UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN ZONA COATZACOALCOS
“SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN EL FUTURO ”
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QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA P R E S E N T A :
ERIKA RODRÍGUEZ RODRÍGUEZ
COATZACOALCOS, COATZACOALCOS, VER.
2002
DEDICATORIAS A Dios Que siempre estuvo y estará siempre a mi lado
A mis Padres Por la comprensión y cariño que demostraron así como la espera que originó el desarrollo de este trabajo.
A CHP Por su ayuda tiempo y cariño en los momentos difíciles en las que me daba por vencida para el desarrollo de este trabajo...Gracias mi amor.
A mis Hermanos Por estar a mi lado cuando los necesite
A mis amigos Por su ayuda para obtener la información a veces muy difícil de encontrar
A mi Asesor C.P. Javier Gómez López, por su ayuda, paciencia, comprensión y sobre todo por sus conocimientos transmitidos.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN EL FUTURO INDICE GENERAL
Página
DICTAMEN. INTRODUCCIÓN. CAPITULO 1. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 1.1. Antecedentes Históricos de la Informática.
10
1.2. Evolución de las Computadoras.
11
1.2.1. Tipos de Computadoras.
11
1.2.2. Categoría de las Computadoras
12
1.2.3. Generación de las Computadoras
13
1.3. Análisis de los Sistemas de Información
18
1.4. Sistemas de Información Electrónico
22
1.5. ¿Por qué el contador debe saber de Sistemas de
24
Información?. 1.6. Tecnologías de la Información que debe conocer el
26
Contador
CAPITULO 2. EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD 2.1. Antecedentes Históricos de la Contabilidad
31
2.2. Evolución de la Contabilidad
31
2.3. Actividad Contable Básica
38
2.4. Evolución de los Programas de Contabilidad
40
2.5. Impacto de las Tecnologías
44
CAPITULO 3. LA CONTABILIDAD EN EL FUTURO 3.1. La Contabilidad Futurista
48
3.2. Tendencias en Tecnologías de Información
51
3.3. Posibilidades de Internet para presentar la
73
Información Contable 3.4. Tecnologías para analizar la Información Contable
74
3.5. El contexto de la Globalización
76
3.6. Requisitos que debe reunir un contador para las
79
organizaciones futuras.
CONCLUSIONES
82
BIBLIOGRAFÍA
84
DICTAMEN Nombre del Tesista: ERIKA RODRIGUEZ RODRIGUEZ
Nombre de la Tesis: SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE EN EL FUTURO
Titulo a Recibir: LICENCIADO EN CONTADURIA
Fecha: Coatzacoalcos a xx de xxxxxxx del 2002.
El que suscribe acreditado por la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Veracruzana como asesor de tesis DICTAMINA que la tesis arriba mencionada, cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la normatividad de la Universidad Veracruzana para optar por el grado de Licenciatura. Se autoriza al alumno presentarla ante dicha dirección para su acreditación.
A T E N T A M E N T E
JAVIER GÓMEZ LÓPEZ
INTRODUCCIÓN
La tecnología avanza día con día en todos los ámbitos inherentes a la misma, y los sistemas electrónicos auxiliares en el registro de la contabilidad no son la excepción. Cada vez son más los sistemas que facilitan la labor del contador para un perfecto registro y control de todas y cada una de las operaciones necesarias en todo ente económico. Debido a esto es indispensable que todos los que ejercen la profesión contable se actualicen continuamente, no solo en las cuestiones fiscales y de registro, sino también en las características y potencialidades de los diferentes software que surgen en el mercado tecnológico para el agilizamiento y eficiencia de sus labores. Ahora bien, la labor del contador publico es constante y esto impide que se pueda estar al tanto de todas las mejoras existentes en el ramo tecnológico, además de que frecuentemente se tiene ya un programa contable y se mantiene como base para los registros de determinada organización. Pero aun aquellas empresas que ya tienen un sistema de registro establecido para el control de sus operaciones, ignoran los verdaderos alcances de dicho sistema, utilizando únicamente una parte de los mismos ya que por desconocimiento de la potencialidad del sistema limitan su utilidad.
Estamos en una Era en el que el Conocimiento significa mucho para la profesión contable y en este trabajo veremos los retos que tendrá que afrontar la Contabilidad en cuanto a la Tecnología, teniendo como principales objetivos los siguientes:
•
De entre todas las novedades tecnológicas que trae el nuevo milenio, analizar cuales van a tener mayor impacto en la Contabilidad.
•
Discutir sobre las necesidades de información que tienen los usuarios de la Contabilidad y
conocer los cambios que experimenta para
satisfacerlas. Este trabajo se divide en tres capítulos para su mayor compresión: El primer capítulo trata acerca de la evolución de los sistemas de información; en el cual como antecedentes tenemos la evolución de las computadoras generación tras generación hasta nuestros días, las categorías en que esta dividida, además de que se hace un breve análisis de los sistemas de información y del porqué el Contador debe de estar preparado para estas nuevas tecnologías. El segundo capitulo trata acerca de la evolución de la contabilidad apoyado en sistemas informáticos; donde se muestran los antecedentes históricos y la evolución de la contabilidad a través de los años, así mismo la evolución que han tenido los sistemas de contabilidad y el impacto de estas nuevas tecnologías en el Contador. El futuro del Contador debe de desarrollarse tomando en cuenta las actualizaciones de cada una de sus leyes y normas, así como también el avance tecnológico; esto es de lo que trata el tercer capitulo.
Aquí se mencionan las tendencias de tecnologías de información y el impacto que causa en el desarrollo del Contador a través del tiempo, tanto personal como profesionalmente, las posibilidades de presentar la información contable a través de la Red Internet y lo mas importante el conocimiento de los principales requisitos que deben tomar en cuenta los Contadores para estar siempre a la vanguardia de las nuevas tecnologías y así poder lograr un buen futuro.
CAPITULO 1. EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Este capítulo trata de la evolución tanto de la informática como de los sistemas de información, ya que es muy importante conocer los orígenes de lo que actualmente utilizamos en nuestro aprendizaje día con día.
1.1. ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA INFORMATICA El verdadero desarrollo de la Informática se inició después de la Segunda Guerra Mundial. No obstante, antes de llegar hasta donde hoy se conoce acerca del tratamiento automático de la información se habían utilizado el Abaco, la Pascalina (llamada así por su inventor Blaise Pascal 1623-1662) y el Inglés Charles Babbage (1792-1871) había inventado una calculadora ,
que nunca se fabricó, para ejecutar una serie de operaciones
con datos previamente registrados en tarjetas perforadas. El sueño de Babbage hubiera incluido una entrada por tarjetas perforadas, una unidad de memoria o almacén, una unidad aritmética, o molino, la impresión automática de salida, el control secuencial por programa y una exactitud. El norteamericano Hermann Hollrerith (1860-1929) construyó en 1885 las primeras máquinas que funcionaban con esas tarjetas y el sistema empleado fue perfeccionado por su compatriota Legrand Powers y por el ingeniero noruego Frederick Bull (1882-1925). El primer ordenador destinado a efectuar largas y complicadas series de operaciones sin intervención humana estaba basado en la calculadora antes mencionada y constaba de componentes electromecánicos. Fue concebido en 1937 por el profesor de la Universidad de Harvard Howark Aihken, n. En 1900, y fue bautizado con el nombre Mark 1.1
1
Larousse Enciclopedia Científica en Color, Informática, p.212
1.2. EVOLUCIÓN DE LAS COMPUTADORAS La computadora es una máquina que efectúa una secuencia de operaciones
mediante
un
programa,
de
manera
que
realiza
un
procesamiento sobre un conjunto de datos de entrada, obteniendo otro conjunto de datos de salida2 La computadora es capaz de cumplir los deseos de rapidez y eficiencia en el cálculo y la organización de grandes masas de datos, y por eso es importante saber acerca del origen de la misma.
1.2.1 TIPOS DE COMPUTADORAS 3 Hoy en día existen variadas clasificaciones de las computadoras, de las cuales se pueden distinguir las siguientes:
Computadora Análoga.- Trabaja con variables que son medidas a lo largo de una escala continua y que son almacenadas con cierto grado de veracidad. Este tipo de computadoras no computan directamente con 10 números, más bien son usadas en el control de procesos.
Computadora Digital.- Estas trabajan con datos discretos, que se obtienen como resultado de un contador, operan directamente con cómputos de números o dígitos que representan letras, números y símbolos especiales.
Computadora Híbrida.- Este tipo de computadora es el resultado de la combinación de la computadora digital con la análoga.
2
La Historia de la computación. www.geocities.com/dpairpke/hiscomp.htm. 14-11-01 Curso de Introducción a las Computadoras. Coqui.lce.org/cadiaz/Intro/Clasific.html.
3
Computadora de Uso General.- Almacenan diferentes tipos de programas y pueden ser usadas en diferentes aplicaciones. La veracidad de este sistema es limitada por la imaginación humana (idealmente).
Computadora de Uso especial.- Diseñada para trabajar un problema específico. Las instrucciones son almacenadas en la máquina. Trabajan los problemas con rapidez y eficiencia.
1.2.2. CATEGORÍA DE LAS COMPUTADORAS
4
Supercomputadoras (Parallel).- Estas son diseñadas para aplicaciones científicas, procesos complejos y son los sistemas más grandes, rápidos y costosos del mundo de las computadoras.
Mainframe.-
Estas
velocidad
en
el
capacidad
de
almacenaje
ofrecen
procesamiento que
mayor y
una
computadora típica.
4
Curso de Introducción a las Computadoras. op. cit.
mayor mini
Mini computadoras.- Al igual que las micros son de propósitos generales, pero son más costosas y más poderosas. Lo que varia es el tamaño.
Server (Workstation).- Estas están diseñadas para apoyar una red de computadoras, que permiten a los usuarios el compartir archivos, programas de aplicaciones y hardware.
Microcomputadoras.- Estas son sistemas de pequeños propósitos generales, pueden ejecutar las mismas operaciones y usar las mismas
instrucciones
de
muchos
sistemas
grandes. Ejemplo: Hand-held, Palmtop, Notebook, Laptop, Pen Computers, PDA (Personal Digital Assistant), Desktop, Tower.
1.2.3. GENERACIÓN DE LAS COMPUTADORAS El desarrollo de las computadoras se divide por generaciones, aunque no se sabe el criterio para determinar el cambio de generación a generación. Pero deben cumplirse al menos los siguientes requisitos: 1. La forma en que están construidas.- que hayan tenido cambios sustanciales. 2. Forma en que el ser humano se comunica con ellas.- que haya experimentado progresos importantes.
PRIMERA GENERACIÓN Generación en la que había un gran desconocimiento de las capacidades de las computadoras, ya que solo las usaban los científicos debido a lo difícil de su manejo y a los altos costos. Esta generación abarcó la década de los 50’s. Estaban construidas por medio de tubos al vacío, mejor conocidos como válvulas electrónicas, y estaban programadas en lenguaje máquina, a través de una yuxtaposición de largo bits o cadenas de ceros y unos, además de ser grandes y costosas. En 1951 aparece la UNIVAC (Universal Computer), y fue la primera computadora comercial, que disponía de mil palabras de memoria central y podían leer cintas magnéticas. En las dos primeras generaciones, las unidades de entrada utilizaban tarjetas perforadas, retomadas por Herman Hollerith (1860 - 1929), quien además fundó una compañía que con el paso del tiempo se conocería como IBM (International Bussines Machines). La computadora más exitosa de la primera generación fue la IBM 650, de la cual se produjeron varios cientos. Esta computadora que usaba un esquema de memoria secundaria llamado tambor magnético, que es el antecesor de los discos actuales, el cuál recogía y memorizaba los datos y los programas que se le suministraban mediante tarjetas.
SEGUNDA GENERACIÓN Cerca de la década de 1960, las computadoras seguían evolucionando, se reducía su tamaño y crecía su capacidad de procesamiento. También en esta época se empezó a definir la forma de comunicarse con las computadoras, que recibía el nombre de programación de sistemas.
En ésta generación las computadoras estaban construidas con circuitos de transistores, se programaban en nuevos lenguajes llamados lenguajes de alto nivel, tenían un menor costo y algunas se programaban con cintas perforadas y otras más por medio de cableado en un tablero. Los programas eran hechos a la medida por un equipo de expertos: analistas, diseñadores, programadores y operadores que se manejaban como una orquesta para resolver los problemas y cálculos solicitados por la administración. El usuario final de la información no tenía contacto directo con las computadoras. Esta situación en un principio se produjo en las primeras computadoras personales, pues se requería saberlas programar para obtener resultados; por lo tanto su uso estaba limitado a aquellos audaces pioneros que gustaran de pasar un buen número de horas escribiendo instrucciones, corriendo el programa resultante y verificando y corrigiendo los errores o bugs que aparecieran. Para no perder el programa resultante había que almacenarlo en una grabadora de astte, pues en esa época no había discos flexibles y mucho menos discos duros para las PC.
TERCERA GENERACIÓN Esta generación destaca con la fabricación electrónica basada en circuitos integrados, se inaugura con la IBM 360 en abril de 1964 y su manejo es por medio de los lenguajes de control de los sistemas operativos. Las computadoras utilizaban técnicas especiales del procesador, unidades de cinta de nueve canales, paquetes de discos magnéticos y otras características que ahora son estándares (no todos los modelos usaban estas técnicas, sino que estaba dividido por aplicaciones). El sistema operativo de la serie 360, se llamó OS que contaba con varias configuraciones, incluía un conjunto de técnicas de manejo de memoria y del
procesador que pronto se convirtieron en estándares. También en esta generación se introdujeron computadoras con mucha más velocidad. A mediados de la década de 1970, aparecen en el mercado las computadoras de tamaño mediano, o mini computadoras que no son tan costosas como las grandes (llamadas también como mainframes que significa gran sistema), pero disponen de gran capacidad de procesamiento.
CUARTA GENERACIÓN Generación en la que aparecen los microprocesadores que es un gran adelanto de la microelectrónica, y son circuitos integrados de alta densidad y con una velocidad impresionante. Las microcomputadoras con base en estos circuitos son extremadamente pequeñas y baratas, por lo que su uso se extiende al mercado industrial. Aquí nacen las computadoras personales que han adquirido proporciones enormes y que han influido en la sociedad en general sobre la llamada "revolución informática". En 1976 Steve Wozniak y Steve Jobs inventan la primera microcomputadora de uso masivo y más tarde forman la compañía conocida como la Apple que fue la segunda compañía más grande del mundo, antecedida tan solo por IBM; y esta por su parte es aún de las cinco compañías más grandes del mundo. Con el surgimiento de las computadoras personales, el software y los sistemas que con ellas se manejan han tenido un considerable avance, porque han hecho más interactiva la comunicación con el usuario. También surgen otras aplicaciones como los procesadores de palabra, las hojas electrónicas de cálculo, paquetes gráficos, etc. No solo las microcomputadoras siguen su desarrollo, por supuesto, las mini computadoras y los grandes sistemas continúan con este proceso. De hecho las máquinas pequeñas rebasaban por mucho la capacidad de los grandes sistemas de 10 o 15 años antes, que requerían de instalaciones costosas y especiales, pero sería equivocado suponer que las grandes computadoras han desaparecido; por el contrario,
su presencia era ya ineludible en prácticamente todas las esferas de control gubernamental, militar y de la gran industria.
QUINTA GENERACIÓN Debido a la acelerada marcha de la microelectrónica, la sociedad industrial se ha dado a la tarea de poner también a esa altura el desarrollo del software y los sistemas con que se manejan las computadoras. Hay una gran competencia internacional por el dominio del mercado de la computación, donde el objetivo es lograr la capacidad de comunicarse con la computadora en un lenguaje más cotidiano y no a través de códigos o lenguajes de control especializados. Japón lanzó en 1983 el llamado "programa de la quinta generación de computadoras", con los objetivos explícitos de producir máquinas con innovaciones reales. En los Estados Unidos se encuentra un programa en desarrollo que persigue objetivos semejantes, donde se busca un procesamiento en Paralelo mediante arquitecturas, diseños especiales y circuitos de gran velocidad, manejo de lenguaje natural y sistemas de inteligencia artificial. El futuro previsible de la computación es muy interesante, y se puede esperar que esta ciencia siga siendo objeto de atención prioritaria de gobiernos y de la sociedad en conjunto.
1.3. ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION.
La puerta de acceso a la Gran Pirámide de Egipto simboliza la entrada en el sistema de información de la empresa 1) ¿Qué se va a estudiar? Representar el sistema de información de la empresa por una pirámide y estudiar sus partes. 2) La puerta de entrada La puerta de acceso a la pirámide presenta la Contabilidad integrada en el sistema informativo empresarial. La Era del Conocimiento plantea nuevas necesidades informativas y la Contabilidad debe adaptarse para dar la oportuna respuesta a estas nuevas necesidades de los usuarios.
3) Los 3 cimientos Una vez que se ha introducido en la pirámide, empezaremos por los cimientos de la pirámide, que son las tecnologías de la información, con la clásica división en equipos informáticos y programas de cómputo y las tecnologías de la comunicación. 3.1) El ordenador Está plenamente justificado su estudio porque el contador utiliza diariamente en su trabajo el ordenador o computadora. Los contadores deben ser capaces de identificar los diferentes componentes de los equipos informáticos y conocer su función. Han de ser capaces de participar en las decisiones de compra o renovación de equipos informáticos y programas que le afecten, para ello tienen que estar al día con los cambios tecnológicos que periódicamente surgen. 3.2) Los programas El software o programas informáticos formados por conjuntos de instrucciones forman el alma del sistema de información. ¿Qué futuro tiene un contador que no sepa usar una hoja de cálculo? El contador debe manejar los programas de Contabilidad y tener también conocimientos básicos de Microsoft Windows, además de los programas ligados a la oficina, como hojas de cálculo y procesadores de texto y gestionar bases de datos. Las estrategias básicas para disponer del software son comprar un paquete "llave en mano", desarrollado por técnicos especializados en ello o desarrollar una aplicación informática a medida de las necesidades de la empresa en cuestión. La empresa también puede optar por contratar
externamente servicios de contabilidad, que consiste en que actividades que tradicionalmente se realizan en el departamento de contabilidad las realicen proveedores de la empresa. 3.3) Las telecomunicaciones Las herramientas que utiliza el profesional de la contabilidad están cada vez más ligadas a las telecomunicaciones, lo que obliga al estudio de las nuevas tecnologías de la comunicación, que están provocando una nueva revolución informática. La Contabilidad, como disciplina ligada al proceso de generación y transmisión de información económica, comienza a recibir un notable impacto y el contador debe conocer y hasta dominar estas herramientas informáticas, con Internet como pieza clave. 4) El intercambio electrónico de datos (EDI) Por su impacto en la Contabilidad, el contador debe conocer el intercambio electrónico de datos (EDI), que básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. Las nuevas aplicaciones informáticas de contabilidad incorporan la posibilidad de que los pedidos, albaranes, facturas, y todos los documentos contables viajen a través de estas redes de ordenadores, evitando el uso del papel. El EDI es la puerta del comercio electrónico, nuevo marco en el que se realizan los negocios y que afecta a todas las funciones de la empresa: al departamento de recursos humanos con el tele trabajo, al de marketing con la publicidad en Internet, al departamento de sistemas con las Intranet, y al departamento de contabilidad con el EDI.
5) El interior de la pirámide La informatización de un proceso o actividad es una de las decisiones importantes que toman las empresas, no sólo porque puede proporcionar importantes ahorros económicos sino porque es una oportunidad excepcional para mejorar dicho proceso o incluso permite rediseñar la estructura organizativa de la empresa. Se exponen también los riesgos que hay que considerar en la informatización y las medidas a adoptar para minimizarlos. 6) ¿Cómo diseñar pirámides? Posteriormente se sientan las bases de la planificación y construcción de las pirámides que se corresponde con el análisis y diseño de sistemas de información. Los contadores pueden participar en su análisis y diseño como asesores. Se estudian las metodologías que permiten transformar los datos en información y ésta en conocimiento. Un paso previo para diseñar un sistema de información integrado es conocer las necesidades de información entre los diferentes departamentos que integran la empresa. 7) Los niveles de la pirámide También hay que analizar los niveles de la pirámide, que se corresponden con los subsistemas de información en la empresa. Se profundiza en los subsistemas de información en la empresa: sistema informativo contable (SIC), sistema de información para la gestión (MIS) y sistema de información para la dirección (EIS).
Existen flujos e intercambios de información entre los subsistemas y entre los departamentos, con un papel predominante para el contador, ya que el sistema informativo contable es el mayor suministrador de información para la gerencia. 8) La esfinge vigilante Cualquier problema en los sistemas de información repercute instantáneamente en la totalidad de la empresa y afecta al funcionamiento normal de tareas que dependen del ordenador como la contabilidad financiera. La esfinge vigilante representa en forma metafórica la auditoria y control de los sistemas de información, revisión detallada de todos los elementos de que dispone una empresa en el área de los sistemas de información. La auditoria, tanto interna como externa, es una de las salidas profesionales clásicas de los contadores, y en este contexto trata de disponer del sistema de información contable más apropiado, reducir al máximo los riesgos derivados de la falta de seguridad informática y lograr una utilización eficiente de los recursos asignados.
1.4. SISTEMAS DE INFORMACION ELECTRÓNICO ¿Qué es un sistema? Muchas veces se hace esa pregunta, a la hora de hacer un trabajo, de capturar datos, y muchos otros factores, y se usa la computadora sin saber su verdadero significado y para entender todo este mundo de información veamos lo que es un sistema. Sistema (para el usuario de computadoras): “Conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetivo”. Teniendo como características fundamentales las siguientes:
1. Conjunto de partes: Un sistema tiene más de un elemento. 2. Partes integradas: Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema. 3. Propósito de lograr un objetivo común: El sistema esta diseñado para alcanzar uno o más objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema. Y una computadora es un grupo de partes integradas que tiene el objetivo común de llevar a cabo las operaciones que indica el programa que se está ejecutando, entra dentro de la definición de sistema. Los sistemas de información electrónicos nos permiten tener un manejo más rápido y seguro en el proceso de organización y control, en aspectos operativos, fiscales y contables de las empresas. La información que se ingresa en las computadoras es la que se podrá procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos que, de otra, manera, tomaría mucho más tiempo en lograr. Estos tipos de información permiten tener integridad en la información con sencillos procedimientos, con los que se puede ejecutar con el teclado o con la ayuda del ratón. Se puede comparar la información de diversos periodos al abrir al mismo tiempo y combinar diferentes ventanas. Estos sistemas están pensados de manera que se pueda confirmar cada uno de los registros, poder borrarlos o modificarlos. Debido a la naturaleza de la informática electrónica, se debe de proteger la información, con un respaldo que se haga periódicamente, así como darle mantenimiento a los datos para evitar que estos archivos se lleguen a dañar.
“Estos sistemas son el mejor aliado para aminorar la carga de trabajo y minimizar la posibilidad de errores”
1.5 ¿POR QUÉ EL CONTADOR DEBE SABER DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN? 1) ¿Qué es un sistema de información? Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente distribuye a sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación que es un mecanismo de control. En toda empresa conviven varios sistemas -o mejor dicho, subsistemas- de información, como el de marketing o producción.
Figura: La empresa como sistema de información
2) La Contabilidad es un sistema de información
También la Contabilidad es un
sistema de información, ya que captura,
procesa, almacena y distribuye un tipo particular de dato, la información financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. Aunque en las empresas hay sistemas de información que son informales y no están informatizados -como las redes de circulación de rumores en una oficina-, el sistema informativo contable actual se basa en los ordenadores como pieza clave del mismo. EL CONTADOR SE HACE DOS PREGUNTAS... 1) ¿qué información demandan los usuarios? En cada periodo histórico, la Contabilidad como sistema de información se ha adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos tecnológicos. Es decir, el contador se plantea una primera pregunta: en esta empresa y momento del tiempo ¿qué información demandan los usuarios? Un rasgo que hace que el sistema de información contable sea peculiar es la
existencia de usuarios internos -como el gerente- y externos -como las autoridades tributarias- que demandan información contable. 2) Con la tecnología actual, ¿qué información se les puede dar? Hace cincuenta años aunque los directivos demandaran un balance mensual, era muy costoso obtenerlo con una contabilidad manual: hoy en día cualquier programa de permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como se ve, es muy importante para el contador conocer el estado de la tecnología en cada momento.
1.6 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN QUE DEBE CONOCER EL CONTADOR 1) Multidisciplinar Así como cualquier profesional de la Contabilidad debe conocer disciplinas como las Matemáticas o las Ciencias de la Empresa, también debe incluir en su curriculum el conocimiento de las tecnologías y sistemas de la información o, más claro, nociones de Informática. 2) Hasta en la definición de Contabilidad aparece la palabra información La información aparece ya en la propia definición de Contabilidad como ciencia que elabora y estudia la información económica. 3) Aunque tampoco somos los únicos Porque la información es objeto de estudio de múltiples disciplinas, es la materia prima básica de ciencias tan dispares como la Lingüística, la Ingeniería de Telecomunicaciones, las Ciencias de la Información o la Contabilidad.
4) Nivel de Usuario Para IFAC, durante la etapa de de aprendizaje previa al mundo laboral todos los futuros contadores deben obtener un conocimiento general de tecnologías de la información y habilidades prácticas y el conocimiento correspondiente al nivel de usuario. 5) Conocimientos Teóricos En cuanto a los conocimientos teóricos se refiere, el contador necesita unos requisitos de educación general (conceptos de tecnologías de la información, equipamiento informático, programas de sistema y aplicación, organización de datos, redes y aplicaciones de contabilidad, control interno, seguridad, el papel de la información en las organizaciones y aspectos éticos y legales) y el suficiente conocimiento y familiaridad con conceptos de sistemas de información que le permitan tomar decisiones razonables sobre identificación de necesidades de un sistema de información sencillo, identificar alternativas, decidir si adquirir un paquete "llave en mano", desarrollarlo utilizando hojas de cálculo o bases de datos, o encargarlo a un consultor externo, seleccionar los equipos y programas apropiados. 6) La Práctica Desde un punto de vista práctico, lo mínimo que un profesional de la contabilidad al nivel de usuario debe manejar es un programa procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa de correo electrónico y navegador de Internet, una base de datos y, al menos, un paquete de contabilidad básico.
7) Uno de los tres roles Además, para IFAC como parte de su educación de precualificación, todos los contadores deben concentrarse en, al menos, uno de los otros tres roles: administrador de sistemas de información, diseñador de sistemas de negocio y evaluador de sistemas de información. 8) Administrador de Sistemas El profesional de la contabilidad puede tener responsabilidades compartidas sobre la administración de sistemas de información de una pequeña y mediana empresa. Los contenidos teóricos que debe conocer el contador que se identifique con este papel son relativos a las consideraciones estratégicas del desarrollo de tecnologías de información, aspectos administrativos, control financiero de las tecnologías, aspectos operativos, de seguridad, backup y recuperación, gestión de adquisición, desarrollo e implementación de sistemas, gestión de cambio y mantenimiento de sistemas y gestión de computación de usuario final. 9) Diseñador de Sistemas En el caso del diseñador de sistemas, los contadores desde siempre han estado involucrados en el diseño de sistemas de información contables, antes cuando eran manuales, pero hoy también se espera que continúen proporcionado dichos servicios, como parte de un equipo multidisciplinar. Los conocimientos que se espera que tenga están relacionados con el papel de la información en el comportamiento y diseño de la organización, análisis de sistemas, las fases, tareas y prácticas de desarrollo del ciclo de vida de los sistemas de información, en particular sobre los controles necesarios.
10) Como evaluador, es decir, Auditor El papel del contador como evaluador de sistemas está relacionado con la auditoria tanto interna como externa. Los conocimientos que debe poseer se relacionan con los aspectos normativos referidos a legalidad, ética, auditoria y control relativos a las tecnologías de la información. En concreto se refieren a la evaluación de la eficacia, eficiencia y economicidad del uso de las tecnologías de la información, evaluación de su conformidad con política de gestión, evaluación de los controles internos en sistemas informatizados y evaluación de la imparcialidad de la imagen financiera, la veracidad e integridad de los registros contables.
CAPITULO 2. EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD APOYADO EN SISTEMAS INFORMATICOS
Este segundo capítulo es de gran importancia para nuestro ámbito, ya que habla acerca de los antecedentes históricos de la contabilidad usando los sistemas de información y de cómo se fue dando el desarrollo a través de los periodos históricos.
2.1 ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA CONTABILIDAD 5 Los italianos del Renacimiento (XIV al XVI siglo) son reconocidos ampliamente por ser los padres de la contabilidad moderna. Elevaron el comercio a nuevos niveles, y buscaron mejores métodos para determinar sus ganancias. Aunque los números arábigos fueron introducidos mucho tiempo antes del renacimiento, fue durante este periodo donde los italianos llegaron a usarlos regularmente para la contabilidad en las empresas. Lograron muchas cosas en cuanto a los negocios, como el uso del capital y crédito en una escala grande de desarrollo. La tendencia evolutiva de la contabilidad estaba pasando.
2.2 EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD 6 1) Las Grandes Civilizaciones Desde hace miles de años la Contabilidad se ha adaptado a las necesidades informativas de las unidades económicas en las que opera. En la rudimentaria contabilidad de la cultura egipcia, donde sólo era necesario un sistema contable basado en la partida simple, anotando en un papiro los activos y las obligaciones.
5 6
A virtual History http://www.geocities.com/lucapaccioli.html http://www.5campus.org
2) El inicio del comercio Los posteriores sistemas económicos basados en la agricultura poco más necesitaron, hasta que el creciente comercio y posteriormente la Revolución Industrial, demandaron unas necesidades de información mucho mayores, que se apoyaron en la partida doble, desarrollada por pioneros de la Contabilidad como Luca Pacioli. En la evolución histórica de la Contabilidad, es la época de la teneduría de libros, que se caracteriza por la mera conservación de los registros. El padre de la contabilidad Luca Bartolomé Pacioli nació aproximadamente en 1445 en Borgo San Sepulcro en Tuscany. Fue un "hombre del Renacimiento" en el sentido verdadero de la expresión, adquirió un conocimiento asombroso de diversos asuntos técnicos como la religión, negocio, ciencia militar, matemática, medicina, arte, música, leyes e idiomas. El creía en las interrelaciones de estas disciplinas y especialmente en las matemáticas y contabilidad, las cuales muestran armonía y equilibrio. Fue un Monje Franciscano, y es usualmente llamado “El padre de la Contabilidad”, más no inventó el sistema, en cambio él simplemente describió un método usado por los comerciantes en Venecia durante el periodo del Renacimiento. Su sistema incluía más sobre el ciclo de la contabilidad como es conocido en la actualidad por todos los contadores. El describió el uso de la partida doble, donde a todo cargo corresponde un abono.Es interesante que nos preguntemos ¿cuales son los cambios fundamentales que han experimentado los sistemas empresariales desde que Luca Pacioli escribiera su obra?
Así comienza el título noveno, tratado XI de la obra "De las Cuentas y las Escrituras" escrita por Luca Pacioli en 1494... "Como es bien sabido, quien desee dedicarse al comercio y operar con la debida eficacia, necesita fundamentalmente tres cosas..." "La principal de ellas es el dinero..." "...la segunda cosa que se precisa para el tráfico mercantil es ser un buen contador y saber hacer las cuentas con gran rapidez..." "...la tercera y última cosa necesaria es la de registrar y anotar todos los negocios de manera ordenada, a fin de que se pueda tener noticia de cada uno de ellos con rapidez...". Dos son los cambios fundamentales que se han producido en el comercio desde que Pacioli escribiera su tratado. En primer lugar los negocios son cada día más complejos, y en los tiempos de Pacioli no estaban desarrollados el leasing, el factoring o los mercados de opciones y futuros. Por lo tanto han cambiado las necesidades de información de los usuarios de la Contabilidad. En segundo lugar han cambiado las herramientas que posibilitan la labor del contador: la Estadística, la Investigación de Operaciones, etc. y más recientemente las tecnologías de la información y comunicación. Donde Pacioli demanda "saber hacer las cuentas con gran rapidez", -hasta hace relativamente poco se exigía en las ofertas de empleo para contadores "tener buena letra"- hoy exigiríamos "manejo fluido de programas de contabilidad", y donde dice "anotar todos los negocios de manera ordenada" hoy añadiríamos "conocimientos de informática al nivel de usuario".
3) La Revolución Industrial Esta época dominó desde el inicio de la comercialización hasta la Era Industrial. Desde el punto de vista de necesidades de los usuarios es la época del beneficio, pues se caracterizaba por la medición de activos e ingresos. Producto de las necesidades de la Revolución Industrial, esta época condujo al desarrollo de los estados financieros, siendo el beneficio neto el documento de información más importante que preparaban tanto para usuarios internos como externos. 4) Los primeros microordenadores (1960). En la segunda mitad del siglo XX se va a producir un acontecimiento muy importante, la invención de los primeros ordenadores y su posterior aplicación a la Contabilidad. Son los inicios de la Era de la Información, caracterizada por el uso de macrocomputadoras. Esta fue la primera revolución en la tecnología de la información en la cual un ordenador centralizado era compartido por muchos usuarios que se conectaban al mismo con terminales. En sus inicios, estos primitivos sistemas informatizados se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales, es decir, repetían el mismo procedimiento pero con ordenador. Se recogía la misma información, se generaban los mismos informes, que se enviaban al mismo destinatario y se mantenía la misma organización departamental. Naturalmente, la mayor velocidad del ordenador hizo más eficientes a los sistemas computarizados. 5) El ordenador personal (1981) El siguiente paso en la evolución del ordenador se corresponde con el desarrollo de la computación personal descentralizada, caracterizada por un ratio de una persona para un computador. Desde 1981, con el nacimiento del primer ordenador personal IBM, la tecnología de la información progresó
hasta el punto en el que cada individuo podía tener un ordenador. Esto generó el efecto de descentralizar el uso del ordenador y la creación de un mercado para el desarrollo de una cantidad asombrosa de equipos y programas nuevos a precios asequibles. 6) Siglo XXI a) Cambian las necesidades de información. Hoy en día, nos encontramos en una nueva época en la que las necesidades de información han cambiado: más allá de las rígidas normas contables, los directivos e inversores manifiestan nuevas necesidades de información ligadas, por ejemplo, a la valoración de activos intangibles como el conocimiento o la satisfacción de la clientela. Hay necesidades de información que no están cubiertas por los estados contables tradicionales: información sobre los riesgos a que está sometida la empresa, el impacto medioambiental, la gestión del capital intelectual, la capacidad de innovación, el grado de satisfacción de los clientes, la capacidad de aprendizaje y motivación de los empleados y un largo etcétera. b) El papel del contador La experiencia y habilidades del contador y las técnicas de la Contabilidad han de desarrollar una metodología que permita valorar y registrar estos activos intangibles de las empresas. Para los contadores es un desafío y oportunidad identificar y valorar el capital intelectual de las empresas, para desarrollar la planificación, control, información y auditoria. La contabilidad del capital intelectual requerirá la invención de nuevos conceptos y prácticas contables. Es razonable asumir
que la nueva Era del Conocimiento en la que nos encontramos utilice nuevas técnicas contables, que todavía no han emergido. Los contadores deben estar preparados para aceptar el reto que supone manejar conceptos nuevos, nuevos indicadores, ratios e informes, porque aunque queda mucho camino por recorrer, cada día más empresas informarán de sus activos ocultos. c) Tecnológicamente: la revolución de las telecomunicaciones Desde el punto de vista de la tecnología nos encontramos en la tercera revolución informática, la de las comunicaciones, caracterizada por un ratio de una persona con muchos ordenadores. La utilización intensiva de herramientas ligadas al sector de las telecomunicaciones introducirá cambios importantes en muchas de las actividades típicas del contador. d) Internet Las aplicaciones de Internet como el World Wide Web, el correo electrónico, las listas de distribución, los boletines de noticias, el acceso remoto a cualquier ordenador de Internet, los sistemas para transferir ficheros, la utilización de agentes informáticos para realizar informes que combinen información interna y externa, las charlas interactivas y las videoconferencias son algunas de las tecnologías con gran impacto en las actividades típicas del contador. e) Compartir conocimiento El contador dispone de nuevas herramientas informáticas que tratan de administrar, compartir y canalizar tanto la información real como el conocimiento intangible de la empresa de forma que este fluya en la organización integrado en aplicaciones como las Intranet, Groupware, Data
Mining, Knowledge Data Base, gestión de documentos, etc., aunque de entre todas ellas destaca el Intercambio Electrónico de Datos o EDI. Cuando el EDI está perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas, la mayoría de los asientos se realizaran de forma automática. Actividades como la facturación o el control de las existencias, con el EDI son automáticas. Será el fin de la imagen del contador rodeado de papeles, como pedidos, albaranes y facturas. En el siguiente esquema se muestra la evolución de la cual se ha estado mencionando. PERIODO NECESIDADES HISTORICO INFORMATIVAS Las Grandes Conocer los Ingresos y Civilizaciones Gastos
POSIBILIDADES TECNOLOGICAS
RESPUESTA DE LA CONTABILIDAD
Papiro, Escritura Cuneiforme
Utilizar la Partida Doble
El Inicio del Comercio
Registrar cada Movimiento
Papel
Surge la Partida Doble, Primeros Libros Contables
La Revolución Industrial
Importancia de los Activos y conocer el beneficio
Papel, Imprenta
Se perfecciona la partida doble, Estados Financieros
1960
Manejo de más Información y con más rapidez
Los primeros ordenadores, muchos usuarios para un equipo
Se automatizan los sistemas contables manuales
1981
Obtener información financiera útil para la toma de decisiones
Ordenador personal, la informática se populariza
Sistemas de Información contables integrados en base de datos, informes, ratios gráficos.
Siglo XXI
Información en tiempo real, Comercio Electrónico, Medición de activos intangibles para gestionar el conocimiento.
Ordenadores en red, Internet, Tecnologías de la Comunicación
Intercambio electrónico de documentos, el Papel es utilizado muy poco.
2.3
ACTIVIDAD CONTABLE BASICA Como es conocido por los contadores la principal actividad que desempeñan
es la de analizar las actividades financieras diarias, y con esto recabar datos y transformarlos en información.
Identificación ELABORACIÓN
Valoración Registro
TRATAMIENTO DE LA INFORMACION CONTABLE
AUDITORIA
COMUNICACIÓN
Preparación De los Estados Contables
Informe
AUDITORES INDEPENDIENTES
Divulgación
LA EMPRESA
ANALISIS E INTERPRETACION
LOS DESTINATARIOS
En la actividad contable nos encontramos con la elaboración de la información que incluye tres fases: •
La identificación de los hechos que van a registrarse en la contabilidad.
•
Valoración en unidades monetarias de las consecuencias de los diferentes acontecimientos económicos.
•
Registro de los acontecimientos que afectan económicamente a la empresa.
Después de haber concluido con la elaboración de información sigue la comunicación de la misma y esta consta de dos fases:
•
La preparación de los estados contables, donde se ordenan de forma sintética los registros contables.
•
La divulgación de los estados contables, utilizando para ello diferentes tipos de documentos, como el Balance General, la Balanza de Comprobación, El Estado de Resultados y otros.
La auditoria es la verificación de la información, y es realizada por profesionales independientes, donde manifiestan su opinión que les merecen los estados contables de la empresa. Una vez que la información contable ha llegado a sus destinatarios, éstos podrán tomar las decisiones más adecuadas de acuerdo con sus intereses y es esto a lo que llamamos el análisis e interpretación de la información contable. Para realizar este proceso los contadores deben de tomar en cuenta según la Federación Internacional de Contadores de acuerdo con la Guía Internacional de Educación Nº 9, "Educación de Precalificación, Valoración de la Competencia Profesional y Requerimientos de Experiencia de Contables Profesionales", el conocimiento que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir, se asienta en cuatro componentes: a) Conocimiento en Contabilidad: que proporciona el trasfondo técnico esencial. b) Conocimiento general: que cubre un amplio rango de temas en las artes, ciencias y las humanidades.
c) Conocimiento organizacional y de negocios: que es el contexto en el que trabajan los contadores. d) Conocimiento en tecnología de la información
2.4 EVOLUCION DE LOS PROGRAMAS DE CONTABILIDAD 1) Historia Reciente En la primera época de la informática, los sistemas informatizados se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales. Mantenían controles e informes similares, es decir, repetían el mismo procedimiento pero con ordenador. Se recogía la misma información, se generaban los mismos informes, que se enviaban al mismo destinatario y se mantenía la misma organización departamental. El entorno de trabajo era poco amigable y la aplicación poco flexible pero, aún así, supuso un avance espectacular la posibilidad de obtener los estados contables a partir de los datos del diario. 2) Programas en ordenador personal El siguiente paso en la evolución del ordenador se corresponde con el desarrollo de la computación personal descentralizada, caracterizada por un ratio de una persona para un ordenador. A partir de 1980, la tecnología de la información progresó hasta el punto en el que cada individuo podía tener un ordenador. Esto generó el efecto de descentralizar el uso del ordenador y la creación de un mercado para el desarrollo de una cantidad asombrosa de equipos y programas de contabilidad a precios asequibles. Aunque el entorno de trabajo, marcado por el sistema operativo MSDOS era más amigable, los programas carecían de la flexibilidad necesaria.
3) El entorno Windows El siguiente paso en la evolución de estos programas es la popularización del entorno Windows. A pesar de que muchos programas operan en MS-DOS, lo cierto es que con el entorno gráfico se consiguen mejoras en productividad: a) Uso del ratón b) Recursos como copiar y pegar o arrastrar y soltar c) Mantener varias ventanas abiertas d) Exportar e importar datos de la hoja de cálculo y procesadores de textos e) Uso de menús sencillos f) Capacidad de profundizar en una cuenta a partir del mayor. 4) La revolución de las Telecomunicaciones El siguiente motor del cambio en los programas de contabilidad es la revolución en las tecnologías de la comunicación, y especialmente Internet, el Intercambio Electrónico de Datos, la banca electrónica y la conexión con las administraciones públicas -Hacienda, Seguridad Social y Registros-. a) Internet.- En cuanto a Internet, el impacto en los programas de Contabilidad se tiene que notar no sólo en aspectos periféricos como la posibilidad de acceder a las páginas Web del fabricante para el servicio postventa o la ayuda del programa, sino a temas clave del programa. Un ejemplo sería la posibilidad de publicar en Internet un catálogo con los productos y los precios y recibir a través de este medio los pedidos. Esta es
una opción disponible en paquetes como el que utiliza la empresa Bridgestone Firestone. b) Acceso Remoto.- Algunos otros programas permiten introducir datos desde PC remotos, con ello la introducción de apuntes se realiza desde la empresa y luego la revisión y verificación la realizan los asesores de la empresa desde su despacho. c) El Intercambio Electrónico de Datos.- Cada vez más paquetes incluyen la posibilidad de intercambiar pedidos o facturas en este formato universal. El EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos contables entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado. Si la empresa dispone de algún sistema de intercambio electrónico de datos, la captura de datos puede mecanizarse en buena parte, ya que los datos se introducen solamente una vez en el sistema de información del cliente al realizar un pedido y de ahí pasan automáticamente al sistema de información del proveedor. d) Banca Electrónica.- La conexión con banca electrónica permite realizar muchas operaciones sin desplazarse a la oficina, por ejemplo la elaboración de remesas de cobros y pagos, acceso a los saldos de las cuentas, gestión de tesorería, órdenes de cobro y pago mediante firma digital, conciliación automática de los extractos que se generan en el banco con los datos de la contabilidad propia. e) Administraciones Públicas.- La posibilidad de cambiar datos vía módem con administraciones públicas como la Agencia Tributaria, La Seguridad Social y los Registros Mercantiles es muy deseable pues evita desplazamientos a las oficinas.
d) Contabilidad Online.- Nuevos programas de contabilidad online, que permiten acceder a los datos desde cualquier lugar del mundo, como: Netledger, Netaccount, Cyberaccount, Biztone, Contaplus. Estos programas son de bajos precios y se paga una tarifa mensual, se acceden con el navegador de Internet. La ventaja de estos programas es que el usuario dispone siempre de la última versión y no necesita instalar el programa en su equipo y si surgen problemas los soluciona el fabricante. 5) Seleccionar el Programas más adecuado. a) Cuestionarios on-line.- Varias páginas Web ofrecen cuestionarios interactivos en las que a partir de los datos de nuestra empresa recomiendan determinados paquetes de Contabilidad. b) Requisitos de los programas.CONTABILIDAD Trabajo en entorno de red Presentación telemática de las cuentas anuales Posibilidad de definir un plan contable personalizado
FACTURACIÓN Trabajo en entorno de red Posibilidad de realizar documentos en cualquier divisa Generar informes a medida
NOMINAS Trabajo en entorno de red Enlace con sistema RED de la TGSS Generación del CSB 34 para pago de nóminas
Impresión en papel blanco y
Enlace automático con
Imagen e impresión de los
en papel oficial de los
soluciones de comercio
contratos en formato oficial
modelos de IVA.
electrónico ( tienda virtual)
del INEM
Configuración personalizada
Impresión de nóminas en
de documentos
papel blanco
Soporte multibanco norma
Soporte multibanco norma
Configuración personalizada
CSB 34 y 43
CSB 19 34 y 58
del recibo de salarios
Generar informes a medida
Posibilidad de elegir modulo Conciliación Bancaria
de fabricación o de gestión de ticket (TPV)
Gestión de RR.HH
CONTABILIDAD
FACTURACIÓN
NOMINAS
Compatibilidad con Adaptado al euro
periféricos de diferentes
Enlace con contabilidad
marcas Asientos en moneda extranjera y cálculo
Actualización automática del
automático de las diferencias de redondeo
P.V.P. en función del precio
Generar informes a medida
de coste
Memoria y cuadro de
Solicitud automática de
Recálculo de nóminas y TC´s
financiación
pedidos al proveedor
ya existentes
Enlace con contabilidad
Cálculo automático del IRPF
Importación y exportación de asientos y subcuentas a un fichero
2.5 IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS En cuanto al conocimiento en tecnología de la información, es desarrollado en la Guía Internacional de Educación Nº 11, "Tecnología de la Información en el currículum de Contabilidad" revisada en junio de 1998. Para IFAC, el profesional de la Contabilidad no sólo tiene que usar los sistemas de información, sino que también desempeña un papel importante en el diseño, administración y evaluación de tales sistemas. 1) Son el motor del cambio El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Elliot (1992) llega a reivindicar el nacimiento de un nuevo paradigma en la Contabilidad: el provocado por el impacto de las tecnologías de la información. El itinerario lógico que argumenta Elliot para justificar su postura
es sencillo: las tecnologías de la información están cambiando todo. Son el motor del cambio que conduce a una nueva era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse. 2) También la Contabilidad cambia Dado el objetivo de la Contabilidad de suministrar información útil para la toma de decisiones a la gerencia de la empresa, es natural que también cambie la Contabilidad. En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información. 3) Mejoras cuantitativas Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para obtener los balances o la posibilidad de depositar las cuentas en los registros mercantiles o liquidar los impuestos a través de procedimientos de intercambio electrónico de información. Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios metodológicos. 4) No todo es cuestión de velocidad Pero las tecnologías de la información pueden producir también cambios en el diseño de sistemas de información. Por ejemplo, mediante tecnologías de la comunicación podemos acceder a los sistemas informativos contables de los clientes de la empresa y disponer de información en tiempo
real sobre las ventas de sus productos que nos afectan y así mejorar la planificación de nuestra producción. 5) Por ejemplo, Microsoft ( C I T A ) Microsoft: el "sistema nervioso digital" y la Contabilidad. En un artículo publicado por Scott M. Bogges, Director de corporativo de Microsoft, en mayo de 1999 en el Periódico de Contadores, comenta que hace cinco año, a Microsoft le costaba dos semanas de cada mes cerrar sus libros y ahora cuatro días. El objetivo previsto es lograr un cierre de libros, continuo y diario, 350000 copias en papel de informes de gestión han sido reemplazadas por documentos on-line, hoy no generan ni una hoja de papel. Ninguna de la tecnología que ellos usan está fuera del alcance de una empresa, grande o pequeña, utilizan una intranet, llamada Microsoft Finweb (Financial Information Network) un almacén de datos que extrae información del diario y la pone accesible en una base de datos de Microsoft Acces. Otras herramientas son tablas dinámicas de Excel (Pívot Table) que permite profundizar en los detalles de cada división, producto, mercado, etc., que se complementa con consultas SQL mediante una herramienta llamada MS Report. En México la empresa PEMEX también utiliza este tipo de método, una base de datos a través de una intranet. 6) Cisco Systems Cisco Systems el fabricante líder en Internet de componentes, redes, etc. cierra sus libros de Contabilidad en ¡1 día! y publica los resultados en Internet seis días después.
CAPITULO 3 LA CONTABILIDAD EN EL FUTURO
Este capítulo trata de los cambios más importantes que para nuestra profesión como contadores han sido significantes, ya que los avances tecnológicos también los debemos de tomar en cuenta para el futuro de nuestro carrera.
3.1 LA CONTABILIDAD FUTURISTA En diferentes ocasiones se ha tratado sobre cómo los actuales mecanismos contables pueden que no sean adecuados en una era en la que reinan los intangibles más que los activos físicos. Todo el movimiento del "capital intelectual" va justamente en la dirección de buscar mecanismos para medir "intangibles" en las organizaciones, con el objetivo, generalmente, de confeccionar un balance de las mismas en la que se tenga en cuenta dónde está realmente el valor. La contabilidad tradicional falla porque su planteamiento principal ya no sirve: la contabilidad está basada en la idea de "historia de la empresa", o sea, lo que ha hecho hasta ahora, su valor acumulado (y así, normalmente lo que se valoran son sus activos -lo que posee- y sus beneficios -lo que gana). Pero en la era en la que actualmente vivimos, lo que cuenta no es lo que "has hecho", sino lo que "puedes hacer". Así, hay muchos emprendedores que "tienen" hoy en su cuenta bancaria unos 1000 dólares (y, por tanto, son "tangiblemente pobres"...) mientras que su proyecto, en el que están invirtiendo todo lo que tienen, está valorado en un millón de dólares (y, por tanto, son "intangiblemente ricos"). 7 Obviamente, las cosas están cambiando, y hay muchos expertos en finanzas que ya aplican nuevos mecanismos para la valoración de empresas, especialmente en el campo de Internet. 7
La contabilidad en el Futuro.- http://www.infonomia.com
La contabilidad tradicional trabajó generalmente con ciclos cronológicos retrospectivos (históricos); la nueva contabilidad debe mirar el futuro, por tanto ser prospectiva; como su futuro es incierto, por los cambios sucesivos y emergentes del contexto, su planteamiento debe ser estratégico, el cual consiste en establecer metas flexibles y adaptables a los cambios, teniendo como base la vida del producto y los costos deben evaluar esos ciclos de vida: en esta forma los costos se anticipan a las crisis y a la discontinuidad del tiempo, convirtiéndose en "Costos Target". El costo Target es el costo que demanda la implementación de la infraestructura necesaria para alcanzar las metas propuestas por el planeamiento estratégico, en lugar de costos históricos.8 Los nuevos cambios en el contexto de la misión de la contabilidad y las nuevas necesidades evolutivas de las empresas implican reorientar la misión contable. Los dos grandes ejes de esta evolución son: a. Los sistemas de información como base del análisis de las "relaciones causales". b. La intervención del contador como miembro participante del equipo de gestión y por tanto en la toma de decisiones. Por último el Contador Gerencial del futuro tendrá que desempeñar nuevos roles tales como: a. Contribuir a concebir la organización y b. Participar dentro del funcionamiento de la ejecución de la
organización.
8
La misión de la Contabilidad de Gestión y Cambios de su contexto.http://cpn.mef.gob.pe/cpn/articulos/mision_cgestión.htm
Con todos estos cambios, se ha dado el surgimiento de operaciones financieras y de intercambio comercial cada vez más sofisticadas, presentando la exigencia de la armonización y de la mejor calidad en la información contable, ya que como sabemos, la Contabilidad, históricamente, ha sido el instrumento fundamental, tanto al nivel de Gobierno como al nivel de empresa, para dar cuenta del manejo patrimonial y de las responsabilidades derivadas de ese manejo. En el caso concreto del Mundo Contemporáneo, la información acerca del manejo y control patrimonial, que es el objeto de la Contabilidad, sirve de base para que los agentes económicos, tales como: Inversionistas, empresarios, accionistas, entidades financieras, gobiernos, etc., tomen decisiones acertadas en sus operaciones y tomen las previsiones para su planeamiento estratégico. Los recursos técnicos que hoy posee la Contabilidad, no son suficientes para responder al reto de la información que nos demanda el Mundo Contemporáneo, por tanto es necesario replantear los atributos de la información contable con nuevos enfoques teóricos que permitan un desarrollo Tecnológico Contable y por ende ampliar los enfoques y modelos que permitan una mejor visión y comprensión de los fenómenos patrimoniales surgidos de la globalización de la economía y de la Internacionalización del Comercio y la Industria, estos nuevos enfoques sólo serán posibles desarrollando la investigación científica y tecnológica de la contabilidad. Para realizar la investigación científica y tecnológica en el campo contable, el gremio contable debe cambiar sus paradigmas tradicionales antes expuestos, y enfocar a la contabilidad como una ciencia, ya que es la única forma de hacer investigación científica, dejando en segundo plano lo que ha venido haciendo el contador: cómo se hace contabilidad, (proceso) y el uso histórico de la información contable sólo en el área financiera.
3.2 TENDENCIAS EN TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN I) Lo que dice la Federación Internacional de Contadores9 Las tecnologías de la información están cambiando la forma en que los contadores trabajan y el marco en el que se desarrollan sus actividades, porque han cambiando la forma en que las empresas se organizan y gestionan. De acuerdo con IFAC, son particularmente dignas de mención las siguientes tendencias en Tecnologías de la Información (TI): 1) La amplia disponibilidad de potentes pero económicos equipos informáticos. 2) La amplia disponibilidad de programas de ordenadores potentes, económicos y relativamente sencillos de usar con interfaces de usuario gráficas. 3) El paso de adquirir sistemas informáticos a medida a utilizar software "llave en mano". 4) El paso de grandes equipos centralizados o "mainframes" a ordenadores personales, utilizados solos o como parte de redes. 5) La disponibilidad creciente de datos informatizados a los que se accede en tiempo real o diferido, mediante acceso local o remoto, incluido vía Internet. 6) Las nuevas tecnologías de captura de datos y almacenamiento llevan a la informatización de datos e información en formato de texto, gráficos, audio y video y enfatizan el gestionar, presentar y comunicar información utilizando técnicas multimedia. 9
Tendencias en la Tecnología de la Comunicación.http://ciberconta.unizar.es/Lección/Introduc/340.htm
7) La convergencia de las tecnologías de la información y la comunicación, que afecta a cómo las personas trabajan y compran. 8) El uso creciente de redes que conectan a los individuos y a las empresas -intraempresas e interempresas- con sistemas como el correo electrónico e Internet, incluyendo el World Wide Web (www). 9) El uso creciente de Internet para el comercio entre empresas y la venta de productos finales a un consumidor, vía sistemas de comercio electrónico como el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y sistemas de transferencia electrónica de fondos10 (EFTS). 10) El marketing y la distribución masiva de productos de tecnologías de la información y servicios tales como ordenadores, programas informáticos "llave en mano", servicios de recuperación de datos on-line, correo electrónico y servicios financieros. 11) La reducción de barreras al uso de sistemas, la prometedora y más amplia incorporación de sistemas de información en organizaciones lucrativas y no lucrativas de todo tipo para temas de contabilidad, de gestión y estratégicas y el uso creciente de la informática de usuario final. 12) Amplia penetración de tecnologías de la información como diseño y manufactura asistidos por ordenador (CAD/CAM), sistemas de información para la dirección (EIS o executive information systems) y sistemas de reunión electrónica (EMS o electronic meeting systems) 13) Las nuevas técnicas de desarrollo de sistemas basadas en tecnologías de información como las herramientas de ingeniería del software (CASE u computer-assisted software engineering), programación orientada a objetos y tecnologías work-flow. 10
Transferencia Electrónica de Fondos.- http://www.bb.com.mx/article/articleview/38/1/7
14) Desarrollo continuado de sistemas de ayuda inteligentes que incorporan sistemas expertos, redes neuronales, agentes inteligentes y otras técnicas de resolución de problemas. 15) Nuevas metodologías de reingeniería de negocios basadas en la integración efectiva de tecnologías de información y procesos de negocio.
II Tecnologías más relevantes para “The American Institute of Certified Public Accountants” (AICPA).11 1) Tecnologías Se refiere a las 10 innovaciones en hardware o software que más impacto puede tener en la Contabilidad. a) Tecnologías relativas a la seguridad de los sistemas de información Es bien conocida la importancia de los aspectos de seguridad. Los medios de comunicación informan periódicamente de casos más o menos espectaculares de sabotajes, desastres, etc.... aunque la mayoría permanecen ocultos.
11
•
Errores humanos
•
Fallos equipos
•
Robo
•
Virus
•
Sabotaje
•
Fraude
•
Desastres naturales
Tendencias en la Tecnología de la Comunicación.http://ciberconta.unizar.es/Lección/Introduc/350.htm
Y para hacer frente, disponemos de numerosas tecnologías, como sistemas de cifrado de información, antivirus, cortafuegos.. b) XML (Extensible Markup Language) Para hacer páginas web se utiliza el lenguaje HTML, muy útil para las presentaciones, formatos, colores, etc. El HTML ha logrado que Internet se convierta en una enorme colección de documentos. Pero para desarrollar el comercio electrónico, intercambio de documentos mercantiles, cuentas anuales, se queda corto. Es más apropiado su hermano XML, que puede lograr que Internet se convierta en una gigantesca base de datos. c) Tecnologías de la comunicación. Ancho de banda. El ancho de banda es la máxima cantidad de datos que pueden pasar por un medio de comunicación en un momento dado, medido en segundos. Cuanto mayor sea el ancho de banda, más datos podrán circular por la red. Numerosas aplicaciones requieren gran ancho de banda: Uso de Redes en Educación a Distancia, Transmisión de Video y Conferencias, Gestión remota, Almacenamiento Distribuído de los datos, Manejo de Imágenes , herramientas de trabajo en grupo, Realidad Virtual, etc. d) Tecnologías móviles Los teléfonos móviles con WAP o UMTS, ordenadores portátiles, ordenadores que caben en la palma de la mano están llamados a ser una de las tecnologías clave en el futuro próximo, con muchas aplicaciones para que los auditores, asesores, contables puedan trabajar o dar servicio a los clientes. Favorecen la oficina móvil, permiten acceso a Internet e Intranets, a bases de datos corporativas, videoconferencia, transferencia de ficheros, etc.
e) Wireless Technologies (includes wireless networks) Esta tecnología trata de facilitar la comunicación entre dispositivos sin la utilización de cables aprovechando la movilidad de los dispositivos inalámbricos Imagine que se encuentra en una reunión con su portátil y de repente aparece un icono que informa que ha recibido nuevo e-mail... el ordenador no esta conectada a ningún lado, el móvil esta en la cartera debajo de la mesa, pero esta recibiendo el e-mail sobre una red inalámbrica. f) Verificación electrónica Uno de los aspectos claves del comercio electrónico: ¿Cómo se yo que tu eres quien dices ser? Muchas tecnologías pretender resolver esta cuestión: desde el uso de passwords, reconocimiento de voz o entidades de certificación, que permiten la verificación de identidad de una persona o entidad que quiere utilizar la firma electrónica, o la autenticación de servidores de comercio electrónico. g) Encriptación Suponga que se quiere que un colega envíe un documento confidencial por correo electrónico. Se sabe que cuando se recibe un correo ordinario es un trozo de texto que, en principio, puede ser detectado por cualquier hacker que disponga de un programa especializado. Para evitarlo se puede transformar ese mensaje usando una clave o algoritmo, es decir, un medio de traducir los signos de un mensaje a otro sistema de signos cuya lectura no tenga ningún sentido para un desconocido que los intercepte. A ese proceso se le denomina encriptar el mensaje.
h) Autorización electrónica Son soluciones técnicas que permiten que muchas tareas se aprueben electrónicamente, desde contratos a órdenes de compra. Un ejemplo interesante es la "Autorización Electrónica para Viajar" a Australia, que sustituye al visado. Es totalmente electrónica. No se necesita rellenar un formulario de solicitud, ni sellar ni enviar el pasaporte y se procesa en cuestión de minutos.12 i) Herramientas de conectividad remota Son tecnologías que permiten el acceso y control remoto de ordenadores. Un profesional puede acceder a un ordenador remoto desde su despacho o desde su casa y ejecutar un programa de gestión, contabilidad, etc. j) Bases de Datos Una tecnología clásica que sin embargo ha sido incluida en las de mayor impacto. En las primeras epocas de la informática, la prioridad era el desarrollo de los programas, no el manejo de datos Con el paso de los años se hizo evidente que surgían numerosos problemas: •
Los datos estaban desperdigados en diferentes formatos y archivos.
12
•
Los datos no podian compartirse entre programas diferentes.
•
Los datos no estaban seguros.
Visados e Inmigración a Australia.- http://www.spain.embassy.gov.au/visados/index.html
•
Si se modificaba la forma en que se almacenaban los datos era necesario modificar el programa.
Esto ocasionaba que los datos no estuvieran actualizados. Los diseñadores de sistemas empezaron a buscar diversas formas de consolidar las actividades utilizando bases de datos. Hoy en día el aspecto clave es mantener las bases de datos con información relevante y actualizada. 2) Tecnologías Emergentes Se refiere a la 5 innovaciones en hardware o software más futuristas que no hay que perder de vista. a) Regulaciones gubernamentales que tratan sobre tecnología La regulación de la privacidad , la polémica derivada del uso de programas como el espía "Carnivore" del FBI, la protección de los niños ante Internet, empresas que operan en Internet aprovechando vacíos legales tipo Napster, la fiscalidad en Internet... son temas importantes. b) Business Service Providers (BSP) Es un paso más alla del ASP. El ASP alquila software a las empresas. En el BSP, tambien llamado Business Solution Provider se realizan todas las actividades de una función empresarial. Por ejemplo una empresa decide que toda la formación de sus empleados se haga a través de uno de estos BSP.13
13
Programas de Certificación.http://www.acron.com.ar/ACRONCOM/AcronSites/AcronArgentina/UsuarioAnonimo/Universidad/Pr ogramas%20de%20Certificacion/ProgCertificaPart.asp
c) E-Learning Nuevas metodologías didácticas: cursos en Web, CD Rom multimedia. Todo el mundo, incluidos los ejecutivos, tiene que aprender las utilidades de escritorio: no vale ya pedir a un empleado que le imprima el correo electrónico y dictarle la repuesta. d) Evidencia Electrónica Imagine que el programa que gestiona las existencias detecta que falta un material y automáticamente hace un pedido al proveedor, quien también automáticamente da la orden de servir los productos al almacén y envía una factura electrónica así como la orden de pago vía banca electrónica. Todo el mundo está emocionado por la eficacia y ahorro de costos... excepto los auditores, que están poco acostumbrados a trabajar "sin papeles". Cada vez es más necesario utilizar paquetes de auditoria por ordenador como ACL, AUDAP e IDEA3, AUTO AUDIT 2000, ESCUAPLUS, GESIA 2000,... Para detectar el fraude se analizan los ficheros .log (que registran todo lo que pasa en el ordenador, quien accede, a qué hora, que ficheros se han enviado, etc.) y se buscan "cosas raras".
Figura 1: Incluso en nuestro Windows
se
muchos ficheros.log
generan
Figura2: Ejemplo de un
fichero.log
por
dentro, en este caso muestra los accesos al
servidor
FTP,
quién se ha llevado fichero, etc.
En el caso de la auditoría se: •
buscan facturas duplicadas
•
transferencias bancarias electrónicas a empleados
•
transferencias con el mismo número de banco y diferente nombre de receptor
•
transferencias con diferente número de banco y misma empresa
•
se cruzan nombres de proveedores contra archivos maestros de personal
•
empleados duplicados, etc.
ACL puede usarse eficazmente para: 14 •
Identificar tendencias, señalar excepciones y destacar áreas que requieren atención
•
Localizar errores y fraudes potenciales, mediante la comparación y el análisis de archivos según los criterios especificados por el usuario
•
Volver a calcular y verificar saldos
•
Identificar problemas de control y asegurar el cumplimiento de las normas
14
Uso de ACL para la detección de fraudes.- http://www.acl.com/es/traini/traini_classe_fraudd.asp
•
Analizar y determinar la antigüedad de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar u otras transacciones a las que afecta el tiempo transcurrido
•
Recuperar gastos o ingresos perdidos, detectando pagos duplicados, secuencias numéricas incompletas en la facturación o servicios no facturados
•
Detectar relaciones no autorizadas entre el personal de la empresa y los proveedores...
e) M-Commerce (comercio móvil) Se define el M-commerce como el uso de la tecnología de comunicaciones móviles para comunicar, formar, informar, realizar transacciones y operar en las actividades personales y de negocios. Aunque queda mucho por avanzar y las tecnologías actuales, como el WAP que permite navegar por Internet, hacer algunas compras, etc. no están resultando del todo satisfactorias. Hay depositadas bastantes esperanzas en los medios de pago a través del móvil. 3) Aplicaciones Se refiere a las 10 aplicaciones, entendidas como oportunidades de negocio que utilizan una o varias tecnologías que más impacto pueden tener en la Contabilidad. a) Aplicaciones basadas en el Web (Web-Based) Internet, y en concreto el WWW es una de las invenciones más importantes, con gran impacto en la vida de las personas y de los contables que pueden hacer un pedido en cualquier parte del mundo, pagarlo y recibirlo por correo electrónico. Es tan importante que combina o integra casi todas las tecnologías de la lista.
Surge una nueva generación de software que permite al usuario interactuar con los datos simplemente navegando. Por ejemplo, el correo electrónico que se lee desde página web, pero también programas de gestión, contabilidad, etc. Soluciones como la que propone Eality (XXXXXXXX) permiten que las empresas utilicen estas tecnologías basadas en web sin que tenga que hacer frente a grandes desembolsos o disponer de un departamento de sistemas de información propia que elabore este software. Un
ejemplo,
es
el
programa
de
contabilidad
CDI
(http://www.cdi.com.co/cyber_info_principal.html) b) Gestión del conocimiento 15 Los sistemas para gestionar el conocimiento incluyen aplicaciones de programas diseñadas para optimizar el trabajo en grupos. Abordan desde las videoconferencias a través de Internet, las audioconferencias, la compartición de pantallas o los programas de charlas. Pero también otras herramientas que permiten gestionar agendas, organizar reuniones, organizar documentos y presentaciones en pantalla. Lotus Notes es el software de groupware más conocido. Aborda la gestión del conocimiento y puede trabajar en grupo utilizando las posibilidades de las tecnologías de telecomunicaciones como las descritas es fundamental. Podemos ver una aplicación en el servidor Moncayo de la Universidad de Zaragoza.
c) Transmisión de información financiera
15
Gestión del Conocimiento.- http://www.gestiondelconocimiento.com/asociacion.htm
Los nuevos estándares de Internet, como el citado XML permitirán preparar, publicar intercambiar y analizar informes financieros en una variedad de formatos. Nuevas posibilidades surgen para los contables. d) Aplicaciones Web-Enabled Sin llegar a ser aplicaciones "basadas en web", que sería un paso más, es relativamente sencillo modificar programas y dejarlos listos para ser utilizados vía Internet con el objetivo de obtener más prestaciones. Un sencillo ejemplo permite ver la diferencia: el programa de contabilidad CDI está escrito en java y permite a los usuarios tras conectarse a dicha página utilizarlo online: es un web-based. El Contaplus, es un programa de contabilidad "normal" pero en las versiones más reciente incluye cierta conectividad con Internet, ayuda online, etc. Es web-enabled. e) Detección de intrusos Desde la Moncloa hasta Microsoft son muchas las entidades que han visto como sus ordenadores sufrían ataques procedentes de intrusos. Los intrusos entran a un sistema normalmente como invitados y tratan de explotar algún fallo del sistema para llegar a controlarlo. f) Data Mining16 Data Mining, la extracción de información oculta y predecible de grandes bases de datos, es una poderosa tecnología nueva con gran potencial para ayudar a las compañías a concentrarse en la información más importante de sus Bases de Información (Data Warehouse). Las herramientas de Data Mining predicen futuras tendencias y comportamientos,
16
Data Mining.- http://www.monografias.com/trabajos/datamining/datamining.shtml
permitiendo en los negocios tomar decisiones proactivas y conducidas por un conocimiento acabado de la información (knowledge-driven). No es lo mismo gestionar una pequeña base de datos de clientes que una con varios millones. Incluso un supermercado de tamaño medio dispone de millones de datos si acumula las ventas diarias. Ahí intervienen las técnicas de minería de datos o Data Mining. El Data Mining consiste en explorar automáticamente grandes bases de datos para extraer patrones de comportamiento,
relaciones
ocultas
entre
las
variables,
identificar
dependencias. El data mining nos ayuda a encontrar qué clientes tienen más probabilidad de responder al próximo mailing promocional, descubrir patrones de comportamiento en consumidores o encontrar cuales son los mejores y peores clientes de una compañía de seguros o un banco. g) Gestión de documentos La mayor parte de las empresas siguen imprimiendo casi todos los documentos que generan. Para la empresa supone un costo muy elevado crear, gestionar y distribuir documentos. Estas herramientas permiten publicar, distribuir y gestionar grandes cantidades de información en la empresa utilizando varias tecnologías. El objetivo de estas aplicaciones es que los empleados de la organización puedan encontrar la información que necesitan tanto en bases de datos como en correos electrónicos, faxes, cartas, documentos, recortes de prensa, etc. h) Auditoria continúa ¿Auditoria en tiempo real? Quizá sea lejana pero lo cierto es que la auditoria clásica de los estados financieros está perdiendo importancia ya que los usuarios reclaman información en tiempo real. En el nuevo marco
que supone la publicación de información online con una menor periodicidad surge la necesidad de desarrollar un modelo de auditoria continua. i) Aprovisionamiento electrónico El aprovisionamiento electrónico, o e-procurement, tiene como objetivo optimizar los procesos de aprovisionamiento de las empresas mediante la creación de centros virtuales de compras personalizados para cada empresa, utilizando las ventajas que Internet ofrece en este tipo de transacciones. Las empresas pueden realizar todas sus compras (material de oficina, equipos informáticos, piezas de recambio, servicios de impresión, viajes de empresa, etc.) de forma electrónica. Están encontrando su campo inicial de utilización en aquellas funciones de compras que tradicionalmente han sido las más complicadas y problemáticas
de
gestionar,
las
llamadas
MRO
(Mantenimiento,
Reparaciones, Operaciones), que no forman parte directa de la cadena de producción, tales como material de oficina, equipos informáticos, piezas de recambio, servicios de mantenimiento, servicios de impresión, viajes de empresa etc. Se incluyen dentro del epígrafe de compras generales y en algunos sectores llegan a suponer el 40%-60% del costo total del negocio. j) Depósito electrónico de documentos contables o fiscales La posibilidad de depositar las cuentas anuales en registros mercantiles o liquidar los impuestos vía Internet. Véase EDGAR de la SEC. (http://www.sec.gov/). 4) Situaciones de negocio Se refiere a las 10 situaciones de negocio que resultan una vez que las aplicaciones o tecnologías se han implantado.
a) Aspectos de seguridad y control de la información. Mantener la información segura en la Era de la Información se ha convertido en una prioridad. Hay amenazas desde el exterior y desde el interior de la organización: como virus, los hackers, competidores, los propios empleados, etc. El plan de seguridad de la información de una organización debe tratar todas estas amenazas y más, amplificadas por Internet que exige nuevas técnicas como certificados digitales, cifrado, y cortafuegos. b) Comercio electrónico El comercio electrónico es el nuevo marco de negocios en el que se desarrollan cada vez más operaciones mercantiles. En el comercio electrónico convergen tecnologías que ya existían aisladamente tan dispares como el Intercambio Electrónico de Datos, el teletrabajo, la publicidad en Internet, las Intranet o las compras electrónicas, pero que tienen en común el uso de las telecomunicaciones. c) La nueva economía y la información financiera Si el modelo contable actual es bastante criticado por poco útil, en las nuevas empresas que utilizan Internet como parte central de sus negocios, es decir, lo que se denomina nueva economía mucho más. Empresas que asumen nuevos riesgos, que tienen en sus activos intangibles un valor muy importante que no se refleja en la contabilidad, que nacen crecen y mueren a una velocidad increíble... La contabilidad en la Era del Conocimiento debe adaptarse a las necesidades de los usuarios y este tipo de empresas es un ejemplo extremo. d) Privacidad
Es un requisito tanto como consumidores como empresas, que se ve afectado por el comercio electrónico. Las empresas tienen la responsabilidad de proteger los datos de los clientes. En Internet son muchas las amenazas que sufren los consumidores, tanto por las cookies (ficheros alojados en el disco duro que contienen información del usuario), el spam (correo no deseado), falta de garantías en el comercio electrónico, etc. e) Aprendizaje y tecnología Para los contadores, la tecnología está cambiando las formas en que se captura, procesa y distribuye la información financiera. Y los aspectos formativos son fundamentales. Muchas veces se dedica mucho esfuerzo a adquirir equipos y programas y poco a la formación. No se saca partido a los programas y a las posibilidades de la tecnología.
f) Recuperación tras el desastre Disponer de un buen plan de recuperación de desastre ante posibles eventualidades, hará un negocio más seguro. Se puede decir con ironía que las empresas están perfectamente preparadas para afrontar con éxito… la segunda vez que sufren un desastre. Disaster Recovery Journal, Drj es una buena dirección sobre este tema.
g) Personal calificado en Tecnología de Información Al calor de esta tercera revolución de la informática, el personal especializado en tecnologías de la información es muy demandado. Las
ofertas de empleo se canalizan cada vez más vía Internet, lo que se denomina E-recruiment. h) Calidad de servicio Cualquier problema en los sistemas de información repercute instantáneamente en la totalidad de la empresa y afecta al funcionamiento normal. Es decir, tareas como por ejemplo la contabilidad financiera dependen de lo que pasa en el ordenador. Cuando una empresa decide instalar o poseer una infraestructura informática, la gestión de tales recursos debe buscar el cumplimiento de tres objetivos. •
Disponer del nivel de servicio más apropiado para que los usuarios desempeñen adecuadamente sus responsabilidades. Por ejemplo, en una entidad financiera, que los cajeros tengan información en sus monitores de las cuentas corrientes, precios de de las divisas, etc.
•
Reducir al máximo los riesgos derivados de la falta de seguridad y del uso inadecuado o fraudulento de la información. Por ejemplo, en la entidad financiera, que no se cuelgue la red de conexiones interbancarias, etc.
•
Lograr una utilización eficiente de los recursos asignados a dicho centro de cálculo mediante las oportunas medidas de control.
i) Auditoria en entornos de trabajo electrónicos
Al desaparecer el papel, los contadores han de confiar en la evidencia electrónica para muchos propósitos. Algunos de los métodos que están disponibles validar y para autentificar evidencia incluyen firmas digitales, filigranas (watermarks) y certificados. j) Application Service Provider (ASP) Los contadores tienen que familiarizarse con estas tecnologías.17 Una ASP es un servicio que alquila software a las empresas, desde un antivirus hasta un programa para desarrollar una base de datos, por medio de Internet, o una red de área amplia (WAN). Las ASPs les permiten obtener software de alta calidad sin gastar demasiado dinero, a las pequeñas empresas, o a las que están en crecimiento y cuentan con pocas herramientas. Además, las ASP usualmente proveen espacio de almacenamiento y soporte técnico para las aplicaciones que alquilan. Si es parte de una compañía, grande o pequeña, puede leer esta nota que le muestra una lista de aplicaciones online que armó LaCompu (http://www.lacompu.com), para ayudar a elegir la adecuada. Imagine una computadora sin programas, sin memoria y sin capacidad de almacenamiento. Casi no tiene valor en el mercado. Conéctela, mediante una red de banda ancha, a un servidor cargado con aplicaciones de última generación, con capacidad ilimitada de almacenamiento y cincuenta veces más veloz que la mejor computadora de escritorio. El resultado es un ASP: un servidor que presta sus servicios a una computadora de escritorio a través de una red -que incluso puede ser Internet-. Está transformando las aplicaciones tal como hizo Internet con los datos: las hace universalmente accesibles y facilita estar a la vanguardia de los desarrollos de software.
17
Aplicattion Service Provide.- http://www.lacompu.com/notas/asps/index.php3
III) Algunos avances tecnológicos que pueden transformar la Contabilidad.18 1) Las tecnologías ayudan al contable a hacer su trabajo Se han presentado algunas de las necesidades de información tradicionales y nuevas- que plantean los usuarios de la Contabilidad y las tecnologías de mayor impacto en la Contabilidad. Estos avances tecnológicos pueden ser valiosos para que el profesional de la contabilidad pueda satisfacer las necesidades de información de forma eficiente. 2) El proceso contable
El proceso contable trata en primer lugar de: •
Identificar y registrar los hechos económicos
•
Valorarlos y procesarlos posteriormente
•
Comunicar la información a los agentes económicos, sirviendo como apoyo fundamental en la toma de decisiones en las empresas.
•
18
La fase de análisis, auditoria y control
Tendencias en la Tecnología de la Comunicación.http://ciberconta.unizar.es/Lección/Introduc/400.htm
Como vemos, la Contabilidad es un proceso de análisis sintético. Es análisis en cuanto percepción de la realidad económica que hay detrás de las operaciones empresariales. A la fase de análisis sigue la de sintetizar muchos datos contables en diferentes documentos. 3) En todas las tareas, intervienen tecnologías de la información En todos estos aspectos, hoy en día, el procesamiento automático de la información desempeña un papel fundamental. A continuación se ve cómo las tecnologías de la información pueden cambiar las formas en que se captura, almacena, procesa, distribuye y analiza la información financiera, vinculándolo a las nuevas necesidades de información de los usuarios. a) Automatización de la Información El sistema de información contable desempeña un papel fundamental en la medición de los resultados financieros. El procesamiento de los datos contables hoy en día está bastante automatizado en la mayor parte de las empresas, esto quiere decir que el impacto de la informática ha abarcado en todos los aspectos de gestión de la contabilidad: diario, mayor, cuentas a cobrar y pagar, elaboración de la nómina, obtención de estados contables como el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el cuadro de financiación o el estado de valor añadido proporcionan información contable cuantitativa .
Debido a que la información
cualitativa es
más difícil de tratar con las
tecnologías actuales, documentos como la memoria no están completamente automatizados. b) Información Estratégica
Es necesario modificar los sistemas de información para dar cabida a la información del nivel estratégico que demanda la dirección de la empresa. Si seguimos el modelo de Núcleo Competitivo de Porter, los datos clave que se precisan en el nivel estratégico son relativos a: la competencia, los clientes, los proveedores, las barreras a la entrada de nuevos competidores y los productos sustitutos. Un sistema de información que no se limite a la información contable clásica, que de respuesta a las necesidades de información, que informe sobre el tiempo medio que cuesta poner en marcha un nuevo producto en el mercado desde que se tiene la idea, el grado de calidad que trasmiten al consumidor los productos frente a los de los competidores, índices de concentración del sector en el que opera la empresa, etc. c) Intranet y Groupware Se deben diseñar sistemas de información por los que fluya el conocimiento de la organización y que favorezcan que los activos intangibles se usen de forma eficiente y aumenten. Dos herramientas que posibilitan este uso son Intranet y Groupware. •
Intranet.- La Intranet consisten en aprovechar las herramientas de Internet para su utilización interna dentro de una empresa. Los empleados disponen de navegadores para acceder a los datos internos de la empresa, direcciones, datos, documentos internos de trabajo, correo electrónico interno, utilidades para enviar ficheros, realizar videoconferencias o reuniones electrónicas.
•
Groupware.- Esta herramienta aborda la gestión del conocimiento y poder trabajar en grupo, utilizando las posibilidades de las tecnologías informáticas y de telecomunicaciones es fundamental. Combina las capacidades de gestión y consulta de documentos, con correo
electrónico, agenda, navegador Web, acceso a foros de noticias y videoconferencia. Muchos programas disponibles, alguno de ellos gratuitamente en Internet, realizan tareas de groupware, pero la aplicación más conocida y utilizada en las grandes empresas es Lotus Notes, que es capaz de integrar todas las prestaciones. d) Banca Electrónica Este concepto es cada vez más utilizado en las empresas para hacer conocer los saldos, conciliación o realizar transferencias.
Una banca electrónica debe basarse en la conexión en tiempo real de sus usuarios con el ordenador central del banco, y poner a disposición de sus clientes, de una forma integrada, una amplia gama de información tanto de sus propias operaciones bancarias, como de los mercados financieros. De esta forma, los factores que distinguirían unas bancas electrónicas de otras serían: •
Amplitud de horario, disponible las 24 horas del día.
•
Pantalla cómoda, manejable y sencilla.
•
Posibilidad de multimedia.
•
Trasladar información de consulta a programas de hoja de cálculo o correo.
•
•
Estandarización de las comunicaciones. Ayuda interactiva.
•
Transmisión rápida de ficheros.
•
Posibilidad de acceso a Internet.
•
Personalización de menús (carpeta de favoritos).
•
Alta velocidad de transmisión.
Además de gestionar la información recibida, realizar operaciones bancarias, ordenar los pagos nacionales y extranjeros, efectuar los cobros de la empresa, adquirir y vender valores, tramitar la contratación de activos, y muchos otros, que todo se pueda realizar en una forma sencilla y clara, desde el propio despacho. Mediante banca electrónica se gestionan y consultan saldos y movimientos de cuentas a la vista, tarjeta de crédito y fondos de inversión en tiempo real, depósitos a plazo, consultas de límite y disponible en las tarjetas de crédito, avisos de devoluciones (recibos, efectos comerciales, créditos comerciales...), órdenes de traspaso y de transferencia, petición de talonarios, anticipos de crédito, pago de nóminas, etc.
3.3 POSIBILIDADES DE INTERNET PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Ventajas Algunas de las ventajas de utilizar Internet para distribuir la información contable a través de este medio son: •
Bajo costo que tiene para la empresa y para los usuarios
•
Rapidez con la que se dispone de la información
•
Capacidad para llegar a todos los públicos al ser un nuevo medio de comunicación de masas.
•
Fabulosas posibilidades multimedia para presentar los datos, ya sea en gráficos de tres dimensiones, video, hipertexto, etc.
•
Acceso a un mayor número volumen o profundidad de datos simplemente utilizando las posibilidades hipertextuales de Internet.
•
Posibilidad para el usuario de capturar los datos para analizarlos en su ordenador.
Desventajas En ocasiones este tipo de presentación de la información puede ser engañosa, o que haga falta la normalización en los formatos que utilizan las empresas que dificulta la comparación.
Posibilidades Para evitar estos inconvenientes, otra posibilidad de obtener información contable mediante Internet es acceder a los servidores de organizaciones públicas.
3.4 TECNOLOGÍAS PARA ANALIZAR LA INFORMACIÓN CONTABLE Usuarios Internos y Externos A la fase de comunicar la información a los usuarios sigue la de análisis, que involucra tanto a los agentes económicos externos, como a los internos para apoyar la toma de decisiones en la empresa. Por ende, dos son las perspectivas bajo las que se contempla la distribución de la información contable según los usuarios tengan acceso o no a todos los datos que genera el proceso contable. Para tratar de satisfacer a todos los usuarios, el sistema informativo contable debe ser flexible. Cada usuario de la información contable: los inversores, la gerencia, el estado, los accionistas, acreedores, etc. tiene diferentes necesidades y distinto acceso a la información. Agentes Informáticos
Son aquellos que rastrean en las redes de ordenadores en busca de información, realizan informes o avisan al usuario con la frecuencia deseada, vigilan el entorno y cuando se produce una circunstancia avisan al usuario o toman alguna decisión.
Software estadístico en un PC El análisis contable es una disciplina en constante evolución que se alimenta de diferentes herramientas para cumplir el objetivo de convertir los datos contenidos en los estados económico – financiero en información útil para la toma de decisiones. Esta disciplina ha evolucionado en cuanto a la utilización de los instrumentos técnicos que emplea por el desarrollo de nuevas tecnologías de la información. Los avances en la electrónica han proporcionado elevadas prestaciones a los equipos informáticos, que posibilitan tener en nuestra mesa ordenadores muy potentes y baratos capaces de ejecutar los más avanzados programas estadísticos para el tratamiento de los datos que anteriormente estaban reservados para unos pocos.
3.5. EL CONTEXTO DE LA GLOBALIZACIÓN 19 La globalización forma parte de un proceso histórico de expansión e integración que divide a la sociedad en dos grandes sectores (globalizadores y globalizados) cuyos intereses se contraponen (los globalizadores se expanden, mientras que los globalizados son integrados a esa expansión).
19
La globalización.- http://globalización.deamérica.net/?art=50
Los globalizadores, a lo largo de la historia, se han encargado de crear las condiciones que les permitan imponer sus intereses a los globalizados, y para ello se han valido de diversos medios de control y de dominio con los cuales han logrado desarticular cualquier forma de oposición o resistencia.
El conocimiento de los mecanismos mediante los cuales los globalizadores logran integrar a los globalizados en un proyecto que les es adverso, nos permitirá diseñar los antídotos necesarios para contrarrestar dicho mal. Sin embargo, antes de abordar cuáles son dichos mecanismos, es necesario identificar a las personas o grupos de personas que integran a cada uno de estos sectores en pugna. Los globalizadores están representados por los empresarios que cada año aparecen en la lista de los “hombres más ricos del mundo” publicada por la revista estadunidense “Forbes”. Ellos son los dueños o los principales accionistas de las grandes empresas que actualmente se están “globalizando”, para convertirse en las empresas mundiales que controlarán la mayor parte de la producción de bienes y servicios en el planeta. Las empresas globales pertenecen, en la mayoría de los casos, a los Estados Unidos de América (E.U.A.) y en menor proporción a las demás naciones que, junto con los E.U.A., conforman al grupo de los siete países más industrializados del mundo (Canadá, Gran Bretaña, Francia, Alemania, Italia y Japón), también conocido como G-7, así como a otras naciones europeas (Suiza, Holanda, Suecia, Austria, Bélgica, Dinamarca, Finlandia, Irlanda, Noruega, Portugal y España), asiáticas (Singapur y Hong Kong), y de Oceanía (Australia y Nueva Zelanda). Las principales regiones en las que se están expandiendo dichas empresas son: Europa Oriental, Asia, África y América Latina (Argentina,
Brasil, Centro América, Chile, Colombia, México, Perú y Venezuela), es decir, en todos aquellos países que han sido considerados por los globalizadores y sus ideólogos como atrasados, subdesarrollados, en vías de desarrollo, del “tercer mundo”, y más recientemente como “economías emergentes”.
Pero el sector de los globalizados no solo se encuentra en las regiones o los países donde las grandes empresas se están expandiendo, sino también en las naciones a partir de las cuales se expanden, pues los globalizadores requieren de los globalizados en todas las regiones del planeta. La globalización posee una arista científico-técnica. La actual revolución científico-tecnológica
que permite disponer enormes volúmenes de
información, en los lugares aparentemente más remotos, en cuestión de segundos está alterando el conocimiento y sus procedimientos: cambian los paradigmas científicos y no existe certidumbre perdurable. Además y sobre todo, ha puesto al valor conocimiento como factor determinante en los procesos productivos.20 La globalización económica, que entre otras manifestaciones se muestra en la integración de bloques de países con intereses comerciales comunes (casos concretos: la Unión Europea, el Tratado de Libre Comercio de Norteamérica, las áreas de mercado común de Sudamérica, Centroamérica y la Cuenca del Pacífico), significa para México escenarios que obligan a revisar y modificar sus procesos de producción y comercialización, que a su vez exigen la reconversión laboral y por ende de los programas de formación. Retos Impuestos para las Firmas.20
El contexto de la globalización.- http://www.uasnet.mx/centro/deptos/rectoria/pide_cap3.htm#3
El futuro se aproxima cada vez más rapidamente debido al rtimo actual de los negocios, el cambio sólo es relevante en la médida que se sepa incorporar y dirigir en torno a las áreas de recursos críticos, es decir en la reinversión de sus servicios, procesos, tecnología, recursos humanos, y la propia visión y estrategia. Para centrar este asunto y su importancia, se podría recurrir a un sin número de fuentes dentro de las cuales señalan los siguientes retos que impone la globalización a la actividad realizada por la firma de contadores públicos •
Mayor conocimiento y preparación debido a la amplitud de las normativas legales que rigen los negocios, pasando de normas nacionales a normas internacionales, en el ámbito contable, financiero y de derecho internacional.
•
Redefinición de su actividad ante la aparición de nuevas formas de hacer negocios, nuevas estructuras de capital, de instrumentos financieros y diversidad de cambios de divisas.
•
Establecer nuevas formas de enfrentarse a la competencia debido a la aparición de competidores globales.
•
Fortalecer los servicios prestados por las firmas e identificar nuevos servicios contables y financieros.
•
Flexibilidad que permita adaptación al cambio.
•
Tener acceso a recursos tecnológicos de información y comunicación
3.6. REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN CONTADOR PARA LAS ORGANIZACIONES FUTURAS . El contador debe reunir algunas características fundamentales, como valores, capacidades, integridad, objetivos, servicios y muchos otros más.
Valores fundamentales.- La educación continua y el estudio para toda la vida es muy importante para los contadores, ya que va más allá de una
certificación y es muy importante adquirir nuevas habilidades y conocimientos en un mundo cambiante. Para estos valores se necesitan los siguientes niveles de involucramiento en: •
El incremento de la firma y del negocio
•
El crecimiento profesional individual
•
Atraer nuevos profesionistas de calidad
•
El incremento del entrenamiento y la capacitación
•
Promover la transformación de los exámenes de certificación para evaluar las nuevas competencias.
Competencias.- Los contadores deben ser capaces de realizar un trabajo de alta calidad en una forma eficiente y apropiada. Alto nivel de involucramiento en: •
Requerimiento de una amplia base de conocimientos e incrementar más los servicios especializados
•
Requerir un proyecto de competencia de todos los contadores considerando a la profesión como un todo.
•
Lograr que el contador sea buscado por clientes y patrones
•
Incremento de experiencia y aprendizaje.
Integridad.- Los contadores se deben conducir con honestidad y la ética profesional Alto nivel de involucramiento en: •
Requerimiento de confianza
•
Requerimiento de nuevas normas o directrices para los servicios que surgen
•
Requiere ética incuestionable
•
Influye en ventas, así como el alcance de los servicios para mantener la integridad
•
Aumento el valor de empleados.
Ampliación para amplias cuestiones de negocio.- Los contadores deben estar en armonía con la realidad total del ambiente de negocio. Alto nivel de involucramiento en: •
Requerimiento de tecnología avanzada
•
Requerimiento de una alta perspectiva
•
Fomentar una opinión favorable de la profesión
•
Incremento de su cultura general
•
Incremento de su relación con otras profesiones.
Objetividad.- Los contadores deben ser capaces de tratar con la información sin distorsiones, la tendencia personal o conflictos de interés. Alto nivel de involucramiento en: •
Requerimiento de un enfoque claro
•
Realizar la capacidad de proporcionar el valor único a servicios corrientes y nuevos
•
Requerir mantenimiento de independencia
•
Incremento en las oportunidades de venta y expansión
•
Ánimo sobre más confianza en el mercado.
Servicio.- El aseguramiento y la integridad de la información proporcionan una variedad de los servicios que mejoran y aseguran la calidad de la información o su contexto para el negocio. Alto nivel de involucramiento en: •
Amplia ocasión de trabajo y servicio
•
Conocimiento a más normas
•
Incremento de legalidad.
CONCLUSIONES Este trabajo constituye el resultado de una investigación a fondo lo que son los sistemas de información y las innovaciones que han significado mucho en el desarrollo del contador.
Se ha observado que la tecnología a medida que avanza también se tiene que actualizar la información sobre lo que pueda afectar o beneficiar a los Contadores.
En la era actual tenemos por todos lados software nuevos, hardware nuevo, actualizaciones de información que en las empresas se pueden tomar en consideración para no sufrir un atraso, sobre todo cuando se tiene mucha competencia.
Tomando en cuenta la cantidad de innovaciones en esta era los contadores aun no están totalmente capacitados para desarrollarse dentro de este ámbito preferentemente se abocan a lo que son las actualizaciones de leyes, normas, reglamentos y dejan a un lado las actualizaciones en cuanto a la tecnología. Hay empresas que utilizan sistemas muy antiguos para el registro de sus operaciones, en México tenemos los sistemas de registros como el COI, NOI, SAC, CASA, estos software están actualizados de acuerdo a las software Windows 2000, los cuales aun son desconocidos por algunas grandes empresas. Si tomamos en cuenta que estos software aun son desconocidos, nos falta por recorrer camino en desarrollo, como para adoptar el EDI que es el intercambio electrónico de datos. No es difícil lograr desarrollo o actualización puesto que todos tenemos la capacidad de lograr este desarrollo, las empresas no se componen de máquinas, de muebles sino de personas capacitadas para lograr un trabajo en conjunto y cada quien pone un granito para el éxito de su empresa. Tomando en cuenta el desarrollo tecnológico que se está dando, si los contadores no nos actualizamos en aprender y desenvolvernos en ese campo podemos caer en tener trabajo rezagado y quizás otras personas que no siendo contadores podrán desplazarnos utilizando solo el llenado de formatos sin tener que hacer cálculos como lo hemos estado haciendo de épocas atrás.
BIBLIOGRAFÍA A virtual History.- http://www.geocities.com/lucapaccioli.html Aplicattion Service Provide.- http://www.lacompu.com/notas/asps/index.php3 Curso de Introducción a las Computadoras.http://coqui.lce.org/cadiaz/Intro/Clasific.html Data Mining.http://www.monografias.com/trabajos/datamining/datamining.shtml El contexto de la globalización.http://www.uasnet.mx/centro/deptos/rectoria/pide_cap3.htm#3
Gestión del Conocimiento.http://www.gestiondelconocimiento.com/asociacion.htm La contabilidad en el Futuro.- http://www.infonomia.com La globalización.- http://globalización.deamérica.net/?art=50 La Historia de la computación.- www.geocities.com/dpairpke/hiscomp.htm La misión de la Contabilidad de Gestión y Cambios de su contexto.http://cpn.mef.gob.pe/cpn/articulos/mision_cgestión.htm Larousse Enciclopedia Científica en Color, Informática Programas de Certificación.http://www.acron.com.ar/ACRONCOM/AcronSites/AcronArgentina/UsuarioAn onimo/Universidad/Programas%20de%20Certificacion/ProgCertificaPart.asp Sistema de Información Contable http://www.5campus.org Tendencias en la Tecnología de la Comunicación.http://ciberconta.unizar.es/Lección/Introduc/340.htm Tendencias en la Tecnología de la Comunicación.http://ciberconta.unizar.es/Lección/Introduc/350.htm Tendencias en la Tecnología de la Comunicación.http://ciberconta.unizar.es/Lección/Introduc/400.htm Transferencia Electrónica de Fondos.http://www.bb.com.mx/article/articleview/38/1/7 Uso de ACL para la detección de fraudes.http://www.acl.com/es/traini/traini_classe_fraudd.asp Visados e Inmigración a Australia.http://www.spain.embassy.gov.au/visados/index.html
