INTRODUCCION La capacidad que tiene una empresa para generar efectivo suficiente para atender sus actividades operacionales y reembolsos por financiamiento, resulta ser una preocupación constante de la alta dirección de la empresa, de acreedores, inversionistas y además interesados. Todos estos, en general, siempre han estado preocupados y lo seguirán estando, del desarrollo de la caja de la empresa y de las causas de sus variaciones. Las prácticas comerciales y financieras en Venezuela han cambiado radicalmente en la última década. El alto costo de capital, las crecientes tasas de inflación y las volátiles tasas de interés han hecho muy importante y a la vez más difícil manejar y gerencia el flujo de efectivo. Las grandes organizaciones comerciales como Sucesora de José Puig &CIA han tratado de resolver estos problemas modificando sus prácticas de Gerencia de Finanzas y de Flujo de Efectivo en diversos grados. Es típico que estas modificaciones se hacen progresivamente y se enfocan en principio a las mejores en la velocidad externa del efectivo y en el manejo d las cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Además el ambiente económico actual exige un manejo del flujo del efectivo más agresivo y técnico y las organizaciones de hoy en día requieren lineamientos, programas o un sistema global sobre cómo manejar el efectivo, para ayudar a la generación de capital y a la ejecución en forma efectiva de sus estrategias comerciales. Las empresas cuentan con diversos instrumentos para controlar el efectivo, uno de ellos es el presupuesto de efectivo, sin embargo es importante tener claro que un sistema de presupuesto de efectivo no resuelve por sí solo las eventuales deficiencias de liquidez que pueda presentar la empresa; no obstante permitirá detectarlas con suficiente antelación, lo que daría tiempo de analizar las soluciones y alternativas a considerar en busca de una adecuada
utilización del efectivo y de los elementos que componen el capital de trabajo. De allí surge la gran importancia que tiene la exactitud de su cálculo y preparación. La administración del Capital de Trabajo se refiere al manejo de las cuentas corrientes de la empresa que incluyen activos y pasivos circulantes. La administración del Capital de Trabajo, es uno de los aspectos más importantes en todos los campos de la administración financiera; si la empresa no puede mantener un nivel satisfactorio de Capital de Trabajo, es probable que llegue a un estado de insolvencia y en consecuencia, se vea forzada a declararse en quiebra. Los activos circulantes de la empresa deben ser lo suficientemente grandes para cubrir sus pasivos circulantes y poder así asegurar un margen de seguridad razonable. En la actualidad la confiabilidad y la eficiencia dirigidas a las operaciones en las empresas, son premisas necesarias para perfeccionar y lograr beneficios rentables en las relaciones comerciales. El éxito proviene de obtener liquidez y dependerá del grado de certeza que posean las decisiones tomadas en relación a la adecuada administración del manejo de los recursos materiales y financieros disponibles, del buen desempeño con que se administren las operaciones circulantes y en especial, el efectivo como recurso líquido que dispone la organización. Hacer un mejor uso de los procedimientos, permite elevar la productividad del trabajo y reducir los costos, solo se podrá alcanzar con una eficaz administración del Capital de Trabajo. La administración es uno de los campos fundamentales en la distribución del capital de trabajo, pues la caja representa el activo más líquido que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez.El termino de efectivo se refiere a todo el dinero, bien sea en caja o cuenta banco que posea el negocio que reciben efectivo durante
utilización del efectivo y de los elementos que componen el capital de trabajo. De allí surge la gran importancia que tiene la exactitud de su cálculo y preparación. La administración del Capital de Trabajo se refiere al manejo de las cuentas corrientes de la empresa que incluyen activos y pasivos circulantes. La administración del Capital de Trabajo, es uno de los aspectos más importantes en todos los campos de la administración financiera; si la empresa no puede mantener un nivel satisfactorio de Capital de Trabajo, es probable que llegue a un estado de insolvencia y en consecuencia, se vea forzada a declararse en quiebra. Los activos circulantes de la empresa deben ser lo suficientemente grandes para cubrir sus pasivos circulantes y poder así asegurar un margen de seguridad razonable. En la actualidad la confiabilidad y la eficiencia dirigidas a las operaciones en las empresas, son premisas necesarias para perfeccionar y lograr beneficios rentables en las relaciones comerciales. El éxito proviene de obtener liquidez y dependerá del grado de certeza que posean las decisiones tomadas en relación a la adecuada administración del manejo de los recursos materiales y financieros disponibles, del buen desempeño con que se administren las operaciones circulantes y en especial, el efectivo como recurso líquido que dispone la organización. Hacer un mejor uso de los procedimientos, permite elevar la productividad del trabajo y reducir los costos, solo se podrá alcanzar con una eficaz administración del Capital de Trabajo. La administración es uno de los campos fundamentales en la distribución del capital de trabajo, pues la caja representa el activo más líquido que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez.El termino de efectivo se refiere a todo el dinero, bien sea en caja o cuenta banco que posea el negocio que reciben efectivo durante
un período determinado según sus movimientos financieros. Así mismo se distingue por no producir ningún rendimiento y en consecuencia posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la organización. El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de liquidez. La caja puede considerarse como el común denominador por lo cual se reduce el resto de los activos líquidos como lo son: las cuentas por cobrar y los inventarios. Las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencia de efectivo tales como: Transaccional (Capacita a la empresa a la realización de sus operaciones ordinarios), Pre cautivo (Prevé los flujos de ingresos y egresos) y por último especulativo (Capacita a la organización a la aceptación de oportunidades de lucro, originados en determinadas situaciones de negocios. Los componentes del Capital de trabajo como lo son las cuentas por cobrar y los inventarios esto es por el lado de los activos y por los pasivos las cuentas por pagar, configuran el denominador ciclo de efectivo, el cual miden el tiempo del dinero invertido recuperado. La generación del efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta un flujo adecuado de dinero que permita entre otras cosas el financiamiento de las operaciones, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar sus pasivos a su vencimiento, y en general, retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio, con la finalidad de contar con efectivo suficiente para mantener a la organización solvente. Una forma efectiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores negociables. En otro orden de ideas, para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito, deben compararse las utilidades
sobre las ventas con el costo de la inversión en cuentas por cobrar. Si las utilidades es mayor que los costos, aplicar la flexibilidad en los estándares de crédito es lo recomendable; de lo contario mantenerlos inmovilizados ya que ocasionarían desequilibrios financieros. De acuerdo a lo anteriormente referido, cabe resaltar la importancia que reviste la organización como sistema social diseñado para lograr metas y objetivos por medio de los recursos, con fines de lucro o sin fines de lucro. De allí que vale aplicar la administración más adecuada a la realidad y a las necesidades específicas de cada organización, aplicando los tres criterios básicos: actividad, origen del capital y magnitud de la empresa. Por otra parte se debe enfatizar lo relacionado con las operaciones de flujos monetarios, lo cual incluye, básicamente, la ejecución de pagos y cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias; refiriendo al área de toserira cuyo objetivo en las grandes compañías es aglutinar el dinero de sus diferentes filiales con objeto de poder, realizar mayores inversiones tanto financieras como mercados. Las finanzas representan un papel administrativo fundamental en la organización. El objetivo principal de cualquier empresa es el de atender por medio de la producción de un bien o un servicio la demanda de mercado con el propósito de crear valor. La responsabilidades de la administración financiera en el ámbito de la empresa son: inversiones en tamaño y expansión de la planta, estructura del capital, cantidad de efectivo necesario, para evitar problemas de liquidez entre otros. La aplicación oportuna y correcta de los recursos, el lograr o intentar un equilibrio entre las diversas peticiones de los accionistas, las implicaciones de la información y señalamiento financiero oportuno, el proceso de globalización financiera, los cambios en los aspectos legales y regulatorios, así como otras consideraciones que abarcan el amplio campo de la administración financiera.
Por lo expuesto anteriormente, se realizó un análisis de la Gestión del Capital de Trabajo de la empresa Sucesora de José Puig & Cía., con miras a mejorar sus trámites financieros. La presente investigación está formada por cinco capítulos en las cuales se plantea:
Capítulo I. El problema, contiene la problemática objeto de estudio, así como también las razones que justifican la investigación, se describen los objetivos se estudio y los alcances.
Capítulo II, es el relativo al Marco Teórico, en el cual se señala los antecedentes de la empresa y de la investigación, las bases teóricas que establecen el fundamento referencial estudio.
Capítulo III, corresponde al Marco Metodológico, donde se describe el tipo de investigación utilizada, población y muestra, técnicas de recolección, instrumentos de recolección de datos, validez y confiablidad de los procedimientos metodológicos empleados, así como el procesamiento, presentación y análisis de los resultados.
Capítulo IV, presenta los resultados y análisis de la investigación. Por último el Capítulo V, refleja las Conclusiones y Recomendaciones derivadas del estudio.
CAPITULO I EL PROBLEMA 1.1 Planteamiento El Capital de trabajo es el conjunto de recursos tales como: la venta de bonos por pagar, la utilidad de bonos por pagar, la utilidad sobre la venta de valores negociables, las aportaciones de los fondos de los dueños, la venta de activos fijos, el reembolso del impuesto sobre la renta y los préstamos bancarios, que le permitirán a las empresas continuar con el normal desarrollo de sus actividades en el corto plazo. El mismo deberá ser suficiente para evitar sufrir riesgos financieros protegiendo al negocio del efecto adverso por una disminución en los valores del activo circulante. Por consiguiente los componentes del mismo son: el efectivo, los valores negociables, las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar. Es evidente entonces que la inflación, las regulaciones y el desequilibrio económico que atraviesa Latinoamérica y en consecuencia Venezuela han obligado a la gerencia moderna a redoblar sus esfuerzos en la administración del flujo de efectivo y del capital de trabajo, en efecto las técnicas para administrar los activos y pasivos a corto plazo en las organizaciones multinacionales son las mismas que las empleadas en las empresas nacionales. Sin embargo, la primera es más compleja porque operan en un gran número de diversas culturas de negocios, ambientes políticos, condiciones económicas, entre otros, por otra parte existen varios factores que dificultan la administración del capital de trabajo como son las monedas, los ambientes económicos, legales, culturales, el papel del gobierno y el riesgo político. Ante la situación planteada es evidente entonces observar los impedimentos que se manifiestan cuando se administra el capital de trabajo en el ámbito internacional, ya que las decisiones que se tomen en el corto plazo pueden 5
tener consecuencias significativas sobre la supervivencia del negocio a largo plazo. Generalmente, una empresa puede financiar su crecimiento rápidamente de manera interna, si aumenta su margen de utilidad o acorta su ciclo de conversión del efectivo. Para elevar el margen de utilidad, la empresa debe aumentar sus precios, reducir los costos, ya que los clientes estarán menos dispuestos a comprar a precios más altos, con lo cual ayudaría al negocio a objeto de estudio a encontrar un mejor punto de equilibrio. Por tanto una manera de saber si se está recuperando el dinero en forma eficiente es realizando un análisis del plazo que transcurre desde que se paga la compra de materia prima necesaria para manufacturar sus productos hasta la cobranza de la venta, de igual manera la simplificación del ciclo de conversión del efectivo requiere reducir el inventario, recaudar de forma eficiente las cuentas por cobrar y realizar pagos a los proveedores con mayor lentitud, por consiguiente la empresa apunta al crecimiento interno, reduce los fondos externos colocándose en el mercado a un nivel más plegable. En la empresa Sucesora de José Puig y & Cía. actualmente existe una escasa generación de flujo de efectivo y desviaciones en algunos elementos que componen el capital de trabajo, suscitando déficit de efectivo incluso pérdidas contables y financieras. Tal situación obedece a la desincronización de las normativas establecidas en el departamento de cuentas por cobrar tales como: políticas de créditos, cobranzas, términos crediticios, así mismo la ausencia de control de inventario y pago a proveedores, según esto la falta de estandarización de procesos, no permite obtener los fondos suficientes para cubrir
las operaciones. Es importante resaltar que la ausencia de estos
elementos ocasionaría la necesidad
de apalancar sus operaciones con
financiamientos externo resultando costosos.
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Por lo tanto es necesario una revisión detallada de todos los procesos que están directa e indirectamente relacionados a la tesorería y demás áreas involucradas de la empresa a fin de procurar alcanzar sus objetivos estratégicos para mantener la competitividad, incrementar el valor a todas sus líneas de negocios, mantener la excelencia en la calidad, renovación de sus productos, tecnologías, minimizar costos operativos, generar ganancias, para poder establecer la capacidad productiva y estructura del financiamiento. Por lo antes expuesto la autora reafirma las principales causas de los problemas que ocasiona insuficiencia de capital de trabajo y flujo de efectivo en la empresa a objeto de estudio:
Las pérdidas en operaciones, tanto ordinarias como extraordinarias, debido a un volumen de ventas insuficientes en relación con el costo para lograr las ventas, a bajos precios debido a la competencia o a rebajas sin una disminución proporcional en el costo de la mercancía vendida, así mismo los gastos excesivos por las cuentas incobrables.
Perdidas excesivas en operaciones no normales tales como: el registro de una baja en el valor de mercado del inventario, robos, entre otros. Estas mermas pueden originar una reducción en los valores del activo circulante o en la creación de un pasivo circulante.
El fracaso de la gerencia del departamento de tesorería, en la obtención de otras fuentes de recursos tales como: banca comercial o múltiple, mercado público de deuda, comisión nacional de valores, crédito simple, entre otros, con la finalidad de financiar la ampliación del negocio en actividades tales como: el desarrollo de nuevos territorios de ventas, la
fabricación,
distribución e innovación de productos.
Una política poco conservadora de dividendos, es decir el reparto de las ganancias de la empresa y/o sociedad de accionistas. La ley establece que
7
los dividendos no deben ser repartidos con demasiada soltura ya que las ganancias también deben servir como capital es decir su reserva.
La inflación, que conduce a que la empresa Sucesora de José Puig & Cía. a requerir mayor cantidad de dinero para mantener el inventario, los activos fijos y el financiamiento de las cuentas por cobrar.
Aspectos relacionados con la ausencia de lineamientos idóneos necesarios para aplicar la toma de decisiones y garantizar a la empresa Sucesora de José Puig & Cía., mayores beneficios de ingresos como por ejemplo: realizar continuamente publicidad a sus productos bien sea por medio de vallas, radio, televisión, folletos, entre otros para estimular las ventas por consiguiente ofrecer condiciones más ventajosas a sus clientes y consumidores que la competencia. En relación a los elementos expuestos se plantean las siguientes
interrogantes: ¿De qué manera el Capital de Trabajo deberá ser suficiente en cantidad para permitir que la empresa pueda cumplir con las operaciones y hacer frente a las emergencias y pérdidas sin peligro de sufrir un desastre financiero? ¿Cómo deberá el Capital de Trabajo tomar en cuenta un sistema de flujos presupuestarios? ¿Cuál es la eficacia de la Administración del Flujo de Efectivo? ¿Qué importancia tiene planificar financieramente el manejo del Flujo de Efectivo?
1.2. Objetivos de la Investigación 1.2.1 Objetivo General Analizar la Gestión del Capital de Trabajo de Sucesora de José Puig & Cía. durante el Ejercicio Fiscal del 2008-2010
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1.2.2 Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual del Capital de Trabajo en la empresa Sucesora de José Puig y & Cía.
Determinar el uso del Flujo de Efectivo en la Planificación Financiera.
Evaluar el sistema de Flujo Presupuestario en la Gerencia de Tesorería.
Proponer la importancia de la administración del Flujo de Efectivo en la organización.
1.3 Justificación La realización del presente trabajo de investigación se justifica en la importancia de la Gestión del Capital de Trabajo y para el desarrollo productivo y rentable de la organización con miras a proyectar un crecimiento financiero sostenido en el tiempo, en consecuencia requiere aplicar adecuadamente los procesos administrativos tales como: planeación, organización, dirección, ejecución, así mismo la correcta toma de decisión que le permita hacer frente a la intensa competencia a la cual está sometida y encaminar al negocio al logro de sus objetivos. Por lo antes expuesto se observa el inadecuado uso en la distribución del capital de trabajo, ya que no genera excedentes económicos para su operatividad. En la actualidad la información contable es un mecanismo indispensable para realizar una administración efectiva de los recursos con los cuales cuenta. Con referencia a lo anterior los puntos más determinantes para la toma de decisión son:
Los precios a los cuales les conviene comprar.
Los precios a los cuales se debe vender.
La capacidad de pago con la que se cuenta en un determinado momento.
La situación financiera de la empresa.
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El costo del dinero que toman prestado como por ejemplo créditos, entre otros, además de que esta información representa una herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que impactaran la salud financiera de la organización. Por ello se justifica una adecuada planificación para el buen uso de los
instrumentos financieros, y evitar el desequilibrio del efectivo, ya que los mismos podrían ser una contribución importante a las utilidades arrojadas por la empresa, el cual evitará los costos innecesarios que deprecien los activos, siendo esto la pérdida de valor que sufren los activos fijos, hacen que la vida útil resulte limitada, en este mismo orden de ideas se mencionan las causas de la depreciación, que son las primeras causas que se mencionan a continuación: físicas que se refieren al desgaste producido por el uso de los elementos naturales y funcionales son aquellas que se presentan por obsolescencia (resulta anticuado) o por insuficiencia (no hace frente al servicio que de él se exige), ambas disminuyen el desarrollo productivo y rentable de la organización. Siguiendo este orden de ideas se puede considerar que las reducidas tasas de crecimiento son efecto de poca disponibilidad de recursos propios y de financiamientos que posee la empresa, lo cual es consecuencia que tiende más a costear a través de la banca comercial que mediante la emisión de bonos o acciones en un mercado de capitales. Esto refleja incrementos en el costo del capital, en los costos de financiamiento y disminuye la utilidad de la empresa. Por consiguiente Sucesora de José Puig & Cía., es evidente que no cuenta con las condiciones necesarias y suficientes para adherirse a la dinámica del mercado de capitales. No obstante la autora indica que en estos momentos la rivalidad política en que está sumergida actualmente Venezuela, ha originado una crisis económica desmedida que ha afectado en gran magnitud a la actividad común 10
de nuestro mercado, aunado a esto se puede notar el poco incentivo que tiene la empresa a objeto de estudio a participar en el mismo, es debido a la falta de credibilidad en cuanto a la estabilidad del rendimiento y la valoración de los instrumentos financieros, esto implica la escasa
experiencia sobre las
diferentes formas de financiamiento que existen en el mercado, contrarias a la banca. Para la empresa Sucesora de José Puig & Cía. la financiación está referida a sus actividades operativas a corto plazo. Las mismas, consisten en tomar
decisiones importantes consecuentemente
tales como: compra de
materias primas, pago a proveedores, inventario, venta de los productos, cuentas por cobrar. De acuerdo a la información recolectada estas actividades crean patrones de ingresos y egresos de efectivos de sincronizados, en efecto no son seguras por la falta de parámetros en cuanto a la compra de materias primas, así mismo no está ocurriendo la recepción del efectivo por la venta de sus productos, esto se debe a la aplicación de políticas inadecuadas de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar los mismos se miden en días en existencia. Se revisó el ciclo operativo de la empresa el cual es el intervalo de tiempo entre la llegada de las existencias y la fecha en que se hacen efectivas las cuentas por cobrar. La brecha entre las entradas y las salidas de efectivo indica la necesidad de tomar decisiones financieras a corto plazo que no impliquen solo el financiamiento externo sino el incorporar mejoras a los procesos actuales de recaudación y desembolso de efectivo.
1.4 Alcances y Limitaciones de la investigación Al tratar la Gestión de Capital de trabajo en la Sucesora de José Puig & Cía., se puso en relieve un tema poco tratado y de gran importancia, justificándose plenamente ampliar sus alcances.
11
Las características propias de la investigación, generan una serie de limitaciones que fueron consideradas en el transcurso de la misma. Las limitaciones más importantes que prevee esta investigación se ubica en:
La escasez de estudios preliminares sobre el tópico y área de estudio que facilitara la comprensión de la Gestión de Capital de Trabajo.
El aspecto subjetivo del individuo al contestar el cuestionario.
Los resultados obtenidos en esta investigación no podrán ser generalizados a otras organizaciones
que realizan este tipo de actividad financiera, ni
aplicadas a otros profesionales de la gerencia. Sin embargo estos resultados podrían servir de referencia para futuras investigaciones dentro del mismo campo de investigación.
12
Tabla Nº1 DEFINICION TEÒRICA DE LAS VARIABLES (Enero, 2012) Indicadores Objetivo Específico
Variable
Item
Defini
Nominal
Fuen te
Té
Instrument
cnica
o
ción Teórica
Diagnosticar la Situación situación
capital
Conjunto
- Financiamiento
Gerentes
Encuesta CUESTIONARIO
de de recursos - Capital
actual
del trabajo
que
Capital
de
permite a la - Cartera
le
disponible
Trabajo en la
empresa
empresa
cumplir con - Empleados
Sucesora
1,2,3,4,5,6,7,8,9 y 10
de
de
cliente
sus
José Puig &
operaciones
Cía.
normales.
5
Determinar el
Uso
uso del Flujo flujo
del
Cantid
de ad neta de
de Efectivo en Efectivo
dinero
la Planificación
generada
Financiera.
por
-
itos su
actividad comercial y otros ingresos es decir diferencias los
4,5,6,7,15
Gere ntes
Cobr
o Anticipado
una
con
Efect
ivo -
sociedad
entre
-
Créd
En cuesta
CUESTION ARIO
Determinar el
Uso
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Objetivo
Variable
Específico
Defini
Nominal
Indicadores
Item
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Fuen te
Té cnica
Instrument o
6
Teórica Evaluar
el Sistema de
Presupuesto Análisis
Sistema
de Flujo
del
Flujo
financiero
Presupuestario. efectivo.
Demanda
Presupuestario
Ventas
en la Gerencia de Tesorería. Gerencia de
Técnica
Planes
Tesorería.
mediante la Evaluación
.
cual
se Control
determinan y realizan
se
Inversiones
8,9,10,11,12,13,14,15
Gerentes
Encuest CUESTIONARIO a
Teórica Evaluar
el Sistema de
Presupuesto Análisis
Sistema
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Flujo
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Gerentes
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Presupuestario. efectivo.
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Técnica
Planes
Tesorería.
mediante la Evaluación
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cual
se Control
determinan y
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7
de acuerdo a
la
cantidad de dinero disponible en caja y/o bancos. Proponer
la Importancia
importancia de de la
Medios la para
Administración obtención
- Créditos - Maquinarias,
equipos,
Administración del Flujo de mercancías
recursos
del Flujo de Efectivo.
humanos
Efectivo en la Organización.
y servicios.
2,3,8,9
Gerentes Empleados
Encuest CUESTIONARIO a
de acuerdo a
la
cantidad de dinero disponible en caja y/o bancos. Proponer
la Importancia
importancia de de la
Medios la para
Administración obtención
- Créditos - Maquinarias,
Gerentes Empleados
Encuest CUESTIONARIO a
equipos,
Administración del Flujo de mercancías
recursos
del Flujo de Efectivo.
humanos
y servicios.
2,3,8,9
Efectivo en la Organización.
Fuente: Colatosti, 2011
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CAPITULO II MARCO TEORICO 2.1 Antecedentes de la Investigación Tres estudios han sido considerados como parte de la evaluación de fuentes primarias relacionadas con estudios previos, que tratan casos similares al seleccionado como objeto de estudio por la investigadora. Rodríguez, Dulce (2010), en el trabajo de grado para optar al Título Magister en Administración de Empresas Mención: Finanzas de la Universidad Católica Andrés Bello, denominado: “Desarrollo de un Modelo Financiero de
CAPITULO II MARCO TEORICO 2.1 Antecedentes de la Investigación Tres estudios han sido considerados como parte de la evaluación de fuentes primarias relacionadas con estudios previos, que tratan casos similares al seleccionado como objeto de estudio por la investigadora. Rodríguez, Dulce (2010), en el trabajo de grado para optar al Título Magister en Administración de Empresas Mención: Finanzas de la Universidad Católica Andrés Bello, denominado: “Desarrollo de un Modelo Financiero de Capital de Trabajo como Herramienta para incrementar la Rentabilidad de la Comercializadora de Materiales de Construcción y Ferretería Multiproductos ”, en el cual realizó el análisis del Capital de Trabajo que proporciona una importante medida en el nivel de solvencia que posee las organizaciones a corto plazo, pero así mismo para la toma de decisiones oportuna sobre los elementos que la conforman, se hacen necesarios evaluar su comportamiento futuro. Por ello, el objetivo de este trabajo se fundamenta en desarrollar un modelo financiero que permita predecir el comportamiento de los elementos del Capital de Trabajo, con el fin de lograr incrementar la rentabilidad de una comercializadora de materiales de construcción y ferretería perteneciente a una importante empresa nacional. El marco teórico conceptual se fundamenta en la inclusión de conceptos que refuerzan las bases teóricas relacionadas con el tema. La metodología presentada se enfoca en la investigación de los conceptos y prácticas que permitan desarrollar un Modelo Financiero adaptado a la realidad de la empresa en estudio, aplicando indicadores de gestión para analizar los resultados obtenidos y las variaciones derivadas de la manipulación de las
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variables financieras, la presentación de escenarios factibles y el análisis de los resultados, objeto de la aplicación de dichos escenarios. A raíz de esta secuencia metodológica se conciben una serie de conclusiones que apoyan cada una de las propuestas presentadas. Es necesario destacar que la realización del presente estudio implica un aporte financiero a empresas de cualquier índole, debido a la característica de aplicabilidad que acompaña al modelo financiero desarrollado. La falta de interés de la alta gerencia de Cemex de Venezuela, en la operación de multiproductos, ha originado que se ponga de lado un negocio de gran potencial, como lo es la comercialización de materiales de construcción y ferretería, situación que genera perdida de utilidad para la empresa. Por consiguiente se ha demostrado con el modelo financiero desarrollado, que el tomar decisiones sobre el Capital de Trabajo de la organización a objeto de estudio, puede generar incrementos interesantes en la rentabilidad del negocio, sin la necesidad de que Cemex de Venezuela realice inversiones adicionales a través del incremento de capital. Al introducir en el modelo financiero la gestión, proyecciones de ventas y costos realizados por el Departamento de Planificación de Cemex aplicando las políticas y prácticas actuales de la Comercializadora, manteniendo su ritmo, se proyecta un margen neto del negocio de 5,6% con un Capital de Trabajo de 3.5.5 días, lo que demuestra que se trata de una operación que continuara un nivel de utilidad suficiente para mantenerla en marcha, pero que a simple vista no ha sido analizado lo suficiente, ya que el amplio colchón que genera el Capital de Trabajo neto es muestra de la ineficiencia con la que está siendo manejado el circulante, lo cual sin duda está generando una pérdida de utilidad para la compañía. Una vez concluido el presente trabajo su autora afirma que, además del aporte que se pretende realizar a la gestión de la Comercializadora de 14
Materiales de Construcción y Ferretería Multiproductos a través del uso del modelo, su desarrollo ha permitido a todos los involucrados conocer a profundidad cada uno de los elementos que inciden en los resultados financieros de la operación brindándoles la oportunidad de anteponerse a las consecuencias derivadas del manejo que se da a cada variable del circulante. Sin embargo con el Modelo Financiero no se puede pretender pronosticar a manera exacta conocer el futuro, sino que se debe usar como lo que es, una herramienta de gestión. Así mismo, en el desarrollo de este tipo de casos no se debe olvidar que los modelos deben servir para la gestión y no la gestión al modelo, por lo tanto, no es aceptable establecer que una acción razonable no puede ser ejecutada por que el modelo no lo permite. Se debe siempre adaptar el modelo a las necesidades de la organización, a fin de obtener los resultados requeridos para una toma de decisión óptima. Además, Bejarano (2008), en el estudio identificado: “ Análisis de la Gestión de Pago y su Impacto en el flujo de Caja en una Empresa del sector asegurador Venezolano caso: Seguros Caracas de Liberty Mutual, C.A. ” realizado para optar al título Especialista en Finanzas de Empresas, de la Universidad José María Vargas González.
Escauriza R, Ailem M. (2003). La Gestión del Efectivo como
parte de Ciclo Económico de la Empresa, orientada esta investigación a analizar la gestión de pago y su impacto en el Flujo de Caja de la empresa objeto de estudio, la cual busca determinar cómo índice la gestión de pago en el flujo de caja. La metodología para este estudio fue de tipo descriptiva, documental y de campo. Se realizó una revisión bibliográfica sobre el tema que permitió orientar la investigación. Así mismo se aplicó una entrevista estructurada a nivel Gerencial y Supervisorios de Tesorería y Cuentas por Pagar, considerados expertos en el tema, y un censo al nivel técnico operativo, una vez aplicado el análisis de la información se pudo constatar 15
que el flujo de caja es de alto desempeño pero también se deben ejecutar mejoras relativas a la planificación de pago y la canalización de los imprevistos fuera de la programación estimada. Se comparó la situación actual del desempeño del flujo de caja con el modelo normativo seleccionado que permitió determinar las brechas y las oportunidades de mejoras. Se concluyó que la gestión de pago impacta al flujo de caja en relación a los lapsos de cobro y de pago, en consecuencia el único factor que amerita el control gerencial son los pagos a proveedores de compras de bienes y servicios. En los marcos de las observaciones anteriores en relación al objetivo Diagnosticar la situación actual de la empresa a objeto de estudio se concluyó que el flujo de caja es de alto desempeño y que el mismo satisface las expectativas de la gerencia. En la revisión de la información interna referidas a Manuales, Normas y Procedimientos del área de tesorería, se apreció que existen controles internos relacionados a los ingresos y egresos de caja e inversiones y el rol que ocupa el responsable de cada proceso. Del mismo modo se evidenció normas, políticas y procedimientos del área Cuentas por pagar. Es evidente entonces afirmar que para que el proceso fluya entre las dos áreas y se sincronice el proceso, el área de cuentas por pagar conjuntamente con Tesorería debe establecer políticas y mejoras que conduzcan a planificar los pagos y de esta manera minimizar el impacto del flujo de caja, adicional a los entrevistados y encuestados ambos coinciden en que el flujo de caja es de alto desempeño y que la gerencia está satisfecha pero que existen factores que pueden ser controlados para maximizar el rendimiento de caja, además existe voluntad de la gerencia a implementar las mejoras y tienen la disposición de adaptarse a cualquier cambio en pro de mejorar el desempeño del flujo de caja y consideran a Seguros Caracas de Liberty Mutual C.A. como la empresa que marca pauta en el mercado asegurador venezolano en tecnología y talento humano. 16
En este mismo orden y dirección el análisis del comportamiento del flujo de caja se resume reafirmando que se puede lograr la optimización de caja en virtud de la programación mensual del año en estudio, siendo la misma positiva, a pesar de los factores no tomados en cuenta por la confidencialidad de la información. En tanto que el comportamiento de la gestión de pago se obtiene los resultados a través de la revisión de la gestión de pago, que los gastos relacionados con la intermediación de la venta deben ser cancelados y de acuerdo a las políticas internas de la empresa. Por otra parte la administración del talento humano debe ser aplicada de acuerdo a lo estipulado en la Ley Orgánica del Trabajo, los pagos de siniestros constituyen la obligación en primer lugar de las empresas de Seguros, por tal razón deben ser cobrados los reclamos en el menor tiempo posible para lograr la satisfacción del cliente. En lo referente al propósito de Caracterizar una gestión de pagos en el Flujo de Caja de una empresa, se determina como resultado de la revisión documental, que constituye parte de los bienes teóricos de esta investigación, en donde se estudió un modelo normativo en el cual considera que la mejor práctica se orienta a la centralización de los pagos, unificación de criterios en materia de retención de los deberes formales, tales como normas y procedimientos de facturación para dar con el cumplimiento de los deberes y evitar el atraso de las cuentas por pagar, control y mantenimiento de los archivos en un lugar estratégico que facilite la búsqueda de los mismos, clasificación de los proveedores de acuerdo al servicio que presten, así mismo el aprovechamiento de los pronto pagos otorgados por los proveedores, establecer y analizar la planificación de pagos según los convenios de créditos otorgados, entre otros. Por otra parte el modelo refiere una propuesta para mejorar los elementos que constituyen el flujo de caja relacionado con los estándares de plazos y 17
formas de pago, bien sean: cheque, transferencia, efectivo. Mientras que los factores de la gestión de Pago que impacta en el Flujo de Caja de Seguros Caracas de Liberty Mutual C.A. se concluye una vez analizado y revisado el proceso de flujo de caja, tomando como referencia el modelo normativo se determinó que las causas que producen los efectos viene dado por los procesos de cobros que se efectúa entre los estándares de dicho modelo. En general la gestión de pago en Seguros Caracas de Liberty Mutual C.A. es eficiente, sin embargo la debilidad está orientada al control de pago a proveedores de bienes y servicios, por lo cual se encuentra desfasada por debajo del estándar del modelo normativo, lo recomendable sería que los promedios de pago deberán efectuarse entre 30 y 45 días, en la empresa los mismos están ubicados en 30 días lo cual genera un potencial margen de solvencia, no obstante podemos señalar poco margen de maniobra del Capital de Trabajo, El fondo de maniobra puede ser negativo si las necesidades de capital de trabajo lo es. En síntesis se les recomendó lo siguiente:
Revisar los contratos de bienes y servicios, con el objetivo de conocer las cláusulas y convenios preestablecidos.
Negociar las condiciones de plazos pendientes por pagar.
Clasificar los proveedores en función a la naturaleza de la compra del bien o servicio que se requiera, esto ayuda a reestructurar el calendario de cuentas por pagar
La gestión del tesorero debe orientarse a maximizar los recursos de ingresos para hacer una excelente distribución en el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la empresa para el desarrollo de su operatividad, así mismo implementar herramientas tecnológicas que permitan disminuir los tiempos de cobranza de 60 días a 30 o 45 días.
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Por otro lado, González, (2008), en el trabajo denominado: “Análisis del Ciclo de Efectivo de la Empresa de Servicio de Logística Aduanera SURUA, C.A”, en el cual se plantea el estudio de analizar el ciclo de efectivo de la Empresa de Servicio de Logística Aduanera SURUA, C.A., y su incidencia en el desempeño financiero de la empresa en estudio, que le permita medir el volumen de servicios prestados, ingresos por ventas, costos; la razón o fundamento que va a repercutir en el Capital de Trabajo. El tipo de investigación fue documental con elementos descriptivos. Entre los procedimientos se utilizaron las fuentes primarias que son los Estados Financieros de la empresa antes mencionada y la secundaria fueron: libros, periódicos, fuentes electrónicas, entre otras. El análisis de los resultados ha sido desarrollado mediante los Estados Financieros comparativos comprendido entre Diciembre 2006 y Diciembre 2007, lo que permitió llegar a la conclusión de que se ha identificado de manera empírica el ciclo de efectivo como una medida apropiada para evaluar la gestión financiera y es como un elemento determinante de la administración del Capital de Trabajo. Así mismo se analizó la relación entre diferentes medidas de desempeños contables, el ciclo de efectivo, el endeudamiento y otras variables de control. En el caso de la empresa antes mencionada la magnitud del ciclo de conversión del efectivo estimado y analizados en esta investigación para los períodos Diciembre 2006 y 2007, muestra que la empresa con mayor endeudamiento presenta un nivel de insolvencia, lo que es consistente con las teorías de orden jerárquicos de la estructura del capital. Hechas las observaciones anteriores recomendar a la empresa SURUA, C.A. realizar un estudio de la gestión de cobranza y una planificación financiera, basándose en estrategias, objetivas de manera que pueda iniciar cualquier inversión y estructurar los Activos y Pasivos Circulante. 19
2.2 Antecedentes de la organización 2.2.1 Contexto Organizacional Sucesora de José Puig & Cía., dentro de su actividad económica es la fabricación, compra, distribución, comercialización, venta de alimentos en general, preferiblemente la fabricación de galletas pastas, confiterías entre otros; así como también la realización de todo acto lícito del comercio previamente acordado por la junta directiva. Capital Social: 568.112.800 Bs.
2.2.2 Reseña Histórica Don Juan Puig Canals, nace en Mallorca, España, en el año 1.885. De joven edad se residencia en América y en poco tiempo funda su primera fábrica de galletas en México, en la región que hoy en día es llamada Tabasco. Al intensificarse la revolución mexicana a principios del siglo XX, decide cerrar las operaciones de fábrica de galletas debido a los reiterados asaltos recibidos por los caudillos de la época, liberalizados por el legendario Pancho Villa. De México parte a Puerto Rico, donde conoce a la Srta. Juana Marques y decide casarse, al poco tiempo visita Venezuela, y quedando cautivado por las bondades de nuestro clima y su gente, se establece en el país. Juan Puig Canals, un joven visionario y emprendedor, a pesar de su corta edad, había estudiado ciencias de la ingeniería y dominaba varios idiomas. Sus conocimientos técnicos y sus dotes de empresario, le permitieron conseguir socios financieros para fundar negocios de diversas índoles, entre los cuales se encuentra un aserradero, fábricas de pastas, chocolates, caramelos y hasta una fábrica de hielo, donde ponía en práctica novedosas estrategias comerciales para la época, logrando incrementar sus ventas y consolidar sus empresas. En 1911, Don Juan Puig Canals a los 26 años, funda la empresa de fabricación de galletas en Caracas entre la esquina de Pajarito y La Palma. La compañía Juan Puig y comienza sus operaciones con aproximadamente 30 empleados;
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comienza con un delicioso y variado portafolio de los productos emblemas de calidad y tradición de producción natural como lo son María Puig y Soda Puig. En 1.917 muere Don Juan Puig Canals a la corta de edad de 32 años, a causa del paludismo, dejando en su corta vida un interesante número de empresas ya establecidas y en rumbo al éxito, como es el caso de Galletas Puig que mantiene su liderazgo y excelencia hasta nuestros días. Doña Juana Marques de Puig luego de la muerte de su esposo, llama a José Puig Canals, hermano de Don Juan que se encontraba en España, para que asuma las riendas de los negocios. Es cuando deciden vender todas las empresas que hasta ese momento operaban y solo se quedaron con la fábrica de galletas y chocolates. En 1.933 se hace cargo de la empresa José Puig Marques a los 20 años, hijo del fundador y sobrino del hasta ese momento cabeza de la fábrica de galletas. La empresa sigue su progresivo crecimiento y en 1.940 se inaugura su nueva sede, entre las esquinas de Piedras a Puente Restaurador, lo cual aportó un enorme crecimiento en la producción, consolidando su liderazgo. Todas sus recetas son originales desde la fundación de la empresa y adaptadas al paladar venezolano, desarrolladas con los más estrictos controles de calidad de la época. Entre otros de sus logros, cuenta el hecho de ser una empresa 100% nacional, que a través del tiempo ha podido mantener su liderazgo frente grandes empresas transnacionales que han intentado conquistar el mercado venezolano. En el año de 1.946, la empresa pasa de comandita a la figura de compañía anónima bajo el nombre de C.A. Sucesora de José Puig & CIA. Siempre anticipándose a los cambios del mercado, y velando por la calidad hacia sus consumidores como valor principal de la organización, en 1.969 se abren operaciones en la planta de los cortijos. En esta sede se contaba con un equipo de ventas propio, y en el interior con distribuidores que para ese momento eran llamados viajeros. En 1.973 se inaugura el primer depósito en Maracaibo y con 21
él se abrió la puerta hacia la distribución directa en el interior y de ahí en adelante se abrieron depósitos en casi todo el país. En 1.984 se funda la planta de Cagua, dedicada a la fabricación de galletas saladas como Soda y Craski Integral, representando un importante crecimiento en la elaboración de estos productos. A pocos meses de su inauguración ocurre un lamentable incendio en la planta de los cortijos, lo cual representó un duro golpe para la empresa, al no poder producir galletas María Puig, uno de los productos más importantes del portafolio. Pero Galletas Puig reiterando su dinamismo estratégico y valiéndose hasta de la adversidad, capitaliza la ausencia de producción de María, intensificando la comercialización de Soda, logrando mantener sus ventas, y convirtiendo a galletas de Soda Puig en líder indiscutible del mercado venezolano. Ocho meses después del incendio, a mediados del año 1.985 se inaugura la planta de Tejerías, acondicionada para la producción de María Puig y donde se inicia la fabricación de Marilú, producto con gran acogida en el mercado venezolano. Una vez recuperada la planta de los cortijos, la de tejerías se encontraba en plena producción y desde esa fecha hasta hoy Galletas Puig ha registrado un crecimiento constante año tras año que ha posicionado a galletas Puig como la galleta líder de Venezuela, todo esto gracias a una excelente dirección de Don José Puig Marques y Emilio Puig Marques quienes fueran líderes hasta hace pocos años, hombres inteligentes y de excelentes estrategias comerciales, que con su sabiduría pudieron perpetuar el legado de sus antecesores. Posterior a la total recuperación del incendio, se relanza al mercado María Puig, con la primera incursión de la empresa en publicidad televisiva, donde se pauta el memorable y exitoso comercial “Volvió María”. El éxito del
comercial logro recuperar las ventas de la galleta después de su ausencia, y dio pie a la creación de múltiples comerciales que fundamentados en acertadas 22
estrategias de mercadeo, permitieron la consolidación en el mercado de productos tradicionales como María y Soda, y de nuevos productos tales como Craski Integral, Marilú, Chisquisitos, Family Club, Suity Bran, Mordisquitos, Élite, Soda Puig Integral y la más reciente María Puig Integral. En el caso de las galletas María y Marilú, la comunicación mostró refrescamientos que las adaptaba a los cambios del mercado, manteniendo siempre una imagen moderna. A María Puig, se le ha explotado la versatilidad de usos que este producto le proporciona a la familia venezolana, desde el consumo tradicional con café con leche hasta la elaboración de variados postres, demuestran el arraigo de esta deliciosa galleta en el paladar de niños, jóvenes, adultos y abuelos.
Misión Ser líderes en fabricación, distribución, calidad y servicio en el mercado nacional de galletas y afines
Visión Ser una organización altamente comprometida con la excelencia en la calidad de sus productos y servicios, satisfaciendo así día a día a un número cada vez mayor de consumidores, clientes y aliados comerciales en Venezuela y el mundo
Valores
Servicio: Servir con pasión, satisfacer cada necesidad de nuestros clientes, aliados comerciales, con pronta y efectiva respuesta.
Calidad: Dar lo mejor al consumidor, entender sus prioridades y conocer sus gustos tanto como él.
Responsabilidad: Ser responsables como individuos y como asociados, apoyar en el trabajo en equipo, con una incansable voluntad de ser mejores cada día.
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Reciprocidad: El beneficio mutuo nos guía en cada una de nuestras acciones. Crecer con nuestros clientes y aliados comerciales, participar de esfuerzo y las ganancias.
Aprendizaje Constante: Conocer cada día más nuestro negocio, aprender de cada experiencia que vivimos y nos preparamos con entusiasmo y serenidad para alcanzar nuestras metas.
2.3 Fundamentos Teóricos Según Arias (2006) los fundamentos teóricos “comprende un conjunto
de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar los fenómenos o problemas planteados”,
(p.107). Son así pues las bases sustentadas en bibliografías que le permiten al investigador explicar y conceptuar la bibliografía del problema planteado, estas teorías particulares pueden partir de enfoques diferentes, los cuales a su vez, suponen maneras diferentes de interpretar la realidad. Cada uno de ellos implicara la utilización de un conjunto de categoría y conceptos que coherentemente interconectados entre sí tendrán por finalidad desde una perspectiva determinada, explicar un aspecto de esa realidad que pretendemos conocer.
2.3.1 Capital de Trabajo Denominado conceptualmente como Fondo de maniobra, capital circulante, capital de Trabajo neto, recurso o fondo neto de rotación y tesorería neta, Munilla F, (2005). El término Capital de Trabajo se ha utilizado por los contables, administradores e investigadores en general, en dos direcciones: la primera cualitativa o estática y la segunda cuantitativa o dinámica, según el criterio de Santandreu E, (2005). La primera definición se utiliza de forma general, para referirse al excedente del activo circulante sobre el pasivo circulante. Esto significa que el Capital de Trabajo es el importe del activo circulante que ha sido suministrado por los acreedores a largo plazo y por los
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accionistas, o equivalentemente, que no ha sido suministrado por los acreedores a corto plazo. Algunas de las interpretaciones que se asocian a esta definición señalan: es la medida en que la empresa resuelve sus problemas de liquidez y los recursos con los cuales esta atiende sus actividades operativas y financieras, sin tener que acudir a fondos extraordinarios. La liquidez se refiere a la “habilidad que adquiere una empresa para tener disponibilidad de activos de
fácil conversión en efectivo, reafirmando su capacidad para cubrir en forma oportuna y sin ret rasos sus obligaciones financieras a corto plazo”. De acuerdo al autor Gómez E, (2004). La segunda definición, cuantitativa o dinámica, se utiliza para referirse al activo circulante, lo que define al Capital de Trabajo como la inversión que se realiza en activos a corto plazo. El término Capital de Trabajo está asociado a diversas comprensiones como por ejemplo: Capital Total, Capital de Trabajo, Capital Propio, Capital Ajeno, Capital Permanente, entre otros. A fin de aclarar estos aspectos, es conveniente mencionar varios tipos de capital de trabajo. Se habla de Capital de Trabajo Permanente el requerido para atender el nivel mínimo de actividad de la empresa, este adquiere las características de un capital movilizado, es decir que la empresa no puede reducirlo sin afectar sus operaciones, mientras que la inversión en una máquina o equipo expresa el mismo bien a través del tiempo, esta expresado una vez en efectivo, inmediatamente después en inventarios, luego en cuentas por cobrar y otros, aunque la magnitud de las cuentas por cobrar se mantengan constante los deudores que la componen serán distintos o los mismos por distintas operaciones. También se habla de Capital de Trabajo Transitorio, es explicado por las variaciones normales en la duración del ciclo operativo y en el nivel de actividad, en que el Capital de Trabajo se aplica eventualmente en la empresa, aplicación que puede ser financiado igualmente con deudas de corto plazo. 25
Asimismo cabe mencionar que el Capital de Trabajo de acuerdo a las características de permanentes y transitorias se consideran como los recursos contenidos en los activos corrientes que se financian con fondos de largo plazo es decir pasivos de largo plazo y patrimonio neto. De manera que resulta necesario determinar el apropiado tamaño de la inversión en capital de trabajo para que no afecte la rentabilidad, dado que su calculada administración es clave para este propósito. Uno de los parámetros lo constituye el tiempo de duración del ciclo operativo como determinante en la rotación.
2.3.2 Gestión del Capital de Trabajo La Gestión del Capital de Trabajo es el proceso de la Gestión Financiera Operativa, que se dedica a la planeación, ejecución y control del manejo de los componentes del Capital de Trabajo y sus adecuados niveles y calidad, que permitan minimizar el riesgo y maximizar la rentabilidad empresarial. Espinoza (2005). Un análisis de la definición anterior permite distinguir el fundamento de la Gestión del Capital de Trabajo, el cual se concreta en una decisión esencial y la influencia de ésta en el riesgo y la rentabilidad empresarial. Esta decisión se concreta en: el nivel óptimo de inversión en cada uno de los componentes del activo circulante. Todo lo anterior conduce al estudio de tres elementos fundamentales que se interrelacionan en la Gestión del Capital de Trabajo y que conforman su base conceptual, a saber: componentes del Capital de Trabajo, inter compensación riesgo - rentabilidad y políticas de inversión a corto plazo. Para atender las variaciones del Capital de Trabajo que se produzcan a corto plazo y Capital de Trabajo Restringido o Contable que es la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante, este concepto es bastante utilizado y suele ser denominado Capital de Trabajo Neto porque involucra efectivo en Caja y Bancos, Depósitos a plazo, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Anticipos, Préstamos Bancarios, Cuentas por Pagar y Anticipo de Proveedores. De esta 26
forma la administración del Capital de Trabajo se refiere al manejo de las cuentas corrientes. Los activos circulantes de la empresa deben ser suficientes para cubrir los pasivos circulantes y asegurar un margen razonable. El enfoque de financiar a corto plazo el Capital de Trabajo neto indica que es un aspecto contable. No obstante, la toma de decisiones del Capital de Trabajo también depende del flujo de caja y del valor actual neto. Pareciera entonces que un Capital de Trabajo debe ser suficiente en cantidad para capacitar a la compañía a conducir sus operaciones sobre la base más económica y sin restricciones financieras y hacer frente a emergencias y pérdidas sin peligro de sufrir riesgos financieros. Esto hace que las principales decisiones sobre Capital de Trabajo, sea una responsabilidad de la Gerencia de Tesorería permitiendo entre otras cosas proteger al negocio del efecto adverso por una disminución en los valores del activo circulante, tales como: la cancelación oportuna de todas las obligaciones, disfrutar los descuentos por pago de contado, asegurar en alto grado el mantenimiento del crédito de la compañía, mantener los inventarios a un nivel que capacitará al negocio para servir satisfactoriamente las necesidades de los clientes, capacitar a la compañía a otorgar condiciones de crédito favorables a sus clientes, operar eficientemente evitando demoras en la obtención de materiales, servicios y suministros debido a la dificultades en la obtención de crédito. Es importante distinguir cuando existen excesos o insuficiencias en el Capital de Trabajo y como estos factores inciden en la administración y/o gestión de estos recursos. Si el activo circulante excede las necesidades del Capital de Trabajo, el negocio tendrá exceso y esto puede ser resultado de la emisión de bonos o acciones de capital en cantidades mayores de las necesarias para la adquisición de activos no circulantes por la venta de otros activos que no han sido reemplazados. Un Capital de Trabajo excesivo en forma de 27
efectivo y de valores negociables, puede ser tan desfavorables como un Capital de Trabajo insuficiente, debido al gran volumen de bienes que no son utilizados productivamente. De esta forma los fondos que que no se emplean representan una pérdida de interés o de utilidad, estimulan los pagos excesivos de dividendos y a menudo conducen a inversiones en proyectos indeseables o en equipos de fábrica innecesarios. La disponibilidad de un Capital de Trabajo excesivo pude llevar al descuido en lo que a gastos se refiere e ineficiencias en las operaciones. No obstante así como pueden darse excesos de Capital de Trabajo, también las empresas enfrentan la situación contraria o insuficiencia de Capital de Trabajo. Esto constituye uno de los problemas más graves en las organizaciones donde no pueden cubrir su pasivo circulante circulante y esto ocasiona resultados de pérdidas pérdidas de operaciones, tal como aparece en un Estado de Ganancias y Pérdidas o por los cargos directos a utilidades no distribuidas. Habrá insuficiencia debido a las pérdidas excesivas de operaciones extraordinarias, como por ejemplo, el registro de una baja en el valor de mercado del inventario. Una pérdida extraordinaria pude originar una reducción en los valores del activo circulante, ninguna de las cuales puede ser compensada por un cambio favorable del Capital de Trabajo. Así mismo puede ocurrir también también que la Gerencia de Tesorería fracasara en la obtención de otras fuentes de recursos necesarios para financiar la ampliación del negocio en consecuencia se generará insuficiencia puesto que un aumento puede comprender actividades tales como: el desarrollo de nuevos territorios de ventas innovadores de productos, desarrollos intensivos de los actuales territorios de ventas, adaptación de nuevos programas de fabricación y ventas o la adopción de nuevos proyectos. Puede ser insuficiente como resultados de la inversión de fondos corrientes en activo no circulante esto representa la reposición de un activo totalmente depreciado, la ampliación del 28
activo o la adquisición de valores a largo plazo en otras compañías. El Capital de Trabajo también se ve afectado adversamente si la compañía paga el pasivo circulante que surgió con motivo de la compra de activo no circulante. Después de gastos similares a los anteriores, el negocio se encuentra en una posición desfavorable como resultado de un Capital de Trabajo insuficiente, a menos que el mismo sea ampliado o que se emitan valores para reponerlos. Por último puede ser inconstante debido a los aumentos en los precios, requiriendo así de la inversión de más dinero para mantener la misma cantidad física en los inventarios, los activos fijos y para financiar las ventas a crédito por el mismo volumen físico de mercancías. Es muy importante mencionar que el capital de trabajo debe ser gestionado. Por ejemplo, las cuentas por cobrar están efectuados por el término del crédito que las empresas ofrecen a sus clientes, se puede recortar la cantidad de dinero situada en las cuentas por cobrar siendo inflexibles con los clientes que se retrasan en el pago de las facturas, (sin embargo, se puede encontrar que el futuro cambien de clientes para realizar negociaciones). En consecuencia la empresa puede reducir su inversión en existencias de materias primas, (el riesgo es que en un día se agoten las existencias y la producción se detenga). Estas consideraciones muestran que la inversión en capital de trabajo tiene tanto costos como beneficios. Por Ejemplo: el costo de la inversión d la empresa en cuentas por cobrar es el interés que podía ganar si los clientes hubiesen pagado las facturas con antelación. La empresa también olvida la venta por intereses cuando mantiene ociosos los saldos de tesorería en lugar de colocar el dinero en inversiones temporales. El coste de mantener existencia incluye no solo el costo de oportunidad de capital sino también el precio de almacén, seguros y el riesgo de obsolescencia.
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Todos estos costos de mantenimiento promueven a las empresas a mantener el número de activos circulantes. Mientras los costos de mantenimiento desaniman a las grandes inversiones en activos circulantes, el nivel demasiado bajo de activos circulantes también hacemos probables que la empresa se enfrente a costes de rotura que es aquel que se incurre por escasez de activos circulante. El trabajo de un Director Financiero es conseguir el equilibrio entre los importes y beneficios de los activos circulantes, esto consiste, en encontrar el nivel de activo circulante que minimice la suma de los precios de mantenimiento y los costos de rotura. Tal como lo expresa el autor Diez (2005), expone: El objetivo principal de la administración del capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos circulantes de la empresa, en otras palabras, viene dado por la eficiencia con que se maneje las cuentas del Activo Circulante y el Pasivo Circulante; esta se hace con el fin de mantener un nivel satisfactorio de capital de trabajo a fin de no llegar a un estado de insolvencia técnica y lo más grave a declararse en quiebra y como están siendo financiado esos activos circulante. (p.90)
2.3.3 Administración del Capital de Trabajo Se entiende por Capital de Trabajo: la cantidad de recursos que necesita o tiene una empresa para atender sus operaciones diarias, por consiguiente tenemos al Capital de Trabajo Bruto, que corresponde a la totalidad del activo circulante. CT=AC. El Capital de Trabajo Neto, Fondo de Maniobra ò Capital Circulante, según Vives A, (2006) define: “Como la diferencia que se presenta
entre los activos y los pasivos circulantes de la empresa. CT= AC - PC. (p.120). Según Macías (2006) “El Activo Circulante se compone del efectivo y otros activos que se espera convertir en efectivo, vender ò consumir durante un 30
ejercicio ò ciclo de operaciones”, (p.50). Normalmente se usa el período de un
año dentro de las partidas más comunes de activo circulante tenemos:
Efectivo o Caja : Consiste en billetes, normalmente esta en forma de depósito en el banco, pueden ser depósitos a la vista y depósitos a plazo.
Cuentas por Cobrar: Surgen cuando una empresa vende productos a otras compañías y no cobra inmediatamente, ya que según convenios preestablecidos se les otorgó un crédito comercial.
Inventarios: Constituidos principalmente por materias primas, productos en proceso o terminados, destinados para la venta. -
Se espera la liquidación en el ciclo normal de operaciones de la entidad.
-
Se mantiene principalmente con el propósito de ser comercializado.
-
Debe ser liquidado dentro de los 12 meses después de la fecha de Balance. En el planeamiento
financiero de una empresa ocupa un lugar
preponderante la determinación del monto de capital fijo y del capital de trabajo o circulante. En cierto sentido, constituye una meta financiera y las fronteras dentro de las cuales debe funcionar una empresa. Tal como lo expresa los autores Ross, Westerfield y Jaffe (2005), se expone: El Capital Fijo, es el que tiende a permanecer constante en la conducción de un negocio; es decir, que no cambia de forma y normalmente no es del tipo intercambiable ni comercial. (p.777). En el curso ordinario de una empresa, el activo fijo el activo fijo es de naturaleza permanente y no se convierte en dinero o su equivalente. Cuando se hace necesario la conversión rápida del capital fijo es frecuente que se experimenten a pérdidas. Ejemplo de capital fijo son: terrenos, edificaciones, maquinarias, equipos, muebles e instalaciones.
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Siguiendo las líneas de los autores anterior mencionado, exponen el Capital de trabajo es el que normalmente se convierte en dinero o su equivalente en las actividades ordinarias de la empresa; cambia de una a otra forma en un ciclo normal. Por ejemplo, Comprar materias primas, recibirlas, almacenarlas, transformarlas, almacenar los artículos elaborados y enviarlos a los mayoristas constituye un ciclo y cada paso requiere capital circulante para realizarse bien. El capital circulante está constituido por cosas tales como: dinero, materias primas, materiales en proceso, productos terminados y cuentas por cobrar. El monto del capital fijo de una empresa, está presentado por el equipo tangible necesario para cantidades determinadas de producción y ventas. En cambio el capital circulante debe bastar para cubrir todos los gastos de la empresa, desde el momento en que se compran los materiales hasta que los compradores pagan los productos terminados. La relación entre el Capital Circulante y el Capital Total varía según el tipo de empresa. En los servicios públicos la concordancia suele ser relativamente baja, mientras que en distribuidores y detallistas es generalmente alta.
2.3.4 Origen y Necesidad del Capital de Trabajo El origen y la necesidad del Capital de Trabajo está basado en el entorno de los flujos de caja de la empresa que pueden ser predecibles, también se fundamenta en el conocimiento del vencimiento de las obligaciones con terceros de créditos con cada uno, pero en realidad lo que es esencial y complicado es la predicción de los ingresos futuros a caja, ya que los activos como las cuentas por cobrar y los inventarios son rubros que en el corto plazo son de difícil convertibilidad en efectivo, esto pone en evidencia que entre más predecibles sean las entradas a caja futuras, menor será el capital de trabajo que necesita la empresa.
2.3.5 Componentes del Capital de Trabajo 32
Teniendo en cuenta tanto la definición más generalizada de Capital de Trabajo, como lo referido a su gestión, se deduce que está compuesto por las cuentas corrientes del activo circulante. “El activo circulante es uno de los
componentes del activo total de una empresa y contiene sus activos más líquidos, incluyendo las cuentas más representativas de los bienes y derechos que se convertirán en dinero en un período de tiempo no mayor de un año. Según Demestre (2005); es decir, son aquellos activos que se esperan convertir en efectivo, vender o consumir, ya sea en el transcurso de un año o durante el ciclo de operación. Las categorías más comunes de activos circulantes son el disponible, el realizable y las existencias.
2.3.6 Elementos De Capital De Trabajo Teniendo en cuenta tanto la definición más generalizada de capital de trabajo, como lo referido a su análisis, se deduce que los componentes que lo conforman son: activo circulante y pasivo circulante. De acuerdo al autor de las líneas anteriores expone que el activo circulante forma parte, o es una de las masas del activo total de una empresa y está compuesto por los activos más líquidos de la organización, incluyendo las cuentas más representativas de los bienes y derechos que se convertirán en dinero en un período de tiempo no mayor a un año” ; es decir, son aquellos activos que se espera convertir en
efectivo, vender o consumir ya sea en el transcurso de un año o durante el ciclo de operación, así mismo el autor antes mencionado
expone: Las
categorías más comunes de activos circulantes son el disponible, el realizable, las existencias y el avance de las diferentes formas de activo circulante a efectivo.
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2.3.7 Factores que Determinan la Cantidad y Calidad del Capital de Trabajo Un conjunto de circunstancias determinan la magnitud y composición del Capital de Trabajo de una empresa; aun cuando debemos estar conscientes de que existe interrelación de unas con otras dentro del mismo grupo y también desde distintos grupos. Del mismo modo unas afectan más el Capital de Trabajo Bruto que al Capital de Trabajo Neto, aun cuando siempre existen cierta correspondencia, sobre todo en el sentido de aumentar o disminuir la necesidad de ellos, y por supuesto, unas causas son fáciles de cuantificar mientras que otras son leves y pertenecen más al campo de lo subjetivo, sin dejar pasar y condicionar la existencia de un Capital de Trabajo con determinadas características cuantitativas y cualitativas. De acuerdo a la página electrónica gestiopolis (2011) expresa: Comercio Mayorista, este es otro de los sectores con mayores requerimientos de Capital de Trabajo Bruto y Capital de Trabajo Neto, pues si bien este tipo de empresa compra productos terminados y por tanto tiene una sola clase de inventarios, generalmente dentro de este tipo de inventarios existe una gran variedad de artículos y de cada tipo de estos debe mantenerse una cierta cantidad, salvo en el caso infrecuente que sea una empresa muy especializada.
2.3.8 Importancia del Capital de Trabajo Tal como lo indica el Autor Macías (2006) El capital de trabajo es importante puesto que está relacionado en el ciclo dinero mercancía. El cuál sería el tiempo en el que el dinero se encuentra inmovilizado para la producción y luego se inserta en la compañía. Este ciclo se inicia en el momento en que se inmovilizan los recursos que se destinan a la compra de materias primas interponiendo la logística interna que tiene que ver con el almacenamiento. Luego viene el proceso de distribución y por último las ventas, donde la gestión cumple un papel fundamental. 34
Por lo antes expuesto anteriormente, podemos inferir que cualquier desfase del ciclo de dinero, es cubierto con el capital de trabajo. Es decir, un excedente de inventario pudiera ser cubierto con otras partidas del capital de trabajo. Es importante mencionar, que cualquier inadaptación de este ciclo, nos permite determinar como el capital de trabajo se ve afectado. Por Ejemplo: si el ciclo es muy rápido, no existen incentivos de cuentas por cobrar, lo inventarios son inexistentes y por lo tanto se puede romper el período de producción, lo cual hace que el capital de trabajo disminuya. Si por el contrario el tiempo es lento, existirán cuentas por cobrar altas, inventarios grandes y el capital de trabajo será muy alto. Según Ross, Westerfield y Jaffe, (2005), expone: Lo importante es que la empresa se encuentre en equilibrio. En este sentido existirán tres situaciones o casos típicos:
Situación de máxima estabilidad solo existen activos. Sucede al comienzo de las empresas.
Situación de quiebra, aquí si los pasivos totales superen a los activos, y por lo tanto ha tenido pérdidas consecutivas.
El capital de trabajo también se puede determinar con el excedente de Recursos Permanentes, (Pasivos a Largo Plazo y Patrimonio Neto), menos los recursos invertidos en los Activos no Circulantes ( Activos Fijos y otros Activos) CT= PLP + Pn – Anc. (p.754). En los marcos de las observaciones anteriores para que se produzcan
aumento en el capital de trabajo neto, los fondos generados por aumento en el capital social, incrementos en el pasivo a largo plazo, ventas de activos no circulantes, deben estar canalizadas hacia incrementos en el activo circulante, disminución de pasivos circulantes o una combinación de ambos.
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2.3.9 Liquidez y su Función De acuerdo al Autor Espinosa (2005) analiza que la Liquidez es la capacidad de convertir un activo en efectivo, así mismo está en función de dos dimensiones:
El tiempo necesario para convertir un activo en efectivo.
El grado de seguridad asocia do con el precio al cual se realizará el activo. Cabe agregar incluso que el capital de trabajo, tiene relación directa con
la liquidez y su utilidad es la razón circulante o corriente, la cual mide la proporción de activos circulantes sobre pasivos circulantes. Cualquier empresa con una razón circulante mayor a 1.0 tiene capital de trabajo positivo, para un nivel dado de pasivo corriente, mientras mayor sea el capital de trabajo de la empresa, mayor será su razón corriente en caso de que el pasivo circulante exceda al activo circulante notaremos un déficit de capital de trabajo. El nivel del capital de trabajo es una medida absoluta de la liquidez de la empresa, mientras que la razón circulante es relativa de liquidez, de acuerdo a que el capital de trabajo se mide en términos absolutos, no se pude utilizar para comparar empresas que difieren mucho en tamaño. La eficiencia del dinero usado como Capital de Trabajo puede determinarse encontrando cuantas veces este rota en un período dado. La rotación se obtiene dividiendo las ventas netas entre el Capital de Trabajo. Las cifras de rotación para un período actual se comparan con las correspondientes de períodos previos, así mismo con razones similares de otras empresas de la misma línea de negocios. Si la rotación del Capital de Trabajo es creciente, es decir, si cada Bolívar produce un gran número de Bolívares de ventas, será un reflejo de la eficiencia en la administración. Sin embargo si la rotación es elevada con relación a otros períodos
o en
comparación con otras compañías, podría resultar peligroso, en caso de que
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los requerimientos de inventarios se eleven repentinamente o que las cuentas por cobrar disminuyan de manera inesperada. Si la comparación muestra que la rotación es baja puede ser una señal de que la administración no es eficiente, de que la compañía podría aumentar su volumen de negocios sin requerir capital adicional. Para tal fin es importante conocer cómo se relacionan las distintas cuentas de capital de trabajo. Primero se examinarán las cuentas por cobrar, que no son más que el total de todo el crédito extendido por una empresa a sus clientes y luego los inventarios. La administración de las cuentas por cobrar es un aspecto importante en la administración del Capital de Trabajo de una empresa que vende a crédito . “La tasa a la cual las ventas a crédito se convierten en efectivo determina los esfuerzos con relación a la misma” Van
Horne, (2007). Los dos aspectos básicos a los que ha de enfrentarse el ejecutivo financiero responsable de administrar las cuentas por cobrar son la predicción y el control de las mismas. Las políticas referentes a la administración de cuentas por cobrar implican encontrar un equilibrio entre el riesgo y rendimiento. En el grado que se amplíen los plazos y se concedan créditos a los clientes. De esta manera se estarán inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligra la capacidad para liquidar los pasivos. Sin embargo, tiene la ventaja de facilitar la venta de los productos y mejorar las utilidades. Diversos factores, como por ejemplo los cambios en las condiciones económicas, afectan la calidad de las cuentas por cobrar, lo ideal sería en la administración de las cuentas por cobrar de forma consistente a través de los diversos períodos económicos. Sin embargo, las cuentas por cobrar no mejoran con el tiempo normalmente, debido a que aumenta la posibilidad de transformarse en deudas incobrables y su cobro conlleve a más gastos, por lo que su valor se reduce. Las necesidades del Capital de Trabajo dependen del tiempo necesario para 37
convertir las cuentas por cobrar en efectivo. Mientras menor es el tiempo para cobrar dichas cuentas, menor será el importe del Capital de Trabajo que se necesitará. Un control efectivo de las cuentas por cobrar se logra por medio de una correcta administración con
relación a concesión de créditos, por las
condiciones de ventas, estableciendo un máximo de créditos para clientes y con las cobranzas. La distribución eficiente del crédito provocará una rotación más alta de las cuentas por cobrar y una rotación elevada de inventarios. De otra forma, el Capital de Trabajo está amarrado por un período más prolongado y en consecuencia no está disponible para usarse inmediatamente en el ciclo de las operaciones.
2.3.10 Cuentas por Cobrar e Inventarios Las cuentas por cobrar y los inventarios deben evaluarse desde la misma perspectiva que los activos fijos. Muchos proyectos de presupuestos de capital incluyen las cuentas por cobrar y los inventarios, así como el componente d activos fijos. Un ejemplo sería un nuevo sistema de distribución que incluya un almacén e inventarios adicionales, o un nuevo producto que requiera instalación de fabricaciones diferentes y más cuentas por cobrar e inventarios. Según Llozano, (2005), argumenta: Las cuentas por cobrar y los inventarios difieren de los activos fijos en que en su mayor parte, se analizan en términos de niveles globales; los activos fijos se comparan en términos de activos específicos. Sin embargo desde el punto de vista de la valuación global de la organización esta distinción carece de importancia. Los proyectos de presupuestos de capital pueden ser evaluados como un paquete de activos.
2.3.11 Rentabilidad vs Riesgo Se dice que a mayor riesgo mayor rentabilidad, esto se basa en la administración del capital de trabajo en el punto que la rentabilidad es calculada por utilidades después de gastos frente al riesgo que es determinado 38
por la insolvencia que posiblemente tenga la empresa para pagar sus obligaciones. Según Ross. Westerfield y Jaffe, (2005), expone: Un concepto que toma fuerza en estos momentos es la forma de obtener y
aumentar las
utilidades y por fundamentación teórica se sabe para obtener un aumento de estas hay dos formas esenciales de lograrlo, la primera es aumentar los ingresos por medio de las ventas y en segundo lugar disminuyendo los costos pagando menos por las materias primas, salarios o servicios que se le presten, este postulado se hace indispensable para comprender como la relación entre la rentabilidad y el riesgo se unen con la de una eficaz dirección y ejecución del capital de trabajo. (p.39). Entre más grande sea el monto del capital de trabajo que tenga una empresa, menos será el riesgo de insolvencia, esto tiene fundamento en que la relación que se presenta entre la liquidez, el capital de trabajo y el riesgo es que si se incrementa el primero ò el segundo, el tercero disminuye. Ya considerados los puntos anteriores es necesario analizar los puntos clave para reflexionar sobre una correcta administración del capital de trabajo frente a la maximización de la utilidad y la minimización del riesgo. Según Ross, Westerfield y Jaffe, (2005) expone:
Naturaleza de la empresa: Es necesario ubicar la empresa en un contexto de desarrollo social y productivo, ya que el desarrollo de la administración financiera en cada una es de diferente tratamiento.
Capacidad de los Activos. Las empresas siempre buscan por naturaleza depender de sus activos fijos en mayor proporción que de los corrientes para generar sus utilidades, ya que los primeros son los que en realidad generan ganancia operativa.
39
Costos de Financiación: Las empresas obtienen recursos por medio de los pasivos corrientes y los fondos de largo plazo, en donde los primeros son más económicos que los segundos. (p.41). En consecuencia la administración del capital de trabajo tiene variables
de gran importancia que han sido analizados anteriormente de forma rápida pero concisa, cada una de ellas son un punto clave para la administración que realizan los gerentes, directores y encargados de la gestión financiera, es recurrente entonces tomar todas las medidas necesarias para determinar una estructura financiera de capital donde todos los pasivos corrientes financien de forma eficaz y eficiente los activos corrientes y la determinación de un financiamiento óptimo para la generación de utilidad y bienestar social. “Las decisiones financieras tomadas por los administradores de la
empresa afectan positiva o negativamente el grado de liquidez y de rendimiento”. Weston F y Brigham E, (2008). A partir de lo anterior, dos
cuestiones u objetivos fundamentales del manejo del capital de Trabajo son maximizar la rentabilidad y minimizar el riesgo. Sin embargo, ambos son directamente proporcionales, lo que significa que cuando una de las variables aumenta, también lo hace la otra y viceversa. Una vez introducidos los elementos anteriores, se hace necesario definir los componentes del binomio riesgo – rendimiento. Además, Van Horne y Wachowicz, (2008) define el rendimiento como “el ingreso recibido sobre una inversión, la cual generalmente se expresa en porciento”, en tanto, F. Weston y E. Brigham (2007) la generaliza indistintamente como “la corriente de flujo de efectivo y la tasa de rendimient o sobre los activos”. Para determinar la tasa de rendimiento sobre los activos, se
utiliza la expresión: Utilidad antes de intereses e impuestos / Activos totales. Por su parte del autor Gómez E, (2005) consideran la rentabilidad como las “utilidades después de gastos”.
Este investigador concuerda en que por 40
fundamentación teórica esta se obtiene y aumenta por dos vías esenciales: la primera, aumentando los ingresos por medio de las ventas y la segunda, disminuyendo los costos pagando menos por las materias primas, salarios, o servicios que se presten. En el marco de esta investigación, el análisis de la rentabilidad en forma de tasa, indicando la capacidad de los recursos para generar utilidades, se acoge como vía más eficaz para los análisis posteriores. Por su parte, la categoría riesgo en su definición, se asimila con mayor dificultad. En términos muy simples, existe riesgo en cualquier situación en que no se conozca con exactitud lo que ocurrirá en el futuro. El riesgo es sinónimo de incertidumbre, que es la dificultad de poder predecir lo que ocurrirá en el futuro. En la gestión financiera, el riesgo se asocia con la variabilidad de los resultados que se esperan”, derivándose de esto que es más
arriesgado aquello que ofrece resultados más variables, sean positivos o negativos. Con respecto al análisis de los riesgos en un negocio, se pueden identificar tres fundamentales a evaluar: Riesgo Comercial, Riesgo Financiero, Riesgo Operativo. El riesgo comercial es el inherente al propio mercado en que se desempeña la empresa, donde es vital el análisis de la línea de negocios, la rama en la cual se opera y el entorno económico - financiero. El riesgo operativo se encuentra vinculado a las dimensiones óptimas de plantas y equipos, la utilización de los recursos y la relación con los niveles de venta; es decir, las condiciones de tecnología. El riesgo financiero es el relacionado con el nivel de endeudamiento y la relación entre financiamiento ajeno y propio; es decir, el análisis relacionado con la estructura financiera vinculado al Capital de Trabajo, el riesgo significa peligro para la empresa por no mantener suficiente activo circulante para:
Hacer frente a sus obligaciones de efectivo a medida que éstas ocurran.
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Sostener el nivel apropiado de ventas.
Cubrir los gastos asociados al nivel de operaciones. Ya consideradas las definiciones anteriores, es necesario analizar los puntos
claves para reflexionar sobre una correcta gestión del capital de trabajo frente a la maximización de la rentabilidad y la minimización del riesgo. La naturaleza de la empresa, siendo necesario ubicarla en un contexto de desarrollo social y productivo, pues la administración financiera en cada una es de diferente tratamiento. Así mismo, es importante destacar que la empresa es un subsistema del sistema sociedad y como tal, mantiene una relación de interdependencia con los otros subsistemas de la misma. La capacidad de los activos en generar utilidades, haciendo énfasis en la mezcla de cada uno de los componentes del activo circulante y velando por el tiempo en que cada uno de ellos necesita avanzar a la forma de efectivo. Podemos concluir que un administrador financiero debe buscar aquel punto de equilibrio particular entre el riesgo y la rentabilidad que se derivan de las diferentes decisiones o políticas del capital de trabajo, El punto de equilibrio se denomina inter compensación riesgo – rendimiento.
2.3.12 Ciclo de Transformación de los Activos Circulantes en Efectivo Un activo es un conjunto de bienes y derechos que posee la empresa para el desarrollo de sus operaciones y comprende la inversión de activos que serán usados o forman parte del ciclo operativo, es decir, activos de corta duración. Los activos pueden ser tangibles o intangibles y subdivididos en circulantes y no circulantes; Brealey(2008). Las principales características del activo circulante son, fundamentalmente, su disponibilidad e intención de convertirse en efectivo dentro del ciclo normal de operaciones y su uso para la adquisición de otros activos circulantes, para pagar deudas a corto plazo y en general, para
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cubrir todos los gastos y costos incurridos en las operaciones normales de la organización durante un período. El disponible es la medida fundamental del activo circulante puesto que permite enfrentar los problemas más importantes a los que está expensa la empresa: la insolvencia y la falta de capital. Insolvencia significa no contar con la suficiente disponibilidad en el tiempo y lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de la empresa. El incumplimiento de este objetivo puede tener serias consecuencias, tales como el descrédito, la necesidad de acudir a sistemas poco favorables de financiación, pudiendo llegar finalmente a la quiebra por falta de liquidez. Falta de capital significa no mantener un saldo de tesorería que permita a la empresa sostener decisiones empresariales del corto, mediano y largo plazo, referidos al financiamiento del Capital de Trabajo operativo, a la ampliación de sus mercados (lanzamiento de un nuevo producto), a la actualización tecnológica (la cual es sumamente acelerada) u otras inversiones en planta o equipos. El disponible está constituido por las partidas representativas de aquellos bienes que pueden ser utilizados para pagar las deudas a su vencimiento. Éstas son efectivo en caja, efectivo en banco e inversiones temporales:
2.3.12.1 El efectivo en caja: Incluye las existencias de monedas y billetes propiedad de la empresa, tanto en moneda nacional como extranjera, el efectivo destinado al fondo para pagos menores (caja chica), al fondo para cambio y cualquier otro fondo de uso específico, sellos de correo y los cheques recibidos pendientes de depositar en banco y el ingreso en efectivo extraído del mismo para pagos de nóminas y otros. Este efectivo es un fondo limitado para enfrentar erogaciones de monto pequeño y cuya naturaleza y oportunidad exige que el pago sea en efectivo y no con cheques.
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2.3.12.2 El efectivo en banco: Contiene las existencias de monedas y billetes en depósitos a la vista con los bancos que opera la empresa a través de cuentas corrientes, contra las que se giran los pagos y se depositan y reciben los cobros y transferencias, por lo que es conveniente mantener niveles aceptables en promedio dentro de las mismas. El mismo podrá mantener niveles aceptables en promedio en la cuenta de cheques facilitará: que la institución bancaria con que se trabaje pueda satisfacer todos los requerimientos empresariales; mantener dinero extra para aprovechar oportunidades que se pretendan (una rebaja excelente en la compra de materias primas, algún faltante de un producto que sea de adquisición urgente).
2.3.12.3 Las inversiones temporales: Son inversiones de carácter financiero que realizan las empresas con los excedentes de efectivo, con el objetivo de rentabilizar los recursos monetarios temporalmente libres. Incluyen las acciones y bonos emitidos por otras compañías comprados para rentabilizar el efectivo o con fines especulativos, bonos de tesorería, instrumentos de deuda a corto plazo, certificados de depósitos, depósitos a plazo fijo y otras formas de inversiones temporales, que por sus características y el mercado en que se negocian, son consideradas como cuasi dinero; Demestre, (2005). Los excedentes temporales de efectivo son depositados en cuentas de inversiones con el objetivo de mantener un rendimiento que no se obtendría en caso de depositarse en una cuenta de cheque normal. Estas inversiones a corto plazo del efectivo que excede a los requerimientos actuales, se efectúan con el propósito de obtener una rentabilidad de los fondos. Estas inversiones se deben realizar a corto plazo y tienen que ser de la más alta calidad, asegurando así que se puedan vender sin incurrir en pérdidas; Bernstein, (2007). El administrador financiero deberá vigilar que se mantengan niveles aceptables de disponible en proporción a las necesidades de la empresa y prever futuros requerimientos, pues éste es el rubro del balance que debe ser 44
muy bien aprovechado para que genere una administración oportuna y utilidades sanas a la empresa.
2.3.12.4 El realizable: Reúne aquellos bienes y derechos que habrán de convertirse en disponibles. Dentro de éstos se encuentran los efectos y cuentas por cobrar y los pagos anticipados. Cuando una empresa vende productos a otra empresa o a un organismo estatal, por lo general no espera cobrar inmediatamente. Estas facturas no pagadas o crédito comercial forman el grueso de cuentas por cobrar. Las empresas también venden algunos productos a crédito al consumidor final, formando el resto de las cuentas por cobrar. Las empresas también venden algunos productos a crédito al consumidor final, formando el resto de las cuentas por cobrar, “Una alternativa
en la optimización de la gestión de las cuentas por cobrar es la factorización, mediante la cual una tercera empresa llamada factor, generalmente un banco comercial, realiza el financiamiento extra empresarial de las cuentas, compensándose la gestión de cobro mediante una comisión”. A. Ravelo, 2005). “La
política de crédito de una empresa marca las pautas para determinar la
concesión o no de créditos al cliente y el monto de éste, para lo cual deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Las variables fundamentales de la política de crédito son: los estándares de crédito que son el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente y la política de cobros que constituyen los procedimientos que ésta sigue para cobra r sus cuentas a su vencimiento”; Gitman, (2007). A partir de lo anterior, las cuentas por cobrar representan los derechos del negocio contra deudores, que normalmente surgen de la venta de mercancías o por la prestación de servicios dentro de las operaciones normales de la empresa. “Las cuentas por cobrar a clientes incluyen una estimación p ara
cuentas malas o incobrables, que se restan a las primeras para determinar el valor que se espera cobrar” ;
Demestre (2007). La condición para que sea 45
considerada cuenta por cobrar consiste en que sea cobrable dentro de un período de un año o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa. Los efectos por cobrar, por su parte, incluyen letras de cambio y pagarés – que son aceptados o emitidos por los clientes y que se encuentran pendientes
de cobrar-, constituyen derechos de cobro a favor de la empresa, respaldados por instrumentos formales de pago. Estos efectos pueden ser descontados en el banco o en alguna institución financiera.
2.3.12.5 Los pagos anticipados: También denominados gastos pagados por adelantado, representan futuras partidas de gastos que ya han sido pagados a cambio de recibir en fecha futura bienes y/o servicios que se van a consumir dentro de un año (Ob. Cit). Si es mayor el ciclo normal de operaciones, se clasificará como activo no circulante, específicamente dentro de cargos diferidos.
2.3.13 Políticas del Capital de Trabajo y su Influencia en el Riesgo y la Rentabilidad Las políticas del Capital de Trabajo están asociadas a los niveles de activo circulante que se fijen para realizar las operaciones de la empresa, teniendo en cuenta la relación entre ellos, así como con los niveles operativos, por lo que se pueden categorizar dos elementos fundamentales en este sentido:
Nivel fijado como meta para cada categoría de activo circulante: política de inversión circulante.
Los efectos de estos niveles en el binomio riesgo - rentabilidad. Existe una estrecha relación entre la inversión y las operaciones de la
empresa, aspecto fundamental en la comprensión de las políticas del Capital de Trabajo, para lo cual, antes de establecer los elementos teóricos relacionados con éstas y su influencia sobre el riesgo y la rentabilidad, se hace necesario
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establecer las bases que sustentan la problemática de la asociación de los niveles de activos circulantes con los niveles de operación. Para los autores Weston y Brigham (2008) en su afán de establecer métodos para el pronóstico financiero, se refieren a relaciones, una de ellas relevante en este marco: la relación entre las ventas y la inversión en activo circulante. Esta relación los autores la definen de causalidad, puesto que la demanda de ventas es la causa de que se invierta en inventarios, en cuentas por cobrar y en la mantención de efectivo. Por otro lado definen la importancia de la estabilidad para lograr pronósticos más cercanos a la realidad. En su modelo de cálculo de los EFR Del término en inglés: External founds required o Requerimiento de Fondos Externos, estos autores muestran una relación lineal entre las ventas y las cuentas por cobrar e inventarios, asumiendo el crecimiento de los activos circulantes en relación recta con las ventas, y suponiendo de esta forma linealidad en la relación: ventas - activos circulantes. Por su parte, Van Horne y Wachowicz, (2008) reconocen estas relaciones, pero así también la inconsistencia de crecimientos estables. Respecto a lo anterior explican que para cada nivel de ventas pueden establecerse diferentes niveles de activos circulantes, pero que esta relación no es lineal, sino exponencial. Las políticas que se pueden implementar se clasifican en: relajada o conservadora, restringida o agresiva y moderada o intermedia las cuales se argumentan a continuación:
Política relajada o conservadora, también denominada Política de gato gordo por Weston y Brigham (2008). Es una política bajo la cual se aseguran elevados niveles de activos
circulantes. Con ella se considera a la empresa preparada para cualquier eventualidad, manteniéndose cantidades relativamente grandes de efectivo e inventarios y a través de lo cual, las ventas se estimulan por medio de una
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política liberal de crédito, dando como resultado un alto nivel de cuentas por cobrar. Política restringida o agresiva, también denominada Política de apoyo mediano. Es una política bajo la cual el mantenimiento de efectivo, inventarios y cuentas por cobrar es minimizado; es decir, se mantienen cantidades relativamente pequeñas de activo circulante. Como consecuencia de esta política, el riesgo y la rentabilidad de la empresa se verán elevados. Política moderada o intermedia, se encuentra entre la política relajada y la política restringida, donde se compensan los altos niveles de riesgo y rentabilidad con los bajos niveles de éstos. Todo lo anterior conlleva a interiorizar que al determinar la cantidad o nivel apropiado de los componentes del activo circulante, el análisis del Capital de Trabajo debe considerar la compensación entre rentabilidad y riesgo, donde mientras mayor sea el nivel de activo circulante, mayor será la liquidez de la empresa, si todo lo demás permanece constante; así mismo, con una mayor liquidez es menor el riesgo, pero también lo será la rentabilidad.
2.3.14 Administración de Inventarios Los inventarios de materias primas comprenden los artículos que compra la empresa, los cuales representan materiales básicos para la actividad operativa. Los inventarios de producciones en curso o en proceso incluyen todos los elementos que se utilizan de forma actual en el proceso de producción, mientras que los inventarios de productos terminados reúnen aquellos artículos que han sido producidos pero aún no han sido vendidos. Así mismo se incluyen en las existencias, partes y piezas de repuesto, combustibles, insumos de oficina y cualquier otro material auxiliar; mercancías para la venta o mercadería de las empresas comercializadoras al por mayor y al detalle Demestre, (2006). 48
El inventario es considerado como una inversión puesto que el encargado de la administración de la empresa debe controlar sus niveles y asegurar que no existan demasiadas acumulaciones del mismo. Esto requiere el “desembolso
de
efectivo que se espera que genere un rendimiento en el corto plazo”; Gitman (2011). En el proceso de "producción - ventas" de la empresa, es necesaria la presencia de inventarios para que ésta prevea un mínimo de interrupciones. Se necesita una existencia tanto en materia prima como de productos en proceso para asegurarse de que los artículos necesarios estén disponibles cuando se necesiten. Debe haber un inventario de artículos terminados disponible que representen las existencias amortiguadoras para que la empresa pueda satisfacer la demanda de ventas a medida que se presentan. Todo lo anterior conlleva a la determinación del inventario óptimo. Las últimas tendencias en la gestión de inventarios son las siguientes: líneas de producción mucho más versátiles, trabajar con inventarios de materia prima casi nulos, utilización de sistemas informáticos y líneas de comunicación, aplicación de sistemas Just In Time (JIT) y reducción de los productos en proceso. Todo esto implica que: los almacenes intermedios de productos en las cadenas sean innecesarios; integración entre los clientes y los proveedores prácticamente total; órdenes de compra, facturación y producción que viajan con seguridad, disminuyendo los tiempos de espera; trasladado de materias primas a proveedores, asegurando un suministro fluido y casi inmediato; sustitución de cadenas de producción por grupos de producción que abordan todas las tareas; y la producción de cada unidad sin dejar productos intermedios. Ravelo, (2005). En cuanto a la administración de inventarios esta merece especial atención porque un buen número de empresas y en especial las que venden al detal, los inventarios constituyen una parte significativa del activo total, 49
adicional representan los activos menos líquidos del activo circulante, los errores que se cometen en su administración no pueden remediarse fácilmente y se debe considerar los cambios en los niveles de inventarios ya que tienen efectos económicos importantes. Durante los períodos de disminución de las ventas, no será necesario reponerlos, de allí que se acelere con mayor ímpetu la baja en la producción bruta. Por el contrario en otros períodos los inventarios se acumularán a un ritmo más rápido que las ventas. Estos movimientos impiden que haya una estabilidad, dando origen a los ciclos de inventarios que tanto preocupan a los economistas y los empresarios. Existe suficiente evidencia de que los métodos modernos relacionados con la administración financiera han reducido en tiempos recientes el tamaño de los inventarios en relación con las ventas. “El mejor control de inventarios puede atribuirse en buena parte al uso de sistemas computarizados, que pueden efectuar tanto cálculos respecto a los efectos de los diversos planes de inventario mediante la herramienta de simulación así como operar al modelo de inventarios seleccionado” Emery y Finnerty, (2007).
Con la ayuda de estos sistemas mejora el control de los inventarios si los proveedores controlan la entrega de insumos, con la finalidad de despachar las mercancías o los materiales con mayor rapidez. Algunos inventarios son inevitables, al menos una parte del inventario de manufactura en proceso. Al momento de llevar a cabo el recuento, parte de él estará en las máquinas, otra en la fase de traslado o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o al almacén de productos terminados. Si se va a tener producción es inevitable tener inventario en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción.
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Como una alternativa, se podría pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso sea para el subcontratista. En cuanto a los inventarios de productos terminados en donde se centra nuestro interés se relaciona con la coordinación de la producción y de las ventas. El administrador financiero puede estimular las ventas cambiando los términos del crédito u otorgando créditos. Independientemente de que los artículos permanezcan en los libros como inventarios o cuentas por cobrar, el administrador tiene que financiarlo. En repetidas ocasiones las empresas deberán realizar la venta de cualquier forma a fin de dar un paso más hacia la obtención de efectivo.
2.3.15 Administración del Efectivo La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio que permite la obtención de mercancías y servicios para el desarrollo y operatividad del negocio. Por tal motivo se requiere de un cuidado contable de las actividades operativas con efectivo, debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas:
El presupuesto de efectivo.
Control interno de contabilidad. Según Vives (2006), expone: La Administración es responsable del
control interno, es decir de la protección de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo más líquido de un negocio . Se necesita un sistema de capital interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para personal. (p.30). Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son las siguientes:
Salvaguardar los recursos contra desperdicios, fraudes e insuficiencia.
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Promover la contabilidad adecuada de los datos.
Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. De acuerdo a los autores Ross, Westerfield y Jafe, (2005), indican: La
Administración del Efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos más líquidos, pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir el desembolso inesperado, reduciendo así el riesgo de una crisis de solvencia. Dada que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos. (p.45). Hechas las observaciones anteriores la administración del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía, es evidente entonces que se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas bancarias. Por otra parte las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:
Transacciones.
Compensación a los Bancos por el suministro de préstamos y servicios.
Precaución.
Especulación. Las grandes decisiones que normalmente adoptan inversionistas,
acreedores y usuarios en general, se asocian y centran en especial en los movimientos de efectivo, en las proyecciones de rendimientos futuros, de ellos lo que se busca con la administración eficiente del Capital de Trabajo es minimizar la inversión en activos que no producen utilidades, como las cuentas
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por cobrar e inventarios y maximizar el crédito gratuito, como el prepago de los clientes, sueldos acumulados y las cuentas por pagar. Es así como vemos que la planificación financiera utiliza instrumentos muy útiles como el presupuesto de efectivo para comprender las oportunidades de inversión que la empresa decide aprovechar, el nivel de apalancamiento financiero y el importe del efectivo que la organización paga a los accionistas. Estas a su vez son políticas que la empresa debe determinar para procurar su crecimiento y rentabilidad. Las organizaciones de hoy en día requieren de un programa o sistemas que conlleven al manejo real y óptimo del efectivo, para lograr la ejecución en forma efectiva de las estrategias y planes establecidos. Causa ésta, por la que muchas empresas han introducido sistemas para el control y administración del efectivo, cuentas por cobrar e inventarios con carácter dinámico y técnico dado que cada día se hace más difícil el manejar y controlar estos elementos. La administración del capital de trabajo incluye numerosos aspectos que hacen de esta investigación una importante área de estudio. La mayor parte del tiempo los administradores financieros se dedican a las operaciones internas diarias de la empresa, lo cual puede resumirse en forma apropiada bajo el encabezado de Administración del capital de trabajo. El activo circulante suele representar más de la mitad de los activos totales de la empresa, puesto que son una inversión tan grande y ésta tiende a ser relativamente inestable, los activos circulantes merecen una cuidadosa atención por parte del administrador financiero. La administración del Capital de Trabajo en las empresas pequeñas, se aplican disminuyendo sus inversiones de activos fijos (arrendando plantas y equipos), evitando las inversiones en efectivo. Los activos circulantes son en especial significativos para el administrador financiero de una micro empresa ya que las mismas tienen acceso relativamente limitado a los mercados de capitales a largo plazo, por 53
consiguiente deben hacer uso extenso del crédito comercial y de los préstamos bancarios a corto plazo que afectan al Capital Neto de Trabajo aumentando el pasivo circulante. La relación entre el crecimiento de las ventas y la necesidad de financiar activos circulantes es estrecha y directa. Por ejemplo, si el período promedio de cobranza de una empresa es de 30 días y sus ventas a crédito son de Bs. 1.000 al día, la inversión en cuentas por cobrar se eleva a Bs. 30.000. Si las ventas se elevan a Bs. 2.000 al día, las inversiones en cuentas por cobrar aumentan a Bs. 60.000. Los aumentos en ventas producen necesidades inmediatas similares con relación a inventarios adicionales, y quizás con relación a saldos de efectivo. Todas estas necesidades deben financiarse en alguna forma y como están tan relacionadas con el volumen de ventas, por consiguiente es imperativo que el administrador financiero se mantenga enterado del desarrollo del segmento de capital de trabajo de la empresa. Desde luego, los aumentos continuos en las ventas requieren de activos adicionales a largo plazo (activos fijos), los cuales deben ser financiados de alguna forma. Sin embargo, las inversiones en activo fijo, aunque son especialmente importantes desde el punto de vista estratégico y a largo plazo de la empresa, por lo general tienen un plazo mayor respecto del financiamiento que tienen las inversiones en activos circulantes. Los condicionantes de la magnitud del Capital de Trabajo dependerán de la inversión total requerida por un proyecto o una empresa en marcha dependerán de:
El sector de la economía en que se va a operar u opera.
Las condiciones técnicas y operativas de dicho sector.
Las decisiones de política empresaria que adopte los inversores.
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Desde el punto de vista del requerimiento de Capital de Trabajo las mencionadas variables pueden ser expresadas, en forma más clara y operativa por las siguientes:
Duración del ciclo dinero – mercadería – dinero y número de solapamientos a que da lugar.
Costo del producto objeto de nuestra actividad.
Nivel de actividad al que operaremos u operamos.
Inflación. Estas variables están condicionadas, lógicamente, por las anteriores así, la
duración del ciclo – mercadería – dinero depende del sector de la economía en que se va a operar ( por ejemplo, no existe igual duración del ciclo entre una fábrica de galletas y un astillero), la tecnología disponible para llevar a cabo la actividad y las decisiones de política que se adopten (por ejemplo en una empresa constructora de viviendas se puede optar por el método tradicional de construcción o por un método que permita utilizar elementos prefabricados, además es posible otorgar o no financiamiento del producto de las ventas). El costo del producto depende del elemento que se desea producir y/o vender es decir del sector en que se va a operar y adecuadas tomas de decisiones. El nivel de actividad (medio por unidades producidas y/o vendidas) va a depender del sector en que se trabaje, por la mayor o menor demanda que exista en dicho sector, crecimiento vegetativo o dinámico de dicha demanda, además de las políticas a implementar (participación que se desea lograr en dicha demanda, condiciones de ventas del producto. Por último, la inflación depende del sector en que se opere. El Capital de Trabajo debe ser suficiente en cantidad para capacitar a la compañía para conducir sus operaciones sobre la base más económica y sin restricciones financieras para hacer frente a emergencias y pérdidas sin peligro
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de sufrir riesgos financieros. Los beneficios que otorga hacer buen uso del Capital de Trabajo son los siguientes:
Proteger al negocio del efecto adverso por una disminución en los valores del activo circulante.
Hace posible pagar oportunamente todas las obligaciones y aprovechar la ventaja de los descuentos por pago de contado.
Asegura en alto grado el mantenimiento del crédito de la compañía y suministra lo necesario para hacer frente a emergencias tales como huelgas, inundaciones o incendios.
Permite tener los inventarios a un nivel que capacitará al negocio para servir satisfactoriamente las necesidades de los clientes.
Capacita a la compañía a otorgar condiciones de crédito favorables a sus clientes.
La compañía a opera eficientemente ya que no debe haber demora en la obtención de materiales, servicios y suministros debido a dificultades en la obtención de créditos. Un Capital de Trabajo adecuado también capacita al negocio a soportar
períodos de depresión. En el grado en que el activo circulante excede las necesidades del Capital de Trabajo, la organización tendrá exceso de Capital de Trabajo. Dicho exceso puede ser resultado de: 1. La emisión de bonos o acciones de capital en cantidades mayores de las necesarias para la adquisición de activo no circulante. 2. Venta de activo no circulante que no ha sido reemplazado. 3. Utilidad de operación o utilidades que no se aplican al pago de dividendos en efectivo, adquisición de activo fijo u otros fines similares.
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4. La conversión, no acompañada de reposición, de activos de operación en Capital de Trabajo por medio del proceso de depreciación por agotamiento y por amortización. Un Capital de Trabajo excesivo, especialmente en forma de efectivo y de valores negociables, puede ser tan desfavorable como un Capital de Trabajo insuficiente, debido al gran volumen de fondos que no son usados productivamente. Los fondos que no se emplean representan una pérdida de interés o de utilidad, estimulan los pagos excesivos de dividendos y a menudo conducen a inversiones en proyectos indeseables o equipos de fábrica innecesarios. De hecho la disponibilidad puede llevar al descuido en lo que a costos se refiere y por lo tanto la ineficiencia en las operaciones.
2.3.16 Administración del Efectivo y Valores Negociables Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes específicos, puede contribuir al objetivo global de la empresa, esto implican tres motivos de efectivo:
Primero: el motivo transacción es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se prestan en el curso normal de los negocios, pagos por compras, mano de obra y dividendos.
Segundo: el motivo precaución se relaciona con mantener un amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del negocio, menos cantidades por caución se necesitarán. La posibilidad de obtener préstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad de este tipo de recursos. Es importante señalar que no todos los recursos para transacciones de la organización y las cantidades por cautela tienen que mantenerse en efectivo, es decir que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi representan dinero). 57
Tercero: el motivo de especulación se relaciona con mantener efectivo, a fin de aprovechar los cambios estimados en los precios de los valores, este motivo sugiere que la organización debe conservar efectivo hasta que se termine el incremento en las tasas de interés, las misma se esperan desciendan en consecuencia el efectivo se puede invertir en valores; la organización se beneficiará con cualquier descenso futuro y aumento en los precios de los valores realizables, aunque algunas empresas no mantienen efectivo con la finalidad de aprovechar los cambios esperados en dichas tasas de interés.
2.3.17 Función de la Administración de Efectivo La administración del efectivo comprende el manejo del dinero de la organización y obtener así la mayor disponibilidad de efectivo y el máximo de ingresos por intereses sobre cualquier fondo que no se esté utilizando. Según Ross, Westerfield y Jaffe, (2005), argumenta: La función comienza cuando un cliente extiende su cheque para pagarle a la organización una cuenta por cobrar; la función termina cuando un proveedor, empleado o el gobierno obtienen fondos cobrados por la organización por el pago de una cuenta pendiente por pagar o una acumulación. Todos los activos entre estos dos puntos caen dentro de la esfera de la administración del efectivo. Los esfuerzos de la organización para hacer que los clientes paguen sus cuentas en tiempo determinado están dentro de la administración de las cuentas por cobrar. Por otra parte, su decisión sobre cuando pagar las cuentas incluye la administración de las cuentas por pagar y las acumulaciones. (p.750). Por lo general la tesorería o la gerencia financiera de un negocio administran el efectivo. El presupuesto de efectivo, útil para el proceso, suele ser una proyección mensual de los ingresos y las deudas, el mismo indica la posible disponibilidad tanto en relación al tiempo y magnitud para hacer de su uso, es decir indica cuanto efectivo es probable que se tenga, cuándo y por cuánto tiempo. Es necesario tomar en cuenta la incertidumbre y, para hacerlo, 58
se preparan presupuestos de efectivo múltiples sujetas a diferentes alternativas. En este sentido sirve como base a la planeación, ejecución y control del mismo. Además de las partidas que se estiman para la ejecución de la operatividad, la empresa necesita contar con información sistemática sobre los fondos, así mismo cualquier tipo de control. Casi siempre la misma se maneja por sistemas computarizados, a diferencias de otros métodos manuales. En cualquier caso lo importante es obtener la información precisa y frecuente al momento de recurrir a ella bien sea para solicitar saldos de efectivo, conciliación bancaria, cuentas por pagar, cuentas por cobra, inventarios, saldos diarios y/o promedios y sobre la situación de valores realizables, así mismo informe de cambios de los mismos. Su objetivo principal es el de informar los movimientos ocurridos para que la organización administre su efectivo de modo eficiente.
2.3.18 Insuficiencia de Capital de Trabajo Es una de los problemas más importantes de las empresas que no pueden cubrir su pasivo circulante y puede ser ocasionada por una o varias de las siguientes circunstancias: 1. Esto puede ser el resultado de pérdidas de operación, tal como aparece en el Estado de Ganancia y Pérdidas o por los cargos directos a utilidades no distribuidas. Se puede incurrir en pérdidas de operación debido a:
Un volumen de ventas insuficiente en relación con el costo para lograr las ventas.
Precios de ventas rebajados debido a la competencia o rebajas sin una disminución proporcionada en el costo de la mercancía vendida y los gastos.
Un gasto excesivo en las cuentas incobrables.
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Aumentos en los gastos no acompañados de un alza proporcional en las ventas o en los ingresos.
Aumentos en los gastos mientras disminuyen las ventas o los ingresos. Las pérdidas en operación, como figuran en los Estados de Ganancias y
Pérdidas no siempre traen una reducción del Capital de Trabajo. Esto es el caso si las deducciones por las partidas de gastos, tales como depreciación, agotamiento y amortización, las cuales no comprenden el uso de Capital de Trabajo o el incurrir en un pasivo exceden la cifra de la pérdida neta. Las pérdidas netas de operación disminuyen las utilidades no distribuidas. 2. El Capital de Trabajo puede ser insuficiente debido a las pérdidas excesivas de operaciones no normales (extraordinarias), como por ejemplo, el registro de una baja en el valor de mercado del inventario. Una pérdida extraordinaria puede originar una reducción en los valores del activo circulante, las cuales pueden ser compensadas por un cambio favorable del Capital de Trabajo. 3. El mismo es debido al fracaso de la gerencia en la obtención de otras fuentes necesarias para financiar la ampliación del negocio. Esta puede comprender actividades tales como: el desarrollo de nuevos territorios de ventas, la venta de nuevos productos, un desarrollo más intensivo de los actuales territorios de ventas, la adopción de nuevos programas de fabricación y/o de ventas, la adopción de nuevos parámetros de ventas. 4. Es una política poco conservadora de dividendos. Con frecuencia para conservar la apariencia de una situación financiera favorable o en anticipación a la venta de nuevos valores, los directores de una Sociedad Anónima continúan el pago de dividendos, aunque ni las ganancias temporales ni la situación de la caja garanticen dichos dividendos.
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5. El Capital de Trabajo puede ser insuficiente como resultado de la inversión de fondos corrientes en activo no circulante. Esto representa la reposición de un activo totalmente depreciado, la ampliación del activo o la adquisición de valores a largo plazo en otras compañías. El Capital de Trabajo también se ve afectado adversamente si la compañía paga el pasivo circulante que surgió con motivo de la compra de activo no circulante. Después de gastos similares a los anteriores, puede que el negocio se encuentre en una posición desfavorable como resultado de un Capital de Trabajo insuficiente, a menos que el Capital de Trabajo sea amplio o que se emitan valores para reponer el mismo. 6. El Capital de Trabajo puede ser insuficiente:
Si la gerencia no acumula fondos necesarios para la liquidación de bonos a su vencimiento o para hacer uso de los mismos en el retiro de las acciones preferentes.
Si existe una provisión fija para un fondo de amortización cuyas necesidades sean excesivas en relación con la utilidad neta anual. La gerencia puede retirar acciones y bonos durante períodos de inactividad en los negocios utilizando los fondos sin uso. Si estos fondos no se reponen cuando la actividad de los negocios aumenta puede resultar insuficiente el Capital de Trabajo.
7. El Capital de Trabajo puede ser insuficiente debido a los aumentos en los precios, requiriendo así de la inversión de más Bolívares para mantener la misma cantidad física en los inventarios y activos fijos y para financiar las ventas a crédito por el mismo volumen físico de mercancías. La Rotación del Capital de Trabajo dependerá de la eficiencia del dinero como Capital de Trabajo, puede determinarse encontrando cuántas veces rota en un período dado. La misma se obtiene dividiendo las Ventas Netas entre el
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Capital de Trabajo. Ejemplo: Supóngase, en un Balance General junto con su cifra de ingresos por concepto de ventas, puede obtenerse la rotación del Capital de Trabajo utilizando dicho balance, si se presenta un Capital de Trabajo de Bs. 28.461.587.00. Si el Estado de Resultados, muestra Ventas Netas de Bs. 107.658.268.00 Por lo tanto, la rotación para el año fue de 3.78. Las cifras de rotación para un período actual se comparan con las cifras correspondientes de períodos previos. También con razones similares de otras empresas de la misma línea de negocios. Si la rotación del Capital de Trabajo produce un gran número de Bolívares de ventas, generalmente es un reflejo de la eficiencia en la administración. Sin embargo, si la rotación es anormalmente elevada en relación a otros períodos correspondientes o en comparación con otras compañías de la misma línea de negocios, puede resultar peligroso en el caso de que los requerimientos de inventarios se eleven repentinamente o en el caso de que los cobros bajen de una manera inesperada. Si la comparación muestra que la rotación es anormalmente baja, puede ser una señal de que la administración no es eficiente, de que la compañía podría aumentar su volumen de negocios sin requerir capital adicional o de que pueden ser deseables la expansión o la inversión de fondos. Es importante señalar que las empresas del sector de servicios en general, tienen una rotación del Capital de Trabajo negativa, esto es debido a que sus obligaciones son superiores a sus activos circulantes provocando en consecuencia un Capital de Trabajo negativo. Los Componentes del Capital de Trabajo únicamente partiendo de ese documento de síntesis, constituido por el Balance General, puede ser calculado en un momento dado. De ahí que sin proceder a un análisis detallado del balance resulte indispensable hacer una descripción esquemática del mismo. Un Balance General ofrece, en un momento dado, el valor del conjunto de bienes reales y monetarios de que dispone una empresa, es decir la cuantía 62
de sus activos, y por consiguiente, en el pasivo, la descomposición, en función de su origen, de los fondos que le permiten financiarse” PYLE, William; WHITE, Jonn; y LARSON, Kermit, (2011) “Principios Fundamentales
de
Contabilidad”, Edit. Continental S.A., Cap. II
Los elementos del activo están clasificados en el balance por orden de liquidez creciente, indicando el grado de un bien y la rapidez con que éste puede transformarse en dinero efectivo los recursos que constituyen el pasivo, comprenden los capitales propios y las deudas, clasificadas por orden de exigibilidad creciente lo que permite la comparación, por una parte, de los elementos menos líquidos del activo con los elementos menos exigibles del pasivo. La definición del Capital de Trabajo está estrechamente ligada a los conceptos de liquidez de los activos y de exigibilidad del pasivo. El Capital de Trabajo representa aquella parte de los capitales (cuyo grado de exigibilidad es bajo) que sirve para financiar elementos del activo de liquidez elevado. Los cuatro principales de activos corrientes son: Efectivo en caja y bancos, Títulos valores negociables, Cuentas por cobrar, Inventarios. Administrar activos corrientes requiere más atención que los desembolsos en plantas y equipos. El administrador financiero no puede decir simplemente que la inversión en inventario, por ejemplo, debe ser Bs. 1.000. El nivel de inversión en cada activo corriente varía día a día y el administrador financiero debe controlar continuamente estos activos para asegurarse de que se están manteniendo los niveles deseados. En la mayor parte de los casos el nivel esperado es una cantidad cambiante. Así como la cantidad de dinero invertida en activos corrientes puede variar rápidamente, de igual manera lo hace el financiamiento requerido. La mala administración de activos corrientes puede ser costosa. Una gran inversión en activos corrientes significa ligar capital que puede ser utilizado más productivamente en otra parte (o significa agregar 63
costos de interés si la empresa a tomado prestado para financiar la inversión en activos corrientes). El exceso de inversión podría también exponer a la empresa a riesgo indebido si el inventario no se puede vender o las cuentas por cobrar no se pueden recuperar. Por otra parte, muy poca inversión también puede ser costosa. Por ejemplo: un inventario insuficiente podría significar la pérdida de ventas ya que los bienes que un cliente desea comprar no están disponibles. En consecuencia, el administrador financiero dedica gran parte de su tiempo administrando activos corrientes en vista de que los mismos varían rápidamente y la falta de atención podría incidir en utilidades bajas para la empresa. Las inmovilizaciones son los elementos del activo con el grado de liquidez
bajo incluyen los terrenos y las construcciones, materiales,
maquinarias, mobiliarios y los acondicionamientos o instalaciones. Junto con los otros valores inmovilizados (préstamos a más de un año, títulos de participación, depósitos y garantías) constituyen el activo de la empresa. El pasivo se clasifica en primer lugar por los capitales propios, es decir, el Capital Social que representa la aportación de los asociados o accionistas y las diversas reservas o provisiones resultantes, ya sea de prescripciones legales o estatutarias o de la voluntad de socios o accionistas. Estos, unidos a las deudas a mediano y largo plazo corresponden a empréstitos con vencimiento superior a un año, constituyen los capitales permanentes de la empresa en contra posición a las deudas a corto plazo. Los pasivos circulantes quedan clasificados principalmente en: Préstamos bancarios, Cuentas y Documentos por pagar, Anticipos de proveedores. El pasivo circulante y acumulado está compuesto por aquellas obligaciones que han vencido en la fecha del balance o vencerán en el término de un año a partir de la misma. Las clasificaciones de las cuentas estipulan 64
específicamente los bonos, certificados, interventores y obligaciones similares los mismos se clasificarán como deuda a largo plazo hasta su fecha de vencimiento. Los impuestos acumulados, tales como los impuestos sobre la renta, son clasificados como pasivos acumulados aunque pagaderos a más de un año de plazo a partir de la fecha del Balance General. Las siguientes cuentas de pasivo circulante y acumulado, además de las ya mencionadas se explican por sí mismas y son llevadas por las empresas: Dividendos decretados, Deuda a largo plazo, Intereses vencidos, Depósitos de clientes (en garantía del pago de facturas), Impuestos acumulados, Intereses acumulados. A continuación se explican cada uno de los componentes del Capital de Trabajo en función de la investigación realizada. La administración del efectivo es una herramienta que
mejora las utilidades a corto plazo y
constituye la clave para mantener la liquidez necesaria que permita una existencia continua. Se considera como un sistema de integración de procedimientos de cobranzas de la organización, concentración y desembolso del efectivo, así como para propósitos de información y determinación de la posición de caja. Así mismo involucran políticas de créditos, recepción de órdenes, embarque, facturación, administración de las cuentas por cobrar, administración del inventario y suministros, administración de los pasivos, inversiones a corto plazo y presupuesto de caja. Las metas principales para una eficiente e integran administración del efectivo son las siguientes:
Controlar los costos de operación del sistema de manera que los beneficios excedan los costos.
Mantener las inversiones en activos no monetarios al nivel que resulte eficiente, incrementando por consiguiente, el efectivo o reduciendo los requerimientos de préstamos.
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Manejar los fondos de caja lo más rígidamente posible, a fin de lograr los intereses más beneficiosos o reducir el costo de los préstamos.
Compensar a los banco en forma razonable, pero no excesiva, por el uso de los servicios que presta. En la práctica corriente el término administración de efectivo se refiere al
problema general de administrar los saldos de caja de la empresa (efectivo y depósitos a la vista), flujos de caja (recibos y cobros), e inversiones de corto plazo en valores. Su administración se ha convertido en preocupación para los administradores financieros de las grandes empresas a causa de una acumulación de efectivo y valores en años recientes. La administración efectiva de estos activos tiene implicaciones significativas en las ganancias. La vasta mayoría de los pagos y recibos de las empresas incluyen la expedición de cheques contra depósitos a la vista en bancos comerciales. Muchas de estas transacciones se efectúan electrónicamente. Aún más, algunas empresas pagan a sus empleados enviando un listado de la nómina, la cual se autoriza automáticamente a transferir fondos de la cuenta de la compañía a la cuenta del empleado. En algunas partes del país, los individuos pueden pagar sus cuentas efectuando una llamada telefónica al computador del banco e instruyéndolo para que transfiera fondos de sus cuentas del negocio al cual ellos adeudan el dinero. La mayoría de las empresas tienen dos fuentes principales de efectivo los fondos provenientes del cobro de las mercancías o servicios vendidos y los fondos de los préstamos que toman con objeto de financiar sus operaciones. En la práctica todas las empresas otorgan y reciben préstamos. Cuando una compañía factura a sus clientes crea las cuentas por cobrar, entonces, está otorgando préstamos. Las empresas comúnmente utilizan el término de activos líquidos para describir el dinero y los activos que son fácilmente convertibles
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en dinero. Por tal razón, puede decirse que activos diferentes muestran grados de liquidez y que por definición, el dinero es el más líquido de los activos. Otros activos a su vez presentan diversos grados de liquidez, pero dependen de la facilidad con que se les puede convertir en efectivo. “Para los
activos que no son dinero, la liquidez consta de dos dimensiones: primero el tiempo necesario para convertir el activo en dinero y segundo el grado de certeza asociada con la razón de conversión, o precio, que se obtiene por el activo” Van Horne, (2008). De manera que la administración de la liquidez
involucra determinar la cantidad total de estos dos tipos de activos que tendrá la organización. Por lo general la meta de toda empresa es maximizar el precio de sus acciones, pero cuando el valor de cualquier activo incluye una acción de capital, depende de los flujos de efectivo producidos por ese activo, los administradores deberán esforzarse en maximizar los flujos de efectivo disponibles para los inversionistas a largo plazo. Vemos entonces que el valor de un activo (o de la totalidad de una empresa) se determina por el flujo de efectivo que la misma ya que genera la utilidad neta de la compañía y es de suma importancia, así mismo los flujos de efectivo son aún más importantes, puesto que el efectivo es necesario para continuar con las operaciones normales tales como: el pago de obligaciones financieras, la compra de activos y el posible pago de dividendos. Por otra parte, “La administración del efectivo involucra el manejo de
dinero de la empresa a fin de maximizar la disponibilidad de efectivo y el ingreso por intereses sobre cualquier fondo ocios o” Brigham y Besley, (2009), esta función comenzará cuando un cliente emite un cheque para pagar a la compañía sus cuentas por cobrar y terminará cuando un proveedor, un empleado o el gobierno obtenga los fondos que la empresa ha recolectado sobre una cuenta por pagar acumulativa. De manera tal que todas las 67
actividades entre estos dos puntos están enmarcadas dentro del régimen de administración de efectivo y siempre que sea posible debe ponerse a trabajar mediante inversión en activos que generen rendimientos esperados positivos. De esta forma, la meta del administrador es minimizar la cantidad de efectivo que la empresa debe mantener para realizar sus actividades normales de negocios. Sin olvidar que al mismo tiempo, debe contar con cantidades suficientes para pagar a los proveedores, mantener la reputación de crédito de la empresa y satisfacer las necesidades de efectivo inesperadas. Es importante resaltar que la administración del efectivo plantea que las empresas retienen activos líquidos por tres motivos: transacción que constituye las necesidades de efectivo de la empresa para cubrir sus principales pagos producto de la operación normal de la misma, la precaución que busca retener dinero que sirva como amortiguador para hacer frente a contingencias inesperadas y el de especulación el cual se relaciona con la retención de efectivo a fin de aprovechar los cambios esperados en el precio de los valores, pero que a efectos de la presente investigación nuestro interés se centra solo en los dos primeros motivos ya que las empresas rara vez retienen liquidez para aprovechar cambios en las tasas de interés o precio de valores. En tanto que la aceleración de las cobranzas describe un lado de la administración del efectivo, el control de los flujos de salida de los fondos o desembolsos representan el otro, la mayor parte de las organizaciones utilizan ciertas técnicas que permiten realizar tan importante tarea la cual ejerce un impacto conjunto sobre el eficiente manejo del efectivo. Para controlar los desembolsos se pueden concentrar las cuentas por pagar a través de la evaluación de los pagos que tendrá que hacer la empresa y programar la disponibilidad de fondos para satisfacer dichas necesidades con base en la perspectiva integral de la empresa. 68
A su vez la empresa puede establecer una cuenta especial de cheques con saldos cero la cual será utilizada para efectuar los abonos. Para esto la organización establece varias cuentas con saldo cero en su banco de concentración y las financia a partir de una cuenta maestra, a medida que los cheques se presentan a la cuenta para su pago, los fondos son transferidos automáticamente a partir de la cuenta maestra. Por otra parte también se utilizan las cuentas de desembolsos controlados los cuales son cuentas de cheques en las cuales los fondos no se depositan hasta tanto los cheques son presentados para su pago y esto por lo general es diariamente. También se debe considerar para acelerar la cobranza reducir el retraso entre el tiempo en que los clientes pagan sus cuentas y el momento en que se reciben los pagos y se vuelven fondos utilizables para la empresa. Para esto se han diseñado diversos métodos de los cuales se pueden incluir actividades tales como: acelerar el momento de envío por correspondencia de los pagos de los clientes a la empresa, reducir el tiempo durante el cual los pagos que ha recibido la corporación permanecen como fondos no cobrados, acelerar el movimiento de los fondos a los bancos que efectúan los pagos. Es importante mencionar que las condiciones económicas y las políticas de crédito de la organización son los principales elementos que influyen sobre el nivel de las cuentas por cobrar de la corporación. Sin embargo, como sucede con otros activos circulantes se puede variar el nivel de las cuentas por cobrar adicionales, lo cual representa mayor riesgo de pérdidas por cuentas incobrables. Las principales variables controlables que afectan la demanda de los productos de un negocio son los precios de venta, la calidad del producto, la publicidad y la política de crédito. “Si los mercados de producto y de capital son razonablemente competitivos, las prácticas de crédito y cobranza de una empresa se verán afectadas por lo que están haciendo otras compañías”.
Gallinger y Healey, (2007). 69
Ahora es importante mencionar como afectan las políticas de crédito en la obtención de efectivo. Una administración eficaz del crédito es importante porque un saldo acreedor excesivo es muy costoso en relación con la inversión en cuentas por cobrar y su mantenimiento, mientras que uno demasiado pequeño puede provocar la pérdida de ventas rentables. El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos directos e indirectos, pero también un beneficio importante como lo es la concesión del crédito que incrementa las utilidades. Para maximizar las riquezas de los accionistas es primordial adecuar la administración de las actividades de crédito. Hay que resaltar que para maximizar las utilidades que surjan de las políticas de crédito y cobranza, la empresa debe variar dichas políticas en forma conjunta hasta que se llegue a una solución óptima. La misma determinará la mejor combinación de normas de crédito, período de crédito, política de descuento en efectivo, términos especiales y nivel de gastos de cobranza de acuerdo al tipo de empresa. Por lo tanto se puede afirmar que cuando una empresa vende a crédito invierte en un cliente y esto constituye una inversión relacionada con la venta de un producto o la prestación de un servicio. Cuando la empresa vende mercancía o brinda un servicio lo ideal es cobrar de contado porque la liquidez significa que se dispone de los medios para pagar inmediatamente una compra o liquidar una deuda, sin embargo no siempre es así. Los gerentes y planificadores deben preocuparse por cobrarles a los clientes, pagar las facturas cuando hayan vencido y en general administrar el flujo de efectivo para cerciorarse de que se financien el déficit operativo del flujo de efectivo y que los excedentes se inviertan eficientemente para obtener buenos rendimientos. De acuerdo con los razonamientos que se han venido realizando la planificación del efectivo es una labor complicada, pero indispensable para la 70
empresa ya que involucra una correcta administración del efectivo, cuentas por cobrar e inventarios, que deberán ser llevadas a cabo tanto a corto como a largo plazo e inclusive en ocasiones deben realizarse por períodos muy cortos dependiendo del tipo de empresa y sus necesidades.
2.3.19 Papel de la Planificación Financiera en el manejo del Efectivo La mayoría de las empresas toman muy en serio la planificación financiera
y le dedican considerables recursos. “El producto tangible del
proceso de planificación es un plan financiero que describe la estrategia financiera de la empresa y proyecta sus futuras consecuencias por medios de balances, cuentas de resultados y estados de fuente y empleo de fondos todos ellos de carácter provisional” Brealey y Myers, (2009). El plan establece
objetivos financieros y es un punto de referencia para evaluar el comportamiento, además también describe porque se escogió esa estrategia y como se han de conseguir los objetivos financieros del plan. El plan constituye el resultado final y la planificación obliga al directivo financiero a considerar los efectos combinados de todas las decisiones de financiamiento y de inversión de la empresa Esto es importante, porque estas decisiones influyen
mutuamente y no deben ser tomadas por separado.
Además si se ejecuta una correcta planificación obligará al directivo financiero a pensar sobre los sucesos que pueden alterar la marcha de las finanzas de la empresa y a desarrollar estrategias que se mantendrán en reserva para contraatacar cuando ocurran situaciones inesperadas. Planificación es más que previsión, porque trabaja con el futuro más probable. Los planificadores tienen que pensar, además sobre sucesos que pueden ocurrir, incluso aunque sean improbables. Por otra parte la planificación financiera es un proceso de:
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1. Análisis de las mutuas influencias entre las alternativas de inversión y de financiación de las que dispone la empresa. 2. Proyección de las consecuencias futuras de las decisiones presentes a fin de evitar sorpresas y establecer las conexiones entre las decisiones actuales y futuras. 3. Decisión de las alternativas que deben ser tomadas (estas decisiones financieras se incorporan al plan financiero final). 4. Comparación del comportamiento posterior con los objetivos establecidos en el plan financiero. A corto plazo la planificación financiera se centra en la administración del Capital de Trabajo. Esto resulta muy útil para muchas empresas, ya que el efectivo requerido para realizar las actividades de producción y venta comienza a salir antes de percibir ingresos. Cuanto más largo sea este intervalo que se llama duración del ciclo de efectivo, más Capital de Trabajo hará falta. La idea es poder determinar donde ha estado la empresa, donde se halla ahora y hacia dónde va no sólo el curso más probable de los eventos, sino de las desviaciones de los resultados más probables. Si los escenarios resultan desfavorables, la compañía debe tener un plan de apoyo, de modo que no se encuentre desprotegida sin alternativas financieras. Estos pasos llevan a un plan o estrategia en las finanzas que abarca las decisiones de inversión, financiamiento y dividendos,
los resultados
financieros dependerán de dicha conclusión. Dentro de la planificación financiera debe examinar el efecto integrado de tales decisiones y aunque se trata de considerar las posibles sorpresas necesariamente tiene que tomarse en cuenta el riesgo. Es así como la principal ventaja de la planificación obliga a la administración a tomar en cuenta las posibles desviaciones de la ruta anticipada de la compañía. Por lo general la empresa se impondrá metas y
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ayudará al logro de éstas, así mismo es una de las más grandes responsabilidades del Gerente de Tesorería y su equipo de trabajo. El horizonte de la planificación depende de la compañía. La mayoría de las empresas tienen un horizonte de por lo menos un año. Muchas preparan planes detallados para un año y planes financieros más generales para tres a cinco años y algunas a un futuro de diez o más años. Existe un conjunto de herramientas que utiliza la planificación financiera para el análisis del progreso financiero. Uno de los apoyos más valiosos es el estado de Flujo de Fondos, con el cual un administrador financiero o un acreedor pueden evaluar la forma en que una empresa utiliza los fondos y así determinar cómo estos son financiados. Además de estudiar los flujos de fondos pasados, el analista puede evaluar los flujos futuros mediante un estado de origen y aplicación de fondos basados en proyecciones. “Dicho estado financiero proporciona un método
eficiente para que el administrador financiero evalúe el crecimiento de una empresa y sus necesidades financieras resultantes así como para determinar la mejor forma de financiar dichas necesidades” Van Horne, (2008). Los estados
de origen y aplicación de fondos son particularmente útiles en la planeación del financiamiento de mediano y largo plazo. En el análisis de los flujos de fondos futuros, tenemos los estados de presupuesto de efectivo, entre otros que es indispensable para que el administrador financiero pueda determinar las necesidades de efectivo a corto plazo de la empresa y en consecuencia, planear su funcionamiento en un período no mayor a un año. Cuando el presupuesto de efectivo se extiende para incluir una gama de resultados posibles el administrador puede evaluar el riesgo del negocio y la liquidez de la empresa, así como planear un margen realista de seguridad. Este beneficio podría proceder del ajuste del colchón de liquidez de la empresa, modificando la estructura de vencimiento de su deuda, 73
como también concertar una línea de crédito con un banco o una combinación de las tres acciones. Lo importante es resaltar que los presupuestos de efectivo son preparados para una diversidad de posibles resultados y que son valiosos también para determinar la capacidad de la empresa para ajustarse a cambios inesperados en los flujos de efectivo. La preparación de balances generales y estados de resultados pro forma permite al administrador financiero analizar el efecto que diversas decisiones de política ejercen sobre la condición y desempeño financieros futuros de la empresa.
2.3.20 Presupuesto de Efectivo Es posible que el componente más importante de una administración adecuada de efectivo de una empresa sea su capacidad de estimar flujos de efectivo, de tal modo que pueda hacer planes para solicitar fondos en préstamos cuando los recursos de efectivo sean insuficientes o para invertir cuando el efectivo supera lo que necesita. Sin duda, los ejecutivos financieros convienen en que la herramienta más importante para la administración del efectivo es el presupuesto de efectivo o pronóstico de efectivo. Fundamentalmente, el proceso presupuestario es un método para perfeccionar las operaciones, entendiéndolo como un esfuerzo continuo para hacer que el trabajo se realice de la mejor manera posible. “Un presupuesto es
un plan, redactado en términos de unidades de dinero o la combinación de ambas” Emery y Finnerty, (2011). Otra forma de entender el papel de un
presupuesto es considerarlo como la expresión de un objetivo a alcanzar. Las relaciones necesarias para establecer un sistema presupuestario son relaciones de pronósticos, se debe tomar con cautela y orden. La preparación del presupuesto exige que el ejecutivo financiero mire hacia delante. De esta forma el planteamiento anticipado permite una mejor actuación, ya que los problemas pueden identificarse y estudiarse antes que se 74
produzcan repentinamente en la empresa. La complejidad del mundo competitivo de los negocios ha hecho cada vez más necesario el empleo de presupuestos en las gestiones comerciales, puesto que los mismos permiten establecer las metas y verificar si se lleva una buena orientación en cuanto a las metas o se han presentado desviaciones para la toma de decisiones y efectuar los ajustes. De esta forma, los presupuestos vienen a constituir instrumentos administrativos de un alto valor para la toma de decisiones evaluación y control de las actividades. El papel que cumplen depende de la capacidad Gerencial de la dirección de la empresa ya que son ellos en todo caso que pueden tomar acciones de gran responsabilidad tales como: desviación de asignaciones de recursos hacia nuevos servicios o nuevos productos, decisiones en cuanto a los niveles de contratación de personal, determinar beneficios para los empleados, cambios necesarios para cumplir con los reglamentos gubernamentales, en fin todas aquellas operaciones que modifiquen el contenido del presupuesto anual. Para que no exista ningún problema en las decisiones tomadas sobre el presupuesto se deberá contar básicamente de una adecuada planificación, presupuesto y una Gerencia eficiente y eficaz. Durante el proceso de planeación, los niveles proyectados de operación serán combinados y a partir de este conjunto de datos los flujos de efectivo de la empresa serán calculados dentro de lo que se conoce como presupuesto de efectivo, así las previsiones bajo este título no constituyen un presupuesto autónomo sino que suponen, en cierto modo que es el reflejo de todos los demás, ya que sus diversos componentes se deducen directamente de ellos. En este sentido se logra un presupuesto de efectivo mediante una proyección de los ingresos y desembolsos de efectivo futuros de la empresa sobre varios períodos. “Esta importante y compleja herramienta le permite a la empresa
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planear las estrategias de inversión y de solicitud de fondos de préstamos, además de ser utilizada para proporcionar una retroalimentación y un control tendientes a mejorar la eficiencia de la administración del efectivo en el futuro” Brigham y Besley, (2009).
Dicho presupuesto revela la sincronización y monto de los ingresos y egresos de efectivo esperados durante el periodo estudiado. Por otra parte se preparan en cualquier período del año. En el caso de proyecciones de corto plazo, tal vez los lapsos mensuales sean los utilizados con más frecuencia porque toman en consideración variaciones estacionales en los flujos de efectivo. Cuando los flujos de efectivo son extremadamente volátiles, pero predecibles puede resultar necesario formular los presupuestos a intervalos más cortos con el fin de determinar los requerimientos máximos de efectivo. Resulta oportuno aclarar que los flujos de efectivo son relativamente estables y se puede justificar un presupuesto trimestral e incluso más espaciado, es útil sólo en la medida en que sean correctas las proyecciones que se emplearon en su preparación. “Mie ntras
mayor sea la posible dispersión de
los resultados reales respecto de los estimados, mayor deberá ser la tolerancia que debe concederse para los cambios inesperados en los flujos de efectivo”.
Ross, Westerfield y Jaffe, (2005). Una empresa cuyos flujos de efectivo están sujetos a mucha incertidumbre debe contar ya sea con un colchón de reserva, la posibilidad de obtener préstamos rápidos o con ambas situaciones para los períodos en que el flujo de efectivo es adverso. Este presupuesto es unos instrumentos que perfectamente se puede utilizar para determinar la imposibilidad de lograr el cumplimiento de las metas propuestas. Si este fuera el caso será necesario modificar todo el plan presupuestario y por consiguiente ajustar las aspiraciones a la realidad con base a la solvencia, liquidez y crédito con que cuenta la empresa. Por lo anterior expuesto podemos afirmar que el control y planificación del efectivo permite indicar la 76
situación del efectivo, como consecuencia de las operaciones planeadas e indica los excedentes o escasez de efectivo. Así mismo señala la necesidad de contratar préstamos, disponibilidad de efectivo ocioso. Permitiendo así coordinar el efectivo en función a: Capital de Trabajo, Capital Total, Ventas, Inversiones, Obligaciones.
2.3.21 Elaboración del Presupuesto de Efectivo En esencia el presupuestar el efectivo incluye la proyección de las entradas y salidas de efectivo, las necesidades de financiación y su control. El presupuesto consta en forma general de dos partes a entender: 1. Ingresos o entradas de efectivo proyectadas tales como: las ventas al contado, cobranzas, efectivo recibido por intereses y dividendos sobre inversiones y otras partidas diversas, ventas de activos, descuentos de documentos por cobrar, emisión de documentos por pagar a cambio de préstamos, obligaciones a Largo Plazo, ventas de acciones y endosos de cuentas por cobrar. 2. Desembolsos o salidas de efectivo planificadas tales como: sueldos y salarios, compras, documentos por pagar, intereses, cuentas por pagar, impuestos, dividendos pagados en efectivo, compras o mejoras de activos, pago de vencimiento a largo plazo y retiro de acciones de capital. El establecer las entradas y salidas probables de efectivo hace posible una evaluación de la situación de efectivo probable dentro del período presupuestado. Estos hechos indican que “El presupuesto de efectivo está íntimamente relacionado con el plan de ventas, los presupuestos de gastos y el presupuesto de inversiones” Weston y Copeland, (2008), esto no obstante, no
implica que la planificación y control de estos factores produzcan automáticamente una situación de efectivo conveniente. El primer aspecto a considerar en la elaboración de un presupuesto de efectivo es determinar el período de tiempo que va a cubrir, el grado que se ha 77
de subdividir el período de tiempo. Por otra parte se pueden realizar para cualquier lapso de tiempo, aunque para estimaciones de plazos cercanos se establecen períodos mensuales porque así se pueden tener en consideración variaciones estacionales en los flujos de efectivo. En caso de flujos de caja relativamente inestable pero predecible, puede ser oportuno realizarlos a intervalos más frecuentes para establecer las exigencias estacionales de efectivo. Por otra parte, cuando el flujo de efectivo es relativamente estable se puede presupuestar para períodos de cuatro meses o aún para intervalos mayores, generalmente a medida que el período para el cual se esté pronosticando el flujo de efectivo es más largo, será menos preciso el pronóstico. El siguiente paso en la elaboración de un presupuesto de efectivo es el pronóstico de los ingresos, originados en la mayoría de los casos por las ventas de contado, los cobros de cuentas y efectos por cobrar, el interés sobre inversiones y préstamos, ventas de activos y otras fuentes de ingresos. La exactitud en la mayoría de los presupuestos de efectivo está en los pronósticos de ventas. Estos tienen su fundamento en un análisis interno y uno externo o en la combinación de ambos. Dentro del enfoque interno, el administrador financiero deberá exigirle al departamento de ventas que elabore un pronóstico detallado de las ventas por línea de productos, para luego realizar un estimado general de ventas de la empresa, mientras que el enfoque externo, basa el pronóstico de ventas en un análisis de tendencias importantes de la economía y de la industria. Los estimados de ventas expresados en dinero, se obtienen del volumen de ventas estimado y de los niveles de precios esperados” Gallinger y Healey
(2007). Una vez que se haya presupuestado el total de ventas, el siguiente paso será determinar la participación de la empresa dentro del mercado; esta se podrá ver afectada por cambios tales como: capacidad, precio, calidad, moda, 78
promoción de ventas, incentivos a vendedores, aparición de nuevos productos o servicios. Las reacciones esperadas de los competidores al tener conocimiento de algún cambio no se harán esperar y habrá que tomar en cuenta ya que afectan de una u otra manera la participación en el mercado. Por lo tanto el pronóstico de ventas al final habrá de ser lo que lógicamente se espera lograr y no una meta fuera de la realidad, difícil de lograr por el departamento de ventas. Cuando el pronóstico difiere del externo, será necesario elaborar un presupuesto de ventas que refleje un equilibrio entre ambas estimaciones. Ahora basar el pronóstico final de ventas sobre un análisis conjunto interno y externo es más preciso que realizarlo exclusivamente sobre uno de los dos. No obstante el pronóstico de ventas final ajustado a la realidad no debe subestimarse ya que, la mayoría de los otros pronósticos, en alguna medida, son función de las ventas esperadas. Una vez dado el pronóstico de ventas lo siguiente será determinar los ingresos de esas ventas. De contado el dinero se recibe en el momento, a crédito los ingresos se obtienen dentro de un plazo, representado por una brecha cronológica entre el punto de venta y el cobro del dinero, el lapso dependerá de las condiciones de facturación, tipo de cliente y evidentemente de las políticas de créditos y cobranzas de la empresa. Es importante tomar en consideración los ingresos provenientes de fuentes tales como: la venta de activos, alquileres, intereses y dividendos porque lógicamente son fuentes de ingresos de efectivo que en la mayoría de los casos son perfectamente predecibles y el administrador financiero no encontrará mucha dificultad al estimarlos, para su inclusión en el presupuesto de efectivo. Los presupuestos de ventas, producción, inventarios y de compras son base de cualquier sistema presupuestario, derivado de estos planes se pueden obtener otros presupuestos adicionales como lo son el de gastos de fabricación u operación, costo de distribución, gastos de administración y demás partidas 79
gastos e ingresos” Bodie y Mert on
(2008). Dado que los desembolsos
relacionados con programas de investigación y de adquisición de activos fijos son independientes de las ventas estimadas para el período a presupuestar, la elaboración de estos presupuestos será independiente de los de ventas, operación y producción. En cuanto a la estimación de los egresos de efectivo, estos desembolsos se derivan de los presupuestos que le dan origen, encontrando dentro de estos los siguientes: compras, gastos de ventas, publicidad, sueldos y salarios, gastos de fabricación u operación, gastos administrativos, gastos capitalizables y dividendos. Una vez establecido el saldo inicial de efectivo al comienzo del período se le sumará la totalidad de los ingresos presupuestados, en dicho lapso, para obtener el total disponible de efectivo. A este total se le restará lo referente a la de los egresos estimados en dicho período, obteniendo un saldo final de efectivo en dicho plazo. Este ciclo se repetirá por cada período, teniendo en cuenta la siguiente premisa, el saldo final de un período será el saldo inicial del período siguiente. Desde el punto de vista de planificación interna es de gran importancia permitir la posibilidad de un amplio rango de resultados posibles que basarse estrictamente en un resultado esperado. Esto es particularmente importante para las empresas que se desarrollan en economías relativamente inestables. De esta manera para medir el riesgo resultante de los cambios que provocan las decisiones tomadas por los administradores financieros, se propone la razón de solvencia o liquidez general: Liquidez General= Activo Circulante Pasivo Circulante
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Esta razón refiere la habilidad que adquiere una empresa para tener disponibilidad de activos de fácil conversión en efectivo, reafirmando su capacidad para cubrir en forma oportuna y sin retrasos sus obligaciones financieras a corto plazo” Gómez E, (2006), esto producto de desviaciones significativas sobre los resultados esperados y posiblemente se verá en dificultades para realizar los ajustes necesarios ya que este déficit de fondos producirá una dificultad de financiación a corto plazo. Por esto las empresas deben contemplar reducir los costos asociados a las desviaciones que se puedan presentar sobre los resultados esperados, a través de la elaboración de presupuestos de efectivo adicionales que tomen en consideración un rango de resultados posibles e incorporar la nueva información siempre que se produzcan desviaciones significativas en función de los resultados esperados. No hay que olvidar que los presupuestos son simples estimaciones del futuro esperado, con miras a facilitar la visión del mismo y con ello contribuir a la mejor toma de decisiones. En tal sentido los presupuestos, tal como lo indican Brigham y Besley (2009), no intenta minimizar riesgos, sino que simplemente ayudan a decidir cuales riesgos tomar y cuáles no. El presupuesto de efectivo es un instrumento, perfectamente utilizable para determinar la imposibilidad de lograr el cumplimiento de las metas propuestas, si este fuera el caso será necesario modificar todo el plan presupuestario y por consiguiente ajustar lo esperado a la realidad, con base a solvencia, liquidez y crédito con que cuente la empresa. Un plan óptimo a largo plazo puede fracasar, si los directivos no atienden las actividades financieras rutinarias. Incluso en una empresa exitosa y en crecimiento, las entradas y salidas de efectivo posiblemente no estén perfectamente sincronizadas, es por ello, la importancia de contar con presupuestos oportunos que ayuden a una correcta administración del Capital de Trabajo. 81
2.3.22 Utilidad del Presupuesto de Efectivo Tal como lo expresa el autor Rodríguez (2008) indica que las proyecciones financieras dan la posibilidad de examinar con anticipación los efectos financieros de las políticas nuevas o cambiantes, además de poder conocer las necesidades futuras de fondos con lo cual es posible negociar con mayor propiedad con los bancos y demás entes financieros. Los pronósticos financieros resultan igualmente valiosos como elemento de control al comparar los resultados reales con los presupuestados y, en caso de producirse desviaciones significativas con respecto a lo esperado, es posible evaluar los programas de proyección, en el sentido que no se están desarrollando como debieran o que los planes no son realistas y por lo tanto tienen que ser revisados. En este sentido, el gerente financiero debe tener claro que, como responsable del proceso de planificación financiera y con el fin de garantizar mejores resultados en dicho proceso, es necesario prever el entorno de las operaciones futuras, tasas de inflación, tasas de interés participación en el mercado, competencia, crecimiento de la economía, posibilidades de exportación, capacidad de negociación con clientes y proveedores, entre otros. Además, menciona Rodríguez, (2008), expresa: “Se puede decir que la planificación financiera y específicamente la planificación del movimiento de caja, a través del presupuesto de efectivo, es muy importante en todas las organizaciones, independientemente de su tamaño y del sector al que pertenezca”.
2.3.22.1 Objetivos del Presupuesto de Efectivo .
Diagnosticar cual será el comportamiento del flujo de efectivo a través del período ò períodos de que se trate. 82
Detectar en que lapso habrá faltantes y sobrantes de efectivo y a cuánto ascenderá.
Determinar si las políticas de pago y cobro son las óptimas.
Fijar políticas de dividendos en la empresa
Planeación del Presupuesto de Efectivo.
Pronostica actividades operativas: ingresos y gastos.
Presupuesta las actividades de financiamiento e inversión para lograr dicho nivel operativo: elaboración de estados financieros proforma.
La información del balance y del estado de resultado proforma se combinan con las proyecciones en: Demora en cobranza de cuentas por cobrar. Demora en pagos a proveedores y empleados. Fechas de pagos impuestos, intereses y dividendos Se obtiene el presupuesto de efectivo.
2.3.22.2 Usos de los Presupuestos de Efectivo.
Generalmente se utiliza un presupuesto mensual de efectivo pronosticado a lo largo del siguiente año, además un presupuesto de efectivo diario o semanal más detallado del mes siguiente.
El presupuesto mensual se emplea para la planeación, y el semanal y el diario sirven para el control real del efectivo.
El presupuesto de efectivo proporciona información más detallada acerca de los flujos de efectivo que los estados financieros.
2.3.22.3 Metodología Presupuesto de Efectivo. El enfoque utilizado para elaborar el presupuesto de efectivo es el método de entradas y salidas de efectivo o programación de flujos:
Se estiman las entradas y salidas de efectivo.
Se determina el flujo neto de efectivo que se espera.
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Se evita inconsistencias de efectivo.
Con eficiencia se distribuye las partidas para cuentas por pagar.
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