Josefa E. Sabor Roberto V Cagnoli Lydia H. Revello Susana Soto
MANUAL DE BIBLIOTECOLOGÍA Coordinadora: Josefa E. Sabor.
«Uiforáil H.U.tlVtt.V.
Av. Morelos 64. Cod. Postal 06040
México, D.F.
índice general
Prólogo a la primera e d i c i ó n . I. Prólogo a la segunda edición. 6 . Segunda edición ampliada y actualizada.
1. L a biblioteca y sus objetivos, por Josefa E . Sabor, 9. 2. Administración, por R o b e r t o V . Cagnoli. 17.
Diseño gráfico y c u i d a d o de la edición: Eberto Novelo y Laura G a r i b a y .
El bibliotecario como administrador, 17. Qué es la administración. 18. El proceso administrativo. 18. Lecturas sugeridas. 35. 3. Edificio, mobiliario y e q u i p o , por Roberto V. Cagnoli, 37 Edificio. 37. Mobiliario y equipo. 44. Lecturas sugeridas. 53. 4. Selección, adquisición e ingreso de libros y otros materiales, por R o b e r t o V . Cagnoli, 55.
MANUAL DE BIBUOTECOLOGlA Todos los derechos reservados por: © . 1984) EDITORIAL KAPELUSZ MEXICANA. S.A. de C.V. México. D.F. Hechos el registro y el depósito que establece la ley. Primero edición, enero de 1951. Segunda edición, mayo de 1984. I.S.B.N. 968-424-098-8 IMPRESO EN MEXICO.
Selección. 55. Adquisición. 61. Ingreso de libros y otros materiales, 67. Lecturas sugeridas. 73. 5. Principios de catalogación y clasificación, por Lydia H . Revello y Susana Solo, 75. Definiciones, 75. Ficha*, 76. Catálogos. 82. Códigos. 83. Listas de encabezamientos y sistemas de clasificación. 84. Normas de alfabetización. 88. Tablas de notación interna. 88. Lecturas sugeridas. 89.
6. Catalogación, por Lydia H. Revello. 91. Elección de los punto* de acceso. 91. Encabezamientos para personas. 96. Encabe zamien los para entes corporal i vos, 101. Catalogación descriptiva, 107. Lecturas sugeridas. 1237. Clasificación, por Susana Solo, 125 Generalidades, 125. Pasos fundamentales en la tarea de clasificar. 126. Los encabezamientos de materia. 128. Los sistemas de clasificación, 140La Clasificación Decimal de Dewey (CDD>. 140. La Clasificación Decimal Universal
A rodos ¡o\ trabajadores de bibliotecas ano silenciosamente preservan el conocimiento depositado en ellas
Prólogo a la primera edición
Cuando se recorren las ciudades y los pueblos del interior para aquilatar su progreso y apreciar particularmente su adelanto cultural, sorprende e impresiona advertir la forma cómo se han difundido las bibliotecas, la importancia que han alcanzado y su influencia como factor ilustrativo y moraltzador. complementario d e las instituciones educacionales. Esta función civilizadora se observa hasta en los núcleos de población más reducida, donde las bibliotecas de tipo popular han conseguido imponerse y multiplicarse. También allí, para ese reducido vecindario, ellas constituyen verdaderos focos d e irradiación cultural y son el centro de una creciente acción de mejoramiento colectivo, por el libro, directamente, y por las actividades concurrentes que en ellas se desenvuelven. No se funda agrupación o asociación, aun entre las simples sociedades de recreo y entre los muchos clubes netamente deportivos, sin incluir en los estatutos el capitulo referente a la creación de una biblioteca que. por regla, no es exclusivamente para los socios y sus familias, sino que reviste carácter público. < ( I ( < ( ( ( ( ( <
Las reparticiones del gobierno, las grandes y pequeñas instituciones de toda índole con que cuenta el país, disponen asimismo de importantes bibliotecas para el mejor desarrollo de sus actividades. Éstos son los frutos de la fecunda campaña en favor del libro y de la ilustración popular, iniciada en los albores de nuestra emancipación, especialmente por obra de Belgrano, de Moreno, de Rivadavia. de San Martín, desde Buenos Aires hasta Lima, y proseguida infatigablemente por algunos de nuestros más inspirados estadistas, Por Sarmiento, en primer término, con su actuación y su prédica educacional de todas las horas, desde sus días juveniles en San Luis y en San Juan, y con su campaña específicamente definida en pro de las bibliotecas populares, que emprende en El Monitor de las Escuelas Primarias y en La Crónica, en Chile, en 1853. al volver a Santiago después de Caseros, y que continúa vigorosa-
mente desde todas las funcione?, del gobierno y las actividades de publicista, hasta sus días postreros de la Asunción. No se puede hablar de bibliotecas en América, sin rendir homenaje de gratitud a Sarmiento. Él mismo redacta, durante su Presidencia, el proyecto de ley de protección a las bibliotecas populares y el mensaje correspondiente, remitidos al Congreso en 10 de junio de 1870, que se promulgó como ley N° 419, que refrendó su ministro Avellaneda, ley por la que se creó la "Comisión Protectora de Bibliotecas Populares", destinada a auxiliar y fomentar las que se establecieran "en las ciudades, villas y demás centros de población de la República". Aun cuando ocupamos a este respecto un sitio de honor entre lodos los países latinoamericanos, estamos lejos de haber alcanzado el nivel de otras naciones de más antigua tradición cultural. Pero la acción se intensifica y se perfecciona de día en día. Todos los que. por sus actividades y su posición ideológica están empeñados en promover, en la Argentina y más allá de nuestras fronteras políticas, el adelanto intelectual de los pueblos por la difusión de los buenos libros, ven con un gran interés y simpatía la obra de elevación espiritual de las beneméritas bibliotecas populares y la de todas las demás bibliotecas públicas, universitarias, escolares, generales y especializadas. Esta Editorial, dedicada desde su iniciación, en la medida de sus posibilidades, a satisfacer las necesidades bibliográficas de la enseñanza en sus diferentes grados, desea contribuir en la mejor forma posible, a favorecer y asegurar la difusión del libro y su aprovechamiento por el mayor número de individuos. Hemos superado la etapa histórica en que bastaba el mero anhelo y la buena voluntad de ser útil a sus conciudadanos para hacerse cargo de la organización, mantenimiento y utilización de una biblioteca. Ya en su época no se contentó el gran civilizador con crear el importante organismo de protección de las bibliotecas populares y dotarlo de los fondos que le permitieran cumplir cabalmente sus funciones. Consideró indispensable "asegurarle el éxito cumplido", facililando el funcionamiento de las bibliotecas, sobre todo de las más modestas y reducidas, a las que concedía invariablemente mucha mayor importancia que a los grandes tesoros bibliográficos, porque están al alcance del lector que más se necesita atraer y beneficiar; y se preocupó de dar instrucciones a las personas que tenían a su cargo esas instituciones de bien público. Redactó asi sintéticamente una serie de informaciones sobre el "Arte de manejar bibliotecas populares" y las publicó en Bducaí ion Común de I o de septiembre de 1877. Expone allí la forma cómo se ha de organizar y conducir una biblioteca de ciudad, circulante y
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de limitado caudal, tarea que exige, más que en los grandes repositorios, una atención vigilante, tacto y prontitud para renovar y mantener vivo el interés de las gentes, pues "un lago se aprovisiona de sus propias vertientes; pero la garrafa de la mesa ha de ser llenada todos los días". Se ocupa de la elección y compra de libros y publicaciones periódicas diversas, de los detalles de la administración, catálogos, registros, uso de la biblioteca, conservación de los libros, designación de empleados y deberes de la dirección. Desde entonces se ha andado un largo camino ascendente. Se ha producido una transformación del sentido profesional y las nuevas directivas se refieren no ya a un tipo de biblioteca popular u oficial sino al conjunto de todas las bibliotecas, como parte integrante e insustituible del organismo educacional de un país. A las actividades tradicionales del bibliotecario se han agregado nuevas exigencias y obligaciones para cuyo cumplimiento se requiere el concurso de profesionales competentes, formados en los diversos cursos de las escuelas de bibliotecología. El número e importancia de estos establecimientos de capacitación ha ido aumentando a medida que se han difundido sus resultados por el éxito de la (ahorque desarrollan los técnicos formados en ellos. En la actividad bibliotecaria, como en cualquier otra función perfectible, se advierten momentos de evolución acelerada, etapas de perfeccionamiento determinadas por nuevas adquisiciones, que pueden apreciarse a través de las publicaciones de la especialidad. Estamos ahora en uno de esos momentos. En aquellos países en los que estas actividades han logrado un gran desarrollo, las revistas y libros sobre bibliotecología delimitan con mayor exactitud tales etapas evolutivas. En los de habla española las contribuciones de esta índole señalan también el adelanto alcanzado; pero la calidad, valor práctico y orientación de estas publicaciones indican que no se ha logrado aún establecer un conjunto de normas doctrinarias y prácticas claramente definidas y un aparato técnico completo.
La falta de unidad en los criterios fundamentales sustentados en tales trabajos, muchos de ellos de verdadero mérito, y las discrepancias en los diversos aspectos de su propia elaboración y redacción, revelan un desconcierto que se acentúa por los que eluden prepararse en las escuelas mencionadas y prefieren mantenerse en su posición de autodidactos, adquiriendo por *
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servicios que prestan las bibliotecas y la de los esludios, trabajos y publicaciones que realiza su personal. Por todas estas circunstancias, consideramos que la profesión de bibliotecario reclama con urgencia una serie de libros fundamentales, orientadores, sugeridores, eruditos, inspirados en las mejores enseñanzas, en los sistemas más depurados, en las doctrinas mejor sustentadas y preparados de acuerdo con las modernas adquisiciones. Para logar tales objetivos hemos decidido publicar una colección de esas obras especializadas, escritas por autoridades en la materia, es decir, por profesionales de gran capacidad, saber y experiencia, y es la que aparece ahora, iniciada con este volumen, bajo la denominación de CONTRIBUCIONES BIBLIOTECOLÓGICAS. Es indudable que esta serie no podrá estar constituida únicamente por trabajos de autores locales o de lengua española. Se deberá recurrir a la colaboración de destacados profesionales de otros países y habrá necesidad de traducir los libros más importantes publicados sobre la materia en oíros idiomas, adaptándolos al ambiente latinoamericano, con clara visión de las propias necesidades y conveniencias. Aspiramos a conseguir que cada volumen sea la expresión de una verdadera y eficaz experiencia profesional alcanzada en las actividades específicas de las bibliotecas, y que el conjunto de obras que constituyan la serie llegue a integrar una enciclopedia del saber bibliotccológico. Si se logran tales objetivos, como lo esperamos, habremos aportado una contribución básica para el adelanto de la bibliotecología y un valioso instrumento para la capacitación de técnicos bibliotecarios. Para asegurar todos estos resultados la serie ha sido puesta bajo la experla dirección del señor Carlos Víctor Penna, especialista de gran ilustración y experiencia, que ha profundizado los estudios e investigaciones sobre la materia y lleva cumplida una importante obra de esclarecimiento y divulgación de los principales aspectos de su profesión de bibliotecario. La publicación de estas CONTRIBUCIONES BIBLIOTECOLÓGICAS, que la Editorial Kapelusz presenta con estas líneas a las personas vinculadas en alguna forma a las actividades de las bibliotecas, presupone para el director y para los editores una doble responsabilidad, que se refiere tanto a la seriedad y calidad del contenido de cada uno de los volúmenes que la han de formar, cuanto al hecho de que esos trabajos, para ser fecundos, deben exceder en mucho el limite de las necesidades inmediatas mínimas de las labores de un bibliotecario. Esta doble responsabilidad es la que asumimos decididamente, como una contribución al mejoramiento de los servicios de las bibliotecas y al mayor aprovechamiento de su caudal bibliográfico.
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Iniciamos esta serie con un volumen en el que se estudia un problema de verdadera significación: la organización de las bibliotecas populares, sobre lo cual no existen publicaciones en nuesira lengua que abarquen el problema en su totalidad, aunque algunos aspectos han sido tratados en estudios monográficos. Nos hemos referido particularmente a estas bibliotecas en las páginas precedentes, señalando la extraordinaria repercusión que tienen para la cultura e información de las personas más diversas, aunque, a pesar de ello, deban desenvolver su acción con recursos muy modestos, cuando no exiguos. Se plantean en este libro, en forma simple y señalando soluciones adecuadas a tales organismos, lodos los problemas de orden general y particular de los que hoy se ocupa la bibliotecología. Da tono a esta obra la seriedad con que se estudia cada una de las cuestiones, la ausencia de planes irrealizables, y un deseo manifiesto de que los lectores lleguen a tener un concepto claro de todo lo que exige, en sus diversos aspectos, la profesión de bibliotecario.
Este MANUAL ha sido escrito por cinco profesores de la Escuela de Bibliolccología del Musco Social Argentino: la señorita Josefa Emilia Sabor y los señores Carlos Víctor Penna. J. Frederic Finó. Emilio Rodolfo Ruiz y Juan Albani. Los autores, cuya labor respectiva se señala en el índice de la obra, han tratado los diferentes temas en forma sintética, pero ofrecen las soluciones más convenientes para el tipo de bibliotecas a las que se destina la obra. Contando con tal colaboración, ia serie se inicia bajo los mejores auspicios, puesto que pretendemos que nada se escriba aquí que no sea el fruto de una experiencia real y comprobada. Hasta donde sea posible deseamos apartarnos del campo puramente especulativo, procurando dar a la profesión, como aclividad que exige realizaciones, obras que respondan a tales exigencias. Los profesores de la Escuela de Bibliotecología reúnen, además de la experiencia de trabajo en sus propias bibliotecas, la no menos importante que da la enseñanza de la especialidad, labores cumplidas, en uno y otro caso, con la fe apasionada en la propia obra que debe alentar en toda empresa si ha de tener sentido humano, condición ineludible para alcanzar el éxito anhelado.
Enero de 1951 E. K
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Prólogo a la segunda edición
Han transcurrido ya treinta años desde el momento en que la Editorial Kapetusz, de Buenos Aires, inició su serie CONTRIBUCIONES BlBLlOTECOLÓülCAS, bajo la dirección de Carlos V. Penna. y que publicó, como primer volumen de la misma, el MANUAL DE BIBLIOTECOI.OGIA. Confió su redacción a un grupo de profesores de la Escuela de Bibliotecología del Museo Social Argentino, que ya gozaban de prestigio profesional. Con el correr de los años el libro, que tantos servicios prestó, fije envejeciendo, y. salvo algunos retoques introducidos en 1968 en el capitulo sobre el servicio de referencia, permaneció intacto. Reimpreso muchas veces, está agolado desde hace tiempo. Es indudable que a pesar de los años transcurridos y de los avances de la bibliotecología en los países de lengua española, el MANUAL sigue siendo necesario. Todavía quedan muchas bibliotecas que no tienen a su frente bibliotecarios profesionales. La pobreza de algunos países, la extensión de otros, el aislamiento de muchas poblaciones y la debilidad que en general puede señalarse a nuestra enseñanza profesional, explican esa situación, y también que no pocos bibliotecarios aspiren a apoyarse en un texto para realizar mejor sus tareas. Esto avala la decisión de KAPELUsz MEXICANA de repetir el esfuerzo realizado hace tantos años, y también el que haya solicitado a un grupo de bibliotecarios argentinos la segunda edición de la obra. Parece innecesario decir que este MANUAL es de nivel elemental, y está dirigido fundamentalmente a bibliotecarios que se desempeñan en bibliotecas públicas y populares, tanto como en bibliotecas escolares, y también, por qué no. a estudiantes de cursos introductorios de bibliotecología. El hecho de que sea elemental no quiere decir que sus autores no tengan conocimientos avanzados en los temas que tratan. Quizás el principal escollo con que tropezaron fue. precisamente, el de adecuarse al ámbito que se les señaló.
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Poseen una sólida formación universitaria, han perfeccionado sus estudios en el extranjero, y son, o han sido, profesores de la vieja escuela de bibliotecología de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Buenos Aires, llamada hoy Departamento de Bibliotecología y Documentación. Todos ellos creen que elemental no quiere decir pobre, ni participan de la idea de que lo fácil es lo más aconsejable en la bibliotecología. Saben, por su experiencia en el ejercicio de la profesión, que lo práctico a ultranza y lo simple a cualquier precio suelen desembocar en la confusión, cuando no en el caos. Por esa razón se han esforzado en ser claros y sencillos, pero apoyándose siempre en técnicas y conocimientos probados y en prácticas totalmente modernas. El MANUAL tiene un carácter descriptivo, nunca crítico o controversial. Se propone exponer, en forma simple, las tareas de una biblioteca general y de dimensiones reducidas, y aconsejar las mejores prácticas para alcanzar el éxito. Por eso no va acompañado de una extensa bibliografía, sino solamente de algunas lecturas recomendadas que. siempre que ha sido posible, se han seleccionado entre obras escritas o publicadas en español. Cada uno de los colaboradores se ha ceñido a un plan general, pero ha trabajado en la forma que estimó más adecuada para su tema. De ahí que los distintos capítulos no se hayan ajustado a indicaciones absolutas, que a menudo hubieran trabado su desarrollo. Por esa razón se decidió firmar cada uno de ellos. Los autores aspiran a que el MANUAL sea considerado por sus colegas sólo como un punto de partida, como un incentivo para seguir perfeccionándose con la consulta de obras más especializadas, o como un impulso para iniciar un estudio académico de la bibliotecología. Si consiguieran despertar esas inquietudes, considerarían que su trabajo ha sido dos veces útil: como obra práctica por un lado, y como lectura motivadora por el otro. Sólo resta agradecer a la Editorial KAPELUSZ MEXICANA el que haya pensado en afrontar esta edición y solicitado a un grupo de profesionales argentinos la realización de eirfa pequeña pero no siempre fácil obra. Josefa E. Sabor
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CAPÍTULO 1
La biblioteca y sus objetivos
por Josefa E. Sabor A lo largo de los siglos, distintas instituciones han tratado de conservar, para la posteridad, los descubrimientos, hechos, ideas y creaciones de los hombres. En otras palabras, la suma de lo que estos han sido capaces de guardar en su memoria o de concretar en elementos tangibles, que se van conservando o perdiendo a través de los siglos. Estas instituciones son, fundamentalmente, el archivo, el museo, el centro de documentacióninformación y la biblioteca. Esta última es. sin duda, la más importante y compleja de todas. Es la más antigua, junto con el archivo; es la que guarda mayores riquezas, junto con el museo; es la que organiza el «¿ministro de la información, junto con el centro de documentación. Pero en dos aspectos ocupa un lugar preponderante y en cierto modo único, entre todas las organizaciones similares: por una parte, en su carácter de testigo, participe y reservorio de la historia de la evolución del pensamiento humano; por otra, por sus posibilidades de ejercer influencia en un medio social, integrarse en el mismo y ser a su vez modificada por él. A través de los tiempos la biblioteca nunca ha desmentido esas dos funciones, y el hecho de poner mayor acento en una u otra, responde a las características de cada época histórica. Es común leer en los tratadistas de la especiídidad que las bibliotecas se han caraclerifado, desde la antigüedad hasta el siglo Xlx, sólo por dos actividades: conservar y organizar. A partir de la mitad del siglo xtx agregaron a esos dos aspectos el de la difusión de sus materiales y de las informaciones c ideas contenidas en ellos. Esta concepción, notoriamente simplista, no toma en cuenta el hecho de que la biblioteca es el resultado de una circunstancia histórica, y que los conceptos de conservación, organi¿ación y difusión se encuentran en toda actividad bibliotecaria. La institución los ha llevado siempre amalgamados en sí, y nunca ha renunciado a ellos. Lo que sí ha ocurrido muchas veces es que esas tres formas de acción han ocupado, según las épocas, niveles diferentes dentro de la jerarquización de sus actividades, y en algunos casos han tenido público y ámbito limitados, como por ejemplo la difusión en la antigüedad y la Edad Media.
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Por otra parte, lo que sí ha ocurrido es q u e la forma de cumplir esas actividades, esos imperativos que hacen a su esencia misma, se ha logrado por medios diferentes y apelando a técnicas distintas. Pero los objetivos han sido siempre los mismos - c o n s e r v a r y difundir-, ya que organizar es sólo un medio para a l c a n z a d o s . Ni aun lo que puede considerarse c o m o una de las últimas y m á s espectaculares transformaciones, que es la de la biblioteca escolar en c e n t r o de medios múltiples, altera la esencia de esos objetivos. C u a n d o se habla de una " n u e v a función del bibliotecario y del d o c u m e n t a l i s t a " , ' c u a n d o se manifiesta que el primero no es un simple
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conservador del fondo documental, cuando se señala que debe integrarse a las distintas etapas de la actividad -en este caso, la pedagógica-, no se dice nada nuevo, no se señala a esc profesional ninguna tarea que no haya cumplido desde lejanos tiempos. Lo que sí puede ser nuevo, y nunca totalmente, son los procedimientos técnicos que va a usar y la forma en que va a prestar el servicio, algunos de los materiales que va a utilizar, el uso de nuevos medios mecánicos, el más alto grado de vinculación con otros profesionales. Pero todo eso no constituye la esencia de su tarca sino que se relaciona con la intensidad, el grado de participación. la forma
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y los medios con que la cumple
Las llamadas transformaciones en los objetivos de la biblioteca suelen no ser otra cosa que adaptaciones a circunstancias hasta ese momento desconocidas, inexistentes o insuficientemente apreciadas por los bibliotecarios. F.ntre esas circunstancias se deben señalar, como las más importantes, el aumento de la producción de libros y otros materiales bibliográficos y especiales: los avances de la ciencia y de la técnica; la difusión de la enseñanza y. con ella, el crecimiento de la población en condiciones de leer y estudiar; la transformación de los métodos de enseñanza, estudio e investigación; la lucha por la conquista de la libertad de expresión; el crecimiento de formas de actualización para graduados y de perfeccionamiento para profesionales y personal en servicio. Todos estos cambios han influido decisivamente en las bibliotecas, primero enriqueciendo el contenido de sus objetivos; segundo, obligando a los bibliotecarios a idear nuevas formas en sus procedimientos técnicos; tercero, impulsándolos a diversificar y transformar sus servicios al público. Asi. por ejemplo, el crecimiento de la producción de materiales bibliotecarios ha trastornado la vida de las bibliotecas. Pueden señalarse tres grandes estallidos: en 1450. con la invención de la imprenta; desde 1800, con la aparición de técnicas revolucionarias de impresión; desde 1950. con la aplicación de procedimientos electrónicos. No menos importante ha sido la incorporación de los materiales especiales al fondo bibliotecario, que ha adquirido una fuerza arrolladora a partir de la década del 30.
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Ese fenómeno, y otros que de él se derivan, no lienc en todos los países las mismas características, y sobre todo la misma tuerza. Sus pioneros son Estados Unidos e Inglaterra, y el papel cumplido por el primero, en especial por el Estado de Massachussets en ese campo y en el de la creación de la educación de nivel secundario, es bien conocido. Al expandirse la escolaridad, disminuyó el número de analfabetos y aumentó el público potencialmentc lector. Él hecho de que este fenómeno sea paralelo al del perfeccionamiento de las técnicas de impresión, a un espectacular crecimiento de las publicaciones periódicas -en especial los diarios-, y al abaratamiento de los materiales impresos, no es una mera coincidencia. Las condiciones sociales propias del siglo, los problemas que provocan las conquistas científicas y la industrialización, las nuevas ideas filosóficas y políticas, en fin. son las bases en que se apoyaron aquellos avances. Pero éstos a su vez generaron otros que influirían sobre las bases originales, las cuales se modificarían asi a It luz de esas mismas conquistas.
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No ha sido sólo el aumento del número de material impreso lo que ha provocado profundos cambios en la bibliotecología. Paralelamente, han corrido la difusión de la enseñanza y de la lectura, y la evolución de los métodos utilizados por los docentes. I is conquistas logradas en el campo de las ciencias y de las técnicas a partir de la segunda mitad del siglo xvn y las consecuencias que de ellas se derivaron en los aspectos políticos, sociales y económicos durante el siglo XVIII, provocaron en el siglo XIX una transformación radical en el campo de la enseñanza. La primera mitad de esa centuria está caracterizada por el establecimiento de la escuela primaria; la segunda, por la afirmación de su carácter obligatorio y, a menudo, gratuito.
Las características actuales de esa producción sobredimensionada son: el enorme número de títulos y ejemplares que se lanzan por año. tanto de
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libros como de publicaciones periódicas y de materiales especiales: las nuevas formas de popularización de lo impreso, como es el caso del libro de bolsillo; la cantidad de años -cada vez menor- en que esa producción se duplica; la concentración de la misma en un número limitado de países y de lenguas; los cambios producidos en el siglo XX en los soportes tradicionales de lo impreso: uso del microfilm, el libro-cassette, etc.; los esfuerzos para manejar esa desbordante producción, sea a través de nuevas formas de bibliografía, sea por medio del Control Bibliográfico Universal. Estos y otros tipos de cambios y avances, que en muchos casos son el resultado de procesos dinámicos que ellos mismos provocan, han transformado la vida de las bibliotecas contemporáneas. Por su parte. los bibliotecarios se esfuerzan por crear instrumentos para lograr el control de cs.i masa, y crean o amplían códigos para catalogar, sistemas de clasificación, listas de encabezamientos de materia y, desde la aparición de la electrónica en su ámbito de trabajo, también de thesauri y de otros elementos relacionados con la recuperación de la información. No es aventurado afirmar que es en este campo de los procedimientos técnicos donde los éxitos han sido mayores, sobre todo en los aspectos directamente vinculados con la organización del material y con la recuperación y trasmisión de la información que el mismo contiene.
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Dadas las circunstancias señaladas, nada tiene de extraño que fuese en el siglo xix en el que tomó cuerpo !a idea de que un tercer objetivo de la biblioteca seria el de educar. Hoy, a más de un siglo del nacimiento de esa idea, es lícito preguntarse si educar es un objetivo bibliotecario, porque si se acopla que lo es. también se admite que el bibliotecario es un educador, un docente. Se plantea así la legitimidad de poner en un mismo plano, como objetivos de la biblioteca, la conservación, la difusión-información y la educaciónenseñanza. 1.a realidad bibliotecaria actual no parece sustentar esa trilogía. Sin embargo, la idea tiene muchos adeptos, quizás porque ha sido ampliamente difundida en publicaciones de prestigio. Por ejemplo, los participantes de la histórica conferencia sobre bibliotecas públicas que UNESCO convocó en San Pablo en 1951. lo creían aún, y prueba de ello es que, al referirse en sus Recomendaciones al bibliotecario declaran que "su acción es eminentemente docente no sólo en cuanto a preservar la educación fundamental o de base, sino también extendiéndola y ampliándola".* Ya en esa época Finó reaccionó contra esa concepción y dijo: "En los últimos años mucho se ha ahusado de las palabras 'docencia', 'educación de adultos' y similares. . . Es razonable sostener que el bibliotecario, un especialista, no debe invadir el campo de otro especialista, el maestro, como éste tampoco el de aquél. Por el contrario, ambos esfuerzos deben complementarse".* Por su parte, diecinueve años después. Cossette sostendrá esa misma posición, al afirmar que la biblioteca no tiení una finalidad educativa, y que "el bibliotecario no es un educador, y cumple funciones particulares que no deben ser confundidas con las que ejecuta el docente".' Sin embargo, la creación de los centros de medios múltiples en las escuelas primarias y secundarias ha venido a inyectar nueva vida a la vieja idea del carácter educativo de la biblioteca. Será necesario esperar los resultados de esta nueva experiencia, pero desde ahora debe afirmarse que el solo hecho de que el bibliotecario trabaje en una relación más estrecha con los docentes, participe en mayor medida en el proceso educativo, y facilite a los usuarios elementos para ei estudio y la investigación, no autoriza a calificar su tarca como educativa. Su cargo y función no pueden asimilarse a los de un docente. Las condiciones de su vocación, preparación y forma ile encarar su tarea tampoco son las mismas. La biblioteca no es un organismo de educación. Parece más ajustado a la realidad reconocer que apoya, complementa y auxilia a la escuela, y por extensión a toda otra actividad educativa. El carácter instrumental de lo bibliotecario no se identifica con la acción educativa sino que más bien camina a su lado, suministrando elementos de apoyo para el estudio, ta recreación y la formación
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del educando. La esencia misma de la tarea del docente es educan la del bibliotecario, informar. Además, debe quedar aclarado que el hecho de que a menudo el bibliotecario enseñe a los usuarios a desenvolverse en la biblioteca, a manejar elementos bibliográficos o a encarar un estudio o una investigación, no lo convierte en un docente, ya que esa forma de enseñanza -que está legítimamente incorporada a su tarea cotidiana- no puede calificarse de "educación". De acuerdo con lo expuesto quedarían asi dos objetivos esenciales para toda biblioteca: conservar y difundir. Este último término ha sido sustituido en la actualidad por informar, que en cierto modo lo limita, aunque no lo desvirtúa. Lo cieno es que esa palabra despierta algunos temores, ya que parece mucho más aplicable a la información científica y tecnológica propia de las bibliotecas especializadas y de los centros de documentación-información. Por otra parte podría llevar a la idea errónea de que la biblioteca -especialmente la pública- llegaría a transformarse algún día en un instrumento más de la comunicación de masas. Conservar y difundir-informar: he ahí. pues, los dos polos sobre los que se asienta toda actividad bibliotecaria. El presente MANUAL está dirigido fundamentalmente a bibliotecas escolares y públicas. Por eso es oportuno dedicar algunos párrafos a esos dos tipos de biblioteca. La biblioteca escolar nace en la primera mitad del siglo XIX. Contrariamente a lo que podría esperarse, lleva una vida oscura, subsidiaria, y no despierta en el personal docente ni en las autoridades educativas ningún interés. En los discursos y escritos pedagógicos de la época suele hablarse de su importancia, pero no se pasa de simples declaraciones que no se traducen en la práctica. La biblioteca escolar del siglo xix es un organismo secundario, carente de significación. Habrá que llegar al siglo xx para verla plenamente realizada. El hecho bibliotecario más trascendental del siglo XIX es la aparición de la biblioteca pública, tal como se la concibe hoy. en buena parte. Curiosamente, está ligada en forma estrecha al problema de la educación. Pero no a la educación de los niños, sino a la de los adultos. El interés nor la lectura, la investigación y la cultura en general, sumado al convencimiento de que la educación es una empresa en la que el hombre está comprometido durante toda su vida, llevan a la idea de la autoinstrucción: todo hombre está obligado, como ciudadano, a educarse por su propio esfuerzo, más allá de sus años escolares. La institución en la que hallara el apoyo necesario para cumplir esa premisa es la biblioteca publica. Esa idea, particularmente grata a los norteamericanos, se extiende por toda Europa y también por Hispanoamérica, como lo prueba, entre otras, la acción de Domingo Faustino Sarmiento en la Argentina, al luchar por imponer tanto las escuelas primarias como las bibliotecas populares. La biblioteca pública será, así, la que estará más estrechamente ligada al progreso educativo y por cuyo medio todos tendrán las mismas oportunidades para aprender. No es éste el lugar para discutir la legitimidad de esta 13
Dadas las circunstancias señaladas, nada tiene de extraño que fuese en el siglo xix en el que tomó cuerpo la idea de que un tercer objetivo de la biblioteca seria el de educar. Hoy. a más de un siglo del nacimiento de esa idea, es lícito preguntarse si ,-Jucur es un objetivo bibliotecario, porque si se acepta que lo es. también se admite que el bibliotecario es un educador, un docente. Se plantea así la legitimidad de poner en un mismo plano, como objetivos de la biblioteca, la conservación, la difusión-información y la educaciónenseñanza. La realidad biblioiecaría actual no parece sustentar esa trilogía. Sin embargo, la idea tiene muchos adeptos, quizás porque ha sido ampliamente difundida en publicaciones de prestigio. Por ejemplo, los participantes de la histórica conferencia sobre bibliotecas públicas que UNESCO convocó en San Pablo en 1951. lo creían aún. y prueba de ello es que. al referirse en sus Recomendaciones al bibliotecario declaran que "su acción es eminentemente docente no sólo en cuanto a preservar la educación fundamental o de base, sino también extendiéndola y ampliándofa" .* Ya en esa época Finó reaccionó contra esa concepción y dijo: "En los últimos años mucho se ha abusado de las palabras 'docencia', 'educación de adultos' y similares. . . Es razonable sostener que el bibliotecario, un especialista, no debe invadir el campo de otro especialista, el maestro, como éste tampoco el de aquél. Por el contrario, ambos esfuerzos deben complementarse".* Por su parte, diecinueve años después. Cossette sostendrá esa misma posición, al afirmar que la biblioteca no tiene una finalidad educativa, y que "el bibliotecario no es un educador, y cumple funciones particulares que no deben ser confundidas con las que ejecuta el docente*'.' Sin embargo, la creación de los centros d e medios múltiples en las escuelas primarias y secundarias ha venido a inyectar nueva vida a la vieja idea del carácter educativo de la biblioteca. Será necesario esperar los resultados de esta nueva experiencia, pero desde ahora debe afirmarse que el solo hecho de que el bibliotecario trabaje en una relación más estrecha con los docentes, participe en mayor medida en el proceso educativo, y facilite a los usuarios elementos para el estudio y la investigación, no autoriza a calificar su tarea como educativa. Su cargo y función no pueden asimilarse a los de un docente. Las condiciones de su vocación, preparación y forma de encarar su tarea tampoco son las mismas. La biblioteca no es un organismo de educación. Parece más ajustado a la realidad reconocer que apoya, complementa y auxilia a la escuela, y por extensión a toda otra actividad educativa. El carácter instrumental de lo bibliotecario no se identifica con la acción educativa sino que más bien camina a su lado, suministrando elementos de apoyo para el estudio, la recreación y la formación
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del educando. La esencia misma de la tarea del docente es educar: la del bibliotecario, informar. Además, debe quedar aclarado que el hecho de que a menudo el bibliotecario enseñe a los usuarios a desenvolverse en la biblioteca, a manejar elementos bibliográficos o a encarar un estudio o una investigación, no lo convierte en un docente, ya que esa forma de enseñanza -que está legítimamente incorporada a su tarea cotidiana- no puede calificarse de "educación". De acuerdo con lo expuesto quedarían asi dos objetivos esenciales para toda biblioteca: conservar y difundir. Este último término ha sido sustituido en la actualidad por informar, que en cierto modo lo limita, aunque no lo desvirtúa. Lo cierto es que esa palabra despierta algunos temores. ya que parece mucho más aplicable a la información científica y tecnológica propia de las bibliotecas especializadas y de los centros de documentación-información. Por otra parte podría llevar a la idea errónea de que la biblioteca -especialmente la pública- llegaría a transformarse algún día en un instrumento más de la comunicación de masas. Conservar y difundir-informar: he ahí. pues, los dos polos sobre los que se asienta toda actividad biblioiecaría. El presente MANUAL está dirigido fundamentalmente a bibliotecas escolares y públicas. Por eso es oportuno dedicar algunos párrafos a esos dos tipos de biblioteca. La biblioteca escolar nace en la primera mitad del siglo xtx. Contrariamente a lo que podría esperarse, lleva una vida oscura, subsidiaria, y no despierta en el personal docente ni en las autoridades educativas ningún interés. En los discursos y escritos pedagógicos de la época suele hablarse de su importancia, pero no se pasa de simples declaraciones que no se traducen en la práctica. La biblioteca escolar del siglo xix es un organismo secundario, carente de significación. Habrá que llegar al siglo xx para verla plenamente realizada. El hecho bibliotecario más trascendental del siglo Xix es la aparición de la biblioteca pública, tal como se la concibe hoy. en buena parte. Curiosamente, está ligada en forma estrecha al problema de la educación. Pero no a la educación de los niños, sino a la de los adultos. El interés por la lectura, la investigación y la cultura en general, sumado al convencimiento de que la educación es una empresa en la que el hombre está comprometido durante toda su vida, llevan a la idea de la autoinstrucción: todo hombre está obligado, como ciudadano, a educarse por su propio esfuerzo, más allá de sus años escolares. La institución en la que hallará el apoyo necesario para cumplir esa premisa es la biblioteca publica. Esa idea, particularmente grata a los norteamericanos, se extiende por toda Europa y también por Hispanoamérica, como lo prueba, entre otras, la acción de Domingo Faustino Sarmiento en la Argentina, al luchar por imponer tanto las escuelas primarias como las bibliotecas populares. La biblioteca pública será, así, la que estará más estrechamente ligada al progreso educativo y por cuyo medio todos tendrán las mismas oportunidades para aprender. No es éste el lugar para discutir la legitimidad de esta
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CAPITULO 2
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Administración
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por Roberto V. Cagnoli El presente capitulo tratará aspectos teóricos de la administración general que tienen aplicación en las bibliotecas. Los conceptos no siempre serán aplicables a las bibliotecas pequeñas, pero pueden ser de utilidad en algún caso particular, o para aquella persona que lo necesite en el futuro, a medida que crezca su biblioteca o que pase a desempeñarse en otra de mayor envergadura.
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El bibliotecario como administrador La biblioteca es una organización y como tal desarrolla su acción en dos campos. Uno interno, controlable, con límites más o menos precisos: su estructura organizativa, su personal, sus recursos materiales, sus actividades; otro externo, de límites indefinidos, que escapa a su control y la condiciona: sus lectores, sus relaciones con otros servicios de la comunidad, su dependencia administrativa. Es precisamente la demanda y diversidad de este ámbito exterior lo que hace que la biblioteca sea una organización cada vez más compleja que requiere ser administrada correctamente si desea alcanzar los objetivos establecidos. Una deficiente administración producirá una inadecuada prestación de servicios y le impedirá satisfacer las demandas. La biblioteca habrá perdido entonces el reconocimiento de la sociedad y por lo tanto el apoyo que necesita para su existencia. La eficiencia de una organización está en manos de quien la dirige. SÍ la biblioteca ha de cumplir sus objetivos en forma eficiente, los bibliotecarios deberán ser buenos administradores. Administrar no es algo accesorio que se desempeña intuitivamente. Es una actividad fundamental para la vida de la institución que requiere conocimientos y habilidad. Los bibliotecarios deberán ser capaces de utilizar satisfactoriamente los recursos disponibles y crear un ambiente institucional adecuado para que las actividades se desarrollen eficientemente. Deberán además tener en cuenta las características sociales, económicas y políticas del medio en que 1-
actúan para poder adecuar constantemente la organización a las cambiaTes exigencias del mismo y al marco legal y administrativo en que se desempeña.
Qué es la administración La administración es una ciencia y es un arte. Es una ciencia porque cuenta con un cuerpo organizado de conocimientos. Es un arte porque aplica ese conocimiento de acuerdo con la habilidad adquirida mediante la experiencia y la observación. La administración tiene por finalidad alcanzar un objetivo determinado mediante el esfuerzo coordinado de un grupo de personas. Nace cuando dos o más personas tratan de hacer juntas lo que no pueden hacer individualmente. Este accionar lo llevan a cabo en pasos sucesivos. Establecen a dónde quieren llegar, qué quieren lograr: fijan un objetivo. Analizan entonces las posibles maneras de lograr ese objetivo y eligen la más apropiada. Deciden cómo, cuándo, dónde, con qué y con quién efectuarán las acciones para lograr dicho objetivo: es decir, planean. Dividen entonces la actividad a realizar y aseguran cada una de las tareas de acuerdo con sus capacidades: en otras palabras, organizan. Para que los esfuerzos individuales se integren, alguien ejercita el mando: aparece entonces la dirección. Finalmente verifican que las acciones efectuadas respondan a los planes: o sea, controlan. En este simple proceso por el cual dos .o más personas aunan sus esfuerzos en la búsqueda de un objetivo común podemos encontrar las funciones fundamentales del proceso administrativo.
El proceso administrativo Una manera clásica de estudiar la administración es hacerlo desde el punto de vista del proceso. Este proceso implica ciertas funciones que desempeña un administrador. A través de su análisis se puede lograr la comprensión de las tareas administrativas fundamentales. No hay consenso total entre los estudiosos de la administración acerca de cuáles son las funciones básicas que componen ese proceso. La mayoría de ellos sin embargo, coincide en señalar cinco: Planeamiento Organización Dotación de personal Dirección Control Estas cinco funciones serán analizadas desde el punto de vista de la administración de bibliotecas, poniendo el acento en aquellos aspectos que se relacionan más estrechamente con el propósito de este libro.
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PLANEAMIENTO El planeamiento es la primera de las funciones de la administración. Primera en la secuencia del proceso, ya que las otras funciones sólo se pueden llevar a cabo a partir del mismo. Por medio del planeamiento la biblioteca decide sobre el camino a seguir desde donde está hasta donde quiere llegar. Es la decisión del presente sobre acciones futuras, contestando por anticipado el qué, por qué, quién, cuándo, dónde y cómo de dichas acciones. Planear es mirar al futuro y elegir entre varias opciones el curso de acción que se considere mejor para alcanzar los objetivos fijados. Trata de responder al cambio y a la incertidumbre del medio exterior. Intenta evitar discontinuidades que producen acciones torpes y precipitadas. Enfoca la atención en los objetivos evitando desviaciones que puedan impedir su logro. Y finalmente facilita el control pues éste no podría efectuarse si no se contara con metas establecidas que sirvan para medir los progresos efectuados. El planeamiento debe ser una actividad diaria y no sólo ocasional. Su aplicación continua evita decisiones apresuradas y actividades sin propósito definido. No es una función reservada solamente a los niveles superiores de la organización. Todos los niveles deben planear, siendo característica de los inferiores, la planificación específica y a corlo plazo mientras la de los niveles superiores es general y u largo plazo. El director de una biblioteca por ejemplo, planificará la expansión de la misma para poder prestar servicios a aquellos pobladores que se encuentren alejados. La implementación del plan demandant cierto tiempo y requerirá estudios de la comunidad, decisión sobre la creación de sucursales o de un servicio de bibliobuses, y estimación de gastos. En cambio un bibliotecario de circulación, ante la apertura del período lectivo, deberá organizar las tareas a su cargo de manera que pueda hacer frente eficientemente a las mayores demandas de dicho periodo. Diversos factores influyen en el planeamiento. En primer lugar la biblioteca no existe como un elemento aislado sino que forma parte de la estructura social, cultural, política y económica de su área de influencia. La biblioteca depende del reconocimiento y del apoyo de ese ambiente exterior, y tiene con otros elementos del mismo relaciones de servicio y también de competencia. En el orden municipal, por ejemplo, la biblioteca pública tiene relaciones con las escuelas y compite en el aspecto financiero ¿on el mantenimiento de la ciudad. Entre otros factores a considerar se pueden mencionar, a modo de ejemplo, los cambios demográficos, el des;¡rrollo económico de la región o la existencia de otras bibliotecas con las cuales se puedan establecer relaciones cooperativas. En cuanto a la bihlioteca en sí, se deben tener en cuenta factores como la estructura de su organización, dotación de personal, recursos financieros. local y equipo, servicios prestados y la satisfacción de la demanda. PASOS. El planeamiento es un proceso y como tal es una secuencia de ciertos pasos básicos. En primer lugar se deben establecer los objetivos que la biblioteca quiere alcanzar. ÉSttM objetivos permitirán afinar las decisiones sobre el curso de acción a seguir ya que representan el propósito y la razón de ser de la
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hiblioteca. Objetivos claros, hien establecidos posibilitan planes coheien íes. mientras que por el contrario, objetivos imprecisos llevan a la confusión y ai desaliento. El establecimiento de objetivos depende de las características de la comunidad a quien la biblioteca sirve. Generalmente, la que establece los grandes objetivos es la entidad superior a la cual la biblioteca esta subordinada. Fn el caso de las bibliotecas públicas, por ejemplo, la municipalidad podrá fijar los objetivos sociales que se propone alcanzar. Es en los objetivos npcrahvos. aquéllos que se relacionan con los >XT\ icios une so deben prestar para alcanzar el objetivo social deseado, donde la biblioteca tiene mayor autonomía. Esto supone una gran responsabilidad y un alto grado de dificultad para las bibliotecas públicas, que deben satisfacer necesidades tan diversas como son la educación, la información y la recreación de una comunidad, que a su vez también es diversa en su composición y demanda. Dada esta diversidad la biblioteca pública tiene varios objetivos, cada uno de los cuales debe ser establecido teniendo en cuenta los restantes, y ser todos compatibles y solidarios con el objetivo social dominante. El establecimiento de objetivos debe tener en cuenta la realidad en que se desempeña la biblioteca. Alejarse de esta realidad producirá objetivos inalcanzables con la consiguiente inutilidad de esfuerzos y frustración. El segundo paso en el planeamiento es desarrollar y evaluar diferentes cursos de acción considerando las diferentes posibilidades de cada opción, de acuerdo con la situación del momento y con los posibles cambios futuros. De cualquier manera no se puede alcanzar una racionalidad completa. Las decisiones se toman para el futuro y siendo éste incierto existe siempre un margen de riesgo. Solamente después de su implantación se podrá saber si se lomó o no la decisión apropiada. Para una correcta evaluación de cada curso de acción y sus posibles consecuencias es necesaria la tarea de información. Este tercer paso consiste en la recopilación y análisis de toda la información pertinente; experiencias anteriores dentro de la propia biblioteca o en otras bibliotecas. dalos sobre colecciones, actividades, personal, finanzas, usuarios y una estimación de las necesidades futuras de acuerdo con las tendencias demográficas. A la luz del análisis de la situación y de cada una de las opciones se llega al cuarto paso: elección de la opción que se considere más apropiada. La toma de esta decisión, paso fundamental en el planeamiento, se basa en un análisis racional de la situación, los objetivos propuestos y las consecuencias positivas y negativas de cada opción. Luego de la decisión sobre el curso de acción a seguir queda un último paso: desarrollar estrategias para llevar a cabo el plan. Se deben determinar las prioridades, la secuencia, búsqueda y capacitación de personal, financiación y además determinar puntos de evaluación para que el progreso del plan pueda ser controlado y las anomalías corregidas. Pero en realidad no hay un último paso ya que la planificación no es un proceso cerrado. La adaptación del plan a los constantes cambios del medio ambiente requiere una continua evaluación y revisión de los mismos. 20
TIPOS DE PLANES. Los planes pueden clasificarse desde diversos puntos de vista. Desde el punto de vista del período que abarcan puede ser de largo o corto plazo. No hay uniformidad en los autores en cuanto a los años que abarcan unos y otros. En general se denominan de largo plazo los planes de cinco o más años y de corto plazo los de hasta dos años. Los planes de largo plazo son generales y poco precisos ya que suponen predicciones sobre el futuro, por ejemplo, crecimiento demográfico, variaciones en la población escolar o desarrollo económico de la localidad en que la biblioteca actúa. Los de corto plazo, por el contrario, son más detallados y al desarrollarse en un corto período de tiempo, más precisos. Son planes operativos en los que cada acción está determinada con cierta precisión como el presupuesto anual, o una serie de exhibiciones a realizarse en fechas preestablecidas. Desde el punto de vista del área de aplicación pueden ser generales o aplicados a un sector específico como, por ejemplo, un plan de recatalogación. Hay otro tipo de clasificación que incluye ciertos instrumentos que sirven de guia a las decisiones. Éstos son: las políticas, los procedimientos, las reglas y el presupuesto. Las políticas determinan la manera de conducir los asuntos de la biblioteca para alcanzar los objetivos propuestos. La política debe ser un documento escrito para evitar malas interpretaciones, para que sirva de arbitro en casos de dudas o conflictos y para evitar que. por falta de una guia, los cambios de personal afecten la continuidad y coherencia de la política seguida por la institución. La política puede tratar aspectos generales de la biblioteca o sectores específicos, tales como selección de libros o capacitación del personal. Los procedimientos determinan los métodos con los que se han de realizar las tareas de rutina. Una vez establecida la mejor manera de efectuar una tarea, o cuando se ha tomado una decisión sobre algo que puede volver a repetirse, se deja asentado el procedimiento a seguir. El conjunto de estas anotaciones constituye un cuerpo de normas al que se denomina "manual de procedimientos". Este manual contribuye a aumentar la eficiencia, al prescribir los mejores métodos para realizar un trabajo y establecer uniformidad en ciertos procesos como, por ejemplo, casos dudosos de clasificación. El manual debe revisarse continuamente, eliminando lo que ha perdido vigencia y agregando aquellas decisiones que se han convertido en rutinas. Las reglas establecen acciones específicas con relación a situaciones determinadas. Las reglas no permiten desviaciones en su aplicación. Ejemplo de reglas en la biblioteca pueden ser la prohibición de llevar discos en préstamo o la edad mínima para asociarse. El presupuesto es un instrumento de planificación y control. Este último aspecto se analizará con mayor detalle más adelante. Se puede decir que el presupuesto es el plan traducido BB dÚOTO y Bfl el que CflOfl ¡icmidiul R
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desarrollar tiene un costo calculado. Generalmente los presupuestos son anuales y tratan de actividades que han de cumplirse. ORGANIZACIÓN Para poder llevar a cabo el plan es necesario que las personas que van a trabajar en su implantación sepan qué cosas harán, quienes las harán, quién lo indica a quién, quién responde y cuáles serán las relaciones entre todos esos elementos. Para que esto sea posible es necesaria la organización. Organizar es crear la estructura mediante la cual el grupo realiza todas sus tareas dirigiéndolas hacia un fin común. Esto comprende: 1 2 3 4 5
identificar las tareas a realizar; agrupar las tareas de acuerdo a su semejanza y relación; asignar esas tareas a las unidades apropiadas; delegar la autoridad necesaria en cada unidad; establecer las relaciones entre dichas unidades.
DEPARTAMENTALIZACIÓN. La división de tareas lleva a la departamentalización. por la cual las tareas similares o relacionadas se agrupan en unidades llamadas genéricamente departamentos. Establecidos éstos se les ubicará en la estructura de acuerdo con su importancia y con sus relaciones de trabajo. El propósito de la depártamentalizacion es aprovechar las ventajas de la especializaron del trabajo asegurando una mayor eficiencia; simplificar la tarea de la dirección descargándola de los detalles de ejecución; y finalmente facilitar el control al disminuir el número de personas a cargo de cada jefe. El grado de dcpartamentaJización depende de las características y tamaño de las bibliotecas. En las más pequeñas se reducirá a la asignación de tareas a cada empleado mientras que en las mayores será necesaria la creación de tantas unidades como lo requiera el volumen y complejidad de sus actividades. El establecimiento de departamentos se realiza de acuerdo con ciertos patrones o criterios. Éstos no son excluyentes. pues pueden combinarse en la estructura organizativa de acuerdo con las características de la biblioteca. Los patrones más utilizados por las mismas son: FUNCIÓN. Es el criterio más utilizado. Ejemplos de división funcional son las secciones de catalogación, adquisiciones, referencia y circulación. Algunos de éstos, dada su relación de trabajo, pueden combinarse en unidades mayores como ser la reunión de catalogación y adquisiciones en un departamento de procedimientos técnicos. REGIÓN Según este criterio todas las actividades que se desarrollan en un área determinada deben ser agrupadas. Se emplea este criterio cuando las actividades no son susceptibles de agruparse por función u otro criterio debido a la dispersión. Ejemplo de departamentalización regional son las sucursales de las bibliotecas públicas. En este caso, sin embargo, no todas las funciones se descentralizan ya que mientras las sucursales conservan
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las funciones relacionadas con los servicios al público, los servicios técnicos se mantienen centralizados en el departamento respectivo de la biblioteca central. USUARIOS. El propósito de este tipo de departamentalización es responder a las necesidades de grupos de usuarios con características definidas. Asi las bibliotecas pueden tener, por ejemplo, departamentos pant niños. adolescentes o invidentes, a quienes se ofrecerán colecciones y servicios apropiados a sus necesidades especiales. MAIEMAS Cuando la biblioteca es de cierto tamaño o se desea por alguna razón poner el acento en alguna materia en particular, se pueden crear departamentos por materias o por grupos de materias que ofrezcan servicios y personal especializado en las mismas.
TIPO DE MATERIAL. Esta división es bastante frecuente en las bibliotecas. Es muy común ubicar las publicaciones periódicas y también los materiales audiovisuales separados del resto de la colección. Es también habitual que en las bibliotecas grandes haya una sección o persona encargada de la adquisición de publicaciones periódicas. Generalmente, como se dijo con anterioridad, una biblioteca combina dos o más de estos tipos en su estructura organizativa como se puede ver en la figura I. El hipotético organigrama muestra los diferentes departamentos, la relación entre los mismos y las líneas descendentes de autoridad. AUTORIDAD. Para completar la organización es necesario unir los departamentos por medio de la autoridad. Ésta establece las relaciones entre los mismos y dirige sus acciones hacia el objetivo común. En cualquier organización hay unidades m¡is importantes que otras. Los departamentos menores contribuyen al cumplimiento de las responsabilidades de los mayores y por lo tanto están subordinados a los mismos. La autoridad fluye entonces del departamento mayor al menor y así sucesivamente en toda la estructura. Esta cadena de relaciones desde la autoridad superior hasta el último subordinado se denomina "'principio escalar", y su resultado es la jerarquía. Ésta es generalmente ilustrada por un triángulo con la autoridad máxima en el vértice superior y los subordinados desgranándose hacki la base. Para un eficiente funcionamiento de la organización es necesario que haya delegación de autoridad. Es imposible, especialmente en instituciones grandes, que un solo individuo ejerza toda la autoridad. Ésta debe ser delegada en los niveles inferiores, con el objeto de que se puedan tomar las decisiones necesarias para llevar a cabo las tareas asignadas. Ejemplos del principio escalar y delegación de autoridad pueden observarse en la figura 1. Así el departamento o la persona encargada de canje y donación depende de Adquisiciones, éste de Procedimientos Técnicos y éste a su vez del Director. Los puestos dentro de la organización que tienen autoridad para tomar decisiones se denominan "de línea". Cada puesto tiene autoridad sobre el
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de jerarquía inferior y así sucesivamente a lo largo de loda la linea de mando. Hay sin embargo oíros tipos de puestos que no tienen autoridad dentro de la línea. Son los puestos de plana mayor, con funciones asesoras, que dan apoyo a la autoridad de línea. Un ejemplo de puesto de plana mayor en una biblioteca grande sería el encargado de personal que recibe solicitudes de ingreso, entrevista postulantes y recomienda ingresos, pero no tiene autoridad para tomar una decisión al respecto. DOTACIÓN DR PERSONAL. Una vez estructurada la organización corresponde dotarla del personal necesario para ponerla en movimiento. Asignar la persona adecuada a cada uno de los cargos es uno de los pasos más críticos para el establecimiento y crecimiento de la biblioteca. El personal es un factor tan importante para el buen desempeño de la institución como lo es la colección o el local. Son los recursos humanos los que en última instancia determinan la calidad de una biblioteca. Esta es tan buena como bueno es su personal. Aun con recursos materiales relativamente modestos una biblioteca puede prestar un servicio aceptable con personal competente. La tarea de dotación de personal comprende: estimar el número de empleados necesarios, reclutamiento y selección, asignación de tareas, evaluación, promoción, capacitación y fÜación de condiciones de trabajo, l a responsabilidad de esta tarea cabe al director de la biblioteca y a cada uno de los supervisores en todos los niveles, ya que si el superior es responsable de su trabajo debe poder entonces decidir en la selección de sus subordinados. Esto también es aplicable a bibliotecas que son parle de organizaciones mayores- En una biblioteca pública municipal, por ejemplo, la oficina de personal de la municipalidad ayudará a reclutar y seleccionar a los candidatos más aptos, pero la selección final la debe hacer el director de la biblioteca. NUMERO DE EMPLEADOS. La tarea de dotación de personal comienza por determinar el número y la naturaleza de los cargos requeridos por la estructura organizativa. Deben tenerse en cuenta además las previsiones presupuestarias pues la carencia de recursos en un momento dado puede dejar un cargo momentáneamente sin cubrir, sin que ello signifique eliminar el cargo. Para cubrir los cargos es necesario distinguir las tareas profesionales de las que no lo son. Son profesionales aquéllas que por su complejidad requieren conocimientos teóricos y prácticos de bihliotecología. Las no profesionales en cambio, demandan solamente conocimientos generales de las prácticas de oficina. El cuadro de la pág. 26 compara tareas relacionadas, pero que, por su diferente grado de dificultad y capacidad para desempeñarlas, son consideradas profesionales y no profesionales. Las tareas profesionales deben ser desempeñadas por un profesional, esto es. un graduado en una escuela de bihliotecología debidamente reconocida. La cantidad de personal profesional puede variar de acuerdo con el tipo de servicios prestados, pero se considera que un tercio del personal total, excluyendo el de mantenimiento o servicios generales, es una proporción adecuada. Una mayor proporción sugiere que los profesionales están lle-
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í ACTIVIDADES PROFESIONALES
NO PROFESIONALES
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Aprobación de gastos
Llevar libros contables
Preparar y administrar un plan de pago
Preparar listas de pagos
Programar compras
Hacer órdenes de compra
Determinar fichas secundarias
Preparar fichas secundarias
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Eslablecer regJamentos de préstamo
Mantener registro de ios préstamos
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Organizar la distribución de material de publicidad
Distribuir material de publicidad
Establecer política de encuademación
Llevar registros de encuademación
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vando a cabo demasiadas tarcas no profesionales, lo que significa un gasto injustificado de sueldos. Si la proporción es menor es un indicio de que ciertas tareas profesionales las realiza personal sin la debida capacidad, con una presumible deficiencia en los servicios. Además de los conocimientos necesarios para realizar las tareas, el personal debe reunir ciertas cualidades personales, tales como: buena presencia y buenos modales, simpatía, y habilidad para comunicarse con el público y con el resto del personal. Estos requisitos son de fundamental importancia en los servicios al público. La asignación de tarcas profesionales y no profesionales en las biblioteca- pequeñas es difícil de lograr debido a lo exiguo del personal. Deberá procurarse entonces la mejor distribución posible de tareas de manera que. como se dijo anteriormente, los servicios no se resientan a causa de la falta de capacidad del personal para desempeñar funciones complejas. La correcta asignación del personal requiere una clasificación de cargos. Para establecer esta clasificación es preciso en primer lugar la descripción de los mismos. DESCRIPCIÓN DEL CARGO. La descripción del cargo comprende: la responsabilidad principal del cargo, la supervisión que recibe y la que ejerce, las relaciones del cargo con otros dentro de la organización, la lista de tareas a realizar, los requisitos para desempeñar el cargo. I-a descripción variara de acuerdo con las características de cada biblioteca, pero hay un principio que debe tenerse siempre presente: todas las tareas correspondientes al cargo deben requerir el mismo nivel de conocimiento y experiencia para su desempeño, y un grado similar de responsabilidad.
La descripción del cargo del jefe de la Sección Referencia de una biblioteca pública, por ejemplo, proveería la siguiente información:
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Servicios
Grado Profesional 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Bibliotecario I Bibliotecario II Bibliotecario III Jefe de Sección Jefe de Departamento Subdirector Director
No profesional
Auxiliar I Auxiliar II Auxiliar I I I
Servicios generates Ordenanza I Ordenan/a II Intendente
Jefe Administralivo
Fig 2 Tabla Oe clasificación de cargos
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Titulo: Jefe de la Sección Referencia. Principal responsabilidad: Planear, organizar e implantar el servicio de referencia de acuerdo con los objetivos de la institución. Relaciones: Trabaja bajo la supervisión del Director, tiene relaciones con otros jefes de sección y supervisa dos asistentes* Principales tareas: 1 establecer normas respecto a la organización del servicio, límites y destinatarios del mismo; 2 evacuar consullas; 3 compilar bibliografías: 4 organizar y mantener catálogos de información; 5 mantener la colección de referencia actualizada; 6 capacitación, supervisión y evaluación de dos asistentes. Requisitos: Título de bibliotecario. Experiencia de dos años en tarcas similares. Habilidad para comunicarse con los usuarios ( i OSIFICACIÓN DE CARGOS. Una vez terminadas las descripciones de los cargos individuales se les agrupa en clases de acuerdo con su similitud y con el grado de dificultad y responsabilidad. Estas clases a su vez se dividen por el lipo de tarea en tres grupos o servicios; profesional, no profesional y servicios generales. En la tabla de clasificación estos tres grupos forman sendas columnas verticales como puede verse en la figura 2. En cada grupo o servicio las clases se ubican jerárquicamente en catego rías, de acuerdo con su dificultad y responsabilidad. Las líneas hori/onia les de la tabla de clasificación indican aquellas clases que lienen igual categoría o grado en los tres servicios.
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I i A la clasificación de cargos sigue la escala de sueldos, la cual establece la suma de dinero que corresponde a cada categoría. La escala indica el sueldo mínimo y máximo para la categoría. El mínimo es el de ingreso y el máximo refleja los aumentos periódicos, generalmente anuales, experimentados durante el desempeño del cargo.
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(i SELECCIÓN. La búsqueda de personal es de fundamental importancia para el futuro de la biblioteca. Es una ineludible y seria responsabilidad del director y de cada uno de los supervisores. La eficiencia de cada sección y. por extensión, de la biblioteca, dependerá del desempeño de las pegonas que ocupan los cargos, por lo cual la selección de dichas personas es una de las decisiones de mayor importancia que se puedan tomar en la biblioteca.
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Las fuentes para el reclutamiento son variadas. Entre las más utilizadas se pueden mencionar: Promoción interna: es bastante corriente llenar un cargo con personal de la propia biblioteca, ya que dentro del mismo puede haber candidatos con suficiente capacidad para su ascenso. Esta política de reclutamiento es un estimulo para los empleados, al dar posibilidades de movilidad dentro de la organización. También tiene desventajas, ya que en algunas ocasiones es beneficioso el ingreso de gente ajena a la organización que puede aportar nuevas ideas. Reclutamiento externo: en este caso las fuentes pueden ser las escuelas de bibliotecologia. para los cargos que no requieran experiencia; bolsas de trabajo a cargo de dichas escuelas o asociaciones de bibliotecarios; publicidad en revistas especializadas o periódicos; anuncios en la misma biblioteca y en otras instituciones de la comunidad. Una vea conseguidos los candidatos se procede a su elección para lo cual se usan diferentes técnicas, tales como: Antecedentes: estudios cursados, títulos obtenidos, experiencias anteriores, datos personales. Entrevista: el postulante debe ser siempre entrevistado por el director y por el posible supervisor, l a finalidad principal es permitir un juicio sobre su personalidad, sus ideas, sus reacciones, su apariencia general. Exámenes y pruebas; sirven para medir tanto cualidades físicas e intelectuales como competencia técnica. Período de prueba: es la técnica más valiosa para tener la evidencia del real rendimiento del candidato. Es también la más costosa, ya que si el candidato fracasa la biblioteca no sólo habrá perdido dinero en concepto de sueldos pagados, sino también tiempo, ya que deberá empezar nuevamente el proceso de selección, i MKi-.WMltMO. El entrenamiento complementa la selección. Si la selección del personal es un factor fundamental en la eficiencia de la organización, no lo es menos el entrenamiento. Los nuevos empleados lo necesitan antes de hacerse cargo de sus tareas y los que ya llevan algún tiempo
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en la institución lo requieren para mantenerse actualizados sobre su trabajo y estar capacitados para posibles ascensos. El entrenamiento es costoso en términos de tiempo empleado, pero redituará en el futuro beneficios traducidos en mejores desempeños. Toda biblioteca debe llevar a cabo un programa de entrenamiento para el desarrollo de sus empleados. Éste puede incluir diferentes actividades. La primera de ellas es la orientación general que se da a los nuevos empleados solve las reglas que atañen al cumplimiento de las obligaciones laborales y sobre los objetivos, organización y actividades de la institución. Después de la orientación general, el nuevo empleado comienza el entrenamiento sobre las tareas específicas de su cargo. Se le explica en qué consisten estas tareas, se le demuestra la manera de hacerlas para que a continuación las practique y pueda verificarse su correcta interpretación. Es frecuente en las bibliotecas que el nuevo empleado rote durante un cierto período de tiempo^ por varias secciones diferentes, antes de dedicarse a su trabajo especifico. Esto le permitirá tener una idea total de la institución y comprender mejor las relaciones de su cargo con el resto de la organización. El entrenamiento del nuevo empleado requiere tiempo suficiente para que pueda absorber las enseñanzas de métodos que no le son familiares, teniendo en cuenta además que debe adaptarse a un nuevo ambiente de trabajo, que a menudo será, además, el primero. Otra actividad que contribuye a la capacitación está constituida por las reuniones de personal, en las que se discuten problemas de la biblioteca y además se pueden comentar libros o artículos de publicaciones periódicas. Además de los programas mencionados, todos los cuales se desarrollan en la biblioteca, hay otros que tienen lugar fuera de la misma. Las reuniones anuales de bibliotecarios, o los seminarios de actualización, por ejemplo, son excelentes oportunidades para el desarrollo profesional. El personal debe ser estimulado para concurrir y. en lo posible, se debe facilitar su asistencia. Similar actitud debe adoptar la institución cuando alguno de sus miembros desea seguir estudios más avanzados que tienen relación con su cargo. EVALUACIÓN La evaluación es una parte muy importante de la administración de personal. Sirve de orientación para decidir ascensos, otorgar aumentos de sueldo y también como medio de capacitación. En este último caso ayuda a aconsejar a los empleados, haciéndoles saber cuál es su grado de rendimiento y ayudándolos a mejorar. La evaluación, generalmente anual, es efectuada por el supervisor inmediato y consta de dos pasos. El primero consiste en la evaluación propiamente dicha, o sea en calificar al empleado según ciertos factores predeterminados, tales como calidad y cantidad del trabajo realizado; capacidad para trabajar en equipo; iniciativa; adaptabilidad a nuevos métodos y programas. El segundo paso es la entrevista de evaluación, la cual no sólo sirve para comunicar las calificaciones al empleado, sino que además permite al superior conocer los problemas que pueda tener el subordinado para cumplir ciertas tareas, y determinar su grado de satisfacción en el trabajo.
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DIRECCIÓN La dirección es la función por la cual un superior, en cualquier nivel de la organización, logra que sus subordinados lleven a cabo satisfactoriamente las tareas asignadas. El jefe desempeña un papel vital en lu actitud de los empleados hacia el trabajo y. por lo tanto, en la cantidad y calidad del mismo. Una dirección inadecuada puede hacer fracasar el cuidado puesto en la estructura de la organización y en la selección de personal. Para una buena dirección es necesario tener en cuenta ciertos criterios que ayudarán u crear el ambiente adecuado para que los empleados se desempeñen satisfactoriamente. En primer lugar, es necesario que el empleado comprenda lo que se espera de él. cual es su tarea, con qué otras se relaciona, quién es su superior y, si corresponde, sobre quien tiene autoridad. Debe conocer el lugar de trabajo, dónde encontrar los elementos necesarios para efectuar el mismo y las condiciones que rigen su actividad, tales como horario. licencias o días de pago. El empleado debe ser orientado en la forma de llevar a cabo sus tareas, asegurándose que conozca los mejores métodos y procurándole información sobre nuevas técnicas o elementos que puedan ayudarlo a mejora i vi rendimiento e incrementar su interés. Debe ser orientado además, en el desarrollo de su personalidad. Esto requiere mucho tacto por parte del superior. No es fácil decirle a una persona, ni a ésta lo es el aceptar, los defectos que presumiblemente tiene. Todo buen jefe debe reconocer un buen desempeño y hacer que ese reconocimiento sea público en la mayor medida posible, pues la gente ii.ibija con mayor entusiasmo si su trabajo es apreciado y reconocido. Por Otm parte, un mal desempeño también debe ser tenido en cuenta y criticado. Esta crítica debe ser constructiva, a fin de lograr que mejore su actuación, y en privado, para evitar su humillación y un posterior resentimiento. El empleado debe tener lu oportunidad de demostrar que es capa/ de aceptar mayores responsabilidades. Esto contribuye a| progreso del individuo y permite a la biblioteca determinar qué personal tiene capacidad para llenar vacantes en el futuro. Ese progreso también debe ser estimulado por medio del intercambio de ideas y de lecturas de actualización. Finalmente, el jefe debe procurar que el personal trabaje en un ambiente saludable y seguro. Este debe tener buena iluminación y ventilación, y reunir las condiciones necesarias de seguridad para evitar accidentes, incluyendo instalaciones eléctricas en buen estado, estanterías de tamaño y estabilidad apropiados, y sistemas confiables contra incendio, MOTIVACIÓN. La motivación es un elemento fundamental en la dirección. Motivar es hacer que los empleados actúen del modo deseado, para lo cual es necesario crear condiciones de trabajo apropiadas, donde los empleados puedan satisfacer sus necesidades individuales, mientras trabajan para alcanzar los objetivos de la institución. Las necesidades individuales difieren según los individuos, pero en general se pueden clasificar en:
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necesidades fisiológicas: alimento, vivienda, vestimenta; necesidades sociales: pertenecer a un grupo; au toes ti mac ion: autodesarrollo.
Las necesidades fisiológicas y aún otras más elevadas, se satisfacen con dinero. Pero éste no es siempre el principal factor de motivación. El individuo encuentra satisfacción en el trabajo cuando puede realizar algo con éxito y recibe a la vez reconocimiento por ello. Los bibliotecarios que trabajan con el público, por ejemplo, reciben a menudo el agradecimiento de los usuarios, lo que es un factor de motivación indudable. Ciertos trabajos interesantes y variados producen suficiente satisfacción por el solo hecho de realizarlos. La participación en las decisiones y la responsabilidad de una tarea son factores importantes. Como sin duda lo son también los ascensos. La motivación depende del superior, quien no puede obligar a sus subordinados a llevar a cabo tareas de calidad, ya que esto sólo lo alcanzarán por su propia voluntad o por medio de la motivación. COMUNICACIÓN. Difícilmente se podrá hallar un solo aspecto de la actividad de dirección que no incluya la comunicación. El superior debe hacer que sus subordinados entiendan sus instrucciones, y éstos deben poder comunicarse con el superior si éste desea tener la información QQCCS&ria para mandar. En el primer caso existe una comunicación descendente del superior ai subordinado, que consiste en notas, instrucciones y órdenes. En el segundo caso se trata de una comunicación ascendente, e incluye informes o sugerencias. La comunicación puede ser formal o informal. Formal es aquélla que emplea los canales establecidos por la biblioteca, como por ejemplo, notas, circulares, reuniones de personal o manuales de procedimientos. La informal no sigue dichos canales, sino que recorre el camino de los contactos personales. Las comunicaciones pueden ser también clasificadas en orales y escritas. La comunicación oral, más rápida, permite aclaraciones inmediatas en caso de duda. La escrita, por el contrario, es más lenta y no permite aclaración inmediata, pero puede ser necesaria si se quiere dejar constancia del mensaje. Una comunicación efectiva requiere tres cosas: que la información que se quiere enviar sea clara: que sea concisa pero suficientemente completa y correcta; que use un lenguaje que pueda ser entendido por el receptor. LIDERAZOO. El liderazgo es una cualidad muy importante en la dirección. El líder conduce al grupo hacia el objetivo deseado, infundiéndole confianza y logrando que trabaje con celo en las tareas por él encomendadas. Lider no es aquél que guía a sus subordinados sólo con reglas predeterminadas por la institución, buscando realizar nada mas que lo suficiente para cumplir con su trabajo. Líder es quien sabe provocar una respuesta por parte de sus subordinados a fin de que realicen el máximo esfuerzo. 31
í ( I- i director de la biblioteca es su líder y como tal debe inspirar e impulsar a la institución para que responda a las necesidades de la comunidad. Debe ser algo más que un empleado de la organización mayor a la que la biblioteca pertenece. Debe buscar constantemente nuevos caminos para que la biblioteca responda a las necesidades del momento y se mantenga como una fuerza vital en su comunidad. El control consiste en verificar si todo se desarrolla de acuerdo con los planes establecidos y con los resultados deseados. Luego que un plan ha sido puesto en marcha es necesario controlar los progresos efectuados de acuerdo con los puntos de evaluación fijados en el mismo. Esto permite señalar desviaciones y errores, con el fin de ser corregidos y evitar su repetición. El control se aplica también al desempeño de los individuos para determinar qué están haciendo y cómo lo están haciendo. Esta verificación está relacionada con la evaluación del personal. El control es aplicado asimismo a las actividades que desarrolla la biblioteca: cantidad de usuarios, libros prestados, preguntas de referencia, gastos. El tipo de control y el responsable del mismo dependen del tipo de biblioteca y de las reglamentaciones que fije la institución mayor de quien aquélla depende. Las bibliotecas públicas son controladas, en cuanto al logro de objetivos y al uso del dinero, por la municipalidad o por la comisión directiva. Los controles internos —sistema de préstamo, por ejemplo— son efectuados por la biblioteca, aunque algunos de ellos, sin embargo, pueden ser impuestos por la institución mayor. CONTROL.
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PRtsuPUESTO. Un elemento de control sumamente conocido es el presupuesto, Al tratar el planeamiento se dijo que el presupuesto es un instrumento de planificación y control. En el primer caso es el plan traducido en dinero; en el segundo es la verificación del cumplimiento del plan. El presupuesto tiene como propósito proveer los fondos adecuados para satisfacer las necesidades de la biblioteca, y utilizarlos de la mejor manera posible. I-a procedencia de los fondos depende de la biblioteca, pudiendo provenir, en el caso de la biblioteca pública, de la municipalidad, de donaciones o de cuotas de socios. La utilización de los mismos supone el análisis de las necesidades en cuanto a personal, colecciones o edificio, y la determinación de los respectivos costos. l^a elaboración del presupuesto es la tarea más importante en la administración de la biblioteca. Sin la asignación de fondos las actividades planeadas no podrían realizarse y no se lograrían los objetivos deseados. La preparación, ejecución y control del presupuesto debe estar, por lo tanto, en manos del bibliotecario, ya que al ser responsable del programa de la biblioteca debe poder contar con el instrumento que le permita llevarlo a cabo. Debe tenerse presente, sin embargo, que la aprobación del presupuesto es responsabilidad del organismo mayor del que la biblioteca de-
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Presupuesto 1982
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Rubro
Asignación
Personal Materiales bibliográficos y especiales Mantenimiento edificio Equipo Suministros Telefono Electricidad TOTAL
90.000.30.000.5.000.3.500.6.000.3.500.5.000.143.000.-
Fig 3 Presupuesto
pende, quien establece además el marco legal en que debe encuadrarse la gestión presupuestaria. Tiros DE PNESUPUESTO. El más común es el presupuesto por objetos que divide los gastos en grandes categorías. Las más corrientes son: salimos. gastos de funcionamiento, e inversiones de capital. El rubro salarios abarca, obviamente, los sueldos del personal. Gastos de funcionamiento incluye alquiler del edificio; seguros; suministros; mantenimiento del edificio, equino, mobilario y vehículos. Para gastos de materiales bibliográficos y especiales es necesario crear, si las reglamentaciones lo permiten, un rubro adicional. Aunque esos materiales son considerados bienes de capital, integrando junto al edificio y mobiliario el patrimonio de la biblioteca, su inclusión en un mismo rubro ocasionaría serios problemas, ya que los bienes de capital pueden requerir operaciones complicadas tanto para su compra, como para su posterior accesión y baja del inventario. Si no fuera posible la creación de un rubro especial se deberá tratar con la autoridad respectiva la simplificación de las operaciones antes citadas. Puede verse un ejemplo de presupuesto simplificado en la figura 3. Otro tipo de presupuesto es el denominado por programa, que consiste en agrupar los gastos de acuerdo con diferentes actividades de la biblioteca, en lugar de hacerlo por rubros. De esta manera se puede saber el costo de una actividad determinada. Por ejemplo, para calcular el costo de catalogación se incluirán todos los gastos relativos a esta actividad: sueldos, porcentaje del alquiler del edificio y de los gastos administrativos, costos de fichas para el catálogo. Dividiendo el costo total de esta actividad por el número de libros catalogados se podrá conocer el costo unitario por
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libro procesado. Para marcar la diferencia enire los dos lióos de presupuestos citados se puede lomar como punto de referencia el personal. En el presupuesto por objeto todos los sueldos de la biblioteca están agrupados en un solo rubro, mientras en el presupuesto por programa los sueldos se distribuyen en cada actividad de acuerdo con el personal asignado a la misma.
MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS Y ESPECIALES Fecha 1982 2/1 4/1
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9/1 8/2 8/2 8/2 12/3
Orden de Imputación compra n°
Saldo
30.000.Distr. Amer. Librería A-7 Distribib. Plan is map. Edufilm. Oistrilib.
5.320.1.880.490.60.320.675.-
24.680.22.800.22.310.22.250.21.930.21.255.-
Fig. 4 Control de gastos
entrega de estimaciones por los jefes de cada unidad; reunión del director y jefes para analizar las propuestas de gastos: redacción del proyecto: elevación a las autoridades: adopción del presupuesto
El proyecto debe ser una estimación de ingresos y egresos. Los ingresos. como se ha dicho anteriormente, dependen de la biblioteca. Pueden ser fondos enteramente oficiales, subsidios, donaciones, cuotas de socios, recaudaciones en concepto de multas y ventas de publicaciones de la institución. Los egresos, también mencionados anteriormente, comprenden gastos de capital y de funcionamiento. En la estimación de gastos se tomara debida cuenta de las prioridades. En general los grandes gastos de U biblioteca son en buena parte fijos: personal, suscripciones, libros. Las mayores variaciones se producen en otro tipo de gastos, como por ejemplo compra, de equipo o ampliación del edificio. Una vez que el proyecto ha sido preparado, debe presentarse a las autoridades para su aprobación. Junto con las necesidades financieras se debe presentar una justificación de las mismas, explicando qué se espera lograr con el dinero solicitado, y también qué servicios se pueden deteriorar por la carencia del mismo. Se debe poner de relieve el papel de la biblioteca en la comunidad y su relación con otros elementos de la misma. Se incluirán dittos estadísticos sobre los servicios prestados y sobre aspectos de la comunidad que pueden influir sobre la biblioteca. La ejecución del presupuesto requiere la elaboración de un calendario de inversiones. Este calendario puede estar condicionado por el de la entidad mayor, en cuyo caso será necesario adaptarse al mismo. Hay que tener presente que la biblioteca tiene ciertos gastos fijos que se distribuyen a lo largo de todo el año, tales como los sueldos del personal y ciertos gastos de funcionamiento, para los cuales hay que reservar el
Asignación Suscripción revistas I .ibros Libros Mapas Diapositivas Libros
Vendedor
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Comprende tres etapas: elaboración, ejecución y control. La elaboración del presupuesto es, como se ha dicho con anterioridad, responsabilidad y derecho del director de la biblioteca. Una vez que se han programado las actividades para el año, se hace la estimación de los gastos, para lo cual deben ser consultados los responsables de las diferentes secciones, a fin de conocer las necesidades de cada una. Es de gran ayuda el examen de presupuestos anteriores para poder evaluar si los fondos asignados a las diferentes actividades fueron adecuados, insuficientes o excesivos. La biblioteca debe contar con un calendario presupuestario que fije las fechas de: PROCESO
Concepto
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dinero necesario. Para el resto de las erogaciones es aconsejable efectuar las de mayor volumen al comienzo del periodo anual (compra de obras de referencia costosas, o suscripciones a publicaciones periódicas) y luego repartir el sobrante durante el resto del año. Esto permitirá la adquisición de las novedades bibliográficas que vayan apareciendo y de aquellas obras que requiera la demanda del momento. Los gastos serán contabilizados. A tal efecto se deben llevar registros que permitan conocer los gastos efectuados, las obligaciones contraídas —imputaciones— y los saldos disponibles. Esta información se debe asentar en cuentas que correspondan a los rubros establecidos en el presupuesto, como se puede observar en la fig. 4. Los registros contables son llevados por la oficina respectiva de la biblioteca o de la entidad mayor a la que aquélla pertenece. Si esto último sucediera la biblioteca tendrá que llevar además sus propios registros, a fin de conocer en cualquier momento su situación financiera.
Lecturas sugeridas MITÓN, >.. Atlminhtniviúrt tic bibliatría». Mexico. Buenos Aires, Centro Regional de Ayuda Técnica. I97|. (Breviarios del Bibliotecario. 101. ant i MR. D. Administration nj the \mall public libran. Chicago. American Library Associa lion. 1965. VTUKAKT, R. P.: tAíTUCK. j . j . Uhrury maminrment. Littleton. Colorado. 1977. (Library Science Text Series i. rrBHV. i., K. Principios 4* t'thntntw,,, inn. Trad, de E M. Sierra, 3a cd. Buenos Aire. E¡ Ateneo. 1976. (Serie de Enseñanza Programada "Rl Aicnco"). wtiEtif.K. j . i..: Í.OLDHOH. ii. Administration práctica de biblioteca* pública*. Trad, de A. Contin México. Fondo de Cultura Económica. 1970.
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CAPÍTULO 3
Edificio, mobiliario y equipo.
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por Roberto V. Cagnoli
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Una biblioteca no es un edificio, pero tampoco puede existir si no üene un local apropiado, bien ubicado y atractivo. En este capítulo se analizarán diferentes aspectos del edificio, del mobiliario y del equipo. Los conceptos son válidos tanto para la construcción de un edificio nuevo. la remodelación de uno viejo o la elección de uno ya construido.
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Edificio PLANEAMIENTO. Establecer un plan para la construcción, remodelación o elección de un edificio requiere la participación de tres personas o grupos de personas: el bibliotecario, las autoridades de la institución mayor a la que la biblioteca pertenece y el arquitecto. El bibliotecario debe analizar las necesidades edilicias. de acuerdo con los servicios que presta, o prevé ofrecer en el futuro la institución. Esto requiere la estimación del espacio necesario para cada servicio y las relaciones funcionales entre los mismos, determinando cuáles deben estar próximos entre sí, cuáles cerca de la entrada y cuáles lejos de las áreas ruidosas. Ese estudio se analiza con las autoridades, y se procede a elaborar un programa escrito que se presentará al arquitecto. Éste prepara un primer proyecto que pone a consideración del bibliotecario y de las autoridades, lluego de sucesivos ajustes, en los que todos participan, se elabora el proyecto final. El éxito del proyecto depende de la buena relación del bibliotecario, las autoridades y el arquitecto. Es un trabajo de complementación. en el cual el bibliotecario plantea las necesidades de servicio y el arquitecto da las soluciones técnicas. UBICACIÓN Y ORIENTACIÓN. La ubicación del edificio es un factor fundamental para que la biblioteca pueda prestar un servicio adecuado. Debe estar situado en la zona más activa de la ciudad, sobre la calle principal.
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donde la gente concurre para sus actividades diarias, cerca de bancos y negocios, y donde el servicio de transporte público sea adecuado. Debe analizarse además, la ubicación de otras instituciones educativas y culturales, aunque sin atarse demasiado a las mismas, pues la biblioteca tiene que servir a toda la comunidad. En la elección de un lugar deben tenerse en cuenta también, las posibilidades de expansión, tanto horizontales como verticales, ya que la biblioteca es un organismo en continuo crecimiento. Desde el punto de vista de la posición relativa del edificio con respecto al sol, se debe procurar la orientación hacia el sur. en el hemisferio meridional, y viceversa en el septentrional. Cuando esto no sea posible, la mejor alternativa es la orientación al este. La razón para hacerlo de esta manera es evitar que los rayos del sol dañen libros y otros materiales y además provoquen demasiado calor en el interior. Es ventajoso que la fachada dé a una calle de tránsito activo, aunque haya que buscar algún medio para neutralizar el ruido. Un local a nivel de I,i calle con la fachada abierta que permita la vista del interior, hará que la gente que pasa por delante pueda apreciar las actividades de la biblioteca y su ambiente agradable. Permitirá, además, contar con un lugar muy apio piado para exposiciones, que llamen la atención y atraigan al público. CARACTERÍSTICAS. Según un principio clásico, un edificio debe reunir tres cualidades esenciales: utilidad, estabilidad y belleza. El edificio de la biblioteca debe reflejar en su belleza arquitectónica el espíritu y el orgullo de su comunidad. El diseño será atractivo, pero simple, evitando molduras y ornamentos innecesarios, de manera que su construcción y mantenimiento sean lo más económicos posible. Aún con modestos recursos se puede lograr que la biblioteca presente una imagen agradable, abierta, amistosa, que invite a frecuentarla. El edificio debe tener estabilidad, a fin de que resista las fuerzas que puedan derribarlo: peso del público, de los libros, de los muebles. Los materiales a emplear tienen que ser durables para evitar costosas reparaciones e interrupciones de los servicios. Finalmente debe prestar utilidad. Su diseño responderá a las necesidades de espacio para libros y otros materiales, para los lectores y para el personal, y permitirá una circulación fluida entre las diferentes secciones. Es importante que el diseño interior sea flexible, de manera que los espacios para libros, servicios y lectores puedan ser cambiados y aumentados de acuerdo con las necesidades del momento. Deben reducirse al mínimo las instalaciones permanentes, especialmente las paredes fijas, a fin de facilitar futuras modificaciones. El mobiliario de la biblioteca debe tenerse en cuenta al diseñar los espacios funcionales, como salas de lectura y áreas de depósito. Las estanterías, por ejemplo, pueden usarse para dividir ambientes, lo que permitirá cambios futuros con un mínimo de trabajo y de costo. DE ESPACIOS. Un factor muy importante para el funcionamiento de la biblioteca es la forma de distribución de las áreas de servicio y
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de trabajo, y sus relaciones reciprocas. Cualquiera que sea el tamaño y la forma del edificio, las áreas deben estar distribuidas de tal manera que permitan un aprovechamiento racional del espacio, una circulación lógica. un fácil acceso del público a la colección y a los servicios, un control efectivo y una operación económica. Cada área debe guardar estrecha relación con las otras. Las colecciones deben estar cerca de los lectores y de los bibliotecarios, las áreas de trabajo cercanas a los puestos de atención al público, el catálogo cerca del escritorio de referencia. Una buena relación entre las arcas dará por resultado el ahorro de tiempo de los usuarios y del personal, además de permitir una mejor relación de servicio entre ambos. En lo posible, todas las áreas, tanto de servicio como de trabajo, deben estar situadas en un mismo piso, preferentemente en la planta baja. Esto permitirá un desplazamiento más cómodo de los usuarios y un mejor aprovechamiento del personal. El plan de distribución debe ser simple. evitando lugares ocultos que dificulten el control visual. Las áreas ruidosas por su actividad, o por ser de paso obligado para el público, deben estar alejadas de la sala de lectura. El diagrama de relaciones funcionales, presentado en la figura 5, ilustra las relaciones entre las áreas y la circulación entre las mismas. Nótese la mínima interferencia entre las líneas que indican los patrones de circulación, lo que es una prueba de buena distribución de espacios.
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ENTRADA DE SERVICIO
AREA DE TRABAJO
NIÑOS
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MOSTRADOR DE PRESTAMOS
ENTRADA
ESTANTERÍAS
CATÁLOGO
REFERENCIA
SALA DE LECTURA
DISTRIBUCIÓN
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Ftg. 5 Diagrama de relaciones 'unc*ona)es
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Áreas principales
MOSTRADOR DE PRÉSTAMOS. Debe estar ubicado cerca de la entrada principal. Desde él se ejercerá e! control sobre las entradas, salidas, áreas de lectura y estanterías abiertas, además de cumplir su (unción de registrar los préstamos y devoluciones. CATÁLOGO- Es un elemento consultado tanto por los usuarios como por el personal. Debe estar ubicado en una zona de fácil acceso, equidistante de la sala de lectura, del mostrador de préstamos, de la sección referencia. y de la oficina de procedimientos técnicos. Es un área ruidosa y de gran actividad, a la que se debe asignar eficiente espacio para circulación del público. SAL-t üt LECTURA, Debe ser visible desde la entrada. En ella estará ubicado el catálogo y las estanterías abiertas de libros, revistas y otros materiales. Las revistas pueden estar más cerca de la entrada, constituyendo un ambiente más informal. SALA INFANTIL. En las bibliotecas públicas, es muy común que esta s.il.i se encuentre separada de la de adultos. Debido a que es una área ruidosa, es aconsejable que esté ubicada cerca de la entrada.
SECCIÓN REFERENCIA. Debe ser accesible, pero ubicada en una área tranquila, fuera de la línea de paso hacia otras secciones, rodeada de la colección de obras de referencia y cerca del catálogo. SALÓNDBACTQS, Debe tener una entrada independiente, de manera que también pueda ser usado fuera del horario de atención de los servicios de la biblioteca. AREA'DE TRABAJO. Incluye las actividades administrativas y de procedimientos técnicos. Su acceso debe ser independiente, para permitir el ingreso de materiales sin que tengan que pasar por las áreas destinadas al público. Debe estar cerca del catálogo, estanterías y servicios al público. Las áreas descriptas son las principales. A ellas hay que agregar: lugar de exposiciones, servicios sanitarios, sala de máquinas, escaleras, corredores, vestíbulo. DIMENSIONES La superficie de las diferentes áreas puede variar de acuerdo con las características de la biblioteca. A modo de guía se puede establecer el siguiente cálculo:
Área para usuarios: 2 a 3 m : por usuario. Área de trabajo, incluyendo oficinas, mostrador de préstamos y sección de referencia: 9 a 10 m 1 por empleado. Área de depósito de libros: 160 libros por m ' (ó 25 libros por metro lineal). Otras áreas: sala de reuniones, lugar de exposiciones. servicios sanitarios, pasillos, etc.: 40*- de la superficie total. CONDICIONES AMBIENTALES. El edificio debe ofrecer condiciones ambientales apropiadas para que los usuarios se encuentren cómodos, los emplea40
dos puedan trabajar satisfactoriamente y las colecciones se encuentren protegidas. A tal efecto brindará protección adecuada contra los agentes exteriores: lluvia, polvo, frío, calor, ruido; permitiendo, además, la necesaria entrada de aire y luz. Si esto último no fuera posible, se dispondrá de elementos artificiales para una buena iluminación y climatización. ILUMINACIÓN. Una buena iluminación es, obviamente, un aspecto esencial para crear un ambiente apropiado para la lectura. Como regla general se deben evitar las sombras, los contrastes y el brillo, que son factores de fatiga visual. La luz natural debe ser indirecta. En este aspecto es muy importante la correcta orientación del edificio, pero no siempre es posible hacer que las ventanas se encuentren fuera de la zona soleada. En este caso el uso de cortinas o persianas permitirá regular la luz solar y mantener un nivel de iluminación correcto y constante. La luz artificial deberá suple mentar o reemplazar la luz natural en ciertas horas o épocas del año. Debe tenerse en cuenta que una buena iluminación se relaciona más con la distribución de las fuentes de luz que con la intensidad. El valor de iluminación recomendado es de 320 a 500 lux*, y un mínimo de 250 para las salas de lectura, cantidad que puede disminuir en las áreas de tránsito y estanterías, hasta un mínimo de 120 lux. Los artefactos lumínicos deben estar instalados en el cielo raso. Si éste está a mucha altura, la fuente de luz debe bajarse. No son aconsejables las lámparas individuales sobre las mesas, ya que además de dar una iluminación desigual, requieren la instalación permanente de cables bajo el suelo y las mesas, lo que complica tos cambios de ubicación de estas últimas. Otro factor a considerar son los colores usados en techos, paredes, pisos y muebles. Los colores claros permiten un mejor aprovechamiento de la luz que los oscuros, debido a los diferentes índices de reflexión, que oscilan entre el 80íf para el blanco y el 8% para el caoba. En cuanto al uso de luz incandescente o fluorescente, no hay certeza sobre cuál es la más apropiada, ya que cada una tiene ventajas y desventajas. La balanza, sin embargo, parece inclinarse hacia la utilización de la luz fluorescente. Aunque su costo de instalación es mayor que el de la incandescente, el mantenimiento y consumo de energía es más económico. Los tubos duran hasta diez veces más que las lámparas incandescentes, especialmente si no se prenden y apagan con frecuencia, y consumen menos de la mitad de la energía. Su desventaja es un ligero titileo, que puede ser molesto, pero que es prácticamente anulado si se usan dos tubos en cada artefacto. No hay pruebas, por otra parte, de que la luz fluorescente sea nociva para la vista. La luz incandescente tiene un costo de instalación menor, pero como se ha dicho anteriormente, su mantenimiento y consumo de energía es mayor. A esto hay que agregar que produce calor y. por lo tanto, aumenta los gastos en los sistemas de climatización. Es aconsejable
Unidad de iluminación
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f la utilización de luz fluorescente en general, y un uso limitado de la incandescente, para exhibiciones y para lograr efectos especiales. Estas orientaciones son de tipo general. Hay muchos factores que influyen en un sistema de iluminación, por lo cual es conveniente consultar en cada caso a un especialista. CONTROL DE RUIDOS. Un ambiente silencioso es una característica importante de una buena biblioteca. Para poder lograrlo es necesario eliminar o reducir al mínimo los ruidos molestos, que se originan tanto fuera del edificio como en su interior. Controlar el ruido exterior no es fácil, especialmente si la biblioteca está situada suba- una calle ruidosa. El vidrio no es un buen aislante y las paredes, que si lo son. impiden la vista del interior. Esto último, como se observó anteriormente, es un factor importante para atraer al público, por lo que se ha de buscar una combinación entre ambos elementos de construcción, a fin de aminorar el ruido sin entorpecer totalmente la visual. El control del ruido originado en el interior, puede lograrse de varias maneras. Las áreas de mucha actividad deben mantenerse alejadas de las que requieren silencio. Los paneles de vidrio son muy adecuados para esle fin, ya que aminoran el ruido sin entorpecer el control visu.il. El piso, paredes y cielo raso aumentan el ruido interior. Para atenuarlo es necesario revestir el cielo raso con material acústico, las paredes también con dicho material o estanterías con libros, y ios pisos con plástico o alfombras. CLIMATIZACIÓN. El edificio debe tener buena ventilación y una temperatura agradable, l-o ideal es el aire acondicionado pero, por razones económicas, no siempre es posible disponer de un equipo. Habrá que arbitrar entonces los medios para lograr al menos un buen sistema de ventilación, que permita renovar el aire. Esto es necesario no sólo para la salud de los usuarios y del personal, sino también para los libros y otros materiales, pues ta falta de ventilación favorece el desarrollo de hongos c insectos. Al instalar un sistema de calefacción se debe tener en cuenta que algunas de ellos producen condensación y. por lo tanto, las paredes y los libros se humedecen, mientras que otros resecan demasiado el aire, y tornan quebradizo el papel y otros tipos de material. PREVENCIÓN DE INCENDIOS. La biblioteca debe extremar todos los recaudos para la prevención y extinción de incendios. En primer lugar debe haber un control de todos los elementos que impliquen riesgos. Las instalaciones eléctricas cumplirán con las especificaciones de seguridad requeridas por las autoridades y se mantendrán bajo constante control. La instalación contará con llaves interruptoras, térmicas o si es posible div y un tores, que corten la corriente cuando ocurra algún inconveniente. Una llave general permitirá cortar la corriente cuando la biblioteca esté cerrada. Muchos incendios se originan durante la ausencia del personal, por fallas en la instalación eléctrica. El sistema de calefacción supone también un riesgo, por lo cual habrá que poner especial cuidado en su elección, evitándose aquéllos en que la llama puede «ntrar en contacto con elementos combustibles.
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Será necesario instalar un sistema de alarma y extinción. La mejor defensa es detectar el fuego en sus orígenes, para lo cual habrá que colocar un sistema de alarma Hay detectores que son activados por aumentos bruscos de temperatura o por el humo, accionando entonces la alarm.i I B detección puede estar combinada con un sistema automático de extinción. Esto es costoso y sólo recomendable si el elemento inhibidor es gaseoso, ya que si es líquido, las secuelas, como es de imaginar, serán tan desasno sas como el fuego mismo. El sistema de extinción más accesible son los matafuegos, de tipo seco, que se colocarán en lugares estratégicos. El edificio debe tener salidas de emergencia claramente indicadas, y en las bibliotecas de cierto tamaño se debe contar con un plan que permita una ordenada evacuación del edificio, y que determine las tareas que debe desarrollar cada empleado. Todo sistema de prevención, por más avanzado que sea. sólo será efectivo si el personal sabe utilizarlo. Tan importante como su instalación es el adiestramiento del personal para el caso de una emergencia. Las desastrosas consecuencias de los incendios, y la conveniencia de usar equipos apropiados para cada situación particular, hacen recomendable que el bibliotecario requiera el asesoramienlo de un experto. La biblioteca debe tener un seguro contra incendio que cubra edificio. moblaje y colecciones. El seguro no sólo cubrirá los materiales afectados por el fuego, sino también aquéllos dañados por los elementos empleados para extinguirlo y evitar su propagación. REMODELACIÓN Como se anticipó al comenzar el capitulo, los conceptos vertidos en el mismo son aplicables también a la rcmodelación o a la adaptación de un edificio que no haya sido construido especialmente para biblioteca. Sin embargo, en este caso, se deben tener en cuenta ciertas consideraciones adicionales. En primer lugar la distribución de espacios y sus relaciones funcionales estarán condicionadas por la estructura existente, que en algunos casos obligará a reformas costosas. En segundo lugar, la estructura, especialmente en edificios de más de una planta, debe ser lo suficientemente resistente como para soportar el peso de las estanterías y del público. Los edificios comunes no están preparados para tolerar semejante carga. Finalmente deberá verificarse el estado de conservación de los materiales de construcción, incluidos techos, paredes, cañerías, calefacción y elementos mecánicos como por ejemplo los ascensores. El costo de renovación de estos elementos, y los gastos de mantenimiento de un edificio antiguo, pueden resultar muy altos. Si se trata de un edificio compartido, habrá que tener la seguridad de que no haya restricciones de acceso que dificulten las actividades de la biblioteca. Estas consideraciones particulares, agregadas a las generales descriptas anteriormente, deben ser tenidas muy en cuenta en la elección de un edificio.
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Mobiliario y equipo
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El mobiliario y el equipo son los complementos indispensables para que el edificio cumpla la función para la que se le ha destinado. Tal es así, que al diseñar el edificio se debe lener constantemente presente el tipo y disiribución de los muebles y del equipo. En el caso de edificios ya construidos esto no será posible y habrá que adaptarse al mismo. En cualquiera de los casos, la ubicación de muebles y equipos deberá ser analizada para asegurar un efectivo control y una circulación fluida de público y personal, y para poder calcular la cantidad de elementos necesarios. Las características básicas que debe tener el mobiliario son similares a las ya enumeradas cuando se trató del edificio. Esto es, debe ser funcional, durable y bello. Su diseño responderá al uso para el que se le destina, debiendo ser sencillo y de fácil limpieza. Hay que recordar que los colores oscuros absorben la luz, disminuyendo de esta manera la capacidad de los artefactos lumínicos, y que los colores y terminados brillantes resultan molestos y fatigosos para la vista. Debe ser resistente al uso, pues su compra significa una inversión considerable que tiene que rendir beneficios por un largo período. Que sea funcional y durable no impide que tenga belleza, característica muy importante para la buena apariencia y el atractivo de la biblioteca. Se analizarán a continuación los muebles más usados en las bibliotecas, su diseño, dimensiones, capacidad y materiales empleados en su construcción.
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ESTANTERÍAS. Las estanterías responden a diversos diseños de acuerdo con los materiales que estén destinados a almacenar, que pueden ser libros, revistas, discos y otros materiales especiales. En la elección del tipo de estanterías se debe considerar en primer lugar el material con que serán construidas, esto es. madera o metal. Ambas tienen ventajas y desventajas. La madera es decorativa y es muy apropiada para las estanterías de libre acceso al público. Si la madera es dura y bien estacionada, y el acabado resistente al roce, resultan muy durables. Las estanterías de metal no son tan decorativas como las de madera pero tienen otras ventajas. No se tuercen, no son atacadas por insectos, y son incombustibles. Por otra parte, en ciertos climas su incapacidad para absorber la humedad puede ser una desventaja. Son especialmente indicadas para depósitos sin acceso al público. Independientemente del tipo de material las estanterías deben ser modulares y normalizadas, fáciles de armar y desarmar. Esto permite que pueda variarse sin mayor esfuerzo su disposición en el local, cuando haya que efectuar modificaciones y ampliaciones. Debido a los diferentes tamaños de los libros y otros materiales, es imprescindible que los estantes sean movibles en sentido vertical. Las estanterías para libros pueden ser de frente único, para adosar a la
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FIQ. 6 Estameñas para libros, diarios y revistas.
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pared; o de frente doble, lo suficientemente estables como para mantenerse en posición vertical, sin necesidad de amuramiento. Estas últimas pueden ser utilizadas para dividir espacios grandes, transformándolos en otros más pequeños o en diferentes áreas funcionales. Las estanterías bajas cumplen muy bien con ese propósito, sin impedir el control visual. Las estanterías para otros tipos de material pueden responder a los mismos módulos que las anteriores, con ciertas adaptaciones. Mientras los estantes para libros son horizontales, las revistas requerirán estantes inclinados, para que el último número sea visible, correspondiendo a cada estante inclinado uno horizontal para los números atrasados. Los diarios, sostenidos por varillas, se pueden ubicar en módulos similares a los de libros y revistas, en los cuales se reemplazan los estantes por soportes que sostienen las varillas. Los diarios también se pueden colocaren un bastidor rectangular, armado sobre patas de aproximadamente 0.70 m, del cual cuelgan sujetos por las varillas (ver figura 8). Las estanterías para discos son más profundas y los estantes están divididos en compartimientos para que los discos se encuentren siempre en posición vertical. Las estanterías normalizadas de madera usadas en muchas partes del mundo son de tres alturas diferentes: alta 2.08 m, mediana 1.52 m y baja 1.07 m. La profundidad puede ser de 20. 25 y 30 cm y el ancho de 91 cm. En la parte inferior tienen un zócalo de aproximadamente 0.07 m. Las medidas de las estanterías normalizadas de metal son similares a las de madera, salvo la altura de los dos modelos más altos, que alcanzan 2.29 m y 1.68 m respectivamente.
Fig. 7. Dimensiones y disposición d e estameña» y mesas.
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Fig. 8 Bastidor p * r a diarios
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( La disposición de las estanterías depende de la forma del local, de la distribución de espacios y de los requerimientos del control visual. En lincas generales, como se ha mencionado anteriormente, las de frente único se adosan a la pared y las de frente doble se usan más libremente: dividiendo espacios, construyendo hileras paralelas o perpendiculares entre si o con las adosadas a las paredes. El espacio que se deja entre las estanterías debe ser lo suficientemente amplio como para permitir una cómoda circulación entre las mismas. MUEBLES PARA OBRAS DE REFERENCIA. Hay obras de referencia que por su tamaño o modalidad de uso. requieren un tipo especial de moblaje. Tal es el caso de los atlas. índices de publicaciones periódicas, diccionarios, etc. Los atlas se pueden colocar en un mueble de aproximadamente I m de altura, con su parte superior inclinada donde se apoya la obra que se consulta. Sobre el frente y hacia abajo se colocan los demás atlas en estantes desirables (ver figura 9). Un mueble similar, yunque más angosto y sin estantes deslizables, se utiliza para los diccionarios. lx>s indices de publicaciones periódicas se colocan en mesas similares a las que se describirán más adelante, pero con una particularidad: son más anchas que las comunes (1.20 m) y en su parte media llevan uno o dos estantes de doble frente (ver figura 10).
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10 Mesa para indices
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Las mesas más comunes son las rectangulares y las redondas. Las primeras pueden acomodar cuatro o seis personas. Las de cuatro asientos son las más aconsejables, pues permiten una mayor flexibilidad para su distribución en la sala de lectura y son más cómodas para los lectores. Las mesas redondas, también para cuatro personas, producen una sensación estética distinta, al quebrar las líneas recias de las estanterías. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que las mesas más grandes ahorran espacio. Las dimensiones de las mesas y los espacios mínimos entre las mismas se indican en la figura 7. Estas dimensiones se refieren a las mesas para adultos, ya que las de los niños tendrán menor altura. 0.55 a 0.62 m. y aún diferente diseño como, por ejemplo, planos inclinados para facilitar la lectura de los libros grandes e ilustrados. MESAS.
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HI diseño de las sillas debe ser sencillo para posibilitar la limpieza, su terminado resistente al continuo roce, y la altura del asiento y la inclinación del respaldo apropiados para la lectura y la escritura. Debido a su continuo uso. las sillas deben ser fuertes y los extremos de las patas estarán provistos de elementos metálicos 0 plásticos que faciliten su deslizamiento. SILLAS.
MOSTRADOR DE PRÉSTAMOS. En las bibliotecas pequeñas se limitara a un escritorio común, con espacio suficiente para colocar los libros devueltos, los libros reservados, y las gavetas que contienen el registro de socios y de préstamos. En las bibliotecas más grandes se necesitará un mueble más alto y más
Fig 9 Mueblo para at¿,is
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( grande. La allura será de I m y el ancho de 0.65 m. El largo y la forma dependerán del lamaño de la biblioteca, las características del local, los servicios a prestar y el trabajo que se realice. Este mostrador puede ser lineal, con sus extremos en ángulo obtuso, o formando una " U " (ver figura 11). Este último es el que delimita mejor el área de trabajo aunque requiere mayor espacio. La parte interna del mostrador, del lado del personal, contendrá estantes, cajones para guardar elementos del sistema de préstamo, y ficheros para el registro de socios. Un sector de la parte superior será más abajo, para permitir ubicar las gavetas con las fichas del material prestado (ver figura I2t. FICHEROS. Los ficheros serán, en lo posible, de estilo similar al de los otros muebles. Si no se pudieran conseguir en el mercado, y se tuvieran que hacer a medida, se deberá poner especial cuidado en su construcción, pues como es conveniente que las gavetas sean intercambiables, éstas deberán tener medidas precisas. El tamaño exterior de las gavetas es de unos 0.43 m. de profundidad por 0.15 m de ancho por 0.11 m de alto. Cada una de ellas puede contener entre 1,000 y 1.200 fichas de tamaño universal. Si M considera que. como promedio, son necesarias cinco fichas por titulo, es muy fácil calcular la cantidad de gavetas que necesita una biblioteca (cantidad de títulos multiplicado por 5. dividido entre 1.000). Cada gaveta deberá estar provista de una varilla que impida que las fichas se saquen o caigan, un accesorio deslizable que permita mantener las fichas en posición vertical y. sobre el frente, una manija y un portaetiqueta (ver figura 13). En el fichero del catálogo, siempre que sea posible, se dispondrán las gavetas en no más de seis hileras horizontales, sobre patas de no menos de 0.60 m. Una mayor cantidad de hileras provocaría congestión de usuarios frente al catálogo, y haría que las gavetas inferiores se encontraran fuera de un cómodo alcance. Es cierto que este tipo de distribución requiere más espacio, pero no es menos cierto que redundará en una mayor comodidad y en una mejor consulta del elemento más usado de la biblioteca.
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Fig 12 Mostradw de préstamo
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/TTTs ( Fig. 11 Formas fle! mostrado* de préstamo
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Fig 13. Fichero
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ARCHIVADORES. Pueden ser de dos tipos: horizontales y verticales. Los primeros se utilizan para materiales que por sus características deben estar guardados en posición horizontal como, por ejemplo, planos, mapas, grabados. Están constituidos generalmente por cajones de poca altura. Los archivadores verticales son del tipo de los usados en las oficinas, y se utilizan para guardar correspondencia y folletos. Estos archivadores se pueden adquirir en tamaños normalizados de cuatro cajones. Las medidas son, aproximadamente. 1.M) m de altura por 0.45 m de ancho y 0.77 m de profundidad. Hay también archivadores de tipo vertical para conservar microformas. diapositivas, películas fijas. Todos los archivadores nombrados se consiguen en el comercio y se fabrican generalmente en metal. CARRETII l AS PARA LIBROS Son utilizadas para transportar libros entre las diferenles secciones de la biblioteca, o para reubicar en las estanterías el material devuelto. Constan generalmente de tres estantes y su tamaño es variable. Un modelo apropiado para uso en el salón de lectura puede tener 0.90 m de alto por 0.76 m de largo y 0.35 m de ancho. Puede ser de madera o metal, con dos de sus ruedas giratorias (ver figura 14).
apreciado por los usuarios, y se puede autofinanciar si la biblioteca cobra por el mismo. El uso de microfilmes y microfichas requiere aparatos de lectura y de duplicación. Su selección se debe hacer lomando en consideración el tipo de microformas usadas. Los materiales audiovisuales han alcanzado un lugar importante en el acervo de la biblioteca, especialmente en las escolares. El equipo necesario para su utilización comprende: proyectores de películas, diapositivas y películas fijas; retroproyeclores para transparencias; tocadiscos y grabadores de cintas magnetofónicas. La elección de estos equipos debe realizarse con sumo cuidado, por el costo que representan. Se deben establecer los requerimientos para cada equipo, de acuerdo con el tipo y frecuencia de utilización, y se buscará en el mercado el modelo que se adapte mejor a las necesidades, evitando comprar equipos demasiado complicados.
EQUIPOS ESPECIALES Los adelantos tecnológicos han dado lugar a la aparición de nuevos servicios y materiales. Éstos requieren equipos especiales para su utilización, aunque no siempre sean económicamente accesibles para algunas bibliotecas. Las fotoco piado ras se han popularizado de tal manera que son una presencia familiar en la vida cotidiana. El servicio de fotocopias será muy
Lecturas sugeridas
Fig.
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14. Carretilla-para libros
ni noN. |. El mobiliario de laspequeñax bibliotecas publicas. (Boletín de la ÉMfeSCO pora las bibliotecas, v. 16. n. 6. p. 289-ÍI2. noviembre-dicicmhic, 1962». RRAWNI*. M. Bibliotecas; arquitectura-instalaciones. Trad, de A, Margaril. Barcelona, Biumc 1970. c.M.vts. H. E.; VAN »I:KI \. M // edificio de la pequeña biblioteca pública l'.iris. i ÑUSCO. 1959. (Manuales de la I'NKSCO para lus bibliotecas. 10). WHtlu.tR. j . t.; COUJHOR. ii. Administración prédica de bibliotecas publicas. Trad, de A. Contín. Mixteo, Fondo de Cultura Económica, 1970.
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CAPÍTULO 4
Selección, adquisición e ingreso de libros y otros materiales.
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por Roberto V. Cagnoli (
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Selección La biblioteca debe poner al alcance del usuario los materiales que mejor satisfagan sus necesidades. El cumplimiento de esa función dependerá, en gran medida, del cuidado que se ponga en la acertada elección de dichos materiales. La tarea de selección es una de las más significativas y a la vez de mayor dificultad de las que se realizan en la biblioteca. Todo el personal participará de alguna manera en el proceso, aportando su conocimiento, tanto de la comunidad como de los materiales. Su contribución será de gran ayuda para quien, en definitiva, tome ia decisión de incorporar una obra a la colección, sea éste el director o la comisión de la biblioteca. El personal que participa en la selección debe ser capaz de evaluar la calidad de una obra determinada, para lo cual poseerá una buena formación cultural, buenos hábitos de lectura, conocimiento de la disciplina que trata la obra, y se mantendrá al tanto de las corrientes culturales y de los progresos de las diferentes áreas del conocimiento. Debe ser imparcial, tratando de evitar que su juicio sea condicionado por sus propios gustos y creencias, o po r influencias ajenas. Además, estará informado de las publicaciones existentes, nuevos títulos, autores y editoriales, para lo cual contará con fuentes de información bibliográfica cuyas características principales se comentarán más adelante. Finalmente, deberá conocer los intereses y necesidades de los usuarios, a fin de poder establecer una eficaz relación entre éstos y los materiales de posible adquisición. Los fines que persigue la biblioteca condicionan la selección. Los de la biblioteca pública, por ejemplo, son dar información, ayudar al individuo a educarse, y facilitar lectura recreativa. Pero a partir de esos objetivos generales se deben establecer otros más precisos de acuerdo con cada comunidad particular. Para esto es necesario un conocimiento de esta última, al cual se llega por medio del denominado estudio de la comunidad.
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/.r \LVAC¡ÓN DEL CUERPO PRINCIPAL. Se debe tener en cuenta la profundidad con que el tema es tratado: si es una presentación de hechos y datos, o es la expresión de una opinión personal; si el estilo es claro y ameno, acorde con el tipo de lector al que está dirigido; si el pensamiento del autor es fácil de seguir o es confuso y desarticulado. BIBLIOGRAFÍA Se verificará el grado de actualidad y relevancia, la organización, y la facilidad de su consulta.
Indagar si tiene índices analíticos. Un buen índice agrega un valor adicional al libro; por el contrario, su carencia puede ser un factor negativo en la elección. ÍNDICES.
ILUSTRACIONES. Deben estar bien seleccionadas y ubicadas en tal forma que expliquen y aclaren el texto, bien impresas, con colores definidos. Muchas veces algunos de estos elementos —bibliografías, ilustraciones, índices— son tan notables que su sola presencia es suficiente ra/ón para adquirir una obra, aunque el texto no sea de calidad superior. I xa criterios de evaluación expuestos son aquéllos aplicables a obras no literarias. Si bien algunos pueden usarse para libros de literatura, las características de éstos últimos determinan que se deban tener en cuenta otros criterios. En este caso intervienen cuestiones estéticas y de gusto, que no pueden ser medidas por criterios objetivos, y que hacen la evaluación mucho más difícil que en el caso de las obras que no son literarias. Se pueden considerar algunos factores, tales como el estilo, la estructura, el tema o la expresividad del diálogo, pero en la evaluación final influirán inevitablemente ra/ones subjetivas. Para evitar, o al menos reducir, la injerencia de la opinión individual en la aceptación o rechazo de una obra, son necesarias otras opiniones, ya sean del personal de la biblioteca o las expresadas en las reseñas que aparecen en diferentes publicaciones. CARACTERÍSTICAS FISICAS La presentación física es un importante factor en la selección, sobre todo cuando hay dos o más ediciones de un mismo título. Debe ser atractiva y durable, ya que un libro puede tener un uso muy intenso y no siempre apropiado. La tipografía debe ser clara y legible, bien diseñada y con tamaños de letra cómodos para la lectura. lx»s márgenes deben ser amplios para que permitan futuras encuademaciones. La encuademación debe ser buena, pero no lujosa, con cuadernillos cosidos y no meramente hojas pegadas, ya que los libros hechos por este sistema son muy frágiles y su reencuadernación es difícil. El papel debe ser fuerte, de tono mate en el área de texto y brillante para las ilustraciones Los criterios de evaluación señalados anteriormente se refieren al libro en sí. Pero en el proceso de selección debe tenerse en cuenta que la biblioteca no es una institución aislada, sino que su existencia está condicionada por la comunidad a la que sirve. Su objetivo es dar a esta ultima
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los materiales que mejor se adapten a sus necesidades, hábitos y niveles de lectura. En el momento de seleccionar un título se debe pensar a qué tipo de lector está destinado y entonces evaluar su calidad. La armonía entre estos dos conceptos —calidad y propósito— es esencial para formar una colección que responda a las necesidades de esa comunidad. Una biblioteca puede tener una colección de libros excelentes, pero si éstos no son apropiados para sus lectores, acumularán polvo en los estantes, y la biblioteca no habrá podido cumplir con sus objetivos. FUENTES DE INFORMACIÓN Aunque idealmente todo libro debiera ser leído para evaluar su calidad y su posible uso, no siempre es posible hacerlo. Por otra parte, es necesaria la consulta de otras opiniones sobre su valor, a fin de hacer el proceso de selección más objetivo, ya que es difícil para el bibliotecario despojarse totalmente de sus propias convicciones. Se debe recurrir entonces a ciertas obras, que pueden ayudar para saber qué libros se han publicado y encontrar indicios de cuáles son apropiados para la biblioteca. Estas obras se pueden dividir en dos clases principales, de acuerdo con el tipo de información ofrecida; las que sólo dan datos descriptivos y aquéllas que además incluyen reseñas. Desde otro punto de vista se pueden agrupar en: listas básicas, que incluyen aquellos títulos que se consideran necesarios para formar el núcleo de una colección, y bibliografías que aparecen periódicamente y dan información sobre nuevas publicaciones. No es propósito de este manual analizar este tipo de obras, para lo cual sudeberán consultar los repertorios de fuentes de información, que detallan las características de muchas de estas ayudas para la selección, y que se analizan en el Capitulo 9. Además de las obras especializadas en información bibliográfica, se pueden consultar las revistas y suplementos literarios de los diarios, que traen novedades bibliográficas y reseñas. Los catálogos y boletines de editoriales sirven también para conocer nuevos títulos, y también son útiles las visitas a librerías. PROCEDIMIENTO. Se dijo anteriormente que la selección se realizaba con la participación de todo el personal de la biblioteca- La tarea, dispersa por toda la organización, debe ser coordinada debidamente. Quien puede cumplir mejor esa función es la unidad administrativa o persona encargada de las adquisiciones, ya que los aspectos administrativos de la selección y la adquisición de los materiales están muy relacionados. Una de las tareas de esa unidad es la que podría denominarse presclección. Los catálogos de editoriales y librerías, las novedades bibliográficas y reseñas aparecidas en las publicaciones periódicas, son seleccionadas y de acuerdo con el tema, cursadas a aquellos miembros del personal que. por sus conocimientos sobre la materia, están más capacitados para realizar la selección. No es un trabajo rutinario, ya que requiere conocer el acervo de la biblioteca, la comunidad y quiénes son las personas más versadas en determinados campos. Una vez distribuida la información, se fija una fecha para remitir las propuestas de adquisiciones, o para efectuar una reunión a fin de analizarlas.
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Todas las personas que participan en el proceso, al recibir la información que les remite la sección adquisiciones, eligen las obras que consideran convenientes. La información básica del título recomendado se escribe sobre fichas de tamaño universal. Dicha información es: autor, título, editorial, fecha, precio y la indicación de la fuente consultada. Esas fichas se ordenan alfabéticamente por autor en un fichero que puede denominarse como "Obras a considerar". Lo revisa periódicamente el responsable final de la selección, quien decide qué obras se adquirirán inmediatamente o en el futuro, según las prioridades, eliminando a su vez his que no considera apropiadas. DESCARTE. El valor de una colección está dado más por su calidad que por su cantidad. Una colección reducida, pero actualizada y utilizada, es de mayor importancia que una de mayor cantidad de volúmenes que, por su vetustez, malas condiciones físicas o falta de interés, permanece inactiva. I os libros desactualizados o que no son usados constituyen un estorbo para la biblioteca. Ocupan espacto, desmerecen la colección y entorpecen el trabajo. Para que la colección mantenga su vitalidad debe ser depurada. Esta función se denomina descarte. Su propósito es mantener la colección en condiciones de buen servicio, ofreciendo materiales de calidad, apropiados a las necesidades de sus usmuios. El descarte es un trabajo de gran importancia y dificultad. Es tan complejo, o más, que la selección. En realidad, es un proceso de selección en sentido inverso, ya que no se selecciona para adquirir sino para eliminar. Requiere conocimiento de los libros y la comunidad, y de la disponibilidad de fondos para reemplazar los títulos descartados, a fin de no crear vacíos en la colección. El descarte debe ser una actividad constante. Aunque puede determinarse una época del año para revisar con cuidado la colección, o parte de la misma, los libros en mal estado pueden retirarse en el momento en que los usuarios los devuelven, así como los nuevos pueden reemplazar a otros que se encuentren en la colección, como en el caso de nuevas ediciones de títulos ya existentes en la biblioteca. En cuanto a qué libros se deben descartar, se pueden considerar las siguientes posibilidades: Duplicados innecesarios, que ya no se justifican en razón de la disminución de la demanda, Ejemplares en mal estado por su extenso uso. suciedad o falta de páginas. Se considerará en este caso la necesidad de reemplazo o encuademación. Títulos que no circulan, debido a la pérdida de interés del tema o. por qué no, a un error de apreciación en cuanto a su utilidad para la comunidad, en el momento en que fue adquirido. Títulos de los que se ha recibido una nueva edición, o cuyo tema es tratado por otros con mayor actualidad. El grado de desactualización de la información depende del tipo de disciplina. Como regla general se puede decir que los materiales con antigüedad mayor de diez años, deben ser
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descartados. Esto no incluye, por supuesto, a las obras de literatura, filosofía, arte, historia o aspectos históricos de las disciplinas particulares, cuyo valor está determinado por la crítica y el uso. Los libros de ciencia y tecnología, salvo obras fundamentales, envejecen más rápidamente y conservan su actualidad durante cinco años como máximo. Un problema que se plantea después del descarte es qué hacer con los libros retirados de la colección. En primer lugar hay que amuizar la situación legal, ya que los libros son parte del patrimonio y están sujetos a ciertas reglamentaciones. Si esas reglamentaciones lo permiten, pueden ser destruidos, vendidos, donados o canjeados. Estas dos últimas posibilidades están condicionadas por el estado físico y su posible utilidad para otras bibliotecas, pues no serta correcto donar o canjear libros que estén en mal estado o que hayan perdido valor. Los libros remitidos a otras instituciones, o vendidos, deben llevar una clara indicación de que fueron descartados, para evitar confusiones en cuanto a su propiedad
Adquisición Una vez que los materiales hayan sido seleccionados, se debe proceder a su adquisición. Ésta se puede efectuar de tres maneras: por compra, por canje o por donación. Estos tres métodos difieren en su operación, por It» cual las tareas se asignan a unidades o personas diferentes, aunque generalmente las actividades de canje y donación se efectúan en una misma unidad, separada de la de compras. Otra división común es la que se hace por tipo de material Tal es el caso de las publicaciones periódicas, cuya adquisición requiere procedimientos diferentes a los usados para tos libros. El trabajo de adquisición se relaciona estrechamente con las tareas de catalogación, lo cual debe ser aprovechado para lograr una mayor eficiencia. Así, por ejemplo, la verificación bibliográfica efectuada durante el proceso de adquisición no necesitará ser repelida durante la catalogación. si la información obtenida es registrada cuidadosamente. Por otra parte la ficha de pedido que se hace al comenzar la tarea de adquisición, puede servir de ficha provisoria para el catálogo hasta que la ficha definitiva se haya completado. FUNCIONES. Las principales funciones del departamento o persona encargada de las adquisiciones son: , 1 Mantener actualizada la información bibliográfica específica, como por ejemplo los catálogos de editoriales o boletines de librerías, y cuisar esa información hacia el personal encargado de la selección. 2 Confeccionar los ficheros necesarios para el trabajo de adquisición. Entre los mismos se pueden mencionar los siguientes: DtOBRAS i COSSIIWRAR Incluye las fichas de los títulos sugeridos, hasta que se decide su adquisición.
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DE DESIDERATA. Guarda las fichas de aquellos títulos que la biblioteca desea adquirir pero que no ha conseguido por estar agotados o por alguna otra causa. Focha da compfB
DE OBRAS EN CURSO DE PUBLICACIÓN, Incluye publicaciones de las que la biblioteca cuenta con sólo una parte. Por ejemplo, una obra que lera publicada en tres volúmenes y de la que la biblioteca ya posee el primero, o anuarios y publicaciones que aparecen con cierta periodicidad.
Autor Artaud,
15/9/80 Proveedor
DE PEDIDOS EN CURSO. Indica los materiales que la biblioteca ha pedido, pero que aún no fueron recibidos. Debe estar ordenado cuidadosamente, para evitar que un libro ya pedido se solicite nuevamente.
Distrilib. N» de íVc
38/80 3 Efectuar la necesaria verificación bibliográfica que permita la correcta identificación de una obra. 4 Seleccionar proveedores y efectuar las órdenes de compra. 5 Verificar los envíos de los proveedores y efectuar los reclamos necesarios. 6 Conformar las facturas con las órdenes de compra, autorizando su pago, y llevar registros de gastos e imputaciones. 7 Poner las marcas de propiedad en ios materiales recibidos. 8 Adquirir publicaciones periódicas y registrar su ingreso, reclamando los números no recibidos. 9 Solicitar donaciones y establecer convenios de canje. Mantener los ficheros necesarios para estas actividades, y enviar y recibir materiales.
Fecha do recepción:
Antonin
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Edición t e a t r o y au
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Editorial
Buenos A i r ^ n Volumen
ñud'4n«ricana P«ecio 300.-
8/10/00 Factura N° 1530 Fecha e/10/80
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Fuente* consultadas L.E.V.
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Sugerido por J u a n C. Jil,ít$llf'7,
Fig 15 Ficha de pedido
La compra de libros y otros materiales es una tarea de gran responsabilidad, que requiere un amplio conocimiento de la actividad editorial y librera, además de una eficiente organización de los procedimientos internos. Todo eso permitirá lograr un mejor aprovechamiento de los recursos, y hacer que el ingreso de los materiales se efectúe en el menor tiempo posible.
COMPRA.
OPERACIONES DE COMPRA. La operación de compra se inicia completando los datos necesarios en la ficha de pedido, que en muchos casos se efectúa durante el proceso de selección. La ficha de pedido que puede ser un formulario impreso, es de tamaño universal y está dividida en dos sectores por una línea vertical, como puede verse en la fig. 15. El sector izquierdo está destinado a los dalos administrativos, tales como fecha de pedido y de recepción, fecha de factura, etc., y el derecho a los bibliográficos: autor, título, editorial, fecha, etc. Una vez que se ha decidido la compra de una obra, la ficha correspondiente se saca del fichero de Obras a considerar, citado anteriormente, y se siguen tos siguientes pasos: I
VERIFICACIÓN BIBLIOGRÁFICA. Consiste en determinar correctamente los datos bibliográficos de la obra, recurriendo a las fuentes apropiadas. Al establecer el asiento correcto, se evitan las duplicaciones innecesarias, y
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se facilita el trabajo det proveedor. Se deben anotar en la ficha de pedido las fuentes consultadas, para lo cual se puede colocar una marca {*-*; x) a continuación del título de la fuente, si la obra se encontró allí, o un cero (0) en caso negativo. Esto evitará la repetición de la búsqueda en la misma fuente. 2
VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS Se coteja la ficha de pedido con el fichero de Pedidos en curso. Libros en proceso de catalogación y el Catálogo de la biblioteca para asegurarse que la obra no se encuentra ya pedida, en proceso, o en la biblioteca.
3 ELECCIÓN DEL PROVEEDOR Las compras se pueden efectuar directamente a los editores, pero esto significaría librar una orden de compra para cada editor y los subsiguientes controles y pagos individuales. Es preferible realizar el pedido a distribuidores o librerías importantes, a fin de evitar un excesivo trabajo administrativo. En la elección del proveedor se debe tener en cuenta no sólo el que ofrezca el mejor descuento sino también el mejor servicio. El descuento es un factor importante, pero si un proveedor no puede satisfacer una buenn parte del pedido, el descuento pierde valor al tener que recurrir a otro, con la consiguiente pérdida de tiempo. Se debe recordar que una
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buena gestión de compra significa no sólo comprar ai menor costo, sino también lograr que los materiales ingresen lo más rápidamente posible Todo lo dicho, sin embargo, está sujeto a las reglameniaciones que rigen el funcionamiento de la biblioteca, las cuales condicionarán, en última instancia, la elección del proveedor. 4 LIBRAMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA. La orden de compra es el documento por el cual la biblioteca se compromete a adquirir los materiales detallados en la misma. Las disposiciones legales determinarán la forma de libramiento. Pueden usarse formularios impresos ó simplemente detallarse en hojas en blanco los materiales solicitados. Los datos que deben incluirse en la orden son los siguientes: autor, título, edición, editorial, fecha de edición, precio y cantidad de ejemplares. La información debe ser clara y completa, a tin de facilitar la entrega rápida de los materiales solicitados, y evitar comunicaciones extra de aclaración entre la biblioteca y el proveedor. La orden del pedido se hará de la manera más conveniente para la biblioteca y el proveedor, pudiendo ser por autor, o si el pedido es muy grande, por editorial, a fin de facilitar el trabajo del proveedor. Una ve? que la orden está preparada la firma la autoridad correspondiente. Una copia se envía al proveedor. y la biblioteca retiene una o más copias, dependiendo esto de las reglamentaciones. La información sobre la orden de compra se asienta en la ficha de pedido, en el sector destinado a los datos administrativos (ver fig. 15). 5
INTERCALACIÓN
DE LAS FICHAS DE PEDIDO. Se las intercala alfabéticamente por autor en el fichero de Pedidos en curso.
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RECEPCIÓN
DEL
MATERIAL.
Al recibirse el material se debe:
a verificar si es el que se pidió en la orden de compra; b comprobar si se encuentra en buenas condiciones; c controlar si la factura coincide con la orden de compra, y si es así. autorizar el pago; d retirar del fichero de Pedidos en curso las fichas de los libros recibidos, y anotar en las mismas la fecha en que se recibió y la fecha de la factura; e enviar el libro y la ficha de pedido a la sección correspondiente para su inventario y catalogación. 7 RECLAMACIÓN. Si no se está de acuerdo con el estado del material, hay discrepancias en las ediciones, o faltan ejemplares, se debe notificar inmediatamente al proveedor. SUSCRIPCIONES A PUBLICACIONES PERIÓDICAS. Las suscripciones a publicaciones periódicas requieren, por su modalidad, procedimientos un tanto diferentes que los que se usan con los libros. En este caso es aún más necesario colocar los pedidos en uno o unos pocos distribuidores. Esto no sólo simplifica el trabajo de compra, sino también la posterior reclamación
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de números que no se reciban. Se deberá procurar, además, que todas las suscripciones venzan en la misma fecha, a fin de unificar los pedidos en una o unas pocas órdenes de compra, y también reducir al mínimo el riesgo de que. por olvido, no se renueven. Los ejemplares atrasados son muy difíciles de conseguir y las colecciones pueden quedar truncas por este motivo. El canje es otra de las formas de adquisición. Es la operación por la cual se dispone de los materiales duplicados, o que no interesen a la biblioteca, a fin de conseguir otros sin tener que efectuar gastos en efectivo. En algunos casos la biblioteca puede disponer también de publicaciones que edita ella misma o la institución a que pertenece. Se puede agregar que este tipo de publicaciones, editadas por reparticiones oficiales o entidades del bien público, generalmente no se venden y sólo se pueden conseguir por medio del canje o por donación. Las operaciones de canje varían de acuerdo con el tamaño de la biblioteca. Se podría decir en principio, que las bibliotecas más pequeñas encontrarán ciertas dificultades para el canje, ya que éste requiere suficiente cantidad de materiales y personal, elementos de los que las pequeñas bibliotecas habitualmente carecen. En líneas generales el proceso de canje es el siguiente: CANJE.
— En primer lugar se deben elegir las instituciones con las que se desea mantener relaciones de canje y se establecen convenios por escrito. Las instituciones participantes se denominan copartícipes. — Los materiales para el canje se colocan en estanterías destinadas a tal fin. en orden de llegada, asignándole a cada publicación un número correlativo que se anota en una papeleta, colocada de manera visible entre las páginas de la publicación. IJ>S datos abreviados de esta última, se anotan en una ficha, indicando además el número que se le asignó en los estantes. Las fichas se ordenan alfabéticamente por autor en un fichero. — Cada cierto tiempo se hace una lista, utilizando dicho fichero, también en orden alfabético de autor, incluyendo el número asignado a cada publicación. Esta lista se distribuye entre los copartícipes, quienes indican, a vuelta de correo, las publicaciones deseadas. Una vez recibido el pedido, la biblioteca envía el material y retira la ficha del fichero, salvo que haya otro ejemplar, en cuyo caso se la conserva para poder ofrecerlo más adelante. — Los materiales enviados, así como los recibidos, se registran en fichas. Se hace una ficha por cada copartícipe, dividiéndola en dos sectores. En uno se anotan los materiales enviados y en el otro los recibidos, indicando en cada caso la cantidad y la fecha de la operación. Las fichas se colocan en un fichero por orden de ciudad y luego por el nombre de la institución. Este registro permitirá efectuar un balance entre lo enviado y lo recibido. Su propósito es lograr cierta paridad en el intercambio. El criterio de medición más usado es el de pieza por pieza, aunque se puede dar un precio a cada pieza y usar 65
este valor para hacer el balance. No debe exagerarse la búsqueda de dicha paridad pues, además de no ser siempre posible, el canje responde a valores sociales que van más allá de una exacta contabilidad. — El paso final es acusar recibido de las publicaciones recibidas, excluyendo las publicaciones periódicas que se reciben regularmente. — Para los libros solicitados en canje se debe hacer una ficha de pedido, similar a la efectuada para el proceso de compra, que se debe archivar en el fichero de Pedidos en curso. En cuanto a las publicaciones periódicas, se las debe registrar de la misma manera que las compradas, proceso que se explicara más adelante. DONACIÓN. Otra manera de obtener materiales sin desembolso de dinero es por medio de las donaciones. Estas pueden constituir una fuente muy valiosa para aumentar la colección y por lo tanto deben ser estimuladas. Por otra parte, no todas las donaciones deben ser aceptadas, ya que si bien es cierto que no se hace un gasto de dinero en su adquisición, los materiales van a originar gastos posteriores al ser catalogados y preparados para su uso. además de ocupar lugar en las estanterías. Antes de aceptar una donación se deben aplicar los mismos criterios de selección que para las compras. Es preferible aceptar donaciones que no exijan condiciones sobre la ubicación, restricciones sobre el uso y destino de los materiales donados. La biblioteca debe poder disponer de los materiales de acuerdo con su criterio: integrarlos al resto de la colección, prestarlos o descartarlos. Por supuesto que si la donación lo merece, se podrá acceder, total o parcialmente, a las exigencias del donante. Todas estas consideraciones, sin embargo, no deben hacer olvidar a la persona que efectúa la donación. Será necesario mucho tacto si se decide rechazar la donación, pues el donante puede ofenderse y la biblioteca puede perder su colaboración para el futuro. Una gran ayuda para evitai situaciones enojosas es establecer una política que indique claramente los criterios que guían la aceptación de las donaciones, tanto en el aspecto de la utilidad que para la biblioteca debe tener el materia) donado, como en cuanto a la libertad de su utilización y eventual descarte. El trabajo de la oficina o persona encargada de las donaciones requiere tacto, habilidad c imaginación. Deberá saber solicitar donaciones, agradecerlas y darles publicidad, de manera que estimulen otras nuevas en el futuro. Además organizará las tareas de rutina de manera eficiente. Los agradecimientos deben enviarse sin demora. Este reconocimiento variara de acuerdo con la importancia de la donación. Los materiales de poco valor se agradecerán con formularios impresos, generalmente del tamaño de una tarjeta postal. En caso de material de mayor valor se enviará una carta impresa, y las donaciones excepcionales requerirán una carta redactada especialmente para tal ocasión. La biblioteca deberá llevar un registro de todas las donaciones. Se haré una ficha por cada donante, anulando en la misma su nombre y domicilio, material donado y fechas en que se efectuaron. Las fichas se ordenarán por el apellido o nombre de la institución que efectuó la donación. b6
Una vez aceptada la donación se hace una ficha de pedido y se procede de la misma manera que con el material que se compra.
Ingreso de libros y otros materiales Una vez que el material adquirido se recibe en la biblioteca, se debe proceder a su ingreso. Esta tarca puede estar a cargo de la oficina o persona encargada de las adquisiciones o puede ser responsabilidad de la sección catalogación. La manera de llevar a cabo dicha tarea dependerá de las reglamentaciones o modalidades de cada institución, ya que es una función que responde más a requisitos administrativos que bibliotecológicos. MARCAS DE PROPIEDAD. LOS materiales de la biblioteca deben llevar una clara indicación de que pertenecen a la misma, por lo cual se deben sellar en cuanto se reciban. Lo más recomendable es usar un sello de goma con el nombre de la biblioteca, pudiendo utilizarse un sello circular de un diámetro aproximado de dos centímetros, que se aplicara en la portada, y en una página determinada como, por ejemplo, la página 51. Se puede aplicar, además, otro sello rectangular en los cantos del libro. La razón de sellar un libro siempre en un mismo lugar se debe a que. si el sello fuera borrado, su rastro serviría para demostrar que el libro es propiedad de la biblioteca.
INVENTARIO. Como se mencionó anteriormente, el ingreso de los materiales de la biblioteca depende de las reglamentaciones de la institución, las que suelen exigir que se lleve un inventario de los libros y otros materiales. Este registro es una lista cronológica y numérica de lodos los libros, volúmenes encuadernados de revistas, folletos de valor permanente y materiales especiales que ingresan a la biblioteca. En el mismo se anotarán los datos de cada uno de los materiales, fecha de ingreso, número de identificación, procedencia y precio. Es un documento de lino administrativo que no liene mayor utilidad desde el punto de vista bibliotecológico. salvo que el número de inventario se use para el control de préstamos, como se explicará en el capítulo correspondiente. Las exigencias legales requieren en muchos casos que el inventario se lleve en libros, debidamente foliados, aunque las hojas pueden estar sueltas, para permitir la escritura a máquina. Las hojas están divididas en columnas, como se muestra en la fig. 16. destinadas a anotar la siguiente información ¡ Fecha de ingreso. Número de inventario. Asiento simplificado: autor, título, edición, notas tipográficas, cantidad de páginas, etc. Forma de adquisición: compra, canje o donación.
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Procedencia: dónde se compró, quién lo envió en canje, quién lo donó, precio real o estimado. La última columna es para observaciones. En la misma se anota l.i baja del material y la causa: pérdida 0 descarte. Es necesario hacer algunas aclaraciones en cuanto al número de inventario. Cada volumen físico tiene un número exclusivo, que no vuelve a usarse, aunque dicho volumen se dé de baja, en cuyo caso el número se anula. Lo mismo sucede con las obras publicadas en varios volúmenes. En este caso se asigna un número a cada volumen, haciendo un asiento diferente para cada uno. Si dos o más volúmenes de una misma obra ingresan juntos, no será necesario repetir el asiento en su totalidad; bastará poner idem, y el número de volumen. En forma similar se procede con ejemplares duplicados. El número de inventario se escribe o se sella en el libro en un lugar determinado, que puede ser el dorso de la portada o la pagina impar siguiente. Es aconsejable que el número se coloque lo más cerca posible dc lo impreso, a fin de evitar que desaparezca, en el caso de que por una eventual reencuadernación, se reduzcan los márgenes. El material adquirido por canje o donación no tiene un precio real, por lo cual debe hacerse una estimación del mismo, de acuerdo con el costo en plaza o al costo estimado de producción. Un registro similar al libro inventario, aunque diferente en su aspecto físico, es el inventario en fichas, como puede verse en la fig. 17. Se incluye la misma información, y está ordenado también por fecha de ingreso. La ventaja reside en que ahorra el trabajo de asentar la información en las hojas del libro inventario; bastará duplicar una ficha de las destinadas al catálogo y agregar la información pertinente al inventario.
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A r t a u d , Antonin El t e a t r o y su d o b l e . — Buenos A i r e s Sudamericana, 19b4. 147 p .
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O Fig. 17 Ficha de inventario.
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Otro BttSÚtOtO apropiado del libro inventario puede ser el catálogo topográfico, cuyas características se indican en otra pane de este libro, ya que algunos de los datos incluidos en el mismo son iguales a los del libro inventario. Agregando a las fichas topográficas el precio, procedencia y fecha de ingreso, se tendrá un registro similar al libro inventario, aunque con un ordenamiento diferente, ya que éste sigue un orden cronológico de ingreso, mientras que el catálogo topográfico representa la ubicación que tiene el material en los estantes. Se debe recordar, sin embargo, que las exigencias legales pueden requerir que el inventario se lleve en libros, lo cual impediría la aplicación de las opciones que utilizan fichas. RECUENTO DE INVENTARIO. Consiste en verificar que el material inventariado se encuentra en la biblioteca. No es frecuente encontrar bibliotecas que lo realicen en forma regular y completa, porque es costoso, puede interrumpir los servicios, y el beneficio obtenido no siempre justifica el esfuerzo. Se efectúa por dos motivos. El primero tiene el carácter de verificación patrimonial. £1 segundo obedece a razones de servicio: dar de baja los materiales perdidos y sacar del catálogo las fichas correspondientes. En este último caso, sin embargo, no siempre es necesario hacer un recuento para determinar que cierto material se ha perdido. Si hay un servicio de reservas, aquel material muy utilizado que falte de los estantes será reservado, y si no se encuentra prestado se podrá dar por perdido, luego de una búsqueda cuidadosa. CONTROL DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS. Se ha dicho que el libro inventario registra, junto a libros, folletos de valor permanente y materiales especiales, las publicaciones periódicas encuadernadas. Ahora bien, hasta el momento en que se proceda a su encuademación, será necesario llevar un registro de cada número recibido. Esto también sera necesario si la biblioteca no encuaderna sus revistas, ya sea por razones económicas, o porque sólo las conserva por unos pocos años. Dicho registro cumple una función de preinventario y además sirve para controlar la puntual recepción de las publicaciones, indicando cuál es el último número recibido, y permitiendo de esta manera efectuar las reclamaciones correspondientes. FICHEROS. Los ficheros más corrientes empleados para el control de las publicaciones periódicas son de dos tipos: los que utilizan fichas verticales y aquéllos que usan fichas visibles. Las fichas difieren en tamaño y diseño, pero ambas registran la misma información. El registro de tipo vertical emplea fichas de tamaño universal, las cuales tienen la ventaja de que no requieren un mueble especial, ya que pueden ubicarse en las mismas gavetas de los ficheros usados para los libros. La desventaja reside en que cada vez que es necesario hacer una anotación se debe retirar la ficha, con la consiguiente pérdida de tiempo y el riesgo de volver a colocarla en un lugar diferente al que tenía. El registro de fichas visibles, aunque requiere un fichero especial, tiene ventajas evidentes. Permite una operación más rápida. lanto para registrar
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los números recibidos, como para efectuar la verificación del estado de la colección. Las fichas, de 20 x 13 cm, se colocan en soportes escalonados que permiten ver su parte inferior, para lo cual el soporte cuenta con una pestaña de plástico transparente, que retiene la ficha y deja ver el titulo de la publicación. Dicha pestaña permite el deslizamiento de una tirilla de color, que se hace correr sobre la parle inferior y en la mitad derecha de la fich.i, donde se encuentran casilleros que representan a los doce meses. A medida que se van recibiendo los números, se corre la tirilla, que permitirá conocer a simple vista el estado en que se encuentran las entregas. Los soportes se colocan a su vez en bandejas de metal, como se puede ver en la fig. 18. y éstas en un gabinete. Si la biblioteca recibe aproximadamente cien títulos, se puede usar un fichero en forma de libro, que ubica en su parte interior, enfrentadas, dos bandejas similares a la descripta. El diseño de las fichas, tanto las verticales como las visibles (figura 19». varía de acuerdo con las necesidades de cada biblioteca. En general, pueden proveer espacio para: Título. Nombre y domicilio de la editorial o de la agencia en que se hizo la suscripción. Esto permite tener a mano la información necesaria para el eventual reclamo de los números que fallen. Periodicidad. Portada e índice. Algunas publicaciones incluyen la portada e índice cuando se completa un volumen, en cuyo caso esla información debe registrarse. Control de recepción. Consiste en un casillero para anotar los números a medida que se van recibiendo. Este casillero varia de acuerdo con la
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además servía para controlar la puntual recepción de los fascículos. A tal efecto, es necesario entonces verificar que todas las publicaciones se reciban normalmente. Esta tarea debe realizarse regularmente, y a medida que se note alguna anormalidad, debe enviarse la reclamación correspondiente. Es conveniente hacerlo con prontitud, ya que las publicaciones pueden agotarse rápidamente y las colecciones quedar incompletas por dicho motivo. Para reclamar publicaciones, pueden utilizarse formularios con espacios en blanco para escribir el nombre de la publicación, el número que no se ha recibido, y el nombre del proveedor. El tenor de estos formularios variará de acuerdo con la forma de adquisición. Si ésta se realizó por compra, la redacción será firme; si la publicación se recibe por canje o donación, el texto será más suave. Una vez que se ha efectuado la reclamación, se asentará en la ficha, ya sea escribiendo una " r " en la casilla correspondiente al número fáltame, o aclarándolo en la columna de observaciones, en cuyo caso puede agregarse la fecha de la reclamación.
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periodicidad. Generalmente se usa un diseño para las publicaciones mensuales y de menor frecuencia, otro para las semanales, y un tercero para los diarios.
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Los datos administrativos, tales como nombre y domicilio de la agencia, se pueden escribir al dorso de la ficha, especialmente en las de tamaño universal, más pequeñas que las visibles. REGISTRO. Antes de la operación de registro propiamente dicha, será necesario seguir ciertos pasos preliminares. Al retirar los ejemplares de los sobres o lajas viche verificarse QUC estén destinólos a la biblioteca y no ;i otra institución. Luego de sacarlas de su envoltorio, se les coloca el sello de propiedad de la biblioteca y se ordenan alfabéticamente, a fin de simplificar la tarea de anotarlas en el fichero. Se registra entonces su ingreso, haciendo una marca en la casilla correspondiente al año, mes o día. de acuerdo con la periodicidad. En el caso de las publicaciones mensuales y diarias bastará con efectuar dicha marca, mientras que en las semanales, por ejemplo, será necesario anotar la fecha de la publicación, ya que ésta
varía todos los meses. Se puede anotar también la fecha de recepción. aJ menos de los primeros números recibidos, a fin de establecer la demora usual desde el momento de la publicación hasta la llegada a la biblioteca. Esto evitara reclamar aquellas revistas cuya demora es de rutina.
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Lecturas sugeridas CARTER, M. D.; BONK. w. j . Btiili/¡ng library eotlrcii<>n\. $a. ed. Met ochen. N. J.. The
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RECLAMACIONES. Se ha dicho anteriormente que el registro de publicaciones periódicas no sólo cumplía una función de preinventario, sino que
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Scarecrow Press. 1969. üHiNHii, i», Publicaciones periódicas y ieriada.t. Trad, y adapt, por J. y B. Grossman. Washington, D.C.. Unión Panamericana, 1962. (Manuales del bibliotecario, 2). LTTTON. G. Cómo iefornut una totetaón. Meneo. Buenos Aires, Centro Regional de Ayuda Técnica. 1970 i Breviarios del bibliotecario. 2). iiÑMo/A. i. La ¡elección y adquisición dt libros. Washington, D.C.. Unión Panamericana, 1962. (Manuales del bibliotecario. 1). sis» i MH. n. Administration of the small public library. Chicago. American Library ASMMItion. 1965. TAURER. M. F. Technical services in libraries. Nueva York. Columbia University Presv 1954 (Columbia Universities Studies in library service. 7).
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CAPÍTULO 5
Principios de catalogación y clasificación
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por Lydia H. Revello y Susana Soto
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Los procedimientos técnicos, que son tareas de apoyo a los servicios. están constituidos por diversas técnicas con sus correspondientes métodos. A ellos hay que someter todos los materiales, bibliográficos o especi.iics. que llegan a la biblioteca, con el fin de registrarlos y ordenarlos, es decir mantenerlos organizados, para poner la información al servicio de los usuarios. La aplicación de esas técnicas permitirá confeccionar los catálogos, que son los instrumentos que hacen posible el uso de la colección. De ahí su importancia. Los materiales bibliográficos (libros, publicaciones periódicas, folletos) y los especiales (auditivos, visuales y didácticos auxiliares de la enseñanza) si no están organizados, constituyen un cúmulo de información inútil por la imposibilidad de manejarlos.
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Definiciones Hay que recordar que como procedimientos técnicos se señalaron, entre otros, la catalogación * y la clasificación. Corresponde entonces definirlas para precisar qué son y poder diferenciarlas. Según los diccionarios de la especialidad,' el concepto de catalogación abarca dos etapas. La primera consiste en determinar tu entrada y la forma en que se la escribirá, y en hacer la descripción bibliográfica, es decir en confeccionar el asiento correspondiente a cada pieza o unidad. Esta etapa
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í responde a la necesidad de identificar en forma completa cada unidad, para poder diferenciarla de todas las demás. La segunda etapa se relaciona con todas las tareas relativas a la confección y el mantenimiento del catálogo, y responde a la necesidad de sistematizar el conjunto con unidad y coherencia, compilando un instrumento que permita un maneju etlcaz. La palabra clasificación, según las fuentes citadas, tiene dos acepciones. Según la primera, se denomina clasificación al sistema organizado, o sea al esquema que abarca todos los conocimientos sistemáticamente organizados; la segunda, designa la técnica que consiste en asignarle a cada piczn un lugar exacto dentro del sistema, teniendo en cuenta el contenido de la misma. Se dehe señalar además que en la clasificación se distinguen dos etapas: la primera, consiste en estudiar el contenido de la obra, para determinar cuál es el tema de que trata; la segunda, en ubicarla en un lugar determinado dentro del sistema, o asignarle el encabezamiento de materia que le corresponde. 1.ns bibliotecarios clasifican respondiendo a la doble necesidad de reunir los libros en tos estantes según su tema, y agruparlos también en el catálogo, ya sea sistemático o alfabético de materias, tal como se explica en el capítulo 7.
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ñas. públicas y escolares, se les puede recomendar un mimeógrafo casero, fácil de construir. 3 TIPOS. Las fichas que aparecen corrientemente en los catálogos de las bibliotecas son de distinto tipo y contienen información diversa. Se clasifican de la siguiente forma, según las funciones que cumplen: principal
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Tipos de ficha
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coautor o colaborador título materia serie
de llamada analítica
FICHA PRINCIPAL. Es la primera que se redacta y es la ficha de autor. Estará encabezada por el autor de la obra, el autor principal, el compilador, o el título, según se explica más adelante. La ficha de autor, una vez redactada, se convierte en la ficha matriz, sobre la cual se duplicarán las otras.
Fichas ( CARACTERÍSTICAS FÍSICAS. El resultado de la tarea de catalogadores y clasificadores se vuelca en fichas que. ordenadas de distintas maneras, forman los catálogos. Es necesario entonces indicar las características fiMcas y de contenido de las mismas. Las fichas deberán ser de papel blanco, pesado, para evitar su fácil deterioro con el uso. Además serán de buena calidad, para poder borrar si se las escribe a máquina, y permitir la absorción de la tinta si se usan otros medios de reproducción. El tamaño correcto es el de 7.5 por 12.5 cm. No deben llevar impresa ninguna inscripción y estarán perforadas en el centro, a 8 mm del borde inferior, para admitir el paso del vastago que las sujete al fichero (ver modelo 20). Esta precaución tiene por finalidad evitar que los usuarios las muevan del lugar que les corresponde y desordenen el catálogo. Una ficha, asi como un libro mal ubicados equivalen a la perdida momentánea de la información.
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flrtaud, Antonio E l t e a t r o y su doüle / A n t o n i n A r t a u d ; t r a d u c c i ó n de Enrique Alonso y F r a n c i s c a Abelenda. — Buenos A i r e s : Sudamericana, 196*. U 7 p. • 23 cm. — ( C o l e c c i ó n Ensayos)
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REPRODUCCIÓN. Siempre que sea posible las fichas no se harán manuscritas, para evitar errores y dificultades en la comprensión. Los medios mecánicos para la reproducción son múltiples y van desde la simple máquina de escribir hasta los más complejos: mimeógrafos electrónicos, sistema multilit. fotocopiadoras, etc. El uso de estos elementos depende de las posibilidades de cada biblioteca. A las bibliotecas peque-
Fig 20. Ficha principal
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Alonso, E n r i q u e , t r . AbelendD, F r a n c i s c o , t r . El t e a t r o y "'u d a b l e Coleccí6n Ensayos
FICHA SECUNDARÍA DE COAUTOR O COLABORADOR Es la que se hace cuando la obra está escrita por más de una persona, o cuando hay colaboradores que de una manera u otra intervienen en una determinada edición, por ejemplo traductores, prologuistas, etc.
Alonso, Enrique, t r . Artuud, Autor.ir. El t e a t r o y BU doblo
Fig 22 Encabezamiento d e 'icha secundaria de coautor o colaborador
Fíg. 21 Dorso de la ficha ¡ j ' i n c p a l
Tiene además la particularidad de llevar en el dorso la indicación de las fichas secundarias que se hacen en cada caso.* Esta información se pone en el dorso de la ficha, colocada al revés, es decir, con la perforación hacia arriba, y comenzando a escribir a siete espacios del margen superior y a diez del margen izquierdo, tal como se observa en el modelo. Esa información se coloca para poder rescatar del catálogo el juego completo de fichas. Esto es necesario en dos ocasiones: cuando hay que modificar información o cuando hay que eliminar las fichas por haberse dado de baja la obra que representan. De esa manera no quedarán en el catálogo fichas que corresponden a obras que la biblioteca ya no posee. La posición en que se coloca la ficha para escribir estos datos responde a una necesidad de tipo práctico; leerla sin necesidad de sacarla del fichero. PICHAS SECUNDARIAS. Se redactan reproduciendo exactamente la ficha principal, utilizando cualquier medio mecánico de reproducción para duplicarlas. Sólo dos detalles las diferencian de la principal: no llevan ninguna indicación en el dorso y están reencabezadas. Todas las fichas secundarias llevan sobre el encabezamiento principal de autor, un encabezamiento secundario que puede ser de distinto tipo: de coautor, colaborador, título, materia, serie. Dicho encabezamiento se coloca con el mismo margen del título, tal como lo indican los modelos siguientes. • Si coop.nW Je daio. a>* ~ comipi» -i 0o«» rkh» pnncip.l ,ucte deiMtwmt kmtaén ****>. ir-luccWn
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FICHA SECUNDARIA DE TÍTULO. Debe hacerse sólo cuando el título tenga la suficiente fuerza o sea lo bastante distintivo como para que el público recuerde la obra más por el título que por el autor. No serán necesarias cuando el título tenga la misma o casi la misma forma del en canez am i en to de materia. Por ejemplo, libros con títulos tales como La moral. Psicología infantil. Introducción a ¡a filosofía, llevarán como encabezamiento temático expresiones muy similares a ellos, y dos fichas con encabezamientos secundarios casi iguales correspondientes a la misma obra no ayudarán al lector sino que lo confundirán. En tales casos se suprime la ficha secundaria de título.
El t e a t r o j su doble Artüid, A» ion in r'A t e a t r o y su doble
Fig 23 Encabezamiento de ticíia secundaria de titulo
FICHA SECUNDARIA DE MATERIA. Una vez determinado el tema de que trata la obra, se señalará en la indicación de las fichas secundarias el encabezamiento que le corresponda según la lista de encabezamientos de materia que la biblioteca utilice, tal como se explica en el capítulo 7. Ese mismo epígrafe es el que se usará para reencabezar la ficha secundaria de materia.
THATUO Artaud, An*, on in El t e a t r ? y su doble
Fig 24 Encabezamiento de Itche secundaria d e matena
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< item SECUNDARIA in SERIE Es común que Jas editoriales publiquen sus obras dentro de distinta* series y que ;i vece* otorguen un número corre I ativo a las obras que las forman. Ese dalo aparecerá en la catalogación descriptiva, y dará también origen a una ficha secundaria, rcencabezada por el nombre de la serie, seguido del número, si lo tiene
Colección Ensayos Ari.aud , Antonio Kl t e a t r o y su dobls
Fig 25 Encabezamiento de licha secundaria de sene
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SSC2NA vé*aue TEATRO
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I PICHA DE REFERENCIA, Es la que remite de un encabezamiento no usado a otro que ha sido usado. Se utiliza tanto en el catálogo de autores como de materias. Sirve para guiar al lector hacia el encabezamiento usado, sí el autor o materia que busca no ha entrado en la forma supuesta por él. La palabra que la caracteriza es véase. Los encabezamientos usados han sido Escardó, Florencio y TEATRO, res(Hcnvamente.
Fig 27 Ficha de referencia de materia
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TEATRO v é a s e además ACTORES
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FICHA DE LLAMADA. La ficha de llamada envía de un encabezamiento usado a otro también usado en el catálogo, y sirve para guiar al usuario a partir del tema que busca, induciéndolo a consultar otros subordinados o relacionados con él. La expresión que le caracteriza es véase además. De acuerdo con lo expresado, el usuario encontrará material, tanto bajo TEATRO como bajo ACTORES. (Fig. 28)
FICHA ANALÍTICA. Sirve para destacar en forma particular una parte de una obra que ya ha sido catalogada en su totalidad o los artículos de publicaciones periódicas. Se explica más adelante, al tratar catalogación analítica.
Catálogos El catálogo, como pieza vital del engranaje total que es la biblioteca, ha ido evolucionando con ella, y frente a nuevas necesidades y recursos ha dejado de ser un simple inventario, un instrumento único, para convertirse en un conjunto de catálogos con entradas muy variadas. Esta variedad responde a la necesidad de obtener la información que contiene el fondo de una biblioteca, sea cual fuere el dato que se tiene para iniciar la búsqueda. Los usuarios pueden conocer solamente el autor, o el titulo, o la serie de un libro, y con ese dato pretender localizarlo en la biblioteca. Otras veces buscan bibliografía sobre un tema determinado. Para responder a los distintos tinos de demandas las bibliotecas necesitan tener los siguientes catálogos pura uso del público:*
Públicos
de títulos s
\ catálogo diccionario f alfabético
de materias ^ \
CATALOGO DE MATERIAS. Reúne las fichas de todas las obras que posee la biblioteca, encabezadas por la materia de que tratan, es decir las fichas secundarias de materia. ALFABÉTICO. Si la biblioteca usa para clasificar una lista de encabeza miemos de materia (ver capitulo 7). las fichas estarán encabezadas por palabras o frases corrientemente llamadas epígrafes, que representan los lernas de los libros. Las mismas se ordenarán alfabéticamente en este catálogo. SISTEMÁTICO Si la biblioteca utiliza una clasificación sistemática, las fichas secundarias estarán encabezadas por un símbolo formado por números, o por números y letras, que habrá que ordenar sistemáticamente, tal como se expone en el capitulo 7.
Está constituido por la unión de los catálogos de autores, títulos y materias en uno solo, ordenado como un diccionario. Cuando las bibliotecas son grandes, la ordenación y el manejo del catálogo diccionario se hace difícil, aunque se sigan normas especiales para ese tipo de ordenación. Por esta razón, últimamente las bibliotecas grandes optan por reunir solamente autores y títulos y mantienen separadas en otro catálogo de fichas de materia. CATALOGO DICCIONARIO.
CATALOGO DE SERIES. Reúne las fichas secundarias de serie, en orden alfabético.
de autores Catálogos
CATALOGO DE TÍTULOS. Reúne. Ordenadas alfabéticamente, las fichas secundarias de titulo. Muchas biblioiccas unen este catálogo con el anterior, en un solo orden alfabético.
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de series
Kn resumen, se puede decir que los catálogos de una biblioteca registran y describen los recursos bibliográficos y especiales de esa colección, en forma completa y actualizada, y se ordenan de acuerdo con normas preexistentes. Cada asiento de los catálogos deberá indicar mediante un -mi bolo que se denomina signatura topográfica (ver capítulo 7). el lugar donde está ubicada la pieza en esa biblioteca.
V CATALOGO DE AUTORES E S el que reúne las fichas de todas las obras que posee la biblioteca, encabezadas por sus autores. En este catálogo se incluyen en un solo orden alfabético las fichas principales de autor y las de las obras que entran por título (ver pág. 92); las fichas secundarias de coautores y colaboradores; las referencias y las llamadas originadas por cambios en el nombre de los autores. * Lo* cartk«>" » » » " « » PX'4 "*o del nuWtcu. unu iw» r> penoul de U htblwuu, *c ir*wn m lot capíluk» i y •
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Códigos Los catalogadores utilizan en su tarea códigos de valide? internacional, suficientemente probados por la experiencia de los colegas mus destacados del mundo. Esos códigos son conjuntos de normas que legislan en materia de catalogación y resuelven, si no todos, la mayoría de los problemas que se presentan al bibliotecario, fijando pautas generales dentro de las que se pueden hallar las soluciones particulares para cada caso.
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Los códigos que el bibliotecario utilice deberán ser los más modernos, y el ealalogador no deberá improvisar, sino solamente cmplcaí su buen criterio en la aplicación del código que elija, para trabajar en forma rápida, segura y uniforme. Actualmente existen varios códigos y muchos países tienen el propio. En este MANUAL se usa la segunda edición de las Anglo-American Cataloguing Rules.-1 denominadas comúnmente AACR2, sigla que se utilizará en adelante cada vez que se la cite. Se ha elegido este código, aunque aún no se ha publicado en español,* por ser el más moderno y actualizado. Por otra parte, respeta los principios de catalogación fijados por la Conferencia Internacional de Principios de Catalogación UCCP). París, 1961. y las decisiones de la Reunión Internacional de Expertos en Catalogación (IMCE), Copenhague, 1969. Además se apoya en las Normas Internacionales para la Descripción Bibliográfica (ISBD) de la Federación Internacional de Asociaciones c Instituciones Bibliotecarias ÍIHLA). El código angloamericano ha sido concebido para servir a la redacción de catálogos y otras listas en bibliotecas de todo tamaño, de manera que se puede aplicar perfectamente en bibliotecas pequeñas, escolares y públicas, con sólo usar, en cada caso, las reglas adecuadas a sus necesidades. l_a obra consta de dos partes: una está dedicada a la descripción física de la pieza a catalogar, con reglas muy detalladas para cada elemento descriptivo; la otra, dedicada a la entrada y al encabezamiento, se basa en el principio de que cada obra descripta tendrá una entrada principal, complementada por las entradas adicionales que necesite.
Listas de encabezamientos y sistemas de clasificación Los bibliotecarios utilizan, para las tarcas de clasificación, tanto listas de encabezamiento?» de materia como sistemas de clasificación. Estos últimos son usados, además, para redactar las signaturas topográficas, que indican la ubicación de las obras en los estantes. Las listas de encabezamientos de materia sirven para la confección de catálogos alfabéticos de materia, es decir ordenados por palabras, denominadas epígrafes. En cuanto a los sistemas de clasificación, se usan para redactar catálogos sistemáticos. La aplicación de ambos -listas y Sistemaste expone en el capítulo 7. i Angla Amtriem COMbpiiirx J M r i . Itnf. « d London. H>« l.ihmr» A W K U I H M , I M l . * La OfA ha dad» inmmu a la iradiKXbVn i anuncia nue la oufancant prAUoautwmr
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finalmente, el bibliotecario debe manejar normas de alfabetización parí ordenar correctamente todo tipo de catálogos. A continuación se analizan brevemente los principales instrumentos que se deben utíli/ai para la redacción de los catálogos por materias, y su posterior ordenación. Siempre que ha sido posible se ha preferido recomendar obras en lengua española. LISTAS DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA. LISTA DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA PARA BIBLIOTECAS, DE CARMEN ROVlRA Y JORGE AGUAYO.1 Esta lista apareció editada por la Unión Panamericana en 1967, y fue el resultado de varios años de labor. Sus compiladores trataron de relevar todas las listas de encabezamientos en español, más o menos estructuradas, en uso en bibliotecas latinoamericanas. Llegaron asi a compilar 60.000 fichase Los epígrafes, una vez reunidos, se compararon y seleccionaron, y se establecieron las respectivas relaciones entre temas. A más de diez años de su publicación, la lista no ha sido reeditada. habiéndose publicado dos suplementos, en 1969 y 1970. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN. 1 A CLASIFICACIÓN DECIMAL DE DEWEY iCDD)." Melvil Dewey publicó la primera edición de su clasificación decimal en 1876. Fue solamente un folleto anónimo, aparecido en Amherst. Massachussetts. Estados LInidos. Dewey había desarrollado su esquema de clasificación tres años antes, para ordenar la colección de libros del Amherst College, donde estudiaba a la vez que colaboraba en la biblioteca. Editada ininterrumpidamente desde entonces, la Lake Placid Club Education Foundation publicó la I9a. edición de la CDD en 1979. en tres volúmenes. 7 En 1971 se había publicado la 18a. edición, la cual inauguró una nueva etapa en la historia de esta clasificación. La CDD pasaba de ser una clasificación exclusivamente topográfica a ofrecer posibilidades más amplias para su aplicación en el campo bibliográfico. Apareció en Eres volúmenes: uno para el esquema, otro para el índice alfabético, lo cual era lo habitual, y agregó un tercero con introducciones y tablas auxiliares. La Organización de Eslados Americanos encargó a Jorge Aguayo la edición de la traducción española de esta 18a. edición de la CDD.9 La traducción española avanzó lenlamenle y antes de su publicación ya apareció la 19a. edición en inglés. En vista de esto se decidió incorporar a la traducción castellana ciertas reformas que corresponden a la I9a. edición.
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Sin embargo, como hasta la fecha de redacción del presente MANUAL, la edición española permanecía inédita, se decidió tomar como base para todas las explicaciones y ejemplos que aparecen en el capitulo 7, la 18a. edición inglesa, de 1971. LA CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL (CDU)." La primera edición apareció en 1905. en francés, con el nombre de Manuel da Repertoire Universe! Bihliographique. Su historia está unida a la del Instituto Internacional de Bibliografía, Bruselas -la empresa que en el último cuarto del siglo XIX emprendieron los dos abogados belgas Paul Otlet y Henry Lafontaine- y a la de la Clasificación Decimal de Dewey. Hacia 1890. Otlet y Lafontaine estaban preocupados por organizar una forma efectiva de control bibliográfico universal, sueño aún hoy perseguido y no alcanzado plenamente. En 1S*)2 organizaron en Bruselas la Oficina Internacional de Bibliografía (OIB) con el propósito de compilar un Repertorio Universal de Bibliografía. Llegaron a reunir 400,000 fichas para ese repertorio, pero necesitaban un sistema de clasificación que les permiliera ordenarlas por materias. La elección recayó en la Clasificación Decimal de Dewey. Solicitaron el permiso a éste y Dewey. que por la misma época había negado su autorización a la Library of Congress, la otorgó a Otlet y Lafontaine. Puso como condición que se respetara la ordenación en diez clases principales, y que las modificaciones a introducirse fueran solamente para extender y especificar aún más las divisiones del esquema básico de la CDO. En 1895 se creó en Bruselas el Instituto Internacional de Bibliografía (IIB). antecesor de la actual Federación Internacional de Documentación (FID). Otlet y Lafontaine trabajaron activamente desde el IIB tanto en la investigación de los ppjblcmas de control bibliográfico como en el desarrollo de un sistema de clasificación: la futura Clasificación Decimal Universal. I .i) Primera Guerra Mundial frustró la mayoría de los planes del tIB, pero a pesar de toda tas vicisitudes, el trabajo sobre la CDU continuó aún después de haberse abandonado la compilación del Repertorio Universal de Bibliografía. A la primera edición completa de 1905 siguió una segunda edición, también en francés, que apareció entre los años 1927-1933 con el nombre definitivo de Classification Decimate Universetle. Desde entonces la CDU se ha publicado simultáneamente en las principales lenguas y en cinco clases de ediciones. La FID es la propietaria de los derechos de edición de la CDU y la encargada de coordinar la actualización y corrección del esquema, llevando la única copia completa y al detalle del mismo. Sin embargo, la FID cede los derechos de edición en cada lengua a alguna institución del país correspondiente. Por ejemplo, los derechos para todas las ediciones en inglés están cedidos a la British Standard Institution, y los derechos para todas las ediciones en lengua española corresponden al Instituto de Racionalización
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I Edición
completa:
es aquélla que publica la totalidad del esquema, con tablas auxiliares e indices alfabéticos completos, en varios volúmenes. Estas ediciones se conocen por una doble numeración: una dentro de la lengua y otra correlativa en su calidad de ediciones internacionales de la CDU. que arranca de la primera edición en francés, de 1905. Así, la primera edición completa en español, iniciada en 1955 y todavía en curso de publicación, es a la vez la séptima edición internacional.
2 Edición
mediana:
es aquélla que publica en un solo volumen el 25% de la extensión completa del esquema. El trabajo en la edición mediana española se ha suspendido.
3 Edición
abreviada:
es aquélla que publica el 12 de la extensión completa del esquema, incluyendo las tablas auxiliares y el índice alfabético, también en un solo volumen. En español se han publicado tres, siendo la última de 1975. Es la que se utiliza como base para las explicaciones y ejemplos de este MANUAI .
4 Edición
condenxada:
es aquella que solamente brinda el 2% del esquema completo. No hay ninguna en lengua española.
5 Edición
especializada:
es aquélla que se centra en algún campo del conocimiento, por ejemplo Arquitectura, e incluye las tablas abreviadas de todos los temas en relación con el tema principal. En español hay una para el 37 Educación.
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y Normalización (IRANOR). con sede en Madrid. Es importante destacar que los editores oficiales son solamente uno por lengua, sea cual fuere el número de países que la hablen. Esto no impide que dentro de cada área lingüística, los diferentes países interesados colaboren con el editor oficial. AI mismo tiempo, en cada lengua, la CDU puede aparecer en alguna o todas las siguientes ediciones:
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1.a complicación de editores y ediciones simultáneas hace difícil obtener información exacta y actualizada sobre la edición de la CDU, presentándose un caso totalmente distinto al de la CDD. Por lo tanto, para cualquier dato sobre el estado de la edición de la CDU. el bibliotecario tiene que consultar
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el Catáhfío Anual de Publicaciones de la HD,'" y u partir de la información íilli obtenida, dirigirse al editor encargado de la edición que busca.
En 1969. Paul K. Swanson y Ester M. Swift prepararon una nueva edición de esas tres tablas, en la que solamente se cambió la presentación, pero no las combinaciones. 1 5 Luis F, Málaga editó en 1962 una tabla de notación para bibliotecas de habla española 1 1 que considera la frecuencia de las combinaciones en español y da reglas especiales para los apellidos compuestos en ese idioma. Las explicaciones y los ejemplos del capítulo 7 se basan en la tabla de Cuiier-Sanborn. porque es más sencilla y tiene un uso internacional.
Normas de alfabetización i AS PARA LA ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE LOS CATÁLOGOS 1)1 i \ AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION.'' E s u n a versión española autorizada tic AlA Rules for filing catalog cards,™ con las debidas adaptaciones para la ordenación alfabética en español, y el cambio de los ejemplos cuando es necesario. La versión completa también está en español, pero se h;i preferido utilizar la edición abreviada para las explicaciones. Esta edición es suficiente para las necesidades de bibliotecas generales, tanto medianas c o m o pequeñas, y a d e m á s resulta más clara para quien comienza a alfabetiza!
Tablas de notación interna Las tablas de notación interna son tablas alfabéticas de apellidos, que se utilizan, junto con un sistema de clasificación c o m o por ejemplo la C O D O la CDU, para redactar las signaturas topográficas. La tabla alfabética más famosa es probablemente la combinación de apellidos y números arábigos ideada por Charles Ami Cutter. Cutter publicó varias tablas de notación interna: I. Tabla de dos cifras:
una lista alfabética para todas las consonantes, excepto la " s " y una nueva s e cuencia para las vocales y la " $ " .
2. Tabla de Cutter-Sanborn:
Kate F. Sanborn preparó una tabla de tres cifras con una secuencia para las consonantes, m e n o s la " V , y otra secuencia para las vocales y la " s " .
Lecturas sugeridas (
( 3. Tabla de tres cifras:
similar a la primera.
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11 wis. v.k. Preface. lAnttlit-Ameritan cataloguing mies) 2nd. ed. Chicago. ALA. 1978. p. i-xii. MITÓN, c. Clasificación y catálogos. México. Buenos Aires. Centro Regional de Ayuda Técnica. 1971. (Breviarios del bibliotecario. 12). Esp. Capitulo VIL Catalogación, definición y propósitos. HENNA; i. v {'atulogación y clasificación ife libros. 2a. cd. corr. y amp), por E. Ruiz y O- L. Ik-mtez: con la colaboración de J. M Martinez. Buenos Aires. Kapclusz, 1964. Esp. Capítulo II. Catálogos. RI.VEIXO. L. H. La renovación en los códigos Je catalogación. (Bíbliotecologfa y documentación. Buenos Aires, a. I, n" 2. p. S9-69L
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CAPÍTULO 6
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Catalogación
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p o r L y d i a H. R e v e l l o Como es iradicional en los códigos de catalogación y en los manuales de la materia, en este MAM \I SC desarrollarán primero los lemas referentes a l;i entrada y el encabe/amiento y luego los relativos a la descripción. Sin embargo, al revisar el texto de las MCR2. la primera sorpresa que se recibe es la ordenación que se le ha dado al código; Parte I. Descripción: Parte II. Encabezamientos, títulos uniformes y referencias. Michel Gorman, uno de los editores, da las razones de esa presentación. El nuevo código procura establecer un esquema útil para la descripción de todo tipo de material bibliotecario, y considera que determinar primero la entrada y luego describir la pieza es adecuado para los libros, pero no para los nuevos materiales qtie se incorporan hoy a lus bibliotecas Dado que en este MANUAI sólo se estudia la catalogación de libros, se ha preferido desarrollar los temas de este capitulo en el orden iradicional.
Elección de los puntos de acceso l o s puntos de acceso para localizar una obra en los catálogos de una biblioteca, tal como se ha visto en el capitulo anterior, son múltiples. Pero si se habla sólo del catálogo de autor, también en él los caminos de acceso para llegar a un libro pueden ser varios. Rl código, en el Capitulo 21. Elección de los puntos de acceso, da normas para determinai cual será el principal y cuáles los que considera secundarios I2I.0AÍ. Una vez que llega el libro a MIS manos, lo primero que hará el catalogado! será estudiarlo detenidamente, y con la ayuda de la fuente principal de información determinara el acceso, o sea la entrada principal. Según los pasos esa entrada será un autor personal, un ente corporativo o un título. Una de las diferencias importantes que pueden señalarse entre la primera edición de las AACR y las AACR2 se da en un punto clave para el trabajo del bibliotecario: el concepto de autor. Mientras que en la primera edición se definía como autor a "el individuo o la entidad principalmente responsable
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de la creación del contenido intelectual o artístico de una obra", las AACR2 (Appendix D Glossary) remiten de autor a autor personal, y lo definen como "la persona principalmente responsable de la creación del contenido intelectual o artístico de una obra". La entidad desaparece de la definición, pues se considera que el ente corporativo no puede ser autor de la misma manera que lo es una persona. De acuerdo con esc cambio de concepto se reemplaza la expresión mención de auuma, por la de mención de responsabilidad. El papel de responsable puede ser desempeñado tanto por un autor personal como por una entidad. La responsabilidad de una obra puede recaer en una o vanas per*.»mas. es decir, que el autor personal puede ser uno o pueden ser varios. En cada caso se determinará cuál será la entrada principal y cuáles las secundarias que corresponden (21.1 A2>. Definido el autor personal, corresponde aclarar qué entienden las AACR2 poi r>itc corporativo: "una organización o un grupo de personas que se identifica por un nombre particular y que puede actuar como una entidad". También es posible que la responsabilidad de una obra recaiga en uno o más entes corporativos. Entran en este grupo las que se refieren al ente mismo, su naturaleza administrativa, política interna, finanzas, recursos. personal y también las que manifiestan el pensamiento de la entidad o informan de su actividad colectiva (21.1B2). I as obras cuyo autor personal no ha podido determinarse, o es incierto o desconocido y no emana de un ente corporativo, se entrarán por el titulo. La solución será la misma para las obras que emanan de entes corporativos pero no cumplen con las condiciones indicadas anteriormente, y tampoco tienen un autor personal. Finalmente, se entrarán por el título las colecciones y obras producidas bajo una dirección editorial (21. IC). ENTRADAS ADICIONALES. La entrada principal da acceso al asiento principal y se complementa con entradas adicionales que proporcionan acceso a los asientos secundarios. Se justifica la confección de una entrada adicional si se piensa que algún lector puede buscar la obra por esa entrada más que por aquélla que eligió el catalogador. No obstante, la razón de ser de una entrada secundaria debe surgir de la descripción misma, y si la persona, ente o título que la origina no está mencionada en el cuerpo, deberá figurar en una nota complementaria (2I.29B. 2L29F). OBRAS DE RESPONSABILIDAD ÚNICA. Cuando el responsable de una obra es un autor único, este o no nombrado en la misma, la pieza se cataloga bajo el encabezamiento que corresponde a esa persona. De la misma manera se procede para la edición de una sola obra que para la de una colección o selección de una o varias obras, o para los reprints de las obras de un autor {2L4A>: La hiblioteca escolar / llda Nelly Yuspa Entrada principal bajo Yuspa. *92
La personalidad de los animales / H. Munro Fox Entrada principal bajo Munro Fox. Cartas de muñecas / Julie Gouraud Entrada principal bajo Gouraud. Obras completas Jorge Luis Borges Entrada principal bajo Borges. Antología personal t Jorge Luis Borges Entrada principal bajo Borges. Una obra, selección o colección de una o varias obras emanadas de un ente corporativo o los reprints de las mismas, se cataloga bajo el encabezamiento que le corresponde a esa entidad, siempre que entre en los tipos antes mencionado* (2L4B>: Guia de la Biblioteca Central del Hospital Italiano Entrada principal bajo la Biblioteca. Cuerpo docente de la Facultad de Ciencias Médicas Entrada principal bajo la Facultad. OBRAS DE AUTOR DESCONOCIDO Cuando no se tiene certeza con respecto al autor de una obra, se hará una búsqueda en las obras de referencia, o en otras si es necesario, para confirmar si dicha obra es considerada de autor desconocido, si se la atribuye a alguien o si existe un probable autor. Si se considera de autor desconocido o incierto o emana de un ente corporativo sin nombre, se le entrará por el título, y si en algún momento fue atribuida a algún autor personal o entidad, se deberá hacer por ellos una entrada secundaria (21.5A): CARTA dirigida al editor del diario de Madrid / Folleto sin portada, sin colofón, firmado por J.M A., que no fue atribuido a ninguna persona. Si en cambio las obras de referencia indican que hay un autor probable, se deberá catalogar el libro por el encabezamiento correspondiente a esa persona o ente, y la entrada adicional se hará por el título (21.5B). OBRAS DE RESPONSABILIDAD COMPARTIDA. Según lo indica la regla 2L6A. pueden considerarse como obras de responsabilidad compartida las que reúnen las siguientes características: 1 obras producidas por la colaboración de dos o más personas; 2 obras para las cuales varias personas han preparado contribuciones separadas:
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< ( 3 obras que pertenecen a las categorías indicadas en la p. 92 y que emanan de dos o más entes corporativos; y otras que no se tratarán en este libro.
*
No entrarían en esta enumeración las obras en que colaboran varias persoñas bajo la supervisión de un director o editor, ni tampoco las colecciones de obras existentes con anterioridad, que se reúnen luego en una edición, respondiendo a determinados objetivos o necesidades. Los casos de responsabilidad compartida se resuelven de la siguiente
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manera; I Si de la diagramación o la redacción de la fuente principal de información se deduce que hay una responsabilidad principal, que recae en una persona o ente corporativo, la obra se deberá catalogar por esa persona o ente. Corresponde también hacer entradas secundarias por las otras personas o entidades si no son más de dos (2I.6B1): Taxonomía de los objetivos de la educación : la clasificación de las metas educacionales / Benjamín S. Bloom y colaboradores
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Entrada principal bajo Bloom. Audiología práctica /' Gonzalo de Sebastián ; con la colaboración de José J. Badaraco, David G. Postan Entrada principal bajo Sebastián Entrada adicional bajo Badaraco Entrada adicional bajo Postan 2 Si la responsabilidad principal recae en igual grado sobre dos o tres personas o entes corporativos, la entrada principal se hará por el encabezamiento que corresponde al que aparece en primer término, y las secundarias por los demás (2I.6B2): Manuel d'histoire littéraire de la France / par un collectif sous la direction de Pierre Abraham, Roland Dcsne Entrada principal bajo Abraham Entrada adicional bajo Dcsnc 3 Si la responsabilidad es compartida entre dos o tres personas o entes corporativos y a ninguno se le atribuye la responsabilidad principal, se deberá catalogar por el nombrado en primer término, y hacer secundarias por los otros (2L6C1): La enseñanza de la bibliotecología en el ciclo medio : formulación de un programa ' Guillermo Martín Berazategui, Martha Noemí Lanzilloita
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Entrada principal bajo Berazategui. Entrada adicional bajo Lan/illotta. 4 Si la responsabilidad aparece compartida por más de tres personas o entidades y ninguna en mayor grado, la obra se entrará por el título y se hará una entrada adicional por la persona o ente que aparece en primer término (2I.6C2): Quién fue en el teatro nacional Entrada principal bajo el título Entrada adicional bajo Lemos Cada uno de los personajes tratados está escrito por un autor diferente. Los 14 autores no aparecen en la portada sino encabezando sus obras, y en la ficha figurarán en nota de contenido. El primero mencionado es Lemos. COLECCIONES Y OBRAS PRODUCIDAS BAJO UN DIRECTOR O EDITOR INTI-.1 K TUAL. Tal como se indicó anteriormente, estas obras no están incluidas en el grupo anterior por ser de naturaleza diferente. Bajo este rubro se encuentran: 1 colecciones de obras independientes, de diferentes personas 0 entes corporativos; 2 colecciones de extractos de obras independíenles, de diferentes personas o entes; 3 contribuciones de diferentes personas o entes, producidas bajo un director (21.7A). Estas obras se catalogan por el título colectivo bajo el que fueron publicadas. Si existen compiladores o editores de la colección nombrados en forma destacada, se hará por ellos entrada secundaria, si alcanzan hasta el numero de tres. Si hay más de tres la entrada adicional se hace por el principal o por el primero (2I.7B1:
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27 cuentos del norte argentino
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Entrada principal bajo título No aparece compilador ni editor
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CRÓNICAS bastante extrañas / Luis Guillermo Piazza . . . [et al.]
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Entrada principal bajo título Figuran los ocho autores en la portada pero no figura un compilador Las colecciones con o sin director intelectual, publicadas sin título colectivo, se catalogan por el encabezamiento que corresponde a la obra que
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( ( figura en primer término en la portada y, si csi,i no existiera, por la que figura primero en la edición que se está catalogando (21.70: El filobiblion / Ricart de Bury. Batalla entre libros antiguos y modernos Jonathan Swift. Los principios de la bibliografía moderna / Theodor Besterman. Viaje del Parnaso / Cervantes. Entrada La obra portada con sus
principal bajo Ricart de Bury. no tiene titulo colectivo, y en la figuran las cuatro obras cuatro autores.
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Encabezamientos para personas ELECCIÓN DEL NOMBRE. Como se ha visto hasta aquí, el catalogador estudiará primero la obra que tiene entre manos, y basándose fundamentalmente en la fuente principal de información, y aplicando las reglas, determinará después cuál sera el punto de acceso principal y cuáles los accesos secundarios. A continuación tendrá que redactar el encabezamiento, es decir, darle forma a la entrada. El encabe/amiento que corresponde a una persona es el nombre por el cual es conocida. En general ese nombre es el verdadero, pero muchas veces se conoce a los autores por un seudónimo o apodo, o por su titulo si es un noble. La fuente principal de información de las distintas ediciones de sus obras publicadas en su propia lengua, proporcionará el nombre por el cual ese autor es conocido. De lo contrario habrá que buscar la información en las obnis de referencia editadas en su país de nacimiento o en aquél donde actúa (22.1):
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aparece con mayor frecuencia en sus obras, el más frecuente en las fuentes de referencia, o el de uso más reciente (22.2A). Si sólo se trata de un cambio de nombre, es decir que el autor no usa Muios al mismo tiempo, sino que cambió el suyo verdadero por otro, se cataloga por el último (22.2B). Scaramouche no Tiberio Fiorella Si el escritor usa seudónimos, pueden presentarse distintos casos: 1 que firme todas sus obras con un solo seudónimo, o que en las obras de referencia aparezca generalmente bajo éste: en ese caso el seudónimo será la forma elegida como encabezamiento correcto, y si también es conocido por el nombre verdadero, se hará una referencia (22.2CI): Paul Eluard no Eugene Grindel
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2 que las obras aparezcan bajo varios seudónimos, o bajo el nombre real y uno o más seudónimos. En este caso se deberá elegir aquél que aparezca Con más frecuencia en las ediciones de sus obras, en libros que traten de su persona o en las fuentes de información. De las formas no elegidas se harán siempre referencias (22.2C2): Florencio Escardó no Piolín de Macramé
Adolfo Pérez /ciasen i Sylvina Bullrich
Roberto J. Payró
(nombre verdadero; aparece en la mayoría de sus obras)
Michel Butor no Michel Marie Francois Butor
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(seudónimo con el que firma solamente sus obras no científicas)
ref. Piolín de Macramé
Hermann Burmeister no Karl Hermann Konrad Burmeister
El problema se presenta cuando una persona es conocida por más de un nombre y se debe elegir aquél por el que se la conoce más. Si se puede establecer claramente que hay una forma predominante, entrará por ésta, y si la situación no es clara habrá que elegir en este orden: el nombre que
(nombre verdadero; aparece en la mayoría de sus obras)
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no Sylvina Bullrich de Palenque
Paul Gcraldy no Paul Lcfevre
(nombre verdadero con el que no firmó sus obras).
no por los 24 seudónimos que usó f
ref. por los seudónimos 3 que ninguna de las formas predomine sobre las otras. En ese caso se elegirá como encabezamiento para cada pieza la forma del nombre del autor que aparezca en ella, sea nombre verdadero o seudónimo. En estos casos se harán referencias que conecten los distintos nombres usados (22.2C3):
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Gustavo Adolfo Martínez Zuviria
i nombre verdadero; enirada principal para algunas de sus obras).
Hugo Wüsi
(seudónimo; entrada principal para algunas de sus obras).
Sabor de Cortázar. Celina Bonacci Brunamonti. Alinda Üelarue-MardriiN. Lucie Clifford. Sophia Ijjcy Lane Los apellidos compuestos de los autores de lengua inglesa se deben entrar poi el último elemento sin hacer referencia de la primera parte (22.5C6):
El ELEMENTO DE ENTRADA. El nombre de una persona siempre está formado por varios elementos y uno de ellos deberá constituir el elemento de entrada, o sea la palabra de orden. Este elemento se elegirá de acuerdo con la preferencia del autor y la forma en que aparece en las obras de referencia de su lengua o pais (22.4A). APELLIDOS. Si el elemento elegido como entrada no es el primero del nombre, se deberá invertir el orden de manera que quede en primer lugar. y después de una coma se colocaran los elementos restantes. Este es el caso de los nombres que contienen un apellido y que deberán entrarse por él (22.4B3. 22.5A): Arancibta, Hernán Mill. Walker H. Berna!. Emilia APELLIDOS COMPUESTOS. Los nombres que contienen apellidos compilestos deberán catalogarse bajo el elemento preferido por el autor, y si no hubiere marcada preferencia habrá que tener en cuenta la forma en que lo entran las obras de referencia de su lengua o país de residencia (22.5C2). Los apellidos compuestos que aparecen regularmente unidos por guión se entrarán por el primer elemento (22.5C3): Lévy-Bnlhl. Lucien Lafitte-Houssat. J. Los demás apellidos compuestos entran también bajo el primer elemento, salvo que el autor sea de origen portugués. Estos constituyen una excepción, pues entran por el último elemento del apellido (22.5C4): Muñoz Azpiri, José Luis Monner Sans. Ricardo Vargas Llosa. Mario Bal tazar. Joao Almeida Ralha. A. Correia Las mujeres casadas constituyen un problema diferente, pues su apellido consiste en el apellido de soltera al que se agrega el del marido. Para resolver estos casos hay que tener en cuenta la naturaleza del apellido, que variará según la lengua de las autoras. Las mujeres casadas de lengua sueca, francesa, húngara, italiana y española entran por el primer elemento del apellido compuesto. Las demás entran por el segundo, o sea por el apellido del marido (22.5C5):
Child. James Bennet I uller. Dawd Otis dates, Robert Maynard r
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Muchas veces en los apellidos portugueses aparecen polainas que indican relación de parentesco, por ejemplo Filho. Junior. Neto. Sobnnho. Estes deben tomarse como parte del apellido. Los términos similares que pudieran aparecer en otras lenguas, por ejemplo Jr.. Sr., deben omitirse (22.5CS): Matos Junior. Godinho de Ferreira Filho. Mario Cardoso de APELLIDOS CON PARTÍCULAS ESCRITAS SEPARADAMEM I Es frecuente que los apellidos incluyan artículos o preposiciones, o una combinación de ambos. En esos casos se debe catalogar por el elemento usado con más frecuencia como entrada en los repertorios de la lengua de origen o país de residencia del escritor. Si la persona ha escrito en más de una lengua, habrá que entrar el nombre bajo la forma que responde a la lengua en que escribió la mayoría de sus obras. De lo contrario, si se sabe que la persona cambió de lugar de residencia hay que tener en cuenta la lengua del pais de adopción (22JP) Se indica a continuación cómo debe procederse con los apellidos de las distintas lenguas de uso más corriente: inglés: entrar por la partícula: De Groot, Archibald Van Peebles. Melvin Van Patter. Douglas M. francés: 1 entrar por el artículo o la contracción de artículo y preposición: Le UofT. Michel Le Roy, Georges Du Vair. Guillaume Des Périers. Bonaventure 2 posponer la preposición y entrar por el elemento que le sigue: Fontanes. Louis de La Bruyere. Jean de Alembert. Jean d' 99
alemán: 1 entrar por el artículo o la contracción de artículo y preposición: Das Gestell, Wilhelm Der Glasser, Franz 2 posponer la preposición y entrar por el elemento que le sigue: Holms. Frits von Wagner, Johann Martin von Gneist. Rudolf von italiano: entrar siempre por la partícula: De Angelis, Raoul María Del Lungo, Isidoro Delia Corte, Andrea Di Giacomo, Salvatore portugués: entrar por la parte del nombre que sigue a la partícula: Silva, Joao Evangelista Lima da Fonseca, L. Falcao da Andrade, Adalmo Araújo de español: 1 entrar por el elemento que sigue a la partícula: Covarrubias y Horozco. Sebastián de Palma, Luis de la Pulgar. Hernando del 2 entrar por el artículo, como única excepción, cuando aparece solo: La Madrid, Juan Carlos Cuando aparecen prefijos en los apellidos de cualquier lengua, éstos marcarán la entrada (22.5D2): O'Hara. F.P. Me Shane, Edward James Fitz Roy, V.N. Además del problema de los apellidos compuestos y el de los que llevan partículas, los bibliotecarios tienen que resolver problemas de otra índole con respecto a los nombres de las personas, por ejemplo el caso de los escritores que tienen nombres idénticos. Para diferenciarlos habrá que agregarle a cada uno un elemento que lo distinga del otro (22.16. 22.18). La solución puede ser: I completar las iniciales que representan sus nombres: García, Florentino no García, F. García. Francisco no García. F. 100
2 agregar la fecha de nacimiento o las de nacimiento y muerte: García, Francisco, 1641-1685 no García. Francisco García. Francisco. 1932no García. Francisco
Encabezamientos para entes corporativos NOMBRES GEOGRÁFICOS. Tal como se ha señalado anteriormente, la responsabilidad de una obra puede recaer en una persona o en un ente corporativo. Habiéndose tratado ya los problemas catalográficos que presentan los autores personales y cómo los resuelven las AACRz. corresponde encarar los problemas que presentan los encabezamientos de entes corporativos. Sin embargo, no es posible afrontar ese tema sin haber estudiado los nombres geográficos, puesto que éstos son el complemento necesario para distinguir entes con nombre idéntico, y constituyen además la entrada correcta, o sea el acceso a los encabezamientos de gobierno. lil código dice que si existe una forma de uso corriente en la lengua inglesa para denominar a un lugar geográfico, ésta debe usarse en lugar de la forma original. VM este MANUAL, como es lógico, se sustituirá la lengua inglesa por la española (23.2A). I * forma corriente de denominar a un lugar geográfico, puede tomarse tanto de las obras de referencia en español, como de los periódicos de los países de habla española. Cuando no exista en el lenguaje corriente español un nombre para denominar a un lugar geográfico, se usará la forma vernácula. Ciudad del Vaticano no Cittá del Vaticano Colonia no Kóln Mantua no Mantova
En cambio: Ku wait Mons Tel Aviv Es frecuente que aparezcan lugares pertenecientes a países que tienen más de una lengua oficial, y por consiguiente dichos lugares tienen también más de una forma para su nombre. En ese caso se elegirá la forma española conocida (23.2B). 101
El mismo nombre de un lugar geográfico se repile muchas veces en distintos países o dentro de un mismo país, y es necesario diferenciarlos cuando se deben usar en un encabezamiento. En estos casos se procederá como con los nombres idénticos de las personas, es decir, se agregará algún elemento que permita diferenciarlos. Los agregados se harán siempre entre paréntesis. Generalmente se agrega el nombre de un área geográfica mayor, dentro de la que ese lugar se encuentra, colocándolo entre paréntesis (23.4A. 23.4B): San Martin (Corrientes) San Martín (La Rioja) San Martín (Sania le) ENTES CORPORATIVOS. Un ente corporativo también se cataloga bajo la forma más conocida de su nombre, la que se tomará de las publicaciones de la entidad, en su lengua original. Si esto no fuese posible, se buscará, como en otras ocasiones, la ayuda de las obras de referencia. Es común que el nombre de un ente contenga iniciales o esté formado exclusivamente con ellas. En esos casos los puntos se deberán poner entre lav iniciales u omitirlos, de acuerdo con el uso acostumbrado por la entidad. Al escribirlos no se dejará espacio entre el signo y la inicial, ni tampoco entre las letras de una sigla escrita sin puntos. De las formas no usadas del nombre de un ente se harán referencias (24.1); Hispanic Society of America Asociación Nacional de Bibliotecarios. Archiveros y Arqueólogos no ANABÁ rcf. bajo ANABÁ Cámara Argentina de Compañías Financieras Colegio de Farmacéuticos de la Provincia de Buenos Aires Es muy común que los entes corporativos cambien de nombre por diversas razones, que pueden responder a cambios de política de la institución, de estructura, de objetivos, o simplemente de autoridades. Estos cambios se reflejan siempre en sus publicaciones, en las que aparecen los nuevos nombres. En estos casos las publicaciones se catalogarán por el nombre del ente en el momento en que fueron publicadas. Esto significa que una misma entidad entrará bajo formas diversas, que habrá que relacionar mediante referencias explicativas (24,IB): Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofía y Letras. Instituto de Investigaciones Históricas. Sección Antigua y Medieval. Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofía y Letras. Instituto de Investigaciones Históricas. Sección de Historia Antigua y Medieval. Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofía y Letras. Instituto de Historia Antigua y Medieval. 102
Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofía y Letras. Instituto de Historia Antigua y Medieval. El nombre de Sección Antigua y Medieval fue cambiado en 1952 por el de Sección de Historia Antigua y Medieval y en 1960 por el de Instituto de Historia Antigua y Medieval. Las obras de este organismo entran de acuerdo con el nombre usado en el momento de la publicación. Hacer la misma referencia explicativa bajo los otros encabezamientos. Otras veces el nombre de una institución aparece en sus publicaciones en varias lenguas, y es necesario elegir el que corresponde a la lengua oficial. Si como en el caso de las instituciones internacionales existe más de una lengua oficial, se usa el nombre en español si se cuenta entre ellas. De lo contrario se emplea la que aparece corrientemente en sus publicaciones (24.3A, 24.3B): Federación Internacional de Documentación ref. Federation Internationale de Documentation ref. International Federation for Documentation Chambre de Commerce de Bruxelles rcf. Brusselse Kamer van Koophandel Touring Club de Belgique ref. Tourin Club van Belgií Es necesario resolver con una adición, tal como se registró en otros casos de coincidencia, el problema que se presenta cuando los nombres de las instituciones se repiten exactamente, o aparecen con formas muy similares. Todo agregado se pondrá entre paréntesis. Los agregados serán de distinta índole, de acuerdo con la naturaleza del ente (24.4C2. 24.4C3). tal como se indica a continuación: 1 para entes nacionales, estatales o provinciales, se agregará respectivamente el nombre del país, estado 0 provincia donde está situado: Biblioteca Nacional (Argentina) Biblioteca Nacional (Colombia) Biblioteca Nacional (Chile) 2 para los demás entes se agregara el nombre de la localidad donde está ubicado:
103
Hospital Italiano i Buenos Aires) Hospital Italiano (Mar del Plata) Hospital Italiano (Mendoza) En el nombre de los entes corporativos no sólo es necesario hacer agregados; a veces hay que hacer omisiones de algún elemento innecesario, como Por ejemplo los artículos iniciales que aparecen corrientemente en el nombre de las instituciones de lengua inglesa: British Film Institute no The British Film Institute Otras veces se omiten los adjetivos u otros términos que indican el tipo de sociedad y también aquéllos que señalan su carácter de estatal. Las omisiones se harán siempre que esos términos no constituyan parte del nombre del ente (24.5): Losada no Losada
4 las facultades, escuelas, colegios, institutos o laboratorios de universidades, cuyo nombre sólo indica el campo de estudio a que se dedican: Université de Ulle. Instituí de Papyrologie el Egyptologie Universidad Católica Argentina. Facultad de Derecho 5 los que llevan un nombre que incluye, completo, el nombre del eme mayor. En estos casos so deberá omitir del subencabezamienlo el nombre o abreviatura del ente mayor, para evitar repeticiones (24.13): SOLAN. Biblioteca no SOLAN. Biblioteca
del SOLAN
SUBENCABEZAMIENTO DIRECTO O INDIRECTO Cuando se deba catalogar un ente subordinado que pertenece a los grupos mencionados anteriormente, se lo hará como subencabezamienlo del ente que le sigue inmediatamente en la escala ascendente, si éste puede entrar en forma independiente. A esto se le denomina subencabezamienlo directo:
Universidad Autónoma Simón Bolívar. ~ | Biblioteca subencabezamienlo directo
S.A.
ENTES SUBORDINADOS O RELACIONADOS. La mayoría de los entes corporativos están subordinados a otros o relacionados con ellos. No obstante se catalogan directamente por su nombre, segun las reglas analizadas hasta aquí. Se hará siempre referencia desde el nombre del ente como subencabezamienlo del ente mayor (24.12):
Encabezamiento correcto: Universidad Autónoma Simón Bolívar. Biblioteca En caso contrario, será necesario elevarse en dicha escala hasta hallar el ente que pueda hacer una entrada directa. A esto se denomina subencabezamiento indirecto (24.14):
Instituto para la Integración de América Latina ref. Banco Intcramericano de Desarrollo. Instituto para la Integración de América Latina.
Universidad Católica Andrés Bello. ^Facultad de H. y Educación. 1 Biblioteca subencabezamiento indirecto
Sin embargo existen entes corporativos subordinados o relacionados con otro, que se catalogan subordinadamente, es decir por su nombre como subencabezamienlo del nombre del ente mayor. Son los que entran en los grupos que se detallan seguidamente:
Encabezamiento correcto: Universidad Católica Andrés Bello. Facultad de Humanidades y Educación. Biblioteca
1 los que llevan un nombre que incluye un término que por definición indica que es parte de otro: Universidad de Antioquia. Departamento de Bibliotecas Banco Sudameris. Delegación Parque Centenario Liga Argentina de Lucha Contra el Cancer. Filial Avellaneda 2 los que llevan un nombre que incluye un término que normalmente implica subordinación: Federación Internacional de Documentación. Comité Latinoamericano 3 los que llevan un nombre que ha sido o puede ser usado por otro ente mayor para uno de sus subordinados: Laboratorios Bagó. Biblioteca Bolsa de Cereales. Biblioteca 104
Este segundo caso se da cuando el nombre del ente subordinado ha sido o puede ser usado por otro que depende de la misma entidad mayor (24.14). ENTES DE GOBIERNO Y OFICIALES. Los organismos oficiales, como los demás entes corporativos, deben catalogarse por su nombre. Si se trata de un ente oficial subordinado también se entrará por su nombre (24.17): Empresa Nacional de Telecomunicaciones Banco Nacional de Desarrollo Universidad de la República Universidad Nacional de Cuyo Servicios Eléctricos del Gran Buenos Aires Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior
105
( ( Sin embargo, hay entes oficiales subordinados que entrarán como subencabe/amiento directo o indirecto del encabezamiento correspondiente al gobierno. Es decir, que primero se coloca el gobierno como encabezamiento y ItiegO, como subencabezamiento. el nombre del ente en cuestión (24.18) Antes de dar ejemplos hay que aclarar que un gobierno entra por su nombre convencional, que es el nombre geográfico del área-país, províncía. estado, condado, municipio, etc., sobre la cual esc gobierno ejerce jurisdicción (24.3E). A ese elemento se agrega, como subencabe/amiento. el nombre del ente oficial, siempre que pueda ubicarse dentro de los grupos siguientes (34.18): 1 si su nombre contiene un término que por definición indica que forma paite de otro, por ejemplo: departamento, división, sección, rama y MIS equivalentes en las lenguas extranjeras; Argentina. Dirección General Impositiva Argentina. Dirección Nacional de Química Buenos Aires (Provincia). Dirección Provincial de Obras Sanilarias 2 si su nombre contiene un término que normalmente indica subordination administrativa, por ejemplo: comité, comisión: Argentina. Comisión Nacional Asesora de la Biblioteca Nacional \ si BU nombre ha sido o puede ser usado poi otro organismo oficial: Buenos Aires. Municipalidad. Dirección de Bibliotecas
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y otros tipos que no se tratarán en este
MANLIAI
La Pampa ~1 Subsecretaría de Acción ~1 Dirección de Administración^ subordinación indirecta Encabezamiento correcto: La Pampa. Subsecretaría de Acción Social. Dirección de Administración
Catalogación descriptiva
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i si es un ministerio: Buenos Aires (Provincia). Ministerio de Obras Publicas Colombia. Ministerio de Educación
Encabezamiento correcto: Argentina. Administración General de Aduanas
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Una v « que se ha determinado cuál es la entrada correspondió aviento de la obra que se esta catalogando, y que se ha establecido cual M la forma correcta do escribir esa entrada, o en otras palabras, una vez que se ha establecido el encabezamiento, habrá que hacer la descripción que completa el asiento y permite la perfecta identificación de la obra. Los datos que se incluyen en la descripción son tantos y de tal índole que permiten identificar perfectamente una obra, diferenciar una edición de oirá, y hasta un ejemplar de otro de la misma edición. Se incluye a continuación un modelo de ficha principal completo, encabezamiento v descripción, para ofrecer una visión total. Cada uno de los elementos incluidos en ella será objeto de explicación detallada en las páginas siguientes.
Siempre se omitirá del subencabezamiento el nombre completo o abreviado del gobierno, que suele aparecer como sustantivo o adjetivo: Pone, Pedro T r a t a m i e n t o s a c t u a l e a en medicina i n t e r n a / por Pedro Pona . . . f e t a l . ] . — 5a e d - completamente r e \ / . y puaata a l d í a . — Barcelona : Toray, 1972. x f 687 p . : 1 1 . ; 25 c « . — (Hedlclna de hoy)
Argentina. Ministerio de Salud Pública no Ministerio de Salud Pública de la Nación Se ha dicho que el nombre de los organismos señalados más arriba se colocará como subencabe/amiento dilecto, después del encabezamiento del gobierno correspondiente. Sin embargo, si ese nombre ha sido o puede ser usado por otro organismo oficial que entre bajo el nombre del mismo gobierno, se usará como subencabe/amiento indirecto, interponiendo entre el gobierno y su propio nombre el del ente menor en la escala jerárquica ascendente, el cual, con su presencia, permitirá la perfecta identificación del ente subordinado (24.19):
O
Argentina ~| Ministerio de Economía "| Administración General de Aduanas t
subordinación directa 106
Flg. 29. Ficha principal
107
Las normas que se deben seguir para la catalogación descriptiva están comprendidas en la Parte i de las AACR2. En el Capítulo I se encuentran las reglas de aplicación general que sirven de base a (odas las demás de esa Parte. Los capítulos siguientes se refieren a los distintos tipos de materiales, bibliográficos y especiales, siguiendo el esquema básico del primer capítulo. El Capítulo 2 está dedicado en especial a los materiales impresos, los únicos que se tratarán en esta obra. Cuando se manejan las AACR2 hay que tener en cuenta que la numeración de las reglas es mnemónica, es decir que los números tienen la misma significación en cada capítulo. El número inicial varia y representa el Capítulo; luego de un punto se encuentra un segundo número, que está referido a una sección determinada del asiento, y es el que tiene el mismo valor en cada capítulo. Siempre representa la misma sección. Por ejemplo en 1.2. el I corresponde a Capítulo I: Reglas generales, y el 2 al área de la edición, es decir edición en general para todo tipo de materiales. Si se controla en 2.2. se verá que el primer 2 corresponde a Capítulo 2: Materiales impresos, y el segundo 2 a la edición, es decir edición en los materiales impresos. En resumen, para describir el material impreso -libros, folletos, etc.- se seguirán las normas del Capítulo 2. que remiten constantemente al Capitulo I como guía. FUENTES. Los datos necesarios para la descripción de una obra se pueden tomar de distintas fuentes (2.OBI). En primer lugar habrá que buscarlos en la fuente principal o primaria, que para muchos datos es la portada. Si el libro no la tiene se recurrirá a un sustituto, a saber: cubierta, dorso de la cubierta, título de arranque, colofón, etc- Si finalmente la obra misma no AREA
FUENTE DE INFORMACIÓN PRIMARIA
Título y Mención de responsabilidad
Portada
Edición
Portada, preliminares* y colofón
Editor, distribuidor, etc.
Portada, preliminares y colofón
Descripción física
Toda la publicación
Serie
Toda la publicación
Notas
Cualquier fuente
Numeración normalizada y disponibilidad**
Cualquier fuente
s, M M * * [ » wltmrn»** «uB.ubn.ta ppn**,. * * « pun*!.. te*, r-*"* „i« h. precede r ft w,w ** * * * * • * * •" '•*"« •**»• » ««*«« i w t mduu precio, tí é kbro * .«.fe. o •','I'M I I
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proporciona la información necesaria, se puede tomar de otra parte, por ejemplo de una obra de referencia u otra fuente exterior al libro. I,;i descripción debe hacerse en forma regular y organizada, respetando el orden debido de los elementos, los espacios y la puntuación* pues desde el punto de vista de la catalogación todo esto tiene significado y valor. Para el mejor ordenamiento del asiento, el código establece áreas, a las que define como secciones mayores, cada una de las cuales comprende un grupo de secciones menores íl.OB). Para cada área la fuente de información primaria varía, y la relación área-fuente está dada en un cuadro sinóptico, incluido en una de las reglas (2.0B2). PUNTUACIÓN. Entre las nuevas tendencias catalográficas, a las cuales responden las AACR2, se destaca la importancia que se da a lit puntuación, que permite una separación clara y marcada de los elementos y las áreas entre si. El respeto del orden y de la puntuación marcadas para cada caso, evita los riesgos de confusión, y permite la rápida identificación de cada elemento por parte del que busca, sea directamente el usuario o la computadora. Existen reglas generales de puntuación (I.OC) y otras específicas para la separación de los elementos que se encuentran en los parágrafos en que se trata cada uno de ellos. Las indicaciones de tipo general son las que se enumeran a continuación: 1 Cada área se separa de la siguiente por punto, espacio, guión largo, espacio, con excepción de las áreas que inician un nuevo párrafo. 2 A cada elemento de un área se le antepone o se lo separa con la puntuación establecida al comienzo de cada área. 3 Todo signo de puntuación: punto y coma, dos puntos, signo igual, barra inclinada, va precedido y seguido de un espacio, menos el punto y la coma, que van solamente seguidos de un espacio. 4 Todo dato que se tome fuera de las fuente establecidas como primarias va entre corchetes. 5 Toda parte de un elemento que se omita deberá indicarse con el signo correspondiente, es decir los tres puntos. 6 Cuando haya que poner entre corchetes elementos adyacentes de una misma área, se deberán incluir en un solo par. Sí los elementos adyacentes que deben ir entre corchetes pertenecen a distintas áreas, se colocarán separados en pares de corchetes independientes: 2a ed. — Buenos Aires : [Freeland, 1972] [2a ed.]. — [Buenos Aires] : Scijas y Goyanarte, 1964.
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7 Cuando los datos aparecen en la fuente con una puntuación que se desea mantener, se trasportarán con el espaciado normal y se agregara a esa puntuación la prescripta por la norma, aunque de ello resulte una puntuación doble: ¿A dónde va la literatura argentina? : la novela. 109
LENGUA. La información tomada de la pieza que se cataloga debe transcribirse en la lengua y escritura en que se encuentre si se ubica en las siguientes áreas: Titulo y Mención de responsabilidad: Edición; Editor, distribuidor, etc.; Serie. De la misma forma, todo lo que se agregue en esas áreas también se escribirá en la lengua y escritura en que se encuentren los demás datos. Como corresponde, lo agregado irá entre corchetes tl.OE). Existen sin embargo ciertas palabras que se interpolan, como por ejemplo algunas abreviaturas en lengua latina, en los casos indicados por el código (LOE): [et al.j abreviatura de tí alus, que significa y otros Fuera de las arcas antes mencionadas se pueden agregar datos en la lengua del país en que se está catalogando, Si en la obra aparecen errores, se deben transcribir sin modificación y señalarlos con [siej. o con i.e. abreviatura de it est. que significa esto es
El Conde-Duque de Olivares, Regias de catalogación angloamericanas. Contenido social de! Martín Fierro. Audio-visual materials and techniques.
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Ernesto Sábato (en este caso el título de la obra consiste en el nombre de una persona.) Techniques modernes de documentation. Si la obra tiene un título alternativo, éste irá a continuación del título propiamente dicho, considerándoselo parte de él (1.1BI): Don Alvaro o La fuerza del sino. La comedia nueva o El café. Los títulos muy largos pueden abreviarse sin omitir las cinco primeras palabras, y siempre que se haga sin quitar información importante > s£fl oscurecer el sentido. En este caso se señalará la omisión con puntos
suspensivos i I.1B4). En casos tales como las ediciones de obras completas, selectas, antologías, etc.. la portada puede incluir el título colectivo con que se presenta esa edición y además el titulo individual de las obras reunidas en la misma. Este problema se resuelve tomando el primero como título propiamente dicho y ubicándolo en esa área. Los títulos individuales se llevaran a nota de contenido (ver p. 123). Calderón de la Barca, Pedro Dramas de honor. Contenido: A secreto agravio, secreta venganza— El médico de su honra — El pintor de su deshonra. Una obra puede tener títulos paralelos, es decir, el título propiamente dicho en dos o más lenguas o escrituras. En ese caso se deberán transcribir el que figura en primer lugar y el primer titulo paralelo, separados por un signo igual (1.1D2): Bibliography of monolingual scientific and technical glossaries = Bibliographic dc vocabulaires seientifiques et techniques monolingues Además del titulo propiamente dicho, el alternativo y el paralelo, debe darse en esta primera sección de esta área toda otra información acerca del Mulo que aparezca en la portada, es decir en la fuente primaria, y debe separarse del dalo anterior por dos puntos (I.1E1): Contenido social del Martín Fierro : análisis c interpretación Si esa información referente al título es muy larga se puede dar aquí abreviada, o completa en nota, sin omitir las cinco primeras palabras, sin restar claridad ni información importante, y sin dejar de poner el signo de omisión, tal como se procede con el título propiamente dicho (1.1E3). 111
MINCIÓN DE I .A RESPONSABILIDAD, El segundo elemento de la primer área de la descripción es la mención de responsabilidad, que acompaña al título. Se irata de mencionar al responsable de la obra, persona o eme corporativo, que debe separarse del título propiamente dicho, título alternativo, titulo pándelo u otra información referente al título, por una barra inclinada. 1 .1 mención se hará lomándola do la portada u otro lugar donde aparece destacada, y en la forma en que aparece, aunque en ella no su nombren personas o entidades. Si los datos del responsable no se toman de la portada irán entre corchetes. Si no aparece en lugar prominente, la responsabilidad no debe mencionarse ( I . I F I . I.1F2, 1.IFI4):
El Teatro Colón / Blas Matamoro Audio-visual materials and techniques James S. Kinder Oxford progressive English for adult learners / by A.S. Hornby La ciudad del sol / por Un visitante feliz Notes used on catalog cards ; a list of examples / compiled by Olive Swain Como se puede observar, la mención de responsabilidad aparece en su lugar en todos los ejemplos, después del título, aunque en las portadas respectivas unas veces el responsable este antes del título v otras después 11.11-3). Si las personas o entes responsables son dos. tres o más. la ubicación de esta mención es la misma. Todos se colocan después del título o de cualquier otro dalo referente a él que esté presente. Si los responsables que aparecen en la pie/a son dos o tres y cumplen la misma función, serán mencionados separados entre sí por coma. Si su responsabilidad es diferente se registrarán separándolos por punto y coma (I.IF4). Teoría literaria / Rene Wellek. y Austin Warren Química analítica cualitativa : teoría y semimicromélodos / por Fernando Burriel Martí. Felipe Lucena Conde, Siró Arribas Jirneno Los grandes conversos / su autor Igíno Oiordani ; perfil de autor, selección y notas biográficas de Miguel Melendres Si el número de personas o entidades que aparecen con igual responsabilidad es mayor de tres, sólo se dejará constancia del nombrado en primer termino y la omisión de los demás se señalará con el signo correspondiente y la expresión |et al,] siempre entre corchetes ... [et ai.] (1.IF5): Manual de bibliotecología / Juan Albani . . . [el al.| en la portada figuran cinco autores Tiempo de puñales / Adolfo Pérez Zelaschi . . . (et al.] en la portada figuran cinco autores 112
F.n el caso en que aparecen en la fuente primaría varias personas o instituciones responsables pero con un grado de compromiso diferente, se colocaran en el orden en que aparecen en la fuente, y si ese orden o la mención resultante fuesen poco claros, el catalogador podrá reordenarlos según se lo indique su buen sentido. La puntuación que corresponde para separar personas o entidades con distinto grado de responsabilidad es punto y coma (I.IF6): Métodos instrumentales de análisis químicos / Galen W. Ewing ; traducido por Eva Estrada Meza ; revisado por Federico Alberto García Jiménez ÁREA DE LA EDICIÓN. Continuando con la descripción y siguiendo el orden establecido, corresponde ahora tratar el área de la edición. Como se señaló anteriormente, en cada área se deben respetar las reglas generales de puntuación (I.OC) y además las particulares del caso. El área de la edición va separada de la anterior por punto, espacio, guión largo, espacio. Dentro de ella se distinguen dos secciones: la primera, de la edición misma, que se separa por una barra inclinada de la segunda, que es la de la mención de responsabilidad (I.2A1). La fuente primaria de información con respecto a esta área es más amplia que en los casos vistos hasta ahora, pues corresponde lomarla de la portada, preliminares o colofón. Si los datos, en cambio, se tomasen de otra fuente, se deberán registrar entre córcheles (I.2A2). EDICIÓN. La edición de una obra se debe mencionar tal como aparece en ella, usando los números arábigos y las abreviaturas convencionales (I.2BI), que aparecen enumeradas en el Apéndice B del código. 3a ed. corr. y aum. 7a ed. 1st ed. [4eme éd. augm.| [Ed. preliminar] MENCIÓN DE LA RESPONSABILIDAD (RELATIVA A LA EDICIÓN)..Otra de las características de las nuevas tendencias en catalogación que se traducen en las AACR2, es separar en áreas diferentes las menciones de responsabilidad, como se indica seguidamente: 1 las personas o entes corporativos que son responsables de la obra en sí y por consiguiente de todas las ediciones de la misma, aparecidas o por aparecer, se mencionan en el área de título y mención de la responsabilidad; 2 las personas o entes corporativos que aparecen en las fuentes de información correspondientes, y tienen responsabilidad sólo con respecto a la edición de la obra que se está catalogando, o a varias ediciones de la misma pero no a todas, como puede ser por ejemplo la 113
responsabilidad do un prologuista, traductor, ilustrador, etc.. deberán mencionarse después de la edición. La puntuación correspondiente es la misma de l.i mención de responsabilidad en el área primera (I.2CI, 2.2CI): El teatro desde la antigüedad hasta el presente / Cristian Gaehde. — 3a ed. / Traducido y completado con una reseña histórica del teatro en España por Ernesto Martínez Ferrando Si en la obra que se cataloga no hay mención de la edición pero aparecen responsables directos de la misma, éstos se colocarán en la mención dc responsabilidad del área primera. Se procederá de la misma forma cuando se describa una primera edición. La estilística ' Pierre Guiraud; edición al cuidado de Raúl H. Caslagnino El ingenioso Hidalgo Don Quijote de la Mancha Miguel de Cervantes Saavedm : ilustraciones Roberto l*áez ; edición y notas Celina S. dc Cortázar e Isaías Lemer ; prólogo Marcos A. Morínigo AREA DE LA PUBLICACIÓN. DISTRIBUCIÓN. ETC. Es el área en la que se deben colocar los datos del tradicional men te llamado pie de imprenta, con los tres elementos que lo constituyen: lugar de edición, nombre del editor y fecha de la edición. En el caso del material impreso, el orden de los elementos es siempre et citado. En esta área se deben registrar también los datos del impresor en los casos en que sea necesario, según se indica en la p. 118. Al mencionar aquí lugares y personas o entidades, se hará en la forma en que aparecen en la fuente (1.4B4) (ver cuadro pág. 108). La puntuación particular establecida para esta área (1.4 A11 indica que la misma se separa de la anterior por punto, espacio, guión largo, espacio. El lugar dc edición se separa del editor por dos puntos, y si se menciona un segundo lugar se separará del anterior con punto y coma. El editor se separara dc la fecha por coma, y si es necesario consignar otro editor o lugar de edición, se separará de ellos por coma o punto y coma respectivamente. Si los datos correspondientes a esta área no se toman de la fuente primaria se colocaran entre corchetes, Es común que los datos referentes al pie dc imprenta de una obra no figuren en la portada y sea necesario buscarlos en los preliminares, como también lo es que haya que componerlo tomando datos de distintos lugares. Otras veces es necesario tomar los dalos de una fuente que no es la primaria, dentro de la misma obra, debiendo ponerse entre corchetes. Si dfNpués dc estas búsquedas no se encuentran los datos requeridos y se está frente a libros modernos y comunes, sin valor histórico ni hibliofi lico, se aconseja al calalogador no hacer búsquedas exhaustivas en fuentes exteriores a la obra.
LUGAR DE EDICIÓN. Este elemento se escribirá en la forma en que aparece en la fuente primaria (2.4CI y I.4CI). Si en la obra no figura el lugar de edición, pero puede darse uno probable, se colocará el nombre seguido de un interrogante, entre corchetes fTucumán?)
Si ni siquiera eso es posible, se colocará en esc sitio la abreviatura correspondiente entre corchetes (1.4C6): | s . l . | sine loro que significa sifí lugar En casos especiales, como por ejemplo el de homónimos geográficos, se agrega c! nombre del país, provincia o estado, para evitar confusiones y permitir una perfecta identificación (I.4C3): Belén [Catamarca|
sólo la ciudad aparece en la fuente.
A veces es necesario completar el nombre del lugar, que en el libro aparece abreviado, para aclarar de cuál se trata. En ese caso se usarán los corchetes U.4C4): Rio | de Janeiro) El lugar de edición es un elemento directamente vinculado al nombre del editor, pues es justamente el lugar donde esa firma comercial o institución actúa y tiene su sede. Frecuentemente se presenta el caso de que el editor tiene oficinas en distinta* ciudades de uno o varios países. En esos casos se debe asentar el que figura en primer lugar, y de los restantes sólo el que pertenece al país en que se cataloga, o el que esté destacado dc alguna manera. Los restantes no figurarán en el asiento (1.4C5); Madrid; Buenos Aires Madrid
si se cataloga en la Argentina si el mismo libro se calaloga en España
Si en la obra aparecen varios editores, todos con sus respectivos lugares, se debe tener en cuenta sólo el primer lugar y el editor correspondiente. Si entre los restantes editores, alguno se distingue como principal o pertenece al país donde se cataloga, se agregará con el lugar que le corresponde. No se consignará ningún otro (1.4B8): Santiago de Chile : Zig Zag ; Buenos Aires : Claridad NOMBRE DEL EDITOR. El segundo elemento dc esta área es el nombre del editor, que se coloca después del lugar que le corresponde, separado por dos puntos, como se indicó anteriormente (2.4D1 y I.4DI);
• 114
115
Chicago: American Library Association Paris: Gauthicr-Vtllars El nombre del editor no se transcribirá tal como aparece en la obra, sino en la forma más breve posible, pero de manera que pueda identificarse (I.4D2). Si el editor se puede identificar perfectamente, se podrán omitir los nombres de pila completos o abreviados, las palabras librero, distribuí dor. etc. que señalen otras actividades del mismo editor, e! artículo inicial, las frases y compañía, e hijos, y otras que indiquen el tipo de sociedad. Seijas y Goyanarte Gredos American Book Company E. Bcnn Eudeba
en la fuente dice Seijas y Goyanarte editores en la fuente dice Editorial Gredos en la fuente dice The American Rook Company en la fuente dice Ernest Benn Limited en la fuente dice Eudeba - Editorial Universitaria de Buenos Aires
Cuando la obra ha sido publicada por una entidad oficial o privada, y su nombre aparece antes, en el área de título y mención de la responsabilidad, debe repetirse en el lugar del editor en forma abreviada (1.4D4): Presupuesto de la Universidad de Buenos Aires para el año 1957/58 aprobado por decreto del Poder Ejecutivo no. 6320 del 29 de abril de 1958.— Buenos Aires: Universidad Si la institución no aparece mencionada con anterioridad se escribe su nombre completo en este lugar: Guia de publicaciones periódicas científicas y técnicas que se editan en la República Argentina
en el área de titulo y mención de autor
Buenos Aires : Consejo Naciónal de Investigaciones Científicas y Técnicas
en el área del editor
Cuando en la pieza que se cataloga se menciona como editor a una institución mayor junto con otra dependiente, se consignan ambas:
Is.n.J sine nomine que significa sin nombre Cuando no se conoce lugar ni editor, el caso se resuelve en la siguiente forma: |s.l. : s.n.l FECHA Dfi EDICIÓN. El elemento que completa los datos referentes a la publicación de la obra es la fecha, que se separa del editor por coma y se da en números arábigos. Al consignarla hay que tener en cuenta que sea la que corresponde a la edición mencionada en el área de la edición (2.4FI y L4FI):
Barcelona : Labor. 1943. La fecha se da siempre como aparece en la obra, aunque se sepa que es incorrecta. En este caso se consigna la incorrecta y a continuación la correcta entre corchetes, en la forma que se indica a continuación {I.4F2): 1902 (i.e. 1920)
i.e. es la abreviatura de it est que significa c\tt> es
Si en la pieza figuran las fechas de distintas reimpresiones de una misma edición, hay que consignar la de la edición; las otras se omiten, salvo que se haya mencionado esa reimpresión en el área de la edición, en cuyo caso se da esa sola fecha (I.4F3); en la obra se usa
3a ed.
Tercera edición 1950 segunda reimpresión 1951 tercera reimpresión 1952 y como fecha 1950
Si no es posible determinar la fecha de edición, se dará la del copyright precedida de una £ que lo representa, en el caso de que figure en el libro (1.4F6): . cl973 Si se trabaja con una obra en varios volúmenes que se publicaron en distintos años, se indicara la primera y última fechas 11.4F8): . 1955-1958
Buenos Aires : Facultad de Filosofía y Letras. Instituto de Filología y Literaturas Hispánicas Washington : Library of Congress. Descriptive Cataloguing Division En los casos de editor desconocido se coloca en su lugar la abreviatura correspondiente entre corchetes: 116
Si la obra está en curso de publicación se dará la fecha del primer volumen aparecido seguida de un guión y cuatro espacios, para completar cuando corresponda: . 1963-. . . 117
{ ( De los tres datos del pie de imprentíi la fecha es la que exige mayor investigación. Se debe hacer una búsqueda exhaustiva, y si no se localiza dentro de la obra ni fuera de ella, se dará una fecha aproximada, pues es muy importante que el lector pueda ubicar la obra en un determinado año. década o al menos siglo. Para ello se pueden tener en cuenta, entre otras, las fechas de otras obras del mismo autor, las de su vida, las de la bibliografía citada, o el período que abarca la información suministrada en el contenido (1.4F7): . [1909?] . [ca. 1850) • [192-1 . [192-71 , ilS-l . II»--?! LUGAR Y NOMBRE DEL IMPRESOR. En los casos de editor desconocido, puede aparecer un cuarto elemento dentro del área que se está tratando: los datos correspondientes al impresor. Los mismos se colocarán en el orden establecido: primero el lugar de impresión, y separado por espacio, dos puntos, espacio, el nombre del impresor. El todo se coloca entre paréntesis después de la fecha de edición y sin mediar ningún otro signo de punluación (2.4GI y I.4GI):
. ( ( ( ( (
p. 323-350 h. 48-61 (
Buenos Aires : [s.n.J, 1955 (Buenos Aires : Impr. López)
118
Los casos de libros con paginaciones complejas se pueden resolver dando el número de páginas u hojas, seguido de la expresión en varias paginaciones o en varias foliaturas (2.5B8): 320 p. en varias paginaciones 147 h. en varias foliaturas
<
Otra posibilidad es la siguiente: 5. 6. 2. 22, 37. 5 [77] p. en la que se anotan las cantidades en el orden en que se presentan, y se agrega al final el total entre corchetes. Finalmente, se puede describir físicamente la pieza de una manera más sencilla: 1 v. (paginación variada)
NUMERO DE VOLÚMENES o PAGINACIÓN. Para cada pieza que se catalogue se dará, en números arábigos, la cantidad de páginas, hojas o columnas, según las características de la obra. Se tendrá en cuenta la última numerada. El número estará acompañado de la abreviatura o palabra correspondiente 12.5B1 y 2.5B2): w i i . 620 p. 134 h. 1210 columnas
ca. 500 p. xi, ca. 200 p. xv. 223. 42 p. IW7J p. [65] h, [22]. 253 p . Si la paginación del trabajo es parcial, pues forma parte de otro, como ocurre frecuentemente con las separatas, se deberá consignar en primer lugar la abreviatura, y después la numeración de la primera y la última páginas (2.5B6):
|s.1. : s.n.J, 1961 (Buenos Aires : Artegraf)
ÁREA DE LA DESCRIPCIÓN FÍSICA. Las AACR2 dan ta opción de iniciar con esta área un nuevo párrafo, separado del anterior por punto, o continuar la descripción en el mismo, separándola entonces del área anterior por punto, espacio, guión largo, espacio. Ix>s elementos de la descripción física son la paginación o número de volúmenes, las ilustraciones y el tamaño. La extensión se separa de la ilustración por espacio, dos puntos, espacio, mientras que ésta se separa de la dimensión por espacio, punto y coma, espacio (1.5AI). Dentro del área de la descripción física es raro el uso de corchetes, pues se recordará (ver cuadro p. 108) que la obra en su totalidad es la fuente para esos datos.
Si el libro tiene algunas páginas u hojas no numeradas, pero las mismas no constituyen una parte sustancial de la obra, no deben mencionarse. Si la parte no numerada es considerable, o la obra está sin paginar en su totalidad, se dará un número estimado, precedido de la abreviatura ca., que corresponde a la expresión latina circa, es decir cerca de- Otra posibilidad es dar el número exacto de páginas entre corchetes (2.5B3):
Cuando se trata de obras publicadas en más de un volumen, se pondrá en el lugar correspondiente el número total de piezas (2.5BI7): 7 v. , (
Si la obra ha sido dividida por su autor en varios tomos y éstos son presentados por el editor en una cantidad diferente de la de los volúmenes. 119
se deben consignar los dos dalos: primero las unidades de la obra, después las unidades físicas (2.5BI9): 8 v. en 5 3 v. en 5 II USTRACIONES. Si un libro tiene ilustraciones que se pueden considerar significativas, de uno o varios tipos, se consignarán con los términos correspondientes o sus abreviaturas, las cuides figuran en el Apéndice de las AACR2. Los términos indicados son; tablas, escudos de armas, facsímiles, figuras, cuadros genealógicos, mapas, música, planos, retratos, mode los. Cualquier otro tipo de ilustraciones se indicara como il.. lo mismo que las obras ilustradas con tipos variados, con ilustraciones de menor importancia o que no es necesario destacar (2.5CI y 2.5C2): 110 p. : il. 97 p. : mapas, planos Si las ilustraciones se presentan en dos o más colores se indica: il. col. il. (algunas col.) mapas (algunos col.) Si aparecen numeradas, o la obra incluye un índice de ilustraciones numeradas, se especificará el número; de lo contrario no se indica (2.5C4): 27 a. TAMAÑO. El tercer elemento de la descripción física es el tamaño, que en el caso de los libros se da en centímetros y en forma aproximada, teniendo en cuenta la altura de los mismos (2.5D1 >:
20 cm 21 cm
para un libro que mide 20 cm de alto para un libro que mide 20,1 hasta 20.9 cm
Si el ancho del libro es mayor que la altura, o menor que la mitad de la misma, es decir si la pieza tiene un formato poco común, se darán las dos medidas -primero la altura y luego el ancho- como se indica a continuación (2.5D2): 18 x 7 cm 18 x 25 cm En el caso de obras en varios volúmenes, si éstos varían de tamaño, se tendrá en cuenta dicha variación. Si es menor de 2 cm se da la altura mayoi solamente; si es mayor, se darán las alturas extremas (2.5D3) 19-23 cm 120
ÁREA DE LA SERIE. Los elementos de esta área son: titulo propiamente dicho de la serie, que puede ir acompañado de título paralelo u otra información, y número de la serie. En muchos casos las series tienen subseries, las cuales, a su vez. pueden estar o no numeradas. Estos datos también se consignan. El área se separa de la anterior por punto, espacio, guión largo, espacio. y todos los datos de la serie se encierran entre paréntesis. El título propiamente dicho se separa de los otros, como se indicó anteriormente al tratar el área de título. El número de la serie se separa del dato que lo precede por espacio, punto y coma, espacio. TÍTULO DE LA SERIE. El titulo de la serie se separará del número correspondiente, si lo hay. por espacio, punto y coma, espacio (1.6AI y 2.6A1). Es necesario recordar aquí que toda la publicación se convierte en fuente primaria para proveer los datos relativos a la serie. Se recomienda al catalogador poner especial cuidado en esto, pues los datos de la serie pueden figurar en los más diversos lugares, y no están siempre juntos. Si en la obra aparece el título de la serie bajo distintas formas, se debe usar aquélla que permita identificarla mejor y más brevemente (I.6B21. Toda otra información referente al titulo sólo se dará si es muy significativa (I.6DI): (Ayer, hoy, siempre) En preliminares: Colección "Ayer. hoy. siempre". libros de amena espiritualidad (La historia popular ; 93) En preliminares: La historia popular: vida y milagros de nuestro pueblo. En el lomo: 93 (Documentation et information) En cabecera de portada: Documentation et information. Collection dirigée par Paul Poindron (Compendios Nova de iniciación cultural ; I) En preliminares: Compendios Nova de iniciación cultural I NÚMERO DE LA SERIE. El número de la serie se consigna en arábigos, usando la abreviatura del término que lo acompaña en la fuente de información (I.6GI): v. 3 no. 7 I Si la obra que se cataloga está publicada en varios volúmenes, y por consiguiente ocupa varios números de la serie, se darán el primero y el último separados por guión, si son correlativos, o se consignarán todos si son salteados (1.6G2): 12!
(Clasicos disidíanos ; 4, 6, 8. 10. 13, 16, 19. 22) Edición del Quijote, en 7 volúmenes discontinuos (Colección Universal ; 41-42) Edición de la Historia de los musulmanes de España, de R. Dozy, en 2 volúmenes c o n t i n u a SUBSERIE. Si una obra tiene serie y subserie, lo que ocurre con mucha frecuencia, se darán primero los datos correspondientes a la serie y luego los de la subserie. Con respecto al número, habrá que deteimin.n u éste corresponde a la primera o a la segunda, o si ambas son numeradas 11 ,6H I y I.6H2). En los ejemplos se indica la solución para cada caso, con la puntuación que corresponde: (Biblioteca románica hispánica ; I. Tratados y monografías) (Biblioteca de cultura social ; 41. Sección VIH. Ensayos e interpretaciones i ÁREA Dfc LAS NOTAS Las notas se escriben una a continuación de la otra, separadas por punto, espacio, guión largo, espacio, o escribiendo cada una en un párrafo diferente, caso en el cual cada una terminará con un punto. El catalogador puede tomar los datos para redactar las notas de cualquier fucnie. dentro o fuera de la obra. Si transcribe textualmente la información tomada de una fuente no primaria, deberá hacerlo entre comillas e indicar de dónde procede. Cuando el catalogador redacte las ñolas debe hacerlo en forma breve, clara y dentro de los usos gramaticales corrientes en lengua española. Algunas notas van precedidas por una palabra o frase introductoria, que anuncia el tipo de información que la acompaña, y ayuda a presentar los datos con claridad y concisión. Las ñolas complementan la descripción y se refieren a los elementos de las distínlas areas, aportando información significativa, que por distintas razones no ha podido darse en las áreas respectivas. Por este motivo deberán ordenarse de la misma manera en que esos elementos se ordenan en la descripción (I.7A y 1.7B): Drama en 3 actos adecuado a la representación por parte de los escolares. Adaptación de la novela de igual título. Título de la cubierta: Edición preliminar : Buenos Aires. Instituto Bibliotecologico, 1947. Distribuida en Buenos Aires por el Fondo Nacional de las Artes. 122
Edición limitada para bibliófilos. Ejemplares numerados y firmados. Bibliografía: p. 801-8(13 Contenido: Pérez Zelaschi. A.L. Las señales. Alias el Gringo — Walsh, R. En defensa propia Las tres noches de Isaías Bloom — O'Neill. A. La grieta. La resurrección de la tos. ÁREA DEL NÚMERO NORMALIZADO Y DE LA DISPONIBILIDAD. Esta área SC coloca a continuación de la de las notas, y se separa de ellas por punto, espacio, guión largo, espacio. La alternativa que da el código es iniciar con ella un párrafo aparte. El número se separa de los datos de disponibilidad por espacio, dos puntos, espacio. LOS datos a incluir en esta área pueden tomarse de cualquier fuente, y por lo tanto nunca se darán entre corchetes (I.8A). Se pone en primer lugar la abreviatura ISBN. que significa International Standard ¡took Number.* Luego se transcribe el número que corresponde tal como aparece en la fuente, y a continuación, entre paréntesis, toda otra especificación que sirva para identificarlo mejor. Al final se consigna el precio: ISBN 84-253-0642-6 (rústica) : $ 23.380
Lecturas sugeridas miMU-M IAS i-ntre In lo. v tu 2a. ediciones de tus RfglaS de ciitttlozación angtoamencaniif. México, Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, 1978? Tonudo del Library of Congrc« Cataloging Service Bulletin, v. 2, p. $-29. 197X. HUNTER, i i VM.:»:: an introduction to the second edition of Anglic American iutui<<\'iny rule*. London. C Binglcy. 1979. HMONTON, « ' " introduction to \.\c.v2. (Library re\ources and technical lervices. v. 23. no. 3. p. Í2I-J9. 1979»,
• El I U U inunwitf l—fMBJO—l «wnurtuudo pui» Itomo ei un numeiu UMIJU mtem«ciO"olm«n*. qu« no *t i(|»t< t
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123
CAPÍTULO 7
Clasificación por Susana Soto
Generalidades La clasificación es la lécnica que el bibliotecario utiliza para organizar los materiales de su biblioteca de acuerdo con el tema que éstos tratan. A su vez. interpretando la técnica clasifícatoria, el usuario tendrá acceso a esos mismos malcríales cuando inicie su búsqueda a partir de un tema en particular y no a partir del autor o del título de una obra. En ciertos casos el instrumento que se utiliza para clasificar también se llama dosificación. Esta contusión lingüística contribuye a cieña ambigüedad en la definición del concepto de clasificación. Es necesario dejar en claro que ante todo la "clasificación" es una técnica que permite el acceso a los materiales de una biblioteca a partir de un tema determinado. Al aplicar esta técnica se pueden utilizar instrumentos que, simplificando, se agruparán en sistemas de clasificación y ¡islas de encabezamientos, cuyas características se exponen u continuación. Los sistemas de clasificación y las listas'de encabezamientos difieren en el lenguaje que utilizan: los primeros tienen un lenguaje simbólico al que se llama notación, y los segundos se basan en el lenguaje natural normalizado. Los sistemas de clasificación se aplican en una biblioteca tanto para obtener un orden físico como intelectual de los materiales. Sirven para ordenar de acuerdo con su tema tanto los libros en los estantes, como los asientos bibliográficos que describen esos libros en un catálogo sistemático de materia. En cambio las listas de encabezamientos sólo se aplican para redactar catálogos alfabéticos de materia, o sea que sólo sirven para proporcionar un orden intelectual de la colección. Ambos -los sistemas de clasificación y las listas de encabezamientospueden ser generales o especializados, de acuerdo con el campo que cubren. Son generales cuando abarcan todas las ramas del saber; son especializados cuando solamente se ocupan de un grupo de disciplinas, de una disciplina o hasta de un tema muy restringido dentro de una disciplina. 125
En este MANUAL sólo se hará referencia a sistemas de clasificación y listas de encabezamientos generales, pero los sistemas de clasificación que se explicaran proporcionan la doble posibilidad de ser aplicados para ordenar físicamente una colección o para compilar un catálogo sistemático de materia. Los sistemas de clasificación no son exclusivos de la bibliotecología; los hay también en las ciencias naturales, la lingüística y la propia filosofía entre otras disciplinas. Pero los sistemas que el bibliotecario aplica tienen un objetivo característico y propio: ayudar a localizar información dentro de un sistema dado. Constan de tres elementos distintivos: el esquema, la notación y el índice alfabético. El esquema proporciona una secuencia sistemática de los conocimientos que organiza el sistema de clasificación; la notación es el sistema de símbolos -dígitos, alfabéticos o alguna combinación de ambos- que mecaniza el orden del esquema: y el índice alfabético es la clave para localizar en el esquema un tema dado. lx>s sistemas de clasificación con esos tres elementos son los que comúnmente se denominan clasificaciones, confundiéndose así la técnica y el instrumento para aplicarla. Sin embargo existe toda una variedad de formas de clasificar, que en vez de utilizar iís/emoj utilizan el lenguaje natural. De todas ellas aquí se hace referencia a una: las lisias de encabezamientos, que constan de epígrafes en simple orden alfabético. Esos epígrafes, encabezando las fichas secundarías de materia, sirven para constituir un catálogo alfabético de materia. En ese catálogo, lo mismo que en el sistemático, se organiza la colección de la biblioteca por temas, y también, en consecuencia, se realiza la búsqueda por temas.
( ( ( ,
( ^ 1
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Pasos fundamentales en la tarea de clasificar
zarlo en la clasificación que utiliza, y para eso deberá interpretar el tema de la obra en los términos de esa clasificación. Tiene que conformar el tratamiento del tema en la obra con el tratamiento del mismo en la clasificación que está aplicando en su biblioteca. Por ejemplo: actualmente la Psicología y la Psiquiatría son disciplinas muy relacionadas entre sí, pero en la Clasificación Decimal Universal (CDU) -concebida a principios de este siglo- la Psicología aparece como una rama de la Filosofía (Clase 1) y la Psiquiatría dentro de la Medicina (Subclase 61). El Psicoanálisis -una técnica terapéutica común a ambas disciplinas- está en la CDU en 159.964.2 bajo Psicología; por lo tanto el bibliotecario, al clasificar obras sobre Psicoanálisis con la CDU. deberá ubicarlas siempre en Psicología, y no podrá hacerlo en Psiquiatría, por muy relacionadas que estén con esta última. Se pueden presentar casos semejantes también con una lista de encabezamientos. Si en la Lisia de Encabezamientos de Carmen Rovira el bibliotecario busca el epígrafe "Misterios de Eleusis", no lo hallará: si busca la forma invertida ELEUSIS. MISTERIOS DE. encontrara que lo remite a la forma usada. MISTERIOS ELEUSINOS, pues la lista tiende a evitar epígrafes en forma de frase o de frase invertida, y prefiere epígrafes constituidos por sustantivos solos o sustantivo-adjetivo. Estos primeros pasos son los más importantes en la tarea de clasificar y a los que más atención debe prestar el bibliotecario. La enseñanza de la clasificación centra sus explicaciones en la construcción del número clasificatorio o en la asignación de un epígrafe de materia, porque esto constituye el aspecto de la clasificación que puede sistematizarse para su enseñanza. Sin embargo, la exactitud de cada número clasificatorio o de cada epígrafe que el bibliotecario asigne, depende ante todo de la correcta determinación del tema de la obra a clasificar, y de la interpretación de ese tema desde la óptica de la clasificación que utiliza. Es en estos dos primeros pasos donde reside el verdadero arte de clasificar, y el virtuosismo en un arte sólo se logra por el propio y constante esfuerzo que se le dedique. El tercer paso fundamental para la correcta aplicación de una clasificación es la coherencia en las interpretaciones y decisiones. En mayor o menor medida las clasificaciones proporcionan alternativas o ponen frente a casos en los que se deben explicitar los alcances de un número clasificatorio o de un epígrafe de acuerdo con necesidades determinadas. El bibliotecario debe tener especial cuidado en mantener la uniformidad de criterio, aclarando para sí mismo, para sus sucesores y a veces hasta para los usuarios, cada una de esas decisiones. Esta situación es característica. pero no exclusiva, de los sistemas de clasificación con orden de cita flexible. Los ejemplos se verán cuando se trate el orden de cita de la CDU.
El bibliotecario, al clasificar un material, debe seguir ciertos pasos que son comunes a cualquier clasificación que utilice. Ante todo debe enterarse del contenido de la obra a clasificar y determinar con claridad de qué tema trata. Esto no significa leer cada publicación de la primera a la última página. La calidad de la tarca clasificatoria depende siempre de la habilidad del bibliotecario para instruirse rápidamente sobre cuanto tema aparezca representado en su colección. En el caso de libros, la lectura del prólogo, de sus índices y de los comentarios en la contratapa o en las solapas, puede ser suficiente. En cambio, cuando se trata de artículos de publicaciones periódicas, informes y aun de materiales especiales, se impone generalmente una "lectura" más minuciosa. Una vez establecido el tema de la obra, el bibliotecario pasara a locali/ 126
(
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127
1
if
Los encabezamientos de materia La Lista de Encabezamientos de Materia, compilada por Carmen Rovira y Jorge Aguayo' r e s p o n d e a las necesidades de bibliotecas generales de lengua española, con colecciones tanto p e q u e ñ a s , medianas como grand e s . Su aplicación resulta ideal en bibliotecas públicas, complementándose perfectamente con la utilización de la Clasificación Decimal de Dewey para la ubicación de la colección por orden sistemático de materia en los estantes. C A R A C T E R Í S T I C A S Y F O R M A S D E P R E S E N T A C I Ó N D E L O S E P Í G R A F E S . L O S epi-
(f
ff A. (
t Epígrafe solo; siempre se trata de un sustantivo singular o plural: BIBLIOGRAFÍA BIOENSAYOS
2 Epígrafe calificado por un adjetivo: CONTRATOS MARÍTIMOS EDUCACIÓN RELIGIOSA
CONTRATOS DE TRABAJO CONTRATOS DE VENTAS EN ABONOS
(
(
Suelen ser e s c a s o s , p u e s generalmente se prefiere la especificación mediante guión: MUJER-DERECHOS, para indicar " D e r e c h o s de la mujer".
CD indicación de subdivisión geográfica; © n o t a s explicativas; © r e f e r e n c i a s de " v é a s e a d e m á s " ; (preferencias primera;»; ©referencias segundas.
Ó R D E N E S R E L I G I O S A S (Subd. g e o g . ® ) ^
5 Epígrafes en forma de frase invertida: es el caso de dos sustantivos unidos por preposición. Destaca la importancia del segundo: POTENCIAL, Teoría del
(El segundo término indica la forma de presentación de la obra clasificada bajo el primer término). C FAUNA DE AGUA DULCE-ARGENTINA (El segundo término indica la subdivisión geográfica en el tratamiento del tema expresado por el primer término). d ARQUITECTURA MODERNA-SIGLO XX (El segundo término indica la subdivisión cronológica en el tratamiento del tema e x p r e s a d o por el primer término). e BUENOS AIRES-BIBLIOTECAS (El segundo término corresponde a la Tabla 1 " L i s t a de subdivisiones bajo los nombres geográficos"; véase p . 131). L a Lista trae los epígrafes en orden alfabético "palabra por p a l a b r a " . 3 Bajo cada epígrafe pueden aparecer algunos de los siguientes elementos en este orden:
Por ejemplo:
4 Epígrafes coordinados: dos sustantivos unidos por conjunción copulativa que e x p r e s a n conceptos habitualmente relacionados: CIENCIA Y CIVILIZACIÓN CREENCIA Y DUDA
a MUJER-DERECHOS (El segundo término indica un aspecto del tema expresado en primer lugar). b FUSION N U C L E A R - B I B U O G R A F I A
grafes están redactados según alguna de las siguientes formas;
3 Epígrafes en forma de frase: combinación de sustantivos, adjetivos y preposiciones q u e describen un concepto independiente:
6 Dos epígrafes separados por guión: el primer sustantivo indica el concepto principal y el segundo sustantivo expresa una idea subordinada al primero:
f ¡
© ( Ú s a s e para las o b r a s que tratan principalmente de la expresión externa d e la vida religiosa vista a través de s u s actividades. Las que tratan sobre el a s p e c t o interior o ascético, es decir, la perfección religiosa o los principios de la vida en religión, llevan como epígrafe Vida religiosa) Conventos Ermitaños Frailes C3) Mártires Monasterios Monasticismo Órdenes terceras Santos I P*-» b anlew*.A» - t í - h M i c üc k » (•whfwm.efHw do macno veMc pa*
I*1
I Op Gil.
128
129
Vida religiosa y nombres de órdenes religiosas, ej. Capuchinos (3) x Comunidades religiosas Congregaciones religiosas xx Bienes eclesiásticos Clero Frailes (3) Iglesia-Historia Iglesia Católica-Gobierno Iglesia Católica-Hisloria Monasterios Monasficismo Vida religiosa (D La indicación entre paréntesis de: "subd. geog." a continuación del epígrafe, señala que éste puede subdividing según el alcance geográfico del tema tratado. La subdivisión geográfica se hará por continentes, países, ciudades u otras subdivisiones posibles según resuelva el bibliotecario en vista del material a clasificar. Por ejemplo: OBRA EVANGÉLICA-AFRICA OBRA EVANGÉLICA-AMÉR1CA OBRA EVANGÉLICA-ARGENTINA OBRA EVANGBL1CA-LÍMA OBRA EVANGÉLICA-PARANA (BRASIL)
® Las referencias segundas identificadas por dos " x x " minúsculas indican los epígrafes más amplios que el epígrafe entrado, y bajo los cuales este epígrafe figura como un "véase además". Por ejemplo:
Estas referencias segundas son un control para el bibliotecario, al trabar los encabezamientos de materia. ( (
A continuación del listado alfabético de epígrafes hay tres tablas de subdivisiones. Esas tablas se ordenaron aparte para evitar repeticiones constantes de subdivisiones comunes a muchos epígrafes.
(
TABLA I, LISTA DE SUBDIVISIONES BAJO LOS NOMBRES GEOGRÁFICOS. La Lista no incluye exhaustivamente todos los nombres geográficos posibles; sólo están como epígrafes los nombres de países y continentes que aparecen con frecuencia en bibliotecas de habla hispana. Por ejemplo:
l
@ Las notas explicativas -también entre paréntesis- aparecen cuando es necesario definir más explícitamente los alcances del epígrafe. El bibliotecario debe leerlas cuidadosamente antes de asignar el epígrafe definitivo. Q) Las referencias de "véase además" están ordenadas alfabéticamente en columnas, y precedidas de la abreviatura va. Las referencias d e "véase además" indican lemas más específicos que el expresado en el epígrafe de entrada o temas relacionados con éste, y sirven para orientar tanto al bibliotecario como al usuario en la búsqueda de un tema. A veces, para evitar largas listas de "véase además", se hace una referencia general, como en el ejemplo en el cual los va terminan remitiendo a nombres de las órdenes religiosas, y se evita así mencionar a cada una en particular. Estas referencias de "véase además" son las fichas de llamada (v.p. 82 en el catálogo alfabético de materia). ® Las referencias primeras identificadas por una "x"' minúscula son los epígrafes sinónimos del epígrafe entrado. En el catálogo alfabético de materia las referencias primeras son las fichas de referencia de materia
(v.p. 81).
BIENES ECLESIÁSTICOS (Subdivisión geográfica) va ORDENES RELIGIOSAS
ARGENTINA ESPAÑA MEXICO pero no "Asia" o "Etiopía"
La Lista tampoco incluye nombres de provincias, ciudades o localidades menores, y solamente algunas divisiones fisiogeográficas como por ejemplo: ANDES REGIONES POLARES El bibliotecario deberá incluir como epígrafes aquellos nombres geográficos que necesite asignar en la colección con la que trabaje. Los nombres geográficos de países y continentes incluidos en la Lista, traen solamente las subdivisiones cronológicas correspondientes a períodos históricos. Por ejemplo:
(
ARGENTINA-HISTORIA
ARGENTTNA-HISTORIA-Hasta 1810 ARGENTINA-HISTORIA-I515-I535 ARGENTINA-HISTORIA-1535-I617 ARGENTINA-HISTORIA-1617-1776 etc. También aquí el bibliotecario puede verse en la necesidad de incluir subdivisiones cronológicas más detalladas, según la extensión de su colección.
131
1 ( En cuanto u las demás subdivisiones posibles bajo nombres geográficos, están ordenadas alfabéticamente en la Tabla I. Cada subdivisión aparece marcada con uno, dos o tres astericos: -BIBLIOTECAS*
Por ej.:
(
Í
es una subdivisión posible bajo nombres de ciudades únicamente (1 asterisco).
BUENOS AIRES-BIBUOTECAS
( (
-CIVILIZACIÓN** es una subdivisión posible bajo nombres de continentes, países y estados (2 asteriscos). Por ej.:
ASIA-CIVILIZACION PERÚ-CIVILIZACIÓN
-CONDICIONES
Por ej.:
SOCIALES***
es una subdivisión posible bajo nombres de países, estados, ciudades, etc. (3 asteriscos).
A ROEN TI NA-CONDICIÓN ES SOCIALES BUENOS AIRES-CONDICIONES SOCIALES JUJUY-COND1CIONES SOCIALES
/
r (
I
TABLA 2. USTA DE SUBDIVISIONES BAJO LOS NOMBRES DE LENGUAS- Estas subdivisiones pueden utilizarse para especificar bajo nombres de lenguas cuando la extensión de la colección así lo exija. La Lista tampoco incluye exhaustivamente los nombres de lenguas como epígrafes. Puede suceder que alguna lengua no aparezca en la lista por ejemplo: "Polaco", en cuyo caso el bibliotecario deberá incluir el epígrafe correspondiente. A continuación del nombre de la lengua se puede utilizar cualquier subdivisión de la Tabla 2. pero se debe prestar atención a las notas explicativas que limitan el uso de ciertas subdivisiones a algunas lenguas. Por ej.: -SINTAXIS es una subdivisión aplicable a cualquier lengua.
TABLA 3. LISTA DE SUBDIVISIONES COMUNES. Estas subdivisiones pueden aplicarse a cualquier epígrafe de la lista cuando no hay indicación en contrario, pues de hecho sólo se pueden subordinar a ciertos temas o cuando se indica entre paréntesis: "bajo cualquier asunto".
Por ejemplo: -ABASTECIMIENTO siempre va a estar especificando bienes de consumo. -ANUARIOS (Bajo cualquier asunto) es una subdivisión de forma que puede usarse con cualquier tema. En cambio otras subdivisiones se pueden aplicar sólo a determinados epígrafes, si asi se indica entre paréntesis. Por ejemplo:
MAGIA-MÉXICO -MAGIA (Bajo pueblos indios)
o sea: \/TR-\S MAGIA t
si se trata de obras específicamente sobre la magia en estos pueblos.
MAYAS-MAGIA pero: MAGIA-GUATEMALA >
si se trata de obras sobre las prácticas mágicas en estos países.
c MAGIA-MÉXICO
y
ESPAÑOL-SINTAXIS FRANCÉS-SINTAXIS pero:
-AMERICANISMOS
es una subdivisión que según la nota explicativa se usa para el inglés y el francés hablados en EE.UU., Canadá y otros países colonizados, de habla inglesa.
CANADÁ-AMERICANISMOS GUYANA-AMERICANISMOS pero:
132
AMERICANISMOS
se sobrentiende, americanismos del español.
TRABAZÓN DE LOS ENCABEZAMIENTOS. Aunque el bibliotecario puede utilizar un ejemplar de la lista de encabezamientos e ir marcando en éste los epígrafes ya asignados, es aconsejable volcar los epígrafes en fichas de tamaño universal, a medida que se les utiliza por primera vez. Así e! bibliotecario tendrá su propia lista de encabezamientos, trabada según haya ido evolucionando su colección. Esa lista de encabezamientos volcada en fichas, no debe confundirse con el catálogo alfabético de materia para el público. Se procede de la siguiente manera: El primer epígrafe asignado es: MITOLOGÍA; vuelca en una ficha todo lo consignado bajo éste en la lista.
133
Redacta una ficha por cada referencia segunda y anota MITOLOGÍA en los wr: MITOLOGÍA v a (*) x xx
A3QUS)L0GIA v a MITOLOCIA
Mitos Arqueología.-Dios.-Dioses.-Folklore üéroes.-Leyendas.-Religión.Religiones.
DIOS va
MITOLOGÍA
FOLKLORE va MITOLOGÍA
O (*) Los "véase además" se van anotando a medida que los lemas más específicos están representados en el catálogo alfabético de materia. Como MITOLOGÍA es e! primer epígrafe, ningún "véase además" está usado. Inmediatamente redacta una ficha de referencia de acuerdo con la referencia primera. Mitos, para su catálogo interno y la duplica para el catalogo alfabético de materia:
Mitos
El segundo epígrafe asignado es DIOS; ya tiene la ficha abierta y ahora se completa:
DIOS va
MITOLOGÍA
véase xx
MITOLOGÍA
134
Creación.-Cristianismo.-Deísmo.Filosofía.- Metafísica.- Religión.T e í s m o . - T e o l o g í a . - T e o l o g í a dogmática, Teología n a t u r a l . - Trinidad.
135
Como uno de los "véase además" bajo Dios ya está asignado, redacta una ficha de llamada para el catálogo alfabético de materia:
DIOS
véase adenís
El tercer epígrafe asignado es asiento de la lista:
ANIMALES
FABULOSOS; vuelca en una ficha el
ANIMALES FABULOSOS va
MITOLOGÍA x xx
Animales i m a g i n a r i o s Animales m í t i c o s Animales en e l f o l k l o r e . - D r a g o n e s • Mitología.
No hay ninguna referencia primera; por lo tanto no tiene que redactar ninguna ficha de referencia. Por último redacta una ficha por cada referencia segunda y anota DIOS en los "véase además": Ningún "véase además" está asignado todavía. Por lo tanto pasa a redactar las fichas de referencia correspondientes a las referencias primeras y las duplica para el catálogo alfabético de materia.
CREACIOM *B DIOS
CRISTIAHISKÜ *» DIOS
Animales i m a g i n a r i o s DEISHO v» DIOS
136
véase ANIMALES FABULOSOS
137
y luego redacta la ficha de llamada para el catálogo all abético de materia;
Animales m í t i c o s véase MITOLOGÍA ANIMALES FABULOSOS v é a s e ademas ANIMALES FABULOSOS
Vuelve a redactar una ficha para cada referencia segunda indicando ANI MALES FABULOSOS en los va, pero esta vez una referencia segunda, MITOLOGÍA, ya ha sido usada. Por lo lanío procede así: en la ficha ya abierta de MITOLOGÍA agrega entre los va, ANIMALES FABIHOSOS
MITOLOGÍA va ANIMALES FABULOSOS
x xx
Mitos Arqueología.- Dios.- Dioses.- Folklore.Héroes.- Leyendas.- Religion.-Religiones,
Y asi continúa la trabazón, a medida que se van asignando los epígrafes. ACTUALIZACIÓN DE LA LISTA DE ENCABEZAMIENTOS. La lisia de Rovira tiene solamente dos suplementos: uno de 1969 y otro de 1970. compilados por Emma Linares. Sin embargo, la intercalación en el orden alfabético de nuevos epígrafes redactados por el propio bibliotecario, no presenta inconvenientes. Éste puede mantener la Lista actualizada por sí mismo, a medida que avanza su colección. La redacción de nuevos epígrafes debe ser coherente con el estilo de la lista, y para mantener esa coherencia el bibliotecario deberá atenerse a las normas para la redacción de epígrafes, sistematizadas por Carmen Rovira en su obra sobre los epígrafes en el catálogo diccionario. 5
i M U . , c £*H tftgmft, r* W r > M l w Srrkmmta, op. efe
138
139
(
Los sistemas de clasificación La Clasificación Decimal de Dewey (CDD)4 Es una clasificación genera), o sea que abarca todas las ramas del conocímiento. Fue concebida por su autor para la ordenación tísica de los libros en los estantes. Sin embargo, en sus cien años de existencia, evolucionó hasta terminar siendo aplicada a la redacción de bibliografías nacionales y catálogos sistemáticos de materia. La bibliografía nacional biitánica (The British National Bibliography) fue la pionera en la utilización de la CDD en el campo bibliográfico. La CDD es un sistema de clasificación que puede satisfacer las necesidades de bibliotecas generales con colecciones pequeñas, medianas o grandes y ofrece la doble posibilidad de ser utilizada tanto para la ordenación en el estante como en el catálogo de materia. Es una clasificación originalmente pensada para su uso por bibliotecas norteamericanas, y a pesar de su gran difusión internacional, da una mayor importancia a los temas que aparecen más frecuentemente en las colecciones norteamericanas. Por ejemplo en 800 Literatura, la primera subdivisión 810 está adjudicada a Literatura norteamericana, precediendo a 820 Literatura inglesa. 1.a ubicación de la Literatura norteamericana al comienzo de la serie en la Clase 800 se ha hecho exclusivamente para satisfacer las necesidades prácticas de sus principales usuarios, y va en contra de la característica de división "lengua" utilizada en el resto de la serie 820/890. ZXesquema presenta una organización jerárquica del conocimiento, que va de los conceptos más generales a los más específicos.
I ( , ,
f <
(
(
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LA CDD.
Por ejemplo: Ciencias Puras Matemáticas Álgebra
( i
Filosofía Metafísica Ontología
Pero la estructura jerárquica suele truncarse pasado el tercer nivel de subdivisiones, pues las necesidades prácticas se imponen siempre a las exigencias teóricas. Esa distribución jerárquica se basa en una organización del conocimiento hecha a partir de grandes disciplinas: FlLOSOFlA-RELlGlóNXlENClAS SOCIALES-LENGUA-CIENOAS PURAS-TECNOLOGÍA BELLAS ARTES -LITERATUR A-GEOGRAFlA-HJSTORJA. El desarrollo completo del esquema está en el segundo volumen y se complementa con las Tablas Auxiliares del primero. Las diez clases principales son:
i
4 S c H « referencia etdtMiv.mraie • i . l í o adición. O», tk.
000 100 200 300 400 500 600 700 800 900
Generalidades Filosofía Religión Ciencias Sociales Lengua Ciencias Puras Tecnología o Ciencias Aplicadas Artes Literatura Geografía General e Historia
Las tablas auxiliares son la síntesis de los conceptos comunes a la mayoría de las divisiones del esquema. los cuales, al reunirse aparte, ahorran repeticiones constantes de esos conceptos en el esquema y símbolos en la notación. La edición 18a. comprende siete tablas auxiliares. La Tabla l para Subdivisiones de Forma y la Tabla 2 para Subdivisiones Geográficas ya estaban incluidas en ediciones anteriores. Las cinco tablas restantes aparecieron por primera vez en esta edición. La Tabla 3 es de subdivisiones para Literaturas, aplicables solamente del 810 al 890, y la Tabla 4 es de Subdivisiones para Lenguas, aplicables solamente del 420 al 490. La Tabla 5: Subdivisiones por grupos raciales, étnicos y nacionales. La Tabla 6: Subdivisiones por Lengua y la Tabla 7: Subdivisiones por Personas, pueden aplicarse únicamente cuando el esquema asi lo indica. El sistema de nolacU'm ha dado el nombre a esta clasificación y ha sido uno de los descubrimientos de mayor éxito en el campo de la bibliotecología. Cuando Melvil Dewey ideó el sistema de notación para su clasificación, inició la clasificación bibliográfica moderna, pues la independizó de las clasificaciones filosóficas y además resolvió el problema de la ubicación fija de los libros en los estanles. encontrando la forma de mantener el orden de la colección con ubicaciones relativas. La notación de la CDD utiliza con exclusividad dígitos de 0 a 9 ordenados decimalmente. Se utiliza una progresión decimal, porque así cada dígito es divisible entre 10 hasta el infinito, y esto asegura cierta flexibilidad para intercalar subdivisiones nuevas sin necesidad de alterar todo el esquema. Por lo tanto las 10 Clases Principales son a su vez cada una divisible entre diez. Por ejemplo: 510 520 530 540 550 560 570 580 590
Matemáticas Astronomía Física Química Ciencias de la Tierra Paleontología Ciencias de la vida Botánica Zoología
( 140
141
C
( ( f
Estas divisiones también son divisibles entre diez. Por ejemplo: 530 531 532 533 534
Física se divide en: Mecánica Mecánica de los líquidos Mecánica de los gases Sonido
caso. Por lo tanto, en el índice relativo se busca bajo FERROCARRILES. Allí se encuentran tres remisiones principales:
* (
FERROCARRILES construcción
' (
electrificación
535 Luz
536 537 538 539
Calor Electricidad Magnetismo Física moderna
estas dos se relacionan con aspectos del lema fuera de la clase Ingeniería por lo tanto es bajo esta remisión que debe buscarse el número más específico
ingeniería
t
( Se obtiene:
La división entre diez puede continuarse basta el infinito, pero por razones prácticas se traía de no sobrepasar las seis subdivisiones sobre un dígito inicial para la ordenación en el estante, admitiéndose mayor especificidad para el catálogo sistemático. El "índice relativo" fue la segunda innovación que Melvil Devvey aportó a la clasificación bibliográfica moderna. La totalidad del tercer volumen está dedicada al índice alfabético del esquema. El índice se denomina "relativo" porque reúne, bajo cada concepto, los aspectos de éste tratados en cada disciplina. Por ejemplo:
FERROCARRILES ingeniería producción económica tecnología , (
ORO
Costa de historia Letras libros Materiales construcción ingeniería Mineralogía Patrón cambio sistema monetario Química inorgánica orgánica
t
966.703
<
096.2
(
691.822 620.18922 549.23
f
332.452 332.4222
(
546.656 547.05656
Este índice no debe confundirse con el índice alfabético de materia que tiene que redactarse como complemento del catálogo sistemático, y que se explica en la p. 158.
338.476251 625.1
<
<
El índice no da ninguna remisión especifica para "mantenimiento" bajo FERROCARRILES. Hay que elegir entonces un tema más general que lo incluya y bajo el cual se le ubicará en el esquema, en este caso FERROCARRILES-TECNOLOGÍA 625.1 Se pasa después al esquema y se busca bajo 625.1. En primer lugar las notas explicativas no indican buscar en otra parte del esquema; se procede entonces a revisar el desarrollo del 625.1 y bajo 625.17 se encuentra "Mantenimiento y reparaciones". En consecuencia, éste es el número clasificatorio que se asigna a la obra. Otras obras a clasificar plantean la necesidad de utilizar alguna tabla auxiliar. Cada vez que se desee utilizar una subdivisión auxiliar deben leerse con cuidado las instrucciones bajo el número principal, si las hay. y las instrucciones al comienzo de cada tabla auxiliar. El consejo del editor es no tratar de usar más de una subdivisión auxiliar a la vez. Ejemplos: 1 ENCICLOPEDIA DE BIBLIOTECOLQGlA
(
El concepto principal es BIBLIOTECOLOCÍA. y "enciclopedia" constituye una forma de presentación del documento. Tras la búsqueda en el índice se localiza: ¡
CÓMO CLASIFICAR CON CDD. En el primer caso elegido como ejemplo el bibliotecario tiene que clasificar una obra que trata sobre MANTENIMIENTO
BiBUOTECOLOOtA ENCICLOPEDIA Subd. de forma -03
DE FERROCARRILES. El concepto principal es FERROCARRILES, mientras
que MANTENIMIENTO es el aspecto particular que se considera en este
020 1 número clasificatorio j principal 1 número f auxiliar
clasificatorio
(
142
l (
143
( El número clasificatorio definitivo se construye adosando el número auxiliar al número principal: 020.3
i el cero final del número clasificatorio principal se suprime salvo indicación en contra, y cualquiera que sea el número clasificatorio definitivo se coloca un punto después del tercer dígito. 2 ESCUELAS DE BíBLlOTECOLOGÍA EN LA REPÚBLICA ARGENTINA El concepto principal es BIBLIOTECOLOGÍA-ESCUELAS. y "Argentina" es la limitación geográfica de este concepto. La búsqueda en el índice se inicia por BIBLIOTECOLOGIA y se localiza: BíBLlOTECOLOGÍA Escuelas
020.711 número clasificatorio principal
HI esquema indica bajo 020.711 que las subdivisiones geográficas del 1-9 en la Tabla 2 se añaden a este número base. O sea que para completar la especificación geográfica se agrega - 8 2 Argentina (subd. auxiliar de lugar) y se obtiene: 020.71182.
( ( ( ( < ( ( ( ( ( ( <
Aclaración: Para clasificar las literaturas hispanoamericanas se utiliza el mismo desarrollo del 860, anteponiéndole las iniciales identificatorias del pa'S- según lo indica la nota explicativa bajo 860 LITERATURA ESPAÑOLA. Por ejemplo: Teatro español Teatro colombiano Teatro chileno
4 COMUNIDADES LUTERANAS EN LA ARGENTINA Las comunidades, de acuerdo con la característica "religión", se clasifican en 301.452. Bajo 301.4528 Organizaciones religiosas cristianas, el esquema indica que este número se especifica adosando los números que siguen al 2 en las divisiones del 21-28 de ta Tabla 7 Personas, y que intercalando un cero se agrega la subdivisión geográfica. O sea que:
( 301.4528 —* número clasificatorio principal —241 —* luteranos (auxiliar de la Tabla 7) - 8 2 —» Argentina (auxiliar de la Tabla 2)
(
3 POESlA ÉPICA ESPAÑOLA El concepto principal es LITERATURA ESPAÑOLA, y POESÍA ÉPICA es el genero literario en particular. Los géneros literarios están como subdivisiones de forma en la Tabla 3. LITERATURA Española POESlA - Épica (Subdivisión de forma literaria).
860 -103
(
número clasificatorio auxiliar tomado de la Tabla 3
I
El número resultante es: 861.03
iel cero final del número clasificatorio principal se suprime y se intercala un punto después del tercer dígito en el número resultante.
144
< (
clasificatorio
número principal
862 C862 Ch862
número resultante: 301.452841082
iintercalado
para adosar otra subdivisión auxiliar: la
de lugar
(< (
f
se suprimió el " 2 " de la subdivisión de persona por indicación del esquema. Nota: Ésta es una de las pocas ocasiones en que se recomienda el uso de dos auxiliares a la vez. Por otra parte, se da el caso de instrucciones especiales para adosar un número auxiliar, y esto sí es común en el esquema, y antes de adosar cualquier número auxiliar se debe verificar si no hay en el esquema este tipo de instrucciones especiales. La redacción del índice alfabético para el catálogo sisicmáüco de materia se considerará en común con la Clasificación Decimal Universal en: "El índice Alfabético del Catálogo Sistemático de Materia", p. 158. 145
La ordenación de) catálogo sistemático de materia según CDD se trata en ordenación de catálogos sistemáticos, p. 165. ACTU Al JZ ACIÓN DE LA CDD". La preparación de cada nueva edición de la CDD es el resultado del esfuerzo conjunto de la División de Clasificación Decimal de la Biblioteca del Congreso de Washington, del Comité de Política Editorial de la Clasificación Decimal y de los miembros del Comité de la Forest Press. Se recibe además el aporte de críticos y expertos de todo el mundo y de los comités especíales para la CDD en las Asociaciones de Bibliotecarios del extranjero. El Comité de Política Editorial de la CDD se constituyó en 1955. Los trea miembros permanentes han sido: la American Library Association (ALA). The Lake Placid Club Education Foundation y la Biblioteca del Congreso de Washington. Hay además seis miembros nombrados alternativamente por la Fundación y la ALA, y, desde 1973, la Biblioteca Británica designa un miembro para representarla en este Comité, l-ds miembros se reúnen dos veces al año para acordar el curso de acción que se recomendará al comité editor de la Forest Press. Cada edición incluye las siguientes clases de cambios; 1 tablas fénix: 2 rubias nuevas: 3 revisiones de fondo
4 revisión de rutina:
tablas ya existentes que se rehacen totalmente, con libre rcubicación de números ya usados. Por cj.: la sección 510 Matemática en la 18a. edición. tablas hechas para temas que no se contemplaban en el esquema y que, por lo general, tienen que insertarse en las posibles vacantes de la notación. se aplican para expandir, reducir o corregir temas ya incluidos. En estos casos la reubicación de los números no es total como en las tablas fénix, y el comité puede vetar alteraciones que supongan actualizaciones drásticas. se realiza para corregir cualquier error en la estructura del esquema. Hay que destacar aquí que la CDD tiene una presentación impecable, y difícilmente se le encuentra una omisión o un error tipográfico.
La producción de cada edición de la CDD cuenta con una elaborada organización en la que se conjugan democráticamente la opinión de editores y expertos y la formidable experiencia de usuarios tales como la Biblioteca del Congreso de Washington y la bibliografía nacional británica. A pesar de la tradicional promesa de provocar el menor número posible
i P»r» amHia.1 nili tiraje «ni ititn* c u panituk*' i c * « 11 m i n •. Ho» IIK edition i* the RÍWCV (Vcuiul Clauíficaimn a ptepoted (Sm DIWEV fnicniskBul l« MMB. 1 c The Role OÍ the nliton«l poiic) coimnKlee in the development u* the Dewey Itccinul Chvuflcatinr (En: 0p. cii.. p HWji
146
de reclasificaciones, la necesidad de adaptar el sistema a los nuevos desarrollos del conocimiento, determina que el bibliotecario tenga que estar preparado para enfrentar la reclasificación parcial de su colección cada vez que cambie a una nueva edición. La ventaja de la CDD es que anuncia antes de la publicación de cada edición cuáles son las tablas fénix, y permite planificar la tarea de reclasificación.
La Clasificación Decimal Universal (CDU) La CDU. como su antecesora la Clasificación Decimal de Dewey. es una clasificación general que abarca todas las ramas del conocimiento. Pero a diferencia de esta última, fue desarrollada para facilitar el control bibliográfico y la ordenación sistemática de catálogos y bibliografías. La CDU es un sistema de clasificación adecuado para grandes bibliotecas generales, tanto públicas como académicas y para bibliotecas especializadas. El uso de la CDU se difundió rápidamente en Europa, siendo aún un sistema de clasificación frecuente en bibliotecas académicas, especializadas y nacionales, con su correspondiente aparición en las respectivas bibliografías nacionales. Sin embargo, cumpliendo la aspiración de sus iniciadores al denominarla "universal", su uso se ha extendido por los cinco continentes. Japón es el país asiático más activo en su desarrollo y actualización, pero el uso de la CDU también es significativo en el mundo árabe y en Africa. A pesar de ese uso tan difundido, la universalidad de la CDU debe entenderse desde la visión europea. Así como la CDD fue pensada en Estados Unidos, y esto se refleja en el preferente desarrollo de los temas que más interesan a los usuarios norteamericanos, la CDL fue desarrollada en Europa con una perspectiva netamente occidental. Por supuesto esto no tiene incidencia en el tratamiento de las Ciencias puras o de las Ciencias aplicadas, pero es evidente en las clases de Filosofía, Religión o Derecho. Por ejemplo: la Clase 2 Religión está prácticamente ocupada por el Cristianismo, y en la última división 29 Religiones no cristianas. Mitología. Cultos. Religión comparada es posible clasificar en 294 Religiones de la India o en 297 El islam. Mahometismo. I-a estructura básica del esquema es idéntica a la de CDD. Es un esquema jerárquico que parte de una división del conocimiento en grandes disciplinas. La única diferencia importante es que la CDU ha unido las Clases 4 Lengua y 8 Literatura en una sola tabla; la nueva Clase 8 Lingüística. Filología. Literatura, dejando la Clase 4 vacante para destinarla a otras disciplinas. Por lo demás el esquema no fue alterado, pues esa era la condición exigida por Dewey cuando autorizó su CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LA CDL".
* S r tbcc ifitMCl» «tcIuMvuiwnu * lo )». ed ahnrviMb en e»n.nol op cii.
147
desarrollo. Así la CDU vino a diferenciarse de la CDD por una mayor especificación y flexibilidad para clasificar los temas. Desde las primeras ediciones la CDU aisló conceptos comunes y los organizó en dos clases de tablas: las Tablas de Subdivisiones Auxiliares Comunes y las Tablas de Subdivisiones Auxiliares Especiales. También introdujo una serie de signos para identificar esos auxiliares y para relacionar números principales. Son subdivisiones auxiliares porque nunca se usan solas sino adosadas a un número principal. Son subdivisiones comunes porque se pueden adosar a cualquier número principal de esquema.
acuerdo con razas y pueblos de la tierra. Como son una combinación de los auxiliares de lengua y lugar, se identifican por "paréntesis igual" ( = . . .) Por ejemplo: Habitantes de Grecia Antigua (=1.38) (38) Grecia Antigua (subdivisión auxiliar de lugar)
TABLAS DE SUBDIVISIONES AUXILIARES COMUNES.
1 Auxiliares comunes de lengua Son subdivisiones que indican la lengua del documento clasificado. Se introducen precedidas por un signo "igual" = . Por ejemplo: lengua española se indica =60 2 Auxiliares comunes de forma Son subdivisiones que indican la forma de presentación o tratamiento del tema representado por el número principal. Se identifican por los paréntesis ( ) comenzando siempre por " 0 " . Por ejemplo: directorios se indica (0858.7) 3 Auxiliares comunes de lugar Estas subdivisiones sirven para especificar por lugar geográfico el concepto representado por el número principal. Se identifican por el paréntesis ( ). La especificación por lugar puede hacerse: a considerando las características fisiogeográficas, las que están desarrolladas en la serie (1/2) Por ejemplo: (22) Islas (251) Llanuras b considerando la organización político-administrativa. Esto plantea un problema teórico de clasificación: para obtener divisiones de clase es condición elegir características permanentes, y las divisiones político-administrativas son cambiantes. Pero en la práctica es necesario especificar lugar en razón de la división política, y la CDU lo resuelve dando dos series consecutivas de divisiones políticas: (3) Lugares del Mundo Antiguo (4/9) Estados del Mundo Moderno Por ejemplo: Grecia Antigua se indica (38) Grecia Moderna se indica (495) 4 Auxiliares comunes de raza y nación Son subdivisiones que sirven para especificar el número principal de 148
Árabes (=927) =927 Árabe (subdivisión auxiliar de lengua) 5 Auxiliares comunes de tiempo Son subdivisiones para especificar cronológicamente un número principal. Se identifican con comillas " . . 6 Auxiliares comunes de punto de vista Son subdivisiones usadas para indicar el enfoque del tema representado por el número principal. Se les reconoce por estar precedidas de "punto cero c e r o " .00 Por ejemplo: Punto de vista teórico se indica .001 7 Auxiliares comunes de materiales y personas Son subdivisiones usadas para indicar clase de personas o material como aspecto secundario del tema principal. Se identifican por "guión cero tres" - 0 3 Por ejemplo: Cuero (como subdivisión de material) se indica -035.5 TABLAS DE SUBDIVISIONES AUXILIARES ESPECIALES. Son subdivisionesawxiliares porque al igual que las anteriores nunca se usan solas sino adosadas al número principal. Son subdivisiones especiales porque sólo pueden aplicarse a los sectores del esquema que expresamente se indica en cada caso. Estas subdivisiones especiales sintetizan conceptos comunes dentro de un tema determinado. Por ejemplo: B*lít3
literatura*—' número principal
Auxuiares
especiales de géneros literarios
L*géneros literarios números auxiliares especiales
149
í Todas las subdivisiones de -I/-9 son aplicables a cualquier literatura desde 82/89. Las subdivisiones especiales pueden identificarse por alguno de los siguientes signos: guión .0 punió cero * apóstrofo
* (
( ,
1 El signo de adición + se usa para indicar el tratamiento de dos o más temas independientes y no consecutivos en el esquema, incluidos en el mismo documento. (
2 El signo de extensión / se usa para indicar el tratamiento de dos o más temas independientes y consecutivos en el esquema, incluidos en el mismo documento.
( . (
Física y Química ( 3 El signo de relación, los dos puntos :,. La CDU no permite especificar clases de relaciones, por ejemplo: comparación, influencia, etc., y por lo tanto toda relación entre temas principales tiene que indicarse con este único signo. A pesar de la vaguedad y amplitud de su uso, el signo de relación permite establecer extensas series de relaciones que son el recurso práctico para clasificar temas con ¡uto grado de exactitud.
(
(
150
La CDU identifica con signos de notación todas las subdivisiones comunes y especiales y las relaciones entre números principales (véase p. 148). Por último, en ciertos casos es posible la especificación del número clasificatorio recurriendo a palabras o cifras para indicar números de orden. Por ejemplo:
Ruta Nacional Nro. 1 de la República Argentina se indica 625.711. l(82)Nro.l Cuando el sistema de notación utiliza diversos juegos de signos, como en este caso, existe un orden de precedencia entre ellos. Este orden se verá más adelante al considerar el orden de cita de la CDU y luego en Ordenación del catálogo sistemático de materia. El índice alfabético de la edición abreviada es relativo, pero no es un índice exhaustivo, pues los índices más detallados están al final de cada tabla de la edición completa. Este índice alfabético es el único índice general de todo el esquema y por eso es necesario utilizarlo como punto de partida, aun cuando se trabaje con la edición completa. COMO CLASIFICAR CON CDU. El bibliotecario tiene que clasificar un documento sobre ADMINISTRACIÓN DEL EJÉRCITO. EJÉRCITO —* concepto principal ADMINISTRACIÓN - * aspecto especial Si el bibliotecario comienza su búsqueda en el índice alfabético por Administración, no encontrará ninguna referencia útil, dado que Administración es una materia en sí misma, y como tal la trata la CDU en 658 Organización de Empresas. En la división del 658 sólo es administración aplicada a la empresa. Cuando el tema "Administración" se aplica a algún otro -como en este caso EJERCITO- es bajo éste directamente que debe buscarse en el índice alfabético. El índice alfabético indica específicamente bajo EJÉRCITO:
El sistema de notación es más complicado que en la CDD. La base de la notación son los dígitos de 0 a 9 en progresión decimal. Cada tres dígitos aparece un punto, sin valor notacional en estos casos, pues solo ayuda a la lectura del número clasificatorio. Por ejemplo:
331.152.2 546.833 621.7
•Servicio de socorro de accidentes número auxiliar especial El punto sirve para identificar la subdivisión especial
(
Por ejemplo;
U-53 / 54—-I
Transporte fluvial » número principal El punto solo ayuda a la lectura
Biografía de Jorge Luis Borges se indica 92 BORGES. Jorge Luis
Yacimientos de vdiamantes/ ,diar wazabache/
553.81 + 553.95-J
656.62l08
(
SIGNOS PARA COMBINAR NÚMEROS PRINCIPALES-
Por ejemplo:
Pero a veces el punto sí tiene valor notacional, y es cuando introduce un auxiliar de punto de vista o un auxiliar especial. Por ejemplo:
1
EJÉRCITO - administración 355.6
( <
151
l ( El paso siguiente es localizar en el esquema 355.6 El esquema indica:
( (
356.6 Administración del ejército
Siguiendo la instrucción de la flecha, el bibliotecario consulta 356.3 Cuvr¡w.s y tervicios udnúni.siratnos, pero esto es una subdivisión de356 Infantería; o sea que 356.3 es administración referida al arma de Infantería, y en cambio para Administración referida a todo el Ejercito corresponde 356.6. En consecuencia éste será el número clasifícatorío elegido. Los ejemplos siguientes muestran cómo usar las subdivisiones auxiliares comunes.
f
concepto principal
aspecto secundario
( (
número principal 027.8
número auxiliar: subdivisión común de lugar (460)
concepto principal
aspecto secundario
número principa] 159.9
número auxiliar: subdivisión común de forma (09)
í
1
(
I (
número clasifícatorío
(
i 4 LIBROS DE ORACIONES EN LENGUA FRANCESA (religión cristiana)
I HISTORIA DE LA PSICOLOGÍA |PsicologiaL - Historia,
jBibliotecas escolareS|-|Españaj
(
I »356.3 356.64 (debe leerse "véase también")
3 LAS BIBLIOTECAS ESCOLARES EN ESPAÑA
f f
•Libros de oracionesi-iFranccsi
(
concepto principal
aspecto secundario
< (
número principal 243
número auxiliar: subdivisión común de lengua =40
I
^
i
i
< v 243=°40 y
número clasifica torio
número clasifícatorío 2
HISTORIA ARGENTINA
desde 1810 a 1852 5 COSTUMBRES FUNERARIAS DE LOS ANTIGUOS EGIPCIOS
.Historia Argentina! - 11810-1852, iCostumbres funerarias!-tAntiguos egipcios i concepto principal
aspecto secundario
< número principal 982
número auxiliar: subdivisión común de tiempo "181071852"
vg82"1810V1852'j/ v número clasifícatorío
í (
aspecto secundario
i.
1
número principal 393.9
número auxiliar: subdivisión común de raza ( = 1.32)
y393.9( = L32)y
{
(i 152
concepto principal
número clasifícatorío
153
í Nota: para indicar "antiguos egipcios" como subdivisión de raza, el bibliotccario debe seguir las instrucciones precisas de la Tabla de auxiliares comunes de raza y nación. Allí encentrará ( = 1.3) Pueblos de determinados países de la Antigüedad <=l.3)=<3)
( / ( . < (
( de debe leerse "subdivídase como")
(
Esto significa que ( = 1.3) se desarrolla adosándole el mismo desarrollo del (3) Pueblos de la Antigüedad. Por lo tanto "antiguos egipcios" se indicará así:
(
I
"\ ( = 1.3) Habitantes*—' del Mundo Antiguo
f
!-* (32) Antiguo Egipto (subdivisión auxiliar de lugar)
•
elemental", y luego por ese aspecto en un determinado pais. "México"; en consecuencia el orden de cita será: EDUCACIÓN ELE MENTAL MÉXICO 373.3(72). El orden de cita ideal para todos y cada uno de los usuarios no existe y a veces la elección realizada no va a satisfacer a dichos usuarios. La CDU tiene un orden de cita preferido; esto significa que los editores recomiendan un orden de cita, pero de ninguna manera es obligatorio usarlo exactamente. El orden de cita preferido de la CDU es: número principal | auxiliares especiales | punto de vista | lugar | tiempo | forma | idioma. Retomando los ejemplos anteriores puede verse cómo se aplica ese orden. I
MANUAL
T
6 BIBLIOTECAS MUNICIPALES PARA ADOLESCENTES
número principal
f
982
,Bibliotecas municipales^-,Adolescentes,
T i.
HISTORIA ARGENTINA
T i
desde 1810 hasta 1852
historia Argentina!-T|I8I0-I852|T
(
concepto principal
DE
aspecto secundario
T
l
número auxiliar número de forma auxiliar de tiempo (075.8) "1810/1852" v982"18IQyi852"(075.8j/ v
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número principal número auxiliar: subdivisión común de personas 027.52 -053.6 j)27.52-053.6,
(Manual.
número clasificatorio
t 2 ( (
LAS BIBLIOTECAS
ESCOLARES EN ESPAÑA entre 1950 y 1959
[Bibliotecas escolares] -p[Españaj-p
T
número clasificatorio
número principal
1950/59
T no. aux. lugar (460)
T
número auxiliar de tiempo •195"
027.8
EL ORDEN DE CITA DE LA CDU. El "orden de cita", llamado también "orden horizontal". es la sucesión en que se debe indicar cada subdivisión auxiliar y especial, cuando es necesario combinar dos o mas de ellas con un mismo número principal. La elección del orden de cita es muy importante porque establece qué aspectos estarán reunidos en el catálogo sistemático de materia o en el estante y cuales quedarán dispersos. Al establecer el orden de cita se evalúa cuáles son los aspectos que más interesan al usuario, por dónde es más probable que inicie su búsqueda, y estos aspectos se citarán primero. Por ejemplo, el usuario que busca material sobre "Educación" es probable que primero se interese por un aspecto del sistema educativo. "Educación
v 027.8(460)"l95'y
número clasificatorio Ahora bien, puede suceder que las necesidades de la biblioteca o de la obra a clasificar obliguen a cambiar el orden de cita preferido. Esto es perfectamente posible, pero no hay que olvidar lo que se mencionó antes 7 sobre la i vnotp
iy
< 154
f
í
155
« necesidad de mantener ia alteración del orden de cita con coherencia, c indicarla debidamente. Por ejemplo: Si se tienen varias Historias de la Psicología que cubren diferentes periodos, puede resultar útil agruparlas como "historia" primero y subordenarlas por división cronológica, al revés del orden de cita preferido: 159.9(09)" 1850'1900' 159.9(09)" 1900/1914" 159.9< 09)" 1914/1938" 159.9(09)" 1938/1946"
Historia de la Psicología 1850-1900 1900-1914 1914-1938 1938-1946
Otro caso puede presentarse al tener que clasificar una Biblia en español publicada en Barcelona en el siglo XVII. El orden de cita más apropiado sería: BIBLIA - español - Barcelona - s. xvn nro.
lugar
lengua
«
se cambia el lugar de la subdivisión de lengua, pues se trata de un libro sagrado del que la biblioteca puede tener varias ediciones; el elemento de orden más importante para su uso es la lengua en que se publicó.
<
<
<
(se omite la repetición del número común a ambos) El signo de extensión exige por lógica que los números se indiquen siempre en orden creciente; en cambio, con el signo de adición el orden puede invertirse. Por ejemplo: Ejiciclopedia de peces v reptiles
( (03)
c c
597
598.1
orden de cita: Peces + Reptiles I Enciclopedia 597+598.1(03)
< ( f
pero es posible hacer una entrada secundaria en el orden inverso para permitir la locali/ación directa de ambos números principales, por ejemplo 598.1 + 597(03) El signo de relación propiamente dicho, "los dos puntos", plantea mayores complicaciones especialmente cuando los números clasificatorios relacionados son más de dos. Una solución posible es hacer una entrada principal con los números en orden creciente y luego entradas secundarías rotando los términos en el sentido de las agujas del reloj. Por ejemplo:
< Reguladores de presión de recipientes para gases
It
tiempo ( lugar
(
español traducción número principal El orden de cita también atañe a la ordenación de números principales combinados con signos de relación. El criterio seguido generalmente es colocarlos en orden creciente, sobre todo en el caso de los signos de extensión y adición. Por ejemplo: 156
orden de cita: Mercurio/Ven us
i
( •• . "
523,41
523.41/.42
El número clasificatorio seria: 22 = 03 6.0(467.11.2) " 1 6 "
Venus V Mercurio 523.42
tiempo
princ.
U_Jl_
Les planetas
I
I *
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4
621.646.4 621.642.3 entrada principal 62l.642.3:621.646.4:,661.9l entradas secundarias
comprimidos 661.91
• — '
661.91:621.642.3:021.646.4, 621.646.4:661.91:621.642.3
o sea que el último termino se antepone al primero hasta que cada término queda al comienzo, siempre y cuando se siga expresando el mismo tema que en la entrada principal. ACTUALIZACIÓN DE LA CDU. El sistema de revisión y actualización del esquema, es el resultado de la iniciativa de cualquiera de sus usuarios. La 157
( ( implcmeniación practica de esta forma de actualización ha dado como resultado inevitable un tramite burocrático y lento. Una propuesta de revisión o extensión del esquema puede partir de cualquier interesado, sea un experto en teoría de la clasificación, o no. Las propuestas llegan al Comité Central de Clasificación de la FID (FID/CCC) a través de los comités paralelos de los centros nacionales de documentación, correspondientes de la HD. El CCC es la autoridad editorial máxima de la CDU. Cuando el CCC recibe las propuestas, las examina a la luz de toda la estructura del esquema y las ajusta a los principios teóricos de clasificación en los cuales pretende sustentar el desarrollo del esquema. En caso de admitirse la propuesta, ésta se publica como NOTA-P. en la lengua original de la misma. Si después de cuatro meses una determinada NOTA-P no es impugnada y el CCC no recibe ninguna sugerencia de reforma, pasa a ser aprobada en forma definitiva. Se la integra a la única copia actualizada y al día de la CDU. que el CCC mantiene en sus archivos. Luego aparecerá publicada -siempre en su lengua original y sin índice alfabético- en las Extensions and Corrections to the UPC. Sin embargo, hasta que una determinada corrección o extensión del esquema aparezca definitivamente integrada a las ediciones oficiales en cada lengua, pueden pasar años y hasta décadas. Las ediciones en .cada lengua aparecen con diferente regularidad. En muchas lenguas, por ejenv pío el español, ni siquiera se ha terminado de publicar la primera edición completa. A pesar de toda esta complicada y lenta maquinaria editorial, la CDU sobrevive y el esquema, con más o menos ventajas, es un instrumento útil para recuperación de información.
í ( (
El método más simple y económico para mantener al día un índice alfabético con estas características, es la indización en cadena, desarrollada por Ranganathan. Las ventajas de la indización en cadena son": su sistematicidad,
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la que asegura coherencia en la redacción de las entradas y disminuye el riesgo de saltear entradas útiles; su economía, para evitar entradas redundantes o duplicadas al controlar estrictamente el orden de los elementos.
En la indización en cadena se procede en la siguiente forma: cada vez que un documento es clasificado, el tema de que trata se define en forma de una cadena que va desde la clase principal al tema específico, y en la que cada eslabón -en la medida de lo posible- se describe con una sola palabra. Por ejemplo: usando CDU* un documento sobre Anatomía del corazón 611.12. da por resultado la siguiente cadena:
(
í
6 61 611 611.1 611.12
Ciencias aplicadas Medicina Anatomía Sistema circulatorio Corazón
Una vez construida la cadena se examina cada eslabón, para determinar si cada término es lo suficientemente significativo como para que se busque bajo él. Si es así, se redacta una entrada por cada término, comenzando por el último eslabón:
El índice alfabético del catálogo sistemático de materia Un catálogo sistemático de materia es realmente efectivo cuando esta complementado por un detallado y actualizado índice alfabético de materia. La mayoría de los usuarios -tanto lectores como bibliotecarios- inician su búsqueda sobre un determinado tema a partir del lenguaje natural. Por eso recurren a la secuencia alfabética del índice, que luego los remitirá al símbolo de notación correspondiente. Este índice alfabético del catálogo sistemático no debe ser una mera copia del índice alfabético del esquema. El segundo está pensado para ayudar a los clasificadores y el primero en cambio debe desarrollarse, a medida que la colección se extiende, para guiar a los usuarios, que poco o nada conocen del sistema de clasificación. Es particularmente importante que el bibliotecario no postergue la actualización del índice y. simultáneamente con la tarea de clasificar, se deben redactar las entradas correspondientes para el índice alfabético. Si no se hace esto, se anula la efectividad de cualquier catálogo sistemático para recuperar información.
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159
158 (
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La cadena se desarrolla solo hasta donde es necesaria; por ejemplo en el caso de Corazón y Sistema circulatorio es necesario aclarar Anatomía, pues también es posible Corazón-cirugía, o Corazón-enfermedades, mientras que en Anatomía aclarar Medicina seria una redundancia. Las entra das, una vez redactadas, se intercalan en orden alfabético en el índice. Ahora bien, al construir la cadena, el bibliotecario no debe guiarse ciegamente por los símbolos de la notación, sino por el encadenamiento de los conceptos, yendo de lo más general a lo más especifico. En el ejemplo anterior cada dígito de la notación correspondía a un eslabón de la cadena, pero esto no siempre es así. Véase el ejemplo siguiente: usando CDU, un documento sobre Aves zancudas 598.3 da la siguiente cadena:
59 592/599 5% V A ..-*
598.3
Ciencias exactas y naturales Zoología Zoología sistemática
i i (
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f [se debe incluir esta I referencia para S distinguir la Zoología general de la Sistemática
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Vertebrados •\ve«.
(
Las entradas para el índice alfabético serán: ZANCUDAS AVES VERTEBRADOS ZOOLOGÍA SISTEMÁTICA ZOOLOGÍA CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
598.3 .598.2 596 592/599 59 5
(
•
7 77 778 778.3 778.35
(
160
usando CDU, un documento sobre Bibliotecas escotares en España 027.8 (460). da la siguiente cadena: 0 02 027 027.8 027.8 (460)
Generalidades Bibliotecología Bibliotecas generales Bibliotecas escolares España
ESPAÑA (subdivisión geográfica) véase Tema específico 027.8 027 02
A medida que el catálogo sistemático crece, es necesario un menor número de entradas por cadena para el Índice, pues ya están redactadas. Por ejemplo, si hubiera que clasificar una obra sobre Anatomía de las arterias 61I.I3. solamente habría que agregar al índice alfabético: <
si se controlan los encabezamientos en el esquema su redacción, como se verá, es mucho más complicada
Cuando se han utilizado números auxiliares en combinación con un número principal, la cadena se redacta de la misma manera, pero varían las entradas para el índice alfabético. Por ejemplo:
BIBLIOTECAS ESCOLARES BIBLIOTECAS GENERALES BIBLIOTECOLOGlA
usando CDU, un documento sobre Fatogrufui aérea 778.35. da la siguiente cadena: Fotografía Fotografía aplicada Fotografía científica Fotografía aérea
778.35 778.3 778 77 7
(
El bibliotecario tampoco debe sujetarse a la terminología del esquema, sino que tiene que controlar los términos para usar el menor número posible, elegir los más claros y concisos y actualizar el vocabulario según las necesidades de sus usuarios. Véase este otro ejemplo:
Arte
FOTOGRAFÍA AÉREA FOTOGRAFÍA CIENTÍFICA FOTOGRAFÍA APLICADA FOTOGRAFÍA ARTE
En este caso, por España se hará una entrada general, que remita al tema específico que se busque en cada ocasión; de lo contrario el número de entradas bajo cada país sería interminable:
se elimina Sauropsidos 598 que no corresponde [a la cadena conceptual
Zancudas
Las entradas para el índice alfabético son:
ARTERIAS sistema circulatorio anatomía
611.13
El resto de la cadena ya está incluido (véase ejemplo en p. 159). La indización en cadena ejercita al bibliotecario en la definición sistemática del tema de cada documento, entrenándolo para pensar según el prin-
161
( cipio básico de lodo sistema de clasificación: "ir de lo general a lo particular", sin saltear ningún eslabón en las divisiones. Así el índice se conslituye en un instrumento de prueba y critica constante del sistema, pues cada vez que la cadena falla o presenta dificultades para su redacción, es porque el sistema no se ajusta a los principios teóricos proclamados.
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Ordenación de catálogos de materia ALFABÉTICA. La ordenación alfabética que todo lector se preciaría de conocer perfectamente, está lejos de ser un simple abecedario cuando se aplica a un catálogo alfabético. Por eso es necesario que el bibliotecario recurra a algún manual de reglas de alfabetización para bibliotecas, o desarrolle sus propias reglas. Las indicaciones para ordenación alfabética y los ejemplos que se darán a continuación siguen los principios establecidos en las Reglas para la ordenación alfabética de los catálogos, de la American Library Association. 10 La ordenación alfabética, para que realmente sea una ayuda para el usuario, debe ser directa, palabra por palabra, siguiendo el orden alfabético español para las entradas en ese idioma y en los idiomas extranjeros registrados en el catálogo. Por ejemplo:
(
Fracasos en el tratamiento psicoanalítico Fracasos escolares; diagnóstico y tratamiento Framework: a film journal France-Afrique France: aspects ct images Free clinics Los artículos iniciales no se toman en cuenta, ni en español ni en ningún otro idioma, para la ordenación alfabética. Hay una excepción: ciertos nombres propios en los que el artículo forma parte integral del nombre. Por ejemplo:
ORDENACIÓN
( (
pero: Ekonomisk revy El Salvador en gráficas Elaboración y existencia de productos lácteos
Adolescencia c velhice Adolescencia normal Adolescencia: tóxicos e educacáo Adolescencia y cultura en Samoa Adolescent day treatment Adopción del nuevo sistema de unidades SI Adulteración del opio con arsénico Advances in biochemical psychopharmacology Aging and mental health Ahuyentar al dragón
CATÁLOGO ALFABÉTICO DE MATERIA. Cuando una biblioteca utiliza, para clasificar, una lista de encabezamientos de materia, el catálogo de materia estará constituido por las fichas secundarias correspondientes en orden alfabético. En ese caso sólo se tienen epígrafes para ordenar. Siguiendo las reglas alfabéticas básicas antes señaladas, se recomienda sistematizar las entradas bajo una misma palabra inicial, en la siguiente forma":
Las modificaciones en las letras, tales como acentos y signos diacríticos propios de idiomas extranjeros, no se toman en cuenta. Por ejemplo: Made simple books Mae'r sgwar yn wag Magnetism and crystalline materials Los signos de puntuación que aparezcan en un título o en el nombre de un ente corporativo no se toman en cuenta. Por ejemplo:
Evaluación de los aprendizajes La evaluación en la inspección de medicamentos Evaluating halfway houses Evaluation de la toxicomanie en cabinet de pratique genérale The evaluation of measures to deal with drug dependence The evaluation of suicidal tendencies An evaluation of the California civil addict program La evolución del hospital psiquiátrico en Estados Unidos Evolución histórica del hospital psiquiátrico en Estados Unidos
•
Palabra Palabra Palabra Palabra Palabra
sola con subdivisión precedida de guión seguida por una o varias entre paréntesis seguida por otras formando una frase invertida formando frase
Ejemplo: PARTÍCULAS PARTÍCULAS-DETERMINACIÓN DE TAMAÑO
11 . o v i a , , c ; A « ' * m . y U , u ile ene ahe/-miento. J* mMtr» |»r» tabfaaee». op. en . v. I. p. «vi.
163
PARTÍCULAS (GRAMÁTICA) PARTÍCULAS (FÍSICA NUCLEAR» PARTÍCULAS. ACELERADORES DE PARTÍCULAS ALFA PARTÍCULAS BETA
( • í
(
^
1 entradas de autores personales, ordenadas alfabéticamente por nombre de pila
(
2 todas las restantes entradas ordenadas alfabéticamente palabra por palabra sin considerar la clase de entrada.
(
Ademas, las entradas de materia bajo nombre de autor personal o corporativo -por ejemplo en el caso de las biografías- se ordenan alfabéticamente a continuación de las entradas de autor para ei mismo nombre. Por ejemplo:
(
(Provincia). (Provincia). (Provincia). (Provincia).
R .M,MH vs • ( . » . » . u w u n t i h
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(
Consejo de Educación Constitución Dirección Provincial de Minería Legislatura. Cámara de Senadores
Ke«l» (Mm U ufttenncun tM^vuta
Córdoba azul Córdoba colonial y poética CÓRDOBA iPROVINCU)-CONDICTONES ECONÓMICAS CÓRDOBA (PROVINCIA)-ESTADÍSTICAS Córdoba la llana Córdoba nuestra CÓRDOBA (PROVTNCIAJ-POBLACIÓN Otra posibilidad es diferenciar las entradas iguales de materia y título, ordenándolas separadas: CÓRDOBA iPROVINClAJ-CONDICIONES ECONÓMICAS CÓRDOBA (PROVlNCU)-ESTADfSTICAS CÓRDOBA (PROVINClAI-POBLACIÓN Córdoba Córdoba Córdoba Córdoba
azul colonial y poética la llana nuestra
(
CORDOBA Y SALINAS. DIEGO Córdoba Córdoba Córdoba Córdoba
(PROVINCIAl-CONDICIONES ECONÓMICAS -ESTADfSnCAS i PROVINO A)-GEOGRAFtA (PROVINClAí-POBLACIÓN
Las entradas de materia y título que coinciden se ordenan en una sola secuencia alfabética:
CATALOGO DICCIONARIO. Es, como ya se ha dicho, el catálogo que en un solo orden alfabético reúne los de autor, título y materia. Este tipo de catálogo, al alcanzar una extensión considerable, se torna muy difícil de manejar, pues es necesario sistematizar el orden de las entradas, abandonándose indefectiblemente el orden alfabético puro. Sin embargo, en caso de que el bibliotecario se decida por este catálogo, debe considerar la regla básica para Orden de tas entradas bajo una misma palabra.11 Cuando los encabezamientos de diferentes clases coinciden se agrupan en:
Córdoba. Alberto Córdoba, Andrés F. Córdoba, Antonio Santa Clara Córdoba, Diego Córdoba, Ernesto Córdoba, Federico de Córdoba. Jerónimo Córdoba. José Luis de Córdoba M., Edgar Córdoba Palacios. Evaristo
CÓRDOBA CÓRDOBA CÓRDOBA CÓRDOBA
(
El problema de la ordenación alfabética no se agola con estas escuetas y generales instrucciones, pues en realidad es lo suficientemente complicado como para justificar un manual especifico sobre el tema. El bibliotecario tiene que tratar siempre de aplicar las normas de alfabetización en su forma más clara y simple, pero sabiendo que en la medida en que los catálogos se extienden, ese orden se va a sistematizar. Cuando esto último ocurre hay que instruir al usuario al respecto con indicaciones precisas. ORDENACIÓN SISTEMÁTICA. Catálogo sistemático de materia. Los dos sistemas de clasificación aquí considerados. CDD y CDU, utilizan un sistema de notación decimal. En ambos casos el "orden vertical*' (secuencia de las diferentes entradas de materia en el catálogo sistemático) es también decimal. Por ejemplo:
• IJI «cbr*n>« ' h o r l M á ,...>•• u . w U J í "
t k (o. (iUálotm. t * « i _ KCfU I», p. 3?.
164
m l t i i»*rtnttv. r** w « • * • tn uienU ntua *tf-t>«tuiir- , e u u simplemente P " » tl«li«(i«iifU <*
165
I
í CDD
CDU
630.1 630.2 630.201 630.201 1 630.201 12 630.201 16 630.201 2 630.201 22 630.201 7 630.202 630.7 630.71 630.717 631
62 621.6 621.61 621.63 621.64 621.642 621.642.1 621.642.2 621.642.3 621.642.37 621.642.39 621.643 621.643.1 621.644
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En el caso de la CDU, que utiliza un sistema de notación más complicado que la CDD. el orden vertical para los números compuestos se muestra en el cuadro de la pág. 167.
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Ordenación por materia en el estante
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r Los sistemas de clasificación pueden servir a un doble propósito: ordenación por materia de catálogos y bibliografías, y ordenación por materia de la colección física de documentos. Tanto la CDD como la CDI; pueden utilizarse para este último fin. La ordenación por materia es extremadamente útil en el caso de bibliotecas con acceso libre a las colecciones, dándole al usuario libertad para buscar a gusto en los temas de su interés, obviando la consulta del catálogo. La ubicación de un libro en el estante está representada en la signatura topográfica que se indica en el lomo del mismo, así como en el margen superior izquierdo de todas las fichas que en los catálogos describen a ese libro. En el caso de ubicación por materia, la signatura topográfica consta de dos parles: I signatura de clase:
166
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i- 1
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es el número clasificalorio que indica la materia y se coloca de acuerdo con el sistema de clasificación usado. < ( f
167
<
2.signatura librística:
está formada por los símbolos que representan datos bibliográficos tales como autor, título, edición, año y volumen, y se adjudican siguiendo una tabla de notación interna.
/
Energía atómica, de Ernesto Graz G785e-
( r
Nuevos apones para el aprovechamiemo de la energía nuclear, de Ernesto Graz
Ejemplo: Gramática griega {clásico), de Herbert Weir Smyth
í 807.5-5 >-* signatura de clase por CDU
[signatura
S667
I topográfica
a s i g n a t u r a librística por Cutter-Sanbom
f
18! 182 183 184 185
Daniels
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Dank
187
Dann
188
Danp
189
G785n'
C238g C238gE
Cuando se tienen varias ediciones de la misma obra, a continuación de la signatura librística se agrega e! número de edición: Historia tie la filosofía, de Nicolás Abbagnano. 2a. edición española (Es la traducción del italiano de "Storia della Filosofía") La signatura librística será: A122sE2
Se utilizan de la siguiente forma:
(
> número de edición
t
• idioma de la traducción inicial de la primera palabra del título original
(
I.ATOUR, Henry la signatura librística será
L.359
BAY. Maurice
n35<>
CASWELL. Albert
C356
-Ml E N . W . S. MONDOLFO. Rodolfo
A432 M74I
SALINAS, Pedro
S165
<
(
(
( Cuando se tienen varias obras de un mismo autor se agrega a la signatura librística la inicial del título en minúscula: ( < H Lfff * « ( * « y í . p l . « ™ w > ,c h-n HMUdo 4t I, T - H . <¡c Cuocr-Staton. Wane cwUufa \. * W.
y
Cuando se tiene una misma obra en varios idiomas, a continuación de la inicial del título se agrega la inicial mayúscula del idioma:
<
Si el autor es:
de la primera palat,,ul °
Die Griechische Philosophic de Wilhelm Capelle Historia de ¡a filosofía griega, de Wilhelm Capelle
Las tablas de notación interna traen la progresión alfabética de las letras iniciales de apellidos y su equivalente numérico.1* Por ejemplo:
Danf Dang Dan i Daniel Daniell
¡ « j
b r a de o r d e n e n el
(
• autor Por último, si la obra es en varios volúmenes se indica el número de volumen en tercera línea. Continuando con el ejemplo anterior, la obra de Abbagnano. en tres volúmenes, tendrá la siguiente signatura topográfica completa para cada volumen: 1(091) AI22sE2 vi
1(091) A122sE2 v2
1(091) AI22sE2 v3
Si algún grupo de documentos se ordena aparte de la colección general -por ejemplo los folletos, las publicaciones periódicas o las obras de referencia-, también se ordenará por materia, diferenciándolo con la inicial mayúscula sobrepuesta a la signatura de clase, que identifica el tipo de documento. Por ejemplo:
i
168
( (
169
Las clases Je palabras en español, como clases funcionales, de Ana María Barrenechea l e s un folíelo de 12 páginas); la signatura topográfica
Lecturas sugeridas
sera:
DEWEV. M. Introduction. Tables. (En su: Dcwey Decimal Classification and etfaltvt inilr% ISth cd l^ke Placid. N.Y., Forest Press. 1971. v. !>. riD. Estructura y normas de uso de li CDV (En su: Clasificatiún Oeebiud Universal: cd. abrev. española. 3a. ed. totalmente rev. y actualizada. Madrid, IRANOR, 1975. p. 9-48). KoviRA, c. Los epígrafes en el catálogo diccionario. 2. ed. rev. Washington. D.C. Unión Panamericana. 1966. (Estudios bibliotecario!, 9).
F 806.0-54 B27I El catálogo topográfico (véase capítulo 5) seguirá el mismo orden del estante, y si se utiliza ordenación por materia, las entradas se agruparán c o m o en el catálogo sistemático de materias (véase p . 165) y s e subordenarán por signatura librísüca:
16(0?) C783ÍE
Copi, Irving M Introducción a l a t o g i c a . . .
16(07) C783Í
Copi, I r v i n g K introduction to L o g i c . . .
1(091) 0t*92hS
Chatelet.F H i s t o r i a de l a
filosofía,
1(091) BB^IhE
Brehier, E. Historia de l a
filosofía...
1(091) Abba^nano, Nicolas A122aE2 Historia de l a f i l o s o f í a . . .
v3
( 1(091) Abbagnano, Nicolas Al22sEZ Historia de l a f i l o s o f í a v2 1(091) Al22sü2 vi
170
Abbagnano, Nicolas Historia de l a f i l o s o f í a ,
171
( ( ( ( ( < ( <
CAPÍTULO 8
Uso de la colección
I ( (
por Roberto V. Cagnoii
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Permitir el acceso a sus materiales y facilitar el uso de los mismos, es uno de los principales objetivos de la biblioteca. A tal eFecto, ofrecerá un servicio que ponga dichos materiales al alcance de los usuarios, ya sea a través de la consulta en la sala de lectura, o por medio de! préstamo a domicilio.
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Tipos de acceso E! acceso del público a la colección puede efectuarse en forma directa, o por intermedio del personal de la biblioteca. En el primer caso el usuario puede tomar los libros por sí mismo. Las estanterías están abiertas a su curiosidad intelectual, pudiendo hojear los libros y obtener, de esa manera, una información de primera mano, mucho más completa sobre los mismos que la que le puede dar el catálogo. 1.a estantería abierta es un estimulo importante para la lectura, al permitir que sea el libro mismo quien cautive al lector. Por otra parte, al estar los libros ordenados por materia, el usuario tiene oportunidad de evaluar otros títulos que le ofrezcan alternativas, si el que busca se encuentra prestado en ese momento. El acceso directo es muy apropiado para las bibliotecas pequeñas, en que la colección está generalmente ubicada en la sala de lectura, bajo el control visual del personal, y en las que el orden en los estantes puede ser verificado con frecuencia. Esto último es muy necesario, ya que. aunque los usuarios no deben volver a colocar los libros consultados en los estantes, lo hacen a veces con el deseo de colaborar y. lamentablemente, en muchas ocasiones los colocan incorrectamente. Los libros fuera de lugar están prácticamente perdidos, hasta que se les encuentre por casualidad o por medio de la verificación. El otro tipo de acceso es indirecto. Los materiales se encuentran generalmente en un depósito, fuera del alcance del usuario, quien lo obtiene por medio del personal. Para solicitar el material deseado, se debe completar
173
BOLETA DE PEDIDO Autor
Ubicación M R T J v¿>
resultar demasiado costoso, tal vez más que las eventuales pérdidas, y además puede desalentar la utilización del servicio. Las características de los lectores y de la colección, y la disponibilidad de personal, son los factores que van a determinar quiénes serán los beneficiarios del servicio, qué materiales se prestarán, por cuánto tiempo, tipo de sanciones a los morosos, etc. l*as decisiones que se tomen sobre estos aspectos, constituirán el reglamento de préstamo. REGLAMENTO DE PRESTAMO. El reglamento de préstamo debe detallar claramente, pero en forma amable y sin excesiva severidad, las normas que rigen al servicio. El reglamento debe ser perfectamente conocido por el personal de la biblioteca, y entregado a los lectores en el momento de MI ingreso u la institución. Su correcta observancia por ambas partes evitará malas interpretaciones e inconvenientes.
Título Nombre y apellido Domicilio
Teléfono
El reglamento puede incluir los siguientes puntos: QUIENES PUEDES INSCRIBIRSE, Se especificarán los requisitos en cuanto a edad y lugar de residencia.
Fig 30 Boleta de pedido
una boleta de pedido, como se muestra en la figura 311. que se entrega al personal responsable. Al devolverse el material, la boleta es destruida, o se deja constancia en la misma de que el material fue devuelto. En caso de que el usuario retire en préstamo el material, se procederá a registrarlo de acuerdo con las rutinas de préstamo que se describirán más adelante. Este tipo de acceso requiere, obviamente, mayor participación del personal y uso de boletas de pedido, lo que da como resultado una mayor lentitud en el proceso que en el caso del acceso directo, sin las ventajas que este último ofrece al lector. Permite, eso sí, un mayor control de los materiales usados, y un mejor mantenimiento del orden en los estantes.
Préstamo a domicilio Uno de los servicios más tradicionales y apreciados de la biblioteca pública es el préstamo a domicilio. Por medio de este la biblioteca cumple sus objetivos de fomentar la lectura y colaborar en la educación continua del individuo. Este, generalmente, no Uene liempo para leer en la biblioteca, y el préstamo a domicilio le posibilita la lectura, que de otro modo no podría realizar. El servicio de préstamo debe estar estructurado de tal manera, que permita a los usuarios obtener los materiales deseados, de forma fácil y rápida, y al mismo liempo. que asegure a la biblioteca un control efectivo de dichos materiales. A tal efecto debe aplicarse un sistema que posibilite una operación simple, eficiente y económica. Un sistema complicado puede 174
REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN. Presentación de la solicitud, fotografías, garantía, documentos. VALIDEZ DÉLA INSCRIPCIÓN. Se indicará el periodo de vigencia y la posibilidad de renovación de la inscripción. RESPONSABILIDAD t>hi LBCTOB. Se indicarán: las responsabilidades en cuanto el uso de la credencial, destacando que es estrictamente personal, y especificando las consecuencia que podría acarrear su extravío; el deber de comunicar cualquier modificación de los datos declarados en el momento de la inscripción; y la obligación de observar las condiciones de préstamo.
CONDICIONES DE PRÉSTAMO. Se especificará: cantidad de libros que el lector puede tener en su poder: materiales que no se prestan: período de préstamo y renovación del mismo; reserva de libros que se encuentren prestados; sanciones que corresponden en caso de demora; pérdida del material y su reposición o compensación monetaria. REGISTRO DE LECTORES. Aquellas personas que quieran hacer uso del servicio de préstamo y reúnan los requisitos exigidos por el reglamento, deben inscribirse en la biblioteca. El registro resultante permitirá conocer los datos de todas las personas inscritas, a fin de que cuando relircn materiales, sea posible la reclamación de los mismos en caso de que no fueran devueltos. El registro posibilitará conocer, además, las características de los usuarios, especialmente los temas en que estén interesados. Quienes quieran inscribirse, deberán completar una solicitud, que puede ser un formulario impreso en fichas de tamaño universal, con sus datos personales: nombre, domicilio, teléfono, ocupación, dirección y telefono
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Por l a p r e s e n t e me comprometo a cumplir con el Reglamento de la b i b l i o t e c a .
comercial, número de documento de identidad, y áreas de interés (figura 3 1>. Si la biblioteca requiere una garantía, se deberán incluir los datos de la misma. Tanto el lector como la garantía deberán firmar la solicitud, comprometiéndose a cumplir los reglamentos de la biblioteca. El requisito de la gSfBOtía tiene el propósito de que la misma sirva de respaldo al lector, y permita a la biblioteca contar con la ayuda de un tercero para la eventual recuperación de materiales no devueltos. En el caso de los menores, los padres o tutores ocupan el lugar del garante. El lector completará la ficha solicitud en forma clara, dejando en blanco el espacto superior, que será llenado posteriormente a máquina, con el nombre y número del lector, y la fecha de vencimiento. Es conveniente que el lector llene la solicitud por duplicado. Una se ordenará alfabéticamente por apellido y la otra por el número que se le haya asignado. En lugar de fichas, este registro numérico se puede llevar en un libro, en cuyo caso, será el personal de la biblioteca quien asiente la información en el mismo. Esto, obviamente, aumentará el trabajo del personal. El propósito del fichero alfabético es permitir la verificación de si un solicitante está o ha estado inscrito en la biblioteca, y evitar que los lectores morosos puedan reingresar a la misma. Se han hecho algunas criticas a la necesidad del fichero alfabético de todos los lectores, ya que si su utilidad es solamente ubicar aquéllos en deuda, sería suficiente llevar un fichero sólo con las fichas de los morosos. El fichero numérico indica a que lector corresponde un número determinado. Al usar este ultimo para regís Ira 1 los préstamos, será necesario saber a quién pertenece, para la eventual reclamación de los materiales no devueltos. 176
N*
1.531
Vto.
9/10/82
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FIG. 31 Ficha solicitud
Una vez aceptada la solicitud y asignado un número, se otorga la tarjeta de lector, en la cual se indica el número y nombre del titular, y la fecha de vencimiento. La tarjeta de lector puede servir solamente como credencial, o incluir además, espacio para anotar el vencimiento del material retirado en préstamo, y la fecha en que tiie devuelto, como muestra la figura 32. En este último caso, permitirá conocer la cantidad de libros que el usuano tiene en su poder. Los lectores menores, especialmente si la biblioteca cuenta con un servicio infantil, deben tener una tarjeta que los identifique fácilmente, ya sea de color diferente que las de los adultos, agregando algún símbolo al numero, o destinando una serie determinada de números para este proposito.
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El limite de edad para los lectores infantiles puede establecerse en los treceaños, y al cumplir los catorce, deberá extenderse una tarjeta de adulto. La tarjeta de lector se puede otorgar en forma inmediata o diferida. En este último caso, se puede enviar un aviso al domicilio del solicitante, consistente en una carta o una tarjeta postal, informándole que la tarjeta de lector está a su disposition. De esta manera se puede verificar el domiclio declarado por el solicitante. Se debe establecer un período de validez para las tarjetas de lector, a Un de que el registro de lectores refleje los miembros activos, y no a todos aquéllos que habiéndose inscrito, no usan, sin embargo, el servicio de préstamo. La necesidad de mantener los datos registrados al día, especialmente los domicilios, es otra razón para fijar un vencimiento de la tarjeta. Si el lector desea seguir usando el servicio, deberá renovarla. Al determinar el periodo de validez, se deben tener en cuenta las características de la comunidad, especialmente la estabilidad de la población. El período.más aconsejable es entre dos y tres años. En comunidades de poca movilidad. el período puede ser mayor, y aún eliminarse el vencimiento, si no se producen cambios de domicilio del lector o cambios en el garante. Para renovar la tarjeta, se puede pedir al lector que complete otra solicitud, y se sigue el procedimiento ya indicado. La tarjeta vencida se destruye y se otorga un nuevo número y una nueva fecha de vencimiento. CONDICIONES DE PRÉSTAMOLIMITACIONES tiMii AQÓN EN ALGUNOS Tipos DE MATERIAL, Aunque sería deseable que todos los materiales de la biblioteca pudieran facilitarse en préstamo, no siempre es posible hacerlo, ya sea por razones de servicio, para preservar el material, o por ambos motivos. Los libros de referencia, cuyas características se explican en otra parte de este libro, no se prestan, pues deben encontrarse siempre en la biblioteca, a fin de ser utilizados cuando alguna consulta lo requiera. Por otra parte, el préstamo entraña cierto riesgo de pérdida, que de producirse, dejaría a la biblioteca sin un elemento importante para la larca de referencia, a la vez que. por el alto costo de este tipo de obras, su reposición originaría un gasto considerable. Esto es todavía más grave en el caso de obras en varios volúmenes, como las enciclopedias, las cuales no pueden comprarse individualmente. Adema* de las obras de referencia, otros tipos de libros que pueden no prestarse a domicilio, o hacerlo en forma muy limitada, son aquéllos muy solicitados, títulos agolados, ediciones de bibliófilo, y todos los que por alguna razón se consideran de gran valor para la biblioteca. El préstamo de revistas debe ser considerado cuidadosamente. Muchas de ellas se utilizan en la tarea de referencia, especialmente en la búsqueda de información muy reciente. Es un tipo de material más frágil que los libros, y además, la pérdida de un número dejaría incompleta la colección, ya que la reposición de números individuales es muy difícil.
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El préstamo de materiales especiales, como por ejemplo discos o diapositivas, que requieren un uso cuidadoso, además de equipo apropiado, debe ser limitado, y tal vez sólo efectuado a instituciones responsables. El material que no se presta, o el que se facilita en forma limitada, debe llevar una clara advertencia sobre dicha restricción, a fin de evitar malos entendidos. LIMITACIÓN EN LA CANTIDAD. La cantidad de libros que puede tener un lector en su poder, estará determinada por la colección y por la demanda. Si la biblioteca tiene un fondo pequeño y muy utilizado, se verá forzada a establecer un máximo de dos o tres libros que el lector puede tener en préstamo, especialmente de aquellos títulos muy pedidos. Esta limitación no debe aplicarse rigurosamente, pudiendo hacerse excepciones con aquellos libros que no son de uso frecuente. PI.AZO DE PRÉSTAMO. El periodo de tiempo por el cual se presta un libro estará condicionado, como en el caso de la cantidad de libros que puede tener un lector, por el tamaño de la colección y la demanda. Una colección pequeña y muchos lectores, hará necesario un plazo de préstamo corto para poder satisfacer la gran demanda, mientras que la proporción inversa permitirá pla/os mayores. Una alternativa puede ser un plazo menor para los libros más pedidos. Otro factor determinante es la dotación de personal, ya que los períodos cortos, generalmente renovables, implican un mayor movimiento del material y. en consecuencia, mayor trabajo. El factor que tenga más peso entre los tres nombrados, será el que determine el plazo de préstamo. La mayoría de las bibliotecas prestan sus libros por el término de dos semanas, renovable por otras dos. si el libro no ha sido solicitado por otra persona. Si en lugar de dos semanas los libros se prestaran por cuatro, sin renovación, se podría lograr un ahorro sustancial del tiempo de trabajo, ya que no se efectuarían renovaciones, y al ser mayor el plazo será dable esperar una disminución de las reclamaciones. Por otra parte, sin embargo, al estar ei material más tiempo fuera de la biblioteca, los lectores tendrán menos oportunidades de encontrar ciertos mulos. Esto provocará, a su vez, que el servicio de reservas, que se explicara más adelante, se vea sensiblemente aumentado, y parle del tiempo de trabajo ahorrado, deberá dedicarse a buscar la mayor cantidad de reservas resultantes. SANCIONES. El atraso en la devolución de libros, asi como su perdida o deterioro, debe ser sancionado. El propósito de las sanciones es procurar que los lectores devuelvan los libros en término, y en las mismas condiciones en que les fueron prestados. Más que como medidas punitivas, deben considerarse como incentivos para un mejor cumplimiento de los plazos de préstamo. Los lectores deben comprender que las sanciones tienen por objeto la devolución correcta de los materiales, permitiendo, de esta manera, un acceso a los mismos más equitativo para lodos. Las sanciones que se aplican en el caso de atraso en las devoluciones, pueden ser de dos tipos: suspensiones o mullas. La medida más apropiada. 179
dependerá de las características de la biblioteca y de la idiosincrasia de los lectores. Si aquélla puede utilizar directamente el dinero recaudado por multas, para aumentar sus recursos, el trabajo administrativo que implique el cobro de aquéllas tendrá cierta compensación. Si por el contrario, la recaudación se debe enviar a la tesorería de la organización mayor a la que la biblioteca pertenece, y no se puede obtener un crédito por esos fondos, entonces la sanción monetaria resultara una carga administrativa muy pesada, sin ningún beneficio para la biblioteca. En cuanto a la efectividad de cada tipo de sanción, dependerá en cierta manera de los lectores. La aplicación de suspensiones puede dar lugar a que el lector sancionado saque libros por medio de otro, burlando asi la sanción. De haber sido ésta monetaria, tendría que haber pagado necesariamente, y así la biblioteca hubiera obtenido un beneficio, que de esta forma perdió. Las multas, a su vez, pueden crear la impresión de que. por el hecho de pagarla, se tiene el derecho de retener ios libros por mayor tiempo. Nuevamente, como en el caso de las suspensiones, el objetivo que se busca no se habrá logrado. Los perjudicados serán aquellos lectores que esperan que se devuelva una obra para poder llevarla en préstamo, y que tendrán que aguardar hasta que los lectores morosos la devuelvan. La diferencia entre los dos tipos de sanción la establece, entonces, el pequeño beneficio monetario que dejan las multas si. como se dijo antes, la biblioteca puede utilizarlo. Si se aplicaran multas, el monto a cobrar no debe ser tan bajo como para que no sirva de estímulo a la devolución en término, ni lan alto que. por temor a la sanción, desanime a los lectores a retirar libros. Deberá buscarse entonces un punto medio entre estos dos extremos. Para aquellos libros que. por su demanda, se prestan por períodos más cortos, y también para algunos materiales especiales, se puede imponer una multa más alta. Las multas se cobran por volumen y por cada día hábil de atraso, y el monto máximo no debiera exceder del valor del libro. Si la sanción a los lectores morosos es la suspensión del derecho al préstamo, ésta puede tener un plazo variable, graduada según la reiteración de la falta, llegando a la suspensión definitiva en los casos de reincidencia crónica o demoras excesivas. La biblioieca podrá solicitar una compensación por los libros que se hayan dañado durante el período de préstamo. Es difícil establecer un valor adecuado, ya que los daños pueden ser tan variados que abarquen desde una hoja rota hasta la inutilización total del material. Se deberá, en todo caso, hacer una estimación del daño en relación con el costo del libro. En el caso de que el material dañado necesite una nueva encuademación, se cobrará el precio vigente para este tipo de trabajo. Si el deterioro es total y requiere la reposición de la obra, se aplicará el mismo criterio que para los libros perdidos, tema que se abordará más adelante. No siempre es posible comprobar que es el último lector quien hizo un determinado daño al libro, por lo cual este tipo de sanciones debe ser aplicado con sumo cuidado. Salvo en casos muy evidentes, es muy difícil, y por otra parte temerario, hacer un juicio sobre el particular.
180
Los libros perdidos deben ser repuestos. Si no fuera posible la reposición de un ejemplar igual al extraviado, el lector abonará el importe que fije la biblioteca. Tanto en el caso de la reposición, como en el de abonar su importe, se podrá agregar el valor de la multa que le correspondiere hasta el momento en que hizo la denuncia de la pérdida. CONTROI DE LOS PRESTAMOS El servicio de préstamo a domicilio requiere un método de control que permita conocer qué libros han sido prestados, quién los tiene y cuándo deben ser devueltos. Su finalidad es proteger los recursos de la biblioteca y permitir un servicio rápido, eficiente y económico. Debe ser lo más seguro posible, pero fácil de implantar y operar. El sistema de control de prestamos es la función más visible de la biblioteca, y cuanto más sencillo y rápido sea para el lector llevar un libro en préstamo, mayor será el número de veces que concurra a la biblioteca. Hay muchos métodos de control, ninguno de los cuales es perfecto. El que se describirá a continuación liene. sin embargo, ciertas ventajas que lo hacen apropiado para la pequeña biblioteca pública. Se puede conocer fácilmente si un libro determinado está o no en préstamo, y quién lo retiró, además de permitir la renovación del préstamo y la búsqueda de los libros que han sido reservados.
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Art»ud
FECHA DE VENCIMIENTO
El teatro y su doble.
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FtG 33 Ficha de presiamo
Fig 34 Papeleta de vencimiento
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PAPELETA DE VENCIMIENTO. Se pega por el borde superior, en la hoja que enfrenta al bolsillo de préstamo, y sobre la misma, se estampa la fecha de vencimiento en el momento en que el libro es prestado (figura 34).
OPERACIONES DE PRÉSTAMO. Cuando el lector tiene en sus manos el libro que desea retirar, lo presenta en el mostrador de préstamo, junto con su tarjeta de lector. El empleado a cargo de la circulación realiza entonces las siguientes tareas:
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Artaud
A785 El t e a t r o y su
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doble.
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1. Verifica que la tarjeta de lector no esté vencida, y que la cantidad de libros que el lector tiene en préstamo no sobrepase el límite fijado. 2. Retira del libro la ficha de préstamo. 3. Sella la fecha de vencimiento en la tarjeta de lector, en la ficha de préstamo y en la papeleta de vencimiento. 4. Anota el nombre o el número del lector en la ficha de préstamo. Esto puede ser efectuado por el usuario, y posteriormente verificado por el empleado. 5. Entrega el libro junio con la tarjeta de lector al usuario. 6. Al finalizar el día, las fichas de préstamo se ordenarán por signatura topográfica o por número de inventario, y se colocarán en el fichero de préstamo, ordenado por fecha de vencimiento, detrás de una ficha guia (figura 36) que indique la fecha correspondiente.
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FIQ 35 Bolsillo de préstamo
ELEMENTOS DEL SISTEMA.. TARJETA DEUICTOR. Es la credencial, descritaanteriormente. que acredita a una persona como lector de la biblioteca.
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FICHA DE PRÉSTAMO. La misma contiene los dalos del libro: autor, titulo, signatura topográfica, y/o número de inventario. Incluirá también un casillero para anotar la fecha de vencimiento, los datos de quien lo retire, y su firma, si se requiriera. Cuando el libro se encuentra en la biblioteca, | a ficha permanece dentro del bolsillo de préstamo (figura 33).
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BOl.sil.LO DE PRÉSTAMO. Contiene los mismos datos que la ficha de préstamo, y se pega en la contratapa del libro (figura 35).
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Fig. 36 Fichas guias
183
DEVOLUCIÓN. Cuando el lector devuelve un libro, se procede a su descargo del fichero de préstamo, lo cual supone las siguientes taren 1. Verificar, de acuerdo con la techa de la papeleta de vencimiento, si el libre ha sido devuelto en término, constatando, también en cíe momento, la condición en que se encuentra el libro. Si éste ha sido devuelto con atraso, o en malas condiciones, ^e aplicarán las sanciones correspondientes. 2. Estampar en la larjeta de lector la lecha de devolución, cancelando de esta manera el préstamo. Devolver al lector su tarjeta. 3. Retirar la ficha de préstamo de! fichero respectivo, y colocarla nuevamente en el bolsillo de préstamo. El libro ya está lisio para set reintegrado a las estanterías* salvo que haya sido reservado, proceso que se explicará más adelante. Durante las horas de mucha actividad, los libros devueltos se dejan aparte, hasta que haya tiempo de realizar la tarea de descargo. RENOVACIONBS. La renovación es la extensión del periodo de piesi.i mo. generalmente por otro período igual, y siempre que no haya sido solicitado en reserva por otro lector. Muchas bibliotecas permiten una sota renovación, y luego de vencer el nuevo plazo, el lector deberá esperar algún lapso (48 horas, por ejemplo), para poder retirar el mismo libro.
La manera de efectuar la renovación depende de si el libro es llevado o no a la biblioteca. En el primer caso, se cancela el préstamo anterior de la manera habitual, y se efectúa un nuevo préstamo. Si la renovación se hace sin presentar el libro, es entonces necesario que el lector facilite la siguiente información: fecha de vencimiento, signatura topográfica o número de inventario, y en algunos casos, autor y título. Además se indicará el nombre o número de lector. Una vez que la ficha de préstamo ha sido ubicada, se verifica que el libro no tenga reservas, y si asi fuera, se indica la nueva fecha de vencimiento y una R luego de la misma, para indicar que esta nueva fecha corresponde a una renovación. La ficha del libro se coloca entonces junto con las otras fichas de libros prestados en el día. Se indica al lector la nueva fecha, con el fin de que la anote en la papeleta de vencimiento del libro renovado. RECLAMACIONES* La biblioteca debe procurar por todos los medios posibles que los libros sean devueltos en termino. Ya se han mencionado las multas y suspensiones como incentivos para un mejor cumplimiento de los playos de vencimiento. Otro método que se puede utilizar para lograr la pronta devolución del material prestado, es la reclamación del mismo. A tal electo se pueden enviar notificaciones o avisos, recordando a los lectores que deben devolver el material que les fue facilitado en préstamo. l a biblioteca debe establecer cuántas notificaciones se enviarán y cuando se harán l'n este .ispéelo, se debe tener en cuenta el tiempo del personal. Es común que la mayor parte del material cuyo plazo de préstamo ha vencido, sea devuelto dentro de la semana posterior al venci1X4
miento. Por lo tanto, si la primera notificación se envia a partir del octavo día. el trabajo se reducirá considerablemente. La cantidad de notificaciones, y el lapso entre una y otra, variará de acuerdo con las características de la biblioteca y las de sus usuarios. Se podría sugerir, sin embargo, que un segundo aviso se enviara una semana después del primero, y un tercero luego de un período similar. En este ultimo caso, la reclamación podría enviarse a la persona que firmó la garantía del lector. Si estos intentos resultan infructuosos, y el material no fuese devuelto, se podrá llamar por teléfono y aún concurrir al domicilio del lector. La biblioteca deberá decidir, en cada caso, cuándo se abandona el intento de recuperar el material. No siempre el valor del mismo justifica esfuerzos extraordinarios. Las notificaciones, aunque firmes, deben ser atentas, recordándole al lector que tiene en su poder material cuyo plazo de préstamo ha vencido, y que otros lectores están esperando para usuario. El tono de la reclamación sera más fuerte a medida que se reitere la misma. El primero y segundo avisos pueden ser formularios del tamaño de una tarjeta postal, que tendrán, en el anverso, espacio para el autor, título, signatura topográfica o número de inventario, y fecha de vencimiento del libro adeudado (figura 37), En el reverso se escribirá el nombre y domicilio del lector.
BIBLIOTECA PUBLICA DE SAN JUAN
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Habiendo vtncÁda el la de.votiuUo'n de ta obta: Artaud.
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el plazo pana,
El teatro y su doble
noqdmoUe. dtwlveAla a ta vago'1 blevedad poUble. Fn &u delecte ¿e. futid paiíble de. tai, tartciontA pnevutai en el Reglamento de pKÍAtamo. A$n&decÁendo ¿u cotabeíacÁón, ioludamo& a Ud. muí/ a-ten tómente..
Fig. 37 Aviso de vencimiento
185
La tercera nulificación puede ser una carta, en la que se hará referencia a los dos avisos anteriores. Sí la misma se envía al lector, el tono será muy firme. Si por el contrario, se le enviara al garante, se empleará una redacción más moderada. Otra alternativa es enviar la tercera notificación al lector, en los términos descriptos. y una cuarta al garante, pidiendo MI colaboración para poder recuperar el material. Tanto en los dos primeros avisos como en las cartas, se pueden incluir referencias al reglamento de la biblioteca, o a alguna otra reglamentación que proteja los bienes de la institución. El procedimiento para efectuar las reclamaciones es el siguiente:
BIBLIOTECA PUBLICA DE SAN JUAM
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Fecha 1 Retirar del fichero de préstamos las fichas de los libros que se van a reclamar. 2 Verificar en las estanterías, mesas, carretillas, etc.. si los libros que ve van a reclamar no se encuentran ya en la biblioteca, sin su ficha de préstamo o con una ficha equivocada. 3 Escribir en la notificación la fecha de vencimiento, y el autor, titulo. signatura topográfica o número de inventario del o de los libros que se reclaman, y el número o el nombre del lector. 4 Ordenar las notificaciones por número o por el nombre del usuario, a fin de facilitar la búsqueda de los datos del mismo en el Registro de lectores 5 Agregar, de acuerdo con la información obtenida del Registro de lectores, el domicilio del usuario. 6 Reponer las fichas en el fichero de libros reclamados. 7 Despachar las notificaciones por correo. SÍ a pesar de la notificación el material no ha sido devuelto- se procede a enviar, a la semana siguiente, el segundo aviso, y si el resultado fuera todavía negativo se enviará, a la semana, un tercero, que, como se menciona anteriormente, se puede enviar al lector o al garante. Si esta serie de notificaciones no producen el resultado esperado, se recurrirá, como se dijo anteriormente, a llamados telefónicos o visitas al domicilio del lector. Se hará, finalmente, una ficha de "lector moroso", para aquellos usuario* que adeuden libros, explicando los antecedentes del caso. Esa ficha se archivara en el Registro de lectores, adjunta a la correspondiente ficha solicitud. De esta manera, si un lector moroso quiere renovar su tarjeta, tendrá antes que regularizar su situación, si los reglamentos se lo permiten RESERVAS Es bastante común que un libro solicitado por un lector se encuentre prestado. A fin de que el usuario tenga acceso a dicho libro cuando haya sido devuelto, se debe establecer un servicio de reserva. Para efectuar la reserva, el lector llenará una solicitud del tamaño de una ficha universal. En uno de sus lados tendrá espacio para los datos del libro: autor, titulo, signatura topográfica o número de inventario (figura 38). Sobre el otro lado, el lector escribirá su nombre, dirección y teléfono. Se procederá entonces a ubicar, en el fichero de préstamo, la ficha del libro 186
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Rg 38 Solicitud Oe reserva
solicitado, colocándole entonces, una señal que indique que el libro tiene una reserva. La solicitud se intercalará en el fichero de libros reservados, por orden de signatura topográfica 0 por apellido del amor. Cuando e! libro reservado haya sido devuelto, la ficha de préstamo indicará que ha sido solicitado, buscándose entonces en el fichero de reservas la solicitud correspondiente. Esta se enviará por correo, o se le notificará telefónicamente al lector que el libro se halla a su disposición, indicándole, además, el plazo que tiene para retirarlo. El libro reservado se coloca en un estante especial, anotando el nombre de quien lo reservó y la lecha de vencimiento de la reserva. Si el lector no pasara a retirar el libro dentro del periodo estipulado, se notificará a la siguiente persona en la lisia de espera y. sí ninguna otra lo ha reservado, se devolverá a los estantes. 187
El plazo por el cual un libro reservado queda a disposición del lector. variara de acuerdo con las características de la biblioteca y del lugar. En el caso de avisar por correo, se deberá considerar la celeridad del servicio postal y entonces agregar dos días para que e! usuario tenga tiempo de pasar por la biblioteca. Se esperará el mismo tiempo a aquéllos ¡i quienes se les haya notificado por teléfono. i'kHSTAMO DE OTROS MATERIALES. Aunque el mayor volumen de préstamos de una biblioteca corresponde a los libros, otros tipos de materiales pueden MT sin embargo, facilitados en préstamo. Por las características físicas de los mismos, no se puede aplicar totalmente el sistema de préstamo descrito para los libros. Las publicaciones periódicas que no se necesitan para la tarca de referencia, se podrán facilitar en préstamo. En tal caso, no es aconsejable preparar cada número para el préstamo, sino que se puede utilizar una ficha de tamaño universal, en blanco, en la cual se anotarán el título y fecha de la puhliatcion, los datos del lector, y la fecha de vencimiento. Para las más solicitadas, se pueden tener fichas con el título ya escrito. La fecha de vencimiento se indicará, además, en la publicación, por ejemplo, en la contratapa. El resto de la operación de préstamo es similar a la de los libros. I .os folletos se pueden prestar de manera similar a la de las publicaciones periódicas, esto es. con una ficha de préstamo no permanente. En la misma se anotará el título del folleto o. simplemente. la materia en la que se le ha clasificado, la cantidad de folletos, y los datos usuales requeridos para el préstamo. La fecha de vencimiento se indicará en la contratapa, siendo las demás operaciones similares a las del préstamo de libros. El resto de los materiales que componen la colección de la biblioteca se prestan, generalmente, en circunstancias excepcionales. En el caso de hacerlo, se puede proceder de manera similar que en e) caso de las publicaciones periódicas o los folletos. PRÉSTAMO INTERBlBUOTECARio. El préstamo inlerbibliotecario es un servicio por medio del cual las bibliotecas se facilitan en préstamo aquellos títulos que no se encuentran en sus respectivas colecciones. Por medio de este servicio, una biblioteca pequeña puede hacer que sus usuarios tengan acceso a un número mucho mayor de títulos que los que ella misma posee. El servicio debe estar limitado, sin embargo, al préstamo de aquellos títulos que se soliciten por razones de estudio o investigación. La biblioteca prestataria puede, además, limitar el préstamo de los materiales valiosos, agotados, frágiles o que tengan mucha demanda de sus propios usuarios. El préstamo inlerbibliotecario puede regirse por algún tipo de convenio. INIC puede ser informal, limitándose a un simple acuerdo de paiabra. o formalizado en un documento que establezca las modalidades del préstamo. Los puntos principales que debe determinar un convenio son: plazo de préstamo, cantidad de volúmenes que se pueden solicitar, personas que se harán responsables del material, tipo de compensación en caso de pérdida o daño, gastos ocasionados por el envío, y si el material podrá ser 188
retirado a domicilio, o deberá ser consultado en la biblioteca solicitante. En general, las condiciones de préstamo más comunes son; un plazo de quince días, y de tres a cinco, la cantidad de volúmenes que pueden pedirse. Las solicitudes deben ser firmadas por el director o por la persona autorizada por éste, y los gastos que demande el servicio serán costeados por la biblioteca solicitante. En ausencia de un convenio, las condiciones de préstamo serán fijadas por la biblioteca que facilita el material. OPERACIONES DE PRÉSTAMO. Las solicitudes de préstamo pueden ser formularios del tamaño de una ficha universal, en los que se anotará el nombre y la dirección de la biblioteca solicitante, los datos del libro requerido y. si es necesario, la firma de la autoridad responsable. La solicitud se hará por triplicado. Una copia quedará en la biblioteca solicitante y el original y la otra copia se enviarán a la que facilite el material. Esta última registra el préstamo como lo hace habitualmente con sus lectores, agregando la solicitud original a la ficha de préstamo. Entonces se remite el libro prestado, junto con la copia de la solicitud. Al recibir el libro, la biblioteca solicitante notifica al usuario que el material ha sido recibido. Cuando el lector haya consultado o devuelto el libro, éste se envía a la biblioteca prestataria, que procede a descargar el préstamo. Esta es una de las tantas formas de efectuar el préstamo inlerbibliotecario, ya que puede variar de acuerdo con el tipo de convenio, o con los procedimientos propios de cada institución.
Lecturas sugeridas DiAMs, n. n. Simplifying work in small public librarles. Philadelphia. Drexel Inslitiilc of Technology, 1965. (Drexel IJbrury School Series. II). LITTON. Q, I.a hibllotciu publica. (Me\ico*Huenos Aires. Centro Regional de Ayuda 1 cónica. 197?. (Breviario-, del bibliotecario. 141. rMBER. M. t. Technical sen-ice* in libraries. New york. Columbia I'niversily Press. 1954. (Columbia University Studies in library service. 7) WHEEUH. H. r.; t.ouitiOK. H. Admini.urucum ptdclfca dc biblinietm publican. Trad, dc A. Conlin. México, Fondo de Cultura Económica. 1970.
189
CAPÍTULO 9
Servicio de referencia
por Josefa E. Sabor
La tarea de referencia En los capítulos anteriores se ha expuesto la forma en que se prestan a los usuarios los distintos servicios. Se ha reservado para este capitulo uno de los más importantes, si no el más relevante de todos: el de referencia, llamado también servicio de consulta. La palabra referencia es un neologismo sancionado por el uso, pero no aceptado aún por la R. Academia Española. Su significado bibliotecológico es el mismo del vocablo inglés reference.l y puede admitirse por extensión y analogía, como bien dice Buonocore 1 Este autor señala que "la tarea de referencia consiste, sobre todo, en un asesoramiento o ayuda, con indicaciones, consejos, datos, informes, etc., tendiente a orientar al lector en la búsqueda del material bibliográfico de su interés'". 3 Con respecto a la palabra consulla, usada en países de Hispanoamérica, tampoco es aceptada con un significado similar al de referencia por el diccionario oficial de !a lengua. Por su parte. Finó y Hourcadc señalan los reparos de orden jerárquico que provoca el uso de la expresión •'bibliotecario consultor" o "de consulta".' 1 En el presente capítulo se utilizará siempre la expresión referencia. Las tareas d e referencia que se prestan en toda biblioteca constituyen distintas formas del servicio que integran: suministrar información; orientar 1 BI <6cooiutw flf i. ii IWMI»OM, A.L A .t'y«í I *»-•> (ermv «,,. cH„ defínala urca de irfcrcocU como; "ItrVne de IR nica Miüoictnrui que *e ocupa da hi avttfciKüt * 1m lecuret en la 6uvr«iL» de infn. y en e| mti de l u lueniei de la MtXiouc* p a n t\ etludio V In Én>e»U«*iii>n 21 1* "re* Je un dertulanrnin de i tí» irnos '. v i Q 2 pVOMn'.imt . o . í*l< l *•*«*"• 4*. luhtUlUtolvuli). 1 • U Q N M X I U . O , Of. Clt , p * J
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en el uso del fondo bibliográfico; localizar y hacer accesibles materiales que la biblioteca no posee; aconsejar en la selección de lecturas y bibliografía; enseñar a manejar instrumentos para el estudio y la investigación. realizar diversas rutinas y tareas administrativas. El hecho de que la biblioteca haya acentuado, a partir de la segunda mitad del siglo actual, la importancia de su misión informativa, ha determinado una creciente complejidad en el servicio de referencia, lo cual se pone de manifiesto sobre todo en las bibliotecas académicas y especializadas. Esto explica que en muchas de ellas hay;i cambiado su denominación por el de servicio de información. Sin embargo es fundamental no perder de vista que el objetivo de la tarea de referencia no es solamente el de brindar información, y la lectura de párrafos anteriores indica hasta qué punto la enseñanza, el juicio y la evaluación son inseparables de dicha tarea. Por eso ninguna biblioteca, sea cual fuere su tipo, nivel o importancia, puede sustraerse a la prestación de ese servicio, que ofrece matices y grados de profundidad muy distintos, según los usuarios a que está dirigido. Shera lo ha señalado así al decir que el servicio de referencia abarca todo el espectro que va desde la ayuda a un lector para encontrar un libro, hasta una atención de alto nivel profesional para localizar la bibliografía de un tema muy complejo.* Existen, en términos generales, dos tipos de servicio de referencia: general y especializado. Sin poder trazar una linea divisoria neta entre ambos. puede decirse que el primero se presta en bibliotecas públicas y escolares; el segundo en académicas y especializadas. Este capítulo sólo se ocupará de referencia general. ¿Qué clases de consultas caracterizan la referencia general? Son pedidos de ayuda y orientación que se relacionan, entre otras muchas cosas, con los catálogos; la búsqueda de datos; la determinación de cuáles son las obras más adecuadas para realizar un trabajo; la localización de materiales fuera del ámbito de la biblioteca; la aclaración de una cita bibliográfica imperfecta, y muchas más que no se relacionan en forma directa con las tareas técnicas que cumple el bibliotecario, sino con el producto que se obtiene de ellas, y que se traduce fundamentalmente en proporcionar la orientación e información más adecuadas y seguras en el menor tiempo posible. \M el bibliotecario asume el papel de guía dentro de la biblioteca y es el intermediario entre el lector y los fondos de que la misma dispone o puede llegar a disponer a través de la consulta y el préstamo interbibliotecarios. Desde que el auxilio organizado al lector comenzó a prestarse en las bibliotecas en la segunda mitad del siglo XIX, la referencia fue definida en muchas ocasiones y con matices distintos, según las épocas y la mayor o menor amplitud que se consideraba necesario y justo dar a ese servicio.
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Pero la complejidad creciente de su proceso aconseja hoy no tanto intentar dar una definición de la referencia en si, como indicar las distintas partes de la misma. Siguiendo a Rees. pueden señalarse cuatro .aspectos fundamentales en esa actividad: la tarea de referencia, que es la que realiza el bibliotecario para arribar al fin perseguido; las fuentes de referencia, que son las obras que consulta para obtener los datos necesarios; el servicio de referencia. conjunto de actividades tanto intelectuales como administrativas, a través de las cuales el usuario recibe la información; el proceso de referencia, suma de los tres elementos citados, y que en consecuencia reúne todo lo que se halla entre el usuario y la información: las fuentes a consultar; los bibliotecarios; las distintas actividades que estos cumplen en la búsqueda, el hallazgo, la entrega y el almacenamiento de la información.*
Las demandas de los usuarios La importancia del papel del usuario en el proceso de referencia se valoriza constantemente. Durante muchos años el servicio se prestó para ellos, pero puede decirse que en buena parte casi sin ellos. El bibliotecario cumplía su tarea sin establecer una comunicación profunda con el lector y éste quedaba en no pocas ocasiones librado a sí mismo, una vez que obtenía una respuesta, no siempre satisfactoria. La consecuencia inmediata de esta situación ha sido que las bibliotecas sean usadas por debajo de su potencial real de información. Desde hace algunos años ha comenzado la revalon/auon del papel del usuario y con ello los estudios sobre la relación bibliotecario-usuario, en un intento por vencer la barrera de la incomunicación que suele interponerse entre los dos. Prohlemas de personalidad, dificultades para establecer la comunicación, el no saber a ciencia cierta si se ha satisfecho cumplidamente la demanda, motivaron que en muchas ocasiones el usuario quedara fuera del proceso y se le asignara un papel pasivo en la solución de sus necesidades de información y orientación. En los momentos actuales se realizan estudios profundos sobre las preguntas de referencia; la forma de realizar la entrevista bibliotecariousuario: la clarificación de las preguntas; la preparación de los bibliotecarios para poder sostener con éxito el diálogo y llevar adelante las entrevistas; el entrenamiento de los lectores, con el objeto de que lleguen a ayudarse a si mismos y mantener una mejor relación con el bibliotecario. Si se tiene presente la intervención del bibliotecario y el usuario en el servicio de referencia, los distintos pasos de la consulta podrían sintetizarse en la siguiente forma:
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Necesidad de información u orientación (U)
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tóht^Z " S r ^ .areas intelectuales: búsqueda de datos, investigaciones o tareas bibliográficas.
rrtwo USAR LA BIBLIOTECA. El lector que por primera vez ¡ » » ^ ^ » ; ffi^^ informarse sobre múlüples detalles que le ! * " " ? £ lechar los recursos que ella ofrece: los horarios de *"*"**?£*? ¿ 2 £ £ de cierre' el carácter de púbüca. sem.publica o privada, las condi-
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Salida de la información
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Almacenamiento de la información para usos futuros (R)
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considere m i r t o s . De esa manera logrará, por ""a parte aleccionarlo T e uto c o r f e c í T p r o v e c h o s o de los catálogos y por otra d o n a r a en el mismo el respeto por una tarea que comprueba que no es b e d y esta 195
realizada con un criterio riguroso. Esa-* dificultades se hacen doblemente notorias en los catálogos sistemáticos, para cuya comprensión y buen manejo extremará el bibliotecario la atención al lector. Ese constante comentario sobre los catálogos, que se produce entre el bibliotecario y los usuarios, permitirá el establecí mien to de un lazo de unión entre los servicios al público y los procedimientos técnicos. El riesgo más grande que corren catalogadores y clasificadores es su falta de conexión con los usuarios para quienes, en definitiva, trabajan. Su falta de contacto con los mismos les oculta, a la larga, las dificultades que plantea el manejo de las fichas que ellos redactan, la conveniencia de insistir o no en un criterio determinado, la necesidad de dar una mayor o menor importancia a ciertos temas en la clasificación, y mil problemas más, regulados por el nivel y los intereses de los usuarios que sirve la biblioteca, y no pocas veces por los hechos y problemas que repentinamente atraen la atención general. El puente de unión entre los catalogadores y clasificadores por una parte y los usuarios por otra, es el bibliotecario en ejercicio de tareas de referencia. El será quien, en definitiva, emplee la experiencia que le proporciona su ayuda a los lectores para alertar a los responsables de los procedimientos técnicos, y será su mejor y más justiciero crítico. Ésta es una de las razones por las que se aconseja que el bibliotecario de referencia esté ubicado cerca del catálogo, y atento para auxiliar personalmente, o por medio de algún ayudante, a los lectores que se hallen en dificultades. í^ueda aún por considerar un aspecto de esta ayuda primera y más elemental del usuario: el manejo de los libros mismos. CÓMO USAR IX)S MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS. Así como el bibliotecario de referencia es el más indicado para solucionar las dudas que pudieran suscitarse en la consulta de los catálogos, así lo es también para las que surgen de un manejo inadecuado de los materiales bibliográficos. Puede parecer exageración decir que un buen número de lectores necesita que se le asesore sobre la forma de utilizar correctamente una obra. pero cualquier bibliotecario con experiencia puede atestiguarlo. El empleo de un índice que abarca varios años de una publicación periódica, un volumen complementario de diagramas, una forma particular de alfabetización, la indicación oportuna de una tabla de abreviaturas o de una fe de erratas, la lectura correcta de un mapa, el uso adecuado de una diapositiva o una filmina. son detalles que pueden ahorrar muchas horas de trabajo a un lector. En la mayoría de los casos el bibliotecario actuará a requerimiento del propio interesado, pero en no pocos su sagacidad le indicará al novel, al estudiante, al lector ocasional, al tímido y al indeciso, que a menudo necesitan una ayuda que no reclaman. DATOS CONCRETOS soi.tCTTADOS POR EL USUARIO. Este cuarto grupo de preguntas de referencia comprende los datos que los lectores piden al bibliotecario para solucionar sus dudas, responder a alguna tarea escolar, informarse sobre algún punto de interés o simplemente satisfacer su curiosidad. 1%
Estas preguntas se formulan sobre las más diversas clases de materias, y ponen a prueba la preparación y sobre todo la perspicacia y sentido de orientación del bibliotecario. Lógicamente el bibliotecario de referencia no puede saberlo todo, no puede tener la misma competencia en todas las especialidades a las que pertenecen las distintas preguntas que le formula el público. Por eso su problema no es en esencia saber, sino saber dónde encontrar los datos que le son solicitados. Cabe ahora preguntarse si el referencista actuará en ttxlos los casos y circunstancias en la misma forma. ¿Es que hay acaso una sola forma correcta de proceder? Es evidente que no. y que la estrategia que el bibliotecario va a desarrollar dependerá de muy diversas circunstancias: el tipo de biblioteca, el grado o nivel de formación del usuario, los medios y el tiempo de que dispone, etc. Las posibilidades que se ofrecen son tres: o el bibliotecario hace por sí mismo la búsqueda y responde en forma directa. lisa y llana a la pregunta: o enseña al lector a realizar esa búsqueda y encontrar ta respuesta; o la tarea se realiza por una acción común de ambas partes, usuario y rcferencisi.i En las bibliotecas de alto nivel académico o especializadas, la primera y la tercera forma son la.s más usadas; en las bibliotecas escolares y públicas la segunda es considerada como la más racional, pues con ella el bibliotecario habrá contribuido a poner al lector en el camino de la autonomía en el estudio y la búsqueda. El trabajo de referencia se apoya, principalmente, en ese caso, en el concepto de que el bibliotecario también desarrolla una acción de tipo docente y que debe tratar de poner a los usuarios en condiciones de manejar por sí mismos los elementos que han de permitirles realizar en forma independiente sus esludios e investigaciones Sin embargo no debe perderse de vista un hecho importante: a menudo, lo que el usuario necesita es una respuesta y no. por ejemplo, una lección sobre el manejo de una enciclopedia o un diccionario. El bibliotecario deberá haber alcanzado, a través de la entrevista con el lector, el suficiente conocimiento como para decidir qué es lo que conviene hacer: responder directamente: colocar en manos del usuario una o varias obras en las que hallará la respuesta; enseñarle a manejarlas. Pero sea cual fuere el criterio que al fin adopte, nunca deberá olvidar que, en la medida de lo posible. los usuarios deberán alcanzar independencia en la tarea de informarse, y que ese debe ser uno de los objetivos de la biblioteca pública y particularmente de la escolar. Por ello la tarea de referencia no debe limitarse a servir las respuestas sino a enseñar cómo obtenerlas. LECTURAS. Las demandas para realizar nuevas lecturas pueden responder a distintos fines: ampliar conocimientos, afrontar exigencias de programas de estudio, realizar lecturas de formación, información o recreativas. Ese tipo de servicio, que insume mucho tiempo, presupone una seria responsabilidad. Ello se debe a la dificultad con que tropieza el bibliotecario para decidir en cada ocasión que es lo que conviene aconsejar, ya que una lectura inoportuna puede ser perjudicial para el usuario, y una elección hecha sin tino, puede desalentarlo y alejarlo de la biblioteca.
NUEVAS
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I Los libros tienen un valor absoluto, que es el que resulta de sus méritos intrínsecos, sin hacer ninguna otra cla>e de consideraciones. Pero los materiales bibliográficos tienen además un valor relativo, determinado por la utilidad que prestan o por el eco que provocan y las reacciones que despiertan en quienes los leen. La misma obra puede así, independientemente de sus valores, ser benéfica o no, útil o inútil, inocua o malsana. La edad del lector, el sexo, sus condiciones físicas, mentales y síquicas, su grado de información, su madurez espiritual, los objetivos que persigue con la lectura y la consulta, son factores que influyen sobre la oportunidad de la elección que en cada caso haga el bibliotecario.
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TÉCNICAS DE TRABAJO INTELECTUAL. Son numerosos los usuarios que se
acercan al bibliotecario solicitando su ayuda para planear un trabajo escolar, una búsqueda, una monografía, una investigación. También son muchas las consultas sobre cómo hacer citas bibliográficas o cómo redactar una bibliografía. Es muy difícil que el referencista pueda responder, en forma rápida y a la vez eficiente, a este tipo de consulta, y ello por razones de tiempo. Esas consultas son largas y complejas, y el bibliotecario, si respondiera en forma individual, vería absorbido su tiempo por una tarea que estaría repitiendo y reeditando todos los días. 1.a mejor forma de afrontar esta parte importante de la tarea de referencia es la de realizar una acción duradera y que beneficie al mayor número de personas. En los casos en que el tipo de consulta lo permita, podrá hacerse una publicación; normas para citas bibliográficas, consejos sobre la forma de planear una monografía o de redactar una bibliografía. En otros, la forma más útil será la de clases o cursillos que dicta el propio referencista o que se hacen bajo la supervisión de su servicio. En este caso se encuentran el planeamiento de trabajos escolares y las tareas de investiga-
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Los materiales que el bibliotecario usa en la tarea de referencia son de dos clases: los de referencia propiamente dichos, y aquéllos a los cuales se recurre en forma accidental. Los primeros se llaman abras de referencia; los segundos, fuentes de referencia. Las obras de referencia han sido ideadas y realizadas con el fin de servir para las tareas de información. Son las enciclopedias, diccionarios, repertorios biográficos, bibliografías, catálogos, anuarios, almanaques, guías, índices, etc. Por su parte, las fuentes de referencia son distintos elementos que, sin haber sido realizados con miras a suministrar información pueden, en un determinado momento, constituirse en elementos fundamentales para res198
OBRAS DE REFERENCIA. N O es fácil definir la obra de referencia. Lo han intentado numerosos autores, sin que se haya logrado un resultado satisfactorio. En términos generales se puede decir que una obra de referencia es aquélla apropiada -por sus objetivos, plan, ordenación y forma de tratar los lemas- para la consulta con fines de información, o la que remite a otras obras para conocer o ampliar un tema dado, Hay. pues, dos clases de obras que pueden ser llamadas con propiedad, de referencia: LAS
1 las que informan por sí mismas: enciclopedias, diccionarios, repertorios biográficos, anuarios, etc.; 2 las que remiten a otras obras: bibliografías.
C »ón.
Los materiales de referencia
ponder a una consulta. Según Katz. una fuente de referencia es "cualquier obra que se usa para responder a una pregunta. Puede ser un folleto, una lámina, un disco, un informe inédito, un artículo de publicación periodica, una monografía, una diapositiva, aun un especialista que está a disposición para responder la pregunta".'
Es necesario señalar que en muchos casos los tipos I y 2 se combinan, con una mayor o menor preeminencia del primero sobre el segundo. Esto ocurre, por ejemplo, en las enciclopedias y los diccionarios biográficos, que incluyen bibliografías sobre los temas o personajes tratadov El conjunto de las obras de referencia forma la llamada colección de referencia, que se encuentra a la mano del bibliotecario, el cual, con su ayuda, responde a muchas de las consultas que se le formulan. Los usuarios deben tener acceso libre a la estantería y las utilizarán libremente, sin restricciones ni formularios previos, a fin de poder consultarlas directamente, sea poique llegaron a la biblioteca con conocimientos suficientes sobre las mismas, sea porque el propio bibliotecario los inició en las peculiaridades de su manejo. Es necesario dedicar un párrafo especial al diferente grado de importancia que adquieren, según el tipo de biblioteca, las distintas clases de obras de referencia. En términos generales, aquéllas que informan por si mismas son las que tienen mayor uso en bibliotecas escolares y públicas, mientras que las bibliografías desempeñan un papel preponderante en las académicas y especializadas. La bibliografía ha adquirido en los últimos años una importancia capital, hecho al que ha contribuido el uso de medios electrónicos para su compilación y edición. Por otra parte, la necesidad de un control de todo lo que se publica en el mundo, es una exigencia de los investigadores, en especial los científicos, cuya satisfacción no admite demoras, y que ha motivado una vigorosa acción de numerosos organismos nacionales e internacionales. Esto se ha traducido en la formación de redes de información, que utilizan computadoras y otros medios modernos para reunir el máximo de informa7 KOI, - » .op cit.. v |, p I*
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ción bibliográfica posible para darla rápidamente a los usuarios, que no olra cosa significa la expresión control bibliográfico universal, acuñada en la segunda milad de esle siglo. Una de las consecuencias de la aplicación de la electrónica a i.t compilación bibliográfica, ha sido la aparición de nuevas formas de la bibliografía, la mayoría muy sofisticadas. A pesar de ello no es posible decir que una biblioteca pública, por ejemplo, no necesitará nunca usarlas. Ya se ha expresado que la linea divisoria entre referencia general y especializada es tenue. Lo mismo puede afirmarse con respecto a fuentes para lu referencia general y para la referencia especializada.
El cuadro que se inserta no pretende ser exhaustivo, ni mucho menos, en cuanto a los tipos de obras que cita, pero si aclarar lo que se lleva expuesto y señalar una vez más la riqueza y variedad de los materiales de referencia. así como tas infinitas posibilidades de búsqueda que la biblioteca brinda a relcrcncistas y usuarios. 9
OBRAS PF RBMKtNett
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LAS PUENTES DE REFERENCIA. Desde e! punto de vista de la referencia, lodo el fondo bibliográfico y de materiales especiales que guarda una biblioteca pasa a constituirse en fuentes de referencia. Se trata de los libros, folletos. publicaciones periódicas, láminas, mapa*, planos, películas, diapositivas, discos, textos y partituras musicales, programas de espectáculos. fotOgraEEaS. carteles, etc., de los que el bibliotecario de icforcncia se sirve a medida que los necesita. Por ejemplo, si un lector hace una consulta de carácter histórico, quizás la mejor forma de responder sea recurrir a un libro de historia, a un atlas histórico, a una serie de diapositivas, materiales todos que no están incluidos en su colección de referencia, pero que en ese momento cumplen esas funciones. Cuando esas obras del fondo general llegan a ser de uso continuo -por ejemplo una historia universal, una antología, un manual, una iconografía, etc.- deben incorporarse al material de referencia, y si su uso es constante por e! público y eso aconseja mantenerlas también en el fondo general, se tratará de duplicarlas para que puedan prestar con eficiencia ambos servicios. Considerando la existencia de las obras de referencia y el auxilio que pueden prestar los demás elementos con que cuenta la biblioteca. Wyer ha hecho una división de esos materiales con miras a la tarea de referencia, en tres grandes grupos: el ala derecha, el ala izquierda y el centro, A la izquierda coloca las obras de referencia; a la derecha las literarias, de creación, generalmente las menos requeridas para auxiliar al referencista. en el centro agrupa las obras científicas, históricas, de crítica, sociológicas. etc.. a las cuales se recurre constantemente/ De acuerdo con las palabras de Wyer. la tarea de referencia se presenta así apoyada sólidamente sobre el ala izquierda de la biblioteca, formada por materiales especialmente concebidos para facilitar el trabajo, y seleccionados especialmente para el mismo. Pero, por otra parte, constantemente requiere ayuda al núcleo central, al corazón de la biblioteca, da buena parte de su fondo bibliográfico y de sus materiales especiales, y por fin. raramente, en menor número de oportunidades, da la colección de obras literarias que completa la colección de la biblioteca. K wv**. i i Mrftwmtrw awA, CWaph VL.A.. t«0. «Lifcmy currtMhnn .*itj*.t
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El estudio de las obras de referencia
LOS ELEMENTOS DE LA PORTADA
Constituir una colección de obras de referencia supone llevar adelante, por parte del bibliotecario, tareas de selección y adquisición. Para poder realizarlas con éxito, así como para utilizar después con provecho cuanto adquiera, tendrá que conocer a fondo las obras que integraran dicha colección, para lo cual realizará un estudio de las mismas. I-as razones por las cuales ese estudio es de gran importancia, son tres: 1 poder evaluarlas con fines de selección; 2 poder aconsejar su adquisición, haciendo una inversión razonable del dinero disponible; 3 saber manejar las obras para usarlas correctamente, y a la vez estar en condiciones de ensenar a tos usuarios a utilizarlas. El estudio y la valoración de las obras de referencia supone, en quien las realiza, buenos conocimientos de tipo general o en la especialidad que trata la obra, aptitudes intelectuales para emitir juicios de valor y. además, conocimientos sobre las características materiales de las mismas. El bibliotecario deberá emitir su opinión sobre autores y colaboradores: la forma en que han sido tratados los temas que contiene la obra; su estructura; las restantes caractensiicas intrínsecas y extrínsecas; la forma de adquisición; la oportunidad de esa adquisición desde el punto de vista de la biblioteca. Para facilitar tan compleja tarea, se han redactado los llamados criterios o criteria de selección de obras de referencia, que se apoyan en los criterios generales de evaluación analizados en el capítulo 4. En cuanto a los criterios para obras de referencia, los hay para los tipos principales y aún para algunas fuentes, como por ejemplo los atlas. La mayoría son muy complejos y a veces de aplicación difícil. Para familiarizarse con ellos se podrá comenzar consultando uno sencillo, de tipo general, titulado Cómo estudiar una obra de referencia. Es un criterio breve, eficaz y de fácil comprensión. Su autora fue la renombrada referencisla Mudge.10 Otros criteria para enciclopedias, diccionarios y otras obras de referencia pueden consultarse en distintas ediciones de la GUI¡>t: to referente hooksr" y en las obras de Cheney, 1 * Wynar1* y. en español, en la de Lasso de la Vega.' 4 ¿CÓrao procede, qué pasos sigue el bibliotecario para realizar el estudio de las obras y la aplicación de los criteria? No bien tiene ante sí la obra en cuestión, comenzará por el conocimiento de su portada y analizará sus distintos elementos. Realizará después el análisis interno y finalizará con el análisis externo.
1 EL TÍTULO. Este indica, por lo general, la amplitud de la obra y la extensión de su contenido. La Bibliografía de tu imprenta en Santiago de Chile, desde sus orígenes hasta febrero de 1817, de José Toribio Medina. tiene un título lo suficientemente explícito como para dar una idea bastante clara sobre su contenido. Pero esta situación no se repite en todos los libros de referencia; asi la Biblioteca hispanochilena < I523-IXI7). del autor ya citado, cuyo titulo no indica que sólo incluye obras de chilenos y de españoles que escribieron en Chile, y que fueron impresas fuera de este último país, sea en Europa, sea en otra parte de América. En algunas ocasiones, el subtitulo es lo suficientemente aclaratorio, pero en otras puede no ocurrir así, o faltar totalmente. En lo que respecta al titulo, el bibliotecario estará en guardia contra dos formas comunes de engaño, que tienen por finalidad inducirlo a adquirir obras que pueden no ser de valor e interés, o duplicar innecesariamente adquisiciones ya realizadas: a) los títulos semejantes a otros ya consagra dos, que al amparo de una similitud que a veces no se descubre a primera vista, pretenden asegurar la venta de la obra; b) la traducción de la misma obra a distintos idiomas con títulos diferentes, sin indicar en ningún caso que se trata siempre de la misma.
Kl m r».r. ( ••..R'lrrrmt fco.iA.1 ami riferentr - . " » V Eusene P Shechy Chicago. A.i-A.. I» 7 *, p x ( i x v > H») irnducerin españoli de Merced» AWUe Acuia en C i m h u lirfonruiivn de) Cenuo dr Estudio* BibSoieMlb»>c<». Uuem» AWr». *, 111. n" I. p VS. »br. 194* II <.i IIK tonlnncc hook*. Wi ed.. eomp. h> Eugene i' S t w h » ChioBü A L A . . l«A 13 I " i M t . i H. PVMMMMMf 'ili'eHcr •imnii t'í»ií-HH>. A I_A . | 9 ? l . I.i »*»**-**JHtr^tUu*h-ttrL Mb cií i*v Kovhcnter, N Y . I.tbiarwt Unlimited. I96T 14 i UM M i . n » A , i. «-.««*( Jr WWi««o/*(H U . h . ed. Madtid. Ma>ie. 1 9 * .
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2 EL AUTOR. En muchas ocasiones, el solo nombre del autor es. por si mismo, una garantía de seriedad, como ocurre en los ejemplos citados más arriba. En otras, la lista de títulos y cargos que suele acompañar su nombre en la misma portada ayuda a su iden tifie ación y a formarse un juicio sobre sus merecimientos. En caso de considerar que los datos reunidos no son suficientes, deben consultarse repertorios biográficos, y cualquier fuente sería. Es común explotar en las obras de referencia un nombre consagrado, con el doloso objeto de acrecentar el prestigio de la obra. En especial, en los libros escritos en colaboración y con un editor intelectual responsable, algunas figuras de gran significación o de figuración en las ciencias y en las letras suelen ser sorprendidas en su buena fe, y prestan su apoyo a obras que convierten la mención de su nombre en una verdadera superchería. 3 EL EDITOR. La confianza que puede despertar en el bibliotecario una obra de referencia cuyo estudio afronta, y que ha sido escrita por un autor que le ofrece motivos para confiar, suele estar en relación directa con la que le merezca el editor comercial de la misma. En el caso de los libros de referencia, las dificultades para identificar a los editores suelen no ser muy grandes, ya que este tipo de obras es generalmente lanzado al mercado por empresas económicamente fuertes y que tienen asegurada la amplia difusión de cuanto producen. En consecuencia, es fácil que resulten ampliamente conocidas, y por la misma razón, el bibliotecario reaccionara con desconfianza ante cualquier intento de ocultación del verdadero editor. No se dejará engañar, tampoco, por la gran difusión de un nombre editorial.
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( { que puede corresponder ;i una organización económicamente poderosa, pero SÍD los suficientes recaudos morales, capaz de prestar su nombre y sus posibilidades de difusión a empresas que no representan más que una posibilidad de buena colocación en el mercado. 4 t.A FECHA Éste es uno de ios datos más importantes en \,\ estimación de las obras, ya que. por ejemplo, no puede considerarse desde un mismo punto de vista ni ser utili?ado con los mismos fines un diccionario de la lengua publicado en el siglo KVIII. que otro editado en el siglo XX. Para ponerse a cubierto de cualquier engaño, intencional o no. por parte de los editores, el bibliotecario revisará cuidadosamente la obra y consultará todas aquellas partes de la misma en las que puedan aparecer fechas indicadoras de su antigüedad: el pie de imprenta, el copyright* el prólogo, el colofón, y hasta la fecha de edición de los títulos citados en las bibliografías EL ANAI tsis INTERNO. Terminado el estudio de !a portada, se pasará al análisis del contenido mismo de la obra. 5 EL PREFACIO Ésta es la p¡irie del libro en donde el autor expone con amplitud el fin que se ha propuesto, el plan de la obra, las limitaciones de ésta, la profundidad y extensión del tema, las instituciones y autoridades a quienes ha recurrido en busca de critica y consejo. Puede afirmarse, sin temor a exageración, que la lectura del prólogo es indispensable para la estimación de la obra, el conocimiento de su contenido y su manejo correcto. Si el prólogo del Diccionario htográjlco argentino, de Udaondo, nos advierte que sólo aparecen en él las personalidades que ya habían muerto en 1920. es lógico pensar que el bibliotecario que lo maneje sin haber leído estas lineas preliminares correrá el riesgo de pedir a la obra más de lo que ella esta obligada a ofrecerle y. además de perder su tiempo en consultas inútiles, cometerá la injusticia de acusarla de haber incurrido efl omisiones que en realidad no se han producido. El prefacio suele, ademas, permitir al lector formarse una idea de la amplitud de conocimientos y la seriedad con que el autor ha encarado la obra. En un libro de referencia raramente el prefacio es inútil o incoloro, y es muy difícil que a un prólogo claro, con una buena exposición del plan y una indicación precisa de los fines, corresponda un contenido que defraude el interés y la confianza del bibliotecario. 6 EL CONTENIDO El estudio del contenido presenta i res aspectos distintos: en primer lugar, su distribución; luego, su valor real; por último, su presentación. La distribución del material, que constituye la obra en sí, puede ofrecer algunas variantes, que si no influyen directamente en su valor, pueden determinar que aquella sea de mayor o menor utilidad en la biblioteca. La forma más común de ordenación, en las principales obras de referencia, es la alfabética, pero en no pocos casos suele estar ésta sustituida por la sistemálica. la tabular u otra, determinada mas a menudo por el tema que [rata el libro que por el propio gusto del autor.
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Como se ha dicho, esta distribución no es tan importante en lo que afecta al valor de la obra en si, como por lo que se relaciona directamente con el uso que puede hacerse de ella. Así. la Enciclopedia universal ilustrada europeo-americana -conocida vulgarmente por el nombre de la casa editora. Espasa-Calpe- está ordenada ed fon i alfabética, y por tal razón su uso es más sencillo, mientras que la Encíclopédic francaise, iniciada por de Monzie -en la que cada volumen está dedicado a una materia diferente subdividida a su vez en temas menores- sólo puede ser manejada por lectores que posean cierto nivel de instrucción y capacidad. Apenas el referencista ha estudiado el orden del material, deberá adentrarse en las particularidades y secretos de esa ordenación, para manejar mejor la obra. Si la disposición es alfabética, comprobará si esta hecha palabra por palabra o letra por letra, que orden sigue con palabras comunes, apellidos y lugares geográficos de la misma ortografía, en qué forma se ordenan los reyes de igual nombre y número y disünta dinastía, etc. Evitará asi dar por inexistente un dato que en realidad se encuentra en otro lugar y no en aquel en que lo buscaba. Así, la Enciclopedia de Espasa-Calpe guarda, en la palabra San, el siguiente orden: a) Acepciones generales (por orden alfabético: Botánica, Derecho, Entomología, etc.): b) Geografía; c) Genealogía: d) Hagiografía. e) Biografía. En consecuencia, la biografía de José de San Martín se halla ubicada en el úlnmo rubro, entre las de San Martin, José, escritor argentino, y San Martin. José María, politico salvadoreño. Se ha acusado a esta enciclopedia de haber omitido la biografía del general San Martín, por desconocer sus normas de alfabetización. Si la distribución es sistemática, tabular, cronológica, geográfica o de cualquier otro tipo, el referencista la estudiará también, pues solo asi se compenetrará de las dificultades y características de su manejo, y estará en condiciones de auxiliar a los lectores. El estudio de los valores y características especiales del contenido de la obra en si. segundo aspecto a considerar, son los puntos que pondrán a prueba las más altas condiciones intelectuales del bibliotecario. Las opiniones que haya logrado recoger en otras fuentes -revistas especializadas, repertorios, opiniones de colegas, etc.- le serán de gran utilidad, pues muy a menudo sólo un uso prolongado permite formarse un juicio exacto sobie la utilidad, mérito y seguridad de esta clase de obras. Ante todo, el bibliotecario deberá formarse una clara idea del público al cual la obra está dirigida, considerando para ello tanto la profundidad como la forma en que el tema ha sido tratado, La Encyclopaedia Britannic a, de tipo científico, no está destinada a los mismos lectores que la Enciclopedia Bursa de consulta fácil. obra para adolescentes; ni el Diccionario critico 205
í ( etimológico de la lengua castellana de Joan Coraminas, en cuatro volumenes. ha sido compilado para los mismos fines que el Pequeño diccionurio Kapefusz, destinado a los escolares. En pocas palabras, sin entrar a considerar los méritos de la obra misma, el referencista puede desechar, no por falta de méritos, sino por inadaptable a un determinado público, una obra de su especialidad. Considerada ya la profundidad, alcance y demás características de la forma en que ha sido tratado el tema, cabe formarse una opinion sobre los méritos de la tarea realizada. SÍ el nombre del autor ha merecido confianza, es posible que el contenido de la obra no defraude al referencista en cuanto a la seguridad de la información y a la categoría y nivel intelectual alcanzados por el mismo. Sin embargo, considerará con especial atención el equilibrio e imparcialidad con que han sido enfocados los distintos problemas, extremando este análisis para las obras que tratan temas religiosos, sociales o políticos. Por fin. a través de su lectura se habrá formado ya una opinión sobre la forma en que ia obra ha sido redactada y la mayor o menor concordancia que existe entre esta y el tema y el carácter del libro y el público a que ha sido destinada. Serán eliminadas las obras con errores ortográficos y sintácticos o aquéllas que por lo oscuro de su redacción hagan posible peligrosas confusiones o induzcan a una mala interpretación de los textos.
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7 LAS REFERENCIAS Y LLAMADAS. La mayor o menor riqueza de un sistema de referencias y llamadas depende, en gran parte, del lipo mismo de la obra. Pero puede decirse, en general, que la abundancia de estos elementos, que vinculan los distintos temas y permiten seguir en todas sus ramificaciones un asunto de interés, debe predisponer favorablemente con respecto a una obra. En todos los casos, lo que más importa es la exactitud de las referencias y las llamadas, es decir que no hayan sido hechas en forma descuidada y se produzca el caso, no muy raro, por cierto, de que la referencia y la llamada remitan a encabezamientos inexistentes o no vinculados con el tema en cuestión.
9 LAS BlBUOGRAFlAS. En una obra de referencia. la utiÜdad de las bibliografías es doble: en primer lugar, sirven para ampliar la información del lector, remitiéndolo a nuevas fuentes de información; en segundo lugar, permiten formarse una idea de la seriedad con que ha sido realizado el trabajo o articulo, la base informativa que ha tenido el autor y la modernidad o antigüedad de la tarea realizada. En efecto, el usuario que busca orientación con la lectura del articulo de una enciclopedia, o la consulta de un diccionario biográfico, a menudo no encuentra resueltos en sus páginas todos los problemas que le preocupan, ni todos los datos que demanda su interés. Cuando esas obras agregan, al final de sus capítulos o asientos, listas de otras obras, a las cuales remiten al lector a fin de ampliar sus conocimientos, cumplen una de las más importantes misiones de la referencia, que es la de ampliar las posibilidades de estudio e investigación, a menudo en forma ilimitada. Por eso toda obra de referencia con bibliografías predispone favorablemente, porque da al que la consulta la impresión de haber sido realizada con miras amplias, que exceden en mucho los límites de sus propias posibilidades. Las bibliografías permiten, además, opinar sobre la preparación y seriedad de información de la obra y su autor. Un artículo u obra con buenas citas bibliográficas, hechas con corrección y bien seleccionadas, es siempre una garantía de seriedad intelectual. Finalmente, la lecha de las obras recomendadas es también un seguro índice de la antigüedad real de la obra o artículo, y así, las bibliografías suelen ser. a despecho de la fecha del pie de imprenta, las que señalan la época real en que está colocada, intelectualmente. la obra de referencia. 10 LOS ELEMENTOS AUXILIARES. Se entiende por elementos auxiliares, todos aquéllos que aparecen en los libros de referencia, y que sirven para ayudar en su uso, ampliar su alcance o añadir elementos informativos. Entre los elementos auxiliares se hallan, en primer lugar, las tablas de abreviaturas y de siglas, las fe de erratas y las listas de signos convencionales. Estas partes, esenciales para la buena comprensión de las obras, suelen ser desconocidas por el usuario. Una encuesta realizada discretamente entre el público permitirá, por ejemplo, comprobar la gran cantidad de lectores que ignoran el valor de las abreviaturas de los diccionarios de las distintas lenguas. Por razones de espacio, las obras de referencia suelen usar un gran número de abreviaturas y signos convencionales, que a veces llegan a convertirlas en obras de manejo, si no difícil, engorroso. El desconocimiento de los elementos auxiliares suele llevar a un uso improductivo de los elementos de información, y a correr el riesgo de aceptar como valederos errores de interpretación o equivocaciones involuntarias, que el autor ha salvado en otro lugar de la misma obra.
8 Los INDICES. Toda obra de referencia, cuyo planteamiento lo exija asi. debe ir acompañada de uno o varios índices. La importancia del índice suele ser vital, al extremo de que muchos de los libros de referencia serían inmanejables sin el mismo. Es cosa frecuente comprobar cómo los lectores, y aún los mismos bibliotecarios, no pueden obtener de las obras de referencia que manejan todo el provecho posible, por olvidar la existencia de sus índices, o por tener una natural resistencia a manejarlos. Pretender, por ejemplo, obtener el mayor provecho en la consulta de la Enciclopedia italiana di scienze. lettere ed arti, del Instituto Treccani, sin hacer uso de su monumental índice, es condenarse, por anticipado, a un fracaso, por lo menos parcial. En dicha enciclopedia, muchos datos y explicaciones no entran bajo la palabra que al usuario puede parecerle más significativa, sino que están incluidos en otros, registrados bajo términos diferentes. En especial los índices analíticos son los que ofrecen mayor interés para el referencisla, que puede encontrar en ellos valiosos auxiliares.
En otras ocasiones, se trata de materiales que. sin influir en la corrección del manejo de la obra, agregan elementos de interés que a menudo, por su desconocimiento, no llegan nunca a ser aprovechados. Asi. por ejemplo, la Gran enciclopedia del mundo cierra su v. 19 con un atlas, un índice analítico orgánico y otro sistemático de diagramas. Además su v. 20 es un léxico de la lengua española, con etimologías y sinónimos e incluye los z
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equivalentes en seis lenguas, cerrándose con una lista de sinónimos. Todos estos materiales son de utilidad, y el bibliotecario que los conoce podrá s;tcar provecho de ellos. La importancia de este material suplementario alcanza, en otras di cunstancias. un valor aún mayor. Se trata de las obras con suplementos, que aumentan el caudal de informaciones contenido en la obra misma. No se trata y.i de elementos al margen, que agregan nuevos motivos de interés, sino de páginas que vienen a ser un complemento indispensable del cuerpo de la obra. Un ejemplo nos lo proporciona el VOX. Diccionario general ilustrado de la lengua csnañoln. En su 4a. edición aparece un Apéndice de nombres geográficos y gentilicios. Para comprender la importancia que tiene para el referencista conocer este apéndice, basta pensar que podría informar a un lector que lo interroga sobre el nombre Andalucía, que éste ha sido omitido en el diccionario, puesto que no lo ha encontrado en la página 96, entre andalón y andalucismo, que es el lugar en que podría parecer lógico que se hallase ubicado. Cometería asi un error, pues ese nombre está en la página 1661. es decir, incluido en el Apéndice. EL ANÁLISIS EXTERNO. II ASPECTO MATERIAL Es muy difícil que una obra de referencia que reúna condiciones generales satisfactorias merezca ser rechazada por sus características materiales. Sin embargo, el bibliotecario deberá prestar atención a algunos aspectos de la presentación general del libro, que podrán ser importantes, no tanto para su conocimiento como para la decisión de adquirir o no una determinada obra de referencia, en circunstancias en que varias de valor similar atraigan por igual la atención del bibliotecario. Dos aspectos principales se considerarán en cuanto a la parte material: las ilustraciones, y el trabajo de imprenta y encuademación. l:.n cuanto a las primeras, las características particulares de la tarea de referencia les conceden una importancia especial, ya que en no pocas ocasiones una lámina, un gráfico, un retrato o la reproducción de un cuadro famoso serán solicitados por más de un lector. En tales casos, la abundancia y excelencia del material ilustrativo contenido en las obras do referencia se pone a prueba, y aumenta o disminuye sensiblemente la utilidad y, por ende, el valor de las mismas. Esta importancia de las ilustraciones adquiere especial significado cuando se traía de elementos gráficos que exigen una especial claridad y precisión, sin las cuales su utilidad seria nula y su uso perjudicial. Es el caso del material carlográlico y planimétrico, en que toda posihilidad de error o confusión debe ser eliminada con cuidado. El aspecto de la confección material del libro permite analizarlo desde diferentes puntos de vista, de los cuales son de interés para el referencista -que no tiene por qué ser un técnico en la especialidad- fundamentalmente tres: el papel, los tipos y la composición. El papel deberá ser resistente, permitirá una impresión nítida y que no trasluzca el reverso. No deberá curvarse. Los tipos, el interlineado y los márgenes facilitaran la lectura clara y cómoda, y la encuademación será 208
sobria y resistente, condición esta ultima importante, si se tiene en cuenta no sólo el frecuente uso de las obras de referencia, sino también, en no pocos casos, el gran formato y el número de páginas. Todo este conjunto de características de las obras de referencia, debe ser estudiado y conocido a fondo, como ya se ha dicho, por el bibliotecario Nunca se insistirá bastante en el hecho de que una buena cantidad de obras puede permanecer inmóvil en la estantería, poi la simple razón de que aquel no las conoce o no sabe cómo sacar partido de ellas. Una enciclopedia mal manejada, un diccionario cuyas abreviaturas tienen un valor desconocido, una estadística mal interpretada, son elementos inutilizados total o parcialmente. El conocimiento completo de las obras de referencia permitirá* al referencista cumplir con una de las actividades más importantes de su especialidad: enseñar al usuario el manejo de esas mismas obras. La tarea de referencia no debe ser realizada totalmente por el bibliotecario, sino en gran parte por el propio lector; si la misión del primero es guiar, enseñar. orientar, poner en el camino de nuevas fuentes; si su tarea no es hacci las cosas para el lector, sino enseñarle a hacerlas, no puede dudarse de que mal podra cumplir el bibliotecario con este aspecto didáctico de su tarea, si él mismo no es capaz de salir airoso de la prueba del manejo de sus propias fuentes. En consecuencia, sera para él una necesidad fundamental conocer las obras de referencia y su manejo, no sólo para obtener de ellas el mayor provecho posible, sino también para poder enseñar a los lectores a utili/ailas con resultados satisfactorios. Con respecto a la elección de los libros, este conocimiento asegurará al lefcicncista el mayor numero de probabilidades para una buena selección, ya sea porque le haya sido confiada a él la tarea, ya porque auxilie con su consejo al seleccionador que no tiene por qué estar preparado para juzgar, en forma tan completa y detallada, una obra de referencia.
Las fuentes de información del bibliotecario En páginas anteriores se ha expuesto cómo se llegan a conocer las características, el uso y la utilidad de las obras de referencia. Queda por considerar dónde se informa el bibliotecario de su existencia y de los datos que las identifican; dónde ha de conocer otras opiniones, a veces más autorizadas que la suya, sobre la conveniencia o inconveniencia de su adquisición, a dónde, en fin. podrá recurrir para realizar la selección de los materiales por adquirir.' 5
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< REPERTORIOS DE OBRAS DE REFERENCIA. Son las fuentes informativas litis importantes y de consulta obligada para todo referencista. Entre ellos ocupan un lugar preponderante la CUIDE to reference books y la Guide de Walford.1* La primera, ya citada en este capítulo, es una excelente obra de consulta, en la que aparecen las fuentes más importantes a que puede recurrir el bibliotecario en cualquier tipo y especialidad: además analiza las principales obras de referencia. Se reedita, actualizada, periódicamente. HI ingles Walford ha realizado una obra de muy alta categoría, rica en fuentes europeas y particularmente inglesas. Proporciona datos muy útiles y excelentes juicios de valor. Su selección es muy buena y sus notas críticas, importantes. Dentro del campo de la bibliografía especializada es fundamental la obra de Maiclés, Les sources du travail bihliographique.17 Hasta su aparición nadie había intentado reunir, con un plan tan vasto, tal cantidad de cuas, datos e informaciones. Obra excepcional, está ahora envejecida. Para América Latina. Gcoghegan ha publicado un repertorio selectivo único en su género." 1 Sería muy importante que el autor pudiera actualizarlo. Aunque no son repertorios en sentido estricto, los manuales de referencia aportan datos a veces muy útiles. A lo largo de estas páginas se han citado los más importantes: Katz, Cheney. Wynai. a los que debe agregaise, en español, el de Sabor. GRANDES CATAl-íXiOS. El segundo grupo de fuentes que puede ayudar al bibliotecario a resolver problemas de información está constituido por los catálogos de las grandes bibliotecas y por los catálogos colectivos. Los más importantes son: The National Union Catalog, de los Estados Unidos: General catalogue of printed books, del British Museum: Catalogue general des Hires imprimes, de la Bibliolheque Nationale de Francia; Primo catalogo collettivo delle bihlioteche italiane. A ellos deben sumarse otros. de bibliotecas especializadas, entre los que se destaca la colección editada por Hídl. de Boston. OTROS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN En tercer lugar, el referencista recurrirá al auxilio de las revistas especializadas en bibliotecologia, \ a las publicadas por editores, cámaras del libro, libreros, etc.. donde estas obras suelen aparecer registradas con alguna preferencia, en unos casos por su importancia, en otros por ser producciones de gran aliento editorial y comercial. Estas publicaciones periódicas adquieren especial importancia en los países como los hispanoamericanos, donde la información bibliográHca no siempre c-sia organizada, por lo cual la información llega al bibliotecario en forma esporádica y .1 veces deliciente. I os boletines que editan las bibliotecas para informar sobre el material ingresado constituyen la otra fuente de información, uniéndose aquí al It M i x m ' . 1 •-..-. •••• MMrrW 'I*> ed London. ITw l-ihrai? Atiotoiim. ITO-7J >> I* u . u i í - , 1 i Ir' tature* rfu tHtnHÍ niMi"fí-fipln/i4ir flcMvc. Vrai Ijllc. (itiinl. 1950-5* l v. CT J Hctmpeíu, «afUMile-. p n l><" t » 1 * * IH 1 n -
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valor del dato el de saber en qué biblioteca se halla la obra, para poder solicitarla en préstamo o consultarla si se desea estudiarla o si la biblioteca no estuviera aún en condiciones de adquirirla. 1-os avisos, revistas y catálogos de libreros y anticuarios, junto con las crónicas periodísticas, son también fuentes de información, que si bien poco agregan en cuanto a la seguridad de los juicios, y hasta ofrecen el peligro de su parcialidad, sirven como índices informativos para el conocimiento de no pocas novedades que de otra manera podrían no llegar nunca al bibliotecario. Por fin. las propias solicitudes de los lectores y las donaciones y novedades que ingresan directamente a la biblioteca, serán también fuente, aunque menor, de datos de utilidad. Este conjunto de elementos pondrá al bibliotecario de referencia en condiciones de informarse de la publicación, y en no pocos casos, del valor de las obras de su interés. Ha llegado para él el momento de hacer sus observaciones propias, de emitir, por la observación directa, su juicio. Aplicará entonces los criteria y tomara las decisiones que le asegurarán un buen fondo de obras de referencia y un correcto manejo del mismo.
La forma de realizar la tarea de referencia
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Todo consejo que se pretenda dar para auxilio del bibliotecario de referencia, en lo que respecta a la forma de realizar sus tareas, corre un riesgo: el de no ser útil. Porque el trabajo de auxiliar al lector es. en si mismo, tan complejo, se presenta bajo aspectos tan novedosos, que coloca al bibliotecario en las situaciones más inesperadas y que exigen, pura salir airoso de ellas, mucha dec i ski n personal, sagacidad, un plan de acción a formularse en el acto, rápida y eficazmente. Sin embargo, algunos consejos pueden poner al bibliotecario a -.alvo de algunos fracasos. Ya se ha hablado anteriormente de la importancia cada vez mayor que se da al conocimiento de los usuarios y sobre todo al estudio de, la relación bibliotecario-usuario. No bien el lector se acerca a plantear su problema, se inicia la entrevista entre las dos parles interesadas. La primera parte de la misma es lo que ha dado en llamarse la "negociación" de la pregunta. El bibliotecario tiene que llegar a saber qué es lo que el usuario desea conocer: ¿que quiere saber?; ¿para qué quiere saberlo?; ¿hasta dónde quiere llegar en su indagación?; ¿cuánto sabe ya de eso? Es muy común que el público que se acerca al referencista formule muy vagamente sus demandas, ya sea porque no se explica con claridad, ya porque no sabe a ciencia cierta qué es lo que busca. El bibliotecario resistirá a la tentación de adivinar, rápidamente, qué es lo que se le quiere decir, y a la de determinar, con rapidez pareja, la obra que le conviene a ese lector. Si lo hace asi. correrá el riesgo, en que caerá en muchas ocasiones, de entregar al usuario lo que menos conviene a su necesidad o menos se adapta a su interés. Para evitar incurrir en estos errores, que desalientan 211
al público y despiertan su desconfianza, el bibliotecario de referencia "nu deberá lener prisa". Aclarada la demanda, el bibliotecario deberá plantear al usuario nuevos interrogantes: ¿en qué forma desea recibir la información?; /.cuánta información desea? Asi, a través de una conversación, el bibliotecario logrará determinar el tema de la consulla; conocer la motivación y los objetivos que persigue el lector: conocer sus características personales. Una vez en posesión de todos los datos, el referencista podrá contestar dando los dalos pedidos o poniendo al usuario en el camino del estudio o la investigación. En estos casos la marcha de lo general a lo particular suele ser la más aconsejable, -.alvo en aquellas ocasiones en que lo directo de la pregunta y lo obvio de la respuesta permitan dirigir al lector directamente a una fuente en que hallai-á solucionado todo su problema. Si el usuario desea saher qué obras literarias se han publicado en Venezuela en 1945. se pone en sus manos el Antiario bibliográfico venezolano correspondiente al año mencionado. Pero si lo que desea es hacer un estudio más complejo de un lema no tan claramente definido, será conveniente guardar un cierto orden en la marcha de la consulla el cual, partiendo de lo más general y llegando a lo particular, le permita abarcar en su totalidad el problema de referencia planteado. El orden que se da a continuación parece el más plausible, pero la experiencia demuestra que es alterado constantemente, ya que los imponderables que gravitan en toda consulta de referencia pueden hacerlo superfluo, motivar la eliminación de etapas o. sencillamente, cambiar el orden de sus pasos: 1 consulta de los catálogos de la biblioteca; 2 enciclopedias y diccionarios; 3 repertorios biográficos; 4 bibliografías; 5 anuarios, guías, directorios; 6 publicaciones periódicas (comenzando por sus indices), publicaciones oficiales, de sociedades, de instituios, etc.; bibliográfico 7 fondo general de la biblioteca < d ^ I _ ^— materiales especiales; 8 otras bibliotecas (préstamo interbibliotecario); 9 especialistas. De lo expuesto en este capítulo se deduce que la tarea de referencia es, entre todas las que se cumplen en la biblioteca, la que escapa con más facilidad al imperio de normas. El bibliotecario que la ejerce está, en ella, más librado a si mismo que ninguno de sus colegas. Éstos, que cumplen tareas técnicas, tienen para su guía y defensa reglas ya establecidas, largamente probadas en la experiencia ajena, y que los ponen a cubierto de muchos errores y les evitan toda clase de improvisaciones. Pero el rcferencisia se mueve en un plano mucho menos definido, en el que suelen carecer de 212
validez lodas las advertencias. La sorpresa, el asalto inesperado, por asi decirlo, constituyen buena parte de su clima, y los problemas que en otras secciones de su biblioteca pueden discutirse pacientemente recurriendo a textos, allí deben ser solucionados de inmediato y sin vacilaciones. N'o cabe duda alguna de que si hay tarea que pone a prueba la agilidad mental del bibliotecario es ésta, y sólo será buen referencist.i aquél que esté do tado de una inteligencia clara y rápida, disponga de una buena colección de obras, conozca a fondo su manejo, tenga una curiosidad siempre alerta poi todo lo que aconlece. y comprenda la enorme responsabilidad que señala la Sabia definición de Cowley: "Considerado en relación con la tarea de referencia, el bibliotecario ideal, como el médico ideal, es el que sabe que ha) que hacer en cualquier momento".'"
Lecturas sugeridas rosurrr, u. ). Servido de informarán em bibliotecas Tr de Amonio A gemir Bnqiiri de l.cim».. SSo Paulo. Polígono. 1969. Tit. orig.: Information service* in libraries. KAI7. w A. Introduction to referente »<"* -'th. ed. New York, ele. 1978. 2 v. (McGraw-Hill Senes ¡Q Rffltfy education). KKAMII?. r... eomp. .V.'/f«» b&tHouxatágfcm. 2a. cd. aum. México. Buenos Aires. Agencia pan el Desarrollo Internacional. Centro Regional de Ayuda Técnica. 1972. IIN'DEHMAN. w. n.. ed. Jhe present xtatus and future prospect* of referencrlinfornuition service. Chicago. A.L.A.. 1967. Linos, o. La información en la biblioteca moderna Mexico. Buenos Aires. Agencia para el Desairollo Internacional. Centro Regional de Ayuda Técnica. I**71 i Breviarios del bibliotecario. 1). ROM IRO, i. i< . eomp. Reference \emcc.\ Haniden. Conn.. The .Shoe String Press. 1964. (Contributions to library literature, 5). SABOK.I. r. Mamuil de fuente* de informax ion. la. cd, con. y aum. Buenos Aires. Marvmar, 1979. SABOR, j . fc La referencia v /<>> senicios bibliográficos en la biblioteca moderna. Córdoba. Asociación ,1c Bibliotecarios Graduados ilc la República Argentina. 1978, Publicado también en Bmliotecologia y Documentación. Buenos Aires, a. 2. N°. M. p. 93-103, en- die. 1980.
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CAPÍTULO
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Estadísticas. Relaciones públicas
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por Roberto V. Cagnoli
Estadísticas ! .is estadísticas son instrumentos de Control QQC prüpOrcioOaB a l.i hihlio teca datos cuantitativos sobre el desarrollo de sus actividades. A través de las mismas es posible evaluar la marcha de la institución, informar a las autoridades y justificar el presupuesto. Por estos motivos, es necesaria su compilación, aunque se debe evitar su abuso. Las estadísticas que no tengan una real utilidad, o sean demasiado complejas, ocupan un tiempo valioso que puede ser empleado en otras tareas. Las estadísticas, por otra parte, tienen sólo sentido si los datos se analizan, comparándolos con otros anteriores, con los de otras instituciones similares, o con las metas fijadas por la biblioteca. I a comparación de la actividad desarrollada en años sucesivos, por ejemplo, posibilitará la evaluación de los progresos logrados, y también los retrocesos, dando lugar a la adopción de medidas correctivas. Esa comparación sólo será posible, sin embargo, si se emplean unidades estadísticas normalizadas, es decir, de uso y aceptación generalizada. No se puede comparar, por ejemplo, el total de preguntas de referencia, si en un caso se incluyen las de tipo indicativo como, por ejemplo, ¿Dónde está el catálogo?, y en otro se excluyen. Las estadísticas más usuales que se compilan en forma permanente, son las referentes a la colección, al préstamo y al servicio de referencia. La estadística relativa a la colección se puede dividir de acuerdo con el tipo de material: libros y folletos catalogados, publicaciones periódicas, folletos sin catalogar, y materiales especiales. F.n las bibliotecas públicas el material puede subdividirse. además, de acuerdo con el tipo de usuario al que está dirigido: adultos, jóvenes y niños. La unidad estadística que se utilizará es el volumen físico. Además, puede resultar de interés tener un registro de la cantidad de títulos. I-a estadística de publicaciones periódicas se puede dividir en revistas, diarios y publicaciones seriadas. No sólo se registrará la cantidad de volú-
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( menes. sino también la de títulos que se reciben corrientemente. La diferencia entre el total de volúmenes y el de los títulos puede dar cierta indicación de la cantidad de números atrasados disponibles. La unidad que se empleará para contar las publicaciones periódicas es el volumen bibliográfico, en lugar del físico, usado para los libros. La estadística de materiales especiales registra los materiales no incluidos en las otras divisiones como, por ejemplo, discos, películas, diapositi vas, fotografías, cintas magnetofónicas, etc. Estos materiales se cuentan por unidad física. Los materiales se van anotando a medida que ingresan o son dados de baja. Cuando se prepare la planilla mensual de estadísticas, la cantidad de ingresos y egresos se sumará y restará respectivamente del total del mes anterior. Fl resultado de esa operación dará el total actualizado de las existencias. La estadística de los préstamos es el elemento más utilizado para medir la actividad de la biblioteca y a menudo se le cita para justificar el presupuesto. A pesar de ello, se debe tener en cuenta que no siempre permite medir con exactitud la eficiencia del servicio. En primer lugar, no se puede saber si los libros prestados fueron leídos, y en segundo lugar, ciertos factores, como el plazo de préstamo y la renovación del mismo, pueden hacer variai los totales de malicia notable. Hecha esta salvedad, se puede decir que. de cualquier manera, ayudan a dar una idea de la actividad de la institución. En las bibliotecas públicas esta estadística puede dividirse en préstamos a adultos, a jóvenes y a niños. En las escolares, en préstamos a los alumnos y a los maestros. Si además de los libros se presta otro tipo de material, se anotará en forma separada. No es aconsejable, por el tiempo que lleva y por la poca utilidad de la información, registrar en forma permanente la cantidad de libros prestados en cada materia. Si la biblioteca juzga que necesita este dato, puede llevar ese registro por un breve lapso, por ejemplo un mes. y calcular sobre la base de esa cantidad, el total anual aproximado. Los préstamos se cuentan diariamente, anotándolos en una planilla que se suma al finalizar el mes. Los totales mensuales se adicionan al término de un año.
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tro. En muchos casos los referencistas, que están muy ocupados atendiendo al público, no pueden, u olvidan, hacer la anotación correspondiente. Luego de un cierto tiempo, o al finalizar el día. tratan de recordar cuántas preguntas contestaron, y de qué tipo fueron, dando lugar a estadísticas inexactas. La forma más sencilla de registro es hacer un apunte, en una planilla diaria, cada vez que se conteste una pregunta. Las preguntas se suman diariamente y luego se obtienen totales mensuales y anuales. Además de las relativas a la colección, y a los servicios de préstamo y referencia, se pueden compilar otras estadísticas, como por ejemplo de lectores inscritos, de personas que asisten a la biblioteca o de público que concurre a las actividades culturales. También se pueden llevar estadísticas referentes al presupuesto, al personal, o a otras actividades administrativas, que pueden ser solicitadas por la autoridad de la que la biblioteca depende. ESlMlfttfea mensual Mt-S ASISTENCIA t)C MIBUCll.-
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Otra de las dificultades que presenta esta compilación, es hacer su regis2ló
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Las preguntas pueden contarse sin ninguna discriminación, diferenciando entre preguntas contestadas y sin contestar; por su grado de dificultad: de información simple o de investigación; por el tiempo empleado; por la forma en que fue efectuada: en persona, por teléfono o por correo; o por la cantidad de fuentes que se tuvo que consultar.
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I-a estadística del servicio de referencia tiene propósitos similares a la de los préstamos: proveer información para medir la eficiencia del servicio y justificar las partidas del presupuesto. Evaluar estadísticamente el servicio de referencia es. sin embargo, muy difícil. A pesar de haber ensayado diferentes formas de contar las preguntas, ninguna ha resultado totalmente satisfactoria. Cada biblioteca elegirá, por lo tanto, la que sea más conveniente a sus fines particulares.
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FIQ. 39 Planilla mensual de estadísticas.
Todas las compilaciones estadísticas, debidamente presentadas y comparadas, formarán parte del informe anual, del que se habla en otra parte de este capítulo. 217
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Relaciones públicas La biblioteca puede tener una colección excelente, perfectamente organizada, y un personal altamente capacitado para prestar óptimos servicios. Sin embargo, puede ser también una institución poco conocida, cuyos materiales y servicios no son suficientemente utilizados. Y aún, si éstos lo fueran, puede darse el caso de que su labor no llegue a ser conocida por aquéllos que tienen el poder del que emana el apoyo necesario para su subsistencia. Es preciso que la biblioteca haga conocer sus objetivos, sus servicios y sus logros, tanto a sus usuarios como a los que aún no lo son, y también a aquéllos que por su posición puedan influir en su actividad. El conocímiento de lo que hace u ofrece puede dar lugar a que no se comprenda bien el papel que desempeña, y hacer que se le considere como algo superfluo, que puede ser eliminado sin mayores consecuencias, cuando los fondos sean escasos. Se debe tener presente, en el caso de la biblioteca pública, que la necesidad de servicios bibliotecarios no tiene una prioridad tan alta como, por ejemplo, los servicios de salud pública o de mantenimiento de la ciudad, con los que compite por los recursos que adjudica la autoridad municipal. Una tesonera y continua actividad de información y persuasión contribuirá a que se le acepte como un elemento de importancia fundamental en la vida de la comunidad. Este reconocimiento es vital para lograr el apoyo que la biblioteca necesita. Llevar a cabo esa tarea de comunicación entre la biblioteca y el público es la función de las relaciones públicas. Para tal efecto será necesario realizar un programa que requiere el cumplimiento de varias etapas. En primer lugar, se debe definir cuál es el propósito del programa, como, por ejemplo, hacer comprender la importancia que tiene la biblioteca pública en la comunidad, o la escolar en el proceso educativo. Como segundo paso, se determinará el tipo de público con el que se desea establecer la comunicación, el cual se puede dividir en dos categorías: los usuarios, tanto reales como potenciales, y el público general, que puede o no incluir a aquéllos. En este último caso se destacan los que tienen influencia o el poder de tomar decisiones concernientes a la biblioteca, como por ejemplo. los que proveen los fondos para su funcionamiento; las autoridades de las que la biblioteca depende; los padres de los alumnos y los maestros en la biblioteca escolar; otras instituciones de la comunidad; y en general todos aquéllos cuya actividad tenga relación con la biblioteca, y cuya buena voluntad y apoyo son esenciales para la existencia de la misma.
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Una vez definido el propósito y el público, será necesario realizar, en tercer lugar, una investigación para identificar los factores que influyen en la actitud del público hacia la biblioteca: cuál es la imagen que aquél tiene de esta; cuáles son las necesidades de la comunidad; que puede ofrecer la biblioteca para satisfacerlas, tanto en materiales como en servicios. 218
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Finalizada la investigación, se pasa a la cuarta etapa. De acuerdo con los datos obtenidos, y con los recursos existentes, se preparará un plan que indique las diferentes actividades que se llevarán a cabo, a quiénes estarán dirigidas, qué medios se utilizarán, y el personal que estará encargado de su realización. En este último aspecto será necesaria la colaboración de todas las personas que forman los recursos humanos de la institución. algunas de las cuales, a su vez. son dcstinatarias del programa: autoridades, miembros de la comisión directiva, personal, y lo que se conoce genéricamente por "Amigos de la biblioteca". Este último es un conjunto de personas que pueden agruparse voluntariamente, con el objeto de apoyar la acción de la biblioteca por medio de las relaciones públicas, o patrocinando programas para la obtención de fondos. Finalmente el plan se pondrá en práctica. Ha llegado entonces el momento de comunicarse con el público, para lo cual se utilizarán todos los medios de que la biblioteca disponga: publicaciones, exhibiciones de libros, visitas a instituciones, etc.. o a los que pueda tener acceso: diarios, radio, televisión. A continuación se detallan algunas de las actividades que la biblioteca puede realizar como parte del programa de relaciones públicas. La elección de las mismas y la forma de llevarlas a cabo, deberán hacerse, en cada caso, de acuerdo con las características particulares de la institución. INFORMES. En muchos casos, el primer destinatario de las relaciones publicas es la autoridad de la que la biblioteca depende, además de otras personas que puedan ejercer su influencia sobre aquélla. Los informes son. entonces, un buen medio para comunicarse con las mismas, a fin de hacerles conocer las actividades realizadas, y demostrar que los recursos puestos a disposición de la biblioteca fueron utilizados eficazmente. Su presentación, clara y amena, incluirá datos estadísticos y hechos relevantes como, por ejemplo, actos culturales o visitas de personalidades desiacadas El más importante de los informes es el anual, que se podrá publicar y distribuir en la comunidad. No debe quitársele importancia, no obstante, a los que se pueden elevar ocasionalmente a las autoridades, cuando se produce algún hecho sobresaliente. BUENOS SERVICIOS. De poco sirve un programa de relaciones públicas si los servicios de la biblioteca son deficientes. Una colección apropiada, un personal capaz y atento, y un ambiente agradable son. en sí mismos, elementos de publicidad para los que concurren a la biblioteca, y sirven de apoyo a los programas de relaciones públicas. Nada es más contraproducente que anunciar servicios que no van a satisfacer después las espectativas creadas. 1.a actitud del personal es de primerisima importancia para un buen servicio. Debe ponerse especial cuidado, por lo tanto, en la designación de las personas para las tareas que se relacionen con la atención al público. No todos los individuos tienen la personalidad apropiada para tratar al
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( usuario con amabilidad, poniendo interés en sus problemas y brindándole toda la ayuda necesaria. Estos atributos son especialmente importantes en quienes atienden el mostrador de préstamos, ya que éste es el lugar adonde concurre la mayor cantidad de lectores, donde se establece la primera relación del usuario con la biblioteca, y donde comienzan las relaciones públicas. Son muchas las personas que el entrar por primera vez a la biblioteca se sienten incómodas, y temen molestar con sus preguntas. De la forma en que sean atendidas dependerá en gran parte que vuelvan a utilizar los servicios. Todo lo dicho es válido también para contestar las llamadas telefónicas, aunque se puede agregar que la tarea es en ese caso aún más difícil, ya que al emplearse sólo la voz. la comunicación requiere mayor precisión en las palabras. Es útil en este aspecto establecer ciertas normas para atender el telefono, y adiestrar al personal para hacerlo.
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Otro elemento importante es la eficiencia y la simplicidad de los procedimientos. Demoras en el servicio, debido a prácticas que resultan engorrosas, alejan a los lectores, quienes, a su vez. difunden en la comunidad una imagen negativa de la biblioteca.
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El local debe tener una apariencia agradable y condiciones ambientales adecuadas, tema que ya se ha tratado en el Capitulo 3. Las estanterías, mesas y escritorios se mantendrán ordenados, de manera que ofrezcan un aspecto prolijo y que la búsqueda de los materiales se pueda efectuar con facilidad. Será necesario colocar carteles indicando la ubicación de las diferentes secciones, dando información general sobre el uso de la biblioteca o el horario de atención, Se procurará usar palabras que sean comprendidas por el usuario, evitando en lo posible la jerga profesional. (uando sea necesario informar sobre reglamentaciones se deben evitar los términos negativos. Es preferible, por ejemplo, indicar en un cartel: "Se ruega retirar sólo un libro a la vez", y no, "Se ruega no retirar más de un libro a la vez". VISITAS. La biblioteca deberá relacionarse con otras instituciones de la comunidad, con las cuales tenga afinidad de intereses, o cuyo apoyo le sea necesario. A tal efecto, el bibliotecario realizará visitas a los usuarios, durante las cuales explicará y ofrecerá los servicios y tratará de establecer vínculos de cooperación. Un programa continuado de visitas permitirá que la biblioteca esté siempre presente en las mentes de aquéllos con los que desea mantener relaciones. Es muy útil en este sentido contar con un calendario de acontecimientos locales, de manera que se pueda conocer, por anticipado, qué actividades se van a desarrollar y quiénes las organizan, a fin de que la biblioteca pueda ofrecer su colaboración y participar en las mismas. Asimismo, se debe procurar la visito de personas influyentes o autoridades. Ver la biblioteca en actividad es mucho más convincente que cualquier publicación o informe sobre la misma.
La biblioteca pública puede también organizar visitas para los alumnos de las escuelas vecinas. Esto será parte del programa de cooperación que debe existir entre la biblioteca pública y la escolar. 220
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ACTIVIDADES CULTURALES. Las conferencias, conciertos, exposiciones artísticas, y las proyecciones de películas dan a la biblioteca, además de su aporte cultural, la oportunidad de atraer a aquéllos que no la han visitado nunca, y hacerles conocer el local y los servicios que ofrece. Se podrá montar una exhibición de libros y otros materiales, a fin de que los visitantes se formen una idea de la colección, y se distribuirá algún prospecto explicativo de los servicios en el que se incluirá el domicilio de la biblioteca y el horario de atención. Las actividades culturales proporcionan también la oportunidad de obtener una publicidad más amplia. Ño es difícil lograr que los medios informativos les den difusión, permitiendo así que la biblioteca también la reciba. Por otra parte, la biblioteca puede participar, como se ha dicho anteriormente, en actividades organizadas por otras instituciones, montando en las mismas exhibiciones y distribuyendo material de publicidad. PUBtlCACiONES. Las publicaciones son medios de información y difusión que, como en el caso de las que se van a describir, no requieren grandes gastos para su producción y son relativamente fáciles de elaborar. Pueden ser de varios tipos: para circular dentro de la biblioteca, como es el caso de las guías; o para ser distribuidas también fuera de la institución, como por ejemplo bibliografías, señaladores. boletines de noticias, y carteles, que están destinados no sólo al público usuario, sino también a otros miembros de la comunidad. GUÍAS. Tienen como propósito orientar sobre el uso de la biblioteca. Pueden contener un plano que indique la ubicación de los servicios al público y de los materiales, cómo usar el catálogo, horario de atención, requisitos que se deben cumplir para asociarse a la institución, reglamento de préstamo, y toda otra información que sea necesario comunicar a los usuarios para facilitarles el uso de la biblioteca. Todo esto puede incluirse en una sola publicación, o hacerlo en forma separada como, por ejemplo, una guía para el uso del catálogo, un plano de ubicación de los materiales, etc. La decisión dependerá de la distribución que se vaya a hacer. Asi. las indicaciones de cómo asociarse, se pueden entregar a los solicitantes sin tener que darles una guía completa, lo cual se hará una vez que se hayan inscrito. BIBLIOGRAFÍAS Pueden abarcar todos los temas, como en el caso de una lista de las adquisiciones recientes, o dedicarse a una materia determinada. En el primer caso MI publicación podría tener cierta periodicidad, si el ingreso de nuevos materiales lo justificase. En el segundo caso se elaborarán, por ejemplo, cuando alguna actividad de la comunidad, o de la misma biblioteca, ofrezca la oportunidad de hacer conocer materiales que tengan relación con el tema de dicha actividad. Es conveniente que las listas no sean muy extensas, con titulos bien seleccionados y, en lo posible, con comentarios sobre los mismos. La presentación física será cuidadosa, con tipos de letra claros y asientos bien espaciados. Se indicará siempre el 221
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nombre de la biblioteca, la dirección, el teléfono y el horario de atención. La bibliografía se distribuirá en la biblioteca, en los lugares donde se desarrollen las actividades que dieron lugar a su preparación, y también se hará llegar a las personas que hayan expresado su interés por el tema.
CARTELES. Son un medio de publicidad muy efectivo. Atraen fácilmente la atención y sus caractenísticas físicas los hacen muy apropiados para ser exhibidos en lugares muy concurridos como, por ejemplo, oficinas públicas, escaparates o medios de transporte. Su diseño debe ser atractivo- En lo posible serán ilustrados y en colores. Un cartel que sólo tenga palabras no atraerá tanto la atención como uno que incluya algún tipo de ilustración. El texto, bien distribuido, presentará la información en forma concisa, fácil de retener en la mente del público, y con tipo de letra que se pueda leer desde cierta distancia. Debe tenerse en cuenta que se Ice al pasar y, por lo tanto, hay un período de tiempo muy corto para recibir el mensajeSe emplea generalmente para invitar al público a que visite la biblioteca, indicando los servicios que ofrece, su dirección y el horario de atención. Se
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La exhibición de libros y otros materiales es una de las formas más tradicionales de publicidad. Su propósito es destacar áreas de la colección o materiales que. por no ser muy conocidos, no son suficientemente utilizados, y también dar a conocer el material que la biblioteca posee sobre algún tema de actualidad. Además, son usadas habitualmente para destacar los libros recién adquiridos. En este último caso se puede aprovechar la atracción que ejercen los libros nuevos -que no siempre necesitan publicidad- para llamar la atención sobre títulos ya existentes en la colección. A tal efecto, estos últimos se pueden agrupar por temas con los de adquisición reciente. EXHIBICIONES.
Las exhibiciones no sólo deben utilizarse para la publicidad interna. Pueden ser un medio muy efectivo para atraer a quéllos que no concurren a la biblioteca. Para esto será necesario ubicarlas en los escaparates que pueda haber en la fachada del edificio, o en lugares que cedan otras instituciones de la comunidad, ya sea en forma más o menos permanente, o a causa de la participación de la biblioteca en sus programas culturales.
SEÑALADORES. REGISTROS O MARCADORES. Son un medio de difusión de bajo costo que puede ser distribuido en diferentes lugares. Pueden destacar algún acontecimiento especial o informar sobre los servicios. El nombre y la dirección de la biblioteca, y el horario de atención deben ser consignados (figura 40). BOLETÍN DE NOTICIAS. La biblioteca puede publicar un boletín, y si esto no fuera posible, hacer que sus novedades aparezcan en el de la institución a la que pertenece, si es que ésta lo edita. Los boletines pueden incluir noticias sobre libros de reciente adquisición, cambios en los servicios y horarios, y toda otra información que, por ser muy específica de la biblioteca, no pueda ser difundida a través de los medios de comunicación masiva. Las notas deben ser escritas en un lenguaje accesible para todo público, evitando el uso de palabras técnicas. Además de distribuirse en la biblioteca, se enviará a instituciones, funcionarios y personas con las cuales la biblioteca tiene o desea tener relaciones.
puede también utilizar para otros propósitos como, por ejemplo, dar a conocer un servicio en particular, o una actividad o programa determinado.
Las exhibiciones estarán bien diseñadas. El material expuesto se acompañará con ilustraciones u objetos, y letreros explicativos. Las ilustraciones deben ser atractivas y sintetizar la idea principal de la exhibición. El empleo de los colores es muy importante, debiéndose limitar a tres o cuatro, que serán bien diferenciados, y que tendrán relación con el tema tratado. Así, por ejemplo, en una exhibición sobre conservación del medio ambiente se utilizarán el verde y el celeste, mientras en una sobre prevención de incendios se empleará el rojo. r¡
Los títulos y leyendas, breves y simples, expresaran exactamente la idea que se quiere comunicar. Se usaran letras de tamaño adecuado, bien proporcionadas y delineadas. El empleo de letras en color puede producir efectos visuales interesantes y hacer resaltar algún punto importante del mensaje. Las exhibiciones deberán renovarse cuando el interés por las mismas comience a disminuir. Aquéllas montadas para conmemorar un acontecimiento, o en conjunción con un programa determinado, serán removidas tan pronto como la fecha del acontecimiento haya pasado o el programa terminado. En ningún caso las exhibiciones deberán mantenerse por más de un mes.
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MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA. El diario, la radio y la televisión son medios a los cuales la biblioteca debe tener acceso para difundir su mensaje. El diario es indudablemente el medio más accesible, siguiéndole en el orden de posibilidades la radio. La televisión es mucho más compleja que los otros dos. y tiene exigencias de producción que escapan a los recursos
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dc una biblioteca pequeña. Sin embargo, los bibliotecarios pueden partidpar en algunos programas que incluyan personas del ambiente cultuial. Se tratará de establecer vínculos de cooperación con los medios locate! Estos pueden difundir noticiar* de la biblioteca y ésta a su vez. ser una Tuente de información más para aquéllos. F.sto añade otro beneficio. Si la biblioteca fuera mencionada como la fuente que proporcionó la información, el público se enterará de que aquélla tiene material sobre el tema tratado, y de esa manera his personas interesadas irán en su búsqueda. A fin de darse a conocer y ofrecer los servicios dc la biblioteca, el director visitará a las autoridades de los medios de comunicación. Se averiguarán también los nombres dc los responsables de las diferentes secciones a quienes se pueden enviar las noticias, ya que la correspondencia dirigida en forma personal recibirá, sin duda, una mayor atención.
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Estadísticas AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION. Library
Statistics.
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1966.
i MM o Recomendación sobre In normalización internacional de las estadística relativas a tas bibliotecas, aprobada por la Conferencia General en su decimosexta reunión. Paris. 13 de noviembre de 1970. París, 1970. WHCRLXR. |. L.: COLDHOK. H. Adtniniitracíón práctica de bibliotecas públicas. Trad, de A. Coniin. México. Fondo dc Cultura Económica, 1970.
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Las características principales de una noticia son la actualidad y el interés que tenga para el público. Si la biblioteca no tiene en cuenta dichas características, por muy buena voluntad que tengan los responsables de los medios de comunicación. las gacetillas no serán difundidas l o s temas que éstas pueden tratar son. por ejemplo. la inauguración dc un servicio, el ingreso dc un nuevo e importante miembro del personal, un plan dc ampliación del edificio, o la adquisición reciente de libros.
Relaciones públicas ASíiorf. A. va. Public relations for tihrarie\. Weiport. Conn.. Greenwood Press, 1973. (Contributions in librurianship and information science. 5). LITTON, c. Administración de bibliotecas. Mexico. Buenos Aires. Centro Regional Je Ayuda Técnica. 1971. (Breviarios del bibliotecario. 10). wiiMir.K. f. i..; COLDHOH. n. Administración práctica de biblioteca* ¡>úbUvus. Trad, de A. Contín. México, Fondo de Cultura Económica. 1970.
Es también muy importante que las gacetillas estén escritas en el estilo que es propio de los medios a los cuales se envían. Las posibilidades de ser difundidas serán mucho mayores si no necesitan ser modificadas. Esto exige tiempo a los redactores, quienes, dada la urgencia en que generalmente se desenvuelven sus tareas, van a postergar aquellas colaboraciones que no se adaptan a su estilo. La presentación física también se hará de acuerdo con las especificaciones de cada medio. I .as gacetillas deben enviarse con suficiente antelación, pues no siempre los medios disponen de espacio para difundirlas en cuanto las reciben. En muchos casos, los redactores deben acortar las noticias para que puedan caber en las columnas del diario o en los espacios de radio y televisión. La biblioteca tendrá esto muy en cuenta en la redacción de las mismas, tratando de destacar en la primera parte lo más importante y dejando los detalles para el resto de la gacetilla. Así. si ésta fuera cortada. conservaría, sin embargo, su principal significado. Cuando se preparen noticias para radio o televisión, éstas deben ser muy concisas, de una duración dc lectura de diez a sesenta segundos.
Lecturas sugeridas
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También la biblioteca puede obtener espacio para publicar artículos o desarrollar programas más extensos, y también contar con un espacio exclusivo, o mensual, de cierta duración, dedicado a comentarios sobre su actividad y sus materiales.
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índice analítico
AACR2 v. Anglo American Cataloguing Rules Abreviaturas latinas, 110 Abstracts v. Resúmenes Academia Española. Real. 191. 201 Acceso a la colección Tipos. 173, 174 Actividades culturales, 221 Administración. 17-35 Adquisición. departamento de adquisiciones, funciones. 61-62 ficheros, 61 Advances v. Avances Aguayo, J.. 85. 128. 163 Albani. J., 5 Alfabetización normas. 88 Almanaques, 201 American Library Association, 88, 146. 162, 164. 225 Anglo American Cataloguing Rules. 84. 91, 92, 108 Angoff. A.. 225 Antologías. 201 Anuarios, 198. 201 Apellidos. 98-101 alemanes. 100 compuestos. 98-99 con partículas. 99
con prefijos, 100 españoles. 100 franceses, 99 idénticos, 100 ingleses, 99 mujeres casadas, 98 portugueses, 98, 99. 100 Archivadores, 52 Archivos, 9 Atlas, 201 mueble, 48 Autoinstrucción. 13 Autor, 91, 92 desconocido, 93 encabezamientos. 91-107 personal, 92 probable. 93 Avances. 201 Avellaneda. N.. 2 Belgrano. M.. I Bibliografías. 199. 201, 221 redacción, 198 Biblioteca Británica, 146 Biblioteca del Congreso de Washington. 146 Bibliotecarios. 10, 12, 13, 14 de referencia. 195. 196, 197, 211, 212 Bibliotecas académicas. 147, 192. 197. 199 escolares, 13, 14. 84, 192, 197, 199 especializadas. 147. 192. 197. 199 nacionales, 147 objetivos, 9-15 públicas, 13. 14. 84. 128. 147. 192. 197. 199. 200 uso, 195 Bibliothcque Nationale (Francia). Catalogue general des livres imprimes, 210 228
Bleton, J., 53 Boletín de noticias. 222 Bonk. W.J., 73 Brawne, M., 53 British Museum. General catalogue of printed books, 210 British National Bibliography. 140 British Standard Institution. 86 Buonocore. D-, 75. 191 Butler. P.. 15 CDDv. Clasificación Decimal de Dewey CDU v. Clasificación Decimal Universal Cagnoli, R. V.. * 17. 37. 55. 173, 215 Calefacción, 42 Canje, 65-66 Carretilla para libros, 52 Carteles. 222 Carter. M.D.. 73 Catalogación, 91-123 áreas. 110-123 códigos, 11 concepto, 75-76 descripción física, 108. 118 descriptiva, 107-114 encabezamientos, 91-106 etapas, 75 fuentes. 108-109 principios, 75-84 Catálogos. 82-83 alfabético, 83 de materias. 126, 134. 135, 136. 139, 163-166 de autores. 82, 91 de series, 83 de títulos. 83 diccionario. 83, 164-165 impresos, 201, 210 ordenación. 82-83. 146. 165-166
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públicos, 82 sistemáticos. 83. 125. 126. 170 índice alfabético. 142. 145. 158-162 ordenación. 146, 165-166 topográfico, 169-170 uso. 195-196 Censos. 201 Centros de documentación/información. 9. 13 Citation index v. Indices de citas Clasificación. 125-171 aplicación. 142-146 concepto, 75-76 esquema, 126 etapas. 75-76 índice relativo, 142 notación. 126. 141 números, 127 orden de cita flexible, 127 pasos fundamentales, 126-127 principios. 75-83, 84-89 sistemática. 83 ubicación relativa. 141 v. además Clasificación Decimal de Dewey; Clasificación Decimal Universal; Encabezamientos de materia. Clasificación Decimal de Dewey, 85. 86. 140-147 actualización, 146-147 aplicación. 142-146 características. 140-142 Comité de Política Editorial. 146 esquema, 140-141 ordenación, 162. 166. 170 revisiones. 146 sistema de notación. 141 tablas auxiliares. 140-141 fénix, 146 nuevas, 146 230
Clasificación Decimal Universal. 86-87. 127, 147. 158 actualización. 157-158 aplicación, 151-157 características, 147-151 índice alfabético, 145 índices, 151 indización en cadena. 159-162 notación, 150 orden de cita. 154-157 ordenación. 162, 166. 170 signos para combinar números principales. 151 tablas de subdivisiones auxiliares. 148-149, 152-154 Códigos de catalogación. 83-84 Colecciones. 95-96 Colectáneas, 201 Colofón. 108 Compra. 62-65 Comunidad estudio. 55-56 Concordancias. 201 Conferencia Internacional de Principios de Catalogación, 84 Conferencia sobre el Desarrollo de los Servicios de Bibliotecas Públicas en América Latina. San Pablo. 1951. 12 Compilador. 95 Consulta v. Referencia Control. 32-35 Control Bibliográfico Universal. I I . 200 Cossette. A., 15 Cowley, J.D., 213 Criteria v. Obras de referencia, criterios de Selección Cronologías, 201 Cultura. 13 Current contents v. Publicaciones periódicas, contenidos Custer. B.A.. 146 Cutter, Ch. A.. 89, 168 Cheney. F.M. 202 231
Datos solicitud de, 196-197 Delannoy, J.P., 10 Dennis, D.D.. 189 Descarte. 60-61 Descripción física v. Catalogación, descripción física Dewey M.. 85, 141, m Diccionarios. 199. 201 Diferencias entre la la. y la 2a. edición de Reglas de catalogación angloamericanas. 123 Dirección. 30-32 comunicación. 31 liderazgo, 31-32 motivación. 30-31 Director intelectual. 95-96 Directorios v. Guias Disponibilidad, 108, 123 Distribuidor. 108, U 0 . 114 Donación. 66-67 Dotación de personal, 25-29 v. además Personal Downing. J.C.. 146 Eastlick, J.T.. 35 Edición, 108. 110, 113, 115 fecha, 117-118 lugar, 115 mención de responsabilidad, 113 Edificio, 37-43 carac tens ticas, 3íí dimensiones. 40 espacios, distribución de. 38-39 planeamiento, 37 remodelación, 43 ubicación y orientación. 37-38 Editor, 114, 115, 116 desconocido, 116
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Editor intelectual v. Director intelectual Educación, 13 Elemento de entrada. 98-101 Encabezamientos de autor, 91. 107 de autor personal. 96-101 de entes corporativos. 101-107 Encabezamientos de materia. 83, 84, 85, 125. 126, 128-139 actualización, 139 epígrafes, 127. 128-133, 134, 135. 137. 139 notas explicativas, 129-130 referencias primeras, 129, 130, 154, 137 referencias segundas, 129, 131. 135. 138 subdivisión geográfica, 129 tablas. 131-133 trabazón. 133-139 véase además, 129-130, 134. 136 Enciclopedias, 199, 201 ENCYCLOPEDIA of Library and information science, 75 Entes corporativos. 92, 93, 94. 95. 101-107. 113 adiciones. 103 cambios de nombres, 102 lenguas diversas, 103 omisiones, 104 relacionados, 104-105 similares. 103-104 subordinados. 104-105 Entes de gobierno. 105-107 Entradas adicionales, 92. 93. 94, 95 Entradas principales, 91-92 Entradas secundarias, 92. 93. 94, 96 Epígrafes. 83. 84. 85 Equipo v. Mobiliario y equipo España- Instituto de Racionalización y Normalización. 86 Estadísticas. 215-217, 225 colección, 215-216 planilla mensual. 217 préstamos, 216 referencia, 216
Estanterías, 44-48 acceso libre. 199 dimensiones, 46-47 disposición, 46-48 para diarios. 45-47 para libros, 44-47 para revistas, 47 Evaluación de libros características físicas, 58 criterios, 57-59 obras de referencia v. Obras de referencia, criterios de selección obras literarias, 58-59 obras no literarias. 57-58 Exhibiciones. 223 Extension and Corrections to the CDU, 158 FID v. Federación Internacional de Documentación Firvccc v. Federación Internacional de Documentación. Comité Central de Clasificación Federación Internacional de Documentación. 86, 88. 171 Comité Central de Clasificación. 158 Fernández, A., 77 Fernández, S.M., 15 Fichas, 76-82 analíticas. 82
características físicas, 76 de autor, 77 de llamada, 82 de referencia, 80, 82. 97. 98. 102. 104 matriz, 77 principal, 77-78, 82, 107 secundarias. 78-80, 82 secundarias de materia. 126 tipos, 77 Ficheros, 50-51 Finó, J.F.. 5, 12, 191 Folletos ingreso, 67
234
préstamo, 188 Forest Press, 146 Foskett. D X , 213 Galvin. H.E., 53 (ieoghegan, A.R., 210 Goidhor. H., 35, 53, 189, 225 Gorman. M.. 84, 91 Grenfell, D., 73 Guías, 201 de biblioteca, 195. 221 GUIDE to reference books, 202, 210
Historias. 201 Hourcade. L.A. 191 Hunter. E.J.. 123 ICCP v. Conferencia Internacional de Principios de Catalogación (IB v. Instituto Internacional de Bibliografía tUCB v. Reunión Internacional de Expertos en Catalogación IRANOR v. España. Instituto de Racionalización y Normalización ISBD v. Normas Internacionales para la Descripción Bibliográfica ISBN v. International Standar Book Number Iluminación, 41-42 Ilustraciones, 114, 120. 201 Impresor. 118 Incendios prevención, 42-43 índices, 201 de citas, 201 Indización en cadena, 159-162 Información. 212 conservación, 9. 13 difusión, 9. 13 organización, 9, 13 servicios, 192. 193 2.-Í5
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Informes, 218, 219 Ingreso de libros y otros materiales, 67-73 v. además Inventario Instituto Internacional de Bibliografía. 86 Inventario, 67-70 en catálogo topográfico. 70 en fichas. 69-70 hoja de, 68 recuento de, 70 Investigación. 13 International Standard Book Number. 123 Katz, W.A.. 199, 213 Kramer, G.. 213 Lafontaine. H., 86 Lake Placid Club Education Foundation, 146 Lasso de la Vega. J.. 202 Lectores registro. 175. 178 Lecturas, 13 nuevas. 14 Lenguas, 110 Lewis. P.R., 89 Linares. E-. 139 Lindcrman. W.B.. 193. 213 Litton. G.. 35, 73. 89. 189, 213, 225 Málaga. L.F., 89 Mídeles. L.N.. 210 Manuales, 201 Marcadores v. señaladorcs Martínez, J.M.. 201 Materiales bibliográficos. 108 organización. 75 uso, 196. 197 236
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Materiales bibliotecarios crecimiento, 10. II Materiales especiales, 108 equipo. 52 organización, 75 Maurois. A.. 15 Mayúsculas. 110 Mención de responsabilidad. 92. 108. 110, 112-113 Mesas. 49 para índices. 48, 49 Mills, J.A., 159 Mobiliario y equipo. 44. 48 Moreno. M.. 1 Mostrador de préstamo, 49-50 Mudgc. I.O., 202 Muscos, 9 National Union Catalogue, The. 210 Neveling. U-. 201 Nombres geográficos. 101-102. 115 Normas Internacionales para la Descripción Bibliográfica. 84 Notación. 125 tablas. 88. 89 Notas. 108. 122-123 Noticias. 224 Numeración normalizada. 108. 123 OIB v. Oficina Internacional de Bibliografía Obras de referencia. 96, 98, 101. 102. 108. 198. 199-200. 201 adquisición, 202 criterios de selección. 202, 211 estudio, 202-209 Obras de responsabilidad única. 92-93 Obras de responsabilidad compartida. 93-95 Oficina Internacional de Bibliografía, 86 Ordenación de catálogos. 84. 158-166
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( ( ( ( Organización, 22-25 autoridad, 23-25 departamentalización, 22-23 organigrama, 24 Ortega y Gasset, J., 15 Otlet. P., 86 alfabética. 162-165 en cadena. 159-162 Paginación. 118-120 Pie de imprenta, 114-116 Penna. C.V., 4, 5. 6f 89 Peñaloza. F., 73 Personal cargos, 25-28 condiciones personales. 28 entrenamiento, 28-29 evaluación, 29 reclutamiento, 28 sueldos, escala de, 28 tareas profesionales y no profesionales, 26 Planeamiento, 19-22 pasos, 19-20 planes, tipos de. 21-22 Políticas, 21 Portada. 108. 111. 112, 114 Preliminares. 108, 114 Préstamo a domicilio. 174-189 control. 181-188 daños y pérdidas, 180-181 de publicaciones periódicas, 188 limitaciones, 178-179 operaciones, 183 plazo. 179 reclamaciones, 184-186 reglamento. 175 renovaciones, 184 sanciones. 179-181
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v. además Estadísticas Préstamo interbibliotecario, 188-189 Presupuesto, 21, ,25-35 gastos, control de, 35 proceso. 34-35 tipos. 33-34 Primo catalogo collettivo delle biblioteche italiane, 210 Procedimientos manual de, 21 Procedimientos técnicos, 10. II, 55-61, 75-89, 1% Proceso administrativo, 18-35 Progresos, 201 Progress v. Progresos Prólogo, 114 Publicación, 114 Publicaciones periódicas contenidos, 201 control, 70-73 ficheros. 70-72 reclamaciones, 72 registro. 72 préstamo, 188 suscripciones, 64 Publicidad v. Relaciones públicas Puntos de acceso. 91-107 Puntuación. 109, 110. 113, U4, 118 Reclastficación. 147 Recuperación de la información. II Rees. A.M.. 193 Referencia. 191 definición. 193 entrevista. 193, 211-212 especializada, 192. 200, 201 fuentes. 193. 198. 200-201 general. 192. 200. 201 materiales. 198-201
f,
objetivos. 192 obras v. Obras de referencia preguntas. 193. 194. 195-197. 211 proceso. 193 repertorios v. Repertorios de obras de referencia servicio. 192. 193. 211-213 tareas. 191-193 Referencistas v. Bibliotecarios de referencia Registros v. Señalado res Reglas. 21 Relaciones públicas. 218-224 actividades. 219-223 medios de comunicación masiva. 223-224 programa de. 218-219 Repertorios bibliográficos. 198. 199. 201 de obras de referencia. 201. 210-211 Reprints. 92. 93 Reproducción de fichas. 76-77 Reserva de libros. 186-188 Regímenes. 201 Reunión Internacional de Expertos en Catalogación. 84 Revello. L.H.. 75, 89. 91 Rivadavia, I' . I Rovira, C . 85. 128. 139. 163. 171 Rowland. A.R.. 213 Ruidos control. 42 Ruiz, E.R.. 5 Sabor. J.E., 5. 7. 9. 191. 209. 213 Sanborn. K.F.. 89. 168 Sarmiento. D.F., 1,2 Selección, 55-61 fuentes de información. 59 personal responsable. 55 política. 56-59
240
procedimiento. 59-60 v. además Evaluación de libros. Criterios de Señaladores. 222 Serie. 108. 110, 121 número. 121-122 título. 121 Servicios al público. 10. 196 Servicios de información v. Información, Servicios Seudónimos. 97-98 Sheeny, E.P.. 202 Shera, J.H.. 192 Siglas. 102 Signatura topográfica. 103. 168. 170 Sillas. 49 Simonton. W.. 123 Sinclair. D.. 35. 73 Síntesis, 201 Sistemas de clasificación. 125, 126 v. además por sus nombres Soto, S.. 75.125 Stueart. R.D. 35 Subencabezamientos directos. 105, 106 indirectos. 105. 106 Subserie. 122 Swanson. P.K.. 89 Swift, E.M., 89 Tamaño, 120 Tauber. M.F., 73. 189 Técnicas de trabajo intelectual. 198 Terry. G.R.. 35 Thesauri, II Thompson, E.H., 75. 191
( ( ( ( ( Título, 92, 108. 110.111, 112. 113 alternativo. I l l colectivo, 111
de la serie, 121 individual. I l l
omisiones, 111 paralelo. 111 propiamente dicho, i n Traducción. 114 Tratados. 201 Trazado. 78
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Ubicación en los estantes. 166-170 Universidades. 105
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Uso de la colección. 173-189
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Usuarios de referencia, 193-195. (97. 198. 209. 211-212 formación, 12, 13, 14
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Van Burén, M . , 53 Ventilación, 42
Walford, A.J.. 210 Wcrsig, G.. 201 Wheeler. J.L., 35,53, 189, 225 Winkler. P.W., 84
Wycr. J.I.. 200 Wynar. R-S-. 202
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( i 242
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Este libro se acaba de imprimo en abril de 1984 en los talleres de Ediciones G. y G., S. A. Calle Porvenir 530. Col. Los Oltvos, Delegación Iláhuoc, México. D. F República Mexicano. La edición consta o» 5.000 ejemplares
