Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa
Nevertety F Papilaya
Inne Gartina Husein, S.kom., M.T
N. Ali Hanifa, ST
Nevertety.f@
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom Bandung Tahun Pelaksanaan Sidang
ABSTRAK
Ketiadaa Ketiadaan n sistem sistem terkompu terkomputeris terisasi asi telah telah membuat membuat kantor kantor Badan Badan Pemberday Pemberdayaan aan Masyarak Masyarakat at dan Pemerintah (BPMD) lambat dalam melakukan proses absensi, sehingga dampaknya akan sulit untuk melakukan perhitungan perhitungan gaji yang berupa tambahan penghasilan pegawai pegawai untuk setiap bulan. Proses absensi yang dilakukan sebelumnya adalah absensi secara manual yaitu absensi pegawai ditulis pada sehelasi kertas dan direkep setiap bulan untuk keperluan keperluan perhitungan penggajian penggajian pegawai di kantor BPMPD. Aplikasi Aplikasi Absensi Absensi dan Penggajia Penggajian n Pegawai Pegawai berbasis berbasis web ini dikemba dikembangkan ngkan dengan dengan mengguna menggunakan kan perangkat lunak macromedia dreamweaver 8 dan XAMPP. Paket-paket aplikasi yang kita perlukan dalam merancang sebuah situs yang baik seperti appache web server, PHP d an mysql sebagai databasenya telah tersedia di XAMPP. Dengan Dengan adanya adanya Aplika Aplikasi si Absens Absensii dan Pengga Penggajia jian n ini sangat sangatlah lah dibutu dibutuhka hkan n untuk untuk melak melakuka ukan n perhit perhitung ungan an jam kerja kerja dan dan gaji gaji karya karyawa wan n setiap setiap bulana bulanan. n. Sehing Sehingga ga sistem sistem sangat sangat bergun berguna a untuk untuk mengimplementasikan mengimplementasikan masalah yang dialami oleh BPMD Kata kunci: aplikasi, aplikasi, absensi, penggajian, penggajian, php, mysql
1
PENDAHULUAN
Bagian isi jurnal dibagi menjadi dua kolom yang sama besar, dengan ketentuan penulisan yang lain sama dengan penulisan pada abstrak.
Latar Belakang
Setiap instansi memerlukan asset pokok yang disebut sumber daya manusia atau pekerja sebagai
pelaksana
aktivitas
organisas organisasi/per i/perusaha usahaan, an, sumber sumber daya tersebut tersebut sangat penting dalam menentukan keberhasilan.
Dalam suatu perusahaan kebijakan sangat
dan mempercepatpekerjaan khususnya proses
diperlukan terutama kebijakan dalam instansi
absensi pegawai dan perhitungan TP karyawan.
yang dapat dilihat dari kedisiplinan pegawai dan
2
totalitas
dalam
perusahaan.
kedisiplinan
pegawai merupakan tolak ukur dalam melihat
Maka
diusulkan
dibangun
aplikasi
absensi dan
kinerja setiap pegawai. Salah satu unsur penting
3 penggajian pegawai berbasis web untuk
untuk menilai kinerja karyawan adalah absensi
memudahkan dari pihak kepegawaian
yang mempengaruhi gaji dalam hal ini berupa
dalam mengelolah data absensi dan
tambahan penghasilan (TP) atau tunjangan
pihak
pegawai secara periodik.
tambahan penghasilan para pegawai.
Badan
Pemberdayaan
Masyarakat
4
keuangan
1.2
dalam
menghitung
Rumusan Masalah
Pemerintah Desa (BPMPD) Provinsi Jawa Barat yang merupakan suatu badan atau instansi
1. Bagaimana mencatat presensi pegawai baik
sebagai dasar penyusunan dan pelaksanaan
jam datang maupun jam pulang secara tepat
kebijakan
waktu?
serta
program-program
pemberdayaan masyarakat desa sebagai acuan
2. Bagaimana mengelola data presensi, data
bagi Pemerintah Daerah dalam penetapan
tambahan penghasilan, agar tersedia data
kebijakan dan program-program masyarakat
yang akurat dan lengkap?
desa, BPMPD memiliki jumlah pegawai kurang dari 94 orang
yang berstatus PNS dan yang
3. Bagaimana membuat alat bantu yang dapat membuat
laporan
data
tambahan
tersebar di berbagai divisi. Dalam melakukan
penghasilan dan data presensi pegawai
absensi pegawai BPMPD masih melakukannya
setiap bulannya.
dengan cara mengisi form absensi yang telah disediakan oleh pihak kepegawaian dalam bentuk sehelai
Tujuan
1. Membuat sebuah alat bantu yang dapat
kertas dan nantinya akan
menyelesaikan masalah dalam pengisian
dikumpulkan dan dicatatkan dalam buku besar
absensi pegawai, alat bantu yang digunakan
atau
adalah aplikasi absensi dan
di
Ms.
Excel.
rekapitulasi/perhitungan menghitung
Dalam gaji
melakukan
BPMPD
parameter-parameter
harus seperti
perilaku kerja (hadir terlambat tanpa izin, pulang lebih cepat tanpa izin, tidak masuk kerja izin, tidak melaksanakan tugas/perintah dari atasan tanpa alasan, dikenai sanksi sesuai PP NO 53 tahun 2010) dan prestasi kerja (pelaksanaan tugas pokok, pelaksanaan tugas tambahan). Banyaknya data yang dikelola secara manual kemungkinan
terjadinya
rekapitulasi
absensi
kesalahan dan
dalam
pencatatan
pembayaran tambahan penghasilan (TP). Hal ini
penggajian
pegawai
2. Menggunakan alat bantu ini diharapkan dapat menyajikan data yang akurat dan lengkap.
3. Membuat alat bantu yang dapat membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi pegawai Batasan Masalah
1. Penggajian yang dimaksudkan adalah gaji
tunjangan atau dengan kata lain
tambahan penghasilan bagi pegawai.
menjadi kendala bagi pihak
kepegawaian BPMPD dalam merekapitulasi
2. Tidak membahas gaji regular pegawai
absensi.
3. Tidak membahas gaji lembur
Berdasarkan
alasan-alasan
yang
dijelaskan diatas BPMPD membutuhkan suatu sistem modern yang berbasis informasi dan
4. Kepala bagian atau atasan tidak terlibat
teknologi (IT)bertujuan untuk mempermudah
langsung dengan sistem
5. Tidak membahas keamanan aplikasi
untuk
membuat
aplikasi
presensi
dan
penggajian karyawan
4. Pengujian
6. Tidak menggunakan lebih dari 2 periode (2010-2011) dalam perhitungan
Dilakukan
laporan
testinguntuk
menguji
kesalahan-kesalahan program maupun
absensi dan penggajian dalam aplikasi ini
fungsi dari sistem yang telah dibuat.
5. Penginstalan 7. Aplikasi ini dapat diakses melalui intranet
Aplikasi yang telah lolos uji, selanjutnya akan diinstal di kantor BPMPD
8. Tidak
membahas
masalah
kecepatan
dalam mengakses sistem 6
9. Siklus pembuatan aplikasi ini tidak mengikutsertakan
bagaianperawatan
(maintenance).
7
Tinjauan Pustaka
Pengertian Aplikasi
Metodologi Penelitian
8
Aplikasi
berasal
dari
kata
application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah program
siap
pakai
yang
direka
untuk
melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi lain yang dapat digunakan oleh sasaran yang dituju (Pengembangan 2008) DATA
5
Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka
1. Analisis Kebutuhan
yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai
Pada tahapan ini dilakukan semua kebutuhan para
karyawan
yang
berkaitan
dengan
perangkat lunak yang dibangun. Dalam hal ini, para
karyawan
masih
melakukan
(McLeod 2001) Absensi
Data absensi merupakan data yang
absensi
sangat vital bagi sebuah instansi apapun. Proses
dengan manual sehingga dibutuhkan suatu
absensi akan dilakukan melalui pengontrolan
sistem yang
data pegawai yang masuk ataupun keluar. Jika
memaksimalkan efisiensi kinerja
karyawan.
pegawai tidak masuk melebihi target yang
2. Desain
ditentukan, maka pegawai juga menerima
Pada tahap ini, dilakukan perancangan sistem
konsekuensi yaitu gaji yang berupa tambahan
seperti membuat Data Flow Diagram (DFD),
penghasilan tersebut dikurangi. Jam masuk
gambaran
pegawai pada kantor BPMPD adalah pukul 7.30
antarmukanya,
serta
merancang
perkiraan spesifikasi hardware dan software
WIB dan jam pulang pukul 15.30 WIB. Sistem Penggajian
yang dibutuhkan
Pada
3. Pemograman
kantor BPMPD pembagian gaji
Tahap ini merupakan realisasi dari tahap desain
tambahan penghasilan setiap bulan sekali yang
yang
diberikan oleh pihak atasan setiap akhir bulan.
secara teknis
akan dikerjakan oleh
programmer. Pada tahap ini dilakukan coding
Pembagian
gaji
tambahan
ini
dihitung
berdasarkan perilaku kerja yang berupa absensi,
sebagainya didasarkan atas HTML (Suryatingsih
Selain itu juga dihitung b erdasarkan penilaian
and Muhamad 2009)
prestasi kerja yang berupa pelaksanaan kegiatan
Sebuah HTML memiliki beberapa ciri-
harian yang dilakukan oleh setiap pegawai
ciri, seperti berikut (Sirkel 2009):
BPMPD dengan aspek penilaian yang telah
a. Tersusun oleh tag-tag sebagai penanda
ditentukan.
(karena ini maka disebut markup language)
Web Browser
seperti ….
World wide web (WWW) atau lebih dikenal
b. Pada umumnya tag selalu mempunyai tag
dengan Web, merupakan salah satu layanan
pembuka seperti di atas dan tag
internet
penutup , namun beberapa tag yang
yang
didapatkan
oleh
pemakai
komputer yang terhubung internet. Web saat ini
tidak
memiliki beberapa fungsi pelayanan seperti
menggunakan tanda slash (/), seperti
,
penyedia
.
informasi,
penyedia
layanan
komunikasi (email, chatting) sampai dengan penyediaan
layanan
transaksi
bisnis
(e-
commerce) (Sirkel 2009).
WWW
bekerja
berdasarkan
tiga
mekanisme, yaitu (suryatiningsih and Wardani 2009):
c.
berkomunikasi
komputer.
Misalnya
pada HTTP
Transfer Protocol ) adalah protokol untuk
WWW.
b. Alamat ( Address): WWW memiliki aturan
dapat
dianggap sama), akan tetapi untuk hasil yang lebih baik menggunakan lowercase (huruf kecil) kerena berorientasi ke XHTML.
d. Ekstensi file berupa *.html atau *.htm PHP
jaringan (Hypertexts
penutup
c. Tidak case sensitive (huruf capital dan kecil
a. Protokol: Aturan standar yang digunakan untuk
mempunyai
PHP adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada server side, yang artinya semua sintaks yang
diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser
penamaan alamat web yaitu URL ( Uniform
hanya hasilnya saja. PHP merupakan software
Resource Locator ) sebagai standar alamat
open source. PHP juga dapat berjalan lintas
internet.
platform, yaitu dapat digunakan dengan sistem
c.
HTML
(Hypertext
markup
language):
operasi (windows dan linux) dan web server
digunakan untuk membuat dokumen yang
apapun
bisa diakses melalui internet.
(Suryatingsih and Muhamad 2009).
Aplikasi Web pada awalnya hanya dibangun dengan menggunakan bahasa HTML, pada
(misalnya:PWS,IIS,
Untuk menjalankan PHP, dibutuhkan beberapa perangkat lunak sebagai berikut:
perkembangan berikutnya, sejumlah script dan
a.
Apache Web Server
objek
b.
PHP (www.php.net)
dikembangkan
untuk
memperluas
kemampuan HTML, seperti PHP(Sirkel 2009). HTML Hypertext markup language (HTML)
merupakan
bahasa yang digunakan
untuk
membuat suatu situs web atau homepage. Setiap dokumen dalam Web ditulis dalam format
HTML.
Semua
format
dokumen,
hyperlink yang dapat di klik, gambar, dokumen
multimedia, form yang dapat
di isi
dan
Apache)
MySQL (http://www.mysql.com). Mysql
MySQL adalah salah satu database server open source yang popular. Sebuah database menyimpan digunakan
mendefinisikan informasi. orang
untuk
struktur MySQL
untuk banyak
mengembangkan
aplikasi dengan skala besar maupun kecil. Secara de-facto banyak aplikasi web yang
menggunakannya.
Beberapa
website
yang
10
terkenal yang menggunakan jasanya adalah
ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN
Friendster, Yahoo, Google (Sunyoto 2007).
9
11 3.1Kebutuhan Perangkat Keras 2.9 Data Flow Diagram (DFD)
Data pembuatan profesional
Flow Diagram model sistem
yang untuk
Tahap
(DFD)
adalah
memungkinkan
keras sebagai berikut:
menggambarkan
Table 3-1 Perangkat Keras yang digunakan pada tahap pembangunan
yang dihubungkan satu sama lain dengan alur baik
secara
manual
NO
maupun
1
Jenis perangkat keras Processor
2 3
Hardisk RAM
komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble Chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. NO
Jenis Perangkat Keras
Spesifikasi
1
Processor
Intel Pentium 4
2
Hardisk
80Gb
3
RAM
1Gb
analisa
sistem yang mudah
maupun
rancangan
dikomunikasikan oleh
Intel core 2 duo T5670 320 Gb 1,5 Gb
Table 3-2 Perangkat Keras yang digunakan
sistem yang berorientasi pada alur data dengan penggambaran
Spesifikasi
Tahap pengimplementasi minimal terdapat perangkat keras sebagai berikut:
DFD ini merupakan alat perancangan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk
dalam
pembangunan aplikasi mengunakan perangkat
sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional data,
pengembangan
pada tahap pengimplementasian . 3.2
Kebutuhan Perangkat Lunak
profesional sistem kepada pemakai maupun
Table -4 Perangkat lunak yang
pembuat program.Simbol-simbol ini digunakan
digunakan pada tahap pembangunan
untuk
dan implementasi
elemen-elemen
lingkungan
yang
berhubungan dengan sistem (Nugroho, et al.
NO
Jenis Software
Software
1 2
Sistem Operasi Software
digunakan Windows XP xampp-win32-1.7.0
3 4
pendukung Web server Text editor
Apache Macromedia
Web Browser Text editor
Dreamweaver CS3 Mozilla firefox Macromedia
Web Browser
Dreamweaver CS3 Mozilla firefox
2009). Kamus Data
Kamus
data
merupakan
tempat
penyimpanan (gudang) dari data dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu sistem informasi. Kamus data digunakan untuk mendeskripsikan rincian dari aliran data atau informasi yang mengalir dalam sistem, elemen-elemen data, file
maupun
basis
data
(tempat
5 4 5
penyimpanan)dalam DFD (Nugroho, et al. 2009). Spesifikasi Proses Spesifikasi Proses
12
(Process
Specification) digunakan untuk menggambarkan
deskripsi dan spesifikasi dari setiap proses yang paling rendah yang ada pada sistem dengan menggunakan notasi yang disebut Structured English atau Pseudo-code.
yang
Gambar 3.2 DFD level O
12.1.2
Perancangan Basis Data
13
Perancangan Sistem
12.1.1
DFD
14
Gambar 3.3 Diagaram ER
14.1.1
Skema antar Tabel
Gambar 3.1 Diagaram Konteks
Gambar 3.4 Skema Antar Tabel
15
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Implementasi
Halaman input nilai pegawai
Halaman Login
Halaman setting waktu absensi
Halaman admin
Halaman update data pegawai
Halaman input status absensi pegawai
halaman input daji
Halaman input data pegawai
pegawa i Input Data pegawa i View Data pegawa i Update Data pegawa i Input Data absensi View Data absensi Update Data absensi Input nilai View nilai Input data gaji View data gaji
5.
6.
Halaman laporan data gaji 7.
9.
10.
11. Halaman input absen masuk dan pulang pegawai
13.
16
14.
15.
Skenario yang Diharapkan
No.
. 2. 3. 4.
Nama Modul
U j i V a l i d a s i
Login Konfir masi Menu Utama Menu Utama
Li nk M o d ul Pr og ra m
Statu s
16.
17. I n V p ie u w t
U p d a t e
Logout
-
-
-
-
-
Berh asil
-
-
Berh asil
-
Berh asil
-
-
Berh asil
-
-
Berh asil
-
Berh asil
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil
-
Berh asil
Pengujian Del ete
17
PENUTUP
Kesimpulan -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil
Dengan
selesainya
proyek
akhir
dalam
pembangunan aplkasi absensi dan penggajian karyawan penyelesaian
berbasis
web
masalah
ini
terdapat
yang
tercapai
diantaranya:
1.
Aplikasi absensi dan penggajian karyawan ini dapat membantu
pegawai BPMPD
dalam mencatat presensi pegawai secara
Hendraputra, Ade, Pratondo Agus, Rahman
tepat waktu.
Wijaya Dedy, Darwiyanto Eko, Prasetyo Nugroho Edy, and Prabawa Kusuma Guntur. Information
2. 3.
Aplikasi ini dapat menyajikan data yang
System Quality Assurance. Bandung: Politeknik
akurat dan lengkap.
Telkom, 2010.
Aplikasi absensi dan penggajian karyawan
McLeod, Jr Raymond. Sistem Informasi edisi 7
dapat membantu membuat laporan data
jilid 2. Jakarta: Prenhalliondo, 2001.
tambahan penghasilan dan data presensi
Nugroho, Eddy Prasetyo, Komala Ratnasari,
pegawai setiap bulannya.
Kurniawan Nur Ramadhani, and Budi Laksono Putro. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung:
Saran
1.
Politeknik Telkom, 2009.
Adapun saran yang penulis ingin sampaikan
Pengembangan, Tim Divisi Penelitian Dan.
adalah
Aplikasi Web Database. Yogyakarta: Andi, 2008.
Mengembangkan aplikasi absensi dan
Sari, Komala Ratna, and Irna Yuniar. Sistem
penggajian karyawan dengan teknologi
Manjemen Basis Data. Bandung: Politeknik
finger print
Telkom, 2009. Sirkel, Asisten. Praktikum Pemograman Web.
2.
Tersedia jam lembur bagi pegawai agar
Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia, 2009.
meningkatkan pendapatan tambahan
Sunyoto, Andi. Ajax Membangun Web Dengan
penghasilan setiap pegawai
Teknolohi Asynchronouse Java Script Dan Xml.
Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET, 2007.
18 REFERENSI
Suryatingsih, and Wardani Muhamad. Web
Fathansyah. Buku Teks Komputer Basis Data.
Programing. Bandung: Politeknik Telkom, 2009.
Bandung: informatika, 2007.
