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Planejamento e controle orçamentário

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o ir VISÃO GERAL Apresentação á Objetivos mENTIDADES PRINCIPAIS u Plano de Contas Contábil S

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Plano de Contas Gerencial Históricos padrões Centros de custos PARÂMETROS GERAIS Parâmetros Gerais

3 3 3 4 4 6 11 12 14 14

ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Escrituração Contábil Manutenção de lotes Manutenção de lançamentos Ferramentas/Utilitários ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO Encerramento do Exercício ORÇAMENTO CONTÁBIL Orçamento Contábil Manutenção de Orçamento Copiar Orçamentos Alteração de Orçamento Zerar orçamento Geração de Orçamentos Automáticos EMISSÃO DE RELATÓRIOS

15 15 17 19 22 34 34 36 36 36 38 39 39 39 41

Emissão dePlano Relatórios Relatórios de contas Relatótio Diário Relatórios Balancete Relatório Razão Relatório Razão Gerencial Contábil Relatório Razão Contábil Gerencial Relatório Conciliação de lançamentos Relatório Lançamentos duplicados Relatório Listagem de lançamentos Relatório Consistência de Saldos Relatório Demonstração de resultado Relatório Consistência de lançamentos Relatório Retrospectivas de saldos Relatório Retrospectiva Contábil/Gerencial Relatório Acompanhamento Orçamentário Relatório Lançamentos não quitados Relatório Listagem de diferenças Rotinas Legais ROTINAS LEGAIS Instrução Normativa nº 68/86/89 MANAD 1.0.0.2 - Manual Normativo de Arquivos Digitais SPED Contábil

41 42 42 42 43 43 44 44 45 45 46 46 47 48 48 48 49 49 51 51 51 52 52


VISÃO GERAL Apresentação Este documento tem como objetivo apresentar os principais processos e as principais características técnicas do aplicativo RM Saldus, permitindo assim uma melhor compreensão de suas funcionalidade e, conseqüentemente, um melhor aproveitamento de seus recursos. O RM Saldus é um dos componentes da linha Windows de gestão integrada empresarial TOTVS. Esses aplicativos trabalham de forma integrada, compartilhando entre si operações importantes com uma interface semelhante entre eles, alem de amigável para o usuário. O RM Saldus é um dos Aplicativos que integram a Linha RM e que abrange todas as funç ões da automação oferecidas através desta linha de software administrativo.

Objetivos As características funcionais do RM Saldus possui recursos flexíveis e que permitem uma racionalização das informações cadastradas e otimização dos dados necessários aos controles contábeis e gerenciais, através de suas divisões funcionais internas. O RM Saldus recebe os lançamentos contábeis de todos os aplicativos através de lotes e desta maneira os usuários da contabilidade podem conferí-los e quando se deseja realizar a integração dos mesmos ao lote 0 da contabilidade. O conceito de lote 0 da contabilidade significa que somente os lançamentos que estão no lote 0 influenciam nos saldos das contas que são apresentados nos relatórios internos do sistema. As informações geradas pelo RM Saldus permitem, aos usuários da contabilidade, obter informações contábeis e gerenciais para tomada de decisões dentro e fora das empresas.


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ENTIDADES PRINCIPAIS Parâmetros Gerais

Escrituração Contábil

Plano de Contas contábil

Plano de Contas Gerencial

Orçamento Contábil

Histórico padrões

Centros de Custos

Encerramento do Exercício

Emissão de Relatórios

Rotinas Legais

As entidades manipuladas no aplicativo estão dispostas em diversas tabelas que classificamos de Tabelas Globais e Tabelas Específicas. As Globais são tabelas comuns a todos os aplicativos. Já as específicas são aquelas que se encontram disponíveis em um sistema, mas podem ser encontradas em outros sistemas, com o intuito de garantir a correta integração entre eles. Serão descritas as entidades principais do sistema RM Saldus, porém algumas serão citadas apenas em seus processos específicos, como as tabelas departamentos que são chamadas de tabelas globais, mas fazem parte do processo de escrituração contábil

Plano de Contas Contábil O Plano de contas é o agrupamento ordenado de todas as contas que são utilizadas pela contabilidade dentro de determinada empresa. Cada empresa, de acordo com sua atividade e seu tamanho (micro, pequena, média ou grande), deve ter seu próprio Plano de Contas. Neste cadastro serão incluídas todas as contas que serão movimentadas pela contabilidade em decorrência das operações da empresa, ou, ainda, contas que embora não movimentadas no presente, poderão ser utilizadas no futuro. Sem o cadastro desta entidade não é possível inserir um lançamento contábil. Dentro de uma visão abrangente, as contas fazem parte de um sistema contábil cujos objetivos, do ponto de vista da Estrutura de uma Entidade Contábil, tanto podem ser internos quanto externos, o que o torna de grande complexidade. O primeiro passo para que as contas tenham como atender a maioria desses objetivos, é a de organizá-las em um Plano de Contas (também conhecido como Quadro de Contas ou Estrutura de Contas). O elenco de contas e o grau de pormenores num plano de contas depende do volume e da natureza dos negócios de uma empresa. Entretanto, na estruturação do plano de contas devem ser considerados os interesses dos usuários (gerentes, proprietários da empresa, governo, bancos, etc). Tendo em vista a estrutura desenvolvida pela lei societária brasileira, um Plano de contas analítico poderia ter a seguinte estrutura de 1º nivel: l l

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Código 1 - Ativo Código 2 - Passivo


Código 3 - Patrimônio Líquido Código 4 - Receitas l Código 5 - Custos l Código 6 - Despesas e Outros Resultados l Código 7 - Despesas pré-operacionais l Código 8 - Contas de filiais l Código 9 - Outras contas de controle e análise l l

A partir dessa codificação inicial (que pode variar de acordo com a entidade. Por exemplo, se a Entidade não for do tipo industrial, pode-se mudar o código 5 para Despesas e o Código 6 para Outros Resultados), citamos como exemplo o código de uma conta patrimonial: Conta 1211-0001, sendo que: l Código 1 - Ativo l Código 12 - Ativo Circulante l Código 121 - Clientes l Código 1211 - Duplicata l Código Extensão 0001 - (nome do cliente). Exemplo:

Conta 6111.0003: l Código 6 - Despesas e Outros Resultados l Código 61 - Despesas Administrativas l Código 611 - Despesas de Pessoal l Código 6111 - Salários e remunerações l Código Extensão 0003 - Horas extras O Plano de contas com um único título para cada conta ou um único título de conta para determinada operação evita que diversas pessoas ligadas ao setor contábil (lançadores) registrem um mesmo fato contábil ou uma mesma operação com nomenclaturas diferentes. Desta forma, com a padronização dos registros contábeis, mesmo que haja rotação de profissionais contábeis, não ocorrerá perigo de falta de uniformidade das nomenclaturas. Antes de se iniciar o cadastro de um plano de contas é preciso definir suas parametrizações, pois sem ela não será possível o cadastro do plano de contas. Os parâmetros do plano de contas podem ser acessados através do menu Opções / Parâmetros / RM Saldus /Processo 01.01 – Plano de Contas / Etapa 1 – Parâmetros Gerais do Plano de Contas Contábil. Nesta etapa são definidas as opções relacionadas com o plano de contas e sua utilização na inclusão de lançamentos contábeis. Dentre as opções apresentadas a principal é “Acessa contas globais”. Habilitando esta opção, será possível definir opcionalmente, contas contábeis ou gerenciais que deverão estar disponíveis para todas as coligadas. Com a opção desmarcada, as contas somente poderão ser acessadas exclusivamente nas coligadas nas quais foram criadas. Esta opção deve ser habilitada apenas para coligadas que possuam máscaras iguais. Do contrário poderá haver inconsistências nos relatórios. O sistema barrará códigos repetidos para os códigos contábeis e para os reduzidos das contas contábeis e gerenciais.


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Se uma conta global contábil ou gerencial estiver em uso na coligada, o sistema não deixará desativar o parâmetro “Acessa Contas globais”. Fique atento

O sistema não deixará ativar o parâmetro “Acessa Contas Globais” se existir uma conta global com o mesmo código contábil ou reduzido de contas da coligada.

O plano de contas contábil é enumerado ou codificado de forma racional, o que facilita a contabilização através de processos eletrônicos. Com a estruturação do plano de contas pode-se falar em escrituração ou registros contábeis como manda nossa legislação. No RM Saldus para estruturar um plano de contas é necessário definir a máscara contábil dos grupos. Para informar a máscara contábil deve-se acessar o menu: Opções / Parâmetros / RM Saldus /Processo 01.01 – Plano de Contas / Etapa 2 – Parâmetros do Plano de Contas Contábil. São apresentados 9 grupos contábeis (0 a 9), esta configuração consiste da definição do número de dígitos e níveis que cada grupo de contas contém. Somente no primeiro nível das máscaras não é permitido mais de um caractere. Conforme já citado, cada empresa definirá a máscara contábil dos grupos de acordo com sua necessidade. Dentro do processo de preenchimento das máscaras existe a opção “Não utiliza máscaras nas contas”,esta opção é utilizada apenas para empresas que são reguladas pela ANS (Agência Nacional de Saúde). O plano de contas contábil destas empresas não utiliza níveis na máscara e por este motivo foi implementada no sistema esta opção. As empresas que já fizeram a conversão do plano de contas contábil, conforme plano da ANS, já possuem esta opção marcada e desabilitada.

Plano de Contas Gerencial Esta entidade é responsável pelo cadastro de contas gerenciais que receberão o rateio dos valores das despesas ou custos efetuados pela empresa. No RM Saldus, atualmente, a única maneira de ratear os valores de um lançamento contábil é através das contas gerenciais. Portanto, segue o mesmo conceito do plano de contas contábil, cada empresa de acordo com sua atividade e seu tamanho deve ter seu próprio Plano de Contas gerencial, caso deseje ratear suas despesas ou custos. Importância da contabilidade gerencial

A contabilidade gerencial é uma ferramenta indispensável para a gestão de negócios. De longa data, contadores, administradores e responsáveis pela gestão de empresas se convenceram que amplitude das informações contábeis vai além do simples cálculo de impostos e atendimento de legislações comerciais, previdenciárias e legais. Além disso,o custo de manter uma contabilidade completa (livros diário,razão, inventário, conciliações, etc.) não é justificável para atender somente o fisco. Informações relevantes podem estar sendo desperdiçadas quando a contabilidade é encarada como um mero cumprimento da burocracia governamental. Os gestores de empresas precisam aproveitar as informações geradas pela escrituração contábil, pois obviamente este será um fator de competitividade com seus concorrentes: a tomada de decisões com base em fatos reais e dentro de uma técnica comprovadamente eficaz – o uso da contabilidade.

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A gestão de entidades é, sabidamente, um processo complexo, inesgotável, mas pode ser facilitada quando se tem uma adequada contabilidade gerencial. No RM Saldus, para estruturar um plano de contas gerencial da mesma maneira que o plano de contas contábil é necessário definir a máscara contábil dos grupos. Para informar a máscara contábil deve-se acessar o menu: Opções / Parâmetros / RM Saldus /Processo 01.01 – Plano de Contas / Etapa 3 – Parâmetros do Plano de Contas Gerencial. São apresentados 9 grupos gerenciais (0 a 9), Esta configuração consiste da definição do número de dígitos e níveis que cada grupo de contas contém. Da mesma maneira que na máscara do plano de contas contábil somente no primeiro nível das máscaras não é permitido mais de um caractere. Conforme já citado, cada empresa definirá a máscara gerencial dos grupos de acordo com sua necessidade Procedimento

1. Para o cadastro da tabela de plano de contas gerencial, acesse o menu Cadastros / Plano de contas Gerencial. 2. Na visão de filtros clique no botão ‘Novo’, selecione o campo ‘Código’, e o operador ‘IS NOT NULL’. 3. Clique em ‘Adicionar’ e após no botão ‘Salvar’ 4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no botão ‘Executar’ 5. Clique no botão novo para inclusão da conta gerencial; 6. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). Neste primeiro momento o filtro utilizando o operador ‘IS NOT NULL’ pode ser usado. Posteriormente, os filtros devem ser melhorados para que sejam apresentadas somente as contas desejadas, pois existe um limite no sistema de 1000 registros por filtro. Caso tenha sido criado um campo complementar para conta gerencial ao incluir uma nova conta gerencial é apresentada uma pasta chamada ‘campos complementares’, Campos Complementares

Os campos complementares têm por finalidade definir informações que, por default, não são encontrados no aplicativo. É possível criar campos complementares para lançamentos, contas contábeis, contas gerenciais e centro de custos. Os campos complementares podem ser do tipo “Inteiro”,“Data”, “Texto”, “Real” ou “Alfanumérico”. Pode-se fazer uma validação do valor informado para o campo complementar, utilizando tabela dinâmica, ou seja, o valor digitado deve estar cadastrado na tabela dinâmica informada na criação do campo complementar. As tabelas dinâmicas são cadastradas através do menu Cadastros / Tabelas Dinâmicas. Procedimento

1. Para o cadastro de campos complementares, acesse o menu Cadastros / Campos complementares. 2. Selecione Lançamentos/Contas contábeis/Contas gerenciais/ou centros de custos. (no caso de dúvida consulte o Help). 1. Para o cadastro da tabela de plano de contas contábil, acesse o menu Cadastros / Plano de contas contábil. 2. Na visão de filtros clique no botão ‘Novo’, selecione o campo ‘Código’, e o operador ‘IS NOT NULL’. 3. Clique em ‘Adicionar’ e após no botão ‘Salvar’ 4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no botão ‘Executar’


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5. Clique no botão novo para inclusão da conta contábil; 6. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). Na inclusão de uma conta contábil analítica, caso seja marcada a opção ‘Rateio’, será apresentada a pasta ‘Distribuição Gerencial’. Nesta pasta poderá ser informado um percentual a ser rateado para as contas do plano de contas gerencial. A distribuição gerencial pode ser predefinida informando-se o rateio diretamente na conta contábil, ou pode-se definir a distribuição no momento da digitação do lançamento. Caso o rateio não seja fixo, a pasta “Distribuição Gerencial” ficará em branco e a distribuição será definida no momento da digitação do lançamento. Caso o rateio para essa conta seja fixo, definir na pasta “Distribuição Gerencial” o percentual a ser rateado para cada conta gerencial. O campo “Rateio” de uma conta só poderá ser marcado no momento da inclusão da conta contábil. Caso seja necessário habilitar essa opção após a inclusão da conta contábil, deverá ser utilizado o processo “ALTERAÇÃO DO CAMPO ‘TEM DISTRIBUIÇÃO GERENCIAL’ disponível na visão do plano de contas contábil. Caso a conta contábil tenha sido incluída com a opção de ‘rateio’ marcada e o usuário deseja futuramente desmarcar esta opção, o mesmo deverá executar este processo para que a conta deixe de ter distribuição gerencial. Lembrando que toda a movimentação da conta contábil é afetada quando este processo é executado, ou seja, onde a conta contábil existir, a mesma sofrerá a alteração conforme opção escolhida no processo.

Exercícios 1. Cadastre as seguintes contas gerenciais:

CÓDIGO 1 1.01 1.02 1.03 1.04 2 2.01 2.02 2.03 2.04

DESCRIÇÃO ADMINISTRATIVOS FINANCEIRO CONTABILIDADE VENDAS COMPRAS PRODUÇÃO/SERVIÇOS VENDASDESISTEMAS“RMSALDUS” VENDASDESISTEMAS“RMFLUXUS” IMPLANTAÇÃODO“RMSALDUS” IMPLANTAÇÃODO“RMFLUXUS”

ANALÍTICA/SINTÉTICA NATUREZA SINTÉTICA DEVEDORA ANALÍTICA DEVEDORA ANALÍTICA DEVEDORA ANALÍTICA DEVEDORA ANALÍTICA DEVEDORA SINTÉTICA CREDORA ANALÍTICA CREDORA ANALÍTICA CREDORA ANALÍTICA CREDORA ANALÍTICA CREDORA

2. Criar filtros para selecionar as contas gerenciais. Utilize o botão “[Filtrar]”

da barra de ferramentas. a) Selecione somente as contas gerenciais do grupo 1; b) Selecione somente as contas gerenciais do grupo 2; c) Selecione as contas gerenciais por descrição.

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3. Cadastre o seguinte Plano de Contas Contábil:

1 Ativo 1.1 Ativo Circulante 1.1.1 Ativo Circulante Disponível 1.1.1.1 Caixas e Bancos 1.1.1.1.001 Caixa Geral Matriz 1.1.1.1.002 Banco Itaú S/A 1.1.1.2 Clientes 1.1.1.2.001 ABC LTDA. 1.1.1.2.002 WK S/A 1.1.1.2.003 WB LTDA. 1.3 Ativo Não Circulante 1.3.1 Ativo Permanente Imobilizado 1.3.1.1 Máquinas e Equipamentos 1.3.1.1.001 Máquinas Industriais 1.3.1.2 Veículos 1.3.1.2.001 Veículos 2 Passivo 2.1 Passivo Circulante 2.1.1 Fornecedores 2.1.1.1 Fornecedores Nacionais 2.1.1.1.001 Drogaria ABC LTDA. 2.1.1.1.002 RMW LTDA. 2.1.1.1.003 JWKLíquido S/A. 2.2 Patrimônio 2.2.1 Apuração de Resultados 2.2.1.1 Apuração do Resultado do Exercício 2.2.1.1.001 Lucros / Prejuízos Acumulados 2.2.1.1.001- Apuração de Resultado do Exercício 3 Despesas 3.1 Despesas Administrativas 3.1.1 Despesas Administrativas Operacionais 3.1.1.1 Despesas com Mão-de-Obra Indireta 3.1.1.1.001 Salários Observação:

Para a conta 3.1.1.1.001 habilitar o campo “Rateio” Definir que ela possuirá distribuição gerencial, mas não informar o rateio gerencial para a mesma.

3.1.1.2 Despesa com Aluguéis 3.1.1.2.001 Despesa com Aluguel de Imóveis


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Observação:

Para a conta 3.1.1.2.001 habilitar o campo “Rateio” Definir que ela possuirá distribuição gerencial e informar o seguinte rateio gerencial: 25% Conta Gerencial 1.01 Financeiro; 25% Conta Gerencial 1.02 Contabilidade; 25% Conta Gerencial 1.03 Vendas; 25% Conta Gerencial 1.04 Compras. 3.1.1.3 Despesas em Geral 3.1.1.3.001 Despesas Gerais Observação:

Para a conta ‘3.1.1.3.001’ habilitar o campo “Rateio” Definir que ela possuirá distribuição gerencial, mas não informar o rateio gerencial para a mesma. 4 Receitas 4.1 Receitas Operacionais 4.1.1 Receitas Operacionais de Vendas 4.1.1.1 Receitas Operacionais de Vendas de Sistemas 4.1.1.1.001 Vendas Sistemas “Linha Windows” Observação:

Para a conta ‘4.1.1.1.001’ habilitar o campo “Rateio” Definir que ela possuirá distribuição gerencial, mas não informar o rateio gerencial para a mesma. 4.1.1.2 Receitas Operacionais de Implantação 4.1.1.2.001 Implantação de Sistemas “Linha Windows” Observação:

Para a conta ‘4.1.1.2.001’ habilitar o campo “Rateio” Definir que ela possuirá distribuição gerencial, mas não informar o rateio gerencial para a mesma.

Anotações

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Históricos padrões O cadastro de histórico padrão é um pré-cadastro que é feito no sistema para que no momento da inclusão do lançamento contábil o histórico e o complemento possam conter alguns dados fundamentais sobre a operação em registro. O histórico é a narração do fato ocorrido, a qual deve ser resumida, mas exprimindo bem a operação. Ele deve feito com a máxima clareza, evidenciando de forma analítica e objetiva o registro da operação. É um pré-cadastro utilizado para agilizar as descrições dos lançamentos contábeis. Antes de iniciar o cadastro de um histórico padrão, deverá ser definido todos os parâmetros relativos à manutenção de históricos padrões em Opções / Parâmetros / RM Saldus. Processo 01.02 – Lançamentos / Etapa 1 – Histórico Padrão

Nesta etapa deverá ser definido o tipo de código de histórico padrão que será utilizado pela empresa. Os tipos existentes são: Qualquer caractere, Apenas letras e Apenas números. Procedimento

1. Para o cadastro da tabela de históricos padrões, acesse o menu Cadastros / Históricos Padrões. 2. Na visão de filtros clique no botão ‘Novo’, selecione o campo ‘Código’, e o operador ‘IS NOT NULL’. 3. Clique em ‘Adicionar’ e após no botão ‘Salvar’ 4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no botão ‘Executar’ 5. Clique no botão novo para inclusão de um histórico padrão; 6. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help).

Exercícios 1. Para facilitar a digitação de lançamentos contábeis, cadastre os seguintes históricos:

1 - Pagamento conforme NFº Nº ###### data @@/@@/@@@@ do Fornecedor # 2 - Recebimento conforme NF Nº #; 3 - Pagamentos Diversos; 4 - Composição de Saldo Anterior; 5 - Apuração do Resultado do Exercício. (Habilitar campo Histórico de Fechamento).

Anotações


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Centros de custos Um centro de custo é uma unidade da empresa com custos diretos que lhe possam ser imputados. A criação dos centros de custos permite atribuir responsabilidades aos gestores da unidade sendo, por isso, também designados por “Centros de Responsabilidade”. Esta entidade é uma tabela global que é muito utilizada no RM Saldus. Na contabilidade o controle de custos é essencial para a gestão da empresa, por este motivo a informação do centro de custo no lançamento contábil é de grande importância para os usuários da contabilidade. Antes de iniciar o cadastro dos centros de custos, deverá ser definido todos os parâmetros relativos a este cadastro em Opções / Parâmetros / RM Saldus. Processo 01.02 – Lançamentos / Etapa 2 – Centro de Custo

Nesta etapa são apresentadas as opções relacionadas ao centro de custo É muito importante o preenchimento correto da máscara do centro de custo, ela é definida na implantação do sistema e só poderá ser alterada caso não existam centros de custos cadastrados na coligada. Portanto, a máscara deve ser definida seguindo o conceito de definição de máscara contábil, ou seja, a estrutura da máscara será definida de acordo com a necessidade de cada empresa.

Exercícios

1 - Informe a seguinte máscara para o centro de custo: ##.#.#.#

Procedimento

1. Para o cadastro da tabela de centros de custo, acesse o menu Cadastros / Centros de custos. 2. Na visão de filtros clique no botão ‘Novo’, selecione o campo ‘Código’, e o operador ‘IS NOT NULL’. 3. Clique em ‘Adicionar’ e após no botão ‘Salvar’ 4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no botão ‘Executar’ 5. Clique no botão novo para inclusão de um centro de custo; 6. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida de algum campo, consulte o Help). Se o campo ‘Permite lançamentos’ não estiver marcado o centro de custo não permitirá que sejam incluídos lançamentos contábeis para o mesmo, caso o usuário deseje que estes centros de custos não sejam apresentados na inclusão do lançamento contábil deve-se desmarcar nos parâmetros a opção ‘’Exibir centro de custo que não permite lançamento’ Fique atento

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que se encontra em Opções /Parâmetros / RM Saldus Processo 01.02 – Lançamentos / Etapa 8 – Manutenção dos lançamentos Contábeis


Atualmente o lançamento contábil não permite que o valor contábil seja rateado entre vários centros de custos, ou seja, no lançamento contábil só é permitido informar um centro de custo, com isto o rateio é feito pelo plano de contas gerencial. Existe um estudo para que em versões futuras seja possível ratear o valor contábil por centros de custos custos.

Exercícios 1. Cadastre os seguintes centros de custos:

01 – Produção 01.1 Manutenção 01.1.1 – Linha Windows 01.1.1.1 RM Labore 01.1.1.2 RM Saldus 01.1.1.3 RM Fluxus 01.2 Desenvolvimento 01.2.1 –Linha Windows 01.2.1.1 RM Labore 01.2.1.2 RM Saldus 01.2.1.3 RM Fluxus Observação:

Nos níveis sintéticos de centros de custos o parâmetro “Permite lançamento” deve estar desmarcado.

Anotações


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PARÂMETROS GERAIS Parâmetros Gerais





Histórico padrões

Centros de Custos



Rotinas Legais

Parâmetros Gerais Este processo é o primeiro a ser feito, pois ele consiste em definir todas as opções com as quais a empresa pretende trabalhar ao operar o sistema. Ele deve ser muito bem definido para o perfeito funcionamento do sistema. A parametrização é definida durante o processo de implantação do sistema no qual são definidos, em reuniões entre o cliente e o setor de implantação, quais são as necessidades e qual a melhor parametrização para atendê-las. Após definidas as parametrizações é recomendado que apenas um determinado grupo de usuários tenha acesso aos parâmetros, pois assim será possível fazer garantir a correta parametrização do sistema para obter o resultado desejado. Procedimento

Para acessar os parâmetros deve-se entrar no menu Opções/Parâmetros/RM Saldus.

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ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL Parâmetros Gerais





Histórico padrões

Centros de Custos



Rotinas Legais

Escrituração Contábil No meio empresarial brasileiro,escrituração é o nome que a legislação escolheu para expressar o ato de se efetuarem os lançamentos em contas geralmente para fins contábil - posteriormente compilados em livros e fichas. Assim, além de escrituração contábil, também são comuns as expressões “escrituração mercantil ou comercial” e“escrituração tributária ou fiscal”. Funcionamento

O método de escrituração mais desenvolvido é o chamado “método das partidas dobradas” e por isso deve ser utilizado pelos contabilistas. Existem outros, como o de“partidas simples”, que normalmente são satisfatórios para os outros tipos de escrituração. A regra das partidas dobradas assusta pela simplicidade.Para cada lançamento“à débito”deve corresponder um “à crédito” e vice-versa. Essa descoberta da “simetria” a partir dos chamados “fatos contábeis” contribui para que muitos autores classifiquem o método das partidas dobradas como a “arte da escrituração”. Sua premissa é de que a condição financeira e os resultados das operações de uma empresa ouorganização são melhores representadas por diversas variáveis, chamadas contas, em que cada uma reflete um aspecto em particular do negócio como um valor monetário. Cada transação financeira é registrada na forma de entradas em pelo menos duas contas, nas quais o total de débitos deve ser igual ao total de créditos. A idéia do método desenvolveu-se quando se criou a conta Capital. A primeira transação financeira da entidade, qual seja a colocação de dinheiro nas contas da mesma pelos sócios, se escritura assim: l l

Débito: Conta Caixa (Ativo)’; Crédito: Conta Capital (Patrimônio Líquido ou Passivo não Exgível).

Por essa simples notação algébrica (CAIXA=CAPITAL), registra-se toda a gama de informações financeiras envolvidas na operação. Sabe-se o dinheiro que a entidade poderá investir em seus negócios, sem que se esqueça da obrigação assumida: encerrar as atividades, ou determinado sócio deixar o empreendimento, a quantia que ele entregou deverá ser formalmente devolvida pela Entidade para as contas do mesmo.


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Cada transação normalmente consiste em 2 entradas, mas podem existir 3 ou mais entradas ao se contabilizarem as taxas, por exemplo. Como é mais comum uma transação conter somente 2 entradas, sendo uma entrada de crédito em uma conta e uma entrada de débito em outra conta, daí a srcem do nome “dobrado”. No I Congresso Brasileiro de Contabilidade realizado em 1924, foram aprovadas quatro fórmulas de escrituração baseadas no método das partidas dobradas: 1ª fórmula: um débito para cada crédito 2ª fórmula: um débito e vários créditos l 3ª fórmula: vários débitos e um crédito l 4ª fórmula: vários débitos e vários créditos l l

Considerando-se que é um fator primordial de controle do método das partidas dobradas o destaque sempre da “contra-partida” na escrituração dos lançamentos contábeis, a 4ª fórmula deve ter uso restrito, só sendo indicada quando não houver possibilidade de se obscurecer essa informação, ou seja, para cada lançamento em uma determinada conta, deve-se indicar com clareza e precisão a contra-partida ou contra-conta correspondente. Historicamente, as entradas de débito são registradas no lado esquerdo e as entradas de crédito no lado direito da razão. Em um modelo esquemático chamado no Brasil de “razonetes”, as contas são chamadas de contas “T” devido a sua semelhança com a letra “T“ quando a conta está vazia, conforme se observa pelo seguinte diagrama:

Débito

Crédito

A contabilidade deve ser considerada sempre uma ferramenta imprescindível á gestão de qualquer entidade, cabendo ao administrador, sócios ou representantes implementarem a escrituração contábil através de contabilista devidamente habilitado.

No RM Saldus a escrituração contábil é realizada através da inclusão de lançamentos em lotes ou inclusão de lançamentos diretamente no lote Fique atento

Antes de iniciar o cadastro dos lançamentos contábeis deverá ser definido todos os parâmetros que estão relacionados com a inclusão de lançamentos contábeis. A definição dos parâmetros deve ser feita acessando o menu Opções /Parâmetros / RM Saldus Processo 01.02 – Lançamentos / Etapa 6 - Período contábil , Etapa 7 – Moeda Corrente da Contabilidade, Etapa 8 – Manutenção dos lançamentos contábeis, Etapa 9 – Manutenção dos lançamentos contábeis, Etapa 10 Manutenção dos lotes Contábeis Na etapa 6 – Período Contábil citada acima são apresentadas as datas relacionadas com o exercício contábil da empresa.

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Estas datas são muito importantes para o sistema, pois serão permitidas as inclusões de lançamentos contábeis que somente possuírem a data do lançamento dentro da data inicial e final do período contábil e que ainda possuírem a data posterior a data de fechamento informada nos parâmetros. Uma vez definida a data inicial do sistema a mesma não mais poderá ser alterada. A data de fechamento pode ser definida a qualquer momento, ela significa que a contabilidade já está fechada até esta data, ou seja, somente serão permitidos lançamentos com data posterior a de fechamento. Os aplicativos que integram com o RM Saldus consistem a data do período contábil e a data de fechamento informada nos parâmetros. No cadastro de cada usuário também deve ser informado o período contábil permitido para o mesmo incluir lançamentos.

Manutenção de lotes A operação Lançamentos / manutenção de lotes permite a inclusão e manutenção de lotes de lançamentos, que posteriormente serão agrupados ao lote principal (Lote Zero). Quando os lançamentos estão em lotes eles ainda não influenciam nos saldos das contas dos relatórios internos do sistema. Exemplo:

Ao emitir um balancete no sistema os lançamentos em lote não influenciarão no saldo das contas, desta maneira caso existam lançamentos classificados incorretamente nos lotes, estes poderão ser alterados ou excluídos antes da integração do lote. Todos os aplicativos do Corpore RM que integram com o RM Saldus enviam as contabilizações dos lançamentos em lotes, para acessar os lotes de outros aplicativos o usuário deve possuir a senha de supervisor ou permissão no perfil de usuário Procedimento

1. Para a inclusão de um lote, acesse o menu Lançamentos / Manutenção de Lotes. 2. Serão apresentados todos os lotes (“caso o parâmetro ‘Visualizar lotes sem lançamentos de outros sistemas” esteja desmarcado, serão apresentados somente lotes com lançamentos.) 3. Clique no botão novo. 4. Serão apresentados os campos para preenchimento da capa do lote. No caso de dúvida consulte o Help. 5. Após salvar a capa do lote, para a inclusão de lançamentos dentro do lote criado, dê um duplo clique com o mouse no lote . 6. Crie um novo filtro se desejado ou clique no botão ‘Todos’. 7. Clique no botão novo. 8. Serão apresentados os campos para inclusão do lançamento contábil. No caso de dúvida consulte o Help. A pasta de campos complementares será apresentada caso existam campos complementares cadastrados para lançamentos. O lançamento contábil pode apresentar o campo ‘Departamento’. Departamento é uma tabela global do sistema e pode ser utilizada no lançamento contábil. Eles são criados para a distribuição proporcional dos gerais da empresa, oudeve mesmo questões administrativas e organizacionais. Caso desejado a custos apresentação deste campo ser por definida nos parâmetros do sistema. Integração de lotes

Os lançamentos criados através da “Manutenção de Lotes” ainda não fazem parte dos saldos apurados pelos relatórios internos do sistema. Após a inclusão e confirmação dos lançamentos incluídos no lote, estes deverão ser integrados ao lote principal (Lote Zero). O processo de Integração dos lançamentos ao lote principal será necessário tanto para os lotes criados no próprio RM Saldus, como para lotes srcinados de outros aplicativos. Todos os direitos reservados.

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Este processo é irreversível não podendo, portanto, ser desfeita a integração dos lançamentos dos lotes recém integrados. Atualmente a integração de lotes é feita pelo botão “Integração de lote” existente na visão de lotes. Fique atento

Procedimento

1. Selecione o lote desejado para integração em seguida clique no botão “Integração de lote. 2. Será apresentada uma tela onde deverá ser definido o período de integração do lote, caso desejado pode-se informar filtros para integração parcial do lote. 3. Se desejar integrar todo o lote é só confirmar no botão ‘OK’ Atualmente, para que a integração seja efetuada, o valor dos lançamentos deve ser igual ao valor informado na capa do lote. Existem lotes de outros aplicativos que são fixos, como, por exemplo, os lotes do RM Nucleus e Líber, isto significa que após a integração de todos os lançamentos destes lotes os mesmos continuarão no RM Saldus e não podem ser excluídos, pois são lotes que já estão pré-fixados pelos aplicativos de srcem. O processo de integração de lotes permite a integração de um lote por vez, não é permitida a integração de vários lotes simultaneamente, esta melhoria está prevista para a versão 10.80. Caso o lote possua muitos lançamentos o processo de integração poderá demorar e afetar o trabalho de outros usuários, caso isto ocorra sugerimos a rotina de agendamento para integração de lotes. Assim o lote poderá ser integrado fora do horário de expediente da empresa. Enquanto o uso do lote não for finalizado, através do botão ‘Finalizar o uso do lote’, o mesmo ficará bloqueado para outro usuário.

Exercícios

As contabilizações serão registradas através de lote, posteriormente, deverá ser feita a integração do lote aos demais lançamentos. 1. Os Lançamentos abaixo são referentes ao mês de Janeiro/XXXX, crie agora o Lote número: 1 -

“Recebimentos do Mês de Janeiro/XXXX”. Lançamentos: Venda a vista de Sistemas na Filial: Matriz Data: 03/01/XXXX Documento: 003735 Débito: S/A Crédito:1.1.1.1.002 4.1.1.1.001--Banco VendaItaú de Sistemas “Linha Windows” Valor de R$ 60.000,00 Histórico: 02 Rateio Crédito: 40% para a conta gerencial 2.001 Venda de Sistemas RM Saldus 60% para a conta gerencial 2.002 Venda de Sistemas RM Fluxus Venda a vista de Sistemas na Filial: Matriz Data: 18/01/XXXX Documento: 003736

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Débito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú S/A Crédito: 4.1.1.2.001 - Implantação de Sistemas “Linha Windows” Valor de R$ 60.000,00 Histórico: 02 Rateio Crédito: 30% para a conta gerencial 2.003 Implantação do Sistema RM Saldus 70% para a conta gerencial 2.004 Implantação do Sistema RM Fluxus 2. Depois de digitados os lançamentos do lote será necessário:

a) Verificar o valor dos débitos e créditos, através da“Verificação de Débitos e Créditos”. b) Emitir relatório “Listagem de Lançamentos” para conferência. c) Integrar o lote criado ao lote zero 3. Após a Integração, criar um filtro para consultar os lançamentos deste lote e alterar o lançamento

cujo número de documento é 003735, valor de 60.000,00 que passará para 65.000,00.

Manutenção de lançamentos Os lançamentos contábeis também podem ser incluídos diretamente no lote 0. Quando este procedimento ocorre os lançamentos incluídos já estão afetando os saldos das contas contábeis, ou seja, ao emitir os relatórios internos do sistema estes lançamentos já influenciaram os saldos das contas apresentadas. No RM Saldus a inclusão de lançamentos contábeis no lote 0 é utilizada com pouca freqüência, uma vez que o sistema recebe os lançamentos dos outros aplicativos em lotes. Procedimento

1. Para a inclusão de lançamentos, diretamente no lote 0, acesse o menu Lançamentos / Manutenção de Lançamentos 2. Selecione/crie e execute o filtro. 3. Clique no botão novo. 4. Serão apresentados os campos para inclusão do lançamento contábil (em caso de dúvidas consulte o help) 5. Pode-se também acessar o lote zero pelo menu Lançamentos/Inclusão/Alteração de lançamentos , neste acesso não há necessidade de criação de filtro, o sistema já apresenta a tela para inclusão. Os lançamentos incluídos diretamente no lote 0 podem ser alterados e excluídos a qualquer momento. Já os lançamentos do RM Nucleus e RM Líber existentes no lote 0 não podem ter a data e valor alterados, caso seja necessário alterar data e valor de lançamentos destes aplicativos deverá ser gerado um lote de estorno nestes aplicativos e posteriormente o lote deverá ser integrado ao lote 0.

Exercícios 1. Digitar os lançamentos de composição de saldo anterior:

Filial: Matriz Data: 31/12/XXXX Histórico: Composição do Saldo Anterior Todos os direitos reservados.

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Débito: 1.1.1.1.001 - Caixa Geral Matriz Valor: 10.000,00 Débito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú S/A Valor: 100.000,00 Débito: 1.1.1.2.001 - ABC LTDA. Valor: 58.000,00 Débito: 1.1.1.2.002 - WK S/A Valor: 36.000,00 Débito: 1.1.1.2.003 - WB LTDA. Valor: 42.000,00 Débito: 1.3.1.2.001 - Veículos Valor: 10.000,00 Débito: 1.3.1.1.001 - Máquinas Industriais Valor: 120.000,00 Total Débito: 376.000,00 Crédito: 2.1.1.1.001 - Drogaria ABC LTDA. Valor: 111.000,00 Crédito: 2.1.1.1.002 - RMW LTDA. Valor: 159.000,00 Crédito: 2.1.1.1.003 - JWK S/A Valor: 106.000,00 Total Crédito: 376.000,00 2. Após efetuado os lançamentos contábeis, emitir o relatório de listagem dos lançamentos para

conferência. 3. Digite os seguintes Lançamentos para o mês de Janeiro/XXXX:

a) Lançamentos Filial: Matriz Compra a vista de um computador para Filial: Matriz Data: 03/01/XXXX Documento: 003456 Débito: 1.3.1.1.001 - Máquinas e Equipamentos Crédito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú S/A Valor de R$ 3.000,00 Histórico: 01 Compra a prazo de um veículo para Filial: Matriz Data: 10/01/XXXX Documento: 000032 Débito: 1.3.1.2.001 - Veículos Crédito: 2.1.1.1.003 - JWK S/A Valor de R$ 16.659,00 Histórico: 01 Compra a vista de material de escritório para Filial: Matriz Data: 12/01/XXXX Documento: 001234 Débito: 3.1.1.3.001 - Despesas Gerais Crédito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú S/A Valor de R$ 560,00 Histórico: 03 Rateio a Débito: 18% para a Conta Gerencial 1.001 32% para a Conta Gerencial 1.002 35% para a Conta Gerencial 1.003 15% para a Conta Gerencial 1.004 Compra a vista de Lanches do mês para Filial: Matriz Data: 15/01/XXXX Documento: 013456 Débito: 3.1.1.3.001 - Despesas Gerais Crédito: 1.1.1.1.001 - Caixa Geral Matriz

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Valor de R$ 310,00 Histórico: 03 Rateio a Débito: 50% para a Conta Gerencial 1.001 50% para a Conta Gerencial 1.004 b) Lançamentos Filial: São Paulo Compra à vista de um computador para a Filial São Paulo. Data: 13/01/XXXX Documento: 003545 Débito: 1.4.1.1.002 - Máquinas Industriais Crédito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú S/A Valor de R$ 3.500,00 Histórico: 01 Compra à vista de material de escritório para a Filial São Paulo. Data: 22/01/XXXX Documento: 003689 Débito: 3.1.1.3.001 - Despesas Gerais Crédito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú S/A Valor de R$ 680,00 Histórico: 03 Rateio a Débito: 28% para Conta Gerencial 1.001 22% para Conta Gerencial 1.002 50% para Conta Gerencial 1.004 4. Criar filtro para selecionar os lançamentos da filial – Matriz 5. Selecionar os lançamentos da filial – São Paulo 6. Selecionar os lançamentos cuja conta Débito seja: “Despesas Gerais”

Anotações


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O processo de Escrituração Contábil é responsável pelo registro da operação contábil da empresa e pelas manutenções que podem ser dadas no lançamento após sua inclusão. Após a inclusão do lançamento contábil é possível realizar vários procedimentos para consulta da escrituração contábil ou procedimentos que irão alterar a mesma. Estas consultas e procedimentos serão citados a seguir no tópico Ferramentas/ Utilitários.

Ferramentas/Utilitários Agrupamento de Lançamentos

Esse processo permite realizar o agrupamento de lançamentos contábeis idênticos, seguindo as regras a seguir: l Agrupar débitos com créditos, em um único lançamento; l Agrupar débitos; l Agrupar créditos. Além disso, é possível também: l Agrupar mesmo se complementos de histórico forem diferentes; l Agrupar mesmo se o campo “Contrapartida” for diferente (este campo será limpo após o agrupamento). Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Agrupamento de lançamentos. Esse processo só é realizado para lotes provenientes do RM Saldus e do RM Fluxus. Agrupar débitos com créditos em um único Lançamento Contábil: caso esta opção esteja marcada, o sistema agrupa os lançamentos contábeis somente em uma linha, sem separá-los como crédito e débito. Esta opção é válida apenas para lançamentos que possuem apenas um crédito e um débito. Para que ocorra o agrupamento para um único lançamento a conta contábil de crédito e de débito deve ter o mesmo histórico padrão, centro de custo, departamento e filial. Caso esses campos estiverem em branco no crédito ou no débito, o sistema leva para o agrupamento o que estiver preenchido. Agrupar débitos/agrupar créditos: com esta opção marcada o sistema agrupará os lançamentos por total diário. Isto é, serão agrupados lançamentos com a mesma conta a débito/crédito, filial, departamento, centro de custo, histórico padrão e data de contabilização. Verificação de Débitos x Créditos

Nesta rotina, será permitido executar e apurar possíveis diferenças entre débitos e créditos. Este processo pode ser feito parcialmente informando um intervalo de lançamentos, ou especificando uma data inicial e final a ser considerada. Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse Lançamentos / Verificação de débitos x créditos; Será apresenta a tela para verificação de débitos x créditos, em caso de dúvida consulte o help; Nesta rotina é essencial que o campo ‘Atualiza acumuladores’ seja marcado. Quando existe diferença de débitos x créditos na base deve ser feita uma verificação para todo o período contábil e todas as filiais, ou seja, ao acessar esta ferramenta o usuário deve marcar apenas a opção “Atualiza acumuladores” e clicar no botão “Verifica”.Habilitando a opção “Atualiza Acumuladores”, na verificação de Débitos x créditos, os valores dos acumuladores serão recalculados, para que sejam apresentados dados atualizados.

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Exercícios 1. Execute a verificação de débito x crédito dos lançamentos de todo o período contábil.

Liberação de Período

A liberação de período exclui todos os lançamentos até a data informada pelo usuário. Esta ferramenta deve ser utilizada com muito cuidado, pois este processo é irreversível. A liberação de período poderá ser feita ao final de cada exercício contábil, ou de acordo com a necessidade da empresa. Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Liberação de Período (no caso de dúvidas consulte o help). Na pasta “Lanç. Não quitados”,caso desejado, deve-se marcar a opção “Gravar lançamentos Não Quitados” e informar as contas contábeis e gerenciais que se deseja gravar os lançamentos não fechados (não quitados). Em caso de dúvida consulte o help. Os lançamentos não quitados são gravados na tabela CQUITAR. Antes de efetuar a liberação é necessário emitir todos os relatórios obrigatórios e verificar a existência de um backup atualizado da base de dados. Leia as informações da tela antes de Liberar o período. A data do novo período contábil será automaticamente atualizada em Opções / Parâmetros / RM Saldus. Sugerimos que a liberação de período seja feita em um horário fora do expediente, pois caso ocorra algum erro ou problema o backup antes da liberação poderá ser voltado e os demais setores da empresa não serão afetados. Zerar Saldo Anterior

Neste módulo você poderá zerar os saldos das contas gerenciais e/ou dos centros de custo de uma ou mais contas contábeis. Este saldo é zerado no primeiro dia do período contábil. Lembrando que serão zerados os saldos de contas gerenciais ou centros de custos, esta ferramenta não zera o saldo anterior de contas contábeis. Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Zerar Saldo anterior (em caso de dúvidas consulte o help). Recálculo do S egundo Valor

Nesta ferramenta, os lançamentos selecionados poderão ser recalculados com base no valor de outra Moeda cadastrada no menu Cadastros / Moedas. Quando o parâmetro “Usa segundo valor” está marcado o sistema realiza o cálculo do valor em segunda moeda, então pode ocorrer por algum motivo o desejo do usuário realizar o recálculo do segundo valor dos lançamentos contábeis para outra moeda.


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Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Recálculo de Segundo Valor (em caso de dúvidas consulte o help). Primeiro deve-se cadastrar a moeda que será utilizada para o recálculo com a data correspondente ao período selecionado ou a data do lançamento.

Exercícios 1. A empresa Treinamento LTDA controlou todos os seus lançamentos,em segundo valor,empregando

o dólar. Esta tabela sofreu várias alterações devido à atualização da moeda, preencha a tabela de Dólar com os novos valores e execute o Recálculo para que o segundo valor seja calculado conforme novos valores. Após verifique alguns lançamentos para confirmar se o segundo valor foi calculado corretamente.

Acerto de Ganho/Perda de 2º Valor

Neste tópico será realizado o ajuste nos saldos do 2º valor das contas contábeis. Este procedimento consiste em verificar as variações sofridas pelas contas devido às variações ocorridas nas cotações da moeda. O sistema calculará o saldo do 1º e do 2º valor das contas contábeis, o saldo do 1º valor, dividido pelo valor do índice da 2ª moeda no último dia do mês informado é comparado ao saldo do 2º valor. Se houver diferença entre os saldos o sistema criará lançamentos utilizando a conta informada no campo “Conta destino” até que os saldos sejam acertados. Os lançamentos gerados terão o 1º valor zerado e a diferença lançada no 2º valor. Esta diferença será, então, debitada ou creditada conforme seu saldo. Exemplo:

Em 31/01/2000 o saldo da conta 1.1.1.1.001 é de: 1º Valor - R$ 100.000,00 (D) 2º Valor - US$ 50.000 (D) Ajustando os saldos desta conta e utilizando um índice de US$ 1.95, informado nesta data, teremos: R$ 100.000,00 / 1.95 = US$51.282. Este ajuste gera uma diferença de US$ 1.282 que será debitado da conta 1.1.1.1.001 e creditado numa Conta de Ganho e Perda. Desta forma o saldo da Conta 1.1.1.1.001 na data 31/01/2000 será R$ 100.000,00 no 1º Valor US$ 51.282 no 2º Valor. Este ajuste poderá ser feito por Filial e por Centro de Custo. Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Acerto de ganho/perda de 2º Valor (em caso de dúvidas consulte o help). No campo “Tabela de Índices” informe o índice que você quer utilizar no cálculo do ajuste. Este índice pode ser o utilizado normalmente, como também pode ser qualquer outro índice da sua base de dados desde que esteja com os valores cadastrados corretamente. Caso não exista valor informado no último dia do mês informado o sistema utilizará para cálculo o último valor encontrado na base de dados.

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Por isto é muito importante que você verifique, antes de realizar este ajuste, se sua tabela de índices está completa. O sistema calculará o saldo do 1º e do 2º Valor das contas contábeis quebrando por Filial e Centro de Custo até a data informada. Caso o campo “Filial a operar fique em branco” será feito o ajuste para todas as filiais. O usuário deve escolher se o ajuste será feito por grupos contábeis de contas ou por faixas, as duas opções não podem ser marcadas simultaneamente.

Exercícios 1. Crie uma conta para apuração de ganho ou perda/2º valor, a mesma deve ser informada no campo

‘Conta destino’ 2. Informe o grupo de srcem = 1 3. Informe a data do acerto em 31/12/xxxx 4. Informe um histórico de destino (cadastre um novo histórico para este processo) 5. Informe a tabela de índices = ‘Dolar’ Após confirmar o processo, acesse a manutenção de lançamentos para verificação dos lançamentos que foram criados.

Renumeração de Documentos

Esta ferramenta permite que os números de documentos existentes nos lançamentos contábeis sejam renumerados, ou seja, que os números sejam alterados conforme opção escolhida ao utilizar a renumeração. Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Renumeração de Documentos (em caso de dúvidas consulte o help). Uma vez renumerados não há como voltar aos números srcinais, exceto por restauração de backup.

Exercícios 1. Realize a renumeração de documentos da última referência cadastrada no sistema utilizando a

opção ‘Documento=referência do lançamento’. Em seguida acesse o lançamento para verificar se o campo documento foi alterado conforme desejado.


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Consulta de Saldo da Conta contábil

Para toda e qualquer conta contábil, seja ela sintética ou analítica, o usuário poderá realizar consultas instantâneas de saldos, determinando conta, período e tipo de consulta desejada. Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Consulta de Saldo de conta Contábil (em caso de dúvidas consulte o help). O saldo da conta contábil pode ser consultado no lote 0 ou em lote “N”, e ainda caso desejado pode ser informado um filtro de lançamentos. Estes filtros podem ser definidos através dos campos “Lote” e “Lançamento Inicial”, “Lançamento Final”. Nos campos de lançamento inicial e final, quando desejado, deverão ser informados o número de referência dos lançamentos contábeis. Lançamentos / Consulta do Saldo de Conta Gerencial

Esta ferramenta tem a mesma função da consulta de saldo contábil, porém neste será apresentado o saldo da conta gerencial. Procedimento

Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Consulta de Saldo de Conta Gerencial. A ferramenta de consulta de saldo da conta gerencial possui as mesmas notas importantes citadas acima referentes à consulta de saldo da conta contábil. Lançamentos / Lançamentos Automáticos

Esta ferramenta é utilizada para efetuar lançamentos que ocorrem com certa freqüência e que possuem características semelhantes. Exemplo:

Todos os meses a empresa Treinamento LTDA gera no sistema, lançamentos referentes a despesas com aluguel de galpões para estoque. Para que isso seja realizado mais facilmente, será necessária criar uma estrutura de lançamentos automáticos com o respectivo histórico, referente a estes lançamentos mensais, onde serão variáveis a data e valor dos lançamentos. Procedimento

1. Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Lançamentos Automáticos. 2. Clique no botão ‘Novo’. 3. Será apresentada a tela para informação do código e descrição da estrutura. Após informar estes dados e salvar,deve-se acessar a pasta “Variáveis”,clicar no botão “Novo”e definir as variáveis que sofrerão alterações a cada lançamento. No exemplo acima, seriam variáveis: a “data” e o” valor” dos lançamentos. 4. Em seguida, deve-se acessar a pasta “Moldes”, clicar no botão “Novo” e definir o molde para lançamentos. Os campos de variáveis devem ter a caixa de “checkbox”ao lado do campo marcada e informada a variável correspondente. No nosso exemplo, no campo data, deve-se marcar o “checkbox” ao lado do campo e selecionar a variável que foi cadastrada. Antes de gerar o lançamento automático será necessário criar um lote que receberá este lançamento. A menos que o usuário escolha efetuar o lançamento diretamente no lote zero.

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Geração de Lançamentos Automáticos

Nesta ferramenta os lançamentos automáticos serão efetivamente gerados, a partir das estruturas criadas, respectivas variáveis, e moldes nelas definidos. Procedimento

1. Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Geração de Lançamentos Automáticos. 2. Será apresentada a tela onde deve-se informar o código da estrutura e o lote onde serão gerados os lançamentos. 3. Em seguida deve ser informado o valor de cada variável e confirmar o processo clicando no botão “OK”.

Exercícios 1. Criar o seguinte molde para realizar os lançamentos automáticos referente a Despesas com

Aluguel de Imóvel, considerando que serão variáveis a data e o valor. Código: 01 Código da Filial: 1 - Matriz Data: Variável Data Documento: 004175 Conta Débito: 3.1.1.2.001 - Despesas com Aluguel de Imóveis; Conta Crédito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú S/A Valor: Variável Valor Histórico: 03 de Histórico: Aluguel do mês. Complemento 2. Cadastrar um lote para receber os lançamentos automáticos, com o código 3 “Lançamentos de

Aluguel do mês”. 3. Gerar os lançamentos utilizando a estrutura criada “Despesas com Aluguel de Imóvel”, informando

a seguinte data e valor: Data: 25/01/xxxx Valor: 1.500,00 Lançamentos Gerenciais Automáticos

Esta ferramenta permite efetuar a alteração nos rateios dos lançamentos gerenciais automaticamente, sendo possível a seleção de uma ou mais conta contábil. O funcionamento desta ferramenta é alterar o rateio dos lançamentos contábeis conforme forma de rateio que for escolhida, ou seja, esta rotina alterará o rateio dos lançamentos e portando deve-se executar a mesma com muito cuidado, pois o processo é irreversível. Procedimento

1. Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Lançamentos Gerenciais Automáticos. 2. Será apresentada a tela com as pastas: “Dados” e “Faixa C. Custo. 3. Nesta rotina são apresentadas várias formas de rateio e o usuário deve selecionar apenas uma para que a alteração seja feita.


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4. Caso deseje, a alteração dos rateios dos lançamentos pode ser filtrada também por centros de custos na aba “Faixa C. Custo”.Em caso de dúvidas consulte o help. Será possível alterar os rateios dos lançamentos gerenciais srcinados nos aplicativos RM Nucleus ou RM Líber através desta rotina.

Exercícios 1. Os lançamentos Gerenciais feitos na Conta Contábil 3.1.1.1.001 – Despesa com Salários, deverão

ter seus rateios alterados da seguinte forma: 32% para a Conta Gerencial 1.001, 28% para a Conta Gerencial 1.002, 18% para a Conta Gerencial 1.003, 22% para a Conta Gerencial 1.004. Agendamento de Lançamentos

Esta ferramenta permite que sejam cadastrados lançamentos contábeis da maneira desejada, estes lançamentos serão agendados para serem criados na data desejada. Na data que os lançamentos forem criados será enviado para o usuário um e-mail comunicando que os lançamentos foram executados. Procedimento

1. Para utilizar esta ferramenta acesse o menu Lançamentos / Agendamento de Lançamentos. 2. Será apresentada a tela onde se deve informar o código da estrutura, a descrição,o lote e a data que serão gerados o lançamentos. 3. Após salvar a estrutura deve-se clicar duas vezes na mesma e clicar no botão “Novo” para inclusão do molde com os dados necessários para geração dos lançamentos. O molde é o lançamento que será criado na execução da rotina. Os campos Dia, Mês e Ano da estrutura permitem que o seu preenchimento seja incompleto. Isto possibilita a periodicidade na geração dos lançamentos pertencentes a estrutura. Isto significa que, no preenchimento da data na estrutura, não é necessário que seja informado todos os campos, se o usuário desejar pode-se informar apenas o dia, ou somente o mês, e até somente o ano. Exemplos:

Se for informado apenas o dia 5 e não for informando o mês e o ano, a estrutura será gerada todo dia 5 de cada mês. Se apenas o mês for informado, a estrutura será gerada todos os dias do mês informado (anualmente). Se o dia e o mês forem informados, a estrutura será gerada todo dia/mês de cada ano. Podemos ter outras combinações também. O molde também possui um campo data, que possibilita ao usuário gerar as datas independentes da data da estrutura, ou seja, se o usuário deseja que o lançamento gerado não tenha a data que foi informada na estrutura, o mesmo deve informar a data desejada dentro do molde. Requisitos para execução desta rotina

No menu Opções/Parâmetros/Globais na pasta “Envio de e-mails” deverá ser configurado um servidor para envio de e-mail. As configurações dos “Parâmetros da coligada atual” deverão estar preenchidas iguais aos “Parâmetros default” (Pasta Envio de e-mails).

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Exemplo:

Servidor de SMTP=netserver, Usuário=mestre, numero de emails=9999, intervalo=0. No menu Cadastros/Segurança/Usuários na Pasta Identificação, deverá ser informado para o usuário Mestre um e-mail que receberá o arquivo de Log da geração de Lançamentos Agendados. Os erros encontrados durante este processo também serão informados neste arquivo. Para a “verificação para a geração” e “geração” das estruturas, diariamente, pelo menos uma máquina deverá executar o RM Saldus em Modo Server. Para isso, acesse o menu Sistemas/Server e clique no botão Iniciar. A verificação para a geração das estruturas é realizada diariamente somente se os “Requisitos” forem atendidos e existirem estruturas agendadas para o respectivo dia.

Exercícios 1. Realize o agendamento de um lançamento e execute a rotina para geração do mesmo.

Agendamento de Integração dos Lotes

Nesta ferramenta é possível definir datas e horários para integração dos lotes de lançamentos. O agendamento é bastante útil para empresas que possuem lotes com uma grande quantidade de lançamentos. Se a integração fosse realizada durante o expediente poderia influenciar na performance do sistema, então esta rotina permite que a integração seja feita em horário fora do expediente da empresa. Procedimento

1. Para o agendamento de integração dos lotes, acesse o menu Lançamentos/Agendamento de integração dos lotes. 2. Selecione, crie e execute o filtro. 3. Clique no botão novo. (Em caso de dúvida consulte o help.) Da mesma maneira que na rotina de agendamento de lançamentos, o agendamento de integração de lotes necessita que o RM Saldus seja executado em ‘Modo Server’ para execução da rotina. Exclusão de lançamentos não quitados

Esta ferramenta permite “Excluir lançamentos não quitados”, isso será possível após o momento da Liberação de Período (na liberação do período é importante marcar a opção “Gravar Lançamentos Não Quitados”). Procedimento

1. Para a exclusão de lançamentos não quitados acesse o menu Lançamentos/Exclusão de lançamentos não quitados. 2. Selecione, crie e execute o filtro. 3. Será apresentada a tela para exclusão dos lançamentos, então deve-se selecionar o lançamento desejado e clicar no botão “Excluir”.Em caso de dúvidas consulte o help. Este procedimento do sistema trata-se de uma operação crítica que deve ser feita com critério. Se for feita uma exclusão indevida, não haverá como recuperar ou recadastrar o dado.


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Amarração de Lançamentos

Através desta ferramenta é possível criar estruturas prévias, cuja finalidade é amarrar campos para limitar ou barrar a criação de lançamentos, definindo que tipo será permitido e os que não serão permitidos no sistema. Procedimento

1. Para o cadastro da amarração de lançamentos, acesse o menu Cadastros / Amarração de Lançamentos. 2. Selecione/crie e execute o filtro. 3. Clique no botão novo; 4. Serão apresentados os campos e filtros para cadastro da amarração conforme desejado. Em caso de dúvida consulte o help. Para que as amarrações criadas façam as devidas consistências é necessário que o campo “Regra Ativa” esteja marcado e o parâmetro “Usa regra de inclusão de lançamentos” esteja ativado nos parâmetros do RM Saldus. A filial atualmente é vinculada ao departamento,portanto caso seja feita uma amarração para determinada filial deve-se levar em consideração também o departamento, caso o usuário não trabalhe com departamento a melhor opção será realizar uma regra de inclusão de lançamentos utilizando fórmulas.

Exercícios 1. Criar uma amarração de lançamento não permitindo que sejam feitos lançamentos para o centro

de custo 01.1.1.1, referente a conta contábil 3.1.1.3.001 - Despesas Gerais para débito. 2. Efetuar o seguinte lançamento na filial 1:

Data: 10/01/XXXX Documento: 000032 Centro de custo: 01.1.1.1 Débito: 3.1.1.3.001 - Despesas Gerais Crédito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú S/A Valor de R$ 896,00 Histórico: 03 Rateio a Débito: 50% para a Conta Gerencial 1.002 50% para a Conta Gerencial 1.003

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RM Saldus


Plano de Contas Paralelo

O plano de contas paralelo tem por objetivo agrupar contas analíticas do plano de contas contábil. O plano de contas paralelo é muito utilizado por empresas que têm, por exemplo, a matriz no exterior e cujo plano de contas utilizado é diferente do plano de contas contábil brasileiro (Por questões jurídicas ou organizacionais da empresa). Desta forma, pode-se criar um plano de contas paralelo semelhante ao plano de contas utilizado no exterior, e associar a este as contas analíticas do plano de contas contábil brasileiro. Atualmente o plano de contas paralelo foi utilizado também para inserir o plano de contas referencial da Receita Federal (conforme legislação do SPED Contábil). O usuário tem ainda que vincular as contas contábeis às contas paralelas existentes do plano da Receita.Federal. Procedimento

1. Para o cadastro do plano de contas paralelo, acesse o menu Cadastros / Plano de Contas Paralelo. 2. Selecione, crie e execute o filtro. 3. Clique no botão novo, informe a descrição e uma máscara para o tipo do plano de contas paralelo. O campo código é gerado automaticamente pelo sistema 4. Após salvar o tipo do plano de contas, clique no botão ”Anexos” e selecione “Contas Paralelas”. 5. Será apresentada uma janela para definição do relacionamento das contas do plano paralelo ao plano de contas contábeis, crie novamente um filtro e execute-o. 6. Clique no botão “Incluir” e defina um código, descrição, natureza da conta (podendo ser credora ou devedora) e o nível (sintético ou analítico) 7. Na pasta “Contas Relacionadas” informe todas as contas que comporão a conta paralela.

Fique atento

Os lançamentos serão feitos sempre nas contas do plano de contas Contábil. O usuário terá acesso ao plano de contas paralelo somente através de relatórios, que deverão ser criados no menu Relatórios / Gerador, utilizando as contas do plano de contas paralelo. Será possível cadastrar quantos planos de contas paralelo forem necessários.

Exportação de lançamentos

Este utilitário tem por finalidade principal permitir que lançamentos selecionados possam ser exportados para um arquivo-texto que será gerado automaticamente. Este arquivo-texto poderá ser utilizado posteriormente através da Importação por texto. Procedimento

1. Para utilizar este utilitário acesse o menu Utilitários / Exportações do RM Saldus/ Lançamentos. 2. Será apresentada a tela onde se deve informar os campos desejados para exportação dos lançamentos. Em caso de dúvida consulte o help. Caso deseje exportar osdos lançamentos com objetivo de futura importação nonos próprio Saldus, deve-se, na exportação lançamentos, nãoomarcar nenhuma opção disponível “checkRM box” e no momento da importação clicar no botão “Padão”. Quando não marcamos nenhuma opção na exportação os lançamentos são exportados com o layout no padrão ‘RM Saldus’.


RM Saldus

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Exercícios 1. Realize a exportação de todos os lançamentos do lote 0.

Exportação de Contas Contábeis

Este utilitário poderá ser utilizado para a exportação total ou parcial das contas contábeis dos planos cadastrados no RM Saldus (plano de contas contábil e gerencial). Procedimento

1. Para utilizar este utilitário acesse o menu Utilitários / Exportações do RM Saldus/Contas Contábeis. 2. Será apresentada a tela onde se deve informar os campos desejados para exportação das contas contábeis. Em caso de dúvidas consulte o help.

Exercícios 1. Realize a exportação de todas as contas contábeis da coligada corrente.

Importação por texto

Este utilitário permite que dados de várias tabelas sejam importados no sistema via arquivo texto. As tabelas disponíveis para importação no sistema podem ser verificadas no help do sistema. Todos os dados, via arquivo texto que podem ser importados no sistema, possuem um layout de importação, o mesmo deve ser verificado no help do sistema, o arquivo texto deve estar conforme layout para que seja importado com sucesso no sistema. Procedimento

1. Para utilizar este utilitário acesse o menu Utilitários /Conversões/Importação por texto. 2. Na pasta Arquivos deve-se informar o caminho onde se encontra o arquivo no campo correspondente aos dados que se deseja importar. Na pasta Parâmetros, deverá ser definido o tamanho dos campos conforme layout da tabela que será importada. (em caso de dúvidas consulte o help).

Exercícios 1. Realize a importação dos lançamentos do lote 0 para um novo lote de código 500.

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RM Saldus


Integração com o sistema Lalur Automático

A integração destes sistemas consiste na geração de arquivos textos, por parte do RM Saldus e na leitura por parte do programa da LALUR Automático (Parceiro da TOTVS RM). Procedimento

1. Após realizar o roteiro para integração com o Lalur, para acessar o roteiro vá a opção ‘Roteiros de operação’ disponível no help, acesse o menu Utilitários /Integração com o Sistema Lalur Automático. 2. Será apresentada a tela para informação dos campos a serem exportados, Dentro da opção ‘Gerar’ deve-se escolher qual arquivo será gerado para o LALUR. 3. Após informar os dados deve-se clicar no botão ‘Gerar’, então será gerado um arquivo texto conforme escolhido dentro do diretório do RM Saldus.

Anotações


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ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO Parâmetros Gerais





Histórico padrões

Centros de Custos



Rotinas Legais

Encerramento do Exercício Objetivo da apuração do resultado do exercício

As receitas e despesas de uma empresa representam, respectivamente, acréscimo e diminuição de seu patrimônio líquido. Essas receitas e despesas são controladas em contas específicas que, em geral, são de grande volume e chamadas contas de resultado. Ao final de cada exercício é necessário que essas contas sejam encerradas para que: l l

Possa ser conhecido resultado do exercício; Esse resultado possa oser apresentado de modo ordenado e de fácil entendimento.

Encerramento das contas de resultado

O encerramento das contas de receitas e despesas consiste em fazer um lançamento em todas as contas envolvidas de modo a deixá-las com saldo igual a zero, cuja contrapartida seria dada em uma única conta, denominada “Resultado do exercício”. Conseqüentemente, as receitas serão creditadas e as despesas, debitadas na conta “Resultado do exercício”. A diferença entre os débitos e créditos da conta “Resultado do exercício” será: Lucro, se for credor; Prejuízo, se for devedor. l Naturalmente, se o total das receitas for igual ao das despesas, a empresa não terá obtido nem lucro nem prejuízo, isto é, obterá resultado nulo. l l

Transferência de grupos contábeis

No sistema é esta rotina a responsável em realizar o zeramento dos grupos de Despesas e Receitas ao final de cada exercício contábil, transferindo os valores de um grupo de contas para uma conta de destino. É este o procedimento feito para apuração do lucro ou prejuízo da coligada. Procedimento

1. Para realizar este processo acesse o menu Lançamentos/Transferência de grupos contábeis. 2. Será apresentada a tela para cadastro da estrutura, então clique no botão “Novo”,informe um código e uma descrição,após clique em salvar.

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RM Saldus


3. Feito isto clique 2 vezes na estrutura e clicar no botão “Novo”.Serão apresentados os campos para inclusão do molde de transferência. Será no molde que serão definidos os grupos contábeis à transferir. Após salvar o molde com os dados desejados, feche a tela de moldes e volte a para tela onde se encontram as estruturas. Em seguida selecione a estrutura desejada e clique no botão “Executar transferência de saldos da estrutura selecionada” (em caso de dúvida consulte o hellp).

Exercícios 1. Realize a transferência dos grupos de despesas e receitas do ano para a conta ‘Apuração de resultado

do exercício’. Após verifique se foi apresentado lucro ou prejuízo através do balancete contábil.

Anotações


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ORÇAMENTO CONTÁBIL Parâmetros Gerais





Histórico padrões

Centros de Custos



Rotinas Legais

Orçamento Contábil Orçamento é o plano financeiro estratégico de uma administração para determinado exercício. Um orçamento,em contabilidade e finanças, é a expressão das receitas e despesas de um indivíduo,organização ou governo relativamente a um período de execução (ou exercício) determinado, geralmente anual, mas que também pode ser mensal, trimestral, plurianual, etc. O orçamento deriva do processo de planejamento da gestão. A administração de qualquer entidade pública ou privada, com ou sem finsplano lucrativos, deveIsto estabelecer objetivos metas parapara um operíodo determinado, materializados em um financeiro. é, contendo valoreseem moeda devido acompanhamento e avaliação da gestão. O orçamento contábil é criado no sistema para que seja possível ter um controle gerencial através de relatórios que apresentem os valores orçados e realizados das contas contábeis e gerenciais. O orçamento contábil possui 5 operações que são elas: 1º - Inclusão de orçamento através da manutenção de orçamento. 2º - Inclusão novos orçamentos copiando orçamentos já existentes. l 3º - Alteração de orçamentos já existentes. l 4º - Zeramento de orçamentos l 5º - Geração automática de orçamentos l l

Manutenção de Orçamento Esta operação tem por finalidade permitir a definição da parte orçamentária, informando os valores a serem orçados nas contas contábeis e gerenciais. Posteriormente, através de relatórios, será possível fazer comparações entre o valor orçado e o realizado. Os valores poderão ser informados mês a mês, inclusive com valores diferenciados. Procedimento

1. Para a manutenção de orçamento, acesse o menu Orçamento /Manutenção de orçamento. 2. Selecione, crie e execute o filtro. 3. Clique no botão novo.

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RM Saldus


4. Será apresentada a tela com a pasta Identificação onde serão informados os campos desejados. Em caso de dúvida consulte o help. 5. Depois de preencher os campos clique no botão ‘Salvar’ e após em ‘ok’ Caso os valores sejam iguais para todos os meses o valor total poderá ser informado no campo “Total Orçado”. Após a digitação do valor, marque a opção “Distribuir total orçado” e clique no botão “Salvar”. O sistema fará a distribuição do valor entre os meses do orçamento. Fique atento

Para o orçamento das contas de natureza credora os valores deverão ser informados com sinal NEGATIVO, devido à natureza credora ter o seu sinal definido, por padrão, como negativo;

Exercícios

Cadastre o orçamento das contas de despesas e receitas a partir do mês de Janeiro do ano atual. Para cada conta contábil deverá ser relacionada uma conta gerencial, informando o valor orçado. Utilize o recurso “Distribuir total orçado”. Observação:

Não esqueça do sinal negativo para as contas de receita.

1. Lançamentos orçamentários para matriz

Conta: 3.1.1.1.001 - Salários Distribuição Orçamentária: Conta Gerencial 1.01 - Financeiro R$ 15.000,00 Conta Gerencial 1.02 - Contabilidade R$ 18.000,00 Conta Gerencial 1.03 - Vendas R$ 21.000,00 Conta Gerencial 1.04 - Compras R$ 12.000,00 58 CORPORE RM Contabilidade Gerencial RM Saldus - Versão 10.20 Departamento de Treinamento RM Sistemas Reprodução Proibida Conta: 3.1.1.2.001 - Despesas com aluguel de imóveis Distribuição Orçamentária: Conta Gerencial 1.01 - Financeiro R$ 6.000,00 Conta Gerencial 1.02 - Contabilidade R$ 6.000,00 Conta Gerencial 1.03 - Vendas R$ 6.000,00 Conta Gerencial 1.04 - Compras R$ 6.000,00 Conta: 3.1.1.3.001 - Despesas gerais Distribuição Orçamentária: Conta Gerencial 1.01 - Financeiro R$ 3.000,00 Conta Gerencial 1.02 – Contabilidade R$ 2.400,00 Conta Gerencial 1.03 - Vendas R$ 1.800,00 Conta Gerencial 1.04 - Compras R$ 2.700,00


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Conta: 4.1.1.1.001 - Vendas sistemas “Linha Windows” Distribuição Orçamentária: Conta Gerencial 2.01 - Venda de sistema “RM Saldus” R$ 27.000,00 Conta Gerencial 2.02 - Venda de sistema “RM Fluxus” R$ 27.000,00 Conta: 4.1.1.2.001 - Implantação de sistemas “Linha Windows” Distribuição Orçamentária: Conta Gerencial 2.01 - Implantação de sistema “RM Saldus” R$ 24.000,00 Conta Gerencial 2.02 - Implantação de sistema “RM Fluxus” R$ 45.000,00 2. Lançamentos orçamentários para filial São Paulo

Conta 3.1.1.1.001 - Salários Distribuição Orçamentária: Conta Gerencial 1.01 - Financeiro R$ 18.000,00 Conta Gerencial 1.02 - Contabilidade R$ 11.040,00 Conta Gerencial 1.03 - Vendas R$ 19.020,00 Conta Gerencial 1.04 - Compras R$ 8.040,00

Conta 3.1.1.2.001 - Despesas com aluguel de imóveis Distribuição Orçamentária: Conta Gerencial 1.01 - Financeiro R$ 1.200,00 Conta Gerencial 1.02 - Contabilidade R$ 1.200,00 Conta Gerencial 1.03 - Vendas R$ 1.200,00 Conta Gerencial 1.04 - Compras R$ 1.200,00 Conta 4.1.1.1.001 - Vendas sistemas “Linha Windows” Distribuição Orçamentária: Conta Gerencial 2.01 - Venda de sistema “RM Saldus” R$ 32.040,00 Conta Gerencial 2.02 - Venda de sistema “RM Fluxus” R$ 33.000,00

Copiar Orçamentos Esta operação permite copiar orçamentos já existentes no sistema, para que seus valores sejam utilizados em orçamentos de outros períodos, ou gerar novos orçamentos a partir de valores obtidos na movimentação de contas que possuam orçamentos. Procedimento

1. Para a cópia de orçamentos, acesse o menu Orçamento /Cópia de Orçamentos. 2. apresentado assistente para cópias para de orçamentos, clique em “Avançar” 3. Será Em seguida, serãoum apresentadas as opções cópia de orçamentos da maneira desejada. Em caso de dúvida consulte o help. 4. Clique em avançar e informe a filial, departamento e centro de custo desejado, após clique no botão ‘Concluir’ para que a rotina seja executada.

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Exercícios 1. Copiar o orçamento criado anteriormente para o próximo ano na filial São Paulo.

Alteração de Orçamento Esse processo permite alterar orçamentos já existentes no sistema. Deverão ser informadas as datas iniciais e finais do período que será utilizado como base para a alteração, seja ele realizado ou por percentual. Procedimento

1. Para a alteração de orçamentos,acesse o menu Orçamento /Alteração de Orçamentos. 2. Será apresentado um assistente para alteração de orçamentos, clique em“Avançar”. 3. Em seguida serão apresentadas as opções para cópia de orçamentos da maneira desejada. Em caso de dúvida consulte o help. 4. Após informar os dados, clique no botão ‘Avançar’ e, em seguida, no botão ‘Concluir’.

A opção “Corrige 2º Valor” deve ser marcado se for necessário criar orçamento com correção do 2º valor. Quando é marcada a opção “Por percentual” Deverá ser informado o sinal da operação (+ e -), sendo “+” para aumentar o orçamento e “-“ para diminuir o orçamento.

Exercícios 1. Realize a alteração de um orçamento já cadastrado utilizando a opção ‘Por percentual’ em

determinado mês, em seguida acesse o orçamento para verificar a alteração realizada

Zerar orçamento Ao final do período contábil, ou a qualquer momento, será possível zerar ou excluir o orçamento para o ano desejado. Este processo remove ou zera as informações cadastradas na janela “Manutenção de Orçamento”, podendo ser parcial ou correspondente a todos os meses do período. Procedimento

1. Para a alteração de orçamentos, acesse o menu Orçamento /Zerar Orçamento. 2. Após serão apresentados as opções para zerar ou excluir o orçamento desejado. Em caso de dúvidas consulte o help. 3. Após escolhida a opção desejada clique no botão ‘OK’.

Geração de Orçamentos Automáticos Este tópico permite gerar, de forma automática, novos orçamentos, tomando como base os valores obtidos pela movimentação das contas em um determinado período de no máximo 12 meses.


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Procedimento

1. Para a alteração de orçamentos, acesse o menu Orçamento /Geração de Orçamentos automáticos. 2. Em seguida, serão apresentadas as opções para geração dos orçamentos, em caso de dúvidas sobre algum campo consulte o help. 3. Após informar os dados necessários clique no botão ‘OK’. O usuário poderá selecionar Filial/Departamento, Conta Contábil, Conta Gerencial e Centro de Custo. Após a seleção é iniciado o processo de geração de orçamentos: o sistema fará a combinação de cada conta contábil com cada filial/departamento, conta gerencial e centro de custo selecionado. Para cada combinação será gerado um orçamento, desde que tenha movimento em pelo menos um dos meses do período informado. Para as combinações selecionadas que durante o período informado não tiveram movimento em nenhum mês, o orçamento não será gerado. Estes orçamentos já serão criados com o primeiro e o segundo valor, baseados no movimento mensal de cada conta com suas combinações no período informado. Para a geração automática do orçamento não se faz necessária a seleção obrigatória de Departamento, Conta Gerencial e Centro de Custo, as únicas informações obrigatórias são Filial e Conta Contábil. Neste caso, quando não se informar nem Departamento, nem Conta Gerencial, nem Centro de Custo, somente a Filial e a Conta Contábil, o sistema irá gerar o orçamento baseando apenas na combinação de conta contábil com filial, independente dos demais campos.

Exercícios 1. Realize a geração automática de orçamento para a conta contábil 3.1.1.1.001 para o ano de 2010

Anotações

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EMISSÃO DE RELATÓRIOS Parâmetros Gerais





Histórico padrões

Centros de Custos



Rotinas Legais

Emissão de Relatórios A Contabilidade, através de seus relatórios, permite ao usuário identificar a estrutura patrimonial de qualquer empresa por obter inúmeras informações importantes e necessárias. Os relatórios, emitido pela empresa, permitem ao público avaliar a situação em que ela se encontra, verificando a qualidade da gestão que os usuários utilizam na mesma. Os relatórios associado ao aconselhamento do negócio pelo usuário é uma necessidade básica de qualquer empresa, tal como as grandes organizações que permitem ao gestor tomar decisões, acompanhar a rentabilidade, comparar com o seu setor de atividade e controlar os seus objetivos. Assim, têm-se a informação necessária para crescerem e serem rentáveis. No atual cenário deve se estabelecer um modo de gerar informações que satisfaçam as necessidades dos diversos usuários, conscientes de que estes necessitam de segurança e confiabilidade nas informações contábeis. A mais resumida e organizada demonstração de dados apurados pela contabilidade é o Relatório Contábil que expõe aos usuários da contabilidade os principais fatos registrados por aquele setor, em determinado período. São distintos em obrigatórios e não obrigatórios os relatórios são conhecidos também como informes contábeis. Os relatórios contábeis não obrigatórios, evidentemente, são aqueles não exigidos por lei, o que não significa que sejam menos importantes. Há relatórios não obrigatórios imprescindíveis para administração e para tomada de uma determinada decisão. Sendo assim, a função básica do contador é produzir informações úteis aos gestores, administradores, executivos, organizações, pessoas físicas, entidades sem fins lucrativos e etc que, por sua vez, se apóiam no sistema de informação para fornecer componentes e para que se possa gerir bem o negócio. Utilizam-se dessa ferramenta para servir como apoio na tomada de decisão e, com isso, alcançar os objetivos planejados, pois o que se constata na maioria das falências de empresa é a má gerência nas decisões tomadas sem dados confiáveis. A contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões Dentro do processo de relatórios são apresentados todos os relatórios oficiais , contábeis e gerenciais do sistema, Estes relatórios permitem ao usuário emitir informações de várias maneiras com diversos filtros, possibilitando ao usuário a apresentação da informação contábil de forma rápida e eficaz. Dentro do processo de relatórios também existe um relatório que identifica possíveis inconsistências na base de dados. Este relatório é essencial para que a base de dados seja ajustada corrigindo possíveis inconsistências.


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Relatórios Plano de contas Este relatório permite que o plano de contas contábil ou gerencial seja visualizado ou impresso de acordo com opções desejadas. Procedimento

1. Para emitir o relatório de plano de contas acesse o menu Relatórios /Plano de contas; 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida de algum campo, consulte o Help) 3. Após preenchimento dos campos, clique no botão ‘ok’ e escolha o destino onde será gerado o relatório Exercícios 1. Visualize uma listagem do plano de contas contábil e outro do plano de contas gerencial, com

todos os dados possíveis para uma conferência completa.

Relatótio Diário Este é um dos relatórios obrigatórios (Livro Diário), exigidos pela legislação contábil em vigor. Assim como os demais relatórios, a visualização ou impressão do Diário é bastante simples e prática. Este relatório apresenta a movimentação contábil diária no período solicitado. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Diário. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. A data inicial e final desejada, informada no diário, deve estar dentro do período contábil. 4. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘ok’ e escolha o destino do relatório.

Exercícios 1. Emitir o diário para todas as contas para o mês de Janeiro.

Na pasta “Histórico de Fechamento” poderemos selecionar os lançamentos cujos históricos sejam de fechamento para que os mesmos não sejam visualizados no relatório diário.

Relatórios Balancete Neste relatório será possível acompanhar a movimentação contábil e gerencial das contas. Trata-se, também, de um relatório oficial exigido por Lei. Nele podemos emitir vários tipos de balancetes, entre eles o balancete orçamentário e também o balancete Patrimonial (balanço). Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Balancetes; 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.

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RM Saldus


Fique atento

No relatório balancete deve-se informar a data inicial e final desejada, esta data deve estar dentro do período contábil. O relatório pode ser emitido total, parcial ou por faixa de contas, para isto basta o usuário escolher o tipo de filtro na pasta ‘Identificação’.

Caso o usuário deseje emitir o balanço patrimonial, o usuário deve marcar o tipo de balancete ‘Patrimonial’

Exercícios 1. A empresa Treinamento LTDA necessita de dois balancetes do mês de Janeiro: um com todos

os valores, inclusive os das contas de receitas e despesas e outro demonstrando o fechamento das mesmas. Deve-se emitir também um balancete do mês de janeiro/XXXX, contendo os valores de segundo valor em dólar.

Relatório Razão Este é um relatório oficial, que poderá ser total ou parcial por contas, onde será impresso todos os lançamentos referentes a cada conta contábil. Procedimento

1. emitirasoinformações relatório acesse menudisponíveis Relatórios /Razão; 2. Para Preencha das opastas (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.

Exercícios 1. A empresa Treinamento LTDA. Precisa emitir o razão do mês janeiro/XXXX de algumas contas, para

poder fazer a conciliação bancária. As contas são: 1.1.1.1.001 Caixa Geral Matriz 1.1.1 1.002 Banco Itaú S/A

Relatório Razão Gerencial Contábil Conforme o próprio nome indica, esta Razão refletirá o resumo dos valores lançados, organizados por Contas Gerenciais e em seguida pelas contas Contábeis analíticas. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Razão Gerencial Contábil; 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.


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Exercícios 1. Para manter o controle das despesas, deverá ser emitido o seguinte relatório: a conta contábil será:

3.1.1.1.001 salários e as contas gerenciais: 1.001 Financeiro 1.002 Contabilidade 1.003 Vendas 1.004 Compras

Relatório Razão Contábil Gerencial Esta Razão refletirá o resumo dos valores lançados, organizados por Contas Contábeis e em seguida pelas Contas Gerenciais. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Razão Contábil Gerencial; 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.

Exercícios 1. Emitir o relatório Contábil/Gerencial filtrando as mesmas contas citadas no exercício anterior.

Relatório Conciliação de lançamentos Este item tem como principal finalidade facilitar o fechamento de lançamentos por período, caso seja verificada qualquer diferença. Entretanto, nada impede que você o imprima para simples conferência de lançamentos. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Conciliação de lançamentos; 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório. Quando a opção ”Imprime documentos fechados” está desmarcada serão impressos somente os lançamentos que possuem diferença de débitos x créditos por documento. Exemplo:

Se o lançamento de referência 5564 possuir um débito na conta ‘1.1.1.1.003’ no valor de 100,00 com o documento 00035 no dia 15/01/2009, caso não exista nenhum crédito neste valor, para este documento, neste dia, este lançamento será apresentado como documento não fechado.

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RM Saldus


Exercícios 1. Deverá ser emitida uma listagem de conciliação de lançamentos, referente ao mês de janeiro/XXXX

com a opção ‘Imprime documentos fechados’ desmarcada. Caso haja algum lançamento informado somente com uma das contas de débito ou crédito com o campo “documento” preenchido sem contra partida correspondente , será listado o lançamento e a diferença correspondente.

Relatório Lançamentos duplicados Neste relatório você poderá classificar todos os lançamentos duplicados (idênticos) cadastrados na base de dados. Essa classificação poderá ser definida conforme as opções apresentadas na tela do relatório (data, valor do lançamento etc.). Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios/Lançamentos Duplicados; 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help. 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório. Exercícios 1. Emitir uma listagem de lançamentos duplicados, referente ao mês de janeiro/XXXX, utilizar o

campo valor para comparação.

Relatório Listagem de lançamentos Neste relatório será possível imprimir os lançamentos selecionando-os por período, por grupo de Contas, por número do documento, etc. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Listagem de Lançamentos. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.

Exercícios 1. Emitir a listagem de lançamentos para o mês de Janeiro/XXXX.


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Relatório Consistência de Saldos O relatório de consistência de saldos visa fornecer, em listagem, uma verificação da exatidão e coerência dos saldos dos lançamentos, apurando possíveis inconsistências. Nele serão impressas todas as contas que possuírem saldos divergentes de sua natureza. Exemplo: Conta

Natureza da conta

Saldo da conta

1.1.1.1.001 Caixa Matriz 1.1.1.1.002 Caixa RJ

Devedora Devedora

1.500,00 Devedor (2.650,00) Credor

Neste caso somente a conta 1.1.1.1.002 será impressa, pois seu saldo é divergente de sua natureza. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Consistência de Saldos. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.

Exercícios 1. Efetuar o pagamento do Fornecedor abaixo:

Data: 10/01/XXXX Documento: 000032 Débito: 2.1.1.1.002 - RMW LTDA. Crédito: 1.1.1.1.002 - Banco Itaú Valor de R$ 159.000,00 Histórico: 03 2. Emitir uma listagem de consistência de saldos, referente ao mês de janeiro/XXXX para saber quais

os saldos estão divergentes.

Relatório Demonstração de resultado Este relatório permite visualizar a demonstração de resultado do exercício para apresentação do lucro ou prejuízo. O usuário poderá montar o relatório de acordo com a necessidade específica de sua empresa. A montagem do relatório é simples e exige apenas a informação dos dados necessários ao processamento solicitado, bem como a definição de alguns recursos opcionais para a geração da listagem. pasta grupos, apresentada neste relatório, é a responsável pela definição dos grupos e contas que serãoA apresentadas na demonstração de resultado. Exemplo:

Roteiro para montagem dos grupos na DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Procedimento

1. Defina o nome do grupo para listar as contas de receitas, na caixa “Propriedades do Item / Grupo”.

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RM Saldus


2. Defina as contas de receita que se deseja avaliar, caixa“Propriedades do Item / Contas”. 3. Defina agora o nome do grupo para listar as contas de despesas, caixa “Propriedades do Item / Grupo”. 4. Selecione as contas de despesas que se deseja avaliar, caixa “Propriedades do Item / Conta”. (marcar o campo “Operador Subtrair”, para inverter o sinal das contas). 5. Defina agora o nome do grupo para demonstrar o resultado do exercício, caixa “Propriedades do Item / Grupo”; 6. Na pasta “Grupo Calculado”: será listado o valor da “Diferença entre os Grupos”, “Receitas” e “Despesas”. 1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Demonstração de Resultados; 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório Na demonstração do resultado do exercício os valores deverão ser demonstrados conforme notação financeira. Portanto, será necessário inverter o sinal das contas. No sistema RM Saldus, por padrão, as contas de receitas tem sinal negativo e as contas de despesas têm sinal positivo. Desta forma, ao incluir as contas devemos marcar o campo “Operador Subtrair”, para inverter o sinal das contas.

Exercícios 1. Criar a estrutura e gerar a DRE - Demonstração do Resultado do período que foi apurado (período

que foi feita a transferência de grupos contábeis).

Relatório Consistência de l ançamentos Este relatório permite que sejam identificadas inconsistências na base de dados como, por exemplo, rateio sem lançamento ou data do rateio diferente do lançamento. A consistência atualmente é feita verificando-se as tabela de rateios e a tabela de lançamentos. Na maioria das inconsistências o sistema consegue alterar ou deletar os registros incorretos, porém, em alguns casos é necessário o acerto dos lançamentos. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Consistência de Lançamentos. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório. Este relatório deve ser emitido para todo o período contábil e para todos os lançamentos. As opções ‘Sincronizar dorelatório. rateio com o lançamento’ e ‘Excluir rateio sem lançamento’ devem estar marcadas para emissãodata deste

Exercícios 1. Gerar a consistência de lançamentos da empresa Treinamento LTDA para todo o período

contábil.


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Relatório Retrospectivas de saldos Neste relatório, o usuário poderá acompanhar o saldo das contas por mês, durante um determinado período. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Retrospectiva de Saldos. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.

Exercícios 1. Gerar a retrospectiva de saldos dos lançamentos somente do mês de janeiro de XXXX.

Relatório Retrospectiva Contábil/Gerencial Este relatório permite que sejam apresentados os saldos das contas contábeis no mês desejado quebrando por contas gerenciais, ou seja, é apresentado a conta contábil e os saldos em cada conta gerencial. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Retrospectiva Contábil/Gerencial. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.

Exercícios 1. Gerar a retrospectiva contábil/gerencial para a conta ‘3.1.1.1.001’ para o mês de Janeiro

Relatório Acompanhamento Orçamentário Este relatório permitirá a visualização dos valores “Previsto” e “Acumulado Previsto” das Contas com Distribuição Gerencial, com totalização e quebra por código das contas contábeis selecionadas. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Acompanhamento Orçamentário. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório. Este relatório é destinado somente ao acompanhamento orçamentário das Contas com Distribuição Gerencial. As contas que possuírem valores orçados, mas não possuírem Distribuição Gerencial, não serão visualizadas neste relatório. Sempre que este relatório for solicitado será verificada, antes, a consistência dos valores a débito e a crédito nos lançamentos contábeis.

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Caso existam diferenças entre esses valores, será apresentada uma mensagem advertindo dessa inconsistência, informando ainda que a veracidade do relatório esteja comprometida. Outra maneira eficiente de acompanhar o orçamento é através do relatório balancete. Na pasta “Opções” é necessário habilitar a opção “Orçamentário”. Este recurso permite que sejam considerados os dados existentes no orçamento contábil, onde a estrutura do balancete estará voltada para a estrutura de um balancete orçamentário. Verifique ainda, na pasta “Campos” do balancete, as opções que deverão fazer parte do balancete orçamentário.

Exercícios 1. Gere o relatório de acompanhamento orçamentário do ano atual para conferir os orçamentos

lançados. A análise da situação da empresa, em relação a seus gastos e recebimentos, só poderá ser conferida após a realização dos lançamentos contábeis. 2. Gere um balancete orçamentário, onde seja possível visualizar o acompanhamento do valor

orçado x realizado.

Relatório Lançamentos não quitados Este relatório permitirá emitir uma Tem listagem deobjetivo todos osfacilitar lançamentos que não de tenham quitados no exercício, sempre que necessário,. como a identificação todossido os lançamentos que possuírem valores a débito e que ainda não possuem o valor correspondente a crédito. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Lançamentos Não quitados. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.

Exercícios 1. Gerar a listagem de “Lançamentos Não Quitados”, dos lançamentos do mês de janeiro de XXXX.

Relatório Listagem de diferenças Este relatório permite listar diferenças existentes entre débitos e créditos existentes em um determinado lote. Procedimento

1. Para emitir o relatório acesse o menu Relatórios /Listagem de diferenças. 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de consulte o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório.


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Exercícios 1. Emitir uma listagem de diferenças para todo o período.

Anotações

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ROTINAS LEGAIS Parâmetros Gerais





Histórico padrões

Centros de Custos



Rotinas Legais

Rotinas Legais Dentro do processo de rotinas legais são apresentados todos os relatórios exigidos pela legislação fiscal vigente no país e os cadastros necessários para geração do arquivo do SPED Contábil conforme portaria 777 que institui a escrituração contábil digital.

Instrução Normativa nº 68/86/89 Estes relatórios objetivosistemas cumprirde uma das exigências da Legislação Fiscal vigente nonegócios país: “As pessoas Jurídicastêm quepor utilizarem processamento eletrônico de dados para registrar e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil/fiscal e que no balanço de 31 de dezembro do ano do calendário imediatamente anterior, possuírem patrimônio líquido superior a 2.000.000 de UFIR, ficam obrigados a apresentar aos Auditores Fiscais do Tesouro Nacional, no exercício da suas atividades, os arquivos magnéticos correspondentes, nas formas e prazos estabelecidos”. Estes relatórios (arquivos) também podem ser solicitados a qualquer momento pelos órgãos responsáveis, mediante fiscalização às empresas. Procedimento

1. Para emitir estes relatórios acesse o menu Relatórios /Rotinas Legais/Instrução Normativa 68, ou Instrução Normativa 86 ou Instrução Normativa 89; 2. Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help). 3. Selecione o destino dos arquivos 4. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório Após geração de qualquer destes relatórios no diretório informado serão gerados 5 arquivos: TALELA01.001 – Este arquivo corresponde à tabela de plano de contas. TABELA02.001 – Este arquivo corresponde à tabela de centro de custo. ANEXOI01.001 – Este arquivo corresponde aos lançamentos do período que foi gerado o relatório. ANEXOI02.001 – Este arquivo corresponde aos saldos mensais das contas no período que foi gerado o relatório.


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LEIAME.TXT – Este é um arquivo de acompanhamento onde consta o as informações cadastrais da empresa e os layout’s dos arquivos gerados. Após a geração dos arquivos citados acima, os mesmos devem ser renomeados para extensão “txt” para futura importação no programa SINCO da Receita Federal. Na importação, os arquivos de Centros de Custos e Lançamentos possuem alguns campos com tamanho diferente do layout da Receita, então deve-se verificar no arquivo leiame.txt o tamanho dos campos e alterar o valor antes da importação no programa SINCO.

Exercícios 1. Emitir o relatório IN86 para todo o período, após verificar os arquivos gerados no caminho

informado.

MANAD 1.0.0.2 - Manual Normativo de Arquivos Digitais Esse relatório foi desenvolvido de acordo com a portaria de 20 de junho de 2006. Seu objetivo é estabelecer procedimentos para apresentação dos arquivos digitais à Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária - SRP. Para gerar o arquivo, será necessário o correto preenchimento das informações solicitadas. Procedimento

1. Para emitiraseste relatório, acesse o menu Relatórios 2. Preencha informações das pastas disponíveis (no/Rotinas caso deLegais/MANAD dúvida consulte1.0.0.2. o Help). 3. Após preenchimento dos campos clique no botão ‘OK’ e escolha o destino do relatório. Na geração deste relatório é muito importante o preenchimento da classificação das contas contábeis na pasta ‘’Classificação das contas’. Nesta pasta devem ser informados os grupos sintéticos correspondentes a ativo, passivo, patrimônio líquido, despesas, receitas e custos. Outro ponto importante é o preenchimento da pasta ‘Resultado do Exercício’, nesta pasta deve ser informada a data de apuração de resultado e somente as contas de resultado do plano de contas, devese informar a primeira conta sintética de resultado até a última conta de resultado o SPED Contábil faz parte do processo de rotinas legais.

SPED Contábil Conceito ECD – Escrituração Contábil Digital

A Escrituração Contábil Digital (ECD) visa à substituição da emissão de livros contábeis (Diário e Razão) em papel pela digital. Livros abrangidos: Diário; Razão; l Balancetes Diários e Balanços; l Diário com Escrituração Resumida; l Diário Auxiliar; l Razão Auxiliar. l l

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Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria do documento digital. Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam do projeto SPED, o arquivo da escrituração contábil digital poderá ser tratado pelos sinônimos: ECD – Escrituração Contábil Digital; Livro Diário Digital; l Escrituração Contábil em forma Eletrônica. l l

Periodicidade Anual: até último dia útil de junho do ano seguinte ao ano calendário a que se refere à escrituração. Mensal: nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação a ECD deverá ser entregue

até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento.

Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos em 2008, nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, o prazo será até o último dia útil do mês de junho de 2009. Fique atento

A seguir, segue informações para cadastro dos dados necessários ao SPED e geração do arquivo. Para geração da ECD será necessário classificar todas as contas contábeis utilizadas pela empresa quanto a ‘Natureza da Conta para Emissão do SPED’, onde: 01 – Contas de ativo; 02 – Contas de passivo; l 03 – Patrimônio líquido; l 04 – Contas de resultado; l 05 – Contas de compensação; l 09 – Outras; l 00 – Não informado. l l

O Ato Declaratório Cofis n° 36 de 18/12/2007, Anexo II define as naturezas das contas/grupo de contas que a empresa deve utilizar. O responsável pela manutenção no Plano de Contas deve classificar todas as contas contábeis quanto a esta natureza Informações Cadastrais – Plano de Contas Paralelo Algumas instituições governamentais possuem um plano de contas contábil referencial / padrão para

suas transações. Se a empresa está sujeita a regulamentação de alguma instituição governamental, para a ECD será necessário vincular as contas contábeis do seu plano de contas as contas do plano referencial utilizado pela Instituição Responsável. O Ato Declaratório Cofis n° 36 de 18/12/2007, Anexo II define o Banco Central do Brasil e a Secretaria da Receita Federal como as entidades responsáveis pela manutenção do plano de contas referencial.


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A vinculação do Plano de Contas Contábil da Empresa com o Plano Contábil Referencial da Instituição regulamentadora será através do Plano de Contas Paralelo do RM Saldus. As Empresas sujeitas à regulamentação do Banco Central do Brasil deverão utilizar o Plano Contábil das Instituições Financeiras (Cosif), já as sujeitas à regulamentação da Superintendência de Seguros Privados – Susep estão dispensadas de utilizar o Plano Contábil Referencial. A partir da versão 10.45 o sistema está carregando automaticamente o plano de contas disponibilizado pela SRF disponível quando no PVA. O mesmo deve ser validado pelo responsável pela contabilidade da empresa. Informações Cadastrais - Classificação IBGE Município

Os municípios do território brasileiro possuem várias classificações para atender as exigências do fisco, como por exemplo:Classificação IBGE, Receita Federal,dentre outras. Para a ECD é necessário identificar o código do município do domicílio fiscal da Empresa e do Participante conforme a tabela do IBGE. Para que o arquivo da ECD tenha esta informação foram disponibilizados, no RM Saldus, os cadastros de Municípios e Classificação de Municípios que deverão estar devidamente preenchidos. No RM Corpore a tabela de Classificação de Município já vem preenchida com algumas classificações (IBGE, Receita Federal e SEFAZ estaduais). Acesse RM Saldus/Cadastro/Classificação Município para validação. Os municípios por sua vez, também já estão associados à tabela de Classificação do IBGE. Acesse: ftp:// geoftp.ibge.gov.br/Organizacao/Divisao_Territorial/2006/DTB_2006.zip para consultar tabela e RM Saldus/Cadastros/Município/Anexos/Codificação Município para validação. Classificação BACEN País

O Banco Central possui uma tabela para classificação dos países para as operações cambiais. Para a ECD é necessário identificar o código do país do domicílio do Participante conforme a tabela do Banco Central. Para que o arquivo da ECD tenha esta informação foi disponibilizado, no RM Saldus, os cadastros de Países e Classificação de Países que deverão estar devidamente preenchidos. A tabela de Classificação de Países, BACEN, deve ser cadastrada na base de dados do RM CORPORE. Acesse RM Saldus/Cadastro/Classificação Países. Os países onde os Participantes estão domiciliados devem ser cadastrados e associados à tabela de classificação BACEN, informando os respectivos códigos conforme tabela publicada pelo Banco Central. Acesse: http://www.bcb.gov.br/?TXCAMBIO Procedimento

1. Para cadastro e emissão do SPED acesse o menu Rotinas Legais/SPED Contábil. 2. Dentro deste tópico existem vários cadastros que devem ser preenchidos antes da geração doPara SPED. 3. verificar o primeiro cadastro referente ao SPED acesse RotinasLegais / SPED Contábil / Instituições Responsáveis pela Administração do Cadastro. 4. Crie um filtro para apresentar todos os registros, selecione e execute o mesmo. 5. Em seguida serão apresentados todos os registros.

O Ato Declaratório Cofis no. 36 de 18/12/2007, Anexo II define algumas Instituições Responsáveis pela Administração do Cadastro, todas as instituições definidas na legislação estão presentes neste cadastro.

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6. Após verificar as instituições citadas acima acesse Rotinas legais / Sped contábil / Outras inscrições cadastrais. 7. Crie, selecione e execute o filtro. 8. Clique no botão ‘Novo’ (no caso de dúvidas consulte o help). É necessário identificar as instituições que legalmente terão direito a consultar a ECD transmitida ao SPED Devem ser incluídas as inscrições cadastrais do empresário ou sociedade empresária que, legalmente, tenham direito de acesso ao livro contábil digital, exceto as informadas no registro 0000. Portanto neste cadastro a empresa deve informar os cadastros que possuir em outro estado. Exemplo:

Se a empresa possui a matriz em ‘Belo Horizonte’ e possui uma filial com inscrição estadual em São Paulo, deverá ser informado neste cadastro o código cadastral da empresa na Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo. Caso a empresa não possua inscrições cadastrais em outro estado deve-se informar o registro ’00 – Sem inscrições cadastral em outras entidades’ 9. Após definir as inscrições cadastrais acesse Rotinas legais / Sped contábil/ Tipo de relacionamentos de participantes. 10. Crie um filtro para apresentar todos os registros, selecione e execute o filtro. Neste tópico serão apresentados, conforme O Ato Declaratório Cofis n°. 36 de 18/12/2007 - Anexo II, todos os Tipos de Relacionamentos possíveis do Participante para com a Empresa. A mesma poderá ser modificada pelo usuário em casos de alterações legais. Este registro não é obrigatório para geração do SPED Contábil. 11. Para cadastrar os participantes acesse Rotinas legais / Sped contábil / Participantes 12. Crie, selecione e execute o filtro. 13. Clique no botão ‘Novo’ para inserção do participante. Para cadastro do participante o usuário deverá selecionar um cliente/fornecedor ou uma filial, cadastrar o tipo de relacionamento e o período do relacionamento em questão. Um único Participante pode ter vários tipos de relacionamentos com a empresa, desde que em períodos distintos 14. Após cadastrar os participantes toda operação contábil que envolver os participantes a empresa deverá informar os mesmos nos lançamentos contábeis, para isto deve-se acessar Rotinas participantes nos lançamentos contábeis. 15. ApósLegais/SPED definir os Contábil/Atualizar participantes acesse Rotinas legais / Sped contábil / Qualificação de assinantes. 16. Crie um filtro para apresentar todos os registros. Para a ECD é necessário informar o Signatário (profissional responsável pelas informações contidas na ECD perante o fisco) Neste tópico são apresentadas todas as qualificações conforme legislação do SPED. A mesma poderá ser alterada pelo usuário em casos de alterações legais.


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A ‘Qualificação de Assinantes’ será utilizada no cadastro de Signatários na opção Rotinas Legais/SPED Contábil/Escrituração Contábil descrita a seguir. Esta rotina verificará a srcem dos lançamentos contábeis e identificará se o cli/for ou a filial estão classificadas como Participantes na data do lançamento. Caso afirmativo o mesmo será preenchido conforme tabela de Participante cadastrada no RM Saldus. Na execução do processo ‘Atualizar Participante nos Lançamentos Contábeis’ o sistema solicitará um intervalo de Lote e Período para filtrar os lançamentos contábeis. Para os lançamentos incluídos diretamente no RM Saldus o usuário deverá informar o Participante no momento da inclusão do lançamento contábil 17. O último passo antes da geração do arquivo para o SPED é cadastrar a escrituração contábil, para isto acesse Rotinas legais/SPED Contábil/Escrituração contábil. 18. Crie, selecione e execute o filtro 19. Clique no botão ‘Novo’ (caso tenha dúvidas o consulte o help) A Escrituração contábil contemplará os seguintes livros: Livro Diário (completo sem escrituração auxiliar); Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar); l Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida; l Livro Balancete Diário e Balanços; l Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme layout parametrizável). l l

A Empresa deverá gerar a Escrituração Contábil conforme determinação do fisco, podendo gerar mais de um dos livros acima, porém cada tipo de livro deverá ser escriturado e enviado separadamente para o SPED, ou seja, em arquivos distintos. Caso a empresa trabalhe com escrituração contábil resumida, a mesma deverá gerar um arquivo contendo a escrituração resumida e outro arquivo contendo escrituração “razão auxiliar”. No sistema existe o recurso para que seja parametrizado a razão auxiliar que o cliente já possui, portanto antes de gerar a escrituração “razão auxiliar” é necessário que a empresa já possua um relatório ou um arquivo com os dados auxiliares que acompanharão a escrituração resumida. Razão auxiliar

O razão auxiliar é um relatório no qual as informações podem variar de cliente para cliente, sendo assim, não há um padrão fixo. Baseado nesta realidade foi avaliada a possibilidade de criar um processo onde o usuário complementará a parametrização do layout do razão auxiliar conforme o padrão dos registros i500, i510, i550, i555 a partir de um relatório definido no RM Gerador. Para realizar a parametrização do razão auxiliar o usuário deve-se acessar Rotinas legais/Sped contábil/ parametrizado do relatório razão auxiliar (em caso de dúvidas consulte o help) 20. Após o cadastro da escrituração contábil o arquivo do SPED já pode ser gerado, acesse Rotinas legais/Sped Contábil/Gerar. ( Em caso de dúvida consulte o help) Após conclusão do processo de geração da ECD o sistema salvará um arquivo no diretório informado nos parâmetros do sistema com a nomenclatura: LIVRO_ECDXY onde:

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LIVRO_ECD _ descrição fixa para todos os tipos de livros gerados; X _ Corresponde ao ‘Número de Ordem do Instrumento de Escrituração’ informado no cadastro de escriturações contábeis vinculado à geração da ECD em questão; l Y – Forma de escrituração definida para a geração da ECD em questão, conforme tabela utilizada no registro I010 – Identificação da Escrituração Contábil. l G - Livro Diário (Completo, sem escrituração auxiliar); l R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar); l A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida; l B - Livro Balancetes Diários e Balanços; l Z - Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido nos registros I500 a I555). l l

Exemplo:

LIVRO_ECD1G

Exercícios 1. Realizar os cadastros necessários para o SPED Contábil e gere o arquivo para a escrituração contábil

do ano XXXX.

Anotações

Número de Registro:

RM1070270709 Todos os direitos reservados.

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