Jurnal Informanika, Volume 2 No.2, Juli-Desember 2016
ISSN :2407-1730
SISTEM INFORMASI PEMASARAN SURAT KABAR HARIAN LAMPUNG EKSPRES BANDAR LAMPUNG
Neni Purwati Fakultas Ilmu Komputer, Informatics & Business Institute Darmajaya Jl. Z.A Pagar Alam No 93, Bandar Lampung - Indonesia 35142 Telp. (0721) 787214 Fax. (0721)700261 e-mail :
[email protected]
ABSTRAK Lampung Ekspres PT. Haga Media Indrajaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang surat kabar harian dan merupakan surat kabar harian tertua di lampung dan sudah memiliki percetakan sendiri dan media massa yang menyajikan berita-berita aktual dari peristiwaperistiwa yang terjadi setiap hari di Lampung maupun di luar daerah lampung. Lampung Ekspres memerlukan suatu sistem untuk mempercepat dan mempermudah proses dalam pemantauan pemasaran SKH atau koran sehingga bagian distribusi, bagian administrasi dan bagian sirkulasi dapat bekerja lebih cepat dan pembuatan laporan pemasaran koran lebih mudah serta hasil informasi yang diperoleh akurat. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi SDLC (System Development Life Cycle). Adapun tahapannya adalah : Perencanaan (Planning), Analisis (Analysis), Desain (Design), Implementasi (Implementation). Sistem Informasi Pemasaran ini dapat meningkatkan produktifitas kerja dengan meningkatnya kualitas hasil pekerjaan dan meningkatnya efisiensi kerja, dapat menghemat waktu kerja dan waktu pengambilan keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah, sangat membantu untuk keakuratan data apabila diperlukan kecepatan dalam pembuatan laporan, dengan telah tertampungnya data pada data base sehingga proses pencarian data ketika diperlukan dapat dilakukan dengan cepat. Kata Kunci : Sistem Informasi, Pemasaran, SDLC (System Development Life Cycle)
63 68 67 65 65
I. PENDAHULUAN Lampung Ekspres PT. Haga Media Indrajaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang surat kabar harian dan merupakan surat kabar harian tertua di lampung dan sudah memiliki percetakan sendiri. Surat Kabar Harian (SKH) Lampung Ekspres memiliki alamat : Kantor Redaksi, Tata-usaha dan Percetakan Jalan Urip Sumohardjo No. 88, Gunungsulah, Sukarame, Bandarlampung No Telepon: 0811-798335, Faksmili: 0721-771613 dan E-mail:
[email protected]. Surat Kabar Harian (SKH) LAMPUNG EKSPRES merupakan media massa yang menyajikan beritaberita aktual dari peristiwa-peristiwa yang terjadi setiap hari di Lampung maupun di luar daerah lampung, adapun berita yang dimuat adalah berita politik, kriminal, olahraga, ekonomi, budaya, hiburan dan ilmu pengetahuan serta teknologi yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang perkembangan Negara Indonesia dan dunia internasional pada umumnya.Seiring berkembangnya SKH LAMPUNG EKSPRES diperlukan suatu sistem komputerisasi yang dirancang untuk mempercepat dan mempermudah proses dalam pemantauan pemasaran SKH atau koran sehingga bagian distribusi, bagian administrasi dan bagian sirkulasi dapat bekerja lebih cepat dan pembuatan laporan pemasaran koran lebih mudah serta hasil informasi yang diperoleh akurat, oleh karena itu solusi (alternatif) yang tepat untuk memperbaiki kondisi tersebut adalah dengan membangun sistem yang diberi nama “Sistem Informasi Pemasaran Surat Kabar Harian Lampung Ekspres Bandar Lampung”
68 67 65 65 64
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Definisi Sistem Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan oleh Jerry FitzGerald, Ardra F. FiztGerald dan Warren D. Stallings, Jr. adalah sebagai berikut : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” [1]. Definisi sistem dilihat dari pendapat Teguh W. [6] adalah sebagai berikut : “Suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”. 2.2. Definisi Informasi Sedangkan menurut Edhy Sutanta [5] informasi didefinisikan sebagai berikut : “Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan”. Sedangkan datadidefinisikan oleh Raymond McLeod, Jr. adalah : “Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai” [4] 2.3 Definisi Sistem Informasi Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan” [1].
Normalisasi digunakan sebagai teknik analisis data pada database, sehingga dapat diketahui apakah pembuatan tabel – tabel yang terelasi dalam database itu sudah baik. Kondisi sudah baik yaitu suatu kondisi pada saat proses insert, update, delete dan modifikasi pada satu atau beberapa atribut suatu tabel tidak berpengaruh terhadap integritas data yang lain dalam satu hubungan relasi database.
2.4. Alat-alat Pengembangan Sistem Pada sub bab ini akan diuraikan mengenai alat-alat yang digunakan dalam pengembangan sistem, antara lain : diagram konteks (diagram contex), diagram arus data (data flow diagram/DFD), dan normalisasi. 2.4.1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu alat yang digunakan untuk menggambarkan aliran data dan interaksi dalam sistem secara umum. Simbol yang digunakan dalam diagram konteks sama dengan simbol yang digunakan pada diagram arus data.
2.4.3.1 Langkah-langkah Normalisasi Langkah – langkah Normalisasi terdiri dari : 1. Unnormalization Form Bentuk yang tidak normal dimaksudkan suatu kumpulan data yang akan diolah yang diperoleh dari formatformat yang beraneka ragam, masih terdapat duplikasi, bisa saja tidak sempurna atau tidak lengkap, dan sesuai fakta lapangan. Bentuk ini didapat dari dokumen yang ada dilapangan atau manual dengan atribut bukan nilai sederhana.
2.4.2 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Diagram Arus Data (DFD) adalah suatu alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhitungkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan lain sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya : file kartu, harddisk, disket dan lain-lain).
2. First Normal Form (1NF) Suatu tabel dianggap normal ke satu (1NF) jika : - Tidak terdapat baris yang bernilai ganda atau duplikat. - Masing - masing baris bernilai tunggal dan tidak bernilai null. Langkah – langkah : - Isikan setiap data bernilai tunggal dan tidak null - Membuang perulangan data dalam satu baris dengan baris yang lain.
2.4.3. Normalisasi Normalisasi merupakan suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih yang tidak lagi memiliki masalah tersebut [2]. Ada juga yang berpendapat normalisasi adalah proses penyusunan tabel-tabel yang tidak redundan (dobel), yang dapat menyebabkan anomali yaitu proses basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan (Misalnya menyebabkan data tidak konsisten atau membuat data hilang ketika data yang lain dihapus).
3. Second Normal Form (2NF) Bentuk normal kedua (2NF) terpenuhi jika : - Harus telah berbentuk normal pertama (1NF).
65 68 67 65 65
- pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional pada primary key secara utuh. Suatu atribut dikatakan ketergantungan fungsional jika harga pada atribut tersebut menentukan harga dari atribut yang lain. Misalnya, nim → mhs_nama. Langkah – langkah : Jika terdapat atribut yang bergantung terhadap atribut bukan kunci utama dan merupakan atribut kunci maka pecah menjadi table baru.
-
Setiap determinan atribut-atribut relasi adalah kunci relasi atau kandidat kunci. - BCNF dapat memiliki lebih dari satu kunci. - BCNF hampir sama dengan 3NF. Langkah-langkah : Hilangkan dependensi pada bukan kunci kandidat. 6. Fourth Normal Form (4NF) Dilakukan jika terdapat anomali pada (3NF). 7. Fifth Normal Form (5NF) Langkah ini untuk memecah relasi menjadi dua sehingga relasi tersebut tidak digabungkan kembali manjadi satu dan jika terdapat anomali pada (5NF).
4. Third Normal Form (3NF) Bentuk normal ketiga (3NF) terpenuhi jika : - Harus telah berbentuk normal kedua (2NF). - Tidak terdapat anomali-anomali hasil dari ketergantungan transitif. Ketergantungan transitif adalah ketergantungan fungsional antara 2 atau lebih atribut bukan kunci. Langkah – langkah : - Pastikan semua atribut non kunci bergantung penuh terhadap atribut kunci. - Pisahkan menjadi tabel baru jika menemukan ketergantungan transitif dalam tabel tersebut.
2.5 Bahasa Pemrograman Microsoft Visual Basic atau sering disebut dengan VB adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis GUI (Graphical User Interface). VB merupakan perangkat otomatis, dengan bantuan intelligent IDE (Integrated Development Integration) yang akan membantu user dalam penulisan kode program yang akan ditampilkan secara otomatis. Pada VB dikenal dengan metode drag-drop yang akan berguna dalam menyingkat proses perancangan interface maupun dalam proses pengeditan kode program [3].
5. Boyce Codd Normal Form (BCNF) Secara praktis tujuan analisis database cukup sampai pada 3NF, akan tetapi dalam kasus tertentu lebih baik bila dapat mencapat BCNF. Beberapa pemikir menyamakan antara 3NF dengan BCNF. Bentuk normal BCNF terpenuhi jika : - Masing-masing atribut utama bergantung fungsional penuh pada masing kunci dimana kunci tersebut bukan bagiannya.
III. METODE PENELITIAN 3.1. Metode Pengumpulan Data, Pengumpulan data dikerjakan dengan wawancara, observasi, dan studi pustaka.
66
68 67 65 65
3.2. Metodologi pengembangan sistem Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi SDLC (System Development Life Cycle). Adapun tahapannya adalah : Perencanaan (Planning), Analisis (Analysis), Desain (Design), Implementasi (Implementation) [7]. 3.2.1. Perencanaan (Planning) Prosedur kerja pada bagian yang bertanggungjawab terhadap proses pemasaran SKH Lampung Ekspres antara lain sebagai berikut : 1. Bagian Distribusi Bertanggungjawab kepada : Kepala Bagian Keuangan. Tugasnya adalah : a. Entri Biodata pelanggan dan entri data pengiriman koran b. Membuat daftar pengiriman koran c. Entri data penjualan koran d. Membuat daftar penjualan koran 2. Bagian Administrasi Bertanggungjawab kepada : Kepala Bagian Keuangan. Tugasnya adalah : Membuat laporan penjualan koran berdasarkan daftar koran yang terjual oleh bagian distribusi. 3. Bagian Sirkulasi Bertanggungjawab kepada : Bagian Distribusi. Tugasnya adalah : a. Mengirimkan koran berdasarkan daftar yang telah dibuat oleh bagian distribusi. b. Meminta tanda tangan kepada penerima koran sebagai bukti pengiriman) pada daftar pengiriman koran. 3.3. Analisis (Analysis) Secara umum proses menjadi pelanggan koran Lampung Ekspres ada 2
yaitu : (1) pelanggan yang datang sendiri dan (2) pelanggan yang dicari oleh pegawai khusus (sales) atau Account Excecutive (AE). Adapun pelanggan koran ada 2 jenis : 1. Inkaso yaitu pelanggan/agen tetap yang diwajibkan membayar koran di awal bulan sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Konsinyasi yaitu pelanggan/agen yang menerima koran titipan dan koran yang tidak terjual (tidak laku) dapat dikembalikan. Pengiriman koran ada 4 jenis antara lain : 1. Inkaso 2. Konsinyasi 3. Promosi (pengiriman koran dalam rangka promosi) 4. Gratis (pengiriman koran secara gratis (cuma-cuma) Permasalahan yang sering dihadapi dari sistem yang berjalan adalah : 1. Pada bagian distribusi proses pembuatan daftar pelanggan, daftar pengiriman koran, daftar penjualan koran dan pada bagian administrasi pembuatan laporan penjualan koran, dilakukan secara manual dengan menuliskan pada kertas/buku, apabila SKH Lampung Ekspres akan semakin berkembang dan semakin banyak pelanggannya dimasa yang akan datang akan mengalami hambatan karena akurasi datanya tidak terjamin, pencarian datanya sangat sulit dan lambat untuk dilakukan. 2. Sistem juga tidak memiliki backup data, sehingga data pelanggan, data pengiriman koran, data penjualan koran dan laporan penjualan koran, akan sulit ditemukan ketika mengalami kehilangan arsip, dan berakibat pada informasi yang dihasilkan akan salah.
67 68 67 65 65
3.4. Desain (Design) Proses bisnis sistem informasi pemasaran SKH Lampung Ekspres adalah sebagai berikut: Pelanggan yang akan berlangganan koran mengisi blanko pelanggan yang sudah disediakan sebagai bukti persetujuan berlangganan. Berdasarkan data pelanggan, bagian distribusi akan membuat daftar pengiriman
koran, yang akan dijadikan data untuk pengiriman koran oleh bagian sirkulasi, kemudian data pengiriman koran akan dijadikan sebagai dasar pembuatan laporan penjualan oleh bagian administrasi. Adapun sistem yang diusulkan dapat dilihat pada gambar konteks diagram berikut :
Gambar 1. Diagram Konteks
3.5. Implementasi (Implementation) Dilakukan simulasi pada data SKH Lampung Ekspres dengan mengentrykan ke dalam aplikasi yang telah dibuat menggunakan bahasa pemrograman visual basic versi 6.0 dengan database menggunakan Microsoft Access dan
Crystal Report pelaporannya.
sebagai
tools
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Menu Utama Program atau aplikasi ini dapat dijalankan dengan memasukkan password pada tampilan berikut :
Gambar 2. Password Setelah password yang diinputkan benar maka akan tampil menu utama program berikut :
Gambar 3. Menu Utama Ada 2 Menu di dalam Menu Utama, yaitu : 1. Menu Master 2. Menu Transaksi 68 68 67 65 65
Sub menu master Entry Data Pelanggan/agen digunakan untuk mengentry data pelanggan/agen SKH Lampung Ekspres. Tampilan Entry Data Pelanggan/agen adalah sebagai berikut :
4.2. Menu Master Pada program aplikasi ini terdapat menu Master yang berisi Entry Data Pelanggan/agen dan Entry Data Tagihan. 4.2.1. Menu Entry Data Pelanggan/Agen
Gambar 4. Entry Data Pelanggan/Agen 4.2.2. Menu Entry Data Tagihan Sub menu master Entry Data Tagihan digunakan untuk mengentry data tagihan pembayaran SKH Lampung Ekspres. Tampilan Entry Data Tagihan adalah sebagai berikut :
Gambar 5. Entry Data Tagihan 4.3. Menu Transaksi Pada program aplikasi ini juga terdapat menu Transaksi yang berisi antara lain : Update Data Pengiriman dan Update Data Penjualan. 4.3.1. Update Data Pengiriman Pembuatan daftar pengiriman koran diperlukan data berdasarkan pengajuan dari pelanggan/agen yaitu dengan mengentry data pengajuan pengiriman koran pada sub menu update data pengiriman koran, berikut tampilan programnya :
Gambar 6. Entry Data Pengiriman
69 68 67 65 65
melakukan entry data penjualan koran terlebih dahulu, adapun tampilan program untuk entry data penjualan adalah sebagai berikut :
4.3.2. Update Data Penjualan. Pada sub menu update data penjualan digunakan untuk membuat daftar penjualan koran dengan cara
Gambar 7. Entry Data Penjualan
V. SIMPULAN Penelitian ini menghasilkan Sistem Informasi Pemasaran SKH Lampung Ekpres yang dapat disimpulkan bahwa : 1. Penerapan Sistem Informasi Pemasaran ini dapat meningkatkan produktifitas kerja dengan meningkatnya kualitas hasil pekerjaan dan meningkatnya efisiensi kerja. 2. Penerapan Sistem Informasi Pemasaran ini dapat menghemat waktu kerja dan waktu pengambilan keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah. 3. Penerapan Sistem Informasi Pemasaran ini sangat membantu untuk keakuratan data apabila diperlukan kecepatan dalam pembuatan laporan. 4. Penerapan Sistem Informasi Pemasaran ini sangat membantu, karena dengan telah tertampungnya data pada data base sehingga proses pencarian data ketika diperlukan dapat dilakukan dengan cepat.
Kadir, Abdul. (2009). Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional, Andi Offset, Yogyakarta. Kusumo Ario Suryo, 2003, Latihan Microsot Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta. McLeod Jr. Raymond& Schell George P., 2008, Management System Information (Sistem Informasi Manajemen), Edisi 10, Salemba Empat, Jakarta. Sutanta Edhy, 2010, Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual, Andi Yogyakarta. Wahyono Teguh, 2008, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Graha Ilmu Yogyakarta. Valacich Joseph S., George Joey F., Hoffer Jeffrey A., 2012, Essentials of Systems Analysis & Design, Pearson Education, Inc.
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto H.M, 2006, Analisis & Desain SistemInformasi, Yogyakarta, Andi Offset. 68 67 65 65
70
