Shared Service Portal: Panduan Untuk Karyawan

PANDUAN UNTUK KARYAWAN

SHARED SHA RED SERVICE PORTAL

Version 2.10 Mei 2018

Rahasia Shared Sdn. Bhd.

PANDUAN UNTUK KARYAWAN SHARED SERVICE PORTAL DAFTAR ISI 1.0

OVERVIEW OVERVIEW DOKUMEN DOKUMEN ................................................................................................................ 3

1.1

Tujuan Dokumen ........................................................................................................................ 3

1.2

Singkatan dan Akronim .............................................................................................................. 4

2.0

OVERVIEW OVERVIEW SHARED SERVICE PORTAL .................................................................................... 5

3.0

LOGIN KE SHARED SERVICE PORTAL....................................................................................... 6

3.1

Login ke Shared Service Portal – Aplikasi Mobile ....................................................................... 6

3.2

Login ke Shared Service Portal – Web Browser ....................................................................... 13

3.3

Melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara Mandiri – HANYA Untuk Login Pertama Kali16

3.4

Pengaturan Ulang Kata Sandi – HANYA untuk Skenario Lupa Kata Sandi............................... 18

4.0

FUNGSI-FUNGSI FUNGSI-FUNGSI SHARED SERVICE PORTAL ......................................................................... 22

4.1

Overview dari Fungsi-Fungsi Shared Service Portal ................................................................. 22

4.2

Profil Saya ................................................................................................................................ 25

4.3

Permohonan Bantuan: Melaporkan Masalah IT ........................................................................ 27

4.4

Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR ................................................................ 29

4.5

Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan Finance & Accounting ................................... 32

4.6

Permohonan Layanan .............................................................................................................. 34

4.7

Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Web Browser ................................ 39

4.8

Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Aplikasi Mobile .............................. 42

4.9

Melihat Slip Gaji Saya – Web Browser ..................................................................................... 45

4.10

Melihat Slip Gaji Saya – Aplikasi Mobile ................................................................................... 48

4.11

Daftar Survei Kepuasan (Melengkapi Survei Kepuasan) .......................................................... 55

4.12

Pencarian Artikel ...................................................................................................................... 57

4.13

Menghubungi Shared Service Desk ......................................................................................... 59

Versi 2.10 Mei 2018


 Halaman 2 dari 59

PANDUAN UNTUK KARYAWAN SHARED SERVICE PORTAL 1.0

OVERVIEW DOKUMEN

Dokumen ini berlaku khusus untuk k aryawan APP yang mempunyai akses ke Shared Service Portal. 1.1

Tujuan Dokumen

Dokumen ini berguna sebagai panduan Anda untuk:

• • • •

Login ke Shared Service Portal Memahami fitur d an fungsi-fungsi yang tersedia tersedia dalam portal Memahami bagaimana cara menghubungi Shared Service Desk Melakukan langkah-langkah berikut ini dalam portal: Melihat profil pribadi pribadi

Meminta bantuan dari Shared Service Desk untuk: o o

Masalah Information Technology (IT) dan/atau Pertanyaan Human Resources (HR) / Finance & Accounting (F&A)

Mengajukan permohonan layanan terkait Information Technology (IT) seperti, setup laptop/ handphone, pembuatan shared folder dan Human Resources (HR) seperti pembaruan data karyawan, permintaan Surat Keterangan Kerja

Mengecek status masalah IT, pertanyaan HR / F&A atau permohonan layanan yang diajukan

Melihat Melihat sli p gaji seperti gaji seperti gaji / bonus melalui fitur Slip Gaji Saya

Mencari dan melihat artikel atau pertanyaan yang sering diajukan

Versi 2.10 Mei 2018



PANDUAN UNTUK KARYAWAN SHARED SERVICE PORTAL

1.2

Singkatan dan Akro nim Singkatan APP F&A HR IT LAN

Definisi Asia Pulp and Paper Finance & Accounting Human Resources Information Technology Local Area Network

Versi 2.10 Mei 2018




OVERVIEW SHARED SERVICE PORTAL

Dengan Shared Service Portal, Anda dapat melihat profil pribadi / slip gaji Anda, mengajukan masalah / permohonan layanan IT / HR, mengajukan pertanyaan terkait HR / Finance & Accounting, mengecek status permintaan yang telah diajukan dan mencari pertanyaan yang sering diajukan, serta artikel.

Bagaimana Saya Bis a Mengaks Mengakses es Shared Servi Service ce Portal? Anda dapat mengakses Shared Service Service Portal melalui cara-cara berikut ini. 1

Apli Ap li kas i Mobi Mo bi le

ATAU ATA U

2

Web-Browser Klik di sini untuk langkah-langkah login ke Shared Service Portal melalui komputer Anda.

Klik di sini untuk langkah-langkah mengunduh, meng-install & login ke aplikasi mobile Shared Service Portal

Tips: Pada umumnya, langkah-langkah untuk menggunakan Shared Service Portal melalui aplikasi mobile & web-browser komputer adalah sama. Perbedaan langkah antara aplikasi mobile dan web browser akan ditandai sebagai catatan penting. Tampilan dapat terlihat sedikit berbeda pada aplikasi mobile.

Versi 2.10 Mei 2018




LOGIN KE SHARED SERVICE PORTAL Jika Anda login untuk pertama kali , mohon untuk login melalui web browser. Anda bisa merujuk ke Bagian 3.2 Login ke Shared Service Portal – Web Browser untuk langkah-langkah rincinya.

3.1

Logi n ke Shared Servi ce Portal – Aplikasi Mobile

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengunduh, meng-install dan login ke aplikasi mobile Shared Service Portal di handphone Anda Jika anda menggunakan handphone iOS (iPhone), klik di sini. Jika anda menggunakan handphone Android, klik di sini. Untuk handphone iOS, lihat tabel di bawah ini. #

Langkah

Screenshot untu k Seti ap Langkah

1

Untuk handphone iOS, buka App Store.

2

Di kotak Search, cari ServiceNow servicenow

3

Di halaman ServiceNow, klik GET untuk mengunduh and meng-install ke handphone Anda.

4

Aplikasi mobile ServiceNow sudah sukses ter-install.

Versi 2.10 Mei 2018



PANDUAN UNTUK KARYAWAN SHARED SERVICE PORTAL #

Langkah


5

Di aplikasi mobile ServiceNow, klik Add Ins tance. Tips: Jika Anda sudah pernah memasukkan “aspiro.service-now.com ” saat pertama kali login, Anda dapat melanjutkan dengan klik continue.

6

Halaman Add Ins tance muncul. Di halaman ini, ketik “aspiro.service-now.com”. Klik Continue.

7

Pada halaman Login, a

Masukkan Aku n Peng gu na .APP_Indonesia

b

Masukkan Kata Sandi . a

Klik Continue.

b

PENTING: Jika NIK SAP Anda adalah “01234567 ” maka Akun Pengguna Anda adalah 01234567.APP_Indonesia 8

Halaman Applications muncul. Klik Asp ir o Servi ce Port al.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


9

Beranda Shared Service Portal akan muncul.

Versi 2.10 Mei 2018



PANDUAN UNTUK KARYAWAN SHARED SERVICE PORTAL Untuk handphone Android, lihat tabel dibawah ini. #

Langkah

1

Untuk handpone Android, buka Play Store.

2

Klik kotak pencarian pada Google Play Store.

3


ServiceNow|

Di kotak Search, cari ServiceNow

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


4

Di halaman ServiceNow, klik INSTALL untuk mengunduh dan meng-install ke handphone Anda.

5

Aplikasi mobile ServiceNow sudah sukses ter-install.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


6

Halaman Add Ins tance muncul. Di halaman ini, ketik “aspiro.service-now.com”. Klik Continue. as iro.service-now.com

7

Pada halaman Login, a

Masukkan Aku n Peng gu na .APP_Indonesia

b

Masukkan Kata Sandi .

Klik Continue.

a

b

PENTING: Jika NIK SAP Anda adalah “01234567 ” maka nama pengguna Anda adalah 01234567.APP_Indonesia

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


8

Halaman Applications muncul. Klik Asp ir o Servi ce Port al.

9


Versi 2.10 Mei 2018




Logi n ke Shared Servi ce Portal – Web Browser

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk login ke Shared Service Portal #

Langkah


1

Ketik URL: ssc.aspiro.co di kotak pencarian browser.

2

Halaman Login muncul.

3

Pada halaman login Shared Service Portal, masukkan informasi berikut: a

Pilih Bahasa Indonesia di daftar pilihan Bahasa

b

Pilih Indonesi a - APP di daftar pilihan Negara

c

Akun Pengg una

a b c

d

Kata Sandi d

Klik Login. Tips: Mohon pastikan Anda memasukkan Aku n Pengguna dan Kata Sandi dengan benar. Anda memiliki maksimum 5 kali kesempatan sebelum akun Anda terkunci. Hubungi Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Shared Service jika akun Anda terkunci.

•

Tips: Setelah Anda melakukan pengaturan ulang kata sandi saat login pertama kalinya, klik tanda centang pada kotak ‘Ingat akun saya’untuk menyimpan informasi login Anda. Anda akan otomatis login ketika Anda kelak mengunjungi Shared Service Portal.

PENTING: Jika ini adalah login pertama Anda, jangan kl ik tanda centang pada kotak ‘Ingat akun saya’

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


4

Jika ini adalah login Anda untuk pertama kalinya dengan menggu nakan Kata Sandi sementara, Anda akan diminta untuk mengganti Kata Sandi Anda. a

Masukkan Kata Sandi Anda saat i ni.

b

Masukkan Kata Sandi Baru Anda. PENTING: Kata sandi baru harus berisikan halhal yang tertera dibawah ini: 1. Minimal 8 karakter 2. Minimal 1 huruf b esar dan 1 huruf kecil 3. Minimal 1 angka

a

b

c

d c

d

5

Ketik ulang Kata Sandi yang sama dimasukkan dalam (b). Klik “Kirim ”.


Versi 2.10 Mei 2018



PANDUAN UNTUK KARYAWAN SHARED SERVICE PORTAL 3.3 Kali

Melakukan Pengatur an Ulang Kata Sandi Secara Mandiri – HANYA Untuk Logi n Pertama

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi secara mandiri setelah login yang pertama kalinya. Jika Anda memerlukan bantuan untuk mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal # 1

Langkah


Setelah berhasil login, beranda Shared Service Portal muncul. Ketika login pertama, sebuah pesan akan muncul. Pesan ini meminta Anda untuk memilih dan mengisi pertanyaan keamanan agar Anda dapat mengaktifkan pengaturan ulang Kata Sandi secara mandiri. Anda dapat melakukan pengaturan ulang kata sandi secara mandiri melalui 2 cara berikut ini:

a

b a

Di Beranda Shared Service Portal, klik tautan di pesan yang muncul

ATAU b

Klik tautan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara Mandiri.

Versi 2.10 Mei 2018



PANDUAN UNTUK KARYAWAN SHARED SERVICE PORTAL # 2

Langkah


Halaman Pengatur an Ulang Kata Sandi Secara Mandir i muncul. Pilih pertanyaan yang Anda ingin jawab dari daftar dan jawab setiap pertanyaan. Klik Kirim untuk menyelesaikan setup. Tips: Anda dapat memasukkan satu karakter atau lebih sebagai jawaban.

PENTING: Mohon diperhatikan bahwa jawaban Anda casesensitive. Ketika memasukkan jawaban untuk pengaturan ulang kata sandi, Anda harus menggunakan format huruf/angka yang sama. Contoh:

3

Kata Sandi yang Dibuat

Kata Sandi yang Dimasukkan

QweRTY

QweRTY

QweRTY

QwertY

No.

√ ×

Pertanyaan Keamanan (Terjemahan ke Bahasa Indonesia)

1.

Siapa nama teman baik Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

2.

Apa nama hewan peliharaan Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

3.

Apa negara tujuan liburan favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi nama negara secara lengkap, seperti Amerika Serikat, bukan AS)

4.

Siapa nama penyanyi favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

5.

Siapa nama Ayah Anda?

6.

Di bulan apakah Ayah Anda dilahirkan? (Catatan: Mohon mengisi nama bulan dengan format berikut, Januari, Februari, Maret)

7.

Apa buah favorit Anda?

Setelah selesai, akan muncul keterangan ‘Pengatur an Ulang Kata Sandi Secara Mandiri Anda Sud ah Seles ai ’.

Anda sekarang dapat melanjutkan ke fitur lainnya yang tersedia dalam Shared Service Portal.

Versi 2.10 Mei 2018




Pengatur an Ulang Kata Sandi – HANYA untuk Skenari o Lup a Kata Sandi

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengatur ulang Kata Sandi jika Anda lupa Kata Sandi Anda. #

Langkah


1

Di halaman Login, klik Lupa kata sandi.

2

Halaman Pengatur an Ulang Kata Sandi muncul. Masukkan Aku n Peng gu na dan Negara. Klik Selanjutnya.

3

Halaman Verifikasi Pertanyaan Keamanan muncul. Jawab pertanyaan yang Anda sudah atur. Catatan: Lihat Bagian 3.3 Melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara Mandiri untuk langkah-langkah setup pertanyaan keamanan. Klik Selanjutnya. Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


PENTING: Mohon diperhatikan bahwa jawaban Anda casesensitive. Ketika memasukkan jawaban untuk pengaturan kata sandi kata sandi, Anda harus menggunakan format huruf/angka yang sama. Contoh:

4

Kata Sandi yang Dibuat

Kata Sandi yang Dimasukkan

QweRTY

QweRTY

QweRTY

QwertY

√ ×

Daftar Pertanyaan Keamananan: No.

Pertanyaan Keamanan (Terjemahan ke Bahasa Indo nesia)

1.

Siapa nama teman baik Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

2.

Apa nama hewan peliharaan Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

3.

Apa negara tujuan liburan favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi nama negara secara lengkap, seperti Amerika Serikat, bukan AS)

4.

Siapa nama penyanyi favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

5.

Siapa nama Ayah Anda?

6.

Di bulan apakah Ayah Anda dilahirkan? (Catatan: Mohon mengisi nama bulan dengan format berikut, Januari, Februari, Maret)

7.

Apa buah favorit Anda?

Halaman konfirmasi Pengaturan Ulang Kata Sandi muncul. Klik Pengatur an Ulang Kata Sandi.

5

Setelah selesai, pesan ‘Pengatur an Ulang Kata Sandi Berhasil' muncul. Anda akan mendapat kata sandi sementara. PENTING: Mohon mencatat kata sandi sementara karena akan dibutuhkan untuk langkah selanjutnya Anda sekarang bisa menutup jendela pesan nya.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Arahkan kembali ke halaman login Shared Service Portal Di halaman login Shared Service Portal, masukkan informasi berikut: a

Pilih Bahasa Indonesia di daftar pilihan Bahasa

b

Pilih Indonesi a - APP di daftar pilihan Negara

a b c

c

d

d

Akun Pengguna

Kata Sandi

Klik Login.

7

Halaman Mengubah Kata Sandi akan muncul

a

b

Masukkan kata sandi sementara yang Anda terima pada langkah #5. Masukkan kata sandi baru Anda.

a

PENTING: Kata sandi baru harus berisikan hal-hal yang tertera dibawah ini:

b

1. Minimal 8 karakter 2. Minimal 1 huruf besar dan 1 huruf kecil 3. Minimal 1 angka

Versi 2.10 Mei 2018

c

d




Langkah c

d

8


Ketik ulang kata sandi yang sama dimasukkan dalam (b). Klik “Kirim ”.


Versi 2.10 Mei 2018




FUNGSI-FUNGSI SHARED SERVICE PORTAL

4.1

Overview dari Fungsi -Fungsi Shared Servi ce Portal

Tabel berikut menjelaskan overview dari fungsi-fungsi yang tersedia dalam Shared Service Portal. Langkah-langkah detail dari masing-masing fungsi ini dijelaskan dalam bagian selanjutnya dari dokumen ini.

Beranda Shared Service Portal (Bagian Atas) 1

2

3

4

5

6

7

9

8

#

Keterangan

1

Panduan Penggu na Anda dapat mengunduh Panduan untuk menggunakan Shared Service Portal melalui tautan ini

N/A

2

Hubungi Kami Anda bisa mendapatkan informasi untuk menghubungi Shared Service Desk melalui tautan ini

Bagian 4.13

3

Slip Gaji Saya Anda dapat melihat atau mengunduh slip gaji Anda melalui tautan ini

Bagian 4.9 (Browser)

Tiket Saya Anda dapat mengecek status dari masalah IT, pertanyaan terkait Human Resources (HR) atau Finance & Accounting (F&A) melalui tautan ini


4

Bagian yang Relevan

Bagian 4.10 (Mobile)

5

Melihat Profi l Saya Anda bisa melihat profil Anda melalui tautan ini

6

Kotak Pencarian Anda bisa mencari artikel dan layanan yang anda inginkan melalui tautan ini.

7

Perm ohon an Bantuan: Melaporkan Masalah IT Anda dapat melaporkan masalah IT melalui tautan ini

Versi 2.10 Mei 2018

Bagian 4.8 (Mobile) Bagian 4.2 N/A

Bagian 4.3



7

#

PANDUAN UNTUK KARYAWAN 9 SHARED SERVICE PORTAL

Keterangan

Bagian yang Relevan

Perm ohon an Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR / Finance & Accounti ng Anda dapat mengajukan pertanyaan Human Resources (HR) or Finance & Accounting (F&A) melalui tautan ini

Bagian 4.4 (HR) Bagian 4.5 (F&A)

8

Permohonan Layanan Anda dapat mengajukan: • Layanan IT, contohnya menambahkan pengguna pada milis, meminta akses internet melaui tautan ini • Layanan HR, contohnya memperbarui data pribadi Anda, informasi bank, informasi anggota keluarga atau mengajukan Surat Keterangan Kerja

Bagian 4.6

9

Pencarian Artikel Anda dapat mencari artikel atau pertanyaan yang sering diajukan untuk melihat panduan jawaban atas masalah atau pertanyaan Anda melalui tautan ini.

Bagian 4.12

Beranda Shared Service Portal (Bagian Bawah) 10

11

13

14

Versi 2.10 Mei 2018




Keterangan

10

Slip Gaji Saya Anda dapat melihat atau mengunduh slip gaji Anda melalui tautan ini


Tiket Saya Anda dapat mengecek status dari masalah IT, pertanyaan terkait Human Resources (HR) atau Finance & Accounting (F&A) atau layanan IT melalui tautan ini


11

12

Bagian yang Relevan

Bagian 4.10 (Mobile)

Bagian 4.8 (Mobile)

Bagian 4.12

Berita / Pengumuman Anda dapat melihat berita & pengumuman terbaru melalui tautan ini

13 Arti kel Popul er Anda dapat menemukan artikel populer melalui tautan ini.

Bagian 4.12

14

Bagian 4.11

Daftar Survei K epuasaan Anda dapat memberikan survei kepuasan layanan Shared Shared Service Center melalui tautan ini.

Versi 2.10 Mei 2018




Prof il Saya

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat profil dan Anda. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal #

Langkah

Screenshot untu k Setiap Langkah

1

Di Beranda Shared Service Portal, klik nama Anda. Klik MyProfile.

2

Halaman Profi l Saya muncul. Di halaman ini Anda dapat melihat informasi pribadi Anda, seperti NIK SAP, nomor telepon kantor, nomor handphone, alamat email

3

Untuk mengunggah foto profil, klik Upload Gambar. Kotak pop-up akan muncul. Pilih foto yang Anda inginkan dan klik Open.

Tips: Untuk aplikasi mobile, Anda dapat memilih foto dari galeri handphone Anda.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Setelah selesai, foto baru Anda akan muncul sebagai foto profil.

Versi 2.10 Mei 2018




Permo honan Bantuan: Melaporkan Masalah IT

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk melaporkan masalah terkait IT. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal #

Langkah


1

Di Beranda Shared Service Portal, klik Permohonan Bantuan .

2

Halaman Katalog Layanan muncul. Klik Melapor kan masalah IT.

3

Halaman Melapor kan masalah IT muncul. Pada halaman ini, masukkan informasi berikut: Diajukan Untuk – nama a dari pengguna yang membutuhkan bantuan PENTING: Jika Anda mengajukan permintaan bantuan atas nama orang lain, mohon memasukkan nama yang bersangkutan di kolom Diajukan Untuk.

a

b b

c

Judul – Anda dapat memasukkan keterangan singkat mengenai masalah yang Anda alami pada kolom ini

c

Deskripsi – Anda dapat memasukkan keterangan detail mengenai masalah yang anda alami pada kolom ini Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


4

Klik ikon Tambahkan lampiran jika ingin menambahkan lampiran yang berhubungan dengan masalah yang anda alami

Klik Kirim.

5

Setelah selesai, sebuah pesan dengan nomor tracking Anda akan muncul.

Tips: Status masalah yang Anda laporkan dapat dicek melalui tautan dalam kotak hijau. Atau, Anda dapat mengecek status masalah IT yang diajukan melalui Tiket Saya.

Versi 2.10 Mei 2018




Permo honan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengajukan pertanyaan terkait Human Resource (HR). Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal #

Langkah


1

Di Beranda Shared Servi ce Portal, klik Permohonan Bantuan.

2

Halaman Katalog Layanan muncul. Klik Mengajukan pertanyaan HR

3

Halaman form pertanyaan muncul. Pada halaman ini, masukkan informasi berikut: a

Diajukan Untuk PENTING: Jika Anda mengajukan pertanyaan atas nama orang lain, mohon memasukkan nama yang bersangkutan di kolom tersebut

b

c

a

Judul – Anda dapat memasukkan keterangan singkat mengenai pertanyaan yang Anda ajukan pada kolom ini

b

c

Deskripsi – Anda dapat memasukkan keterangan detail mengenai pertanyaan yang Anda ajukan pada kolom ini Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Pilih kategori dan subkategori untuk memudahkan Shared Services memahami pertanyaan Anda. a

Kategori

b

Subkategori

b

a

5

Klik ikon Tambahkan lampiran jika ingin menambahkan lampiran yang berhubungan dengan pertanyaan yang Anda ajukan

Klik Kirim.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah



Tips: Status pertanyaan yang Anda ajukan dapat dicek melalui tautan dalam kotak hijau. Atau, Anda dapat mengecek status pertanyaan yang diajukan melalui Tiket Saya.

Versi 2.10 Mei 2018




Permo honan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan Finance & Accou nti ng

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengajukan pertanyaan terkait Finance & Accounting (F&A). Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal #

Langkah


1

Di Beranda Shared Servi ce Portal, klik Permohonan Bantuan.

2

Halaman Katalog Layanan muncul. Klik Mengajukan pertanyaan Finance & Accounti ng

3

Halaman form pertanyaan muncul. Pada halaman ini, masukkan informasi berikut: a

Diajukan Untuk PENTING: Jika Anda mengajukan pertanyaan atas nama orang lain, mohon memasukkan nama yang bersangkutan di kolom tersebut

b

c

a

b

Judul – Anda dapat memasukkan keterangan singkat mengenai pertanyaan yang Anda ajukan pada kolom ini

c

Deskripsi – Anda dapat memasukkan keterangan detail mengenai pertanyaan

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


yang Anda ajukan pada kolom ini 4

Klik ikon Tambahkan lampiran jika ingin menambahkan lampiran yang berhubungan dengan pertanyaan yang Anda ajukan

Klik Kirim.

5


Tips: Status pertanyaan yang Anda ajukan dapat dicek melalui tautan dalam kotak hijau. Atau, Anda dapat mengecek status pertanyaan yang diajukan melalui Tiket Saya.

Versi 2.10 Mei 2018




Permo honan Layanan

Jika Anda ingin mengajukan permohonan layanan IT, klik di sini. Jika Anda ingin mengajukan permohonan layanan HR, klik di sini. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengajukan permohonan layanan IT. #

Langkah


1

Di Beranda Shared Servi ce Portal, klik Permohonan Layanan .

2

Halaman Katalog L ayanan muncul. Pada halaman ini, Anda dapat memilih layanan IT yang Anda inginkan melalui cara dibawah ini:

a

b

c

Klik layanan IT yang Anda inginkan dari daftar Item Populer .

c b

a

Jika Anda tidak menemukan layanan IT yang Anda inginkan dari daftar Item Populer, klik ikon di sebelah kategori layanan IT untuk membuka pilihan Untuk pencarian layanan IT yang lebih cepat, Anda dapat melakukannya melalui Pencarian.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Halaman Permohonan Layanan muncul. Pada halaman ini, masukkan informasi yang wajib diisi pada kolom yang ditandai dengan tanda bintang (*).

Tips: Mohon diperhatikan: • Kolom yang muncul akan berbeda untuk setiap permohonan layanan IT. • Dalam sebuah permohonan layanan IT, Anda perlu untuk memasukkan ulang informasi yang telah dimasukkan ke dalam kolom-kolom jika Anda mengubah tipe permohonan PENTING: Mohon diingat jika Anda mengubah “Tipe Permohonan”, kolom yang telah diisi akan dihapus 4

Klik ikon Tambahkan lampiran jika ingin menambahkan lampiran yang berhubungan dengan layanan yang anda ajukan

Klik Kirim. Tips: Anda mengecek status permohonan layanan IT yang telah diajukan dengan mengklik Tiket Saya.

Versi 2.10 Mei 2018



PANDUAN UNTUK KARYAWAN SHARED SERVICE PORTAL Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengajukan permohonan layanan HR. #

Langkah


1

Di Beranda Shared Servi ce Portal, klik Permohonan Layanan .

2

Halaman Katalog L ayanan muncul. Pada halaman ini, Anda dapat memilih layanan HR yang Anda inginkan melalui cara dibawah ini:

a

b

c

Klik layanan HR yang Anda inginkan dari daftar Item Populer .

c b

Jika Anda tidak menemukan layanan HR yang Anda inginkan dari daftar Item Populer, klik ikon di sebelah kategori layanan HR untuk membuka pilihan

a

Untuk pencarian layanan HR yang lebih cepat, Anda dapat melakukannya melalui Pencarian.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Halaman Permohonan Layanan muncul. Pada halaman ini, masukkan informasi pada kolom-kolom formulir. (Contoh yang ditunjukkan adalah untuk layanan Memperbarui Data Pribadi). PENTING: Jika tidak ada informasi yang dimasukkan, maka akan muncul pesan error (ditampilkan di bawah formulir di samping). Pengaturan ini berlaku untuk layanan HR sebagai berikut: 1. Memperbarui Data Pribadi 2. Memperbarui Informasi Kontak Tips: Mohon diperhatikan: • Kolom yang muncul akan berbeda untuk setiap permohonan layanan. • Untuk layanan terkait pebaruan data pribadi, Anda hanya perlu mengisi kolom yang ingin diperbarui. • Dalam sebuah permohonan layanan IT, Anda perlu untuk memasukkan ulang informasi yang telah dimasukkan ke dalam kolom-kolom jika Anda mengubah tipe permohonan.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Klik ikon Tambahkan lampiran jika ingin menambahkan lampiran yang berhubungan dengan layanan yang anda ajukan

Klik Kirim.

Tips: Anda dapat mengecek status permohonan layanan HR yang telah diajukan dengan mengklik Tiket Saya.

Versi 2.10 Mei 2018




Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Web Browser

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengecek status pertanyaan dan/atau layanan melalui web browser. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal # 1

Langkah


Di beranda Shared Service Portal, klik salah satu tautan dalam Tiket Saya untuk melihat masalah / permintaan layanan IT, pertanyaan mengenai Human Resource (HR) atau Finance & Accounting (F&A) yang diajukan. Klik Tiket Saya pada halaman atas. Lalu, klik Lih at Semua.

a

b

a

Arahkan ke bagian Tiket Saya di beranda Shared Service Portal.

Tips: Ikon biru di sebelah tautan Tiket Saya menunjukkan jumlah permohonan, masalah IT dan pertanyaan yang sudah diajukan.

Singkatan mnt hr bln thn

b

Kepanjangan Menit Hari Bulan Tahun

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Semua tiket yang diajukan untuk diri sendiri atau atas nama pengguna lain akan muncul di sini. Tips: Anda dapat memfilter daftar tiket dengan memasukkan kriteria pencarian Anda di kotak pencarian. Untuk menghapus filter, klik Hapus Filter yang ada di pojok kanan atas laman web Jika Anda terdaftar dalam Watch List untuk suatu tiket, Anda dapat mengecek status tiket tersebut. Tips: Watch List memungkinkan Anda untuk menerima notifikasi dan mengecek status tiket yang diajukan oleh pengguna lain. Seperti: • Asisten VIP dapat mengecek status tiket untuk VIP ATAU • Seksi admin dapat mengecek status tiket yang diajukan oleh karyawan dari seksi yang bersangkutan

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


Untuk rincian lebih lanjut, klik pada pertanyaan atau permintaan layanan yang ingin Anda lihat.

c

b a

Halaman Form Tiket muncul. Anda dapat: Mengirimkan pesan ke a Shared Service dengan mengetik pesan di kolom teks. Lalu, klik Kirim. b

c

Menambahkan lampiran dengan klik ikon Lampiran . Melihat status tiket Anda.

Versi 2.10 Mei 2018




Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Aplikasi Mobile

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengecek status pertanyaan dan/atau layanan melalui aplikasi mobile. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal # 1

Langkah


Di beranda Shared Service Portal, Anda dapat mengecek status pertanyaan / layanan dengan cara-cara berikut: a

Klik Menu untuk melihat fungsi-fungsi yang tersedia. Selanjutnya, klik Tiket Saya dan klik Lihat Semua. Anda dapat klik item apapun untuk melihat rincian lebih lanjut.

a

Jika Anda terdaftar dalam Watch List untuk suatu tiket, Anda dapat mengecek status tiket tersebut. ATAU b

Scroll ke bawah sampai pada bagian Tiket Saya. Klik permohonan yang Anda ingin lihat. Tips: Ikon biru di sebelah tautan Tiket Saya menunjukkan jumlah permohonan, masalah IT dan pertanyaan yang sudah diajukan. Singkatan

Kepanjangan

mnt hr bln thn

Menit Hari Bulan Tahun

b

Watch List memungkinkan Anda untuk menerima notifikasi dan mengecek status tiket yang diajukan Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


oleh pengguna lain. Seperti: • Asisten VIP dapat mengecek status tiket untuk VIP ATAU • Seksi admin dapat mengecek status tiket yang diajukan oleh karyawan dari seksi yang bersangkutan

2

3

Halaman Form Tiket muncul. Anda dapat melihat status tiket Anda.

Pada halaman Form Tiket.

Anda dapat: a

b

Mengirimkan pesan ke Shared Service dengan mengetik pesan di kolom teks. Lalu, klik Kirim.

b a

Menambahkan lampiran dengan klik ikon Kamera. Sebuah kotak pop-up akan muncul dengan pilihan sebagai berikut: 1. Photo Library – Pilih gambar dari photo library handphone Anda

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


2. Take Photo - Mengambil foto menggunakan kamera handphone Anda 3. Browse – Pilih file yang tersedia dalam handphone Anda

Versi 2.10 Mei 2018




Melih at Slip Gaji Saya – Web Browser

Fitur Slip Gaji Saya hanya tersedia untuk APP Indonesia (contohnya Serpong, Serang, Tangerang, Thamrin). Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat slip gaji Anda menggunakan browser web. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal # 1

Steps Pada beranda Aspiro Service Portal, ada beberapa cara untuk melihat slip gaji. a

b

1b

Screenshot for Each Step a

melalui tautan Slip Gaji Saya: Klik Slip Gaji Saya pada bagian atas laman web melalui bagian Slip Gaji Saya: Di bagian Slip Gaji Saya. • Klik untuk melihat untuk menampilkan slip gaji untuk bulan tertentu • Lih at Semua untuk melihat semua slip gaji Anda

b

Ketika Anda klik Lihat Semua, halaman Slip Gaji Anda akan muncul. Anda dapat: a

b

a

Melihat seluruh slip gaji dengan memilih Periode Slip Gaji.

b

Melihat seluruh slip gaji yang tersedia dengan Klik untuk Melihat

Versi 2.10 Mei 2018




Steps

Screenshot for Each Step

1b

Ketika Anda klik untuk melihat slip gaji untuk bulan tertentu, jendela web baru akan terbuka. Jendela pop-up akan kemudian meminta Anda untuk mengisi kata sandi. Isi kata sandi Anda dan klik OK. PENTING: Password Anda adalah kombinasi Akun SAP Karyawan dan tanggal lahir, contohnya (<8-digit Akun SAP Karyawan>) Akun SAP Karyawan Anda harus 8 digit, jika Akun SAP Karyawan Anda kurang dari 8 digit, ditambahkan beberapa 0 di depannya (contohnya Jika Akun SAP Anda adalah 1234, kemudian ketika memasukkan kata sandi, mohon dimulai dengan 00001234). Tanggal lahir Anda harus dalam format DDMMYYYY. Contohnya, jika Akun SAP Karyawan Anda adalah 1234567 dan tanggal lahir Anda adalah 01-Februari1980, maka kata sandi Anda adalah “0123456701021980”.

Versi 2.10 Mei 2018




Steps


Ketika Anda telah memasukkan kata sandi dengan benar, maka slip gaji Anda tersedia untuk dilihat dan diunduh.

Klik pada ikon yang ditandai untuk mengunduh slip gaji Anda.

Versi 2.10 Mei 2018




Melih at Slip Gaji Saya – Aplikasi Mobile

Fitur Slip Gaji Saya hanya tersedia untuk APP Indonesia (contohnya Serpong, Serang, Tangerang, Thamrin). Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat slip gaji Anda menggunakan aplikasi mobile. Tersedia untuk perangkat yang didukung oleh iOs dan Android OS. Jika Anda menggunakan perangkat yang didukung oleh Android OS, Anda perlu untuk mengatur aplikasi Chrome sebagai browser utama untuk melihat slip gaji Anda. Lihat bagian Setting up default browser application on Android. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal # 1

Steps


Pada beranda Aspiro Service Portal, ada beberapa cara untuk melihat slip gaji. a

b

a

melalui tautan Slip Gaji Saya: Klik Slip Gaji Saya pada bagian atas laman web melalui bagian Slip Gaji Saya: Di bagian Slip Gaji Saya. • Klik untuk melihat untuk menampilkan slip gaji untuk bulan tertentu • Lih at Semua untuk melihat semua slip gaji Anda

b

Versi 2.10 Mei 2018




Steps

1b

Ketika Anda klik Lihat Semua, halaman Slip Gaji Anda akan muncul. Anda dapat: a

b

1b


Melihat seluruh slip gaji dengan memilih Periode Slip Gaji.

a

Melihat seluruh slip gaji yang tersedia dengan Klik untuk Melihat

b

Ketika Anda klik untuk melihat slip gaji untuk bulan tertentu, jendela web baru akan terbuka. Jendela pop-up akan kemudian meminta Anda untuk mengisi kata sandi. Isi kata sandi Anda dan klik OK. PENTING: Password Anda adalah kombinasi Akun SAP Karyawan dan tanggal lahir, contohnya (<8-digit Akun SAP Karyawan>) Akun SAP Karyawan Anda harus 8 digit, jika Akun SAP Karyawan Anda kurang dari 8 digit, ditambahkan beberapa 0 di depannya (contohnya Jika Akun SAP Anda adalah 1234, kemudian ketika memasukkan kata sandi, mohon dimulai dengan 00001234). Tanggal lahir Anda harus dalam format DDMMYYYY. Contohnya, jika Akun SAP Karyawan Anda adalah 1234567 dan tanggal lahir Versi 2.10 Mei 2018




2

Steps


Anda adalah 01-Februari1980, maka kata sandi Anda adalah “0123456701021980”. Ketika Anda telah memasukkan kata sandi dengan benar, maka slip gaji Anda tersedia untuk dilihat dan diunduh. Untuk mengunduh, sebagai berikut: • Untuk iOS – mengacu pada gambar sebelah kiri, klik ikon Safari. Slip gaji akan tampil di browser mobile Safari. Klik ikon

•

Untuk Android OS – mengacu pada gambar di sebelah kanan, klik ikon Menu sebagaimana ditampilkan. Sebuah menu akan muncul, klik ikon

Versi 2.10 Mei 2018




Steps


Untuk iOS – mengacu pada gambar di sebelah kiri. Anda dapat memilih opsi yang tersedia untuk menyimpan slip gaji. Untuk Android OS - mengacu pada gambar di sebelah kanan. Kemudian, akan diunduh dan setelah selesai kotak “Unduh…” akan hilang.

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengatur aplikasi browser pada perangkat mobile Anda. #

Langkah


1

Pada perangkat mobile Android OS Anda, pilih ikon Settings dan klik. PENTING: Mohon diperhatikan bahwa bentuk ikon Settings berbeda dari satu perangkat Android ke perangkat lainnya.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


2

Cari pilihan Apps dan klik. PENTING: Mohon diperhatikan bahwa tampilan dapat berbeda dari satu perangkat Android OS ke perangkat lainnya.

3

Tampilan Apps akan muncul. Cari aplikasi mobile Chrome dan klik. PENTING: Jika Anda tidak dapat menemukan aplikasi mobile Chrome, mohon unduh aplikasi Chrome dari Play Store.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


4

Tampilan Application Info akan muncul. Scroll ke bawah sampai ada menemukan Apps Settings.

5

Klik pada aplikasi Browser.

6

Tampilan Browser App akan muncul. Klik pada ikon Chrome icon untuk memilih.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


7

Tampilan App Settings akan muncul dan Anda akan melihat bahwa Browser app Anda telah diubah menjadi Chrome.

Tips: Anda dapat memverifikasi ini dengan memilih Set as default. Tampilan Set As Default akan muncul, dalam layer ini Anda akan melihat Chrome telah diatur sebagai aplikasi browser utama Anda.

Versi 2.10 Mei 2018




Daftar Survei Kepuasan (Melengkapi Survei Kepuasan)

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melengkapi survei kepuasan layanan Shared Shared Service. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal #

Langkah


1

Di Beranda Shared Service Portal, scroll ke bawah sampai pada bagian Daftar Survei Kepuasan. Tips: Jika Anda telah mengajukan tiket atas nama pengguna lain, Anda dapat mengisi survei mereka.

2

Klik Survei Kepuasan HelpDesk untuk mengakses form survei.

3

Halaman Survei Kepuasan HelpDesk muncul. Klik Memulai.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah

4

Halaman Survei Kepuasan HelpDesk muncul. a

b


a

Anda dapat merespon dengan klik ikon yang sesuai. b

Anda dapat menambahkan keterangan di kotak teks

Klik Kirim. 5

Setelah selesai, sebuah pesan akan muncul untuk menginformasikan Anda bahwa respons Anda telah disampaikan.

Versi 2.10 Mei 2018




Pencari an Arti kel

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengakses sumber informasi untuk mencari artikelartikel. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal #

Langkah


1

Pada beranda Shared Service Portal, klik Pencarian Artikel

Tips: Anda juga dapat mencari artikel dengan melakukan scroll ke bawah dan klik artikel dalam kolom Berita/Pengumuman

2

Halaman Pencarian Artikel muncul. Ketik kata kunci yang relevan di Pencarian Artikel .

Tips: Daftar artikel yang sesuai dengan kata kunci akan muncul di daftar pencarian artikel. Klik pilihan artikel yang Anda inginkan.

Versi 2.10 Mei 2018




Langkah


3

Halaman Sumber Informasi muncul. Sekarang Anda dapat membaca artikel.

4

Scroll ke bawah jika Anda ingin memberikan feedback untuk artikel yang berkaitan. Untuk memberikan feedback, Anda dapat melakukan caracara berikut: a

Menilai artikel – Klik bintang untuk memberi rating sesuai keinginan Anda

a

b

Bus. User

b

Menambahkan komentar – Masukkan komentar Anda di kolom Tambahkan Ko mentar . Selanjutnya klik Kirim

Versi 2.10 Mei 2018



Shared Service Portal: Panduan Untuk Karyawan

Recommend Documents