Tugas Dan Wewenang Apoteker & Produk SApesialis

Tugas, Peran, dan Tanggung Jawab Apoteker di Pedagang Besar Farmasi PT. PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Oleh  Drs.!untaha Ahmad,Apt, !! Direktur PT. PT. Kimia Farma Trading Trading & Distribution

Peranan dan tugas di Pedagang Farmasi bisa dikatakan sebagai babak baru peranan apoteker di distribusi farmasi . Sebagai penanggung jawab dalam distribusi farmasi mempunyai peran vital dalam mendistribusikan mendistribusikan sediaan farmasi dari saluran distribusi distribusi besar sampai sampai yang kecil.Pengetahuan kecil.Pengetahuan tentang logistik memegang peranan dalam menjalankan distribusi farmasi. Sebagai Sebagai penanggung penanggung jawab di PBF apoteker apoteker memegang memegang peranan dari perbekalan perbekalan yang datang datang sampai sediaan sediaan farmasi yang didistribusika didistribusikan n ke unit unit farmasi lain.Dalam mengelolaan mengelolaan sediaan sediaan farmasi dimulai bagaimana menata gudang serta menyimpannya sesuai standar yang dipersyaratkan oleh Quality ontrol pabrik dan mengelola dokumen yang sah sebagai bahan untuk telusur sehingga kwalitas sediaan farmasi dapat dijaga sampai ke pengguna. Dengan dikeluarkan Peraturan !epala BP"# $% &! '(.).(*.)).)+.,-*+ tahun +')+ tentang Pedoman eknis eknis ara Distribusi "bat /ang /ang Baik peranan 0poteker di bidang Distribusi obat lebih diakui lagi bukan hanya mengelola distribusi obat tetapi lebih jauh lagi ke sistem manajemen mutu. Secara ringkas dapat digambarkan tugas dan peranan apoteker di PBF sebagai berikut sesuai PP -) tahun +''1 dan pedoman teknis D"B

". Tugas

#elakukan #elakukan pekerjaan pekerjaan kefarmasian kefarmasian 2pembuata 2pembuatan n termasuk termasuk pengendal pengendalian ian mutu Sediaan Sediaan Farmasi3 Farmasi3 pengamanan pengamanan33 pengadaan pengadaan33 penyimpan penyimpanan an dan pendistr pendistribusi ibusi atau penyalura penyaluranan nan obat3 obat3  pengelolaan obat3 3 pelayanan pelayanan informasi obat3 



 #embuat dan memperbaharui S"P 2Standard "perational Procedure4

&arus memenuhi ketentuan ketentuan cara distribusi obat yang baik yang yang ditetapkan oleh !epala BP"# saat melakukan pekerjaan kefarmasian dalam distribusi atau penyaluran sediaan farmasi3 termasuk termasuk pencatatan pencatatan segala sesuatu sesuatu yang berkaitan berkaitan dengan proses proses distribu distribusi si atau penyaluran penyaluran sediaan farmasi. 

#. Peran

Sebagai penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi meliputi pemesanan3penerimaan 3  penyimpanan3 penyaluran penyaluran sesuai kaidah D"B 

#emastian mutu 2Quality 0ssurance4 berjalan dengan baik sesuai S"P "perational Procedure4 

2Standard

Dalam melakukan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian3 apoteker  dapat mengangkat seorang 0poteker pendamping yang memiliki S$!. 

$. Tanggung %awab a !en'usun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem mana%emen mutu

Dalam menyusun 3 memastikan dan mempertahankan mutu apoteker berperan aktif dalam menyusun sistem mutu yang mencakup tanggung jawab 3 proses dan langkah manajemen risiko terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan. Dimulai dengan peran menyusun S"P 2Standard "perational Prosedure4 sampai implementasinya . ermasuk penyusunan struktur organisasi 3  proses dan pengelolaan sumber daya manusia yang kompeten .Sehingga wewenang dan tanggung jawab setiap orang jelas sehingga sistem mutu dapat dipertahankan . 0poteker harus mendokumentasikan semua kegiatan sehinnga dapat dipantau efektivitasnya . 

Fokus pada pengelolaan kegiatan 'g men%adi kewenangann'a

Dengan adanya sistem mutu maka wewenang dan tanggung jawab apoteker menjadi jelas sehingga kinerja apoteker dapat dinilai .Fokus menjadi kata kunci pengeloaan kegiatan dan tidak  ada lagi tumpang tindih wewenang .Dalam kegiatan distribusi dapat dipilah dimana saja apoteker   berperan sehingga aspek kontrol semua kegiatan dapat dijaga . Sebagai contoh dalam validasi surat pesanan apoteker bertugas sebagai 5validator6 apakah surat pesanan tersebut memenuhi  persyaratan baik kualitas maupun kuantitasnya 2surat pesanan lengkap dan benar serta jumlah yang diminta wajar 4.Demikian juga di proses akhir distribusi apoteker harus berperan sehingga  proses distribusi dapat berjalan dengan benar sehingga kualitas yang didistribusikan tetap terjaga. 

!engelola program pelatihan personil 'ang terkait dalam kegiatan distribusi

Peran apoteker yang paling penting dalam menjaga sistem mutu adalah melatih personil sehingga  personil pelaksana dapat menjalankan operasional sesuai dengan S"P dan menghasilkan proses yang benar.Pengelolaan pelatihan personil harus dilakukan secara kontinue dan terprogram dan dapat dievaluasi efektivitasnya .Perlu didokumentasikan progress hasil pelatihan termasuk   penilaian kinerja personil dalam menjaga kompetensinya. 

!engkoordinir kegiatan penarikan obat

Dalam menjaga mutu obat yang didistribusikan peran apoteker dalam penarikkan obat baik yang mandatory 2wajib4 atau voloutary 2sukarela4 sangat vital. Perlu gerak cepat untuk mencegah obat dikonsumsi masyarakat sehingga bahaya yang ditimbulkan bisa diminimalisir. !oordinasi dengan produsen3principal dan regulator harus diperkuat dalam proses penarikan obat. 

!engawasi penanganan keluhan pelanggan

Dalam mengevaluasi sistem mutu berjalan dengan baik 3 keluhan dari pelanggan bisa menjadi  barometer .ugas apoteker dalam menangani keluhan adalah mencatat dan mendokumentasikan keluhan selanjutnya memilah keluhan mana saja dan ditujukan kepada siapa .Sebagai apoteker   posisinya mempresentasikan sebagai wakil dari poduk yang didistribusikan serta menjaga  pelayanan yang dijanjikan ke konsumen.!eluhan terhadap mutu produk selanjutnya dikoordinasikan dengan principal dan produsen sedangkan untuk pelayanan jasa distribusi harus segera dievaluasi dan diperbaiki sehingga keluhan pelanggan bisa diminimalisir. 

!elakukan kuali(ikasi pemasok dan pelanggan

ugas apoteker yang utama dalam kualifikasi pemasok dan pelanggan melakukan  screening  sehingga dapat dipastikan pemasok atau pelanggan mempunyai i7in sesuai ketentuan perundang8 undangan yang berlaku serta mengikuti prinsip D"B.!ualifikasi pemasok dan pelanggan harus dilakukan berulang bukan hanya meminta salinan peri7inan tetapi memantau proses transaksi jika ada penyimpangan. 

!eluluskan obat)bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke stok 

Dalam prakteknya proses distribusi selalu ada barang kembalian dari pelanggan baik itu salah  pemesanan ataupun pengembalian dikarenakan obat sudah mendekati  Expire Date 3 apoteker   bertugas untuk bisa memeriksa sekaligus meluluskan bahwa obat bisa dikategorikan layak jual dan kembali sebagai stok.entunya ada dua fokus yang harus diperiksa yaitu kemasan 3petunjuk   pemakain dan obat itu sendiri. 

Berperan dalam per%an%ian kontrak 

0poteker berperan dalam perjajnjian kontrak kerjasama untuk semua kegiatan yang menunjang  pelaksanaan distribusi . #isal 9 antar fasiltas distribusi 3perjanjian pengiriman barang3  pemeliharaan peralatan gudang 3 pest control dsb. Sebagai contoh dalam proses distribusi obat adakalanya pengiriman dilakukan oleh jasa ekspedisi  bukan oleh perusahaan distribusi itu sendiri . 0poteker wajib berperan dalam point8point  perjanjian 3 point penting yang harus masuk dalam perjanjian adalah perusahaan ekspedisi wajib mengikuti kaidah D"B dan apoteker berhak untuk mengaudit perusahaan distribusi untuk  memastikan perusahaan distribusi melaksanakan D"B .ontoh pengontrolan suhu pengiriman3  penataan:pengepakan produk supaya tidak terkontaminasi dengan produk lain. 

!emastikan inspeksi diri di%alankan

%nspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan kepatuhan terhadap  pemenuhan D"B dan bahan untuk perbaikan selanjutnya. Pelaksanaan inspeksi diri dalam  jangka waktu yang ditetapkan dilakukan oleh yang berkompeten dalam bidangnya. 0poteker  harus melakukan apa saja yang menjadi hasil inspeksi tersebut dan didokumentasikan sehingga dapat dilihat progres serta perbaikan untuk menunjang semua pelaksaaan proses distribusi.Secara detail harus dibuat 0P0 2orrective 0ction Prepentive 0ction4 sebagai acuan pelaksaan inspeksi diri .

!endelegasikan tugasn'a kepada apoteker)tenaga teknis ke(armasian %ika berhalangan. 

Dalam melaksanakan tugasnya apoteker bisa saja mendelegasikan tugas dan wewengnya kepada apoteker supervisi atau tenaga kefarmasian lainnya apabila berhalangan. . &al tersebut dimungkinkan dengan memberi wewenang terbatas sehingga proses distrubusi tidak terganggu. Semua pedoman pendelegasian mengacu kepada S"P 2Standard "perational Procedure4 sehingga terjaga dan dapat dipertanggung jawabkan. Turut serta dalam pengambilan keputusan untuk karantina atau pemusnahan obat)bahan obat. 

Dalam prakteknya distribusi obat menyisakan satu risiko yang hanya bisa diminimalisir yaitu kerusakan obat. !erusakan obat bisa saja terjadi akibat penerimaan3 penyimpanan dan distribusi yang salah.Belum termasuk obat yang e;pire date karena tidak bisa dipasarkan. ugas apoteker  dalam hal ini memisahkan obat dengan kategori rusak:
!emastikan pemenuhan pers'aratan obat

ugas apoteker yang terpenting dalam mendistribusikan obat adalah memastikan pemenuhan  persyaratan obat meliputi 9 berasal dari pemasok yang mempunya i7in sesuai ketentuan yang  berlaku dan menerapkan kaidah D"B.#emastikan pasokan obat mempunyai i7in edar yang  berlaku3tidak rusak:mengalami perubahan selama penerimaan:transfortasi3 tidak kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa serta nomor batch sesuai yang tertera di dokumen .Selama penyimpanan apoteker wajib mengikuti aturan penyimpanan utamanya persyaratan suhu penyimpanan dan tidak bercampur dengan produk lain yang dapat terkontaminasi. Dalam proses pendistribusian harus tetap dipenuhi seperti dalam proses penyimpanan utamanya persyaratan suhu penyimpanan dan tidak bercampur dengan produk lain yang dapat terkontaminasi sehingga mutu dapat dijaga .

*e+ara umum, peran apoteker di Pedagang Besar Farmasi dapat dibagi men%adi dua bagian, 'aitu sebagai berikut 

". Pro(esional

Peran 0poteker di Pedagang Besar Farmasi adalah menjaga proses distribusi sediaan farmasi  berjalan dengan baik dan benar sesuai ketentuan yang berlaku.#enetapkan dan melaksanakan S"P 2Standard "perational Procedure4. . 0poteker sejatinya harus memiliki kompetensi3 maksudnya memiliki ilmu 2knowledge4 dan keterampilan 2skill4 dalam melaksanakan tugasnya seperti ilmu distribusi dan tahu proses penyimpanan sediaan farmasi. Pemahaman ilmu distribusi

akan membantu apoteker dalam menentukan ketersediaan sediaan farmasi yang optimal sehingga dapat memperkirakan kapasitas gudang dan kemampuan jangkauan distribusi serta keamanan sediaan farmasi selama didistribusikan. Pemahaman proses penyimpanan akan membantu apoteker menjaga mutu sediaan farmasi selama disimpan di gudang.Seperti kita ketahui  penyimpanan sediaan farmasi harus memenuhi beberapa persyaratan diantaranya suhu ruangan3  pemisahan tempat berdasarkan bentuk sediaan dan pengamanan terhadap produk narkotika3  psikotropika dan prekursor. #. !anager

0poteker harus dapat menjadi manajer yang baik3 dalam hal ini apoteker harus mampu mengatur   barang3 dan semua personil yang terlibat pada proses distribusi Salah satu kunci sukses  pengelolaan persediaan di pedagang besar farmasi adalah pemenuhan service level )''=3 artinya  pedagang besar farmasi mampu memenuhi semua permintaan pelanggan 3 sehingga rasio  penolakannya '=. >ntuk dapat menjamin service level tersebut diperlukan perencanaan 2planning4 yang sangat matang3 jangan sampai ada penumpukan barang 2over stock4 atau  persediaan habis 2out of stock4.Service level wajib dipantau baik dari supplier:produsen ataupun dari pelanggan .%tulah tugas seorang apoteker sebagai manager. ujuannya adalah supaya  perputaran persediaan atau %nventory urn "ver maksimal3 risiko over stock dan out of stock  diminimalisir. Seperti diketahui khusus untuk pedagang besar yang jauh dari supplier:produsen lead time2waktu tunggu4 dari proses pemesanan sampai sediaan farmasi datang juga menjadi kunci dalam memenuhi service level3 diperhitungkan juga terhadap adanya buffer stok:stok   penyangga sehingga selama proses menunggu stok tidak akan habis:out of stok. 0poteker harus mampu melakukan proses delegasi sehingga semua personil akan mampu menjalan semua S"P 2Standard "perational Procedure4 dengan baik serta mendokumentasikanya3 selama proses pendelegasian apoteker harus mampu mengontrol setiap tahap proses distribusi dari penerimaan sampai pendistribusian ke pelanggan. Diperlukan juga  pembinaan atau training yang berkesinambungan kepada semua personil agar proses distribusi dapat berjalan dengan baik sehingga kesalahan8kesalahan yang mungkin timbul selama proses distribusi akan diminimalisir dan mutu sediaan farmasi yang didistribusikan akan tetap terjaga mutunya.

$%?@!0S0?9 Posisi ini bertanggung jawab untuk bekerja dengan klien baru dan calon serta klien internal untuk secara efektif membahas fitur dan manfaat dari solusi produk raneware. >@0S P?@ A00B9 tugas dan tanggung jawab inti meliputi berikut ini. tugas lain dapat ditugaskan. 

 #emahami dan efektif menyediakan dan memberikan presentasi pada suite produk raneware3 fitur dan manfaat untuk klien baru dan calon serta klien internal untuk mempromosikan penjualan dan pengembangan produk  

 
 


 #enyiapkan dan menyediakan 0d8hoc pelaporan dan analisis metrik dan pelaporan untuk manajemen produk  

 #engembangkan dokumentasi untuk rilis produk dan pelatihan



 #encari peluang untuk mengusulkan solusi dan perbaikan yang terkait dengan penggunaan  produk  

 !ompeten melakukan Q C 0 sesi memberikan informasi yang akurat dan lengkap



 Bekerja sama dengan pelanggan untuk memahami poin nyeri organisasi mereka dan secara efektif menghubungkan fitur produk dan manfaat dengan kebutuhan pelanggan untuk membantu mempromosikan penjualan 

 erus meninjau tren industri dan umpan balik klien untuk mengantisipasi kebutuhan pasar masa depan 

 #enyediakan organisasi yang sehat dan dukungan untuk pameran dagang raneware disponsori 

 
 #emberikan penemuan klien dan dukungan penilaian untuk tim Penjualan



 #embangun dan memelihara hubungan kerja yang positif dan bekerja secara produktif dengan kelompok pendukung dalam bisnis3 yaitu3 Pemasaran3 #anajemen Produk3 dll 

 #enghasilkan laporan untuk klien dengan mengumpulkan data yang relevan dari berbagai sumber dan mendistribusikan kepada para pemangku kepentingan terkait



 #emberikan penemuan klien dan dukungan penilaian untuk tim Penjualan



 Secara konsisten 0nda memenuhi ditugaskan tenggat waktu untuk memastikan kepuasan klien



 ugas lain mungkin ditugaskan

0?@@>?@ A00B P
 "utlook 8 Percaya pada diri sendiri3 perusahaan dan pasar dan bergairah tentang belajar dan  berkembang. Bertanggung jawab untuk sukses sendiri3 tidak mengeksternalisasi3 menerima tantangan3 0pakah tidak mengambil tidak sebagai kegagalan3 tetapi sebagai kesempatan untuk berhasil. 

 Penjualan !etajaman 8 0pakah tidak mengambil hal8hal pribadi3 tahu apa yang harus dikatakan atau dilakukan pada waktu yang tepat Sejuk di bawah tekanan dan siap untuk apa pun prospek atau klien tidak  atau mengatakan idak menyusun strategi on the fly3 tidak lebih menganalisis3 dan tetap pada saat itu #engajukan pertanyaan bijaksana3 menampilkan mendengarkan secara efektif3 menunjukkan nilai  produk 0dalah ulet3 mempertahankan kontak terus menerus dengan prospek dan klien untuk membangun kebutuhan 2s4 #enunjukkan efektivitas dalam menghubungkan fitur produk : manfaat dengan kebutuhan klien. 

 !olaborasi 8
 0nalytical 8 mensintesis informasi yang kompleks atau beragam #engumpulkan dan meneliti data #enggunakan intuisi dan pengalaman untuk melengkapi data Desain bekerja arus dan prosedur. 

 Problem Solving 8 #engidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara tepat waktu #engumpulkan dan menganalisis informasi terampil #engembangkan solusi alternatif Bekerja dengan baik dalam memecahkan situasi masalah kelompok #enggunakan alasan bahkan ketika berhadapan dengan topik emosional. 

 !omunikasi 8 #enciptakan dan memelihara forum berkelanjutan yang m endorong peluang komunikasi dua arah #enunjukkan dan mempromosikan prospek positif3 klien3 dan hubungan kerja Proaktif membahas dan mengelola konflik dan perselisihan bekerja untuk mencapai resolusi yang konstruktif. 8 !omunikasi Eisan 8 Berbicara dengan jelas dan persuasif dalam situasi positif atau negatif #endengarkan dan mendapat klarifikasi $espons yang baik dengan pertanyaan #enunjukkan kemampuan presentasi kelompok Berpartisipasi dalam pertemuan. 8 !omunikasi Ditulis 8 #enulis dengan jelas dan informatively Suntingan bekerja untuk ejaan dan tata  bahasa Bervariasi gaya penulisan untuk memenuhi kebutuhan #enyajikan data numerik secara efektif #ampu membaca dan menginterpretasikan informasi tertulis.



 Perencanaan : "rgani7ing 8 mengutamakan dan rencana kerja kegiatan #enggunakan waktu secara efisien $encana untuk sumber daya tambahan #enetapkan tujuan dan sasaran #engelola atau jadwal orang lain dan tugas mereka #engembangkan rencana aksi yang realistis. 

 !ualitas 8 #enunjukkan ketepatan dan ketelitian #encari cara untuk meningkatkan dan mempromosikan kualitas Berlaku umpan balik untuk meningkatkan kinerja #onitor memiliki pekerjaan untuk memastikan kualitas. 

 !arakter 8 #enunjukkan integritas tidak diragukan lagi dalam setiap aspek pekerjaan dan berhubungan dengan orang lain !onsisten model yang diinginkan perilaku dan nilai8nilai yang ditetapkan oleh  perusahaan #enghormati keragaman perspektif dalam diskusi dan menunjukkan gaya inklusif #enunjukkan keprihatinan untuk keselamatan kerja bagi diri sendiri dan orang lain. 

 !eterampilan eknis 8 #enilai kekuatan dan kelemahan sendiri #engejar kesempatan pelatihan dan  pengembangan Berusaha untuk terus membangun pengetahuan dan keterampilan Saham keahlian dengan orang lain. P
 #inimum pengalaman tiga tahun di arena bisnis baik sebagai produk perangkat lunak pelatihan : fasilitator atau keuangan peran : analis bisnis terutama di lingkungan kesehatan pengetahuan tentang lingkungan Farmasi dan Supply membantu tapi tidak diperlukan 

 kemampuan untuk secara efektif pelaporan analisis3 fitur produk hadir dan manfaat untuk mempromosikan penjualan produk baru untuk klien baru dan calon #enunjukkan 

 #enunjukkan pemahaman tentang keuangan dan ketajaman bisnis dalam rangka mendukung terciptanya laporan $"%. perawatan kesehatan penggantian pengetahuan plus 

 kemampuan untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan kerja yang produktif dengan kelompok pendukung dan klien dan stakeholder internal #enunjukkan 

 #emahami $#3 analisis pipa dan riset pasar 



 !emahiran dengan suite produk #icrosoft "ffice termasuk #icrosoft "utlook.



 Fleksibilitas dan kesediaan untuk memenuhi beragam jam dan beberapa wisata sangat penting untuk keberhasilan dalam peran