FERRETERIA NIPLES YA S.A.S
Auditoría Operacional año 201 AREA DE COMPRAS
Preparado por! LUZ DARY GONZALEZ HENAO Cod.1021110057 NELLY GAVIRIA MARIN Cod.1020014362 TRINO RAFAEL CASTILLA ROCHA Cod.1021110243
Pre"entado a! #r. Ser$io %uti&rre'
Octu(re 1 de 201
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CONTENIDO
AG Contenido………………………………………………………………….
01
Carta de Compr mpromis miso..……………………………………………………
02
Cuest uestio iona nari rio o Cont Contrrol Inte nterno. rno..… .……… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……
04
El Entorno Empresarial Empresarial y la Teoría de las Cinco Fueras Fueras ………………..
0!
"ro#rama de $uditoria %Familiariaci&n %Familiariaci&n ))))))))))))..
0*
Familiariaci&n……………………………………………………………
1'
"ro#rama de $uditoria Operacional Operacional para el (rea (rea de Compras…………. Compras………….
1)
Cuest uestio iona nari rio o de Cont Contro roll in intern terno o………… ……………… ………… ………… ………… ………… ……… ……..
22
$n(lisis e in*esti#aci&n in*esti#aci&n …………………………………………………. .
2+
In,orme de Control Control Interno ………………………………………………
'2
-apa de "rocesos "rocesos $dministrati*os $dministrati*os de la Or#aniaci&n…………………. Or#aniaci&n………………….
41
-apa de "rocesos "rocesos de Compras…………………………………………… Compras……………………………………………
4)
"rocesos de de Compras………………………………………………………
4+
Descripci&n del del "rocedimiento……………………………………………. "rocedimiento…………………………………………….
4!
Dia#rama de Fluo Fluo del "roceso de Compras de la Or#aniaci&n………… Or#aniaci&n…………
4/
In,orme Final ……………………………………………………………… ………………………………………………………………
4
Do,a Compras ……………………………………………………………… ………………………………………………………………
)0
Conc onclusi lusio ones… nes……… ……… …………… ……………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……...
)1
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1. C$T$ DE CO-"O-IO
Santia$o de +ali, "eptie-(re 1 de 201 Señore" FERRETERIA NIPLES YA S.A.S Atn.! Sr. Pedro P&re' Repre"entante Le$al +iudad REF
!
+ARTA #E +OPROISO
Al #irectorio al repre"entante pertinente de la alta $erencia/ Al a(erno" "olicitado ue audite-o" el proce"o de +OPRAS a la eca, no" e" $rato conir-arle" nue"tra aceptaci3n 4 nue"tra conor-idad de e"te co-pro-i"o por -edio de e"ta carta. Nue"tra auditoría "e lle5ar6 ca(o con el o(7eti5o de e8pre"ar una opini3n "o(re el proce"o de +OPRAS de "u co-pañía. Eectuare-o" nue"tra auditoría de acuerdo con la" Nor-a" Internacionale" de Auditoria" 9o nor-a" o pr6ctica" nacionale" aplica(le":. #ica" NIAS reuieren ue planee-o" 4 e7ecute-o" la auditoría con el in de o(tener una "e$uridad ra'ona(le "o(re lo" proce"o" correcto" ue "e -ane7an 4 ue e"to" e"t6n li(re" de errore" -ateriale". ;na auditoría co-prende el e8a-en, (a"ado en una co-pro(aci3n "electi5a, de la" e5idencia" ue "u"tentan lo" procedi-iento". Ta-(i&n co-prende la e5aluaci3n de lo" principio" de conta(ilidad aplicado" 4 de la" e"ti-acione" "i$niicati5a" eectuada" por la $erencia, a"í co-o una e5aluaci3n de la pre"entaci3n $eneral de lo" inor-e" de co-pra". Por (a"ar"e en prue(a" "electi5a" 4 por otra" li-itacione" inerente" de una auditoria a"í co-o la" li-itacione" propia" de lo" "i"te-a" de conta(ilidad 4 control interno e8i"te el rie"$o ine5ita(le de ue ueden "in detectar al$uno" errore" -ateriale". Adicional-ente a nue"tro inor-e "o(re lo" proce"o" de co-pra", e-o" con"iderado proporcionarle" una carta aparte, reerente a la" de(ilidade" -ateriale" en lo" "i"te-a" de conta(ilidad 4 de control interno ue to-e-o" conoci-iento, Le" recorda-o" ue la re"pon"a(ilidad para la preparaci3n de lo" e"tado" inanciero" inclu4endo la adecuada re5elaci3n de inor-aci3n e" de la $erencia de la e-pre"a. E"to inclu4e el -anteni-iento de re$i"tro" de la" (a"e" de dato" 4 de controle" interno" adecuado". la "elecci3n 4 aplicaci3n de política" de co-pra", 4 la "al5a$uarda de lo" recur"o" de la e-pre"a. +o-o parte del proce"o de nue"tra auditoría, "olicitare-o" a la $erencia "u conir-aci3n por e"crito de la" -anie"tacione" eca" a no"otro" en relaci3n con la auditoría E"pera-o" contar con la co-pleta cooperaci3n de "u per"onal a in de ue no" aciliten, lo" re$i"tro", docu-entaci3n 4 otra inor-aci3n ue "olicitare-o" en relaci3n con nue"tra auditoría. Nue"tro" onorario" ue "e acturaran a -edida ue a5ance el tra(a7o, "e (a"an en el tie-po reuerido por la"
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per"ona" a"i$nada" al tra(a7o -6" $a"to" directo". La" taria" por ora" o-(re 5arían "e$
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Reci(ido Por ! PE#RO PERE?
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>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> +onor-e FERRETERIA NIPLES YA S.A.S
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2. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO REF P/T Auditor
E!"#d$d A%d#"$d$& FERRETERIA NILES YA S.A.S '()$ d) T($*$+o& INVENTARIOS F),-$ $%d#"o($& SETIEM/RE 17 DE 2013
PREGUNTAS
SI NO NA
OBSERVACIÓN
A*#)!") )")(!o 1. @La e-pre"a e" líder en el $re-io 2. @La e-pre"a e"t6 co-pro-etida con el cuidado del -edio a-(iente . @La e-pre"a e" reconocida por la (uena $e"ti3n del recur"o u-ano B. @La "elecci3n de lo" pro5eedore" la acen de -anera interna o e8terna
Es pyme
A*#)!") #!")(!o
Externa
1. @E8i"te un lu7o de inor-aci3n adecuado entre la" di"tinta" 6rea" de la or$ani'aci3n 2. @Se an e"ta(lecido indicadore" 4 criterio" para la -edici3n de la $e"ti3n . @Se cuenta con un "i"te-a de ad-ini"traci3n de per"onal B. @Ca4 5i$ilancia 4 acata-iento de la" di"po"icione" le$ale" aplica(le"
O*+)"#o 1. @Lo" o(7eti5o" e"t6n enocado" con la" e"trate$ia" pro$ra-a" procedi-iento" 4 nor-a" e"ta(lecida" 2. @La -i"i3n 4 5i"i3n e"t6n adecuada-ente diundida" a tra5&" de toda la or$ani'aci3n a "u" e-pleado" . @#entro de lo" o(7eti5o" de la co-pañía "e encuentra la certiicaci3n de calidad B. @Se cu-plen adecuada-ente la" política" en el 6rea del proce"o" de co-pra" D. @E8i"ten procedi-iento" claro" para la "elecci3n, pro-oci3n, capacitaci3n, e5aluaci3n, co-pen"aci3n 4 "anci3n del per"onal
No existe Misión, ni Visión, en cuanto al punto 5 es una empresa donde se manejan intereses familiares, por lo tanto no ay claridad en el proceso de compensación o e!aluación.
E"($")#$ $($ ) 8()$ $ )$%$(9 1. @Tiene la or$ani'aci3n un plan de or$ani'aci3n e"trat&$ico 2. @Se tienen e"trate$ia" de inte$raci3n para ue cada
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6rea de"arrolle "u tra(a7o en con7unto ar-3nica-ente . @E8i"te plane" de capacitaci3n ue conte-plen la orientaci3n de nue5o" e-pleado" 4 la actuali'aci3n de lo" de-6" B. @Ca4 -oti5aci3n, rotaci3n de car$o e incenti5o" por parte de la or$ani'aci3n al per"onal
Co!"$*) : ;#!$!,#)(o 1. @La e-pre"a lle5a conta(ilidad de "u" operacione" 2. @Se reali'an cierre" -en"uale" conta(le" dentro de la or$ani'aci3n . @Se cuenta con un pro$ra-a "i"te-ati'ado de co-pra" B. @E8i"ten -anuale" ue deter-inen la" uncione" de la" per"ona" in5olucrada" en el procedi-iento de co-pra"
E"(%,"%($ o($!#<$"#$ 1. @E8i"te ;n Or$ani$ra-a de la or$ani'aci3n con lo" departa-ento" 4 car$o" 2. @E"t6 diundido a toda la or$ani'aci3n . @Ca4 e-pleado" con la" co-petencia" nece"aria" en cada pue"to de tra(a7o B. @La inrae"tructura a"i$nada al recur"o u-ano e" adecuada para el procedi-iento de acti5idade"
D#(),,#=! 1. @Le $erencia tiene en cuenta la re"pon"a(ilidad de lo" e-pleado" 2. @La a"i$naci3n de re"pon"a(ilidad e"t6 en relaci3n directa con el ni5el de deci"ione" para eecto" de la" co-pra" . @Se reali'an reunione" $erenciale" para to-ar deci"ione" del proce"o de co-pra" B. @Se e-plean -apa" o -odelo" para lle5ar a ca(o la planiicaci3n de recur"o" u-ano"
Co!"(o 1. @Se an e"ta(lecido controle" í"ico" 4 l3$ico" ue per-itan detectar el acce"o no autori'ado a la inor-aci3n 2. @Se e5al
En relación al punto " los manuales #ue existen es de cómo utili$ar los formatos %órdenes de &ompra'
+onclu"ione" de la e5aluaci3n del control interno!
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#e acuerdo al e"tudio reali'ado al 6rea de co-pra" de la e-pre"a, "e pudo o("er5ar ue no e8i"te un -ane7o adecuado 4a ue la" per"ona" in5olucrada" "on lo" -i"-o" 5endedore". Lo" producto" "e co-pran todo" lo" día" 4 $eneral-ente de contado/ cuando un cliente reuiere un pedido, el 5endedor 5eriica la e8i"tencia de dico producto en "top, "i el producto e"t6 en (ode$a e" "eparado para de"paco pero cuando no "e tiene, "e lla-an a lo" pro5eedore" para con"ultar precio 4 lue$o la %erencia to-a la deci"i3n del pro5eedor 4 la cantidad ue "e 5a a co-prar. Para reali'ar un pedido al pro5eedor "e ela(oran 3rdene" de co-pra 4 "e en5ía al -en"a7ero para traerlo. Lo" producto" ue "e tienen en "top dependen del con"u-idor 4 "e da (6"ica-ente por la nece"idad pue" el pedido "e ela(ora cuando el e"tante donde "e e8i(e el producto "e encuentre 5acío. A diario "e pueden $enerar entre 1D 4 20 3rdene" de co-pra de contado. La e-pre"a cuenta con un pro$ra-a "i"te-ati'ado de in5entario", en el ue puede i-ple-entar"e el -ane7o de la" co-pra", pero "olo "e utili'a el or-ato de 3rdene" de co-pra.
()$($do
I!#,#$) LDG
F),-$ S) 20 d) 2013
Revi!do
TR
Se" 2# de 2$#%
A"ro&!do
NGM
Se" 22 de 2$#%
NOTA! 1. Fa5or re"ponder la" pre$unta" planteada" en el cue"tionario de control 4 acer la" anotacione" corre"pondiente". 2. Fa5or re5i"ar el cue"tionario ante" de re"ponderlo, en el e5ento ue con"ideren ue altan pre$unta" al cue"tionario, a5or incluirla". . Final-ente, e"cri(a la" conclu"ione" 4 prepare el inor-e de control interno para "er entre$ado 7unto con e"te cue"tionario. E" i-portante ue el cue"tionario lo re"ponda de acuerdo con lo o("er5ado en la co-pañía ue 5an a tra(a7arG
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%. E' E(tor(o E)"re!ri!' * '! Teor+! de '! Ci(,o Fuer-!Co)"etitiv! * L! Auditor+! O"er!tiv! Ev!'u!(do '! eti0( e( tie)"o re!' La $lo(ali'aci3n de la" co-unicacione" 4 la co-petencia cada 5e' -6" a(ierta, an $enerado ue la" e-pre"a" alrededor del -undo cada día, enouen "u" e"uer'o" a "o(re "alir "o(re "u" co-petidore", 4 e"tar en con"tante e5oluci3n de acuerdo a "u entorno. Lo" artículo" "o(re lo" cuale" no" reeri-o", e" clara la relaci3n de lo" -i"-o" en cuanto al -ane7o ue actual-ente la" e-pre"a" de(en darle a "u relaci3n con el entorno 4 el -ane7o ue le de(en dar a la co-pañía, porue en el -undo ue no" e"ta-o" -o5iendo en e"to" -o-ento", e" indi"pen"a(le i-ple-entar nue5o" -odelo" de ne$ocio", ue per-itan una per-anente e5oluci3n, en la or-a de orecer "u" producto" 4 "er5icio", la or-a de di"tri(uirlo", pu(licitarlo", a(ricarlo", de aplicar nue5a" tecnolo$ía", etc., 4a ue en cada uno de e"to" punto", "e puede -arcar la dierencia con re"pecto a la co-petencia. Aora (ien, dada" la" circun"tancia" anterior-ente reerida", e" indi"pen"a(le ue todo" lo" proce"o" del 6-(ito e-pre"arial, "ean de(ida-ente e5aluada" 4 5alidada" con el in de $aranti'ar ue cu-plan con la nor-ati5idad de la co-pañía 4 la nor-ati5idad le$al, e" por e"to ue e" indi"pen"a(le ue en toda e-pre"a "ea incluida 4 un 6rea de auditoría, ue pueda e7ercer e"e control 4 e"a e5aluaci3n para tal in. E" auí en donde nace la auditoria operati5a, la cual e"ta enocada en el 6-(ito conta(le 4 e" la re"pon"a(le de $aranti'ar la eiciencia 4 eicacia del "i"te-a, adicional de $enerar lo" -e7ore" re"ultado" po"i(le" con el in de $aranti'arle a "u" cliente", e8celencia en todo" lo" proce"o" de la co-pañía. La auditoría operati5a clara-ente de(e e"tar in5olucrada en todo" lo" a"pecto" relacionado" con la e-pre"a, tanto en lo" proce"o" operati5o", co-o en lo" ad-ini"trati5o", 4a ue e" nece"ario ue deinir clara-ente la 5i"i3n 4 la -i"i3n de la e-pre"a, 4 la" dierencia" en cada una de la" 6rea", 4 car$o", 4 clariicar lo" proce"o" de cada uno de lo" car$o". En relaci3n con el entorno e-pre"arial 4 la" cinco uer'a" co-petiti5a", 4 "u relaci3n con la auditoria operacional e" i-portante tener claro, ue para ue una e-pre"a pueda con"e$uir "er co-petiti5a" con en el entorno e-pre"arial nece"aria-ente de(en interna-ente e"tar co-pleta-ente uncionale", "er eiciente", eicace", 4 "o(re todo, tener control en todo" proce"o" de la co-pañía. Entre la" cinco uer'a" co-petiti5a" "e aparte de encontrar a lo" co-petidore" directo", indirecto", potenciale", "e encuentra la uer'a ue con"idero ue e" la -6" i-portante "in de"-eritar la" otra", pero e" por la cual cada una de la" e-pre"a" tra(a7a 4 -e7ora "u" producto" "u" "er5icio" 4 "u" proce"o", LOS +LIENTES. E" auí en donde e"to" do" artículo" con5er$en 4 pueden deri5ar la" conclu"ione" de e"te an6li"i", el centro de toda co-pañía o con$lo-erado e-pre"arial e"t6 deter-inado al &8ito, "ie-pre 4 cuando cu-plan con la" e8pectati5a" 4 "uplan la" nece"idade" del cliente. +o-o lo$rarlo! +on 6rea" de control 4 e5oluci3n co-o la auditoria operati5a, ue le $arantice a la e-pre"a ue todo" lo" proce"o", lo" a-(iente", lo" "er5icio", 4 cada una de la" per"ona" ue "e encuentran in5olucrada" en la co-pañía e"t&n orientada" al -i"-o norte, 4 tra(a7en (a7o lo" -i"-o" precepto" e idea".
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#e e"te -odo 4 con el in de o(tener lo" -e7ore" re"ultado" en la $e"ti3n e-pre"arial, de(e-o" iniciar de"de adentro, de"de la raí' de la e-pre"a, a dierenciar, opti-i'ar, clariicar, 4 di5er"iicar la e-pre"a, con el in ue el re"ultado en el "er5icio o producto orecido, 4 de lo" cuale" "e 5er6 (eneiciado el cliente, uien e" el
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PROGRAMA DE AUDITOR1A FAMILIARIACIÓN Entidad auditada! >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Hrea de tra(a7o! >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Feca de la auditoría! >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> #. O(7eti5o $eneral del tra(a7o de auditoría! O(tener conoci-iento de la or$ani'aci3n a"í co-o el "i"te-a de ad-ini"traci3n aplicado/ lo" principale" "u("i"te-a" de la or$ani'aci3n, "u" conducta" 4 la or-a co-o contri(u4en al lo$ro de lo" o(7eti5o" totale"/ lo" "i"te-a" de control e8i"tente" en $eneral, 4 toda otra inor-aci3n ue "e con"idere T
O*+)"#o : (o,)d##)!"o
F),-$
H),-o o(
1. O*+)"#o& ()tener conocimiento de la organi$ación *rocedimiento: +. olicitar información de la empresa &opia de -ut &mara de &omercio, /ntecedentes de la organi$ación Marco legal para la organi$ación (rgani$ación de la empresa %organigrama' *royectos, *rogramas de (peraciones, compras 0inanciamiento para compras &ontrol interno para identificar la acti!idad (rganigrama comercial de la empresa e interrelacionar las reas #ue dan y reci)en información del rea. Mapa de procesos administrati!os 1. *repare un cronograma de entre!istas con el gerente, su)gerente y el auxiliar de compras, teniendo en cuenta aspectos relacionados con la planeación, organi$ación, dirección y control del rea de compras. 2. -e!isar, con el fin de poder identificar sus funciones
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3+434+2
NE667 8
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los procedimientos #ue siguen y as9 aplicar los correcti!os #ue de)en implementar a nuestro juicio para el proceso de compras Manuales de cargos, procesos, procedimientos iagramas de 0lujo del proceso de compras.
2. O*+)"#o& • •
•
3+434+2
68
343+4+2
<-&
3+434+2
N8M
3+434+2
N8M
()tener información del proceso de compras Identificar la reas #ue se interrelacionan con el procedimiento de compras. /nali$ar los procedimientos y !erificar la información reci)ida.
(o,)d##)!"o& +. -ealice la recolección de información importante para el rea y o)ser!e todos los procedimientos reali$ados. Misión y Visión del rea (0/ del rea Manual de funciones 1. Efectu; prue)as aleatorias !erificando #ue la información reci)ida y entregada sea de la mejor calidad, e identifi#ue aspectos a corregir. 2. -ecopilar información de la empresa, clasificarla y referenciarla
3. O*+)"#o& -ecopilar información referenciarla.
del
rea,
clasificarla,
(o,)d##)!"o& -ealice entre!istas con el gerente, su)gerente y el auxiliar de compras, teniendo en cuenta aspectos relacionados con la planeación, organi$ación, dirección y control del proceso de compras +.-ecopile información escrita: Manuales de funciones Manual de procedimientos iagramas de flujo efinición del ciclo operacional de compras Mapa de procesos del rea de compras 6ista de acti!idades del proceso de compras. 6ista de las reas #ue inter!ienen en las
compras
I(i,i!'e
Fe,3!
Pre"!r!do Revi!do A"ro&!do
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&/M/-/ E &(ME-&I(
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4. FAMILIARIACION #ato" $enerale" de la co-pañía FERRETERIA NIPLES YA S.A.S Re"u-en de la e"critura de con"tituci3n 4 "u" -odiicacione"! La co-pañía FERRETERIA NIPLES YA S.A.S, ue con"tituida el 0 de 7unio del 2000, con un capital autori'ado 4 pa$ado de J0.000.000. E"t6 re$i"trada en la c6-ara de co-ercio de +ali (a7o el NIT.K0D.01.2M*. Or$ani'aci3n e"tructural! +uenta con di5er"a" 6rea" de tra(a7o, inclu4endo la #i5i"i3n de +o-pra", ue e" el 6rea o(7eto de e"tudio. Acti5idad principal! Se dedica e"pecíica-ente a di"tri(uci3n de -ateriale" de con"trucci3n, tu(ería" en Acero +ar(3n, %al5ani'ada" e ino8ida(le", acce"orio" para cone8i3n indu"triale" de 5apor 4 ela(oraci3n de niple". ;(icaci3n $eo$r6ica! E"t6 "ituada en la +alle 2 BnM0, en la ciudad de +aliM =alle, di"pone de un predio aluilado para la e8i(ici3n de producto", 5enta" de -o"trador 4 5enta" a ni5el indu"trial 4 co-ercial. Funcionario" 4 per"onal cla5e! La #irecci3n 4 Ad-ini"traci3n cuenta con per"onal cla5e, a continuaci3n "e -encionan al$uno" pue"to" i-portante", Pedro P&re' %erente, Ol$a illan 4 +ri"tian %alar'aM=endedore", arcela Ar(elae'MIn5entario" 4 Facturaci3n, Lui"a +a"tañeda +a7era, or$e #oncel 4 o"& uiñone'Men"a7ero", uan Fuerte"MOperario 4 anet %a5iriaM A"i"tente +onta(le. anuale" de política", procedi-iento" 4 controle" e8i"tente"! Se "olicitaron lo" -anuale" a la %erencia de +o-pra" para "u e8a-en 4 an6li"i" re"pecti5o, de acuerdo la" caracterí"tica" del 6rea a e5aluar. Entidade" i"cali'adora"! La or$ani'aci3n cuenta con un +ontador E8terno ue audita interna-ente, uien i"cali'a la" acti5idade" 4 operacione" interna-ente. For-a de dar in"truccione"! Se e"ta(leci3 ue nor-al-ente "e dan 5er(al-ente.
D!to e(er!'e de '! Divii0( de Co)"r! #e acuerdo al e"tudio reali'ado al 6rea de co-pra" de la e-pre"a, "e pudo o("er5ar ue no e8i"te un -ane7o adecuado 4a ue la" per"ona" in5olucrada" "on lo" -i"-o" 5endedore". Lo" producto" "e co-pran todo" lo" día" 4 $eneral-ente de contado/ cuando un cliente reuiere un pedido, el 5endedor 5eriica la e8i"tencia de dico producto en "top, "i el producto e"t6 en (ode$a e" "eparado para de"paco pero cuando no "e tiene, "e lla-an a lo" pro5eedore" para con"ultar precio 4 lue$o la %erencia to-a la deci"i3n del pro5eedor 4 la cantidad ue "e 5a a co-prar. Para reali'ar un pedido al pro5eedor "e ela(oran 3rdene" de co-pra 4 "e en5ía al -en"a7ero para traerlo. Lo" producto" ue "e tienen en "top dependen del con"u-idor 4 "e da (6"ica-ente por la nece"idad pue" el pedido "e ela(ora cuando el e"tante donde "e e8i(e el producto "e encuentre 5acío. A diario "e pueden $enerar entre 1D 4 20 3rdene" de co-pra de contado.
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La e-pre"a cuenta con un pro$ra-a "i"te-ati'ado de in5entario", en el ue puede i-ple-entar"e el -ane7o de la" co-pra", pero "olo "e utili'a el or-ato de 3rdene" de co-pra.
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5. PROGRAMA DE AUDITORIA OPERACIONAL PARA EL AREA DE COMPRAS FERRETERIA NIPLES YA S.A.S. MEMORANDO DE PLANIFICACION DEPARTAMENTO DE COMPRAS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013
P. T. No. HECHO POR REVISADO POR
P 1/4 INICIALES FECHA DM 01/09/2013 ER
30/09/2013
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA OPERACIONAL I. Intro!""#$n El prese!e "e"or#$o $e pl#%&%'#'%( $e A)$%!or%# Oper#'%o#l e el $ep#r!#"e!o $e 'o"pr#s $e l# e"pres# FERRETERIA NIPLES *A S.A.S %'l)+e los #spe'!os ",s %"por!#!es # 'os%$er#r e l# e-#l)#'%( #l pro'eso oper#'%o#l $e 'o"pr#s 'os%$er# l# e-#l)#'%( $e los ele"e!os $e $%'o pro'eso 'o el oe!o $e "e$%r el r#$o $e e&%'%e'%# + e&%'#'%# e los "%s"os e %$e!%&%'#r l#s $e%l%$#$es )e los #&e'!e 'o el prop(s%!o $e prese!#r re'o"e$#'%oes e'es#r%#s p#r# s)s##rl#s lor#$o 'o ello l# op!%"%5#'%( $e los re')rsos )"#o &%#'%ero !%e"po + !e'ol(%'o $%spo%les.
II. O%&'t#(o G'n'r)* L# e"pres# FERRETERIA NIPLES *A S.A.S # 'o!r#!#$o los ser-%'%os $e )es!ro $esp#'o p#r# e-#l)#r ##l%5#r + prese!#r el $%#(s!%'o $e l# s%!)#'%( $el pro'eso oper#!%-o e el $ep#r!#"e!o $e 'o"pr#s #l 30 $e sep!%e"re $e 2013 !r##o )e se ee')!#r, $)r#!e el per6o$o 'o"pre$%$o $el 01 $e sep!%e"re $e 2013 #l 30 $e Sep!%e"re $e 2013 p#r# ello + #$)!o #l $%#(s!%'o l# 7ere'%# sol%'%!( se prese!e !o$o #ll#5o )e p)$%er# e!orpe'er el pro'eso # e-#l)#r + # s) -e5 l#s re'o"e$#'%oes per!%e!es p#r# "eor#rlo lor#$o 'o ello "#!eer el %-el $e e&%'%e'%# + e&%'#'%# se8 lo pl#e#$o por ellos.
III. O%&'t#(o+ E+,'"-#"o+ 1. I$e!%&%'#r + -er%&%'#r el ')"pl%"%e!o $e l#s pol6!%'#s $e 'o"pr# )e es! $%r%%$#s #l pro'eso oper#!%-o $e 'o"pr#s. 2. E-#l)#r el )so 'o!rol + se)r%$#$ $e los re%s!ros $e %&or"#'%( )!%l% 5#$# e el pro'eso $e 'o"pr#s. 3. Me$%#!e )es!ro $%#(s!%'o $er%-#$o $e l# #)$%!or6# oper#'%o#l + 'o #se e el res)l!#$o $e )es!r#s pr)e#s re$#'!#r l#s re'o"e$#'%oes )e ## ",s e&e'!%-os los pro'esos + 'o!roles p#r# %'re"e!#r el r#$o $e e&%'%e'%# + e&%'#'%# $e los "%s"os.
I/. A*")n"' L# #)$%!or6# oper#'%o#l e el $ep#r!#"e!o $e 'o"pr#s se re#l%5#r, sore l# #se $e l#s pol6!%'#s + pl#es oper#'%o#les )e l# A$"%%s!r#'%( $e l# e"pres# !%ee $e&%%$os )es!r# "%s%( es el#or#r )# e-#l)#'%( oper#'%o#l #l pro'eso $e 'o"pr#s + e"%!%r ) $%#(s!%'o $e s) s%!)#'%( #'!)#l los $e!#lles se $es'r%e e l# '#r!# $e ser-%'%os pro&es%o#les + l# '#r!# $e 'o"pro"%so s)s'r%!#s 'o #!er%or%$#$.
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5. MAPA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIACION ADMINISTRACION DE LA COMPA6IAADMINISTRACION DE LA COMPA6IAADMINISTRACION DE LA COMPA61A #irecciona-iento de la co-pañía. Plantea-iento de e"trate$ia". Re5i"i3n inor-e" de 5enta" 4 cu-pli-iento de la" -eta". Interacci3n con pro5eedore". Autori'aci3n de docu-ento" 4 accione" a i-ple-entar. E"ta(leci-iento de política" de co-pra" 4 5enta".
• • • • • •
GESTION DEL RECURSO 7UMANO
GERENCIALES • • • • • • •
Selecci3n de per"onal +ontrataci3n. Liuidaci3n contrato. Pro$ra-aci3n de 5acacione" +apacitaci3n t&cnica +uadro" de ree-pla'o9inor-al: Pro$ra-aci3n de acti5idade"
MISIONALES
VENTAS • • • • • • • • • •
Pro$ra-aci3n de 5i"ita al cliente Atenci3n de -o"trador o 5i"ita al cliente". +on"ulta de di"poni(ilidad de producto". A"e"oría t&cnica +oti'aci3n de producto" para cliente". Se$ui-iento de la" coti'acione" Orden de Pedido Facturaci3n Re-i"i3n de -ercancía Se$ui-iento de pedido.
COMPRAS • • •
#eter-inar producto" a co-prar Selecci3n pro5eedor Pedido a pro5eedore"
FI8ACION PRECIO DE VENTA
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• • •
E"ta(leci-iento de precio de 5enta de lo" producto". +a-(io de precio. Fi7aci3n precio de ne$ociaci3n 4 de"cuento".
METAS DE VENTAS • • •
%eneraci3n inor-e de 5enta" Re5i"i3n e"tadí"tica" de 5enta" Fi7aci3n -eta de 5enta"
COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES • • •
APO9O
+onoci-iento de producto" A"e"oría 4 capacitaci3n euipo de 5enta" Tra-itaci3n de a"e"oría -u4 e"peciali'ada para cliente".
RECEPCION: INGRESO 9 ALMACENAMIENTO DE MERCANCIA • • • • • •
Recepci3n de actura" o re-i"ione" #e"car$ue, in$re"o 4 al-acena-iento Reporte 4 5eriicaci3n de lo" producto" reci(ido" Si"te-ati'aci3n in$re"o de -ercancía Re5i"i3n in$re"o de -ercancía al "i"te-a. A7u"te" de in5entario.
DESPAC7O 9 ENTREGA DE MERCANCIA • • • • • • • • •
Pro$ra-aci3n del car$ue de lo" 5eículo" 4 ruta de entre$a. Recepci3n actura" o re-i"ione". Planeaci3n del car$ue 4 di"tri(uci3n de lo" producto" en lo" 5eículo". Ali"tar -ercancía a de"pacar. +ar$ue de -ercancía al 5eículo. =eriicaci3n del car$ue 4 autori'aci3n de "alida de lo" 5eículo". Tran"porte de -ercancía. #e"car$ar -ercancía. Entre$ar actura" al cliente.
DEVOLUCION EN VENTAS •
%e"ti3n de de5oluci3n de -ercancía.
GESTION CONTABLE
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• • • • • • • • • • •
+on"ulta de "aldo de (anco". Re$i"tro de con"i$nacione". +uadre 4 re5i"i3n de la ca7a Re$i"tro de ree-(ol"o de ca7a -enor +onciliaci3n (ancaria Re5i"ar cuenta con cliente" 4 pro5eedore". Re5i"i3n de la cartera de la e-pre"a +ancelaci3n de anticipo" de cliente" ane7o de inor-aci3n conta(le 4 $eneral de la" "ucur"ale". +ontrol de co"to" de in5entario #ocu-entaci3n e inor-e" reuerido" por entidade" e"tatale".
COBRO 9 RECAUDO • • • • • • •
%eneraci3n de li"tado de cartera 5encida. Entre$a de li"tado de cartera. +o(ro Recaudo Se$ui-iento del e"tado de co(ro 4 recaudo. A7u"te de cartera al cliente. Re5i"i3n de con"i$nacione" locale" 4 nacionale" de lo" cliente".
CA8A • • • • • • •
+uadre de +a7a ane7o del dinero en ca7a Ad-ini"trar la ca7a -enor +uadre de lo" $a"to" del per"onal por acti5idade" del car$o. #ili$enciar docu-ento"! con"i$nacione" 4 reci(o" de ca7a. +eue" de5uelto". Recepci3n pa$o del cliente.
NOMINA • • • •
•
Liuidaci3n de n3-ina Pa$o de n3-ina Pa$o parai"cale" Liuidaci3n de 5acacione", pri-a", ce"antía" 4 toda" la" pre"tacione" conte-plada" por la le4. Intera"e de n3-ina.
ESTUDIO DE CREDITO
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• • •
Solicitar 4 reci(ir docu-entaci3n. E"tudio de cr&dito +reaci3n de tercero".
MANE8O 9 CONTROL DE INVENTARIO • • • • • •
Ela(oraci3n 4 entre$a de nota" +odiicaci3n de producto" In5entario í"ico de lo" producto" de (ode$a. Facturaci3n de re-i"ione". Tra"lado de -ercancía Liuidaci3n de lete".
MENSA8ERIA • • • • •
Pa$o" 4 con"i$nacione" en (anco". Recaudo o recepci3n de dinero pa$ado por cliente". Entre$a de docu-ento" a cliente" Solicitar 4 entre$ar docu-entaci3n en entidade". +o-pra" e5entuale" de oicina.
GESTION DEL RECURSO 7UMANO • • • • • •
Selecci3n de per"onal Ailiacione" 4 contrato de tra(a7o Inducci3n A"e"oría 4 capacitaci3n euipo de 5enta". Liuidaci3n contrato de tra(a7o =acacione".
MANE8O DE ARC7IVO • •
Arci5o de docu-ento" Pr&"ta-o de docu-ento"
SERVICIOS GENERALES • • • •
+o-pra de i-ple-ento" de a"eo 4 5í5ere" de caetería. Ser5icio de caetería. A"eo 6rea" de oicina". Oicio" 5ario".
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En el apa de proce"o" "e ace la dierenciaci3n de lo" proce"o" de"arrollado" en FERRETERIA NIPLES YA S.A.S, donde e" po"i(le 5i"lu-(rar ue lo" proce"o" -i"ionale" "e enocan acia la co-erciali'aci3n de lo" producto", pero ue "e reuiere de -uca" acti5idade" a ni5el de apo4o para $aranti'ar el &8ito de lo" -i"-o", claro e"t6 "in de7ar de lado la" acti5idade" ad-ini"trati5a" ue direccionan, plantean 4 di"eñan la" e"trate$ia" a "e$uir para el lo$ro de lo" o(7eti5o". #$. MAPA DE PROCESOS DE COMPRAS
NIPLES 9A
COMPRAS
Eectuar la co-pra de lo" producto" ue "er6n co-erciali'ado" por la e-pre"a. La co-pra de producto" per-ite orecer a lo" cliente" 5ariedad 4 "tocQ" per-anente" de -ercancía de la -e7or calidad.
RESULTADOS ESPERADOS ! +ontar con di"poni(ilidad 4 una a-plia $a-a de producto". FORMATOS!
Factura" de co-pra o re-i"ione"
RIESGOS ! Aduirir producto innece"ario" 4o de (a7a rotaci3n. Falla" en inor-aci3n inerente a lo" "tocQ" de -ercancía. CONTROLES E8ERCIDOS; Re5i"i3n de lo" co"to" de co-pra". =eriicaci3n de precio de ne$ociaci3n con pro5eedor. Pro5eedore" certiicado". Re5i"i3n de la" actura" 4 -ercancía co-prada.
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##. PROCESOS DE COMPRAS DESCRIPCION No.Orde( # 2 % NIPLES 9A
Pro,edi)ie(to Are! Re"o(!&'e #eter-inar producto" a Ad-ini"trati5a co-prar Selecci3n del pro5eedor Ad-ini"trati5a Pedido de -ercancía a Ad-ini"trati5a pro5eedore"
Re"o(!&'e %erente %erente %erente
MANUAL DE PROCESOS 9 PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO; #eter-inar producto" a co-prar. MARCO NORMATIVO; Política" de la e-pre"a. RESPONSABLE; Su($erente 4o #irector +o-ercial. OB8ETIVO; E"ta(lecer ue producto" "e reuieren co-prar. GENERALIDADES; La deter-inaci3n de lo" producto" a co-prar per-ite direccionar la" acti5idade" de co-pra acia la con"ecuci3n de lo" producto" ue real-ente "e e"t6n a$otando 4 ue de(ido a "u rotaci3n de(en "er aduirido". RESULTADOS ESPERADOS; #eter-inaci3n 4 $eneraci3n de li"tado de producto" a co-prar. LIMITES; PUNTO INICIAL; Recepci3n de inor-aci3n de "tocQ" de -ercancía e8i"tencia. PUNTO FINAL; #eter-inaci3n de producto 4 cantidad a co-prar. FORMATOS IMPRESOS; Li"ta de producto" a co-prar 4 cantidad. RIESGOS; Inor-aci3n de "tocQ" de -ercancía de"actuali'ado. CONTROLES E8ERCIDOS; Re5i"i3n 4 5eriicaci3n de la inor-aci3n.
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#2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. # 2 % 4 < = > ?
ACTIVIDAD Reci(ir inor-aci3n de lo" "tocQ" de -ercancía +on"ultar inor-aci3n de la" 5enta" eectuada" Re5i"ar o ceuear la inor-aci3n +alcular la" cantidade" e8i"tente" de cada producto #eter-inar la rotaci3n de lo" producto" +on"ultar punto de reorden Anali'ar "i la cantidad e" la e"ta(lecida co-o punto de reorden E"ta(lecer la cantidad a co-prar
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RESPONSABLE Gere(te
AREA Ad)i(itr!tiv!
Gere(te
Ad)i(itr!tiv!
Gere(te Gere(te
Ad)i(itr!tiv! Ad)i(itr!tiv!
Gere(te
Ad)i(itr!tiv!
Gere(te Gere(te
Ad)i(itr!tiv! Ad)i(itr!tiv!
Gere(te
Ad)i(itr!tiv!
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#%. DIAGRAMA DE FLU8O DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA ORGANIACION
INI+IO Reci(ir inor-aci3n de lo" "tocQ" de -ercancía
+on"ultar la inor-aci3n de la" 5enta" eectuada"
Re5i"ar o ceuear la inor-aci3n.
+alcular la" cantidade" e8i"tencia" de cada producto
#eter-inar la rotaci3n de lo" producto"
Producto de alta rotaci3n
NO
Redeinir punto de reorden
NO
E"perar alcan'ar punto de reorden
SI +on"ultar punto de reorden
Anali'ar "i la cantidad e" la e"ta(lecida co-o punto de reorden
+o-pra del producto SI
E"ta(lecer cantidad a co-prar
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FIN
#4. INFORME FINAL Santia$o de +ali, "eptie-(re 0 de 201 Señore" %EREN+IA Ferreteria Niple" Ya S.A.S +iudad E"ti-ado" Señore"! Ce-o" inali'ado la auditoría operacional en el departa-ento de co-pra" la e-pre"a FERRETERIA NIPOLES YA S.A.S, "o(re la" política", procedi-iento" 4 controle" de co-pra, e"ta(lecido" por la $erencia de co-pra" del -i"-o, por el período del 01 de "eptie-(re al 0 de "eptie-(re de 201. Eectua-o" la auditoría operacional en el departa-ento de co-pra" to-ando co-o (a"e la -etodolo$ía de auditoría operacional, reali'ando para el eecto prue(a" "electi5a" ue inclu4eron la in"pecci3n de e5idencia docu-ental ue "e utili'a en la" dierente" operacione" 4 la aplicaci3n de otro" procedi-iento" de auditoría co-o cue"tionario" de control interno, entre5i"ta" con el per"onal ad-ini"trati5o 4 operacional, a"í co-o otra" prue(a" ue "e con"ideraron nece"aria" en la" circun"tancia" de nue"tro alcance 4 li-itacione", per-itiendo ello reali'ar un dia$n3"tico o(7eti5o "o(re eiciencia 4 eicacia de la" operacione" relacionada" al proce"o de co-pra". +o-o re"ultado de la re5i"i3n "e deter-in3 ue en t&r-ino" $enerale" el proce"o de co-pra" e"ta(lecido e" apropiado 4 acepta(le 4a ue per-ite o(tener la" -e7ore" condicione" de co-pra (eneiciando a la in"tituci3n en $eneral, a"i-i"-o e8i"ten controle" interno" di"eñado" 4 apro(ado" por el 3r$ano de direcci3n "uperior, para pre5enir 4 detectar errore" e irre$ularidade" operacionale", "in e-(ar$o, "e o("er5aron al$una" deiciencia", la" cuale" "e inclu4en en el inor-e ue "e aco-paña para "u con"ideraci3n. #ico inor-e inclu4e, ade-6" de lo" alla'$o" detectado", reco-endacione" la" cuale" "e orecen co-o "u$erencia" con"tructi5a" para con"ideraci3n de la ad-ini"traci3n de la e-pre"a. Lo" co-entario" ue "e aco-pañan, de nin$una -anera pretenden criticar a al$
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A$radece-o" la cola(oraci3n reci(ida de parte del per"onal de la entidad en la reali'aci3n de la auditoría 4 e"ta-o" a "u di"po"ici3n para a-pliar o aclarar el contenido del pre"ente inor-e. Atenta-ente, NELLY %A=IRIA ARIN L;? #ARY %ON?ALE? TRINO RAFAEL +ASTILLA
#<. DOFA COMPRAS FORTALEAS • • • • • •
#i"poni(ilidad del Euipo +onoci-iento Sentido de Pertenencia Ra'ona-iento A(ierto el al +a-(io E8periencia
DEBILIDADES •
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• •
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• •
OPORTUNIDADES • • • • • • • •
Nue5o "i"te-a de tra(a7o Sotare de control Recur"o u-ano9A"i"tente +onta(le: E-poer-ent a per"onal Euili(rar pue"to" E"ta(lecer política" Funcione" del pue"to ad-3n. #e o(ra. #einici3n de pue"to 4 contrataci3n de per"onal.
#e-anda "upera la" ora" de tra(a7o e"ta(lecida" de -odo ordinario. No lu7o de inor-aci3n de co-pra" al #eparta-ento. #e"control en el lu7o de procedi-iento". No "e cuenta con el apo4o de lo" otro" departa-ento" para lle5ar a ca(o or$ani'ada-ente el proce"o de co-pra". I-paciencia per"onal 4 de parte de cliente interno. Euili(rio 5idaMtra(a7o No a4 deinici3n de pue"to.
AMENAAS •
• • •
• •
Son tendencia" o e5ento" uturo" ue pro5ocaran un "e5ero i-pacto di"-inu4endo nue"tra" uncione" co-o or$ani'ador. =iolaci3n de pri5acidad de pue"to". Falta co-unicaci3n e inor-aci3n. No tran"parencia 9"a(er co-o "e di"tri(u4en lo" recur"o":. Falta de recur"o". +ontrataci3n de "otare inadecuado.
La actitud de lo" -ie-(ro" del euipo "e -o"tr3 a la deen"i5a relaci3n poco "aluda(le entre lo" -ie-(ro" del euipo 4 ten"ione" por la" -
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#=. CONCLUSIONES • • •
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O("er5a-o" ue a4 de"control en el la or-a de co-prar de la e-pre"a. No a4 e"ta(lecido un -anual de uncione" a una per"ona encar$ada de la" co-pra". Ca4 un -anual de procedi-iento e"crito para la" co-pra", pero no a4 control de uien la" ace o no. Al ela(orar co-pra" todo el tie-po de la ca7a $eneral, $enera una au"encia de lu7o de ca7a. Encontra-o" ue la e-pre"a po"ee cr&dito" con dierente" pro5eedore", pero "e utili'a en $ran parte el dinero de la ca7a $eneral, $enerando e"to co-pra" de contado 4 cr&dito" a cliente" para "er reco$ido" en 0 día". No "e -ane7an e"tadí"tica", ni rotaci3n de in5entario para la" co-pra" de "top. El co"to de ineiciencia" 4o proce"o" allido" "on -u4 alto" 4a ue i-pactan a toda la or$ani'aci3n. Ta-(i&n la unci3n de la" co-pra" puede "er e"pecial-ente 5ulnera(le a raude" 4a ue i-plica de"e-(ol"o" de eecti5o.
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