A-18 TUGAS 1.3 - RANGKUMAN
TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Dosen Pengajar : Drs. Joseph Munthe, M.Si., Ak
Disusun Oleh: Nama NPM Kelas
: : :
Serly Oktaviani 115029 A-2011
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI TRIDHARMA JalanP.H.Hasan Mustafa No.33 Bandung Telp. (022) 7201613
TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM 1. Dokumentasi Sistem Merupakan suatu kegiatan merekam aktivitas transaksi keuangan secara prosedural yang dijelaskan dalam bentuk visualisasi/ gambar dengan simbol-simbol dokumentasi sistem yang telah distandarkan/ diseragamkan sebelumnya. Fungsi : o Membantu kerja analis sistem dalam melakukan project pengembangan sistem yang sedang dijalankannya o Membantu kerja auditor dalam melakukan proses audit laporan keuangan o Sebagai buku panduan operasi/ kegiatan aktivitas bisnis perusahaan o Mengimplementasikan dan menggambarkan kebijakan peusahaan Dokumentasi sistem dapat dilakukan dengan menggunakan teknik dokumentasi. Teknik dokumentasi merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi sistem dan untuk memahami keterkaitan antara satu subsistem dan subsistem lainnya 2. Kegunaan Teknik Dokumentasi Sistem Pengembangan sistem informasi terbagi menjadi dua metode yaitu : a. Pendekatan konvensional b. Pendekatan terstruktur modern A. Teknik Dan Alat Bantu Konvensional Analisis metode dan prosedur o Prosedur kerja adalah urutan teknis operasi klerikal/ administrasi yang melibatkan beberapa orang dalam satu/ lebih departemen/ unit organisasi yang ditetapkan untuk menjamin penangan yang seragam dari transaksi yang terjadi secara rutin. o Tujuan analisis prosedur adalah untuk memahami urutan kegiatan operasional serta aliran data/ informasi antara entitas atau bagian di dalam lingkungan organisasi melalui penelusuran dokumen. a. Flow Of Map/ Document Flowchart (Diagram Sistem Prosedur) Disebut juga sebagai forms flowchart/ diagram alir dokumen/ mapping flow chart/ paperwork flowchart/ diagram sistem prosedur kerja. Merupakan diagram alir yang menunjukan arus dan dokumen, aliran data fisik, entitas, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang digunakan dengan sistem informasi. Jenis entitas : 1) Entitas internal : pelaku proses yaitu personal, tempat bagian, atau mesin seperti komputer dalam suatu sistem yang melakukan kegiatan pemrosesan/ pengolahan (transformasi) data atau kegiatan pemrosesan informasi.
1
2) Entitas eksternal : satuan unit yang terletak di luar sistem yang mengirim data ke sistem tersebu/ menerima data dari sistem tersebut. Petunjuk pembuatan flowmap : 1) Bagi diagram ke dalam kolom-kolom, untuk setiap entitas/ unit organisasi. Susun kolom-kolom tersebut sehingga kegiatannya mengalir dari kiri ke kanan. 2) Amati dokumen yang menjadi media data/ infomrasi dalam suatu prosedur. Telusuri bagaimana dokumen itu terbentuk dank ke bagian entitas mana dokumen mengalir. 3) Perubahan apa yang terjadi dalam dokumen, proses apa yang terjadi dalam dokumen, dan seterusnya sampai suatu prosedur kerja suatu system selesai/ menghasilkan informasi. 4) Gunakan simbol konektor ketika menyebrangi garis pemisah antar kolom. 5) Gunakan anak panah untuk menunjukan pemrosesan oleh komputer. 6) Dalam setiap kolom entitas internal, minimal ada satu proses manual. 7) Dokumen dengan dokumen tidak boleh terhubungkan secara langsung. 8) Pemrosesan terkomputerisasi, sebaiknya digambarkan dalam kolom terpisah. 9) Proses-proses yang berurutan (manual/ komputer) dapat ditampilkan sebagai satu proses/ urutan proses-proses. 10) Prosedur kerja yang kejadiannya tidak disamaan dapat digambarkan melalui flowmap terpisah. Notasi flowchart yang sudah dibakukan : Punched Tape
2
b. Sistem Flowchart/ Diagram Alir Sistem/ Block Chart Merupakan diagram yang menggambarkan struktur program atau deskripsi program untuk setiap modul program suatu sistem berbasis komputer. Diagram alir sistem tidak menggambarkan logika dan proses detail dari program. Bila menggambarkan struktur program suatu sistem berbasis komputer secara keseluruhan disebut sebagai general system flowchart/ flowchart sistem global. c. Program Flowchart/ Diagram Alir/ Flowchart Merupakan diagram yang menggambarkan urutan langkah detail dan logika program. Dalam suatu sistem informasi, program flowchart merupakan diagram secara detail dari proses-proses didalam sistem flowchart. d. Diagram Input Proses Output (IPO) dan Diagram Hierarki Input Proses Output (HIPO) Digunakan oleh pengembang sistem informasi untuk membedakan level rincian pemrosesan sistem yang digambarkan dalam flowchart. Diagram IPO merupakan diagram yang menguraikan aktivitas pemrosesan yang sudah digambarkan dalam diagram HIPO yang berfungsi untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan dalam sebuah sistem akuntansi perusahaan. Diagram HIPO merupakan serangkaian diagram yang terdiri dari serangkaian level yang mengalir dari atas ke bawah yang menggambarkan sistem secara lebih detail. Diagram HIPO dirancang sebagai alat bantu dan alat dokumentasi yang digunakan untuk mengidentifikasikan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu informasi. Selain itu, diagram HIPO juga digunakan untuk menguraikan keseluruhan pemrosesan transaksi yang terjadi dalam aktivitas perusahaan. B. Teknik Dan Alat Bantu Terstruktur Modern Teknik terstruktur adalah sekumpulan teknik, metodologi dan perangkat untuk membangun sistem perangkat lunak yang menyertakan metodologi pemrograman, analisis, perancangan, coding dan testing, konsep manajemen proyek, dan perangkat dokumentasi. Cakupan teknik terstruktur adalah sekumpulan petunjuk dan perangkat komunikasi grafis yang memungkinkan analisis sistem mengganti spesifikasi fungsional klasik dengan spesifikasi yang baru sehingga pemakai dapat membaca dan memahaminya. Alat/ perangkat analisis terstruktur adalah : o Data Flow Diagram (DFD) o E-R Diagram o Data Dictionary o Proses spec, dsb. 3
Teknik dan alat bantu terstruktur modern terdiri dari dua jenis, yaitu : 1) Perancangan dan implementasi secara Top-Down, merupakan strategi perancangan sistem dengan cara membagi sistem menjadi fungsi-fungsi utama dan kemudian membagi fungsi utama menjadi potongan yang lebih kecil, dan seterusnya sampai penulisan pernyataan program saat implementasi. 2) Perancangan Terstruktur (Structured Design), merupakan sekumpulan petunjuk dan teknik-teknik untuk membantu perancang membedakan mana perancangan yang baik dan jelek pada tingkat modular. Alat/ perangkat desain terstruktur adalah : o DFD o Structured Chart o Data Dictionary o Pseudo-code, dsb. Metode analisis dan perancangan terstruktur dapat dilakukan dengan membuat : 1) Statement of purpose o Mendeskripsikan fungsi sistem secara global o Menjelaskan aspek keuntungan secara kuatitas yang dilengkapi dengan analisis cost-benefit. 2) Context diagram o Memetakan batasan sistem dengan lingkungan dan direpresentasikan melalui lingkaran tunggal yang mewakili sistem secara keseluruhan. o Menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas luar melalui aliran data yang dikirimkan atau diterimanya. 3) Event list o Menyatakan daftar kejadian yang ada dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon yang diberikan sistem. o Memodelkan kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon. 4) DFD o Menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain melalui aliran dan penyimpanan datanya. o Menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen tersebut, beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya. Aturan menggambar DFD : Setiap lingkaran proses minimal mempunyai satu input dan satu output. Antar entitas eksternal tidak berhubungan langsung tanpa proses. Antara entitas eksternal dan penyimpanan data tidak berhubungan secara langsung tanpa proses. Antar penyimpanan data tidak berhubungan langsung tanpa proses. Satu arus data tidak dapat berarti dua nama arus data. 4
Setiap aliran data harus mempunyai label/ nama yang bermakna. Ukuran dan bentuk segiempat untuk entitas tetap sama. Panah yang melengkung dan lurus sama saja. Komponen DFD merupakan simbol/ notasi yang digunakan menggambarkan modelnya. Berikut ini adalah komponen DFD :
dalam
5) Kamus Data o Merupakan suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database. o Merupakan daftar organisasi dari semua elemen data yang ada dalam sistem secara lengkap, dengan definisi yang baku sehingga user dan analis sistem akan memiliki pengertian yang sama untuk input, output, komponen penyimpanan dan perhitungannya. o Semua arus data dan tempat penyimpanan data dalam DFD dideskripsikan dalam kamus data. o Pada saat perancangan, kamus data digunakan untuk keperluan perancangan program. Alat untuk membuat kamus data : Pendekatan konvensional : bentuk lengkap (long form), terdiri dari elemen berikut ini Nama arus data, yang menjelaskan suatu arus data dalam DFD Alias, ditulis bila ada data yang sama tapi nama berbeda Bentuk data, yang dapat berupa dokumen dasar/ formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar, variable, parameter, field. Arus data, yang menunjukan sumber dan tujuan aliran data Penjelasan, yang berfungsi untuk memperjelas makna arus data yang dicatat dalam kamus data 5
Periode, yang berfungsi untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan, diproses dan dihasilkan. Volume rata-rata data dan volume maksimal arus data, yang digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah data Struktur data, yang menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data secara detail yang terdiri dari item-item data/ field data Pendekatan terstruktur : notasi struktur data (short form)
6) Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram/ERD) Berfungsi untuk mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas dan hubungannya. ERD merupakan alat untuk membuat model yang paling fleksibel, dapat diadaptasi untuk berbagai pendekatan yang mungkin diikuti perusahaan dalam pengembangan sistem. Jenis entitas digambarkan dalam segi empat yang diberi label nama dari jenis entitas. Jenis entitas dapat berupa : o Suatu elemen lingkungan, o Sumber daya, atau o Transaksi Contoh : pelanggan, pegawai, dan kartu absensi. Hubungan adalah suatu asosiasi yang ada antara dua jenis entitas. Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat yang diberi label kata kerja. Keterkaitan adalah banyaknya suatu entitas berhubungan dengan entitas lain. Jenis keterkaitan terdiri atas : o Satu ke satu o Satu ke banyak o Banyak ke banyak Identifikasi dan deskripsi setiap kejadian dari tiap entitas yang dicapai dengan menggunakan atribut. Atribut adalah karakteristik dari suatu entitas/ elemen-elemen data yang masing-masing diberikan nilai atribut. Atribut yang mengidentifikasi entitas disebut identifiers/ kata kunci. Contoh : nomor pelanggan, karena tidak ada pelanggan yang memiliki nomor yang sama. Atribut lain yang mendeskripsikan entitas disebut descriptor. Contoh : nama pelanggan dan wilayah penjualan.
6
