Page 15
Makalah Pengantar Ilmu Administrasi
Stuktur Organisasi&Unsur-Unsur Administrasi
STRUKTUR ORGANISASI DAN UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
PADA PT HM SAMPOERNA Tbk
MAKALAH
Ditulis untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Pengantar Ilmu Administrasi
Disusun:
Nyimas Halimah Tusyakdiah 0612 3060 0517
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
PALEMBANG
2013
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Bagi setiap perusahaan fungsi-fungsi manajemen sangatlah penting untuk diterapkan. Fungsi-fungsi tersebut tidak bisa berjalan jika hanya diterapkan salah satu saja. Karena fungsi-fungsi tersebut memiliki keterkaitan satu sama lain. Beberapa jenis fungsi manajemen tersebut ialah PODCC (Planning, Organizing, Directing, Coordinating, Controlling).
Organizing sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan. Walaupun sebuah perusahaan sudah mempunyai planning yang sangat baik, tetapi jika tidak ada tenaga kerja yang melaksanakannya, maka planning tersebut akan tetap menjadi sebuah rencana yang tidak tercapai.
Perusahaan mempunyai struktur organisasinya masing-masing sesuai dengan kebijakan perusahaan tersebut. Biasanya struktur organisasi berbentuk diagram yang akan mempermudah para pegawai untuk mengetahui dan memahami struktur organisasi tersebut.
Dengan adanya struktur organisasi ini, setiap orang dalam organisasi dapat lebih mengetahui bagian-bagian yang menjadi tanggung jawabnya. Setiap struktur organisasi mempunyai kelebihan dan kekurangan. Hal inilah yang harus diantisipasi oleh setiap perusahaan supaya produktivitasnya tetap optimal.
Selain tuntutan akan adanya struktur organisasi yang baik, pencapaian optimalisasi produktivitas perusahaan juga dipengaruhi oleh unsur-unsur administrasi di dalam perusahaan tersebut. Unsur-unsur administrasi tersebut diklasifikasikan menjadi dua bagian utama, yaitu unsur mutlak dan unsur umum.
Kedua klasifikasi unsur diatas dapat di contohkan pada diri manusia, yaitu manusia hidup karena memiliki jasmani dan rohani sebagai unsur mutlaknya. Unsur umumnya alah panca indra. Walaupun salah satu indera tidak ada ia masih bisa hidup, tetapi tidak sempurna lagi. Contoh lain yaitu sebuah baju sebagai unsur mutlaknya (faktornya) adalah kain, benang, dan tukang jahit (penjahit).
1.2 Tujuan Penulisan
Penulisan makalah ini bertujuan untuk:
Memberikan pemahaman mengenai struktur organisasi sebuah PT HM Sampoerna Tbk.
Menjelaskan unsur-unsur administrasi pada PT HM Sampoerna Tbk.
Menjelaskan jenis kerjasama sebagai latar belakang terbentuknya PT HM Sampoerna Tbk.
Menjelaskan tujuan, motif, proses dan system kerja, serta status pegawai pada PT HM Sampoerna Tbk.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi di masing-masing perusahaan berbeda. Gibson et al. (1996:233) menyatakan, "Struktur organisasi sama dengan anatomi organisme hidup, berperan sebagai kerangka kerja yang di dalamnya aktivitas dinamis dan cara orang melaksanakan kerja berlangsung". Sedangkan Ghani (2013:1) menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organissasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi memfokuskan diferensiasi berbagai posisi, perumusan berbagai peraturan dan prosedur serta penetapan wewenang. Struktur organisasi bertujuan untuk mengatur pembagian tugas didalam sebuah organisasi. Pemisahan kegiatan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi dengan jelas. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.
Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda. Misalnya antara perusahaan konsultan dan perusahaan pertambangan. Pada perusahaan konsultan, posisi tertinggi adalah "partner", sedangkan pada perusahaan tambang bisa CEO. Tipe struktur organisasi tersebut akan mempengaruhi komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan.
Perbedaan struktur tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain:
Strategi
Strategi merupakan sarana dalam mencapai tujuan perusahaan. Maka sudah seharusnya lah kalau struktur yang ditetapkan yang mengikuti strategi.
Ukuran
Besar kecilnya suatu organisasi dilihat dari jumlah orang dalam organisasi tersebut.
Teknologi organisasi
Merupakan dasar dari subsistem produksi, termasuk proses dalam mengubah input organisasi menjadi output.
Lingkungan
Mencakup setiap elemen di luar lingkup organisasi, seperti industri, pemerintah, pelanggan, pemasok, dan komunitas finansial.
Berdasarkan pola hubungan kerja dan aktivitas, wewenang serta tanggung jawab, maka bentuk-bentuk organisasi dibedakan sebagai berikut
1. Struktur Organisasi Lini
Diciptakan oleh Henry Fayol. Pada struktur organisasi ini, wewenang dari atasan disalurkan secara vertikal kepada bawahan. Begitu juga sebaliknya, pertanggungjawaban dari bawahan secara langsung di tujukan kepada atasan yang memberi perintah. Cocok untuk organisasi yang masih kecil, memiliki jumlah karyawan yang masih sedikit dan spesialisasi kerja yang masih sederhana.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Lini
Ciri-ciri:
Kesatuan perintah terjamin
Pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan
Organisasi tergantung pada satu pimpinan
2. Struktur Organisasi Fungsional
Diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Fungsional
Ciri-ciri:
Tidak menjamin adanya kesatuan perintah
Keahlian para pengawas dan pegawai berkembang menuju spesialisasi
Penghematan waktu dapat dilakukan karena mengerjakan pekerjaan yang sama
3. Struktur Oranisasi Garis dan Staf
Merupakan struktur organisasi gabungan yang di kembangkan oleh Harrington Emerson. Umumnya digunakan oleh organisasi yang besar, daerah kerja luas, bidang tugas yang beraneka ragam dan jumlah bawahan yang banyak sehingga pimpinan tidak bisa bekerja sendiri, melainkan memerlukan bantuan staf. Staf adalah orang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasihat dan saran kepada pimpinan dalam organisasi tersebut.
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Garis dan Staf
4. Struktur Organisasi Fungsional dan Staf
Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari bermacam-macam struktur organisasi. Sistem ini memberikan kemungkinkan untuk memilih, yang menguntungkan di pakai yang merugikan di tinggalkan.
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Fungsional dan Staf
2.2 Unsur-Unsur Administrasi
"Unsur administrasi adalah bagian-bagian yang harus ada dalam keseluruhan kegiatan administrasi" (Aidil, 2013:1). Unsur-unsur administrasi tersebut diklasifikasikan menjadi dua bagian, yaitu mutlak dan umum.
Penjelasan mengenai kedua golongan unsur tersebut adalah sebagai berikut:
Unsur Mutlak/Faktor ilmu Administrasi
Dua orang manusia atau lebih
Manusia tidak dapat bekerja sendiri, melainkan memerlukan bantuan dan pertolongan dari orang lain.
Tujuan
Merupakan kebutuhan manusia yang bersifat jasmani maupun rohani yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata agar dapat terpenuhi. Meliputi tujuan jangka panjang, menengah dan pendek.
Tugas dan Pelaksanaan
Administrasi akan dapat mencapai tujuan apabila terwujudnya pembagian tugas antar pihak-pihak yang terlibat.
Peralatan dan Perlengkapan
Peralatan dan perlengkapan yang di perlukan dalam suatu proses administrasi bergantung berbagai faktor:
1. Jumlah orang yang terlibat dalam proses itu.
2. Sifat tujuan yang hendak dicapai.
3. Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan.
4. Sifat kerja sama yang dapat diciptakan dan di kembangkan.
Unsur umum/Anatomi ilmu administrasi
Organisasi
Merupakan unsur pertama yang menjadi wadah penyelenggaraan usaha kerja sama (badan administrasi). Proses mengorganisasi ialah penyusunan rangka dengan membagi dan mengubungkan setiap orang, wewenang, tugas, dan tanggung jawab menjadi kesatuan yang selaras. Termasuk juga penentuan tujuan yang hendak dicapai.
Manajemen
Hutabarat (1984: 77) manajemen disamakan dengan anatomi manusia yaitu kepala tempatnya otak dan syaraf berperan sebagai pusat dari keseluruhan yang ada pada badan, dimana diolah seluruh keperluaan dan dari mana dikelolah seluruh kepentingan badan/organisasi, dan ke mana seluruh hasil kegiatan disalurkan atau dilaporkan.
Komunikasi
Merupakan proses penyampaian keterangan dari pengirim informasi kepada penerima informasi yang bertujuan agar tercipta proses kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Kepegawaian
Merupakan rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerja sama. Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama. Proses tersebut dimulai dari penerimaan (recruiting) sampai pemberhentian (retirement).
Keuangan
Merupakan rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan mengelolah segi-segi pembiayaan (financing) sampai pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerja sama yang bersangkutan. Dari sini timbullah administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnnya dalam bidang keuangan.
Perbekalan
Merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian, menyimpan, mengembalikan, merawat, menyingkirkan dan menghapuskan barang-barang keperluan kerja dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.
Tatausaha
Merupakan proses menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, dan menyimpan bahan bahan informasi.
Perwakilan atau Hubungan Masyarakat
Merupakan proses kegiatan mengadakan dan memelihara hubungan aik dengan internal dan eksternal.
2.3 Motif Usaha
Baik perusahaan bisnis ataupun publik, memiliki motif yang menjadi latar belakang usahanya. Namun keduanya memiliki kecenderungan yang berbeda. Setiawan (2013:97) menyatakan:
Pemberian pelayanan oleh administrasi negara tidak mempertimbangkan masalah untung atau rugi secara ekonomis, terkecuali mungkin oleh pertimbangan politis. Dengan kata lain, profit bukanlah mmenjadi masalah, tujuan atau sasaran utama dari setiap kegiaan administrasi negara. Berbeda dengan administrasi niaga, motif pelaksanaan kegiatannya dimaksudkan untuk memperoleh keuntungan (provit motive). Dengan katta lain, keuntungan adalah merupakan sasaran utama dari setiap kegiatan administrasi niaga.
2.4 Kerjasama
Pada dasarnya, kerja sama sebagai latar belakang sebagai latar belakang terbentuknya perusahaan dibedakan menjadi dua macam, yaitu formal dan informal.
Menurut Gibson et al. (dikutip Setiawan, 8:2011), kelompok kerjasama formal dan informal dibentuk atas beberapa pertimbangan: yaitu:
Pemusatan Kebutuhan (The Satisfaction of Needs)
Keinginan untuk memperoleh kepuasan dari terpenuhinya kebutuhan manusia dapat merupakan kekuatan motivasi yang kuat dalam pembentukan kelompok.
Kedekatan dan Daya Tarik (Proximity and Attraction)
Interaksi antar individu yang muncul akibat kedekatan dan daya tarik dapat mengakibatkan pembentukan kelompok. Kedekatan merupakan jarak fisik antar individu. Daya tarik merupakan kemampuan seorang individu menarik orang lain yang mempunyai kesamaan dalam persepsi, sikap dan motivasi dalam mencapai suatu tujuan.
Tujuan Kelompok (Group Goals)
Seorang individu tertarik kepada suatu kelompok disebabkan orang tersebut tertarik akan tujuan dari kelompok tersebut.
Alasan Ekonomi (Economic Reasons)
Seorang individu menjadi anggota suatu kelompok dalam berbagai hal dikarenakan indiidu beranggapan bahwa individu bersangkutan akan mendapatkan keuntungan ekonomi yang lebih besar melalui kelompok.
2.5. Akuisisi dan afiliasi
Akuisisi adalah pengambil-alihan (takeover) sebuah perusahaan dengan membeli saham atau aset perusahaan tersebut, perusahaan yang dibeli tetap ada.
Sedangkan afiliasi terjadi jika satu perusahaan mengakuisisi saham berhak suara dari perusahaan lain dan kedua perusahaan tetap beroperasi sebagai dua entitas yang terpisah, tetapi mempunyai hubungan istimewa (hubungan afiliasi).
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Latar Belakang Terbentuknya PT. HM Sampoerna Tbk
3.1.1 Sejarah Sampoerna
Pada tahun 1913, seorang imigran asal Cina bernama Liem Seeng Tee mulai membuat dan menjual rokok kretek linting tangan di rumahnya di Surabaya. Perusahaan kecilnya tersebut menjadi salah satu perusahaan pertama yang memproduksi dan memasarkan rokok kretek dan rokok putih.
Popularitas rokok kretek tumbuh dengan pesat. Pada awal 1930-an, Liem Seeng Tee mengganti nama keluarga sekaligus nama perusahaannya menjadi Sampoerna, yang berarti "kesempurnaan". Setelah usahanya berkembang cukup mapan, Liem Seeng Tee memindahkan tempat tinggal keluarga dan pabriknya ke sebuah kompleks bangunan yang terbengkalai di Surabaya yang kemudian direnovasi olehnya.
Bangunan tersebut kemudian juga dijadikan tempat tinggal keluarganya, dan hingga kini, bangunan yang dikenal sebagai Taman Sampoerna tersebut masih memproduksi kretek linting tangan. Bangunan tersebut kini juga meliputi sebuah museum yang mencatat sejarah keluarga Sampoerna dan usahanya, serta merupakan salah satu tujuan wisata utama di Surabaya
Generasi ketiga keluarga Sampoerna, Putera Sampoerna, mengambil alih kemudi perusahaan pada tahun 1978. Di bawah kendalinya, Sampoerna berkembang pesat dan menjadi perseroan publik pada tahun 1990 dengan struktur usaha modern, dan memulai masa investasi dan ekspansi. Selanjutnya Sampoerna berhasil memperkuat posisinya sebagai salah satu perusahaan terkemuka di Indonesia.
3.1.2 Akuisisi Kepemilikan HM Sampoerna
PT. Philip Morris International (PMI) merupakan perusahaan rokok terbesar pertama di dunia dengan penjualan 10 miliar batang per merek per tahun. Merek-merek Philip Morris International antara lain Benson & Hedges (bersama British American Tobacco, Gallaher Group, dan Japan Tobacco), Dji Sam Soe, L&M, Longbeach, Marlboro, ST Dupont Paris, dan U Mild.
Pada tanggal 14 Maret 2005, PMI melalui siaran pers mengumumkan bahwa salah satu perusahaan afiliasi mereka, PT. Philip Morris Indonesia telah mengakuisisi PT. Hanjaya Mandala Sampoerna (Liputan 6 SCTV, 2005). Pada hari Sabtu tanggal 12 Maret 2005, perusahaan tersebut mengambil alih kepemilikan 40% atau sekitar 1.753.200.000 lembar saham keluarga Sampoerna dan 57,5% sisanya dari tangan para investor melalui proses tender offer (BEJ,2005). Saham tersebut dibeli dengan harga Rp. 10.600 per lembar, yang berarti 20% di atas harga penutupan pada pekan sebelumnya. Nilai total transaksi yang mencapai Rp. 47 triliun lebih itu menjadikannya sebagai satu peristiwa akuisisi yang memiliki nilai tertinggi yang pernah terjadi di Indonesia.
Tidak ada yang menduga bahwa keluarga Lim Seng Tee generasi ke empat itu akan melepaskan seluruh kepemilikannya. Saat itu, PT. HM. Sampoerna tidak berada dalam kondisi yang mengharuskannya untuk dijual. Kinerja keuangan menunjukkan trend yang positif. Pada tahun 2004 PT. HM. Sampoerna melaporkan laba bersihnya sebesar Rp. 1,99 triliun.
Harga yang ditawarkan oleh PT. Philip Morris Indonesia (PMI) untuk mengambilalih saham PT. HM. Sampoerna ini terbilang cukup tinggi. Apalagi saham PT. HM. Sampoerna merupakan saham yang tergolong dalam blue-chip stock (saham biasa yang memiliki reputasi tinggi, sebagai leader di industri sejenis, memiliki pendapatan yang stabil dan konsisten dalam membayar dividen) di kancah pasar modal. Hal ini menyebabkan banyak investor tertarik untuk membeli saham PT. HM. Sampoerna. Selain itu manajemen PT. HM. Sampoerna diduduki oleh sumber daya manusia yang terkenal andal dan mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis, serta memiliki budaya perusahaan yang kokoh yang berupa nilai-nilai luhur yang dapat dipercayai serta selalu melakukan inovasi-inovasi.
3.2 Struktur Organisasi PT HM Sampoerna
Berikut ini merupakan bagan struktur organisasi PT HM Sampoerna:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT HM Sampoerna
Sumber: http://www.google.com/
Penjelasan
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. HM Sampoerna Tbk diatas merupakan bentuk struktur organisasi lini (Line Organization Structure),yaitu organisasi yang wewenang atasan langsung ditujukan kepada bawahan, karena bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasannya dan adanya suatu perintah. Berikut ini adalah masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. HM sampoerna Tbk sebagai berikut :
RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)
Rapat umum pemegang saham berada paling atas struktur organisasi perusahaan, yang biasanya diadakan setiap setahun sekali pada akhir juni.
Dewan Komisaris
Dewan Komisaris terdiri dari seorang Presiden Komisaris dan dua orang anggota komisaris.
Direksi
Direksi terdiri dari Presiden Direktur dan 2 orang direktur yang secara bersama-sama mempunyai hak dan wewenang mewakili dan bertindak atas nama Direksi.
Direktur Pelaksana (CEO)
Tugas Direktur Pelaksana yaitu :
1. Mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan termasuk sumber daya manusia (SDM), Administrasi, pemasaran, manufacturing, litbang dan keuangan.
2. Memberikan pengarahan dan petunjuk kepada para pelaksana dan mengawasi keseimbangan antara wewnang dan tanggung jawab serta memastikan bahwa prosedur kerja di dalam perusahaan berjalan lancar.
Divisi Sumber Daya Manusia
Divisi ini terdiri dari bagian Personalia, Rencana Pengembangan dan Kesejahteraan.
Divisi Administrasi
Divisi ini terdiri dari Bagian Umum, Hukum, dan Hubungan Masyarakat.
Divisi Pemasaran
Divisi ini terdiri dari penelitian pasar, pengendalian merk, pemasaran lapangan, koordinasi penjualan.
Divisi Manufacturing
Divisi ini terdiri dari bagian Bahan Baku, Produksi, Engineering.
Divisi Litbang
Divisi ini terdiri dari bagian Laboratorium, Pengembangan Produk, Pengontrolan mutu dan penelitian dasar.
Divisi Keuangan
Divisi ini terdiri dari bagian Bendahara, Akuntansi dan EDP.
Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi yang Dianut
Kelebihan Line Organization Structure
Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melakukan tugas pokok dengan kelompok staf yang melakukan kegiatan penunjang.
Asas spesialisasi yang ada dapat dilanjutkan menurut bakat bawahan masing-masing.
Prinsip "The right man on the right place" dapat diterapkan dengan mudah
Koordinasi dalam setiap unit kegiatan dapat diterapkan dengan mudah.
Dapat dilakukan dalam organisasi yang lebih besar (skala besar).
Kekurangan Line Organization Structure
Pimpinan lini sering mengabaikan saran atau nasehat dari staf.
Pimpinan staf sering mengabaikan gagasan-gagasan dari pimpinan lini.
Adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya.
Perintah lini dan perintah staf sering membingungkan anggota organisasi karena kedua jenis hirarki sering tidak seirama dalam memandang sesuatu.
3.3 Unsur-Unsur Administrasi PT HM Sampoerna
3.3.1 Unsur mutlak
Dua orang manusia atau lebih
Pihak yang berperan disini adalah setiap orang yang terlibat dalam struktur organisasi PT HM Sampoerna yang telah ditempatkan berdasarkan fungsi dan peran masing-masing berdaasarkan keahlian yang dimiliki, dapat dilihat pada struktur organisasi.
Tujuan
Tujuan PT HM Sampoerna tercermin pada visi dan misi perusahaan yang akan diuraikan secara terperinci pada pembahasan selanjutnya.
Tugas dan Pelaksanaan
Adapun tugas yang ditetapkan untuk masing-masing posisi pada struktur organisasi PT HM Sampoerna ialah:
RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)
Didalam rapat tersebut Direksi berkewajiban memberikan laporan perihal jalannya perusahaan dari tata usaha keuangan dari tahun buku yang lalu yang harus ditentukan dan disetujui, dan juga dalam RUPS ini dilakukan penunjukan akuntan publik yang terdaftar.
Dewan Komisaris
Tugas utama dari Dewan Komisaris yaitu mempunyai wewenang untuk memberhentikan Direksi Apabila terdapat suatu tibdakan dari direksi yang bertentangan dengan anggaran dasar dan tujuan dari perusahaan.
Direksi
Presiden Direktur dan 2 orang direktur bersama-sama mempunyai hak dan wewenang mewakili dan bertindak atas nama Direksi.
Direktur Pelaksana (CEO)
Tugas Direktur Pelaksana yaitu :
1. Mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan termasuk sumber daya manusia (SDM), Administrasi, pemasaran, manufacturing, litbang dan keuangan.
2. Memberikan pengarahan dan petunjuk kepada para pelaksana dan mengawasi keseimbangan antara wewnang dan tanggung jawab serta memastikan bahwa prosedur kerja di dalam perusahaan berjalan lancar.
Divisi Sumber Daya Manusia
1. Personalia
Bagian ini bertugas melaksanakan system pengolaan dan pemeliharaan administrasi kepegawaian serta melaksanakan dan memenuhi perijinan dan peraturan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan maupun hukum yang mengatur mengenai pengelolaan perusahaan.
2. Rencana Pengembangan
Bagian ini bertugas menyediakan system rekrutmen dan seleksi tenaga kerja bagi perusahaan, menyediakan system pelatihan dan pengembangan SDM dan menyediakan system evaluasi terhadap SDM.
3. Kesejahteraan
Bagian ini bertugas menyediakan system pemberian tunjangan yang sesuai dengan karyawan.
Divisi Administrasi
Bagian umum bertugas menyelesaikan pendokumentasian atas dokumen-dokumen penting perusahaan serta penyusunan daftar hadir. Bagian Hukum bertugas membuat serta mengontrol terhadap pelaksanaan hukum yan berlaku di perusahaan. Dan bagian Hubungan Masyarakat bertugas memberikan keterangan mengenai perusahaan pada masyarakat.
Divisi Pemasaran
Bagian pemasaran bertugas menganalisa pemasaran, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian hasil produksi sampai ketangan konsumen.
Divisi Manufacturing
Bertugas menyediakan dan mengontrol bahan baku yang akan diproses sehingga menghasilkan produk yang diinginkan, mengontrol atas produk yang bsedang diracik sampai produk tersebut selesai serta mengecek jalannya proses perakitan.
Divisi Litbang
Divisi ini terdiri dari bagian Laboratorium, Pengembangan Produk, Pengontrolan mutu dan penelitian dasar.
Divisi Keuangan
Bagian bendahara bertugas menangani masalah dana. Bagian akuntansi bertugas menangani pemuatan laporan keuangan dan aktualisasi. Bagian EDP bertugas memproses data-data yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan, mulai dari menginput data baru, mengolah dan meyeleksi data yang sudah ada.
Peralatan dan Perlengkapan
Secara umum, kegiatan perusahaan terbagi atas tiga bagian, yaitu:
Pemrosesan daun tembakau;
Produksi rokok;
Dan pengemasan serta persiapan distribusi
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan merupakan mesin mesin yang berkaitan dengan kegiatan produksi, bangunan dan prasarana, perabot dan peralatan kantor, serta sarana pengangkutan.
3 .3. 2 Unsur Umum Administrasi
Organisasi
PT Hanjaya Mandala Sampoerna Tbk adalah afiliasi dari PT Philip Morris Indonesia dan bagian dari Philip Morris International, produsen rokok terkemuka di dunia. Jajaran direksi dan manajemen baru yang terdiri dari gabungan profesional Sampoerna dan PMI meneruskan kepemimpinan Perseroan dengan menciptakan sinergi operasional dengan PMI.
Memiliki misi menawarkan pengalaman merokok terbaik kepada perokok dewasa di Indonesia. Hal itu dilakukan dengan senantiasa mencari tahu keinginan konsumen, dan memberikan produk yang dapat memenuhi harapan mereka.
Manajemen
Di lingkungan perusahaan di PT. H.M. Sampoerna ditanamkan nilai dikalangan pemilik dan manager dengan system nilai yang diperjuangkan buruh. Dilain pihak nilai yang diperjuangkan buruh adalah memacu diri untuk memperolrh pendapatan yang lebih tinggi dan memenuhi target pekerjaan yang harus diselesaikan. Pendiri berperan sebagai peletak dasar nilai-nilai yang diperjuangkan yaitu memproduksi rokok yang mengungguli produksi rorok pabrik lain. Pemilik berperan sebagai pendorong peningkatan dan pengembangan produksi baik dari aspek kualitas maupun kualitas. Manajer berperan sebagai pengelola perusahaan secara professional yang memiliki wawasan kedepan. Buruh berperan sebagai mitra kerja pengusaha yang bertanggung jawab pada produk yang dihasilkan.
Komunikasi
Kegiatan komunikasi internal di PT. HM. Sampoerna Tbk terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis. Media komunikasi internal tertulis yang digunakan di PT. HM. Sampoerna Tbk adalah petunjuk administrasi atau prosedur, laporan, papan pengumuman, dan surat. Media komunikasi internal lisan yang digunakan adalah rapat, telepon, pertemuan informal.
Langkah yang diambil dalam menumbuhkan dan mengembangkan budaya perusahaan di perusahaan di PT. H.M. Sampoerna melalui tekhnik sosialisasi tertulis dan lisan. Sosialisasi lisan ditempuh melelui perteuan tatap muka, latihan kerja, contoh tindakan langsung seperti olahraga, acara ritual, acara pemberian reword bagi karyawan yang berprestasi dan lainya. Tekhnik tertulis untuk mengkomunikasikan visi dan misi melalui media bulanan, bulletin bulanan, laporan tahunan, buku sejarah perusahaan poster, surat kabar dan lainya.
Kepegawaian
Perusahaan bertugas melaksanakan system pengolaan dan pemeliharaan administrasi kepegawaian serta melaksanakan dan memenuhi perijinan dan peraturan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan maupun hukum yang mengatur mengenai pengelolaan perusahaan. Tenaga kerja direkrut dan diseleksi untuk selanjutnya mendapatkan pelatihan dan pengembangan.
Program pelatihan diadakan secara berkala dan partisipasi karyawan dimonitor dengan ketat. Tenaga kerja juga mendapatkan tunjangan sesuai kebutuhan.
Di perusahaan di PT. H.M. Sampoerna, dalam proses budaya kerja di perusahaan terdapat jon description yang bersifat simboisis mutualisme, yaitu pembagian kerja sesuai dengan posisi dan keahliannya yang saling menguntungkan. Antara staf satu dengan staf yang lain merupakan satu kesatuan untuk mencapai sebuah target yang telah ditentukan dan disepakati.
Keuangan
Pengelolaan dana perusahaan akan dikelola di bagian bendahara untuk selanjutnya dibuat menjadi laporan keuangan dan aktualisasinya di bagian akuntansi. Pemrosesan data-data yang berhubungan dengan perusahaan seperti input data baru, pengolahan dan penyeleksian data yang sudah ada dilakukan di bagian EDP.
Perbekalan
Sampoerna bertanggung jawab untuk menyuplai bahan baku (raw material), mesin giling, pengepakan, tenaga ahli dan membayar cukai. "Singkatnya MPS melinting rokok yang seluruh bahan bakunya dipasok Sampoerna, kemudian MPS akan menerima biaya linting dan management fee yang ditetapkan berdasarkan negosiasi, untuk membayar upah.
Tatausaha
Salah satu kunci sukses Perseroan adalah ketaatan terhadap prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik. Sebagai perusahaan publik, sekaligus salah satu afiliasi PMI, penerapan tata kelola perusahaan yang baik menjadi suatu keharusan bagi Perseroan.
Perseroan menetapkan standar kepatuhan dan integritas yang sangat tinggi dalam menjalankan usaha. Aturan berperilaku (code of conduct) yang diterapkan pada seluruh afiliasi PMI, termasuk Sampoerna, dikomunikasikan kepada karyawan Perseroan pada seluruh tingkatan organisasi. Program pelatihan diadakan secara berkala dan partisipasi karyawan dimonitor dengan ketat.
Pelaksanaan tata kelola perusahaan di Sampoerna merupakan tanggung jawab Dewan Komisaris dan Direksi, dibantu dengan tim yang terdiri dari para ahli di bidang hukum (legal counsel) dan pengendalian internal. Tim tersebut secara rutin memantau kepatuhan terhadap semua kebijakan.
Perwakilan atau Hubungan Masyarakat
Keberadaan Public Relations bagi sebuah perusahaan adalah sangat penting, apalagi bagi sebuah perusahaan rokok yang sudah bertaraf internasional seperti PT HM Sampoerna Tbk.
PT HM Sampoerna Tbk yaitu menggunakan Strategi Marketing Public Relations yaitu kiat dan teknik promosi penjualan dan pengenalan produk atau perusahaan yang memadukan kekuatan publisitas dengan pendekatan teknik-teknik jurnalistik dan pemanfaatan saluran khusus dengan mengadakan kegiatan atau event yang mengandung unsur penerangan tentang informasi produk-produk baru dan hingga upaya mempengaruhi atau menciptakan opini publik yang menguntungkan.
Dalam melaksanakan strategi tersebut PT HM Sampoerna melakukan perubahan struktur organisasi dengan menempatkan Public Relations pada posisi yang tinggi langsung dibawah Managing Director atau pembuat keputusan / kebijakan dan terdiri dari dua bagian yaitu PR Event dan PR Media Relations. Dan selain itu untuk menyiasati adanya pelarangan iklan yaitu dengan melakukan branding / pemasangan merek pada seluruh kendaraan Sampoerna yang bertujuan untuk meningkatkan brand awareness / kesadaran merek dari seluruh karyawan dan masyarakat luas. Selain itu untuk menciptakan identitas perusahaan dan image perusahaan yang baik, Departemen Public Relations Indonesian Cigarette Business Unit juga melaksanakan program Signage/rambu perusahaan yang bertujuan untuk menyeragamkan rambu yang ada di perusahaan.
Disamping itu untuk menjalin komunikasi antara perusahaan dan masyarakat luas atau konsumennya Sampoerna mendirikan House of Sampoerna yang didalamnya dijelaskan tentang sejarah Sampoerna dan proses pembuatan rokok Sigaret kretek tangan yang bertujuan untuk meningkatkan brand awareness dari seluruh masyarakat.
3.3.3. Tujuan dan Motif Kerja Perusahaan PT HM Sampoerna
Keberadaan perusahaan di PT. H.M. Sampoerna dapat dilihat dari dua dimensi yaitu ekonomi dan social. Dimensi ekonomi adalah aktivitas perusahaan dengan motif ekonomi (mencari keuntungan). Dimensi yang ke dua yaitu institusi ekonomi dengan peran social. Membantu, memberikan kesempatan berkarya dan membantu perekonomian masyarakat sekitar.
Hal tersebut tercermin dari Visi dan Misi PT HM Sampoerna di bawah ini:
Visi dan Misi Sampoerna
Visi PT HM Sampoerna Tbk. ("Sampoerna") terkandung dalam "Falsafah Tiga Tangan". Falsafah tersebut mengambil gambaran mengenai lingkungan usaha dan peranan Sampoerna di dalamnya. Masing-masing dari ketiga "Tangan", yang mewakili perokok dewasa, karyawan dan mitra bisnis, serta masyarakat luas, merupakan pihak yang harus dirangkul oleh Sampoerna untuk meraih visi menjadi perusahaan paling terkemuka di Indonesia.
Kami meraih ketiga kelompok ini dengan cara sebagai berikut:
Memproduksi rokok berkualitas tinggi dengan harga yang wajar bagi perokok dewasa
Sampoerna berkomitmen penuh untuk memproduksi sigaret berkualitas tinggi dengan harga yang wajar bagi konsumen dewasa. Ini dicapai melalui penawaran produk yang relevan dan inovatif untuk memenuhi selera konsumen yang dinamis.
Memberikan kompensasi dan lingkungan kerja yang baik kepada karyawan dan membina hubungan baik dengan mitra usaha
Karyawan adalah aset terpenting Sampoerna. Kompensasi, lingkungan kerja dan peluang yang baik untuk pengembangan adalah kunci utama membangun motivasi dan produktivitas karyawan. Di sisi lain, mitra usaha kami juga berperan penting dalam keberhasilan kami, dan kami mempertahankan kerjasama yang erat dengan mereka untuk memastikan vitalitas dan ketahanan mereka.
Memberikan sumbangsih kepada masyarakat luas
Kesuksesan Sampoerna tidak terlepas dari dukungan masyarakat di seluruh Indonesia. Dalam memberikan sumbangsih, kami memfokuskan pada kegiatan pengentasan kemiskinan, pendidikan, pelestarian lingkungan, penanggulangan bencana dan kegiatan sosial karyawan
3.3.4. Sistem Kerja PT HM Sampoerna Tbk
PT HM Sampoerna Tbk menjalankan kegiatan produksi dengan cara sebagai berikut:
Dari Lahan Pertanian Hingga Pabrik
Setelah dipanen dan dikeringkan, tembakau dan cengkeh dibawa ke lokasi pabrik. Tembakau biasanya disimpan hingga selama 3 tahun dalam lingkungan terkontrol untuk membantu meningkatkan cita rasanya. Cengkeh juga melewati proses penyimpanan serupa hingga selama satu tahun sebelum diproses menjadi "cengkeh rajang" (cut clove). Tembakau yang telah disimpan akan diproses terlebih dahulu sebelum dicampur dengan cengkeh rajangan yang telah kering, kemudian dijadikan racikan rokok yang akan dilinting menjadi rokok. Racikan yang telah selesai, yang biasa disebut "cut filler," disimpan dalam lumbung berukuran besar sebelum memasuki proses produksi rokok.
Rokok kretek dapat berupa sigaret kretek tangan (SKT) atau sigaret kretek mesin (SKM). Salah satu keunikan industri kretek Indonesia ialah masih digunakannya metode pelintingan secara manual dengan tangan, dimana para pekerja melinting produk rokok kretek dengan sangat cepat, bahkan hingga dapat mencapai 350 batang per jam.
Fasilitas Linting-tangan dan Buatan mesin:
Produksi sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin terdiri dari tiga tahapan:
Pemrosan daun tembakau
Produksi rokok
Pengemasan serta persiapan distribusi.
Dalam tiap tahapan produksi, pengendalian mutu yang sangat cermat memegang peranan penting untuk memastikan bahwa setiap batang rokok dibuat dengan standar tertinggi. Setelah siap, rokok kemudian dikemas dan dikirimkan untuk proses distri.
PT. HM Sampoerna merupakan salah satu perusahaan yang termasuk dalam kategori single business. Dalam single business terdapat tiga level strategi, yaitu:
Functional – area Strategies
Inovasi yang dilakukan Sampoerna tak hanya terbatas inovasi dalam produk. Yang penting dan dampaknya justru sangat luas adalah inovasi dalam teknologi, proses, sistem, strategi, dan bahkan model bisnis.
Sampoerna membangun manajemen yang mendorong pendelegasian karyawan di tahun 1960-an
Inovasi Liem seeng Tee dalam membangun keagenan dalam pendistribusian Dji Sam Soe ditahun 1920-an
Inovasi Sampoerna mengembangkan sistem distribusi langsung, membangun corporate brand "HM Sampoerna," dan pembenahan proses di fasilitas produksi Sukorejo. Dan yang tak boleh dilupakan tentu saja adalah inovasi "raksasa" berupa perubahan model bisnis Sampoerna dari "manufacturing-driven company" menjadi "market-driven company," pada awal tahun 1990-an yang pengaruhnya sangat luas ke seluruh aspek operasional perusahaan.
Business Strategy
Untuk memperkuat posisi pasarnya, PT.HM Sampoerna menghadirkan beberapa macam inovasi, antara lain :
Meluncurkan rokok A Flava Click Mint yaitu produk rokok mild pertama di Indonesia dengan inovasi click mint, yang menawarkan 2 pengalaman rokok berbeda kepada perokok dewasa, yaitu rokok dengan rasa mild & mint.
Meluncurkan rokok A Mild, A-Mild merupakan rokok rendah nikotin (Low Tar Low Nicotine/LTLN) pertama di Indonesia dengan komposisi tar/nikotin 14 mg/1.0 mg.
Operating Strategies
Perusahaan-perusahaan yang paling dikagumi dunia dalam perencanaan dan pengendalian operasinya banyak menerapkan Six Sigma, salah satunya adalah PT HM Sampoerna Tbk .Six Sigma merupakan tujuan yang hampir sempurna dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Six Sigma merujuk kepada target kinerja operasi yang diukur secara statistik dengan hanya 3,4 kesalahan untuk setiap juta aktivitas. Six Sigma juga merupakan usaha perubahan budaya supaya posisi perusahaan ada pada kepuasan pelanggan, profitabilitas dan daya saing yang lebih besar. Six Sigma merupakan sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan sukses bisnis, yang secara unik dikendalikan oleh pemahaman yang kuat terhadap kebutuhan pelanggan, pemakaian disiplin terhadap data, fakta dan analisis statistik serta perhatian cermat untuk mengelola, memperbaiki dan menanamkan kembali proses bisnis
3.3.5. Status Pegawai PT HM Sampoerna
HM Sampoerna (Philip Morris Indonesia) sebagai salah satu raksasa industri rokok yang menguasai 35 persen pangsa pasar di Indonesia dan dengan pertumbuhan paling agresif. Perusahaan itu menerapkan strategi peningkatan kapasitas produksi dengan metode berbiaya murah yaitu dengan menyerahkan produksi pelintingan (core bisnis) sigaret kretek tangan (SKT) kepada pihak ketiga (third party operation).
Sistem produksi inidisebut Mitra Produksi Sigaret (MPS) dan hingga saat ini Sampoerna memiliki 40 MPS yang tersebar di seluruh pulau Jawa, dengan jumlah buruh sekitar 65.000 orang, sementara karyawan tetapnya hanya berjumlah 28.300 orang.
Penerapan MPS oleh HM Sampoerna ini merupakan praktik outsourcing buruh dengan mensubkontrakan kegiatan produksi utama/inti (core bisnis) yaitu pelintingan rokok
Melalui MPS ini, kapasitas produksi dapat ditingkatkan secara signifikan, tanpa investasi baru untuk perluasan lahan dan membangun pabrik, gudang, perlengkapan kantor dan termasuk masalah perburuhan (upah, tunjangan dan hak ketenagakerjaan lainnya) karena menjadi urusan MPS.
Sementara tanggung jawab Sampoerna adalah menyuplai bahan baku (raw material), mesin giling, pengepakan, tenaga ahli dan membayar cukai. Singkatnya MPS melinting rokok yang seluruh bahan bakunya dipasok Sampoerna, kemudian MPS akan menerima biaya linting dan management fee yang ditetapkan berdasarkan negosiasi, untuk membayar upah buruh.
Pemerintah berupaya agar 65.000 pekerja yang tersebar di MPS-MPS itu dapat menjadi karyawan tetap Sampoerna, dengan jaminan kesejahteraan sesuai dengan standar yang diterapkan dan berlaku pada perusahaan itu.karena sebenarnya menurut Undang-Undang Nomor 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, para buruh harus diangkat menjadi karyawan tetap setelah bekerja maksimal dua tahun.
BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
Setiap struktur organisasi memiliki kekurangan dan kelebihan tersendiri. Akan tetapi hal tersebut justru menjadi suatu tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan tersebut.
Unsur-unsur administrasi yang dikelola secara efektif sangat berperan dalam mewujudkan masa depan yang baik bagi perusahaan. Struktur organisasi dan manajemen yang baik akan memperkecil kekurangan yang dimiliki oleh suatu perusahaan sehingga optimasi kerja dan kualitas SDM dari perusahaan tersebut dapat meningkat.
Perhatian manajemen terhadap kesejahteraan setiap pegawai yang terlibat pun sangat diperlukan agar tujuan perusahaan yang tercapai dapat diimbangi dengan kesejahteraan bersama.
Saran
Perusahaan sebaiknya meneliti terlebih dahulu tipe-tipe organisasi yang cocok untuk perusahaannya. Hal ini perlu dilakukan supaya suatu perusahaan dapat meminimalisasi kekurangan dari tipe-tipe atau struktur organisasi yang dianutnya. Sehingga tingkat kinerja perusahaan tetap optimal.
Unsur-unsur administrasi juga perlu diperhatikan agar produktivitas perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien.
Di samping usaha dalam memenuhi motif ekonomi berupa laba, perusahaan juga perlu mempertimbangkan kesejahteraan para pegawai yang terlibat.
DAFTAR PUSTAKA
Sumber dari buku:
Setiawan, Heri. 2013. Pengantar Ilmu Administrasi. Palembang: Politeknik Negeri Sriwijaya.
Gibson, Donnelly dan Ivancevich. 1995. Manajemen. Terjemahan oleh Ichyaudin. 1996. Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama.
Sumber dari Internet:
Setiawan, Joko.2010. "Struktur Industri." http://www.bocahbancar.wordpress.com (diakses tanggal 6 Juni 2013)
Nasrullah, Guruh. 2012."Kasus Manajemen Strategi H.M. Sampoerna. " http://guruhnasrullah.wordpress.com/2012/10/15/pelaksanaan-rencana-strategi-pt-hm-sampoerna-tbk/ (diakses tanggal 7 Juni 2013)
Aidil. 2012. "Unsur-Unsur Pendekatan Administrasi". http://aidilblue.blogspot.com/2012/11/pendekatan-unsur-unsur-administrasi.html (diakses tanggal 7 Juni 2013)
Agnes. 2010. "Afiliasi dan Akuisisi". http://agnesblogs.blogspot.com/2010/05/merger-akuisisi-konsolidasi-afiliasi.html (diakses tanggal 7 Juni 2013)
Hersyaputera, Mochamad Tommy. 2011. "PT. HM Sampoerna Tbk." http://www.sampoerna.com (diakses tanggal 7 Juni 2013)
