TEMA 20 Administrativo salud

Tema 20 Creación de documentos. Uso no sexista del lenguaje administrativo. Documentos originales y copias. El desglose de los documentos originales y formación de expedientes. El derecho de acceso a los documentos administrativos.

REFERENCIAS LEGISLATIVAS • Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español. • Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. • Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos. • Decreto 245/1997, de 15 de octubre, por el que se aprueba el Manual de Diseño Gráfico para su utilización por el Gobierno y la Administración de la Junta de Andalucía. • Orden de 24 de noviembre de 1992, de Eliminación del lenguaje sexista en los textos y documentos administrativos.

Administrativos. Servicio Andaluz de Salud

Guión-resumen

1. Creación de documentos 1.1. Introducción 1.2. Clases de documentos 1.3. Elaboración de documentos 2. Uso no sexista del lenguaje administrativo 2.1. Norma reguladora 2.2. Normas de uso y expresiones no sexistas

4. El desglose de los documentos originales y formación de expedientes 4.1. La formación de los expedientes 5. El derecho de acceso a los documentos administrativos 5.1. El objeto del derecho 5.2. Limitaciones al ejercicio del derecho 5.3. Solicitud de acceso a la información

2.3. La Comisión Paritaria Consejería de Gobernación-Instituto Andaluz de la Mujer 3. Documentos originales, copias y archivos 3.1. Documentos originales 3.2. Copias 3.3. Archivos

Nota: en el programa oficial se hace referencia en el último epígrafe a “El Derecho”. Por coherencia con el contenido del tema, entendemos que se hace referencia al “Derecho de acceso”.

20-2

Creación de documentos

1.


1.1.

Introducción

El concepto de documento ha tenido diversas definiciones en el ordenamiento jurídico español. La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en el artículo 46.4 establece que tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. El Código Civil en el art.1216 define al documento público administrativo como el autorizado por un notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la Ley. La única definición legal de documento aparece en el artículo 49 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, que entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. El documento administrativo puede tener, básicamente, tres finalidades diferentes: —

Materializar la actividad administrativa general, concretando la voluntad de los órganos administrativos con competencias decisorias o resolutivas.

—

Notificar o comunicar el contenido de una resolución o acto administrativo.

—

Certificar un hecho o acto con relevancia jurídica que deba constar en un procedimiento en trámite, y que deberá ser expedido por un funcionario autorizado para emitir este tipo de documento.

Frente a los documentos administrativos se encuentran los documentos de los ciudadanos. Los documentos que los ciudadanos dirijan a las Administraciones Públicas pueden tener, fundamentalmente, uno de los siguientes objetivos: —

Instar la iniciación de un procedimiento administrativo.

—

Presentar, durante la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, las alegaciones y cualquier otro elemento de prueba o de juicio que estimen convenientes, que habrán de ser tenidos en cuenta en la resolución del procedimiento.

—

Formular reclamaciones o interponer recursos frente a un acto o decisión de un órgano administrativo.

En principio los documentos de los ciudadanos no han de cumplir con ningún requisito de forma o solemnidad. Tan sólo establece la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, el contenido que deben reunir las solicitudes que se formulen o los escritos para la interposición de recursos administrativos: —

Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente. 20-3


—

Identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de notificaciones.

—

Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud, o en su caso, el acto que se recurre y la razón de su impugnación.

—

Lugar y fecha.

—

Firma del solicitante o recurrente o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.

—

Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

Respecto a la interposición del recurso, este deberá expresar:

1.2.

a)

El nombre y apellidos del recurrente, así como la identificación del mismo, que como establece, el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica, el DNI tiene suficiente valor por sí solo, para acreditarle identidad y los datos personales del titular que en el se consignen.

b)

El acto que se recurre y la razón de su impugnación.

c)

Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y, en su caso, del lugar que se señale a efectos de notificaciones.

d)

Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.

e)

Las demás particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones específicas.

Clases de documentos

1.2.1. Clasificaciones doctrinales A) Clasificación del “Manual de Procedimiento Administrativo” (Centro de Formación y Perfeccionamiento de Funcionarios, Madrid 1960). a)

b)

20-4

Documentos que dirige el particular a la Administración: —

Instancias.

—

Declaración.

—

Denuncias.

—

Cartas.

Documentos que la Administración dirige a los administrados: —

Oficios.

—

Edictos.

—

Certificados.


—

Recibos.

—

Citaciones y notificaciones.

c) Documentos de régimen interno: —

Oficios de régimen interno.

—

Propuestas motivadas de resolución.

—

Resoluciones.

—

Providencias.

—

Diligencias.

—

Traslados de documentos.

—

Notas interiores.

—

Informes.

—

Actas.

—

Citaciones para asistencia a reunión de órgano colegiado.

B) Clasificación de los documentos administrativos (de López Nieto y Mallo, en “El procedimiento administrativo”, Barcelona, Bosch, 1960). a)

b)

Documentos producidos por la Administración: —

De relación (oficio, carta, telegrama).

—

De tramitación (atestado, informe y dictamen –moción–, propuesta, y cuaderno de extractos).

—

De resolución (proveído; decreto; resolución y acuerdo; disposición –decreto, órdenes de comisiones delegadas y ministeriales, circulares e instrucciones–).

—

De constancia interna (libros de registro –entrada y salida–, libros de administración económica; libros de actos resolutivos).

—

Impresos (Boletín Oficial del Estado; publicaciones ministeriales; Boletines Oficiales de la provincia).

Documentos producidos por los administrados: —

Denuncia.

—

Petición.

—

Escritos (de iniciación –instancia–, de alegaciones –de descargo–, de recurso).

20-5


c)

Documentos comunes: —

Copias (minuta).

—

Actas.

—

Certificaciones.

C) Clasificación de González Navarro en “Introducción al Estudio de los Documentos Administrativos”, Madrid, 1972).

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. 2. 3. 4. 5.

Resolutorios De Instrucción De Constancia De Comunicación Otros Documentos Administrativos

1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS RESOLUTORIOS De impulsión del procedimiento

Proveídos (providencias, decretos)

De cuestiones incidentales

Decretos (acuerdos)

Atípicos

De la cuestión de fondo

Típicos

Resoluciones (acuerdos, decretos, providencias)

Documentos de autorización

— Licencias de construcción. — Licencias de apertura de industrias, comercios, etc. — Licencias para actividades en la vía pública o en bienes de dominio público o patrimoniales. — Licencias para el comercio con el exterior. — Etc.

2. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS • • • •

20-6

Denuncias. Informes. Dictámenes. Mociones.

• • • •

DE INSTRUCCIÓN

Atestados. Pliegos de cargo. Propuestas. Traducciones oficiales.


3. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Diligencias

A) De constancia interna

Actas

DE

CONSTANCIA

• •

Atípicas Típicas: Diligencias de protestos de cheques y talones de cuenta corriente a favor del tesoro

• •

Atípicas Típicas: — — — —

• •

Atípicos Típicos — Traslados — Copias certificadas — Fes - De vida - De domicilio — De antecedentes penales — De últimas voluntades — De Sociedades Mercantiles De descubierto Etcétera

Actas de subastas Actas de reuniones Actas de arqueo Etcétera

Copias Carpetas Fichas

Certificados

• • •

Títulos — De funciones — De profesionales - Atípicos - Típicos: Diplomas Credenciales — Nobiliarios — Honoríficos — Concesionales — De propiedad industrial

•

Documentos de identificación personal: — De identificación general: - De nacionales: DNI - De extranjeros: Pasaporte — De identificación especial: - De funcionarios civiles - De funcionarios extranjeros

•

Documentos de identificación real: — Cédulas de identificación fiscal de vehículos automóviles — Permisos de circulación de vehículos — Guías de propiedad de armas — Etcétera

•

Otros documentos de exhibición: — Pasaportes «salvoconductos» y «vayas» — Permisos de conducir — Licencia de pesca — Licencias de uso de armas — Etcétera

• •

Atípicos Típicos — De presentación de documentos en el Registro de entrada — De entrada (y salida) de documentos en Archivo — De constitución de depósito — Cartas de pago

•

Personales: — Atípicas — Típicos - Listas de admitidos en oposiciones y concursos - Etcétera Reales: — Atípicos — Típicos - Estados de situación de valores - Índices de documentos - Relaciones de certificaciones de descubierto - Etcétera

B) De constancia externa

Documentos de Exhibición

Recibos y Resguardos

C) Mixtos

Índices, relaciones, listas, estadillos

•

20-7


4. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DE

COMUNICACIÓN

Notas interiores Partes

Oficios

• • • • •

Comunicaciones Notificaciones Requerimientos Emplazamientos Citaciones

«Credenciales» A) Con destinatario nominativo determinado

Notas diplomáticas

Notas verbales

Únicas: Unilaterales colectivas Conjuntas: Unitarias varias

Notas firmadas

Únicas: Unilaterales colectivas Conjuntas: Unitarias varias

Despachos Atípicas

Cartas

Típicas de la Administración exterior

• • • • •

Cartas Cartas Cartas Cartas Cartas

de Cancillería de Gabinete «Autógrafas» (o personales) credenciales recredenciales (o de llamada)

«Saludas y Besalasmanos» Telegramas B) Con destinatario nominativo indeterminado

Anuncios Edictos Boletines oficiales

5. OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Duplicados Documentos de contabilidad (no incluidos en otros apartados) Documentos administrativos de formalización de contratos de la Administración Atípicas Peticiones de órganos Administrativos

A otros órganos administrativos

Típicas

A órganos judiciales Atípicas Poderes administrativos

Documentos de crédito

Etcétera

20-8

Típicas

Plenipotencias Etcétera

Billetes de Banco de España Billetes de Lotería Nacional Títulos de la Deuda

Oficios rogatorios Mandamiento


1.2.2. Definición de los principales documentos administrativos Dentro de los documentos resolutorios, hay que destacar las providencias, las resoluciones y los acuerdos. La providencia es la decisión de un órgano que no pone fin a un asunto, mientras que la resolución decide en forma definitiva (salvo los recursos legales que procedan) el procedimiento de que se trate. La providencia suele ser acordada por el funcionario público que tenga a su cargo la tramitación de un expediente. La resolución es la decisión que corresponde a la autoridad que, según la ley, es competente para entender el asunto de que se trate. La providencia es un documento sencillo: en él se hace constar la fecha, lo decidido (que suele ser una cuestión de mero trámite) y el funcionario que decide. La resolución, sin embargo, adopta una forma más solemne, sobre todo cuando la ley establece que sea motivada. La resolución motivada debe contener una “sucinta referencia de hechos y fundamentos de derecho”. La decisión (con las características de la resolución) que procede de un órgano colegiado, es decir, integrado por distintas personas que con su voluntad forman la del órgano, se denomina acuerdo, en lugar de resolución. Dentro de los documentos de instrucción, tienen especial relevancia los informes y dictámenes. Ambas palabras tienen un significado casi idéntico y en ambos casos se trata de “pareceres que emiten los funcionarios, autoridades u organismos distintos de aquellos a quienes corresponde dictar resolución o propuesta de resolución”. La diferencia está en que el dictamen se reserva para la emisión de pareceres de órganos importantes. También son documentos administrativos de instrucción la propuesta y la moción. Se llama propuesta a la proposición de resolución que el funcionario u órgano instructor presenta en el ejercicio de sus funciones o competencias, al órgano que ha de decidir. La Ley 30/1992, de 26 de noviembre (LRJ-PAC) habla de moción razonada de los subordinados para indicar la proposición fundamentada que un funcionario hace por iniciativa propia a su inmediato superior, sobre la conveniencia u oportunidad de adoptar una resolución determinada. La propuesta sería en el sentido anterior preceptiva, mientras la moción es voluntaria. La idea de iniciativa propia que reside en la moción hace que se utilice generalmente este término para referirse a la proposición que se presenta por un vocal en una junta de un órgano colegiado que delibera. Forman parte destacada de los documentos de constancia las diligencias, las certificaciones y las declaraciones.

20-9


La diligencia es una declaración de la constancia de un hecho, generalmente de tipo procedimental. (Por ejemplo, diligencia para hacer constar que se desglosa un documento). La certificación es una declaración solemne de conocimiento que pone de manifiesto lo que existe en archivos preestablecidos o se conoce por otro medio. Distintas de las certificaciones son las copias certificadas que son la reproducción literal de un documento en la que figura diligencia por la que se da fe de la transcripción realizada. Las declaraciones son el medio normal por el que los particulares manifiestan a la Administración la existencia de ciertos hechos. (Por ejemplo, declaración de un opositor de no haber sido separado del servicio de ninguna de las Administraciones Públicas). Dentro de los documentos administrativos de comunicación hay que citar especialmente el oficio y el edicto. —

El oficio es la comunicación escrita de un órgano administrativo con destinatario nominativamente determinado. La palabra oficio es un término genérico. Cuando la comunicación escrita, que antes indicábamos, tiene algunas notas especiales se habla de notificación, citación, emplazamiento o requerimiento. Notificación, es el acto formal de un órgano destinado a comunicar a los interesados una resolución administrativa o un acto de singular importancia. Citación, es la convocatoria con señalamiento del sitio, día y hora en que deba comparecer el citado. Emplazamiento, es la convocatoria para comparecer dentro de un término (plazo) que se señala. Requerimiento, es un acto formal de intimidación que se hace a alguna persona para que entregue, haga o deje de hacer alguna cosa.

—

1.3.

Los edictos son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conocimiento de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificación personalmente.

Elaboración de documentos

1.3.1. Normalización de los documentos Respecto de la normalización establece la Ley 30/1992 que los documentos y expedientes administrativos serán objeto de normalización para que cada serie o tipo de los mismos obedezca a iguales características y formato. Es un objetivo de las Administraciones Públicas impulsar el empleo de métodos y técnicas informáticas para conseguirlo. Estos programas y aplicaciones informáticas habrán de ser aprobados por el órgano competente, quien deberá difundir públicamente sus características.

20-10


1.3.2. Formalización de documentos Se exige que todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite, debe estar formalizado. Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos. En materia de identificación y autenticación electrónicas en el ámbito de la Administración General del Estado, el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, pretende establecer los elementos mínimos imprescindibles para afianzar el criterio de flexibilización impulsado en la Ley 11/2007, de 22 de junio, en la que junto a la admisión como medio universal de los dispositivos de identificación y firma electrónica asociados al documento nacional de identidad, se admite la utilización de otros medios de autenticación que cumplan con las condiciones de seguridad y certeza necesarias para el normal desarrollo de la función administrativa. La relevancia jurídica de la actividad administrativa exige prestar una atención singularizada al uso de los medios de identificación y autenticación electrónica por parte de la Administración, estableciendo la necesidad de incorporación de sellos o marcas de tiempo, que acrediten la fecha de adopción de los actos y documentos que se emitan. Igualmente se ha dispensado una atención especial a la autenticación en el seno de la actuación automatizada. No se exige esta formalización en los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del correspondiente documento. En el de ámbito de Andalucía debemos tener en cuenta el Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la información y atención al ciudadano y tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos y la Orden de 11 de octubre de 2006, por la que regula el empleo del sistema port@firma, para la firma electrónica reconocida de documentos en soporte informático.

1.3.3. Identificación de los firmantes de los documentos Es obligatoria la identificación funcional y nominativa del firmante o firmantes en las resoluciones y comunicaciones oficiales: a)

La identificación funcional del órgano o jefatura de procedencia, que se realizará expresando en la antefirma el cargo o puesto al que corresponda emitir o cursar la comunicación, consignando, además, necesariamente, el desempeño por el firmante en los casos de delegación o en los supuestos normales de sustitución. La Ley 30/1992 establece que los ciudadanos tienen derecho a identificar a las autoridades y personal bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos. 20-11


b)

La identificación nominativa del firmante, que se realizará consignando el nombre y apellidos al pie de la firma y rúbrica correspondiente.

c)

La identificación funcional y nominativa será aplicable igualmente a los distintos firmantes de un mismo documento, cuando sean varios, y a las comunicaciones en que la firma aparezca impresa o consignada mediante estampilla o por cualquier otro procedimiento análogo.

1.3.4. Encabezamiento de los documentos En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que consten al menos los siguientes datos: a)

El título del documento, que expresará con claridad y precisión el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.

b)

El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se integra el documento, con el objeto de facilitar el ciudadano su mención en las comunicaciones que dirija a la Administración.

1.3.5. El texto de los documentos oficiales En la elaboración material de los documentos y comunicaciones administrativas, en especial de los que hayan de dirigirse a los particulares, se deberá disponer el texto en forma clara y concisa, acudiendo a párrafos breves y separados, y evitando la aparición de apartados cuya extensión o complejidad dificulten innecesariamente la interpretación de su contenido.

1.3.6. Fórmulas de salutación o despedida No se consignarán en las comunicaciones administrativas, o en los modelos de documentos que hayan de dirigirse a la Administración, fórmulas de salutación o despedida ni expresiones o giros que no sean esenciales para la exposición del contenido del documento.

1.3.7. Abreviaturas o siglas El empleo de abreviaturas o siglas en el texto de los documentos o comunicaciones irá precedido, necesariamente, la primera vez en que aquéllas aparezcan, de la expresión o denominación completa a que correspondan.

1.3.8. Referencia a disposiciones normativas Se hará expresando en el texto de las comunicaciones dirigidas al exterior, la primera vez en que se citen, su número, denominación y fecha como mínimo, cuando se trate de disposiciones con rango de ley, e incluyendo en todos los demás casos la indicación expresa del “Boletín Oficial” en que aparezcan publicadas.

20-12


1.3.9. Tratamiento Los modelos oficiales de solicitud o de otros documentos, impresos o no relativos a materia de tramitación reglada, se dirigirán al Centro o Dependencia a que corresponda su tramitación y se redactarán en forma impersonal, sin que proceda en estos casos la utilización de fórmulas de tratamiento o cortesía. Cuando se trate de escritos dirigidos a los órganos superiores porque hagan referencia a materias de tramitación no reglada, la expresión del tratamiento que corresponda se realizará al pie del escrito, omitiéndose en el encabezamiento del mismo. (Como vemos en estas dos reglas se mezclan materias de procedimiento con materias de normalización, a nuestro entender).

1.3.10. Utilización de lenguas cooficiales —

Utilización de lenguas cooficiales en material impreso y modelos normalizados. Los impresos normalizados que se pongan a disposición de los ciudadanos en las dependencias situadas en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial serán bilingües en castellano y en la lengua cooficial, de acuerdo con los siguientes criterios: a)

Los impresos deberán expresar todos sus contenidos y epígrafes en las dos lenguas por líneas o por bloques de texto diferenciados, dejando espacios únicos para su cumplimentación por el ciudadano en la lengua por la que haya optado.

b)

En aquellos impresos para los que, por razón de su extensión o complejidad, así se determine, se pondrán a disposición de los ciudadanos dos modelos alternativos redactados uno de ellos en castellano y el otro en la lengua cooficial. En tal caso, en ambos modelos, figurará destacada la advertencia de que existen impresos redactados en la otra lengua a disposición del ciudadano.

Cuando el material impreso de los órganos y unidades que tengan su sede en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial vaya a ser utilizado para comunicaciones dentro del ámbito territorial autonómico, los datos y denominaciones correspondientes al membrete y a la identificación del órgano u Organismo autónomo figurarán, con carácter general, en castellano y en la correspondiente lengua cooficial. Cuando el material esté destinado a su utilización en comunicaciones dirigidas fuera del ámbito territorial autonómico los mencionados datos y denominaciones podrán figurar únicamente en castellano. —

Utilización de lenguas cooficiales en señalizaciones y carteles Serán bilingües, redactándose en castellano y en la lengua cooficial correspondiente, las señalizaciones exteriores de identificación de las dependencias administrativas, así como los contenidos más relevantes 20-13


de los carteles de carácter informativo o publicitario que se elaboren para su ubicación en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial. El Manual de Imagen Institucional determinará los supuestos y los formatos de las señalizaciones de identificación y carteles. Dicho Manual ha sido aprobado por Orden de 27 de septiembre de 1999.

2.

Uso no sexista del lenguaje administrativo

2.1.

Norma reguladora

El Instituto Andaluz de la Mujer, creado por la Ley 10/1988, de 29 de diciembre, es un Organismo autónomo de carácter administrativo, adscrito actualmente a la Consejería para la Igualdad, Salud y Políticas Sociales, con personalidad jurídica y patrimonio propio, que tiene como fines promover las condiciones para que la igualdad del hombre y la mujer andaluces sea real y efectiva; hacer posible la participación y presencia de la mujer en la vida política, económica, cultural y social; y superar cualquier discriminación laboral, cultural, económica o política de la mujer. El 30 de enero de 1990 es aprobado por Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Junta de Andalucía el Plan de Igualdad de Oportunidades. En fecha 17 de enero de 1995 se aprueba, asimismo por el Consejo de Gobierno, el II Plan de Igualdad de Oportunidades titulado: “Estrategias para avanzar”. Estos planes de acción, inspirados en las políticas a favor de la mujer propiciadas por las Naciones Unidas, el Consejo de Europa y la Comisión de la Comunidad Europea, comprenden diversas actuaciones a realizar en la Comunidad Autónoma, en la que se ven implicadas las diferentes Consejerías de la Administración andaluza, y entre ellas, medidas concretas orientadas a la revisión de textos reglamentarios para evitar usos y expresiones que refuercen actitudes de desigualdad hacia las mujeres, controlando y eliminando, en su caso, este tipo de discriminaciones en documentos y textos utilizados por la Administración. Con el fin de conseguir este objetivo, se dictó conjuntamente por las Consejerías de Gobernación y de Asuntos Sociales, a propuesta del Instituto Andaluz de la Mujer, la Orden de 24 de noviembre de 1992, sobre eliminación del lenguaje sexista en los textos y documentos administrativos, dirigida a eliminar cualquier indicio de discriminación en el lenguaje administrativo.

2.2.

Normas de uso y expresiones no sexistas

La mencionada Orden de 24 de noviembre de 1992, establece las normas de uso y expresiones no sexistas a que deberán ajustarse los documentos y textos administrativos: 1ª.

20-14

El lenguaje utilizado en las disposiciones y textos administrativos no contendrá discriminación alguna por motivo de sexo.


2ª.

3ª.

En la redacción de documentos y textos se observarán las siguientes normas: a)

En documentos cerrados, la mención de puestos y cargos administrativos ocupados por mujeres, así como la designación de la condición, carácter o calidad en la que los sujetos de sexo femenino intervienen en el procedimiento administrativo, se hará utilizando el género femenino.

b)

En documentos abiertos, la mención de puestos y cargos administrativos, así como la designación de la condición, carácter o calidad de las personas que intervienen en el procedimiento administrativo, se formulará en femenino y masculino conjuntamente. Tratándose de un colectivo se utilizará la denominación que corresponde al mismo, si fuera posible.

Las ofertas de empleo, relación de puestos de trabajo, convocatoria de concursos y oposiciones, convocatoria de becas y ayudas y cualquier cuestión relativa a la función pública, así como la publicidad que de ellas se realice, se redactarán de tal forma que hombres y mujeres se encuentren reflejados sin ambigüedad. Para el mejor cumplimiento de esta última norma, se observarán los requisitos siguientes:

2.3.

a)

Mención expresa de la política de igualdad entre hombres y mujeres que practica la Junta de Andalucía en materia de personal.

b)

Inclusión de la fórmula “hombres y mujeres” unida a la denominación del tipo de personal al que la oferta de empleo, el concurso, la oposición y/o la beca vaya dirigida.

La Comisión Paritaria Consejería de Gobernación– Instituto Andaluz de la Mujer

La Orden de 24 de noviembre de 1992 creó una Comisión paritaria Consejería de Gobernación-Instituto Andaluz de la Mujer, cuyo objetivo es la eliminación de cualquier indicio sexista en el lenguaje administrativo. Sus funciones son: a)

Formular, aprobar e impulsar las propuestas necesarias para conseguir el objetivo fijado.

b)

Facilitar la realización de las acciones aprobadas a quienes, por razón de sus funciones, estén relacionados con las mismas.

c)

Entender de cualquier cuestión que sea obstáculo para el cumplimiento de los objetivos.

La Comisión está integrada por: a)

Una Presidencia, que corresponde al titular de la Consejería o persona en quien delegue.

20-15


b)

Una Vicepresidencia, que corresponde a quien ostente la Dirección del Instituto Andaluz de la Mujer o persona en quien delegue.

c)

Cuatro vocales, en representación de la Consejería y del Instituto Andaluz de la Mujer, designados por los organismos cuya representación ostentan. Realizará las funciones correspondientes a la Secretaría un vocal, designado por la Comisión.

La Comisión, convocada por su Presidencia, se reunirá dos veces al año. Podrá igualmente ser convocada cuantas veces sea necesario para resolver asuntos de su competencia. Podrá incorporarse a la Comisión el personal técnico necesario cuando así lo requiera la naturaleza de los asuntos fijados en el orden del día de la convocatoria, que participará con voz pero sin voto y que será designado por la Presidencia. Por acuerdo de la Comisión podrán crearse grupos de trabajo en atención a la especialización de los asuntos a tratar. En la actualidad, y desde el agotamiento de la legislatura en que fue creada, la Comisión Paritaria está inoperante, aunque la Orden de 24 de noviembre de 1992 se mantiene vigente y su contenido es de plena aplicación. Por último, hacer referencia a dos normas relacionadas con el tema que nos ocupa, una del Estado y otra de la Junta de Andalucía: 1.

Ley 30/2003, de 13 de octubre sobre medidas para incorporar la valoración del impacto de género en las disposiciones normativas que elabore el Gobierno: mediante esta norma se modifica la Ley 50/1997 del Gobierno, introduciendo como requisito necesario tanto en la elaboración de proyectos de ley, como de reglamentos la presentación de un informe sobre el impacto de género de las medidas que se vayan a adoptar.

2.

La Ley andaluza 18/2003, de 29 de diciembre, por la que se aprueban medidas fiscales y administrativas que establece que todos los proyectos de ley y reglamentos que apruebe el Consejo de Gobierno deberán tener en cuenta el objetivo de la igualdad por razón del género y del respeto a los derechos de los niños según la Convención de los Derechos del Niño, exigiendo para la tramitación de las citadas disposiciones un informe de evaluación del impacto por razón de género del contenido de las mismas.

3. 3.1.

Documentos originales, copias y archivos Documentos originales

Salvo en los supuestos en que los documentos originales deban permanecer en el expediente, las jefaturas de sección u órganos asimilados que tengan encomendadas la tramitación y custodia de los expedientes, autorizarán la entrega de los documentos originales, públicos o privados, obrantes en los mismos a los interesados que los hubieran aportado y que así lo soliciten, dejando constancia en el expediente mediante la expedición de copia autenticada del documento que se retira.

20-16


La autenticación se formalizará practicando sobre la copia la diligencia de compulsa, la cual podrá realizarse mediante la estampación del correspondiente sello y posterior cumplimentación del mismo. Estas mismas jefaturas de sección u órganos asimilados podrán autorizar el desglose de los documentos que no sean originales obrantes en los expedientes y su entrega a los interesados que los hubieran aportado y así lo requieran, dejando constancia en el expediente mediante copia diligenciada. La diligenciación de estas copias se realizará mediante el texto adecuado a cada caso y suficiente para dejar constancia de forma expresa de la calidad del documento que dio origen a la copia, y que se retira del expediente.

3.2.

Copias

3.2.1. Concepto La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, establece en su art. 35. c) que los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas tienen derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento. Además en su artículo 38.5 reconoce que para la eficacia de los derechos reconocidos a los ciudadanos, éstos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones. Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros en los que se hayan presentado los documentos, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original. Por tanto cuando nos referimos a “copias de documentos” podemos determinar una de sus dos vertientes: 1.

Derecho del ciudadano a obtener una a copia de los documentos presentados a la Administración.

2.

Derecho a presentar dichas copias a la Administración en asuntos que debamos acreditar lo expuesto en una solicitud.

3.2.2. Tipos de copias de documentos La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, reconoce la competencia de todas las Administraciones Públicas para expedir copias auténticas de documentos públicos o privados, al mismo tiempo que remite a la potestad reglamentaria de cada Administración Pública la determinación de los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas (art. 46). En la Comunidad Autónoma de Andalucía, la norma reglamentaria que regula la expedición, tipos, validez y eficacia de las copias, así como el desglose 20-17


de documentos originales, es el Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos. De conformidad con esta norma, las copias de documentos en el ámbito de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía comprenderá los siguientes supuestos: a)

Las copias auténticas de documentos administrativos expedidos por el mismo órgano que emitió el documento original.

b)

Las copias autenticadas de documentos privados y públicos, mediante cotejo con el original y en las que se estampará si procediera la correspondiente diligencia de compulsa, que en este último caso no sean expedidas por la Junta de Andalucía.

A) Las copias auténticas de documentos administrativos La competencia para la expedición de copias auténticas de documentos administrativos de la Junta de Andalucía corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido el documento original. Los interesados en obtener copias auténticas las solicitarán ante los órganos competentes para expedirlas. B) Las copias autenticadas de documentos privados y públicos La expedición de copias autenticadas de documentos privados y públicos se realizará mediante cotejo con el original y practicando sobre la copia la diligencia de compulsa, la cual podrá realizarse mediante la estampación del correspondiente sello de compulsa y posterior cumplimentación del mismo. Los órganos competentes para expedirlas cuidarán del cumplimiento de la obligación referente al cotejo de las copias con los documentos originales, adoptando las medidas necesarias, y se abstendrán de practicar la diligencia de compulsa cuando dichas copias ofrezcan duda sobre su correspondencia con el original o cuando se dude sobre la autenticidad de dichos originales. La competencia para la expedición de copias autenticadas corresponderá a los órganos que se expresan a continuación: a)

La expedición de copias autenticadas de documentos administrativos de la Junta de Andalucía corresponderá a las jefaturas de sección u órgano asimilado dependiente del órgano que hubiera emitido el documento original y que tengan encomendadas las funciones de tramitación o custodia del expediente a que pertenezca dicho documento original. En caso de que el órgano que produjo el documento original hubiese desaparecido, dicha competencia para autenticar le corresponderá a las jefaturas de sección u órganos similares que tengan encomendada la custodia del expediente a que pertenezca dicho documento original.

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Los interesados en obtener copias autenticadas las solicitarán ante los órganos competentes para expedirlas. b)

La expedición de copias autenticadas de documentos privados o públicos, que en este último caso no sean expedidos por la Junta de Andalucía, que se presenten en el Registro para ser tramitados en un órgano del cual dependa dicho Registro corresponderá a las jefaturas de sección u órganos asimilados responsables de cada Registro general de documentos, los cuales realizarán el cotejo, autenticación de las copias y devolución de los originales al interesado. De no existir tales jefaturas de sección, la competencia corresponderá a la jefatura de servicio o secretaría general bajo cuya responsabilidad se gestione la función de registro general de documentos.

En supuestos especiales y para facilitar la presentación de documentos en localidades distintas a las sedes de los órganos que tengan que tramitarlos y con el objeto de salvar las dificultades que existan para autenticar las copias y recibirlas, los órganos con estas competencias podrán delegarlas en otros órganos o unidades, incluso no dependientes jerárquicamente en cuyo caso se hará previo conocimiento del órgano superior del cual dependan, ubicadas en dichas localidades, sin perjuicio en su caso de la revocación de la delegación conferida. Por consiguiente y de conformidad con el Decreto 204/1995, de 29 de agosto, las copias autenticadas de documentos privados o públicos que los ciudadanos presenten junto con sus solicitudes y escritos ante la Administración de la Junta de Andalucía sólo podrán ser expedidas: 1.

Por el registro del órgano administrativo a que se dirijan o competente para la tramitación del correspondiente procedimiento.

2.

Por los registros de aquellos órganos o unidades a los que expresamente se le hubiese delegado la competencia para su expedición y de localidades distintas a la sede del órgano o unidad administrativa competente para la tramitación del correspondiente procedimiento. Algunas resoluciones sobre delegación de competencia para la expedición de copias autenticadas en la Junta de Andalucía afectan a diversas materias que son objeto de estudio en nuestro programa de oposición: —

Resolución de 9 de enero de 2001, de la Delegación del Gobierno de Sevilla por la que se delega la competencia para la autenticación de copias mediante cotejo en el personal adscrito a la Oficina de Respuesta Unificada para lo concerniente a su ámbito material.

—

Resolución de 23 de febrero de 2001, de la Dirección General de la Función Pública, por el que se delega la competencia de expedir copias autenticadas en el Negociado de Archivo de Personal, respecto de aquellos originales cuya tramitación corresponde a la Sección de Inscripciones y Certificaciones.

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No obstante, esta previsión del Decreto 204/1995, de 29 de agosto, debe entenderse modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero, que ha introducido un nuevo apartado 5 al artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, que regula la expedición de copias de los documentos presentados ante la Administración, en el que se establece que: 1.

Para la eficacia de los derechos reconocidos en el artículo 35.c) de la Ley a los ciudadanos, éstos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.

2.

Dicha copia, previo cotejo con el original por cualquiera de los registros de los órganos administrativos a que se dirijan, o por los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, a la de cualquier Administración de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, a los Ayuntamientos de los Municipios a que se refiere el artículo 121 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, o a la del resto de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio, será remitida al órgano destinatario devolviéndose el original al ciudadano.

3.

Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original.

Además debemos tener en cuenta, la Orden de 11 de octubre de 2006, por la que se establece la utilización de medios electrónicos para la expedición de copias autenticadas, que ha venido a añadir nuevas posibilidades a las ya previstas en el Decreto 204/1995. Así a través de medios electrónicos se podrán expedir copias autenticadas electrónicas de documentos originales en soporte papel y copias en soporte papel y electrónicas de documentos originales electrónicos.

3.2.3. Validez y eficacia de las copias En relación con la validez y eficacia de las copias, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, dispone en su art. 46: 1.

Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos privados o públicos.

2.

Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

3.

Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.

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4.

Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.

Este artículo 46 ha sido desrrollado por el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. Por su parte el art. 45.5, referido a la incorporación de medios técnicos en las Administraciones Públicas, establece que:

“Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes”. En la Administración de la Junta de Andalucía, el Decreto 204/1995, de 29 de agosto, establece: a)

Las copias auténticas, que hayan sido emitidas por los órganos y en la forma prevista en dicho decreto, gozarán de la misma validez y eficacia que los documentos originales.

b)

Las copias autenticadas de documentos administrativos de la Junta de Andalucía, que hayan sido emitidas por los órganos y en la forma prevista en dicho decreto, gozarán de la misma validez y eficacia que los documentos originales.

c)

Las copias autenticadas de documentos privados o públicos que se presenten en el Registro del órgano competente para su tramitación o un Registro de distinta localidad y con competencias delegadas, que hayan sido emitidas por los órganos y en la forma prevista en dicho decreto, a efectos de su tramitación en el ámbito de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía gozarán de validez y eficacia en el procedimiento para el cual fueron expedidas. Igual validez y eficacia corresponderá a las copias de los documentos que, conforme al nuevo apartado 5 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, introducido por la Ley 4/1999, de 13 de enero, sean presentados ante la Administración por los ciudadanos junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones.

d)

Las copias autenticadas de documentos privados o públicos cuyo desglose hubiese sido autorizado, que hayan sido emitidas por los órganos y en la forma prevista en dicho decreto, a efectos de su tramitación en el ámbito de actuación de la Administración de la Junta de Andalucía gozarán de validez y eficacia en el procedimiento para el cual fueron expedidas.

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e)

Las copias expedidas por otras Administraciones Públicas, autoridades y fedatarios públicos tendrán la validez y eficacia que corresponda según el ordenamiento vigente.

f)

Las copias diligencias de copias aportadas u obrantes en los expedientes cuyo desglose hubiese sido autorizado, que hayan sido emitidas por los órganos y en la forma prevista en dicho decreto, tendrán la virtualidad que a los efectos probatorios les reconozca el Código civil.

g)

Las demás copias que pudieran aportarse u obrar en los expedientes tendrán la virtualidad que a los efectos probatorios les reconozca el Código civil.

Como establece el art. 26 del Decreto 204/1995, los órganos competentes cuidarán del cumplimiento de lo dispuesto en la presente disposición, especialmente en lo que concierne a los cotejos de las copias con los documentos originales, y adoptarán las medidas necesarias y se abstendrán de practicar la diligencia de compulsa cuando dichas copias ofrezcan duda sobre su correspondencia con el original o cuando se dude sobre la autenticidad de dichos originales.

3.2.4. Copias de documentos electrónicos; su validez El Decreto 183/2003, de 24 de junio por el que se regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos (Internet) establece la posibilidad de obtener copias o certificados de los documentos electrónicos previo pago, en su caso, de las exacciones legalmente establecidas. Serán válidas las copias de documentos originales almacenados por medios electrónicos o informáticos siempre que cumplan los requisitos de autenticidad, integridad y conservación y demás garantías exigidas por la normativa aplicable. Las copias y certificados en forma de documentos o soportes electrónicos deberán, para su validez, contar además con la firma electrónica avanzada del titular del órgano que la expide.

3.3.

Archivos

3.3.1. Concepto de archivo A) Definición doctrinal Según el diccionario, la palabra archivo tanto puede referirse al edificio que contiene los documentos, al mueble que los guarda, es decir, el continente, como a los documentos en aquéllos conservados, es decir, el contenido. ANTONIA HEREDIA define al archivo “como uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testi-

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monio e información, para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”. B) La definición legal de la Ley del Patrimonio Histórico Español De acuerdo con el art. 59 de la Ley del Patrimonio Histórico Español, son Archivos “los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa”. Asimismo, se entiende por Archivos las “instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”. Según el art. 61.2 de dicha ley “los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal y carácter nacional serán creados mediante Real Decreto”.

3.3.2. Funciones del archivo A) Adquisición o recogida de la documentación En una etapa prearchivística puede situarse la función de adquisición o recogida de la documentación. Esta etapa prearchivística implica dos momentos: —

Uno de preparación, con una actitud activa por parte del archivero que comprende: el conocimiento y valoración de la documentación, la participación en el proceso de génesis documental, la normalización de la tipología documental, la programación y listados de expurgos, la transferencia y canalización de las remesas, la coordinación entre servicios productores y el archivo y la recogida y reclamación de la documentación.

—

Otro de recepción, pasiva en su inicio por parte del archivero.

Y dentro de la etapa propiamente archivística deben considerarse las funciones de: B) Conservación Significa controlar el medio ambiente para crear un microclima artificial ideal para el documento y su porvenir; dicho de otro modo, es el conjunto de técnicas que se aplican a los factores que inciden negativamente sobre el documento (exceso o falta de humedad, de temperatura, insectos, etc). C) Difusión de la documentación Es consecuencia de la liberalización del acceso a la documentación, ya que el archivo ha tenido una función eminentemente conservadora. Dicha liberalización, unida a la internacionalización de la utilización de los Archivos, a las nuevas orientaciones de la investigación histórica, a la democratización del acceso a la cultura y a la noción del “derecho a la información” formulada en los Principios generales de

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la ONU (1948), han hecho que cambien los medios de difusión para conseguir un mayor rendimiento del contenido de los Archivos y de su potencial informativo. Puede llevarse a cabo bien a través de programas de publicación por medio de sistemas tradicionales de diversos tipos de instrumentos informativos, desde los de carácter más general (la utilización de los medios de comunicación de masas) hasta los programas de edición de otros tipos de informes más especializados, o bien creando sistemas informatizados para la descripción y difusión de la información archivística, tendencia esta última que siendo más cara tiene más adeptos por las ventajas que supone. Hoy se ha empezado ya a prestar atención a los Archivos, aunque aún es privilegio o atributo de minorías. No obstante, hay que recordar que la Constitución de 1978 incluye un precepto fundamental a estos efectos de la función informativa de los archivos. Dice el art. 105, apartado b) que la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. Esta regulación se ha llevado a cabo en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, reguladora del Procedimiento Administrativo Común, en sus arts. 37 y 38. De todo lo señalado hasta ahora puede deducir fácilmente cuáles son las finalidades de un archivo. En primer lugar, un archivo reúne documentos de forma ordenada para que puedan ser utilizados. En segundo lugar, los conserva a lo largo del tiempo, intentando evitar su deterioro, para que los interesados puedan acceder a la información que se contiene en los mencionados documentos. D) Derecho de acceso a Archivos y Registros • En la Constitución Según el artículo 105 de la Constitución, la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecta a: —

La Seguridad y Defensa del Estado.

—

La averiguación de los delitos.

—

La intimidad de las personas.

• En la Ley 30/1992 Según el art. 37 de dicha Ley, los ciudadanos tienen derecho a acceder a la información pública, archivos y registros en los términos y con las condiciones establecidas en la Constitución, en la Ley de Transparencia, Acceso a la información pública y Buen Gobierno y demás leyes que resulten de aplicación. 20-24


• Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno El derecho de acceso a la información pública se regula en el Capítulo III, Título I de esta Ley determinando que todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública, en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución Española, desarrollados por esta Ley. Asimismo, y en el ámbito de sus respectivas competencias, será de aplicación la correspondiente normativa autonómica. En este sentido, la propia Ley define como información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones. • Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía En Andalucía, el acceso a los documentos de titularidad pública y a su información se ajustará a lo dispuesto en esta Ley y a la legislación autonómica o estatal que le sea de aplicación. A estos efectos, la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos velará por la aplicación de la legislación vigente en materia de acceso (art.61).

3.3.3. Clases de archivos y criterios de ordenación A) Los archivos públicos En la categoría de archivos públicos se encuadran no sólo aquellos que recogen documentos gestionados y tramitados por la Administración Pública, sino también los que se dedican expresamente a la conservación de documentos que tengan interés público, aunque no hayan sido producidos por la Administración. Estos archivos se subdividen en: —

Históricos: Generales, Regionales, etc.

—

Administrativos: de la Administración estatal, autonómica, local, etc.

• Archivos Históricos Son los que custodian documentos que tienen valor histórico en sí mismos. En ellos se rompe el lazo de dependencia con el organismo productor. Son los únicos que recogen la documentación para siempre. Analizaremos los más importantes.

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— Archivo Histórico Nacional Su origen estuvo en la necesidad de guardar y organizar la documentación procedente de instituciones religiosas, como consecuencia de la Desamortización eclesiástica del XIX, que se había ido acumulando en la Academia de la Historia. Con este fin se establece por Real Decreto de 28 de marzo de 1866, constituyendo aquella documentación su núcleo inicial. Es el más joven de los Archivos Históricos, pero el de carácter más amplio y el de mayor volumen y antigüedad de los documentos. Su composición no es homogénea, pues sus fondos proceden de instituciones muy dispares. Sin embargo, ello hace que cada una de sus secciones sea un auténtico Archivo independiente, aunque sí tienen en común el valor e interés como fuentes para la Historia Nacional. — Archivo de la Corona de Aragón Es el primer Archivo español con partida de nacimiento conocida: una escritura del 25 de octubre de 1180. Está en Barcelona. Junto con el del Vaticano es el más completo e importante Archivo medieval del mundo. Básico para conocer la actividad no sólo de la Corona de Aragón, sino para buena parte de Francia y de casi toda Italia. — Archivo General de Simancas Fundado por Real Cédula de 1549 por Carlos V para custodiar la documentación del reino de Castilla que hasta entonces se recogía en Medina. En época de Felipe II, concretamente en 1588, se elaboró “la Instrucción para el Archivo Real de Simancas”. Los fondos ocupan del siglo XV al XVIII. Custodia 70.000 legajos. — Archivo General de Indias Creado por Carlos III, en 1785, con objeto de reunir en un solo depósito toda la documentación de los organismos centrales de gobierno de las provincias de América y Filipinas. Está en Sevilla. — Archivo General de la Guerral Civil española Creado por el Real Decreto 426/1999, de 12 de marzo, sus fines y funciones son los de revivir, conservar y disponer sus fondos documentales para la investigación, cultura e información. Tiene su sede en Salamanca. Actualmente y de acuerdo con el Real Decreto 697/2007, de 1 de junio, se integra en el Centro Documental de la Memoria Histórica. • Archivos Administrativos Son aquellos que conservan documentos de utilidad para el buen funcionamiento de la Administración y cuya organización corresponde a los 20-26


servicios, entidades o instituciones que generan, reciben o gestionan los documentos que contienen. Recuerde que los documentos administrativos forman parte del Patrimonio Documental y por ello deben ser conservados de forma ordenada al menos durante un tiempo determinado. Para cumplir este objetivo y para facilitar, además, la gestión existen, en la Administración General del Estado (cada corporación local adaptará esta estructura en su ámbito, los tipos de archivos administrativos que figuran en el siguiente cuadro: CLASES

CARACTERÍSTICAS

FINALIDADES • Custodiar documentos en pleno trámite.

DE GESTIÓN

– “Archivo de oficina” – Existe uno en cada unidad administrativa. – No son de libre consulta. – Pertenecen a la primera edad de los documentos.

• Remitirlos al archivo

Central k documentos tramitados en las dependencias centrales. Provincial k los tramitados en las dependencias periféricas.

• La remisión se efectúa anualmente, en la fecha establecida por el Subsecretario.

CENTRALES

– Existe uno en cada Departamento. – Son de libre consulta, al igual que el general, los provinciales y el histórico. – Pertenecen a la segunda edad de los documentos.

General INTERMEDIOS

Provinciales

• Custodiar documentos tramitados, expedientes en los que se ha dictado y ejecutado resolución firme. • Remitir tales documentos al archivo general cuando hayan transcurrido 15 años desde su ingreso.

– Existe uno ubicado en Alcalá de Henares. – Depende de la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas. – Pertenece a la tercera edad de los documentos.

• Custodiar documentos que carecen de vigencia administrativa. • Remitirlos al Archivo Histórico Nacional cuando hayan cumplido 25 años de edad y tengan valor histórico. • Resuelve acerca de su valor histórico la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales, Archivos y Bibliotecas.

Cumplen la misma finalidad que el General con respecto a los documentos producidos por los servicios provinciales de la Administración del Estado e Institucional.

— Archivos de Gestión Los funcionarios no pueden tener todos los expedientes en cuya tramitación intervienen encima de sus mesas de trabajo. Para guardar tales documentos o expedientes existe un archivo denominado “de gestión” en cada unidad administrativa. Por ello se le indica en el cuadro que en estos archivos se custodian los documentos mientras dura la tramitación de los mismos; mientras el expediente al que pertenece el documento no ha sido resuelto y llevado a la práctica tal resolución.

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— Archivos Centrales a)

Documentos que recibe El Archivo Central de cada Ministerio recibe, pues, la totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos o intereses del Estado o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos. Tales expedientes proceden de los Archivos de Gestión de las dependencias centrales e institucionales del Ministerio de que se trate.

b)

Periocidad de revisión de la documentación La remisión de expedientes al Archivo Central se producirá anualmente, en las fechas y forma que se determine por el Subsecretario del Ministerio. Cuando la índole de los documentos así lo aconseje podrán conservarse en las respectivas dependencias administrativas -sin enviarlos al Archivo Central-, previa resolución del Subsecretario del Departamento correspondiente.

c)

Tiempo de permanencia de los documentos en el archivo Los expedientes permanecen custodiados en el Archivo Central durante quince años. En este sentido señala el art. 3 del Decreto 914/1969 que la documentación de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladará al Archivo General de la Administración Civil al cumplirse los quince años de su ingreso en los mismos. Aquellas series documentales, sin embargo, que tengan poco uso y se consulten raramente podrán ser enviadas al Archivo General antes de cumplir el indicado plazo de quince años, con aprobación del Subsecretario del Departamento.

— Archivos intermedios Son los encargados de recibir y tratar los documentos procedentes de los distintos Archivos centrales y custodiarlos hasta que, en su caso, pasen a los Archivos Históricos. En España son Archivos intermedios el Archivo General de la Administración y el Depósito Regional de Cervera, sin bien los Archivos Provinciales tienen, según el mencionado Decreto de 1969, la misma finalidad que el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, aunque con respecto a los documentos generados por los Servicios provinciales de la Administración Central o Institucional. a)

Archivo General 1.

Periodicidad de remisión de la documentación Como se ha visto, los documentos tramitados en las dependencias centrales de cada Ministerio no se quedan para siempre en el Archivo Central de cada Ministerio, sino que, una vez que han completado 15 años de permanencia en él, se remiten al Archivo General.

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2.

Tiempo de permanencia de los documentos en el archivo Los documentos que, procedentes de todos los Ministerios, llegan a este archivo carecen ya de valor administrativo y se guardan en él hasta que se cumplen 25 años desde la fecha en que fueron extendidos. Transcurrido este plazo, los que tengan tal transcendencia que puedan ser calificados de interés histórico no se destruyen, sino que se remiten al Archivo Histórico Nacional -antes mencionado- para su conservación definitiva.

3.

Creación del Archivo General y dependencias El Archivo General se crea por el Decreto, ya citado, 914/1969, de 8 de mayo y está en Alcalá de Henares. El artículo 1 de dicho Decreto establece que se crea el Archivo General de la Administración Civil dependiente del Ministerio competente en Cultura y dentro de éste, de la actual Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas, con la misión de recoger, seleccionar, conservar y disponer, para información e investigación científica, los fondos documentales de la Administración Pública que carezcan de vigencia administrativa.

4.

Remisión de documentos al Archivo Histórico Por el Archivo General se formulará propuesta a la Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas para remitir al Archivo Histórico Nacional aquella documentación que con más de 25 años de antigüedad carezca, a su juicio, de validez administrativa y tenga valor histórico. Dicha Dirección General resolverá en cada caso, previa consulta a los Departamentos interesados (art. 3). Finalmente, la documentación conservada en el Archivo General se considerará en todo momento al servicio de los organismos que la hubieran remitido, debiendo aquél facilitar cualquier información, copia o certificación que soliciten, e incluso remitirles la documentación original, si así lo requieren (art. 4).

b)

Archivos Provinciales Debe tener en cuenta que hasta ahora hemos hablado únicamente de los archivos en que se custodian los documentos tramitados en las oficinas centrales de los diversos Ministerios. ¿Qué ocurre con los producidos por los servicios periféricos- Delegaciones de Hacienda, Subdelegaciones del Gobierno, Direcciones Provinciales, etc.? Serán remitidos, una vez resuelto y ejecutado el correspondiente expediente, por los Archivos de Gestión de las diversas unidades administrativas al Archivo Provincial, que cumple con respecto a tales documentos la misma finalidad que el General. Por ello hay que entender que, depositado en el Archivo Provincial y transcurridos 25 años desde que se elaboró el documento, se determinará o se remitirá, en su caso, al Archivo Histórico Nacional de Madrid. 20-29


Con respecto a los Archivos Provinciales, el art. 5 del Decreto 914/1969 establece lo siguiente: “A la documentación producida por los servicios provinciales de la Administración Central o Institucional le será de aplicación lo dispuesto en los artículos anteriores, a cuyo efecto los Archivos Provinciales cumplirán la finalidad asignada al General de la Administración Civil”. B) Los archivos privados Dentro de ellos podemos distinguir, entre otros: —

Archivos de empresas.

—

Archivos de asociaciones.

—

Archivos eclesiásticos.

ARCHIVOS

PÚBLICOS

PRIVADOS

HISTÓRICOS • • • •

4.

De empresas. De asociaciones. Eclesiásticos. Etc.

• • • •

Histórico nacional. General de Indias De la Corona de Aragón Etc.

ADMINISTRATIVOS • • • •

Estatales. Autonómicos. Locales. Etc.

El desglose de los documentos originales y formación de expedientes

Salvo en los supuestos en que los documentos originales deban permanecer en el expediente, las jefaturas de sección u órganos asimilados que tengan encomendadas la tramitación y custodia de los expedientes, autorizarán la entrega de los documentos originales, públicos o privados, obrantes en los mismos a los interesados que los hubieran aportado y que así lo soliciten, dejando constancia en el expediente mediante la expedición de copia autenticada del documento que se retira. La autenticación se formalizará practicando sobre la copia la diligencia de compulsa, la cual podrá realizarse mediante la estampación del correspondiente sello y posterior cumplimentación del mismo. 20-30


Estas mismas jefaturas de sección u órganos asimilados podrán autorizar el desglose de los documentos que no sean originales obrantes en los expedientes y su entrega a los interesados que los hubieran aportado y así lo requieran, dejando constancia en el expediente mediante copia diligenciada. La diligenciación de estas copias se realizará mediante el texto adecuado a cada caso y suficiente para dejar constancia de forma expresa de la calidad del documento que dio origen a la copia, y que se retira del expediente.

4.1.

La formación de los expedientes

Si definimos el procedimiento administrativo como el cauce formal de la producción de las resoluciones administrativas, cabe entender el expediente como la plasmación material o documental del procedimiento administrativo. No contiene la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, una definición normativa de expediente, ni establece sistema alguno para su formación. Para ello habría que acudir a la legislación estatal sobre régimen local y, en concreto, al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Entidades Locales, aprobado por el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, según el cual: —

Constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y argumento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

—

Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos (según el correspondiente procedimiento administrativo) y sus hojas serán rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.

—

Será cabeza del expediente: en los procedimientos iniciados de oficio, el acuerdo y orden de proceder; y en los iniciados a solicitud de persona interesada, la petición o solicitud decretada para su trámite.

Una vez finalizado el procedimiento y, por tanto, completado el expediente, éste será archivado. De nuevo habría que acudir al Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Entidades Locales, que dispone que los expedientes tramitados pasarán periódicamente al archivo y tendrán índice alfabético duplicado en que se exprese el asunto, número de folios y cuantos detalles se estimen convenientes.

4.1.1. Contenido, tramitación, gestión y archivo de los expedientes personales correspondientes al personal al servicio de la Junta de Andalucía Regulado en la Orden de 10 de marzo de 1997, como desarrollo del derecho del artículo 37 de la Ley 30/1992, de noviembre, que establece el derecho de todos los ciudadanos a acceder a los registros y documentos de los archivos 20-31


administrativos, reservándose el acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas a ellas mismas, las cuales si observan que tales datos figuran incompletos o inexactos podrán exigir que los mismos se completen o rectifiquen. A fin de que el personal al servicio de la Junta de Andalucía cuente con un único expediente, y en la línea marcada por la Ley 30/1992, ya citada, de facilitar el conocimiento de los documentos existentes por los interesados, así como la agilización de trámites por parte de la Administración Pública, y de unificar el tratamiento de los mencionados expedientes personales, se dispone que: —

Toda la documentación que se genere en relación con las situaciones administrativas del personal al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía, así como la referente a posesiones y ceses en los puestos de trabajo, reconocimiento de antigüedad, consolidación del grado personal, títulos académicos y cursos de formación, autorización de actividades compatibles, sanciones disciplinarias y cualquier otra que se produzca durante su vida administrativa, así como resoluciones, solicitudes, recursos y otros documentos que den origen a cualquier acto administrativo, constarán en un único expediente personal, el cual deberá encontrarse en el centro directivo competente en materia de personal del que dependa su puesto de trabajo.

—

En el expediente personal existente en el Archivo Central de la Consejería de Gobernación (hoy de Hacienda y Administración Pública), constará toda la documentación a la que se refiere el párrafo anterior generada por las diversas actuaciones de las distintas unidades de la Secretaría General para la Administración Pública.

—

La documentación a que se hace referencia en los párrafos anteriores es la relativa a los soportes documentales que se produzcan, con independencia de la información existente en los soportes informáticos.

A) Solicitud de expediente en caso de reincorporación El órgano competente del nuevo centro directivo deberá solicitar el expediente personal original al centro directivo del que dependía anteriormente. B) Cambio de destino Cuando se produzca un cambio de destino dentro del ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía que conlleve el traslado de Consejería, organismo autónomo (hoy agencias administrativas) o Delegación/Gerencia Provincial, los órganos competentes deberán remitir los expedientes personales originales a los nuevos centros directivos. C) Cese temporal El personal que temporalmente cese en su relación con la Administración de la Junta de Andalucía y pase a prestar servicios a otras Administraciones Públicas mantendrá su expediente personal en el último centro directivo en el que prestó sus servicios. 20-32


D) Revisión y envío de expedientes Los órganos competentes de personal deberán revisar los expedientes personales existentes, manteniendo durante un año en sus archivos los de aquellos que hayan producido baja definitiva, trasladándolos posteriormente al Archivo Central de la Consejería de Gobernación (actualmente, Consejería de Hacienda y Administración Pública) cuyos responsables, de conformidad con las disposiciones en la materia, lo remitirán, en su día, a los servicios donde deban quedar archivados definitivamente. E) Acceso a los expedientes Los titulares de los expedientes tendrán acceso a los mismos de conformidad con lo previsto en la Ley 30/1992 de 26 de noviembre y demás disposiciones vigentes en la materia. F) Certificación del contenido del expediente Con independencia de las competencias del Registro General de Personal atribuidas por el Decreto 9/1986, de 5 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento Regulador del Registro General de Personal, en materia de certificaciones, así como las asignadas por cualquier otra disposición, los responsables de los centros directivos en los que se encuentren expedientes personales, y a la vista de los mismos, podrán certificar todos los extremos contenidos en ellos, aún cuando las actuaciones administrativas no se hubieren producido en los mencionados centros.

5. 5.1.

El derecho de acceso a los documentos administrativos El objeto del derecho

El artículo 105.b) de la Constitución de 1978 establece que la Ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. Por su parte, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, dispone en el artículo 35.h) que los ciudadanos tienen derecho al acceso a la información pública, archivos y registros, y en su artículo 37 que los ciudadanos tienen derecho a acceder a la información pública, archivos y registros en los términos y con las condiciones establecidas en la Constitución, en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno y demás leyes que resulten de aplicación. En realidad, el derecho de acceso se ejercita sobre documentos administrativos, por cuanto los registros están constituidos por documentos y los archivos son, igualmente, una reunión de documentos.

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Los documentos sobre los que se ejercita el derecho de acceso deben formar parte de un expediente que corresponda a un procedimiento terminado, siendo esta última característica de la terminación la que distingue el contenido de este derecho del derecho de conocer el estado de tramitación de los procedimientos, previsto en el artículo 35.a) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre. Según el artículo 86.1 LAJA, la ciudadanía tiene derecho a acceder a los archivos y registros administrativos en los términos previstos en la normativa básica vigente. El derecho de acceso a los archivos y registros solo podrá ejercerse en relación con procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, permite el acceso a los documentos de titularidad pública y a su información ajustándose a lo dispuesto en esta ley y a la legislación autonómica o estatal que le sea de aplicación. A partir de junio de 2015 este acceso a los documentos se ajustará a la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, a la Ley de Transparencia Pública de Andalucía, en la presente Ley, y demás normas de aplicación. Además, en su artículo 62.3 establece el acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen queda reservado a las personas titulares de esos datos o a quienes tengan su consentimiento expreso. Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación específica, podrán ser consultados cuando hayan transcurrido veinticinco años desde la muerte de los afectados, si la fecha se conoce, o, de lo contrario, a los cincuenta años desde la fecha de los documentos. (La redacción de este artículo es vigente hasta junio de 2015, fecha en la que entra en vigor la nueva redacción dada por la Ley 1/2014, de 24 de junio). Finalmente, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre establece que todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública, en los términos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución Española, desarrollados por esta Ley. Asimismo, y en el ámbito de sus respectivas competencias, será de aplicación la correspondiente normativa autonómica.

5.2.

Limitaciones al ejercicio del derecho

Establece la propia Constitución de 1978, en el art. 105.b, las limitaciones al ejercicio por los ciudadanos del derecho de acceso a los documentos administrativos: la Ley regulará el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, en su art. 62.4 dispone que el acceso a los documentos podrá ser denegado cuando el estado de conservación de los mismos así lo requiera. 20-34


También se denegará la consulta directa de los documentos originales a las personas que hayan sido condenadas por sentencia firme por la comisión de delitos contra la seguridad y conservación del Patrimonio Documental. Queda exceptuada de esta limitación la consulta de los documentos pertenecientes a procedimientos en los que sean parte interesada. La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno establece a su vez en su art. 14 que el derecho de acceso podrá ser limitado cuando acceder a la información suponga un perjuicio para: a)

La seguridad nacional.

b)

La defensa.

c)

Las relaciones exteriores.

d)

La seguridad pública.

e)

La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios.

f)

La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.

g)

Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.

h)

Los intereses económicos y comerciales.

i)

La política económica y monetaria.

j)

El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.

k)

La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión.

l)

La protección del medio ambiente.

La aplicación de los límites será justificada y proporcionada a su objeto y finalidad de protección y atenderá a las circunstancias del caso concreto, especialmente a la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso.

5.2.1. Acceso parcial En los casos en que la aplicación de alguno de los límites previstos en el artículo 14 no afecte a la totalidad de la información, se concederá el acceso parcial previa omisión de la información afectada por el límite salvo que de ello resulte una información distorsionada o que carezca de sentido. En este caso, deberá indicarse al solicitante que parte de la información ha sido omitida (art 16 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre).

20-35


5.3.

Solicitud de acceso a la información

El procedimiento para el ejercicio del derecho de acceso se iniciará con la presentación de la correspondiente solicitud, que deberá dirigirse al titular del órgano administrativo o entidad que posea la información. Cuando se trate de información en posesión de personas físicas o jurídicas que presten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas, la solicitud se dirigirá a la Administración, organismo o entidad de las previstas en el artículo 2.1 de la Ley 19/2013, de 9 de noviembre a las que se encuentren vinculadas. La solicitud podrá presentarse por cualquier medio que permita tener constancia de: a)

La identidad del solicitante.

b)

La información que se solicita.

c)

Una dirección de contacto, preferentemente electrónica, a efectos de comunicaciones.

d)

En su caso, la modalidad que se prefiera para acceder a la información solicitada.

El solicitante no está obligado a motivar su solicitud de acceso a la información. Sin embargo, podrá exponer los motivos por los que solicita la información y que podrán ser tenidos en cuenta cuando se dicte la resolución. No obstante, la ausencia de motivación no será por si sola causa de rechazo de la solicitud. Los solicitantes de información podrán dirigirse a las Administraciones Públicas en cualquiera de las lenguas cooficiales del Estado en el territorio en el que radique la Administración en cuestión. Finalmente, el Decreto 183/2003, de 24 de junio de la Junta de Andalucía, que regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos electrónicos (Internet) contempla la posibilidad de acceso a los documentos almacenados por medios o en soportes electrónicos o informáticos que se encuentren archivados en el Registro telemático único o en los Registros generales de cada Consejería. Dicho acceso, según prevé el propio Decreto, se regirá por lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 30/1992 RJPAC y en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal. En cualquier caso, el derecho de acceso conlleva el derecho a obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por órgano, organismo o entidad competente, previo pago, en su caso, de las exacciones legalmente establecidas. La emisión de copias y certificados en forma de documentos o soportes electrónicos deberá contar, para su validez, con la firma electrónica avanzada del titular del órgano que la expide.

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TEMA 20 Administrativo salud

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