Sistemas de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
Francisc Fran cisco o Revelo Revelo - Strat Strategy egy & Operatio Operations ns Medellin Consulto Cons ultoría ría,, marzo 200 2009 9
Agenda 1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los sistemas de gestión de almacenes? 1 2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la implementación de un WMS?
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3. Un caso de éxito: Alfagres S.A.
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1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los sistemas de gestión de almacenes?
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Sistema de gestión de almacenes. La búsqueda de la excelencia operativa, un aliado importante en tiempos de crisis.
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los sistemas de gestión de almacenes? WMS: mas allá de un software Plan
Deliver
Proveedor del Proveedor
Source
Make
Deliver
Proveedor (Interno o Externo)
Abastecimiento
Manufactura
Distribución
Compañía
Source
Make
Deliver
Cliente (Interno o Externo)
Source
Cliente del Cliente
Un Warehouse Management System – WMS, es una práctica logística que integra procesos, tecnología, gente y la administración de recursos físicos con el fin de controlar los movimientos y alcanzar niveles óptimos en el almacenamiento dentro de una bodega. Recepción 3
Disposición
Almacenamiento
Selección
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Preparación
Despacho
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los sistemas de gestión de almacenes? ¿Por qué implementar un WM? Mejorar la exactitud del inventario (lotes y fechas de vencimiento)
Minimizar las pérdidas de inventario Incrementar la capacidad de almacenamiento
Mejorar el servicio al cliente
WMS Reducción de costos operativos
Mayor control de la operación en tiempo real y sin papeles
Transformar un almacén en un potente Centro de Distribución
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1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los sistemas de gestión de almacenes? ¿Qué debe hacer un WM? Características básicas Administrar y controlar las ubicaciones, operarios y recursos del almacén. Operar en tiempo real y controlar los inventarios (actualizaciones). Automatizar los procesos de recepción, almacenamiento y expedición de mercaderías. Tener funcionalidades integrables a tecnologías RF, códigos de barras y RFID-EPC global.
Etiquetado y Noticia Avanzada de Despacho (ASN) Interfases con dispositivos portátiles Integración total con el back office de los módulos de entradas de órdenes, control de inventarios y compras Soporte para múltiples métodos de recolectar pedidos Recepción automática de inventario y asignación asistida
Características deseables 5
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1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los sistemas de gestión de almacenes? Aspectos a considerar en el diseño de un WM:
1 Alineación con la estrategia de negocios
Supplier collaboration
Available capacity
Make / Buy decisions
ERP
Customer forecast
Product profit
Lean Manufacturing
CRM
Cross function process design
Scenario planning
Flexible capacity
Procesos colaborativos
Visibilidad de la información
Flexibilidad de los procesos / activos
APS
Implementación de tecnología
2 Captura automática de datos
Código de Barras
Lectoras de códigos
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Redes inalámbricas
1. ¿Cómo pueden contribuir a la excelencia operativa los sistemas de gestión de almacenes? Aspectos a considerar en el diseño de un WM: (Cont.)
3 Adecuación de Infraestructura física
Lay – Out de la bodega
Estanter ía / Racks
Señalizaci alización
4 Funcionalidad de un ERP o Aplicativo independiente
ERP
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Aplicativos especializados especializados (e interfases)
2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la implementación de un WMS?
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2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la implementación de un WMS? 12 Consideraciones:
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1. Involucre al personal de la bodega.
Todas las implementaciones de WMS pasan a través de un proceso de diseño y de análisis de brechas donde los requerimientos operativos y del negocio se alinean con las funcionalidades del software. Cualquier programa de mejoramiento de operaciones no funcionará si no involucra al personal de la bodega.
2. Administre riesgos.
La clave de una implementación exitosa, como en cualquier proyecto de negocios, es la planeación, conocimiento, preparación y comunicaciones como elementos esenciales. Pero hay otro factor que impulsa el riesgo en un proyecto de software: Complejidad. No hay una solución pre-determinada sobre qué tanta complejidad involucrar en el proyecto.
3. Maneje comunicaciones y expectativas.
Una implementación es un proceso con la gente. La comunicación abierta y oportuna es el mejor mecanismo para combatir el negativismo, la resistencia al cambio y la transición al nuevo sistema.
4. Desarrolle un plan de proyecto sólido.
Un Project Charter completo debe considerar chequeos periódicos de calidad; se deben detallar procedimientos de reporte de avance, procedimientos para el manejo de requerimientos de cambio y sobre todo planes de contingencia.
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2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la implementación de un WMS? 12 Consideraciones:
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5. Prepárese para manejar la adversidad.
Más importante que planes formales de contingencia es un enfoque mental flexible (la incertidumbre y los problemas son una constante durante una implementación). Los problemas no se solucionan ignorándolos o mediante edicto gerenciales. Los problemas deben ser enfrentados con una dirección clara y con unas acciones prontas .
6. Asegure la preparación de las instalaciones.
Preparar las instalaciones para una implementación de WMS requiere bastante trabajo. Si se subestima esta tarea se puede llegar a problemas de funcionamiento de las rutas, identificación de los artículos y posición y por supuesto riesgos en la salida en vivo de la solución.
7. Fortalezca el conocimiento en logística.
La información requerida para operar un MWS es mucha y variada. Hay que construir una base de información sobre clasificación de materiales, posiciones, recursos disponibles. Es ideal poder capacitar al equipo en tendencias de SCM.
8. Institucionalice el entrenamiento
Se debe realizar un plan formal de educación para cada uno de los cargos y trabajar con la metodología de desarrollo basado en competencias para garantizar que la gente va a estar entrenada para sus funciones específicas de trabajo.
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2. ¿Qué determina el éxito o el fracaso en la implementación de un WMS? 12 Consideraciones: 9. Entienda el valor de realizar pruebas.
No importa que el aplicativo se instale estándar sin ninguna modificación, es necesario hacer simulacros para validar la instalación y la configuración y la habilidad del sistema de cumplir con los requerimientos operativos diarios. Si se adicionan modificaciones o interfaces este punto cobra mas relevancia.
10. Planifique para excepciones.
Los operarios saben cómo recoger una orden “normal” o almacenar una estiba “normal”, saben cómo realizar las operaciones básicas, pero generalmente no tienen claro qué hacer cuando ocurre una excepción: ¿Qué hace el recogedor si el producto está dañado? ¿Qué pasos deben tomarse para cambiar el transportador en una orden que ha sido ya recogida y despachada? El manejo de excepciones debe ser probado desde el punto de vista del sistema de operacionalmente.
11. Documente los procedimientos.
Implementar un WMS puede generar un set completo de procedimientos que tienen que realizarse antes o después de las actividades relacionadas con el sistema. Hay mucho más en recibir un cargamento, correr una lista de empaque y recoger órdenes que solamente digitar unos datos y utilizar un escáner de código de barras.
12. Tome el control cuando salga en vivo.
Los problemas y asuntos que salgan en la fecha de salir en vivo deben ser afrontados rápidamente y efectivamente. Suficiente personal de soporte debe estar disponible durante la primera semana en vivo para manejar problemas potenciales. Esto significa poder manejar situaciones múltiples simultáneamente.
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3. Un caso de éxito: Alfagres S.A.
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