LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI KANTOR KPBC MADYA KUDUS
Disusun Oleh : Nama
: Adi Wahyu Romariardi
NIM
: 2012-53-156
Program Studi
: Sistem Informasi
Fakultas
: Teknik
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MURIA KUDUS KUDUS 2015
HALAMAN PERSETUJUAN Nama
: Adi Wahyu Romariardi
NIM
: 2012-53-156
Program Studi
: Sistem Informasi
Judul Praktek Kerja Lapangan: Sistem Informasipengarsipan pada Kantor pengawasan bea cukai tipe Madya Kudus Pembimbing
: Supriyono, S.Kom, M.Kom
Penyelia
: Yuli Wijayanto
Dilaksanakan
: Semester Genap tahun 2014/2015
Kudus, 14 Maret 2015 Menyetujui, Dosen Pembimbing
Penyelia
Supriyono, S.Kom, M.Kom
Yuli Wijayanto
Koordinator PKL
Putri Kurnia Handayani, M.Kom ii
HALAMAN PENGESAHAN
Nama
: Adi Wahyu Romariardi
NIM
: 2012-53-156
Program Studi
: Sistem Informasi
Judul Praktek Kerja Lapangan : Sistem Informasipengarsipan pada Kantor pengawasan bea cukai tipe Madya Kudus Pembimbing
: Supriyono, S.Kom, M.Kom
Penyelia
: Yuli Wijayanto
Dilaksanakan
: Semester Ganjil tahun 2015/2016
Mengesahkan;
Penguji I
Penguji II
iii
RINGKASAN
Penelitian ini dilakukan di Kantor Bea Cukai KPBC Madya Kudus, dengan tujuan untuk merancang sistem informasi yang dapat membantu mengatur pengarsipan dokumen masuk dan dokumen keluar. Rancangan sistem informasi ini juga dapat menghasilkan laporan yang cepat, akurat dan efisien serta dapat meningkatkan kinerja pegawai. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah survey langsung ke Kantor Bea Cukai KPBC Madya Kudusdan studi pustaka. Pembangunan sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySql, sedangkan Software yang digunakan untuk membangun sistem ini adalah Adobe dreamweaverdengan memanfaatkan Xampp Control Panelsebagai kontrol web service-nya. Diharapkan dengan pembangunan sistem tersebut dapat mempermudah pengelolaan penugasan dan pembuatan jadwal. Kata kunci : Pengarsipan,MySql, PHP, Kantor Bea Cukai KPBC Madya Kudus.
iv
KATA PENGANTAR
Dengan keyakinan yang teguh, penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini yang berjudul “Sistem Informasi Pengarsipaan di KPBC Madya Kudus”.Laporan ini bertujuan untuk memenuhi tugas praktek kerja lapangan yang telah dilaksanakan pada tanggal 12 Januari 2015 – 20 Februari 2015 di Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Kudus. Dalam menyelesaikan laporan ini, penulis menemui banyak kendala dan hambatan.Namun dengan bantuan dan dorongan semangat dari berbagai pihak, akhirnya Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat terselesaikan. Oleh karena itu, ijinkan penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesarnya dan rasa hormat setinggi-tingginya kepada: 1.
Bapak Dr. Suparnyo, SH. MS selaku Rektor Universitas Muria Kudus.
2.
Bapak Rochmad Winarso, ST, MT selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus
3.
Ibu Putri Kurnia Handayani, M.Kom selaku Koordinator PKL dan Pembimbing Praktek Kerja Lapangan.
4.
Ayah, kakak dan adik tercinta yang telah memberikan ijin kepada penulis guna pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan.
5.
Teman-teman Program Studi Sistem Informasi Universitas Muria Kudus Angkatan 2012, yang telah banyak membantu hingga terselesainya laporan ini.
6.
Semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan bantuan kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini dimana tidak bisa peulis sebutkan satu-persatu. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Praktek Kerja
Lapangan ini masih jauh dari sempurna.Untuk itu penulis mengharapkan saran v
dan kritik yang membangun dari pembaca untuk meningkatkan kualitas dari Laporan Praktek Kerja Lapangan.Dan pada akhirnya penulis berharap bahwa penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat dan berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan.Atas bantuan dan bimbingan yang telah diberikan, penulis mengucapkan terimakasih.
Kudus, 23 Mei 2015 Penulis,
Adi Wahyu Romariardi
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 diagram kardinalitas one to one Gambar 2.2 diagram kardinalitas one to many Gambar 2.3 diagram kardinalitas many to many Gambar 3.1 struktur organisasi pada Badan Pusat Statistik Kabupaten Kudus Gambar 3.2 Denah Lokasi Kantor Badan Pusat Statistik Kabupaten Kudus Gambar 3.3 Flow Of Document proses penjadwalan penugasan pegawai Gambar 4.1 Business Use Case Proses Penjadwalan Penugasan Gambar 4.1 Business Use Case Proses Penjadwalan Penugasan
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 : Simbol Bagan Alir Dokumen Tabel 2.2 : Notasi Use Case Diagram Tabel 2.3 : Notasi Class Diagram Tabel 2.4 : Notasi Statechart Diagram Tabel 2.5 : Notasi Activity Diagram Tabel 2.6 : Notasi Sequence Diagram Tabel 4.1 : Tabel Proses Bisnis Tabel 4.2 : Skenario Use Case Pendataan Pegawai Tabel 4.3 : Skenario Use Case Pendataan Kegiatan Tabel 4.4 : Skenario Use Case Penugasan Tabel 4.5 : Skenario Use Case Penjadwalan Tabel 4.6 : Skenario Use Case Laporan Tabel 4.7 : Tabel tb_user Tabel 4.8 : Tabel tb_pegawai Tabel 4.9 : Tabel tb_kegiatan Tabel 4.10 : Tabel tb_penugasan Tabel 4.11 : Tabel tb_jadwal
viii
DAFTAR LAMPIRAN
ix
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah BadanKantor pengawasan bea cukai tipe madya Kudus adalah kantor yang mengikuti perkembangan teknologi. Hal ini bisa di buktikan dengan hampir semua bagian sudah terkomputerisasi baik tercentral dari pusat maupun lokal. Dengan segala kebutuhan yang banyak hampir semua bisa terpenuhi oleh aplikasi-aplikasi yang tersedia di kantor ini.Hampir semua lini mempunyai program yang membantu kinerja para pegawainya tak terkecuali di bidang pergudangan arsip, kebutuhan penyimpanan arsip sangat diperlukan oleh kantor ini. Masih menggunakan program excel yang memberi kemudahan informasi sebagai penyimpan data dan hanya bisa di ketahui satu komputer saja, di bidang pergudangan sadar belum bisa memenuhi kebutuhan.Belum terpenuhinya kebutuhan dari program yang berjalan antara lain kurang menyebarnya ke para pegawai tentang informasi dokumen yang berada dalam gudang, kurang efektif dan efisian dalam pencarian posisi dokumen, membutuhkan waktu lama yang lama untuk mendapatkan dokumen.
1.2
Rumusan Masalah Dari pemaparan latar belakang diatas, maka dapat diambil perumusan masalah yaitu Sistem informasi Gudang Pengarsipan untuk mendapatkan keefektifan dan keefisien dalam kegiatan di bidang pergudangan arsip.
1
1.3
Batasan Masalah Agar permasalahan dalam perumusan masalah lebih spesifik, maka pada laporan ini penulis batasi pembahasan masalah pada aplikasi sistem informasi pergudangan arsip di kantor bea cukai wilayah madya kudus. Sistem ini meliputi 9 tabel antara lain tabel dokumen, pegawai, user, rak, seksi,gudang,surat masuk,surat keluar dan disposisi.
1.4
Tujuan Praktek Kerja Lapangan Tujuan dari Praktek Kerja Lapangan adalah melakukan penelitian sehingga dapat membuat aplikasi yang berguna yang dapat memudahkan dalam pencarian posisi dokumen dan mendapatkan dokumen yang diperlukan.
1.5
Manfaat Penelitian 1.5.1 Bagi Instansi Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada kantor madya bea dan cukai kudusberupa peningkatan keefektifan dan keefisian dalam menyimpan dan mencari arsip yang di butuhkan. 1.5.2 Bagi Universitas Muria Kudus Bisa berguna, bermanfaat dan selanjutnya bisa lebih dikembangkan agar sistem informasi dapat berjalan dengan lebih baik lagi dandapat memberikan kontribusi terhadap dunia pendidikan. 1.5.3
Bagi Penulis Selain dapat merancang sistem dalam instansi terkait penulis juga punya pengalaman merancang sistem dalam dunia nyata.
1.6
Tinjauan Pustaka Sunandar (2013) dalam jurnal yang membahas mengenai “sistem informasi pengarsipan pada mts negeri gembong kab. pati berbasis multiuser”
menjelaskan
bahwa
menggunakan
sistem
informasi
pengarsipan membuat waktu yang dibutuhkan mencari arsip dapat di atasi dengan waktu yang cepat, efektif dan efisieni, selain itu juga di buatnya sistem informasi pengarsipan sehingga adanya backup data selain media 2
kertas, juga akan membantu jika arsip berupa media kertas hilang bisa di atasi dengan Arsip Digital. Jazimatul Husna (2013) dalam jurnalnya yang membahas tentang “kajian manajemen arsip & dokumen dengan sistem modern berbasis teknologi informasi” menjelaskan pengelolaan arsip secara modern dan sesuai dengan prinsip menyimpan teratur, menemukan cepat dan tepat, maka pemanfaatan teknologi komputer dan informasi dapat menjadi solusi. 1.7
Metode Pengumpulan Data 1.7.1 Sumber Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian, meliputi : a. Studi Observasi Studi pengamatan yang digunakan sebagai suatu cara untuk mendapatkan bukti nyata hasil wawancara dari orang-orang yang bersangkutan di pengarsipan. b. Wawancara Pengumpulan data dengan melakukan wawancara kepada petugas perpustakaan untuk memperoleh informasi sesuai tema sehubungan dengan judul laporan Praktek Kerja Lapangan.
1.7.2 Sumber Data Sekunder Sumber data sekunder adalah data yang diambil dari buku – buku, dokumentasi, dan literatur meliputi : a.
Studi Pustaka Studi pustaka yaitu dengan mencari, mempelajari dan merangkum berbagai macam sumber yang berkaitan Web. Studi perpustakaan bersumber pada buku, jurnal, dan internet dll.
1.8 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan laporan PKL ini, penulis mengacu pada ketentuan yang terdapat di buku panduan penulisan laporan PKL Universita Muria 3
Kudus.Berikut ini adalah sistematika pembahasan pada laporan PKL berikut ini.
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini dilakukan penyusunan latar belakang masalah perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitan, manfaat penelitian, tinjauan pustaka metode pengumpulan data, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini memberikan uraian mengenai pengertian dasar sistem, pengertian informasi, pengertian pencarian buku, dan pengertian usecase. BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Pada bab ini memberikan uraian tentang gambaran perusahaan pada pelaksanaan Prektek Kerja Lapangan. BAB IV PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM Pada bab ini memberikan uraian mengenai analisa masalah, teori yang digunakan, dan penyelesaian masalah. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Pada bab ini memberikan gambaran mengenai implementasi sistem, tampilan program, testing program, pengetesan sistem, training dan maintenance. BAB VI PENUTUP Pada bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan laporan PKL, diuraikan kesimpulan yang dapat diambil dari masalah-maslah yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis sehubungan dengan analisa yang telah dilakukan.
4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Al-Bahrabin Ladjmudin (2005), Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2. Sekupulan prosedur organisasi yang ada pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan dan atau untuk mengendalikan inforamasi. 3. Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertmukan kebutuhan transaksi, mendukung operasi, brsifat manajerial, dan kegiatan strtegi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dangan laporanlaporan yang diperlukan. 2.2 Pengertian Arsip Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.( Drs. The Liang Gie 2012) 2.3 Alat Bantu Desain 2.3.1 FOD (Flow Of Diagram) Flow of diagram menggambarkan tentang gerakan dokumen yang dipakai di dalam suatu sistem. Bagan tersebut menunjukkan tentang dokumen apa saja yang bergerak didalam suatu sistem. 5
Adapun pengimplementasian ke system dari FOD sebagai berikut :
Gambar 2.1 FOD (Flow of Diagram) Pengelolaan Arsip KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus
2.3.2 UML (Unified Modelling Language) Unified Modeling Language (UML) adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek. (Fowler M., 2005)
Sejumlah teknik UML yang dapat membantu menganalisis adalah sebagai berikut : 2.3.2.1 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan bagaimana orang-orang berinteraksi dengan sistem tersebut.Use case adalah teknik untuk merekam persyaratan fungsional sebuah sistem.
6
Gambar 2.2 Contoh Implementasi Use case Diagram
2.3.2.2 Class Diagram Class Diagram mendeskripsikan jenis-jenis objek dalam sistem dan berbagai macam hubungan statis yang terdapat diantara mereka.Class diagram juga menunjukkan properti dan operasi sebuah class dan batasanbatasan yang terdapat dalam hubungan-hubungan objek tersebut.
7
Gambar 2.3 Contoh Implementasi Class Diagram Sistem Pengelolaan Kontrak Karyawan
2.3.2.3 Sequence Diagram Sequence
diagrammenunjukkan
bagaimana
kelompok-kelompok
objek saling berkolaborasi dalam beberapa behavior. Sequence diagram menunjukan interaksi dengan menampilkan setiap partisipan dengan garis alir secara vertikal dan pengurutan pesan dari atas ke bawah.
8
Gambar 2.4 Contoh Implementasi Sequence diagram data karyawan login
2.3.2.4 Activity Diagram Activity
diagramadalah
teknik
untuk
menggambarkan
logika
prosedural, proses bisnis, dan jalur kerja. Dalam beberapa hal, diagram ini memainkan peran mirip sebuah diagram alir,tetapi perbedaan prinsip anatra diagram ini dan notasi diagram alir adalah diagram ini mendukung behavior parallel.
9
Gambar 2.5 Activity Diagram Login
2.3.2.5 Statecard Diagram State Diagram memperlihatkan urutan keadaan sesaat yang dilalui sebuah obyek, kejadian yang menyebabkan sebuah transisi dari satu state atau aktivitas kepada yang lainnya, dan aksi yang menyebabkan perubahan satu state atau aktivitas. Statechart diagram menggambarkan transisi dan perubahan keadaan (dari satu state ke state lainnya) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima.
10
mulai
tampilan utama
pilih menu data karyawan
tampil form data karayawan
input data
tekan tombol 'simpan'
pesan 'data gagal disimpan'
pesan 'data berhasil disimpan'
tampil data karyawan
selesai
Gambar 2.6 Contoh Implementasi Statechart Diagram method tambah data
2.4 Perancangan Basis Data 2.4.1
ERD (Entity Relationship Diagram) Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan
ERD adalah notasi garafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (storage data) dalam sistem secara abstrak. (Al-Bahra Bin Ladjamudin: 2005)
Elemen-elemen diagram hubungan entitas yaitu sebagai berikut : 11
2.4.1.1.1.1.1
Entitas (Entity)
Entitas adalah sesuatu apa saja yang ada dalam sistem. Pada ERD entitas digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. 2.4.1.1.1.1.2
Relasi (Relation)
Relasi
adalah
hubungan
alamiah
yang
terjadi
antara
entitas.Pada ERD relasi digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. 2.4.1.1.1.1.3
Atribut
Atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas.Atribut adalah sesuatu yang menjelaskan mengenai entitas. 2.4.1.1.1.1.4
Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi sebagai berikut : 2.4.1.1.1.1.4.1 One to One Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya. 2.4.1.1.1.1.4.2 One to Many atau Many to One Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu, tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. 2.4.1.1.1.1.4.3 Many to Many Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dari sisi yang kedua. 12
Nama_jabatan
alamat jekel
username
gaji
No_tlpon
Id_jabatan Tgl_lahir
Nama_karyawan password Id_karyawan
Email
Jabatan 1
HRD
N
N
Mengelola
1
karyawan
mengelola
1 N
Mengelola
1
1
1
Jabatan_skrg
Kontrak melakukan
Mengelola Id_jabatan
gaji
Tgl_selsai_kontrak Tgl_mulai_kontrak
Id_karyawan
Status
Kenaikan jabatan
Pelanggaran
ket_pelanggaran
Id_karyawan
Tgl_pelanggaran Id_karyawan
Id_karyawan
1
N
nama_karyawan
ket_jabatan
Gambar 2.7 Contoh Implementasi Entity Relationship Diagram
13
BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Gambaran Umum Instansi KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus/CUSTOMS (Instansi Kepabeanan) wilayah Kudus adalah sebuah cabang organisasi pemerintah yang mengatasi permasalahan kepabean dan cukai di wilayah Kudus. Dalam masa sejarahnya, Bea dan Cukai Kudus pernah berbentuk Kantor Inspeksi, Kantor Pelayanan Tipe A, Kantor Pengawasan dan Pelayanan Tipe A3, hingga terkini menjadi Kantor Pengawasan dan Pelayanan Tipe Madya Cukai. Perubahan aktual menjadi Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai (KPPBC) Tipe Madya Cukai Kudus dilakukan pada akhir Oktober 2008. Perubahan ini tentu bukanlah perubahan nama saja. Tuntutan kecepatan pelayanan, transparansi, serta efektivitas pengawasan yang semakin meningkat di era informasi saat ini, menjadi latar belakang yang sahih.Reformasi birokrasi Departemen Keuangan, termasuk reformasi kepabeanan dan cukai, menjadi spirit di dalamnya. KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus berpegang pada motto: “melayani sepenuh hati, membina dengan empati, dan menindak tanpa kompromi”. Wilayah kerja KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus adalah seluruh wilayah eks karesidenan Pati, yang meliputi Kudus, Jepara, Pati, Rembang, serta Blora. Total wilayah ini seluas 5.741,5 km persegi. KPPBC Tipe Madya Cukai diperkuat oleh 81 orang pegawai, dengan pejabat struktural sejumlah 30 orang (eselon III, eselon IV, dan eselon V), dan pelaksana 51 orang. Selain kantor utama yang beralamat di Jalan Agil Kusumadya No. 936, Kudus, KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus juga memiliki 2 (dua) Kantor Bantu yakni di Jepara dan Juwana, serta 5 (lima) Pos Pengawasan, yakni di Banyutowo, Rembang, Cepu, Blora, dan Karimun Jawa.
14
3.2 Visi dan Misi 1. Visi Menjadi
pengelola
keuangan
dan
kekayaan
negara
bertarafinternasional yang di percaya dan di banggakan, serta instrumental bagi proses transformasi menuju masyarakat adil, makmur, dan berperadabaan tinggi. 2. Misi Memberikan pengawasan yang efektif, pelayanan prima, dan pembinaan yang proaktif kepada pengguna jasa. 3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi KPPBC Madya Cukai
15
.
3.4
Peta Instansi atau Letak Geografis Kantor KPPBC Tipe Madya Cukai Kudusberalamat didaerah : Nama Instansi : KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus Alamat
: Jl. AKBP Agil Kusumadya No.936, Kotak Pos 22, Kudus 59348
Telepon
: 0291-432354 / 432355
Fax
: 0291-439351
Email
:
[email protected]
Gambar 3.2 Denah Lokasi Kantor KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus
16
3.5 Narasi Umum 1. Pegawai membawa dokumen ke bagian pengarsripan 2. Pegawai mengisi formulir data dokumen 3. Jika data-data sudah sesuai atau lengkap maka bagian pengarsipan mengelola dokumen yang di serahkan sebagai pengarsipan. 4. Data dokumen yang sudah tersimpan di catat di buku penyimpanan 5. Bagian pergudangan membuat laporan arsip untuk kepala kantor 6. Kepala kantor menerima laporan arsip
3.6 FOD (Flow of Diagram) Dokumen Masuk
Gambar 3.3 FOD (Flow of Diagram) Dokumen Masuk KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus
17
3.7 FOD (Flow of Diagram) Dokumen Keluar
Gambar 3.4 FOD (Flow of Diagram) Dokumen Keluar KPPBC Tipe Madya Cukai Kudus
18
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN
4.1
Analisa Kebutuhan Sistem Anlisa kebutuhan sistem merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh
kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terhadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.Dari hasil analisa tersebut dapat diketahui kelemahan atau kekuarangan sistem yang lama dan dapat dirancang atau diperbaiki menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien.
4.2
Analisa Masalah Beberapa kendala dalam sistem lama sebagai berikut : a. Kegiatan menyimpan dan mengecek arsip masih di lakukan secara manual. b. Pencarian arsip di bagian pengarsipan masih di lakukan secara manual.
4.3
Perancangan Pemodelan Sistem Baru
4.3.1 Use Case Diagram Use case diagram disini menjelaskna tentang kegiatan yang dilakukan oleh aktor dan sistem untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dari hasil analisa dapat disimpulkan bisnisnya sebagai berikut:
Tabel 4.1 Proses Bisnis No 1
Proses Bisnis
Aktor
Bag. Pengarsipanmengelola
Bag.
data seksi
Pengarsipan
19
Use Case Data Seksi
2
3
4
5
6
Bag. Pengarsipan mengelola
Bag.
Data Gudang
data gudang
Pengarsipan
Bag. Pengarsipan mengelola
Bag.
data rak
Pengarsipan
Bag. Pengarsipan mengelola
Bag.
data dokumen
Pengarsipan
User menginput dokumen
Pegawai,Kepala
baru
Kantor
Kepala Kantor mencetak hasil
Kepala Kantor,
laporan arsip yang tersimpan
Bag.
Data Rak
Data Dokumen
Data Dokumen
Cetak Data laporan
Pengarsipan
Dari tabel proses bisnis diatas, maka dapat digambarkan bisnis use case diagram untuk sistem informasi pengarsipanseperti gambar berikut :
input data seksi include include input data rak include bag pengarsipan penempatan dokumen
include pemberian no dokumen pegawai
pendataan dokumen keluar include
include kepala kantor pendataan dokumen masuk
cetak laporan
Gambar 4.1 BisnisUse Case sistem informasi pengarsipan 20
Dari bisnis use case diagram diatas, maka dapat digambarkan use case diagram untuk sistem pengarsipan seperti gambar berikut ini:
Login input Data Gudang <
> Bag.pengarsipan input Data Seksi <> Pegawai <> inputData Rak input Dokumen Masuk <> Kepala kantor <> input Dokumen Keluar <>
cetak Laporan
Gambar 4.2use case sistem informasi pengarsipan
1. Deskripsi Use Case Login a.
Use Case
: Login
b.
Aktor
: Pegawai, Bag. Pengarsipan dan Kepala Kantor
21
c.
Tujuan
: agar Pegawai, Bag. Pengarsipan dan Kepala
Kantor bisa masuk kedalam sistem d.
Kondisi awal
:
Pegawai,
Bag.
Pengarsipan
dan
Kepala
Kantormemasukkan username dan passworddan level e.
Kondisi akhir
: Pegawai, Bag. Pengarsipan dan Kepala Kantor
masuk kedalam sistem.
Optimistic dan Pesimistic a.
Alur Optimistic Tabel 4.2 : Alur Optimistic use case login Aktor
Sistem
1. Pegawai, Bag. Pengarsipan dan Kepala Kantormemasukkan username dan passworddan level 2. Pegawai,
Bag.
Pengarsipan
dan Kepala Kantor masuk kedalam sistem
b.
Alur Pesimistic Tabel 4.3 : Alur Pesimistic use case login Sistem
Solusi
1. Login gagal 2.username,passworddan levelinput ulang kembali
22
2. Deskripsi use case data seksi a. Use Case
: Data Seksi
b. Aktor
: Bag. Pengarsipan
c. Tujuan
: Mengelola data seksi
d. Kondisi awal
: Data seksi belum di masukkan
e. Kondisi akhir
: Data seksi baru telah dimasukkan kedalam sistem.
Optimistic dan Pesimistic a.
Alur Optimistic Tabel 4.4 : Alur Optimistic use case data seksi Aktor
1.
Sistem
Bag. pengarsipan login ke sistem (Input username and password and level) 1. Sistem menerima Login
2.
Bag. Pengarsipan memilih menu data seksi 2. Sistem membuka halaman data seksi.
3.
Bag. Pengarsipanmengelola(input,edi t,dan hapus) data-data seksi 3. Sistem menjalankan perintah 23
pengelolaan arsip data seksi 4. Secara otomatis sistem akan memberikan konfirmasi jika dalam menyimpan terjadi kesalahan
b.
Alur Pesimistic Tabel 4.5 : Alur Pesimisticuse case data seksi Masalah
1.
Solusi
Login gagal 1. Bag.
pengarsipan
kembali
melakukan input username dan password dan level 2.
Bag. Pengarsipan memilih menu data seksi 2. Bag. Pengarsipanharus mengecek apakah data yang di kelola sudah benar atau tidak
3. Deskripsi Use Case Data Gudang a.
Use Case
: Data Gudang
b.
Aktor
: Bag. Pengarsipan
c.
Tujuan
: Mengelola data gudang
d.
Kondisi awal
: Belum ada data gudang / data gudang belum
update. e.
Kondisi akhir
: data gudang sudah diperbarui.
Optimistic dan Pesimistic a. Alur Optimistic 24
Tabel 4.6 : Alur OptimisticUse Case Data Gudang Aktor
Sistem
1. Bag. pengarsipan login ke sistem (Input username and password and level) 1. Sistem menerima Login 2. Bag. Pengarsipan memilih menu data gudang 3. Sistem membuka halaman data gudang. 4.
Bag. Pengarsipanmengelola(input,edi t,dan hapus) data-data gudang 5. Sistem menjalankan perintah pengelolaan arsip data gudang 6. Secara otomatis sistem akan memberikan konfirmasi jika dalam menyimpan terjadi kesalahan
b. Alur Pesimistic Tabel 4.7 : Alur PesimisticUse Case Data Gudang Masalah
Solusi
1. Login gagal 1. Bag. pengarsipan kembali melakukan input username dan password dan level 2. Bag. Pengarsipan memilih menu data gudang 2. Bag. 25
Pengarsipanharus
mengecek
apakah data yang di kelola sudah benar atau tidak
4. Deskripsi Use Case Informasi Data Rak 3.
Use Case
: Data Rak
4.
Aktor
: Bag. Pengarsipan
f. Tujuan
: Mengelola data rak
5.
Kondisi awal
: Belum ada data rak / data rak belum update.
6.
Kondisi akhir
: data rak sudah diperbarui.
Optimistic dan Pesimistic c. Alur Optimistic Tabel 4.8 : Alur OptimisticUse Case Data Rak Aktor
Sistem
1. Bag. pengarsipan login ke sistem (Input username and password and level)
1
1
Sistem menerima Login
2
Sistem membuka halaman data rak.
3
Sistem menjalankan perintah
Bag. Pengarsipan memilih menu data rak
2.
Bag. Pengarsipanmengelola(input,edi t,dan hapus) data-data rak
pengelolaan arsip data rak 26
4
Secara otomatis sistem akan memberikan konfirmasi jika dalam menyimpan terjadi kesalahan
d. Alur Pesimistic Tabel 4.9 : Alur PesimisticUse Case Data Rak Masalah 1
Solusi
Login gagal 1. Bag.
pengarsipan
kembali
melakukan input username dan password dan level 2. Bag. Pengarsipan memilih menu data gudang 2
Bag. Pengarsipanharus mengecek apakah data yang di kelola sudah benar atau tidak
5. Deskripsi Use Case Informasi Data Dokumen 2
Use Case
: Data Dokumen
3
Aktor
: Bag. Pengarsipan,Kepala kantor, Pegawai
g. Tujuan
: Input data dokumen masuk dan dokumen keluar
4
Kondisi awal
: Belum ada data dokumenmasuk dan keluar.
5
Kondisi akhir
: Data dokumen sudah diperbarui.
Optimistic dan Pesimistic e. Alur Optimistic Tabel 4.10 : Alur OptimisticUse Case Data Dokumen Aktor
Sistem
1. Bag. Pengarsipan, kepala kantor, pegawai login ke sistem (Input username and 27
password and level) 1. Sistem menerima Login 2. Bag. Pengarsipan, kepala kantor, pegawai memilih menu data dokumen 3.
2. Sistem membuka halaman data dokumen masuk dan keluar.
4. Bag. Pengarsipan , kepala kantor, pegawaimenginput data dokumen masuk dan keluar 3. Sistem menjalankan perintah pengelolaan data dokumen masuk dan keluar 4. Secara otomatis sistem akan memberikan konfirmasi jika dalam menyimpan terjadi kesalahan
f. Alur Pesimistic Tabel 4.11 : Alur PesimisticUse Case Data Dokumen Masalah
Solusi
1. Login gagal 1. Bag. pengarsipan kembali melakukan input username dan password dan level 2. Bag. Pengarsipan memilih menu data dokumen 2. Bag. Pengarsipanharus mengecek apakah data yang di masukkan 28
sudah benar atau tidak
6. Deskripsi Use Case Laporan a. Use Case
: Laporan
b. Aktor
: Kepala kantor, bag. Pengarsipan
c. Tujuan
: Melakukan pengecekan dan cetak laporan
d. Kondisi awal
: sudah ada data dan sudah update
e. Kondisi akhir
: data laporan dicek dan dicetak
Optimistic danPesimistic : 1.
Alur Optimistic Tabel 4.12 : Alur OptimisticUse Case laporan Aktor
1.
Sistem
Kepala kantor, bag. Pengarsipan melakukan login (input username and password and level) 1. Sistem menerima Login
2.
Kepala kantor, bag. Pengarsipan memilih menu Laporan 2. Sistem menampilkan form laporan
3.
Kepala kantor, bag. Pengarsipan melakukan pengecekan dan mencetak laporan 3. Laporan tercetak
2.
Alur pesimistic Tabel 4.13 : Alur Pesimistic Use Case laporan Masalah
Solusi
1. Login gagal 29
1. Direktur kambali input username dan password dan level 2. Laporan gagal ditampilkan 2. Kepala kantor, bag. Pengarsipan melakukan pengecekan data disistem dan melakukan pengecekan perangkat hardware yang digunakan untuk mencetak
4.3.2 Analisa Class Diagram Class diagram adalah diagram yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas
yang ada dalam sistem/perangkat lunak
yang sedang
dikembangkan. Diagram kelas mamaberikan gambaran tentang sistem/perangkat lunak dan relasi-relasi yang ada. Adapun diagram kelas tahap perancngan adalah sebagai berikut :
1. Class User Class user digunakan untuk menampung data pengguna untuk kepentingan loggin kesistem, adapun gambarannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.3 Classs User
Class User memiliki attribut yaitu : NIP, password dan level. Operasi yang dilakukan: login dan logout. Class User lebih lanjut akan diturunkan menjadi classlagiyaitu : 30
a. ClassBag.Pengarsipan Class pengarsipan merupakan class turunan dari class user. Adapun penggambarannya adalah sebagai berikut:
Gambar 4.4 Class bag.pengarsipan b. ClassKepala Kantor ClassKepala Kantor merupakan class turunan dari class user. Adapun penggambarannya adalah sebagai berikut:
Gambar 4.5Class kepala kantor
2. Class seksi Class seksi digunakan untuk menampung data seksi. Adapun penggambarannya adalah sebagai berikut:
31
Gambar 4.6Class Data seksi Class seksi memiliki empat attribut yaitu : kd_seksi,seksi.
3. Class gudang Class gudang digunakan untuk menampung data gudang. Adapun penggambarannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.7ClassData Gudang Class
jabatan
memiliki
empat
atribut
yaitu
:kd_gudang,nama_gudang,status,kd_seksi. 4. Class Rak Class
rak
digunakan
untuk
menampung
penggambarannya adalah sebagai berikut :
32
data
rak.
Adapun
Gambar 4.8 Class Data Rak Classrak
memiliki
empat
atribut
yaitu
:
kd_rak,kd_gudang,blok,nama_rak,nama_slot, dan urutan.
5. Class Data Dokumen Masuk Class datadokumen masuk digunakan untuk menanmpung data dokumen masuk. Adapun pengambarannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.9ClassData Dokumen Masuk Class
datadokumen
masuk
memiliki
attribut
yaitu
no_dokumen,dari,perihal,tanggal,dibuat_oleh,dokumen,id_disposisi.
33
:
6. Classs Dokumen Keluar ClassDokumen Keluar digunakan untuk menanmpung data dokumen keluar. Adapun pengambarannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.10ClassData dokumen keluar Class dokumen keluar memiliki attribut yaitu : no_dokumen, dari, perihal, tanggal, dibuat_oleh, dokumen, 7. Classs disposisi ClassDisposisidigunakan untuk menanampung data disposisi. Adapun pengambarannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.11 Class Data disposisi Class disposisi memiliki attribut yaitu : id_dispoisi, isi, dibuat_oleh, tanggal, status.
34
8. Classs pegawai Classpegawaidigunakan untuk menanampung data pegawai. Adapun pengambarannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.12 Class Data pegawai Class pegawai memiliki attribut yaitu :NIP, nama_pegawai, pangkat, gol jabatan, seksi Berikut ini adalah class diagram yang terbentuk dari beberapa class yang ada.
35
Gambar 4.13Class Diagram Sistem Pengarsipan
4.3.3 Squence Diagram Squence diagram menjelaskan hubungan antara komponen dalam sistem yang menghasilkan informasi berupa pesan. Adapun squence diagram yang didapat adalah sebagai berikut : 1.
Sequence Diagram Login
36
Dalam sequence Login ini digunakan untuk user masuk kedalam sistem. Dari pegawai dan bag.pengarsipan sesuai dengan hak aksesnya masing-masing.
Validasi kepala kantor :
pegawai :
bag.Pengarsipan : login valid login berhasil
login valid login berhasil
login valid login berhasil
Gambar 4.14 Sequence diagram login
2.
Squence Diagram Data Seksi Dalam sequence diagram ini menjelaskan kegiatan untuk
pendataan seksi yang meliputi proses tambah, ubah, dan hapus. Berikut ini adalah gambar sequence diagram data seksi. 37
data seksi
bag.pengarsipan : tambah data seksi
tambah input data seksi di buka masukkan data simpan simpan data berhasil
cari data seksi pilih data data seksi di tampilkan edit data seksi edit data berhasil di edit
cari data seksi pilih data data seksi ditampilkan hapus data seksi hapus hapus data seksi berhasil
Gambar4.15Sequence diagram data seksi
3.
sequence diagram data gudang Dalam sequence Diagram ini menjelaskan tentang pendataan
gudang. Berikut ini adalah gmbar sequence diagram data gudang. 38
data gudang
bag.pengarsipan :
data seksi
cari data seksi pilih data seksi
data ditemukan
tambah data gudang tambah input data gudang di buka masukkan data gudang simpan
simpan data berhasil
cari data gudang pilih data data gudang di tampilkan edit data gudang edit
data gudang berhasil di edit
cari data gudang pilih data data gudang ditampilkan hapus data gudang hapus
hapus data gudang berhasil
Gambar 4.16Sequence diagram data gudang
4.
Sequence Diagram data rak Dalam sequance diagram ini menjelaskan kegiatan untuk
pendataan data rak, yang meliputi proses tambah, edit dan hapus. Berikut adalah gambar sequence diagram data rak. 39
data rak
bag.pengarsipan :
data gudang
cari data gudang pilih data gudang
data ditemukan
tambah data rak tambah input data rak di buka masukkan data rak simpan
simpan data berhasil
cari data rak pilih data data rak di tampilkan edit data rak edit
data gudang berhasil di edit
cari data rak pilih data data rak ditampilkan hapus data rak hapus
hapus data rak berhasil
Gambar 4.17Sequence Diagram data rak
5.
Sequence Diagram data dokumen masuk
40
Dalam sequance diagram ini menjelaskan kegiatan untuk pendataan data dokumen masuk, yang meliputi proses penyimpanan dokumen. Berikut adalah gambar sequence diagram data dokumen masuk.
dokumen masuk
: pegawai
data rak
cari data rak pilih rak data ditemukan
tambah dokumen masuk tambah form input di buka input dokumen masuk input disposisi simpan simpan berhasil cari dokumen masuk
dokumen masuk ditampilkan
pilih dokumen masuik
ubah dokumen masuk ubah disposisi ubah ubah berhasil cari dokumen masuk pilih dokumen masuk ditampilkan hapus dokumen masuk dan disposisi
hapus hapus berhasil
Gambar 4.18Sequence Diagram data dokumen masuk
6.
Sequence Diagram data dokumen keluar 41
Dalam sequance diagram ini menjelaskan kegiatan untuk pendataan data dokumen keluar, yang meliputi proses penyimpanan dokumen. Berikut adalah gambar sequence diagram data dokumen keluar.
dokumen masuk
: pegawai
data rak
cari data rak pilih rak data ditemukan
tambah dokumen keluar tambah form input di buka input dokumen keluar
simpan simpan berhasil cari dokumen keluar
pilih dokumen masuik
dokumen masuk ditampilkan ubah dokumen keluar
ubah ubah berhasil cari dokumen keluar pilih dokumen masuk ditampilkan hapus dokumen keluar
hapus hapus berhasil
Gambar 4.19Sequence Diagram data dokumen keluar
42
7.
Sequence Diagram Laporan Dalam Sequence Diagram ini menjelaskan tentang proses cetak
laporan.
kepala kantor
dokumen masuk
dokumen keluar
laporan
cari data
proses dari data ditemukan cetak data cetak cetak berhasil
cari data
proses dari data ditemukan cetak data
cetak cetak berhasil
Gambar 4.20Sequence diagram Laporan
43
4.3.4 Activity Diagram Activity diagram memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan aktivitas dalam suatu proses. Adapun activity diagramnya adalah sebagai berikut : 1. Activity Diagram Login Activity diagram Login ini menjelaskan cara user unutk masuk kedalam menu utama, memilih menu yaitu menu Login. Muncul form Login, di form ini user memasukkan username dan password. Dengan menekan tombol login maka secara otomatis sistem mencari username dan password yang sesuai dengan hak akses user, jika gagal akan kembali ke menu login lagi dan jika benar atau berhasil maka akan masuk ke menu user sesuai dengan hak aksesnya.
44
Gambar 4.21Activity Diagram Login 2. Activity Diagram Data seksi Dalam activity diagram ini digunakan alur aktivitas Bag.pengarsipan untuk mengelolan data seksi, yang meliputi proses tambah data, edit data, dan hapus data. Adapun activity diagramnya adalah sebagai berikut.
45
Gambar 4.22Activity Diagram Data Seksi
3. Activity Diagram Data Gudang 46
Activity diagram ini digunakan untuk mengelola data gudang. Adapun activty diagramnya adalah sebagai berikut.
Gambar 4.23Activity Diagram Data Gudang
4. Activity Diagram Data Rak 47
Activity diagram ini digunakan untuk mengelola data rak Adapun gambar dari activity diagram tersebut adalah sebagai berikut.
Gambar 4.24Activity Diagram Data Rak
48
5. Activity Diagram Data Dokumen Masuk Activity diagram ini digunakan untuk menginput data dokumen dari pengguna ke gudang arsip.Adapun gambar dari activity diagram tersebut adalah sebagai berikut.
49
Gambar 4.25Activity Diagram Data Dokumen Masuk 6. Activity Diagram Data Dokumen Keluar Activity diagram ini digunakan untuk menginput data dokumen keluar dari pengguna ke gudang arsip.Adapun gambar dari activity diagram tersebut adalah sebagai berikut.
50
Gambar 4.26Activity Diagram Data Dokumen Keluar
7. Activity Diagram Laporan Activity diagram ini menjelaskan tetang alur proses cetak laporan yang dilakukan oleh Kepala Kantor. Adapun gambar Activity Diagram tersebut adalah sebagai berikut.
Gambar 4.27Activity Diagram Laporan
51
4.3.5 Statechart Diagram Statechart Diagram menggambarkan transisi dan perubahan keadaan dari satu state ke state lainnya. 1. Statechart Diagram user
mulai
tampilan utama
pilih form login
pesan login gagal
input nim,password,level
tekan tombol login
tampil menu utama
selesai
Gambar 4.28Statechart Diagram login
52
2. Statechart Diagram DataSeksi a. Statechart Diagram Method Tambah data mulai
tampil menu utama
pilih menu data seksi
tampil data seksi
tekan tombol tambah
input data seksi
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.29Statechart Diagram method tambah data seksi
53
b. Statechart Diagram Method ubah data mulai
tampil menu utama
pilih menu data seksi
tampil data seksi
pilih data yang di ubah
tekan tombol ubah
ubah data seksi
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.30Statechart Diagram method ubahdata seksi
54
c. Statechart Diagram Method hapus Data mulai
tampil menu utama
pilih menu data seksi
tampil data seksi
pilih data yang di hapus
tekan tombol hapus
hapus data seksi
selesai
Gambar 4.31Statechart Diagram method hapus data seksi
55
3. Statechart Diagram Data Gudang a. Statechart Diagram method Tambah Data mulai
tampil menu utama
pilih menu data gudang
tampil data gudang
tekan tombol tambah
tampil data seksi
input data gudang
pilih data seksi
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.32Statechart Diagram method tambah data gudang
56
b. Statechart Diagram Method Ubah Data mulai
tampil menu utama
pilih menu data gudang
tampil data gudang
pilih data yang di ubah
tekan tombol ubah
ubah data gudang
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.33Statechart Diagram method ubah data gudang
57
c. Statechart Diagram MethodHapus Data mulai
tampil menu utama
pilih menu data seksi
tampil data gudang
pilih data yang di hapus
tekan tombol hapus
hapus data gudang
selesai
Gambar 4.34Statechart Diagram method hapus data gudang
58
4. Statechart Diagram Rak a. Statechart Diagram method Tambah Data mulai
tampil menu utama
pilih menu data rak
tampil data rak
tekan tombol tambah
tampil data gudang
input data rak
pilih data gudang
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.35Statechart Diagram method tambah data rak
59
b. Statechart Diagram MethodUbahData mulai
tampil menu utama
pilih menu data rak
tampil data rak
pilih data yang di ubah
tekan tombol ubah
ubah data rak
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.36Statechart Diagram method Ubah data rak
60
c. Statechart Diagram Method Hapus Data mulai
tampil menu utama
pilih menu data rak
tampil data rak
pilih data yang di hapus
tekan tombol hapus
hapus data rak
selesai
Gambar 4.37Statechart Diagram method hapus data rak
61
5. Statechart Diagram Dokumen Masuk a. Statechart Diagram method Tambah Data mulai
tampil menu utama
pilih menu dokumen masuk
tampil data dokumen masuk
tekan tombol tambah
tampil data rak
input dokumen masuk
pilih data rak
input disposisi
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.38Statechart Diagram method tambah data dokumen masuk
62
b. Statechart Diagram method Ubah Data mulai
tampil menu utama
pilih menu dokumen masuk
tampil data dokumen masuk
tekan tombol ubah
ubah dokumen masuk
ubah disposisi
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.39Statechart Diagram method ubah data dokumen masuk
63
c. Statechart Diagram Method Hapus data mulai
tampil menu utama
pilih menu dokumen masuk
pilih data yang di hapus
tampil data dokumen masuk
tekan tombol hapus
hapus data dokumen masuk
selesai
Gambar 4.40Statechart Diagram method hapus data dokumen masuk
64
6. Statechart Diagram Dokumen Keluar 1. Statechart Diagram Method Tambah Data mulai
tampil menu utama
pilih menu dokumen keluar
tampil data dokumen keluar
tekan tombol tambah
tampil data rak
input dokumen keluar
pilih data rak
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.41Statechart Diagram method tambah data dokumen keluar
65
2. Statechart Diagram Method Ubah Data mulai
tampil menu utama
pilih menu dokumen keluar
tampil data dokumen keluar
tekan tombol ubah
ubah dokumen keluar
tekan tombol simpan
selesai
Gambar 4.42Statechart Diagram method ubah data dokumen keluar
66
3. Statechart Diagram Method Hapus Data mulai
tampil menu utama
pilih menu dokumen keluar
pilih data yang di hapus
tampil data dokumen keluar
tekan tombol hapus
hapus data dokumen keluar
selesai
Gambar 4.43Statechart Diagram method hapus data dokumen keluar
7. Statechart Diagram Laporan a. Statechart Diagram Method Cetak Data
67
mulai
tampil menu utama
pilih menu laporan
cari laporan
laporan tampil
tekan tombol cetak
cetak laporan
selesai
Gambar 4.44Statechart Diagram methodcetak data
4.3.6
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Berikut ini merupakan gambar ERD:
68
Gambar 4.45Entity Relationship Diagram
4.3.7
Transformasi ERD Menjadi Tabel ERD (Entity Relationship Diagram) yang ada ditransformasikan kedalam
tabel pada basis data, berikut ini transfrormasinya: 1. One to One (satu ke satu) a. Hubungan relasi satu ke satu berdasarkan ERD diatas adalah entitas dokumen masuk memiliki hubungan satu ke entitas disposisi. 69
Gambar 4.46Transformasi Tabel 1 Skema Database : Dokumen_masuk
:no_dokumen
,dari
,perihal,
tanggal,
dibuat_oleh,dokumen, id_disposisi, kd_rak. Disposisi
: id_disposisi, isi, status, tanggal,
dibuat_oleh. 2. One toMany (Satu ke Banyak) a. Hubungan relasi satu ke banyak berdasarkan ERD diatas adalah entitas pegawaai memiliki hubungan banyak ke entitas dokumen keluar
Gambar 4.47Transformasi Tabel 2 Skema Database : Pegawai
: NIP, nama_pegawai, gol ,jabatan
Dokumen_keluar
: no_dokumen,kepada, perihal, tanggal,
dibuat_oleh, dokumen, kd_rak.
b. Hubungan relasi satu ke banyak berdasarkan ERD diatas adalah entitas HRD memiliki hubungan banyak ke entitas kenaikan jabatan.
Gambar 4.48Transformasi Tabel 3 70
Skema Database : Pegawai
: NIP, nama_pegawai, gol ,jabatan
Dokumen_masuk
:no_dokumen ,dari ,perihal, tanggal,
dibuat_oleh,dokumen, id_disposisi, kd_rak. 3. Many toone(Banyak ke satu) a. Hubungan relasi satu ke banyak berdasarkan ERD diatas adalah entitas dokumen masuk memiliki hubungan banyak ke entitas rak
Gambar 4.49Transformasi Tabel 4 Skema Database : Dokumen_masuk
:no_dokumen ,dari ,perihal, tanggal,
dibuat_oleh,dokumen, id_disposisi, kd_rak Rak
: kd_rak, kd_gudang, blok, nama_rak,, slot,
urutan.
b. Hubungan relasi satu ke banyak berdasarkan ERD diatas adalah entitas dokumen keluar memiliki hubungan banyak ke entitas Rak.
Gambar 4.50Transformasi Tabel 5
71
Skema Database : Dokumen_keluar
: no_dokumen,kepada, perihal, tanggal,
dibuat_oleh, dokumen, kd_rak. Rak
: kd_rak, kd_gudang, blok, nama_rak,, slot,
urutan.
c. Hubungan relasi satu ke banyak berdasarkan ERD diatas adalah entitas rak memiliki hubungan banyak ke entitas kenaikan jabatan.
Gambar 4.51Transformasi Tabel 6 Skema Database : Rak
: kd_rak, kd_gudang, blok, nama_rak,, slot,
urutan. Gudang
: kd_gudang,nama_gudang,status,kd_seksi
\
d. Hubungan relasi satu ke banyak berdasarkan ERD diatas adalah entitas HRD memiliki hubungan banyak ke entitas kenaikan jabatan.
Gambar 4.52Transformasi Tabel 7 Skema Database : 72
Gudang
: kd_gudang,nama_gudang,status,kd_seksi
Seksi
: kd_seksi,seksi
4.4 Perancangan Database Entity Relationship Diagrammerupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dan basis data berdasrkan objek-objek dasar data yaqng mempunyai hubungan antar relasi. Berikut adalah gambar ERD: 1. Nama Tabel
: tb_user 73
Fungsi
: menyimpan data user untuk melakukan login kedalam sistem
Primary Key : Forgeign Key : id_karyawan Tabel 4.14Tabel tb_user Field
Type
Size
Keterangan
NIP
Varchar
30
Username Untuk masuk sistem
Password
Varchar
15
Password untuk masuk kedalam sistem
level
varchar
10
Untuk menentukan level user ketika masuk kedalam sistem
2. Nama Tabel : tb_pegawai Fungsi
: menyimpan data karyawan
Promary Key : NIP Foreign Key : Tabel 4.15Tabel tb_pegawai Field
Type
Size
NIP
Varchar
3o
NIP Pegawai
Nama_pegawai
Varchar
30
Nama Pegawai
pangkat
varchar
25
Pangkat pegawai
gol
Varchar
10
Golongan pegawai
jabatan
varchar
35
Jabatan pegawai
seksi
Date
30
Seksi atau bagian pegawai
3. Nama Tabel
Keterangan
: tb_seksi
Fungsi
: menyimpan data seksi
Primary key
: kd_seksi
Foreign key
: -
74
Tabel 4.16Tabel tb_seksi
Field
Type
Size
Keterangan
Kd_seksi
Varchar
9
Kode seksi
Nama_seksi
Varchar
30
Keterangan nama seksi
4. Nama Tabel
: tb_gudang
Fungsi
: menyimpan data gudang
Primary key
: kd_gudang
Foreign key
:kd_seksi Tabel 4.15 tabel tbljabatan_skrg
Field
Type
Size
Keterangan
Kd_gudang
Varchar
9
Kode gudang
Nama_gudang
Varchar
30
Nama gudang
status
Varchar
5
Status dari gudang
Kd_seksi
Varchar
9
Kode seksi
5. Nama Tabel
: tb_rak
Fungsi
: menyimpan data rak
Primary key
: kd_rak
Foreign key
: kd_gudang
Tabel 4.16 Tabel tb_rak Field
Type
Size
Keterangan
Kd_rak
Varchar
30
Kode rak
Kd_gudang
Varchar
10
Kode gudang
75
Nama_rak
varchar
5
Nama rak
Nama_slot
Varchar
5
Keterangan pelanggaran
Urutan
Varchar
5
Nama urutan dalam rak
Blok
Varchar
5
Blok dalam rak
6. Nama Tabel
: tb_dokkel
Fungsi
: menyimpan data dokumen keluar
Primari key
: no_dokumen
Foreign key
: kd_rak Tabel 4.17 Tabel tb_dokkel
Field
Type
Size
Keterangan
No_dokumen
Varchar
50
Nomor dokumen
Kepada
Varchar
50
Status kontrak
Perihal
text
-
Hal yang ada di dokumen keluar
Tanggal
Date
-
Tanggal dokumen masuk
Dibuat_oleh
Varchar
50
Nama/intansi pembuat dokumen
Dokumen
Text
-
Nama file dokumen yang di uplod
Kd_rak
varchar
30
Kode penyimpanan rak
7. Nama Tabel
: tb_dokmas 76
Fungsi
: menyimpan data dokumen masuk
Primari key
: no_dokumen
Foreign key
: kd_rak Tabel 4.18Tabel tb_dokmas
Field
Type
Size
Keterangan
No_dokumen
Varchar
50
Nomor dokumen
Kepada
Varchar
50
Status kontrak
Perihal
text
-
Hal yang ada di dokumen keluar
Tanggal
Date
-
Tanggal dokumen masuk
dari
Varchar
50
Nama/intansi asal dokumen
Dokumen
Text
-
Nama file dokumen yang di uplod
Kd_rak
varchar
30
Kode penyimpanan rak
Id_disposisi
varchar
20
Id disposisi surat
8. Nama Tabel
: tb_disposisi
Fungsi
: menyimpan data dokumen keluar
Primari key
: id_disposisi
Foreign key
:Tabel 4.19Tabel tb_disposisi
Field
Type
Size
Keterangan
Id_disposisi
Varchar
50
Id pada disposisi
isi
text
-
Isi disposisi
status
varchar
30
Status disposisi
Tanggal
Date
-
Tanggal dibuat disposisi
Dibuat_oleh
Varchar
50
Nama pembuat disposisi
77
4.5
Relasi Antar Tabel Dalam perancangan database di atas terdapat tabel-tabel yang saling
berhubungan. Keterhubungan tabel-tabel tersebut digambarkan dengan relasi antar tabel yang dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
Gambar 4.53 Relasi Antar Tabel
78
4.6
Desain input dan Output 4.6.1 a.
Desain Input Desain Home Tampilan form menu utama ini merupakan tampilan utama
sebelum user menggunakan menu-menu di dalam sistem ini. Berikut ini tampilan dari menu utama:
Gambar 4.54 Home
79
b.
Desain Tampilan Menu Data Pegawai
Gambar 4.55 Desain Menu Data Pegawai
80
c.
Desain Tampilan Menu Data User
Gambar 4.56 Desain Menu Data User d.
Desain Tampilan Data gudang
Gambar 4.57 Desain Menu Data Gudang 81
e.
Desain Tampilan Menu Data Seksi
Gambar 4.58 Desain Menu Data Seksi f.
Desain Tampilan Menu Data Rak
Gambar 4.59 Desain Menu Data rak 82
g.
Desain Tampilan Menu Data Dokumen Keluar
Gambar 4.60 Desain Menu Data Dokumen Keluar h.
Desain Tampilan Menu Data Dokumen masuk
Gambar 4.61 Desain Menu Data Dokumen Masuk 83
4.6.2 a.
Desain Output Desain Home Tampilan form menu utama ini merupakan tampilan utama
sebelum user menggunakan menu-menu di dalam sistem ini. Berikut ini tampilan dari menu utama:
Gambar 4.61Output Home
84
b.
Desain Tampilan Menu Dokumen masuk
Gambar 4.62Menu Dokumen Masuk
85
c.
Desain Tampilan Menu Data Dokumen Keluar
Gambar 4.63MenuDokumen Keluar
86
d.
Desain Tampilan Menu Data Pegawai
Gambar 4.64Menu data Pegawai
87
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Identifikasi Sistem 5.1.1
Identifikasi Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat keras merupakan salah satu komponen terpenting yang memiliki peranan dalam pengeloaan data dan pembuatan suatu aplikasi, sehingga untuk dapat mengimplementasikan sistem informasi yang telah dirancang maka dibutuhkan identifikasi hardware yang digunakan sebagai berikut : a. Laptop Compaq b.
Processor Intel(R) Core(TM)2 CPU T5870 @2.00 GHz 2.00 GHz
c.
RAM 1.00 GB
d.
Harddisk 297 GB
e.
Mouse
f.
Printer MP237
5.1.2
Identifikasi Perangkat Lunak
Identifikasi perangkat lunak (software) yang digunankan untuk mendukung sistem operasi adalah sebagai berikut : a. Windows 7 Ultimate b. Adobe Dreamweaver CS5 c. Xampp Control Panel Version 2.5 d. Mozilla Firefox e. Adobe Photoshop
5.1.3
Identifikasi Kebutuhan Data dan Informasi
Selain Kebutuhan akan perangkat keras dan perangkat lunak untuk membuat sebuah sistem informasi maka dibutuhkan juga inputan (data) yang nantinya akan dioleh sehingga akan menghasilkan sebuah output (informasi). Identifikasi Kebutuhan data dan informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Identifikasi Kebutuhan Data antara lain: -
Data dokumen masuk
-
Data dokumen keluar
88
b. Identifikasi Kebutuhan Informasi antara lain : -
Informasi laporan dokumen masuk
-
Informasi laporan dokumen keluar
5.2 Tampilan Program 5.2.1
Tampilan Menu Utama
Tampilan menu utama terdapat menu untuk pegawai, kepala dan admin untuk login, seperti yang digambarkan pada gambar 5.1berikut :
Gambar 5.1 Tampilan Menu Utama 5.2.2
Tampilan Inputan Dokumen Masuk
Tampilan ini digunakan untuk memasukkan data dokumen masuk, seperti yang digambarkan pada gambar 5.2 berikut :
87
Gambar 5.2 Tampilan Input Dokumen Masuk 5.2.3
Tampilan Input Disposisi
Tampilan ini digunakan untuk memasukkan disposisi dokumen masuk, seperti yang digambarkan pada gambar 5.3 berikut :
5.2.4
Gambar 5.3 Tampilan Input Disposisi Tampilan Data Dakumen Masuk
Tampilan ini digunakan untuk melihat dokumen masuk, seperti yang digambarkan pada gambar 5.4berikut :
87
5.2.5
Gambar 5.4 Tampilan Data Dokumen Masuk Tampilan Menu Admin
Tampilan ini digunakan untuk mengelola menu admin, seperti yang digambarkan pada gambar 5.5berikut :
Gambar 5.5 Tampilan Menu Admin 87
5.2.6
Tampilan Data User
Tampilan ini digunakan untuk menambah, menghapus atau mencari data user, seperti yang digambarkan pada gambar 5.6berikut :
Gambar 5.6 Tampilan Data User 5.2.7
Tampilan Data Gudang
Tampilan ini digunakan untuk menambah, mengedit, menghapus atau mencari data Gudang, seperti yang digambarkan pada gambar 5.7berikut :
Gambar 5.7 Tampilan Data Gudang 87
5.2.8
Tampilan Data Seksi
Tampilan ini digunakan untuk menambah, mengedit, menghapus atau mencari data seksi, seperti yang digambarkan pada gambar 5.8berikut :
Gambar 5.8 Tampilan Data Seksi
5.2.9
Tampilan Data Rak
Tampilan ini digunakan untuk menambah, mengedit, menghapus atau mencari data rak, seperti yang digambarkan pada gambar 5.9berikut :
87
Gambar 5.9 Tampilan Data Rak
5.2.10 Tampilan Laporan Dokumen Masuk Tampilan ini digunakanadmin untukmenginputkan nilai duta wisata, seperti yang digambarkan pada gambar 5.10 berikut :
Gambar 5.10 Tampilan Laporan Dokumen Masuk
87
5.2.11 Tampilan Data Dokumen Keluar Tampilan ini digunakanmenambah, mengedit atau mencari data dokumen keluar, seperti yang digambarkan pada gambar 5.11berikut :
Gambar 5.11 Tampilan Data Dokumen Keluar
5.2.12 Tampilan Laporan Data Dokumen Keluar Tampilan ini adalah laporan data dokumen keluar.Tampilannya bisa dilihat pada gambar 5.12 berikut:
Gambar 5.12 Tampilan Laporan Data Dokumen Keluar
87
87
BAB VI PENUTUP 6.1. Kesimpulan Setelah membuat desain perancangan Sistem Informasi Pengarsipan di Kantor KPBC Kudus penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut, diantaranya : 1. Bagi instansi sistem pengelolaan yang penulis buat ini untuk mempermudah Bagian pengarsipan dalam pengelolaan dibandingkan dengan sistem lama yang masih manual.
6.2
2.
Untuk melihat data arsip secata terkomputerisasi
3.
Memudahkan pegawai dalam menyimpan arsip kantor.\
Saran Beberapa saran yang dapat diberikan sehubungan dengan perancangan
aplikasi yang dibangun ini adalah : 1.
Pemeliharaan sistem harus terus dilaksanakan, sehingga sistem ini berfungsi dengan baik.
2.
Diharapkan untuk para pembaca laporan ini bisa mengembangkan aplikasi dengan lebih baik lagi.
87
LAMPIRAN-LAMPIRAN
xii
