DIMA GROUP
KETENTUA DAN PROSEDUR ( S.O.P ) TEKNOLOGI ( I.T ) INFORM ASI TEKNOLOGI
Tahun pembuatan Jilid Nomor Tanggal dikeluarkan Di setujui oleh Last Updated
: : : : : :
2014 1 ( satu ) 0001/SOP/DIMA/2014 01 Juni 2014 Finance Director 19 Maret 2008
SOP No. 0001/SOP/DIMA/2014
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ………………………………… …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………. …………………….
Page i
I. Struktur Organisasi IT Infrastructure Department………………………………………………………….
1
II. Ketentuan dan Prosedur 2.1. Ketentuan Fixed Asset Komputer dan Aplikasi System……………………………………….
2
2.2. Ketentuan Instalasi Software……………………………………………………………………………. Software…………………………………………………………………………….
3
2.3. Ketentuan Pemakaian Flash Disk, Modem, External Hard Disk…………………………….
4
Pemakaian Email Email Kantor 2.4. Ketentuan Pemakaian 2.4.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pendaftaran Email Kantor dan Penjelasan Tambahan Pengajuan Pendaftaran Email Kantor …………………………………………… 2.4.2. Flow 1 - Pengajuan Pendaftaran Email Kantor Untuk Head Office dan Area
5-6
………………………………… ………………………………… ………………………….
2.5. Ketentuan Mailing Mailing List dan dan Pin Telepon 2. 5.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pendaftaran Mailing List Email dan Pin Telepon dan Keterangan Tambahan ………………………………………………… 2.5.2. Flow 2 - Pengajuan Mailing List Email dan Pin Telepon ………………………………….
7
8-9 10
2.6. Ketentuan Pengajuan Pengajuan Internet Access Access 2.6.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Internet Access …………………………………………………. 2.6.2. Flow 3 - Pengajuan Internet Access ………………………………………………………………..
11 12
2.7. Ketentuan Pembukaan Pembukaan Akses Akses Data Server 2.7.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pembukaan Akses Data Server ………………………… 2.7.2. Flow 4 - Pengajuan Pembukaan Pem bukaan Akses Data Server ……………………………………….
13 14
2.8. Ketentuan Security Hardware PC dan Notebook…………………………………………………
15
2.9. Ketentuan Standar Disaster Recovery System 2.9.1. Backup PC / Laptop
16
2.10. Ketentuan Pertanggungjawaban Atas Kerusakan Fixed Asset IT ……………………………..
17
2.11. Ketentuan dan Prosedur Pembelian Fixed Asset IT HO 2.11.1. Tabel Ketentuan Pembelian Fixed Asset HO ……………………………………………….. 2.11.2. Flow 5 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Fix ed Asset IT Area HO ……………… 2.11.3. Flow 6 - Proses Penawaran S/D Receipt Fixed Asset HO ……………………………… 2.11.4. Flow 7 - Proses Invoicing FA - HO ………………………………………………………………….
18 19 20 21
2.12. Ketentuan dan Prosedur Pembelian Fixed Asset IT Area 2.12.1. Tabel Ketentuan Pembelian Fixed Asset Area …………………………………………….. 2.12.2. Flow 8 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Asset IT Area ……………………. 2.12.3. Flow 9 - Proses Transfer Dana dari Head Office ke Area ……………………………….
22 23 24
………………………………………………………………………………………….
2.12.4. Flow 10 - Penawaran s/d Receipt FA Area …………………………………………………….. 2.12.5. Flow 11 - Flow Invoicing Fixed Asset Area ……………………………………………………..
25 26
2.13. Ketentuan dan Prosedur Penjualan Fixed Asset IT 2.13.1. Tabel Ketentuan Penjualan Fixed Asset Head Office dan Area …………………… 2.13.2. Flow 12 - Penjualan Fixed Asset Head Office dan Area ………………………………..
27 28
2.14. Ketentuan dan Prosedur Mutasi Fixed Asset IT 2.14.1. Tabel Ketentuan Mutasi Fixed Asset Head Offic e dan Area ………………………… 2.14.2. Mutasi Fixed Asset Head Office dan Area …………………………………………………….
29 30
2.15. Ketentuan dan Prosedur Pemusnahan Fixed Asset IT 2.15.1. Tabel Ketentuan Pemusnahan Fixed Asset IT Head Office dan Area ………….. 2.15.2. Pemusnahan Fixed Asset Head Office dan Area …………………………………………..
31 32
2.16. Ketentuan dan Prosedur Perbaikan/Perawatan Fixed Asset IT 2.16.1. Tabel Ketentuan Perawatan / Perbaikan fixed asset IT ……………………………….. 2.16.2. Tabel Fasilitas Pendukung IT …………………………………………………………………………. 2.16.3. Flow 15 - Approval Permintaan Service Fixed Asset Head Office dan Area
………………………………………………………………………………………………………….
2.16.4. Flow 16 - Proses Penawaran Service dan Pengerjaan Service Head Office dan Area 2.16.5. Flow 17 -Proses Invoicing Service Head Office dan Area ……………………………… ……………………………………… …………………………………… ………..
33 34 35 36 37
2.17. Ketentuan dan Prosedur Perbaikan/Perawatan Fixed Asset IT 2.17.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV ………………… …………
38
III. Bentuk Form 3.1. Permohonan Fasilitas Informatika 001.F.HR……………………………………………………………. 3.2. Berita Acara Serah Terima PDA For EDM 013.F.IT………………………………………………………… 3.3. Berita Acara Serah Terima PDA For DIMA 013.F.IT………………………………………………………… 3.4. Berita Acara Serah Terima TAB For DIMA 013.F.IT…………………………………………………… 3.5. Berita Acara Kejadian 001.F.IT………………………………………………………………………………….. 3.6. Form Employee Checklist 002.F.HR………………………………………………………………………….. 3.7. Pengajuan Pembukaan Data Server 002.F.IT……………………………………………………………. 3.8. Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT………………………………………………………………………. 3.9. Peminjaman Infocus Keluar Kantor 004.F.IT…………………………………………………………….. 3.10. Pengajuan Copy Data to USB 005.F.IT……………………………………………………………………….. 3.11. Pengajuan E-mail 006.F.IT…………………………………………………………………………………………. 3.12. Pengajuan Forward E-mail 007.F.IT…………………………………………………………………………… 3.13. Pengajuan Instalasi/Update Program Aplikasi 008.F.IT……………………………………………. 3.14. Pengajuan Install Software 009.F.IT………………………………………………………………………….. 3.15. Pengajuan Internet Akses 010.F.IT……………………………………………………………………………. 3.16. Pengajuan Pendaftaran Mailing List E-mail 011.F.IT………………………………………………… 3.17. Pengajuan Pin Telepon 012.F.IT……………………………………………………………………………….. 3.18. Pengajuan Penggantian Password 014.F.IT………………………………………………………………. 3.19. Monitoring Back Up Netbook dan PC……………………………………………………………………….. 3.20. Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV ………………………………………………………….
39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58
STRUKTUR ORGANISASI IT
Finance Director
Corporate IT Manager
Information System Manager
Infrastructure Manager
Admin Assistant Information System Manager
Assistant Infrastructure Manager
Information System Supervisor
Infrastructure Supervisor
Information System Staff
Infrastructure Staff
Page 5
KETENTUAN FIXED ASSET KOMPUTER DAN APLIKASI SYSTEM Working Area : Head Office dan Area
Ketentuan Fasilitas Komputer No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Grade Staff / Supervisor / Asst Mgr Staff / Supervisor / Asst Mgr Staff Supervisor Designer Assistant Manager Manager Senior Manager - Back Office Senior Manager - Front Office GM / DLT
Department Audit IT All exclude Audit All exclude Audit Designer All exclude Audit All All exclude Audit All exclude Audit
PC / Notebook Notebook PC / Notebook PC PC PC / Notebook Mac PC / Notebook Notebook Notebook PC / Notebook Laptop , Modem 3G , Tab / Ipad
Standard Specification Core 2 Duo atau i5, Memory 4 / 8 GB i5/i7, Memory 8 GB Core 2 Duo atau i5, Memory 4 GB Core 2 Duo atau i5, Memory 4 GB Standard Macintosh Core 2 Duo atau i5, Memory 4 / 8 GB i5/i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB
Ketentuan Aplikasi System di DIMA Group dan Spesifikasi PC No
Aplikasi System
Users
Standard PC
BOSNet BI Report Microsoft Navision Microsoft CRM
EDM, Dimatique Dima Group Dima Group Dima Indonesia
5
HRIS Sun Fish
Payroll PT Dima Indonesia, PT Dimatique Minimum Core 2 Duo, Memory 4 International, PT DIW, PT GB Wico Interna, PT Pokka Corpora
6 7 8 9
HRD Expert QAD Application Accurate MP Software
EDM Wico Interna, DIW Aska Indoco Dima Group
1 2 3 4
Ketentuan :
1 2
Semua permintaan di luar ketentuan : Untuk jenis komputer (PC/Notebook) dengan spesifikasi di luar standar, harus mendapatkan approval dari Finance Director di RFP Untuk aplikasi system di luar standar harus mengisi form no 009.F.IT Pengajuan Install Software, diajukan oleh user, diketahui oleh line manager user yang bersangkutan, disetujui oleh Infrastructure Manager. Page 2
KETENTUAN FIXED ASSET KOMPUTER DAN APLIKASI SYSTEM Working Area : Head Office dan Area
Ketentuan Fasilitas Komputer No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Grade Staff / Supervisor / Asst Mgr Staff / Supervisor / Asst Mgr Staff Supervisor Designer Assistant Manager Manager Senior Manager - Back Office Senior Manager - Front Office GM / DLT
Department Audit IT All exclude Audit All exclude Audit Designer All exclude Audit All All exclude Audit All exclude Audit
PC / Notebook Notebook PC / Notebook PC PC PC / Notebook Mac PC / Notebook Notebook Notebook PC / Notebook Laptop , Modem 3G , Tab / Ipad
Standard Specification Core 2 Duo atau i5, Memory 4 / 8 GB i5/i7, Memory 8 GB Core 2 Duo atau i5, Memory 4 GB Core 2 Duo atau i5, Memory 4 GB Standard Macintosh Core 2 Duo atau i5, Memory 4 / 8 GB i5/i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB i7, Memory 8 GB
Ketentuan Aplikasi System di DIMA Group dan Spesifikasi PC No
Aplikasi System
Users
Standard PC
BOSNet BI Report Microsoft Navision Microsoft CRM
EDM, Dimatique Dima Group Dima Group Dima Indonesia
5
HRIS Sun Fish
Payroll PT Dima Indonesia, PT Dimatique Minimum Core 2 Duo, Memory 4 International, PT DIW, PT GB Wico Interna, PT Pokka Corpora
6 7 8 9
HRD Expert QAD Application Accurate MP Software
EDM Wico Interna, DIW Aska Indoco Dima Group
1 2 3 4
Ketentuan :
1 2
Semua permintaan di luar ketentuan : Untuk jenis komputer (PC/Notebook) dengan spesifikasi di luar standar, harus mendapatkan approval dari Finance Director di RFP Untuk aplikasi system di luar standar harus mengisi form no 009.F.IT Pengajuan Install Software, diajukan oleh user, diketahui oleh line manager user yang bersangkutan, disetujui oleh Infrastructure Manager. Page 2
KETENTUAN INSTALASI SOFTWARE Working Area : Head Office dan Area Instalasi Software
No 1 2 3 4 5 6 7
1 2 3 4 5 6 7 8
Grade Staff Supervisor Designer Assistant Manager Manager Senior Manager GM / DLT Standar Software Jabatan Operating SystemWindows All Position Microsoft Office Standard All Position WinZip / WinRar / 7 Zip All Position Browser IE / Mozilla Firefox / All Position Google Chrome / Opera / Safari Adobe Reader All Position Nero Designer Acronis Backup System All Position Antivirus Kaspersky All Position
KETENTUAN INSTALASI SOFTWARE Working Area : Head Office dan Area Instalasi Software
No 1 2 3 4 5 6 7
Grade Staff Supervisor Designer Assistant Manager Manager Senior Manager GM / DLT
Standar Software Jabatan 1 Operating SystemWindows All Position 2 Microsoft Office Standard All Position 3 WinZip / WinRar / 7 Zip All Position Browser IE / Mozilla Firefox / 4 All Position Google Chrome / Opera / Safari 5 Adobe Reader All Position 6 Nero Designer 7 Acronis Backup System All Position 8 Antivirus Kaspersky All Position 9 ACDSee All Position 10 Faronics Deep Freeze All Position 11 VNC Server All Position 12 WinAmp / Windows Media Player All Position 13 14 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Driver Printer Snagit FTP Filezilla / Drop Box Win to PDF Cleaner Kerio Outlook Connector CyberLink Power DVD DivX Unlocker Kamus RealVNC
NoteZilla Notes
All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position All Position
Ketentuan : Permintaan instalasi di luar ketentuan, harus mengisi form dokumen no 009.F.IT Pengajuan Install Software, diajukan oleh user, diketahui oleh line manager user yang bersangkutan, disetujui oleh Infrastructure Manager.
Page 3
KETENTUAN PEMAKAIAN FLASH DISK / EXTERNAL HARD DISK / MODEM 3G Working Area : Head Office dan Area
No
Grade
1 Staff 2 3 4 5 6 7 8 9
Supervisor Designer Assistant Manager Staff / Supervisor / Asst Mgr Manager Senior Manager - Back Office Senior Manager - Front Office GM / DLT
FLASH /EXTERNAL
HD
No Pengecualian untuk area, PIC yang diijinkan ditentukan oleh IT Infrastructure Manager. No No No No No No No Yes
MODEM
No No No No No No No Yes Yes
Ketentuan 1 Flash disk / Ext Hdd yang disediakan dengan tujuan untuk penyimpanan data perusahaan 2 Tidak boleh digunakan untuk menyimpan file file diluar kepentingan perusahaan 3 User bertanggungjawab untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan 4 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan 5 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan 6 Apab ila User ditemuka n me laku kan hal h al yang memb ahayaka n ke raha siaan da ta pe rusa haan maka akan dikena kan sang si sesuai dengan peraturan yang berlaku. 7 Pengajuan untuk pemakaian, harus mendapatkan persetujuan dari Line Manager dan Line Director dan dilakukan dengan cara mengisi form dokumen no 005.F.IT Pengajuan Copy Data to USB.
Page 4
Nama Proses Pengajuan Pendaftaran Email Kantor Working Area Head Office dan Area
Unit Proses
Keterangan
Proses pengajuan
Proses Check dan Approval 1
Proses Check dan Approval 2
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Pemilik Proses
HR Dept
Line Manager
IT
Lain Lain User
Line Manager
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
001.F.HR Permohonan Fasilitas informatika
IT
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Lain Lain
Dokumen 006.F.IT Pengajuan E-mail
006.F.IT Pengajuan E-mail
Admin HR
Line Manager
006.F.IT Pengajuan E-mail
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr
Otoritas
Lain Lain User
Line Manager
Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr
Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan
Line Manager melakukan cek dan approval di
Fasilitas Informatika Sesuai Standar.
form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Untuk pengajuan email lokal disetujui oleh Infrastructure Mgr dan diketahui oleh Corporate IT Mgr Untuk pengajuan email global disetujui oleh Line Director dan Infrastructure Manager dan diketahui oleh Corporate IT Manager.
Lain Lain Ketentuan
User mengisi form no 006.F.IT Pengajuan Email
Line Manager melakukan cek dan approval di
Untuk pengajuan email lokal disetujui oleh Infrastructure Mgr dan
form 006.F.IT Pengajuan Email
diketahui oleh Corporate IT Mgr Untuk pengajuan email global disetujui oleh Line Director dan Infrastructure Manager dan diketahui oleh Corporate IT Manager. Untuk pengajuan set up email di device pribadi karyawan, disetujui oleh Line Director dan Infrastructure Manager, diketahui oleh Corporate IT Manager dan Finance Director.
Page 5
Ketentuan yang berkaitan dengan email : 1 Signature email ditentukan dengan format standar :
a. Setiap Karyawan, baik di kantor pusat maupun di kantor cabang, yang memiliki komputer/ tablet/bb fasilitas kantor wajib memiliki email account dima. b. Alamat email untuk karyawan PT EDM (blok A dan blok BB) dan karyawan PT Dima Indonesia yang berlokasi di jalan Sudirman : b1. Alamat email setiap karyawan harus sesuai dengan nama pengguna, bukan jabatan. Pengecualian untuk email yang menggunakan nama departement masih bisa diperbolehkan sesuai kebutuhan dari department terkait. b2. Nama email adalah nama lengkap (2 kata yang dipisahkan oleh titik), jika nama user hanya terdiri dari 1 (satu) suku kata, nama email menjadi nama.departemen Contoh : Nama: Agnes Monica Email:
[email protected] Nama: Agnes Email:
[email protected] b3. Pengecualian diberlakukan untuk email yang mewakili kebutuhan departemen. Contoh:
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected], dan sebagainya. Setiap email tersebut dikelola oleh PIC yang ditunjuk oleh masing-masing Head Department. b4. Tidak diperkenankan mendaftarkan alamat email kantor ke mailing list, kecuali yang berhubungan dengan pekerjaan dan atas sepengetahuan atasan. c. Alamat email untuk karyawan Dima Group selain poin b di atas : c1. Standar pemberian nama email sesuai : No
Jabatan
Penamaan Email
Ketentuan yang berkaitan dengan email : 1 Signature email ditentukan dengan format standar :
a. Setiap Karyawan, baik di kantor pusat maupun di kantor cabang, yang memiliki komputer/ tablet/bb fasilitas kantor wajib memiliki email account dima. b. Alamat email untuk karyawan PT EDM (blok A dan blok BB) dan karyawan PT Dima Indonesia yang berlokasi di jalan Sudirman : b1. Alamat email setiap karyawan harus sesuai dengan nama pengguna, bukan jabatan. Pengecualian untuk email yang menggunakan nama departement masih bisa diperbolehkan sesuai kebutuhan dari department terkait. b2. Nama email adalah nama lengkap (2 kata yang dipisahkan oleh titik), jika nama user hanya terdiri dari 1 (satu) suku kata, nama email menjadi nama.departemen Contoh : Nama: Agnes Monica Email:
[email protected] Nama: Agnes Email:
[email protected] b3. Pengecualian diberlakukan untuk email yang mewakili kebutuhan departemen. Contoh:
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected], dan sebagainya. Setiap email tersebut dikelola oleh PIC yang ditunjuk oleh masing-masing Head Department. b4. Tidak diperkenankan mendaftarkan alamat email kantor ke mailing list, kecuali yang berhubungan dengan pekerjaan dan atas sepengetahuan atasan. c. Alamat email untuk karyawan Dima Group selain poin b di atas : c1. Standar pemberian nama email sesuai : No 1 2 3 4 5 6
Jabatan Staff Supervisor Assistant Manager Manager Senior Manager GM/DLT
Penamaan Email Nama Jabatan Nama Jabatan Nama Pengguna / Nama Pengguna / Nama Pengguna / Nama Pengguna /
User User User User
c2. Untuk jabatan assistant manager ke atas nama email adalah nama lengkap (2 kata yang dipisahkan oleh titik), jika nama user hanya terdiri dari 1 (satu) suku kata, nama email menjadi nama.departemen Contoh : Nama: Agnes Monica Email:
[email protected] Nama: Agnes Email:
[email protected] 2 Pengiriman data email ke alamat email di luar domain DIMA dibatasi maksimal 4 MB per pengiriman, kecuali untuk BOD, design dan data analyst diijinkan sampai 10 MB. 3 Selalu menjaga rahasia perusahaan dalam penggunaan email. Tidak mengirimkan email yang bersifat rahasia kepada pihak yang tidak berkepentingan. 4 Penerima email wajib mengecek email secara berkala, dan merespon email yang perlu ditindaklanjuti dalam waktu maksimal 2x24jam. 5 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user 6 Email kantor hanya di setting pada perangkat milik kantor dan tidak di perbolehkan di setting pada komputer atau perangkat pribadi lainnya. 7 Untuk karyawan yang resign, IT secara otomatis akan forward email user ke atasan langsung user sesuai dengan struktur organisasi, kecuali jika ada konfirmasi dari atasan langsung/tidak langsung user untuk tidak melakukan forward email ke atasan langsung ataupun melakukan forward email ke PIC lain.
Page 6
Page 7
Nama Proses Working Area
Pengajuan Pendaftaran Mailing List Email dan Pin Telepon Head Office dan Area Unit Proses
Keterangan
Proses Pengajuan
Proses Check dan Approval 1
Proses Check dan Approval 2
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi HR Dept
Line Manager
IT
Pemilik Proses
Lain Lain User
Line Manager
IT
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi
Dokumen
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Lain Lain
011.F.IT Pengajuan Mailing List Email 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
011.F.IT Pengajuan Mailing List Email
011.F.IT Pengajuan Mailing List Email
012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Admin HR
Line Manager
Infrastructure Manager dan Corporate IT Manager
Otoritas
Lain Lain User
Line Manager
Infrastructure Manager dan Corporate IT Manager
Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan
Line manager user melakukan cek dan approval
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi as tas n ormat a sesua stan ar
orm
. .
ermo onan as tas n ormat a
Infrastructure Manager menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate anager menan a tangan
o om mengeta u
Budget biaya telepon per nomor pin harus sesuai dengan budget yang telah ditentukan oleh management dan nilainya akan diatur terpisah. Untuk area budget di plot oleh controller kemudian nilainya di email ke I T Ketentuan
Lain Lain User mengisi 011.F.IT Pengajuan Mailing List
Line manager user melakukan cek dan approval
Infrastructure Manager menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate
Email dan 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
di form 011.F.IT Pengajuan Mailing List Email dan 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
IT Manager menandatangani di kolom mengetahui
User tidak diperkenankan
Budget biaya telepon per nomor pin harus sesuai dengan budget yang telah
melakukan pendaftaran mailing list tertentu
ditentukan oleh management dan nilainya akan diatur terpisah. Untuk area
menggunakan alamat email kantor
budget di plot oleh controller kemudian nilainya di email ke IT
Pendaftaran harus mengacu ke form 011.F.IT
Page 8
Nama Proses Working Area
Pengajuan Pendaftaran Mailing List Email dan Pin Telepon Head Office dan Area Unit Proses
Keterangan
Proses Pengajuan
Proses Check dan Approval 1
Proses Check dan Approval 2
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi HR Dept
Line Manager
IT
Pemilik Proses
Lain Lain User
Line Manager
IT
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi
Dokumen
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Lain Lain
011.F.IT Pengajuan Mailing List Email 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
011.F.IT Pengajuan Mailing List Email
011.F.IT Pengajuan Mailing List Email
012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Admin HR
Line Manager
Infrastructure Manager dan Corporate IT Manager
Otoritas
Lain Lain User
Line Manager
Infrastructure Manager dan Corporate IT Manager
Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan
Line manager user melakukan cek dan approval
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi as tas n ormat a sesua stan ar
orm
. .
ermo onan as tas n ormat a
Infrastructure Manager menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate anager menan a tangan
o om mengeta u
Budget biaya telepon per nomor pin harus sesuai dengan budget yang telah ditentukan oleh management dan nilainya akan diatur terpisah. Untuk area budget di plot oleh controller kemudian nilainya di email ke I T Ketentuan
Lain Lain User mengisi 011.F.IT Pengajuan Mailing List
Line manager user melakukan cek dan approval
Infrastructure Manager menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate
Email dan 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
di form 011.F.IT Pengajuan Mailing List Email dan 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
IT Manager menandatangani di kolom mengetahui
User tidak diperkenankan
Budget biaya telepon per nomor pin harus sesuai dengan budget yang telah
melakukan pendaftaran mailing list tertentu
ditentukan oleh management dan nilainya akan diatur terpisah. Untuk area
menggunakan alamat email kantor
budget di plot oleh controller kemudian nilainya di email ke IT
Pendaftaran harus mengacu ke form 011.F.IT
Page 8
Ketentuan untuk penggunaan pin telepon : 1 User tidak diperkenankan User untuk melakukan sharing PINTelepon ke user lain, apabila user ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang telah diberikan 3 Penggunaantelepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi (billing system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masing - masing PIN yang bertanggung jawab). 4 Semua pemegang PIN harus bertanggung jawab atas PIN yang telah diberikan serta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.
Ketentuan untuk penggunaan pin telepon : 1 User tidak diperkenankan User untuk melakukan sharing PINTelepon ke user lain, apabila user ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang telah diberikan 3 Penggunaantelepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi (billing system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masing - masing PIN yang bertanggung jawab). 4 Semua pemegang PIN harus bertanggung jawab atas PIN yang telah diberikan serta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.
Page 9
Page 10
Nama Proses Working Area
Pengajuan Internet Access Head Office dan Area
Unit Proses
Keterangan
Proses pengajuan
Proses Check dan Approval 1
Proses Check dan Approval 2
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi
Pemilik Proses HR Dept
Line Manager
IT
Lain Lain User
Line Manager
IT
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
001.F.HR Permohonan Fasilitas informatika
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi
Dokumen
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Lain Lain
010.F.IT Pengajuan Internet Akses Otoritas
010.F.IT Pengajuan Internet Akses
010.F.IT Pengajuan Internet Akses
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Admin HR
Line Manager
Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr
Lain Lain User
Line Manager
Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika Sesuai Standar.
Line Manager melakukan cek dan approval di
Infrastructure Manager dan Line Director menandatangani di kolom
form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom mengetahui.
Ketentuan
Lain Lain User mengisi form no 010.F.IT Pengajuan
Line Manager melakukan cek dan approval di
Infrastructure Manager dan Line Director menandatangani di kolom
Internet Akses.
form 010.F.IT Pengajuan Internet Akses
menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom mengetahui.
Page 11
Nama Proses Working Area
Pengajuan Internet Access Head Office dan Area
Unit Proses
Keterangan
Proses pengajuan
Proses Check dan Approval 1
Proses Check dan Approval 2
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi
Pemilik Proses HR Dept
Line Manager
IT
Lain Lain User
Line Manager
IT
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
001.F.HR Permohonan Fasilitas informatika
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi
Dokumen
001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Lain Lain
010.F.IT Pengajuan Internet Akses Otoritas
010.F.IT Pengajuan Internet Akses
010.F.IT Pengajuan Internet Akses
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Admin HR
Line Manager
Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr
Lain Lain User
Line Manager
Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika Sesuai Standar.
Line Manager melakukan cek dan approval di
Infrastructure Manager dan Line Director menandatangani di kolom
form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom mengetahui.
Ketentuan
Lain Lain User mengisi form no 010.F.IT Pengajuan
Line Manager melakukan cek dan approval di
Infrastructure Manager dan Line Director menandatangani di kolom
Internet Akses.
form 010.F.IT Pengajuan Internet Akses
menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom mengetahui.
Page 11
Page 12
Page 12
Nama Proses Working Area
Pengajuan Pembukaan Akses Data Server Head Office dan Area
Keterangan
Proses Pengajuan
Pemilik Proses User
Dokumen
002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses Data Server
Unit Proses Proses Check Line Manager User
002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses Data Server
Approval Infrastructure Manager, Corporate IT Manager 002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses Data Server
Otoritas
Line Manager dan Manager Dept Terkait Infrastructure Manager, Corporate IT Manager
Ketentuan
Untuk sharing data internal departemen yang bersangkutan cukup diketahui oleh Line Manager. Untuk sharing / akses data dengan departemen lain diketahui oleh Line Manager dan Manager Terkait dengan Data Sharing / Akses Data.
Page 13
Nama Proses Working Area
Pengajuan Pembukaan Akses Data Server Head Office dan Area
Keterangan
Proses Pengajuan
Pemilik Proses User
Dokumen
002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses Data Server
Unit Proses Proses Check Line Manager User
002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses Data Server
Approval Infrastructure Manager, Corporate IT Manager 002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses Data Server
Otoritas
Line Manager dan Manager Dept Terkait Infrastructure Manager, Corporate IT Manager
Ketentuan
Untuk sharing data internal departemen yang bersangkutan cukup diketahui oleh Line Manager. Untuk sharing / akses data dengan departemen lain diketahui oleh Line Manager dan Manager Terkait dengan Data Sharing / Akses Data.
Page 13
Page 14
KETENTUAN SECURITY HARDWARE PC DAN NOTEBOOK Working Area : Head Office dan Area SECURITY HARDWARE
No 1 2 3 4 5 6 7
Grade Staff Supervisor Designer Assistant Manager Manager Senior Manager GM / DLT
Aplikasi Security No Departemen/Grade 1 Password PC / Notebook All Automatic screen saver ber-password Finance & Accounting, (30 menit) 2 tiap setengah jam Designer, Data Analyst sekali
Ketentuan : 1 Untuk aplikasi security hardware tidak diperbolehkan membawa perangkat pribadi yang digunakan di luar lingkup pekerjaan yang dipasang di perangka t / asset IT yang diberikan oleh kantor. 2 Password awal user diberikan oleh IT, kemudian user diwajibkan mengganti password dan password baru harus diinformasikan ke IT via email, atasan langsung/ tidak langsung user bisa mengetahui password user dengan meminta ijin ke Line Director/IT Infrastructure Manager via email. Untuk permintaan penggantian password PC/Netbook harus mengis i form 014.F.IT Pengajuan Penggantian Password PC/Notebook.
Page 15
KETENTUAN STANDAR DISASTER RECOVERY SYSTEM Backup PC / Laptop No
PC /Laptop /Ser ver
1
Server Data
2
Laptop
3
PC/Laptop
Aplikasi dan data di all drive
Human Resource
4
PC/Laptop
Aplikasi dan data di all drive
Design
5
PC/Laptop
Aplikasi dan data di all drive
Legal
6
PC
Aplikasi dan data di all drive
Jenis Data Data sharing Aplikasi dan data di all drive laptop (image)
Departemen
Periode Backup
Lokasi Backup
PIC Backup
Form Checklist
IT
-
IT
015.F.IT
HR
-
Design
-
Legal
-
IT
015.F.IT
Server di lokasi masing-masing
All
Harian secara otomatis
All
Dalam kota bulanan, Server di lokasi luar kota per tiga bulan masing-masing
External Hard Disk
Diatur internal HR
Diatur internal Design External Hard Disk Diatur internal Legal
External Hard Disk
Selain HR, Dalam kota bulanan, Server di lokasi Design, Legal luar kota per tiga bulan masing-masing
Page 16
KETENTUAN PERTANGGUNGJAWABAN ATAS KERUSAKAN FIXED ASSET IT
KATEGORI
PEMBEBANAN User
Ketentuan
Perusahaan
Supporting Dokumen
Dibuat
Diketahui
Kerusakan Kelalaian User
100%
Kerusakan pabrik Kerusakan umur
Asset masih digunakan setelah sele sai di servis -
Berita Acara
User
Atasan langsung
100% Jika tidak ada cover garansi, maka akan dilakukan perbaikan melalui vendor IT 100% Dilakukan perbaikan dengan menggantikan sparepart yang rusak
Berita Acara
User
Atasan langsung
Berita Acara
User
Atasan langsung
Surat Kehilangan User dari Kepolisian Berita Acara
Atasan langsung
Kehilangan Semua kondisi
100%
Nilai dari barang yang hilang ditentukan oleh Purchasing Manager berdasarkan harga baru yang berlaku saat itu
Semua jenis kejadian kerusakan/kehilangan harus mengisi form no 001.F.IT Damage Report Note (Berita Acara Kejadian)
Page 17
KETENTUAN PERTANGGUNGJAWABAN ATAS KERUSAKAN FIXED ASSET IT
KATEGORI
PEMBEBANAN User
Supporting Dokumen
Ketentuan
Perusahaan
Dibuat
Diketahui
Kerusakan Kelalaian User
Asset masih digunakan setelah sele sai di servis -
Berita Acara
User
Atasan langsung
100% Jika tidak ada cover garansi, maka akan dilakukan perbaikan melalui vendor IT 100% Dilakukan perbaikan dengan menggantikan sparepart yang rusak
Berita Acara
User
Atasan langsung
Berita Acara
User
Atasan langsung
Surat Kehilangan User dari Kepolisian Berita Acara
Atasan langsung
100%
Kerusakan pabrik Kerusakan umur
Kehilangan Semua kondisi
100%
Nilai dari barang yang hilang ditentukan oleh Purchasing Manager berdasarkan harga baru yang berlaku saat itu
Semua jenis kejadian kerusakan/kehilangan harus mengisi form no 001.F.IT Damage Report Note (Berita Acara Kejadian)
Page 17
Nama Proses Working Area
Pembelian Fixed Asset IT - HO
Unit Proses Keterangan Pemilik Proses
Proses pengajuan
User / IT RFP
Proses Persetujuan
IT RFP
Proses Penawaran & Penunjukkan
Purchasing staff CQS
Dokumen
Otoritas
Ketentuan
Pembelian peralatan kantor/IT <= Rp 2,5 juta disetujui oleh IT Infrastructure Manager & Accounting Manager
Proses PO Receipt (Fisik)
Purchasing staff IT Purchase Order (PO) Surat Jalan (SJ ) Supplier Purchasing Manager IT
Line Manager / Line Infrastructure Mgr / Director Corp IT Mgr / Fiinance Director Maksimal waktu pengadaan barang adalah 2 (minggu) terhitung dari pengajuan sudah disetujui dan diterima oleh IT
Proses PO
Purchasing staff mencari minimal 2 (dua) penawaran (CQS) berdasarkan rekomendasi spesifikasi dan harga pembelian terakhir.
Purchasing Manager IT mengecek memilih vendor kualitas barang dan berdasarkan CQS jumlahnya sesuai yang diajukan oleh dengan PO purchasing staff
Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 2,5 juta, tetapi <= Rp 5 juta disetujui oleh Corporate IT Manager & Accounting Manager
IT menerimaSJ Fixed Asset dari vendor dan di tanda tangani oleh Infrastructure Manager/IT Spv
Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr
IT Menempel Kode Fixed Asset di fisik barang
Page 18
Proses PO Receipt (Sistem Nav) Purchasing staff Faktur tagihan, PO, SJ, RFP Purchasing Manager
Proses verifikasi Accounting Faktur tagihan, PO, SJ, BTB, RFP
Proses Pembayaran
Finance Payment Voucher (PV)
Accounting Manager & Finance Director
Nama Proses Working Area
Pembelian Fixed Asset IT - HO
Unit Proses Keterangan Pemilik Proses
Proses pengajuan
User / IT RFP
Proses Persetujuan
IT RFP
Proses Penawaran & Penunjukkan
Purchasing staff CQS
Dokumen
Otoritas
Ketentuan
Pembelian peralatan kantor/IT <= Rp 2,5 juta disetujui oleh IT Infrastructure Manager & Accounting Manager
Proses PO Receipt (Fisik)
Purchasing staff IT Purchase Order (PO) Surat Jalan (SJ ) Supplier Purchasing Manager IT
Line Manager / Line Infrastructure Mgr / Director Corp IT Mgr / Fiinance Director Maksimal waktu pengadaan barang adalah 2 (minggu) terhitung dari pengajuan sudah disetujui dan diterima oleh IT
Proses PO
Purchasing staff mencari minimal 2 (dua) penawaran (CQS) berdasarkan rekomendasi spesifikasi dan harga pembelian terakhir.
Purchasing Manager IT mengecek memilih vendor kualitas barang dan berdasarkan CQS jumlahnya sesuai yang diajukan oleh dengan PO purchasing staff
Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 2,5 juta, tetapi <= Rp 5 juta disetujui oleh Corporate IT Manager & Accounting Manager
IT menerimaSJ Fixed Asset dari vendor dan di tanda tangani oleh Infrastructure Manager/IT Spv
Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr
IT Menempel Kode Fixed Asset di fisik barang
Page 18
Page 19
Proses PO Receipt (Sistem Nav) Purchasing staff Faktur tagihan, PO, SJ, RFP Purchasing Manager
Proses verifikasi Accounting Faktur tagihan, PO, SJ, BTB, RFP
Proses Pembayaran
Finance Payment Voucher (PV)
Accounting Manager & Finance Director
Page 19
FLOW 6 – PROSES PENAWARAN S/D RECEIPT FIXED ASSET HO Narasi
Purchasing Staff
Berdasarkan panduan harga pembelian terakhir dari Infrastructure Manager, purchasing staff membuat minimal 2 CQS
Purchasing Manager
IT Staff/Spv
User
Vendor
PO
2
003.F.PR
PO
003.F.PR (asli)
Membuat CQS untuk minimal 2 vendor
1
4
3 RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc MR gr F0P0S1.uFd.P ahR
CQS
002.F.PR
Manager purchasing memberikan approval terhadap salah satu CQS Purchasing staff membuat PO sebanyak 5 (lima) rangkap dan ditandatangani oleh purchasing manager kemudian didistribusikan sbb : lembar 1 ke vendor, lembar 2 dan lembar 4 ke accounting, lembar 3 ke IT, lembar 5 disimpan di purchasing sebagai file
Accounting
CQS
002.F.PR
CQS Terpilih 002.F.PR
Approval CQS terbaik berdasarkan harga
Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
CQS Terpilih 002.F.PR
Buat kode fixedasset
Approval PO File
PO
003.F.PR PO A
003.F.PR
File
Informasi tgl
File
A
Informasi tgl pengiriman barang ke purchasing
FLOW 6 – PROSES PENAWARAN S/D RECEIPT FIXED ASSET HO Narasi
Purchasing Staff
Berdasarkan panduan harga pembelian terakhir dari Infrastructure Manager, purchasing staff membuat minimal 2 CQS
Purchasing Manager
Accounting
IT Staff/Spv
003.F.PR
IT Staff/Spv memeriksa barang berdasarkan keadaan dan kesesuaiannya dengan SJ, kemudian menandatangani SJ di mana SJ tsb terdiri atas 2 (dua) rangkap, 1 lembar asli untuk vendor, 1 lembar lagi disimpan di IT sebagai file. Kemudian IT menempelkan nomor fixed asset di barang yang sudah diterima. Kode fixed asset yang dimaksud adalah kode yang terdapat di MO Software dan kode Nav
PO
003.F.PR (asli)
Membuat CQS untuk minimal 2 vendor
1
4
3
002.F.PR
Manager purchasing memberikan approval terhadap salah satu CQS
Vendor mengirim barang sesuai dengan kesepakatan waktu yang sudah diinformasikan sebelumnya, barang diterima oleh IT Staff/IT Spv
Vendor
PO
2
RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc MR gr F0P0S1.uFd.P ahR
CQS
Purchasing staff membuat PO sebanyak 5 (lima) rangkap dan ditandatangani oleh purchasing manager kemudian didistribusikan sbb : lembar 1 ke vendor, lembar 2 dan lembar 4 ke accounting, lembar 3 ke IT, lembar 5 disimpan di purchasing sebagai file
User
CQS
002.F.PR
CQS Terpilih 002.F.PR
Approval CQS terbaik berdasarkan harga
Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
CQS Terpilih 002.F.PR
Buat kode fixedasset
Approval PO File
PO
003.F.PR A
PO A
003.F.PR
File
Informasi tgl pengiriman barang ke purchasing
File
Informasi tgl kedatangan barang ke IT
Surat Jalan
Menerima informasi tgl kedatangan barang
Asli
Surat Jalan
Barang sesuai surat jalan?
Surat Jalan Asli
Ya 3
Terima barang, tanda tangan surat jalan
Surat Jalan Asli
File
Coret Surat Jalan Sesuai Fisik
Tempel kode fixed asset
Page 20
Page 21
Nama Proses Pembelian Fixed Asset Working Area IT - Area
Keterangan
Pemilik Proses
Proses pengajuan User / IT
IT
Unit Proses Proses Penawaran & Proses PO Proses PO Proses verifikasi Proses PO Receipt Penunjukkan Receipt (Fisik) (Sistem) ASPM / DM / IT ASPM / DM / IT Admin Admin / C ontrolle r Purchasing
RFP
RFP
CQS
Line Manager / Line Director
Infrastructure Mgr / Purchasing Manager Purchasing Manager ASPM / DM ASPM / DM Corp IT Mgr / Finance Director Admin mengecek Pembelian peralatan ASPM/DM mencari kantor/IT <= Rp 2,5 minimal 2 (dua) kualitas barang juta disetujui oleh penawaran (CQS) dan jumlahnya Infrastructure berdasarkan sesuai dengan PO Manager & rekomendasi spesifikasi Accounting Manager dan harga pembelian terakhir dari Infrastructure Manager.
Proses Persetujuan
Purchase Order
Dokumen
Otoritas
Ketentuan
Surat Jalan (SJ) Vendor
Pembelian peralatan Infrastructure Manager kantor/IT > Rp 2,5 membaca CQS dari juta, tetapi <= Rp 5 ASPM/DM kemudian juta disetujui oleh diteruskan ke Corporate IT Manager Purchasing Manager & Accounting untuk memilih CQS Manager terbaik.
Admin membuatkan Bukti Penerimaan Fixed Asset dan kemudian SJ dikirimkan ke IT Spv
Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr
Admin menempel nomor kode fixed asset di fisik barang
Page 22
Faktur tagihan, PO, SJ, RFP
Faktur tagihan, PO, SJ, RFP, BTB
Proses Pembayaran Admin Payment Voucher (PV)
Purchasing Manager ASPM / Controller
Nama Proses Pembelian Fixed Asset Working Area IT - Area
Keterangan
Pemilik Proses
Proses pengajuan User / IT
IT
Unit Proses Proses Penawaran & Proses PO Proses PO Proses verifikasi Proses PO Receipt Penunjukkan Receipt (Fisik) (Sistem) ASPM / DM / IT ASPM / DM / IT Admin Admin / C ontrolle r Purchasing
RFP
RFP
CQS
Line Manager / Line Director
Infrastructure Mgr / Purchasing Manager Purchasing Manager ASPM / DM ASPM / DM Corp IT Mgr / Finance Director Admin mengecek Pembelian peralatan ASPM/DM mencari kantor/IT <= Rp 2,5 minimal 2 (dua) kualitas barang juta disetujui oleh penawaran (CQS) dan jumlahnya Infrastructure berdasarkan sesuai dengan PO Manager & rekomendasi spesifikasi Accounting Manager dan harga pembelian terakhir dari Infrastructure Manager.
Proses Persetujuan
Purchase Order
Dokumen
Otoritas
Ketentuan
Surat Jalan (SJ) Vendor
Pembelian peralatan Infrastructure Manager kantor/IT > Rp 2,5 membaca CQS dari juta, tetapi <= Rp 5 ASPM/DM kemudian juta disetujui oleh diteruskan ke Corporate IT Manager Purchasing Manager & Accounting untuk memilih CQS Manager terbaik.
Admin membuatkan Bukti Penerimaan Fixed Asset dan kemudian SJ dikirimkan ke IT Spv
Pembelian peralatan kantor/IT > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr
Admin menempel nomor kode fixed asset di fisik barang
Page 22
Page 23
Faktur tagihan, PO, SJ, RFP
Faktur tagihan, PO, SJ, RFP, BTB
Proses Pembayaran Admin Payment Voucher (PV)
Purchasing Manager ASPM / Controller
Page 23
Flow 9 – Proses Transfer Dana dari Head Office ke Area
Narasi
RFP 001.F.PR yang sudah disetujui sesuai nilai RFP, diberikan oleh Accounting Manager ke Finance Staff untuk dilakukan transaksi internet banking dan print bukti internet banking
Finance Staff akan meminta approval dari Corporate Treasury Manager dan Finance Director
Setelah disetujui Finance Director, Corporate Treasury Manager akan release di sistem internet banking dan menginformasikan ke Finance Staff
Finance Staff akan menginformasikan ke admin area bahwa dana RFP sudah ditransfer ke rekening area
Admin area akan cek dana di rekening dan koordinasi dengan ASPM/DM mengenai harga di CQS : 1. Jika CQS < dana, dilakukan proses refund. 2. Jika CQS > dana dengan kisaran <-= Rp 500.000, siapkan kekurangan dana dari petty cash dan informasikan ke ASPM/ DM untuk membuat tambahan RFP sesuai prosedur 3. Jika CQS > dana dengan kisaran > Rp. 500.000, informasikan ke ASPM/DM untuk membuat tambahan RFP sesuai prosedur
Accounting Staff
Finance Staff
Corporate Treasury Manager
Finance Director
Admin Area
ASPM/DM/IT
Cek rekening area 1
RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
Informasi ke ASPM/DM/IT
RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
CQS terpilih > dana?
Ya Tdk
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
Buat kode fixed asset
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
Input dan print bukti internet banking
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
Refund
Selisih <= Rp 500.000?
Bukti internet banking
Ya Tdk
Bukti internet banking
Ya Approved ?
2A Tdk
Ya Approved ? Tdk
Revisi Informasi ke Finance Staff
Informasi ke admin area
Release di sistem internet banking
Informasi ke finance staff
Kode fixed asset yang dimaksud adalah kode yang terdapat di MO Software dan kode Nav
Page 24
Informasi ke Corporate Treasuty Manager
Siapkan dana dari petty cash
Buat RFP tambahan sesuai Flow 8 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Asset IT Area
Flow 9 – Proses Transfer Dana dari Head Office ke Area
Accounting Staff
Narasi
RFP 001.F.PR yang sudah disetujui sesuai nilai RFP, diberikan oleh Accounting Manager ke Finance Staff untuk dilakukan transaksi internet banking dan print bukti internet banking
Finance Staff
Corporate Treasury Manager
Finance Director
ASPM/DM/IT
Admin Area
Cek rekening area 1
RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
Finance Staff akan meminta approval dari Corporate Treasury Manager dan Finance Director
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
Informasi ke ASPM/DM/IT
RFP Sudah Ditandatangani Infrastructure Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr 001.F.PR
CQS terpilih > dana?
Ya Tdk
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
Setelah disetujui Finance Director, Corporate Treasury Manager akan release di sistem internet banking dan menginformasikan ke Finance Staff
Buat kode fixed asset
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
Input dan print bukti internet banking
RFP Sudah Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
Selisih <= Rp 500.000?
Bukti internet banking
Ya
Buat RFP tambahan sesuai Flow 8 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Asset IT Area
Tdk
Bukti internet banking
Ya Approved ?
Finance Staff akan menginformasikan ke admin area bahwa dana RFP sudah ditransfer ke rekening area
Refund
Ya Approved ?
2A
Tdk
Tdk
Revisi Informasi ke Corporate Treasuty Manager
Informasi ke Finance Staff
Admin area akan cek dana di rekening dan koordinasi dengan ASPM/DM mengenai harga di CQS : 1. Jika CQS < dana, dilakukan proses refund. 2. Jika CQS > dana dengan kisaran <-= Rp 500.000, siapkan kekurangan dana dari petty cash dan informasikan ke ASPM/ DM untuk membuat tambahan RFP sesuai prosedur 3. Jika CQS > dana dengan kisaran > Rp. 500.000, informasikan ke ASPM/DM untuk membuat tambahan RFP sesuai prosedur
Informasi ke admin area
Siapkan dana dari petty cash
Release di sistem internet banking
Informasi ke finance staff
Kode fixed asset yang dimaksud adalah kode yang terdapat di MO Software dan kode Nav
Page 24
Flow 10 – Penawaran s/d Receipt FA Area Narasi
ASPM/DM
Infrastructure Manager
Purchasing Manager
Purchasing Staff
Accounting Staff
Vendor
Admin Area
User
2 ASPM/DM menerima RFP yang sudah disetujui berdasarkan nilainya, kemudian membuat penawaran (CQS) minimal 2 (dua) vendor, kemudian informasi tersebut diteruskan ke Infrastructure Manager dan diteruskan ke Purchasing Manager untuk dipilih CQS terbaik.
Purchasing Staff akan membuat PO berdasarkan CQS terpilih dari Purchasing Manager sebanyak 5 (lima) rangkap, kemudian setelah disetujui oleh Purchasing Manager didistribusikan sbb : lembar 1 dan 3 ke ASDM/DM, lembar 2 dan 5 ke accounting, lembar 4 ke purchasing.
PO 003.F.PR RFP Sudah Ditandatangani IT Ass Mgr dan Acc Mgr 0R 01 F.S PuRdah F.P Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr R 0F 01 PdRah P.F S.u Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
CQS 002.F.PR CQS 002.F.PR
3
Surat Jalan Asli Informasi tgl pengiriman barang ke ASDM/ DM CQS 002.F.PR CQS 002.F.PR
CQS 002.F.PR CQS 002.F.PR
Approval CQS terbaik
CQS Terpilih 002.F.PR
2A
Surat Jalan Asli
Barang sesuai surat jalan?
PO 003.F.PR Terima barang, tanda tangan surat alan
File
CQS Terpilih 002.F.PR
Vendor mengirimkan barang beserta Surat Jalan (SJ) sebanyak 2 (dua) rangkap ke admin area.
Admin area akan menerima barang dan mencocokkan kesesuaian antara kondisi fisik barang dengan SJ, jika tidak sesuai, coret surat jalan sesuai fisik.
Tdk
Ya
PO 003.F.PR
ASDM/DM akan meneruskan PO ke vendor
Vendor akan memberikan informasi mengenai kedatangan barang dan info tersebut akan diteruskan ke admin area
Menerima informasi tgl kedatangan barang
File
Surat Jalan Asli
Surat Jalan Asli
Approval PO PO 003.F.PR
3
File
Coret Surat Jalan Sesuai Fisik Barang
File
Tempel kode fixed asset
Informasi tgl pengiriman barang ke Admin
Setelah sesuai admin area menandatangani SJ, di mana lembar asli dikembalikan ke supplier, lembar ke 2 disimpan sebagai file, menempel kode fixed asset di fisik barang lalu memberikan barang ke user.
Page 25
Flow 10 – Penawaran s/d Receipt FA Area Narasi
ASPM/DM
Infrastructure Manager
Purchasing Manager
Purchasing Staff
Accounting Staff
Vendor
Admin Area
User
2 ASPM/DM menerima RFP yang sudah disetujui berdasarkan nilainya, kemudian membuat penawaran (CQS) minimal 2 (dua) vendor, kemudian informasi tersebut diteruskan ke Infrastructure Manager dan diteruskan ke Purchasing Manager untuk dipilih CQS terbaik.
Purchasing Staff akan membuat PO berdasarkan CQS terpilih dari Purchasing Manager sebanyak 5 (lima) rangkap, kemudian setelah disetujui oleh Purchasing Manager didistribusikan sbb : lembar 1 dan 3 ke ASDM/DM, lembar 2 dan 5 ke accounting, lembar 4 ke purchasing.
PO 003.F.PR RFP Sudah Ditandatangani IT Ass Mgr dan Acc Mgr 0R 01 F.S PuRdah F.P Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Acc Mgr R 0F 01 PdRah P.F S.u Ditandatangan Corporate IT Mgr dan Fin Dir 001.F.PR
CQS 002.F.PR CQS 002.F.PR
3
Surat Jalan Asli Informasi tgl pengiriman barang ke ASDM/ DM CQS 002.F.PR CQS 002.F.PR
CQS 002.F.PR CQS 002.F.PR
Approval CQS terbaik
CQS Terpilih 002.F.PR
2A
Surat Jalan Asli
Barang sesuai surat jalan?
PO 003.F.PR Terima barang, tanda tangan surat alan
File
CQS Terpilih 002.F.PR
Vendor mengirimkan barang beserta Surat Jalan (SJ) sebanyak 2 (dua) rangkap ke admin area.
Admin area akan menerima barang dan mencocokkan kesesuaian antara kondisi fisik barang dengan SJ, jika tidak sesuai, coret surat jalan sesuai fisik.
Tdk
Ya
PO 003.F.PR
ASDM/DM akan meneruskan PO ke vendor
Vendor akan memberikan informasi mengenai kedatangan barang dan info tersebut akan diteruskan ke admin area
Menerima informasi tgl kedatangan barang
File
Surat Jalan Asli
Surat Jalan Asli
Approval PO PO 003.F.PR
3
File
Coret Surat Jalan Sesuai Fisik Barang
File
Tempel kode fixed asset
Informasi tgl pengiriman barang ke Admin
Setelah sesuai admin area menandatangani SJ, di mana lembar asli dikembalikan ke supplier, lembar ke 2 disimpan sebagai file, menempel kode fixed asset di fisik barang lalu memberikan barang ke user.
Page 25
Page 26
Page 26
Nama Proses Working Area
Penjualan fixed asset Head office & Area
Keterangan Proses pengajuan Pemilik Proses Dokumen
User / IT Form Pengajuan Fixed Asset
Otoritas
Ketentuan
Unit Proses Proses persetujuan Proses penawaran & Proses penyerahan penunjukkan IT IT IT Form Pengajuan Fixed CQS Berita Acara Serah Terima Asset Fixed Asset Finance Director
Finance Director
Ketentuan tersebut berlaku juga untuk mutasi fixed asset lintas entitas badan hukum yang berbeda.
IT & Pembeli Berita Acara Serah Terima FA Hasil penjualan harus langsung (format+dokumentasi) disetorkan ke rekening diberikan tembusan kepada perusahaan. Accounting
Proses penjualan fixed asset dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT
Page 27
Proses penerimaan hasil penjualan Finance / Kasir Form Pengajuan FA, CQS, BASTFA, kuitansi/bukti setoran bank
Nama Proses Working Area
Penjualan fixed asset Head office & Area
Keterangan Proses pengajuan Pemilik Proses Dokumen
User / IT Form Pengajuan Fixed Asset
Otoritas
Ketentuan
Unit Proses Proses persetujuan Proses penawaran & Proses penyerahan penunjukkan IT IT IT Form Pengajuan Fixed CQS Berita Acara Serah Terima Asset Fixed Asset Finance Director
Finance Director
Ketentuan tersebut berlaku juga untuk mutasi fixed asset lintas entitas badan hukum yang berbeda.
IT & Pembeli Berita Acara Serah Terima FA Hasil penjualan harus langsung (format+dokumentasi) disetorkan ke rekening diberikan tembusan kepada perusahaan. Accounting
Proses penjualan fixed asset dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT
Page 27
Proses penerimaan hasil penjualan Finance / Kasir Form Pengajuan FA, CQS, BASTFA, kuitansi/bukti setoran bank
Page 28
Nama Proses Working Area
Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas
Ketentuan
Mutasi Fixed Asset Head Office & Area
Proses pengajuan IT atau User Form Pengajuan Fixed Asset Line Manager / Line Director
Unit Proses Proses Persetujuan Proses Serah Terima IT atau User IT & User Form Pengajuan Fixed Berita Acara Serah Terima FA Asset IT Infra Mgr IT & User Proses serah terima antara IT/User kepada User berikutnya, harus mengecek kondisi Fixed Asset terakhir. Jika terjadi kerusakan pada fixed asset saat serah terima yang disebabkan oleh kelalaian user dalam merawatnya, maka akan menjadi tanggungjawab user sebelumnya.
Proses penjualan fixed asset dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT
Page 29
Proses Pencatatan Fixed Asset Accounting BASTFA & Form pengajuan fixed asset Accounting Manager Berita Acara Serah Terima Fixed Asset dan Form Pengajuan FA di arsip oleh Accounting & IT
Page 30
Nama Proses Working Area
Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas
Pemusnahan Fixed Asset IT Head Office and area
Unit Proses Proses pengajuan Proses Persetujuan Proses pemusnahan IT IT IT & Internal Audit Form Pengajuan Fixed Asset Form Pengajuan Fixed Asset Berita Acara Pemusnahan Fixed Asset Infrastructure Mgr, Corporate Internal Audit Manager & IT Infra IT Manager & Finance Director Mgr
Proses pencatatan fixed asset Accounting FormPengajuanFA,BeritaAcara Pemusnahan FA Accounting Manager
Proses pemusnahan fixed asset dilakukan dengan disaksikan oleh Internal Audit dan di buatkan dokumentasi untuk dilampirkan pada Berita Acara Pemusnahan foto sebelum, sedang, sesudah pemusnahan.
Ketentuan
Proses penjualan fixed asset dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT
Page 31
Flow 14
– Pemusnahan
Fixed Asset Head Office dan Area
Narasi
IT mengajukan pemusnahan fixed asset melalui form 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset sebanyak 2 (dua) rankap lalu dimintakan persetujuan ke Infrastructure Manager dan Finance Director, kemudian setelah mendapatkan persetujuan, 1 lembar diserahkan ke accounting, 1 lembar disimpan di IT sebagai file.
Setelah mendapat persetujuan dari Infrastructure Manager dan Finance Director, IT akan membuat Berita Acara Pemusnahan Barang sebanyak 3 rangkap untuk diserahkan ke Internal Audit Manager sebagai informasi jenis barang fixed asset yang akan dimusnahkan dan waktu pemusnahan
Infrastructure Manager (ASPM/DM Untuk Area)
IT
Untuk pemusnahan fixed asset yang dilakukan di area, harus disaksikan oleh ASPM/ DM dan perwakilan dari internal audit dilengkapi dengan foto sebelum, selama dan sesudah pemusnahan. Foto dan Berita Acara Pemusnahan dikirimkan ke Internal Audit Manager dan akan ditandatangani oleh Infrastructure Manager dan Internal Audit Manager
Internal Audit Manager
Accounti ng
Menulis fixed asset yang akan dimusnahkan di form 003.F.IT Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset
Ya
Approved?
Approved? Ya Tdk
Tdk
Pembatalan pemusnahan 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset Ditolak
Pembatalan pemusnahan 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset Ditolak
File 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset
003.F.IT Pengajuan Fixed Asset
Menerima informasi pemusnahan fixed asset (barang dan waktu emusnahan
File Pada waktu yang telah disepakati, dilakukan pemusnahan fixed asset disaksikan oleh IT, Infrastructure Manager dan Internal Audit Manager , dilengkapi dengan foto sebelum, selama dan sesudah pemusnahan
Finance Director
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
Pemusnahan fixed asset
File
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
File
File 016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
File
Update stock FA
Accounting melakuk an update stock fixed asset berdasarkan dokumen form pengajuan FA dan Berita Acara Pemusnahan FA
Page 32
Flow 14
– Pemusnahan
Fixed Asset Head Office dan Area
Infrastructure Manager (ASPM/DM Untuk Area)
IT
Narasi
IT mengajukan pemusnahan fixed asset melalui form 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset sebanyak 2 (dua) rankap lalu dimintakan persetujuan ke Infrastructure Manager dan Finance Director, kemudian setelah mendapatkan persetujuan, 1 lembar diserahkan ke accounting, 1 lembar disimpan di IT sebagai file.
Setelah mendapat persetujuan dari Infrastructure Manager dan Finance Director, IT akan membuat Berita Acara Pemusnahan Barang sebanyak 3 rangkap untuk diserahkan ke Internal Audit Manager sebagai informasi jenis barang fixed asset yang akan dimusnahkan dan waktu pemusnahan
Finance Director
Accounti ng
Menulis fixed asset yang akan dimusnahkan di form 003.F.IT Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset
Ya
Approved?
Approved? Ya Tdk
Tdk
Pembatalan pemusnahan 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset Ditolak
Pembatalan pemusnahan 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset Ditolak
File 003.F.IT Pengajuan Fixed Asset
003.F.IT Pengajuan Fixed Asset
Menerima informasi pemusnahan fixed asset (barang dan waktu emusnahan
File Pada waktu yang telah disepakati, dilakukan pemusnahan fixed asset disaksikan oleh IT, Infrastructure Manager dan Internal Audit Manager , dilengkapi dengan foto sebelum, selama dan sesudah pemusnahan
Internal Audit Manager
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
Untuk pemusnahan fixed asset yang dilakukan di area, harus disaksikan oleh ASPM/ DM dan perwakilan dari internal audit dilengkapi dengan foto sebelum, selama dan sesudah pemusnahan. Foto dan Berita Acara Pemusnahan dikirimkan ke Internal Audit Manager dan akan ditandatangani oleh Infrastructure Manager dan Internal Audit Manager
File
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
Pemusnahan fixed asset 016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
File
File 016.F.IT Berita Acara Pemusnahan
File
Update stock FA
Accounting melakuk an update stock fixed asset berdasarkan dokumen form pengajuan FA dan Berita Acara Pemusnahan FA
Page 32
Nama Proses Working Area
Keterangan
Perawatan / perbaikan fixed asset IT Head Office and Area Proses pengajuan
Proses persetujuan
Unit Proses Proses penawaran dan Proses pengecekan penunjukkan hasil servis
Pemilik Proses
User atau IT
User atau IT
User atau IT
Dokumen
RFP
RFP
CQS
Otoritas
Infrastructure Line Manager / Line Manager / Corp IT Director Mgr / Fin Director
Ketentuan
Note :
User atau IT
Purchasing Manager
IT Supervisor
Servis <= Rp 2,5 juta disetujui oleh IT Infrastructure Manager & Accounting Manager
Untuk head office penawaran dilakukan dengan pengajuan minimal 2 (dua) CQS dari Infrastructure Manager
Jika ada penggantian sparepart, maka bekasnya harus di simpan oleh departemen IT
Servis > Rp 2,5 juta, tetapi <= Rp 5 juta disetujui oleh Corporate IT Manager & Accounting Manager
Untuk area penawaran dilakukan dengan pengajuan minimal 2 (dua) CQS dari ASPM/DM, diketahui oleh Infrastructure Manager
Pemusnahan sparepart bekas harus disaksikan oleh Internal Audit atau perwakilan yang ditunjukkannya.
Servis > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr
Setelah itu otoritas ada di tangan Purchasing Manager untuk memilih CQS terbaik.
Bekas sparepar t yang masih bisa dijualkan, dapat dibuatkan pengajuan dan disetujui oleh Accounting Manager
Proses penagihan
Proses Pembayaran
Accounting
Accounting Faktur, Faktur Pajak, RFP, Faktur, Faktur Pajak CQS Accounting Manager
Dokumen penagihan diverifikasi dulu oleh IT dan melengkapi dokumen pendukung lainnya.
Fixed asset yang dimaksud di ketentuan ini hanya mencak up fixed asset yang kodenya dicatat di MP Software (Software Pencatatan Fixed Asset). Page 33
Hasil penjualan sparepart bekas, harus langsung disetorkan ke rekening perusahaan.
Pembayaran tagihan dilakukan dengan transfer langsung dari Head Office ke rekening penerima (vendor)
Nama Proses Working Area
Keterangan
Perawatan / perbaikan fixed asset IT Head Office and Area Proses pengajuan
Unit Proses Proses penawaran dan Proses pengecekan penunjukkan hasil servis
Proses persetujuan
Pemilik Proses
User atau IT
User atau IT
User atau IT
Dokumen
RFP
RFP
CQS
Otoritas
Infrastructure Line Manager / Line Manager / Corp IT Director Mgr / Fin Director
Ketentuan
Note :
User atau IT
Purchasing Manager
IT Supervisor
Servis <= Rp 2,5 juta disetujui oleh IT Infrastructure Manager & Accounting Manager
Untuk head office penawaran dilakukan dengan pengajuan minimal 2 (dua) CQS dari Infrastructure Manager
Jika ada penggantian sparepart, maka bekasnya harus di simpan oleh departemen IT
Servis > Rp 2,5 juta, tetapi <= Rp 5 juta disetujui oleh Corporate IT Manager & Accounting Manager
Untuk area penawaran dilakukan dengan pengajuan minimal 2 (dua) CQS dari ASPM/DM, diketahui oleh Infrastructure Manager
Pemusnahan sparepart bekas harus disaksikan oleh Internal Audit atau perwakilan yang ditunjukkannya.
Servis > Rp 5 juta disetujui oleh Finance Director & Corporate IT Mgr
Setelah itu otoritas ada di tangan Purchasing Manager untuk memilih CQS terbaik.
Bekas sparepar t yang masih bisa dijualkan, dapat dibuatkan pengajuan dan disetujui oleh Accounting Manager
Proses penagihan
Proses Pembayaran
Accounting
Accounting Faktur, Faktur Pajak, RFP, Faktur, Faktur Pajak CQS Accounting Manager
Dokumen penagihan diverifikasi dulu oleh IT dan melengkapi dokumen pendukung lainnya.
Hasil penjualan sparepart bekas, harus langsung disetorkan ke rekening perusahaan.
Pembayaran tagihan dilakukan dengan transfer langsung dari Head Office ke rekening penerima (vendor)
Fixed asset yang dimaksud di ketentuan ini hanya mencak up fixed asset yang kodenya dicatat di MP Software (Software Pencatatan Fixed Asset). Page 33
Tabel Fasilitas Pendukung IT
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Nama Fasilitas Mouse Kabel Mouse Wireless Keyboard Kabel Keyboard Wireless Modem 3G Flashdisk External Harddisk Microfon Headset Speaker Kabel VGA Kabel USB Card Reader CD / DVD External Webcam Baterai Charger Stabilizer Tang Crimping Lan Tester Pengupas Kabel SD / Micro SD
No 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
Nama Fasilitas Kuas Pembersih Gergaji / Palu Gunting Tang Pemotong Tang Cucut Box Harddisk Cable Ties Sprial Kabel Kabel Protector Kabel Power Adaptor Scanner Portable Colokan 3 to 2 Simpang T CD / DVD Blank Baterai Baut Nuts Rak Server Switch ATEN Punch Tools RJ 45 / RJ 11 3M Busa
Tabel Fasilitas Pendukung IT
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Nama Fasilitas Mouse Kabel Mouse Wireless Keyboard Kabel Keyboard Wireless Modem 3G Flashdisk External Harddisk Microfon Headset Speaker Kabel VGA Kabel USB Card Reader CD / DVD External Webcam Baterai Charger Stabilizer Tang Crimping Lan Tester Pengupas Kabel SD / Micro SD Memory Card Obeng Set Converter Digital Voice Recorder Multi Tester Vacum Cleaner Solder Sekering 2,5 A
No 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
Page 34
Nama Fasilitas Kuas Pembersih Gergaji / Palu Gunting Tang Pemotong Tang Cucut Box Harddisk Cable Ties Sprial Kabel Kabel Protector Kabel Power Adaptor Scanner Portable Colokan 3 to 2 Simpang T CD / DVD Blank Baterai Baut Nuts Rak Server Switch ATEN Punch Tools RJ 45 / RJ 11 3M Busa Power Supply PC Kipas Processor Pasta CPU Kabel LPT Card VGA Card LAN Card LPT Kabel HDMI
Page 35
Page 36
Page 36
Page 37
Page 37
Nama Proses Working Area
Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas
Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV Head Office and Area
Proses pengajuan User Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Proses Persetujuan IT Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Line Manager User
Infrastructure Mgr dan Corporate IT Manager
Unit Proses Proses Pengadaan Rekaman IT Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Proses Serah Terima Rekaman IT & User Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Rekaman disimpan dalam bentuk
Ketentuan
CD/DVD dan diserahkan/dikirimkan ke user oleh IT
Proses pengajuan permintaan rekaman CCTV dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV 016.F.IT
Page 38
Nama Proses Working Area
Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas
Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV Head Office and Area
Proses pengajuan User Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Proses Persetujuan IT Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Line Manager User
Infrastructure Mgr dan Corporate IT Manager
Unit Proses Proses Pengadaan Rekaman IT Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Proses Serah Terima Rekaman IT & User Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Rekaman disimpan dalam bentuk
Ketentuan
CD/DVD dan diserahkan/dikirimkan ke user oleh IT
Proses pengajuan permintaan rekaman CCTV dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV 016.F.IT
Page 38
DIMA GROUP
DIMA GROUP
FORM
DIMA GROUP Jl . Pl ui t Ma s I Bl ok A No. 1 A
Sud i rma n Pl a za Compl e x Bus i ne s s
Je mba ta n Ti ga - Ja ka rta Uta ra
Pl a za Ma re i n l t. 15th fl oo r
Te l p : 021-6693113 (Hun ti ng) , Fa x : 021-6695803
Jl . Je nd. Sud i rma n Ka v. 76-78, Ja ka rta 12910
PERMOHONAN FASILITAS INFORMATIKA (TO. IT DEPARTMENT) Karyawan : Baru Rotasi / Mutasi / Promosi Beri tanda
untuk jenis permohonan Fasilitas Informatika Karyawan Baru
1. Komputer Spesifikasi :
Laptop
PC
PDA / Tab / Ipad * * = coret yang tidak perlu
(Di is i ji ka tidak s esuai deng an K etentuan Fi xed As s et K omputer dan A plikas i S ys tem dalam SOP IT) 2. Email Akses E-mail :
E-mail Account
Perubaha n Hak Akses E-mail Account
Local
Hanya bisa kirim & terima e-mail internal ( sesama @dima.co.id )- Default
Global
Hanya bisa kirim e-mail keluar (diluar domain @dima.co.id ) Hanya bisa terima e-mail dari luar (diluar domain @dima.co.id ) Bisa kirim dan terima e-mail dari luar (di luar domain @dima.co.id) 'Full Akses
Alamat E-mail (dii si oleh IT) :
@dima.co.id
Ex User :
Setting E-mail Account kantor pada mobile device pribadi/kantor : 3. Internet Akses
Internet Akses
Status : Internet Akses : Temporary
Perubahan Hak Internet Akses
s/d
Full Akses Website tertentu (List di ket )
Permanent
Full Akses Website tertentu (List di ket )
4. Pin Telepon
Temporary
Permanen
Note : 1. HR hanya mengisi bagian yang diblok warna sisanya diisi oleh IT dan user manager. 2. PIN Telp dan Atau Email Address akan diinformasikan langsung kepada karyawan ybs. Oleh IT hak akses email bila tidak dipilih maka secara default settingan local only. Tandatangan Line Director diisi hanya untuk permohonan email global dan internet akses Diketahui oleh: Dibuat oleh : Disetujui oleh:
HR De p
Li ne Ma nager
Li ne Director
Infra structure Mgr
01.09.2015
Page 39
Corpora te IT Mgr
001.F.HR-ER.REVISI-2
BERITA ACARA SERAH TERIMA PDA ( PDA CHECK LIST ) Merk/ Type PDA : Tanggal Beli : Pemakai / User : Divi : si Kondisi Kompu er dan Kelengkapan Bagian-Bagian No. A T Komput A er
NO. DOC : NO : Garansi : Serial Number : Supplier :
H
B
emor
x
x
e wor
x
x
menson
x
x
eg
x
x
amera
x
x
ue oo
x
x
creen ro ec or
x
x
x
x
x
x
apor
ena a e
aa
x
x
u u
anua
x
x
- r ver 4 CD Software No e : A = Ada
x x
x x
Kondisi KB R
Keteranga n
/ IT /
/ \ IMEI :
NO ASSET :
as
RAM) . .
EDGE . x .
ps x .
cm .
g pxes . ers .
.
B
= Baik KB = Kurang Baik R = Rusak
TA = Tidak H = Hilang
Pada hari tanggal dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Esham Dima Mandiri yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Esham Dima Mandiri yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : 1. Menggunakan asset PDA sebagai mana mestinya. 2. Menjaga stiker sertifikat keaslian program yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan. 3. Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor seperti memasukkan PDA ke kantong plastik yang telah disediakan agar terhindar dari air serta dilarang membawa pulang PDA, PDA harus disimpan di Controller / AV masing masing Depo. 4. Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor serta menjaga pena PDA jangan sampai hilang. Bila PDA hilang / rusak akan dibebankan ke user sesuai dengan SK HRD No.014/SK/HR/DI/X/13 Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing. 5. Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing masing lalu dilaporkan ke IT department. Dan melampirkan surat berita acara kerusakan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing. 6. Serah Terima PDA 1 Salesman memakai 1 PDA tidak boleh Saling tukar menukar PDA antar salesman. 7. Masing masing PDA pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department. 8. PIC untuk PDA yang ada dicabang cabang untuk pengoperasian PDA itu sendiri seperti charge baterai PDA, serta Upload data adalah Admin Sales / Admin Sales masing masing depo. Dan setiap hari Admin sales akan menyerahkan PDA tsb untuk di simpan di Controller / AV masing masing Depo 9. Seluruh AV / Controller bertanggung jawab at as penyimpanan PDA serta memeriksa kelengkapan PDA tersebut seperti Pena PDA tsb,Cover PDA tersebut serta kondisi fisik PDA tsb setiap hari nya. 10. Tidak diperkenankan menggunakan PDA untuk kepentingan pribadi 11. Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam PDA. 12. PDA hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor. 13. Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yang dialamiperusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan ter sebut selama asset tersebut dalam penguasaan dan tanggung jawab saya. 14. Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan PDA saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya, Kehilangan akibat ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan. Saya pun akan patuh kepada semua peraturan yang dikeluarkan oleh perusahaan t erkait dengan asset yang saya pegang / dititipkan kepada saya. Catatan : Jika kerusakan / kehilangan terjadi setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau pemakai yang tidak merawat peralatan diatas tersebut maka biaya service tersebut atau penggantian perangkat baru akan menjadi beban user sesuai dengan SOP yang berlaku. Asli Copy Kuning Copy Merah Copy Hijau
: yang menyerahkan : yang menerima : GA / IT : Accounting
Jakarta, Diterima oleh,
(
Diserahkan oleh,
) Salesman
(
Diperiksa oleh,
) IT
(
Mengetahui,
) IT Project
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 40
( ) Controller/ AV
PDA For EDM
( ) DM / RDM / BOM 01.01.2014
013.F.IT.REVISI-0
BERITA ACARA SERAH TERIMA PDA ( PDA CHECK LIST ) Merk/ Type PDA : Tanggal Beli : Pemakai / User : Divi : si Kondisi Kompu er dan Kelengkapan Bagian-Bagian No. A T Komput A er
NO. DOC : NO : Garansi : Serial Number : Supplier :
H
B
emor
x
x
e wor
x
x
menson
x
x
eg
x
x
amera
x
x
ue oo
x
x
creen ro ec or
x
x
apor
x
x
o ase ena
x x
x x
a e
aa
x
x
u u
anua
x
x
- r ver o ware
x x
x x
oe: A = Ada TA = Tidak H = Hilang
Kondisi KB R
Keteranga n
/ IT /
/ \ IMEI :
NO ASSET :
as
RAM) . .
EDGE . x .
ps x .
cm .
g pxes . ers .
.
B = Baik KB = Kurang Baik R = Rusak
Pada hari tanggal dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi ker ja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewa jiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya , oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut : 1. Menggunakan asset PDA sebagai mana mestinya. 2. Menjaga stiker sertifikat keaslian program yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan. 3. Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor seperti memasukkan PDA ke kantong plastik yang telah disediakan agar terhindar dari air. 4. Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor serta menjaga pena PDA jangan sampai hilang. 5. Bilamana terjadi kehilangan / kehilangan asset PDA maka : a. User akan dibebankan biaya penggantian sebesar harga PDA baru yang akan dibeli sebagai pengganti berdasarkan SK HRD No.014/SK/HR/DI/X/13 b. User akan dikenakan SP3 Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing-masing. 6. Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing masing lalu dilaporkan ke IT department. Dan melampirkan surat berita acara kerusakan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing. 7. Serah Terima PDA 1 promotor memakai 1 PDA tidak boleh saling tukar menukar PDA antar promotor. 8. Masing masing PDA pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department. 9. Seluruh promotor bertanggung jawab atas penyimpanan PDA serta memeriksa kelengkapan PDA tersebut seperti Pena PDA tsb,Cover PDA tersebut serta kondisi fisik PDA tsb setiap hari nya. 10. Tidak diperkenankan menggunakan PDA untuk kepentingan pribadi 11. Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam PDA. 12. PDA hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor. 13. Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yag dialami perusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan tersebut selama asset tersebut dalam penguasaan dan tanggung jawab saya. 14. Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan PDA saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya, kehilangan akibat ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan. Saya pun akan patuh kepada semua peraturan yang dikeluarkan oleh perusahaan terkait dengan asset yang saya pegang / d ititipkan kepada saya. Catatan : Jika kerusakan / kehilangan terjadi setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau pemakai yang tidak merawat peralatan diatas tersebut maka biaya service tersebut atau penggantian perangkat baru akan menjadi beban user sesuai dengan SOP yang berlaku. Asli Copy Kuning Copy Merah Copy Hijau
: yang menyerahkan : yang menerima : GA / IT : Accounting
Jakarta, Diterima oleh,
(
Diserahkan oleh,
) Promotor
(
) IT
Mengetahui,
Diperiksa oleh,
(
) IT Project
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 41
(
)
(
ASPM
PDA For DIMA
) RM
01.01.2014
013.F.IT.REVISI-0
BERITA ACARA SERAH TERIMA Tablet ( TABLET CHECK LIST - DIMA HO) Merk/ Type Device Tanggal Beli Pemakai / User
: Samsung Galaxy Tab 3 P3200 : 3 OKTOBER 2013 : Adi Hendrico : Sales
Divi si Kondisi Kompu er dan Kelengkapan Bagian-Bagian No. A T Komput A er a e
H
B
NO. DOC : NO Garansi : SAMSUNG Serial Number RF1D869YRDE IMEI : 357645/05/849697/8 : Supplier : PT. ANUGRAH BERKAT SOLUSI UTAMA
Kondisi KB R
Keterang an
, emor
x
x
n erna
-
NO ASSET :
.
, am , , .
.
pera ng ys em eg
x x
x x
an
x
x
x
x
x
x
creen
x
x
a se
x
x
y
me
12 WLAN
o
u u
anua
x
- r ver o ware
x x
oe : A = Ada
.
n ro
.
.
,v . .
.
.
e y ean
gr
, es, w suppor an Wi-Fi 802.11 a/b/g/n, dual-band, DLNA, Wi-
Fi Direct, Wi-Fi hotspot , . capac ve ouc screen,
arna
co ors
am u
B
= Baik KB = Kurang Baik R = Rusak
TA = Tidak H = Hilang
Pada hari tanggal dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut :
1 2 3 4 5
6 7 8 9 ### ### ### ### ###
Menggunakan asset Galaxy Tab 3 sebagai mana mestinya. Menjaga stiker sertifikat keaslian Samsung yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan. Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor maupun ditinggalkan didalam kantor. Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor . Bilamana terjadi kehilangan / kerusakan asset maka : a. User akan dibebankan biaya penggantian sebesar harga PDA baru yang akan dibeli sebagai pengganti berdasarkan SK HRD No.014 /SK/HR/DI/X/13 b. User akan dikenakan SP3 Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing-masing. Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing-masing lalu dilaporkan ke IT department . Dan melampirkan surat berita acara kerusakan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing. Tidak boleh saling tukar menukar Tablet antar promotor. Masing masing Tablet pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department. Seluruh promotor bertanggung jawab atas penyimpanan Tablet serta memeriksa kelengkapan Tablet tersebut seperti Charger, Cover Tablet tersebut serta kondisi fisik Tablet tsb setiap hari nya. Tidak diperkenankan menggunakan Tablet untuk kepentingan pribadi dan mengubah setting pada Tablet Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam Tablet. Tablet hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor. Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yang dialami perusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan tersebut selama asset tersebut dlm penguasaan dan tanggung jawab saya. Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan Tablet saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya,Kehilangan akibat ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan.
Saya pun akan patuh kepada semua peraturan yang dikeluarkan oleh perusahaan terkait dengan asset yang saya pegang / dititipkan kepada saya. Catatan : Jika terjadi kerusakan setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau pemakai yang tidak merawat peralatan diatas tersebut maka biaya service atau penggantian perangkat baru akan menjadi beban user sesuai dengan SOP berlaku.
Asli Copy
: yang menyerahkan : yang menerima
Jakarta, Diterima oleh,
(
) User
Diserahkan oleh,
Diperiksa oleh,
(
(
) IT / Admin Project
Mengetahui,
)
(
IT Project
)
(
ASPM
TAB For DIMA
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 42
) RM 01.01.2014
013.F.IT.REVISI-0
Page 43
FORM EMPLOYEE CHECKLIST (IT DEPARTMENT) No. NIK Nama Karyawan Nama Perusahaan Business Unit
/FEC-IT/HR/DI/ /13
: :
: Jabatan Dept./Lokasi Kerja : : Tanggal Keluar
: :
Untuk diisi dan diperiksa oleh Information Technology (IT) Dept. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Ada
Uraian
Tidak ada
Keterangan
E-mail Address Personal Computer (PC) Laptop / Notebook Camera Digital Camcoder / Handycam / Alat perekam Ipad / Tablet PDA / Smartphone Handphone Modem
Lampiran
: Ada / Tidak Ada *
Diperiksa oleh,
Diketahui oleh,
PIC
IT Manager
(Nama & Tanggal)
(Nama & Tanggal)
*
Cor et yang tidak tidak perlu perlu
01.08.2015
022.F.HR-ER.REVISI-0
A ddendum per : 31 Ok tober 2015
Page 44
DIMA GROUP Sudirman Plaza Complex Business, Plaza Marein 15th floor JL. Jend. Sudirman Kac. 76-78, Jakarta 12920 Tel : + 62 21 579 36970
PENGAJUAN PEMBUKAAN AKSES DATA SEVER Nama Pemohon Jabatan Department Area
Tanggal Pengajuan
: : : :
Akses Data Server yang diminta diminta :
Read only
Diajukan oleh,
Diketahui oleh
User
Line Manager
:
Read, Modify
Full Acces
Disetujui oleh,
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
Perhatian : 1 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.
User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan. 3 Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.
02.01.2014
Dicreate oleh……………………….Tgl…………… oleh……………………….Tgl………………….Paraf……………… …….Paraf………………………… …………
002.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Sudirman Plaza Complex Business, Plaza Marein 15th floor JL. Jend. Sudirman Kac. 76-78, Jakarta 12920 Tel : + 62 21 579 36970
PENGAJUAN PEMBUKAAN AKSES DATA SEVER Nama Pemohon Jabatan Department Area
Tanggal Pengajuan
: : : :
Akses Data Server yang diminta diminta :
Read only
Diajukan oleh,
Diketahui oleh
User
Line Manager
:
Read, Modify
Full Acces
Disetujui oleh,
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
Perhatian : 1 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.
User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan. 3 Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.
02.01.2014
Dicreate oleh……………………….Tgl…………… oleh……………………….Tgl………………….Paraf……………… …….Paraf………………………… …………
Page 45
002.F.IT.REVISI-1
PT. DIMA INDONESIA FORM PENGAJUAN FIXED ASSET Nomor
:
Tanggal pengajuan
:
Mutasi
Penjualan
Pemusnahan
Deskripsi 1
Nomor Fixed Asset
2
Nama Fixed Asset
3
Brand
4 5 6
Nomor kendaraan Nomor rangka Nomor mesin
PENJUALAN & PEMUSNAHAN -
Tahun perolehan
-
Nilai perolehan
MUTASI Pemindahan lokasi
-
-
Lokasi sekarang
-
Lokasi berikutnya
Pemindahan user -
-
User sekarang -
Nama
-
Jabatan
User berikutnya - -
Nama Jabatan
Request by
Date :
Acknowledge by
Approved by
GA Spv / IT Manager
Corp. HR Director
Finance Director
Date :
Date :
Date :
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 46
01.01.2014
003.F.IT.REVISI-0
PERUSAHAAN : DIMA GROUP
PEMINJAMAN INFOCUS KELUAR KANTOR Tanggal Peminjaman : Tujuan Lokasi
:
Keperluan
:
Type Infocus
:
- 2013 s/d Tanggal :
Data personil yang menyerahkan : Nama : Jabatan : Area : Divisi / Bagian : NO. URAIAN A. Kelengkapan Info cus 1 Infocus 2 Kabel VGA 3 Kabel Power 4 Tas Infocus 5 Remote 6 Kondisi Infocus Diserahkan Oleh,
Mengetahui,
(IT Department)
(Infrastructure Manager)
- 2013
Data personil yang menerima : Nama : Jabatan : Area : Divisi / Bagian : ADA
TIDAK ADA
Diterima Oleh,
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
KETERANGAN
Mengetahui,
(Nama Jelas)
(Atasan Langsung)
01.01.2014
004.F.IT.REVISI-0
PERUSAHAAN : DIMA GROUP
PENGEMBALIAN INFOCUS KELUAR KANTOR NO. URAIAN A. Kelengkapan Info cus 1 Infocus 2 Kabel VGA 3 Kabel Power 4 Tas Infocus 5 Remote 6 Kondisi Infocus
ADA
Dikembalikan Oleh,
TIDAK ADA
KETERANGAN
Diterima Oleh,
(Nama Jelas) Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 47
(IT Department) 01.01.2014
004.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN COPY DATA TO USB Nama Pemohon Jabatan Department Area
: : : :
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan untuk : Keterangan :
Diajukan oleh,
User Perhatian :
Diketahui dan disetujui oleh
Disetujui oleh,
Mengetahui,
Line Manager | Line Director
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
1
Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept
2
User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.
3
User tidak diperbolehkan untuk m enbocorkan data perusahaan.
Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4
Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
02.01.2014
005.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Jl. Pulit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN COPY DATA TO USB Nama Pemohon Jabatan Department Area
: : : :
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan untuk : Keterangan :
Diajukan oleh,
User Perhatian :
Diketahui dan disetujui oleh
Disetujui oleh,
Mengetahui,
Line Manager | Line Director
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
1
Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept
2
User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.
3 User tidak diperbolehkan untuk m enbocorkan data perusahaan. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 48
02.01.2014
005.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A nf i den t Co 29/10/2015 Jiaelmbatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Page 54 Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN E-MAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area
: : : :
(Mutasi/Promosi/Lain2) (coret yg tdk perlu)
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan
□ E-Mail Account □
untuk :
□ Setting E-Mail Account kantor pada mobile device pribadi/kantor
Perubahan Hak Akses E-Mail Account
Perangkat :
□ Blackberry □ Android (Samsung
Galaxy, dll)
□ Apple IOS (Iph one, Ipad) □ Perangkat lainnya :
Status : Akses E-mail
Local
: Hanya bisa kirim & terima e-mail internal ( Sesama @dima.co.id ) - Default
-
Hanya bisa kirim e-mail keluar ( Diluar domain @dima.co.id ) Hanya bisa terima e-mail dari luar ( Diluar domain @dima.co.id ) Bisa kirim & terima e-mail dari luar ( Diluar domain @dima.co.id ) - Full Akses
Global * -
* Approval Level Director Alamat E-Mail (diisi oleh IT) Keterangan
:
Diajukan oleh,
User Ketentuan :
@ dima.co.id Ex.User : ………………..
:
Disetujui oleh,
Manager
Line Director
Mengetahui,
Infrastructure Manager
Corp IT Mgr
Finance Dir
1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Department. 2 E-mail user adalah e-mail perusahaan, bukan e-mail pribadi .Tidak dipekenankan User melakukan pendaftaran mailing list
atau website tertentu menggunakan alamat email kantor dikarenakan dapat mengundang Spam terhadap email kantor yang dapat menggangu aktifitas email kantor apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user 4 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan kepada
pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 5 Email kantor hanya di setting pada perangkat milik kantor dan tidak di perbolehkan di setting pada komputer atau perangkat pribadi lain nya. 6 Bila tidak di pilih email setting Local atau Global maka I T akan melakukan settingan secara default secara local only.
Dicreate
oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………
Page 49
01.02.2014
006.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN FORWARD E-MAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area
(Baru/Mutasi/Promosi) (coret yg tdk perlu) Tgl Pengajuan :
: : : :
Mengajukan permintaan untuk : □ Forward E-Mail Account Status : Dari alamat E-Mail (diisi oleh User ) : Ke alamat E-Mail (diisi oleh User) : Durasi Forward (diisi oleh User)
:
Keterangan
:
( Tidak di isi default selama 2 Minggu )
Diajukan oleh,
Diketahui oleh
Disetujui oleh,
Mengetahui,
User
Line Manager User
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
Perhatian : 1
Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept.
2
Segala tanggung jawab terhadap data email menjadi tanggung jawab PIC yang mengajukan forward email ini.
3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan
ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukanhal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan.
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
01.01.2014
007.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN FORWARD E-MAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area
(Baru/Mutasi/Promosi) (coret yg tdk perlu) Tgl Pengajuan :
: : : :
Mengajukan permintaan untuk : □ Forward E-Mail Account Status : Dari alamat E-Mail (diisi oleh User ) : Ke alamat E-Mail (diisi oleh User) : Durasi Forward (diisi oleh User)
:
Keterangan
:
( Tidak di isi default selama 2 Minggu )
Diajukan oleh,
Diketahui oleh
Disetujui oleh,
Mengetahui,
User
Line Manager User
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
Perhatian : Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept. Segala tanggung jawab terhadap data email menjadi tanggung jawab PIC yang mengajukan forward email ini. 3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukanhal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan. 1 2
icreate o e ………………………. g …………………. ara ………………………… Page 50
01.01.2014
007.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN INSTALASI/UPDATE PROGRAM APLIKASI Nama Pemohon Jabatan Department Area
: : : :
Tgl Pengajuan : Jenis Aplikasi : Bosnet / BI / Qlikview / CRM / NAV/HRIS / IX Payroll / ......................
□ INSTALASI BARU □ INSTALASI UPDATE
Mengajukan permintaan untuk : Versi File Program
:
Lokasi File Program : Pada PC/User
:
Pada Area/Depo
:
Keterangan :
:
Diajukan oleh,
User Pemohon Perhatian
Diketahui oleh
Disetujui oleh,
Mengetahui,
Atasan Pemohon
Information Sys Mgr
Infrastructure Manager
1. Hak akses login program aplikasi sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan 2. Program aplikasi yang di install adalah sesuai dengan versi f ile program dan lokasi file program serta pada pc/user di area/depo tertera diatas 3. User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi program aplikasi sendiri di komputer / laptop harus oleh IT Department. 4. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 5. Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan / update software yang di request.
REPORT INSTALASI/UPDATE PROGRAM APLIKASI Nama Pelaksana Jabatan Department Area
: : : :
Tgl pelaksanaan :
: Keterangan : Telah selesai dilaksanakan sesuai permintaan pemohon instalasi/update program aplikasi Dilaksanakan oleh
Diketahui oleh
Mengetahui,
Pelaksana
Infrastructure Manager
Information Sys Mgr
Corporate IT Manager
Perhatian 1 Program aplikasi yang telah terinstal adalah sesuai dengan versi file program dan lokasi file program dari Pemohon 2 Area / depo yang telah terinstal adalah sesuai dengan Area / depo yang diajukan Pemohon 3 Dengan disetujui nya report instalasi/update program aplikasi ini maka berarti Pemohon menerima hasil pelaksanaan instalasi/update
program aplikasi sesuai permintaan pemohon 4 Hasil/versi instalasi/update program aplikasi dan pada pc/user serta di area/depo adalah sudah benar terlaksanakan
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 51
01.01.2014
008.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN INSTALL SOFTWARE Nama Pemohon Jabatan Department Area
: : : :
Mengajukan permintaan untuk : Software :
□ □
(Baru/Mutasi/Promosi) (coret yg tdk perlu) Tgl Pengajuan :
□ INSTALL SOFTWARE
□ □ □ Keterangan : Diajukan oleh,
Diketahui oleh,
Disetujui oleh,
User
Line Manager User
Infrastructure Manager
Perhatian : 1 Hak Akses software sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 Software yang di install di luar standar IT adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait. 3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi software sendiri di komputer
/ laptop harus oleh IT Department.
Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan software yang di request.
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
01.01.2014
009.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN INSTALL SOFTWARE Nama Pemohon Jabatan Department Area
: : : :
Mengajukan permintaan untuk : Software :
□ □
(Baru/Mutasi/Promosi) (coret yg tdk perlu) Tgl Pengajuan :
□ INSTALL SOFTWARE
□ □ □ Keterangan : Diajukan oleh,
Diketahui oleh,
Disetujui oleh,
User
Line Manager User
Infrastructure Manager
Perhatian : 1 Hak Akses software sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 Software yang di install di luar standar IT adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.
/ laptop harus oleh IT Department. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan software yang di request. 3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi software sendiri di komputer
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 52
01.01.2014
009.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN INTERNET AKSES Nama Pemohon Jabatan Department Area
(Mutasi/Promosi/Lain2)
: : : :
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan untuk : Statu : Internet Akses :
□ Internet Akses *
Temporary
□ Perubahan Hak Internet Akses *
Full Akses Full Akses
s/d
Permanent * Approval Level Director Keterangan
Diajukan oleh,
User
(coret yg tdk perlu)
Website tertentu (List di ket ) Website tertentu (List di ket )
:
Diketahui dan disetujui oleh
Manager
Line Director
Disetujui oleh,
Mengetahui,
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
Ketentuan : 1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Department. 2 Tidak diperkenankan User melakukan browsing ke alamat Situs-Situs Pornog rafi, Games Online , Sosial Networking, Streaming apabila User ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3 Semua transaksi log internet akses tercatat di firewall kami sebagai bahan pertanggung jawaban ke management bila di perlukan suatu saat. 4 IT Department akan melakukan monitoring log pemakaian setiap saat. 5 IT Department berhak menutup akse s bila di pergunakan diluar kepentingan kantor / pekerjaan. 6 Bila ingin melakukan aktifitas download file yang besar koodinasikan ke IT Department supaya traffic internet tetap terjaga dengan baik. Dicreate
oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 53
01.02.2014
010.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN PENDAFTARAN MAILING LIST EMAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area
(Baru/Mutasi/Promosi)
: : : :
(coret yg tdk perlu)
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan untuk : Mailing List Alamat E-Mail (diisi oleh User)
□ Pendaftaran Mailing List E-Mail : :
@dima.co.id
Alamat E-Mail (diisi oleh User )
:
@dima.co.id
Alamat E-Mail (diisi oleh User ) Keterangan
: :
@dima.co.id
Diajukan oleh,
User
Diketahui oleh
Manager
Line Director
Disetujui oleh,
Mengetahui,
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
Perhatian : 1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user. 3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan
ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Mailing list harus sesuai yg didaftarkan diform ini apabila ditemukan di luar yang di daftarkan maka IT berhak block atas mailing list tsb. 5 Apabila terdapat indikasi spam terhadap mailing list tertentu maka IT berhak block sampai kami infokan ke user masing masing.
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
01.02.2014
011.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN PENDAFTARAN MAILING LIST EMAIL Nama Pemohon Jabatan Department Area
(Baru/Mutasi/Promosi)
: : : :
(coret yg tdk perlu)
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan untuk :
□ Pendaftaran Mailing List E-Mail
Mailing List Alamat E-Mail (diisi oleh User)
:
@dima.co.id
Alamat E-Mail (diisi oleh User ) Alamat E-Mail (diisi oleh User ) Keterangan
: : :
@dima.co.id @dima.co.id
Diajukan oleh,
User
:
Diketahui oleh
Manager
Line Director
Disetujui oleh,
Mengetahui,
Infrastructure Manager
Corporate IT Manager
Perhatian : 1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept 2 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user. 3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan
ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 4 Mailing list harus sesuai yg didaftarkan diform ini apabila ditemukan di luar yang di daftarkan maka IT berhak block atas mailing list tsb. 5 Apabila terdapat indikasi spam terhadap mailing list tertentu maka IT berhak block sampai kami infokan ke user masing masing.
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 53
01.02.2014
011.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN PIN TELEPON Nama Pemohon Jabatan Department Area
: : : :
(Baru/Mutasi/Promosi)
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan untuk : Status : PIN TELEPON
(coret yg tdk perlu)
□
PIN TELEPON
Permanent
Diajukan oleh,
Diketahui oleh
User
Manager
Line Director
Disetujui oleh,
Mengetahui,
IT Infrastructure Mgr
Corporate IT Manager
Perhatian : 1 Tidak dipekenankan User untuk melakukan sharing PIN Telepon ke user lain, apabila User ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang t elah diberikan, Penggantiaan PIN kami tidak akan melayaninya. 3 Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi ( Biiling system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masingmasing PIN yang bertanggung jawab.) 4 Semua harus bertanggung Jawab atas PIN yang telah diberikan ser ta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.
Note : Cara pemakaian : ( Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *# + PIN Telp + #9 + No Tujuan ( Selain Marein HO ) Angkat telp lalu te kan *47*+ PIN Telp + 9 + No Tujuan
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
01.01.2014
012.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN PIN TELEPON Nama Pemohon Jabatan Department Area
(Baru/Mutasi/Promosi)
: : : :
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan untuk : Status : PIN TELEPON
□
PIN TELEPON
Permanent
Diajukan oleh,
User
(coret yg tdk perlu)
Diketahui oleh
Manager
Line Director
Disetujui oleh,
Mengetahui,
IT Infrastructure Mgr
Corporate IT Manager
Perhatian : 1 Tidak dipekenankan User untuk melakukan sharing PIN Telepon ke user lain, apabila User ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang t elah diberikan, Penggantiaan PIN kami tidak akan melayaninya. 3 Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi ( Biiling system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masingmasing PIN yang bertanggung jawab.) 4 Semua harus bertanggung Jawab atas PIN yang telah diberikan ser ta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.
Note : Cara pemakaian : ( Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *# + PIN Telp + #9 + No Tujuan ( Selain Marein HO ) Angkat telp lalu te kan *47*+ PIN Telp + 9 + No Tujuan
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 55
01.01.2014
012.F.IT.REVISI-1
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN PENGGANTIAN PASSWORD Nama Pemohon Jabatan Department Area
(Baru/Mutasi/Promosi)
: : : :
(coret yg tdk perlu)
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan penggantian password untuk :
□ Notebook
□
PC
Alasan penggantian password :
Diajukan oleh,
Disetujui oleh,
Diketahui oleh,
User
Line Manager User
IT Supervisor
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
01.02.2014
014.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN PENGGANTIAN PASSWORD Nama Pemohon Jabatan Department Area
(Baru/Mutasi/Promosi)
: : : :
(coret yg tdk perlu)
Tgl Pengajuan :
Mengajukan permintaan penggantian password untuk :
□ Notebook
□
PC
Alasan penggantian password :
Diajukan oleh,
Disetujui oleh,
Diketahui oleh,
User
Line Manager User
IT Supervisor
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf…………………………
Page 56
01.02.2014
014.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
MONITORING BACKUP NETBOOK DAN PC Department
No
:
PC/NB
Area :
Tgl Back Up No Fixed Asset/ Nama
Tahun : Halaman :
/
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Ttd User
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf………………………… Page 57
01.02.2014
015.F.IT.REVISI-0
DIMA GROUP Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Jembatan Tiga - Jakarta Utara Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803
Sudirman Plaza Complex Business Plaza Marein lt. 15th floor Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN PERMINTAAN REKAMAN CCTV Nama Pemohon Jabatan Department Area
: : : :
Mengajukan permintaan untuk :
(Baru/Mutasi/Promosi)
(coret yg tdk perlu)
Tgl Pengajuan :
□
REKAMAN CCTV
Status : REKAMAN CCTV
Tanggal
Jam
s/d
Tanggal
Jam
s/d
Diajukan oleh,
Diketahui oleh
Disetujui oleh,
Mengetahui,
User
Line Manager
IT Infrastructure Mgr
Corporate IT Manager
Perhatian : 1 Hasil rekaman ini merupakan data rahasia perusahaan tidak bisa di pakai dengan sembarangan apabila di ketahui tidak sesuai pr osedur akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2 Sistem penarikan rekaman cctv ini mempunyai standar penyimpanan selama 31 hari secara nasional 3 Semua harus bertanggung Jawab atas penyimpanan hasil rekaman yang di berikan dan hanya di perboleh kan di berikan ke pihak berwajib bila di butuhkan
Note : Mengenai perihal penarikan rekaman sebisa mungkin di berikan periode dan jam yang di perlukan utk mempercepat penarikan r ekaman cctv
Dicreate oleh :
…………………...Tgl:…
…Paraf :
