CONTENIDO INTRODUCCION………………………………………………………..…………………………..3
SUPERVISION DE OBRA DEFINICION……………………………………………………………..……….…..4 FUNCIONES ESPECIFICAS DE SUPERVISOR DE OBRA……………..……….….5 METODOLOGIAS, TECNICAS E INSTRUMENTOS DE SUPERVISION….….….6 AGENTES INTERVINIENTES….………………………………………….…..….....7 EL COODINADOR SUPERVISOR.…………………………………………....…....8 FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS DE LA SUPERVISION………..………9 EN LA ETAPA ANTES DE LA OBRA……………………………………..…….…..10 EN LA ETAPA DURANTE LA OBRA……………..………………………….……..12 EN LA ETAPA DESPUES DE LA OBRA………………………………..……………19 ASPECTOS DE PROMOCION Y EDUCACION SANITARIA……………….…….20 FUNCIONES DEL SUPERVISOR EN LAS OBRAS…………………………….……23 CONCLUSIONES……………………………………………………………….……25 BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………….…...26
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En efecto, cuando uno de ustedes quiere construir una casa en el campo, ¿no comienza por sentarse a calcular los gastos, para ver si tiene con qué terminar? Porque si pone los cimientos y después no puede acabar la casa, todos los que lo vean se burlarán de él y dirán: Ahí tienen a un hombre que comenzó a construir y fue incapaz de concluir
………………San Lucas 14, 28 - 30
DEDICATORIA …………………………………………………………………………………………………… Dedico a todas las personas que aportaron un granito de apoyo para llevar adelante mis estudios y en especial a mis padres.
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INTRODUCCION No existe empresa o actividad que pueda tener éxito sin una adecuada supervisión a todos los niveles. Los mejores programas y proyectos se convierten en simples documentos de archivo o fracasos, si no existe una supervisión que permita ejecutarlos. Supervisión es la visión superada del trabajo humano a la ley del conocimiento teórico y práctico del esfuerzo, de la naturaleza individual y social del mismo y del beneficio que éste proporciona a las personas. En consecuencia, un Supervisor necesita poseer conocimientos teóricos de la actividad que debe observar de la institución que integra y de la solución de los problemas que se plantean. Un Supervisor no es la persona que ordena, sino la que orienta, no dice lo que “hay que hacer”, sino lo que “se debe hacer”, consecuentemente es una persona lógica y ordenada en el pensamiento, claro y sencillo en la exposición o demostración y un modelo en la conducta y los modales. En la práctica, el supervisor encontrará muchos problemas que no se contemplan en este manual, ya que la supervisión de una obra representa numerosas situaciones imprevistas que el Supervisor tiene que resolver durante la ejecución del proyecto. Objetivo General: Establecer una norma sencillo y uniforme, tanto para cubrir la información que debe suministrar la supervisión de las obras, como para delimitar las funciones y responsabilidades del personal encargado de realizar dicha actividad. Objetivos Específicos: 1.
Normar y estandarizar los procedimientos a seguir para lograr una supervisión eficiente
y eficaz. 2.
Proporcionar al personal encargado de la supervisión se proyectos de construcción, los
mecanismos que faciliten el control adecuado de las obras que se ejecutan. 3.
Indicar el procedimiento para proporcionar periódicamente la información cualitativa y
cuantitativa del desarrollo de las obras.
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SUPERVISION DE OBRAS DEFINICION DE SUPERVISION DE OBRA.Supervisar una obra es: “Examinar la misma a través de una persona capacitada, denominada supervisor, para concluir y dictaminar si la obra o fase en construcción, está correcta o no, de acuerdo al diseño preestablecido en los documentos del proyecto; debiendo recomendar al ejecutor o unidad responsable las medidas correctivas pertinentes en tiempo oportuno”. En el concepto anterior, tenemos que vincularnos con cuatro Aspectos Fundamentales:
CRITERIOS GENERALES Existe diversidad de criterios para definir el tipo y condiciones de supervisión de una obra, en razón de que están en juego muchos factores que influyen en los aspectos generales del tema; entre otros: la magnitud de la obra, su grado de complejidad o especialidad, la ubicación y accesibilidad a la misma, la oportunidad de obtener servicios de supervisión en el área o en función de su monto, la etapa de ejecución en que se encuentre la obra, Los requerimientos o compromisos de supervisión preestablecidos, desde una simple inspección de avance de obra hasta un examen minucioso de calidad de obra y/o una auditoría pormenorizada, etc. Para el tipo de obras que nos ocupa, que son los proyectos cofinanciados con el Fondo de Solidaridad para el Desarrollo Comunitario; por lo general, obras de pequeña o mediana inversión, que en su mayoría son de relativa simplicidad y similitud, al grado de incluir en algunos casos diseños modelos. Se considera factible, el logro de supervisión por personal no profesional en la materia, pero sí capacitado a través de una orientación y guía, de cómo realizar las supervisiones necesarias, en el tiempo que dure su ejecución; objetivo que se espera Página 4 de 26
lograr con este Manual de Supervisión. También se reconoce las limitaciones de tiempo del personal encargado, cuya actividad y responsabilidad de supervisión de las obras del FSDC, constituye otra actividad más en sus responsabilidades de funcionario; otra razón más, para buscar facilitarle la labor y responsabilidad de supervisar dichas obras.
FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA SUPERVICION DE OBRAS. Las funciones del supervisor están formadas por el conjunto de acciones llevadas a cabo de manera completa y sistemática para vigilar y coordinar actividades , para cada una de las acciones se cuenta con apoyos de tipo gráfico y analítico para verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas, economías y legales pactadas entre subsidiario de la obra y ejecutar de la misma. El objetivo principal de la supervisión es lograr que la obra se ejecute dentro del programa estipulado, calidad de obra especificada y costo indicado. Las funciones que desarrolla el supervisor se en marcan en las siguientes actividades: Actividades de control. a) Actividades de información. b) actividades de administración interna. ACTIVIDADES DE CONTROL: Comprende: control de tiempo, control de calidad y control de costo. Control de tiempo: están en función de los programas de obra y es obligación de la supervisión sujetar el proceso constructivo ha como lo establece el programa. Control de calidad: normalmente son reguladores por especificaciones de materiales y equipos expedidos por fabricantes, así como de normas técnicas. Control de costos: se pretende lograr que la obra se construya dentro de los costos calculados. B) ACTIVIDAES DE INFORMACION: Consiste en establecer un medio de comunicación entre supervisor, contratista e instituto interesado en la obra. El propósito es mantener al subsidiario ampliamente informado de los avances físicos y financieros logrados en el desarrollo de la obra.
C) ACTIVIDADES DE ADMINISTRACION INTERNA: Serie de funciones realizadas por el supervisor con el objeto de cumplir adecuadamente con las actividades de control de información y económico de la obra. Todas estas actividades mencionadas se contemplan a lo largo de la exposición del presente trabajo
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METODOLOGÍAS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE SUPERVISIÓN El estilo de supervisión que promueve este modelo es horizontal y participativo. Adapta los planes a la realidad local promueve el trabajo en equipo. La supervisión comprende el seguimiento en aspectos de obra y del componente social, propiciando que sean espacios de enseñanza aprendizaje, con un enfoque Eminentemente participativo y con un carácter resolutivo a los problemas encontrados en campo.
TÉCNICAS: Dentro de las técnicas que deberá el Supervisor considerar dentro de su trabajo en Campo podemos mencionar: Observación directa El Supervisor observa y registra el posicionamiento del personal responsable de la ejecución frente a la comunidad, la metodología empleada en el desarrollo de sus actividades; práctica de los usuarios, desempeño de la JASS. Es una forma eficaz de medir el desempeño en una situación real de trabajo, así como los resultados o efectos de la intervención. Los instrumentos a emplear en este método son las guías. Entrevistas a los usuarios: Permite recoger la información en torno a la satisfacción del usuario la relación al trabajo que se desarrolla, nivel de aprendizaje, así como algunos problemas identificados desde su perspectiva. El instrumento a utilizarse en las entrevistas es el cuestionario. Pueden darse en forma individual o grupal, permiten captar opiniones y los conocimientos que el personal tiene sobre las actividades o tareas de su responsabilidad y problemas. Es el momento para estimular al personal por los aspectos positivos de su labor. Página 6 de 26
Análisis de los registros: Este método comprende el estudio de los registros de las actividades ejecutadas, así como los problemas identificados, permitiendo tener un marco global de la situación. Instrumentos: Para el trabajo en campo se contará con los siguientes instrumentos, en forma adiciona a la presente guía y anexos: a) Expediente Técnico de Obra, debidamente aprobado mediante Resolución. b) Expediente Técnico Social, debidamente aprobado mediante Resolución. c) Ficha de Aprobación de la Intervención Integral. d) Convenio Comunitario para Acciones de Saneamiento Básico Rural. e) Guía para la Intervención Integral en Saneamiento Básico Rural. f) Cuaderno de Obra legalizado por notario público. g) Manuales de Capacitación y Promoción. FRECUENCIA, DURACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CARGA DE LA SUPERVISIÓN. El Supervisor es responsable de la supervisión de las acciones en las intervenciones comunitarias durante todo el ciclo que dure el proyecto para lo cual efectuarán 12 visitas de seguimiento de acuerdo al siguiente detalle
AGENTES INTERVINIENTES a.-El Supervisor Externo Es un profesional de experiencia reconocida representante de la entidad que financia la intervención y realiza acciones de supervisión.
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Perfil del Supervisor Externo. Para la supervisión integral de las intervenciones en saneamiento se tendrá un perfil que deberá cumplir las siguientes características mínimas: Profesional colegiado de ciencias en ingeniería civil o sanitaria. Experiencia mínima de 03 años en intervenciones integrales de saneamiento ambiental básico (obra + componente social). Dominio del idioma quechua. Experiencia en capacitación y promoción en proyectos de manejo de recursos hídricos. Dedicación a tiempo completo de acuerdo a su coeficiente de participación No estar observado por la entidad financiera. Capacidad de coordinación y trabajo en equipo. Conocer el trabajo y estrategia social propiciada desde el Proyecto. Autocrítico en sus acciones, con capacidad para resolver problemas
EL COORDINADOR DE SUPERVISIÓN. El Coordinador de Supervisión, es el profesional de planta que será el nexo directo entre el Supervisor Externo y la financiera. Se contará con un Coordinador de Supervisión tanto en el Gobierno Regional como en el Proyecto SANBASUR.
Funciones generales del Coordinador de Supervisión. Cumplirá las siguientes funciones: Asesorar y facilitar la supervisión externa en la evaluación y la viabilidad técnica financiera de los proyectos de saneamiento básico integral rural a ser canalizados a través del Proyecto SANBASUR. Brindar apoyo técnico a los Supervisores Externos y acompañar el proceso de intervención comunitaria. Asistir a la supervisión externa en el seguimiento y control técnico - financiero a las intervenciones ejecutadas con el Proyecto. Diseñar y validar instrumentos técnicos como manuales, guías y otros para la elaboración de estudios de pre inversión, supervisión y ejecución de obras. Revisar, consolidar y reportar a las instancias respectivas los informes del Supervisor Externo. Coordinar con las instancias correspondientes, al interior de su institución, para la programación y asignación de los desembolsos que se requieren para la normal ejecución de la intervención en saneamiento rural. Contribuir para lograr la armonía entre el personal del proyecto y el personal técnico de las instituciones con las que opera el Proyecto
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EL EJECUTOR DE LA INTERVENCIÓN. Se ha previsto que los ejecutores sean las municipalidades distritales o provinciales del ámbito de trabajo del Proyecto, puesto que por mandato de ley los gobiernos locales, tienen directa responsabilidad y competencia en la atención del Saneamiento Básico en su ámbito. El personal con que contará el ejecutor para las intervenciones integrales a nivel Comunitario estará integrado por: Un ingeniero residente, encargado de las actividades de infraestructura. Un promotor institucional, encargado de las actividades sociales. Un administrador, encargado de las actividades financieras y económicas.
FUNCIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS DE LA SUPERVISIÓN 1 Funciones generales del Supervisor Externo. Son funciones generales del Supervisor Externo: a. Evaluar y seleccionar las comunidades beneficiarias para intervenciones en saneamiento ambiental básico rural. b. Dar conformidad al planteamiento hidráulico del Expediente Técnico Detallado de Obra, participando en la compatibilidad del mismo tanto en campo como en gabinete. c. Conocer íntegramente el contenido del Expediente Técnico Detallado de Obra y Social aprobados. d. Exigir la disponibilidad de los elementos básicos para la supervisión que se encuentren en la intervención, como Expediente Técnico Detallado de Obra aprobado, Expediente Técnico Detallado Social aprobado, Cuaderno de obra debidamente foliado y legalizado, convenios, planos constructivos, detalles, etc. e. Efectuar la visita preliminar al proyecto, en forma conjunta con el ejecutor. f. Contar con un cronograma de supervisión por proyecto destacando las etapas constructivas y sociales críticas. g. Supervisar las intervenciones en saneamiento, verificando y controlando la correcta ejecución de los proyectos de acuerdo a las especificaciones técnicas, y planos establecidos así como acciones sociales, detallados en los expedientes respectivos. h. Detectar problemas de toda índole vinculados al proyecto, adoptando soluciones y recomendaciones correspondientes. i. Emitir los informes de supervisión correspondiente, en forma oportuna clara y precisa, estableciendo las recomendaciones necesarias y canalizarlos en sentido ascendente a sus superiores a fin de que las decisiones sean oportunas y precisas. j. Efectuar el seguimiento a la implementación de las recomendaciones, mediante un proceso de enseñanza-aprendizaje. k. Dictaminar sobre requerimientos de cambio y/o modificaciones de toda índole vinculada a la intervención en todas sus etapas. l. Revisar y dar conformidad a los informes técnicos sociales de promoción y capacitación.
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m. Coordinar con todos los actores involucrados en el proyecto, comunidad, Sectores Salud y Educación y gobiernos locales las acciones previstas dentro del plan de intervención. n. Elaborar la pre-liquidación de la intervención del proyecto correspondiente al ejercicio presupuestal, conjuntamente con el Residente del Proyecto, de conformidad a la normatividad de la fuente financiera.
2 Funciones específicas del Supervisor Externo. Las funciones específicas del Supervisor Externo se detallan a continuación, durante el ciclo del proyecto cual considera como unidad de referencia la etapa de antes, durante y después de la obra.
EN LA ETAPA DEL ANTES DE LA OBRA.
Aspectos de obra Incluye aspectos previos al inicio de la intervención en saneamiento a. Coordinaciones previas con los municipios, para la preselección de Comunidades y la participación del gobierno local en la evaluación de campo. b. Evaluación de campo a nivel técnico, social y económico para identificar la comunidad seleccionada con la intervención en saneamiento. Esta visita se realizará coordinadamente con el municipio y participará activamente la comunidad para conocer la demanda, el interés, necesidad y determinar la factibilidad de la intervención de acuerdo a la información detallada en la Ficha de Evaluación de Campo). La comunidad mediante Acta de Asamblea Comunal ratificará su compromiso y participación para la intervención. c. Para el caso de intervenciones con financiamiento del Gobierno Regional, revisar y dar conformidad a la Ficha Técnica del Perfil del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). d. Participar en la compatibilidad del Expediente Técnico Detallado de Obra. Este expediente es elaborado considerando la demanda y con la participación de los usuarios en el diseño de su proyecto. Contiene la metodología, procedimientos, planos, especificaciones, cronograma y presupuesto para los aspectos de obra. Se programará y efectuará una visita de campo para realizar la compatibilidad del expediente, con la participación del Proyectista, donde se verificará los planos de línea de conducción y red de distribución en planta (a nivel borrador) como documento de trabajo. El objetivo de esta visita es constatar los metrados del proyecto, dar conformidad al planteamiento hidráulico y evitar cualquier discrepancia de los componentes del expediente y el estado real en elterreno. e. Participar en la revisión del Expediente Técnico Detallado de Obra en gabinete; expediente cuya responsabilidad y financiamiento recaerá en las municipalidades cuyos ámbitos sean beneficiados, integrando la comisión revisora, para su respectiva aprobación de acuerdo al procedimiento establecido por cada entidad financiera y según a los Lineamientos para la Elaboración de Expedientes Técnicos en Saneamiento Básico (ver Anexo Nº 02) Directiva Nº 009-2003-GR/PR “Normas para la Formulación y Página 10 de 26
Aprobación de Estudios de Inversión a Nivel de Expediente Técnico Detallado” aprobado por la Regional de Administración y la Resolución Ejecutiva Regional Nº 540-2003-GR Cusco/PR. Para el caso de intervenciones con fuente financiera Gobierno Regional, la aprobación de los Expedientes Técnicos Detallados, se realizará mediante Resolución Ejecutiva Regional, previo informe favorable de la Oficina de Supervisión, Liquidación y Transferencia de Proyectos de Inversión, con las visaciones de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, de la Oficina Regional de Asesoría Jurídica, de la Gerencia General Regional del Gobierno Regional Cusco. Para intervenciones con financiamiento de la Cooperación Externa la aprobación se realizará a través de la Dirección del Proyecto SANBASUR.
Aspectos de promoción Incluyen acciones orientadas a la sensibilización de los usuarios para la participación comunitaria en el Proyecto, mediante el seguimiento y evaluación a talleres de motivación, preparación y organización en la comunidad. Deberá verificar y dar conformidad al diagnóstico comunitario y levantamiento de la línea de base de la población en relación al saneamiento básico rural, que permite conocer la situación inicial y compararla con los resultados de la intervención. El Supervisor verificará y dará conformidad al desarrollo de las siguientes acciones en la comunidad, efectuadas por el promotor/a acorde al Expediente Técnico Social: a. Taller análisis de la problemática en saneamiento básico en la Comunidad Verificar si este taller permitió la autorreflexión de los participantes. Cada problema de saneamiento debe analizarse en forma horizontal, porque se produce, sus efectos y consecuencias, alternativas de solución y quienes son los responsables. El promotor debe presentar el producto del trabajo realizado b. Presentación del proyecto El supervisor preguntará a los usuarios quienes participan, cuales son los compromisos de los actores del Proyecto, especialmente de los usuarios en relación a la obra y su participación en acciones sociales. c. Taller de organización participación comunitaria y liderazgo Este taller es la base para la constitución de la JASS, es necesario que el supervisor esté presente en su desarrollo. Mediante sociodrama u otra y técnica, los usuarios analizan los diferentes tipos de liderazgo y analizan cual es el mejor. Facilita la elección de los mejores comuneros/as como directivos de la JASS d. Apoyo en la constitución del Consejo Directivo de la JASS Supervisará las acciones del caso que permitan dar a conocer que es la JASS, funciones de cada miembro del Consejo Directivo, para luego proceder a su constitución.
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Aspectos de capacitación Orientadas al desarrollo de competencias y capacidades del Consejo Directivo de la JASS y líderes potenciales. El Supervisor verificará y dará conformidad al desarrollo de las siguientes acciones en la comunidad, efectuadas por el promotor: Taller de estatutos y reglamentos: Verificará que este taller se desarrolle en asamblea, con toda la JASS, consejo directivo y usuarios. Se explorará el conocimiento de que es la JASS y por lo menos tres funciones de cada uno de los miembros de la JASS. Este taller se desarrollará por lo menos en dos sesiones. Deberá verificar que los estatutos aprobados se encuentren registrados en el libro de actas de la JASS.
EN LA ETAPA DEL DURANTE LA OBRA Aspectos de obra Involucra las acciones de supervisión de infraestructura con la construcción del sistema de abastecimiento de agua potable desde la captación hasta la conexión domiciliaria, bateas, letrinas domiciliarias; incluyendo los módulos sanitarios en el Centro Educativo y/o en el Establecimiento de Salud. Esta supervisión concluye con la entrega, recepción y liquidación hasta la inauguración de obra que marca la etapa siguiente del después, teniendo el Supervisor Externo como acciones específicas las siguientes: a) Con relación al Expediente Técnico Detallado de Obra Estudiar y analizar el Expediente Técnico Detallado de Obra; comprobar que el proceso de su formulación y aprobación se ajusta a las normas y procedimientos legales vigentes y que respondan a aceptables criterios constructivos y/o estratégicos. b) Con relación a la ejecución de la obra. Juntamente que el Residente del Proyecto, el Supervisor Externo procederá a la apertura del Cuaderno de Obra o Actividades, verificando que éste se encuentre debidamente foliado por hojas numeradas por triplicado (original Fte. financiera), primera copia (Supervisor), segunda copia (ejecutor de obra) y legalizado ante un notario público o ante un juez de paz, consignando los siguientes datos: Ubicación de la Obra Nombre del ejecutor Nombre del ingeniero residente de obra Nombre del Supervisor Entidad financiera Monto del financiamiento Plazo de ejecución, etc. El cuaderno de obra es el documento en el cual en forma cronológica se anotarán todas las incidencias que ocurran durante el desarrollo del proyecto. Se recomendará a Página 12 de 26
la Residencia de Proyecto anotar la fecha de inicio y término del proyecto y en forma diaria los avances ejecutados por partidas específicas, el ingreso y salida de materiales, las horas-máquina de trabajo, las solicitudes de autorización de modificaciones, los problemas que afectan el cumplimiento de las metas previstas, etc. De igual manera se incorporarán anotaciones que den cuenta del trabajo y/o observaciones en acciones sociales. El Supervisor anotará en el cuaderno de Obra o Actividades todas las autorizaciones de las modificaciones solicitadas por el Residente del Proyecto, de ser el caso previa aprobación del proyectista, así como las recomendaciones para superar las observaciones. Para el cumplimiento de sus funciones el Supervisor dispondrá de un ejemplar del Expediente Técnico y un juego de los planos correspondientes; documentos que deberán ser proporcionados por la Oficina de Supervisión, Liquidación y Transferencia de Proyectos de Inversión para obras con financiamiento de la Región Cusco y/o por la coordinación de planta en el Proyecto SANBASUR en obras con financiamiento de la Cooperación Externa. Durante el desarrollo del Proyecto, el Supervisor verificará la Ejecución de la misma, cautelando que ésta se desarrolle de acuerdo a los planos, especificaciones técnicas y demás documentos aprobados para el Proyecto. Participará directamente en el levantamiento de las Actas de Entrega de Terreno, Acta de inicio del Proyecto, Acta de Entrega y Recepción del Proyecto, rubricando en señal de conformidad y recabando una copia para su archivo. Preferentemente juntamente que el Ingeniero Residente procederá a efectuar el replanteo general de proyecto, estacando y monumentando los puntos importantes: Bench Mark (BMs), Puntos de intersección (PIs), etc. Solucionará en campo las deficiencias de carácter técnico que encontrará en la ejecución del Proyecto, suscribiendo los asientos en el Cuaderno de Obra o Actividades y posteriormente dará cuenta al Supervisor Coordinador de Planta de la solución adoptada. Aprobará la ubicación del o los almacenes de obra, que reúnan las garantías del caso para albergar los materiales de construcción que serán adquiridos durante la ejecución del proyecto. Durante el desarrollo del Proyecto, el Supervisor efectuará las tareas relacionadas con el control topográfico: planimétrico, altimétrico de los trabajos ejecutados, así como la correcta ubicación de las estructuras hidráulicas y los aforos pertinentes. Si la ejecución del proyecto obstruye lugares transitados, el Supervisor exigirá que se tome todas las medidas de precaución necesarias para evitar accidentes, mediante la utilización de elementos de seguridad como la colocación de tranqueras, señales, avisos, luces, etc. b12 Recomendará al Residente del Proyecto, colocar en un lugar visible el Cartel de Obra así como el Cronograma de Ejecución de Obra, permanente actualizado.
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A través del Cuaderno de Obra o Actividades, autorizará la ejecución de modificaciones que no superen el 5% del costo directo del proyecto, los mismos que deberán estar debidamente sustentadas con los planos, metrados, análisis de costos unitarios, propuestos por el Residente del Proyecto, sin incurrir en ampliaciones presupuestales, es decir, se podrá ejecutar partidas nuevas en compensación de partidas no ejecutadas sin que repercutan en un mayor costo de obra. El Supervisor informará lo actuado a su respectiva instancia superior. Si en el desarrollo del proyecto se detectara dificultades por errores omisiones o incompatibilidad del Expediente Técnico, dispondrá las modificaciones pertinentes para superarlos, informando al Coordinador de Planta. Si el costo de estos errores u omisiones supera el 10% del costo directo del proyecto, las modificaciones deberán ser aprobadas por Resolución Ejecutiva Regional, para la correspondiente tramitación de fondos provenientes del Gobierno Regional Cusco o mediante autorización de la Dirección del Proyecto SANBASUR para obras con financiamiento de la Cooperación Suiza, debiendo el ejecutor anexar un expediente el cual contenga:
Memoria justificadora y detalle de la ampliación presupuestal Metrados de la ampliación. Planos (según sea el caso). Copia del cuaderno de obra donde figure la opinión favorable del Supervisor Externo de obra. Cautelará el cumplimiento de los plazos parciales estipulados en el cronograma de ejecución del proyecto, comparando el avance real con lo programado, determinando las causales del retraso de ser el caso y las acciones a tomar para superarlas. El plazo de ejecución de obra podrá prorrogarse cuando se produjera una variación que hiciera imposible la terminación de las obras en la fecha prevista, debiendo ser autorizado expresamente en el Cuaderno de Obra por el Supervisor Externo. Velará por la protección de la propiedad de terceros afectados con la ejecución del proyecto, recomendando los trabajos y/o acciones a ejecutar para la seguridad de los mismos. Ordenará y verificará la ejecución de controles de calidad de los materiales, ensayos de campo, laboratorio y pruebas hidráulicas que considere pertinentes para garantizar la buena calidad de obra. Si el Supervisor estima que el Residente del Proyecto c) Con relación a los materiales utilizados. Previo al inicio de la obra, revisará el requerimiento de compra de tuberías y accesorios PVC, en la que se contará con la participación de representantes de la JASS y dará su conformidad, al tipo, calidad y cantidad de los materiales que pretende adquirir el ejecutor de la intervención; de ameritarlo solicitará las pruebas técnicas pertinentes. Si el ejecutor a través de su Ingeniero Residente, adquiere el material sin la coordinación con Página 14 de 26
el Supervisor, éste tiene la atribución de dejar sin efecto dicha compra y la fuente financiera correspondiente no reconocerá esta adquisición y en todo caso si el material fue instalado en obra, dispondrá su inmediato retiro si este no cumple con las especificaciones estipuladas en el expediente técnico. Verificará la calidad de los materiales utilizados en la ejecución del proyecto así como las herramientas; desechando aquellos que no garanticen una adecuada calidad. Dispondrá la ejecución de pruebas de calidad de los materiales y exigirá de ser necesario, la presentación de Certificado de Calidad de los materiales utilizados en la ejecución del proyecto. Verificará si el abastecimiento de los materiales es oportuno, caso contrario deberá reportar al Coordinador de Planta, precisando los motivos a efectos de que formule la correspondiente observación al ente ejecutor, y este se vea obligado a enmendar dicho desabastecimiento. En caso de que el Residente del Proyecto haya utilizado un material no aprobado por el Supervisor, éste no dará conformidad a los trabajos ejecutados con dicho material, hasta que se solucione el problema. Verificará si los espacios destinados al almacenamiento de los materiales cumplen con las medidas necesarias de seguridad. Verificará si los ingresos de los materiales e insumos a almacén del proyecto, se efectúan con la documentación requerida (PECOSAS, guías de remisión); así mismo verificará si los ingresos y salidas de materiales del almacén son detallados en el cuaderno de almacén de obra firmados por el maestro de obra o capataz, almacenero y autorizado por el Residente del Proyecto. En lo posible se dispondrá de tarjetas visibles de control de materiales en el almacén. Coordinará la entrega de un stock de materiales sobrantes a la comunidad, para labores de operación y mantenimiento. c) Con relación al personal del proyecto. Verificará si se han tomado todas las previsiones en cuanto a la toma del personal de campo, de acuerdo a las necesidades y especialidades requeridas y consideradas en el expediente técnico. Coordinará con los miembros del Consejo Directivo de la JASS y el promotor los trabajos a ser efectuados por la comunidad, mediante faenas comunales e individuales, de acuerdo a la necesidad del Proyecto. Durante el desarrollo del proyecto, verificará si las cuadrillas de trabajo de los diferentes frentes cuentan con un número de personal necesario y calificado de acuerdo a los requerimientos de cada labor, de no ser así, recomendará al Residente del Proyecto, asignar a dicho frente el personal necesario. Para la ejecución de los trabajos especializados, verificará si el personal asignado a esta tarea posee la especialidad y experiencia necesaria para cumplir a cabalidad su tarea, así
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mismo debe verificar las medidas de seguridad y de protección dotados al personal por parte de la Residencia del Proyecto. Deberá realizar acciones de control de personal del proyecto, evaluando rendimientos y experiencia en el trabajo que realiza a efecto de emitir un informe, recomendando la optimización de los recursos humanos. e) Con relación al equipo mecánico. En los casos que corresponda, el Supervisor verificará, si la cantidad y tipo de maquinaria asignada al proyecto es la necesaria para cumplir con los trabajos programados, así como su estado de operatividad. f) Con relación a la conclusión y recepción de obra. Culminada la obra, el Ingeniero Residente, hará constar este hecho en el Cuaderno de Obra y solicitará al Supervisor la conformidad de la misma, acompañando un borrador de la preliquidación de obra. El Supervisor procederá a realizar la verificación en campo de todas las partidas previstas en el Expediente Técnico. En caso de existir observaciones, concederá un plazo prudencial (no mayor a 20 días) para el levantamiento de las observaciones. Dada la conformidad por parte de la supervisión, se procederá a la conclusión y recepción de la obra con la participación de los representantes de la entidad financiera, Municipalidad, autoridades locales y comunidad, con la suscripción de las Actas de Entrega y Recepción de Obra. El Supervisor coordinará con el ejecutor previamente a que este se retire de la comunidad, la no existencia de ninguna deuda pendiente por parte del personal profesional y técnico de su institución durante la ejecución del proyecto, para poder dar el pase final y recepcionar la obra. Durante la recepción de obra el Residente presentará un informe técnico económico a la comunidad, en representación del ejecutor de obra, con el visto bueno del Supervisor. Participarán en la recepción de obra el Coordinador de Planta de la Oficina de Supervisión, Liquidación y Transferencia de Proyectos de Inversión del Gobierno Regional Cusco y/o el responsable de Supervisión de Planta del Proyecto SANBASUR, el Residente de Obra, el Supervisor Externo, los miembros del Consejo Directivo de la JASS y de ser posible las autoridades locales y los actores locales como salud y educación en periferia. g) Con relación a la liquidación de obra. Producida la Entrega y Recepción de la Obra, el ejecutor procederá a la pre-liquidación Técnico Financiera en un plazo de 15 días posteriores a la misma. Este documento será revisado por el Supervisor Externo; el cual emitirá un pronunciamiento a la instancia correspondiente para su aprobación.
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La pre-liquidación de Obra deberá elaborarse desagregadamente según las fuentes financieras que intervienen (fuente cooperante externa y/o nacional, municipios, comunidad). La pre-liquidación de obra constituirá un requisito previo indispensable para solicitar fecha de inauguración de obra. El documento de pre-liquidación deberá contener: Informe Financiero: Manifiesto de gastos totales (por cada financiera). Resumen del estado financiero Relación de materiales usados en obra Inventario final valorizado de saldos de materiales existentesen el almacén del proyecto. Valorización del aporte comunal Valorización del aporte Municipal Informe Técnico: Memoria descriptiva actualizada. Especificaciones técnicas finales. Metrados finales y presupuesto de las partidas ejecutadas Planos del replanteo de la red de distribución y línea deconducción finales Padrón de usuarios final. Registro fotográfico. Cuaderno de obra Anexos: Acta de inicio de obra Acta de conclusión de obra Acta de entrega y recepción Acta de formación de la JASS Acta de entrega de material sobrante. Acta de entrega de caja de herramientas Resoluciones de transferencia de materiales otorgados y recibidos Contando con la conformidad del Supervisor Externo a la preliquidación de obra, la JASS en coordinación con el ejecutor y el Proyecto SANBASUR, fijarán la fecha de Inauguración de Obra. En la fecha de Inauguración de Obra se entregará públicamente a la comunidad una copia de la pre-liquidación de obra aprobada. La Oficina de Supervisión, Liquidación y Transferencia de Proyectos de Inversión, realizará la Liquidación Técnica y Financiera de la intervención en los proyectos de inversión pública en función al informe de pre-liquidación aprobado Previamente por el Supervisor Externo.
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4.2.2.2 Aspectos de capacitación Orientadas al desarrollo de competencias y capacidades del Consejo Directivo de la JASS para la administración, operación y mantenimiento, a través de talleres de capacitación. El Supervisor verificará y dará conformidad al desarrollo y aprendizaje de estos talleres en la comunidad a cargo del capacitador y/o promotor. Es necesario verificar en el registro los participantes a estos talleres. a. Taller de administración, contabilidad y almacén. El supervisor verificará que los miembros del Consejo Directivo de la JASS, conozcan sus funciones referidas a la administración, como llenar el libro de actas, los recibos de ingresos y egresos, como llevar el libro de caja y como controlar el almacén, así de cómo llevarán el archivo documentario. b. Taller de partes del sistema. Verificar si los miembros del Consejo Directivo de las JASS conocen las partes del sistema, pudiendo apoyarse solicitando se dibuje o reconociéndolas en el rota folio. Es importante verificar las zanjas. En este taller es necesaria la participación de mujeres, son ellas las que permanecen más en la comunidad y requieren aprender aspectos de gasfitería. d. Taller de operación y mantenimiento Para realizar este taller, la obra debe tener por lo menos un avance físico de 80 a 90%. El supervisor verificará el conocimiento teórico y práctico sobre como operar las diferentes partes del sistema, así como las principales acciones de mantenimiento preventivo del sistema. e. Taller de cloración y desinfección. El supervisor explorará los conocimientos de la JASS sobre cómo hacer la limpieza de cada una de las partes del sistema, frecuencia de la cloración y desinfección, forma correcta de hacerlo así compuso y manipuleo del cloro, tiempo necesario para la desinfección y cloración de acuerdo a las recomendaciones establecidas. Debe verificar el conocimiento práctico de la cloración. Aspectos de promoción y educación sanitaria A partir de un plan conjunto de acción, en el que participan los diferentes actores del Proyecto en el nivel comunitario (ejecutores, Sectores de Salud y Educación), se desarrolla actividades orientadas al mejoramiento de los hábitos de higiene dirigido a la población escolar y adulta a partir del espacio de la familia, la comunidad y la escuela. El Supervisor verificará y dará conformidad al desarrollo y aprendizaje de estos talleres desarrollados en la comunidad por el promotor
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a. Taller de género. El supervisor explorará en los usuarios/as (varones y mujeres), porqué es importante que participen ambos en la vida comunal y familiar, como complementar roles y con qué dinámica se trabajó. Es importante preguntar si este taller fue realizado en asamblea comunal y en organización de mujeres. b. Taller de autoestima. Explorar en los usuarios/as los que significa la autoestima, porque debemos valorarnos, respetarnos a nosotros mismos, a los demás y cuidar nuestra salud. c. Taller de importancia del agua. Los usuarios deben conocer cómo cuidar el agua, como se contamina, como almacenarla de ser el caso en forma correcta. d. Taller de adecuada disposición de excretas. Explorar en los usuarios porqué es importante la letrina o baño, como usarlos, mantenerlos limpios. A nivel de domicilios verificar si han cumplido su compromiso para la construcción de la letrina. e. Taller de enfermedades y hábitos de higiene El supervisor puede explorar los conocimientos de los usuarios con las siguientes preguntas: ¿por qué nos enfermamos?, ¿cómo prevenir las enfermedades?, ¿cómo se transmiten?, ¿cómo reconocer las EDAS? y ¿cómo tratarlas?, incidiendo en la rehidratación con líquidos en caso de presentarse. Incidir en la importancia del lavado de manos antes de comer, después de usar la letrina, antes de preparar los alimentos, como medios de prevención. f. Taller de disposición de residuos sólidos El supervisor verificará el desarrollo del taller y explorará en los usuarios/as los conocimientos sobre. ¿Para qué sirve el micro relleno sanitario?, ¿cómo construirlo?, compromiso de los usuarios para mantener limpia la vivienda, especialmente la cocina.
EN LA ETAPA DEL DESPUÉS DE LA OBRA Aspectos de obra. Involucra aspectos de monitoreo al correcto funcionamiento del sistema entregado e inaugurado, con visitas a la infraestructura, para verificar la continuidad y calidad del servicio, en compañía de los directivos del Consejo Directivo de la JASS, reforzando los aspectos técnicos que identifique con dificultades. 1.8.1.- Aspectos de capacitación. Comprende todas las acciones que deberá realizar el Supervisor en sus visitas de seguimiento para identificar el funcionamiento y trabajo de las JASS con acciones específicas como: Página 19 de 26
a. Taller de hábitos de higiene y seguimiento intradomiciliarios. Este taller tiene como propósito que el Consejo Directivo de la JASS, comprenda y asuma la importancia del seguimiento a las familias para verificar el uso y mantenimiento de los servicios y mejoramiento de los hábitos y prácticas de higiene. Para esto el supervisor junto con los Directivos hará la visita a las familias para la verificación del saneamiento intradomiciliario.
b. Monitoreo a la gestión de la JASS en indicadores como el cobro de los servicios de agua, cloración y desinfección del sistema y funcionamiento del Concejo Directivo. El supervisor verificará el trabajo del promotor/a, en relación al apoyo a la gestión, reuniones mensuales del Consejo Directivo, asambleas de usuarios, cuotas familiares, libro de actas, registro de caja, almacén, desinfección, operación y mantenimiento. c. Participación en intercambios y concursos entre JASS. Si es el caso verificará si el Consejo Directivo de la JASS, ha participado en intercambios y concursos a nivel distrital, número de miembros. Acompañamiento del promotor/a en la fase de preparación y desarrollo del evento.
ASPECTOS DE PROMOCIÓN Y EDUCACIÓN SANITARIA. Se refuerza el trabajo en el durante la ejecución de la obra, con acciones de difusión y sensibilización a nivel masivo, como son los concursos y campañas de salud e higiene. Al término de la intervención, se liquidará el Expediente Técnico Social y se evaluará la intervención integral. Las acciones que el Supervisor deberá dar cuenta son: a. Verificación del inicio a nivel familiar del mejoramiento de hábitos de higiene, uso y mantenimiento de los servicios. El supervisor a través de las visitas a las familias verificará, el uso y mantenimiento de los servicios, mejoramiento de hábitos de higiene en las familias. Explorará el tiempo de la actividad educativa por familia, horario, manejo del material educativo, afiche de autoevaluación, juego lúdico, rompecabezas y compromiso, el que debe estar registrado y pegado en lugar visible de la casa.
b. Campañas de salud e higiene Verificará la organización y desarrollo de campañas de limpieza a nivel familiar y comunitario con la participación de alumnos del centro educativo.
c. Concursos familia escuela y comunidad saludable Del mismo modo el supervisor verificará la organización y desarrollo de concursos, familia, escuela y comunidad saludable, cuya duración debe ser durante un mes, con la participación del promotor/a en esta actividad. Página 20 de 26
d. Coordinación e involucramiento de actores como los centros y/o establecimientos de salud y las municipalidades en el saneamiento en la comunidad. Explorará el nivel de involucramiento y participación del centro educativo, establecimiento de salud, municipalidades y Consejo Directivo de la JASS, en las acciones educativas de carácter masivo.
e. Coordinación para el cierre de la intervención Participará y coordinará con el promotor/a el cierre de la intervención integral en la comunidad con la participación de la municipalidad, centro educativo y establecimiento de salud.
INFORMES Informes del Supervisor Externo. a) El Supervisor Externo deberá llenar la Ficha de Supervisión Integral (ver Anexo Nº 19), en cada visita de supervisión, este instrumento permite evidenciar el seguimiento integral en los diferentes momentos de la intervención, antes, durante y después de la obra, así como medir los avances y dificultades en la ejecución de las actividades de obra y de los aspectos sociales y educativos para aplicar las medidas correctivas oportunas. b) Reportará oportunamente los incumplimientos imputables al ejecutor de la intervención de darse el caso, así como las medidas correctivas pertinentes. c) Deberá elevar un informe de conformidad al ejecutor de la intervención, con la autorización de pago respectiva y avance en el componente social; actividades a cargo del promotor y/o capacitador según sea el caso cada vez que se requiera. d) Complementariamente de acuerdo al requerimiento de la Financiera Externa el Supervisor formulará además un Informe Mensual de Supervisión Valorizado del Proyecto, de acuerdo al esquema y formatos establecidos para tal fin (ver Anexo Informe de Supervisión).Este Informe de Supervisión deberá contener como mínimo: Descripción detallada de los trabajos ejecutados en el periodo, describiendo cada una de las actividades. Estado de avance del proyecto con relación a la meta programada. Resultados de ensayo de campo y laboratorio ejecutados para el control de calidad del proyecto. Relación de personal de campo y profesional utilizados en la ejecución del proyecto, indicando sus especialidades y categorías remunerativas. Relación de la maquinaria utilizada indicando sus características principales y las horasmaquina trabajadas de ser el caso. Valorización de los trabajos ejecutados en el mes correspondiente y su acumulado. Valorizaciones de las partidas adicionales en el mes y su acumulado, debidamente sustentados.· Resumen de la ejecución financiera del proyecto, tanto del mes correspondiente como del total acumulado. Página 21 de 26
Solicitudes y autorizaciones de la ejecución de partidas adicionales y/o modificaciones al proyecto. Observaciones y recomendaciones. Registro fotográfico de las partidas ejecutadas. e) El Supervisor presentará informes especiales cuando sea requerido por la Alta Dirección del Gobierno Regional del Cusco o por la Dirección del Proyecto SANBASUR, así como informes sobre las modificaciones y partidas adicionales solicitadas y autorizadas y otros que son necesarios para mantener informado al ente superior sobre las ocurrencias del proyecto. f) Las valorizaciones del presupuesto principal y partidas adicionales por mayores metrados serán ejecutados con los costos unitarios de las partidas consideradas en el presupuesto del proyecto (valor referencial). Para la valorización de adicionales por partidas nuevas es necesario realizar análisis de costos unitarios de la partida requerida. Todas las valorizaciones deberán estar sustentadas con las correspondientes hojas de metrados. g) Los informes mensuales correspondientes a cada uno de los proyectos supervisados deben ser formulados de acuerdo a lo señalado (Anexo Informe de Supervisión) para obras con financiamiento del Gobierno Regional h) La presentación del informe de supervisión será dentro de los cinco (05) primeros días del mes siguiente; sin embargo se debe tomar en consideración que esto no limita la presentación de informes de supervisión en forma oportuna cuando así se requiera, para la implementación de recomendaciones también de manera oportuna por parte de la Residencia del Proyecto o de la Coordinación en Planta. i) Concluida la función del Supervisor, presentará a la Oficina de Supervisión, Liquidación y Transferencia de Proyectos de Inversión y/o al Coordinador de Supervisión en Planta.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR EN LAS OBRAS DE C.A.P.F.C.E. FUNCIONES DEL SUPERVISOR EN LAS OBRAS Sus funciones son: • Verificar el terreno levantando la Cédula de Validación, indicando los servicios, accesos y límites del predio. • Verificar que el proyecto sea congruente con la topografía del terreno y, en su caso, platear las modificaciones pertinentes. • Determinar un banco de nivel fijo durante toda la obra. • Definir niveles de piso terminado de edificios, andadores, plazas, canchas, etc. • En el caso en que se requiera movimientos de tierra, efectuar levantamiento
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topográfico, previo al inicio de los trabajos. • Definir con que resistencia de terreno se trabajara. • Definir profundidades de excavación para cimentación (de acuerdo al terreno y a los mínimos de proyecto). • Verificar los conceptos del Catálogo de Conceptos. • Al inicio de la obra, protocolizar la bitácora de obra, misma que deberá permanecer en la obra durante todo su proceso, manejándose de acuerdo al guion anexo. Tendrán acceso a la bitácora funcionarios de jefatura de Zona y de Oficinas Centrales. • Solicitar y tramitar los servicios Municipales a la obra, a través de la jefatura de Zona. • Verificar que se entreguen todos los planos de Proyecto a la Contratista y anotarlo en bitácora o por oficio. • Programar y solicitar oportunamente los materiales prefabricados suministros por C. A. P. F. C. E; de acuerdo a las necesidades de la obra. • Exigir el cumplimiento de las Normas y Especificaciones de Construcción C. A. P. F. C. E; así como la ley de Adquisiciones y Obras Publicas y su Reglamento. • Supervisar, revisar y corregir la calidad de las obras en proceso. • Llevar el control del avance real de la obra y, de acuerdo a lo programado, efectuar las retenciones o sanciones correspondientes y proponer al Jefe de Zona la rescisión, cuando se requiera. • Autorizar al contratista el colado de cualquier elemento estructural, previa revisión de los armados y deberá anotarse la aprobación en la bitácora. • Autorizar al contratista cambio de especificaciones, previa autorización del Jefe de Zona o Encargado de construcción, asentándolo en la bitácora. • Solicitar al contratista ingrese al Departamento de Costos los precios unitarios fuera de Concurso para su autorización. • Requerir el mobiliario y equipo con que contara la escuela, el cual, una vez recibido, deberá protegerse hasta su respectivo montaje, asesorados por el Supervisor C. A. P. F. C. E; de acuerdo al avance de obra. • Verificación, validación y aprobación de los números generadores para la elaboración de las estimaciones de obra. • Autorización de estimaciones de obra. • Aplicar sanciones por mala calidad al contratista. Página 23 de 26
• Revisión y autorización del finiquito de obra, así como las Actas de Recepción y Entrega, constatando que la inversión indicada en el Acta de Entrega e3te contenida en el P. G. O. y, en su caso, regularizar la situación; respecto al Acta de Recepción, antes de proceder a su autorización, deberá verificarse que se encuentre finiquitada administrativa y constructivamente. Para realizar el Finiquito del Contrato de Obra, deberá cumplirse con lo siguiente: A).- Certificar que el contratista haya cumplido con las Cláusulas contractuales. B).Bitácora de Obra cerrada, sin pendientes de realizar. C).- Tener al corriente de estimaciones, suministros C.A.P.F.C.E; y sin adeudos por deductivas. D).- Solicitar al contratista las pruebas de resistencia de concreto efectuadas por un laboratorio de prestigio. E).- Tener las pólizas de garantía de impermeabilización de azotea, equipos e instalaciones especiales, así como los instructivos y Manuales de Operación y Mantenimiento correspondientes. F).- Coadyuvar con los Supervisores de la Gerencia de Supervisión y Control de Obras, para el desarrollo de sus funciones específicas. G).-Solicitar al contratista las fotografías de los conceptos que va a estimar, de acuerdo al Anexo.
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CONCLUSIONES La supervisión de las obras forma parte de las funciones administrativas de la Dirección y del Control e implica revisar que el trabajo sea realizado de acuerdo a lo establecido en planos y especificaciones constructivas para contribuir a que se Cumplan los objetivos del proyecto. El perfil del supervisor no debe limitarse a Las competencias técnicas, sino que debe ser complementado con habilidades interpersonales, y con valores y actitudes positivas. La interacción de muchas personas en una obra genera, en forma natural, conflictos que deben ser resueltos por la supervisión. El supervisor debe dominar las técnicas de la comunicación como un medio de lograr sus objetivos de dirección y control en el proyecto. La supervisión de las obras forma parte de las funciones administrativas de la Dirección y del Control e implica revisar que el trabajo sea realizado de acuerdo a lo establecido en planos y especificaciones constructivas para contribuir a que se cumplan los objetivos del proyecto. El perfil del supervisor no debe limitarse a las competencias técnicas, sino que debe ser complementado con habilidades interpersonales, y con valores y actitudes positivas. La interacción de muchas personas en una obra genera, en forma natural, conflictos que deben ser resueltos por la supervisión. El supervisor debe dominar las técnicas de la comunicación como un medio de lograr sus objetivos de dirección y control en el proyecto.
La dificultad de una Liquidación de Obra, radica en la forma en que fue llevada la obra. Cuanto más irregular haya sido llevado, y/o información incompleta, más dificultoso es el proceso de liquidación. Los frecuentes errores que encuentra la CGR, radican en la revisión oportuna del Expediente Técnico, en la falta de controles de obra, entre otros. Las leyes y normas para la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa, están dados por la CGR, el MEF, y otros, además de directivas y normas de la propia Entidad. El TUO de la Ley N° 26850, es para obras por Contrata y para las Adquisiciones en general
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BIBLIOGRAFÍA
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