Taller Programa y Plan de Auditoria 1. Actividad: Planifcación y preparación de auditorías Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa. Para ello revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad !S" #$%##& '%## y desarrolle los siguientes puntos&
1. Diseño Diseño del program programa a de auditoría auditorías: s: 2. Defn Defnic ició ión: n: Programa de auditorías: Conju Conjunto nto de una una o m(s m(s audit auditor orías ías plani) plani)cad cadas as para para un perio periodo do de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especí)co. *l programa de auditoría que dise+e debe contener lo siguiente&
a. O O!" !"T# T#$ $O Proporcionar metodología para reali,ar las auditorías internas con el )n de veri)car si el sistema de gestión institucional y el sistema de gest gestió ión n de la cali calida dad d se est( est( ejec ejecut utan ando do adec adecua uada dame ment nte e si se mantiene actuali,ado y est- acorde con las políticas administrativas y legales para asegurar el control del cumplimiento de las actividades del A"/0" /*"1 G"2*3 reali,ando recomendaciones imparciales sobre la base delas evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos planes programas proyectos y procesos como tambi#n oportunidades oportunidades de mejora a la operación de lasactividades' apoyando a la alta alta dir direcci ección ón en la toma toma de deci decisi sio ones nes para para cor corregir egir las las desviaciones presentadas.
A%&A'&" del programa de auditoría. Contempla desde la planificación programación ejecución y docu documen mentac tació ión n así como como el seguimi seguimient ento o a las las accio accione nes s corre correcti ctiva vas s y preventivas que resulten de las auditorías internas el cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en el A"/0" /*"1 G"2*3 en el periodo )scal vigente.
(. &)O'O*)A+A &)O'O*)A+A D" %A, A-D#TO)#A, A-D#TO)#A, A )"A%#A) )"A%#A) "' "% "% A/O D"TA%%"
2 3 4 5 6
1 0
"'")O D" 201 1 1 1 1 1 1 2 2 1 2 7 6 0 3
2 4
2 2 1 5 0
*laborar el Programa de Auditoria Preparar la Auditoria 4eali,ar 4eunión de Apertura 4ecolección de información Preparar Conclusiones Conclusiones de la Auditoria *jecutar 4eunión de Cierre !nforme de Auditoria istribuir el !nforme
D"TA%%"
8")")O D" 201 13 21
27
)eali9ar ,eguimiento
c. &)#T" &)#T")#O )#O, , D" A-D#T A-D#TO) O)#A #A PO)$""DO "'T)ADA, )
5 Alta irección. 5 ependencia de la *ntidad. 5 "rganismo de control.
5 Programa de auditoria. 5 Plan de Auditoria. 5 Proceso de la Auditoria. 5 Planes de mejoramiento vigentes. 5 Auditorias anteriores.
A&T#$#DAD",
,A%#DA,
&%#"'T"
)",PO',A %"
5 Alta dirección 5 ependencias y7o procesos de la entidad 5 "rganismos de control
5 8efe de control interno 5 /íder del grupo auditor
*laborar el Programa de auditoria *laborar el plan de Auditoria. Preparar la Auditoria 4eali,ar reunión de apertura 4ecolección de la información Preparar conclusiones de la Auditoria *jecutar reunión de cierre !nforme de Auditoria istribución del informe 4eali,ar seguimiento.
5 *videncias de Auditoria 5 6alla,gos 5 Acciones correctivas y preventivas 5 !nforme de auditoría 5 Planes de mejoramiento
DO&-+"'TO,
)"*#,T)O
2anual de Pr Procedimiento
Plan de de me mejoramiento
2anual de !mplementación
Cronograma de auditoria
2anual de Competencias
!nforme de Auditoria Anteriores
/ista de de 9e 9eri)cación 0ormato de Programa de Auditoria 0ormato de !nforme de Auditoria
d. A-D#TO)", A-D#TO)", ,"%"&&#O'ADO ,"%"&&#O'ADO, , PO) "% P)O&",O. P)O&",O. D"TA%% 'O+)" &A)*O " "%AO) O Albe Albert rto o 4am 4amos os Cue Cueto to oce ocent nte e e:p e:per erto to en en *duc *ducac ació ión n
8"&A
8#)+A
8uan Carlos 2ahecha 8efe de ")cina de Control ;oro !nterno )"$#,O ;oro Alan Castiblanco /íder de calidad AP)OO mora
e. )"&-),O, )"&-),O, '"&",A)# '"&",A)#O,. O,. )ecursos )ecursos umanos umanos& Profe Profesio siona nales les de la o) o)cin cina a de contr control ol !nter !nterno no Auditores de Calidad
Tecnológicos ard;are& *qui *quipo pos s de comp comput utad ador oras as e !mpr !mpres esor oras as Soft
#n
$aloración del #mpac Pro(a(ili $aloración )iesgo =# > P? to dad 'om(re descripc posi(les del ión del consecue )iesgo )iesgo ncias 1 2 1 2
!ncumplimie nto
!ne:actitud
>ue el e)ciencia en Programa de el auditoria no aseguramiento se cumpla de la gestión de en su calidad totalidad decisiones equivocadas informes no basadas en basados en informes no los datos ajustados a la reales realidad de la entidad
e e o 3 4 l e +ane e l l d ( ( a t ( @o del +edid a a r n a t as a t )iesg e t p r e d p o e l o r o e c o A T + p c a m n 1 2 # #
:
:
tolerable
:
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tolerable
Asumir Capacitaci reducir ón a los el riesgo auditores
Asumir Capacitaci reducir ón a los el riesgo auditores
<. #D"'T#8#&A) "$A%-A) %O, )#,*O, D"% P)O*)A+A D" A-D#TO)#A
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría Bue diseñe de(e contener lo siguiente: A. "?8*;!9" "?8*;!9" @ A/CA1C* A/CA1C* * /A A!;"4! A!;"4!A& A& *jer *jerce cerr el cont contrrol de gest gestió ión n sobr sobre e la info inforrmaci mación ón de la gest gestió ión n Acad-mica en el C"/*G!" C"10A2!/!A4 /"S /AG"S A/CA1C* ejecución presupuestal y acad-mica correspondiente al '%#B por el concepto de gastos generales y los servicios educativos. ?. P4"C*S" P4"C*S" A S*4 S*4 A!; A!;A" A" Procesos estrat-gicos& •
Planeación estrat#gica.
•
esarrollo del plan estrat-gico.
•
esarrollo de planes
•
Procesos misionales
•
proceso educativo.
Procesos de apoyo cone:os& •
Proceso de servicio al cliente.
•
2atriculas
Procesos de apoyo. •
Proceso estrat#gico.
•
Proceso de contratación.
•
Proceso )nanciero.
•
Proceso de Gestión humana.
•
Procesos administrativos.
•
Procesos de evaluación y control.
C. C4!;*4!"S * A!;"4!A @ "C2*1;AC!"1 * 4*0*4*1C!A a. elaborar el Plan de 9isita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como& •
eterminación del tipo de auditoría.
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eterminación de equipos electrónicos almacenamiento a utili,ar.
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Cons Consid ider erac ació ión n y de)n de)nic ició ión n de fech fechas as inic inicio ios s y ter termina minaci ción ón actividades preparación y entrega de informe.
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Asignación de tareas al equipo auditor.
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eterminación de recursos necesarios.
e)nir&
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"bjetivos.
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Alcance
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Antecedentes
b. Someter el Plan de Bisita de Auditoría a aprobación del 8efe de la o)cina de Control interno. c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria
D. -#&A&#C' 8"&A, T#"+PO ",P")ADO D-)A&#O' D" %A, A&T#$#DAD", D" A-D#TO)#A &ronograma Se de)ne de)ne la secuen secuencia cia de etapa etapas s a reali, eali,ar ar para para el desar desarro rollo llo de la auditoria. Siguiendo la 1orma ;-cnica Colombia 1;C& #$%##& '%%' irectrices para la auditoria de los sistemas de Gestión de Calidad así como por las buenas pr(cticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente&
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Preparación del Plan de Auditoría.
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Asignación de las tareas al equipo auditor
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Preparación de los documentos de trabajo
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4eali, eali,aci ación ón de la reun reunió ión n de apertu apertura ra.. 0echa echa prev previst ista a para para su celebración.
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4ecopilación y veri)cación de la información
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Generación de halla,gos de la auditoría
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Preparación de las conclusiones de la auditoría
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4eali eali,a ,aci ción ón de la reuni eunión ón de cier cierrre. 0echa echa prev previs ista ta para para su celebración.
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Preparación del informe de auditoría
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Aprobación y distribución del informe de auditoría.
8. +"TODO, D" A-D#TO)#A A -T#%#A). Para aplicar el m-todo deductivo a la auditoría se necesita& •
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0orm 0ormulac ulación ión de objetivo objetivos s general generales es o especí)c especí)cos os del e:amen e:amen a reali,ar na na decl declar arac ació ión n de las las nor normas mas de audi audito torí ría a gen general eralme ment nte e aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.
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n conjunto de procedimientos para guiar el proceso del e:amen
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Aplicación de normas generales a situaciones especí)cas
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0ormulación de un juicio sobre el sistema e:aminado tomado en conjunto.
8. )O%", )",PO',A#%#DAD", D" %O, +#"')O, D"% "E-#PO A-D#TO). •
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*laborar la plani)cación anual de la auditoría de acuerdo con el (mbito asignado en coordinación con las unidades administrativas correspondientes. "rga "rgani ni,a ,arr equi equipo pos s de audi audito torí ría a para para reali eali,a ,arr los los e:(me :(mene nes s programados tomando en cuenta para su integración entre otros otros aspectos aspectos las condicio condiciones nes t-cnicas t-cnicas conocimi conocimiento ento e:perie e:periencia ncia habilidades y relaciones interpersonales. Prog Progra ramar mar las las audit auditor orías ías a base base de los crite criteri rios os y est(nd est(ndar ares es mínimos tales como el objetivo general el alcance el tiempo para su ejecución nDmero de auditores por equipo y las instrucciones espec specíf ífic icas as entr entre e otro otros. s. Apoyar Apoyar e incen incentiva tivarr la partic participac ipación ión activ activa a de los los auditore auditores s con el el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría especí)ca.
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Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo la asistencia t-cnica necesaria para que #stos cumplan e)cientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la plani)cación preliminar y la plani)cación especí)ca previa a la ejecución del trabajo y e:amen de (reas críticas
. 8#'A%+"'T" ",&)#A %A, &O'&%-,#O'", D"% AP)"'D#,A!" T)A, "% D",A))O%%O D" %A, A&T#$#DAD",. /a Auditoria es la evidencia que le permite al auditor emitir emitir un concepto de conf confor ormi mida dad d o no conf confo ormida midad d es impo import rtan ante te estab stable lece cerr un programa el cual debe ser acorde con las necesidades de la empresa teniendo en cuenta que se auditen todos los procesos del SGC ya que permite permite el desarrollo desarrollo de las auditorias auditorias con objetividad objetividad teniendo teniendo claros los los roles les y respo espons nsab abil ilid idad ades es.. *spe *spera rand ndo o dete detect ctar ar toda todas s las las no conformidades conformidades para lograr lograr la mejora continua continua de los procesos procesos adem(s cabe resaltar que el establecimiento de una plana de auditoría evita el desviamiento del tema y aporta información clara tanto para el cliente como para el auditado.
/o anterior nos obliga a ser creativos para la formulación de un plan anual de auditoría. /a realidad es que el (rea de auditoría dispone de recu recurso rsos s limita limitado dos s y por por consi consigu guien iente te es imposi imposible ble audita auditarr todo todo el universo auditable en un a+o. "tro aspecto a tener en cuenta es el grado de conocimiento del auditor sobre la marcha de la gestión de riesgos. ;ener ;ener conocimiento conocimiento y acceso oportuno a la documentación documentación de la gestión de riesgos se convierte en un tema vital para el desarrollo de este enfoque. Por otra parte se podría a)rmar que la meta de una metodología de auditoría interna basada en riesgos es confeccionar un programa de auditoría que permita centrali,ar sus pruebas en los controles críticos. /as /as for formas mas y m-to m-todo dos s para para estr estruc uctu tura rarr una una meto metodo dolo logí gía a con con este este objetivo son muy variadas va a depender de mDltiples aspectos tales como&
/a capa capaci cida dad d de los los audi audito torres para para iden identi ti)c )car ar el grad grado o de madu madurre, e, de la gest gestió ión n de ries riesgo gos s en la orga organi ni,a ,aci ción ón o en la materia auditable.
/a Euide, e, en el inter tercamb cambiio o acc acceso eso a la info inforrmació ación n y docum document entaci ación ón que que suste sustent nta a la evalu evaluaci ación ón de riesgo riesgos s por por los los due+os de los procesos o Gerencia de %iesgos.
/a habilidad de los auditores de poder identi)car y evaluar el nivel del del ries riesgo go inhe inherrente ente y resid esidua ual l así así como como la iden identi ti)c )cac ació ión n y medición de los controles vigentes que permitan mitigar dichos riesgos
/a pericia de poder actuar los auditores como facilitadores en la reali,ación de talleres de autoevaluación de riesgos y controles con con los los due+ due+os os de los los proc proces esos os con con el )n de iden identi ti)c )car ar los los controles críticos vigentes.
/a destre,a para divulgar en los informes en un lenguaje claro el resul esulta tado do de la revis evisió ión n sin sin incu incurs rsio iona narr en come coment ntar ario ios s que que corresponden propiamente a los gestores de riesgos.
/a e:periencia que deben tener los auditores en el dominio de la identi)cación de la normatividad interna de la gestión de riesgos.
*l empl empleo eo de una una dive divers rsid idad ad de her herrami ramien enta tas s anal analít ític icas as que que permitan al auditor tener la seguridad del -:ito en su trabajo.
0inalm inalment ente e el ingen ingenio io e inici iniciati ativa va del audit auditor or para para la mejo mejora ra contin tinDa en sus meto etodologías de trab traba ajo y el emp empleo de info inforrmaci mación ón vali valios osa a de sus sus pape papele les s de trab trabaj ajo o de ante anteri rior ores es evaluaciones. 
