TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA - AA2
FABIAN DE LA PUENTE ROYERO
AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD - NTC ISO 9001 SENA 2019
1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance del programa de auditoría. Objetivo: Proporcionar la metodología adecuada para llevar a cabo las auditorías internas pertinentes, con el fin de verificar si el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando de manera eficiente, acuerdo a sus manuales y directivas vigentes, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades de la ARMADA NACIONAL DE COLOMBIA, ante la población, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de su misión, objetivos, planes, programas, y procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas. Alcance: Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento del sistema de gestión de la calidad en la ARMADA
NACIONAL DE COLOMBIA durante el periodo vigente. b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. DETALLE
FEBRERO –MARZO 2019 22 23 24 25 28 1
Elaborar el programa de auditoria Preparar La Auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de Información Preparar Conclusiones de la Auditoria Ejecutar reunión de Cierre Informe de Auditoria Distribuir el Informe y Socialización ABRIL 2019 Realizar Seguimiento
2 3 7
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c. Criterios de auditoría. PROVEEDOR
ENTRADAS
* Alta dirección *Dependencias de la entidad *Organismos de Control
*Programa de Auditoria *Plan de Auditoria *Procesos de la Entidad *Planes de Mejoramiento Vigentes * Auditorias Anteriores
ACTIVIDADES SALIDAS Elaborar el programa de Auditoria Elaborar Planes de Auditoria
CLIENTE
*Evidencias de Auditoria *Hallazgos * Acciones Correctivas Preventivas. *Informes Auditoria Ejecutar reunión de cierre *Planes Mejoramiento Informe de Auditoria Preparar la auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de la Información Preparar conclusiones de la auditoria
RESPONSABLE
la * Alta Dirección *Dependencias Jefe de Control y y/o procesos de la Interno entidad Líder grupo auditor de Organismos de Control de
Distribuir el Informe Realizar Seguimiento.
d. Auditores seleccionados por procesos. DETALLE
NOMBRE
CARGO
FECHA
Elaboró
ALVARO HERNANDO AVILA
DIRECTOR CIUDADANA
Revisó
RICARDO RODRIGUEZ YEE
VICECONTRALOR
Aprobó
CARLOS FELIPE CORDOBA
CONTROLADOR GENERAL DE LA REPUBLICA
FIRMA
ATENCIÓN
e. Recursos necesarios. Recursos Humanos: Profesionales designados de la Dirección de atención ciudadana con experiencias en auditorías internas de calidad. Así mismo gastos financieros para alimentación, viáticos, papelería y útiles. Tecnológicos: Computadoras con acceso a internet e impresoras. Infraestructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. IMPACTO
NOMBRE DEL DESCRIPCION RIESGO DEL RIESGO
POSIBLES CONSECUENCIAS
1
2
3
PROBABILIDAD
1
2
VALORACION RIESGO (I+P)
3 o
te
el
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Inexactitud
el de Deficiencia en el se seguimiento a la X su gestión y la calidad
Decisiones Equivocadas Informes no basadas basados en las informes evidencias ajustados a reales realidad de entidad
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MEDIDAS
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MANEJO DEL RIESGO
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Que programa Incumplimiento auditoria no cumpla en totalidad
DEL
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5 IMPORTANTE
Realizar Control seguimiento constante minucioso
X
5 IMPORTANTE
Realizar Control seguimiento constante minucioso
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. Objetivo: Ejercer el control sobre la información financiera y de servicio ante la población de la Armada Nacional de Colombia. Alcance: Verificar la ejecución presupuestal correspondiente al año 2018, por el concepto de gastos adquiridos, en los servicios prestados durante las operaciones realizadas. b. Procesos a ser auditados. Procesos estratégicos:
Planeación estratégica. Desarrollo del Plan Estratégico Desarrollo de planes Procesos Misionales Proceso operativo
Procesos de apoyo conexos: Proceso de servicio al cliente. PQR Procesos de Apoyo. Proceso estratégico. Proceso de contratación. Proceso financiero. Proceso de Gestión Humana. Procesos administrativos. Procesos de evaluación y control.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. 1. Elaborar el Plan de visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como:
Determinación del tipo de auditoría.
Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.
Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades, preparación y entrega de informe.
Asignación de tareas al equipo auditor. Determinación de recursos necesarios.
Definir: Objetivo.
Alcance
Antecedentes
2. Someter el Plan de visita de Auditoría a la aprobación del Controlador General de la República. 3. Generar comunicaciones necesarias. 4. Abrir archivo documental de la auditoria.
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. 1. Ubicación: Instalación central de la Armada Nacional, edifico el CAN, Bogotá D.C 2. Cronograma: DETALLE
FEBRERO –MARZO 2019 22 23 24 25 28 1
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Elaborar el programa de auditoria Preparar La Auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de Información Preparar Conclusiones de la Auditoria Ejecutar reunión de Cierre Informe de Auditoria Distribuir el Informe y Socialización ABRIL 2019 Realizar Seguimiento
3. Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011:2011 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:
Preparación del Plan de Auditoría
Asignación de las tareas al equipo auditor
Preparación de los documentos de trabajo
Realización de la reunión de apertura
Fecha prevista para su celebración
Recopilación y verificación de la información
Generación de hallazgos de la auditoría
Preparación de las conclusiones de la auditoría
Realización de la reunión de cierre
Aprobación y distribución del informe de auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar. El método a utilizar es el método de Inspección, cuya finalidad, se tiene como la verificación física de las cosas materiales en las que se tradujeron las operaciones, se aplicada a las cuentas cuyos saldos tienen una representación material. (Efectivos, mercancías, bienes, etc.)
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.
Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditorías con base en los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Con el desarrollo de esta actividad, pude conocer cómo se lleva a cabo una auditoria interna de calidad, cuya finalidad tiene como objetivo principal velar y garantizar que se estén llevando a cabo los procedimientos acordes a su sistema de gestión de calidad. Por otra parte pude conocer como está formado un equipo auditor, que dentro de este se tiene a un auditor líder, con unos roles y responsabilidades para llevar a cabo un eficiente plan y de desarrollo de la auditoria, y que esta debe estar sometida a una aprobación. Así mismo, que está conformada por fases, plan, ejecución, documentac ión y que se emplean técnicas tales como las que se utilizan en un trabajo de grado o tesis, y que son las herramientas y métodos necesarios que ayudan a obtener los verdades resultados de la auditoria.
Finalmente pude entender la importancia de las auditorías, así como la norma que la rige, la cual sirve como base para el desarrollo de la misma. Así mismo pude concluir que gracias a las auditorias se puede comprobar que haya una eficiente trazabilidad en todos los procesos de dicha empresa, y que los recursos financieros sean ejecutados para los que fueron destinados.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
SENA. (2019). PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS. Disponible en: https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/11220133/Conteni do/OVA/aa1_oa1/index.html
