A.
Latar Belakang Kasus
Cascade seating Inc. adalah Perusahaan Manufaktur yang memproduksi jok mobil. Cascade merupakan supplier utama jok mobil untuk General Motor, namun baru saja diturunkan dari supplier utama menjadi backup supplier. Menurut GM hal tersebut terjadi karena penurunan kualitas dimana ukuran jok mobil yang tidak konsisten. GM menyarankan Cascade untuk membaca artikel “How Velcro Got Hooked on Quality”, dimana Velcro mengalami hal yang sama dengan Cascade
namun berhasil memperbaiki dan kembali menjadi supplier utama GM. Controller dan plant manager, mulai mengidentifikasi masalah yang muncul pada kualitas produk mereka. Cascade memiliki program kualitas yang dilaporkan meningkat setiap tahunnya, akan tetapi pasar menunjukkan bahwa produk mereka mengalami penurunan kualitas. Selain itu Cascade juga memiliki tugas memastikan produk yang dijual telah diinspeksi, namun menurut plant manager inspeksi hanya dilakukan pada barang jadi dan tidak saat produksi. Controller dan plant manager segera mengadakan rapat dengan manajer-manajer dari divisi Quality control, purchasing, customer service, dan inventory control. Dalam rapat tersebut terungkaplah bahwa para manajer tersebut tidak pernah mendiskusikan kualitas produk mereka. Dalam hasil rapat tersebut diketahui beberapa masalah pada empat area perusahaan sejalan dengan menurunnya kualitas produk, yaitu: rendahnya kualitas bahan baku, pemotongan bahan baku, penjahitan, dan buruknya inspeksi. Manajer pembelian menjelaskan bahwa setelah melakukan reviu terhadap dia menemukan supplier baru yang dapat memotong biaya material, namun supplier dia kualitasnya mungkin tidak sebaik supplier sebelumnya. Evaluasi atas manajer pembelian juga ju ga kurang kuran g menggembirakan, mengg embirakan, manajer tersebut tidak menerima men erima kenaikan gaji dari $22.000. Kinerja pemotong dan penjahit juga kurang memuaskan, pada tahun lalu biaya dari scrap material adalah $147,900. Setelah investigasi plant manager menemukan bahwa 63% dari material berasal dari pemotongan bahan dengan alasan tertentu dan sisanya berasal dari penjahitan bahan dengan alasan tertentu. Di bawah ini adalah data-data terkait investigasi tersebut: Alasan untuk membuang bahan
% of Total
Pemotong tidak memotong bahan dengan benar
28
Mesin pengujian pemotongan yang mati
16
Pola yang tidak cocok
10
Alasan untuk membuang bahan
% of Total
Pemotong yang tumpul
9
Penjahit tidak menjahit bahan yang benar
25
Mesin pengujian penjahitan yang mati
12
Dave juga mengatakan kepada grup ketika dia menemukan bahwa cutting and sewing machine calibration pada salah satu mesin ada yang tidak benar, dia
melakukan pengecekan semua cutting and sewing machine . Hasilnya adalah downtime cost sebesar $5.500 untuk cutting machines dan $7.400 untuk sewing machines.
Sejumlah $8.200 lainnya digunakan tahun lalu untuk memperkerjakan kembali para penjahit. Pada poin ini manajer pengendalian persediaan menimpali, “Saya menyimpan catatan mengenai alasan pengembalian tahun lalu, dan kamu harus melakukan sesuatu terhadap orang-orangmu, Dave. Lapisan yang tidak bagus oleh penjahit terhitung ada 31% dari $56.000 cover kursi yang ditolak oleh pelanggan. Tetapi alasan terbesar pengembalian adalah 62%, dikarenakan kualitas yang tidak layak, yang disebabkan paling banyak oleh pemotong kamu yang tidak dapat mengikuti pola dengan benar. Tujuh persen lainnya dikarenakan material yang cacat. Dan, jangan lupa tentang pengiriman besar material yang kita kembalikan di bulan Oktober sekitar $25.000 seingat saya.”
Jan mulai merasa kecewa. Bagaimana mungkin ada laporan kualitas yang menunjukkan peningkatan kualitas terus menerus dan sedangkan kita memiliki semua masalah ini? “Dave, pelatihan seperti apa yang diperuntukkan untuk cutters dan sewers?” akhirnya dia bertanya. “Oke, cutters menjalani 40 jam pelatihan, dan sewers
menjalani 6 jam pelatihan. Kita memiliki 10 cutters, yang memproduksi $7,25 per jam nya saat ini, dan 36 sewers sebesar $5,50 per jam. Anggaran biaya pelatihan saya teleh mengalami pemotongan berkali-kali sehingga tidak dapat memberikan pelatihan lagi k epada mereka,” jawab Dave. “Tidak apa -apa, Dave,” ucap Jan, “Kita hanya mencoba untuk mencari tahu apa masalah kita saat ini, kita kuatir tentang biaya dan bagaimana kita mencari solusinya nanti.”
Jan kemudian beralih kepada Ronald Fanucci, manajer dari departemen Quality Control . Ronal menginformasikan bahwa prosedur quality control telah
dituliskan sejak empat tahun yang lalu, dan kecuali untuk perubahan kecil, tidak ada pembaharuan lagi sejak saat itu. Lebih lanjutnya, prosedur ditulis terutama oleh departemen quality control dengan sedikit masukin dari supervisor produksi. Jan agak
sedikit terganggu, “lalu dimana 15 orang pegawai di departemenmu sepanjang hari Ron?” dia bertanya. “Saat ini sedang ada inspeksi barang masuk, dan di sebelah sana
ada satu supervisor , dan satu ada di bagian pembuatan pola. Tetapi sebagian besar pegawai saya ada di inspeksi final. Saya memiliki delapan inspector dan satu supervisor disana.” Jan melihat anggaran, lalu memperhatikan bahwa inspector
menerima gaji sebesar $12.000 per tahunnya, dan supervisor sebesar $18.000 per tahun, dan Ron memperoleh $31.000 per tahun. Ketika rapat selesai, Jan mengetahui beberapa progress nyata yang telah dilakukan untuk menentukan masalah kualitas yang ada. Dia juga mengetahui akan ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan kedepannya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
B.
Identifikasi Masalah
Terdapat penurunan kualitas dari produksi jok mobil pada Cascade Seating, Inc yang disebabkan permasalahan utama yaitu rendahnya kualitas bahan baku, pemotongan bahan baku, penjahitan, lemahnya inspeksi dan kinerja mesin. Selain itu terdapat laporan kualitas yang tidak menunjukkan kondisi sebenarnya sehingga penurunan kualitas tidak terdeteksi di awal.
C.
Pertanyaan dan Jawaban
1. Siapkan diagram fishbone yang mengidentifikasi akar penyebab dari masalah kualitas di Cascade Seating:
Berdasarkan diagram fishbone dapat diketahui akar penyebab dari masalah kualitas di Cascade Seating yaitu: Permasalahan Rendahnya
kualitas
Akar penyebab bahan
baku
Pemotongan dan penjahitan bahan baku
Lemahnya inspeksi
Kinerja manajer pembelian bermasalah; Tidak ada SOP pemilihan supplier; Pemotongan anggaran training; Recruitment pegawai kurang berkualitas SOP quality control out of date; Pembagian personil QC tidak berdasarkan risiko
Kinerja Mesin
Tidak ada kalibrasi dan inspeksi rutin; Kurangnya pemeliharaan
Laporan kualitas tidak akurat
Tidak ada reviu internal audit
2. Tentukan biaya kualitas berdasarkan kategori (prevention, appraisal, dll) dan berdasarkan permasalahan pada pertanyaan 1. a. Biaya kualitas berdasarkan kategori sebagai berikut: Category
$
Prevention costs Training (cutters & sewers)
4.088
Supplier evaluation
-
Quality Reporting
-
Appraisal cost Quality control department
217.000
Internal failure costs downtime cost rework cost
12.900 8.200
cost of scrap material
147.900
169.000 External failure costs rejected seat covers by customer
56.000
b. Biaya kualitas berdasarkan permasalahan pada pertanyaan 1: Category
$
Method rework cost rejected seat covers by customer cost of scrap material Supplier evaluation
8.200 56.000 106.488 -
Machine downtime cost
12.900
cost of scrap material
41.412
Man Training (cutters & sewers)
4.088
Quality control department
217.000
cost of scrap material
147.900
368.988 Material Supplier evaluation Meas ur ement
N/A
Quality report
N/A
3. Penyebab Cascade memiliki masalah kualitas, diluar besar kecilnya jumlah pegawai yang melakukan pengendalian kualitas, yaitu :
Penurunan kualitas pada bahan material yang digunakan, hal ini disebabkan karena ada perubahan supplier dengan alasan untuk memotong biaya material. Tidak ada kebijakan perusahaan dalam menentukan kriteria pemilihan supplier yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
Penurunan kinerja mesin pemotong dan mesin jahit karena tidak adanya kalibrasi pada kedua mesin tersebut, hal ini diperlihatkan dengan adanya downtime machine .
Adanya penurunan kualitas lapisan seat yang disebabkan dari penjahit yang tidak baik pengerjaannya, pemotong yang tidak dapat mengikuti pola dengan benar, dan material yang cacat.
Pelatihan kepada pemotong dan penjahit dirasakan kurang terlihat dari kualitas kinerja mereka yang tidak baik. Hal ini disebabkan karena anggaran untuk mengadakan pelatihan bagi mereka beberapa kali dilakukan pemotongan oleh perusahaan. perusahaan lebih mengutamakan quality spending selama ini tanpa memperhatikan juga bagaimana kualitas produk tetap terjaga.
Pedoman atau SOP mengenai quality control tidak ada pembaruan sejak empat tahun yang lalu sehingga sudah tidak relevan lagiuntuk digunakan saat ini, dan hanya di perbaharui oleh departemen quality control dibantu supervisor produksi. Seharusnya kualitas produk bukan hanya tanggung
jawab departemen quality control, akan tetapi tanggung jawab perusahaan karena jika tujuan perusahaan adalah memperoleh profit maka menjual produk yang berkualitas sehingga dapat menjadi supplier utama GM merupakan hal yang penting bagi perusahaan.
Inspeksi pada quality control mayoritas dipusatkan pada inspeksi final (barang jadi) dari keseluruhan jumlah pegawai departemen quality control , tidak dibagi berdasarkan risiko atau merata di seluruh bagian proses produksi untuk lebih dapat mendeteksi adanya penurunan kualitas sebelum
akhirnya menjadi barang jadi. Hal ini untuk menjaga kuallitas produksi yang dihasilkan dan untuk mengurangi adanya biaya scrap material .
4. Apakah sistem akuntansi selama ini membantu atau menghambat upaya peningkatan kualitas? Sistem akuntansi selama ini menghambat upaya Cascade untuk melakukan peningkatan kualitas, hal ini dapat terlihat dari :
Laporan quality control menunjukkan adanya peningkatan kualitas secara terus menerus, akan tetapi yang terjadi sebenarnya adalah produk Cascade mengalami penurunan kualitas. Sehingga kualitas penyusunan laporan mempengaruhi Cascade dalam mendeteksi adanya sesuatu yang salah di proses produksi mereka, yang akibatnya kualitas produk menurun.
Manajer pengendalian persediaan selalu membuat dan menyimpan catatan mengenai alasan retur penjualan dari pelanggan, akan tetapi hal ini tidak dikomunikasikan dengan manajer pabrik atau bagian produksi. Tidak adanya komunikasi antar departemen untuk berbagi informasi atau data penting yang ternyata dapat digunakan untuk mendeteksi adanya kesalahan dalam proses produksi.
Manajer pengendalian persediaan juga tidak menginformasikan mengenai pengembalian material karena cacat pada bulan Oktober kepada departemen yang lain atau departemen terkait. Hal ini menunjukkan tidak adanya koordinasi antar departemen karena tidak ada sistem informasi yang terintegrasi atau otorisasi persetujuan pengembalian material.
5. Tuliskan laporan garis besar bagaimana Cascade Seating harus berpindah dari pengeluaran berkualitas menjadi peningkatan produk berkualitas : Cascade Seating turun menjadi back-up supplier General Motors karena masalah penurunan kualitas produknya. Dari semua akar permasalahan yang menjadi penyebab turunnya kualitas produk Cascade adalah tidak adanya standar produk yang ingin dihasilkan perusahaan oleh top management Cascade. Jika Cascade memiliki atau membuat standar produk bisnis mereka, tentu hal ini akan menurun juga pada hal-hal yang menjadi permasalahan di Cacade, yaitu : 1. Standar Kualitas Material
2. Standar operasional pengerjaan 3. Standar pengendalian mutu/kualitas produksi 4. Standar pembuatan laporan mutu/kualitas produksi Sehingga untuk memperbaiki kinerjanya maka Cascade Seating harus melakukan hal berikut, yaitu : 1. Top Management menentukan dan menetapkan standar produk yang ingin dihasilkan perusahaan. Hal ini bertujuan agar ada standarisasi kualitas material
yang
digunakan,
standarisasisi
kualitas
operasional
pengerjaannya baik mesin dan tenaga kerjanmya, serta standarisasi kualitas pengendalian mutu produksinya. 2. Standarisasi kualitas material akan mempengaruhi kriteria supplier yang akan dipilih oleh Cascade 3. Meningkatkan peran internal auditor perusahaan dalam memastikan keefektifan dan keefisienan operasional perusahaan 4. Melakukan pertemuan rutin antar manager untuk koordinasi 5. Dilakukan evaluasi terhadap kinerja manager, apakah telah melakukan sesuai dengan standar perusahaan.
