Panduan Penggunaan Portal Pegawai
UNIVERSITAS GADJAH MADA 2013
1
PENGANTAR Portal Pegawai kembali hadir sebagai layanan kepegawaian yang disediakan oleh Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) bagi pegawai di lingkungan UGM. Melalui portal ini, pegawai dapat mengakses dan melakukan verifikasi data kepegawaian yang tersimpan di Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM). Data yang bersifat "Riwayat" dapat langsung diperbaharui melalui Portal Pegawai. Data yang bersifat "Mutasi" merupakan rekaman berkas formal, sehingga jika dijumpai data yang belum tepat dapat diinformasikan melalui petugas SDM di masing-masing unit kerja. Portal Pegawai telah terintegrasi dengan Direktorat Akademik dan LPPM. Data riwayat mengajar bersumber dari SIA (Sistem Informasi Akademik) - Direktorat Akademik. Data penelitian, publikasi dan pengabdian masyarakat bersumber dari AIR (Academic Information Resources)-LPPM. Data riwayat tersebut, sekiranya dipandang belum lengkap, dapat menghubungi enumerator aplikasi di masing-masing unit kerja. Saat ini hanya beberapa unit kerja yang belum terintegrasi dengan SIA UGM (FEB, Fak. Psikologi, Fak. Pertanian dan Fak. Kedokteran). Semoga dalam waktu dekat akan bergabung dengan aplikasi SIA UGM. Sekiranya tidak dijumpai data riwayat mengajar, perlu dipastikan kesesuaian NIP yang tersimpan pada SIA. Pegawai dapat mengakses Portal Pegawai dengan menggunakan login sesuai email UGM. Seluruh pengguna email @ugm.ac.id, @mail.ugm.ac.id serta @law.ugm.ac.id dapat mengakses Portal Pegawai. Bagi pengguna email lainnya (misal: feb.ugm.ac.id, tsipil.ugm.ac.id) masih dalam proses integrasi dengan layanan email UGM (PSDI). Bagi pengguna email UGM yang terkendala login, perlu memastikan kebenaran informasi nama yang terdaftar di email UGM. Pada masa mendatang, Portal Pegawai akan terus disempurnakan, diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya, serta diperkaya dengan berbagai layanan mandiri. Semoga bermanfaat. Seksi Data dan Statistik Direktorat SDM
2
Daftar Isi PENGANTAR............................................................................................................................2 PENDAHULUAN......................................................................................................................4 ....................................................................................................................................................4 Email UGM............................................................................................................................4 Register User..........................................................................................................................4 DATA PRIBADI ....................................................................................................................................................5 Dokumen................................................................................................................................5 Ubah Dokumen...................................................................................................................5 Tampilkan Dokumen..........................................................................................................5 Simpan dokumen................................................................................................................5 Data Ringkas..........................................................................................................................5 Daftar Riwayat Hidup............................................................................................................5 Data Pegawai .........................................................................................................................5 RIWAYAT...................................................................................................................................5 Pekerjaan................................................................................................................................5 Tambah Riwayat Pekerjaan..............................................................................................5 Ubah Riwayat Pekerjaan....................................................................................................6 Hapus Riwayat Pekerjaan...................................................................................................6 Pengabdian Masyarakat..........................................................................................................6 Pendidikan..............................................................................................................................6 Penghargaan ..........................................................................................................................6 Penelitian................................................................................................................................6 Dosen Mengajar di Luar.........................................................................................................6 Tambah Riwayat Dosen Mengajar di Luar.........................................................................6 Ubah Riwayat Dosen Mengajar di Luar.............................................................................6 Hapus Riwayat Dosen Mengajar di Luar...........................................................................6 Organisasi...............................................................................................................................6 Tambah Data Organisasi.....................................................................................................6 Ubah Data Organisasi.........................................................................................................7 Hapus Data Organisasi.......................................................................................................7 Pelatihan ................................................................................................................................7 Kunjungan Ke Luar Negeri ...................................................................................................7 Mengajar.................................................................................................................................7 MUTASI.....................................................................................................................................7 3
Masa Kerja Penyesuaian........................................................................................................7 Kenaikan Gaji Berkala...........................................................................................................7 Hukuman................................................................................................................................7 Pangkat/Golongan..................................................................................................................7 Jabatan Struktural...................................................................................................................7 Jabatan Fungsional.................................................................................................................7 Satuan Kerja...........................................................................................................................7 DP3.........................................................................................................................................7 PRESENSI.................................................................................................................................7 Rekapitulasi............................................................................................................................8 Log out.......................................................................................................................................8
4
PENDAHULUAN
Portal
pegawai
dapat
http://portal.simaster.ugm.ac.id.
Agar
diakses
dapat
melalui
menggunakan
portal
pegawai, setiap pegawai di lingkungan UGM dapat menggunakan username dan password email UGM. Ketentuan mengenai penggunaan email
ini
telah
diatur
dalam
Peraturan
Rektor
UGM
Nomor
21/P/SK/HT/2009 tentang Layanan Email, Hosting, dan Identitas Tunggal Universitas. Email UGM Cara untuk mendapatkan email UGM adalah sebagai berikut : 1. Calon
Pengguna/Pendaftar
alamat
Email/Hosting
dapat
dengan
mendaftarkan
cara
melakukan
pemintaan Pendaftaran
Email/Hosting melalui formulir online Pendaftaran Email di http://mail.ugm.ac.id/wmail. 2. Pengguna harus memilih identitas akun (user ID untuk login) yang memuat bagian dari nama Pengguna. 3. Formulir yang telah diisi akan diperiksa keabsahan datanya oleh Petugas Layanan. Pemeriksaan ini dilakukan dengan cara: a. Dosen/Karyawan yang telah sebagai Pegawai Negeri Sipil, verifikasi dapat dilakukan oleh Petugas Pelayanan dengan mencocokkan data yang ada di HRIS. Bila data sesuai, maka Petugas Pelayanan akan memberikan persetujuan dan
melakukan
aktifasi
akun
tanpa
perlu
meminta
kehadiran Pengguna. Bila data tidak sesuai atau tidak 5
ditemukan maka Pengguna harus hadir di PSDI untuk melengkapi
kekurangan
data
yang
diperlukan
untuk
aktifasi. b. Pengguna dengan status sebagai tenaga honorer dengan SK dekan/lembaga tetap diminta untuk menunjukkan surat/kartu pegawai dari unitnya masing-masing ke front desk agar akun mail/hosting di antrian segera bisa disetujui dan digunakan. 4. Bila lebih dari dua bulan dari saat pengajuan pengguna belum melengkapi
kekurangan
data
yang
berakibat
akun
belum
diaktifkan, maka akun mail/hosting yang ada di antrian akan dihapus. Berikut adalah langkah-langkah untuk mendaftarkan email : 1. Buka laman http://mail.ugm.ac.id/wmail
2. Pilih Email Formulir, maka akan ditampilkan form Formulir Pendaftaran Email
6
3. Isikan data yang dibutuhkan kemudian klik tombol aksi Daftar. Penamaan email mempunyai ketentuan harus memuat nama pegawai yang tercantum dalam SK pengangkatan. Misal terdapat pegawai yang mempunyai nama
Fajar
Nur
Ridlo
[email protected].
Utomo Tidak
maka
nama
diperkenankan
emailnya membuat
format nama lainnya kecuali username telah digunakan. 4. Email yang baru saja didaftarkan akan masuk pada daftar
antrian
email.
Petugas
layanan
email
akan
melakukan verifikasi apakah pengguna telah terdaftar di HRIS jika sudah maka statusnya akan segera diaktifkan dan pengguna langsung dapat menggunakan email, apabila data pengguna belum terdapat di HRIS maka diperkenan untuk
melengkapi
berkas
(SK
Pengangkatan,
dan
sebagainya) untuk ditunjukkan ke PSDI sebagai syarat aktivasi email. Register User Portal pegawai mengharuskan setiap pegawai memiliki email UGM agar dapat login ke portal pegawai. Setelah login pengguna akan diberikan form untuk registrasi supaya mempunyai hak untuk mengakses portal pegawai. 7
Isikan data yang dibutuhkan kemudian klik tombol aksi Konfirmasi.
8
DATA PRIBADI Menu Data Pribadi terdiri dari submenu Dokumen, Data Ringkas, Daftar Riwayat Hidup dan Data Pegawai. Menu ini digunakan untuk mengelola informasi data pribadi pegawai yang bersangkutan. Dokumen Submenu Dokumen merupakan fasilitas yang disediakan untuk mengubah, menampilkan dan menyimpan berkas data pribadi yang telah diunggah.
Ubah Dokumen
Berikut ini adalah langkah untuk mengubah Dokumen pegawai di portal pegawai : 1. Klik icon
Ubah maka akan muncul tampilan form untuk
mengubah data
9
2. Lakukan perubahan pada data yang dimaksud kemudian klik tombol Ubah 3. Jika telah terdapat konfirmasi berarti pengubahan data berhasil dilakukan
Tampilkan Dokumen
Berikut ini adalah langkah untuk menampilkan Dokumen pegawai : 1. Klik icon Tampilkan maka akan ditampilkan dokumen yang dipilih untuk ditampilkan. Pada contoh ditampilkan dokumen yang berupa berkas kartu GMC.
2. Klik icon dokumen.
Kembali untuk kembali ke halaman daftar
10
Simpan dokumen
Menu Simpan dokumen digunakan untuk mengunduh berkas dan menyimpannya di lokal komputer. Berikut ini adalah langkah untuk menyimpan Dokumen pegawai dari portal pegawai : 1. Klik icon Simpan maka akan muncul jendela informasi untuk menyimpan berkas ke lokal komputer
2. Klik tombol OK maka berkas akan tersimpan di lokal komputer. Data Ringkas Menu Data Ringkas merupakan fasilitas untuk menampilkan informasi pegawai secara ringkas. Pilih Menu Data Pribadi Data Ringkas, maka akan tampil data ringkas pegawai yang dipilih.
Pada submenu ini dapat juga dilakukan pencarian data ringkas pegawai berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Dengan cara memilih
11
tombol
maka akan ditampilkan opsi-opsi untuk melakukan
pencarian berdasarkan kriteria tertentu.
Jika kriteria-kriteria telah dipilih lakukan klik tombol aksi
maka
akan ditampilkan informasi data ringkas mengenai pegawai yang telah dipilih. Daftar Riwayat Hidup Sub menu Daftar Riwayat Hidup merupakan fasilitas yang diberikan untuk menampilkan informasi pribadi pegawai secara lengkap. Pilih Menu Daftar Pribadi Daftar Riwayat Hidup.
12
Pada bagian bawah terdapat menu-menu mengenai hal-hal yang terkait dengan riwayat pegawai yang bersangkutan. Klik pada salah satu opsi maka akan ditampilkan informasi detailnya.
Data Pegawai Pada sub menu Data Pegawai akan ditampilkan informasi terkait data kepegawaian pegawai yang bersangkutan.
Tombol aksi Ubah digunakan untuk mengubah data jika di kemudian hari terdapat perubahan data. Pegawai yang bersangkutan dapat mengubah datanya sendiri.
13
RIWAYAT Menu
Riwayat
terdiri
dari
sub
menu
Pekerjaan,
Pengabdian
Masyarakat, Pendidikan, Penghargaan, Penelitian, Organisasi, Pelatihan , Dosen Mengajar, Seminar, Pelatihan, Kunjungan Ke Luar Negeri, Keahlian, Mengajar, dan Membimbing. Data yang bersifat "Riwayat" dapat langsung diperbaharui melalui Portal Pegawai ini. Pekerjaan Sub menu Pekerjaan merupakan menu untuk mengelola riwayat pekerjaan pegawai meliputi riwayat Nama Unit, Jabatan, periode pekerjaan.
Tambah Riwayat Pekerjaan
Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah riwayat pekerjaan : 1. Klik tombol aksi Tambah, maka akan ditampilkan form tambah Riwayat Pekerjaan 2. Tambahkan data riwayat pekerjaan yang akan ditambahkan kemudian klik tombol aksi Tambah. Pastikan kolom yang bertanda bintang telah terisi datanya.
14
3. Jika konfirmasi tambah data telah ditampilkan maka data telah tersimpan dalam sistem
Ubah Riwayat Pekerjaan
Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubah riwayat pekerjaan : 1. Klik tombol aksi Ubah, maka akan ditampilkan form ubah Riwayat Pekerjaan 2. Lakukan perubahan data riwayat pekerjaan kemudian klik tombol aksi Ubah. Pastikan kolom yang bertanda bintang telah terisi datanya.
3. Jika konfirmasi perubahan data telah ditampilkan maka data telah tersimpan kembali dalam sistem
Hapus Riwayat Pekerjaan
Berikut pekerjaan :
adalah
langkah-langkah
untuk
menghapus
riwayat
1. Klik icon maka akan tampil form konfirmasi hapus data mutasi pekerjaan pegawai
15
2. Apabila telah yakin bahwa data akan dihapus maka klik tombol aksi Hapus 3. Jika konfirmasi tambah hapus telah ditampilkan maka data telah terhapus dalam sistem
Pengabdian Masyarakat Pendidikan Sub menu Pendidikan merupakan fasilitas yang disediakan untuk melihat riwayat pendidikan pegawai.
Klik icon aksi
Detail maka akan ditampilkan informasi lengkap
mengenai tingkat pendidikan yang ditempuh pegawai yang bersangkutan.
16
Penghargaan Penelitian Dosen Mengajar di Luar Sub menu Dosen Mengajar di Luar merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat Dosen mengajar di luar UGM.
Tambah Riwayat Dosen Mengajar di Luar
Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah data riwayat dosen mengajar di luar : 1. Klik tombol aksi maka akan tampil form untuk menambahkan data riwayat dosen mengajar di luar.
17
2. Lakukan pengisian data terutama pada kolom yang bertanda bintang kemudian klik tombol aksi Tambah 3. Jika konfirmasi penambahan data telah tampil maka data telah tersimpan di sistem. Ubah Riwayat Dosen Mengajar di Luar
Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubah data riwayat dosen mengajar di luar : 1. Klik icon Ubah maka akan tampil form untuk mengubah data riwayat dosen mengajar di luar.
2. Lakukan perubahan data riwayat dosen mengajar di luar kemudian klik tombol aksi Ubah. 3. Jika konfirmasi bahwa perubahan data telah berhasil berarti proses pengubahan data telah berhasil dilakukan. Hapus Riwayat Dosen Mengajar di Luar
Berikut adalah langka-langkah untuk menghapus data riwayat dosen mengajar di Luar : 1. Klik tombol icon Hapus maka akan tampil konfirmasi bahwa yang dipilih akan dihapus.
18
2. Klik tombol Hapus maka data yang dipilih akan dihapus dari sistem Organisasi Sub menu Organisasi merupakan fasilitas yang disediakan untuk melihat riwayat organisasi pegawai. Tambah Data Organisasi
Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah data organisasi pada portal pegawai. 1. Klik timbol aksi maka akan tampil form tambah data organisasi 2. Isikan data yang diperlukan, kolom bertanda bintang harus diisikan datanya kemudian klik tombol aksi Tambah
19
3. Jika konfirmasi bahwa penambahan data telah berhasil berarti proses penambahan data telah berhasil dilakukan.
Ubah Data Organisasi
Berikut adalah langkah untuk mengubah data organisasi pada porta pegawai : 1. Klik tombol icon Ubah maka akan muncul form untuk mengubah data organisasi 2. Lakukan perubahan data organisasi kemudian klik tombol aksi Ubah.
3. Jika konfirmasi bahwa pengubahan data telah berhasil berarti proses pengubahan data telah berhasil dilakukan.
20
Hapus Data Organisasi
Berikut adalah langkah-langkah untuk menghapus data organisasi dari portal pegawai : 1. Klik tombol icon Hapus maka akan tampil konfirmasi data akan dihapus 2. Apabila telah memastikan bahwa data akan dihapus maka klik tomnol aksi Hapus
3. Jika konfirmasi bahwa penghapusan data telah berhasil berarti proses pengubahan data telah berhasil dilakukan.
Pelatihan Kunjungan Ke Luar Negeri Mengajar Sub menu mengajar merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat mengajar pegawai yang bersangkutan.
21
Informasi yang ditampilkan merupakan data yang berasal dari Sistem informasi Akademik. Data tersebut hanya bisa dibaca, jika menginginkan perubahan dapat menghubungi Direktorat Akademik. Pada kolom Semester pilih periode semester untuk menampilkan mata ajar untuk ditampilkan kemudian klik tombol aksi akan ditampilkan rincian data mengenai data yang dimaksud.
Cari maka
22
MUTASI Menu Mutasi terdiri dari sub menu Masa Kerja Penyesuaian, Kenaikan Gaji Berkala, Hukuman, Pangkat/Golongan, Jabatan struktural, Jabatan Fungsional, Satuan Kerja, dan DP3. Masa Kerja Penyesuaian Kenaikan Gaji Berkala Sub menu Kenaikan Gaji Berkala merupakan fasilitas yang disediakan untuk melihat riwayat kenaikan gaji berkala pegawai yang bersangkutan.
Klik tombol icon
Detail untuk melihat informasi rinci mengenai
data Kenaikan Gaji Berkala,
23
dan klik tombol icon
untuk mengunduh berkas Surat Keputusan
terkait Kenaikan Gaji Berkala tersebut.
Hukuman Pangkat/Golongan Sub menu Pangkat/Golongan merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat mengenai pangkat/golongan pegawai yang bersangkutan.
24
Klik tombol Detail untuk menampilkan informasi lengkap mengenai Pangkat/Golongan pegawai yang bersangkutan.
dan klik tombol Lihat SK untuk mengunduh berkas terkait Surat Keputusan Pangkat/Golongan tersebut. Jabatan Struktural Jabatan Fungsional Satuan Kerja DP3 Sub menu DP3 merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat DP3 pegawai yang bersangkutan.
25
Klik tombol
Detail untuk menampilkan informasi rinci mengenai
DP3.
PRESENSI Menu presensi digunakan untuk mengelola presensi pegawai. Modul presensi telah terhubung dengan alat perekam sidik jari yang telah terintegrasi di seluruh UGM sehingga pegawai dapat presensi dengan alat perekam sidik jari di seluruh UGM tidah harus di unit yang bersangkutan.
Pilih periode bulan yang akan diunduh rekapitulasinya kemudian klik tombol aksi
Cari maka akan tampil data yang dimaksud. 26
Tombol
digunakan untuk mengunduh berkas untuk
disimpan ke lokal komputer. Rekapitulasi
Log out Keluar dari sistem
27
