Cadena de Valor
Introducción
Producto
Servicio
• Tangible
• Intangible
• Se consume en el tiempo
• Se consume inmediatamente
• Se puede almacenar
• No se puede almacenar
• Contacto indirecto con el cliente
• Contacto directo con el cliente
• Poca participación del cliente
• Esencial participación del cliente
• Se puede demostrar el producto
• Producción y consumo ocurren en el mismo lugar
• Ventas y Producción son funciones separadas Gestión de la Cadena de Valor
• Ventas y Producción son funciones que no se pueden separar
Evolución histórica de la gestión de los procesos • Modelo artesanal – siglo XIX • Unipersonal • Producto hecho a la medida. • Frederick Taylor (1856-1915): “Organización científica del trabajo”- Inicios del siglo XX • Racionalización de los métodos del trabajo. • Mayor productividad y rendimiento. • Separación del trabajo pensante del mecánico. • La motivación del trabajador es la remuneración económica • Henry Ford (1863-1947) • Cadena de producción. • Productos iguales. • Intercambio de piezas. • Modelo organizativo piramidal. • El término “fordismo” se refiere al modo de producción en serie que llevo a la practica. Gestión de la Cadena de Valor
Evolución histórica de la gestión de los procesos • Utilización de la estadística – Años 20 • Medición, control y mejora de la calidad de los productos. Inspección de calidad. • Estudio de la capacidad de los procesos.
• Producción en masa – Post SGM • Diversificación de la oferta.
• Control de calidad total – Japón • Concepto “justo a tiempo”. • Satisfacción del cliente. • La oferta supera a la demanda
Gestión de la Cadena de Valor
Evolución histórica de la gestión de los procesos
• Visión global de los procesos • Análisis de los procesos para orientarlos al cliente • Gestión de procesos
• Procesos en la ISO 9001 y el modelo EFQM de la excelencia • Enfoque de procesos • Identificación de problemas y rápida solución • Procesos integrados y que generan valor. • Contempla la responsabilidad de la dirección, la gestión de los recursos, la realización del producto/servicio y la medición, análisis y mejora
Gestión de la Cadena de Valor
Modelo EFQM (European Foundation for Quality Management 1988-1991)
Gestión de la Cadena de Valor
Definición de Organización
• Diccionario de la Real Academia Española La organización es una "asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines"
• Henry Dutton “Organización es el arte de emplear eficientemente los recursos disponibles a fin de alcanzar un determinado objetivo”.
Gestión de la Cadena de Valor
Definición de Organización
• Hace referencia a una empresa o institución o un grupo funcional como, una empresa privada o pública, una universidad, hospitales, hoteles, cooperativas, Clubes deportivos, etc. (entidad) • Se relaciona con el proceso de organizar, es decir, la forma de ordenar los medios o recursos disponibles para alcanzar objetivos determinados. (actividad)
Gestión de la Cadena de Valor
Ejemplos de Organización • Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC. • Telefónica SAC. • Organización no gubernamental. • Organización de un evento de clausura del ciclo académico. • La organización de una empresa para brindar servicios de desarrollo de software.
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Clasificación Actividad o giro
Tamaño
• Primarias o extractivas
• Pequeñas
• Secundarias o industriales
• Medianas • Grandes
• Comerciales • Servicios
Origen de capital • Públicas • Privadas
Carácter Legal • S.A.C. • S.A. • S.R.L. • E.I.R.L.
Gestión de la Cadena de Valor
Organización como un Sistema de Transformación
SALIDAS
ENTRADAS • Material
Transformación de recursos y suma de utilidades
• Dinero • Esfuerzo humano • Información
• Productos y servicios • Satisfacción clientes • Supervivencia y crecimiento de la organización • Beneficio social
Retroalimentación
Gestión de la Cadena de Valor
¿Qué busca una Organización?
• Eficiencia Logro de resultados optimizando recursos.
• Eficacia Logro de los resultados oportunamente.
• Productividad Resultados/insumos
Gestión de la Cadena de Valor
Etapas Organizacionales •
Ciclo Vida Organización
Organización Fase Colaboración Elaboración Fase Coordinaciónde Estructura Fase Delegación Fase Dirección
Colectividad
Fase Emprendedora Creatividad Empresarial Nueva
Gestión de la Cadena de Valor
Formalización y Control
Crisis Incertidumbr
Crisis Complejidad
Crisis Control
Crisis Autonomía
Crisis Liderazgo Crecimiento
Madurez (adaptación/Declinación)
¿Qué es VALOR? • Valor agregado: cambiar ajuste, forma o función del material (insumos) para cumplir los requerimientos del cliente. ¡Todo aquello que reduce tiempo y esfuerzo para lograr el objetivo!
• No valor agregado: actividades que agregan costo pero no valor al producto o servicio.
Gestión de la Cadena de Valor
Proceso del Valor Agregado
• Valor agregado: Algo por lo que el “cliente” está dispuesto a pagar. • Proceso del Valor Agregado: Examinar en forma detallada cada fase de un proceso, para determinar si contribuye a las necesidades o requisitos del cliente (y grupos de interés de la organización).
Gestión de la Cadena de Valor
Proceso del Valor Agregado
• Objetivo: Optimizar los pasos que aportan valor añadido y minimizar o eliminar los que no aportan ninguno. • El análisis del valor agregado persigue tres objetivos: • Asegurar la satisfacción de los requisitos del cliente y grupos de interés de la forma más efectiva posible. • Validar la estructura definida para organizar las operaciones del proceso. • Determinar si las personas que desempeñan el trabajo entienden o no lo que tienen que hacer.
Gestión de la Cadena de Valor
¿Qué es una actividad de NO Valor Agregado?
• Es una actividad que consume tiempo, recursos o espacio; pero no añade valor al producto vendido. La actividad puede ser necesaria en condiciones normales; pero no añade
valor desde la perspectiva del cliente.
Gestión de la Cadena de Valor
¿Qué es una actividad de NO Valor Agregado?
Actividades que aportan valor: • Planificación, • Ejecución, • Prevención, • Diseño, • Administración Actividades que NO aportan valor: • Preparación, • Almacenaje, movimiento y manipulación, • Control, • Procesamiento de documentación errónea, piezas defectuosas y reproceso, • Movimiento de personal, • Esperas Gestión de la Cadena de Valor
Definición de Proceso • Proceso: • Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el cliente. • Serie de acciones u operaciones que conducen a un fin.
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Definición de Proceso Valor añadido Controles
Proceso Entradas
Salidas
Proveedores
Clientes Recursos
Gestión de la Cadena de Valor
Elementos de un Proceso • Proveedor • Persona u organización que proporciona la entrada.
• Entrada • Elemento que sufre transformación o la permite.
• Salida • Productos/servicios, deseados o no, generados por el proceso.
• Cliente • Destinatario del producto o servicio generado por el proceso
Gestión de la Cadena de Valor
Elementos de un Proceso -Los clientes: Son una fuerza competitiva porque atentan o influyen sobre la rentabilidad de la empresa en muchas situaciones (forzando baja en los precios, calidad superior, mayores servicios, incitando la competencia). Gestión de la Cadena de Valor
- Los proveedores: Ejercen poder de negociación sobre las empresas participantes amenazando con elevar precios o reducir calidad en los productos o servicios.
Elementos de un Proceso • Recurso • Conjunto de medios necesarios que hacen posible la transformación. • No se transforman en el proceso.
• Control • Elemento que regula la actividad. Se presenta como regla, estándar, política o regulación. • No se transforman durante el proceso.
• Requisitos • Características del proceso o de sus salidas exigidas por el cliente o propietario.
Gestión de la Cadena de Valor
Elementos de un Proceso • Propietario • Persona que asume la responsabilidad global del desarrollo, control y mejora del proceso.
• Límites • Son aquellos eventos, hechos o actividades que marcan el inicio y el final del proceso, así como todos aquellos en los que se producen entradas y salidas con el exterior.
• Procedimiento • Documento del proceso en el que se establece que debe hacerse y controlarse, cuándo, cómo, dónde y con qué medios: recursos humanos y materiales
Gestión de la Cadena de Valor
Organización Stakeholders ¿Qué soñamos llegar a ser?
Visión
Misión
¿Para aportar qué y para quién?
Valores compartidos
Objetivos + Estrategias
PROCESOS DE NEGOCIO n ó i t s e G
O R G A N I Z A C I Ó
Gestión de la Cadena de Valor
FORMACIÓN Y DESARROLLO
T E C N O L O G
¿Cómo vamos a pensar y actuar para llegar a alcanzar nuestra visión y cumplir con nuestra misión?
Organigrama Tradicional
Dirección
Comercial
Logística
La información fluye hacia arriba
Gestión de la Cadena de Valor
Finanzas
Operaciones Contabilidad
RR.HH.
Las Políticas y decisiones son desplegadas hacia abajo
Organigrama Futuros
Resultados
Requerimientos
Los eventos suceden horizontalmente
Gestión de la Cadena de Valor
Relación de los procesos con la Organización de la Empresa
Actividades Organigrama de la Empresa Gestión de la Cadena de Valor
Puestos
Relación de los procesos con la Organización de la Empresa Pasos para establecer la relación/vínculo: • Dibujar el organigrama de la compañía. • Describir funciones/puestos relacionados con el organigrama. • Describir actividades de cada función puesto. • Repartir actividades en procesos. • Determinar los factores críticos de la compañía en el año y los procesos relacionados. • Establecer las relaciones de cada proceso crítico con otros procesos de la compañía y con el exterior. • Establecer para cada proceso indicadores. • Realizar mejoras a dichos procesos - ciclo PDCA. Gestión de la Cadena de Valor
Identificando Procesos
Gestión de la Cadena de Valor
Identificando Procesos
NACIONAL
INTERNAR PEDIDO
Gestión de la Cadena de Valor
Conclusiones • La visión de los “procesos” es una visión global de la empresa que se puede aplicar a todos los niveles de la organización, analizando en cada caso quien es el cliente y cuáles son los procesos utilizados. • Sabiendo que el cambio es constante toda la empresa debe estar comprometida con el cambio y estar preparada para ello.
Gestión de la Cadena de Valor