INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TANTOYUCA. (UNIDAD ACADEMICA PLATÓN SÁNCHEZ VERACRUZ) ING. EN GESTIÓN EMPRESARIAL MATERIA: DISEÑO ORGANIZACIONAL MAESTRO O DOCENTE: LIC. THELMA CECILIA SÀNCHEZ MELGOZA PRESENTA: ANA HERNÁNDEZ SÁNCHEZ SEXTO SEMESTRE GRUPO: UNICO
“UNIDAD 5 METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN E INNOVACIÓN DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES. Platón Sánchez, Ver. A 31 de marzo del 2014.
ÍNDICE
Introducción………………………………………………………………………3 Objetivo general………………………………………………………………….4 Objetivo especifico…………………………………………………………...….4 Justificación…………………………………………………………………...…5 Unidad 5 Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales. 5.1 Planeación del estudio……………………………………………………6-7 5.2 Autorización del estudio…………………………………………………..8-9 5.3 Recopilación de la información…………………………………………….10 5.4 Análisis e interpretación de datos……………………………………..11-12 5.45Elaboración y planteamiento de la propuesta………………………12-13 5.6 Implementación…………………………………………………………14-15 5.7Evaluación periódica……………………………………………………16-17 Conclusión………………………………………………………………………18 glosario………………………………………………………………………..…19 Bibliografía………………………………………………………………………20
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INTRODUCCIÓN La presente investigación se realiza con el único fin de poder determinar cuál sería la estructura más adecuada para el negocio hablando específicamente de diseño organizacional, para esto se estudio de igual manera varios modelos organizacionales, con el fin de poder entender su metodología y aplicación especifica de acuerdo al giro de la empresa y los recursos con los que cuenta, llegando finalmente a la aplicación simulada en una empresa, para esto analizamos los pasos específicos a seguir para desarrollar una estructura organizacional eficaz y productiva, haciendo uso de todo lo estudiado anteriormente como lo principal la evaluación y diagnostico organizacional, de la empresa como punto de partida hacia el desarrollo de nuevas estrategias o bien innovación o busca de áreas de oportunidad dentro de nuestra estructura organizacional, para esto seguiremos una metodología alterna a las estudiadas en los modelos de diseño organizacional es decir en esta unidad se analizara el modo de aplicación dentro de la empresa también se presentara una visión panorámica de la metodología del diseño organizacional. La metodología que se describe, es decir, la secuencia ordenada y lógica de los pasos que debe darse para constituir una organización, es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensión o actividad, como en forma independiente a unas u otras de sus unidades componentes, llámense gerencias, sub-gerencias, divisiones, departamentos o secciones.
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OBJETIVO GENERAL Dar a conocer cuál es la metodología que se utiliza para la creación e innovación de una estructura organizacional.
ESPECIFICO Analizar cómo se lleva a cabo la planeación del estudio Dar a conocer a que se refiere con la autorización del estudio Conocer como se aplica la recolección de la información
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JUSTIFICACIÓN El presente trabajo de investigación se realiza con la finalidad de investigar la unidad 5 que lleva por nombre metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales así como también para conocer los pasos para que se lleve a cabo una buena recopilación de datos.
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5.1 PLANEACIÓN DEL ESTUDIO Antes de empezar con cualquier estudio de cualquier índole es necesario realizar la justificación necesaria del mismo es decir fundamentar los motivos del mismo, aun que sean rutinarios, es indispensable sustentar dichos estudios ya que de este modo se especificaran los objetivos a evaluar ya sea para obtener un diagnostico, áreas de oportunidad o bien buscar soluciones a problemáticas suscitadas
dentro
de
la
organización.
Cualquier mejoramiento o racionalización administrativa debe comenzar con cuidados y preparación, así como:
a) Reconocimiento del problema y autorización para realizar el estudio. b)
Ubicación
precisa
c) d)
del
área
en
que
Tipificación Investigar Definición
f)
Formulación
presente
el
del
sobre
e)
se
las del
causas
problema. problema.
del
problema.
objetivo
del
estudio.
plan
del
trabajo.
del
Otro punto a tomar en cuenta dentro de la planeación del estudio es la aplicación de los recursos que tendremos a nuestro alcance es decir las herramientas que serán
necesarias
para
la
aplicación
y
realización
de
nuestro
estudio
organizacional, estos dependerán de la complejidad de nuestro estudio en relación al tamaño y giro empresarial en el cual nos desenvolvamos, estas herramientas pueden ser los modelos de diagnostico y evaluación organizacional estudiados en la
unidad
anterior.
Es este punto igual cabe mencionar que la realización de estos estudios puede ser particular o general es decir podemos realizar un estudio aislado en un área en especifico dentro de la organización, por ejemplo: una auditoria en el departamento de contabilidad, dicho estudio tendría su metodología y objeto de Unidad 5 Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales.
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estudio especifico, otro ejemplo podría ser el inventario de almacén de productos terminados, en este caso realizaríamos un estudio en el área de producción, o bien podríamos referirnos a un estudio en general como por ejemplo las certificaciones ISO en las cuales se evalúa a la empresa como un todo, y claro antes de que lleguen los auditores, el área encargada, que en este último caso podría ser el departamento de calidad sería la encargada de realizar los estudios correspondientes dentro de la organización para verificar que todo se esté realizando de acuerdo con los parámetros estandarizados de las certificaciones ISO. Podríamos enfocar todo lo anterior a los 4 pasos de la administración y nos situaríamos en este punto al igual que en los siguientes tres en el proceso de planeación, creo que igual vale la pena hacer uso de otras herramientas que hemos conocido a lo largo de nuestra preparación académica en este caso creo que la implementación de una análisis FODA nos serviría para poder determinar de mejor manera nuestro objeto de estudio.
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5.2 AUTORIZACION DEL ESTUDIO
Como bien mencionamos en el punto anterior la planeación no se da de la noche a la mañana, para realizarla hay que tener en cuenta factores tanto cuantitativos como cualitativos, la planeación de estudios organizacionales es el resultado de la buena conjugación de todos estos factores ya que son las variables a medir para la determinación de resultados, es decir no podemos determinar nuestro objeto de estudio si no analizamos primero cuales sean nuestras variables a medir y el grado de afectación que estas tienen sobre nuestra organización.
Una vez conociendo los aspectos antes mencionados podemos empezar con la programación
de
nuestro
estudio
que
no
es
más
que
organizarnos
adecuadamente en cómo, y cuando llevaremos a cabo la realización de nuestro estudio, es necesario también tomar en cuenta que nuestra labor no debe de afectar con los procesos normales de nuestra empresa que, como estudiamos anteriormente es uno de los inconvenientes con los que nos encontramos comúnmente, posterior a esto debemos tratar de llegar a los resultados más convenientes en el menor tiempo posible sin descuidar a la vez la eficacia de nuestros procedimientos. Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de
cada
persona.
Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe
hacer
para
alcanzar
las
metas.
• Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le Unidad 5 Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales.
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debe
ser
facilitada.
Algunos conceptos que debemos tomar en cuenta dentro de la planeación organizacional son los siguientes:
La Estructura Organizacional es un instrumento administrativo en el que se definen tareas por realizar considerando las capacidades y motivaciones del personal disponible. Su propósito es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano.
La Planeación de la Estructura Organizacional ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación requeridos. Puede revelar debilidades que se perciben más claramente al comparar la estructura organizacional real con la deseable.
Estructura
Del
Proyecto.
Durante el tiempo de vida de un producto, se deben realizar varias actividades que comprenden planeación, desarrollo, servicios, publicaciones, control de calidad, apoyo y mantenimiento. La planeación identifica agentes externos y necesidades, lleva a cabo estudios de factibilidad y supervisa el desarrollo de principio a fin. El desarrollo especifica, diseña, instrumenta, depura, prueba e integra el producto. Los
servicios
proporcionan
herramientas
automatizadas
y
recursos
computacionales para todas las actividades y administra la configuración, distribución del producto y distintos apoyos administrativos.
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5.3 RECOPILACION DE LA INFORMACION Después de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos. En esta etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización, de lo contrario se obtendrá una impresión deformada de la realidad, pues se incurrirá en interpretaciones erróneas , y se aplicarán medidas de mejora inoperantes. Datos Primarios: Es la información recabada por primera vez, única para esa investigación en particular y se recopila mediante uno o varios de éstos elementos: a) observación, y b) cuestionarios (el más popular). Datos Secundarios: También conocida como investigación documental, se refieren a la información existente, útil para la encuesta específica. Este tipo de datos está disponible: a) en forma interna (dentro dela misma empresa, como registros de transacciones, por ejemplo, de facturas) y b) en forma externa (fuera de la empresa, como informes de gobierno, estadísticas oficiales, etc...). Herramientas para la recopilación de la información a) Cuestionario b) Entrevista c) Investigación Documental d) Observación directa e) Consulta a sistemas de información f) Cédula
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5.4 ANÁLISIS
E
INTERPRETACIÓN
DE
DATOS
una vez que ya tenemos bien delimitado nuestro objeto de estudio, la metodología y las herramientas que utilizaremos en nuestro estudio organizacional es de suma importancia obtener la mayor cantidad de información posible de todos los departamentos que constituyen a nuestra empresa, ¿Qué significa esto? Como bien sabemos la empresa es un solo sistema laboral y productivo por lo tanto es necesario conocer las afectaciones de todos y cada uno de los departamentos de la empresa, pero cabe mencionar que la obtención de información es únicamente el primer paso dentro de este proceso, ya que lo que nos asegurara buenos resultados sin duda alguna es el análisis y buena interpretación de toda la información obtenida, esta puede ser una tarea ardua si no se sabe exactamente lo que buscamos, de ahí la importancia de que se lleven a cabo y eficazmente los puntos vistos anteriormente, esto nos ayudara a poder descartar información irrelevante al objeto de estudio que pretendemos realizar.
El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a los interrogantes de la investigación. El objetivo de la interpretación es buscar el significado más amplio a las respuestas mediante una trabazón con otros conocimientos disponibles, por otro lado, un abuso o sobresaturación de información estadística cuando no es necesaria, solo sirve para el regodeo del analista y además conspira contra la comprensión del fenómeno este, tal vez sea el reto más importante a vencer dentro de la realización de nuestro, por que los resultados o la localización exacta del origen de nuestra problemática puede depender del análisis correcto de dicha información, El objetivo de traer esta problemática está dirigida al logro de los objetivos específicos que se persiguen. La primera de ellas es sumar al cálculo matemáticoestadístico a la comprensión conceptual. Nos parece interesante poder entender e interpretar lo que “hay detrás de cálculo estadístico”, esto es, cómo se relaciona los postulados teóricos con los lógicos y éstos con los paradigmas estadísticos, lo que desde el inicio queremos despejar son algunos errores conceptuales que Unidad 5 Metodología para la creación e innovación Páginade estructuras organizacionales.
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llevan posteriormente a errores de aplicación o a mal interpretar la información como antes mencionamos.
5.5 ELABORACIÓN Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA una vez realizado el estudio y análisis correspondiente de la información pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomar acciones, de acuerdo a los resultados obtenidos posterior al estudio realizado, ¿Qué quiere decir esto? Bien esto se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para poder determinar cuál es la más factible o conveniente para nuestra organización, es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales, o estructurales, porque si bien se busca la mejora de nuestros procesos un cambio drástico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo que habrá en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias fases, de implementación como veremos en el siguiente punto.
Otro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de acción Unidad 5 Metodología para la creación e innovación Páginade estructuras organizacionales.
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de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de algún posible error o afectación ya sea de carácter físico o administrativo el cual podamos emplear de manera inmediata
sin
causar
mayor
afectación
en
nuestra
organización.
La elaboración e implementación constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas y está conformada
por
tres
fases:
a)
Preparación
del
programa
b)
Integración
de
recursos
c)
Ejecución
del
programa
el actual método de implantación parcial o por aproximaciones consiste en seleccionar partes del proyecto e implementarlas poco a poco sin causar alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso hasta consolidar el anterior combinación de métodos consiste en la aplicación de mas un método integración de recursos estructurado el programa se reúnen los recursos humanos, materiales y tecnológicos, se fundamenta técnica y normativamente la implantación, se acondiciona físicamente las instalaciones y se capacita al personal que vaya a colaborar en su ejecución.
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5.6 IMPLEMENTACIÓN Una implementación o implantación es la realización de una aplicación, o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política, ¿Qué quiere decir esto? En un enfoque más claro podemos determinar a la implementación como el método o modo en el cual pondremos en acción
las
estrategias
tomadas
posterior
a
todos
los
procesos
vistos
anteriormente, en esta etapa podemos mencionar que las labores se vuelven un poco mas técnicas que administrativas, ¿Por qué? Bueno porque es necesario evaluar las dimensiones de las afectaciones que pueden obtenerse a consecuencia de la realización de cambios en nuestra empresa, partiendo de esto podemos determinar el modo en el que llevaremos a cabo la implementación de nuestras estrategias organizacionales, como mencionamos en el punto anterior podemos seccionar nuestros planes de acción en partes o fases, si se trata de cambios drásticos en los procesos ya establecidos en nuestra empresa esto se hace para tratar de disminuir el impacto en los empleados y de este modo puedan tener una mejor aceptación a las estrategias impuestas de tal modo que no desestabilice a la empresa, esto claro si hablamos de una estrategia a nivel general, ahora bien si hablamos de cambios departamentales, pues son mucho más fáciles de llevar a cabo y con mucho menos imprevistos; otro punto que mencionábamos con anterioridad era la opción de un planes de estrategia en casos de contingencia estos planes deben de ser de fácil implementación y con resultados inmediatos estos se usan mayormente en caso de recesiones económicas, afectaciones naturales, o fuertes campañas publicitarias de la competencia.
El proceso de administración estratégica involucra dos procesos relevantes. El El
primero, segundo,
la la
formulación
implementación
de
de la
la
estrategia.
estrategia
seleccionada.
Para que las organizaciones tengan éxito necesitan realizarse ambos procesos de manera adecuada, para formular la estrategia se realizará un análisis cuidadoso Unidad 5 Metodología para la creación e innovación Páginade estructuras organizacionales.
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del medio ambiente externo y del ambiente interno llevando a cabo una adecuada implementación de dicha estrategia. La mayor parte de los fracasos de las empresas no provienen de una mala formulación de la estrategia sino de una implementación inadecuada. De ahí emana la importancia tan relevante del segundo proceso, es decir, la puesta en marcha de la estrategia. Es indispensable implementar las estrategias a través de diseñar la estructura organizacional congruente con la estrategia seleccionada, establecer los controles oportunos y de contar con una cultura organizacional adecuada, es necesario contar con tu motivación para realizar este curso, ya que puedes estar seguro que serás capaz de aplicar los diversos conceptos vistos en el curso al caso particular de tu empresa.
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5.7 EVALUACIÓN PERIÓDICA Muchas veces, los problemas no son manifiestos y solo se detectan cuando se efectúa un análisis en profundidad. La rutina diaria impide frecuentemente pensar en la situación de la empresa y su futuro, aunque pensar para tener una visión global de la situación agregue valor. Muchas veces el día a día, lo urgente, impide a los directivos pensar en lo importante, los directivos deben dedicar tiempo a pensar, para así orientar, motivar y controlar, y evitar que las empresas pierdan la brújula del cumplimiento de su misión en el lago plazo, la evaluación periódica de la empresa se presenta como una herramienta útil para el control de gestión superior, que consiste en analizar la evolución de la empresa en los últimos años y sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y la situación en relación con el cumplimiento de su misión. Para efectuar esta evaluación se utilizan naturalmente los mismos instrumentos que se incorporan a la carpeta de control superior, pero el análisis se refiere a períodos más prolongados (generalmente coincide con el cierre de balances) y no se efectúa para marcar tendencias de variables sino para establecer en qué medida la empresa es rentable, mantiene su patrimonio y evoluciona favorablemente. En otros términos, es una autoevaluación de la medida en que la empresa es una inversión conveniente para señalar con tiempo las deficiencias que deban ser corregidas. Evaluación
periódica
a
cada
miembro
de
la
organización
Toda persona le gusta saber cómo está su nivel de desempeño y como es visto por su superior. Esto cabe dentro de lo que llamaríamos elemento motivante en el desempeño de cada persona. No se debe hacer una evaluación subjetiva por que causa daño a las personas y en consecuencia a la organización. El evaluador (líder de su equipo) debe hacer ver al evaluado con exactitud y sin lugar a duda como es visto el desempeño y aporte de cada trabajador hacia la empresa. Cada persona está deseosa de saber donde está ubicada para disminuir su nivel de inseguridad laboral que puede hacer mermar su nivel de desempeño. Si es una persona con antigüedad en la organización debe buscarse su evaluación anterior y Unidad 5 Metodología para la creación e innovación Páginade estructuras organizacionales.
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hacer la comparación de cómo estabas y como estas en este momento. Es necesario que el evaluado una vez concluya su evaluación firme (si está de acuerdo) la evaluación escrita junto a su líder. En el caso de no estar de acuerdo con su evaluación, es tarea del evaluador establecer estrategias de comunicación y persuasión con el objetivo de que el objetivo de esa evaluación radica en la mejora continua y crecimiento del trabajador en la organización y así a futuro poder ser recompensado por su aporte a la organización Allí deben establecerse compromisos de ambas partes a cumplir en el transcurso del periodo que se establezca
como
fecha
término
de
cada
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evaluación.
CONCLUSIÓN
En base a lo aprendido en la presente investigación podemos concluir que es necesario de todo el proceso administrativo enfocado al concepto empresarial y comercial para la determinación de áreas de oportunidad y crecimiento de la empresa, para esto es necesario poder llegar a niveles de estadística y control sumamente necesarios dichos aspectos se logran atreves específicamente de modelos estadísticos y matemáticos, que son parte de modelos organizacionales y claro con fundamentos matemáticos, otro punto a destacar son las diferentes estrategias a las que se logra llegar posterior a la realización de estudios organizacionales ya que mediante ellos podemos dar otro enfoque a la situación general de la empresa y podemos alcanzar a través de ella niveles de optimizados deseados e incluso el replanteamiento de ideas y estrategias en la empresa.
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GLOSARIO Trabazón: Juntura o enlace de dos o más cosas que se unen entre sí., Espesor o consistencia que se da a un líquido o a una masa, Conexión de una cosa con otra o dependencia que entre sí tienen
Depuración: como una limpieza de algo que es considerado erróneo, negativo o peligroso en un organismo, objeto, etc.
Brújula del cumplimiento: es un instrumento que sirve de orientación y que tiene su fundamento en la propiedad de Persuasión: es la influencia social de las creencias, actitudes, intenciones, motivaciones y comportamientos Drásticos: Que es radical, riguroso o severo Regodeo: Placer que se siente por algo que gusta o resulta agradable Problemática: Que causa o implica problemas: Estrategia: es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión Recompensado: Premiar a alguien voluntariamente en reconocimiento a un servicio, un mérito o una buena acción Persuasión: es la influencia social de las creencias, actitudes, intenciones, motivaciones y comportamientos
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REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA http://boards4.melodysoft.com/2005AISI0304/planeacion-de-una-estructuraorganizacional-10.html http://www.uv.mx/iiesca/revista4/calidad.htm http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/laestructorguch.htm http://www.definicionabc.com/general/depuracion.php#ixzz2xZWIK0yW
www.slideshare.net/.../metodóloga-para-la-creación-e-innovación-de-estruc.
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