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LA FUNCIÓN ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la Empresa. Actualmente las modernas técnicas de organización de empresas y la reunión de los elemen elementos tos logíst logístico icos s en una sola sola depend dependenc encia, ia, acen acen resalt resaltar ar la enorm enorme e impor importa tanc ncia ia que, que, en el desa desarro rrollo llo de una una empr empres esa, a, tien tiene e el alma almace cena naje je en cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce, en los aspectos financieros, contables y técnico. !a importancia del almacén a resaltado en los últimos tiempos, lleg"ndose a e#presar que la organización de una empresa se inicia en el almacén, por ser el eje eje o núcl núcleo eo de las las activ activid idad ades es admi admini nist stra rativ tivo$ o$co cont ntab able les. s. %e allí allí que que deba deba dedicarse tiempo y preocupación a la organización y buen funcionamiento de los alma almace cene nes, s, busc buscan ando do obte obtene nerr efic eficie ienc ncia ia y rend rendimie imient nto o adec adecua uado dos s en el cumplimiento de sus tareas.
1. ORIG ORIGEN EN DEL ALMACÉ ALMACÉN N &rat"ndose de Almacenamiento, es interesante determinar Cómo y Cómo y Por qué se orig origin ina a el Almac lmacén én'' (u"l (u"l es la razó razón n que que dete determi rmina na que que en toda todas s las las )rganizaciones, sean *ndustriales o (omerciales, e#istan almacenes' y para ello ay que recordar que producir es contar con la materia prima (onveniente, para que elaborada en la f"brica, pueda convertirse en el +roducto' y éste ofrecido o solicitado ser" vendido y dar" lugar a una nueva producción. %e esta manera se forma un ciclo, que se denomina CICLO DE LA PRODUCCION , constituido por los siguientes elementos
-ateria +rima abrica +roducto (liente
/ que da origen a los almacenes, en razón de que nunca se podr" contar con la mate materi ria a prim prima, a, en el mome moment nto o prec precis iso o y en cant cantid idad ad sufi sufici cien ente te,, sino sino se a adquir adquirido ido con con anteri anteriori oridad dad como como para para tenerl tenerla a a la mano mano cuand cuando o se neces necesite ite
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Villanueva Terrones Cristhian (Almacenes Industriales) y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondr" del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboración, sino que es necesario guardarlo después de elaborado y mientras es adquirido (Almacenes Comerciales).
2. ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN 2.1. Finalidad 0i se tiene en cuenta que el Almacén es la dependencia logística de la empresa, que guarda la materia prima, semi$acabados, artículos de consumo o el producto terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se necesite, es lógico que su finalidad ser" Reali!ar las o"eraciones # acti$idades necesarias% "ara suministrar los materiales o art&culos en condiciones de uso # con o"ortunidad% de manera de e$itar "arali!aciones "or 'alta de ellos o inamo$ilidad de ca"itales "or sore e*istencias . Esto significa que el almacén debe disponer de su propio control sobre lo que guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los materiales en stoc1, pudiendo apoyar a (ontrol de *nventarios para la renovación e impulsar su movimiento aciendo presente la acumulación o falta de materiales.
2.2. Actividade ! de"e#e A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, ay que desarrollar las actividades inerentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del personal de almacenes y que consisten en a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)
2ecibirlos materiales que envía el proveedor u otro almacén. %escargarlos, desembalarlos y verificarlos. Entregarlos a los depósitos 3uardarlos ubicados +reocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida. (ontrolar su estado y ubicación Entregarlos cuando los soliciten con autorización (ontrolar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario. +rocurar su renovación a fin de mantener una cantidad definida (lasificar los materiales en e#istencia
Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los deberes del Almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud de renovación o reposición, como se puede apreciar a continuación.
$ 2ecibir los materiales
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(lasificarlos Almacenarlos ubicados -antenerlos y cuidarlos Entregarlos con autorización (ontrolarlos 0olicitar su reposición
/ que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovación se volver" al primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuar" con los otros. Este ciclo es conocido como (*(!) %E A!-A(E4A5E y su realización est" encomendada al personal de almacenes y control de inventarios.
2.%. Ele&ent' del al&ac(n El cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupación por afinidad o similitud y la asignación a elementos idóneos que con su labor permitir"n lograr la finalidad u objetivo asignado al almacén. 0e debe tener en cuenta que la asignación de las actividades reunidas, como deberes o funciones, trae aparejada una responsabilidad que debe asumir el personal del almacén. 0i se analizan las actividades e#puestas y su agrupación se podr" determinar los elementos que deben e#istir y conformar la función de Almacenes. Así se tiene que al recibir, descargar, desembalar y controlar los materiales que llegan al almacén, constituye una función bastante amplia y de gran, responsabilidad, cuyo cumplimiento requiere minuciosidad y sobre todo dedicación. Es por eso a un solo elemento que asuma la responsabilidad de autorizar el ingreso de los materiales a la empresa. 6eco el an"lisis, completamente simple, de las actividades que se realizan en el almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo almacén7 deben e#istir, cuando menos, cuatro elementos que se denominan dela siguiente manera
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2ecepción Almacenaje y entrega (ontrol -antenimiento
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2.). F*nci'ne de l' ele&ent' 0e an indicado las denominaciones que corresponden y las actividades y deberes a su cargo, de ellos se deduce la finalidad o función b"sica de cada uno, que se asignar" en el -anual de unciones correspondiente, como por ejemplo
2.).1. +e,at*#a de al&acene %irigir" y coordinar" la labor de los diferentes elementos que constituyen la dependencia de almacenes, responsabiliz"ndose por su buen funcionamiento y control y por el cumplimiento de la finalidad designada.
2.).2. Rece-cin 2ecibir" los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son los solicitados, por medio de la confrontación con el pedido u orden de compra y determinando el estado en que llegan, la cantidad y calidad, procediendo a entregarlos posteriormente a las bodegas o depósitos de almacenaje y de
2.).%. Al&acena&ient' -#'-ia&ente dic/' 2ecibir" los artículos, que le entrega 2ecepción, confront"ndolos con el +arte de *ngresos que éste debe elaborar' después de recibidos, los ubicar" de manera de saber e#actamente dónde se encuentran, guard"ndolos asta que les sean solicitados y los entregar" a cambio de la orden de salida o despaco correspondiente.
2.).). C'nt#'l (ontrolar" el movimiento de las e#istencias, estableciendo el momento de pedir y las cantidades mínimas y m"#imas por mantener de cada artículo' proceder" a clasificar las e#istencias y solicitar" su reposición cuando sea conveniente.
2.).0. Manteni&ient' 0e encargar" de mantener en buen estado de conservación y limpieza las e#istencias y los depósitos, y realizar" la manipulación y transporte de los artículos dentro de la zona de almacenaje.
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%. CICLO DE ALMACENAMIENO Al citar en líneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indicó que est" constituido por los deberes que tiene7 el almacén, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y que estos deberes constituían las funciones de los elementos que formaban el almacén. +or ello se ver" en este capítulo lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los agrupa.
%.1. Rece-cin Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que (ompras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en
%escarga %esembalaje *nspección, 8erificación o cequeo *ngreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elabo$ rando un parte o informe de recepción e ingreso.
Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los artículos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos asta su utilización.
%.1.1. Deca#a Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los medios en que an sido transportados asta el lugar en que ser"n recepcionados. Ella se puede realizar manual o mec"nicamente, y para acerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artículos sepa anteladamente, cual es la mercadería que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mínimo de tiempo posible y con los medios adecuados.
%.1.2. Dee&"ala3e Es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que an llegado, es decir, quitar a los artículos el embalaje que traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores pérdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artículos fr"giles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artículo y coloc"ndolos en él o los lugares donde se efectuar" la
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Villanueva Terrones Cristhian verificación o cequeo sin que se mezclen. -ucas veces esta labor de verificación se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artículos ya verificados se confundan con los por verificar.
%.1.%. In-eccin4 5e#i6cacin ' c/e7*e' (onsiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos técnicos e#igidos en el pedido corresponde con los artículos llegados. Esta parte de la recepción, es posiblemente la m"s importante, por cuanto de ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado de la recepción se preocupar" por realizar una inspección organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los artículos en el orden en que se encuentran en dico documento, evit"ndose así equivocaciones que posteriormente dar"n lugar a lamentaciones que no se podr"n remediar.
%.1.). Ent#ea a l' de-it'4 in#e' de l' a#t8c*l'4 in,'#&e ' -a#te -'# e&iti# 2ealizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción ay que entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al 5efe del Almacén de la llegada de la mercadería, indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se a recibido o se a producido la recepción. +ara acerlo ay que pre parar un parte o informe de recepción, en el cual se consideren todos los datos correspondientes y necesarios para que (ompras, +roducción o 8entas, (ontrol y (ontaduría, adem"s de Almacenes tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilización de la mercadería llegada.
%.1.0. Rec'&endaci'ne a l' enca#ad' de la #ece-cin +ara terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuación alguna recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente.
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!a desconfianza sirve m"s en la recepción de materiales que la e#$ cesiva confianza o la indiferencia 0e debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se est" seguro, de que es e#actamente lo solicitado.
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4o se debe aceptar e#cusas de apuro del proveedor o del usuario para ingresar los artículos sin una buena revisión y control. 6ay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse y contar lo que debe contarse' no fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande.. 2ealizar el control sobre el suelo, nunca sobre el veículo o medio en que llega el artículo. 2evisar la documentación que traen los bultos, ella servir" para efectuar la recepción y los controles correspondientes. 0i no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar acer esfuerzos, por segundad del personal y del artículo que se est" recibiendo. 8erificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que denoten alteraciones. 2evisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan lí$ quidos, no sea que se ayan derramado. %ar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos.
%.2. Al&acena&ient' -#'-ia&ente dic/' (onsiste en guardar los artículos, ubic"ndolos y cuid"ndolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el 9momento que los necesiten los consumidores. +ara ello ay que con templar varios aspectos relacionados con el espacio de que se dispone y los artículos que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dico espacio en la forma m"s adecuada posible, permitiendo que todos los artículos puedan ser alcanzados f"cilmente por el personal de despacadores, o por el personal de inventarios para su control. !a forma de almacenar depende del artículo. En sí y de las disposiciones que la jefatura de almacenes aya dictado, al respecto, teniendo en cuenta el sistema de despaco que ay que :seguir y que se tratar" posteriormente. !os puntos que ay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente dico son
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;bicación de los artículos %istribución de los locales -étodos o procedimientos de almacenaje (ontrol de los artículos (lasificación y simbolización de los artículos 2eposición
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%.%. De-ac/' ' Ent#ea (onsiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o vale de salida, también denominada 4ota de Entrega y que constituye un comprobante del movimiento efectuado.
%.%.1. Site&a de l' 7*e ent#a -#i&e#' ale -#i&e#' 0e utiliza para evitar que los artículos permanezcan muco tiempo en almacén sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en mucos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las e#istencias antiguas a continuar en el depósito mientras las nuevas son despacadas. +ara evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicación las e#istencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas encima de manera que obligadamente sean despacadas primero. %icos sistemas son a) Sistema a base de cupones: (onsiste en utilizar un cupón desglosable formado de dos partes iguales, que tienen el mismo número y donde se indica la ubicación del artículo. Al llegar la mercadería se coloca el cupón desglosando una parte y guard"ndola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. (ada vez que el artículo sea solicitado, se saca el cupón m"s antiguo y se despaca el artículo que tiene el mismo número, asegur"ndose así la rotación de todos los artículos. b) Sistema de doble área: Este sistema asigna a un artículo doble "rea de la que necesita para su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se almacena en el espacio libre de la ubicación y no se despaca asta terminar con la.
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Villanueva Terrones Cristhian por la parte inferior, de manera que siempre se despacen los m"s antiguos y queden los m"s nuevos. 0e utiliza generalmente con artículos envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes inclinados y dise=ados especialmente de manera que los cilindros o cajas se deslicen. En este caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior. / se despaca de abajo. &odos estos sistemas son variaciones del denominado >lo que entra primero sale primero>, depende de los artículo para adoptarlos, sobre todo si se tiene en cuenta que permite la renovación o rota ción de todas las mercaderías.
%.%.2. Ent#ea de A#t8c*l' !os artículos sólo pueden ser entregados por el almacén a cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. +or consiguiente, es conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. +or ejemplo, es conveniente dise=ar las órdenes o notas de salida o entrega de manera que contengan todos los datos que requiere contaduría y almacenes para efectuar su control y así se tendr" que colocar el nombre y símbolo del artículo deseado, la cantidad que se solicita y$la unidad de medida o despaco, quien lo solicita y para qué, etc., est" dem"s decir que dicas órdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan la salida del artículo.
%.%.%. F'#&a de Ent#ea !a entrega de los artículos puede acerse en el mismo almacén o puede ser éste el que lo lleve asta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparación o planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artículos. En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio almacén o se envía al consumidor por medio del elemento o dependencia &ransportes de la entidad.
%.). C'nt#'l Este aspecto del almacenamiento, que emos considerado en último lugar en el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la recepción
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Villanueva Terrones Cristhian asta la entrega y debe ser eco por el propio personal del almacén, salvo en los controles cualitativos en que mucas veces tendr" que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el artículo, es decir (ontrol de (alidad.
). RELACIONES DEL ALMACÉN +or ser el almacén la dependencia que recibe, guarda y entrega los artículos que necesitan para su trabajo las otras dependencias de la entidad, debe tener relaciones con todas ellas y mantenerlas informadas de lo que tiene en sus depósitos, así como recibir sus necesidades para poder satisfacerlas. 0in embargo, estas relaciones son m"s estrecas con el elemento contable, el de compras y el de producción o ventas.
).1. Relaci'ne del Al&ac(n c'n la C'ntad*#8a Esta relación es sumamente estreca, por la gran parte del capital de una empresa se encuentra invertido en las e#istencias que el almacén guarda, y por consiguiente, es (ontaduría la dependencia que actuara como elemento controlador de ese capital inmovilizado. (omo la contaduría lleva un registro valorizado de las e#istencias del almacén, los almacenes deben proporcionar todos los datos necesarios para que pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren a
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!legada de los artículos *ngresos y salidas efectuadas diariamente %istribuciones de las e#istencias dentro del almacén 9ubicación? +erdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento. Ajustes que debe realizar, de acuerdo con faltantes o e#cedentes.
).2. Relaci'ne de Al&ac(n c'n C'&-#a (ompras es la dependencia logística que procura los artículos o materias primas que el almacén debe guardar, por lo que sus relaciones se efectúan alrededor o en torno a la adquisición de los artículos que el almacén requiere para ambas dependencias. !os puntos de contacto entre estas dependencias son
%eterminación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el
consumo de las e#istencias y el volumen de adquisición m"s bajo, para que el precio resulte compatible con el menor costo. *nformación sobre e#istencias disponibles, rapidez de consumo, necesidades futuras por parte del almacén para que compras pueda fijar
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las cantidades a pedir y los plazos de entrega que deben cumplir los proveedores. *nformación sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado y en las condiciones de compra, para que el almacén anticipe sus solicitudes.
).%. Relaci'ne del Al&ac(n c'n 5enta 9 :#'d*ccin El ciclo de almacenamiento, indicado en p"rrafos anteriores, se completa cuando el almacén de salida a los artículos que guarda, y esto solo se realiza silos consumidores los solicitan. Es decir, que en el caso de los almacenes comerciales, solamente a través de 8entas se mueven los artículos, y en el de los industriales es +roducción la que da salida a los materiales para utilizarlos o transformarlos. En ambos casos, es conveniente llevar a cabo un planeamiento coordinado que les permita adquirir los materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga para el almacén y por consiguiente, para la entidad.
).). Ot#a #elaci'ne del Al&ac(n Aparte de las relaciones ya tratadas, el almacén como toda dependencia tiene relaciones de subordinación y mando, es decir, que tiene 5efes y 0ubordinados y con ellos deben mantener relaciones tan estrecas como las anteriores, que veremos a continuación !as de subordinación son las que debe mantener con sus jefes inmediatos, recibiendo de ellos las directivas o instrucciones sobre el cumplimiento de su función' sobre la autoridad que ejerce y la responsabilidad que le corresponde' los medios con que contara, etc.
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