SOP Tindakan Perbaikan

Pelaksanaan Kegiatan Tindakan Perbaikan

SOP

Nomor Terbitke No.Revisi Tgl.Diberlaku Halaman

: :1 : : 25-9-2015 :1

UPTD Puskesmas CIPONDOH

Dinkes.Kota

Tangerang DitetapkanKepala UPT PuskesmasCIPONDOH

dr.H.Amir Ali NIP. 107605092006041012

1.0 TUJUAN Untuk menetapkan tindakan yang diperlukan untuk melakukan perbaikan, apabila sesuatu hal terjadi agar kejadian yang sama tidak terulang kembali pada PUSKESMAS CIPONDOH. 2.0 RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku di seluruh jajaran . PUSKESMAS CIPONDOH, dan diterapkan terhadap masalah mutu yang muncul, baik yang ditemukan secara internal maupun yang berasal dari keluhan pelanggan. 3.0 3.1

DEFENISI PTPP Pencegahan

:

Permintaan

Tindakan

Perbaikan

dan

4.0 DOKUMEN PENDUKUNG 4.1 Prosedur Audit Internal 4.2 Prosedur Tinjauan Manajemen 5.0 URAIAN PROSEDUR 5.1 Umum 5.1.1 Kepala Bagian Tata Usaha atau pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab untuk memonitor dan menindaklanjuti keluhan pelanggan yang diterima oleh PUSKESMAS CIPONDOH. 5.1.2 Kepala Bagian Tata Usaha atau pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab untuk memonitor dan melaporkan proses Tindakan Perbaikan kepada Direktur atau Wakil Manajemen. 5.1.3 Setiap karyawan dimungkinkan mendeteksi masalah mutu dan melaporkan kepada Kepala Bagian Tata Usaha atau pejabat yang ditunjuk. 5.2 Uraian 5.2.1 Masalah mutu yang muncul dapat berasal dari :

     

Keluhan pelanggan Produk atau jasa yang tidak sesuai pada pelaksanaan proses Prosedur tidak sesuai dan tidak dipatuhi Hasil Audit internal dan audit eksternal Hasil Tinjauan Manajemen Inisiatif dari karyawan karena adanya penyimpangan kegiatan di lapangan

5.2.2 Keluhan Pelanggan Keluhan Pelanggan mengacu kepada informasi yang diberikan dan diklasifikasikan sebagai berikut : asalah waktu penyerahan Kuantitas yang tidak sesuai Kualitas yang tidak sesuai 

5.3



Kepala Bagian Tata Usaha atau pejabat yang ditunjuk menerima Keluhan Pelangan melalui telpon/surat/fax dan segera ditindaklanjuti dengan menyampaikan kepada personil untuk mencatat dalam Buku Penanganan Keluhan Pelanggan kemudian disampaikan kepada Kepala Puskesmas atau Wakil Manajemen.



Kepala Puskesmas atau Wakil Manajemen memberikan respon terhadap keluhan pelanggan dalam waktu 2 x 24 jam setelah kotak dibuka baik secara lisan maupun tertulis.



Sebelum melakukan investigasi (penyelidikan) ke bagian yang bertanggung jawab, Wakil Manajemen segera menindaklanjuti keluhan tersebut secara lisan maupun secara tulisan.



Kepala Puskesmas melalui Wakil Manajemen mengambil tindakan yang perlu dengan memberi instruksi kepada Kepala Bagian tata Usaha dan para Koordinator untuk mengurangi dampak yang akan terjadi dari keluhan pelanggan tersebut.



Wakil Manajemen mencatat keluhan pelanggan tersebut dalam Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan memberikan kepada pihak terkait untuk ditindaklanjuti.



Wakil Manajemen bersama Kepala Bagian Koordinator memantau efektivitas dari pelanggan yang diterima, sehingga masalah terulang lagi dan menginstruksikan kepada untuk mencatat hasil penyelesaian keluhan Penanganan Keluhan Pelanggan.

Ketidaksesuaian Produk Internal

5.3.1 Ketidaksesuaian Produk

tata Usaha dan para penyelesaian keluhan yang sama tidak akan personil yang ditunjuk pelanggan dalam Buku

Ketidaksesuaian produk telah diatur dalam prosedur yang terkait. 5.3.2 Prosedur Tidak Diikuti 

Kepala Bagian tata Usaha dan para Koordinator melapor kepada Wakil Manajemen jika terdapat Prosedur Mutu yang tidak diikuti setelah diberikan instruksi secukupnya.



Wakil Manajemen harus memberikan penjelasan kepada personil terkait tentang kegunaan dan pentingnya Sistem Manajemen Mutu secara umum. Jika masalah terjadi, maka mengacu kepada butir 5.4.

5.3.3 Prosedur Yang Tidak Sesuai 

Manajer terkait melaporkan setiap ketidaksesuaian prosedur yang ditemukan di unit kerjanya kepada Wakil Manajemen dengan terlebih dahulu menerbitkan Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) dan kemudian mengikuti butir 5.4.



Jika penelusuran/penelitian yang berkaitan dengan hal di atas mengakibatkan perubahan prosedur, maka perubahannya merujuk kepada Prosedur Pengendalian Dokumen.

5.3.4 Audit Internal Dan Eksternal Audit dilaksanakan sesuai Prosedur Audit Internal. Auditor menerbitkan PTPP dan kemudian mengikuti butir dari prosedur ini. Untuk hasil Audit Ekternal, hasil temuan menyebabkan diterbitkannya PTPP dan kemudian mengikuti butir 5.4 5.3.5 Tinjauan Manajemen Tinjauan Manajemen memungkinkan menerbitkan PTPP dalam hal memformulasikan pendeteksian timbulnya masalah mutu. Wakil Manajemen kemudian melaksanakan sesuai dengan butir 5.4. 5.3.6 Inisiatif Personel Mengenai Penyimpangan Di Lapangan 

Kepala Bagian tata Usaha dan para Koordinator dapat mengeluarkan PTPP terhadap segala masalah mengenai mutu yang ditemukan dan dilaporkan kepada Wakil Manajemen. Pelaksanaannya mengacu pada butir 5.4.



PTPP dapat diterbitkan oleh setiap personil jika dianggap bahwa kondisi yang ditemukan dapat mempengaruhi mutu dari produk.



Semua PTPP diajukan kepada Kepala Bagian terkait untuk ditandatangani sebelum dikirim ke Wakil Manajemen.

5.4 Analisa Masalah 5.4.1 Personil yang mengusulkan PTPP/Auditor mencatat hasil investigasinya pada bagian Uraian Ketidaksesuaian kemudian menyerahkan kepada Wakil Manajemen untuk diketahui.

5.4.2 Wakil Manajemen harus memeriksa apakah masalah yang timbul memerlukan tindakan perbaikan jangka panjang untuk mencegah terulangnya kembali, dengan mempertimbangkan besarnya masalah dan resiko yang akan dihadapi jika tidak melakukan tindakan. Tidak semua PTPP memerlukan tindakan perbaikan. 5.4.3 Jika tindakan perbaikan dianggap perlu, maka Penanggung Jawab Unit Kerja (disebut Auditee) yang terkait melakukan penelitian untuk mencari penyebab dan mecatatnya pada bagian Hasil Investigasi. 5.5

Tindakan Perbaikan Penanggung Jawab Unit Kerja/Auditee menetapkan tindakan perbaikan yang sesuai untuk mengurangi dan mencegah masalah terulang kembali dan kemudian mencatatnya pada bagian Tindakan Perbaikan dan Pencegahan serta menetapkan tanggal penyelesaiannya.

5.6 Tindakan Lanjut 5.6.1 Wakil Manajemen/Auditor yang ditunjuk akan meninjau tindakan perbaikan yang dilakukan untuk menetapkan apakah tindakan tersebut cukup efektif guna mencegah terulangnya masalah yang sejenis. 5.6.2 Wakil Manajemen/Auditor yang ditunjuk memberi tanda “Efektif” jika masalah sudah diselesaikan dan tidak memerlukan tindakan lebih lanjut dan menyimpan PTPP tersebut. 5.6.3 Wakil Manajemen/Auditor memberi catatan “Terbit PTPP Baru” dalam PTPP (bagian Tinjauan Terhadap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) jika ada masalah yang belum dapat diselesaikan dan perlu tindakan perbaikan lebih lanjut serta mengembalikannya ke Penanggung Jawab Unit Kerja/Auditee. 6.0 CATATAN MUTU 6.1 PTPP 6.2 Daftar PTPP 7.0 N o

REKAMAN HISTORIS: Halama n

Yang dirubah

Perubahan

DiberlakukanT gl.