STRATEGI PENYUSUNAN RENCANA KERJA YANG EFEKTIF Ada pepatah yang berbunyi, ‘dengan perencanaan yang baik berarti 70% pekerjaan telah dilaksanakan.’ Pepatah lain mengatakan, ‘failing to plan means planning to fail (gagal merencanakan berarti merencanakan kegagalan).’ Jelas kedua pepatah ini mengisyaratkan pentingnya suatu perencanaan. Jika berhasil dalam membuat perencanaan dengan baik, maka hampir dapat dipastikan kesuksesan berada dalam genggaman. Sebaliknya, gagal dalam menyusun perencanaan sama artinya dengan merencanakan kegagalan itu sendiri. Perencanaan merupakan awal dari suatu aktifitas. Disinilah titik tolak setiap program maupun kegiatan yang akan menentukan masa depan. Namun kata kunci untuk persolaan ini bukan hanya terletak pada merencanakan, lebih dari itu adalah merencanakan dengan baik. Artinya, menyusun perencanaan saja belum cukup, tetapi harus membuatnya dengan baik sehingga dapat membawa kesuksesan dalam implementasinya. Pertanyaan yang muncul selanjutnya adalah bagaimana membuat perencanaan dengan baik? Artikel ini dibuat dalam rangka menyambut kegiatan penyusunan rencana diklat Balai Diklat Keuangan Medan di awal tahun 2011. Penulis mengajukan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan rencana kerja (maupun anggaran), yaitu: 1. Rencana harus didokumentasikan Dalam dunia bisnis, Yusra Amin, Coach dan CEO iCOACH, (seperti dimuat dalam kompas female.com) mengatakan bahwa business blue print harus ditulis secara jelas dan terarah. Cetak biru bisnis diumpamakan seperti piramida yang terdiri dari: • • • •
Visi; terletak di sisi paling atas piramida, dirumuskan oleh pemilik. Misi; berada di level kedua, menjadi wewenang dan tanggung jawab level CEO atau presiden direktur. Tujuan usaha; terletak di bawah misi, dijalankan dengan arahan dari manajer. Rencana kerja; di sisi paling bawah piramida, yang tersusun baik kemudian dijalankan tim.
Bagaimana dengan dunia pemerintahan? Undang-Undang nomor 25 tahun 2004 mengamanahkan kepada pemerintah untuk menyusun Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM), Rencana Strategis Kementrian/Lembaga (renstra KL), Rencana Kerja Pemerintah (RKP) dan Rencana Kerja Kementrian/Lembaga (renja KL). Secara ringkas, dokumen perencanaan pemerintah (baca: pemerintah pusat) terdiri atas: • •
RPJP, yaitu dokumen perencanaan untuk periode 20 (dua puluh) tahun yang memuat Visi, Misi, dan Arah Pembangunan. RPJM, yaitu dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun yang merupakan penjabaran dari visi, misi, dan program Presiden/Kepala Daerah dan memuat strategi pembangunan
• • •
nasional, kebijakan umum, kerangka ekonomi makro, program-program dan kegiatan pembangunan. Renstra KL, yaitu dokumen perencanaan kementerian/lembaga untuk periode 5 (lima)tahun. RKP, yaitu dokumen perencanaan nasional untuk periode 1 (satu) tahun. Renja KL, yaitu dokumen perencanaan kementerian/ lembaga untuk periode 1 (satu) tahun.
Dengan dibuat dan ditulisnya rencana kerja/anggaran secara jelas, maka tim kerja akan memiliki arahan yang jelas sesuai tugas, fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing. Diharapkan pekerjaan akan dapat terlaksana seperti yang telah ditargetkan. Selanjutnya, dengan didokumentasikannya rencana kerja maupun rencana anggaran, akan memudahkan menelusuri akar masalah serta personil yang bertanggung jawab ketika organisasi mengalami persoalan. 2. Pilih tim perumus Dalam sebuah diskusi, James Gwee mengatakan bahwa tidak perlu mengikutsertakan semua employees dalam sebuah rapat. Jika terlalu banyak orang yang dilibatkan, maka kemungkinan akan banyak menghabiskan waktu untuk membicarakan hal-hal yang kurang penting. Barangkali ini disebabkan karena semua orang yang hadir ingin mengemukakan pendapat dan ingin didengar. Lebih bahaya lagi jika hal ini mengakibatkan terjadinya debat kusir. Agar proses perumusan rencana berjalan efektif dan membuahkan hasil yang maksimal, perlu dibentuk tim khusus perumus rencana tersebut. Tidak semua pegawai perlu terlibat dalam penyusunan, namun terbatas pada orang-orang yang dianggap “ahli” dan memiliki peranan besar dalam pelaksanaan rencana tersebut. Sebaiknya tim ini mewakili semua bagian/bidang yang ada di dalam organisasi. Mereka adalah orang-orang yang banyak mengetahui situasi di dalam organisasi dan harapan user terhadap organisasi serta peta persaingan. Pemilihan tim perumus rencana pada orang-orang yang benar-benar capable akan membuat proses menjadi efektif dan efisien. Bab 1 Pasal ayat (3) UU no. 25 tahun 2004 mengisyaratkan bahwa Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN) yang akan menghasilkan rencana-rencana pembangunan dalam jangka panjang, jangka menengah, dan tahunan dilaksanakan oleh unsur penyelenggara negara dan masyarakat di tingkat Pusat dan Daerah. Pasal tersebut menghendaki bahwa proses perumusan rencana melibatkan para pemangku kepentingan (stakeholders) di lingkungan organisasi maupun masyarakat. Masyarakat dapat diumpamakan sebagai mereka yang akan menggunakan produk yang dihasilkan oleh masing-masing organisasi. Mengapa para pengguna ini perlu terlibat dalam penyusunan rencana? Tentu saja karena mereka yang paling tahu apa yang mereka butuhkan dan apa yang tidak mereka inginkan. Suatu produk akan dinilai berhasil jika memenuhi kebutuhan dan keinginan pasar. Oleh karena itu, rumusan rencana yang mengakomodir kepentingan para stakeholders akan lebih mengena sehingga produk yang akan dikeluarkan akan diminati pasar.
3. Hindarkan jurus copy-paste Copy-paste berarti mengambil rencana atau kegiatan tahun-tahun sebelumnya untuk digunakan kembali pada tahun berikutnya. Tidak ingin bersusah payah memikirkan apa yang akan dilakukan dan dicapai di masa datang, sebagian orang memilih mengcopy-paste kegiatan yang sudah pernah dilaksanakan. Kemudian (mungkin) menambahkan sedikit kegiatan lain serta menaikkan anggaran pada setiap kegiatan tersebut. Hasilnya tentu saja tidak maksimal. Namun kadang-kadang ini menjadi jurus andalan untuk segera mendapat rumusan rencana kerja baru, apalagi jika sudah deadline. Bahkan ini dapat diperparah dengan terbukanya kesempatan melakukan revisi di tengah jalan nanti. Untuk jangka pendek, cara ini terlihat berhasil, dimana sebuah rumusan rencana kerja dapat tersaji dengan cepat dan mudah tanpa membutuhkan banyak biaya dan tenaga. Namun untuk jangka panjang, copy-paste dapat membahayakan kehidupan organisasi. Apa yang dibutuhkan organisasi saat ini tentu saja berbeda dari tahun lalu. Demikian pula kebutuhan dan ekspektasi dari user/customer maupun stakeholder yang berbeda dari waktu ke waktu. Ditambah lagi dengan hal-hal yang berkaitan dengan faktor eksternal seperti persaingan dan ancaman lainnya. Di samping itu, revisi yang dilakukan berkalikali juga akan menimbulkan kesan kurang profesionalnya tim perumus. Oleh karena itu, rencana kerja hendaknya dirumuskan dengan serius dan sungguh-sungguh berdasarkan pertimbangan yang komprehensif.
Daftar Pustaka 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perecanaan Pembangunan Nasional. 2. Agus Harto Wibowo. Analisis Perencanaan Partisipatif. Semarang. 2009. 3. www.female.kompas.com. Buat Cetak Biru untuk Rencana Kerja. 2010.
