RH GPA 01Admissao

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Sumário Sumário Mensagem Inicial Participaram da elaboração do material Principais Sistemas Empresas e Dependências POP Admissão - 001 - Negociação de Admissão 1. Negociação de Admissão – Volume 2. Black-out – Cronograma de Fechamento de Folha 3. Materiais Complementares POP Admissão - 002 - Admissão 1. Responsáveis Responsáveis pelo Processo de MP´s 2. Criação de Movimentação de Pessoal Pessoal para processo Admissão 3. KIT Admissional 4. Documentação obrigatória e Assinatura dos documentos 5. Exame médico admissional 6. Alteração de dados na MP de Admissão 7. Fluxo de Aprovações e Prazos 8. Benefícios na Admissão 9. Estágio – Admissão de Estagiários 10. Aprendiz – Admissão 11. PcD – Admissão 12. Materiais Complementares POP Admissão - 003 - Agendamento do Exame Médico Admissional 1. Premissas para agendamento do exame médico 2. Cenários Candidatos Inaptos no Exame Médico 3. Materiais Complementares POP Admissão - 004 - Abertura de Chamado de Admissão no TOU COM VOCÊ 1. Abertura de chamado 2. Materiais Complementares POP Admissão - 005 - Acompanhamento de Chamado aberto no TOU COM VOCÊ 1. Consultar chamado 2. Materiais Complementares

RH – Gestão de Processos Administrativos

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Mensagem Inicial Este book foi desenvolvido pela área de RH GPA Processos, com o objetivo de orientar a execução das principais atividades desenvolvidas pelo RH Business Partner, Administrativo de Vendas e Facilitador Toutatis em toda a Empresa. Neste material estão contemplados os processos sob responsabilidade da área de RHGPA, construídos sob a visão de especialistas. Todos os processos apresentados são acompanhados por uxogramas e POP´s - Procedimento Operacional Padrão. Sua utilização visa à padronização na execução destes, garantindo o aumento da produtividade, qualidade dos serviços e a segurança da Empresa. Este book está sujeito a mudanças processuais e também em adequações à legislação brasileira. Para garantir utilização da versão atual, este material está disponível em formato online no Portal RH. 4

Equipe de Gestão de Processos Administrativos (RH-GPA) Este material é para uso exclusivo interno de funcionários PepsiCo do Brasil. Nenhuma parte desse documento poderá ser reproduzida sem a expressa permissão, por escrito, da PepsiCo. PepsiCo do Brasil Ltda. - Março/ 2012 (1ª. Versão)


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Participaram da elaboração do material Ageu Martins Ana Paula Bentivoglio Andréa Terra Bruna Russo Carolina Ajaj Denise Lara Fábio Bertoli Fernando Moraes Gisele Benca Jean Lima Liliane Sá Luciana Bernardo Marcela Goepfert Najda Aki Minami Rafaella Caropreso Renata Ruggiro

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Principais Sistemas Abaixo, uma breve descrição dos principais sistemas que são utilizados na Empresa: Sistema MyAccess (Sistema Pepsico mundialmente utilizado, pelo qual a Toutatis realiza os cadastros master): banco de dados que contém informações pessoais dos funcionários, tais como: nome, endereço, data de admissão, cargo, salário, número de documentos pessoais, histórico escolar, dentre outros. Alguns funcionários do RH do Escritório Central/ Fábricas possuem acesso somente para consulta a este sistema. ¬

Sistema Personell XXI (Sistema Toutatis - ASM): sistema de processamento da Folha, contemplando o cálculo de salários a pagar, provisões de 13º salário, férias e seus respectivos encargos sociais, retenções, cálculo de rescisões, dentre outros. Alguns funcionários do RH Escritório Central e BP´s possuem acesso somente para consulta a este sistema. ¬

Sistema Controle de Jornada (Sistema Toutatis acessado através do Portal RH): sistema utilizado para o apontamento das horas dos funcionários nível 6 e abaixo, nas localidades do EC, fábricas e vendas, através da utilização do crachá na entrada e saída. O controle de justicativas de horas não trabalhadas está sob responsabilidade dos gestores da empresa. ¬

S istema Portal RH que contempla também o Controle de Jornada (Sistema Toutatis): sistema de autosserviço, onde o funcionário pode alterar seus dados pessoais, programar suas férias, imprimir holerite e informe de rendimentos. Neste sistema também são documentadas e aprovadas as movimentações de pessoal (utilizadas para admissões, transferências, desligamentos, afastamentos, enquadramento, promoção e promoção com transferência), cujo acesso é realizado pela internet https://pepsico. toutatisbr.com ou link na intranet. ¬

Sistema Qualitor (TOU COM VOCE): é o sistema que registra e monitora as solicitações de serviços (chamados) realizadas pelos funcionários. Após solicitação efetuada pelo Portal RH ou pelo site www.toucomvoce.com.br, o sistema envia e-mail ao solicitante informando o número do chamado e prazo para atendimento. ¬

SAP (para a PepsiCo): ERP onde são feitos os lançamentos contábeis e suas respectivas aprovações. ¬


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Empresas e Dependências • 01 – PepsiCo do Brasil ltda.; • 30 – Pepsi Cola Indústria da Amazônia ltda.; • 51 – PepsiCo Amacoco Bebidas do Brasil ltda.

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Procedimento Operacional Padrão POP ADMISSÃO

001 Negociação de Admissão Resultados Esperados

Negociação entre Empresa e empresa parceira Toutatis para admissões com volume maior que 06 (seis) candidatos para a mesma data e localidade; ¬

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Conceito de Blackout de Folha de Pagamento - Cronograma de Fechamento de

Folha; ¬

Prazos (SLA) para processamento Admissão.

Detalhamento das Atividades 1. Negociação de Admissão – Volume Total de admissões da Empresa negociadas com a Toutatis = 40 / dia. Focal Point GPA recebe volume e data das admissões do BP Responsável; Focal Point GPA informa média de prazo de devolutiva da negociação que será realizada com o GOT (Gerente de Operações Toutatis); Com base nas informações de Blackout Folha e volume de admissões, o Focal Point GPA entra em contato com o GOT para negociação dos prazos de:  Entrada da documentação;  Data de admissão. Focal Point GPA promove a devolutiva através de email ao BP Responsável sobre o prazo acordado com cópia para o GOT. ¬

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Observação:

G&A – o Facilitador Toutatis realiza a contagem de Admissões para antecipar a negociação com o Focal Point GPA do volume das admissões. i

2.

Black-out – Cronograma de Fechamento de Folha a) Conceito de Black-out: é um período de datas que a empresa parceira Toutatis não pode movimentar o cadastro de funcionários, em razão da validação por parte da Contabilidade. O impacto ocorre diretamente nos processos de admissão e desligamento. O cronograma está disponível mensalmente no Portal RH através do link Cronograma de Fechamento, localizado na página inicial – ver seção Materiais Complementares deste documento. b) Prazos para processamento da Admissão ¬


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Prazo (SLA) de 04 dias para processar a admissão, contudo, a data de admissão passará a ser a do dia seguinte à entrega das documentações completas do candidato contratado.  04 dias = 40 horas úteis, ou seja, 01 dia = 10 horas úteis ¬

Exemplo para prazos de uma admissão:

Prazo: 40 horas (considerando 10h/ dia) Exemplo: • Recebimento de documentação completa e legível: 2ª feira, 07h00 • Envio do kit admissional: 5ª feira • Data de Admissão: 6ª feira Obs.: neste exemplo, foi considerado uma semana somente com dias úteis. ¬

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3.

Materiais Complementares Portal RH - https://pepsico.toutatisbr.com/pepsico/Login Ver Fuxograma Processo_Admissao_REV_V2. ¬

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002 Admissão Resultados Esperados

Criação de Movimentação de Pessoal (MP) para Admissão:  Admissão (incluindo Estagiário e Aprendiz)  Alteração da Admissão Premissas para criação de MP´s aliadas aos conceitos de vagas Conceitos e processo do uxo de aprovações (rota) das MP´s abordadas, com abordagem dos prazos (SLA´s) a serem cumpridos Documentação obrigatória ¬

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Detalhamento das Atividades 1.

Responsáveis pelo Processo de MP´s Escritório Central, Pepsi-Cola São Paulo, SACCAF, Fábricas e Filiais de Venda ● Gestores (BP´s são responsáveis por suporte à abertura das MPs e acompanhamento das aprovações – Para os facilitadores Toutatis é encaminhada apenas a cópia da aprovação) ¬

2.

Criação de Movimentação de Pessoal para processo Admissão a. Conceito de MP

A Movimentação de Pessoal (MP) é um processo que autoriza o gestor e/ou BP RH através do Portal RH a realizar qualquer movimentação no quadro de pessoal e seu processo deve estar alinhado às Narrativas da Auditoria (devido cumprimento à SOX). Toda MP de Admissão requer um número de vaga. Este número pode ser vericado através da emissão do relatório de Quadro de Pessoal disponível na ferramenta Portal RH https:// pepsico.toutatisbr.com/pepsico/Login A abertura de vaga poderá ser em virtude da criação de MP de: Substituição por Desligamento, Afastamento ou Transferência. Caso não exista a vaga, a MP deverá ser por Aumento de Quadro. Acessar o site https://pepsico.toutatisbr.com , ou via intranet Pepsico: Intranet / Recursos Humanos / Portal RH/ Controle de Jornada

Observação:

VER POP Movimentação de Pessoal - 001 - Vericação do Atestado Médico para Afastamento / item - 2. Criação Movimentação de Pessoal para Aumento de Vaga/ i


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Substituição Em caso de existência de vaga, a situação da mesma deverá ser vericada conforme classicação abaixo: Redução de Quadro – vagas que não serão substituídas, ou seja, no momento da demissão do funcionário, foi indicada que não haverá reposição de vaga (funcionalidade do Portal RH onde a informação é inserida no momento da Criação do Comunicado de Dispensa); Vaga Disponível – vagas que estão disponíveis para contratação; Vaga Bloqueada – vaga que já possui uma solicitação de contratação, porém não foi aprovada em sua totalidade; Vaga Ocupada – vagas que estão ocupadas com funcionários ativos. Abaixo estão descritos os tipos de Movimentação de Pessoal, com alçada de permissão de criação e/ ou aprovação por Gestores Solicitantes e/ ou BP´s. ¬

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b. Tipos de MP

Admissão por motivo Aumento Quadro de Pessoal – Aumentará o Headcount da

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área. Admissão por motivo Substituição por Afastamento – Quando um funcionário for afastado e desejar substituí-lo deverá ser aberto uma solicitação de vaga por Afastamento, indicando a Matrícula (GPID) do funcionário afastado. Para nalizar a admissão, criar uma MP De Admissão, citando o número da vaga criada (vericar em Relatório de Quadro de Pessoal) no processo anterior – Para maiores informações ver POP Movimentação de Pessoal - 001 - Vericação do Atestado Médico para Afastamento / item - 2. Criação Movimentação de Pessoal. Admissão por motivo Substituição por Desligamento – Quando um funcionário for desligado e desejar substituí-lo deverá abrir solicitação de Vaga por este motivo e indicar o número da vaga aberta (vericar em Relatório de Quadro de Pessoal) e indicar a Matrícula (GPID) do funcionário desligado. Admissão por motivo Substituição por Transferência – Quando transferir um funcionário para outra Área (Organograma e Centro de Custo) e desejar substituí-lo, deverá abrir Solicitação de Vaga por este motivo e indicar o número da vaga aberta (vericar em Relatório de Quadro de Pessoal) devido à transferência do funcionário. Admissão por motivo Prazo determinado – Quando for necessário aumentar o quadro conforme cenários especícos como, por exemplo, Projeto Verão – ver item Observações logo abaixo. ¬

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Observações: i Headcount da

área sofrerá aumento somente em cenários de contratações com


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Prazo Indeterminado. i Prorrogação do Prazo Determinado: • Operações - Os BPs, juntamente com gestores e/ ou TAG (Time Auto Gerenciável), devem alinhar a prorrogação ou não do contrato do funcionário. O BP é o responsável pela abertura do chamado no www.toucomvoce.com.br. • Vendas - O alinhamento prévio pela prorrogação é realizada entre o BP e o Gestor sendo o BP, responsável pela abertura do chamado no www.toucomvoce.com.br. • A abertura do chamado de prorrogação deve ser feita com o mínimo de 10 dias de antecedência, informando a nova data de vencimento do contrato e não há a necessidade de realização de uma MP – é uma vaga negativa no Relatório de Quadro de Vagas. • O prazo máximo de duração do contrato é de 02 anos, incluindo a renovação que poderá ser realizada uma única vez; cenários de Projeto Verão, o prazo determinado considera período máximo de 04 meses - prática da Empresa. i Efetivação do Prazo Determinado: Para efetivar a Admissão por motivo Prazo Determinado é necessário uma MP e uma vaga preexistente. • Aumento de quadro – Seguir o processo para aumento de quadro (MP de aumento e MP de transferência (dos funcionários para esta vaga) • Substituição: Criar MP de substituição. Para ambos os cenários acima é necessário abrir chamado para alterar / excluir a data de término do contrato prazo determinado informando o número da MP de Transferência para a vaga preexistente ou vaga de destino desta efetivação. c. Preenchimento da MP

O nome do candidato e a data de admissão na MP e Comunicado de Admissão podem ser diferentes, desde que sejam no mesmo mês. Para data de admissão deverá ser considerada a data do Comunicado de Admissão; Não podem estar divergentes ou rasurados ou escrito manualmente na MP de Admissão e Comunicado de Admissão: Nome do Cargo, Nível, Nome da Área, Centro de Custo e Salário. ¬

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d.

Acesso ao sistema de MP – Portal RH

Consultar sempre o Manual no Portal RH - https://pepsico.toutatisbr.com/pepsico/

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Login Para dúvidas em como acessar o Portal RH, ver Guia de Referência Rápida para

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acesso disponibilizado no BVB (Bem Vindo à Bordo) Ao acessar o Portal RH, clicar em Movimentação de Pessoal e em seguida MP Admissão como mostra gura abaixo. Observação: i

CONSULTAS DE MP´s: O processo de consulta das MP´s em andamento, após a

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entrada desta em rota de aprovação, não permitirá alterações. É pré-requisito para a conclusão destas movimentações, a emissão do Relatório de Quadro de Vagas, a m de vericar a existência de vagas disponíveis para movimentação. Este processo garante o controle de vagas (headcount) do gestor e da área. ¬

3. KIT Admissional Após admissão concluída, a Toutatis encaminha ao Responsável pelo Processo conforme descrito no Comunicado de Admissão preenchido, o Kit Admissional, que é composto pelos documentos e formulários conforme abaixo: Ficha de Registro de Empregado (1 via para arquivo); Contrato de Trabalho (2 vias sendo, 1 do funcionário e 1 para arquivo); Declaração para ns de Salário Família (2 vias sendo, 1 do funcionário e 1 para arquivo); Declaração para ns de Imposto de Renda (2 vias sendo, 1 do funcionário e 1 para arquivo); Etiquetas de CTPS (1 via para colar na CTPS); Formulário 1: Comunicado de Admissão – disponível na Intranet > Areas de Negocio ¬

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> RH > Gestao de Processos e Serviços

Formulário 2: Solicitação de Emprego – disponível na Intranet > Areas de Negocio

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> RH > Gestao de Processos e Serviços

Caso existam divergências nas informações pertinentes a Admissão, o Responsável pelo Processo deverá abrir um chamado na categoria Problema no www.toucomvoce.com.br, solicitando a correção e aguardar a nova documentação corrigida. Observação: i Para

maiores esclarecimentos na Abertura de Chamado categoria Problema no www.toucomvoce.com.br ver POP Abertura de Chamado - Abertura de Chamados na Ferramenta Qualitor. O Responsável pelo Processo deverá realizar as seguintes atividades: Imprimir os documentos e formulários conforme descritos acima; Conferir os dados da Admissão; Incluir o material do PrevPepsico e Bem Vindo a Bordo (BVB); Solicitar ao candidato aprovado a conferência e assinatura das documentações; Arquivar no prontuário da Localidade e entregar uma via ao mesmo. ¬

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Observações: i Confecção de Crachás de Identicação: Após a abertura de chamado da Admissão

via www.toucomvoce.com.br, a demanda para a confecção do crachá já é iniciada internamente pela Toutatis. Através deste chamado interno, é enviado a foto digitalizada e dados pessoais (nome, GPID, localidade, área) do candidato aprovado para empresa responsável pela confecção do crachá. Esta por sua vez, envia para a área de Facilities/ Segurança Patrimonial para cadastramento do crachá e realizar a distribuição (distribuição semanal para cada localidade). i Cartão de Proximidade (Credencial) e o de Ponto Manual: serão fornecidos para o funcionário pelo RH local ou Administrativo de Vendas no ato da assinatura dos documentos para admissão. No comunicado de admissão, a informação desta credencial deverá estar associada. ● Para funcionário com cenário de primeiro emprego – é necessário realizar o controle de horas trabalhadas através do Cartão de Ponto Manual até que o mesmo esteja com o PIS cadastrado e disponível para o controle eletrônico (nas localidades que possuírem Relógio de Ponto). 4.

Documentação obrigatória e Assinatura dos documentos

Observação: i Sistema

Kenexa para Solicitação de Emprego Eletrônica e Comunicado de Admissão: Após a entrada do sistema Kenexa no ar este processo sofrerá alterações. Vericar o novo processo no site para visualizar todas as etapas do processo de


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R&S realizadas dentro do Kenexa: https://www.mypepsico.com/ep/myp_common/ myaccess/All%20Access/Career/TA/Recruiter_TRN_index.htm a. Documentação obrigatória

i. Ficha de Solicitação de Emprego Eletrônica ii. Relação de documentação obrigatória: Responsável pelo Processo entra em contato com o candidato aprovado e encaminha relação de documentos necessários para Admissão (Itens da documentação obrigatória estão listados no arquivo Lista de Documentos Admissão que está disponível na Intranet RH – disponível na Intranet RH > Áreas de Negocio > RH > Gestão de Processos e Serviços) iii. Comunicado de Admissão: Gestor/ BP preenche o formulário e encaminha ao Responsável pelo Processo (RH BP/ Administrativo de Vendas e Facilitador Toutatis) iv. Formulário de ASO para exame médico admissional v. Cópia de páginas da CTPS: página da foto, qualicação civil, último registro e contribuição sindical ou comprovante de pagamento individual vi. Foto digitalizada colorida separadamente da documentação (o arquivo deve ser nomeado como “FOTO_NOME DO CANDIDATO”) Observações: i Documentação incompleta: Em cenários onde o candidato aprovado comprovar

que não possui alguma documentação citada acima, contatar o BP responsável pelo processo. i Funcionário sem endereço de e-mail: Para que o mesmo receba a devida documentação, entregar em mãos a mesma pelo responsável pelo processo. i Abertura de conta: Na impossibilidade de abertura de conta bancária, o processo de admissão deverá ser cancelado – Esta informação deverá ser divulgada com antecedência para o candidato. vii. Pessoas com Deciência (PcDs) - Documentação obrigatória: 1. Necessário levar o relatório do médico particular/ convênio com o detalhamento da deciência, tratamento e acompanhamento que está sendo realizado. Com base neste documento, o médico emite o ASO Admissional e o AMPD (Atestado Médico de Pessoas com Deciência) – Ver seção 11. PcD – Admissão deste documento - Estes exames devem ser renovados a cada 02 anos. 2. Atentar para o preenchimento devido da Ficha de Solicitação de Emprego, assinalando o campo “É portador de deciência” - (Responsável pelo Processo) 3. Para alguns tipos de deciência podem ser necessários a realização ou apresentação de exames complementares.


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b. Assinatura da Solicitação de Emprego Eletrônica

Responsável pelo Processo recebe a documentação completa do candidato aprovado para conferência, juntamente com o Comunicado de Admissão preenchido, assinado pelo candidato. Após a obtenção do resultado do exame, o Responsável pelo processo entrega ao candidato a carta de abertura de conta salário no banco HSBC. Responsável pelo processo solicita ao candidato o preenchimento do formulário único de benefícios – Para maiores informações sobre o formulário único de benefícios no ato da Admissão, procurar a área de RH – GPE ou área Especialista. O Comunicado de Admissão deverá ser assinado pelo Gestor e pelo candidato informando dados do gestor como GPID, Cargo e Nome Completo. ¬

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5.

Exame médico admissional Realizado nas clínicas conveniadas com o parceiro de Medicina Ocupacional para: Vendas, EC, SACCAF e Pepsi-Cola São Paulo. Para Operações PdB, Pepsico Amacoco e PepsiCola Manaus, o exame é realizado na localidade ou no parceiro regional contratado. Resultado de inapto: Em cenários onde o exame admissional tenha o resultado Inapto, o processo deve ser cancelado. ¬

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Observação: i Funções

novas em localidades da empresa: Solicitar informações sobre exames médicos complementares com área de MASS. A Localidade deve ser responsável pelos exames médicos ocupacionais para admissão levando em consideração a função a ser realizada e seu grau de risco. 6.

Alteração de dados na MP de Admissão

Somente após o Fluxo de Aprovação estar concluído (aprovação em sua totalidade), a alteração da MP será possível - as MPs em rota de aprovação não podem sofrer alteração. Para realizar alterações na MP de Admissão (exemplos de cenários: desistência de um candidato e/ ou desistência da própria gerência futura para com o candidato, ajuste de dados, etc.) o solicitante (o criador do documento) pode efetivar o cancelamento mediante alteração no campo pertinente. 7.

Fluxo de Aprovações e Prazos a. Rotas de Aprovação: PdB / Pepsi-Cola São Paulo/ SACCAF/ Pepsico Amacoco/ Manaus As rotas de aprovação seguirão o organograma da área. Podem ser obtidas através da Intranet RH > Áreas de Negocio > RH > Gestão de Processos e Serviços> Kit Virtual_Portal


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RH. b. Prazos para aprovação das MP ´s As Movimentações de Pessoal terão prazos especícos para conclusão de suas aprovações, observando o Cronograma de Fechamento da Folha enviado mensalmente (também pode ser acessado pelo Portal RH – Menu Manual – Sub Menu Cronograma de fechamento). Observação: i Para

maiores informações sobre os prazos de aprovação das MP`s consultar o Manual de Treinamento Portal RH – disponível na Intranet e no Portal RH https:// pepsico.toutatisbr.com/pepsico/Login 8. Benefícios na Admissão Os benefícios apresentados ao candidato deverão estar registrados junto à documentação necessária para a Admissão conforme listados abaixo: Refeição/ Alimentação

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Escritório Central/ Vendas e Pepsi-Cola São Paulo No mês da admissão, o primeiro crédito de Visa Vale será realizado em conta corrente. Crédito do benefício refeição/ alimentação (Visa Vale), ocorre na quarta-feira da semana seguinte a inclusão da admissão no sistema, com o valor referente à data de admissão até o próximo pedido mensal. O cartão refeição/ alimentação chegará à localidade até a data do crédito do próximo pedido mensal (dia 15 de cada mês). Em cenários de extravio e/ ou atrasos no envio, abrir um chamado na Toutatis pelo www.toucomvoce.com.br (quando a localidade possuir Facilitador Toutatis, esta atividade é escopo do recurso). Os valores de concessão seguirão tabela de elegibilidade de acordo com o cargo e local de trabalho. Operações A refeição é realizada no local de trabalho (refeitório PepsiCo). Vale Transporte O crédito de VT referente ao 1º mês de admissão poderá ser realizado em conta corrente do funcionário. Para isso, existe um campo no formulário único de benefícios que a localidade preencherá com o valor a ser creditado (valor equivalente ao 1º dia de trabalho até a próxima compra). Este valor não será informado para funcionários alocados no EC e PepsiCola São Paulo, pois a Toutatis administra os pedidos dessas localidades. Este primeiro crédito ocorre na quarta-feira da semana seguinte a inclusão da admissão no sistema, com o valor referente à data de admissão até o próximo pedido mensal. ¬


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Os pedidos mensais para Vendas e Fábricas são administrados pelas localidades. Assistência Médica A Toutatis administra 100% dos planos médicos, salvo Pepsi-Cola Manaus. A opção ao benefício deverá ser feita de acordo com a elegibilidade do funcionário. O formulário de benefícios a ser preenchido na Admissão já contempla o plano conforme o nível do funcionário. Para inclusões na Allianz, além do formulário único benefícios de para a Toutatis, deverá ser enviado a proposta de inclusão na Allianz para o RH Benefícios EC. Por ser um seguro saúde, sem o envio deste documento, a inclusão não é realizada. Inclusões realizadas após 30 dias da data de admissão terão com carências para atendimento. Assistência Odontológica O benecio odontológico é administrado pela Toutatis para todas as localidades. A opção por este benefício está contemplada no formulário único de benefícios. A exclusão poderá ser realizada somente após 12 meses de vigência do plano. ¬

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Convênio Farmácia O benecio Farmácia é administrado pela Toutatis para todas as localidades. A opção por este benefício está contemplada no formulário único de benefícios, e não é extensivo a dependentes. ¬

Seguro de Vida O Seguro de Vida é administrado pela Toutatis para todas as localidades. O mesmo é mantido com a empresa MetLife. É obrigatório para todos os funcionários da empresa, de acordo com a política interna, estar inseridos na apólice do Seguro de vida. O valor do prêmio é compartilhado em 50% com os funcionários salvo para estagiários, onde a empresa custeia 100% do benefício. ¬

PrevPepsiCo Plano de Previdência Complementar que tem por objetivo conceder aos participantes, benefícios suplementares ao da Previdência Social (INSS), no momento da aposentadoria. Todos os funcionários são elegíveis ao plano e poderão realizar contribuições. Consultar mais informações no Portal Prev Pepsico - http://www.prevpepsico.com.br ¬

Ônibus Fretado Em algumas localidades existe o benefício de “ônibus fretado” para utilização dos funcionários para ida e volta ao trabalho. Esta opção está contemplada no formulário único de benefícios. ¬


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Auxílio Estacionamento O auxílio Estacionamento está disponível para funcionários níveis L6/ abaixo e estagiários alocados no Escritório Central, onde, estes não façam uso de benefícios como vale transporte, ônibus fretados e credenciais de estacionamento. A opção pelo benefício no ato da admissão deverá ser realizada através do formulário único de benefícios. ¬

9. Estágio – Admissão de Estagiários A contratação de estagiários poderá ser feita somente através do Programa de Estágio – para maiores informações a área de RH-OMD deve ser contatada. a) Contrato de Estágio – documentos obrigatórios e anexos

Modelo de contrato: Sempre deverá utilizar modelo especíco da empresa ou da instituição de ensino, desde que previamente avaliado pelo departamento Jurídico (RT). Assinaturas: O contrato deve ser assinado pelo Estagiário, Instituição de Ensino e Representante Legal da PepsiCo. Plano de Estágio: deve constar em anexo com a descrição das atividades previstas para o período de contrato, sendo que neste último documento deve contar a assinatura do Gestor Contratante. Código de Conduta da empresa: O código deve constar por completo no contrato com a Instituição de Ensino. ¬

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b) Contrato de Estágio – Contratação e Renovação

O contrato de estagiários deverá ter um período máximo de 24 meses (Prazo Determinado), com exceção de períodos diferentes deste e a critério da Instituição de Ensino, este contrato poderá ser semestral, anual ou conforme determinados pela mesma. O contrato não deve ultrapassar a previsão de conclusão do curso, ou seja, o término do vínculo com a Instituição de Ensino, com a possibilidade de ser rescindido a qualquer momento. As seguintes datas de vencimento de contrato deverão ser respeitadas, sendo sempre 30/ junho e 31/ dezembro, ainda que isso implique em término do contrato em prazo inferior a 24 meses, ou antes, do estudante perder o vínculo com as Instituições de Ensino. ¬

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c) Jornada de trabalho dos estagiários de todos os níveis

Máximo 30 horas semanais, ou seja, 6 (seis) horas por dia Horários: de acordo com a necessidade da localidade Período de provas: a jornada de trabalho deverá ser reduzida pela metade desde que o gestor seja previamente noticado. Documento comprobatório deverá ser ¬

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apresentado sempre que solicitado. Proibido a extensão da jornada de trabalho (hora extra) Proibido a compensação de horas realizadas a mais em um dia e compensadas em outro dia Proibido jornada em sábados, domingos e feriados (exceto quando há troca de feriados locais onde todos os funcionários da localidade trabalhem) Proibido a realização de adicional noturno ¬

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d) Benefícios de Estagiários

Todos os estagiários da empresa têm direito aos benefícios abaixo: Assistência Odontológica – opcional com desconto Auxílio Alimentação (Visa Vale ou Refeitório no local, de acordo a opção do estagiário e a disponibilidade da localidade) ● Auxílio Refeição – para localidades sem refeitório – com desconto ● Refeitório – elegível conforme política da localidade Vale Transporte (sem desconto), Fretado ou Subsídio para Estacionamento (de acordo com a opção do estagiário, disponibilidade da localidade e política da Empresa) – sem desconto Seguro de Vida – sem desconto Assistência Médica Unimed (Enfermaria) – com co-participação ¬

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e) Bolsa-Auxílio

Regionalizada e proporcional à carga horária, conforme tabela salarial divulgada por RH-Remuneração. ¬

f) Participando do Sucesso

Vericar target anual e potencial máximo. ● O estagiário não terá direito ao 13º salário em virtude da substituição deste pelo “Participando do Sucesso”.

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g) Efetivação do estagiário

Para efetivação de um estagiário, o gestor deverá procurar BP parceiro para proceder com o processo de desligamento (encerramento do contrato) e proceder com a admissão do mesmo. Um dia útil após a aprovação do Comunicado de Dispensa no Portal RH, já é possível iniciar o processo de admissão considerando 04 dias úteis (40 horas prazo Toutatis para processamento da admissão) para conclusão desta. Não há quaisquer razões para exceção,


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onde a empresa corre o risco de arcar com questões trabalhistas sob o não cumprimento dos processos. O gestor deve considerar uma média de 05 dias úteis para o inicio do prossional a ser contratado. O GPID de estagiário, em cenários de efetivação, permanecerá o mesmo para o futuro funcionário. É uma boa prática, informar no ato do chamado para Admissão pelo www.toucomvoce.com. br que seja utilizado o login atual, como login espelho, garantindo ao futuro funcionário os mesmos acessos às ferramentas da empresa que ele possuía anteriormente. h) Documentos obrigatórios conforme narrado no item 4. Documentação obrigatória e Assinatura dos documentos deste documento: Relação de documentos Exame médico admissional a ser efetuado antes do inicio do estágio Contrato devidamente assinado pela Instituição de Ensino e empresa MP aprovada e impressa Comunicado de Admissão assinado pelo gestor Ficha de Solicitação de Emprego assinada pelo estagiário ¬

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10. Aprendiz – Admissão A Admissão de Aprendiz é permitida a todas as localidades da Empresa e deve ser realizada no Portal RH https://pepsico.toutatisbr.com/pepsico/Login – ver seção 2. Criação de Movimentação de Pessoal para processo Admissão deste documento. Para informações pertinentes aos temas abaixo, ver Procedimento Aprendiz e política Procedimento PR/RH – 21 CONTRATAÇÃO DE APRENDIZ – disponíveis na Intranet RH. a. Requisitos para a contratação b. Formato da contratação Efetivação – o BP deverá controlar os prazos de termino do contrato do Aprendiz para não caracterizar a efetivação indevida do Aprendiz tornando- o prazo indeterminado. c. Cálculo do Salário e Tabela Salarial – Ver Simulador Aprendiz – disponível na Intranet RH (a atualização deste material é de responsabilidade da área de RH - Remuneração) d. Reajuste Salarial e. Horário de Aprendizagem f. Aplicação de Acordos Coletivos ou Convenção Coletiva ¬


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ADMISSÃO

Vericar a elegibilidade na Convenção/ Acordo da Localidade g. Informações Adicionais como aplicação do “Participando do Sucesso” h. Aprendiz Terceiro i. Benefícios Idênticos aos aplicados a funcionários da empresa prazo indeterminado e/ ou conforme localidade. ¬

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Para maiores informações sobre o tema Aprendiz, a área de RH – Remuneração e Benefícios deve ser contatada. 11. PcD – Admissão A Admissão de Portador de Deciência é permitida a todas as localidades da Empresa e deve ser incentivada por todos. A Admissão deve ser feita no Portal RH https://pepsico.toutatisbr.com/pepsico/Login – ver seção 2. Criação de Movimentação de Pessoal para processo Admissão deste documento. Para maiores informações sobre o tema PcD, a área de RH – OMD Stafng deve ser contatada. a) Exames obrigatórios para Pcd:

Deciência Auditiva: é obrigatório apresentar o Exame de Audiometria Deciência Visual: é obrigatório apresentar o Exame de Acuidade Visual Deciência Mental: é obrigatório apresentar relatório do Neurologista/ Psiquiatra/ Psicólogo/ Fonoaudiólogo Reabilitados: para que os reabilitados sejam considerados na cota, é necessário o Certicado de Reabilitação emitido pelo INSS e Termo de Autorização de enquadramento na cota ¬

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Observações:

Para outros tipos de deciência ver material na Intranet – Ver seção materiais complementares deste documento - Gestão de PCDs – versão RH (PDF) - Intranet/ Recursos Humanos/OMD/Talent_Stafng/Pessoas com Deciência e Gestão de Pessoas com Deciência Pepsico (PPT) - Intranet/Recursos Humanos/OMD/Talent_ Stafng/Pessoas com Deciência i Necessário levar o relatório do médico particular/ convênio com o detalhamento da deciência, tratamento e acompanhamento que está sendo realizado. Com base neste documento, o médico emite o ASO Admissional e o AMPD (Atestado Médico de Pessoas com Deciência) - Estes exames devem ser renovados a cada 02 anos. i Atentar para o preenchimento devido da Ficha de Solicitação de Emprego, assinalando o campo “É portador de deciência” - (Responsável pelo Processo) i


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ADMISSÃO

i Para alguns tipos de deciência podem ser necessários a realização ou apresentação

de exames complementares – ver seção 4. Documentação obrigatória e Assinatura dos documentos. b) Arquivo de documentos

Pasta física com toda a documentação arquivada na localidade e em RH – GPA (EC) Pasta digitalizada com toda a documentação disponível na rede da Pepsico (Pasta O – este endereço pode variar nas localidades da empresa) ¬

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Em caso de dúvidas, a área de MASS local deve ser consultada e também, acessar o material completo sobre o tema na Intranet – Ver seção materiais complementares deste documento - Intranet/Recursos Humanos/OMD/Talent_Stafng/Pessoas com Deciência 12. Materiais Complementares Comunicado de Admissão – disponível na Intranet RH > Áreas de Negocio > RH > Gestão de Processos e Serviços no endereço http://intranetpepsico/AN/areasnegocio/rh/ default.aspx ¬

Solicitação de Emprego Eletrônica – disponível na Intranet RH > Áreas de Negocio > RH > Gestão de Processos e Serviços no endereço http://intranetpepsico/AN/areasnegocio/ rh/default.aspx ¬

Lista de Documentos Admissão – disponível na Intranet RH > Áreas de Negocio > RH > Gestão de Processos e Serviços no endereço http://intranetpepsico/AN/areasnegocio/rh/ default.aspx ¬

Manual de Treinamento Portal RH – disponível na Intranet e no Portal RH https://pepsico. toutatisbr.com/pepsico/Login ¬

Rota de Aprovação MP Portal Rh Pdb PAB – disponível na Intranet RH > Áreas de Negocio > RH > Gestão de Processos e Serviços> Kit Virtual_Portal RH no endereço http:// intranetpepsico/AN/areasnegocio/rh/default.aspx ¬

Labor Q&A – disponível na Intranet Jurídico no endereço no endereço http:// intranetpepsico/AN/areasnegocio/juridico/default.aspx (a atualização deste material é de responsabilidade da área Jurídico) ¬

Procedimento Aprendiz – disponível na Intranet RH (a atualização deste material é de responsabilidade da área de RH – Remuneração) no endereço http://intranetpepsico/AN/ areasnegocio/rh/default.aspx ¬

Simulador Aprendiz – disponível na Intranet RH (a atualização deste material é de responsabilidade da área de RH - Remuneração) no endereço http://intranetpepsico/AN/ ¬


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ADMISSÃO

areasnegocio/rh/default.aspx Contrato Aprendizagem – disponível na Intranet RH (a atualização deste material é de responsabilidade da área de RH - Remuneração) no endereço http://intranetpepsico/AN/ areasnegocio/rh/default.aspx ¬

PRRH-21 Contratação de Aprendiz – Política disponível na Intranet RH (a atualização desta política é de responsabilidade da área de RH – Remuneração) no endereço http:// intranetpepsico/AN/areasnegocio/rh/default.aspx ¬

Cartilha de Saúde e Segurança do Trabalho – mediante solicitação para a área de MASS

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Gestão de PCDs – versão RH (PDF) - Intranet/Recursos Humanos/OMD/Talent_Stafng/ Pessoas com Deciência no endereço http://intranetpepsico/AN/areasnegocio/rh/default. aspx ¬

Gestão de Pessoas com Deciência Pepsico (PPT) - Intranet/Recursos Humanos/ OMD/Talent_Stafng/Pessoas com Deciência no endereço http://intranetpepsico/AN/ areasnegocio/rh/default.aspx Ver Fluxograma Processo_Admissao_REV_V2. ¬

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ADMISSÃO


003 Agendamento do Exame Médico Admissional Resultados Esperados

Agendamento do Exame Médico


Premissas para agendamento do exame médico Escritório Central, Vendas, Pepsi Cola São Paulo e Operações

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O Responsável pelo processo (BP e/ ou Administrativo de Vendas) entrega ao candidato selecionado a relação de documentos necessários para a realização da admissão e informa a data em que será realizado o exame médico admissional. O exame admissional é realizado em paralelo à entrega da relação de documentos necessários para admissão. Vendas, Escritório Central e Pepsi-Cola São Paulo: o responsável pelo processo de admissão entra em contato com a empresa prestadora de serviços (atualmente DTMSEG) para o agendamento e gera os documentos necessários para a realização do exame médico admissional. Fábricas - O exame médico admissional dos candidatos para as fábricas é solicitado pelo BP solicitante da área, ou Facilitador Toutatis (quando aplicável), devendo ser realizado no ambulatório da própria fábrica, pelo Médico do Trabalho da localidade ou pela clínica conveniada. O exame médico ADMISSIONAL deve ser realizado antes que o trabalhador assuma suas atividades. ¬

2. Cenários Candidatos Inaptos no Exame Médico Em cenários de inaptidão, o processo de admissão deverá ser cancelado. 3.

Materiais Complementares Cartilha de Saúde e Segurança do Trabalho – mediante solicitação para a área de MASS (a atualização deste material é de responsabilidade da área de MASS). Ver Fluxograma Processo_Admissao_REV_V2. ¬

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ADMISSÃO


Abertura de Chamado de Admissão no TOU COM VOCÊ Resultados Esperados

004

Abertura de chamado para admissão do candidato aprovado.


Abertura de chamado Acessar o site Tou com Você (sistema Qualitor) – www.toucomvoce.com.br Para abertura do Chamado/ Ordem de Serviço, clique na opção “ Abrir Chamado” assinalado em vermelho. ¬

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Img 002

O sistema mostrará na próxima tela a “ Situação: Em rascunho” do Chamado, já com os campos “Cliente” e “Contato” preenchidos automaticamente (itens enquadrados em vermelho) ¬

Img 003


ADMISSÃO

O chamado é classicado através de Categorias, que especicam o assunto que será tratado. Para selecionar as “Categorias”, siga as instruções abaixo, como mostra a gura ilustrativa. Clique na barra de rolagem, selecionando os itens enquadrados em vermelho. a) Categoria “ 1* ” : Selecionar RH – Admissão b) Categoria “ 2* ” : Selecionar Contratação c) Categoria “ 3* ” : Selecionar Processamento de Admissão ¬

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Img 004 -

Caso algumas das categorias não sejam preenchidas, o Qualitor apresentará a seguinte mensagem de alerta: Preencher o campo “Título do chamado”, enquadrado em vermelho com as seguintes informações: Processo “Admissão”; Nome do candidato “José Silva” (Exemplo). ¬

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Img 005 -


ADMISSÃO

No campo “Descrição”, enquadrado em vermelho insira o detalhe da solicitação.

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Observação:

Quando desejar que a admissão tenha uma data especíca é necessário informar no corpo do campo de descrição, desde que respeitado o SLA (tempo de processamento) acordado entre Empresa e Toutatis – a data deve considerar as 40 horas). Informe na descrição do chamado o DDD e o número do telefone para contato. i

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Img 006 -

Clique no ícone “Modo de leitura” descrição do Chamado. ¬

, enquadrado em vermelho para visualizar a

Img 007 -

Nesta fase é possível efetuar modicações no texto do chamado.

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ADMISSÃO

Img 008 29

Após nalizar, clique em “ Conrmar ”.

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Img 009 -


ADMISSÃO

Após a conrmação, o sistema retornará à tela anterior do Chamado. Analisar se as informações estão corretas. Clicar no botão “Processar ”, enquadrado em vermelho, na gura abaixo.

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Observação: i Após esta fase, nenhuma alteração das informações

inseridas anteriormente será

possível.

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Img 010

O sistema automaticamente traz o número do Chamado, enquadrado em vermelho na gura abaixo. ¬

Observação: i A Situação/ Status do Chamado permanecerá em “ Em rascunho”,

pois o mesmo está aguardando a validação da Toutatis. Seu controle para acompanhamento de atendimento pela Toutatis no processo de admissão é o número da OS/ chamado. Enquadrado em vermelho. i SLA (Service Level Agreement) - O prazo para retorno da admissão é de 04 dias (40 horas) com data de admissão para 05 dias, lembrando que a empresa parceira Toutatis considera 01 dia útil = 10 horas.

Img 011


ADMISSÃO

Para anexar os documentos comprobatórios, clicar na aba “Atendimento”, enquadrado em vermelho. ¬

Img 012

Clicar na aba “Anexos”, enquadrado em vermelho e em seguida, clicar em “Procurar .....”, enquadrado também em vermelho, para localização dos arquivos do candidato pertinentes à admissão. ¬

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Img 013

Selecionar os arquivos exigidos no checklist de admissão (a gura abaixo é somente uma ilustração)  01 arquivo por vez (não compactar os arquivos) ¬

Observações: i A qualidade dos documentos digitalizados deve ser vericada de modo que todos

estejam legíveis e se a documentação é devida ao candidato em questão; i Os arquivos deverão estar separados e com nomenclatura pertinente (Exemplo: arquivo pertinente à foto do candidato – FOTO_XXX - nome do funcionário); i Para documentação necessária para admissão ver POP Admissão - 002 - Criação de Movimentação de Pessoal para processo Admissão.


ADMISSÃO

Img 014

Ao selecionar os arquivos, na janela do Explorer, clique em “ Abrir” enquadrado em vermelho. Clicar no botão “Upload”, enquadrado em vermelho. Clicar em “OK ” na caixa de mensagem, enquadrado em vermelho. ¬

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Img 015


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ADMISSÃO

Conferir os anexos em “Arquivo”, enquadrado em vermelho.

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Observação: i Uma vez anexado os arquivos, não é possível excluí-los; somente a Toutatis poderá

fazê-lo mediante ligação ao Conexão RH no 0800 940 0050 ou abertura de chamado pedindo exclusão no www.toucomvoce.com.br

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Img 016

Para nalizar a operação clicar no botão “ Fechar”, enquadrado em vermelho na gura abaixo. ¬

Img 017

O prazo para retorno da admissão (SLA) é de 04 dias com data de admissão para 05 dias – 40 horas da abertura da OS. ¬


ADMISSÃO

2.

Materiais Complementares Ver Fuxograma Processo_Admissao_REV_V2. Manual de Abertura de Chamado – disponível no www.toucomvoce.com.br como mostra a gura abaixo. ¬

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ADMISSÃO

Procedimento Operacional Padrão Acompanhamento de Chamado aberto no TOU COM VOCÊ Resultados Esperados Acompanhar os chamados abertos no processo de Admissão. POP ADMISSÃO

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Consultar chamado Acessar o site TOU COM VOCE (Qualitor) – www.toucomvoce.com.br ¬

Observação: i O

acompanhamento deverá ser realizado pelo responsável pela ADMISSÃO em questão (quem abriu a OS). Para o acompanhamento do chamado digite o número do mesmo (ou da OS) no campo “Conteúdo”, enquadrado em vermelho na gura abaixo. O chamado será visualizado. ¬

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Img 019 ¬

Clicar no ícone

enquadrado em vermelho para abrir o histórico do chamado.

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RH GPA 01Admissao

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