http://sumut.kemenag.go.id
TEHNIK PEMBUATAN URAIAN TUGAS PEGAWAI NEGERI SIPIL Oleh : Tanggor Hasibuan, S.Sos*
A. Pendahuluan Pemberian pelayanan yang memuaskan merupakan tujuan yang diinginkan oleh masyarakat. Capaian pelayanan yang memuaskan merupakan tugas utama dan tugas pokok yang harus dilakukan oleh pegawai pemerintah khususnya Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pelayanan ini mulai dari tingkat pusat sampai tingkat yang paling bawah. Untuk mencapai pelayanan yang memuaskan ini tentunya pemerintah tidak hentihentinya harus berbenah diri. Pembenahan ini harus dilakukan disemua lini mulai dari tingkat yang paling tinggi sampai pada tingkat yang paling rendah. Disamping Pemerintah dihapkan adanya peran serta masyarakat dalam pemberian pelayanan tersebut. Keiikut sertaan pihak masyarakat dalam pemberian pelayanan merupakan langkah yang dilakukan untuk meringankan tugas pemerintah dalam pemberian pelayanan dimaksud. Tentunya guna mencapai pelayanan yang baik dan memuaskan maka pemerintah harus mbenahi kinerja-kinerja para PNS yang ada. Dalam konteks ini lah maka disini akan disoroti salah satu hal yang perlu mendapat perhatian dalam pembenahan yaitu analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan perlu dikaji mulai dari jabatan yang paling tinggi sampai yang terbawah/terendah. Namun didalam pembahasan ini bukan menyototi tentang analisis pekerjaan tapi bagian yang terkecil lagi yaitu pada pokus teknik pembuatan uraian tugas. Pembuatan uraian tugas ini menjadi kewajiban yang mesti dilakukan apabila ingin meningkatkan kinerja dari para pegawai. Didalam sebuah unit kerja atau organisasi bahwa Uraian Tugas menjadi salah satu indikator dalam pencapaian kinerja organisasi. Kenapa demikian ?, karena uraian tugas menjadi suatu titik tolak dalam pelaksanaan pekerjaan dan pembagian tugas secara tuntas. Mungkinkah ini akan menjadi suatu permasalahan ?. Jawabanya Tentu akan menjadi permasalahan apabila tidak dilakukan. Pembuatan Uraian Tugas membutuhkan tehnik yang tepat sehingga dapat di jadikan sebagai bahan dalam pelaksanakan tugas sehari-hari sebagai pelayan. Untuk itu diharapkan tentunya pembahasan ini akan memberikan manfaat bagi kita
1
http://sumut.kemenag.go.id
semua dalam upaya pembuatan Uraian Tugas, maka pembahasan ini menitik beratkan pada “Bagaimana teknik membuat Uraian Tugas Pegawai Negeri Sipil”. Untuk menjawab permasalahan ini disini akan disajikan pembahasan tentang teknik membuat uaraian tugas. B. Arti dan Pentingnya Uraian Tugas 1. Pengertian Uraian Tugas Sebelum dijelaskan tentang pengertian dari pada uraian tugas terlebih dahulu diuraikan apa itu analisis pekerjaan (job analisis) sebagaimana dikemukakan oleh Melayu S.P. Hasibuan mengatakan analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Menurut Edwin B. Flippo dalam A.S.Moenir mengemukakan “A job can now be defenited as a group of positions that are similar as to kind and level of work” artinya pekerjaan dapat didefenisikan sebagai suatu kelompok posisi yang bersamaan jenis dan tingkatnya. Sedangkan posisi (position) adalah suatu himpunan tugas (task) yang dibebankan kepada satu orang. Pengertian diatas tentu akan menggiring kita pada hal apa saja yang harus dikerjakan dan himpunan tugas yang dibebankan kepada satu orang. Menitik beratkan pada hal ini maka tentu menjadi pusat perhatian adalah munculnya uraian tugas. Kenapa demikian karena membahas tentang apa saja dan himpunan tugas tentu akan memunculkan uraian tugas. Lebih lanjut Hasibuan mengatakan bahwa analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraiakan pekerjaan, spesifik pekerjaan dan evaluasi pekerjaan dan bahkan dapat memberikan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan dating. Didasarkan pada penjelasan-penjelasan tersebut diatas maka disini muncullah pemahaman menuju pada uraian pekerjaan, didalam instansi pemerintah hal ini dimaknai dengan cermat sehingga dibuat uraian tugas dari setiap pegawai dalam satu unit kerja atau satu organisasi. Pengertian uraian tugas sebagaimana terdapat pada Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 ditegaskan Urian Tugas adalah paparan semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja menggunakan perangkat kerja dalam kondisi tententu.
2
http://sumut.kemenag.go.id
2. Pentingnya Uraian Tugas Pentingnya uraian tugas pegawai sebagai alat ukut dalam pencapaian kinerja seorang pegawai dan sebagai bahan analisis untuk untuk mengetahui dengan tepat jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit organisasi. Sebagaimana dikemukakan oleh A.S. Moenir bahwa Uuraian pekerjaan sangat berguna untuk penilaian pekerjaan (job appraisal) karena didalam uraian pekerjaan diuraikan beberapa standar. Dengan adanya uraian pekerjaan maka dalam penilaian akan dapat diperoleh nilai yang faktual dan jujur. Tentunya
dari
penjelasan
tersebut
maka
uraian
tugas
apabila
dilaksanakan dengan baik maka akan dapat diperoleh nilai dari hasil pembagian kerja dan pendelegasaian pekerjaan. Dengan pendelegasaian tersebut akan muncul rasa tanggung jawab sebagaimana dikemukakan oleh julie-Ann Amos pendelegasaian akan memungkinkan : -
Memberikan orang otoritas dan pertanggungjawaban, bukan sekedar kerja dan tugas.
-
Memberikan orang kesempatan untuk memilkul tanggung jawab,
-
Membuat orang memikirkan saran dan masukan yang berharga.
-
Mengembangkan orang dengan mengambil kemampuan mereka lebih banyak dari pada biasanya.
-
Membiarkan orang belajar dari kesalahan mereka sendiri. Dengan
demikian
tentu
uraian
tugas
yang
diberikan
sebagai
pendelegasian pekerjaan kepada seseorang akan dapat meningkatkan rasa tanggung jawab, tentu juga akan lebih mudah dalam memberikan penilaian bagi seseorang yang telah diberikan uraian tugas. Disamping hal yang telah dikemukakan diatas didalam lingkungan pemerintah sebagai salah satu upaya yang dilakukan dalam menghitung kebutuhan akan pegawai, sehingga akan dapat dijadikan sebagai tolak ukur dalam menentukan formasi pegawai dalam satu unit kerja. Apabila kita kaitkan dengan peningkatan kinerja pegawai maka dari hasil penilaian terhadap seorang pegawai tentu bisa dijadikan sebagai bahan dalam hal pembinaan dan pengembangan pegawai tersebut. Sehingga dalam rangka pembinaan terhadap pegawai akan mudah mengambil tindakan apakah seorang pegawai perlu mengikuti pendidikan dan pelatihan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan sikap seorang pegawai.
3
http://sumut.kemenag.go.id
C. Pembuatan Uraian Tugas/Pekerjaan Sistem perkantoran yang baik sebagaimana dikemukakan oleh J.C.Denyer yang dikutip dari The Liang Gie yang antara lain mengatakan : 1. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan. 2. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat. 3. System perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja. Sejalan dengan pendapat tersebut dalam upaya memperlancar arus kerja dan menghindari terjadinya kekembaran kerja maka perlu diadakan penetapan uraian tugas/pekerjaan dari masing-masing pegawai. Uraian tugas itu sendiri mempunyai peranan yang sangat besar untuk menghindari adanya timpang tindih dalam penugasan dari pada person di setiap satuan kerja. Untuk
menciptakan
kelancaran
dalam
pelaksanaan
tugas
hendaklah
dilakukan langkah-langkah dalam pembuatan uraian tugas/pekerjaan melalui cara yang tepat. George Strauss dan Leonard R.Sayles mengemukakan Analisis pekerjaan mencakup dua unsur : uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, uraian memperhatikan isi pekerjaan, tugas-tugas, keadaan kerja dan tanggung jawab. Spesifikasi
pekerjaan
menekankan
kepada
pengalaman,
pendidikan
dan
keterampilan yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan ditegaskan oleh Melayu S.P. Hasibuan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami dengan menguraikan hal-hal sebagai berikut : 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab 3. Standar wewenang dan pekerjaan 4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas 5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan 6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya. Apabila kita kaitkan dengan A.S. Moenir mengatakan uraian pekerjaan harus dapat diungkapkan secara tuntas hal-hal yang berkenaan dengan : 1. Ikhtisar tugas yang harus dijalankan oleh pemangku pekerjaan supaya pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara menyeluruh.
4
http://sumut.kemenag.go.id
2. Isi pekerjaan (job content) yang menyangkut pula masalah tanggung jawab dan wewenang dari pemangku pekerjaan yang dimaksud. 3. Syarat-syarat bagi pelaksana pekerjaan yang dikaitkan pula dengan kondisi atau keadaan tempat kerja dan lingkungannya, termasuk keadaan pekerjaan itu sendiri. Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 ditegaskan penyusunan Urian Tugas harus memenuhi kriteria : 1. Apa yang dikerjakan dan sebutkan pula obyek yang dikerjakan 2. Bagaimana cara mengerjakan 3. Mengapa tugas ini harus dikerjakan. Memahami penjelasan yang dikemukakan tersebut tentu dalam pembuatan uraian tugas ini perlu diperhatikan penggunaan kata kerja yang dapat memberikan makna sebagai gambaran tugas dari setiap pegawai mulai dari tingkat atas sampai pada tingkat yang paling bawah. Adapun kata kerja yang digunanak yaitu : 1. Manajerial setingkat eselon I kata kerja yang digunakan adalah : Menyusun
Kebijakan,
Merumuskan
Sasaran,
Merencanakan,
Mengorganisasikan,
Mengendalikan, Mengkoordinasikan, Mengarahkan, Membina. 2. Manajerial setingkat eselon II kata kerja yang digunakan dalam pembuatan
uraian tugasnya adalah :
Mengkoordinasikan, Merumuskan, Membina,
Mengarahkan, Menyelenggarakan, Mengevaluasi, Melaporkan. 3. Manajerial setingkat eselon III kata kerja yang digunakan dalam pembuatan
uraian tugasnya adalah : Merencanakan Operasional, Membagi Tugas, Memberi Petunjuk, Menyelia, Mengatur, Mengevaluasi, Melaporkan. 4. Manajerial setingkat eselon IV kata kerja yang digunakan dalam pembuatan
uraian tugasnya adalah : Memberi Petunjuk, Membimbing, Membagi Tugas, Memeriksa,
Mengecek,
Mengoreksi,
Mengontrol,
Membuat
Laporan,
Merencanakan Kegiatan. 5. Jabatan non manajerial kata kerja yang digunakan adalah : Menabulasikan,
Memasang,
Membuat,
Menyimpan,
Menyarankan,
Memasang,
Memasukkan,
Membersihkan,
Menyortir, Menyusun,
Menghitung,
Menggandakan,
Mengagenda,
Menyampaikan,
Mengantarkan,
Memeriksa,
Mencatat, Menyalin,
Menghimpun, Mengoperasikan,
Memberhentikan,
Melayani,
Menganalisis, Mengkompilasikan, Mengolah, Menggolongkan
5
Memindahkan,
Mengemudikan,
Mengeluarkan,
Mengumpulkan, Menjalankan, Mengetik, Menarik,
Mewawancarai,
Membubuhkan,
http://sumut.kemenag.go.id
Uraian tugas yang baik harus memenuhi enam kualifikasi, meliputi: 1. Sistematis memenuhi aturan, bentuk, syarat-syarat tertentu. 2. Jelas harus dapat memberi isi dan maksud yang jelas dan dapat dipahami oleh pembacanya. 3. Ringkas perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat dan benar sehingga pembacanya tidak perlu waktu yang lama untuk memahaminya. 4. Tepat harus menyajikan uraian yang sesuai dan cocok seperti apa yang dimaksudkan oleh isi jabatan. 5. Taat azas kata-kata dan kalimat tersebut isinya menunjukkan maksud dan arah yang sama. 6. Akurat harus disusun secara teliti, tidak kurang dan tidak lebih. Penyusunan uraian tugas hendaknya memperhatikan beberapa hal yaitu syarat Isi, dimaksudkan agar uraian tugas dapat mencerminkan secara tersurat dan atau tersirat akan obyek, cara, dan tujuannya. Salah satu cara yang digunakan adalah diuji dengan kalimat Tanya, seperti : what pemegang jabatan, how
apa yang dikerjakan oleh si
bagaimana cara tugas itu dilakukan dan why
mengapa/untuk tujuan apa tugas itu dilakukan. Selanjutnya Norma Kalimat diformulasikan dalam bentuk kalimat oleh sebab
itu
perlu
diperhatikan
norma
penyusunan
kalimat.
Kalimat
dibuat
sesederhana mungkin dan berisi WHW (what-how-why). Kalimat uraian tugas merupakan kalimat yang menonjolkan predikat dan obyek tanpa menggunakan subyeknya, predikat tersebut berujud kata yang menunjukkan tindak kerja. D. Kesimpulan Dalam upaya menciptakan kinerja pegawai dalam melaksanakan tugas agar tidak terjadi timpang tindih maka perlu dibuat uraian tugas yang jelas. Pembuatan uraian tugas tersebut diperlukan pemahaman mulai dari Ikhtisar tugas yang harus dijalankan oleh pemangku pekerjaan agar dapat diselesaikan secara menyeluruh dan disajikan Isi pekerjaan (job content) yang menggambarkan pada tanggung jawab dan wewenang bagi orang yang melaksanakan pekerjaan tersebut serta harus dikaitkan dengan kondisi atau keadaan tempat kerja dan lingkungannya. Betapa pentingnya dalam hal pembuatan uraian tugas ini maka tentu uraian tugas ini harus gambaran yang tepat sesuai dengan keadaan dari pekerjaan itu. Sehingga dengan demikian dalam pembuatan uraian tugas untuk dapat mencapai
6
http://sumut.kemenag.go.id
sasaran maka mesti buat oleh orang yang ada pada lingkup pekerjaan tersebut, dengan demikian dapat memberikan hasil rincian tugas dengan baik. Uraian tugas dapat dijadikan sebagai alat ukur capaian kinerja pegawai oleh sebab itu sangat penting dibuat disetiap unit organisasi. Disamping itu bahwa uraian tugas akan dapat membagi habis tupoksi yang ada. E. Daftar Pustaka - A.S. Moenir, Pendekatan Manusiawi dan Organisasi Terhadap Pembinaan Kepegawaian, Haji Masagung, Jakarta, 1994; - George Strauss dan Leonard R.Sayles, Manajemen Personalia Jilid II, Gramedia, Jakarta, 1991; - Julie-Ann Amos, Pendelegasian, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002; - Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi, Bumi Aksara, Jakarta, 2007; - Moekijat, Analisis Jabatan, Mandar Maju, Bandung, 1992; - The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yokyakarta, 1996. - Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan; - Keputusan Menteri Agama Nomor 158 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan Dilingkungan Kementerian Agama; - Keputusan Menteri Agama Nomor 164 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja Dilingkungan Kementerian Agama.
*Penulis adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Keagamaan Medan
7
