TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE LAS REDES DE DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS TERMINADOS. Los productos e insumos, aún se deben mover hacia nuestros clientes a través del espacio y tiempo. Las nuevas estrategias y métodos en la distribución y transporte de nuestras cadenas de logística, deberían crear nuevos valores para nuestros clientes a través de estos procesos. Esta será una de las demandas de valor de futuro de nuestros clientes y será una parte importante de nuestras ventajas competitivas en los nuevos mercados y desafíos a enfrentar. El proceso de transporte también es considerado como un proceso crítico en la gestión y administración de las Cadenas de Logística y además, generalmente representa un costo importante del total del costo logístico. Por tal consideración se hace prioritario en las cadenas de logística de las empresas el manejar y planificar adecuadamente sus redes de transporte y distribución. Las redes de transporte de mercancías surgen por la necesidad de conectar y transportar los bienes de consumo desde su punto de producción (localización empresa) hasta el mercado (clientes). En la fase de distribución, la mercancía puede ser transportada con una gran variedad de modos de transporte (por ferrocarril, transporte aéreo, marítimo, fluvial o por carretera) y puede realizar varias paradas en almacenes o nodos de cambio modal hasta llegar a su destino final. La configuración de la red de transporte condiciona los costes de distribución de la mercancía así como la planificación y organización temporal de la cadena de suministro de los productos al mercado. En las redes de distribución tradicionales, la empresa de producción organiza y gestiona su propia red de transporte, de forma que realiza los envíos de transporte desde un número limitado de sus plantas de producción hasta cada cliente o mercado. Sin embargo, las ineficiencias de estas redes por las asimetrías de los envíos, su variación temporal o los altos costes de inversión necesarios para vehículos o recursos han producido la externalización de la distribución de sus productos a terceras empresas. Estas empresas subcontratadas prestarán sus servicios de transporte y distribución a varias empresas de producción, por lo que un mismo trayecto o ruta de transporte podrá ser compartido por varios clientes. El efecto directo de este modo de operación y servicio es la posibilidad de consolidar una mayor cantidad de carga en cada ruta de la red, por lo que es factible utilizar vehículos de gran capacidad y con costes unitarios menores. Existen algunas empresas de transporte que presentan específicamente la característica de ofrecer un servicio de transporte consolidado. En estos casos, el ajuste temporal de los servicios de transporte ya no se hace específicamente para cada cliente. Estas empresas fijan unos plazos de distribución de la mercancía o unos
horarios de envío fijos, que se determinan con el objetivo de cumplir con las expectativas y preferencias del máximo número de clientes. Para poder realizar el diseño y planificación de una red y asegurar un nivel de servicio con la utilización de los mínimos recursos, es necesario abordar los elementos de los que dependen los costes de distribución. Estos elementos son los vehículos de transporte, las instalaciones fijas (almacenes, delegaciones, terminales de consolidación, terminales multimodales), y la propia mercancía transportada. Cada uno de estos términos tiene un conjunto de costes asociados que justificará la adopción de un diseño de red y estrategias de envío específico.
1. Diseño de la red Como punto de partida de la planeación de la red de distribución, es de vital importancia un adecuado diseño de la misma. En este nivel se debe determinar cuál es el número, ubicación y capacidad de cada una de las bodegas o centros de distribución.
En la práctica no es raro encontrar compañías con diseños de tendencia extrema, es decir ya sea con una sola bodega o con bodegas en todas las ciudades principales de cada país. Esto típicamente se debe a una visión limitada del sistema de distribución, haciendo énfasis en la disminución de alguno de los costos implícitos de la cadena y no de todos a la vez. Por ejemplo, una política reduccionista en donde se define un solo centro de distribución tendrá costos bajos de inventario, bodegas y transporte primario (se define como primario el transporte de la planta a los puntos de almacenamiento), sin embargo tendrá altos costos de transporte secundario (de los centros de almacenamiento a los clientes). De otro lado ante una política expansionista, con muchos centros de distribución o bodegas, se puede argumentar bajos costos de transporte secundario y altos niveles de servicio por cercanía al cliente1. Es por esto que es importante entender la dinámica del costo del sistema ante aumento o disminución en el número de bodegas. En el mercado es sencillo encontrar diferentes sistemas que soportan la toma de decisión en cuanto a la configuración de la red. Sin embargo, vale la Pena tener en cuenta que sin importar lo sofisticado del software que se utilice como herramienta, la definición exitosa de la configuración de red depende en mayor medida de la metodología que se implemente, es por ello recomendable evaluar varios escenarios en diferentes dimensiones como por ejemplo: cambios en la demanda, cambios en el costo de transporte, diferentes ubicaciones, etc.
2. Operación de CD y bodegas El siguiente nivel donde típicamente se pierde valor en las compañías es en un mal diseño de la operación, dimensionamiento y procesos al interior de las bodegas y centros de distribución.
3. Infraestructura y equipos Incluye la selección adecuada del terreno, construcción, equipos de almacenamiento, estructuras de almacenamiento y disposición de layout. 1. Patios: adecuados para el tipo de vehículo que se vaya a recibir y a despachar, con radio de giro y zona de parqueo suficiente. 2. Equipos: deben ser suficientes y con las características adecuadas para la recepción, almacenamiento, alistamiento y despacho: bandas transportadoras, montacargas, reach, order picker, trilaterales, etc. 3. Piso: adecuados para el manejo de la mercancía y operación de los equipos que la transportan. 4. Muelles: En cantidad suficiente, preferiblemente con plataforma niveladora. 5. Altura: La máxima posible (sujeto a restricciones propias del producto). 6. Estantería: Puede requerirse o no según las características del producto. Según el perfil de almacenamiento debe elegirse el tipo de estantería adecuada: selectiva, drive in, de bases móviles, de profundidad. 7. Zona de picking: Según las características del producto y del perfil de pedidos puede requerirse de una zona de picking especializada. 8. Expansión: Se preferirán las locaciones con posibilidad de expansión. 9. Configuración general (layout): La distribución de las bodegas debe evitar flujos de retorno y cuellos de botella. Por ejemplo, la estantería puesta perpendicular a los muelles evita cuellos de botella y disminuye los giros de los equipos.
4. Procesos
La descripción detallada de la operación actual debe estar documentada y ser de uso común por parte de todo el personal. Es importante que los procesos hagan los productos recorran la menor distancia posible y que no hayan flujos en direcciones opuestas en la operación.
1. Recibo: Con una zona definida para esta tarea y la verificación adecuada de la mercancía. Idealmente se deben programar citas y horarios de
Recepción. 2. Acomodo: Ubicación adecuada de acuerdo a la rotación de los productos o de los clientes. Preferiblemente automatizada y guiada. 3. Almacenamiento: Alta confiabilidad de ubicación, evitar el reacomodo de mercancía y el deterioro de los productos. 4. Cubicaje: Buscando la forma de optimizar y planear la forma en la que será transportada la carga. 5. Replenishment: Es vital que el sistema esté correctamente parametrizado, con el fin de tener claro cuando reabastecer las estaciones de picking y evitar que el sistema se detenga por desabastecimiento de estas. 6. Picking: Según las características de demanda y perfil de pedidos se debe seleccionar la estrategia de picking adecuada: Batch pick, Fast pick zone, Multiple order batch size, etc. 7. Alistamiento: Preferiblemente con jaulas que diferencien los pedidos y realizando las verificaciones del caso. 8. Despacho: Ideal concretar citas con transportadores.
4. Tecnología e información En general el flujo de información debe ser claro y simple, la tecnología a usar no necesariamente debe ser la más costosa sino la adecuada para la Estructura de la compañía. 1. Sistema de información: si el número de referencias y flujo de producto es muy alto se recomienda el uso de MS. Es importante que reporte información sobre recibos, despachos, inventario y agrupaciones de carga. Deben permitir asignar prioridades de despacho y atención. 2. Consistencia de la información: La información que se maneja debe ser unificada, los sistemas con inconsistencias dificultan las mejoras en desempeño. 3. Transmisión de información: Preferiblemente automática integrada con el sistema de información. Sistemas Pistoleo, códigos de barras, Talk man, RFID.
4. Características Generales.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Seguridad Industrial: Cero accidentes, equipos y dotación requeridos bajo estricto cumplimiento. Ambiente Organizacional: La percepción general del personal con respecto a su trabajo debe ser positiva y los empleados deben sentir seguridad y estabilidad laboral. Asignación de Responsabilidades: Debe ser claro a quien corresponde la responsabilidad de cada parte del proceso. Deben Haber un doliente para cada error. Orden: Cada zona debe usarse para lo que está destinada y debe existir una zona definida para cada etapa del proceso. Aseo: La mercancía debe estar protegida y el aspecto debe ser impecable en la medida de lo posible dependiendo del tipo de productos. Políticas de Desecho: Las bodegas deben tener una clara política de desechar los productos que no hayan rotado en determinado tiempo. 5. Inventarios y portafolios de productos.
En la actualidad, compañías productoras tienen inventario como resultado de un proceso de planeación de la producción en la que con base a la experiencia, generalmente del área comercial, se definen unos pronósticos de ventas y así mismo se produce y almacena con la esperanza de que los estimados pronosticados de ventas se cumplan.
ES POR ELLO QUE LOS GRANDES OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN EN LOS PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE EN LAS COMPAÑÍAS ESTÁN DADOS POR:
Mejorar los niveles de servicios a los clientes Aportar valor agregado a los clientes a través de los servicios de transporte y distribución La racionalización de las redes de distribución La exploración de los servicios compartidos La reducción del ciclo de tiempo de la distribución
LOS DIFERENTES MEDIOS DE TRANSPORTE
La transformación económica y social experimentada por la sociedad tras la Revolución Industrial y las economías interconectadas ha llevado no sólo a la diversificación de los transportes, sino también a un incremento progresivo de la movilidad de los productos, al tiempo que se ha producido un constante perfeccionamiento de los medios de transporte. ENTRES LOS MEDIOS DE TRANSPORTES MÁS CORRIENTES SE PUEDEN MENCIONAR A:
Transporte Terrestre Hoy en día el transporte terrestre es uno de los más utilizados en el país para el movimiento de los productos y servicios y la correcta programación de sus rutas de despacho representa uno de sus mayores desafíos.
Transporte por ferrocarril El ferrocarril, tras la Revolución Industrial, se convirtió en el principal medio de transporte en los países más industrializados, por eso la mayor concentración de kilómetros por ferrocarril se encuentra en dichos países. El transporte de mercancías por ferrocarril, por medio de contenedores, se ve favorecido por la distancia de las relaciones comerciales continentales, al tiempo que sigue siendo el principal medio empleado en transportes pesados en los países altamente industrializados.
Transporte marítimo Las condiciones del transporte marítimo también se han visto modificadas notablemente debido al desarrollo de otros medios de transporte. Entre las transformaciones más importantes que ha sufrido este medio de debe citarse el aumento del calado, lo que ha llevado a la necesidad de reestructurar los puertos a estas nuevas condiciones y de medios técnicos que permitan realizar las tareas de carga y descarga. Transporte fluvial Este transporte fue muy importante dentro del transporte continental en siglos pasados, debido a que permitía utilizar caminos naturales y resultaba muy barato para el transporte de mercancías pesadas y voluminosas en grandes recorridos. Este sistema es muy variado en relación con el tamaño del curso del agua, que puede ser a su vez natural o artificial. Este medio ha quedado decisivamente condicionado por los factores físicos de forma que mientras otros medios de transporte mantienen mayor conexión con los niveles de desarrollo económico éste es totalmente independiente.
Transporte aéreo Este tipo de transporte no comenzó a generalizarse a nivel comercial hasta después de la Segunda Guerra Mundial. Las posibilidades que ofrece el transporte aéreo han determinado que, pese a su costo, se haya impuesto en poco tiempo, como medio de transporte internacional, siendo uno de los más utilizados en
los países desarrollados. Destaca por su rapidez, la indiferencia al medio físico, facilitar un espacio de comunicación casi ilimitado con un gran radio de acción y la posibilidad de transportar casi todo tipo de cargas, aunque priman los criterios de rentabilidad: productos de rápida caducidad, objetos valiosos, envíos muy urgentes y personas.
Otras redes de transporte Otro apartado de interés dentro del transporte terrestre lo constituye la movilización de algunas fuentes de energía, líquidas y gaseosas, a través de gaseoductos y oleoductos. La infraestructura que conlleva la configuración de este tipo de transporte es costosa inicialmente, aunque una vez puesto en marcha los costos son muy bajos.
LOS DESAFÍOS EN LA DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE
El transporte de carga es una de las actividades fundamentales en el aparato productivo del país, ya que es el sector que permite que un producto llegue al consumidor final, genere la circulación de bienes y dinamice la economía”.
Por consiguiente es importante resaltar la importancia del transporte de carga, no sólo en cuanto a la carga que se transporta en el territorio nacional, sino también en lo relativo a la competitividad de nuestras exportaciones. El sistema de transporte debe integrar las principales zonas de producción y de consumo del país, y por lo tanto, la demanda y los costos de transporte juegan un papel determinante en el precio final de los bienes”. También se debe tener en cuenta que entre los diferentes modos de transporte de carga, en el país resulta particularmente importante la movilización por carretera. Por este medio se transporta alrededor del 90% de la carga del país.
Adicionalmente, los costos del transporte son altamente representativos en la cadena de abastecimientos. Se ha observado que el movimiento de carga equivale aproximadamente entre un 30% a un 60% de los costos totales de logística.
Debido a lo anterior, para una administración efectiva del sistema de transporte es necesaria la utilización de un sistema de asignación de rutas, enfocado a la optimización del proceso de distribución de mercancías cuyo objetivo principal es minimizar tiempos y costos en el proceso de entrega y recogida y en general los costos totales de toda organización, agregando valor al producto a entregar.
Además, mediante la administración de un sistema de transporte eficiente y de bajo costo las organizaciones pueden obtener un aumento en la competitividad, en las economías de escala y una reducción los precios de los productos. Ante estos retos, las empresas se requieren entregar puntualmente y en el menor tiempo de ciclo posible sus productos a los clientes. Al reducir este tiempo de ciclo, los inventarios de la cadena de suministro y los costos operacionales también se aminoran. De ahí resalta la importancia de administrar efectivamente el proceso de distribución o entrega a nuestros clientes ya sean internos o externos.
Para eso se requiere una administración formal del proceso de distribución que permita utilizar adecuadamente los recursos de transporte y almacenamiento como flota de transporte, número de andenes, número de visitas o paradas por cada unidad de transporte, capacidad de almacenamiento, capacidad de transporte, introducción del concepto de circuitos y el cross-dock, entre otras. Además, utilizar técnicas de distribución como es el Efficient Customer Response, Quick Response, que nos permitan trabajar bajo el concepto de puerta–a–puerta. Es decir, a nuestro cliente no le importa cómo lo hagamos, lo que sí le interesa es que podamos mover el producto desde un punto de origen hasta un punto destino, sin que el tenga que administrar y monitorear la ejecución; y que ese movimiento se haga en los tiempos establecidos con un costo mínimo para él, garantizando que el material no detenga su flujo sin importar el proceso donde se le ubique. En el área de Logística/Transporte, el uso de la tecnología de información está rompiendo las estructuras conceptuales tradicionales y representa una de las diferencias sustanciales y críticas para ser competitivo en el ambiente de la nueva economía.
Hay que recordar que en la economía de Internet, la entrega representa el momento de la verdad de los miles de procesos de negocio que tuvieron que ser ejecutados antes, para esto, la sincronización, el diseño de redes de distribución y la optimización de transporte, son necesarios para no caer en stock out o entregar fuera del tiempo establecido, con faltantes o en el lugar inadecuado. Si estos procesos no son adecuados, todo el valor generado a través de la cadena de suministro se pierde, y a la larga puede representar la pérdida de mercado de las empresas que la conforman. Las compañías líderes nacionales han tomado como eje de todas sus estrategias de negocio el fortalecer el macro-proceso de distribución y gracias a él, ejercen un dominio en los mercados en lo que participan.
Pero para que estos sea una realidad, es requerido el apoyo central desde el estado, el cual a través de adecuados procesos regulatorios y normativos y el desarrollo de áreas de transporte de apoyo y/o complementarios (Ferrocarril – Puertos), doten al país del
soporte, apoyo y regulación necesaria, para que toda esta infraestructura de transporte y distribución, sea un real apoyo al desarrollo y crecimiento país.
TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE REDES DE DISTRIBUCION
Sobre la base del estudio de la bibliografía especializada en la materia, donde se consultaron diferentes metodologías para el subsistema de distribución, así como fundamentados en las necesidades de las investigaciones propias de los autores, se desarrolla el presente procedimiento Fase I: Diagnóstico del sistema de distribución En esta fase inicial del procedimiento se comienza efectuando un análisis del sistema actual, con el objetivo de conocer las características del sistema objeto de estudio, el cual se tomará como base para el diseño de la red logística.
Paso 1: Inventario del equipamiento actual Como punto de partida se realiza un levantamiento del equipamiento con que cuenta la organización objeto de estudio, se debe conocer la cantidad de equipos, la descripción de los mismos, su número de identificación, su capacidad dinámica, el consumo de combustible por kilómetro recorrido, además de otros indicadores que se consideren pertinentes para caracterizar el parque de equipos con que cuenta la entidad, con el objetivo de diseñar la red logística.
Paso 2: Obtener información de la organización actual del sistema de distribución Una vez que se logra inventariar el parque de equipos se procede a obtener información del estado actual del sistema de distribución. El objetivo de este paso es reunir información de los elementos que se consideren importantes a tener en cuenta para el diagnóstico del sistema, se deben aplicar técnicas de recopilación de la información al personal implicado en la actividad logística de distribución, se recomienda consultar a choferes, trabajadores de control de flota, mantenimiento y transporte. Es vital contar con elementos que reflejen por los implicados directos en este proceso su valoración del estado del sistema e identificar los factores susceptibles a mejorar según el criterio de los mismos.
Paso 3: Descripción y análisis de mapas y (o) gráficas del territorio objeto de estudio Para el diseño de sistemas de distribución, dados sus potencialidades, se ha generalizado el empleo de mapas y (o) gráficas: En este paso se deben emplear para la representación del(los) origen(es) y el(los) destino(s). En dependencia de la complejidad del sistema de distribución se deben apoyar en ellos para desarrollar el macro y (o) micro ruteo.
Paso 4: Descripción de la ruta existente Una vez que ya se tienen ubicados en el mapa el(los) origen(es) y el(los) destino(s), se traza la(s) ruta(s) existente(s), pudiendo realizarse este paso sobre el mapa o en otro formato. De la ruta debe especificarse las distancias entre cada uno de los puntos, por lo que se recomienda elaborar una matriz de distancias, así como describir los puntos y la secuencia del recorrido a través de la construcción de la red logística.
Paso 5: Investigación de la vialidad Para valorar alternativas se hace necesario efectuar un análisis de la vialidad, con el objetivo de conocer si la ruta que se sigue actualmente es la única posibilidad o si existen otras variantes de acceso para realizar un nuevo diseño de la red de distribución. La vialidad puede ofrecer información para apoyar la toma de decisiones sobre la base de diversos elementos como: los sentidos de las calles, la capacidad permisible de tonelaje transitable y otros que sirvan de fuente de información fiable.
Paso 6: Estudio de tiempos de recorrido Es muy importante contar con información sobre el tiempo que demora en cada recorrido entre los diferentes elementos que componen la ruta de distribución. Para ello es favorable realizar análisis retrospectivos. En aquellas entidades que cuenten con sistema de GPS se facilita la obtención de datos para efectuar este tipo de estudio, en aquellas que no cuenten con esta tecnología se deberá realizar mediante el análisis de los documentos de los choferes donde describen el tiempo empleado para trasladarse de un punto a otro. Se recomienda elaborar una base de datos para procesar esta información, y aplicar herramientas estadísticas para obtener la descripción de los datos con medidas de tendencia central para el estudio de los tiempos de recorrido.
Paso 7: Estudio de la demanda por segmentos y por clientes
Se debe efectuar un estudio de las necesidades de los clientes, cuantificando su demanda y desglosarla por tipos de productos y(o) servicios. Para ello se debe clasificar si la demanda es regular, o sea, con patrones cuantitativos y cualitativos estables y homogéneos; o si es una demanda irregular donde esos patrones son inestables o heterogéneos. Para estos últimos se considera factible aplicar análisis prospectivos sobre la base de datos por series temporales, para llegar a la proyección de la demanda con márgenes confiables. El objetivo fundamental de este paso es asignar valores fiables de demanda a los clientes, para conocer las necesidades reales de distribución de mercancías.
Paso 8: Estudios de costos Como último paso de esta fase se culmina con un estudio de costos asociado al sistema de distribución actual. Se cuantifica los gastos asociados a la fuerza de trabajo por concepto de salario, a los medios de trabajo, a través de diversos indicadores económicos como pueden ser gasto de combustible, depreciación, entre otros.
Fase II: Diseño de la red logística
Esta fase es donde se plantean las mejoras al sistema de distribución, sobre la base del diagnóstico se elabora la ruta propuesta y se analiza su factibilidad.
Paso 9: Descripción de la ruta propuesta Con toda la información analizada en la fase anterior se procede a diseñar la ruta que será propuesta. Los métodos para realizarla pueden ser diversos, los mismos se clasifican en tres grupos: de prueba y error; heurísticos y metaheurísticos; y los denominados de optimización. Los más empleados son los dos primeros, ya que los métodos de optimización no garantizan encontrar la solución exacta en un tiempo razonable de cómputo cuando el número de clientes es grande. Dentro de los métodos de prueba y error se señala como uno de los más utilizados el del Barrido; dentro de los heurísticos se encuentran el Método del agente viajero, Método de los ahorros; Método de emparejamientos y Heurístico de mejora de multirrutas. Dentro de los metaheurísticos se destacan: Algoritmos de hormigas; Programación restringida; Recocido simulado; Algoritmos genéticos; Búsqueda tabú; Tabú granular y el
procedimiento de memoria adaptativa. El empleo de programas computacionales ha demostrado ser muy factible para la solución de muchos de esto métodos, por lo que se recomienda su uso en aras de simplificar tiempo y minimizar posibles errores.
Método del barrido
La naturaleza de su procedimiento resulta muy práctica, dado que obedece al sentido lógico que requiere un análisis de rutas. Constituye quizás la herramienta que mayor empleo posee en la práctica, dado que el propio sentido común lleva a su concepción. Se recomienda en situaciones relativamente sencillas para el profesional encargado de trazar las rutas y en aquellos casos en que las distancias entre los puntos a recorrer son similares, tanto a la ida como al regreso, por lo que mayor atención se dirige hacia la cantidad de materiales o productos que deben ser distribuidos y la capacidad estática de los medios de transporte seleccionados.
Método del agente viajero Es un método muy conocido y utilizado para definir rutas de distribución y a diferencia del Método del Barrido considera las distancias entre los diferentes puntos a distribuir, estableciendo secuencias de recorrido. Existe una gran cantidad de variantes de este procedimiento, muchas de las cuales pueden considerarse como métodos de optimización, aplicables fundamentalmente cuando no son muchos los puntos a distribuir. Sin embargo, la complejidad de las mismas y la limitación en cuanto al número de puntos, hizo que se desarrollaran toda una gama de procedimientos basados en reglas heurísticas, que si bien no siempre ofrecen un resultado óptimo, si permiten lograr buenos resultados de una manera mucho más rápida.
Otro método intuitivo podría ser el método del vecino más cercano. En este caso las rutas se construyen secuencialmente, añadiendo en cada paso el cliente que se encuentre a menor distancia del último cliente insertado.
BENEFICIOS DE LA RED DE DISTRIBUCIÓN. El rediseño de la red permite optimizar el costo logístico total, mejorar los niveles de servicio al cliente, aumentar la flexibilidad y la capacidad de respuesta, entre otros muchos otros beneficios. En la experiencia de Accenture, los beneficios de implementar una nueva red de distribución orientada al mercado se pueden resumir en:
• Incremento entre 2 y 5 % de ingresos por mejor servicio al cliente y disponibilidad del producto. • Reducción entre 10 y 30 % en los costos logísticos. • Reducción entre 10 y 20% de los inventarios. • Disminución de los activos entre un 10 y 30%.
