HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA STANDARD STANDARD OPERATIN OPERATING G PROCEDURE PROCEDURE PEMBUATAN PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
KODE : SOP-HIMATETA-3 TANGGAL BERLAKU 18 DESEMBER 2011 TANGGAL REVISI
I. PROPOSAL
1. Cover
Berisi judul kegiatan yang akan dilaksanakan, lambang/ logo kegiatan (jika ada) atau logo fakultas, nama instansi penyelenggara mulai dari terkecil con toh : PROPOSAL (font 16) AGRICULTURAL ENGINEERING EVENT (AEE) (font 20)
LOGO
HIMPUNAN MAHASISWA KETEKNIKAN PERTANIAN (font 16) JURUSAN KETEKNIKAN PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2012
2. Lembar Pengesahan LEMBAR PENGESAHAN
Kegiatan
: Agricultural Engineering Event 2012
Tema
: “Melalui Agricultural Engineering Event Kita Tingkatkan Dedikasi Keilmuan Keteknikan Pertanian Menuju Indonesia Yang Lebih Baik”
Pelaksana
: Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Malang
Waktu
: 14 – 23 Mei 2010
Tempat
: Gedung PPI Universitas Brawijaya, Fakultas Teknologi Pertanian Dan Desa Torongrejo Kec. Junrejo Kota Batu
Peserta
: Mahasiswa, Praktisi dan Masyarakat Umum
Malang, 30 April 2012
Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Ketua Umum
Panitia Pelaksana Agricultural Engineering Event 2012 Ketua Pelaksana
Ulwan Zuhdi NIM. 0911020079
Ifa Fajarika NIM. 0911020051
Mengetahui, Dekan Fakultas Teknologi Pertanian Pembantu Dekan III
Jurusan Teknik Pertanian Ketua Jurusan
Dr. Ir.Elok Zubaidah MP. NIP. 19590821 199303 2 001
Dr. Ir. Ruslan Wirosoe darmo,MS . NIP. 195301121980031003
Proposal untuk kom diberi lembar pengesahan kom di lembar tersendiri LEMBAR PERSETUJUAN
Kegiatan
: Agricultural Engineering Event 2012
Tema
: “Melalui Agricultural Engineering Event Kita Tingkatkan Dedikasi Keilmuan Keteknikan Pertanian Menuju Indonesia Yang Lebih Baik”
Pelaksana
: Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Malang
Waktu
: 14 – 23 Mei 2010
Tempat
: Gedung PPI Universitas Brawijaya, Fakultas Teknologi Pertanian Dan Desa Torongrejo Kec. Junrejo Kota Batu
Peserta
: Mahasiswa, Praktisi dan Masyarakat Umum
Menyetujui,
Kerukunan Orang Tua Mahasiswa Fakultas Teknologi Pertanian
Drs. Nur Wachid Ketua
Proposal untuk rektorat diberi lembar pengesahan PR III di lembar tersendiri LEMBAR PERSETUJUAN
Kegiatan
: Agricultural Engineering Event 2012
Tema
: “Melalui Agricultural Engineering Event Kita Tingkatkan Dedikasi Keilmuan Keteknikan Pertanian Menuju Indonesia Yang Lebih Baik”
Pelaksana
: Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Malang
Waktu
: 14 – 23 Mei 2010
Tempat
: Gedung PPI Universitas Brawijaya, Fakultas Teknologi Pertanian Dan Desa Torongrejo Kec. Junrejo Kota Batu
Peserta
: Mahasiswa, Praktisi dan Masyarakat Umum
Menyetujui, Pembantu Rektor III Bidang Kemahasiswaan Universitas Brawijaya
Ir. H. RB. Ainurrasjid, MS NIP. 1959821 199303 2 001
3. Isi Proposal
I.
Pendahuluan Berisi latar belakang diadakannya suatu kegiatan.
II.
Landasan Kegiatan Dasar- dasar penyelenggaraan kegiatan ini sebagai berikut: •
Tri Darma Perguruan Tinggi
•
AD/ ART HIMATETA
•
Program kerja bidang PSDM HIMATETA
III.
Nama Kegiatan
IV.
Tema Kegiatan
V.
Tujuan Kegiatan
VI.
Bentuk Kegiatan
VII.
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
VIII.
Pelaksanaan Kegiatan
IX. X. XI. XII. XIII.
Peserta Kegiatan Susunan Panitia (berupa surat tugas) Susunan Acara (lampiran 2) Rencana Anggaran Dana (lampiran 3) Penutup
4. Lampiran-lampiran 4.1 Lampiran Susunan Panitia dalam bentuk surat tugas SURAT TUGAS No. 106/B/HMJ TEP/IV/2012
Sehubungan dengan pelaksanaan Program Kerja Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian (HIMATETA) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Periode 2011/2012 ,bersama ini Ketua Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya menugaskan kepada : Nama Unit Tugas
: Terlampir :Himpunan
Mahasiswa
Keteknikan
Pertanian
Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Tugas
:Agricultural Engineering Event 2012
Pelaksanaan
:02 Juni -7 Juni 2012
Fakultas
Tempat
:Gedung D Fakultas Teknologi Pertanian, Gedung Samantha Krida Brawijaya
Demikian surat tugas ini dibuat untuk selanjutnya dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab serta selesai menjalankan tugas segera memberi laporan.
Malang, 24 April 2012 Ketua HIMATETA,
Ulwan Zuhdi NIM 0911020079
Lampiran Surat Tugas No
: 106/B/HMJ TEP/IV/2012
Tanggal
: 24 April 2012
Nama Panitia Agricultural Engineering Event (AEE) 2012:
Ketua Pelaksana
:
Sekretaris I
:
Bendahara
:
Seksi- seksi
:
4.2 Lampiran 2
Rencana Anggaran Dana
Berisi rencana pemasukan dan pengeluaran. Total Pemasukan harus sama dengan Total Pengeluaran. 4.3 Lampiran 3
Susunan Acara
Keterangan : •
Penulisan dengan huruf Times New Roman 12
•
Spasi 1,5
•
Margin atas 3, kiri 4, kanan 3, bawah 3
ALUR PENGAJUAN PROPOSAL
1. Pembuatan proposal kegiatan 2.
Diperiksa Oleh Bagian Kemahasiswaan, Jika sudah di ACC kemudian meminta tanda tangan kepada pihak – pihak yang ada di dalam lembar pengesahan
3. Setelah disetujui PD III, menyerahkan memo dari PD III ke bidang kemahasiswaan 4.
Mengambil dana sebesar 75% dari dana total yang telah di ACC PD III, 25 % sisa dana diambil setelah LPJ kegiatan •
Tambahan: Cover Proposal KOM adalah warna BIRU dan Untuk DPP
adalah Warna Putih Bening
II. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
•
Susunan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kegiatan sama dengan proposal kegiatan, hanya diberi tambahan evaluasi pelaksanaan kegiatan, perubahan pengeluaran dana dan lampiran dokumentasi pelaksanaan kegiatan
•
Pengambilan sisa dana 25% dengan menyerahkan kwitansi kosong sebanyak 6 lembar beserta stempel toko, kwitansi paling depan diberi materai ( materai Rp 3000,- untuk pembelian/penggunaan di bawah Rp 1.000.000,- dan materai Rp 6000,- untuk penggunaan di atas Rp. 1.000.000,-)
•
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) dilampiri dengan absensi asli dari peserta maupun panitia dan foto copy nota bon pembelanjaan diletakkan sebelum dokumentasi kegiatan
•
Cover untuk LPJ : Kuning untuk KOM Hijau untuk DPP
•
Lembar Dokumentasi diletakkan paling akhir dari kegiatan
•
Absensi di fotokopi sebanyak 2 kali dan absensi asli 1 kali tidak dijilid atau diletakkan di luar proposal untuk masing masing masing masing LPJ (KOM dan DPP)
•
Pertanggung Jawaban (LPJ) harus diselesaikan maksimal 1 minggu setelah kegiatan selesai
•
Panitia harus menyerahkan hasil Laporan Pertanggung Jawaban kegiatan (LPJ) baik dalam bentuk hard maupun soft copy ke Himpunan.
•
Total Pemasukan dan Total Pengeluaran harus sama.
•
Jumlah Anggaran Dana yang Dilaporkan HARUS SAMA dengan Jumlah Dana Diproposal.
•
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kepada himpunan berupa soft copy antara lain o
Proposal
o
Surat masuk dan keluar
o
LPJ
o
Seluruh Dokumentasi
Dimasukkan ke dalam komputer himpunan di bagian folder masing – masing bidang.atau menyerahkan soft copy ke Sekretaris Umum untuk arsip.
FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
I.
Pendahuluan Berisi latar belakang diadakannya suatu kegiatan.
II.
Landasan Kegiatan Dasar- dasar penyelenggaraan kegiatan ini sebagai berikut: •
Tri Darma Perguruan Tinggi
•
AD/ ART HIMATETA
•
Program kerja bidang PSDM HIMATETA
III.
Nama Kegiatan
IV.
Tema Kegiatan
V.
Tujuan Kegiatan
VI.
Bentuk Kegiatan
VII. VIII. IX. X.
Waktu dan Tempat Pelaksanaan Pelaksanaan Kegiatan Peserta Kegiatan Hasil dan Evaluasi Kegiatan
XI. XII.
Susunan Panitia (berupa surat tugas) Susunan Acara (lampiran 2)
XIII.
Rencana Anggaran Dana (lampiran 3)
XIV.
Penutup
Lampiran-lampiran 1. Lampiran Susunan Panitia SURAT TUGAS No. 106/B/HMJ TEP/IV/2012
Sehubungan dengan pelaksanaan Program Kerja Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian (HIMATETA) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Periode 2011/2012 ,bersama ini Ketua Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya menugaskan kepada : Nama
: Terlampir
Unit Tugas
:Himpunan
Mahasiswa
Keteknikan
Pertanian
Fakultas
Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Tugas
:Agricultural Engineering Event 2012
Pelaksanaan
:02 Juni -7 Juni 2012
Tempat
:Gedung D Fakultas Teknologi Pertanian, Gedung Samantha Krida Brawijaya
Demikian surat tugas ini dibuat untuk selanjutnya dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab serta selesai menjalankan tugas segera memberi laporan.
Malang, 24 April 2012
Ketua HIMATETA,
Ulwan Zuhdi NIM 0911020079
Lampiran Surat Tugas No
: 106/B/HMJ TEP/IV/2012
Tanggal
: 24 April 2012
Nama Panitia Agricultural Engineering Event (AEE) 2012:
Ketua Pelaksana
:
Sekretaris I
:
Bendahara
:
Seksi- seksi
:
2.
Lampiran 2
Rencana Anggaran Dana Berisi rencana pemasukan dan pengeluaran. Total Pemasukan harus sama dengan Total Pengeluaran. ANGGARAN DANA (Format point PEMASUKAN untuk pengajuan dana DPP) A. PEMASUKAN 1. Fakultas = Rp. 2. Kas LKM = Rp._________
3. Kontribusi peserta 4. TIDAK BOLEH SPONSOR Jumlah
= Rp
(Format point PEMASUKAN untuk pengajuan dana KOM) A. PEMASUKAN = Rp. 1. Fakultas/DPP = Rp. 2. KOM = Rp. 3. Sponsor = Rp._________ 4. Dana Mandiri /Kas Jumlah = Rp B. PENGELUARAN 1. Sie Acara : 1. Honorarium pemateri (bila ada) (satuan) 2. ……………dst Sub Jumlah
= Rp = Rp
3. Lampiran 3
Susunan Acara DISETUJUI OLEH:
KETUA UMUM
SEKERTARIS HIMPUNAN
BENDAHARA UMUM
ULWAN ZUHDI
IFA FAJARIKA
TRI NURHAYATI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
KETENTUAN PENGAJUAN ANGGARAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN
1. Semua proposal kegiatan yang diajukan HARUS SESUAI dengan PROGRAM KERJA LKM yang telah ditetapkan dalam Rancangan Kegiatan Kelembagaan (RKK) 2. Yang berhak mengajukan Proposal kegiatan /anggaran dana /pencairan dana dan pelaporan kegiatan adalah : a. Ketua Lembaga
b. Sekretaris Lembaga c. Bendahara Lembaga (Apabila bukan pengurus LKM yang tersebut diatas, tidak akan dilayani). 3. Pengajuan proposal kegiatan (anggaran kegiatan), 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan dimulai dan Pelaporan kegiatan 1 minggu setelah kegiatan selesai, dengan ketentuan sebagai berikut : a). Format penyusunan proposal/laporan diketik dalam kertas HVS ukuran A4 b). Proposal dan Laporan dibuat rangkap 3 (tiga) dengan rincian : * 1 bendel pengajuan DPP/Fak * 1 bendel pengajuan dana KOM * 1 bendel arsip LKM c). Proposal/Laporan disusun rapi (tanpa dijilid) dan diajukan terlebih dahulu kepada Kasubbag Kemahasiswaan untuk dilakukan
koreksi,
revisi
atau
perbaikan
(apabila
ada
kesalahan). Selanjutnya Proposal / Laporan yang tidak ada kesalahan langsung diparaf oleh Kasubbag Kemahasiswaan, sebelum ditandangani oleh
Pembantu Dekan
III
dan
Ketua
KOM
(pengajuan anggaran kegiatan) d). Berkas Laporan kegiatan yang diajukan HARUS disertai dengan bukti : - Absensi ASLI minimal rangkat 3 - Nota belanja ASLI
- Kwitansi bermeterai 3000 (Maks 975 rb) atau 6000 (> 1 juta dan pakai NPWP) 4. Penyampaian Laporan Pertangungjawaban (LPJ) pengguna dana kegiatan apabila melebihi waktu yang telah ditentukan, maka pengajuan anggaran dana kegiatan berikutnya TIDAK akan dilayani 5. Program Kerja Kelembagaan yang telah SELESAI diselenggarakan dan BELUM mengajukan proposal kegiatan, maka anggaran dana kegiatan
tersebut
TIDAK
AKAN
DICAIRKAN
meskipun
telah
ditetapkan dalam rancangan Kegiatan Kelembagaan (RKK) 6. Tidak diperkenankan melakukan perubahan Rancangan Kegiatan dan Anggaran dana yang telah ditetapkan tanpa persetujuan dari Pembantu DEkan III 7. LAYANAN KONSULTASI PROPOSAL, maupun LAPORAN dilakukan pada jam kerja di bagian kemahasiswaan FTP-UB (Kasubbag. Kemahasiswaan atau staff yang ditunjuk)
