Struktur Organisasi Bagian Pembelian
Struktur organisasi dan penjabaran tugas dari staf pembelian atau Purchasing Department pada hotel berbintang adalah sebagai berikut : 1. Purchasing Manager , pimpinan atau Manajer Pembelian adalah orang yang paling bertanggung jawab dalam menangani ke seluruhan tugas dan kewajiban bagian pembelian. 2. Assistant Purchasing Manager , wakil kepala bagian pembelian, bisa juga merangkap sebagai Sekretaris, adalah staf bagian pembelian yang membantu/mewakili Purchasing manager apabila berhalangan hadir. Asisstant Purchasing Manager juga harus mengetahui keseluruhan pekerjaan dari bagian pembelian. 3. Food and Beverages Purchaser , staf bagian pembelian yang khusus menangani urusan pembelian bahan makanan dan minuman. 4. Engineering Supplies and Materials Purchaser , adalah staf bagian pembelian yang khusus menangani urusan pembelian barang-barang material dan bahan serta kelengkapannya. 5. Buyer/driver , adalah staf/supir pada bagian pembelian yang ditugaskan untuk "menjemput" barang atau bahan makanan yang debeli baik secara kontan atau kredit, yang tidak bisa diantar oleh supplier yang bersangkutan, yang sifatnya segera ( urgent ) dan mendadak. Pada hotel kecil dan menengah, susunan staf bagian pembelian bisa dibuat lebih sederhana misalnya Assistant Purchasing Manager bisa saja merangkap tugas untuk menangani pembelian Food and Beverage, sedangkan yang menangani pembelian barang-barang Engineering dan
Materials bisa dilakukan oleh seorang buyer/driver . Dibawah ini akan dijabarkan masing-masing job description pada bagian pembelian, sebagai berikut : I. Jabatan : Purchasing Manager Department: Department : Finance Bertanggung jawab kepada
: Accounting Manager
Jabaran tugas :
1. Melakukan absensi atas kehadiran seluruh staf bagian pembelian. 2. Menghadiri morning briefing yang dipimpin oleh General Manager setiap hari. 3. Mengecek dan menanda tangani semua purchase requisition dan purchase order yang sudah dilengkapi dengan harga. 4. Bertanggung jawab atas kelancaran pesanan barang dari semua bagian/department. 5. Melaksanakan rapat ( meeting) dengan semua staf bagian pembelian paling sedikit sekali dalam seminggu. 6. Melakukan pengecekan "on the spot" terhadap barang-barang yang baru datang, di area penerimaan barang ( receiving). 7. Ikut melaksanakan market survey kepasar, bersama-sama dengan cost controller dan executive chef .
8. Mengatur jadwal kerja bulanan, jadwal cuti staf bagian pembelian. 9. Melakukan evaluasi hasil kerja (job appraisal) staf bagian pembelian, setahun sekali.
II. Jabatan : Asst. Purchasing Manager Department : Finance Bertanggung jawab kepada
: Purchasing Manager
Jabatan tugas :
1. Membantu purchasing manager dalam melakukan absensi atas kehadiran staf bagian pembelian. 2. Menghadiri morning briefing yang dipimpin oleh General Manager setiap hari.
3. Membantu mengecek semua purchase requisition dan purchase order yang sudah lengkap dengan harga sesuai price list dari supplier. 4. Ikut bertanggung jawab atas kelancaran pesanan barang dari semua bagian/department. 5. Melaksanakan rapat ( meeting) dengan semua staf bagian pembelian paling sedikit sekali dalam seminggu, jika purchasing manager berhalangan hadir. 6. Ikut melakukan pengecekan terhadap barang-barang yang baru datang, di area penerimaan barang (receiving). 7. Ikut melaksanakan market survey kepasar, bersama-sama dengan cost controller dan executive chef .
8. Membantu mengatur jadwal kerja bulanan, jadwal cuti staf bagian pembelian. 9. Membantu manager dalam melaksanakan evaluasi hasil kerja (job appraisal) staf bagian pembelian, setahun sekali.
III. Jabatan : Food and Beverage Purchaser Department : Finance Bertanggung jawab kepada
: Purchasing Manager
Jabatan tugas :
1. Mengisi purchase requisition khususnya pembelian bahan makanan dan minuman dengan harga-harga yang diperoleh dari supplier . 2. Meminta persetujuan ayau otorisasi dari bagian/department yang membuat purchase requisition mengenai kualitas barang/bahan makanan yang akan dibeli. 3. Melakukan order melalui telepon, khusus untuk makanan dan minuman, sesuai dengan purchase order yang sudah mendapat persetujuan atau otorisasi dari atasan yang berwenang.
4. Ikut membantu market survey bersama-sama bagian cost control, apabila diminta oleh atasan.
5. Bertanggung jawab atas kedatangan barang-barang pesanan hotel, sesuai dengan tanggal pengiriman yang tertera pada purchase order (delivery date). 6. Membantu mengerjakan pekerjaan seksi lain di bagian pembelian apabila staf yang bersangkutan sedang berhalangan hadir (sakit atau cuti). 7. Membuat laporan kepada purchasing manager mengenai Purchase Order yang sama sekali tidak dikirim oleh pihak supplier atau hanya dikirim sebagian saja, sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
IV. Jabatan : Material & Supplies Manager Department: Finance Bertanggung jawab kepada
: Purchasing Manager
Jabaran tugas :
1.Mengisi purchase requisition khusus untuk barang-barang materials & supplies, dengan hargaharga ( price list ) yang diperoleh dari supplier . 2. Mencari atau meminta daftar harga barang-barang materials & supplies dari beberapa supplier . 3. Meminta persetujuan ayau otorisasi dari bagian/department yang membuat purchase requisition mengenai spesifikasi barang yang akan dibeli.
4. Melakukan order melalui telepon, khusus untuk barang-barang materials & supplies, sesuai dengan purchase order yang sudah mendapat persetujuan atau otorisasi dari atasan. 5. Bertanggung jawab atas kedatangan barang-barang pesanan hotel, terutama barang materials, sesuai dengan tanggal pengiriman yang tertera pada lembar purchase order (delivery date). 6. Membantu mengerjakan pekerjaan seksi lain di bagian pembelian, apabila staf yang bersangkutan sedang berhalangan hadir (sakit atau cuti).
7. Membuat laporan kepada purchasing manager mengenai Purchase Order yang sama sekali tidak dikirim oleh pihak supplier atau hanya dikirim sebagian saja, sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
V. Jabatan : Driver/Buyer Department: Finance Bertanggung jawab kepada
: Purchasing Manager
Jabaran tugas :
1. Membeli barang-barang yang dianggap sangat penting ( urgent ), atau barang yang tidak dikirim oleh supplier sesuai pesanan, baik itu makanan, minuman maupun materials yang akan dipakai pada saat itu oleh bagian yang memerlukan. 2. Mengantar staf bagian purchasing, cost control dan staf bagian dapur melaksanakan market survey kepasar-pasar tradisional.
3. Menjemput barang-barang pesanan hotel yang tidak bisa diantar oleh supplier karena sesuatu hal atau alasan yang dapat diterima. 4. Membantu F & B Purchaser atau M & S Purchaser jika sedang tidak bertugas keluar kantor. 5. Bertanggung jawab atas pemeliharaan kendaraan yang dipercayakan oleh manajemen atau pemilik hotel kepada purchasing department .
