Vocea La Comunicación

CAPACITACIÓN DE ADMINISTRACIÓN

MÓDULO IV

GENERAR, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

L.A. SANDRA CECILIA LEZAMA CANIZALES  ANAHIZA SALAS DELGADO  ALICIA HURTADO CORONADO

1

2

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Datos del alumno: alumno: Nombre: Grado y grupo: Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

Horario:

Evaluación: Desarrollo de Competencia

30%

Actividad Integradora

50%

Cuestionario

20%

Total

100%

Fechas de evaluación: SUBMÓDULO 10 SUBMÓDULO 11 SAUBMÓDULO 12 Taller Oportunidad

Requerimientos para el curso: 3

Reglamento Interno:

4

EXPECTATIVAS DE LA CAPACITACIÓN

¿Qué sabes acerca de “Generar la comunicación de la empresa de manera manual y/o electrónica”?

¿Qué esperas aprender este semestre en la capacitación de la Capacitación de Administración?

¿Cuál es tu compromiso con la Capacitación?

¿Crees que te servirá para algo el conocer cómo se controla la información documental en un negocio?

¿En que lo podrás aplicar?

5

ICONOGRAFÍA

Evaluación Diagnóstica

Pensamiento Crítico

Realizar actividad

Actividad creativa

Investigación de campo/Entrevistas

Lectura de comprensión

Actividad en Equipos

Recorta y pega

Uso de TIC

Proyección de película

Consulta de links

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Actividad Integradora

Instrumento de Evaluación

7

COMPONENTE DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO BASADA EN COMPETENCIA LABORAL

CAPACITACIÓN DE ADMINISTRACIÓN SEXTO SEMESTRE

GUIA DIDACTICA 8

PRESENTACION  A partir del Ciclo Escolar 2009-2010 la Dirección General del Bachillerato, incorporó en su plan de estudios los principios básicos de la Reforma Integral de la Educación Media Superior, cuyo propósito es fortalecer y consolidad la identidad de este nivel educativo en todas sus modalidades y subsistemas; proporcionar una educación pertinente y relevante al estudiante que le permita establecer una relación entre la escuela y su entorno; y facilitar el tránsito académico de los estudiantes entre los subsistemas y las escuelas. Para el logro de las finalidades anteriores, uno de los ejes principales de la Reforma, es la definición de un Marco Curricular Común que compartirán todas las instituciones de bachillerato, basado en desempeños terminales, el enfoque educativo basado en el desarrollo de competencias, la flexibilidad y los componentes comunes del currículum. La capacitación para el trabajo es un servicio mediante el cual se prepara a los estudiantes para que se incorporen a la actividad productiva; tiene como antecedente la formación propedéutica. La capacitación para el trabajo está dirigida a la adquisición de conocimientos, habilidades o destrezas relacionadas con un oficio calificado que permita a quienes reciben esta formación desarrollar actividades productivas. Es por ello que en el Colegio de Bachilleres se ha dado lugar a la actualización de las capacitaciones que se ofrecen, buscando satisfacer parte de una demanda de recursos humanos que puedan contribuir a elevar la productividad y la competitividad de los sectores productivos y de servicio. Para hacer esto posible, la Institución adoptó el enfoque de diseño basado en Normas de Competencia Laboral, propuesto en la Reforma Curricular a nivel nacional, desde el período 2003. El atender a este enfoque, permite asegurar la correspondencia entre la formación adquirida por el estudiante y los desempeños reales que el campo laboral requiere, además de brindar la posibilidad de certificar las competencias logradas, a través de un proceso externo de evaluación. El presente documento corresponde a la Capacitación de Administración que ofrece en su Plan de Estudios 2009 correspondiente a la RIESMS, el Colegio de Bachilleres de San Luis Potosí, mismo que está basado en la Norma de Competencia Laboral elaborada bajo la metodología de la tercera generación del CONOCER.

9

 Al ajustar sus componentes en varias posibilidades de desarrollo, estas modificaciones a los programas de estudio apoyan el logro de una estructura curricular flexible en las capacitaciones para el trabajo por el Colegio de Bachilleres San Luis Potosí, permitiendo a los estudiantes, tutores y comunidad educativa, participar en la toma de decisiones sobre la formación elegida por el estudiante. El Estado de San Luis Potosí además de atender a los sectores económico- empresariales tradicionales como el electrónico, automotriz, alimentos, productos médicos, plásticos y metal mecánico, se dirige a fortalecer a los sectores en crecimiento tales como la alta tecnología, aérea e infraestructura. Desarrollar en el estudiante las competencias de autodeterminación y cuidado de sí mismo; expresión y comunicación; pensamiento crítico y reflexivo;

aprendizaje

autónomo;

trabajo

colaborativo

y

participación

responsable en la sociedad; que le permitan movilizar, de manera integral, los conocimientos, habilidades, actitudes y valores cuenticos y humanísticos, para ingresar a la educación superior e incorporarse al mercado laboral. La Capacitación para el Trabajo en Administración es de suma importancia ya que propicia el desarrollo de estudiantes visionarios, competentes e innovadores que requiere el Estado de San Luis Potosí. El rumbo económico de largo plazo de San Luis Potosí está basto en la política de desarrollo empresarial fomentando un desarrollo sustentable y fortaleciendo las vocaciones económicas con una vinculación escuelaempresa.Colegio de Bachilleres del Estado de San Luis Potosí, pretende responder al reto tanto de preparar alumnos que al egresar sean competentes dentro del entorno laboral como alumnos que tengan la oportunidad de movilidad dentro de los diferentes subsistemas de Educación Media Superior en el país como lo plantea la RIEMS, formando personas con habilidades administrativas  que puedan desarrollarse, exponiéndolos a experiencias de aprendizaje tales que les permitan desarrollar dichas habilidades por lo que ofrece la Capacitación de Administración. Nuestro Estado requiere de una Sociedad con individuos con Conocimientos, Habilidades, Destrezas, Actitudes y Valores, que le permitan integrarse y desarrollarse de manera benéfica en el Sector Laboral o en su continua formación del Nivel Superior. 10

PERFIL DE EGRESO  Al finalizar la capacitación, el alumno será competente en:  El egresado manejará conocimientos y habilidades básicas en los principios administrativos.







Desarrollará una visión integral de su entorno económico, político, social y cultural desde una perspectiva internacional para aplicarlas en el campo laboral, elabora la mezcla de Mercadotecnia respondiendo a las necesidades y demandas de las empresas actuales. Poseerá competencias al egresar para continuar sus estudios en: Lic. en  Administración, Lic. en Comercio o Negocios Internacionales, Lic. en Mercadotecnia, Lic. en Informática Administrativa, Lic. en Ciencias y Técnicas de la Comunicación, Lic. en Turismo o en cualquier otra carrera que desee incursionar.

 Hacer ventas al Cliente y Registro de Sistemas Financieros.



 Realizar intercambio de información con otras empresas en forma oral como Analista en Relaciones Públicas y Comunicación, sobre las actividades de la misma.  Establecer conversaciones para atender reclamaciones de los clientes y para obtener o brindar información acerca de viajes de negocios y eventos de una empresa.





 Concertar lugar y tiempo para reuniones de trabajo, modificar citas, y hacer invitaciones de eventos sociales a contactos de negocios.







Conversar para hacer planes describiendo lugares donde trabajar, enunciar consejos y ofrecer ayuda a compañeros de trabajo.

Comprender textos sobre problemas que se presentan en la empresa y escribir alternativas de solución.

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



Analizar información estadística de las empresas realizando comparaciones de datos de la empresa, así como lugares para establecer la empresa y los aspectos que produzcan satisfacción en el trabajo, en forma oral.

Interpretar reglas o reglamentos de una empresa y descubrir situaciones hipotéticas, posibles en el contexto empresarial, en forma oral.

  Preparar tablas o gráficas a partir de la información de una empresa, realizar los reportes correspondientes y leer reportes comparativos de datos internos y externos de la empresa.



  Señalar algunas costumbres de diferentes contextos culturales donde la empresa pueda tener relaciones comerciales.





Redactar un currículo vitae y llevar a cabo una entrevista de trabajo exitosa.

  Conducirse con cortesía al expresarse con las reglas de urbanidad en un ambiente empresarial.



CAMPO OCUPACIONAL: El egresado de esta capacitación podrá desempeñarse en empresas industriales, comerciales y de servicio del sector públicos, privadas o ejercer la libre profesión.  Además se presentan las 11 competencias genéricas, para que usted intervenga en su desarrollo o reforzamiento, y con ello enriquezca el perfil de egreso del bachiller. Se considera que el egresado de la capacitación en informática, está en posibilidades de desarrollar las competencias genéricas número uno, cuatro, cinco, seis y ocho. Sin embargo, se deja abierta la posibilidad de que usted contribuya a la adquisición de otras que considere pertinentes, de acuerdo con el contexto regional, laboral y académico: 1. Se conoce y valora a sí mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los objetivos que persigue. 2. Es sensible al arte y participa en la apreciación e interpretación de sus expresiones en distintos géneros.

12

3. Elige y practica estilos de vida saludables. 4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados. 5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos. 6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva. 7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida. 8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos. 9. Participa con una conciencia cívica y ética en la vida de su comunidad, región, México y el mundo. 10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias, valores, ideas y prácticas sociales. 11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crítica, con acciones responsables.

Es importante recordar que, en este modelo educativo, el egresado de la Educación Media Superior desarrolla las competencias genéricas a partir de la contribución de las competencias profesionales al componente de formación profesional, y no en forma aislada e individual, sino a través de una propuesta de formación integral, en un marco de diversidad.

 Al término de cursar y acreditar los DOCE submódulos y las asignaturas del Bachillerato General, el alumno recibirá un certificado de estudios que acredita los estudios realizados en el nivel de Educación Media Superior.

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MAPA DE LA CAPACITACIÓN El mapa de la capacitación está compuesto por módulos y submódulos, los cuales se dividen de la siguiente manera: 3ER. SEMESTRE

4TO. SEMESTRE

5TO. SEMESTRE

6TO. SEMESTRE

MÓDULOS MODULO III MODULO IV MODULO II Realizar el plan de MODULO I Genera, controla y Describe y aplica los ventas y el sistema Planea y administra elementos legales y vocea la financiero de un empresas. comunicación de de mercadotecnia proyecto en negocios. 112 HRS. una empresa. empresarial 112 HRS. 112 HRS. 112 HRS. UNIDADES DE COMPETENCIA (SUBMÓDULOS) 1.- Promueve una cultura 4.- Analiza los 7.- Planea, ejecuta y emprendedora en conceptos básicos 10.- Genera y evalúa Ventas los negocios y de mercadotecnia y gestiona la Consultivas con reconoce los aplica los elementos información de la ética Profesional procesos básicos de legales de una empresa (35) (28) la administración. empresa. (45) (45) 8.- Atiende al Cliente 2.- Analiza cada uno 5.- Analiza cada uno en Ventas de de los pasos del de los elementos de Productos, proceso 11.- Controla la la mezcla de mercancías y administrativo y su documentación de la mercadotecnia y su servicios de manera utilidad para el logro empresa (28) utilidad en el éxito personalizada en de los objetivos de de la empresa (32) piso y a distancia una empresa. (32) (35) 3.- Distingue las 6.- Elabora la funciones 9.- Realiza el 12.- Realiza la Investigación de operacionales que sistema financiero vocería de una Mercados se llevan a cabo en de un proyecto (49) Organización (49) Cuantitativos (35) una empresa. (35) PERFIL OCUPACIONAL: ASISTENTE DE EJECUTIVO DE ANALISTA EN AUXILIAR INVESTIGADOR, VENTAS Y DE RELACIONES ADMINISTRATIVO ENCUESTADOR Y SERVICIO PUBLICAS Y ENTREVISTADOR FINANCIERO COMUNICACIÓN

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Módulo IV. GENERAR, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA 112 HORAS

SEXTO SEMESTRE

Justificación del módulo Esta época de cambios da origen a la transformación de la tecnología, propiciando con ello, una nueva era de la información empresarial, donde a través de los documento, se toman decisiones trascendentales que cambian el rumbo de una organización. Por otro lado, el auge de los medios masivos que difunden a través de los canales formales de comunicación, como prensa, radio, televisión, conferencias, ruedas de prensa y entrevistas, la imagen y razón de ser, al focus group de las organizaciones. Es por eso, que el módulo ofrece las competencias profesionales que le permiten al estudiante realizar funciones administrativas de carácter operativo y de vocería, de manera ética, en un ambiente de responsabilidad y trabajo cooperativo basado en valores, posibilitan así, su incorporación al mundo laboral desarrollando procesos productivos independientes, generando y controlando la información documental y expresando la postura de la organización en su manera de ser y actuar.

Referentes normativos para la elaboración del módulo: SUBMÓDULO 10: Genera y gestiona la información de una empresa. Sin estándar de competencia (35 HRS) SUBMÓDULO 11: Controla la documentación empresarial. Sin estándar de competencia (28 HRS) SUBMÓDULO 12: Realiza la vocería de una organización. NTCL: EC0389 Realizar la vocería de una organización. (49 HRS)

Sitios de inserción en el mercado de trabajo con respecto a este módulo: En empresas industriales, comerciales y de servicios como: Auxiliar administrativo; encargado de archivo; consultor, asesor, investigador y analista en publicidad y relaciones públicas; consultor, asesor, investigador y analista en comunicación; vocero corporativo, vocero especializado, vocero eventual.  Autoempleo. 15

Resultados de aprendizaje del módulo: 

Valora la importancia de la información en una organización



Identifica el proceso de control de la documentación empresarial.



Distingue las funciones que se realizan en la vocería de una organización.



Además el estudiante desarrolla las competencias genéricas necesarias para actuar con eficiencia no sólo en el trabajo, sino a lo largo de la vida, de conformidad con el desempeño integral de la Capacitación de  Administración.

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17

ÍNDICE

SUBMÓDULO 10 GENERAR Y GESTIONA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA 1. ELABORA Y PROCESA LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA DE UNA EMPRESA EN SITUACIONES DIVERSAS 1.1Principales Conceptos del lenguaje técnico. 1.1.1 Correspondencia. 1.1.2 Documento. 1.1.3 Registro. 1.1.4 Archivo. 1.2 Documento. 1.2.1 Concepto. 1.2.2 Elementos que lo forman. 1.3Tipos de documentos. 1.3.1 Textual. 1.3.2 Gráfico. 1.3.3 Numérico. 1.4 Redacción de documentos. 1.4.1 Las cualidades del estilo: Claridad, precisión, propiedad, concisión, sencillez y cortesía. 1.4.2 Defectos del estilo: Pobreza y vulgaridad. 1.4.3 Barbarismo, pleonasmo, solecismo. 1.5 Clasificación de documentación interna y externa. 1.5.1 Oficio. 1.5.2 Circular. 1.5.3 Memorándum. 1.5.4 Convocatoria. 1.5.5 Acta de junta (minuta). 1.5.6 Informes. 1.5.7 Carta comercial. 1.5.8 Otros. 2. REALIZAR LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA EN ÁREAS CORRESPONDIENTES 2.1 Procesar información para la comunicación administrativa interna y externa. 2.1.1 Redacción de oficios de solicitud, remisión, oficio de acuse y oficio de aviso. 2.1.2 Redacción de acuse con agradecimiento, memorándum, solicitud de constancias y elaboración de constancia. 2.1.3 Redacción de circular, redacción de telegrama, telefonema, carta de, redacción a las instancias correspondientes. 2.2 Gestión de documentación administrativa. 2.2.1 Concepto de gestión documental. 2.2.2 Desarrollo de la gestión documental. 2.2.3 Propósitos de la gestión documental. 2.2.4 Ventajas de la gestión documental. 2.2.5 Desventajas de la gestión documental. 2.3 Acciones de la gestión de documentos administrativos. 2-3.1 Creación o recibo. 2.3.2 Clasificación en un sistema lógico 18

2.3.3 Uso y conservación. 2.3.4 Evaluación con baja o transferencia como históricos. 2.3.4.1 Documentos administrativos. 2.3.4.2 Documentos intermedios. 2.3.4.3 Documentos históricos. 2.4 Gestionar documentación administrativa interna. 2.4.1 Identificar la documentación administrativa interna. 2.4.2 Clasificación de la documentación por áreas de actividad de la empresa. 2.4.2.1 Dirección general. 2.4.2.2 Área de compras. 2.3.2.3 Área de ventas. 2.4.2.4 Área de finanzas. 2.4.2.5 Área de recursos humanos. 2.4.3 Usuarios de la documentación administrativa interna. 2.5 Gestionar documentación administrativa externa. 2.5.1dentificar la documentación administrativa externa. 2.5.1.1 Proveedores. 2.5.1.2 Clientes. 2.5.1.3 Dependencias gubernamentales. 2.5.1.4 Iniciativa privada. 2.5.1.5 Organismos no gubernamentales (ONG). 2.5.2 Usuarios de la documentación administrativa externa. ACTIVIDAD INTEGRADORA Instrumento de Evaluación

SUBMÓDULO 11: CONTROLAR LA COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA 3. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FÍSICA Y/O ELECTRÓNICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA. 3.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos. 3.1.1 ¿Por qué es importante conservar determinadas comunicaciones escritas? 3.1.2. Medio de prueba legal. 3.1.3. Proceso administrativo de la oficina. 3.1.4. Ciclo de vida de un documento comercial. 3.1.5. Importancia del proceso de archivar. 3.1.6. Conceptos básicos para archivar. 3.2. Equipo y materiales. 3.2.1. Archivadores de correspondencia. 3.2.2. Capacidad de las gavetas. 3.2.3. Títulos para la gaveta de un archivador. 3.2.4. Gabinetes especiales para un archivo. 3.2.5. Guías. 3.2.6. Títulos o encabezados de las guías. 3.2.7. Carpetas para archivo. 3.2.8. Preparación de títulos para expedientes. 3.2.9. Pc/gavetas. 3.2.10. Tarjeteros y función de las tarjetas. 3.2.11. Cedulas de catalogación. 3.2.12. Tipos de tarjeteros. 3.2.13. Mecanografiados de tarjetas. 3.3. Manejo de la correspondencia e integración de expedientes. 19

3.3.1. Definición de correspondencia. 3.3.2. Organización de la correspondencia. 3.3.3. Recepción de la correspondencia. 3.3.4. Pasos en el procedimiento de archivos. 3.4. Reglas de clasificación alfabética. 3.4.1. Reglas para clasificar nombres e individuos. 3.4.2. Preferencias para nombres de individuos. 3.4.3. Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades. 3.4.3.1. Reglas generales. 3.4.4. Referencias necesarias en caso no mencionado. 3.4.5. Reglas para clasificación de instituciones gubernamentales, bancos, escuelas y otros. 3.4.5.1. Instituciones gubernamentales. 3.4.5.2. Reglas generales. 3.4.5.3. Instituciones bancarias. 3.4.5.4. Nombres de escuelas, colegios y universidades. 3.4.5.5. Nombre de asuntos. 4 CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA 4.1 Tipos de sistemas de archivo 4.1.1 Sistema Alfabético 4.1.1.1 Organización 4.1.1.2 Guías principales 4.1.1.3 Guías Secundarias y Auxiliares 4.1.1.4 Expedientes Individuales 4.1.1.5 Expedientes Misceláneos 4.1.1.6 Procedimiento para archivar 4.1.2 Sistema Numérico 4.1.2.1 Organización 4.1.2.2 Archivo alfabético y misceláneo 4.1.2.3 Catálogo auxiliar o índice de tarjeta 4.1.3 Sistema de archivo de documentos electrónicos 4.1.3.1 Ventajas de la digitalización de documentos 4.1.3.2 Necesidad de un plan director 4.1.3.3 Propuesta de programa de intervención en archivo de documentos electrónicos 4.1.3.4La Administración en los documentos electrónicos 4.2 Control de la Comunicación Escrita 4.2.1 Sistema de cargo 4.2.2 Solicitud de documentos 4.2.3 Registro de salidas de documentos 4.3 Clasificación de los Archivos 4.3.1 Niveles de archivo. 4.3.2 Transferencia y eliminación de documentos. 4.3.3 Métodos de eliminación. 4.3.4 Recomendaciones finales. ACTIVIDAD INTEGRADORA Instrumentos de Evaluación

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SUBMÓDULO 12: REALIZA LA VOCERÍA DE UNA ORGANIZACIÓN

(FALTA INDICE SUB 12)

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MÓDULO IV GENERAR, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

SUBMÓDULO 10 GENERA Y GESTIONA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

Competencias a desarrollar:

 ELABORA

Y PROCESA LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA DE UNA EMPRESA EN SITUACIONES DIVERSAS

 REALIZAR LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA EN ÁREAS CORRESPONDIENTES

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MÓDULO IV SUBMÓDULO 10. GENERA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA (35 HRS) 1 DE 2 ELABORA Y PROCESA LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA DE UNA EMPRESA EN SITUACIONES DIVERSAS La persona es competente cuando posee los siguientes: CONOCIMIENTOS NIVEL DESEMPE OS 1. Principales conceptos del Conocimiento Utilizar los elementos fundamentales lenguaje técnico del lenguaje técnico documental. documental 2. Tipología de los Conocimiento Identifica los diversos documentos documentos empresariales que se generan en una organización. 3. Propiedades de Comprensión Aplica un lenguaje adecuado y redacción de pertinente en la redacción de documentos: Cualidades documentos empresariales. y defectos 4. Clasificación de Comprensión Utiliza los documentos necesarios para documentación interna y mantener la comunicación interna y externa externa de una organización. 5. Redacción de  Aplicación Realiza la redacción de documentos documentos en diversos casos que se presentan administrativos diversos cotidianamente en las organizaciones.

2 DE 2 REALIZAR LA GESTI N DE LA DOCUMENTACI N ADMINISTRATIVA INTERNA  Y EXTERNA EN ÁREAS CORRESPONDIENTES. La persona es competente cuando posee los siguientes: CONOCIMIENTOS NIVEL DESEMPE OS 1. La gestión documental. Comprensión Identifica el concepto de gestión documental y la importancia que tiene en una organización 2. Reconoce las ventajas y Comprensión Analiza los pros y contras de desventajas de su uso. implementar la gestión empresarial en una organización. 3. Acciones de la gestión  Aplicación Aplica las acciones para implementar la durante el ciclo de vida de los gestión empresarial en un proyecto documentos administrativos. emprendedor. 4. Gestión de documentación  Aplicación Organiza los diversos documentos administrativa interna y externa internos y externos que se generan en una organización con comunicación efectiva. 23

ACTITUDES/HÁBITOS/VALORES 

Cortesía: Manejo de reglas de urbanidad y cortesía en la redacción.



Compromiso: Realiza sus trabajos escritos correctamente y trabaja equitativamente en el equipo.



Confianza: Se expresa con fluidez, utilizando las propiedades textuales.



Responsabilidad: La manera en que maneja los instrumentos y procesos de evaluación de manera cuidadosa y confidencial.



Cooperación: Apoya el trabajo individual y colectivo de los participantes del curso durante la realización de las actividades del mismo.



Iniciativa. La manera en que ofrece opciones de mejora en las actividades de aprendizaje del alumno.

W

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Evaluación Diagnóstica

Responde las siguientes preguntas y comenta tus respuestas en plenaria. 1.- ¿Qué es comunicación?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 2.- ¿Qué es un documento?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 3.- ¿Qué es una gráfica?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 4.- ¿Por qué es importante la comunicación empresarial?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 5.- ¿Cuál es la diferencia entre la comunicación interna y externa en las organización?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 6.- ¿En qué consiste procesar la comunicación en una organización?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________

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7.- ¿Alguna vez ha redactado una documento administrativo? Comente su experiencia.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 8.- Redacte una despedida de una carta comercial.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 9.- ¿Qué es la gestión empresarial?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 10.- ¿Considera que el manejo de la información va más allá de una función secretarial? Justifique su respuesta.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 11.- Mencione dos documentos que puedan generarse en el departamento de ventas de una organización. a) ________________________________________________________________ b) ________________________________________________________________ 12.- ¿De quienes proviene la documentación que recibe una empresa?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 13.- ¿Qué es un documento histórico?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

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1.1Principales conceptos del lenguaje técnico Una empresa con buena comunicación logra un mejor desempeño, un buen nivel de producción e incluso se aprecia mayor satisfacción laboral. La comunicación en la empresa comprende múltiples interacciones, desde una llamada telefónica hasta la identificación de los empleados con los objetivos y el perfil de la organización. En el proceso administrativo hemos analizado dentro de la etapa de dirección, la comunicación, definiéndola como el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social (Münch, 2008). En cualquier acto de comunicación humana, que se produce entre dos o más interlocutores, intervienen varios elementos: 

El código: es un conjunto limitado de signos o señales que se combinan siguiendo determinadas reglas conocidas por los interlocutores.



El mensaje: es el contenido de las informaciones que se comunican.



El referente: es la situación en la que se hallan los interlocutores.



El canal: es el medio físico por el que se transmite y circula el mensaje.



El enunciador : es el interlocutor que produce y transmite el mensaje.



El enunciatario: es el interlocutor que recibe el mensaje, identifica las señales y las comprende.



El contexto de situación: son las circunstancias en las que se da la comunicación (Lechuga, 2013)

Elementos del proceso de la comunicación

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Si alguno de los elementos falla, el proceso de la comunicación se desvirtúa, no cumpliendo con su finalidad o la intención de dicha información.  A través de la comunicación, podemos recibir ideas, opiniones, dar avisos, propiciando un incremento en la productividad y el crecimiento de nuestro negocio. La comunicación interna incluye las relaciones con los altos mandos de la organización, como directivos, jefes de área y supervisores con sus colaboradores y la comunicación externa, es la que se genera la empresa para sus clientes, proveedores y el público en general.

Para comprender mejor, los conceptos y la importancia de la comunicación interna y externa de las organizaciones, acude al sitio: http://estilosorganizados.es.tl/Importancia-y-funciones-de-lacomunicacion-interna-y-externa.htm

Es indispensable para una eficaz comunicación, que se consideren como objetivos esenciales los siguientes: Generar los mensajes en relación con los objetivos, las funciones y la estructura de la institución. Propiciar mensajes internos que generen buena imagen a la empresa. Fomentar una relación cordial y respetuosa en la empresa. Construir las vías de comunicación necesarias para que se tenga un canal adecuado de fácil acceso a la información. Para encausar la comunicación a un nivel productivo, se deben utilizar diversas estrategias, entre las cuales podemos mencionar la Correspondencia, los Documentos, los Registros, las Carteleras, los Manuales de Empleado, los Oficios, las Circulares, las Convocatorias, los Memorándums, las Minutas, la Correspondencia, los Informes, los Reglamentos de la compañía, las Revistas Internas, las Reuniones, los Newsletters, el Internet, los Foros de discusión y los Talleres de trabajo, entre otros. Mientras más comunicación exista aumenta la confianza entre los empleados, disminuye la desinformación, evita malos entendidos, permite que la información 28

llegue con tiempo, mejora el ambiente laboral y por lo tanto se consigue un mayor crecimiento y productividad en la empresa, pero ¿cómo se genera esta?

Desarrollo de competencias 1 Contesta a continuación…

1.- Menciona los elementos del proceso de la comunicación.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

2.- Con estos elementos, elabora una definición de comunicación.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

3.- Qué objetivos se deben cumplir para tener una buena comunicación?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 4.- Investiga en Internet, como realiza la comunicación, alguna empresa de tu interés. Expón tus conclusiones.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

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1.1.1 Correspondencia La correspondencia, es la composición escrita  entre personas que se encuentran en diferente lugar o puesto administrativo, que se emplean para exponer trámites mercantiles y oficiales. La correspondencia se clasifica en:

Comercial: es la que aborda temas relacionados a los negocios. Oficial: se utiliza en la comunicación escrita en oficinas gubernamentales. Particular: Trata asuntos personales que se relacionan con el cargo que se desempeña. Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.

Desarrollo de competencias 2 Dentro del paréntesis, escriba la letra que identifique el tipo de correspondencia a que se refiere cada párrafo.

A) Comercial, B) Oficial, C) Particular, D) Privada. ( ) Las mercancías de su pedido 873, serán remitida el lunes próximo. ( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompañarán con copia para acuse de recibo. ( ) Te agradeceré que me comuniques cuando llegarás a esta ciudad. ( ) Agradezco su felicitación con motivo de mi ascenso en la empresa. ( ) El C. Lic. Blas solicita una audiencia con el director de la fiscalía. ( ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste

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1.1.2 Documento Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte físico o electrónico, que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones y/o personas, durante el desarrollo de sus actividades, por lo que un documento se puede considerar una evidencia del quehacer humano. Los documentos pueden ser: Textuales: como son los escritos y manuscritos. Iconográficos: como son los mapas y fotografías. Sonoros: como son los discos y cintas magnetofónicas.  Audiovisuales: como son los videos y las películas. Electrónicos: como son los disquetes y las bases de datos. Virtuales: como la web y los blogs.

1.1.3 Registro Se le considera registro (libros u otros medios, físicos o electrónicos) donde se anota y refiere  toda la documentación generada de la empresa, con el fin de controlar los documentos que entran y salen de los diferentes departamentos de la organización. Existen diversos tipos de registros:

Registro general: Consiste en registrar toda la correspondencia de entrada y salida que se establezca en el exterior de la organización. Puede ser: a) Registro general de entrada.- Se registra todo escrito que se reciba, puede ser en un libro de registro único, para los diferentes departamentos de la empresa o en un libro de registro múltiple, donde hay un libro para cada uno de los departamentos de la empresa. 31

b) Registro general de salida.- Se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.

Registro auxiliar : Cuando algún departamento de la empresa, lo considera necesario, puede crear su propia organización de los registros con el fin de facilitar la comunicación. Dicho registro es un auxiliar del registro general, al que le comunican todas las anotaciones que efectúen. Registro de archivo: Consiste en registrar todos aquellos documentos que requieren ser archivados. Este tipo de registro debe contener: a) Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.) b) Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento. c) Identificación del interesado. Todo documento que entre o que salga de la organización deberá ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida, con el fin fundamental de: o

o

o

o

o

Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión. Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado). Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito. Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados éstos. Facilitar la localización de un determinado escrito o documento.

1.1.4 Archivo Un archivo es un conjunto de documentos  debidamente clasificados y registrados para su consulta. Se pueden organizar de diversas formas:

Por su localización: a) Centrales: son los que organizan toda la documentación de la empresa, dependiendo de la magnitud de la empresa y los documentos que se 32

generen, puede haber un departamento exclusivo para las labores de archivo. b) Locales: son los archivos de cada uno de los departamentos de la empresa, así los documentos que contienen asuntos específicos son tratados exclusivamente y están a la mano de dicho departamento, en este caso, los empleados llevan a cabo las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales.

Por los asuntos que tratan: a) Tramitación: Son los archivos que contienen documentos cuyo asunto está en proceso, por ello la consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo. Los archivos en tramitación pueden ser tanto centrales como locales. b) Definitivos: Los que contienen documentos concluidos en su tramitación.

Por la documentación que contienen: a) Oficiales: Se forman con documentos de instituciones públicas o gubernamentales. b) Especiales: contiene documento de instituciones privadas o de empresas mercantiles. c) Particulares: Contienen documentos personales o de familia.

Por su destino: a) Público: Son los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran si llenan ciertos requisitos. b) Privado: Los que pueden consultar únicamente funcionarios o empleados de la institución a la cual pertenece. c) Secreto: Los que, por la naturaleza de la documentación que contiene solo pueden consultar los dueños de lo mismo, o funcionarios designados para el efecto.

Por el método que se emplea en su manejo: a) Directo: Aquellos en donde se puede acudir a consultar los expedientes sin necesidad de revisar antes índices o catálogos. b) Indirecto: Los que para localizar los expedientes se requiere la consulta de catálogos o índices. 33

Desarrollo de Competencias 3 Clasifica los documentos o archivos que aquí se mencionan en el grupo al que pertenecen. 1.- El informe del presidente de la republica: ___________________ 2.- Los documentos que deben archivarse en el departamento de contabilidad:______________________ 3.- Una carta de Ricardo Méndez, para sus papas: ___________________ 4.- El expediente de una auditoría practicada en almacenes Ruiz hace dos años:________________________ 5.- Las publicaciones periodísticas con que cuenta la Hemeroteca Nacional: ______________________ 6.- Una solicitud de crédito presentada: ________________________ 7.- El archivo de Comex, que es una empresa particular: _______________ 8.- El testamento de una persona, cuyos herederos aun no se conocen, pero que estan estipulados: ______________________ 9.- Los expedientes que están bajo la vigilancia de una persona dedicada exclusivamente a las labores de esa oficina _____________________ 10.- Documentos que solo pueden consultar el gerente y su secretaria, pues son considerados confidenciales: ___________________________

1.2 Documento 1.2.1 Concepto Un documento era tradicionalmente un papel con información ingresada a mano (manuscrito), o con un proceso mecánico (máquina de escribir o con impresora). Sin embargo con los avances informáticos, se le puede considerar a un archivo con determinadas características (datos textuales o gráficos generados por un usuario en una computadora mediante un programa). 34

Como se ha mencionado anteriormente, un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte físico o electrónico, que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones y/o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Sin embargo, de la palabra documento, tiene tan diversos usos como conceptos: 

Proviene del latín documentatum, que significa doctrina, enseñanza, modelo, ejemplo, testimonio, indicio, prueba. Tiene la misma raíz que el verbo docere, que significa enseñar.

 Instrumentos

y soportes de comunicación que recogen formas objetivas de una experiencia o de un conocimiento relacionado con un determinado sector de las actividades del hombre y, principalmente en el uso de la ciencia, la técnica y la economía (Pietsah)



Escrito con que se prueba o se demuestra algo (Real Academia Española)

 

Escrito que sirve para ilustrar o comprobar una cosa, por ejemplo, un documento histórico.



Archivo electrónico creado con procesador de textos, base de datos, hoja de cálculo u otra aplicación informática.



Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, discos magnéticos, cintas, fotografías, etc.)

Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, o testimonio histórico. Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. 35

Un documento debe servir en una empresa, para comprobar o demostrar algo, no importando el soporte material en el que se haya fijado. Según la Federación Internacional de Documentación la define como : “Cualquier objeto material que contenga o confirme algún conocimiento y pueda ser objeto de colección, dis eñado para trans mitir información en el tiempo y en el espacio y utilizado en la práctica social” 

Los documentos de la Administración Pública. Existen documentos de carácter oficial, emitidos por la Administración Pública, los cuales determinará reglamentariamente, que órganos tendrán atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de dichos documentos. Las copias tienen de la misma validez, siempre y cuando exista la constancia de que son auténticas. Un documento oficial reúne las siguientes características: o

En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o entre diferentes organismos públicos entre sí.

  La mayoría de las relaciones se realiza a través de impresos ya preestablecidos.

o

o

Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

En relación con la incorporación de medios técnicos el art.45.1 de la LEY DE RÉGIMEN JURÍDICO DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMÚN, señala que “la Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicaciones de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las leyes ”. El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.

36

Impreso o documentos normalizados El impreso es un formulario  en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan datos específicos a cumplimentar por el interesado. El impreso es el soporte del documento escrito. Una vez que éste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el órgano competente, adquiere la consideración de documento.  Aunque los tipos de impresos son muy variados, según la finalidad que cumplan y el organismo que los emita, éstos deben reunir unas características básicas de todos los documentos. Entre otras, las siguientes:   Homogeneización en cuanto a tamaño y contenido.

o

o

o

o

o

Debe facilitar su cumplimentación por parte del interesado. Para ello los impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al máximo. Facilitar el análisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicación de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos. La calidad del papel dependerá de su finalidad o destino; así los impresos a los que se prevé una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso. En relación con la calidad también se tendrá en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso requerirán de mayor calidad y de una presentación más estética. Cuando un impreso conste de varias copias, éstas serán de diferentes colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la administración, etc.) y facilitar la clasificación en su caso.

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1.2.2. Elementos que lo forman Cómo hemos visto, un sistema de información es muy variado y su contenido dependerá de la finalidad que cumpla y contará básicamente de:

Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definición del impreso; un número de referencia correlativo que permitirá su identificación; identificación del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogerán al dorso. Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para tramitar beca en la institución educativa.) Parte inferior o pie: incluye: la fecha en el que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso. Para poder utilizar un documento en la empresa, así como cualquier objeto o producto es necesario que reúna las siguientes condiciones:

a) Autenticidad: Debe permitir la verificación de su origen (autor, fecha, fuente, etc.), en la medida en que el estado de conocimientos lo permita. b) Fiabilidad: Debe permitir verificar la exactitud de la información que contiene. c) Accesibilidad: Debe ser en lo posible accesible, es decir, que se pueda localizar y difundir (por lo menos entre cierto público), mediante cualquier procedimiento, medio o servicio, tal como la adquisición, consulta, préstamo o reproducción. Los sistemas de información o documentos serán sujetos a normalización, para que cada serie o tipo de los mismos, obedezcan formatos iguales, facilitando así, su archivo, clasificación, extracción de datos, mecanización e informatización. Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar. 38

Desarrollo de Competencias 4 Contesta a continuación…

1.- Define con tus propias palabras ¿qué es un documento?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ Consigue una copia de un documento y… a) Identifica si pertenece a la administración pública o a un impreso. b) Señala sus elementos. c) Menciona cuáles condiciones reúne para considerarse documento. Comparte tus comentarios con el grupo.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

Pega aquí tu documento (COPIA)

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1.3 Tipos de documentos Por nuestra propia naturaleza, siempre estamos relacionados con los documentos. Por ejemplo, los escritos literarios y publicitarios, imágenes, musicales y de gestos corporales, de colores, numéricos y gráficos, cinematográficos, televisivos y radiofónicos. Sin embargo, un documento se debe visualizar, como lo afirma Richadeau, se retienen mejor las informaciones que se pueden visualizar, porque de todas las formas de memoria (visual, auditiva, olfativa, táctil) la memoria visual es la que resulta más eficaz .

Un documento puede estar conformado por signos icónicos, acústicos y lingüísticos y según su estructura, un documento se puede clasificar en textual, gráfico y numérico.

1.3.1. Textual Son documentos que presentan información escrita. Sin embargo dependiendo del tipo de mensaje, la cantidad de información y la forma en que se asume el documento textual asumirá sus propias características de los contenidos, como el tipo de signos, la organización textual, la formalidad del lenguaje y el canal por el que se transmite. Un documento textual cumple con las siguientes funciones: Comunicativa: ya que establece una forma y un estilo de comunicación entre emisor y receptor. Informativa: ya que selecciona y discrimina datos. Organizativa y estructural del aprendizaje: ya que organiza y explica. Orientativa: ya que utiliza conocimientos que pueden adquirirse dentro o fuera del marco institucional. Un texto es cualquier manifestación verbal y completa que se produzca en una comunicación, pero para que una manifestación verbal se pueda considerar un :texto, deberá tener textualidad. Es decir, una lista mezclada de frases sobre el mismo tema, no es ningún texto, porque le falta la estructuración de ideas y los vínculos gramaticales que para poder formar una unidad comunicativa, que expresa un significado completo.

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Objetos del documento textual. Un texto escrito, desarrolla un tema, que es un conjunto de oraciones relacionadas, organizadas en párrafos. Sin embargo, las tendencias científicas, van más allá, considerándolo como un objeto de carácter comunicativo y estructurado: Objeto comunicativo: es producto de una actividad verbal de carácter social, que manifiesta una intención del hablante y se encuadra en una situación de comunicación en la cual se produjo. Objeto estructurado: se relaciona con que, para garantizar el propósito comunicativo, emisor y receptor se atienen a reglas propias del nivel textual que rigen la construcción del producto.

Elementos que configuran un documento Elementos materiales: El soporte del documento y el vehículo que lo transporta.  Elementos gráficos: La forma en que la información se expresa en el soporte que pueden ser letras, números, puntos o pixeles, etc.   Elementos lingüísticos: El término lenguaje en un sentido amplio: lenguaje escrito, audiovisual, pero también idioma, software, etc...   Elementos intelectuales: Es el contenido que el documento quiere transmitir. 

Características de los documentos 





Características físicas: Tienen relación con los elementos materiales y gráficos. Es imprescindible su conocimiento por parte de los profesionales de la documentación pues de una buena conservación de los soportes derivará una correcta conservación de los documentos. Son características genéricas, como la naturaleza del documento (Textual, gráfica, sonora, audiovisual, informática...); o bien otras más específicas, relacionadas con el soporte (papel, plásticos, magnéticos, ópticos...) como el tamaño, peso, movilidad, grado de resistencia, modo de producción, dependencia tecnológica, periodicidad... Características intelectuales: Se relacionan con los elementos lingüísticos e intelectuales. Objetivo, contenido, autoría, modo de difusión, accesibilidad y originalidad. 41

1.3.2 Gráfico Otra manera de representar datos es a través del documento gráfico. Es una representación por medio de líneas  y aquello perteneciente o relativo a la escritura y a la imprenta. Por ejemplo esta gráfica 1, que presenta los niveles de venta de la organización, en un tiempo determinado.

Grafica 1 El concepto proviene del latín graphĭcus, aunque tiene origen griego. Cuando se aplica a una descripción, una operación o una demostración, se trata de aquello que se representa a través de figuras o signos.

Gráfico y gráfica son las denominaciones de la representación de datos, generalmente numéricos,  mediante (líneas, vectores, superficies o símbolos), para que se manifieste visualmente la relación matemática o correlación estadística que guardan entre sí. También es el nombre de un conjunto de puntos que se plasman en coordenadas cartesianas y sirven para analizar el comportamiento de un proceso o un conjunto de elementos o signos que permiten la interpretación de un fenómeno. La representación gráfica permite establecer valores que no se han obtenido experimentalmente sino mediante la interpolación (lectura entre puntos) y la extrapolación (valores fuera del intervalo experimental). Gráficas estadísticas La estadística gráfica es la descripción e interpretación de datos e inferencias sobre éstos. Forma parte de los programas estadísticos usados con los ordenadores. Autores como Edward R. Tufte han desarrollado nuevas soluciones de análisis gráficos. 42

TIPOS DE GRÁFICAS

Gráfico lineal:

Gráfico de barras:

Los valores en dos ejes cartesianos ortogonales entre sí. Las gráficas lineales se recomiendan para representar series en el tiempo, y es donde se muestran valores máximos y mínimos; también se utilizan para varias muestras en un diagrama.

Se usa cuando se pretende resaltar la representación de porcentajes de datos que componen un total. Una gráfica de barras contiene barras verticales que representan valores numéricos, generalmente usando una hoja de cálculo. Las gráficas de barras son una manera de representar frecuencias; las frecuencias están asociadas con categorías. Una gráfica de barras se presenta de dos maneras: horizontal o vertical. El objetivo es poner una barra de largo (alto si es horizontal) igual a la frecuencia. La gráfica de barras sirve para comparar y tener una representación gráfica de la diferencia de frecuencias o de intensidad de la característica numérica de interés.

Se emplea para ilustrar muestras agrupadas en intervalos. Está formado por rectángulos unidos a otros, cuyos vértices de la base Histograma: coinciden con los límites de los intervalos y el centro de cada intervalo es la marca de clase que representamos en el eje de las abscisas. La altura de cada rectángulo es proporcional a la frecuencia del intervalo respectivo.

Gráfico circular:

Permite ver la distribución interna de los datos que representan un hecho, en forma de porcentajes sobre un total. Se suele separar el sector correspondiente al mayor o menor valor, según lo que se desee destacar.

Con imágenes que sirven para representar el comportamiento o la distribución de los datos cuantitativos de una población, Pictograma: utilizando símbolos de tamaño proporcional al dato representado. Una posibilidad es que el gráfico sea analógico por ejemplo, la representación de los resultados de las elecciones con colores sobre un hemiciclo. 43

Eje numérico:

Gráfico de burbujas:

Un gráfico de eje numérico es un diagrama de barras, de líneas o de área que utiliza un campo numérico o un campo de fecha/hora como campo “A cambio de”. Los gráficos de eje numérico

proporcionan un medio para aplicar una escala a los valores del eje X, creándose de este modo un eje X numérico verdadero o un ejemplo X de fecha/hora verdadero.

Éste tipo de gráfico presenta los datos como una serie de burbuja, el tamaño de las cuales es proporcional a la cantidad de datos. Un gráfico de este tipo resulta muy efectivo para mostrar el número de productos vendidos en cierta región.

Los gráficos están integrados en los programas de Microsoft Office, y podrán representar los datos como los niveles de inventario, los cambios de la organización, el nivel de ventas, representaciones de un estudio de mercado, etc. Solo basta con hacer clic en el botón de “grafico” de la cinta de opciones y utilizar

las herramientas para dar formato.  A través de un gráfico podemos analizar datos de una manera visual, rápida, comparativa y creativa, por lo que es un documento muy útil en las organizaciones.

Para comprender mejor este tema, puede analizar el estudio de mercado, técnico y económico, acerca de la implantación de una nueva presentación para la comercialización de una empresa que se dedica a la producción de brandy en:

http://www.monografias.com/trabajos17/factibilidad/factibilidad.shtml#i xzz2pOaltoJT , donde podrán encontrar varios tipos de gráficas y su interpretación.

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1.3.3. Numérico Estos documentos son los que representan, como información prioritaria, datos numéricos, como pueden ser los censos de población, padrones, operaciones mercantiles, etc. Uno de los documentos numéricos utilizados por los administradores para tomar decisiones oportunas y confiables son los documentos comerciales.

Documentos comerciales Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil , de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.  Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de  contabilidad. Son importantes porque: En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la  empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. Son una constancia de las operaciones realizadas. Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

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Balance General o Estado de Situación Financiera

Clasificación de la documentación contable: 

Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras,  recibos de pagos efectuados, etc. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. 

Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:

1. Documentos que se archivan y generan registración: Factura, Nota de Débito, Nota de Crédito, Ticket, Recibo, Pagaré, Cheque, Nota de Crédito Bancaria, etc… 2. Documentos que sólo se archivan: Orden de Compra, Nota de Venta, Remito, Resumen de Cuenta , etc…

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Desarrollo de Competencias 5

Realiza lo que se solicita:

1.- ¿Cómo se clasifican los documentos? Explícalos.  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  _______________________________ ___________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________

2.- ¿Qué importancia tienen los documentos contables en la organización?  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ 3.- Investiga en una empresa de tu comunidad, quién tiene la facultad para realizar un documento contable y cómo es su resguardo?  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ 4.- Elabora, en el siguiente espacio, un esquema que represente la tipología de los documentos. Explícalos.

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48

1.4 Redacción de documentos Desde la antigüedad, el hombre ha utilizado la escritura para dar testimonio de su paso por la tierra. Conocemos hechos, experiencias, conocimientos, ideas y opiniones, a través de un acto de comunicación escrita como lo es la redacción, la cual consiste en expresar por escrito con exactitud , para decir solo lo que se pretende comunicar, con claridad , para evitar interpretaciones erróneas, con concisión, sin rodeos ni palabras superfluas, y con originalidad , para dar al escrito un carácter personal (Torres, 2013).

No todos poseemos capacidades lingüísticas que nos permitan redactar documentos, pero existen técnicas de escritura que facilitan su práctica, siguiendo las siguientes etapas:

Planeación: Consiste en plantearse tres preguntas fundamentales, ¿qué se pretende comunicar, cúal es la intención comunicativa, cómo se va a expresar?, ya que se tienen las respuestas, entonces se puede empezar a desarrollar el documento. Redacción y revisión: Aquí se escribe un borrador del documento y se revisa cuidadosamente para corregirlo. Esto sirve para darle claridad, orden y variedad, siempre que se conserve la información principal. Reescritura: para finalizar, se escribe el texto definitivo, empleando el vocabulario preciso en estructuras lingúísticas correctas, con ortografía y buena presentación. Estilo: consiste en imprimirle al documento su personalidad, como autor del mismo.

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1.4.1 Las cualidades del estilo: Claridad, precisión, propiedad, concisión, sencillez y cortesía. De acuerdo con la Real Academia Española, el estilo es la manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor o un orador. Cada Cada individuo individuo tiene su personalidad, la cual se refleja en su manera de redactar. Una empresa, desde que se esta formándo(misión, visión, valores y objetivos) también muestra una personalidad propia y sus documentos deberán de ser acorde a ello. Por lo que hay varios tipos de estilo (Torres, 2013): o

Cortado: oraciones breves.

o

Periódico: oraciones largas.

o

Mixto: oraciones largas y breves combinadas.

o

Conciso: ideas claras con palabras justas.

o

Ampuloso: ideas difusas con muchas palabras.

o

Llano: pocas imágenes, tropos y figuras.

o

Florido: Abundantes palabras, tropos y figuras.

Hay muchas maneras de decir las cosas, respetando siempre, tanto las reglas de ortografía como las de redacción. La redacción debe integrarse con expresiones que sean fácilmente comprensibles, no importando el grado de estudios o nivel  jerárquico que tenga el personal de la empresa. Un buen estilo de redacción, debe reunir una serie de cualidades, que son: la claridad, la precisión, la propiedad, la concisión, la sencillez y la cortesía. Para cada cualidad también encontramos defectos de redacción que descomponen el orden lógico del documento.

Cualidades

Defectos

Claridad Precisión  Adecuación Concisión Sencillez Cortesía

Confuso Imprecisión Impropiedad Vaguedad  Afectación Descortesía

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Cualidades primordiales del estilo: Claridad. Lo más importante al escribir es que las palabras digan exactamente lo lo que quieran decir, con la mayor claridad posible. La claridad consiste en la expresión lógica y natural que permite captar las ideas inmediatamente. El defecto de esta cualidad es la anfibología, conocida también como confusión, la cual propicia lo superficial y obscuro de las ideas. Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes: 1. Evitar ambigüedad, la cual consiste en la exposición de ideas que pueden ser interpretadas en diferentes diferentes formas. Ejemplo: Confuso: Realiza la cotización cuando llegue a la oficina . (Quien la realizará y a qué oficina) Con claridad: El auxiliar contable, realizara la cotización en cuanto llegue a su oficina central.

2. Ordenar los elementos de las frases y oraciones que integran una cláusula. La frase es una expresión que no tiene verbo conjugado. Ejemplo: La sucursal de la Ciudad de San Luis Potosí. La oración contiene, en su orden natural, sujeto, verbo y complemento. Ejemplo: El auxiliar contable solicito la cotización a los proveedores. La clausula contiene frases y oraciones relacionadas con la idea principal. Ejemplo: Los buenos clientes merecen una especial atención, por eso nuestra empresa les proporciona estímulos que acrecientan su interés por adquirir nuevos productos.

3. Emplear el hipérbaton correctamente: El hipérbaton es una figura de construcción que permite alterar el orden natural de los elementos que forman la oración; no debe aplicarse cuando sólo hace confusa la idea. Ejemplo: Orden natural: Me complace felicitarlo por su merecido ascenso . 51

Con hipérbaton: Por su merecido ascenso, me complace felicitarlo. Confuso: Lo felicito por su merecido ascenso que me complace. 4. Evitar expresiones innecesarias, que no aclaran las ideas y sí las confunden. Ejemplos: Expresión innecesaria: La mercancía que le remití, según sus instrucciones, aunque aún no recibimos el pago correspondiente, acusa un pequeño incremento en su  precio; le agradeceremos su consideración al respecto, ya que, como usted comprenderá, hemos resentido un considerable aumento en los costos de  producción y en la materia prima.

Expresión correcta: La mercancía que le remití acusa un pequeño incremento en su precio, debido al considerable aumento en los costos de producción y en la materia  prima.

Precisión Esta cualidad nos enseña a expresar las ideas completas para que, al leerlas, se tenga una clara noción sobre los propósitos del escrito. El defecto correspondiente a esta cualidad es la imprecisión. Podemos ser claros, pero no precisos, como en el ejemplo siguiente: Llegue. (Esta expresión es clara pero no precisa) Llegue muy tarde. (Se precisa un poco más la idea)  Ayer llegue muy tarde a mi casa, debido a una descompostura del autobús.

(La idea ahora si es clara y precisa) Cuando tenemos una idea principal, debemos precisarla, ampliarla y complementarla, procurando no caer en la imprecisión. Ejemplo: Imprecisión: Me enteré de que necesita los servicios de un almacenista por lo que me dirijo a usted para aspirar a ese trabajo, con la certeza de que procuraré no defraudar la confianza que en mí deposite. Mucho agradeceré me comunique su decisión con la brevedad posible.

La comunicación es clara, se desea obtener el empleo de almacenista, pero no contiene la precisión necesaria que refuerce esa intención. 52

Veamos el tema corregido con precisión:  Ayer, en el periódico “El mañana”, me entere que usted solicita un almacenista. Hace cuatro años egrese de la Universidad Politécnica, al finalizar mi carrera de Ingeniero en Logística; he prestado mis servicios en tres importantes empresas de esta capital, de ella anexo los datos necesarios seguro de que aportarán las referencias que me avalen como persona trabajadora y honesta. Tengo la certeza de que la experiencia adquirida durante esos años me ayudara para desempeñar con eficacia el trabajo que se me encomiende. Mucho agradeceré anote usted los números 845-38-42, correspondientes al teléfono donde espero tener el gusto de contestar cualquier llamado que se relacione con mí solicitud. Muy atentamente.

Adecuación Ser adecuado significa saber escoger de entre todas las soluciones lingüísticas que nos brinda nuestro lenguaje las más apropiadas  para la situación de comunicación. El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad, la cual asimilamos no solo por la corrupción que del idioma, con palabras vagas o ambiguas, sino también por los medios de difusión: radio, periódico, televisión, que tiene el primer lugar en confundir las palabras. Ejemplo: Con impropiedad: La producción nos quedo a todo dar . Con adecuación: Me pareció correcta la producción que obtuvimos. Para lograr un lenguaje adecuado es necesario: o

Que se elijan las palabras correctas para el propósito comunicativo.

  Mantener un sentido de formalidad durante el documento, evitar expresiones vulgares y coloquiales.

o

o

o

Conocer a quién se dirige el documento, como por ejemplo, su nivel  jerárquico en la organización. Mantener un grado de especifidad durante todo el escrito, ya que cada empresa o departamento que la integra, utiliza terminología específica. Se deben evitar palabras generales porque pierden la precisión del mismo. 53

Concisión Concisión es la cualidad de emplear aquellas palabras que sean absolutamente precisas para expresar lo que queremos. Conciso quiere decir denso, y un estilo denso, es aquel que en cada palabra o en cada frase, está llena de sentido. Lo contrario es la vaguedad, la imprecisión y el exceso de palabras, sin embargo, no hay que creer que ser conciso, significa escribir corto. Recuerda que lo bien escrito nunca resulta largo, no cansa; lo mal escrito cansa pronto, aún siendo breve, resulta largo. En la redacción comercial, esta cualidad, permite expresarnos con la menor cantidad posible de palabras, evitando esfuerzos innecesarios y propiciando ahorro de tiempo, que bien puede emplearse en la resolución de otros asuntos. Póngase especial atención para no caer en el laconismo, que solo es eficaz en las comunicaciones telegráficas, que se emplea preferentemente en la redacción de telegramas. Ejemplos: Estilo lacónico: Espéranos mañana 12 horas terminal Sur. (6 palabras) Estilo denso: Lo esperamos el día de mañana, en la terminal Sur, en punto de las 12 horas.

Sencillez Redactar con sencillez y naturalidad, son cualidades necesarias de un buen estilo. Y se refieren tanto a la construcción, a la composición de lo que escribimos como a las palabras que empleamos. La sencillez, es decir, huir de lo enrevesado, de lo artificioso, de lo complicado, de lo “barroco”, en suma  (Vivaldi, 2000). Una comunicación escrita debe ser fácil comprensión para quien la lea; desechemos las expresiones afectadas, no por impropias, sino por adaptarse de la expresión natural que entiende el personal de cualquier nivel jerárquico; el hombre sencillo se expresa con naturalidad, lo que implica que hay que procurar utilizar palabras y frases que sean propias, a las que el tema exige. El defecto correspondiente a esta cualidad es la afectación y el rebuscamiento. La redacción basada en la sencillez, expone con claridad la comunicación, de ahí su importancia al redactar cartas comerciales; sin embargo, es aconsejable adecuar nuestros escritos la naturaleza de nuestro corresponsal ; para lograrlo, deberemos analizar sus cartas con el fin de expresarnos en su nivel. Ejemplo:

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Con afectación y rebuscamiento: Su precaria salud es la causa de su vehemente deseo por acumular un gran caudal.

Con sencillez: Su grave enfermedad es consecuencia de su terquedad por reunir una gran riqueza

Cortesía Cualidad que nos distingue sentimientos de afecto o respeto, según el trato obligado en las relaciones sostenidas con nuestros corresponsales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la descortesía. La cortesía en la redacción, es como la sonrisa en un corresponsal, de ahí que denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito, sin embargo, exagerar la cortesía puede ser perjudicial, pues nos tomaría como aduladores esto puede afectar nuestra dignidad. Ejemplo: Descortesía: Señor Martínez, no vamos a poder surtirle su pedido, si tiene dudas,  pregunte en gerencia.

Cortesía: Estimado Señor Martínez, sabemos de antemano su preocupación por recibir su  pedido, pero la deficiencia en el transporte nos impidió cumplir con sus instrucciones. Con toda seguridad efectuaremos la remisión pasado mañana; mientras tanto, hemos de agradecer su amable consideración por la demora involuntaria de nuestra parte. Cualquier duda al respecto, no dude de comunicarse a la gerencia, que estará para servirle.

1.4.2 Defectos del estilo El uso del lenguaje es un fenómeno complejo; no es tan fácil como se cree el hablar o escribir con corrección (Vivaldi, 2000). Existe el gran problema de que cuando se lee un documento, es necesario descifrarlo, ya que quien lo redactó, ignoraba lo elemental de las reglas gramaticales, y no por lo que se dice, sino por como lo dice, aunado, a las faltas de ortografía y de sintaxis.  Además de la correcta aplicación de las cualidades del estilo, se deben comprender los defectos de redacción como la pobreza y la vulgaridad, ya que demeritan las comunicaciones.

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La pobreza Consiste en la escasez de vocabulario, la cual propicia la repetición de palabras o de ideas, iguales en un párrafo; también se empobrece el estilo con el empleo de términos muy trillados  o muy comunes, conocidos como frases hechas o estereotipadas, de uso común en otros escritos, por ejemplo, “ lo que nos dijo la maestra nos entró por un oído y nos salió por el otro”.

Las muletillas (como “en fin”, “este”, “fíjate que”, “ya sabes, ¿no?”) son palabras que muchas personas utilizan, pero manifiestan inseguridad al escribir. Únicamente se deben utilizar, cuando se describa lo que dijo una persona. Los recursos que ayudan a no caer en la pobreza de estilo y manifestaciones de inexperiencia son: Ordenar las ideas. Matizar los significados. Evitar los detalles insignificantes. Eliminar las palabras repetidas, sustituirlas por sinónimos o variar la frase.

La vulgaridad La expresión vulgar, es producto de falta de cultura y de léxico en las personas, por eso la encontramos preferentemente, en estratos sociales muy marginados. Lo grave de este lenguaje consiste en la imitación, que por gracia o por chiste se hace con estas aberraciones del idioma. Puede ser: Vulgaridad de expresión Consiste en la falta de ennoblecimiento de las expresiones, se puede corregir al cambiar las palabras vulgares por otras que tengan propiedad. Por ejemplo: Con vulgaridad: Ayer me fue de la patada en la chamba. Sin vulgaridad: Ayer tuve problemas en el trabajo . Vulgaridad de pensamiento No consiste en las palabras empleadas, sino en el sentido con el que se expresan, convirtiéndolas en dardos que hieren la susceptibilidad de quien recibe la comunicación. Por ejemplo:

56

Con vulgaridad:  Atenderemos su asunto pero a su debido tiempo, pues no trabajamos solo para usted . Sin vulgaridad: Con gusto atenderemos su asunto cuando le corresponda su turno.

1.4.3 Barbarismo, pleonasmo, solecismo Barbarismo Los barbarismos (“bárbaros”, en griego, significa extranjero) son un vicio contra

la propiedad del lenguaje  que consiste en usar palabras mal formadas o alteradas por la influencia de una lengua extranjera y, por tanto, no siguen las reglas de la lengua en que se usan (Vivaldi, 2000). Por ejemplo usamos: o

Remarcable, por notable;

o

Influenciar, por influir;

o

Desapercibido, por inadvertido;

o

Evento, por acontecimiento;

o

Ignorar, por desdeñar;

o

Serio, por grave;

o

Jugar un rol, por desempeñar un papel.

o

Garage, por cochera;

o

Premiere, por obra.

También son barbarismos las alteraciones de las palabras de la lengua en contra de la norma. Por ejemplo: o

o

Cabo, por quepo;  Anduve, por anduve;

o

Haiga, por haya;

o

Garraspear, por carraspear;

57

o

Inagurar por inaugurar;

o

Trajistes, por trajiste;

o

Sermonear, por amonestar;

o

Toriar, por torear;

o

Queper, por caber,

o

Y una de las más comunes diferiencia, por diferencia.

Pleonasmo Un pleonasmo es una expresión términos redundantes. Por ejemplo:

en

la

que

aparecen

uno

o

más

Sal para fuera Lo vi con mis propios ojos. ¡Métete adentro! Sube para arriba. Te vuelvo a repetir. Cállate la boca. Cómete la comida. Solecismo El solecismo o anacoluto, es un cambio repentino en la construcción  de la frase que produce una inconsistencia; como si se hubiera cambiado la frase en el medio. Es habitual e inconsciente como parte del habla informal, sin embargo, da a entender el sentido de lo que no se dice. El solecismo o anacoluto se divide en:  Anantapódoton: es la supresión de una parte de la frase. Por ejemplo: Con anantapódoton: La empresa hubo muchas faltas. En vez de: En la empresa hubo muchas faltas .  Anapódoton: es la repetición de una parte de la frase. Por ejemplo:

58

Con anapódoton: Si los empleados suspenden el trabajo lo suspenden, tendrán una recuperación.

En vez de: Si los empleados suspenden un trabajo, tendrán una recuperación.

Desarrollo de Competencias 6

Realiza lo que se solicita:

En equipo elaboran cuadro comparativo para analizar la importancia de los de las cualidades y defectos de estilo de los documentos, con ejemplos; expónganlo ante el grupo.

1.5 Clasificación de documentación interna y externa 1.5.1 Oficio Viene del Latín officium, es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares. El oficio es un documento protocolar   que vincula, en especial a las autoridades de más alta  jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

Niveles de difusión del oficio: A nivel externo: (fuera de una institución) establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. Los oficios de circulación externa, son firmadas solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo en 59

caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.  A nivel interno: (dentro de la institución) enlazan a los que desempeña

funciones de dirección dentro de una entidad o institución. circulación interna, son firmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.

Clases de oficios: 

Oficio múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación. El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía. La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio. 

Oficio de transcripción

La palabra transcripción  nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes. 60

Partes que componen un oficio: o

o

o

Membrete Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para el oficio. Nombre de Año Es la denominación que se le da al año actual. Lugar y fecha Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el  día, el mes y el año en curso.

o

o

o

Numeración En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso. Destinatario Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige. Asunto Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra  ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

o

Referencia Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar  decretos, resoluciones, directivas o convenios.

61

o

Cuerpo o texto Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: "Tengo a bien comunicarle...", "Me es muy grato comunicarle..." ó "Tengo el honor de dirigirme..." 

o

Despedida En la despedida debemos demostrar  amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima  personal. Atentamente,

o

o

o

o

Firma y posfirma Firma: Se escribe la rúbrica a mano. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el  sello respectivo. Iniciales  Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento. Anexo  Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc. Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría: Anexos. Distribución Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

 A continuación, se presenta un ejemplo de oficio de una dependencia gubernamental, en la que se presentan la mayoría de sus elementos:

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SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

FRAY SERVANDO TERESA DE MIER Y SUR 103 S/N COL. AERONÁUTICA MILITAR C. P. 1597,0 MÉXICO, D. F. OFICIO NÚM. 254.00/1685 ASUNTO: SUPERVISION

24 de mayo del 2013, San Luis Potosí, México C. DIRECTOR Lic. Fernando Vázquez C. ESCUELA COMERCIAL ADMINISTRATIVA CALLE B no. 20 MANZ. XI COL. EDUCACION 04400 Coyoacán, D. F. Me permito presentar a los CC. David Guzmán Fuentes y Guillermina Monroe Suárez quienes realizarán una Supervisión de seguimiento al plantel que tan atinadamente usted dirige. Solicito a usted se les brinden las facilidades necesarias para su labor.

 Atentamente. SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION COORDINADOR EN EL D. F. Lic. Raúl Mancilla Blanco.

63

1.5.2 Circular Una circular es una orden o conjunto de instrucciones  de carácter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorios sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas.

Partes que conforman una circular: o

o

o

o

o

Márgenes: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. Paginación Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). Encabezado Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado. y número Título  Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año).

Código Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto.

o

Ciudad y fecha Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo

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de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. o

Destinatario Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. A quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).

o

Asunto Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

o

Texto Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.

o

Despedida Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.)

o

Datos del remitente Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.

o

Anexos (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

o

Datos del transcriptor Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra.

Formas de dis tribución

De acuerdo con el número de los destinatarios y la importancia del asunto se pueden imprimir y distribuir de varias formas:

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Un original acompañado de una relación con los nombres de los interesados, y espacios para la firma de los enterados. Fotocopia, o copia al carbón, cuando son pocos los destinatarios; si éstos no concurrieran al mismo domicilio se rotularán con los datos de cada interesado y se remitirán por el servicio más conveniente; se solicita acuse de recibo. Fotocopias, reproducciones mimeografícas o de imprenta cuando son muchos los destinatarios, al calce del documento se imprime un talón que sirve para acusar recibo, si la comunicación es importante. Ejemplo: -Me entere de la circular no. – Acuso recibo de la circular no. Un original cuando no se requiere acuse de recibo, o firma de enterado, el original se coloca en la vitrina o pizarrón destinados para los avisos. Por ejemplo:

CIRCULAR No. 0023/2013 Muebles La Potosina Plaza Tangamanga Local C-24 1 de abril de 2013, San Luis Potosí, S.L.P. Personal de base: Es para mí un honor comunicarles, que a partir del próximo lunes día 23, se celebrará en las instalaciones del nuevo recinto la inauguración de la guardería de uso exclusivo de nuestros trabajadores. Con este nuevo servicio creemos estar ayudando a todos los trabajadores que siendo padres encuentran dificultades para atender adecuadamente a sus hijos. De este modo podremos colaborar todos unidos y afianzar nuestras relaciones ahora y en el futuro. Les rogamos, acudan con su familia, a la inauguración que tendrá lugar a las 16:00. El lunch y las bebidas corren por cuenta de la empresa. Confiando

en

verlos

en

la

inauguración,

les

envió

un

cordial

saludo

Atentamente:  ___________________ Julián Merced Santos Gerente General

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1.5.3 Memorándum Después del oficio, uno de los documentos más empleados es el memorando o memorándum, consiste en un escrito breve, por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización, para comunicar alguna indicación, recomendación, advertencia, instrucción o disposición. Es un documento simplificado de uso muy difundido por ser flexible, práctico, breve y directo. En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo,  lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral. Sin embargo, en nuestro país, (memorándum o cosa que debe tenerse en memoria), es un documento de hechos que se deben tener en cuenta, donde generalmente la autoridad superior comunica algo. En muchas empresas han delimitado el área de difusión de estos documentos, emplean el oficio o cartas para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa, establece una estrecha relación entre los trabajadores de todos los departamentos, respetando el orden jerárquico, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna, tienen facultad para firmar memorándums.

Partes que conforman un memorando: 1. Lugar y fecha 2. Código 3. Destinatario 4. Asunto 5. Cuerpo 6. Despedida o antefirma 7. Firma y pos firma 8. "con copia" 67

9. Pie de página. 10. Complementarias: Membrete Nombre del año Referencia Sello Anexo  Al redactar un memorando, debe comprender dos secciones:  Apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..." "Sírvase comunicar a esta dirección el record de... " 

Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..."  y "comunico a Ud. ..." . Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente...", "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle  permiso...", "Me dirijo a Ud. ...", "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "

Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. El texto del memorando no tiene párrafo de cierre o despedida. Diferenciamos dos clases de memorando: o

o

Memorando simple: Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar  asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se caracteriza porque lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Memorando múltiple ó circular: Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios. Se caracteriza porque emplea "memorando múltiple" como nombre del documento.

68

1.5.4 Convocatoria Convocatoria es algo o alguien que convoca. El concepto también se utiliza para nombrar al escrito o anuncio con que se convoca. Para comprender este concepto, debemos saber que el verbo convocar refiere a citar o llamar a una o más personas para que asistan a determinado acto o lugar. Por ejemplo: “El  presidente hizo una amplia convocatoria para que todos los sectores acompañen el proyecto de ley” , “La convocatoria incluyó varios nombres que sorprendieron a los especialistas” , “El   sacerdote se mostró dispuesto a aceptar una convocatoria por parte del intendente para sumarse al movimiento” . Existen diferentes tipos de convocatorias

Convocatoria deportiva: es el listado de jugadores que confecciona un entrenador para afrontar un partido o un torneo. El  director técnico de un equipo de fútbol realiza convocatorias todas las semanas, para definir qué jugadores formarán el plantel en cada fecha de un campeonato. Para un Mundial, el entrenador de un seleccionado debe presentar una convocatoria de más de una veintena de jugadores que disputarán los partidos correspondientes.

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Convocatoria general: es un llamado público que se realiza para algo. Puede tratarse de un llamado dirigido a una persona en particular o a la  sociedad en su conjunto. El presidente de un país puede convocar a un líder opositor para acordar medidas imprescindibles o convocar a la comunidad en su conjunto a no protagonizar protestas violentas. Convocatoria de acreedores: cuando una empresa deudora pretende entablar negociaciones con aquellos a quienes les debe. Convocatoria de accionistas: es aquella en la que se busca reunir a quienes tienen acciones de una empresa para una asamblea. La convocatoria, es conveniente que se difunda por lo menos con 30 días de anticipación, plasmada comúnmente en un documento con diseño tipo cartel, debe de introducir fácilmente al lector a contestar las siguientes interrogantes: 1. ¿Quién ó quienes y para qué convocan?; 2. ¿A quién se convoca?; 3. ¿A que convoca?; 4. ¿Cuáles son las bases para participar? y ¿Cuáles son las expectativas para los participantes?; y por último 5. ¿Quién avala y se responsabiliza del certamen?

Partes que conforman una convocatoria: 1º. Lugar y fecha. 2º. Categoría y ramas. 3º. Inscripciones. 4º. Documentación. 5º. Jueces. 6º. Reglamento. 7º. Premios. 8º. Junta previa. 9º. Anexos. 10º. Costo. 11º. Transitorios. 70

CONVOCATORIA CONVOCATORIA 01/08

EDUCACIÓN ASISTIDA POR COMPUTADORA CONVOCA: A LOS INTERESADOS EN PARTICIPAR PARA OCUPAR LA PLAZA DE: INSTRUCTOR INTERNO EN LOS CURSOS DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN, EDUCACIÓN, INGLÉS Y COMPUTACIÓN. DE ACUERDO A LAS SIGUIENTES BASES: PUESTO Instructor Interno SALARIO $10,000.00 mensuales ADSCRIPCIÓN. Dirección General de Recursos Humanos, Edificio de Capacitación. Joaquín Amaro 408, Col. Las Águilas. Matehuala, San Luis Potosí. HORARIO 9:00 a 16:00 horas FUNCIONES GENERALES Planear, ejecutar y evaluar las actividades de enseñanza de las materias que imparta. REQUISITOS A)CONOCIMIENTOS Fundamentos filosóficos de la educación Modelos de sistematización de la enseñanza B) HABILIDADES NECESARIAS Elaboración de objetivos de aprendizaje Elaboración de instrumentos de evaluación Diseñar experiencias de aprendizaje Habilidades de exposición. Elaboración de cartas descriptivas y planes de clase Habilidades de manejo de grupos educativos Elaboración y manejo de recursos didácticos. C) ESCOLARIDAD Al menos Licenciatura en áreas a fines y capacitación en habilidades docentes D) MANEJO DE EQUIPO Preferentemente manejo del equipo de cómputo y audiovisual (proyector de acetatos, proyector de cañón, cámara de video, DVD) E) IDIOMAS Lectura de textos técnicos en inglés F) EXPERIENCIA Al menos un año en actividades de docencia y un año de experiencia profesional G)OTROS REQUISITOS Participación en eventos de educación continua: cursos, congresos, etc. Los interesados deberán someterse a exámenes de conocimientos, de habilidades de exposición, psicométricos, estudios médicos y socioeconómicos, así como presentar los siguientes documentos: solicitud de empleo, curriculum profesional, copia de acta de nacimiento actualizada, copia de su identificación, copia de título y cédula profesional, copia de documentos que acrediten su experiencia académica y profesional. Mayores informes a los teléfonos 044 951 100 44 34 y 51 68431. de 16:00 a 18:00 Horas de Lunes a Viernes o acudir directamente con el Lic. Edgar Omar Aguilar en Dirección General de Recursos Humanos, Edificio de Capacitación. Joaquín Amaro 408, Col. Las Águilas. Matehuala, San Luis Potosí. En el mismo horario. Fecha de publicación: 6 de enero del 2008 Recepción de documentos: 6 al 16 de enero del 2008 Fecha de cierre de la convocatoria: 16 de enero del 2008

Martha Inés García Montalvo Gerente de Recursos Humanos

71

1.5.5 Acta de junta (minuta) El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito. El acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedición de resoluciones, envío de circulares, oficios, etc. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o casi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan. Existen diferentes tipos de actas o minutas:

 A cta de Trabajo.-

Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral, se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Por ejemplo:  Al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo;



 Al evaluar al personal de una institución con fines de ratificación o promoción interna; 



En la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral;

 Al decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia;



 Al realizar diligencias judiciales como audiencias,





Inspección ocular o actos de conciliación entre partes en conflicto

72

Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas que han intervenido. Si alguien que está obligado o ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigió la acción hará constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los demás. Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto. Partes del Ac ta de Trabajo:

1. Titulo (tipifica el acta) 2. Texto 3. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. 4. "con copia" 5. Pie de página. Y las siguientes complementarias: Membrete, Código y Anexo.

 A cta de Ses ión.-

Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pública o privada. Y se conoce como "órgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los órganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer lugar, los órganos de gobierno de las instituciones; la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad anónima; la  junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial

73

de responsabilidad limitada; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisión u órgano efímero respectivo hasta que serán incluidas en los informes que se remitirán a las instancias correspondientes.

Partes del acta de sesión: 1. Titulo 2. Introducción 3. Texto 4. Cierre del Acta 5. Firmas de los que la aprueban el acta

Estaciones o momentos de la sesión 





Control de asistencia: Pasar lista para determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la sesión. Despacho: Lectura de la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la última sesión y aquella que se está realizando. Informes:  Se dan a conocer las acciones de trascendencia o que son importantes que se han ejecutado en el ejercicio de las funciones en el lapso transcurrido desde la última sesión hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que fueron encomendadas en la sesión anterior. Observaciones: a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusión alguna; son etapas en las que solo se proporciona información. b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya forman parte de la agenda.



Lectura de la agenda: Lectura de la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente. 74





Pedidos: En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesión se traten así mismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en términos generales y el presidente los recibe sin objeción alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, serán fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, serán admitidos a debate o rechazados. Orden del día Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: a) Presentación o exposición del tema, asunto o problema por el presidente y/o por cualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación. c) Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votación las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. d) Concluida la votación, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido mayor  número de votos, pero siempre y cuando este número sea igual o superior a la mitad más uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión.





Tratamiento de pedidos:  Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedidos" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentación de un pedido, lo somete a consideración de los asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisión a debate de un pedido o rechazo se efectúa por votación. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que cualquier  punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente validos. Aprobación del acta: En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideración de los presentes a la aprobación del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión. 75

En las actuales circunstancias, esta aprobación del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leída en voz alta y que se vote su aprobación.  Aprobada el acta, se da por levantada la sesión.

Nota importante: No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una sesión. La estación que no se cumple sencillamente no se considera.

Según la temporalidad las sesiones pueden ser:

Ordinaría: ió n ordi or dinari naria a aquella que se realiza, en Se conoce con el nombre de  s es ión forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses.

La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha redactado.

Extraordinaria: ex traordi dinari naria a aquella que se lleva a cabo en Se denomina  s es i ón extraor cualquier fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un número determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institución o del órgano respectivo.

Se convoca con la anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesión que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden del día y aprobación del acta.

76

 A continuación se presenta un formato base de un acta o minuta:

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1.5.6 Informes Del latín informe “Acción o efecto de informar o dictaminar . Enterar o dar noticia de una cosa.” Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés. La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y penalmente. Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensión variable, pudiendo abarca incluso varias páginas. Así mismo puede ser elaborado y firmado por más de una persona e ir acompañada de cuadros, fotografías, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resúmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la información que se proporciona. El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Tiene facultad para firmar un informe los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarquía.

Partes que conforman un informe: 1. Lugar y remitente 2. Nº de informe 3. Remitente 4. Destinatario 5. Motivo 6. Cuerpo 7. Conclusión 8. Despedida 9. Firma 78

Existen diferentes criterios para clasificar los informes:

A. Teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se presentan, pueden ser: Informe Ordinario Lo usan los que desempeña cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones.  Además constituye un verdadero documentos de trabajo por po r esto su información debe ser fría, objetiva e imparcial. Características:

trimestral, semestral, y otros.

remisión. dependencia que usa formulario de acuerdo con la información que reporta.

Informe Extraordinario El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros de comisiones (tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo, nop llevan numeración ni siglas. Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el código la sola denominación de "Informe".

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Informe técnico El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisión. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.  S ubtítulos ubtí tulos del d el texto del i nfor me técni c o:

- Que específica el motivo o las razones que impulsa la redacción del informe. - Que ofrece una breve historia de cómo se suscitan los actos. - Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales. - Que contiene la deducción lógica del análisis que realiza, relación directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma directa. - Que sugiere posible soluciones con relación al asunto tratado. La autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones. Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.

Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología, antropología, psicología social, etc; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica. De divulgación:  destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura.  Mix  Mi x tos : destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje

se adapta al de ambos grupos de destinatarios.

Por las características textuales los informes se clasifican en: 80

Expositivos : contienen una información o una descripción del tema o unas

instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier.  A nalític os : tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al menos, proyectada.” (Ibídem). Se denominan también propuesta o proyecto.

Persuasivos : pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en

la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consultoría).  A continuación se presenta un informe de una institución educativa:

INSTITUTO TECNOLOGICO Av. Nicolás del Perola 2234  Cerritos  San Luis Potosí  Teléfono: 834-5632 Fax: 834-4325  – 

 – 

INFORME Nº 098/CRIS/2013, 29 de abril de 2007

A : Dirección del Instituto DE : Secretaria General ASUNTO : Exámenes de ingreso a Bachillerato en Ingeniería de Sistemas Tengo el agrado de dirigirme a Ud., para informarle, que los exámenes de ingreso se han efectuado el día sábado 14 de abril del presente de 9:00am a 12:00pm, habiéndose cumplido estrictamente las directivas emanadas de la Dirección. Es todo cuanto tengo que informar a usted.

Atentamente, ………………………………

Maribel Garcilaso Vera Depto. Control Escolar

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1.5.7 Carta comercial La carta comercial sirve como medio de  comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.  A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo,  y deben ir siempre mecanografiadas. La estructura de una carta comercial se compone de tres partes:

El encabezamiento: abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata. El cuerpo: de la carta es la parte más importante. Se compone de: 1• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al

destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. 2• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación. 3• Se termina con una conclusión que sirve de resumen o de estímulo.

El cierre: constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo. En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas. En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta. Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘ distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’ . Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’  y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘ usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras perso nas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por 

autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable. La carta consta de las siguientes:

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1. Membrete: Parte que identifica a la institución o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo. 2. Lugar y fecha 3. Nombre y dirección del destinatario 4. Asunto o referencia: Línea que sintetiza el contenido de la carta. 5. Vocativo 6. Cuerpo 7. Despedida 8. Firma 9. Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayúscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minúscula, de la que escribe.  A continuación se presenta una carta comencial: Zaragoza, San Luis potosí, México a 14 de junio de 2013 A la atención del Sr. Riberos San Luis Potosí Asunto: Invitación a charla

Distinguido Cliente: Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2013, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters. La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más  productividad". Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.

Saludo a Ud. Atentamente Pamela A. Ritchie Gerente General PAR/buj 83

1.5.8 Otros La solicitud La solicitud es una comunicación escrita que se propone formular un pedido , a fin de conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para conseguir algo que la ley nos concede. Precisamente para que tenga el efecto legal, debe ser firmada por un mayor de edad, asimismo los representantes legales o nombres de aquellos a quienes representan. Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educación secundaria. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido. Debe contener la siguiente estructura:

La introducción: Se busca el camino que relaciona al emisor con el receptor, a través de la identificación de la persona: natural, jurídica,  grupo o entidad que detrás de un propósito abre la comunicación. Cuerpo:  Comprende la exposición de un hecho, antecedente o explicación, mediante la cual el emisor contrata la atención del receptor y lo invita a compartir mentalmente la veracidad de las afirmaciones con documentos o certificados; depende del caso. Conclusión: Consiste en el cierre de la solicitud, con el agradecimiento, propio de la cortesía del emisor. Agradecimiento debe hacerse con la realidad del tiempo posible de la respuesta; esto es con un verbo en futuro, porque vendrá la respuesta siempre en futuro. Cabria incluir en este aspecto, la expresión final "ATENTAMENTE", después de la cual se firma y se rubrica, señal de asumir la  responsabilidad sobre el escrito. Partes que conforman una solicitud: 1. La Sumilla. 2. Texto. 3. Lugar y fecha. 4. Firma y Posfirma. 5. Y los siguientes complementarios: Anexo y

” (C.c.p.) 84

El memorial Este documento, es nuestro medio se usa para petición colectiva, tiene los mismos caracteres que la solicitud. Por lo tanto, se le puede señalar como un recurso, pedido que es usado por los miembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la colectividad. Entre otras, mejoras de asfalto, agua potable, luz eléctrica, vía de comunicación, partidas para el mejoramiento urbano, etc.

Partes que conforman un memorial: 85

1. Fecha 2. Titulo de “Memorial” 3. Destinatario 4. Solicitud colectiva 5. Nombres y apellidos 6. Documento de identidad 7. Firmas de los involucrados “Año del Deber Ciudadano“

MEMORIAL Señor: Director Alberto Arriaga Martínez RECTOR ACADEMICO S.R.A. Los que suscriben, alumnos del aula 310 de la Facultad de Ciencias Contables, UNMSM, acudimos con respecto a su digno despacho para solicitar el nombramiento de un profesor mejor calificado para la impartición de clases del curso Contabilidad General I. Basamos nuestra petición en los siguientes hechos: Las clases impartidas por el profesor Carlos Enrique Manco Averral son en su mayoría de muy poco interés y aprovechamiento para nosotros, siendo motivo por el cual muchos de los alumnos del aula ya mencionada dejan de asistir a sus clases, prefiriendo asistir a clases de profesores no asignados al salón. Por tanto acudimos a su despacho para solicitar ordene a quien corresponda el cambio de un profesor del curso Contabilidad General I para el salón 310 de la facultad de Ciencias Contables, por razones ya expuestas líneas antes. Por lo expuesto: Es gracia que esperamos alcanzar México, 15 de agosto del 2007 Nombres y Apellidos y Firmas ………………………… …………………………… ………………………… ……………………………

Documento de Identidad …………………………… ……………………………

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El dictamen El dictamen es un documento técnico que contiene la opinión autorizada de un especialista, órgano de accesoria o comisión especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniería o técnico logístico. Los que emiten el dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser personas versadas en una disciplina científica, especialidad, arte u oficio. Para ser perito se requiere poseer título profesional universitario. Pero si el examen o la pericia a realizar no necesitan de tales profesionales, la autoridad puede designar perito a la persona que considera más idónea. El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo. Esclarece dudas; precisa conceptos; proporciona elementos de juicio para la solución de problemas y facilita la toma de decisiones de los órganos de gobierno. Los servidores públicos están obligados a emitir dictamen (cuando se lo soliciten) con absoluta imparcialidad y objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base a pruebas y con sujeción estricta a las normas legales establecidas. Todos los miembros de un cuerpo colegiado o comisión dictaminadora tienen la obligación de emitir dictamen en forma conjunta o por separado. El dictamen se puede emitir por unanimidad, por mayoría y por minoría. El dictamen es por unanimidad cuando todos están de acuerdo con el contenido del documento y lo firman; es por mayoría, cuando la mayor parte de los peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman, y es por minoría, cuando los que discrepan de la opinión de la mayoría emiten su propio dictamen, juntos o cada uno. El dictamen en minoría se adjunta al por mayoría y se remiten a la autoridad para que los examine y se forme su propia opinión. La autoridad puede rechazar u observar el dictamen que, a su juicio, no está bien.  Al ser observado; es devuelto al que lo emitió para que subsanen las observaciones o se haga un mejor estudio del asunto tratado. En caso de descubrirse la emisión de un dictamen deliberadamente defectuoso o parcializado, sus autores podrán ser objeto de sanción administrativa y penal. Este documento es de carácter interno; vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita. El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un órgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo colegiado o una comisión especial es firmado por sus 87

miembros; y el emitido por una sola persona o por minoría, lo es por su autor o autores. El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, está obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido.

El dictamen está conformado obligatoriamente por:

1. Lugar y fecha 2. Código 3. Destinatario 4. Asunto (a veces, opcional) 5. Referencia 6. Texto 7. Antefirma 8. Firma, posfirma y sello 9. "Con copia" 10. Pie de página 11. Y las siguientes complementarias:

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DICTAMEN CON SALVEDADES SALVEDADES POR DESVIACIONES EN LA APLICACIÓN DE L AS NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA

A los accionistas de la Compañía X, S.A. He examinado los Estados de Situación Financiera de la Compañía X, S.A., al 31 de diciembre de 2012 y 2013 y los Estados de Resultados, de Variaciones en el Capital Contable y de Cambios en la Situación Financiera que le son relativos por los años que terminaron en esas fechas. Dichos estados financieros son responsabilidad de la administración de la compañía. Mi responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en mi auditoria. Mis exámenes fueron realizados de acuerdo a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, las cuales requieren que la auditoria sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes, y de que están preparados de acuerdo con las Normas de Información Financiera. La auditoria consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soportan las cifras y revelaciones de los estados financieros; así mismo, incluye la evaluación de las Normas de Información Financiera utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la administración y de la presentación de los estados financieros tomados en su conjunto. Considero que mis exámenes proporcionan una base razonable para sustentar mi opinión. Según se explica en la Nota… a los estados financieros, la estim ación para cuentas incobrables al 31 de diciembre de 2012 y 2013 no incluyen saldos que se consideran de dudosa recuperación por $XXXX y $XXXX, respectivamente. En mi opinión, excepto porque la estimación para cuentas incobrables es insuficiente, como se describe en el párrafo anterior, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Compañía X, S.A. al 31 de diciembre de 2012 y 2013 y los resultados de sus operaciones, las variaciones en el capital contable, y los cambios en la situación financiera, por los años que terminaron en esas fechas, de conformidad con las normas de información financiera. FECHA ____________________ FIRMA ____________________

Certificado El certificado (del Latín certus, cierto y de facere, hacer) es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real  y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide. Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es así en la realidad y los hechos. Cualquier certificación que falte a la verdad 89

constituye delito, y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro país. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institución educativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad, después de haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un menor de edad, etc. Se emplea tanto en la administración pública como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en papel membretado, o en formularios especiales diseñados para cada tipo de certificado. Tienen facultad para pedir la expedición de cer tific ados : Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatación de un hecho. Las personas naturales capaces mayores de 18 años, o sus representantes legales, que tienen o prueban tener legítimo interés material o moral sobre el hecho cuya certificación solicitan. Las autoridades políticas, judiciales y militares competentes, y el superior  jerárquico. La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia Las partes que conforman un certificado:

1. Membrete 2. Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. 3. La palabra "certifica" 4. Texto 5. Lugar y fecha 6. Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) 7. Pie de página. 90

FABRICA “Time”

Av. Los Heraldos Negros Nº 534 – Miraflores Telef: 832-5674 Fax: 843-2023 E-mail: [email protected]

El que suscribe, Jefe de Personal de las Empresa Time

CERTIFICA: Que el señor: Arturo Manrique Castillo ha trabajado en nuestra empresa por el término de dos años, en calidad de obrero, percibiendo el salario mínimo legal, mas el pago de horas extras cuando han sido necesarias. Se retiró de la Empresa en forma voluntaria, después de haberse abonado sus beneficios sociales de acuerdo a ley. El señor Arturo Manrique Castillo se ha desempeñado durante el lapso con eficiencia y puntualidad, motivo por el cual que la empresa se permite recomendarlo a quien requiera de sus servicios. Se expide el presente a solicitud de la interesada para los usos que crea conveniente.

San Luis Potosí, México. 25 de Agosto de 2014

…………………………………………………

ING. Carlos Andrés De la Vega Hurtado Jefe de Personal

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La Constancia La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razón por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podríamos aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir. Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está trabajando, constancia de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc. La constancia se usa en las instituciones tanto públicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propósito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente). Estos dos documentos tienen muchos puntos en común. Tal es así que se asemejan en los siguientes aspectos:

expedición.

erne a sus partes, diversidad y formatos que se emplean en su elaboración. La constancia es un documento que da fe de que se está cumpliendo con una actividad, por lo que se debe acudir a los archivos de la empresa para constatar que se cumple con dicha actividad.

Verificación de datos en la redacción de constancias 92

La Citación Es una comunicación que se emplea en entidades estatales y privadas para citar a reuniones entre autoridades, jefes y miembros de comisiones. De igual manera, en los sindicatos. Esta comunicación es firmada por el Secretario o la Secretaria de la dependencia. COLEGIO FE Y ALEGRIA Av. Sur Nº 420- SJL Tel: 324-6378 Fax: 324-5623 E-mal: [email protected] CITACION Señor: CARLOS VILLARREAL O. Tengo el agrado de dirigirme a Ud., por encargo de la Sra. Carmen Aguirre Parda con el objeto de citarlo a una reunión del la APAFA que se realizará el día 30 de enero del presente a horas 2:00 p.m. en el Centro Educativo Fe y Alegría. Al agradecerle su puntual asistencia, aprovecho la oportunidad para reiterarle, los sentimientos de mi consideración más distinguida. San Luis Potosí, México a 28 de enero del 2007 Atentamente, …………………………………

Firma y Sello del secretario

Contrato El contrato es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es  unilateral. Es el contrato, en suma, un acuerdo de voluntades que genera «derechos y obligaciones relativos», es decir, sólo para las partes contratantes y sus causahabientes. Pero, además del acuerdo de voluntades, algunos contratos exigen, para su perfección, otros hechos o actos de alcance jurídico, tales como efectuar una determinada entrega ( contratos reales), o exigen ser formalizados en 93

documento especial (contratos formales), de modo que, en esos casos especiales, no basta con la sola voluntad. De todos modos, el contrato, en general, tiene una connotación  patrimonial, incluso parcialmente en aquellos celebrados en el marco del derecho de familia, y es parte de la categoría más amplia de los negocios jurídicos.  Es función elemental del contrato originar efectos jurídicos (es decir, obligaciones exigibles), de modo que a aquella relación de sujetos que no derive en efectos jurídicos no se le puede atribuir cualidad contractual. CONTRATO DE TRABAJO Conste por el presente documento el Contrato de Trabajo que celebran de una parte la empresa MOTs representado legalmente por el señor Juan Carlos Martínez Hurtado, identificado con DNI Nº 08562571, con domicilio legal en Jr. Pérez de Tudela Nº 315  SJL, a quien en adelante se le denominará el PROMOTOR, y de la otra parte el señor Ángel Marcos Manco, profesión Economista, identificado con DNI 98034265, domiciliado en calle Jorge Basadre Nº 213  Miraflores, a quien en adelante se le denominará el TRABAJADOR. El contrato se redacta en las condiciones y términos siguientes:  – 

 – 

PRIMERO: En virtud del contrato el Promotor cobrará los servicios de un trabajador para que realice las labores de Economista de acuerdo a las leyes en vigencia. SEGUNDO: El plazo de vigencia de este contrato es de 5 años a partir del primero de enero del presente año hasta el 30 de diciembre del 2015. TERCERO: El trabajador deberá cumplir las normas que establecen el manual de organización y funciones y el Reglamento Interno de la empresa. CUARTO: El trabajador observará el horario de trabajo que le asigne la gerencia de Recursos Humanos, debiendo cumplirlos de lunes a viernes. QUINTO: El promotor abonará la suma de Ocho Mil pesos ($8,000.00) como sueldo mensual, suma de la cual se deducirá los descuentos y aportaciones que establece la Ley. SEXTO: El trabajador está sujeto a la evaluación permanente de su función laboral, mediante supervisión interna. SETIMO: El Trabajador está sujeto para este contrato el Régimen Laboral de la actividad privada, dentro de los alcances del Decreto Ley Nº 728.

Los contratos firman este documento en señal de conformidad con lo expresado en el, San Luís Potosí a los dos días del mes de enero del dos mil trece.

…………..…………

PROMOTOR 

……………………………

TRABAJADOR

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La Directiva Documento legal y de carácter interno. Significa comunicación, directriz y tiene calidad de oficial. Es dirigida desde un rango jerárquico superior para un contingente subordinados. El objetivo principal de la directiva es transmitir normas, decisiones, órdenes o lineamientos  que permitan la mejor marcha de la empresa. Las partes que conforman una directiva son:

1. Membrete 2 Código de directiva 3. Objeto 4. Finalidad 5. Proyección 6. Programa de acciones 7. Conclusiones 8. Lugar y fecha 9. Nombre y cargo del remitente 10. Difusión

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“Por un mundo sin fronteras”

PAPELERA AHORRO S. A. de C.V. Jr. Valdivieso Nº 753  – Miraflores DIRECTIVA Nº 001-PASA

PROMOCION CAMPAÑA 1

OBJETO.- Efectuar los planes y proyectos p ara la Campaña de Ventas de 2014, teniendo en cuenta como base el informe pormenorizado del Departamento de Ventas. FINALIDAD.- Conocer de antemano los resultados de la Campaña de Ventas de 2014, la que no tuvo el éxito esperado, aunque buenos propósitos, los cuales deben ajustarse con una buena tributación y campaña publicitaria. PROYECCION.- Con este propósito, para cumplir esta directiva con puntualidad, se llevaran a cabo reuniones con los Departamentos de Ventas y Publicidad ubicados en Lima. PROGRAMA.- Las sesiones de Explosión se llevaran a cabo del 10 al 19 de enero de este año, c onforme al cronograma definido. CONCLUSIONES.- La clausura con el programa definido se realizara el día 20 de enero en el Centro de Convenciones del Hotel Maria Angola de Cd. Valles, siendo obligatoria la presencia d e todos los ejecutivos de los ejecutivos de la empresa a nivel nacional. San Luis Potosí, 29 de diciembre de 20013  Alberto Cárdenas Manco Gerente General DIFUSION: Todas las direccione  ACM/nsr.

La Esquela Son comunicaciones muy breves porque se emplean para dirigirse a distintos destinatarios, con el objetivo de llevar un mensaje; citación, invitación, o para llevar un recado. Se escribe sobre papel de cartulina impresa con espacios punteados para colocar el nombre del destinatario y se envía en sobres abiertos, no es necesario pegarlos ya que su contenido no exige reserva alguna, mucho menos reviste peligroso contenido.

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Villa Hidalgo, San Luis Potosí a 28 de Diciembre del 2013

Compañeros (as):……………………………. Presentes.

El Presidente del centro comercial “Plaza Hidalgo” invita a usted a

presentar sus servicios para el diseño de nuestra sede en la Avenida La Luna No. 234. Roberto Carlos Marcos Santiago, agradece a ustedes a nombre de nuestra institución y le expresa su sincero agradecimiento. …………………………………….

Carlos Marcos Santiago

El Parte Es un documento breve que se eleva ante una autoridad superior o responsable de una entidad para ponerla al tanto de los incidentes ocurridos durante la  jornada de trabajo. La redacción del parte es muy sencilla, es más corta que el informe, en algunas dependencias se redacta sobre formularios impresos que llevan en forma destacada la palabra parte.

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PARTE San Luis Potosí, 30 de enero de 2014  AL : Director del Colegio de Bachilleres  ASUNTO : Mal comportamiento Comunico a Usted que el alumno de 5to año, sección “A” , José Pandero Alba, faltó el respeto al

profesor Carlos Cegarra González, por una llamada de atención al ser sorprendido con una actitud insolente ante los alumnos de la sección ya mencionada, de nuestro plantel. Por lo tanto sugiero a usted aplicar la sanción que estipula el Reglamento Interno.  Atentamente, ……………………………

Depto de Orden

Carta Poder La carta poder es un documento de tipo privado, suscripto por un otorgante y dos testigos, que guarda la apariencia y redacción de una carta informal y con una formalidad menor que la que ostenta un poder notarial, a través de la cual el mencionado otorgante apoderará a una determinada persona a la hora de la realización de actos jurídicos en su nombre, es decir, asumirá en ellos la representación del otorgante.  Al tratarse de un uso a instancias de actos jurídicos que presentan escasa cuantía no se exigirá la ratificación de firmas que figuran al pie de la misma. En otras palabras, la carta poder es aquel documento que le permite a una persona obrar en nombre de otra persona. De alguna manera se trata de la delegación de la persona que crea el mencionado documento o carta poder, o sea el interesado, a aquella otra persona, que sería el representante, a quien él decide otorgarle nada más y nada menos que su poder a la hora de obrar. Dependiendo de la situación y de los requerimientos del otorgante la carta poder podrá ser general o en su defecto limitada. La carta poder limitada le dará al representante la autorización para obrar en nombre del interesado solamente en aquellos asuntos específicos. Por ejemplo, un individuo que recibe una propiedad 98

de herencia decide arrendarla y entonces como no puede ocuparse del cobro de la renta emitirá una carta poder autorizando a su abogado para que cada mes cuando corresponda cobre el importe de la misma. Y en caso de tratarse de una carta de tipo general, el representante obrará en nombre del otorgante en una variedad de acciones. Por ejemplo, un individuo hereda una empresa y como no puede ocuparse de la gestión de la misma porque vive en otro país decide hacer una carta poder a favor de un amigo suyo de suma confianza que reside donde la empresa para que este se ocupe de la misma en su totalidad, es decir, pueda contratar personal, comprar insumos, vender mobiliario, entre otras cuestiones inherentes a su administración. Independientemente que se trate de una carta poder limitada o general, la misma deberá contener la siguiente información: 1. Nombre de la persona que recibe el poder. 2. Declaración específica describiendo los poderes. 3. Obligaciones y responsabilidades que tendrá el representante. 4. Declaración del tiempo durante el cual recibirá el poder. 5. Firma del otorgante. Puede seguir el siguiente formato:

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CARTA PODER SIMPLE

Rio Verde, San Luis Potosí a ___________________ 

CC. ________________________. P R E S E N T E.

Por medio de la presente otorgo PODER AMPLIO, CUMPLIDO Y BASTANTE para que a mi nombre y representación a los señores CC.  Antonio López de Santana, para que comparezcan conjunta o separadamente ante usted a realizar el siguie nte trámite: ____________   ______________________________________________________________________________   __________________________________________________________ durante el periodo que comprende:______________________ a ____________________.

OTORGA

 ACEPTAN

 ________________________ 

 ________________________ 

TESTIGOS

 ________________________ 

 ________________________ 

100

Desarrollo de Competencias 7

Vamos a exponer por equipos…

a) Siguiendo las instrucciones del profesor, expongan en equipos de trabajo, los diferentes documentos internos y externos que emplean las organizaciones enfatizando sus usos y características principales. Identifica las partes que conforman cada documento Socializa la información con el grupo.

b) En el siguiente cuadro, completa los espacios con la información que corresponda a cada documento

DOCUMENTO

CLASIFICACIÓN INTERNO

DEFINICIÓN

ELEMENTOS

CARACTERISTICAS

EXTERNO

OFICIO

CIRCULAR

101

MEMORANDO

CONVOCATORIA

ACTA

INFORME

CARTA COMERCIAL

102

SOLICITUD

MEMORIAL

DICTAMEN

CONSTANCIA

CITACIÓN

103

CONTRATO

DIRECTIVA

ESQUELA

PARTE

104

c) Responde lo que se te presenta a continuación. 1.- ¿ C uáles s on los documentos internos y externos que s e emplean en las organizaciones?

 __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________  __________________________________________________________________  2.- ¿ S i eres pres idente del Cons ejo E s tudiantil y quieres informar a tus compañeros que mañana todos asistirán en un horario de 8:00 a 10:00 am a as esorías para el Concurs o A cadémico Ins titucional, que documentos emplearías ?

 _________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

¿Por qué?  _________________________________________________________________  __________________________________________________________________

3.- El Colegio de Bachilleres realizara su tradicional concurso de altares de muertos ¿ qué documento debe elaborar para hacer la invitación?  _ ________________________________________________________________

 __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

105

4.- ¿Qué datos incluirías en el documento?  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 5.- Cita un ejemplo, en donde apliques las áreas de difusión de un oficio  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 6.- Menciona la clasificación de informe que existen  _________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 7.- Enlista las diferencias y semejanzas entre un certificado y una constancia.  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 8.- Mencione las partes de una carta comercial  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________

d) Investigue cada uno de los documentos que a continuación se presentan, indique nombre, características y usos internos y externos en la organización

106

a)

b)

107

c)

d)

e)

108

f)

109

2 REALIZAR LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA EN ÁREAS CORRESPONDIENTES

2.1 Procesar información para la comunicación administrativa interna y externa. Como hemos visto, la información es un elemento indispensable en nuestra sociedad, ya que tiene una relación directa en el proceso de la toma de decisiones, más aún en las organizaciones, donde se considera ésta, como un recurso estratégico indispensable para el desarrollo de todo tipo de actividad, y su ausencia o mala calidad, puede ocasionar graves problemas para el que dependa de ella. De ahí la importancia de que los nuevos administradores desarrollen los lenguajes documentales (pues la esencia informativa contenida en el mensaje proviene de la mente de los individuos), que permitan ofrecer calidad y oportunidad en el desarrollo de la información, desde la planeación del texto, sus atributos y motivos hasta plasmarlo en un documento como tal. Sin embargo, lo manifiesta Joaquín Borras, “actualmente parece generalizada la opinión revolucionaria sobre el nuevo rol del profesional en información el cual debe estar preparado para afrontar los intempestivos cambios de una sociedad basada en el conocimiento.” En las organizaciones, el concepto información, se considera como un recurso estratégico institucional en el cual puede recaer el éxito o el fracaso de la entidad, el propiciar un espacio de acción para asumir estos nuevos retos, se tiene entonces que el profesional de la información, debe hacer uso de sus competencias adquiridas para redactar documentos físicos y/o electrónicos así como su identificar el método de difusión, interna y/o externa, de cada uno de ellos. En los semestres anteriores, se tomo la importante decisión de iniciar un proyecto emprendedor , mediante los diversos desarrollos de emprendedores y 110

actividades integradoras. Ahora bien, deberás de tomar esos datos de referencia para elaborar la documentación administrativa interna y externa de tú empresa.

Desarrollo de Competencias 8

Iniciemos con un breve repaso de tu proyecto emprendedor (empresa) y sus etapas administrativas: Nombre del negocio:________________________________________________ Marca:____________________________________________________________ Giro: _____________________________________________________________ Mercado:__________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ Clientes potenciales:  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ Competencia:  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ Capital requerido:  __________________________________________________________________ Recursos.Financieros:_______________________________________________________ Materiales:________________________________________________________  __________________________________________________________________ Humanos:_________________________________________________________  __________________________________________________________________ 111

 __________________________________________________________________  ___________________________________ _______________________________ Tecnológicos:______________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________ _______________________________

Análisis FODA Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas

Misión:  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  _______________________________ ___________________________________ Visión:  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ Valores: 112

 _________________________________________ _________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ Objetivos: a) ________________________________________________________________ b) _______________________________________________________________ c) _______________________________________________________________ Tipo de organigrama:  __________________________________________________________________  _______________________________ ___________________________________ Organigrama:

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Características del producto o servicio:  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  ___________________________________ _______________________________

Diagrama de proceso de producto:

114

Tipo de liderazgo:  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ Técnicas que se emplean para la la toma de decisiones:  __________________________________________________________________  _________________________________ _________________________________ Motivación:________________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ Integración:_______________________________________________________  __________________________________________________________________  _______________________________ ___________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ Supervisión:_______________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ Estándares de calidad del producto:  __________________________________________________________________  __________________________________ ________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ Ventas estimadas:________________________________________________________ Técnicas de control empleadas en los diferentes departamentos: a) ________________________________________________________________ b) ________________________________________________________________ c) ________________________________________________________________ d) ________________________________________________________________ e) ________________________________________________________________ Sistemas de información necesarios para el control de la empresa:  _____________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________ _____  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________ _______________________

Formato de control preestablecido en la empresa:

Pegar aquí

115

2.1.1 Redacción de oficios de solicitud, remisión, oficio de acuse y oficio de aviso. En una organización, sin importar su giro o tamaño, se generan documentos importantes que apoyan al buen funcionamiento de la misma. De ahí la importancia de que como administrador, tenga la habilidad para redactar documentación interna y externa de manera física y/o electrónica.

Desarrollo de Competencias 9

Vamos a trabajar por equipos… En las siguientes actividades se deben redactar diversos documentos, se  jugarán una serie de roles, en los que por un lado representaran al destinador y por otro al destinatario.

116

Actividad 1 Tu empresa, necesita solicitar un permiso ante la Presidencia Municipal para iniciar operaciones. Es necesario investigar el nombre completo del Presidente Municipal de tu comunidad para saber a quién dirigirlo. Por lo que se solicita: 1. Redacte el oficio de solicitud de inicio de operaciones 2. Redacte la respuesta por parte de la Presidencia Municipal donde si  procede su solicitud. 3. Redacte otro en el que no proceda su solicitud.

Actividad 2 Tu empresa concursa para una licitación, a la que ha sido invitada por el Gobierno Estatal. Con el fin de ser parte del padrón de proveedores seleccionados, es necesario presentar la siguiente documentación: 1. Identificación del representante legal. 2. Comprobante de domicilio del representante legal. 3. Registro Federal de Contribuyentes 4. Redacte oficio de solicitud para formar parte del Padrón de proveedores, dirigido al Gobernador del Estado con atención a la Dirección de Compras. Debe firmarse copia de recibido. 5. Redacte el oficio de remisión en el que indique que el Gobierno del Estado, ha recibido la documentación completa para que su empresa, pueda darse de alta en el Padrón de Proveedores. 6. Redacte el oficio de acuse, donde el Gobierno del Estado, le comunica que fue seleccionado como el proveedor de su producto/servicio durante el  presente año, por lo que se le cita el próximo día 13 de Marzo en punto de las 13:00 horas, a las oficinas de la Dirección de Compras con el Ing. José Luis Montreal Pérez . 7. Redacte un oficio de aviso, en el que agradece formar parte del Padrón de  proveedores de dicha gobierno y dónde confirma su cita con el Ing. Montreal.

117

8. Redacte el documento de acuse con agradecimiento de parte del Gobierno del Estado, por firmar contrato de proveedor con el municipio.

Actividad 3 El Gerente de Compras le envía un oficio al Jefe de Almacén, para solicitarle los inventarios del material de oficina. Por lo que se solicita: 1. Redacte un oficio donde se le solicite el inventario al jefe de almacén. 2. Redacte un oficio donde el jefe de almacén avisa al Gerente de compras que están agotados los inventarios de material de oficina.

2.1.2 Redacción de de acuse con agradecimiento, memorándum, solicitud de constancias y elaboración de constancia.

Desarrollo de Competencias 10

Vamos a trabajar por equipos…

Actividad 4 El Jefe del Almacén de su empresa escribe al Gerente de Compras de la misma para recordarle que están agotados los inventarios del material para oficina que le solicitó desde la semana pasada. Por lo que se le solicita: 1. Redacte el memorándum correspondiente. 2. Redacte un acuse de agradecimiento por parte del Gerente de Compras al Jefe de almacén por recordarle hacer la compra correspondiente.

118

Actividad 5 Debido a las bajas ventas, este departamento tiene actividades extras a realizar, por lo que el Gerente de Ventas quiere comunicárselas a sus promotores. 1. Redacte un memorándum con las actividades extras que se deben atender la próxima semana en el Departamento de Ventas.

Actividad 6 La secretaria de su empresa, la Señorita Rosa Isela Cárdenas Padilla, necesita una constancia de servicios para ser atendida en la Clínica 10 del IMSS, por lo que se le solicita: 1. Redacte la solicitud de la constancia . 2. Redacte la constancia.

Actividad 7 La Gerencia General de su empresa, preocupada por las últimas incidencias administrativas, le solicita que les envíe a todos los empleados de la empresa, un memorándum que indique la razón de ser de la organización. Por lo que se le solicita: 1. Un memorándum con la misión y visión de la empresa

Actividad 8 Se está contratando en su empresa al joven Enrique Duarte Hinojosa para el área de archivo, sin embargo, comenta que en el Colegio de Bachilleres desarrollo competencias en el área de sistemas de información, pues cursó la Capacitación de Administración. Por lo que se solicita: 1. Redacte un oficio en el que se le solicite al joven presente un testimonio de que cuenta con la preparación que dice tener. 2. Presentar el documento que de testimonio de sus estudios.

119

2.1.3 Redacción de circular, redacción de telegrama, telefonema, carta de redacción a las instancias correspondientes.

Desarrollo de Competencias 11

Vamos a trabajar por equipos…

Actividad 9 El Gerente de Producción de su empresa, dirige una circular a todos los obreros para comunicarles que por necesidades de mayor producción a partir de la semana próxima, se trabajarán los sábados y domingos, durante un periodo de dos meses; se pagarán horas extras a quienes laboren esos fines de semana. Quienes acepten deberán notificar a su jefe inmediato a más tardar el próximo viernes. Por lo que se le solicita: 1. Redacte un original de la circular para colocarlo en el pizarrón de avisos. 2. Redacte una circular con relación de nombres y espacio para firmas. 3. Redacte una circular con talón para acuse de recibo.

Ejercicio 10 El Gerente de Mercadotecnia de su empresa, se encuentra en la Ciudad de México, para buscar al proveedor, del nuevo empaque navideño que tendrán los productos en la temporada invernal para presentarlo ante la junta directiva el próximo viernes. Sin embargo, dicha junta fue pospuesta por causa de fuerza mayor para el día último del mes, proporcionado en la circular.

1. Redacte una circular para indicar que habrá Junta Directiva el próximo viernes, en el salón Presidencial, del hotel Real Plaza, ubicado en

120

Carranza #1505, Col Moderna, en punto de las 8:00 de la mañana, dirigida a todos los Gerentes Departamentales de su empresa. 2. Redacte una circular con los cambios de fuerza mayor que surgieron en la empresa para la realización de dicha junta. 3. Redacte el telegrama dirigido al Gerente de Mercadotecnia para indicarle el cambio de fecha que tuvo la junta directiva, ya que se encuentra fuera de la ciudad; emplee el menor número posible de palabras.

Ejercicio 11 La secretaria Amelia Martínez de la Garza, recibe instrucciones de su jefe, el Gerente de Recursos Humano, para que le informe por medio de un telefonema, al proveedor de calzado industrial, el Ing. Marín, de que lo recibirá mañana, a las 10 horas, en las oficinas de la empresa, para finiquitar el contrato pendiente y pasar la numeración del personal. 1. Redacte el telefonema .

Ejercicio 12 Uno de sus empleados, el Auxiliar Contable Manuel Torres Flores, está solicitando ante el departamento de Recursos Humanos una carta de recomendación; ya que él actualmente estudia (a contra turno) la carrera de contaduría en la Universidad Autónoma de San Luis Potosí, donde solicitó media beca para poder continuar sus estudios; le resolvieron favorablemente en dicha universidad, pero es requisito indispensable que presente una carta de recomendación. Por lo que se le solicita: 1. Redacte una solicitud de carta de recomendación dirigida a su empresa. 2. Redacte la Carta de Recomendación al joven.

Ejercicio 13 Frente a su empresa ha crecido exageradamente un árbol, al grado de tensar los cables de la luz y del teléfono; usted se ha quejado con las compañías de luz y teléfonos, sin tener respuesta alguna, por lo que se dirige a su Delegación 121

Municipal correspondiente con el fin de solicitar el servicio de poda del árbol, que proporciona la Delegación. Por lo que se le solicita: 1. Redacte un documento problema.

a la compañía de luz solicitando resuelvan el

2. Redacte un documento a la compañía de teléfono, comentando el mismo caso. 3. Redacte un documento a la delegación municipal correspondiente.

Ejercicio 14 La empresa ha tenido problemas económicos urgentes, por lo que ha recurrido a un crédito con uno de los principales proveedores de la compañía; el cual, ha solicitado un documento que avale la cantidad de $8,500.00, en un documento mercantil. Por lo que se le solicita: 1. Investigue cuál es el documento que se requiere utilizar en este caso. 2. Comunique mediante un correo electrónico su respuesta. 3. Redacte el documento mercantil que avale la cantidad antes descrita.

Nota importante: En los Desarrollos de Competencias 9,10 y 11: Deberá presentar los documentos con el membrete correspondiente a su empresa. Todos los documentos deberán estar seriados. Deberá presentar, junto con los documentos una bitácora con el número de documento (oficio, circular, etc.) y el asunto del mismo. En caso de la redacción de oficios que no pertenecen a su empresa, puede conseguir los membretes en internet o hacerlos usted mismo; en cuanto a nombres completos para dirigir el documento, deberá investigarlos en las dependencias correspondientes. Los documentos deberán estar firmados y con copia de recibido según sea el caso. Deberán de resguardarse en carpetas físicas y electrónicas, para archivarlos posteriormente. 122

2.2 Gestión de documentación administrativa. Las nuevas Tecnologías de la Información (TIC´s) han tenido un crecimiento exponencial a partir del segundo tercio del pasado siglo XX, propiciando que las organizaciones participen con criterios profesionales obligándolas a introducirse en los programas de gestión de documentos. Las empresas, desde oficinas comerciales, organismos gubernamentales, organizadores sin fines de lucro, hasta instituciones educativas o de cualquier índole, generan grandes cantidades de documentación administrativa. Pero ¿qué es la documentación administrativa?, se le considera a cualquier cosa que proporcione información relevante para la organización, ya sea un documento escrito, electrónico, digital, magnético u óptico. No importando que el documento sea físico o digital, la organización debe de saber utilizarlo, desde su creación o recibo, su distribución, utilización, y retención hasta su archivo y posterior destrucción. La organización debe generar la documentación administrativa, con el fin de utilizarla, difundirla y analizarla en el futuro. La aparición de técnicas modernas de reproducción (fotocopiado, fax, impresoras, digitalización, etc.), de tratamiento y transmisión documental (E-mail, Workflow, Bases de Datos, etc.) propician que se controle el flujo de la información documental. La gestión de la información dejo de ser una práctica secretarial, para entenderse como un reto de la moderna administración archivística, la cual está llamada a intervenir en el diseño y aplicación de instrumentos que permitan instaurar medidas coherentes respecto a la creación, organización, tratamiento, reconocimiento y conservación selectiva de dicha documentación.

2.2.1 Concepto de gestión documental. La gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso  y la disposición de los documentos  de una organización durante todo su ciclo de vida  y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran.

123

Desarrollo de Competencias 12 Contesta a continuación…

a) Subraya las palabras claves del concepto de gestión documental. b) Realiza un mapa mental sobre el término: gestión documental.

124

2.2.2 Desarrollo de la gestión documental.

En un inicio, la gestión documental, en las organizaciones, tenía como herramienta básica a los libros de registro, los archiveros, las carpetas, cajas y estanterías donde se guardaban documentos, principalmente de papel; después conforme fue evolucionando la tecnología, los audiovisuales y soportes magnéticos u ópticos, se registraron en ficheros o kardex, que permitían hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Posteriormente, se fueron sumando a ellos los documentos informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica, a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX, donde se crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing). Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.  A pasos agigantados, el uso de las TIC´s se hizo común en las organizaciones debido a: El inicio de las bases de datos. La aparición de los procesadores de textos.  Aplicaciones ofimáticas. El correo electrónico. Redes sociales. 125

Los documentos administrativos electrónicos se capturar y conservar y como cualquier documento, es decir, también nace, vive y muere en formato electrónico. Los avances tecnológicos representan una nueva forma de pensar y actuar de los administradores, ya que la complejidad y exigencias a los sistemas informáticos, exigen a las empresas, ser capaces de gestionar de manera sistemática e integrada todos sus recursos de información, ya sea bajo la forma de información capturada del exterior o generada en el interior de la propia empresa. No se puede comparar, el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, con los más sofisticados sistemas informáticos, que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, sino que además, controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad, se enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información. Hoy en día los sistemas informáticos, son indispensables en las organizaciones debido a la complejidad y sofisticación que han alcanzando los avances tecnológicos en apoyo de la actividad administrativa.

126

Desarrollo de Competencias 13

Elabora una línea del tiempo donde expliques la evolución de la gestión documental.

127

2.2.3 Propósitos de la gestión documental. La gestión documental se ocupa de los procesos por los cuales, la información registrada ayuda a las organizaciones a satisfacer sus necesidades, por lo que es un componente decisivo para que la actividad administrativa sea eficiente . La eficiencia en la información se basa en su acceso oportuno, es decir, cuando esta es requerida. La gestión de documentos es fundamental para todos los departamentos organizacionales de una empresa, para la formulación de políticas, la toma de decisiones, las operaciones administrativas y la rendición responsable de la organización. El proceso de la gestión de documentos consiste en captar pruebas de las transacciones de una organización, documentar sus actividades y sus decisiones, y proporcionar un acceso fácil a esas pruebas, permitiendo así crear, mantener, usar, guardar y hacer una evaluación de sus documentos de una manera eficaz y eficiente en función de su costo y disponer de ellos para su destrucción o guarda permanente en función de su valor continuo. Los antecedentes y las experiencias de una organización están reflejados en una adecuada agrupación y distribución de información, es decir, en una correcta gestión documental, y para que sea así, debe cumplir los siguientes propósitos:

Controlar el volumen de los documentos que produce, recibe y almacena. Esto no sólo es importante por razones de economía y eficacia, ya que el mantenimiento de documentos es costoso y también promueve la eficiencia operativa al mejorar el acceso a la información mediante la baja de los documentos que ya no se necesitan en las transacciones corrientes. Controla el retiro y la disposición de los documentos, una vez que su valor para los propósitos administrativos se ha extinguido.

Gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida . Comenzando por el diseño de un programa de atención y conservación de documentos hasta la baja de los documentos o su transferencia y atención en los archivos históricos. Proporcionar servicios de información. Para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la organización, su personal y sus clientes o usuarios.

128

Lograr las cualidades de un documento.  Es decir, una documentación completa, precisa, confiable y utilizable para satisfacer sus necesidades legales, de regulación, probatorias y de rendición de cuentas. Gestionar los documentos.  Como las fuentes de información y demás recursos documentales. Fomentar la eficiencia y la economía.  Mediante prácticas de mantenimiento de documentos bien concebidas.

2.2.4 Ventajas de la gestión documental. Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro.  De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos. Uso racional de los recursos.  La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica. Productividad y valor añadido. Una gestión documental, además de ahorro de costos, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos. 2.2.5 Desventajas de la gestión documental. 

Falta de profesionales de la información. Es difícil contar con personal capaz de involucrarse activamente en la identificación de los procesos relacionados a la gestión documental, como el uso de herramientas digitales.



El factor económico en la aplicación de una nueva tecnología. Instalar un Sistema de Gestión Documental tiene un costo elevado en las organizaciones. Incluso la falta de herramientas adecuadas ocasiona gastos administrativos como la duplicidad en el trabajo, desconocimiento en 129

cuanto a la producción, pérdida de tiempo, falta de certeza sobre la ruta de la documentación, desaprovechamiento de las fuentes de información documental existentes y dificulta a la vez la toma de decisiones óptimas.

Desarrollo de Competencias 14 Contesta a continuación…

1.- Menciona el propósito principal de la gestión documental.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

2.- Menciona dos ventajas de la gestión documental.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

3.- Menciona dos desventajas de la gestión documental.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________  _

130

2.3 Acciones de la gestión de documentos administrativos. Uno de los principios archivísticos de los documentos, es el de Ciclo Vital , el cual se deriva de un organismo biológico el cual nace, vive y muere. De la misma manera un documento se crea, se usa mientras tiene un valor continuo y, luego, es sometido a una evaluación que determina su eliminación o su transferencia a un archivo histórico. Otro principio es el del Continuo, el cual sugiere acciones continuas o recurrentes en la vida de los documentos: identificación de los documentos; control intelectual de los mismos; disposición de acceso a ellos; y control físico de los documentos. Partiendo de estos principios se ha establecido un modelo unificado. El modelo muestra el patrón de continuidad. Cuatro acciones continúan o recurren durante la vida de un documento y atraviesan el límite tradicional entre la gestión de documentos administrativos e históricos. Estas acciones son: La creación o adquisición del documento; Su colocación en un sistema lógico documentado que gobierna su clasificación y ordenación, y facilita su recuperación durante su ciclo de vida; Su evaluación de valor continuo, registrada en un plan de disposición con efecto en el tiempo debido mediante una acción de valoración apropiada; Su conservación y uso, es decir si es conservado en la oficina de origen, en un archivo de Gestión, en un archivo Central, en un archivo Intermedio o en un Archivo Histórico, y si es usado por su creador o por un sucesor en funciones o por una tercera parte como un investigador u otro usuario.

2.3.1 Creación o recibo. Se refiere a definir quién es la persona indicada para crear o modificar un documento en la organización y cómo es que se realizará la actividad; así como también determinar el procedimiento de recibo de la documentación. Esta etapa tiene como objetivos: o

Evitar la producción de documentos no esenciales.

o

Disminuir el volumen de los documentos 131

o

Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios

  Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y de automatización.

o

2.3.2 Clasificación en un sistema lógico. Consiste en establecer un sistema lógico documentado (manual) que ayude a clasificar, ordenar y recuperar la documentación durante su ciclo de vida; el cual nos indique: 1. Cómo organizar los documentos; 2. Cuál sistema de archivo es el apropiado para la empresa; 3. Dónde se resguardarán los documentos; 4. Cuánto se gastará en el almacenamiento de los documentos.

2.3.3 Uso y conservación. Cada documento fue creado para ser utilizado, por lo que conserva un valor determinado por el usuario con efecto en el tiempo, por consiguiente, es indispensable que la información esté disponible en el momento que se necesita para tomar las decisiones pertinentes o realizar el trabajo cotidiano. Durante esta etapa se establece: 1. Cómo encontrar los documentos necesarios; 2. Cuánto tiempo se utiliza para encontrarlos; 3. Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación; 4. Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos; 5. Cómo decidimos qué documentos conservar; 6. Por cuánto tiempo deben ser guardados; 7. Cómo se procede al expurgo de documentos (eliminación).

132

Esta fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por: o o o

Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios Utilización a bajo costo de la información y de los documentos Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

2.3.4 Evaluación con baja o transferencia como históricos. En la etapa de evaluación, se determina qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse de la organización, por lo que se establece: 1. Cómo se evita la pérdida de documentos; 2. Cómo se evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos; 3. Cómo se mantiene la información crítica oculta de personas que no deben tener acceso a ella; 4. Cuál método de expurgo se establece para la eliminación total del documento. El procedimiento para eliminar documentos debe cumplir con las siguientes actividades: o

Identificación y descripción de los documentos por series.

o

Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación.

  Determinación de los documentos que se justifica conservar en los archives.

o

o

o

Eliminación periódica de los documentos no permanentes. Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a los que hagan sus veces.

Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de archivos los cuales González de Ríos describe de la siguiente manera:

Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: En esta instancia se reúne la documentación en trámite, en busca de solución 133

de los asuntos iniciados, además la documentación está sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras dependencias que las soliciten.

Archivos centrales o intermedios: Aquí se agrupan documentos transferidos por distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general. Archivos permanentes o históricos: Lugar donde se transfiere desde el archivo intermedio, la documentación que por decisión del comité evaluador de documentos, debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. Como se puede apreciar en la grafica 2, en el ciclo vital del documento, el volumen documental disminuye a través del tiempo permitiendo conservar la información valiosa para la organización permanentemente, no obstante para el logro de esta racionalización del acervo documental la gestión documental ha desarrollado instrumentos tales como el cuadro de clasificación y la tabla de retención documental sin los cuales sería imposible ejecutar procesos de transferencias documentales según la edad del documento. El ciclo define tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo según la fase en que se encuentren los documentos.

Dependiendo de la etapa del ciclo de vida por la que se encuentre el documento se puede clasificar en: administrativos, intermedios e históricos.

134

2.3.4.1 Documentos administrativos Están conformados por documentos que se usan habitualmente para la realización de asuntos corrientes la organización ó de un individuo. Estos documentos son llamados activos o corrientes.

2.3.4.2. Documentos intermedios Guardan documentos que se requieren de manera poco frecuente en la realización de los asuntos corrientes. Estos documentos se llaman semiactivos o semicorrientes.

2.3.4.3. Documentos históricos Son documentos que ya no se necesitan para la realización de los asuntos corrientes, y que por su valor permanente son preservados en archivos históricos. Se llaman también documentos inactivos o no corrientes.

Desarrollo de Competencias 15

Elabora un cuadro sinóptico sobre “El ciclo de vida de un documento”

135

Desarrollo de Competencias 16 Realiza las siguientes entrevistas…

1.- Pregunta al encargado de control escolar: a) Cómo lleva a cabo el registro de alumnos en el plantel. b) Qué documentos administrativos utiliza para ese registro. c) Qué instrumentos utiliza para la gestión documental. d) Quiénes tienen acceso a esos documentos e información e) Cómo llevan a cabo el resguardo de expedientes de alumnos egresados hace más de 10 años. De igual manera conocer si tienen en su archivo el resguardo de libro de egresados, de qué manera los conservan en el plantel. REPORTE DE ENTREVISTA:  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 2.- Acude a la Biblioteca Pública de tu comunidad y gestiona el procedimiento para llevar a cabo una exposición fotográfica del plantel dónde estudias. REQUISITOS:  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  ________________________________________________________________

136

2.4 Gestionar documentación administrativa interna. 2.4.1 Identificar la documentación administrativa interna. El documento interno es aquel que se ha creado y aprobado en la organización dentro del ámbito de su sistema de gestión. Por ejemplo, para el mantenimiento de los equipos, el gerente de producción, crea procedimientos o instrucciones internas en las que detalla las operaciones que se deben realizar al respecto. Los documentos más comunes en el ámbito interno son:  

Convocatorias

 

Actas

 

Autorizaciones



Avisos y anuncios



Boletines y revistas



Memorias y bitácoras



Nota interior



Solicitud, entre otros,

De manera amplia, los tipos de comunicación escrita dentro de una organización, corresponden principalmente a las áreas de actividad de la empresa, establecidas en el organigrama de la misma.

2.4.2 Clasificación de la documentación por áreas de actividad de la empresa 2.4.2.1 Dirección general El director general es la persona investida de máxima autoridad en la gestión y dirección administrativa en una empresa, por lo que necesita establecer normas para lograr el cumplimiento de los objetivos organizacionales: Recibir y despachar la correspondencia. Clasificar, registrar y archivar datos y documentos Contabilización de las operaciones.  Atención del archivo.  Atención de servicios generales. 137

 Atención de asuntos legales y fiscales, en caso de que no departamento especial.

exista un

2.4.2.2 Área de compras. El área de compras tiene una gran relevancia para la empresa. Este departamento gestiona las necesidades de producción de la empresa al proveerla de las necesidades que demanda y también es el área en la que se genera el proceso de pagos a proveedores. Su principal objetivo es garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible. Su actividad sigue un procedimiento, desde que se detecta la necesidad que sigue una compra, hasta el archivo de la factura. Tales funciones obligan a una serie de labores y trámites, que corresponden a este departamento: Obtener fuentes y medios de información y abastecimiento. Llevar un registro clasificado de proveedores.  Analizar y archivar los catálogos de los proveedores, anotando los datos que se consideren útiles. Registrar el movimiento de precios de los artículos que se compren, para estar al tanto de sus fluctuaciones.  Atender las sugerencias que haga el Departamento de Ventas, para proveerlo de mercancía. Solicitar precios de los artículos que se necesite comprar, en formas especiales de “requisición”.

 Analizar los precios cotizados y las condiciones ofrecidas, y concentrarlos, para sus efectos, en cuadros o formas especiales de “recapitulación de precios”.

Formular los pedidos que procedan previo el análisis anterior. Controlar las órdenes de pedido, es decir, estar al pendiente de que los proveedores hagan entrega de la mercancía en las condiciones estipuladas. Revisar facturas, cuentas de gastos y en general toda documentación originada por las compras, y pasarla autorizada a Contabilidad. 138

Supervisar el informe de entrada al almacén de los artículos comprados. Llevar una estadística del movimiento habido, para facilitar a la Gerencia su función directiva.

2.4.2.3 Área de ventas. El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender. De la habilidad con que se proceda a organizar y hacer funcionar este departamento, dependerá en buena parte el éxito de la empresa. Los trámites y labores que corresponden a ésta área son: Promover las ventas. Llevar un registro de clientes y probables clientes (prospectos) Recibir los pedidos, analizarlos y autorizarlos, en su caso. Despachar los pedidos, por conducto del almacén Dar aviso de envío y remesa de los documentos de embarque, al comprador. Facturar. Informar a contabilidad o finanzas, para los registros correspondientes.  Atender las reclamaciones, según proceda. Llevar estadísticas de ventas que faciliten una política directiva verdaderamente técnica.

2.4.2.4 Área de finanzas. De vital importancia es la función del departamento de finanzas, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de  dinero.  Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. 139

El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros, por lo que le corresponde a este departamento: Determinar las condiciones que deben llenar los solicitantes de crédito. Recibir y estudiar las solicitudes de crédito. Conceder, limitar o negar las solicitudes. Cobrar discreta y eficazmente las cuentas, a su vencimiento. Llevar un registro confidencial de informaciones de crédito. Proporcionar datos sobre crédito a empresas o personas que lo soliciten. Hacer la previsión de ingresos. Formular y ejercer el presupuesto de egresos. Estudiar y aconsejar las mejores formas de invertir las reservas de la empresa Procurar todo género de utilidades licitas al negocio.

2.4.2.5 Área de recursos humanos. Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organización. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo. Para llevar un control del personal, se establecen condiciones de admisión, registro, movimiento y dirección: Las condiciones de admisión se refieren por lo general a cualidades, facultades, salud y conocimientos que deben poseer los solicitantes. El registro tiene por objeto poseer la mayor información acerca del empleado: nombre, dirección, categoría, sueldo, desempeño en el trabajo, antecedentes, etc. El movimiento es la anotación de faltas, licencias, ascensos, renuncias, ceses, etc. 140

Dirección, instrucción y capacitación del personal, para mejoramiento técnico, moral y social sus labores y distribución del trabajo (organigramas, manuales, instructivos, etc.).

Para complementar las funciones de los departamentos, se puede consultar: http://desarrollomicroempresarial.bligoo.com.mx/departamentos-de-unaempresa#.UsepHdLuKSo

2.4.3 Usuarios de la documentación administrativa interna. Los usuarios del sistema de gestión documental, según Borras, se pueden dividir en tres categorías: Los directivos del organismo que planifican y supervisan los métodos.  Además que utilizan la información para tomar decisiones importantes. Los responsables de los departamentos y todo el personal de apoyo a las unidades administrativas (sistemas, operaciones, etc.) que coordinan conjuntamente con el profesional de información la implantación del sistema de gestión de la documentación administrativa en las unidades.   Los usuarios directamente ejecutores de la implantación: el personal administrativo encargado de la gestión documental, como las secretarias y los archivistas.







Los usuarios más directos, se pueden entender, como aquellos que se encargan de la producción o recepción de los documentos, de la clasificación y del archivo, de la aplicación de métodos de descripción, clasificación y recuperación, y de la transferencia de los documentos al archivo central.

141

Desarrollo de Competencias 17

Realiza las siguientes entrevistas…

1. Realiza una visita una empresa consolidada de tu localidad, para que investigues los siguiente: a) Cuál es el organigrama de la empresa. b) Quiénes son las personas responsables de cada área. c) Cuáles son sus funciones que realizan y qué gestiones internas realizan como parte de su trabajo. REPORTE DE LA ENTREVISTA:  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

142

2.- Visita el Departamento de Recursos Materiales del plantel, para que solicites la siguiente información: a) Qué trámite se realiza cuando hay un requerimiento de material en la Institución. b) Qué datos contiene el formato de requisición. c) Que tramite sigue este documento.

d) Diseña un impreso de “requisición” que ayude al Departamento Recursos Materiales a realizar mejor sus funciones.

de

143

2.5 Gestionar documentación administrativa externa. 2.5.1 Identificar la documentación administrativa externa. Los documentos externos, son aquellos que no han sido creados por la organización, pero que son necesarios para el desempeño del sistema de gestión. Por ejemplo, la Norma ISO 9001 es un documento externo, los catálogos de los proveedores, las instrucciones de fabricación que entreguen los clientes, las leyes o reglamentos que sean de aplicación, etc. Sin embargo hay documentos generados por la empresa para uso externo, ya que en esta sociedad de la información la organización debe proyectarse hacia el entorno para reforzar su imagen, por lo tanto, la estrategia de gestión documental en una empresa, puede ser su principal activo ó su déficit más limitante. Dependiendo de su actividad, la empresa necesita publicar ciertas noticias que interesen a diversos sectores empresariales o a determinados segmentos de la población. Las circulares, las tarjetas de presentación, las invitaciones, las cartas comerciales y demás anuncios publicitarios, son documentos que ayudan a tener una comunicación efectiva con el exterior. Por ejemplo, un cambio de domicilio social, la apertura de una sucursal, la presentación de nuevos productos o una encuesta de satisfacción del cliente, eventos, inauguraciones, etc. Por otro lado, la organización debe estar al pendiente de los documentos que emitan las dependencias gubernamentales pues consideran obligatorio el cumplimiento de diversos trámites administrativos, para el funcionamiento legal de la empresa. Por ejemplo, el trámite del Registro Federal de Contribuyentes o los requisitos para obtener licencia o permiso para iniciar operaciones. La documentación que una empresa maneja de manera externa se encuentra en relación directa a su giro, y proviene generalmente de:  Los

proveedores.

 Los

clientes.



Las dependencias gubernamentales

 La 

Iniciativa Privada

Los organismos gubernamentales

no

144

2.5.1.1 Proveedores Son proveedores aquell os que proveen o abastecen, o sea que entregan bienes o servicios a la organización. Existen proveedores de energía, de servicios médicos, jurídicos, de bienes de consumo, etcétera, en la medida que los entregan a los usuarios, en forma gratuita u onerosa. Para seleccionar proveedores, la empresa puede recurrir a información de Internet, a catálogos de proveedores, a las cámaras de fabricantes, a ferias promocionales, a recomendaciones de otras empresas afines, o a la guía telefónica.

2.5.1.2 Clientes.

Un cliente, es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de dinero u otro artículo de valor. Los clientes tienen necesidades y expectativas que deben ser tomadas en cuenta por la organización. Una necesidad es algo que el consumidor realmente necesita, como una cuota del seguro de su coche. Una expectativa es algo que el consumidor no necesariamente va a conseguir pero que espera conseguir del producto o servicio. Ya sea por necesidad o por expectativa, el cliente conoce nuestros productos por la información que le proporcionamos en volantes, trípticos, cartas comerciales, promocionales e Internet. 145

2.5.1.3 Dependencias gubernamentales.

Son instancias gubernamentales, compuestas dependencias, con autoridad política del Estado.

por

varios

sectores

o

Un organismo gubernamental, por lo tanto, es una institución estatal cuya administración está a cargo del gobierno en turno. Su finalidad es brindar un servicio público que resulta necesario para la ciudadanía. Por lo general, los servicios brindados por los organismos gubernamentales son gratuitos y se solventan a través de los impuestos y de otros ingresos que percibe el Estado. Cada instancia gubernamental, dependiendo de su ámbito, puede expedir y solicitar documentación específica para la aplicación de leyes y reformas o trámites. Hay organismos orientados a cuestiones económicas, sanitarias, administrativas, etc. Un ejemplo de organismo gubernamental es el Servicio Meteorológico Nacional. Esta institución se encarga de elaborar los pronósticos del tiempo,  analizar el clima y lanzar alertas para prevenir posibles situaciones de riesgo vinculadas a la meteorología. El Gobierno, se anuncia a través del Portal Gubernamental, que es un canal eficaz de espacio informativo, donde dan a conocer los datos más recurrentes que necesita saber la ciudadanía, por ejemplo, los requisitos para tramitar un  Acta de Nacimiento o un Canje de Placas.

146

2.5.1.4 Iniciativa privada. La iniciativa privada es una unidad económica constituida legalmente para la realización de beneficios a través de la actividades productivas o la prestación de servicios, en la que capital, es aportado y poseído por individuos particulares. La iniciativa privada no se limita a las actividades directamente lucrativas, sino que se extiende a las no lucrativas, con muy diversos fines, como las fundaciones;  confluyendo con la llamada iniciativa social,  como las organizaciones no gubernamentales.

2.5.1.5 Organismos no gubernamentales (ONG) ONG es la sigla de Organización No Gubernamental. Se trata de entidades de iniciativa social y fines humanitarios, que son independientes de la administración pública y que no tienen afán lucrativo. Una ONG puede tener diversas formas  jurídicas: asociación, fundación, cooperativa, etc. Es importante resaltar que nunca buscan obtener ganancias de tipo económico, sino que son entidades de la sociedad civil que se basan en el voluntariado y que intentan mejorar algún aspecto de la comunidad. Las ONG suelen financiarse a través de la colaboración de los ciudadanos, de los aportes estatales y de la generación propia de ingresos (mediante la venta de vestimenta o la realización de eventos, por ejemplo). Parte de sus recursos pueden destinarse a la contratación de empleados de tiempo completo (es decir, que no trabajan de manera voluntaria sino que se dedican exclusivamente a las tareas de la organización). La Cruz Roja,  fundada en 1863, es una de las ONG más antiguas del mundo. Otras de las ONG, más importantes y de mayor tamaño en la actualidad son Greenpeace y WWF. 147

2.5.2 Usuarios de la documentación administrativa externa. El desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, con Internet ha provocado el acceso universal, rápido y barato de información de la historia, un volumen colosal de información generado en diversos formatos y soportes (texto, imágenes, videos, audio) y que se está multiplicando exponencialmente. Como resultado las empresas están inmersas en un proceso de transición hacia una gestión administrativa en la que se usará exclusivamente documentos electrónicos y que posibilitará la existencia de “oficinas sin papeles”. Hoy en día las empresas presentan documentos electrónicos en todas las administraciones públicas, en todos los procedimientos administrativos y en todos los trámites. De este modo en casi todas las empresas los documentos se producen electrónicamente por medio de paquetes ofimáticos y los procesos administrativos se realizan sobre bases de datos o programas de gestión empresarial; son muchas las empresas que facturan electrónicamente (actualmente de manera obligatoria), la banca y el comercio electrónico sigue un crecimiento imparable, y muchos de los trámites ante las diferentes administraciones públicas se realizan telemáticamente. Pero a pesar del amplio uso de las nuevas tecnologías, la disponibilidad y utilización de documentos impresos en papel sigue estando vigente, provocando que las oficinas de las empresas estén repletas de copias en papel y de documentos electrónicos, que también están almacenados en el disco duro de algún ordenador.

Desarrollo de Competencias 18 Realiza las siguientes investigaciones utilizando las tecnologías de la información. Comparte con el grupo la información recopilada.

1.- Acude al Registro Civil de tu comunidad, investiga el trámite a seguir para solicitar una Acta de Nacimiento. REQUISITOS: 148

 __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 3.- Investiga que ONG, operan en tu estado.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________

4.- La Organización Internacional de Normalización aporta un sistema de normas ISO 9000 de gestión de calidad y aseguramiento de la misma. INVESTIGA CUÁL ES SU FINALIDAD Y EN QUÉ CONSISTEN SUS LINEAMIENTOS:  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________

149

ACTIVIDAD INTEGRADORA SUBMÓDULO 10

Realiza la siguiente actividad integradora:

El trabajo se realizará con los equipos de proyecto ya establecidos. Debe incluir: “Manual de Gestión Documental”

Para intervenir en cada una de las etapas de ciclo de vida de un documento, es necesario establecer las bases en el desarrollo de instrumentos normalizados del trámite documental, por lo que una herramienta de intervención básica, en la gestión de documentación administrativa, es el manual. Los manuales deben estar estrechamente relacionados a los procesos y actividades que se realizan en la empresa para que funcione de manera eficaz. . La finalidad de los manuales consiste en: Unificar los conceptos de la empresa sobre los objetivos, la forma en que se deben desarrollar las funciones y la atención de las labores, tratando de construir una memoria institucional. Eliminar la interpretación individual acerca de los aspectos más importantes del trabajo. Indicar requerimientos, secuencias, documentos, decisiones, etc., que orientan y dan seguridad a la acción. Como lo expresa Münch, el contenido de los manuales debe incluir los siguientes requisitos: 1. Portada. Debe incluir el logotipo de la empresa, el nombre de la empresa y el título del manual. 2. Índice. Muestra el listado de capítulos que constituyen el manual. 150

3. Introducción. Da información breve del contenido del manual. 4. Objetivo. Explica el fin que se quiere lograr con el manual. 5. Cuerpo del manual: Es la parte sustancial del manual, ya que contiene las propuestas de solución a los problemas organizativos detectados en la empresa en general o en un área específica. Cada página del manual debe incluir cuadros de identificación (nivel superior y nivel inferior), que al menos contenga la denominación del tipo de manual elegido (de organización, de descripción de puestos o de procedimientos), el número de páginas, la fecha de elaboración, la fecha de vigencia y el nombre de las personas que intervinieron en su elaboración, revisión y autorización del manual. 6. Anexos. Son documentos complementarios relacionados con el manual seleccionado. 7. Glosario. Lista de términos utilizados para la mejor comprensión del contenido del manual. 8. Simbología. Descripción de símbolos que facilitan la información y comprensión del contenido del manual. PROYECTO FINAL: Realiza un Manual de Gestión Documental   (enfocado en el proyecto que has estado desarrollando desde tercer semestre), en el que incluyas cada uno de los departamentos de la empresa y describas los procesos que deben seguir en cada una de las etapas del ciclo de vida del documento.

151

Instrumento de Evaluación

Rúbrica para evaluar Actividad Integradora Módulo IV Submódulo 10

Capacitación de Administración GENERA, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA Genera y gestiona la comunicación de una empresa.

Sesión:

Ponderación:

____%

Alumno:____________________________________________________ No. Lista: ________ Plantel: ____________________ Semestre y Grupo: ____________ Fecha: _____________ Desempeño a evaluar: Desarrollos de competencias del submódulo 10. Instrucciones: De acuerdo los indicadores, anota lo que corresponde a cada desempeño realizado. Suma los puntos en el subtotal y posteriormente obtén el promedio total. Indicador

Nivel A

100%

Nivel B

80%

Nivel C

60%

Nivel D

50% Puntuación

Claridad y presentación (3 Puntos)

AAnálisis y Reflexión (3 Puntos)

Elaboran el Manual de Gestión Documental de forma clara y lo estructuran de lo general a lo particular.

Elaboran el Manual de Gestión Documental pero no es muy claro en su información

Presentan fallas en la estructura del Manual de Gestión Documental

Elaboran parcialmente el Manual de Gestión Documental y presentan fallas de claridad y estructura.

Comentan, analizan y reflexionan la información contenida en Manual de Gestión Documental.

Comentan y realizan un análisis insuficiente de la información del Manual de Gestión Documental

No logran analizar la información del Manual de Gestión Documental.

No comentan ni analizan el Manual de Gestión Documental, sólo lo presentan.

Observaciones generales:

Tabla de ponderación: Ponderación del indicador X Porcentaje de categoría. Ejemplo: 2 puntos X Nivel B 80% = 1.6

Juicio de Competencia: (

Nombre del docente:

) Competente

Firma del alumno:

(

) Competencia en proceso

Lugar y fecha de aplicación:

152

Instrumento de Evaluación Lista de Cotejo 1 Módulo IV Submódulo 10 Competencia

Capacitación de Administración GENERA, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

Sesión:

Genera y gestiona la comunicación de la Ponderación: ____% empresa Elaborar la documentación administrativa interna y externa

Alumno:____________________________________________________ No. Lista: ________ Plantel: ____________________ Semestre y Grupo: ____________ Fecha: _____________ Desempeño a evaluar: Desarrollos de competencias del submódulo. Instrucciones: De acuerdo con el desempeño anota lo que corresponde en cada actividad realizada. Suma los puntos en el subtotal y posteriormente obtén el promedio total. Si=1 punto No=0  Aspectos a evaluar

Producto

Entrega punctual

Creatividad en sus ideas

Utiliza los conceptos adecuados

Análisis y síntesis de información

Excelente presentación

si

si

si

si

si

no

no

no

no

Subtotal

no

Contesta utilizando sus conocimientos previos la evaluación diagnóstica. 1. Contesta qué es el proceso de la comunicación y cuáles son sus elementos. 2. Identifica los tipos de correspondencia. 3. Clasifica documentos y archivos a los diversos grupos a los que pertenecen. 4. Define la palabra documento, lo identifica y pega una copia ejemplificándolo. 5. Clasifica los documentos según su tipología en un esquema, señalando la importancia de los documentos contables. 6. Realiza ejemplos de las cualidades y defectos de estilo en la comunicación y las expone en equipos de trabajo. 7. Identifica los documentos internos y externos que se emplean en las organizaciones. TOTAL

Fecha:

Evaluador:

Firma del docente:

153

Instrumento de Evaluación Guía de Observación 1 Módulo IV Submódulo 10 Competencia

Capacitación de Administración GENERA, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

Sesión:

Genera y gestiona la comunicación de una Ponderación: ____% empresa Elaborar la documentación administrativa interna y externa

 Alumno:_________________________________________________ No. Lista: ________ Plantel: ___________________ Semestre y Grupo: _________ Fecha: _____________ Desempeño a evaluar: Exposición de clase de la documentación interna y externa. Desarrollo de Competencias 7. Instrucciones:

Estimación:

Nulo=0%

Deficiente= 60% Tabla de ponderación

Aceptable= 80%

Satisfactorio= 100% Evidencia:

Porcentaje de estimación x Ponderación del indicador = Calificación Ejemplo: Aceptable 80% (0.8) x 2 puntos = 1.6

1.2.3.4.5.6.-

El alumno: Presenta la información en forma ordenada, clara y coherente. El alumno expresa sus ideas con análisis y reflexión Presenta la información completa del tema que le corresponde exponer Elabora cuestionamientos para que sus compañeros participen activamente. Elabora material didáctico que apoye su exposición Emplea las tecnologías de la información para presentar su exposición. TOTALES

Firma del padre o tutor:

Estimación

Firma del alumno:

Ponderación

Exposición Calificación

Observaciones

2.0 2.0 2.0 1.5 1.0 1.5

Firma del docente:

154

Instrumento de Evaluación Lista de Cotejo 2 Módulo IV Submódulo 3 Competencia

Estimación:

Capacitación de Administración GENERA, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA Sesión: Genera y gestiona la comunicación de una empresa

Ponderación:

Procesar la información para la comunicación administrativa interna y externa Nulo=0%

Deficiente= 60% Tabla de ponderación

Aceptable= 80%

Satisfactorio= 100% Evidencia:

Porcentaje de estimación x Ponderación del indicador = Calificación Ejemplo: Aceptable 80% (0.8) x 2 puntos = 1.6

Aspecto a evaluar: 1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

6.7.-

____%

Estimación

Completo el repaso de su proyecto emprendedor de tercer semestre con su equipo de proyecto. La documentación fue presentada en forma ordenada (seriada) y con el membrete correspondiente Desarrolla la documentación en forma ordenada, utilizando una bitácora de actividades. Utiliza los documentos adecuados para cada actividad, con los nombres actuales en cada caso. El lenguaje que utiliza en los documentos cumple con las cualidades de estilo. Los documentos están firmados debidamente. Emplea las tecnologías de la información para el desarrollo de su documentación y su resguardo. TOTALES

Firma del padre o tutor:

Firma del alumno:

Ponderación

Investigación Calificación

Observaciones

1.0 1.0 2.0 2.0 2.0 1.0 1.0 10.0 Firma del docente:

155

Instrumento de Evaluación Lista de Cotejo 3 Módulo IV Submódulo 10 Competencia

Capacitación de Administración GENERA, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

Sesión:

Genera y gestiona la comunicación de la Ponderación: ____% empresa Realizar la gestión de la documentación administrativa interna y externa con las áreas correspondientes.

Alumno:_________________________________________________________ No. Lista: ________ Plantel: _______________________ Semestre y Grupo: ____________ Fecha: _____________ Desempeño a evaluar: Desarrollos de competencias del submódulo. Instrucciones: De acuerdo con el desempeño anota lo que corresponde en cada actividad realizada. Suma los puntos en el subtotal y posteriormente obtén el promedio total. Si=1 punto No=0  Aspectos a evaluar

Producto

Entrega punctual

Creatividad en sus ideas

Utiliza los conceptos adecuados

Análisis y síntesis de información

Excelente presentación

si

si

si

si

si

no

no

no

no

Subtotal

no

Contesta utilizando sus conocimientos previos la evaluación diagnóstica. 1. Realiza un mapa mental en el que representa el concepto de Gestión Documental. 2. Realiza una línea del tiempo de la Evolución de la Gestión Documental. 3. Identifica el propósito principal de la gestión documental, reconociendo sus ventajas y desventajas. 4. Realiza un cuadro sinóptico del Ciclo de Vida del Documento. 5. Realiza las entrevistas a Control Escolar y a Biblioteca, y comparte sus reportes al grupo 6. Realiza la entrevista a una empresa para conocer la gestión interna que realizan sus departamentos. 7. Investiga en internet el trámite para un acta de nacimiento, las ONG que operan en el estado y las Normas ISO 9000 de gestión de calidad. TOTAL

Fecha:

Evaluador:

Firma del docente:

156

FUENTES DE CONSULTA ÁVILA Roldán, Tomás. Documentación. Segundo curso. EDC ECA, México, 2007. BALCÁRCEL Celino, José P. Cacho. Correspondencia mercantil y oficial. ECA, México, 2008. DOMÍNGUEZ, Talía. Archivonomía. Mc. Graw Hill, México, 2005. GONZÁLEZ Ramírez, Luis. Archivonomía. El registro de la información. ECA, México, 2004. HIMSTREET, William y Wayne Baty. Guía para la redacción de cartas e informes en la empresa. Deusto. México, 2005. LECHUGA, Ana María. Taller de Lectura y Redacción I. COBACH 2013 MÜNCH Galindo, Lourdes y José García Martínez. Fundamentos de administración. Trillas. México, 1991. REYES Ponce, Agustín. Administración de empresas, teoría y práctica. Primera y segunda parte. Limusa, México, 2007. TIZNADO Santana, Marco Antonio. Camino fácil a Microsoft Word XP. Mc Graw Hill. México, 2002. VIVALDI, Martín. Curso de Redacción, 2000. http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf http://www.gabilos.com/comosehace/OrganizarArchivo/textoOrganizarArchivo.htm http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/53/procesoadmin.htm http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml http://www.monografias.com/trabajos34/presentaciones-power/presentaciones-power.shtml http://www.monografias.com/trabajos40/curso-excel/curso-excel.shtml http://www.monografias.com/trabajos59/word/word.shtml http://www.monografias.com/trabajos-pdf/manual-combinar-correspondencia/manualcombinar-correspondencia.pdf http://www.newmedia.ufm.edu/gsm/index.php?title=%C2%BFC%C3%B3mo_archivar_documento s%3F_10_principios_fundamentales http://profesoradeadministracion.files.wordpress.com/2013/10/doc-administrativos.pdf http://pendientedemigracion.ucm.es http://www.modelo-carta.com/modelo-carta-circular.html http://definicion.de/convocatoria/#ixzz2lbqzKY00 http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml#ixzz2lcCj6YQG http://www.buenastareas.com/ensayos/Documentos-Administrativos/37513.html http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental http://www.monografias.com/trabajos19/areas-de-actividad/areas-de actividad.shtml#ixzz2mr3xEakk https://www.google.com.mx/search?q=comunicaci%C3%B3n+empresarial&rlz=1C1AFAB_enMX48 9MX489&espv=210&es_sm=93&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=g5TFUszBNcy_2QXnmYCICw&v ed=0CAkQ_AUoAQ&biw=1024&bih=480&dpr=1#facrc=_&imgdii=_&imgrc=nxLcloDlXZOf8M%3A% 3BMKrgd1QicRH07M%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.creasocialmedia.com%252Fhttp%253A%2 52F%252Fwww.creasocialmedia.com%252Fwpcontent%252Fuploads%252F2011%252F08%252FP ost1.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.creasocialmedia.com%252F2011%252F09%252F12%25 2Fnuevos-tiempos-para-la-comunicacion-empresarial%252F%3B400%3B393

157

MÓDULO IV GENERAR, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

Submódulo 11

CONTROLA LA DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA Competencias a desarrollar:



INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FÍSICA Y/O ELECTRÓNICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA



CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS DE UNA EMPRESA, DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA

158

MÓDULO IV SUBMÓDULO 11. CONTROLA LA DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA (28 HRS) CONTENIDOS: 1 DE 2 INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA F SICA Y/O ELECTR NICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA La persona es competente cuando posee los siguientes: CONOCIMIENTOS NIVEL DESEMPE OS 1. Conceptos básicos para Conocimiento Reconoce los términos que se archivar. utilizan al archivar los diversos tipos de documentos empresariales. 2. Importancia de un proceso Comprensión Identifica la importancia de de archivo. realizar el archivo como parte de una función administrativa. 3. Equipo y materiales. Conocimiento Reconoce los equipos y materiales que se utilizan en la función de archivo. 4. Manejo de la  Aplicación Investiga cómo se manejan los correspondencia y expedientes en diversas conformación de expedientes organizaciones: escuelas, hospitales, instituciones de gobierno, empresas privadas, etc. para conformar expedientes en un proyecto emprendedor 5. Pasos en el procedimiento de Conocimiento Identifica el proceso para realizar archivos: las funciones de archivo dentro de una organización.   Inspección   Clasificación   Codificación   Distribución   Archivo     

159

1 DE 2 CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS DE UNA EMPRESA, DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA La persona es competente cuando posee los siguientes: CONOCIMIENTOS

NIVEL

DESEMPEÑOS

1. Sistemas de control de expedientes. Sistema Alfabético Sistema Numérico

 Aplicación Utilizar un sistema de control de expedientes dentro de un proyecto emprendedor, utilizando el equipo y materiales necesarios en su procedimiento.

2. Sistema de archivo de documentos electrónicos

 Aplicación Elaboración de un plan director de archivo de documentos electrónicos.

 

ACTITUDES/HABITOS/VALORES 

Orden: Clasifica y organiza la documentación de manera física y/o electrónica.



Responsabilidad: Manejo de los procedimientos de control de expedientes.



Compromiso: Realiza la recuperación y eliminación de la información con la debida transparencia.



Confianza: Se desenvuelve con seguridad al utilizar los archivos físicos y/o electrónicos.



Cooperación: Apoya el trabajo individual y colectivo de los participantes del curso durante la realización de las actividades del mismo.



Iniciativa. La manera en que ofrece opciones de mejora en las actividades de aprendizaje del alumno.

160

Evaluación Diagnóstica

Responde las siguientes preguntas y comenta tus respuestas en plenaria. 1.- ¿Qué es la información documental?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 2.- ¿Qué es un control?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 3.- ¿Por qué medios se puede controlar la información documental?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 4.- ¿Por qué es importante controlar la información en una organización?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 5.- Menciona varios tipos de control documental, ya sean físicos o electrónicos.  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 6.- ¿Qué es un archivo?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 7.- ¿Qué es un expediente?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 8.- ¿Cuál es la diferencia entre archivar de manera física a electrónica?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 161

INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FÍSICA Y/O ELECTRÓNICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA

3.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos 3.1.1 Por qué es importante conservar y determinadas comunicaciones escritas.

¿Han escuchado el dicho: “Las  palabras se las lleva el viento” ? La comunicación que se realiza en todos los negocios, en cualquieras de sus ramas precisa de la comunicación escrita, ya que se manejan asuntos internos y externos muy delicados que no pueden quedar establecidos con un solo apretón de manos.

Las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia

Constancia

Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga existencia de un documento.

La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relación mercantil o comercial. 162

Desarrollo de Competencias 1

Explica con tus propias palabras por qué es importante que un documento sea permanente y constante en una organización. Comenten en el grupo sus respuestas.

3.1.2 Medio de prueba legal

Para que un documento sea considerado una prueba legal y un testimonio fiel de las condiciones que se pactaron, es necesario que tenga la propiedad de la constancia. Por ejemplo, cuando una empresa deja constancia de cualquier tipo de transacción comercial, ya sean bienes o servicios, que se lleven a cabo entre el empresario y el cliente, se emite un documento legal: la factura.

163

3.1.3 Proceso administrativo de la oficina

Todo documento comercial (factura, contrato, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio.  Anteriormente las organizaciones sólo se dedicaban a custodiar y guardar el manejo de documentos, esto significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos básicamente como el archivo. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, sino también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad final de estos. El manejo y el control de documentos, así como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza. Los archivos de una entidad son fuente de comprobación y de información de todos los hechos y realizaciones reflejadas través del tiempo, por lo que es importante que la empresa cuente con un sistema de control diseñado a sus necesidades de información. Por lo tanto, cuando no se tiene una producción de documentos controlada y debidamente organizada, se comenzaran a verse los efectos de esto en la imagen institucional, ocasionando graves problemas. La solución del problema es el establecimiento de un sistema de información normalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. Ello puede lograrse a través de la conjugación del administrador de documentos de la organización (archivista ó comité de archivos) y el esfuerzo de todos los integrantes de la organización por seguir las instrucciones del manual de procedimiento que se diseñe especialmente para las funciones que realiza ésta.

164

Desarrollo de Competencias 2 Investiga en internet cómo están organizados los comités de administración de documentos o de archivo de una empresa.

3.1.4 Ciclo de vida de un documento comercial El ejecutivo de administración de documentos, conocido también como archivista, no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en la empresa a los sistemas comerciales establecidos; él sabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su organización y sabe qué medidas y disposiciones deben tomarse en cuenta para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminados.

165

El ciclo de vida de un documento comercial es: 1. Creación o recibo

Se refiere al documento mecanografiado, a la preparación de un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario.

2. Distribución

Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesitan la información. La misma puede ser interna o externa.

3. Conservación o archivo

Se refiere a las copias en papel, en el disco duro de la computadora o en discos flexibles, de los documentos que algunas empresas prefieren conservar. Esto se puede hacer como medio alterno para tener acceso a la información activa cuando el sistema computarizado no está funcionando.

4. Protección

Cualquier documento de valor debe conservarse adecuadamente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad al necesitarlo. Cada institución establece las medidas de seguridad de sus documentos durante su vida útil. Además de seguir los lineamientos que estableces las autoridades nacionales para la conservación de los documentos.

5. Localización y uso

Su uso es la razón principal por la que se conservan los documentos. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá. Se requiere conocer la institución y el buen juicio para determinar qué documentos serán usados posteriormente como referencia o como base para la toma de decisiones.

6. Transferencia

Esto es cuando los documentos activos se convierten en inactivos, deberán transferirse a los archivos semiactivos o inactivos. De este modo no se recargan los archivos activos (se debe realizar periódicamente una revisión de documentos, de acuerdo a un plan establecido en el manual de control de documentación).

7. Disposición o destrucción

Esta es la última fase de un documento cuando ya no tiene ningún valor para la empresa. 166

El proceso de gestión de archivos de oficina garantizará la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.

Desarrollo de competencias 3

Ilustra cada una de las etapas del ciclo de vida de un documento.

El ciclo de vida de un documento: 1. Creación o recibo

2. Distribución

167

3.Conservación o archivo

4. Protección

5. Localización y uso

168

6. Transferencia

7. Disposición o destrucción

169

3.1.5 Importancia del proceso de archivar Los documentos juegan un papel vital en toda organización, por lo que el empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos está especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitirán localizarlos con rapidez y utilizarlos.

Para muchos ejecutivos de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo y a medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven más complicadas y sofisticadas.

Para comprender mejor los conceptos que vamos a estar manejando en el submódulo, observa el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8Omw

170

3.1.6 Conceptos básicos para archivar Para poder archivar documentos, recurrimos al conocimiento del alfabeto, por ejemplo, cuando buscamos el número telefónico de una persona en el directorio, esté nos ayuda a encontrar el nombre deseado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del abecedario, se está utilizando el  s is tema alfabético . Sin embargo, existen empresas como una compañía de seguros, donde los documentos se solicitan por el número de póliza, se utiliza el  s is tema numéric o.

Desarrollo de Competencias 4

Investiga en un diccionario (físico) los siguientes términos archivísticos:

Definir:

Organizar:

Elegir:

Archivar:

Instructivo:

Utilizar:

Depurar: 171

Desarrollo de Competencias 5

Realiza las siguientes entrevistas…

1.- Pregunta a los encargados de los diversos departamentos de tu institución: a) Qué tipo de documentos reciben. b) Qué documentos se generan en su departamento. c) Qué tipo de archivero utilizan (metálico, plástico, electrónico, etc.) c) Cómo manejan el sistema de archivo en su departamento. REPORTE DE ENTREVISTA:  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  ___________________________________________________

3.2. Equipo y materiales 3.2.1 Archivadores de correspondencia Cuando manejamos un sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se utiliza (archivadores, gavetas, guías, carpetas, expedientes), así como la herramienta más moderna producto del avance tecnológico. La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados, los cuales deben tener las siguientes características:

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 



Ayuden al ahorro de tiempo: esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios, ahorrando así el tiempo de recuperación de la información. Proporcionar protección adecuada a los documentos con archivadores de cerraduras (llaves, claves o códigos) para proteger su contenido adecuadamente.



Deben ser a prueba de incendio.



Conservar espacio ya que los archivadores deben estar diseñados de tal manera que no ocupen más espacio del absolutamente necesario.

Hoy en día, la mayor parte de los archivadores son de metal, especialmente de acero. Las gavetas deben tener deslizadores telescópicos para proporcionar sostén a éstas cuando estén totalmente extendidas. Los deslizadores se mueven sobre cojinetes o rodillos de nylon. El armazón interno del archivador debe estar firmemente reforzado. La mayoría de las gavetas tienen varillas guía que se introducen a través de un agujero en el fondo, con una proyección rígida y horizontal. El archivador de correspondencia de cuatro gavetas es el más popular, en ellos, los documentos no se arrugan ni se hacen ilegibles. Este archivador permite un manejo más fácil y rápido de cada documento y ocupa menos espacio.

3.2.2 Capacidad de las gavetas El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera. La capacidad máxima es de 5000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea más eficiente 173

es preferible no colocar más de 4000 documentos en cada gaveta, porque si quedan demasiado empalmados es difícil localizar los expedientes y extraerlos.

3.2.3 Títulos para las gavetas de un archivador Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es necesario conocer el equipo y familiarizarse con el material. Con el fin de que se pueda identificar rápidamente su contenido, cada gaveta debe de estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado marbete, destinado para este fin. El titulo puede ser: 1.-Titulo simple: solo la letra D está indicando el inicio de la correspondencia que contiene esa gaveta. 2.-Titulo doble: las letras D-F indican el Inicio y terminación de la correspondencia de esa gaveta. La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantería abierta, pues estos, muestran el espacio correcto para el manejo de las carpetas.

174

175

3.2.4 Gabinetes especiales para archivo No todos los documentos son iguales, ni tienen el mismo tamaño, por lo que existen archivadores especiales para cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, microfilmes, radiografías, CD, huellas digitales, etc...

3.2.5 Guías Las guías son de cartón o fibra, lo suficientemente rígidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren, por lo que es importante comprarlas de buena calidad. Son la clave para que una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta, porque sirven para dos fines: Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la localización de documentos específicos, por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda.  Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad. El numero de guías, la posición de la pestaña y su tamaño depende del sistema que se utilicé. 

3.2.6 Títulos o encabezamientos de las guías Se les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las guías. Algunas pestañas tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas. Los títulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los marbetes de las gavetas indica las limitaciones alfabéticas de los documentos guardados; además, deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez.

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3.2.7 Carpetas para archivo

Para las gavetas de correspondencia activa se deben utilizar carpetas que sean prácticas con un mínimo de espesor y una superficie lisa, en cambio para los documentos voluminosos o pesados, se deberán utilizar carpetas de fibra o de cartón con expansión de tela en el fondo. Hay otros tipos de carpetas que están diseñadas para las necesidades especiales, como:    

Bolsas para archivos Para registros médicos y registros personales Para archivadores de estanterías abiertas Las carpetas colgantes

3.2.8 Preparación de títulos para expedientes Las cintas de papel de engomado para los títulos de los expedientes, conocidas como membretes, se consiguen en tiras perforadas, tiras adhesivas o en rollos continuos.

Sugerencias para realizar la rotulación de expedientes:

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   

Se empieza a mecanografiar el encabezamiento Las palabras del título deben escribirse a máquina y en el orden de la clasificación de acuerdo con el sistema adaptado En algunas oficinas, la totalidad de la primera palabra del título se escribe con mayúscula compacta. Si el titulo es doble, es decir, si tiene más de una línea, se prefiere el estilo del bloque.

3.2.9 PC/Gavetas La introducción de la tecnología en las organizaciones, ha modificado el control de la información que tradicionalmente se hacía solo a través de expedientes archivados dentro de gavetas. Para que el trabajo cotidiano sea más eficiente se debe simplificar la localización de documentos tanto en gavetas físicas como en los programas computacionales, con ello, se optimizara el uso del espacio y tiempo. ¿Cómo organizar esta estructura en la computadora?  A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre lógico, para ser almacenados. Si a los archivos se les asigna nombres lógicos y apropiados, será más fácil y rápida su localización. Ejemplo:

178

3.2.10 Tarjeteros y función de las tarjetas

Para el control de la documentación las tarjetas de registro son creadas, almacenadas y utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos. Ejemplos de tarjeteros de registro a) Los archivos de directorios b) Registro de inventario c) Cuentas de cliente

Los tarjeteros se utilizan como índice o catalogo auxiliares para los sistemas de archivo de correspondencia y también como registros independientes. Aun conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se les llama tarjetero y tiene varias ventajas.

3.2.11 Cedulas de catálogos Los catálogos son el medio de localización de los expedientes en estas clases de sistemas de control, la cual consiste en la enumeración de nombres de personas físicas y morales, la descripción breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en tarjetas ordenadas numéricamente o alfabéticamente.

Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como cedulas de catalogación y a los datos que se anotan, asientos en cedulas tipo tarjetero.

179

Deben contener: 1. Formula clasificadora 2. Encabezamiento 3. Síntesis o extracto 4. Fecha de inicio del asunto

3.2.12 Tipos de tarjeteros

Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se sostienen verticalmente como la correspondencia; en los segundos la información que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin moverlas.

3.2.13 Mecanografiado de las tarjetas

Se debe utilizar un formato estándar para simplificar el trabajo de archivo. Así, la información queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia uniforme y profesional.

180

Desarrollo de Competencias 6

Realiza un esquema en el que señales el equipo y materiales necesarios para controlar la información en una organización. Registra las características que deben tener para ser utilizadas eficientemente.

181

3.3. Manejo de la correspondencia e integración de expedientes. En el submódulo anterior analizamos el término correspondencia y la importancia que tiene en las la organización desde el momento de la recepción, del registro, de la jerarquización y del seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.

3.3.1 Definición de correspondencia. La correspondencia, es la composición escrita  entre personas que se encuentran en diferente lugar o puesto administrativo, que se emplean para exponer trámites mercantiles y oficiales. Se clasifica en: Comercial Oficial Particular Privada También puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: Correspondencia recibida, es la que lega de empresas externas.

es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o fotocopia del original.

Correspondencia enviada,

(interdepartamental) es la que incluye aquel a correspondencia entre departamentos de la misma empresa.

Correspondencia interna,

3.3.2 Organización de la correspondencia. Cada negocio organiza la correspondencia dependiendo de sus necesidades de información. Por ejemplo, un banco ésta interesado principalmente en la información sobre sus clientes; por lo tanto, los títulos serán los nombres, sus números de cuenta, y la cantidad de movimientos que se registren en un periodo determinado. 182

3.3.3 Recepción de la correspondencia. Cuando una empresa genera suficiente información se crea un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados.

El procedimiento del Departamento Central de Correspondencia es el siguiente: Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados con “confidencial” o “personal”.

Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por el departamento central de correspondencia, a fin de determinar a quién se le debe entregar la correspondencia. Quien sea la persona que abra el correo, debe revisar en primer lugar que haya dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe ésta, el sobre con la dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que abre el correo debe también marcar en él la fecha y la hora en que fue recibida. Una razón importante para registrar éstas es proporcionar un control interno de la correspondencia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan máquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeñas se utiliza el sello fechador manual. Las copias al carbón de cartas enviadas y documentos internos no requieren las iníciales de autorización para ser archivadas. La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original de la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta rotulada “para archivar”. Si los archivos los manejan especialistas, ella pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada “salida”.

Las notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importantes, se descartan después de que han sido leídas y contestadas.

183

Desarrollo de Competencias 7 En tu proyecto de empresa, establece qué puesto o cual departamento, va a ser el encargado de realizar las funciones del departamento central de correspondencia. Discute con tus compañeros de proyecto y tomen una decisión.

3.3.4 Pasos en el procedimiento de archivo.

Una vez que la correspondencia ha sido enviada al departamento al que va dirigida, se debe archivar con los siguientes pasos:

184

Procedimiento de Archivo El primer paso es examinar que la correspondencia tiene las iníciales de autorización. Si un documento llega hasta el archivo sin las iníciales de autorización, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido. 1 INSPECCION

 Al iniciar el proceso de archivar es indispensable revisar todos los documentos, puesto que en ocasiones se archivan documentos pendientes de trámite, lo que acarrea dificultades serias a la entidad y exceso de papeleo. La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología fundamental.

2 CLASIFICACION

La clasificación de documentos es uno de los trabajos más importantes en una oficina, y existe el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa. Se ha dicho que la identificación del nombre  es el fin principal de la clasificación, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificación. Después de realizar una cuidadosa inspección de los documentos, se identifican las agrupaciones documentales a las que pertenece el documento, esto es: fondo (si es del caso) sección, ubicación, serie, sub serie.

3 CODIFICACION

El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. 185

4 DISTRIBUCION

Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores. Finalmente, se ubican los documentos en la unidad de conservación correspondiente, respetando el principio de orden original.

5 ARCHIVO

6 CONFORMACION DE EXPEDIENTES

Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas. También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos lineamientos generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados

186

Desarrollo de Competencias 8

Elabora un diagrama de flujo del Procedimiento Correspondencia e ilústralo con imágenes.

para

Archivar

187

188

3.4. Reglas de clasificación alfabética Para la conservación de expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso, así como, permitir la adecuada conformación del Archivo Administrativo y cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos, es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética. Los documentos se identifican por sus títulos. Las reglas para determinar los títulos correctos con que se rotularán las carpetas que posteriormente se llamaran expedientes, los cuales estarán ordenados alfabéticamente. Por ejemplo: 1. Lara 2. Parra 3. Villa Colocando en secuencia alfabética, también están los apellidos Roca, Rojas y Romeo, los cuales inician con la misma letra y la segunda letra de todos modos es igual, ahora debemos fijar nuestra atención en la tercera letra. 1. Roca 2. Ro jas 3. Romeo Es importante para ordenar las diferentes palabras de un título por medio de unidades. La unidad se denomina por cada palabra que forma parte de un título: inicial, abreviatura, letra separada. El nombre de Rodrigo T. Soto contiene tres unidades:

(1) Rodrigo (2) T. (3) Soto 189

Para hacer más comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes grupos: Nombres de personas. Nombres de compañías, instituciones, sociedades. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

3.4.1 Reglas para clasificar nombres e individuos 1. Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre. Letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idéntica a la otra. Las terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idéntica, y así sucesivamente. 2. El nombre de una persona se divide en nombre de  pila y apellido.

Nombre de pila y apellidos   

Lorenzo Antonio Durán Cárdenas Lourdes del Carmen Gómez Marín Ana Daniela Puertas Salazar

Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de pila, separándose con una coma; a esto se le llama transposición. 3. Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de archivo: aparte del apellido o apellidos principales, las demás unidades pueden estar representadas por una abreviatura o una inicial.

Nombre

  

Lorenzo A. Durán Cárdenas Lourdes del C. Gómez Marín Ana D. Puertas Salazar

. 190

Unidad 1

Unidad 2

Unidad 3

Durán

Cárdenas

Lorenzo A.

Gómez

Marín

Lourdes del C.

Puertas

Salazar

Ana D.

Unidad 4 Lorenzo A. Durán C.

Durán, Lorenzo

Lourdes del C. Gómez M.

Gómez, Lourdes del C.

 Ana D. Puertas S.

Puertas, Ana

Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila. Por ejemplo: Nombre:

Unidad 1

Unidad 2

Unidad 3

Juan Martín Pérez Pérez Tobías

Tobías

J. Martín

J. M. Pérez

Pérez

J.

M.

Juan M. Pérez

Pérez

Juan

M.

J. Martín Pérez

Pérez

J.

Martín

Martín Pérez

Pérez

Martín

Entonces, el orden alfabético es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.

Juan Martín Pérez Tobías J.M. Pérez Juan M. Pérez J. Martín Pérez Martín Pérez

4. Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servirá como base para ordenar. 191

5. Si antes del apellido aparecen partículas; de, del, de la, de los, de las, etc., se  principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas.

Por ejemplo:

Nombre

Unidad 1

Unidad 2

Unidad 3

Edgar Javier de la de la Torre Torre

Edgar

Javier

Edgar Javier Da Da Torre Torre

Edgar

Javier

Edgar d´torre

Edgar

Javier

Javier d´torre

Orden alfabético: 1. d´torre Edgar Javier 2. Da Torre Edgar Javier 3. de la Torre Edgar Javier 6. Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual. 7. Si el nombre propio tiene, además la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico. O la expresión padre, hijo, junior (jr.) se escribe una abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis. 8. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Der, Fitz, D´, Da, O´, se hace la inversión a partir de dicho vocablo. 9. En países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda está compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición de o de la palabra viuda (Vda.) y por último el apellido del esposo.

192

Ejemplo: Nombre de la mujer casada El nombre de la mujer casada se clasifica de dos maneras: 1) Con el apellido de soltera, se ordena primero el apellido seguido de la preposición "de" entre paréntesis y luego el apellido del esposo seguido del nombre. 2) Sin el apellido de soltera, se ordena primero el apellido del esposo, luego el nombre y por último la preposición "de" entre paréntesis. Por ejemplo: NOMBRE

UNIDAD 1

UNIDAD 2

UNIDAD 3

 Amada Martínez de torres

Martínez (de)

torres

Amada

Elí Rosa de Chávez

Chávez

Elí

Rosa (de)

Pamela de Padilla  Alejandra Gaitán de Díaz

Padilla Gaitán (de)

Esther de Martí

Martí

Pamela (de) Díaz

Alejandra Esther (de)

ORDEN ALFABÉTICO 1. Chávez ,Elí Rosa (de) 2. Gaitán (de)Díaz , Alejandra

3. Padilla, Pamela (de) 4. Martí , Esther (de)

5. Martínez (de) torres , Amada

193

Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera, porque este es el que legalmente se reconoce. Solo en caso de que el apellido de soltera este indicado con una letra, se tomará en cuenta el apellido del esposo. 10. Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará entonces la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y número de casa o edificio. Los números se consideran en estricto orden numérico consecutivo.

Desarrollo de competencias 9

Realiza 3 ejemplos de cada una de las reglas para clasificar nombres de individuos.

194

195

Referencias para nombres de individuos. Un documento puede ser solicitado de manera distinta a como está archivado, es conveniente hacer una referencia, siguiendo el procedimiento adecuado:

1. Archivaremos el expediente según los criterios que habremos establecido. 2. A continuación, abriremos una nueva carpeta con el Título del nombre de la referencia cruzada. 3. En esta carpeta colocaremos la Hoja de Referencia Cruzada que nos indica dónde encontrar el expediente. Para las Referencias Cruzadas se puede utilizar un formato estándar que será sencillo y fácil de rellenar. Ejemplo: Hoja de referencia Nombre o tema: ANP SALUD Asociación de Nutriólogos Profesionales. El tamaño del formato de la hoja de referencia se puede adaptar para cualquier contenedor de archivo: carpetas colgantes horizontales o verticales, tarjetas, archivadores o una base de datos.

4. Prepare la referencia de la siguiente forma:  A) Escriba el nombre bajo el cual podría ser solicitado el documento. B) Escriba en la siguiente línea la palabra "Véase" o "Ver" y C) Al lado, escriba el nombre bajo el cual están archivados los documentos.

Se recomiendan las referencias para: Personas que pueden ser conocidas con varios nombres. Personas conocidas por sus títulos o motes. Personas con nombres raros.

196

 Analicemos los siguientes casos que se pueden presentar en las organizaciones:

Caso 1

Por ejemplo, tenemos que archivar los documentos de la Sra. Consuelo del Carmen Gómez Pérez, que nos puede ser solicitado por Vda. de Lugo. El expediente estará en el archivo con el título: 

GÓMEZ PÉREZ, CONSUELO

Como pueden pedirlo por Vda. de Lugo, conviene abrir otro archivo como referencia con el título: 

LUGO, Vda. de

Y dentro de la carpeta colocaremos únicamente la hoja con la referencia cruzada:

Caso 2

Tenemos que introducir en nuestro directorio telefónico a Gustavo Marín Márquez, con el título nobiliario de Conde de Montesinos. El expediente estará en: 

MARÍN MÁRQUEZ, GUSTAVO

Dado que pueden pedirlo como Conde de Montesinos, conviene abrir otro archivo para referencia cruzada con el título: 

MONTESINOS, Conde de 197

Caso 3 Cuando nos encontramos con nombres raros, ya hemos mencionado que no cambian su orden para archivarlos, pero podemos encontramos con que nos los piden con una parte del nombre. El expediente estará en: 

LAO TAO

Si pueden pedirlo como Sr. Tao, abrir otro archivo para referencia: 

TAO, LAO

Y dentro de la carpeta colocaremos la hoja de referencia que diga: Véase: LAO TAO Como es lógico, todos estos ejemplos no se nos van a dar en un mismo archivo. Se considera que es normal que un archivo tenga un 2% de referencias.

Desarrollo de Competencias 10 Vamos a trabajar por equipos… Diseñen un formato de hoja de referencia, el cual se puede adaptar a su proyecto de empresa.

198

3.4.3 Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades.

3.4.3.1 Reglas generales 1. Cuando en el título aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre ninguna alteración ni trasposición. 2. Cuando el título es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y apellido) se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación. Debe hacerse tarjeta de referencia.

199

3. Si en el título aparecen las conjunciones y o e o el símbolo &; o bien,  preposiciones como: de, sobre, por el contra, o bien artículos co mo: las, el, la, etc.,  permanece igual, no sufre ninguna trasposición. 4. Si aparece un artículo al inicio del título (the en inglés y él, la, los, las en español), o también la expresión compañía o su abreviatura (Cía. En español, Co. En inglés), se coloca al final del nombre entre paréntesis. 5. Cuando en el título aparece una palabra genérica como: zapatería, farmacia, restorán, restaurante o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposición, siempre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el número de expedientes excede de los cinco, la palabra genérica se escribe al final del nombre. En este caso se recomienda establecer una guía secundaria con el título de la palabra genérica para localizar con mayor rapidez la documentación. También se recomienda en éstos casos hacer una tarjeta de referencia. Por ejemplo:

NOMBRE

1ERA UNIDAD

2DA UNIDAD

3ERA UNIDAD

Estética orquídea

Estética

(la) orquídea

la bodega de los paneles

Bodega (de los)

Paneles (la)

Farmacia el milagro

Farmacia

(el) milagro

la casa del zapatero

casa (del)

Zapateroa(la)

sastrería de Anda

sastrería (de)

Anda

ORDEN ALFABÉTICO 1. Bodega (del) paneles(la)

2. casa (de los) ( la) 3. estética (el ) orquídea 4. farmacia (el) milagro 5.sastrería (de) Anda

200

6. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no sea inglés se escribe tal como aparece y así se archiva. 7. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apóstrofo (s´o´s,  posesivo en inglés) permanece tal como está la razón social. 8. Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la dirección para decidir el orden alfabético. 9. Cuando una firma o institución utiliza siglas, éstas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. Se deben hacer tarjetas de referencia. 10-.Cuando en el nombre de una firma o razón social aparecen dos o más letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer tarjeta de referencia.

Por ejemplo:

NOMBRE

UNIDAD 1

UNIDAD 2

UNIDAD 3

Bretones Suárez editores

Bretones

Suárez

editores

 Actores escuela Coelho

actores

escuela

Coelho

Invenciones Joaquín Jiménez

Jiménez

Joaquín

invenciones

Gerardo Serrano diseños

Serrano

Gerardo

diseños

Münch publicidad

Münch

publicidad

ORDEN ALFABÉTICO 1. actores escuela Coelho

2. BretonesSuárez editores 3. Jiménez, Joaquín inversiones 4. Münch publicidad 5. Serrano, Gerardo diseños

201

Desarrollo de competencias 11

Realiza 3 ejemplos de cada una de las reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades.

202

3.4.4 Referencias necesarias en casos no mencionados. 1.- Cuando en una razón social o masa elocutiva la palabra importante, la que distingue a ese negocio de los demás (apellido o nombre geográfico) no aparece al inicio del nombre. 2.- Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre anterior. 3.- Cuando una empresa representa a otra en negocios bienes, bajo poder, síndico o apoderado. 4.- Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números, éstos se ordenan y archivan como si los números estuviesen escritos con letra, y el número completo se considera como una unidad.

3.4.5 Reglas para clasificación de Instituciones Gubernamentales, Bancos, Escuelas y otros.

3.3.1.1 Instituciones Gubernamentales.

El encargado del departamento de archivo, debe estar actualizado con respecto a los nuevos nombres de algunas secretarías de estado y de dependencias importantes del gobierno, para saber cómo realizar la trasposición de nombres, con base en las reglas básicas para clasificación.

203

3.4.5.2 Reglas generales. 1. En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para archivar la palabra más importante. Se recomienda hacer formatos de referencia. 2. En las instituciones gubernamentales, dentro de los títulos se pueden encontrar términos como:

Ministro de Dirección de Sección de Subdirección de Comisión de Director de Junta de También frases en otro idioma, como: Bureau of Service of Board of Section of Comisión of

3.4.5.3 Instituciones Bancarias. 1. Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen de acuerdo con las reglas de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcionan, pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades. 2. Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razón social, es necesario hacer una tarjeta de referencia. 3. Cuando en la gaveta hay un número considerable de expedientes con títulos de bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar en cuenta el nombre importante de la institución o el nombre de la ciudad, de la provincia o  país, según sea el caso. Puede ponerse también una guía secundaria que se rotule con la expresión bancos y colocar los expedientes por orden alfabético.

204

3.4.5.4 Nombres de escuelas, colegios y universidades El nombre de escuela, colegio o universidad privada, se archiva como aparece, siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se recomienda hacer tarjeta de referencia si el nombre no aparece al inicio.

3.4.5.5 Nombre de asuntos En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en éstos, debido a la importancia del mismo, o porque da una idea muy clara de lo tratado en el documento cuando la información sobre un asunto o tema debe conservarse reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo, citatorios, renuncias, compras, etc.). Se recomienda establecer una referencia bajo el nombre de la empresa o individuo.

Desarrollo de competencias 12

Realiza 3 ejemplos de cada una de las reglas para clasificar de Instituciones Gubernamentales, Bancos, Escuelas y otros.

205

206

4 CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA 4.1 Tipos de sistemas de archivo Cada tipo de sistema de archivo, alfabético, numérico y electrónico maneja su propia organización y por lo tanto sus propios requerimientos y lineamientos, los cuales se presentan a continuación según cada caso.

4.1.1 Sistema Alfabético Cómo se ha mencionado en el tema anterior la ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas.

El uso adecuado de este sistema ya se dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora es fundamental para la localización rápida de los documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar correctamente.

El archivo alfabético es popular por tres razones principales:

207

Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado, el alfabeto. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones.

4.1.1.1 Organización Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes:     

Guías principales Guías secundarias o auxiliares Guía especial auxiliar Expedientes individuales Expediente misceláneo

4.1.1.2 Guías principales Las guías principales son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar dividido de acuerdo con el abecedario. La guía principal “A” indica todos los

expedientes colocados se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”.

Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. Cada guía debe tener por lo menos 5 expedientes y no más de 20 tras él, ya que cuando hay demasiados, se pierden las ventajas de una rápida localización y el adecuado sostén de expedientes. 208

4.1.1.3 Guías Secundarias y Auxiliares En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan después de una guía secundaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes, según el giro o la frecuencia que se solicite el expediente. Por ejemplo, si en la gaveta se ha incluido la guía auxiliar AL  –debido a que se tiene varios expedientes cuya primera unidad de título es Álamos, Aguirre, Armendáriz,- y posteriormente en la práctica se repite el apellido AZUARA, es recomendable rotular una guía especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta sección expedientes con el apellido mencionado, como: Azuara González, Jaime; Azuara Martínez, Estela, Azuara Pérez, Yonne, etc.

4.1.1.4 Expedientes Individuales Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos del expediente individual están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar.

4.1.1.5 Expediente Misceláneo La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones con base en las necesidades propias de la oficina: 1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente misceláneo que llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección llevara el encabezamiento o título de la guía de esa sección y se emplea para corresponsales cuyo documentos todavía no necesitan un expediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan alfabéticamente, 209

fijándonos en la segunda o la tercera letra; así hay más de un documento del mismo corresponsal deberá ordenarse cronológicamente, como en los expedientes individuales, el documento más reciente deberá quedar al frente. 2. El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta y llevará un encabezamiento doble que indique de qué letra a que letra están ahí documentos colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P, etc.

4.1.1.5 Procedimiento para archivar Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes, rápida y eficientemente. Para archivar alfabéticamente en conveniente seguir los siguientes pasos:

1.

Preparación.

2. Localización de la guía

3. Localización del expediente individual.

4. Localización de los expedientes misceláneos

Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre ésta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar ésta se fija al costado y se colocan los documentos en el archivo. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante. Las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente, si hay expediente individual para el documento se coloca ésta. Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento; todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores metálicos en los documentos que son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de localización. 210

Desarrollo de Competencias 13

Realiza una lectura de del Sistema Alfabético y contesta lo siguiente. 1.- ¿En qué consiste el sistema alfabético?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 2.- ¿Por qué se considera al archivo alfabético popular?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 3.- ¿Para qué se utilizan las guías principales?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 4.- ¿En qué casos se utilizan las guías secundarias?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 5.- ¿Cómo se arma un expediente individual?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 6.- ¿Cómo se ordenan los documentos en los expedientes individuales?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

211

7.- ¿Qué es un expediente misceláneo?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 8.- ¿Cómo se ordenan los documentos en los expedientes misceláneos?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  _________________________________________________________________ 9.- Explica en un esquema los pasos para archivar documentos en el sistema alfabético.

10.- En una microempresa, se rehúsan a utilizar expedientes misceláneos y en cuanto llega un documento abren un expediente individual. ¿Creen que este procedimiento es beneficioso para localizar los documentos?

 __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

212

4.1.2 Sistema Numérico La ordenación numérica se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse de la que ya tienen algunos documentos cómo el cheque, la póliza y las facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabético misceláneo, y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.  Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico ya que tienen las siguientes ventajas: 1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite. 3. Existen permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez el documento, ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo. El Catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en la empresa. 213

4.1.2.1 Organización El sistema numérico consta de tres partes principales:

 Archivo numérico principal  Archivo alfabético misceláneo, y Catálogo auxiliar o índice de tarjetas. Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas: a) En posición escalonada de izquierda a derecha. b) En las posiciones 1ª y 2ª, y todos los membretes de los expedientes en la tercera y cuarta posición. c) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha.

Cuando un expediente se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocar en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Por ejemplo, si él expediente 415 se subdivide, se convierte en 415-2, porque en él se guarda correspondencia anterior y el nuevo se rotulará 415-1 y así se conserva él orden cronológico.

4.1.2.2 Archivo alfabético y misceláneo El archivo misceláneo contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se encuentran en estricto orden alfabético. Los documentos que se coloca dentro de un expediente del archivo misceláneo, deben codificarse con una “M” en el extremo superior derecho, si se acumulan

cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo principal.

214

4.1.2.3 Catálogo auxiliar o índice de tarjeta

Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como su nombre lo indica solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una “M” si aún permanece en el

archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros de que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un número, en esa tarjeta de catálogo auxiliar, se cambia la “M” por el número que le corresponda.

El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número

Desarrollo de Competencias 14

Realiza una lectura de del Sistema Numérico y contesta lo siguiente. 1. ¿En qué consiste el sistema numérico?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________  2. ¿Qué significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________  3. ¿Cómo se maneja el archivo misceláneos en el sistema numérico principal?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________  215

4. ¿Cómo están ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________  5. ¿En qué momento se le debe asignar un número a un corresponsal?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________  6. ¿Cómo se pueden colocar u organizar las guías y los expedientes en el archivo numérico principal?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________  7. ¿Cuál es el objetivo del archivo alfabético misceláneo en un sistema numérico?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________  8. ¿Por qué se necesita un catálogo auxiliaren el sistema numérico?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________  9. ¿Qué se registra comúnmente en cada tarjeta del índice de un sistema numérico?  ______________________________________ ____________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________  10. ¿Cómo se ordenan las tarjetas del catálogo auxiliar?  ______________________________________ ____________________________   __________________________________________________________________   _________________________________________________________________ 

216

Desarrollo de Competencias 15

Vamos a trabajar por equipos… Imaginen que su empresa ya está en operaciones y que el sistema de archivo que van a utilizar es el numérico.

Con los nombres que se les proporcionan a continuación, elaboren los expedientes correspondientes, asignen el número necesario, abran los formatos auxiliar que necesiten y ordénenlos en forma correcta. El número que debe asignársele al siguiente corresponsal será el 110 Pueden inventar y agregar los datos que les hagan falta. 



          

 

    

Emilio Fernández Osuna, cartas con fechas: mayo 14, junio 16 y 24; julio 30 y agosto 12. Interlingua de México, S.A de C.V., cartas con fechas: julio 2, 25 y 30; agosto 2 y septiembre 8. Altos hornos de México, S.A. Artículos Plasti-Mex, S.A Medina y Cía., cartas mayo 30; julio 4, 6, 9, 22. Acevedo Muebles, S.A. Baco Papelera de México, S.A., sucursal Tepic, Nay. Ing. Arturo Magalanes Z. Dr. Ignacio de la Mora Saenz Lic. Eduardo Ferre y García, cartas enero 9 y febrero 23. Secretaría de Turismo Bancomer, S.A., sucursal Colima, cartas enero 7 y 25; marzo 1, 4, 28. Bancomer, S.A., sucursal Orizaba, cartas febrero 8 y 27; abril 12, 29; junio 8 y 30. Turivia Viajes, S.A. de C.V. Aerolíneas Argentinas, S.A., sucursal México, cartas mayo 8 y 17; julio 7, 16, 19. Usher de México S.A. Publicaciones Nacionales S.A. Periódico Excélsior, S.A de C.V. Sra. Olga Muciño de Silva, proveedora de pinturas Lic. Arturo Aguirre Flores, cartas: mayo 29 y junio 14.

217

4.1.3 Sistema de archivo de documentos electrónicos Los archivos digitales, electrónicos, informatizados son términos de uso reciente pero habitual entre documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de información, etc. Sin embargo, no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la información ni dentro de un mismo grupo.  Archivo digital o electrónico son términos de moda, pero por su uso tan común, no sólo resultan excesivamente genéricos, sino ambiguos. Se emplean indistintamente para indicar la reunión de documentos creados mediante medios informáticos o para un conjunto de ficheros generados por una aplicación como una colección de documentos textuales e icónicos digitalizados, en muchos casos accesibles a través de internet. Un archivo de documentos electrónicos debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

4.1.3.1 Ventajas de la digitalización de documentos Los avances tecnológicos y la creciente necesidad de información, han provocado la penuria de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica.

218

Digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en una Computadora personal. Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas en segundos.

Ventajas de la digitalización de documentos:         

    

   

 

Permite un rápido y fácil acceso a la información. Elimina el extravío de documentos. Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos. Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos. Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.). Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina. Protege la información teniendo varios respaldos de la información. Agiliza y hace eficiente el servicio a clientes. Ordena de manera lógica los expedientes. Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet. Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos. Reduce costos de operación. Incrementa la productividad. Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. Bajo costo de almacenamiento. Elimina costos de impresión, duplicación y fotocopiado de documentos.

219

Desarrollo de Competencias 16 Utiliza tu creatividad para realizar un mapa mental de la definición de documentos electrónicos y sus principales ventajas.

220

4.1.3.2 Necesidad de un plan director Toda intervención en un archivo de documentos electrónicos exige, como en cualquier otro, la previa redacción de un plan director para ser eficaz, el cual consiste en una planificación técnica de las acciones a realizar para la gestión de un archivo o un sistema de archivos, acompañada de un calendario de actuación, una estimación de costos y una distribución de las responsabilidades. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios que garanticen la conservación, la organización y el acceso de los documentos, establecidos a partir de las directrices y normas internacionales vigentes para la gestión tanto de los documentos de archivo en general como de los documentos electrónicos en particular. Las directrices, a partir de la recopilación, observación y estudio de casos donde únicamente actúa la experiencia que da la práctica, recomiendan las actividades que se deberían realizar para conseguir, del modo más efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la puesta en marcha de un proceso. El análisis y la racionalización de los resultados obtenidos con la aplicación de estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cómo se debe realizar el proceso que tienen como objeto. Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. Éstas pueden dar lugar a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y normas de tipo jurídico. Un plan director de archivos debe ser, por tanto, respetuoso con las directrices y las normas que existan, ya que su función es proponer criterios de actuación consistentes en indicaciones de cómo hacer algo de acuerdo con las normas ante el caso concreto del que se ocupa, que se recogen en programas de acciones técnicas destinadas a producir unos resultados determinados, previamente establecidos. Cada empresa en busca del logro de sus objetivos debe emprender toda intervención para realizar su plan director. Ya que todavía no existe un modelo de 221

plan director de archivos de documentos electrónicos que pueda servir de guía para acciones concretas, pese a su indudable interés y necesidad.

4.1.3.3 Propuesta de programa de intervención en archivo de documentos electrónicos La propuesta de intervención en archivos de documentos electrónicos consta de:  Autentificación Preservación Organización  Acceso

 AUTENTIFICACIÓN

El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones). Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separación y regrabación se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la rápida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su producción, y la corta esperanza de vida de los soportes magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarrollar una nueva área de acción en los archivos de documentos electrónicos: la autentificación, que acompañe a las tres tradicionales de 222

preservación, organización y acceso. Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos. Su método comprobatorio todavía está en fase de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación de una norma internacional. PRESERVACIÓN

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones, y por otra parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren—, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura. La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes: un plan de preservación, un conjunto de medidas de conservación preventiva y un 223

proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario. ORGANIZACIÓN

Así como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificación y la preservación, su irrupción no supone una ruptura con los modos de organización y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales. Más bien las tecnologías de la información, al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxito en instituciones donde su introducción ha acarreado la producción de un mayor volumen de datos, documentos e información a gestionar y una aparente confusión entre los límites de éstos y las agrupaciones documentales. Es un lugar común tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y prestigio como en las recomendaciones de las principales organizaciones archivísticas, la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística, con de aplicación, por su carácter universal, en este tipos de archivos. En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos documentales. Identificación que se plasma en el cuadro de organización del archivo y en los cuadros de clasificación de fondos; más necesarios, si cabe, en estos archivos que en los que albergan documentos en papel, ya que la electrónica, al impedir un acceso directo a la información sin mediar ningún instrumento y no permite una instalación en el depósito según un sistema de rotación que reproduzca el modo orgánico y seriado de producción, exige disponer de herramientas lógicas que permitan la búsqueda y la recuperación.

224

Estos cuadros sirven de base del calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de los documentos una vez realizada la valoración y la selección de las series; el cual, ante la urgencia de emprender rápidas intervenciones de preservación garantizando la autenticidad de los documentos, por la ya indicada rápida obsolescencia que rodea a los avances tecnológicos en la electrónica, se convertirá en el instrumento de gestión fundamental, junto con la bases de datos que recogen los instrumentos de descripción en los archivos de documentos electrónicos. Tampoco hay que olvidar, si bien no es objeto de este artículo su análisis, la necesidad de contar con una aplicación informática que ayude a la gestión de los documentos electrónicos, la cual puede ser el mismo sistema de gestión electrónica de archivos que se utiliza para informatizar las actividades que se realizan en los archivos sin documentos digitales. Sin embargo, la tendencia actual se dirige al desarrollo de sistemas integrados de gestión de la información, que sirven tanto para la producción de datos y documentos como para la gestión documental.

 ACCESO

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización. Por otra parte, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora mediante la construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet. Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas áreas actuales de investigación y desarrollo: la edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos, la definición electrónica de los distintos tipos de 225

documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos, y la normalización y codificación de los instrumentos de descripción. Los adelantos en el acceso están, por tanto, en estrecha dependencia de los avances que se produzcan en áreas ajenas a la archivística, como la normalización de los formatos de los documentos de texto, de datos estructurados (bases de datos, hojas de cálculo), de imagen fija o en movimiento, de sonido, multimedia, etc.; el desarrollo de sistemas de información abiertos; los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml, xml, etc.); los protocolos de comunicación, etc. La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. Por otra parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.

Desarrollo de Competencias 17

Realiza un cuadro sinóptico en que se explique la propuesta de intervención en archivos de documentos electrónicos.

226

227

4.1.3.4 La Administración en los documentos electrónicos En las organizaciones actuales, la dispersión de la información electrónica en documentos y archivos electrónicos, obliga a pensar en la administración centralizada de los mismos, ya que se convierten en el acervo de la organización. El sistema de administración electrónica, permite organizar y clasificar los documentos digitalizados o archivos electrónicos dentro de una organización. El objetivo fundamental es que la información relevante a la organización, se encuentre perfectamente protegida, resguardada, localizable rápidamente en el momento que se requiera tomas decisiones trascendentales, y no dispersa en los equipos personales o en papel provocando pérdidas, desinformación y bajos niveles de productividad. Las características del sistema de administración electrónica son: Es una aplicación totalmente virtual visible desde cualquier navegador de internet. Para organizar la información primero se debe definir las unidades organizacionales y posteriormente áreas de trabajo. Mediante un árbol se tiene acceso a la información de las áreas, es un esquema de carpetas o folders. Tiene una barra de herramientas que varía dependiendo de los privilegios y carpetas de cada usuario. Cuenta con un esquema de búsqueda que permite localizar la información por medio de atributos o por palabras o frases dentro del contenido de los archivos. Cuenta con un área para guardar información de uso personal o confidencial. La podemos utilizar para:

Solución de proyectos Este sistema se implementa de forma central y se comparte la información de los proyectos desde el plan de trabajo, propuesta, contrato, cotizaciones, recibos, avances, etc.

228

Solución en mercadotecnia Se puede organizar para que existan determinados grupos de interés, por tipo de análisis, por tipo de estudio, por mercado y cada uno de sus diferentes tipos de documentos.

Solución de finanzas

La consolidación de la de los documentos contables, financieros y su clasificación de acuerdo por año, mes, póliza, ramo, etc. Permite hacer más fácil su labor de consulta, auditoría y tener un mejor control en su cobranza.

El sistema de administración de documentos electrónicos está estructurado en tres aspectos básicos: 

Catálogo de información.



La consolidación de documentos y archivos electrónicos.



Consulta y búsqueda de la información.

El proceso dentro de la organización se deben asociar los documentos que lo integran, de esta manera podremos definir la forma de organización dentro de las áreas de trabajo en cada una de las unidades organizacionales definidas.

229

Desarrollo de Competencias 18

Contesta las siguientes preguntas. 1. ¿En qué consiste un sistema de administración electrónica?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 2.- ¿Cuáles son las características de un sistema de administración electrónica?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________ 3. ¿Qué soluciona un sistema de administración electrónica?  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________  __________________________________________________________________

4.2. Control de la Comunicación Escrita Uno de los objetivos principales en el control de la comunicación escrita es evitar la pérdida de documentos prestados, (una vez que han sido creados o recibidos) por lo que es necesario establecer un sistema de cargos de documentos, así como el formulario especial de requisición de documentos archivados con esto, se sabrá quién tiene el expediente y cuándo se le prestó. 230

Los principios de control y retención suponen que ningún documento que se archiva debe ser olvidado o extraviado dentro de las gavetas, y que si un documento deja de tener valor para la empresa, debe destruirse.

El control de los documentos empieza a un antes de que sean archivados (el sello fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Los documentos deben guardarse tan pronto como sea posible después de que se reciben. Uno de los principales problemas en el control es evitar la pérdida de documento prestados de los archivos. Un buen sistema de cargos de documentos es la mejor solución, el cual consiste en el uso de guías de salida, la tarjeta anunciadora octagonal, el comprobante de ruta y la tarjeta de sustitución de archivo de seguimiento para documentos prestados.

4.2.1 Sistema de cargo Se necesitan apenas unos segundos para registrar adecuadamente el préstamo de un documento, de no ser así podría ser necesario invertir varias horas para encontrar uno que se prestó pero que no fue debidamente registrado. El encargado de los sistemas de información (archivista) ejecuta las siguientes acciones para registrar la correspondencia: 1. Atiende las solicitudes de documentos archivados. 2. Anota los documentos que salen. 3. Efectúa el seguimiento de los documentos prestados .

Con el creciente empleo de máquinas copiadoras, las oficinas están utilizando cada vez más la técnica de copiar para controlar mejor los documentos. En vez de prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar, se saca una copia, se envía y se archiva nuevamente el original. 231

4.2.2 Solicitud de documentos Es conveniente que cuando se soliciten documentos de un expediente, se realice una solicitud por escrito en un formulario especial de requisición de documentos archivados. Los formularios deben proporcionar la siguiente in formación: 1. Nombre o asuntos del documento. 2. Fecha del mismo. 3. Firma o nombre de la persona que solicita el documento en préstamo. 4. Fecha en que se prestó. 5. Fecha en que se debe hacer el seguimiento.

La requisición debe:  Ser firmada por la persona que solicita el documento (la firma proporciona una prueba definitiva de quien lo tiene).  Nombre bajo el cual está clasificado el documento.  Concepto del documento.  Nombre del Solicitante.  Iníciales o rúbrica del solicitante. 232

Desarrollo de Competencias 19

Diseña un formato de requisición de documentos, que contenga los datos necesarios para poder recuperarlo con facilidad. Formato de Requisición de Documentos

233

4.2.3 Registro de salidas de documentos Cuando el expediente es extraído de los archivos se puede colocar en el lugar de éste una guía de salida. Cuando se saca un solo documento del expediente, se debe colocar una tarjeta de sustitución exactamente donde estaba el documento. Además se debe llenar el formato que registran la salida, dónde indican quién tiene el documento y la fecha en que salió de los archivos. Los formatos o impresos para registrar documentos prestados sirven para: Mostrar que los documentos se están utilizando y no han sido mal archivados o perdidos. Permitir el seguimiento de los documentos prestados para asegurar de que sean devueltos.  Actuar como marcadores para facilitar su devolución al sitio exacto. Las guías de salida tienen en su pestaña la expresión “fuera” y están hechas del cartón o material como las guías para archivar. En la guía de salida acumulativa se escribe el nombre de la persona que solicito el expediente.

Las tarjetas de “Fuera” son bienes visibles cuando se u san para indicar que se ha

tomado prestado una carpeta de archivo.

FUERA Otro tipo de guía de salida “fuera” que se emplea para archivo de tarjetas

perforadas es la tarjeta anunciadora octagonal, estas tarjetas se deslizan fácilmente en los archivas y permanecen con un bordo expuesto, indicando que se ha sacado una tarjeta.

FUERA 234

En empresas grandes, algunas veces se solicitan los documentos y luego se envían por turnos a varias personas o departamento. Se perdería mucho tiempo si estos papeles fueran devueltos al departamento de archivos después de que cada persona hubiera terminado de utilizarlos. Para esto se anexa al documento un formulario que enumera, en orden, todos los individuos que desean consultarlos.  A medida que el documento pasa de un individuo a otro, cada uno coloca sus iníciales en el formulario. Con el formato de salida se conserva una copia de este comprobante de ruta para que se pueda localizar el documento si se necesita

Desarrollo de Competencias 20

Contesta correctamente lo que se indica.

1. Describe el significado de control de la comunicación escrita.  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 2. ¿Cuáles son las tres tareas que se ejecutan en un bue sistema de cargo?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 3. Describe el formulario de requisiciones de documentos archivados.  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   ________________________________________ __________________________ 4. ¿Cuándo se utiliza la tarjeta de sustitución?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 235

5. ¿Con qué fin se le debe anexar una copia del comprobante de ruta a un formulario de salida?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 6.- En una oficina el departamento de Contabilidad solicita, en préstamo por una semana, el expediente del cliente Juan Vadeara Gómez. Realiza el formato de requisición de documentos. Inventa los datos faltantes.

7. Te han solicitado la última comunicación del proveedor Víctor Huerta Ponce de su expediente. Vas a la sección de la gaveta del archivador y no está su expediente. ¿Qué proceso debe seguir para localizarlo?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________

236

4.3 Clasificación de los Archivos Sin importer el diseño del archivero, las gavetas se deben de aprovechar de manera óptima. Por eso es necesario saber qué documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo. En instituciones grandes, dónde la cantidad de documentos es abundante, como los bancos, es aconsejable la microfilmación o la microfotografía para eliminar grandes volúmenes de correspondencia. Después de tomar la decisión sobre el sistema que se establecerá es nuestra oficina para cumplir con los propósitos que se persiguen en archivología, será importante determinar cómo se utilizarán las gavetas de archivadores con los que se cuentan. Será conveniente hacerse las siguientes preguntas: 1. ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos? 2. ¿Qué fin cumple? 3. ¿Por qué debe ser conservado? 4. ¿Necesidades operativas? 5. ¿Exigencias legales? 6. ¿Necesidades financieras o fiscales? 7. ¿Exigencias históricas? Otro proceso importante en archivonomía es la transferencia de documentos al archivo perpetuo y la eliminación de algunos, con base a las normas establecidas sobre retención de documentos. En el caso de los documentos no sean necesarios por al menos una de las necesidades indicadas, puede ser eliminados. No es conveniente la conservación de documentos por razones mal definidas, como “Posibles eventualidades” o “Nunca se sabe lo que pueda ocurrir”. Para

tomar la decisión de transferir el documento o eliminarlo es necesario hacernos las siguientes preguntas: 1. ¿Con que frecuencia se consulta? 237

2. ¿Qué ocurrirá en el caso de no disponer de el os? 3. ¿Podría obtenerse la misma información de otra forma? 4. ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos? Es necesario tener presente que el responsable de un documento es el área de origen del mismo o el área que recibe el original, pero no quien tiene la copia.

4.3.1 Niveles de archivo

Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo apropiado debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de actualidad de los documentos que lo componen. Queda por ver cuáles y cuántos deben ser estos niveles. La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una solución mínima que prevé la distribución del archivo en dos sectores bien diferenciados:

1er. Sector: Llamado archivo activo, que comprende todos los documentos cuya frecuencia de consulta es, por término medio, bastante alta. Este primer sector del archivo es a nivel del puesto de trabajo, en el que se conservan los documentos y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuación de actuaciones particulares y urgentes. En el archivo activo la mayoría de los documentos que influyen a un archivo procede del correo. La entrada de la correspondencia es controlada por las asistentes ejecutivas y las secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de distribuirlas entre las secciones interesadas, según las normas recibidas de la Dirección. A fin de ganar tiempo será conveniente que los encargados de este trabajo efectúen 238

una clasificación previa de la correspondencia, para lo cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un interés puramente informativo y documental. Pueden establecerse estos cuatro grupos de cartas: 1. De gestión 2. De información 3. De documentación 4. Personal y confidencial.

2do. Sector: Llamado semiactivo, el cual vincula al nivel de las direcciones operativas y tiene todos los documentos que los archivos descargan en él, apenas han terminado todas las operaciones que éstos exigen. Su función es que recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operativo para pasar a tener uno puramente documental. La fisonomía de este importante servicio de la empresa es así más funcional, viniendo a satisfacer una de las necesidades más importantes en la empresa moderna: una oportuna disponibilidad de información.  Al archivo semiactivo se le ha consignado el papel de archivo a nivel de los puestos de dirección (administrativa, comercial, etc.). En cada empresa puede haber tantos archivos de este tipo como direcciones existan. De cada uno de estos archivos responde, en un sentido amplio, la dirección de que depende, y en un sentido estricto, la persona encargada del archivo semiactivo. Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservación y el manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes: 1. Cuidar de la perfecta conservación de los documentos. 2. Procurar que los ficheros o catálogos auxiliares estén actualizados. 3. Despachar con rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento de todas las formalidades requeridas. 4. Aligerar el archivo mediante el envío al nivel inactivo de los documentos que han perdido actualidad. 5. Controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo semiactivo y los eventuales peticionarios. 239

El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole, cada uno de los cuales exige una clasificación distinta. Dado que este sector del archivador suele contener un volumen notable de documentos, es importante respetar los criterios de ordenación que se han estudiado en cada uno de los sistemas básicos que existen en la archivonomía.

3er. Sector: Llamado inactivo, el cual se caracteriza por una frecuencia de consulta medianamente baja. En él se conservan todos los documentos que tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento de proceder a su destrucción. También se le conoce como archivo Muerto. El archivo inactivo representa el penúltimo eslabón de la cadena constituida por los diversos niveles de conservación de documentos, por lo que debe demostrar la eficacia de todo el sistema. El archivo inactivo se nutre de: 1. El archivo activo que le envía directamente de aquel os documentos que no estima sea necesario hacer pasar al archivo semiactivo. 2. El archivo semiactivo, que le envía la mayor parte de la documentación, según las normas en vigor dentro de una empresa. El archivo inactivo funcionará del siguiente modo: a) En la fecha señalada, el responsable del archivo semiactivo extraerá de las carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen utilidad inmediata. El ahorro de espacio que así se consigue permitirá conservar por más largo plazo la documentación más importante. b) Los envíos de documentación al archivo inactivo se regularán de tal modo que no se originen obstrucciones, distribuyendo gradualmente las tareas en este servicio. c) Para facilitar la rápida extracción de los documentos que ya no ofrece más interés que el puramente histórico, es aconsejable marcarlos antes con señales, caballetes, símbolos convencionales y otros medios considerados idóneos. Estas reglas permiten al responsable seguir día a día la marcha del archivo semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de realizar la depuración. El elevado volumen de algunos 240

archivos inactivos hace aconsejable su microfilmación, para lo que se requiere maquinaria especial, como la filmadora de microfichas.

4.3.2 Transferencia y eliminación de documentos Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifican de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera:

1. DOCUMENTOS VITALES

2. DOCUMENTOS IMPORTANTES

3. DOCUMENTOS ÚTILES

4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES.

Incluyen documentos legales de incorporación, escrituras, contratos importantes, planos de propiedad, informes para los accionistas, actas de reuniones de la junta Directiva y pólizas de seguro. Estos documentos nunca deber ser destruidos porque son esenciales para la existencia misma de la empresa y son irremplazables. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel inactivo por un periodo determinado y después se pueden transferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservan en buenas condiciones. Incluyen correspondencia general, memoranda y estados de cuentas bancarias. A menudo se destruyen hasta un año después de la fecha en que fueron recibidos. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de recibo. Los documentos de esta categoría nunca se deben archivar con otros más importantes. Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesarios decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención. Los factores que influyen sobre 241

ésta decisión son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documentos que se manejan y la información que se deriva de el os. Seis a siete años: Informes de accidentes y reclamaciones (casos fallados)

4.3.3 Métodos de eliminación  Algunos documentos se destruyen introduciéndolos en una máquina especialmente diseñada para éste fin, la cual los corta en tiras delgadas. Otros métodos que se utilizan son quemarlos o venderlos como desperdicios. La naturaleza confidencial y la cantidad de los papeles determinarán generalmente la forma en que deben eliminarse. Destructora personal Destructora de documentos de alta capacidad

4.3.4 Recomendaciones finales. El gran volumen de papeles que se manejan en la oficina moderna exige que los procedimientos de archivo contribuyan eficazmente a que se pueda obtener la información que se desea con facilidad y rapidez. Las siguientes sugerencias pueden ser de utilidad para quienes deseen hacer un buen trabajo de archivo: 1. Las carpetas no se deben sobrecargar de documentos. Para evitar que se deformen, en cada carpeta no deben guardarse más de 100 papeles; cuando se sobrepase esta cantidad se debe abrir otra carpeta con el mismo nombre o número. 242

2. El material se debe mantener ordenado y bien colocado dentro de las carpetas para evitar que los papeles sobresalgan del borde de aquel as y se deterioren. 3. No se debe utilizar ganchos ni alfileres para sujetar los papeles. 4. Para retirar una carpeta del archivador, se la debe asir por la zona media, nunca por la pestaña. Igual tratamiento se debe dar a las guías. Así se evita el deterioro de las carpetas y se mantienen legibles los rótulos de las pestañas. 5. Los papeles rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes de guardarlos en las carpetas; los arrugados deben aplancharse; y los bordes rasgados se deben emparejar con tijeras. 6. Dentro de las carpetas, todos los papeles deben colocarse descansando sobre el filo izquierdo, con el membrete hacia la izquierda. 7. Dentro de la gaveta, debe haber una guía por cada seis u ocho carpetas de manera que en total haya unas veinte. 8. Para colocar o remover papeles de una carpeta, ésta se debe sacar completamente de la gaveta. Así se evita colocar papeles entre carpetas y no dentro de ellas. 9. Dentro de la gaveta, se debe dejar desocupado un espacio de cuatro a cinco pulgadas para manipular cómodamente las carpetas. 10. Debe haber una carpeta miscelánea para cada subdivisión alfabética. 11. En la carpeta miscelánea no debe haber más de cinco documentos de un mismo corresponsal. Cuando haya seis documentos, se debe abrir una carpeta individual. 12. Dentro de las carpetas individuales los documentos deben archivarse cronológicamente. Dentro de las carpetas misceláneas, los documentos para cada corresponsal se ordenan primero alfabéticamente y después cronológicamente. 243

13. Las carpetas individuales deben tener rótulos mecanografiados nítidamente. 14. En los archivadores, las dos gavetas superiores se utilizan para los corresponsales activos y las dos inferiores para los documentos recién transferidos. 15. Se deben transferir los archivos inactivos a intervalos regulares y de acuerdo con el calendario. Esto se hace, usualmente, al inicio del año calendario o del año fiscal, y los preparativos se comienzan un mes antes. Página 85 16. Al establecer un sistema de archivos se escoge el que ayude a encontrar los documentos rápida y fácilmente. 17. Si se tiene que trabajar en un archivo ya organizado, no se debe comenzar haciendo innovaciones. Primero se estudia la empresa y se procede después a hacer los cambios que se justifiquen. 18. Se deben archivar diariamente los documentos del día. 19. Para agilizar la labor, el trabajo se dividirá siempre de la misma manera, y se señala un periodo diario para archivar respetando el tiempo que se haya destinado. 20. Para el buen funcionamiento de los archivos es conveniente que se redacte un reglamento y que se divulgue entre los usuarios, incluyendo a los jefes de departamentos. En el reglamento se debe establecer que sólo los encargados del archivo pueden guardar documentos en los mismos.

Veamos los siguientes consejos para controlar la documentación en una empresa: https://www.youtube.com/watch?v=qU6NipA2m-c

244

Desarrollo de Competencias 20

Contesta correctamente lo que se indica del tema “Clasificación de Archivos”

1. Menciona tres de las preguntas que debe hacerse la persona que organiza un archivo para determinar en qué gaveta debe ubicar la correspondencia.  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 2. ¿Cuáles son los documentos que se sugiere sean ordenados en el sector llamado “activo”?

 __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 3. ¿Qué documentos se descargan en el sector semiactivo?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 4. En el nivel “inactivo” ¿Qué documentos se conservan?

 __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________

245

5. ¿Qué aconseja hacerles a los documentos del sector inactivo para cuando se realice la transferencia perpetua?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 6. ¿Cuáles son las cuatro clasificaciones de los documentos de acuerdo a su valor?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 7. ¿Qué actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la transferencia de un documento?  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________ 8.- Menciona algunas recomendaciones finales para clasificar los archives de una organización.  __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   __________________________________________________________________   ___________________________________________________________

246

ACTIVIDAD INTEGRADORA SUBMÓDULO 11

Realiza la siguiente actividad integradora:

El trabajo se realizará con los equipos de proyecto ya establecidos. Debe incluir: 

Un archivero con materiales reciclados (cartón, papel, madera, etc.) en el que señalen con letreros de color fosforescente cada una de sus partes, por ejemplo:  Gabinetes o Guías o Encabezados de las guías o Expediente individual o Expediente misceláneo o Títulos de expedientes o Tarjeteros (en caso de que elijan el sistema numérico) o

o



Etc…

Un Manual de Control Documental (enfocado en el proyecto que has estado desarrollando desde tercer semestre), en el que incluyas: o o

Tipo de sistema de archivo (alfabético, numérico y/o electrónico) Proceso de control de cada documento que se genera o reciban en su empresa (circulares, cartas, memorándums, oficios, volantes, trípticos, etc…)

o

o o

Sectores de archivo (activo, semiactivo y muerto). Qué tipo de documentos clasificaran a cada uno de los sectores. Formato de Requisición de Documentos (préstamos). Método de eliminación.

247

Recuerda que: Para controlar los documentos que se crean o se reciben en una empresa es necesario establecer los lineamientos del proceso de registro documental a través de un manual. Los manuales deben estar estrechamente relacionados a los procesos y actividades que se realizan en la empresa para que funcione de manera eficaz. La finalidad de los manuales consiste en: Unificar los conceptos de la empresa sobre los objetivos, la forma en que se deben desarrollar las funciones y la atención de las labores, tratando de construir una memoria institucional. Eliminar la interpretación individual acerca de los aspectos más importantes del trabajo. Indicar requerimientos, secuencias, documentos, decisiones, etc., que orientan y dan seguridad a la acción. Como lo expresa Münch, el contenido de los manuales debe incluir los siguientes requisitos: 1. Portada. Debe incluir el logotipo de la empresa, el nombre de la empresa y el título del manual. 2. Índice. Muestra el listado de capítulos que constituyen el manual. 3. Introducción. Da información breve del contenido del manual. 4. Objetivo. Explica el fin que se quiere lograr con el manual. 5. Cuerpo del manual: Es la parte sustancial del manual, ya que contiene las propuestas de solución a los problemas organizativos detectados en la empresa en general o en un área específica. Cada página del manual debe incluir cuadros de identificación (nivel superior y nivel inferior), que al menos contenga la denominación del tipo de manual elegido (de organización, de descripción de puestos o de procedimientos), el número de páginas, la fecha de elaboración, la fecha de vigencia y el nombre de las personas que intervinieron en su elaboración, revisión y autorización del manual. 6. Anexos. Son documentos complementarios relacionados con el manual seleccionado. 7. Glosario. Lista de términos utilizados para la mejor comprensión del contenido del manual. 8. Simbología. Descripción de símbolos que facilitan la información y comprensión del contenido del manual.

248

Instrumento de Evaluación

Rúbrica para evaluar Actividad Integradora Módulo IV Submódulo 11

Capacitación de Administración GENERAR, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA GENERA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA

Sesión: Ponderación:

____%

 Alumno:________________________________________________________ No. Lista: ________ Plantel: ______________________ Semestre y Grupo: ____________ Fecha: _____________ Desempeño a evaluar: Desarrollos de competencias del submódulo 11. Instrucciones: De acuerdo los indicadores, anota lo que corresponde a cada desempeño realizado. Suma los puntos en el sub total y posteriormente obtén el promedio total. Indicador

Nivel A

100%

Nivel B

80%

Nivel C

60%

Nivel D

50% Puntuación

Claridad y presentación (3 Puntos)

Contenido (4 puntos)

Análisis y Reflexión (3 Puntos)

Elaboran el archivero con materiales reciclados, en el que el equipo señala todas sus partes, con etiquetas que resaltan por su color fosforescente, y lo entregan a tiempo.

Elaboran el archivero utilizando materiales reciclables, pero el equipo no marcan todas las partes del archivero aunque lo entregan a tiempo.

Presentan fallas en la estructura del archivero, marcan algunas de sus partes, no participan todos los integrantes en la elaboración.

Elaboran parcialmente el archivero, los integrantes del equipo no trabajaron equitativamente. Marcan pocas partes del archivero, aunque lo entregan a tiempo.

En el Manual de Control Documental identifican y argumentan correctamente el control de los documentos que se generan o recibe su empresa.

Identifican los documentos que genera y recibe su empresa, pero argumenta en forma deficiente, los procedimientos de control.

Presentan fallas al identificar los sistemas de archivo y el proceso de control de sus documentos.

No logran identificar los documentos que se generan y reciben en su empresa y no argumentan el proceso de control.

Comentan, analizan y reflexionan la utilidad del Manual de Control Documental.

Comentan y realizan un análisis insuficiente de la utilidad del Manual de Control Documental

No logran analizar la utilidad del Manual de Control Documental.

No comentan ni analizan el Manual de Control Documental, sólo lo presentan.

Observaciones Generales:

Tabla de Ponderación: Ponderación del indicador X Porcentaje de categoría. Ejemplo: 2 puntos X Nivel B 80% = 1.6

Juicio de Competencia: (

Nombre del docente:

) Competente

Firma del alumno:

(

) Competencia en proceso

Lugar y fecha de aplicación:

249

Instrumento de Evaluación Lista de Cotejo 1 Capacitación de Administración Módulo IV

GENERAR, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

Submódulo 11

GENERA Y GESTIONA LA INFORMACI N DE UNA EMPRESA.

Competencia

Sesión: Ponderación:

____%

INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA F SICA Y/O ELECTR NICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA.

Alumno:____________________________________________________ No. Lista: ________ Plantel: ____________________ Semestre y Grupo: ____________ Fecha: _____________ Desempeño a evaluar: Desarrollos de competencias del submódulo. Instrucciones: De acuerdo con el desempeño anota lo que c orresponde en cada actividad realizada. Suma los puntos en el subtotal y posteriormente obtén el promedio total. Si=1 punto

No=0 Aspectos a evaluar Entrega puntual

Creatividad en sus ideas

Producto si

no

si

no

Utiliza los conceptos adecuados

 Análisis y síntesis de información

Excelente presentación

si

si

si

no

no

Subtotal

no

Contesta utilizando sus conocimientos previos la evaluación diagnóstica. 1. Reconoce la importancia de la permanencia y la constancia en los documentos. 2. Investiga los comités de archivos utilizando internet. 3. Ilustra el ciclo de vida de un documento. 4. Investiga de manera física los términos archivísticos que se le indican.

250

5. Redacta un reporte de entrevista de los diferentes departamentos de su institución educativa. 6. Realiza un esquema del equipo y material necesario para controlar la información, mencionando sus características. 7. Establece al departamento central de correspondencia dentro de su proyecto emprendedor. 8. Realiza un diagrama de flujo del Procedimiento de Archivo. 9. Realiza 3 ejemplos de cada una de las reglas de clasificación alfabética para individuos. 10. Diseña una hoja de referencia para su proyecto empresaial. 11. Realiza 3 ejemplos de cada una de las reglas de clasificación alfabética para empresas e instituciones. 12. Realiza 3 ejemplos de cada una de las reglas de clasificación alfabética para instituciones gubernamentales, bancos y escuelas. TOTAL Fecha:

Evaluador:

Firma del docente:

251

Instrumento de Evaluación Lista de Cotejo 2 Capacitación de Administración Módulo IV

GENERAR, CONTROLA Y VOCEA LA COMUNICACIÓN DE UNA EMPRESA

Submódulo 11

GENERA Y GESTIONA LA INFORMACI N DE UNA EMPRESA

Competencia

Sesión: Ponderación:

____%

INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA F SICA Y/O ELECTR NICA DE ACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA.

 Alumno:__________________________________________ _ No. Lista: ________ Plantel: _______________

Semestre y Grupo: ______

Fecha: _____________

Desempeño a evaluar: Desarrollos de competencias del submódulo. Instrucciones: De acuerdo con el desempeño anota lo que corresponde en cada actividad realizada. Suma los puntos en el subtotal y posteriormente obtén el promedio total. Si=1 punto

No=0

Aspectos a evaluar Entrega puntual

Creatividad en sus ideas

Producto si

no

si

no

Utiliza los conceptos adecuados

 Análisis y síntesis de información

Excelente presentación

si

si

si

no

no

Subtotal

no

13. Contesta el cuestionario en el que identifica el tipo de sistema de archivo alfabético 14. Contesta el cuestionario en el que identifica el tipo de sistema de archivo numérico. 15. Realiza una práctica en la que abre expedientes individuales y misceláneos; asigna números; y los ordena en forma correcta.

252

16. Realiza un mapa mental de los documentos electrónicos y sus ventajas. 17. Realiza un cuadro sinóptico de la propuesta de intervención en archivos de documentos electrónicos. 18. Identifica el concepto, las características y la aplicación de los Sistemas de Administración Electrónica. 19. Diseña un formato de Requisición de Documentos. 20. Contesta el cuestionario en el que identifica el control de la comunicación escrita. 21. Contesta el cuestionario en el que identifica la clasificación de los archivos. TOTAL Fecha:

Evaluador:

Firma del docente:

253