STANDARD OPERATING PROCEDURE
Presented by: SINGGIH SAPTADI
Curriculum Vitae - Singgih Saptadi Anak manusia Lahir di Ponorogo. Tumbuh - SMA di Surabaya. Dewasa di Institut Teknologi Bandung. Berkarya di Industrial Engineering Universitas Diponegoro Semarang. Bersama keluarga di kaki Gunung Ungaran, Kabupaten Semarang, Jawa Tengah.
Sejak 2010, kembali berstatus mahasiswa
Curriculum Vitae - Pengalaman Systems Thinking, Business-IT Alignment, Decision Analysis, Operations Management. 1996-1998
Investment decision making PT. Telekomunikasi Indonesia
1998-1999
Executive information system Departemen Parsenibud
1998-1999
Human resource information system Departemen Luar Negeri
2000-2012
IT for education
2007-2012
IT for Small Medium Enterprises
2007-2012
Operations Management Training for Industry (Petro-gas, Banking, Education) & Government
2010-2011
Feasibility Study for Bank Indonesia
Curriculum Vitae Kontak Saya Email:
[email protected] [email protected]
Mobile:
0818 455 989
LATAR BELAKANG
Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukan dengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan atau mengurangi resiko/kesalahan Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan, maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang menjadi korban. Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur, maka pasien dapat meninggal atau cacat. Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwa dan materi. Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat komplain dari masyarakat) jadi harus memiliki
STANDARD OPERATING PROCEDURE
DIKENAL JUGA DENGAN NAMA PROTAP
MERUPAKAN SALAH SATU POIN PENTING DALAM PELAKSANAAN PELAYANAN
MERUPAKAN CERMIN KESUNGGUHAN DAN ITIKAD BAIK DALAM MELAYANI PENGGUNA/MASYARAKAT.
PENGERTIAN SOP
PROSEDUR/TATA CARA KERJA/TATA URUTAN PELAKSANAAN KERJA YANG SUDAH DITETAPKAN DENGAN STANDART TERTENTU.
DOKUMEN TERTULIS YANG MEMUAT PROSEDUR KERJA SECARA RINCI, TAHAP DEMI TAHAP DAN SISTEMATIS.
TATACARA ATAU TAHAPAN YANG DIBAKUKAN DAN YANG HARUS DIALUI UNTUK MENYELESAIKAN SUATU PROSES KERJA TERTENTU
KATA KUNCI
STANDART •
• • • •
DERAJAT TERBAIK SESUATU YANG DIBAKUKAN HARAPAN YANG SPESIFIK PATOKAN PENCAPAIAN BERBASIS PADA TINGKAT PEDOMAN ATAU MODEL
TUJUAN SOP
MENJAGA KONSISTENSI DAN TINGKAT KINERJA PETUGAS ATAU TIM DALAM ORGANISASI ATAU UNIT. MENGETAHUI DENGAN JELAS PERAN DAN FUNGSI TIAP-TIAP POSISI DALAM ORGANISASI MEMPERJELAS ALUR TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB DARI PETUGAS TERKAIT. MELINDUNGI ORGANISASI DAN STAF DARI MALPRAKTEK ATAU KESALAHAN ADMINISTRASI LAINNYA. MENGHINDARI KEGAGALAN/KESALAHAN, KERAGUAN, DUPLIKASI DAN TIDAK
FUNGSI SOP
MEMPERLANCAR TUGAS PETUGAS /TIM. SEBAGAI DASAR HUKUM BILA TERJADI PENYIMPANGAN. MENGETAHUI DENGAN JELAS HAMBATAN-HAMBATANNYA DAN MUDAH DILACAK. MENGARAHKAN PETUGAS UNTUK SAMA-SAMA DISIPLIN DALAM BEKERJA. SEBAGAI PEDOMAN DALAM
PRINSIP-PRINSIP SOP Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar profesi atau perkembangan iptek serta peraturan yang berlaku. Memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya, disamping tahapan-tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan Harus didokumentasikan
JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP SOP PELAYANAN PROFESI :
1.
SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK KEILMUAN : SOP MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI, PENELITIAN, DSB. SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN.
SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI
2.
SOP PELAYANAN SOP PELAPORAN SOP PERENCANAAN PROGRAM
FORMAT SOP 1.
2.
3.
4.
Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak keputusankeputusan yang harus dilakukan. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan
CONTOH SOP SEDERHANA SOP
PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK : PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT
MASUK PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA BAGIAN YANG DITUJU
CONTOH SOP HIRARKHI
SOP SURAT MASUK PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI
BAGIAN SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK MEMBUKA MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG BERKEPENTINGAN
SOP GRAFIS SOP SURAT MASUK :
SOP FLOWCHARTS SOP SURAT MASUK
MENERIMA SURAT
MENCATAT
MENGKLASIFIKASIKAN
MENDISTRIBUSIKAN
SOP MENURUT TEKNOLOGI YG DIGUNAKAN
MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA MANUAL CONTOH: PENYERAHAN SURAT PELANGGARAN LALU LINTAS, SIDANG PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB. COMPUTERIZED: ONLINE/ MENGGUNAKAN SISTEM SOFTWARE UNTUK MENGATUR ALUR KERJA CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON, HOTLINE, RESERVASI PENERBANGAN/HOTEL, PEMBAYARAN VIA CREDIT CARD, DSB SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN ANTARA MANUAL DAN COMPUTERIZED CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.
TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP PELAYANAN 1. 2.
3. 4.
MERUMUSKAN TUJUAN PROTAP MENENTUKAN KEBIJAKAN-KEBIJAKAN YANG BERKAITAN DENGAN SOP/PROTAP: MENTERJEMAHKANPOLICY/KEBIJAKAN DENGAN MAKSUD UNTUK : TERJAMINNYA SUATU KEGIATAN PELAYANAN DAN MEMBUAT STANDAR KINERJA MEMBUAT ALIRAN PROSES MENYUSUN PROSEDUR ATAU PELAKSANAAN KEGIATAN
SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP
SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK YANG MEWAKILI LEMBAGA DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA. SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU. SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN
SOP PELAYANAN KTP SURAT PENGANTAR RT/RW KELURAHAN KSK
FORMULIR KTP
MEMBAYAR
ADM KECAMATAN PEMBAYARAN RETRIBUSI
LEGALISASI
FOTO PENGAMBILAN
KTP
SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR RT/RW MENGISI FORM MENUNJUKKAN KSK PEMBERIAN STAMPEL RT PEMBERIAN STEMPEL RW
SOP PELAYANAN FORMULIR KTP DI KELURAHAN PENGANTAR RT/RW MENGISI FORM MENUNJUKKAN KSK MENGISI FORM
PEMBAYARAN RETRIBUSI PEMBERIAN STEMPEL
SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN FORMULIR DARI KELURAHAN LOKET PENERIMA MEMBAYAR RETRIBUSI
LEGALISASI FOTO KTP
PENGAMBILAN
YANG HARUS DIPERHATIKAN : SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN SECARA SINGKAT LANGKAH DEMI LANGKAH. TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA DAN DIMENGERTI DENGAN CEPAT. GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT AKTIF BUKAN KALIMAT PASIF. SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TODATE), HARUS DIEVALUASI SECARA PERIODIK. DISARANKAN DITINJAU MINIMAL SETIAP SATU TAHUN SEKALI, UNTUK BIDANG KESEHATAN (CLINIC) MINIMAL 18 BULAN SEKALI.
HAMBATAN PELAYANAN:
SOP TIDAK DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN KEPADA MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI PIHAK INTERNAL) SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG DISIPLIN: MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM KERJA BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA TARGET WAKTU) ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK JELAS, KHUSUSNYA PADA SITUASI TERTENTU: CUTI SAKIT TIDAK MASUK MENDADAK IJIN
Bagaimana SOP Anda?
