STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP) PEMASARAN DAN PRODUKSI JASA RENTAL ALAT BERAT ( Revisi III)
DITERIMA DAN DISETUJUI
:
1.
BM PEKANBARU
....................................... .......................................
2.
BM KALI KALIMA MANT NTAN AN TIMU TIMUR R
.... ...... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... ....
3.
BM BANJARMASIN
.......................................
4.
BM PALANGKARAYA
.......................................
5.
BM BA B ATULICIN
.......................................
6.
BM BANDUNG
.......................................
7.
BM BA BANJAR
.......................................
1
Divisi Alat Berat Dibuat
Diperiksa
Disetujui
Disetujui
Putut Aryo Brahmantoro Irman Ruhyana Diko Wahyudiardo Tim HE
Bambang Sulistyo GM Alat Berat
Iskandar Sanusi Corporate Strategic
Kristianto Corporate Development
Ditetapkan di
: Bandung
Pada Pada Tang Tanggal gal/Bu /Bulan lan/Ta /Tahun hun
: 19 19 Januar Januarii 2011 2011
PT. CIPAGANTI CITRA GRAHA
Andianto Setiabudi Direktur Utama
2
PT. CIPAGANTI CITRA GRAHA
PROSEDUR PEMASARAN DAN PRODUKSI JASA RENTAL ALAT BERAT
Berikut adalah Standart Operating Procedure (SOP) Produksi dan Pemasaran Jasa Rental Alat Berat.
Prosedur I
: Prosedur Pemasaran dan Penerimaan Order .
Prosedur II
: Prosedur Pengendalian Proses Produksi
Prose rosed dur III
: Prosed sedur Peraw rawatan/Pemel emeliihara araan unit Pera eralatan Produksi
Prosedur IV
: Pr Prosedur Perbaikan Unit Peralatan Pr Produksi
Prosedur V
: Prosedur Penyerahan dan Penarikan Alat Berat
Prosedur VI
: Prosedur Mobilisasi Alat Berat
Prosedur VII
: Pr Prosedur Demobilisasi Al Alat Be Berat
Prose rosed dur VIII
: Prosed sedur Pengendali alian Pera eralatan Produksi
Prosedur IX
: Prosedur Penanganan Piutang
Prosedur X
: Prosedur Pengawasan GPS
Prosedur XI
: Prosedur Investasi/Pengadaan Unit
Prosedur XII
: Prosedur Klaim Asuransi
Prosedur XIII
: Prosedur Mutasi Unit
Prose rosed dur XI XIV
: Pr Prosed sedur Pe Pelaporan ran HM HM Operat rator & Stock Co Control
Prosedur XV XV
: Pr Prosedur Pe Pembayaran Ga Gaji Op Operator
Prosedur XVI
: Prosedur Penerimaan Karyawan Cabang
Prose rosed dur XV XVII
: Pr Prosed sedur As Assesm sesmen entt/Penila ilaian Ka Karya ryawan
Prose rosed dur XVIII VIII
: Pro Prose sedu durr Pen Peng gajua ajuan n & Pem Pemberia erian n Fee Fee Med Mediato iator r
Prose rosed dur XI XIX
: Pr Prosed sedur Pe Pengajua juan Pe Penjua jualan de dengan Si Siste stem Kr Kredit
1. TUJUAN
Prosedur – prosedur SOP tersebut memberikan memberikan pedoman pedoman pelaksanaan pemasaran dan dan
produksi
serta mendokumentasikan dalam bentuk laporan-laporan.
2. RUANG LINGKUP
2.1 Prosedur-pro Prosedur-prosedur sedur ini digunaka digunakan n untuk untuk pemasaran pemasaran dan dan produksi. produksi. 2.2 Unit kerja kerja terkait yang yang menggunak menggunakan an prosedur prosedur ini adalah adalah seluruh unsur unsur organisasi organisasi
3
tingka tingkatt cabang cabang yang yang berada berada dibawa dibawah h pimpin pimpinan an Kepala Kepala Cabang Cabang (BM) (BM) yang yang merang merangkap kap sebagai manager pemasaran dan bertindak sebagai koordinator kegiatan lintas Direktorat, yaitu Direktorat Komersil & Produksi dan Direktorat Keuangan & Sumber Daya. Hubungan Kepala Cabang (BM) dengan Kepala Cabang (BM) lainnya dibawah koordinasi General Manager Alat Berat.
Unit kerja terkait tersebut adalah : Branch Manager
Manager
Spv HRD&GA
Supervisor
Kord HRD
Kordinator
Spv Cabang Pembantu
Spv Finance
Spv Op erasion al
Accounting
Kord GA
Adm HRD&GA
Staf
Spv Ko mersil mersil
CSO
Kasir
Planer
Pu rch asin g
Logistic
Kord R&M
Kord Operasional
Adm Operasional
Foreman
Ka Operator
Mekanik
Operator
Ka Area
Pelaksana
Ket: = Garis koordinasi = Garis kedudukan 2.3. Prosedur Prosedur ini sebagai pedoman pedoman bagi unit kerja terkait terkait didalam Pemasaran Pemasaran dan Produksi Produksi yang menjelaskan hal-hal kapan, dimana, dalam kondisi apa, dan fungsinya dari setiap unit kerja terkait tersebut pada butir (2.2) Selain itu prosedur ini juga menjelaskan tentang batasan aktivitas yang dikendalikan dalam prosedur ini.
3. 3.1 3.1
DEFINISI – DEFINISI :
Kegia Kegiata tan n Pema Pemasar saran an meru merupa pakan kan pena penawa waran ran (ten (tende der) r) adal adalah ah tawara tawaran n yang dibu dibuat at oleh oleh perusahaan sebagai tanggapan terhadap permintaan pemenuhan kontrak untuk menyediakan produk jasa rental alat berat.
3.2
Pesanan Pesanan kontrak kontrak atau atau order adalah adalah persyarata persyaratan n yang disetuju disetujuii antara perusah perusahaan aan dengan dengan pelanggan yang dituangkan didalam Perjanjian Sewa Menyewa Menyewa Alat Berat (Kontrak) 4
3.3
Produksi adalah jasa rental alat berat yang merupakan kondisi operasional alat untuk memenuhi kontrak penjualan.
4. TANGGUNG JAWAB
4.1
Tanggung jawab pemasaran dan penerimaan order seluruhnya terletak pada BM/Manager Pemasaran dan stafnya, yaitu Spv Komersil, CSO (Customer Services Officer), dan tanggung jawab produksi pada Spv. Operasional.
4.2
Tanggung jawab unit kerja terkait terbatas pada setiap langkah (bagian) dari prosedur ini.
4.3
Tanggung jawab masing-masing unit kerja tersebut adalah: 4.3.1 Kepala Cabang (BM) dalam pelaksanaan operasional rental alat berat merangkap sebagai Manager Pemasaran, bertanggung jawab langsung kepada GM Heavy Equipment dan memimpin setiap unit kerja yang berada di bawahnya. Tugas dan wewenang Kepala Cabang adalah: a. Melaksanakan tugas jabatan sebagai kepala cabang yaitu bertanggung jawab sebagai pimpinan yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan seluruh unit kerja di cabang dan memastikan seluruh unit kerja tersebut bekerja dan terkoneksi dengan baik dalam pelaksanaan kegiatan operasional rental alat berat. b. Menjamin tercapainya target penjualan rental semaksimal mungkin dari kapasitas produksi HM tersedia dijual (saleable HM avaialibility). c. Mencari dan menciptakan sumber-sumber pendapatan baru bagi perusahaan, seperti sebagai kontraktor atau subkon proyek. d. Melaksanakan manajemen pemasaran dari mulai planning hingga kontrol penjualan (sales control) termasuk penagihan piutang. e. Penandatanganan perjanjian kontrak kerja dengan pelanggan. f. Memelihara dan membina hubungan kerjasama yang baik dan kondusif dengan pelanggan serta mengembangkan pemasaran sehingga dapat mempertahankan pelanggan lama dan menambah pelanggan baru untuk mencapai target penjualan yang direncanakan. g. Mengarahkan dan bertanggung jawab terhadap kegiatan Spv Komersil, CSO dalam melaksanakan pemasaran. h. Melakukan tindakan antisipasi terhadap setiap kejadian yang berpotensi mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. i. Melakukan pengendalian dan antisipasi terhadap kondisi piutang konsumen j. Melakukan monitoring terhadap produktivitas unit alat berat tersewa k. Melakukan monitoring terhadap stock control 5
4.3.2 Supervisor (Spv) Komersil bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang, dengan lingkup kerja: a) Mempersiapkan brosur, surat penawaran, company profile, formulir proyek dan lain-lain sebagai bahan yang digunakan untuk kegiatan pemasaran rental alat berat. b) Turut serta mengembangkan pemasaran rental alat berat. c) Melakukan kordinasi dengan unit kerja terkait dalam proses pemasaran rental alat berat d) Mempersiapkan draft kontrak sewa dan bahan-bahan lainnya yang digunakan oleh Kepala Cabang untuk melakukan pengikatan perjanjian kontrak kerja dengan pelanggan. e) Bersama dengan bagian operasional melakukan survey terhadap calon pelanggan untuk
memperoleh
informasi
tentang
lokasi
pekerjaan,
kantor/rumah,
legalitas/perijinan keadaan, atau kondisi dan sifat karakter calon pelanggan dan informasi lain yang dibutuhkan sebagai bahan rekomendasi kepada Kepala Cabang untuk pengikatan perjanjian kontrak kerja. f) Mengumpulkan dan mengarsipkan informasi yang diperoleh dari calon konsumen sehingga dapat dibuat proyeksi: - Rencana alokasi pekerjaan alat berat sewa - Jangka waktu kontrak sewa - Rencana pencapaian HM minimum perbulan - Harga sewa, mobilisasi dan demobilisasi - Segala bentuk informasi yang diperlukan oleh kepala cabang untuk memutuskan untuk menerima atau menolak rencana kontrak sewa unit alat berat 4.3.3 Customer Services Officer (CSO) bertanggung jawab kepada supervisor komersil dalam tugasnya melakukan pelayanan kepada pelanggan didalam kantor dan memberikan kesan (image) positif pada pelanggan, memiliki pengetahuan yang baik mengenai: - Harga sewa setiap jenis alat berat - Cara kerja setiap jenis alat berat - Spesifikasi setiap jenis alat berat - Taksiran biaya mobilisasi 4.3.4 Spv Operasional dalam kegiatannya bertanggung jawab kepada kepala cabang, tugas dan kewajiban supervisor operasional adalah : 6
a) Mengelola unit produksi agar ketersediaanya (avibilitasnya) dapat memenuhi permintaan pasar. b) Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan alat produksi agar produktifitas HM tersedia dapat tercapai optimal. c) Melaksanakan kesepakatan dari hasil-hasil koordinasi tentang kegiatan rental alat berat di cabang yang dipimpin oleh Kepala Cabang. d) Melaksanakan kerjasama lintas direktorat dibawah koordinasi Kepala Cabang. e) Bertanggung jawab atas survey ke lokasi proyek calon pelanggan bersama bagian penjualan. f) Melakukan perhitungan proyeksi perbandingan antara hasil penjualan sewa dengan biaya yang akan timbul dari setiap pekerjaan alat berat sewa. g) Memverifikasi alat berat tersedia yang memenuhi persyaratan kontrak yang akan ditentukan yang akan diserahkan kepada pelanggan (penyewa). h) Bertanggung jawab atas seluruh aspek yang terkait dalam kegiatan mobilisasi, kinerja harian sampai dengan proses demobilisasi unit alat berat. i) Bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen yang menyertai proses operasional unit alat berat diantaranya: - Melakukan verifikasi terhadap dokumen checklist unit alat berat yang akan dimobilisasi - Menandatangani surat jalan pengiriman dan pengambilan unit alat berat - Mempersiapkan dokumen berita acara serah terima unit alat berat untuk ditandatangani bersama dengan pihak konsumen - Mengawasi pemakaian HM yang dilaporkan dalam time sheet, sekaligus mengkordinasikan mekanisme pelaporan atau penyerahan time sheet dari masing-masing lokasi kerja j) Menciptakan situasi kerja yang disiplin, tertib, efektif dan mampu memberikan motivasi kepada unit kerja yang dipimpinnya agar tercipta suatu unit kerja yang bersinergi secara optimal. k) Senantiasa selalu memberi ide inovatif dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja kerja setiap bagian dibawahnya bahkan input positif dalam konteks koordinasi dengan bagian lain sehingga pekerjaan dan target produksi dapat dicapai dengan baik dari segi waktu kualitas dan kuantitas. l) Bertanggung jawab dalam kegiatan pemeliharaan dan perbaikan alat baik di lokasi perusahaan (pool) maupun dilokasi kerja / proyek agar produksi alat sesuai dengan 7
kontrak penjualan, maupun menjaga kapasitas produksi tersedia agar mencapai target kapasitas produksi seoptimal mungkin. 4.3.5
Koordinator Operasional bertanggung jawab kepada Supervisor Operasional dalam upaya pencapaian jam kerja unit operasi secara optimal dengan tugasnya: a) Memahami dan menjunjung tinggi visi dan misi perusahaan b) Bertanggung jawab atas ketersediaan pembagian kerja operator c) Mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan mobilisasi unit alat berat baik kelengkapan dokumen administrasi, kelengkapan unit alat berat baik dalam kondisi umum maupun dengan spesifikasi permintaan konsumen, kelengkapan alat transportasi dan pendukungnya (pengawalan) ataupun kebutuhan lain yang diperlukan untuk mendukung proses mobilisasi. d) Bertanggung jawab atas Berita Acara Pemerikasaan (BAP) yang dilaksanakan oleh checker/staf bidang Operasional. e) Bertanggung jawab atas kelengkapan dan kesiapan unit alat berat yang akan dikirim ke lokasi konsumen, dibuktikan oleh dokumen checklist yang ditandatangani bersama dengan kordinator R&M f) Bertanggung jawab atas efektivitas produksi HM alat berat. g) Mengantisipasi setiap aspek yang yang dapat menggangu kinerja unit alat berat. h) Menjaga komitmen maksimum untuk mengejar efektivitas kerja dan biaya semaksimal mungkin. i) Melaksanakan instruksi dan tanggung jawab yang diberikan supervisor operasional kepadanya dan melaporkan setiap hasil yang diperoleh dalam menjalankan tugas tersebut. j) Menjadi teladan yang baik kepada setiap bagian dibawahnya, juga menjadi teladan keseluruhan bagi personil yang ada dilapangan. k) Memahami setiap scope pekerjaan, serta menguasai penuh kondisi lapangan l) Menjujunjung tinggi dan melaksanakan etika
moral untuk untuk menjaga
lingkungan kerja yang kondusif. m)Berkoordinasi baik dengan semua
unit kerja dalam kaitanya
menjaga
kesinambungan dan kelancaran kerja. 4.3.6 Kordinator Repair dan Maintenance bertanggung jawab kepada supervisor operasional dalam tugasnya: a) Mengkoordinir seluruh mekanik dan seluruh elemen work shop untuk bekerja sama melaksanakan tugas masing-masing sesuai job description masing-masing 8
dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dan menjalin hubungan komunikasi yang baik dilingkungan kerjanya . b) Ketersediaan unit RFU baik unit produksi maupun unit support produksi c) Mengontrol pelaksanaan break down repair unit atau komponen agar selesai tepat waktu dengan kwalitas hasil perbaikan sesuai standard performance dari pabrik pembuatannya. d) Mengontrol proses pengadaan spare part untuk kebutuhan, repair & maintenance agar pelaksanaannya bisa terlaksana tepat waktu sesuai schedule yang dibuat. e) Ketersediaan dan keberlangsungan peralatan dan fasilitas kerja untuk mendukung proses repair dan maintenance f) Mengendalikan repair cost unit/komponen agar tidak terjadi pembengkakan biaya akibat schedule maintenance tidak dilaksanakan tepat waktu dan sistem kanibal yang tidak terecord dengan baik. g) Ikut terjun langsung mengontrol pelaksanaan repair & overhaul khususnya untuk critical point assembly agar tidak terjadi Re-Do pekerjaan yang akan menyita waktu dan menambah biaya repair. h) Mengontrol
disiplin
mekanik
dalam
penggunaan
Service
Manual
saat
melaksanakan Repair & Overhaul agar tidak terjadi kesalahan dalam pemasangan agar tidak terjadi Re-Do job. i) Mengontrol Recommended kebutuhan Overhaul komponen agar tidak terjadi kesalahan Order yang bisa menimbulkan pembesaran biaya dan lead time proses Spare Part yang akhirnya menambah lead time pekerjaan jadi memanjang. j) Menganalisa dengan cermat apakah Komponen / Unit masih layak untuk di Overhaul / Repair apa tidak agar biaya yang dikeluarkan benar-benar efisien. k) Melakukan pemerikasaan ulang kondisi fisik atas kondisi body, mesin, dan perlengkapannya serta peralatan standar bawaan (built in) alat berat sebelum diserahkan kepada kordinator operasional untuk dinyatakan sebagai unit RFU. l) Menciptakan situasi kerja yang disiplin, tertib, dan sinergi dan mampu memberikan motivasi kepada para mekanik untuk bekerja sambil giat belajar untuk menambah ketrampilan dan wawasan. m)Mengontrol kwalitas Spare Part yang dipergunakan untuk Repair / Overhaul khususnya inner part harus benar-benar bisa dipertanggung jawabkan kwalitasnya agar usia pakai komponen / Unit mencapai standard yang ditentukan. n) Meningkatkan Skill & Knowledge Mekanik secara bertahap melalui program mentor, diskusi kelompok, belajar mandiri agar menjadi terampil dan bergairah 9
dalam bekerja yang hasil akhirnya kwalitas repair & maintenance unit meningkat dan availabillity unit bisa dipertahankan sesuai schedule. o) Membina sikap mental mekanik dan helper agar bisa berperilaku positive, menjujung tinggi disiplin kerja dan melaksanakan instruksi dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab. p) Menjalin kerja sama yang baik dan kondusive antar Departemen dan Kepala Bagian sehingga terjalin komunikasi dan informasi yang cepat dan akurat yang bisa menunjang kelancaran kerja masing – masing departement. q) Mengedepankan keselamatan kerja dengan melaksanakan dengan disiplin aturanaturan tentang Safety dan secara ketat melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan program Safety dilingkungan kerja. r) Mengontrol implementasi pelaksanaan 5K dilingkungan kerja untuk menciptakan lingkungan kerja yang teratur, bersih, sehat, indah dan aman. s) Bersikap tegas dalam pengambilan keputusan setiap pelanggaran disiplin kerja tanpa mengabaikan norma-norma kemanusiaan. t) Mampu memberi contoh bawahannya dalam bersikap dan bertindak dalam penyelamatan barang-barang milik perusahaan, dan punya keperdulian serta rasa memiliki yang tinggi terhadap Aset-aset perusahaan. u) Selalu menunjukan gairah kerja yang tinggi walaupun mendapat tekanan dan beban pekerjaan dan tanggung jawab, dalam kondisi apapun serta memegang teguh komitmen. v) Menjaga inventarisasi tools mekanik w)Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan hasil pencapaian kerja al : - Laporan harian adalah : Break Down Unit - Laporan Mingguan
: Progress penanganan Unit-unit Break Down
- Bulanan
: Laporan pencapaian Availabillity Unit dan analis
penyebab Break down Unit dan Activity Plan penangananya, kepada Supervisor Operasional dengan tembusan ke Kepala Cabang.
4.3.7 Admin Operasional bertanggung jawab kepada supervisor operasional atas tugasnya: a) Pengawasan atas laporan jam kerja baik bersumber dari operator maupun dari laporan GPS b) Pencatatan atas pelaporan HM dari operator yang dibandingkan dengan laporan GPS 10
c) Rekapitulasi jam kerja masing-masing unit alat berat baik untuk disertakan dalam invoice maupun untuk keperluan pelaporan d) Pencatatan dan pelaporan stock unit (Stock Control). e) Kelengkapan dan pengarsipan dokumen yang menyertai kegiatan operasional f) Pengawas laporan GPS seluruh unit alat berat 4.3.8 Planer dalam tugasnya berkordinasi dengan kordinator R&M, bertanggung jawab kepada supervisor operasional atas: a) Bersama Koord R&M membuat schedule maintetance unit dan set up schedule kebutuhan spare part, consumable goods dan material lain yang dibutuhkan sesuai schedule untuk antara lain: b) Periodice Service Unit. c) Preventive Maintenance Unit d) Schedule Maintenance Unit. e) Fast Moving Part, Critical Item Part dan dimintakan stock ordernya ke bagian gudang. f) Monitor spare part Consummable Goods dari tahap mulai diorder, kapan harus tersedia sehingga tidak menimbulkan turn over yang tinggi di gudang dan schedule maintenance unit terlaksana tepat waktu. g) Mencatat spare part apa yang sering diminta oleh project diluar schedule maintenance dan overhaul untuk di manage minimum stocknya dan dianalisa faktor penyebabnya. h) Melaporkan cost of repair masing-masing unit dan mengevaluasi bila terjadi penyimpangan dari schedule untuk dicarikan penyebab dan solusinya oleh Kord R&M. i) Monitor minimum stock spare part digudang dan melaporkanya ke bagian logistic untuk segera dipersiapkan stocknya khususnya Fast Moving Part dan Critical Parts. j) Ikut terjun ke site untuk memprediksi kemungkinan kerusakan apa yg akan terjadi pada Unit sehingga segera dipersiapkan back up stock partsnya. k) Bersama-sama mekanik menganalisa problem/trouble unit yg terjadi dengan tidak wajar dan berkepanjangan pada unit/komponen dan mencari alternatif/solusi agar Unit cepat RFU dan tidak terjadi kasus yg sama dikemudian hari. l) Mengadakan komunikasi dengan Distributor melaporkan problem teknis yang tidak wajar untuk di follow up penangannya sehingga unit tidak lama break down. 11
m) Bersama Kord R&M membuat prosedur tindakan pencegahan terhadap problem problem unit yang tidak wajar dan menyebabkan break unit menjadi lama. n) Membuat data Historical unit tentang trouble-trouble yang pernah terjadi pada masing-masing unit untuk mempermudah penanganannya dikemudian hari bila terjadi problem yang sama. o) Berhak menghentikan permintaan order spare part dari mekanik yg dianggap tidak wajar ditinjau dari sisi teknis dan prosedur. p) Berhak
mencari
alternatif
lain
dalam
pengadaan
spare
part
dengan
mempertimbangkan faktor kualitas, lead time proses dan efisiensi biaya. q) Berhak menolak komponen/spare part yang di supply bila secara teknis tidak memenuhi standar kualitas komponen. r) Berhak melarang mekanik untuk tidak membongkar komponen yang rusak bila bertentangan dengan ketentuan dan syarat-syarat warranty prosedur pabrik khusus untuk trouble under warranty. 4.3.9
Foreman bertanggung jawab kepada kordinator R&M atas tugasnya:
a) Memimpin dan mengkordinasikan seluruh personil mekanik dalam melaksanakan tugasnya masing sehingga bisa bekerja dengan efektif sesuai waktu yang telah ditentukan, serta menjujung tinggi disiplin kerja dan mengutamakan Safety. b) Membuat jadwal maintenance Unit antara lain: -Daily Maintenace Unit. -Periodic Service Unit. -Schedule Repair & Overhaul komponen/unit. c) Melaksanakan pemeriksaan ulang terhadap semua pekerjaan yang telah selesai dikerjakan oleh mekanik/helper sebelum unit/komponen benar-benar dinyatakan siap pakai agar tidak terjadi Re-Do job yang bisa menimbulkan kerugian waktu dan biaya lebih besar lagi. d) Memberikan supervisi dan pengawasan kerja di lapangan sehingga tercapai target dalam penyelesaian pekerjaan masing-masing sesuai schedule yang telah ditetapkan antara lain: -
Pelaksanaan Daily Maintenance Unit.
-
Pelaksanaan Periodik Service dan Preventive Maintenance.
-
Pelaksanaan Repairing Unit/Komponen. e) Membuat back log spare part dan consumable goods dan kebutuhan material lainya untuk kebutuhan maintenance dan repairing unit. 12
f) Melakukan pengawasan kepada mekanik dan helper dalam pelaksanaan pekerjaan, penggunaan service manual, tools dan special tools agar tidak terjadi kesalahan dalam pemakaian termasuk perawatannya. g) Melakukan pengawasan terhadap semua bawahannya dalam pelaksanaan pekerjaan agar selalu mematuhi rambu-rambu dan peraturan Safety. h) Menegakkan disiplin kerja dilingkungannya
dan bertindak
tegas dalam
memberikan sanksi/peringatan bagi siapa yang melanggar disiplin kerja dan Safety. i) Membuat schedule dan activity plan untuk pekerjaan-pekerjaan overhaul komponen maupun unit secara sistematis sehingga memudahkan dalam mengevaluasi progress-progress yang dicapainya dalam schedule tersebut. j) Membuat laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Kord R&M antara lain: Harian
:
-
Break down unit dan rincian permasalahannya.
-
Laporan kinerja mekanik harian.
Mingguan : - Realisasi perbandingan schedule dan pelaksanaan Maintenace Unit (daily maintenance, periodic service dan schedule repair/overhaul). - Outstanding spare part untuk unit-unit break down. Bulanan
:
-Avaibillity unit secara keseluruhan dan analisa penyebabnya bila pencapaian availabillity dibawah standar yg ditentukan. -Back log spare part untuk kebutuhan preventive maintenance. -Activity plan untuk schedule job mekanik sebulan ke depan. k) Membuat
laporan
peningkatan
skill
performance &
mekanik
knowledge
dan
mekanik
kebutuhan
guna
training untuk
menunjang
kelancaran
pekerjaannya. l) Menjalin kerjasama yang baik dengan semua pihak sehingga tercipta hubungan kerja yang baik. m) Memberi teguran, peringatan baik lisan maupun tertulis kepada mekanik, helper dan bawahannya yang melanggar disiplin kerja serta menjatuhkan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku. n) Merekomendasi kepada bagian operasional bila ada operator/driver yang tidak melakukan perawatan dan pengoperasian unit dengan baik dan benar. 13
o) Mengajukan rekomendasi kebutuhan man power dilingkungan kerja divisinya agar target pekerjaan bisa dicapai dengan reasonable cost. p) Mengajukan permintaan kanibal komponen kepada Kord R&M bila dipandang perlu guna mencapai target avaibillity Unit. 4.3.10 Kepala Operator a) Sebagai master Operator yang dapat mengoperasikan tipe unit apapun b) Sebagai peredam konflik-konflik sosial diantara para operator/driver 4.3.11 Kepala Site a) Difungsikan ketika unit dirental based on fleet b) Menjamin operasional di site berjalan dengan baik c) Melaporkan setiap masalah yang ada di site d) Mengumpulkan dan melaporkan time sheet e) Menjamin Stock Control dilaporkan dengan rutin dan lancar 4.3.12 Mekanik a) Sebagai petugas untuk semua kegiatan/pekerjaan perbaikan (repair/trouble shooting) semua unit produksi dan support produksi b) Bertanggung jawab kepada Foreman Mekanik. c) Melakukan langkah perbaikan terhadap unit breakdown sesuai dengan standar unit, perintah dan langkah kerja yang diberikan. d) Melakukan pengecekan terhadap semua unit produksi maupun support produksi dan memastikan semua beroperasi dengan baik dan standard. e) Memberikan laporan dan catatan terhadap perbaikan/repair, kondisi tidak standard, serta kebutuhan spare part serta komponennya f) Membuat rekomendasi kebutuhan Spare & Consumable goods untuk kebutuhan Maintenance Unit g) Mengkoordinir Helper mekanik dalam melaksanakan tugasnya yaitu : -
Pagi sebelum operator/driver tiba ditempat kerja melakukan daily
maintenance unit antara lain: Greasing pin-pin dan bushing, engsel, serta pengecekan komponen-komponen lain secara
visual dan melakukan
perbaikan yang diperlukan. -
Siang hari saat jam Istirahat melakukan periodic service unit sesuai
schedule antara lain: melakukan penggantian oli dan filter-filter, penyetelan V-belt dan lain sesuai petunjuk dalam OHM. -
Sore hari saat pergantian shift melaksanakan pengecekan unit dan
greasing unit . 14
h) Mengkoordinir helper mekanik untuk melakukan preventive maintenance anatara lain: melakukan general check-up unit, mid life overhaul unit, pengambilan oil sampling. Sesuai jadwal/schedule masing-masing unit mengikuti dalam petunjuk service manual book. i) Membuat laporan pelaksanaan periodice service plan perbandingan antara aktual dan problem-problem unit yang ditemukan saat melakukan periodic service untuk ditindaklanjuti perbaikannya. j) Merekomendasikan kepada Ka. Mekanik bila unit mengalami gejala kerusakan serius dan memerlukan tindakan preventive lebih lanjut/repair & overhaul. k) Menjaga lingkungan kerja dari dampak pencemaran akibat oli yang tercecer saat melakukan service unit. l) Disiplin dan konsisten dalam memberikan contoh kepada para helper untuk mentaati dan menjalankan peraturan safety dilapangan. 4.3.13 Operator bertanggung jawab atas: a) Melaksanakan prosedur pemeriksaan harian terhadap unit yang menjadi tanggung jawabnya. b) Melakukan pemanasan engine dengan menghidupkan engine hingga mencapai temperature kerja (yang ditunjukan pada temperature gauge menunjuk daerah Hijau). c) Melakukan pengetesan fungsi komponen untuk mengetahui ada kelainan fungsi apa tidak terhadap masing-masing komponen. d) Memastikan semua keadaan unit dan lingkungan sekitar unit dalam kondisi aman untuk dimulai pengoperasian. e) Membunyikan klakson 3 (tiga) kali sebagai pertanda unit mulai dijalankan agar orang yang ada disekitar unit waspada. f) Konsentrasi pada
medan
operasi
dan
objek
pekerjaan dari
setiap
kemungkinan yang mungkin bisa terjadi dan menimbulkan kecelakaan. g) Melaksanakan tugas sesuai standard dan arahan penanggung jawab/pengawas di lokasi kerja. h) Secara berkelanjutan memperhatikan, monitoring panel untuk memastikan jarum penunjuk pada gauge menunjuk pada kondisi unit normal (daerah) hijau. i) Memperhatikan bunyi mesin dan komponen-komponen lain agar bisa mendeteksi apabila terjadi kelainan-kelainan fungsi komponen selama unit
15
operasi serta menghentikan unit dan melaporkan kepada pengawas operasi atau mekanik apabila ada kelainan bunyi pada komponen atau unit. j) Setelah selesai bekerja parkir unit ditempat yang telah ditentukan dan yang aman. k) Menurunkan attachment dan kunci semuai tuas penggerak dan parking brake posisi On (aktif). l) Melakukan prosedur mematikan mesin secara benar yakni dengan membiarkan unit dalam kondisi hidup dengan putaran rendah kira-kira 5 menit untuk proses pendinginan mesin sebelum dimatikan. m) Sambil menunggu temperature engine turun lakukan pemeriksaan visual terhadap komponen-komponen untuk melihat apa ada kebocoran-kebocoran atau kendor untuk dilaporkan ke Ka. Site atau Mekanik. n) Setelah temperature engine sudah kembali normal baru mematikan engine dan memastikan semua tuas-tuas terkunci dan rem pengaman posisi aktif. o) Memastikan unit dalam kondisi aman untuk ditinggalkan. p) Membuat laporan kerja sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh bagian operasi unit atau sesuai standar perusahaan 4.3.14 Spv Finance cabang bertanggung jawab kepada kepala cabang atas: a. Melakukan control terhadap kondisi keuangan cabang b. Pembuatan DMR c. Bersama Supervisor komersil dan supervisor cabang pembantu membuat proyeksi rencana penerimaan dari hasil penjualan sewa bulanan. d. Membuat dan mengawasi rencana biaya operasional cabang dan rencana biaya rutin bulanan. e. Membuat dokumen tagihan (invoice), pajak dan setoran Bank dari hasil penjualan dan catatan penerimaan dan pengeluaran keuangan. f. Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan. g. Membuat
dokumen
pembayaran,
catatan
pembayaran
serta
melakukan
pembayaran. 4.3.15 Accounting a) Melakukan analisa umur piutang b) Membuat Daily Management Report c) Membuat pengajuan tagihan jatuh tempo d) Mengurus masalah invoicing e) Membuat laporan penjualan dan penerimaan sewa 16
f) Merekap Biaya-biaya yang timbul 4.3.16 Kasir bertanggung jawab kepada Spv Finance atas: a) Membuat laporan cash opname setiap minggu b) Membuat laporan kas kecil c) Membuat anggaran perjalanan dinas d) Menyelesaikan pertanggung jawaban biaya dari personil yang melakukan perjalanan dinas 4.3.17 Purchasing bertanggung jawab langsung kepada supervisor Finance dalam tugasnya: a) Melakukan campasing ke supplier/bengkel untuk barang-barang yang diminta oleh bagian gudang minimal 3 (tiga) supplier/bengkel. b) Melaporkan hasil campasing ke procurement untuk dilakukan negosiasi harga, lead time supply, kualitas barang, dsb kepada supervisor keuangan. c) Membuat PO untuk rencana barang-barang yang akan dibeli setelah mendapat instruksi dari procurement untuk dimintakan persetujuan ke bagian keuangan. d) Melakukan pembelian barang sesuai PO yang telah disetujui bagian keuangan ke supplier yg telah ditunjuk sesuai PO. e) Melakukan penerimaan dan pengecekan barang yang disupply oleh supplier dicocokan dengan PO (jumlah barang, spec barang dan mutu barang). f) Membuat dokumen berita acara penyerahan barang hasil pembelian untuk diserahkan ke gudang melalui procurement menunjuk PR dari Gudang. g) Melakukan filling dokumen-dokumen pembelian barang dengan rapi dan sistematis
sehingga
mudah
ditemukan
saat
diperlukan.
Berhak
menolak/mengembalikan barang-barang yang dibeli ke supplier bila terbukti bahwa barang-barang yang disupply tersebut cacat, r usak, tidak sesuai speck yang dipesan. h) Mendesak supplier agar barang-barang yang kita pesan/order cepat disupply secara keseluruhan dan tepat waktu. 4.3.18 Logistic bertanggung jawab kepada supervisor keuangan a) Merangkap sebagai petugas untuk semua kegiatan gudang/tempat penyimpanan Spare Part, Material dan Consumables. b) Petugas logistic bertanggung jawab kepada supervisor keuangan c) Melayani kegiatan transaksi barang di gudang baik barang yang masuk maupun keluar, membuat catatan dan melaporkan. 17
d) Melakukan pemeriksaan terhadap fisik barang-barang di gudang, menjaga kebersihan dan kondisi barang-barang di gudang. e) Melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dalam keadaan baik dalam hal kualitas dan sesuai kuantitasnya menurut PO / PR f) Mempersiapkan semua kebutuhan barang yang akan dipakai di workshop ataupun site g) Menjaga kebersihan dan kerapihan area gudang. h) Melayani permintaan barang (spare parts, consumable goods dan material lain) serta mencatatnya ke dalam Issue slip dan menyerahkan barang-barang tersebut sesuai list permintaan mekanik. i) Membuat tanda bukti serah terima barang kepada mekanik dan menandatangani bersama sebagai bukti serah terima barang. j) Mencatan permintaan barang oleh mekanik yang tidak ada stocknya untuk dibuat permintaan pengadaan barangnya (PR). 4.3.19 Spv HRD/GA bertanggung jawab atas a) Ketersediaan sumber daya manusia yang memenuhi kualifikasi sesuai dengan kompetensinya untuk mendukung proses operasional rental alat berat. b) Mengevaluasi kinerja personil c) dan urusan umum 4.3.20 Kordinator HRD a) Menghitung gaji, uang hadir dan premi operator b) Memastikan gaji dapat terealisasi tepat waktu c) Mengatur jadwal pergantian shift, dan cuti karyawan 4.3.21 Kordinator GA a) Menyiapkan APD untuk operator atau personil yang diberangkatkan b) Meredam setiap gejolak/demo yang timbul di lokasi kerja c) Memastikan sarana dan prasarana di lokasi kerja pada kondisi baik (jadwal makan, air bersih, air minum dsb) 4.3.22 Admin HRD & GA a) Menghimpun data HM untuk keperluan perhitungan gaji b) Membuat surat mengenai urusan HRD & GA 4.3.23 Supervisor Cabang Pembantu bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang dengan tugas dan tanggung jawabnya: a) Melaksanakan tugas jabatan sebagai supervisor cabang pembantu yaitu bertanggung jawab sebagai kepala unit kerja dengan cara mengkoordinasikan 18
seluruh unit kerja dibawahnya untuk melakukan kegiatan pemasaran rental alat berat yang efektif dan efisien. b) Turut serta mengembangkan pemasaran rental alat berat dalam upaya tercapainya target penjualan rental semaksimal mungkin. c) Memelihara dan membina hubungan kerjasama yang baik dan kondusif dengan pelanggan serta mengembangkan pemasaran sehingga dapat mempertahankan pelanggan lama dan menambah pelanggan baru untuk mencapai target penjualan yang direncanakan. d) Melengkapi dokumen yang dibutuhkan dalam rangka pembuatan draft kontrak sewa. e) Melakukan kordinasi dengan unit kerja terkait dalam proses penjualan sewa unit alat berat g) Mengarahkan dan bertanggung jawab terhadap kegiatan pelayanan pelanggan didalam kantor yang dilakukan oleh CSO. h) Mengumpulkan dan mengarsipkan informasi yang diperoleh dari calon konsumen sehingga dapat dibuat proyeksi: - Rencana alokasi pekerjaan alat berat sewa - Jangka waktu kontrak sewa - Rencana pencapaian HM minimum perbulan - Harga sewa, mobilisasi dan demobilisasi - Segala bentuk informasi yang diperlukan oleh kepala cabang untuk memutuskan untuk menerima atau menolak rencana kontrak sewa unit alat berat
19
Prosedur I
20
Direktorat Operasional & Komersil Melakukan kegiatan Pemasaran Sehingga Ada Permintaan Dari Calon Pelanggan
Mulai
Kegiatan Pemasaran Jasa Rental Alat Berat
CSO/ Branch Manager (BM) / Spv. Komersil
Brosur Company Profile Iklan Mass Media Daftar Customer Prospek Surat Penawaran
Penawaran Kepada Calon Pelanggan
Penawaran Disetujui oleh Calon Pelanggan atau ada Permintaan?
TIDAK
YA
Verifikasi Ketersediaan Alat Berat yang Memenuhi Persyaratan Kontrak
TERSEDIA atau paling tidak avaiable di cabang lain yg dekat
Kalau alat tidak tersedia maka permintaan tersebut diarsipkan untuk dasar pengadaan unit baru jika memang permintaan akan jenis unit tersebut banyak.
TIDAK
-
BM Spv Komersil Spv Operasional
Arsip Permintaan Pasar
YA
Arsip permintaan pasar (suatu catatan yg mengarsipkan permintaan customer akan unit yang tidak dimiliki oleh Cipaganti) -
Prosedur XII Investasi (1)
1 YA
Tersedia di cabang sendiri?
TIDAK
Prosedur Mutasi
2
Prosedur XIII Mutasi (2)
Bersambung
Sambungan
YA
Lokasi sudah pernah dikerjakan
TIDAK Survei terhadap lokasi kerja /proyek Calon Pelanggan
Survey thd
Setelah ada permintaan dari calon pelanggan, BM menugaskan Spv Komersil untuk melakukan verifikasi legalitas calon pelanggan dan berkoordinasi dgn Spv Operasional untuk melakukan survey lokasi kerja (kalau belum pernah disurvei) dan menghitung biaya produksi dan memastikan alat tersedia.
Apabila pekerjaan/ proyek layak dan menguntungkan BM
-
BM Spv Komersil Spv Operasional
-
Spv Komersil Negoisasi nilai pekerjaan/kontrak - Spv Operasional menghitung biaya Produksi
Laporan Survei
-
21
Prosedur II PROSEDUR PENGENDALIAN PROSES PRODUKSI
Proses Produksi adalah kondisi operasional alat untuk memenuhi kontrak penjualan
Mulai
Alat Berat berada dilokasi kerja pelanggan
Alat bekerja di lokasi kerja
Prosedur III Prosedur Perawatan /Pemeliharaan Unit (1)
Program Schedule Perawatan
1
Prosedur IV Prosedur Perbaikan Unit (2)
Alat Bekerja dengan Baik?
TIDAK 2
YA Pengisian Time Sheet atau Hasil Perhitungan Kerja dengan cara Menghitung HM atau volume Pekerjaan
Verifikasi Hasil Prestasi Kerja Cocok?
TIDAK
Pengisian Time Sheet atau Hasil Perhitungan Kerja dilakukan oleh Pengawas dan Operator. Perhitungan Hour Meter(HM) didasarkan dimulai dari Hour Meter(HM) awal mulai kerja. Perhitungan Volume Pekerjaan Fisik sesuai dengan Kontrak Kerja yang disepakati.
-
BM Spv Operasional Ka Area (Pengawas) Operator
-
Spv. Operasional Planner Mekanik
- Spv Operasional - Ka Area (Pengawas) - Operator - Koordinator R&M (Repair & Maintenance)
- Daily Inspection (P2 H) AA, AB , LV - Weekly Inspection AA & AB - Form PS1,PS2,PS 3, AA & AB - Midlife AA & AB - Overhaul AA & AB
- Time
Sheet Produksi HM - Laporan Rekap HM
-
Spv. Operasional Ka Area (Pengawas) Operator
-
BM Spv Komersil Spv Operasional Ka Area (Pengawas) Operator
YA Melaporkan Hasil Perhitungan Kerja HM maupun Volume
Selesai
Apabila terjadi kesalahan perhitungan, maka akan di hitung kembali sampai mendapatkan hasil yang sesuai. Laporan Time Sheet Hasil / Volume Kerja Fisik di Laporkan ke Spv Operasional dan Spv Komersil.
22
Prosedur III PROSEDUR PERAWATAN/PEMELIHARAN UNIT PERALATAN PRODUKSI
Perawatan dan Pemeliharaan alat sesuai dengan schedule perawatan baik di lokasi kerja maupun dipool perusahaan
Mulai
Alat Berat Berada di Lokasi Kerja atau Pool Perusahaan
Bila hasil check list menunjukkan hasil bagus , unit dimasukkan daftar unit siap jual. Dan bila hasil check list menunjukkan tidak baik, maka proses perawatan dipersiapkan
Checklist Kondisi Unit
Menyiapkan ke butuhan ala t dan spare part untuk perawatan
OK / Siap Kerja TIDAK
Perbaikan Unit Peralatan Produksi
Checklist Akhir Unit
TIDAK
Bagus/ Siap Kerja YA Unit Siap Jual Kapasitas Tersedia Jual
Spv Operasional Koord. R&M
-
Spv Operasional Koord. R&M Mekanik
Pemeriksaan unit alat berat secara keseluruhan
Schedule Perawatan
YA
-
1
Bila spare part dan alat tersedia digudang, maka proses selanjutnya melakukan pera watan. Bila spare part/alat tidak tersedia maka bagian logistik melakukan pembelian terlebih dahulu. Proses perawatan unit dilakukan setelah perlengkapan alat dan spare part lengkap. Proses ini dilakukan oleh team mekanik. Unit alat berat di checklist kembali setelah dilakukan proses perawatan. Bila hasil check list bagus, maka unit dimasukkan ke daftar siap jual. Bila hasil unit masih menunjukkan kekurangan, maka dikembalikan ke proses perawatan.
-
Spv Operasional Koord. R&M
-
List Unit Master Stock Control
- Daily Inspection (P2 H) AA, AB , LV - Weekly Inspection AA & AB - Form PS1,PS2,PS 3, AA & AB - Midlife AA & AB - Overhaul AA & AB -
Work Request
- Checklist All Serah Terima -
Spv Operasional Koord. R&M Logistik Purchasing
-
Spv Operasional Koord. R&M Logistik Purchasing Prosedur IV Prosedur Perbaikan Peralatan Produksi (1)
-
Spv Operasional Koord. R&M Mekanik Operator Helper
-
Spv Operasional Koord. R&M Mekanik Operator
-
Spv Operasional Spv Komersil Operator
- Checklist All Serah Terima
-
S
Unit alat berat telah siap untuk kerja dan siap untuk dipasarkan.
Selesai
23
Prosedur IV PROSEDUR PERBAIKAN UNIT PERALATAN PRODUKSI
24
Operator/Mekanik melaporkan kerusakan/indikasi pada unit misal saat dilakukan Daily Inspection. Bentuk pelaporan bisa via telepon atau langsung datang ke bagian Operasional Repair/Maintenance (R/M)
Mulai
Laporan Kerusakan dari Operator
-
Spv Operasional - Koord. R&M - Operator - Mekanik -
Format Laporan HM & Kerusakan via SMS -
Bagian R/M produksi / menerima dan mencatat laporan kerusakan unit alat berat dan melihat history alat ybs untuk mengetahui umur part yg terakhir terpasang ada (apakah kelainan dsb)
Diterima & Dicatat Bag. Produksi/ Mekanik
Lihat History Alat Berat log book ybs
Daily Inspection (P2 H) AA, AB , LV -
History Unit -
Work Request -
Dibuatkan Work Request dan Mekanik diberangkatkan
Mekanik menganalisa
TIDAK
Kalau kita tidak sanggup mengerjakan sendiri akan kita borongkan ke pihak lain
Apakah mekanik Cipaganti mampu?
Bagian Maintenance melakukan verifikasi apakah spare part harus diganti atau cukup diperbaiki.
YA
YA
Apakah ada part yang harus diganti?
TIDAK
YA
Spare Part/ Alat Tersedia di Gudang
Bila spare part yang rusak tidak bisa diperbaiki, maka bagian R&M mengajukan penggantian spare part ke bagian logistik.
TIDAK
Cari Outsourcing
Apakah bisa part tsb diperbaiki dgn proses permesinan (bubut, dst)?
2
1
1
Sebelum dibelikan maka dilihat kemungkinannya untuk diperbaiki ke bengkel bubut atau semacam itu
3
YA
-
Spv Operasional - Logistik
-
-
Order & Part Request
Issue Slip
Purchasing
4
5
4
5
Bagian logistik menyiapkan kebutuhan spare part untuk perbaikan. Bila stock ada digudang, spare part dikeluarkan. Bila tidak ada, mka bagian logistik melakukan pembelian spare part terlebih dahulu.
-
Untuk part2 yg critical harus diadakan genuine/ OEM
-
Canvassing Price -
Spv Operasional - Logistik
Purchase Order/PO -
Purchasing
Permohonan Pembelian Spare Part
Permohonan Perbaikan Part ke bengkel luar
Penerbitan PO
Spv Operasional - Koord. R&M - Operator - Mekanik
TIDAK
3
2
-
Apakah part ini termasuk part critical? (contoh: Engine part, Inner Hydraulic part, Transmission part, Gear part)
25 TIDAK
Tanda
Prosedur V PROSEDUR PENYERAHAN DAN PENARIKAN ALAT BERAT Prosedur VI BM Mulai
-
Kontrak
-
Invoice
Kontrak + Pembayaran
Prosedur Mobilisasi
Mobilisasi
1
Serah Terima Alat Berat Kepada Pelanggan
Permintaan mobilisasi berdasarkan permintaan Spv Komersil kepada Spv Operasional setelah disetujui Manajer Pemasaran/ BM.
Alat Berat Digunakan Pelanggan
Prosedur VI Mobilisasi : (1)
-
Spv Operasional Spv Komersil
-
Spv Operasional Operator Mekanik Ka. Area (Pengawas)
-
Spv Operasional Foreman Mekanik Operator
- Berita Acara Serah Terima
-
Laporan Rekap HM
Inspeksi Berkala Penggunaan Alat
Kontrak Berakhir/ Diperpanjang
TIDAK
YA
- Berita Acara Serah Terima
Prosedur VII : Demobilisasi (2)
Inspeksi Kesesuaian Kondisi Alat Berat Pada Saat Penarikan Harus Sama dengan Saat Penyerahan
Prosedur Demobilisasi
Demobilisasi
Alat Berat Sesuai dengan Saat Penyerahan
YA
STOP
TIDAK
-
2
BM Spv Komersil Spv Operasional Operator Mekanik
Permintaan Demobilisasi berdasarkan permintaan Spv Operasional kepada Spv Komersil dengan persetujuan BM
Hitung Nilai Rupiah dari ketidaksesuaian tsb
Surat Klaim Ketidaksesuaian Kondisi -
-
Melakukan Klaim terhadap Pelanggan
Deposit mencukupi?
YA Potong dari Deposit jika berlebih kembalikan
- Checklist All Serah Terima
BM Spv Komersil Spv Operasional -
Invoice
TIDAK
Lakukan penagihan tambahan
Selesai
26
PROSEDUR MOBILISASI ALAT BERAT
Mulai
Bagian Marketing berdasarkan Kontrak mengajukkan permintaan Mobilisasi unit menuju lokasi kerja dengan alamat serta keterangan lain lengkap.
Permintaan Mobilisasi
Koordinasi: - Penyewa - Operator - Supir - Pengawal
Persiapan Mobilisasi
Dikoordinasikan dengan pihakpihak tersebut mengenal, koordinasi antar penyewa dengan & masyarakat aparat setempat, waktu pemberangkatan, koordinasi selama dalam perjalanan.
Sendiri
Dipersiapkan peralatan bantu yang mungkin diperlukan selama mobilisasi, seperti ban, papan dsb.
TIDAK
Prosedur Mobilisasi oleh Pihak Lain
-
BM Spv Komersil Spv Operasional
-
Surat Order Unit
Surat Perintah Mobilisasi -
-
Spv Operasional CSO Penyewa Operator Supir Pengawal
-
Spv Operasional Operator Supir
-
Spv Operasional Supir Operator Pengawal
-
Spv Operasional Supir Operator Pengawal
-
Spv Operasional Penyewa
-
Surat Jalan Mobilisasi
Pemberangkatan alat berat menuju lokasi pekerjaan.
YA
Mobilisasi Alat Berat
Unloading unit alat berat di lokasi pekerjaan.
Unloading
Berita Acara Serah Terima Alat Berat
- Berita Acara Serah Terima
Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Alat Berat.
Selesai
27
Prosedur VII PROSEDUR DEMOBILISASI ALAT BERAT
Permintaan demobilisasi berawal dari habisnya jam kerja unit. Dilakukan Konfirmasi kepada pihak penyewa mengenai kelanjutan pemakaian unit. Apabila pihak penyewa menyatakan akan melanjutkan pemakaian unit, maka dilakukan perpanjangan kontrak kerja. Apabila pihak penyewa menyatakan tidak akan melanjutkan pemakaian unit, maka dilakukan demobilisasi unit.
Mulai
Permintaan Demobilisasi
Koordinasi: - Penyewa - Operator - Supir - Pengawal - ADM
Persiapan Demobilisasi
Sendiri
YA
Pemberangkatan Alat Angkut
Berita Acara Serah Terima Alat Berat
TIDAK
Prosedur Demobilisasi oleh Pihak Lain
Dilakukan koordinasi dengan pihak terkait mengenai waktu, lokasi dan jalur pengambilan, serta kelengkapan adminidstrasi. Dipersiapkan peralatan bantu yang mungkin akan diperlukan seperti rantai, ban, apapn dsb. Pemberangkatan alat angkut menuju lokasi pengambilan unit Penandatangan Berita Acara Serah Terima Alat Berat
-
Spv Komersil Spv Operasional Surat Perintah Mobilisasi -
-
Spv Komersil spv Operasional
-
Spv Operasional Penyewa Operator Supir Adm Operasional
-
Spv Operasional Operator Supir -
-
Supir
-
Spv Operasional Penyewa
-
Supir Operator
Surat Jalan Mobilisasi
BA serah Terima Alat -
Pengambilan Unit dari lokasi ke Pool
Demobilisasi
Selesai
28
Prosedur VIII PROSEDUR PENGENDALIAN PERALATAN PRODUKSI JASA RENTAL ALAT BERAT Prosedur IX
Direktorat Operasional bertanggung jawab atas pengendalian peralatan produksi, yaitu alat berat dan kendaraan rental dan peralatan penunjang produksi lainnya seperti peralatan bengkel/workshop, dll untuk memenuhi kebutuhan pada divisi usaha alat berat.
Inventarisasi, Kodefikasi dan Letak Alat Berat yang Dimiliki Perusahaan
Mulai
Identifikasi Setiap Alat Berat yang Mencukupi, Jumlah, Jenis/Type, Spesifikasi , Kapasitas, Ukuran, No Seri, No Rangka
Tugas bagian Operasional adalah melakukan proses produksi sesuai dengan kontrak penjuala n serta melaksanakan program perawatan atau pemeliharaan dan perbaikan (repair/ maintenance) peralatan produksi untuk menjamin kesinambungan usaha dan kapasitas produksi.
Pengecekan Kondisi Kesiapan Operasional Setiap Unit Alat Berat
Program Repair / Maintenance
Target bagian Operasional adalah menyediakan kapasitas produksi tersedia minimal 90% dari kapasitas terpasang untuk efektifitas pelaksanaan tugas dan program. Setiap petugas PIC bagian Operasional wajib melaksanakan tertib administrasi dalam kegiatannya.
Alat Berat siap dioperasikan dengan baik/normal
YA
TIDAK Identifikasi Kerusakan Setiap Alat Berat
YA
Perbaikan Besar Alat Berat
Spv Operasional bertanggung jawab kepada BM dalam menjalankan kegiatan seharihari. Dalam pengelolaan alat produksi agar ketersediaannya dapat memenuhi permintaan pasar, melaksanakan proses produksi pemeliharaan/perawatan dan perbaikan peralatan produksi serta pengawasan produksi.
Apakah Alat Berat harus diperbaiki dgn Perbaikan Besar (Overhaul)? TIDAK
Layak Secara Ekonomi
YA
Pending Alat Dapat Diperbaiki dengan Perbaikan Kecil
TIDAK
Pengajuan Lelang ke pusat
Apakah ada Alat berat dengan kelas yang sama yang masih RFU (belum terjual) dengan jumlah lebih dari 2 unit?
YA
Prosedur Perbaikan Unit
1
Spv Operasional bertanggung jawab kepada BM dalam kegiatan harus melaksanakan proses produksi sesuai dengan kontrak penjuala n serta melakukan pengawasan/kontrol produksi itu/HM.
- BM
Spv Operasional -
List Unit Master - Stock Control -
Spv Operasional - Koord R&M - Operator - Mekanik -
Prosedur IV Perbaikan Unit (1)
Spv Operasional - Mekanik -
Spv Operasional - Koord R&M - Mekanik -
Work Request Order & Part Request - Canvassing Price -
Spv Operasional -
-
History Unit
Koord R&M - Work Request
-
Koord R&M
TIDAK
Disposal / Lelang
Prosedur Perbaikan Unit
1
Perhitungan Kapasitas Produksi dari Setiap Alat berat. Jumlah Alat Berat Berdasarkan Jenis dari Spesifikasinya yang Tersedia untuk Dipasarkan dan Alat Disposal
Kapasitas produksi jasa rental alat berat berdasarkan spesifikasi jenis alat maupun kombinasi alat untuk suatu pekerjaan konstruksi / infrastruktur yang membutuhkan alat berat
- Kapasitas Produksi - Kapasitas Produksi Terpakai - Kapasitas Produksi Tersedia - Alat Disposal
Selesai
UNLOADING
Setiap ada kerusakan berat maka perlu ditinjau kelayakan secara ekonominya apakah biaya yang dikeluarkan efektif dibandingkan daya jual alat tersebut. Jika tidak maka alat tersebut akan dilelang. Jika efektif maka
Kalau masih ada maka perbaikan ini perlu ditunda (pending) karena akan mubazir karena sifat dari perbaikan adalah harus segera bermanfaat.
BM Spv Operasional - Spv Komersil -
Kalau dilakukan hanya akan menambah jumlah unit dengan status RFU saja padahal biaya yang dikeluarkan merupakan suatu beban financial . Untuk perbaikan kecil tidak perlu memberlakukan sistem tersebut diatas.
29
PROSEDUR PENANGANAN PIUTANG
Surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak I dikirimkan saat 10 hari sebelum pembayaran minimum charge bulan berikutnya jatuh tempo
Mulai
10 hari sebelum jatuh tempo (H-10) akan dilayangkan surat konfirmasiperpanjangan kontrak I
Saat jatuh tempo ( H=0) akan keluar invoice penagihan minimum charge bulan berikutnya dan surat konfirmasi perpanjangan kontrak II
Kontrak diperpanjang?
Saat jatuh tempo (H=0) maka dikirimkan kembali Surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak II dan pada saat bersamaan dikirimkan Invoicing Penagihan minimum charge bulan berikutnya, di dalam surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak II tersebut ada peringatan bahwa sampai H+15 tidak dibayar juga maka Alat hrs stop operasi (cabut kunci) dan H+18 akan didemobilisasi
Jam Kerja Alat
TIDAK
Demob
YA
H=0 Customer Bayar? YA
TIDAK
Perhitungan denda 1 permil per hari berjalan sampai pembayaran dilakukan
Kalau customer tidak memperpanjang kontrak maka demobilisasi dilakukan
Alat lanjut kerja
Kalau saat jatuh tempo (H=0) customer membayar maka alat boleh lanjut kerja
Alat lanjut kerja
H+15 dr jatuh tempo, customer bayar? YA
Alat lanjut kerja
Spv Finance
Tegur dengan Surat Peringatan
Cabut Kunci/ Stop operasi
TIDAK
Demobilisasi YA
Saat H+15 Jika customer tetap tidak membayar maka dilayangkan Surat Peringatan dan operasi tidak boleh dilanjutkan (cabut kunci)
Laporan Rekap HM -
- Surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak I
Invoice - Surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak II -
-
BM Operator Spv Operasional
-
BM Spv Operasional Spv Komersil Supir
Surat Peringatan Pemberitahuan Cabut Kunci &
Surat Perintah Mobilisasi - Surat Jalan Mobilisasi -
Kalau tidak dilakukan pembayaran maka denda sebesar 1 permil per hari mulai berlaku sampai pembayaran dilakukan, dan alat tetap boleh lanjut kerja
TIDAK
H+18 dr jatuh tempo, customer bayar?
-
-
BM Spv Operasional Spv Komersil Supir
Berita Acara Serah Terima -
-
Invoice Denda
Kalau pembayaran dilakukan maka alat boleh lanjut kerja Saat H+18 jika pembayaran masih belum dilakukan maka alat segera didemobilisasi
Alat lanjut kerja
Selesai
Alat boleh lanjut kerja hanya jika pembayaran telah dilakukan
30
Prosedur X PROSEDUR PENGAWASAN GPS
Mulai
Ada 2 sumber data jam kerja alat, yaitu: 1. GPS 2. Laporan dari Operator
Jam kerja alat harian dari Operator
Jam kerja alat harian dari GPS
Bandingkan apakah sama?
Kalau dua laporan itu jumlah HM-nya kurang lebih sama (Misalkan ada perbedaan harus masuk akal) maka alat lanjut kerja, kalau tidak sama dan jumlahnya signifikan maka perlu dilakukan investigasi.
TIDAK
YA
Alat lanjut kerja
Investigasi: Tanyakan Operator, adakah indikasi kecurangan
TIDAK
Koordinasi dengan provider GPS
YA
Apakah sudah berulang
YA
Ganti operator
TIDAK
Tegur dengan Surat Peringatan
Jika ternyata tidak ada indikasi kecurangan di lapangan maka perlu dilaporkan ke pihak provider GPS agar diinvestigasi kemungkinan kerusakan terjadi pada alat GPS Jika ada indikasi kecurangan maka operator perlu diberi teguran dan kalau sudah berulang maka operator harus segera diberhentikan
-
Spv. Operasional Adm Operasional
Format Laporan HM & Kerusakan via SMS -
-
Pihak Provider GPS -
-
Website GPS
Surat Permohonan Perbaikan GPS -
Operator -
Surat Peringatan
Surat Permintaan Penggantian Operator -
Selesai
31
Prosedur XI PROSEDUR INVESTASI/PENGADAAN UNIT
1
Arsip Permintaan Pasar
Tanya ke Perusahaan2 di area yang bersangkutan ttg kebutuhan unit2 Alat Berat
Data tipe dan jenis unit yang sudah dimiliki yang tingkat penjualannya tinggi
-
BM jug ak tif mencari informasi2 pada area ybs untuk mengetahui kebutuhan pasar daerah tsb.
-
BM Spv Operasional
-
BM GM HE
2) Menentukan Jumlah, Tipe, Merk dan Jenis Alat
Harga Pasaran rental di daerah tsb,
Apakah ROI masih masuk perhitungan jika dibandingkan harga pasar
YA
STOP
dan harga pada
Kalau ROI masih cukup reasonable maka perlu diajukan permohonan investasi alat ke pusat. Cek Kemampuan finansial dan lembaga pembiayaan
Tanda tangan kontrak
Alat ready
Minta Partbook (softcopy & hardcopy), OMM, standar tool kit, Modifikasi yg diperlukan (misal: ban tipe apa, bladenya yg spt apa dst), minta dibuatkan logo Cipaganti, dst
Pihak Dealer dihubungi utk mengetahui ketersediaan alat yang dimaksud dan secara paralel divisi Keuangan pusat juga mencari sumber pembiayaan .
GM Finance Pusat - Manager Purchasing Pusat - Lembaga Pembiayaan
Nomor Lambung & Logo Perusahaan ditempel
Permohonan Penawaran - Surat Penawaran Dealer -
-
GM HE Direktur Utama
- Surat Kontrak Jual Beli Alat Berat
Surat Kontrak Jual Beli ditandatan gani dengan menegosiasikan permintaan khusus seperti: Partbook & OMM ( softcopy & hardcopy), Jaminan Service, Modifikasi, toolkit, Back alarm, Rotary lamp, Logo perusahaan, dll.
Surat Jalan Mobilisasi -
Mobilisasi ke lokasi cabang yang bersangkutan
Dilaporkan ke pusat berserta minta NOMOR LAMBUNG ke pusat
Uji ROI Harga Pasaran Rental -
-
Ceklist kelengkapan alat
Alat Sampai d Lokasi Cabang dan dibuatkan Berita Acara Serah Terima
Arsip permintaan pasar (suatu catatan yg mengarsipkan permintaan customer akan unit yang tidak dimiliki oleh Cipaganti)
3
ROI perlu dihitung dibandingkan dengan pasaran (rate rental) daerah tsb.
TIDAK
Deal jaminan servis, free filter, garansi sekian HM
Ada tipe, kelas dan jenis unit yang tingkat penjualannya tinggi . Hal tsb diatas dapat dijadikan referensi untuk investasi sehingga dapat diputuskan jenis, tipe dan kelas unit alat berat yg akan diusulkan utk dibeli.
Prosedur I Pemasaran & Penerimaan Order (1)
-
3)
Hitung ROI alat tersebut dan bandingkan dengan harga pasaran rental di area tsb
Cek availibility alat dari Dealer
BM
Pada Prosedur I Pemasaran Penerimaan order ada tahapan dimana permintaan jenis unit yang tidak tersedia didokumentasikan dan ini tercatat pada “Arsip Permintaan Pasar” 1) &
Mulai
GM HE Forwarder Berita Acara Serah Terima - Checklist All Serah Terima -
Proses berlanjut sesua i flowchart sampai alat tiba di lokasi dan pihak cabang meminta NOMOR LAMBUNG ke pihak pusat.
-
List Unit Master
Pihak Pusat memberi NOMOR LAMBUNG dengan dasar dokumen List Unit Master melanjutkan nomor unit yang terakhir dikeluarkan untuk masing-masing tipe unit
Selesai
Nomor Lambung dan Perusahaan ditempel
Logo
32
Prosedur XII PROSEDUR KLAIM ASURANSI Prosedur XIII
Mulai
Kejadian Kecelakaan, Kehilangan part atau Kerusakan bagian dari Unit alat berat
Dicatat di Stock Control
Dilaporkan ke pihak Asuransi secara tertulis dalam waktu 1x24jam belum disertai Berita Acara dan Foto-foto
Investigasi dilakukan oleh orang dari PT Cipaganti yang dituntujuk sebagai investigator sehingga kronologis kejadian dapat disimpulkan dengan menginterogasi pihak2 yang terkait
Bagian R & M menaksir nilai kerugiannya dengancanvassing harga part ke pihak Dealer atau ke bengkel
Investigasi dilakukan oleh pihak Cipaganti dan bagian R&M membuat prediksi nilai kerugiannya
Pembuatan BERITA ACARA KEJADIAN - Berisi runtut kejadian - Dokumentasi barang bukti, lokasi dan hal- hal lain yg dianggap perlu - Foto-foto - Prediksi Nilai kerugian - Ditandatangani oleh: 1. Investigator 2. Operator/Driver 3. Kordinator Lapangan/Site 4. Spv Operasional 5. Kepala Cabang 6. Perwakilna dari Penyewa DILAPORKAN PALING LAMBAT 3x24JAM ke PUSAT
YA
Berita Acara harus langsung dibuat dengan ditandatangani oleh Investigator, Operator/Driver, Koord Lapangan, Spv Operasional, BM, Perwakilan dari Penyewa. Harus dilaporkan paling lambat 3x24jam ke pusat (berisi Foto, Kronologis, dan nilai kerugian)
Apakah kesalahan terletak pd Konsumen?
Nego dengan Konsumen brp Rupiah yang ditanggung Konsumen
TIDAK
Kalau kesalahan terbukti dari pihak Konsumen maka Konsumen tetap ditagih angka kerugiannya dan proses klaim asuransi secara paralel tetap berjalan. (DOUBLE CLAIM)
Penagihan kerugian ke konsumen
BA oleh pusat diteruskan ke pihak ASURANSI
Proses Claim
Kejadian kecelakaan harus selalu dicatat di Stock Control, kemudian harus langsung dilaporkan ke pihak Asuransi secara tertulis dalam 1x24jam (belum disertai Berita Acara dan Foto tidak apa-apa) dengan berkoordinasi dengan pihak Pusat utk mengetahui apa perusahaan asuransinya dan siapa contact personnya. Info asuransi dapat dilihat di List Unit Master
BA oleh pusat dikirim ke pihak asuransi
-
Operator/Driver
-
-
Spv Operasional
-
-
Investigator Koord R&M
Stock Control
Surat Laporan Kejadian Kecelakaan/ Kehilangan (bisa via email) List Unit Master Permohonan Penawaran -
Operator/ Driver Foreman Spv Operasional BM Perwakilan dari penyewa - Manager Asset bagian Asuransi pusat -
-
Berita Acara Kecelakaan yang dilengkapi foto -
Spv Finance Invoice klaim ke Konsumen -
Manager Asset bagian Asuransi pusat -
Pihak Asuransi Surveyor/ Investigator/ Adjuster dr pihak Asuransi -
Data Polis Asuransi -
Data Polis,
Asuransi
Klaim diajukan Survei dari pihak Asuransi oleh investigator yang ditunjuk oleh pihak Asuransi
Survei oleh dilakukan
pihak
asuransi
Investigator dari pihak Asuransi melaporkan hasil investigasi ke pihak Asuransi
Pihak Asuransi mengajukan angka penggantian
Pihak Asuransi mengajukan angka penggantian atau menunjuk bengkel rujukan?
Pihak Asuransi menunjuk bengkel rujukan
Cairkan Dana
Dikerjakan oleh bengkel rujukan
Ada 2 tipe penggantian yakni dikerjakan oleh bengkel rujukan dari pihak asuransi atau angka penggantian diberikan ke Cipaganti untuk kemudian kita perbaiki.
Cari bengkel untuk mengerjakan atau dikerjakan sendiri
-
Pihak Asuransi
-
Spv Finance Pihak Bengkel Koord R&M
Persetujuan Nilai Ganti Rugi dr pihak Asuransi - Letter of Discharge (Surat Pernyataan untuk menerima Nilai Ganti Rugi dr pihak Asuransi) -
Surat Perintah Kerja -
Perbaikan dIkerjakan
Perbaikan unit RFU
dilakukan
sampai
Unit RFU siap beroperasi
Selesai
33
PROSEDUR MUTASI UNIT
Mulai
Permintaan mutasi dari cabang lain dengan Surat Resmi dari BM bersangkutan yang meminta mutasi ditujukan ke GM HE dan BM yang memiliki alat yang dimaksud
Permintaan mutasi dari cabang lain dengan Surat Resmi dr BM yg meminta ditujukan ke GM HE dan BM yg dituju
Approval dari GM & BM
Prosedur Mobilisasi
-
BM1 GM BM2
-
-
GM BM2
-
-
BM1
-
BM2
Proses mobilisasi dilakukan setelah mendapat persetujuan dari GM & BM ybs
Surat Permintaan Mutasi
Internal Office Memo Persetujuan GM HE
1 Saat dimobilisasi lgsg dilakukan pencatatan pada Stock Control
Berita Acara Serah Terima - Checklist All Serah Terima - Surat Jalan Mobilisasi -
Unit diterima di Cabang tujuan
Unit diterima dilokasi cabang tujuan, dilakukan penandatangan berita acara serah terima dan dokumen lainnya
-
Adm Operasional
-
BM2 Divisi HE Pusat Bagian Asset
Pencatatan Stok Control Dilakukan pencatatan unit pada stock control cabang penerima
-
Stock Control
Surat Pelaporan kedatangan unit (via email) - Berita Acara Serah Terima - Data Polis Asuransi -
Pelaporan secara ter tulis ke kantor pusat ditujukan ke : 1. Divisi HE 2. Bagian Asset
Selesai
Melaporkan secara tertulis dilampiri bukti pengiriman & penerimaan unit ke kantor pusat agar dilakukan pemindahan data lokasi asset dan pelaporan ke pihak asuransi untuk pemindahan lokasi klaim unit
34
Prosedur XIV PROSEDUR PELAPORAN HM OPERATOR & STOCK CONTROL
Mulai
Unit berada di lokasi konsumen dalam kondisi OIO
-
Operator Penyewa
Selesai melakukan pekerjaan dalam 1 shift
-
Operator
-
Operator Adm Operasional
-
Operator Adm Operasional
-
Operator
Unit bekerja di lokasi konsumen
Selesai bekerja shift 1
Operator melakukan pelaporan jam kerja unit selama shift bersangkutan melalui SMS
Operator melakukan laporan jam kerja
Apabila pekerjaan dilanjutkan ke shift selanjutnya maka pada akhir masa kerja shift tersebut operator kembali melakukan pelaporan HM
ya Pekerjaan dilanjutkan shift berikutnya
tidak
Selesai jam kerja dalam satu periode hari operator melakukan pelaporan jam kerja dengan pengisian Time Sheet
Operator mengisi laporan Time Sheet
Operator atau Pengawas melaporkan kondisi unit dan jam kerja dan informasi lainnya setiap akhir shift siang dan malam
Time Sheet diserahkan kepada pengawas site
Time Sheet diterima Admin Operasional
Pelaporan dikirimkan via SMS dengan format yang telah dibakukan ke call centre (no mor HP yang memang dikhususkan untuk menerima laporan ini
Diterima oleh Admin dan dilaporkan dalam bentuk Stock Control ke pusat
Stock Control diterima di pusat
Selesai
*** Saat sistem IT sudah didevelop maka oleh server format SMS ini akan digenerate secara otomatis (by system) menjadi bentuk Stock Control
Pengawas Site menerima dan melakukan verifikasi terhadap jam kerja pada Time Sheet Dalam periode waktu yang telah ditentukan pengawas site menyerahkan time ke kantor cabang diterima oleh Admin Operasional Pelaporan dilakukan oleh Operator atau Pengawas setiap akhir shift siang dan malam Pelaporan dilakukan via SMS dengan format yang telah dibakukan ke nomor HP yang ditetapkan sebagai call centre masing-masing cabang
Format laporan HM via SMS -
- Operator - Ka Area (Pengawas
Site)
-
Time Sheet
-
Time Sheet
Tanda bukti terima Time Sheet - Ka Area (Pengawas - Admin
Site)
Operasional - Operator - Ka Area (Pengawas
-
Site)
Adm Operasional -
-
Stock Control
Admin di pusat
Diterima oleh Admin (CSO) kemudian dicatat kedalam bentuk Stock Control *** Jika si stem IT sudah didevelop dengan baik maka oleh server format SMS ini akan di-generate secara otomatis (by System) menjadi bentuk Stock Control Stock pusat
Control
diterima
oleh
35
Prosedur XV PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI OPERATOR
Mulai
Rekapitulasi Time Sheet
Perhitungan komponen gaji operator
Pengajuan gaji operator
Persiapan pembayaran gaji operator
Gaji diterima operator
-
Adm Operasional
-
-
Koord HRD
-
-
Spv HRD & GA Spv FInance BM
-
-
Koord HRD
-
-
Kasir Operator
Jam kerja operator dalam satu bulan terekap dalam satu format laporan jam kerja bulanan
- Fee Jam Kerja Reguler - Overtime - Kehadiran
Perhitungan besaran gaji yang akan dibayarkan dilakukan berdasarkan data dari rekap time sheet dengan komponen: -Jam kerja harian -Overtime -Absensi Pengajuan pembayaran gaji dilakukan oleh spv HRD kepada spv keuangan dengan persetujuan Kepala Cabang
Setelah mendapat persetujuan dan mendapatkan alokasi dana, dibuat slip gaji
Penyera han operator
gaji
Laporan Rekap HM
Perhitungan gaji operator
Pengajuan Gaji Operator
Slip Gaji
kepada
Selesai
36
Prosedur XVI PROSEDUR PENERIMAAN KARYAWAN CABANG
37
Cabang alat berat membutuhkan karyawan baru. MULAI
Cabang mengacu kepada data man power plan sehingga cabang melakukan evaluasi man power planning pada tahun anggaran berjalan,jika man power planning pada anggaran tahun berjalan tidak ada maka dilakukan evaluasi kebutuhan karyawan apakah benar-benar layak dilakukan penambahan karyawan, jika tidak disetujui maka tidak ada penambahan karyawan.
Kebutuhan Karyawan Cabang HE
Data Man Power Plan Cabang HE
Man Power Planning Tahun Anggaran
TIDAK ADA
Evaluasi Pengajuan Kebutuhan Karyawan
ADA
Recruitmen Karyawan
Iklan (Media Cetak, Elektronik , Internet, Head Hunter)
DISETUJUI
TIDAK DISETUJUI
GA -
Man Power Plan
Surat Pengajuan Kebutuhan Karyawan
-
Jika hasil evaluasi pengajuan kebu tuhan tenaga kerja disetujui dan man power planning pada anggaran tahun berjalan ada maka dilanjutkan dengan proses recruitmen karyawan.
Referensi dari Karyawan Cipaganti
Proses recruitmen karyawan ini dilakukan dengan :
Pengumpulan Lamaran (CV,Ijazah & dokumen pendukung)
1.
Op en recrui tme n dengan memasang iklan melalui media cetak, elektronik, internet atau head hunter. 2. Melalu i referensi dari karyawan cipaganti.
Seleksi Administrasi
TIDAK
Lulus?
- Spv HRD & - Koord HRD
Selesai
YA
Dengan kedua langkah tersebut maka dalam rentang waktu yang telah ditentukan,pelamar mengirimkan surat lamaran yang disertai dengan curiculum vitae beserta ijasah dan dokumen pendukung.
Cross check referensi dari tempat kerja si pelamar sebelumnya , misal via telepon
Pemanggilan
-
Spv HRD & GA Koord HRD Pelamar
-
Psikotes
- Tes Teori ( Tes Operator, Mekanik dll)
Psikotes
Setelah dokumen pelamar terkumpul, maka dilakukan seleksi administrasi,misalnya ber dasark an umur , latar belakang pendidikan, maupun pengalaman kerja.
Tes Teori
TIDAK
Lulus?
Selesai
YA 1
2
Jika pelamar tidak lulus dalam proses seleksi administrasi maka proses selesai akan tetapi jika lulus dilanjutkan ke proses berikutnya. Proses cross check berdasarkan referensi dari tempat kerja sebelumnya. Dilanjutkan denga proses pemanggilan calon karyawan untuk mengikuti psikotes dan tes teori, jika calon karyawan tidak lulus maka proses selesai akan tetapi jika calon karyawan lulus dilanjutkan ke proses berikutnya.
1
Spv HRD & GA Koord HRD
2
Interview HRD (Informasi apa yang dikerjakan, Minat, Karakter ybs, dst) & Submit Ijazah, Sertifikat, dll
Lulus?
-
TIDAK
Selesai
Proses beriku tnya ya itu interview HRD dengan interview ini banyak informasi yang didapat dari calon karyawan seperti akan pekerjaan yang dilakukan di tempat kerja terdahulu,minat, karakter dan sebagainya. Jika calon karyawan tidak lulus maka
All Supervisor / Koordinator yang membutuhkan karyawan tsb -
38
Prosedur XVII PROSEDUR ASSESMENT / PENILAIAN KARYAWAN
MULAI
Masing-masing atasan memonitor dan mengevaluasi kinerja anak buah menggunakan form yang telah disediakan per 6 bulan
Prosedur assessment atau penilaian karyawan dimulai dari masing – masing atasan memonitor dan mengevaluasi kinerja karyawannya dengan menggunakan form yang telah disediakan setiap 6 bulan sekali.
Hasilnya dilaporkan ke atasannya lagi sampai ke Kepala Cabang
Hasil dari penilaian ini dilaporkan ke level diatasnya dan dilapokan lagi sampai ke kepala cabang.
Kepala Cabang melaporkan ke pusat
Dari kepala cabang harus dilaporkan ke kepala cabang.
Diproses oleh HRD pusat
Rekomendasi Kenaikan Gaji
-
All Koordinator All Supervisor All BM
-
HRD pusat
Form Evaluasi Kinerja
-
Hasil penilaian dari cabang tersebut dilaporkan ke HRD pusat.
Sehingga hasil penilaian ini dapat menjadi bahan untuk evaluasi kenaikan gaji bagi karyawan yang bersangkutan.
SELESAI
39
Prosedur XVIII PROSEDUR PENGAJUAN & PEMBERIAN FEE MEDIATOR
MULAI
Prosedur Pengajuan dan - Mediator pemberian fee untuk mediator ini dimul ai dar i mediato r membawa customer.
Mediator membawa customer
TIDAK
YA
Ketika berh asil samp ai TTD kontrak maka d ibuatlah be rita acara ttg fee mediator yang ditanda tangani antara mediator dengan kepala cabang
Dibayarkan saat pembayaran dari customer masuk
SELESAI
Mediator Spv Komersil
-
GM HE
-
BM Mediator
Mediator i ni mela kuk an negosiasi akan besaran fee yang akan di dapat.
Nego besaran fee
Apaka h jum lah fee-nya<=Rp 50 00,- pe r jam
-
Minta appro val G HE
Besaran fee ini jika jumlahnya > Rp 5.000 ,- per jam maka harus mendapatkan approval GM HE, jika jumlahnya feenya < = Rp 5.000,- per jam maka berlanjut kepda proses berikutnya.
Berita Acara Fee Mediator -
Proses berikutnya sampai pada proses penandatangan kontrak maka akan dibuatkan berita acara tentang fee mediator yang ditanda tangani antara mediator dengan kepal a cabang.
Setelah itu fee mediator ini dibayarkan setelah pembayaran dari customer masuk.
40
