Revista Você Sa - Administre Seu Tempo - Ian Maitland

Iain Maitland

\u2022 Identificando os Principais Inimigos do Seu Desempenho \u2022 Reprogramando Antigos H\u00 \u2022 Aumentando Seu Rendimento

Tradução do Managing Your Time originalmente publicado em 1995, em comum acordo com o Institute of Personnel and Development. © 1995 Iain Maitland Direitos desta edição reservados à Livraria Nobel S.A.

Rua da Balsa, 559 - 02910-000 — São Paulo, SP Fone: (11) 3933-2800 — Fax: (11) 3931-3988 e-mail: [email protected] Coordenação editorial: Clemente Raphael Mahl Produção gráfica: Mirian Cunha Revisão: Márcia Cruz Nóboa Leme e Daniel de Paiva Cazolli Capa: João Lino Oliveira Ícones: Cecília de P. Alves e Marcela Guimarães Composição: CompLaser Studio Gráfico Impressão: Book RJ Gráfica e Editora Ltda. Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

Maitland, Iain Administre seu tempo/Iain Maitland; tradução Maria Cristina Fioratti Florez e Giorgio Cappelli. — São Paulo: Nobel, 2000. Título original: Managing Your Time. ISBN 85-213-0959-7 1. Administração do tempo I. Título. 95-1989

CDD-650.1

Índice para catálogo sistemático: 1. Administração do tempo 650.1 É PROIBIDA A REPRODUÇÃO

Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transm por meios eletrônicos ou gravações, sem a permissão, por escrito, do editor. Os infratores serão punidos pela Lei n 9.610/98. Impresso no Brasil / Printed in Brazil

A Editora Nobel tem como objetivo publicar obras com qualidade editorial e gráfica, consistência de informações, confiabilidade de tradução, clareza de texto, impressão, acabamento e papel adequados. Para que você, nosso leitor, possa expressar suas sugestões, dúvidas, críticas e eventuais reclamações, a Nobel mantém aberto um canal de comunicação. Entre em contato com: Central Nobel de Atendimento ao Consumidor Fone: (11) 3933-2800 Fax: (11)3931-3988 End.: Rua da Balsa, 559 São Paulo CEP 02910-000 Internet: www.livrarianobel.com.br

Sumário

capítulo 1

A ad m in ist ração d o tem p o — In tro d u ção, 7 capítulo 2

C o m o an alis ar s u a carga d e trab alh o , 1 4 capítulo 3

C o m o to r n ar-se o r gan izad o , 2 2 capítulo 4

Co m o d elegar co m su cesso , 2 9 capítulo 5

C o m o lid ar co m im p resso s, 3 6 capítulo 6

C o m o co n d u zir reu n iõ es, 4 4 capítulo 7

C o m o co n t ro lar ativid ad es q u e geram d esp erd ício d e tem p o , 51 capítulo 8

C o m o ap ro veitar ao m áxim o o tem p o livre, 57 Leitu ras co m p lem en tares, 63

capítulo 1

A ad m in ist r ação d o t em p o —In t ro d u ção

O q u e é, exatam en t e, a ad m in istração d o tem p o ? Atítu lo d e in t ro d u ção , se in teressan te d efin ir esse im p o r tan te tem a e d escrever as p artes q u e o co m p õ em , an t es d e p r o ssegu irm o s e o lh arm o s p ara o s p r o váveis b en efíc e d ificu ld ad es q u e p o d em su r gir q u an d o se p r o cu r a ad m in istrar o tem p co m su cesso .

C o m o d e f in ir a a d m i n is t r a çã o d o te m p o

A ad m in istração d o tem p o p o d e ser d efin id a d e fo r m a sim p les, co m o u m p lan o d e u t ilização e co n tro le d o m esm o d a fo r m a m ais eficien t e e eficaz p o ssível. O b viam en t e, o tem p o é algo m ais d o q u e isto q u e a d efin ição su gere. Um p lan o d eve ser criad o p ara aten d er às n ecessid ad es esp ecífic d e u m in d ivíd u o. Um ú n ico sistem a n ão p o d e ser ad eq u ad o p ara tod os. E p r ecisa ser so lto e flexível, d e fo r m a a aju star-se a situ açõ es em co n stan t m u d an ça. O tem p o é algo lim itad o , tran sitór io e efêm ero —e p o r isso m esm o , d ifícil d e se con trolar. De m o d o q u ase in evitável, vo cê irá p erceb er q u e atu alm en t e d isp õ e d e b em p o u co tem p o, con tu d o, (só) am an h ã, ele será suficien fi t e. No d ia segu in t e é q u e p erceb em o s q u e o tem p o p arece tão esca q u an to n o d ia an terio r. Se vo cê p u d er id en tificar e elim in ar as ativid ad es q geram d esp erd ício d e tem p o (ou , p elo m en o s, red u zi-las co n sid eravelm en vai en con trar u m m o d o d e con trolar o seu p r óp rio tem p o. 7

Administre seu tempo

O tem p o tam b ém é d ifícil d e ser u t ilizad o d e m an eira eficien t e e efetiva. Isso sign ifica trab alh ar co m afin co e co r retam en t e, d e m o d o q tarefas sejam execu t ad as e os resu ltad o s atin gid o s n o p r azo — e já n p r im eira vez. Lem b re-se d e q u e seu p lan o d e ad m in istração d e tem p o n p r o d u z efeito e certam en t e n em d everia p r o d u zir efeito d e m o d o iso l Po d e-se gan h ar m ais tem p o d elegan d o tarefas a u m su b or d in ad o. Isso seja b o m p ara vo cê, m as n ão sign ifica q u e o será p ara ele! De fo r m a id eal, a ad m in istração d o tem p o d eve ser u m a ab o rd h arm o n io sa, ab r an gen te e n ão u m a m escla d e id éias estan q u es, tátic tru q u es. Ela d eve ab r an ger e in clu ir to d o s o s asp ecto s d e seu trab alh to d o s o s m o m en t o s, ao lo n go d as co n stan t es alteraçõ es e atu alizaçõ levan d o em co n ta a situ ação q u e se ap r esen t a. Jam ais esp ere atin gir p erfeição —ap esar d e ser possível alcan çar q u alid ad e su p erio r o u , n o m certas m elh o rias relevan t es.

O s co m p o n en tes d a a d m in is t r a çã o d o te m p o

É ú t il sab er em q u e co n siste o p lan o d a ad m in istração d o tem p o , em cad a p essoa ten h a su a m an eira d e tratar o assu n to, e q u e varia d e aco as circu n stân cias q u e en vo lvem cad a u m . De fo r m a característica, a a sen t ação d o sistem a en vo lve o s estágio s a segu ir: n n n n n n n n n n n n n n

Com o Com o Com o Com o Co m o Co m o Com o

an alisar su a carga d e trab alh o to r n ar-se o r gan izad o d elegar tarefas co m su cesso lid ar co m m aterial im p resso co n d u zir reu n iõ es co n tro lar ativid ad es q u e geram d esp erd ício d ap r o veitar ao m áx im o o tem p o livr e

C o m o a n a lis a r s u a ca r ga d e tr a b a lh o

In icialm en te, vo cê d eve estar segu ro d e q u e co n h ece seu s o b jetivo s p ess d ep artam en tais e d a em p resa, d e fo r m a a sab er o que vai fazer e onde 8

A administração do tempo Introdução

O r gan ize u m registro d iário q u e m o stre com o vo cê atu alm en t e d esp en seu tem p o d u ran t e u m d eterm in ad o p erío d o . Faça u m a avaliação d esse tem p o : se o está u t ilizan d o d e fo r m a sen s ata e co r reta, m arcan d o o s p o em q u e p o d eriam ser im p lem en t ad as as m elh o rias.

C o m o to r n a r -s e o r ga n iza d o Co m o p asso segu in t e, é sen s ato d ar p r ior id ad e às su as tarefas d e acor d o a im p o r tân cia e a u r gên cia d as m esm as. Talvez vo cê q u eira u t ilizar u m sistem a d iário q u e registre as ativid ad es p lan ejad as, in clu in d o os p r óx im d ias, sem an as e m eses. Vo cê tam b ém p o d e fazer registros m ed ian t e os q u p o ssa aco m p an h ar e co n tro lar seu p r o gresso .

C o m o d e lega r ta r efa s co m s u ce s s o

A d elegação tem u m p ap el d e gr an d e d estaq u e n a ad m in istração d o tem —afin al d e co n tas, o u tras p esso as p o d em ser cap azes d e realizar u m a sér d e tarefas tão b em q u an t o vo cê, sen ão m elh o r, eco n o m izan d o , assim , tem p r ecio so . É p r eciso co m p r een d er isso ad eq u ad am en t e —o b s ervan d o tan van t agen s q u an t o d esvan t agen s. Q u an d o p o ssível, vo cê d eve en cam in h certas ativid ad es a d eter m in ad o s fu n cion ár ios, see quandoisso for n ecessá Talvez seja n ecessário su p erar algu n s p r o b lem as p articu lares p ara garan q u e as tarefas sejam fin alizad as d e fo r m a ad eq u ad a e d en t ro d o cro n o g

C o m o lid a r c o m m a te r ia l im p r es s o

O m aterial im p resso p o d e ser u m fato r d e d esp erd ício d e tem p o e u m a am eaça séria à ex ecu ção d o sistem a. O r gan ize o lo cal d e trab alh o d e m q u e to d o esse m aterial seja d e fácil m an u seio . Tam b ém é im p o r tan t e q vo cê saib a co m o escrever e ler d e m an eira eficien t e, o q u e irá trad u zir-se lid ar co m o m aterial d e m an eira m ais ráp id a p o ssível. E tam b ém é u m a b id éia sab er q u an d o é m ais viável u sar o telefo n e em vez d e red igir o u ler.

C o m o co n d u zir r e u n iõ es

Fam iliarize-se co m o s p r ó s e co n tras relacio n ad o s ao trato so cial co m o co legas —p o r exem p lo : seja co r d ial e am isto so , m as n ão p erca tem p o co co n versas sem sen t id o p elo s co r red o res. Vo cê d eve estar p r ep arad o a ag 9


d e m o d o co m p eten t e d u ran t e reu n iõ es in fo r m ais o u d u ran t e as p au café o u alm o ço . N ão m en o s p r ep arad o vo cê p r ecisa estar p ara lid ar c reu n iõ es fo r m ais, d en t ro d e seu d ep artam en t o e co m seu s su p erio

C o m o c o n t r o la r d e s p e r d íc io d e te m p o

H á várias ativid ad es q u e geram d esp erd ício d e tem p o , so b re as q u ais p r ecisa estar cien t e e as q u ais d eve sab er en fren t ar. Mais p articu larm vo cê d eve ser cap az d e lid ar co m in t erru p çõ es, tan t o d e p esso as q u vo cê q u an t o d e ch am ad as telefô n icas. Vo cê p o d e, às vezes, ser req u p ara reso lver p r o b lem as d e o u tro s —faça isso d a fo r m a m ais ráp id eficien t e p o ssível. Mu ito s d esses fato r es d e d esp erd ício d e tem p o p co n tro lad o s sim p lesm en t e sen d o p o sitivo —u m a q u alid ad e essen cia vo cê p r ecisa ad q u irir à m ed id a q u e o p r o cesso evo lu i.

C o m o a p r o veita r a o m á x im o o te m p o livr e

Se ou q u an d o seu p lan o d e ad m in istração d e tem p o ob tiver su cesso, vo cê d escu b ra q u e con segu iu algu m tem p o livr e, em geral n o in ício o fin al d o d ia. Pen s e em co m o u t ilizar esse tem p o p ara o seu b en efício Tam b ém é im p or tan te q u e vo cê ap r en d a a relaxar e d esfru t ar o seu te d e lazer. Ten d o trab alh ad o com afin co e d e for m a cor reta, vo cê m erec d escan so e p r ecisa recu p erar as en ergias, d e for m a a estar p r on to p reto r n ar ao trab alh o e d ed icar-se a ele cem p o r cen t o .

As va n t a gen s d a a d m in is t r a çã o d o te m p o

U m p lan o d e ad m in istração p ara gan h ar tem p o traz vário s b en efício s, en o s q u ais p o d em o s m en cio n ar: n n n n n n n n

m aio r co n tro le au m en t o d a p r o d u t ivid ad e au m en t o d o tem p o livr e m aio r tran s p arên cia

10


Po r o u tro lad o , u m p lan o ru im o u a au sên cia to tal d e u m p lan o p r o d u z efeito s co n trário s.

Ma io r c o n t r o le O b jetivo s claro s , tarefas p lan ejad as, levan d o -se em co n ta as p r io r id ad e cu id ad o s, a u t ilização d e d iário s, listas etc. irão aju d á-lo a sab er ex atam o q u e está fazen d o , q u an d o , p o r q u ê, co m o e p o r q u an to tem p o . Em co n seq ü ên cia, vo cê tem o tem p o so b co n tro le, em vez d e ele exercer co n so b re vo cê. Vo cê é q u em m an d a, d itan d o o q u e d eve aco n tecer e q u an d

Au m e n to d a p r o d u t ivid a d e

Ao se d elegarem certas tarefas a d eterm in ad o s co m p an h eiro s d e trab alh co m p r een d e-se m elh o r co m o tratar d o s fato r es d e d esp erd ício d e tem p (co m o m aterial im p resso e reu n iõ es) e ao co n tro lar ativid ad es im p ro d u (co m o fo fo cas e in t erru p çõ es telefô n icas), vo cê garan t e u m ap r im o ram n a q u alid ad e e n o d esem p en h o d o trab alh o . Esp era-se q u e as tarefas sej execu t ad as d e m o d o m elh o r e m ais ráp id o , elevan d o a p r od u t ivid ad e d a em p resa.

Au m e n to d o te m p o livr e

Ao reavaliar p o r co m p leto su a carga d e trab alh o , d elegar algu m as tarefa d eterm in ad o s fu n cio n ário s e elim in ar (o u d im in u ir) as ativid ad es im p ro d u tivas, vo cê red u z a so licitação q u e se refere à su a p esso a, lib eran d o , as p arte d e seu tem p o. Co m m en o s p r essão e ten sões, su as op or tu n id ad e relax ar (ain d a q u e p o r p erío d o s cu r to s ) p o d em au xiliá-lo a recu p erar su en ergias — e d evem , o b viam en t e, ter u m efeito d e im p u lsão so b re seu trab alh o . Mesm o p o rq u e, ap en as u m in d ivíd u o aju s tad o , sau d ável e rev go rad o p o d e vo ltar a trab alh ar co m em p en h o e co r retam en t e, fazen d o u to t al d e seu tem p o .

Ma io r tr a n s p a r ê n c ia

Sem d ú vid a, u m a p esso a q u e p lan eja seu tem p o —co n tro lad a, eficien t e e eficaz, sem p re an sio s a p o r p r o gred ir —m o s tra-se m ais sen sível p ara co seu s p arceiro s. Seu s su p erio r es p o d em tam b ém rep arar q u e h á certas 11


d iferen ças en t re você e algu n s colegas q u e estão sem p re p ara trás em r ao cron ogram a, atracan d o-se com p ap éis atrasad o s e estou ran d o os p —t rata-se d e d iferen ças q u e p o d em d eixá-lo em p o sição p r ivilegiad a q u an d o su r girem o p o r tu n id ad es d e p r o m o ção .

As d ific u ld a d e s n a a d m in is t r a çã o d o te m p o

A im p lem en t ação d e u m p lan o d e ad m in istração d o tem p o n ão se faz d m o d o fácil. Isso é in evitável. As fo r m as m ais p r áticas d e an alisar su as c d e trab alh o , com o or gan izar-se, d elegar tarefas etc., são d ifíceis p o r si m esm as, esp ecialm en t e se você n ão d eu a m áxim a aten ção a essas ativ an t es. Além d isso , h á o u tro s o b stácu lo s a serem en carad o s, tais co n n n n n n n n

atitu d es h áb ito s as cargas d e trab alh o cu ltu r a d a em p resa

At itu d e s

Se u m p lan o , q u e se esp era seja b em -su ced id o , d eva ser d esen vo lvid ex igid a, co m freq ü ên cia, u m a m u d an ça to t al q u an t o às atitu d es d e u in d ivíd u o , u m a reavaliação co m p leta em tu d o o q u e se realizo u an t es in clu in d o tam b ém a p o ssib ilid ad e d e q u e, até ago ra, o d esem p en h o te fraco o u q u e h á u m a falh a co m p leta em algu n s caso s. O s o b jetivo s d ser d efin id o s p ela p r im eira vez, reavaliad as as tarefas e escalas d e tem m o d ificad as as p r áticas d e trab alh o —t u d o co m b ase n a ad m in istraçã tem p o . Eco n o m izar e ap r o veitar o tem p o ao m áxim o tem d e se to r n a p rio rid ad e.

H á b ito s A ex p ressão “cu ltivar h áb ito s an t igo s é co m o vestir ro u p a velh a” rev b astan t e ap r o p riad a, n o q u e d iz resp eito à ad m in istração d o tem p o p lan o n ão p o d e ser ap licad o gen ericam en t e a to d as as o casiõ es, m a 12


refor m u lad o con tin u ad am en t e. O s m au s h áb itos ten d em a reap arecer d ep o is d e algu m tem p o , e co m m aio r freq ü ên cia d o q u e se im agin a. Passa se a con fiar m ais n a m em ó ria d o q u e n as agen d as ou listas d e con trole, u q u an t id ad e d e p ap éis é d eixad a p ara ser vista n o d ia segu in t e e, n o vam as p au sas p ara o café esten d em -se. Háb itos n o vo s —e u m p lan o d e tem p —d evem ser d esen vo lvid o s e m an t id o s.

As ca r ga s d e tr a b a lh o

Às vezes, as cargas d e trab alh o d e u m a p esso a p arecem tão p esad as, d iversificad as e in t erm in áveis q u e, reestru t u r á-las d en t ro d e u m a ad m tração d o tem p o , p arece u m a tarefa im p o ssível. A agen d a está sem p re lo n in gu ém p o d e realizar o trab alh o d e fo r m a co r reta, n in gu ém d á co n ta d to d a a p ap elad a, n in gu ém co n segu e p articip ar d e tan t as reu n iõ es e assim d ian t e. Mas n ão im p o r ta q u al a n atu r eza o u n ível d o m o n t an t e d e trab a O d esen vo lvim en t o d e u m p lan o ad eq u ad o irá, sem d ú vid a, m elh o rar a situ ação .

Cu ltu r a d a em p r es a

O m o d o p elo q u al a em p resa é estru t u r ad a e d irigid a p o d e, em geral, ser u p r o b lem a p ara o ad m in istrad o r q u e tem co n sciên cia d a lim itação d o tem Talvez ele p r ecise trab alh ar co m o p arte d a eq u ip e e fiq u e n a d ep en d ên d e q u e o u tro s co m p letem su as tarefas an t es q u e ele p o ssa efetu ar as p r ó Po ssivelm en t e, as tarefas n ão são p r evisíveis e n ão p o d em en t rar n o cro n o gram a até a ú ltim a h o ra, e q u e m u d an ças in esp erad as ten h am d e feitas co n tin u am en t e, to d as elas d ificu ltan d o o p lan ejam en t o —m as n u serão im p o s síveis, caso h aja u m p lan o em vigo r.

13


capítulo 2

C om o an alisar su a carga d e tr ab alh o

A p r im eira etap a n o d esen volvim en t o d e u m p lan o b em -su ced id o d e ad m in istração d e tem p o é an alisar su a carga d e trab alh o em relação a tem p o q u e vo cê tem d isp o n ível. Es sa an álise en vo lve três ativid ad es p rin cip ais:con h ecer seu s ob jetivo s,organ izar u m registro d iário e d im o seu tem p o .

C o n h e ça s e u s o b jet ivo s

É im p o r tan t e estar cien t e d o s o b jetivo s p elo s q u ais vo cê está trab a Em gr an d e p arte a ad m in istração d o tem p o d iz resp eito à to m ad a d d ecisõ es —o que fazer, o que não fazer, q u ais as tarefas a serem realizad as em p r im eiro lu gar, q u ais p o d em ser d elegad as a o u tro s etc. O b jetivo s cla co n ciso s servem d e alavan ca p ara vo cê to m ar d ecisõ es d a m an eira m co r reta. É claro q u e o s o b jetivo s — q u er p esso ais, d ep artam en tais o u d em p resa co m o u m to d o —so frem variaçõ es, d e aco r d o co m a situ açã C o n t u d o , to d o s d evem ser: n n n n

esp ecífico s realistas realizáveis d en tro d e d eterm in ad o tem p o m en s u r áveis

14

Como analisar sua carga de trabalho

Es p e c ífic o s

Vo cê p r ecisa sab er ex atam en t e o q u e d eve ser feito e o n d e. Q u al é ex atam en t e a su a fu n ção ? Q u ais as su as tarefas e o b rigaçõ es? Q u ais o s o b jetivo s d e seu d ep artam en to ? O q u e a em p resa p r eten d e atin gir? N a m elh o r d as h ip ó teses, vo cê tam b ém p o d eria sab er co m o execu t ar as tare e p o r q u ê. Q u an t o m aio r o seu n ível d e co m p r een são , m ais fácil será to d ecisõ es acertad as q u an t o à ad m in istração d o tem p o .

Rea lis t a s

O s ob jetivo s tam b ém d evem ser alcan çáveis —p or vo cê, p elo seu d ep artam en to ou p ela p r óp ria em p resa. Tam b ém d evem estar em con cor d ân cia com recu r sos d isp o n íveis, in clu in d o o tem p o. H á, p o r exem p lo, a q u estão d e q u erer fazer reu n iões d iárias, só realizáveis se to d os tivessem tem p o p d elas p articip ar. O s ob jetivo s p essoais, d o d ep artam en t o e d a em p resa d evem en caixar-se e com p letar-se en t re si. Caso con trário, h averá con flito d e in t eresses, q u e to r n arão q u alq u er to m ad a d e d ecisõ es m u ito m ais d i q u an d o n ão im p o s sível.

Rea lizá ve is d e n t r o d e d ete r m in a d o te m p o É p r eciso sab er quando as in co n táveis tarefas e o b rigaçõ es d evem ser realizad as e co n clu íd as, e q u ais as d atas m arcad as p ara o cu m p r im en t o b jetivo s gerais. Isso aju d a a co lo car d e m o d o claro to d as as co isas d en d e u m a p ersp ectiva, d an d o u m a sen sação d e o r d em , q u e será d e gr an d b en efício assim q u e seu p lan o d e ad m in istração d o tem p o estiver sen d d esen vo lvid o e p o sterio r m en t e até red im en sio n ad o .

Me n s u r á veis

O s o b jetivo s d evem vir co lo cad o s em u m a escala, a fim d e q u e vo cê p o ssa o b servar se fo r am alcan çad o s in t eiram en t e e em tem p o h áb il —o u , q u an n ecessário , verificar se vo cê está à d eriva em relação a eles. Vo cê p r ecisa su ficien t es d etalh es acerca d o s o b jetivo s, p ara q u e p o ssa avaliar seu p r d esem p en h o . O s o b jetivo s d evem ser p r o p o s to s em term o s q u an t itativo 15


n ú m ero d e u n id ad es a ser p r od u zid o em u m d eterm in ad o p eríod o, v u m a certa q u an t id ad e em u m tem p o esp ecífico . Isso to r n ará m ais sim avaliar o su cesso o u o fracasso .

O r ga n i z a r u m r e gis t r o d iá r io

U m a vez cien t e d esse estab elecim en t o d e o b jetivo s co m o q u al trab in t ern a e gr ad ativam en t e, vo cê p o d e tam b ém o r gan izar u m registro d ivid in d o o tem p o d isp o n ível, sab en d o o q u e fazer co m ele. N ão é p o b ter m elh o rias e estab elecer u m p lan o d e ad m in istração d o tem p o e até ap r en d er a u sá-lo d e m o d o ad eq u ad o em q u alq u er circu n stân c o r gan izar u m registro d iário , vo cê p r ecisará: n estim ar a d u ração d o tem p o d e trab alh o n d ivid ir o tem p o n registrar as ativid ad es

Es tim a r a d u r a ç ã o d o te m p o d e tr a b a lh o

C o m ece p o r p en sar co m o vo cê d esp en d e seu tem p o atu alm en t e, faze si m esm o u m a série d e p ergu n t as — e resp o n d en d o-as h o n estam en Q u an t as h o ras eu trab alh o p o r d ia? Q u an t o tem p o d esp en d o em cad ativid ad e? Em q u e eu d esp en d o a m aior p arte d o tem p o? Em q u e d esp a m en o r p arte d o tem p o ? O tem p o q u e d esp en d o é p r o p o r cio n al à im p o r tân cia d as ativid ad es? Tr ad u za o s tem p o s d esp en d id o s em cad ativid ad e em term o s p ercen t u ais e d istrib u a-o s em u m gr áfico tip o p com o n a Figu ra 1 . (Para ob ter o n ú m ero cor reto em gr au s n o gr áfico, m u ltip licar a p o rcen t agem d e cad a ativid ad e p o r 3 ,6 .) Agora m esm o , você p o d e ter certas id éias p ara m elh o rar em d eterm in ad as ativid ad es —se n ão , ain d a p o d e ter u m ch o q u e! A fim d lo a co n cen t rar su a aten ção d e m an eira m ais co m p leta, siga o q u estio q u e se en co n tra m ais ad ian t e. C aso p o ssa resp o n d er afirm ativam en algu m as d as p ergu n t as, certam en t e p o d erá fazer m elh o r u s o d e seu d o q u e tem feito até o p r esen t e. Se to d as as su as resp o stas fo r em n eg vo lte ao q u estio n ário ap ó s co n clu ir seu registro d iário . At é lá, vo cê p m u d ad o d e id éia. 16


Divid ir o te m p o

É op or tu n o con sid erar q u an t o d e seu tem p o é gasto em u m p eríod o d e tal d u as o u q u atro sem an as (q u an t o m aio r o p erío d o , m ais ap u rad as serão s d esco b ertas). U t ilize u m a tab ela co m o a d a Figu ra 2 , sep aran d o cad a d i p erío d o s d e 1 5 o u 3 0 m in u to s, levan d o em co n ta se vo cê tem u m n ú m ero m aio r d e tarefas p eq u en as o u u m m en o r n ú m ero d e ativid ad es gr an d es.

Regis t r a r a s a t ivid a d e s

Ad q u ira o h áb ito d e p assar algu n s m o m en t o s ao fin al d e cad a h o ra an o tan ex atam en te o q u e vo cê fez n o s d o is o u q u atro p erío d o s an terio r es, co n fo co n vier. Talvez vo cê ach e m ais fácil registrar em có d igo s cad a ativid ad e p articu lar —V p ara viagen s, I p ara im p resso s, C p ara p au sas p ara o cafezin A p ara o alm o ço , e assim p o r d ian t e. Ten t e an o tar tu d o —até as in t erru p çõ es, co m T ! Es tab eleça u m a ro t in a d e an o taçõ es regu lares em vez d e ficar co n tan d o co m a su a m em ó ria, p o is isso to r n a seu trab alh o seletivo e im p reciso .

Figura 1 Como o pessoal de vendas acha que despende seu dia Trabalhos em casa: 10% Almoço: 10%

Viagens: 45%

Vendas: 25% EstacionandoEspera: e andando: 5% 5%

17


Questionário: como você está despendendo o seu tempo? Responda às perguntas preenchendo o quadrado da sua escolha. A seguir, pondere se você precisa de um plano de administração de tempo! Nunca Às vezes Com freqüência Sempre H Você faz primeiro as tarefas mais H agradáveis? H H Você faz por último as tarefas menos agradáveis? H H Você precisa de mais tempo para acabar seu trabalho? Você passa de uma tarefa a outra e depois H H volta à primeira? H H Você falha nos prazos? H Você se surpreende fazendo tarefasHem cima da hora? H H Você tem que lidar com crises? H H Você gosta de assumir novas tarefas? H H Você faz o trabalho dos outros? Você prefere fazer algo por si só a delegar H H para outros? H H Você gosta de estar envolvido com tudo? H H Sua mesa fica confusa e em desordem? H H Você aproveita seu tempo procurando informações importantes? Você deixa impressos para o dia seguinte? H H H H Você passa o tempo conversando com colegas? H As pessoas vêm falar com você semH se anunciarem? H H Você participa de reuniões? H ser H Você sente que as reuniões poderiam mais produtivas? H H Seus colegas interrompem seu trabalho? H O telefone interrompe seu trabalho?H H até H As pessoas levam os problemas delas você? H H Você precisa chegar cedo ou sair tarde para concluir seu trabalho? H Você dispõe de pouco tempo para siH mesmo durante o dia? H H Você fica tenso e sem condições de relaxar?

18

H

H

H

H

H

H

H

H

H H

H H

H H H H

H H H H

H H H

H H H

H H

H H

H

H

H H

H H

H H H

H H H

H

H

H

H

H

H


Figura 2 Registro de tempo Nome

Data

8h 9h 10 h 11 h 12 h 13 h 14 h 15 h 16 h 17 h 18 h

Observações:

19


Es tim a n d o o s e u te m p o

Ap ó s d u as o u q u atro sem an as, vo cê estará ap t o a sen t ar-se e o lh ar em registro d e tem p o co m p leto , a fim d e verificar ex atam en t e co m o esse fo i em p regad o . N o vam en t e, essa ativid ad e p o d e ser d ivid id a em três d istin t as: n estim an d o a d u ração d o tem p o d e trab alh o n id en t ifican d o as tarefas d e acord o com o tem p o n ecessário p ara

ex ecu t á-las n avalian d o as ativid ad es q u e d esp erd içam o tem p o

Es tim a n d o a d u r a ç ã o d o te m p o d e tr a b a lh o

Ao reavaliar o seu tem p o , vo cê d eve so m ar o n ú m ero exato d e h o ras trab alh ad as. O tot al é m aior ou m en o r q u e o esp erad o ? Em segu id a, fa lista co m p leta d e su as ativid ad es, to t alizan d o o tem p o em p regad o em u m a d elas. Esse era o to t al p r evisto ? Tr ad u za esses tem p o s em valo r p ercen t u ais e tran sfira-o s p ara o u tro gr áfico em fo r m a d e p izza, co m m o strad o n a Figu ra 3 . Co m p are as figu ras 1 e 3 . São sem elh an t es o u Talvez vo cê p o ssa fazer u m terceiro gr áfico , m o stran d o co m o vo cê go q u e fo sse. Tr ata-se d e m etas alcan çáveis?

Id en tifica n d o tarefas d e a cord o com o tem p o n ecessá rio

Se fo r p o ssível atin gir esse gr áfico “id eal” —o u p elo m en o s se p u d er tra em su a d ireção —você terá d e exam in ar as tarefas q u e está execu t an d m o m en t o. Co n sid ere aq u elas q u e p o d em ser execu t ad as som en t e p Talvez aq u elas q u e req u erem u m con h ecim en t o d e esp ecialista, ou as ligad as a assu n to s co n fid en ciais? O q u e m ais? Talvez, algu m a tarefa n em relação à q u al ain d a n ão h á exp eriên cia? O u tras q u e req u eiram u d o m ín io d e m em b ro s d a eq u ip e o u q u e saib am lid ar co m reclam açõ e En q u an t o estiver p en san d o sob re essas tarefas, con sid ere aq u elas q p areçam execu t ad as d e m an eira ráp id a e eficien t e, as q u ais n ao se co m elh o rar d e for m a algu m a. Vo cê tem m esm o certeza q u an to a isso? 20


Figura 3 Como o pessoal de vendas emprega de verdade seu dia Trabalhos em casa: 8% Almoço: 12% Viagens: 42%

Vendas: 10% Interrupções: 6% Conversas EstacionandoEspera:rápidas: 6% e andando: 6% 8%

C o n sid ere q u ais p o d eriam ser ex ecu t ad as co m m ais rap id ez e d e fo r m m elh o r, ten t an d o elab o rar o q u e vo cê p r ecisaria fazer a fim d e garan t ir i At é q u e p o n t o vo cê co n segu e m elh o rar as co isas e q u an t o tem p o essas tarefas levam p ara serem cu m p r id as?

Ava lia n d o a s a t ivid a d e s q u e d e s p e r d iç a m o te m p o

U m o lh ar m ais aten to so b re essas tarefas co m as q u ais vo cê atu alm en te e lid an d o e q u e p o d em ser ch am ad as d e d esp erd içad o ras d e tem p o é u m a at itu d e sáb ia a se tom ar . Id en tifiq u e as tar efas u r gen tes e/ou m ais im p or e q u ais p o d eriam ser ex ecu t ad as tran q ü ilam en t e p o r q u alq u er fu n cio n au xiliar? Vo cê p o d e rem an ejar essas tarefas d e m o d o a lib erar o seu p r ó tem p o ? Id en t ifiq u e as açõ es q u e se trad u zem em p erd a d e tem p o : fo fo cas p au sas d em o rad as p ara o cafezin h o e co isas sem elh an t es. Pr o cu r e red u las ao tem p o m ín im o p o ssível, m as n ão esp ere elim in á-las to d as ao m esm tem p o . Veja q u ais p o d em ser classificad as co m o “p lan ejad as q u an t o ao te p o ” e q u ais co m o “d esp erd içad o ras d e tem p o ”, d e aco r d o co m a situ ação 21


capítulo 3

C om o torn ar -se organ izad o P r io r ize a s ta r efa s

Ap ó s ter an alisad o seu vo lu m e d e trab alh o , d e u m m o d o am p lo e m in u vo cê p o d e co m eçar a atu ar n o sen t id o d e o r gan izar-se. A fim d e fazer d e m an eira ad eq u ad a, é p r eciso p r ior izar as tar efas q u e você estar á ex p esso alm en t e, e p en sar n a p o ssib ilid ad e d e u t ilizar u m p lan o d iário e m esm o tem p o , elab o rar p lan o s p ara o ferecer assistên cia ad icio n al, se q u an d o n ecessário . Ao estab elecer p r io r id ad es h á três p r o vid ên cias a to m ad as, d estacan d o : n ativid ad es u r gen t es

n ativid ad es im p o r tan tes

n o eq u ilíb r io en t re u r gên cia e im p o r tân cia

At ivid a d e s u r gen tes

Ao fazer o levan t am en t o d e todas as su as ativid ad es, coloq u e u m a m arc ao lad o d aq u elas q u e n ecessitem ser execu t ad as com m aior u r gên cia. exem p lo : p o d e ser u r gen t e aten d er d e im ed iato ao telefo nem a d e u m o u d ar u m reto r n o o m ais b r eve p o ssível. Talvez seja ú t il classificar cad ativid ad e em u m a escala d e 1 a 5 , sen d o 5 a m ais u r gen t e. 22

Como tornar-se organizado

At ivid a d es im p o r ta n te s

Do m esm o m o d o , vo cê p o d e em segu id a, n esse m esm o levan t am en t o , assin alar com ( I) as ativid ad es q u e ten h am p articu lar im p or tân cia. Po r exem p lo: p o d e ser im p or tan t e q u e vo cê term in e u m relatór io sob re u m p r ogram a d e trein am en t o d o q u al você p articip o u . Tam b ém aq u i é in t eressan t e classificar cad a ativid ad e d en t ro d e u m a escala d e 1 a 5 , sen 5 a m ais im p o r tan t e.

O e q u ilíb r io e n tr e u r gên cia e im p o r tâ n c ia

Neste p o n t o, é ú t il colocar su as ativid ad es d en t ro d e u m “raio d e p r ior id a com o o d a Figu ra 4 . As q u e for em colocad as n o ân gu lo su p erior d ireito são m u ito u r gen t es e m u ito im p or tan t es ao m esm o tem p o, sen d o essas as q u d evem ser execu t ad as em p r im eiro lu gar. N o ân gu lo in ferior d ireito, as tarefas q u e for em m u ito im p or tan t es, m as n ão u r gen t es, vêm em segu n d lu gar. As ativid ad es colocad as n o ân gu lo su p erior esq u erd o n ão são im p or tan t es, m as são m u ito u r gen t es, e talvez vo cê as realize em terceiro lu gar. Po r fim , as tarefas n o ân gu lo in ferior esq u erd o n ão são im p or tan t es e n em u r gen t es, e ficam p o r ú ltim o.

Ut ilize u m p la n o d iá r io U m p lan o d iário tem u m p ap el im p o r tan t e n a ad m in istração eficien t e d tem p o , p o is o su cesso d ep en d e am p lam en te d o planejamento de seu trabalho e, em segu id a, do trabalho com base em seu plano! U m a vez d efin id a a n atu r eza d e cad a u m a d e su as ativid ad es, vo cê p o d e criar seu p lan o p r ó p rio e ex clu sivo , em p regan d o vário s iten s, co m o o s d escrito s a segu ir: n cartazes n a p ared e n agen d as n etiq u etas ad esivas

Ten h a ain d a co n sciên cia d o s p erigo s ao u t ilizar esse p lan o e d e co m evitá-lo s. 23


Figura 4 Eixo de prioridades Muito urgentes

I

I

Não importantes

Muito importantes

Não urgentes

C a r t a z es n a p a r e d e

Vo cê p r ecisa estar p r ep arad o p ara u m a visão d e lon go p r azo (relativa q u an t o ao seu fu t u r o vo lu m e d e trab alh o , relativo aos p r óx im o s seis m ou , d e p r eferên cia, ao p r óx im o an o. É claro q u e vai p arecer u m tan t o v o q u e você exatam en t e p o d e sab er sob re su as ativid ad es a serem exe d u ran t e esse p eríod o, m as você terá d e ser cap az d e registrar seu s p r p r in cip ais e as cor resp o n d en t es d atas d e in ício e térm in o , even t os co con ferên cias, p eríod os d e en cerram en t o n o Natal e An o No vo , b em co p erío d o s sem trab alh o , in clu in d o férias co m a fam ília. O cam in h o m a p ara realizar isso é u t ilizan d o cartazes afixad o s n a p ared e, com legen co r es, etiq u etas ad esivas e/ o u alfin etes, co m o fo r m ais co n ven ien U m a estratégia tão am p la irá aju d á-lo a p erceb er co m m ais clare o p o r tu n id ad es e a p r even ir p r o b lem as antes q u e eles aco nteçam . Po d a an t evisão d e p r o jeto s ad icio n ais, p o r ex em p lo . E ao o b servar o seu cro n o gram a n a p ared e, será p o ssível calcu lar co m o vo cê vai en caix n o vo s p r o jeto s d en t ro d esse cro n o gram a, em b o r a su a reação in icial t sid o a d e recu sá-lo s. Além d isso , algu m trab alh o q u e leve d e seis a n m eses p ara ser co n clu íd o ex ige q u e certas tarefas sejam ex ecu t ad as i d itam en t e, p ara q u e o trab alh o to d o se cu m p r a co m êxito . As sim , p o ex em p lo : co n vites p ara u m a co n ferên cia d evem ser en viad o s co m m an t eced ên cia. Sem u m cro n o gram a afix ad o n a p ared e q u e faça lem co n stan t em en t e, vo cê p o d e p assar p o r cim a d essas p r o vid ên cias até tard e d em ais. 24

Como tornar-se organizado

Agen d a s Ter u m a agen d a d e m esa é u m a id éia sen sata —agen d as d e b o lso p o d e tam b ém servir d e ap o io , b em co m o algu n s assisten t es (q u e tam b ém d e ser lid erad o s). As in fo r m açõ es p r ecisam ser b em d etalh ad as —q u em , o q q u an d o , o n d e, p o r q u ê, co m o — p o is geralm en t e é d ifícil lem b rar co m ex atid ão , n o m o m en t o p r esen t e, o q u e vo cê co m b in o u fazer h á algu m tem p o . An o t e tu d o a láp is, d e fo r m a a p o d er fazer alteraçõ es se e q u an d n ecessário . Verifiq u e as agen d as co m regu larid ad e.

Et iq u et a s a d es iva s

Sem d ú vid a, vo cê irá ach ar ú t il ter à m ão u m esto q u e d e etiq u etas ad esiva (aq u elas am arelin h as), n as q u ais vo cê p o d e rascu n h ar an o tações, lem b etc. Lo go ap ó s você ter escrito, elas p o d em ser colad as n o cron ogram a d p ared e, em su a m esa ou n a su a agen d a, p ara con su lta p o sterior, ou talve p ara q u e vo cê escreva com m ais d etalh es em ou tra ocasião e d e m an eira m co n ven ien t e se tais in fo r m açõ es ain d a fo r em im p o r tan t es.

Evite o s p e r igo s

Cartazes n a p ared e, agen d as d e m esa e d e b o lso e etiq u etas ad esivas p o au x iliá-lo n a m o n t agem d e u m p lan o eficaz d e ad m in istração d e tem p o — m as, cu id ad o ! Fica m u ito fácil tor n ar-se escravo d essas coisas, a p o n t o d vo cê q u ase ficar n eu r ó t ico , caso algu m d eles esteja fo r a d o lu gar! Certifiq se d e q u e eles estão ali p ara aju d á-lo, n ão p ara controlar su a vid a. Tam b ém é fácil segu ir a ten d ên cia d e afixar co isas n as tab elas, an o tar n as agen d as assim p o r d ian t e, e n ão fazer q u ase n ad a além d isso. Vo cê p o d e d esp erd m u ito d e seu tem p o p lan ejan d o o q u e vai fazer em vez d e fazer algo con cretam en t e. An ot e tu d o d ep r essa e, em segu id a, d ed iq u e-se ao trab a

Com o ela b or a r lis t a s

Po d e ser d e gr an d e u t ilid ad e elab o rar listas d iárias d e con trole, q u e p o ssa au x iliá-lo d e m o d o efetivo q u an t o ao vo lu m e d e trab alh o. Essas listas d e ser co n ferid as em três etap as: 25

Administre seu tempo n n n n n n

n a n o ite an t erio r n o p r ó p rio d ia n a m an h ã segu in t e

N a n o ite a n te r io r

Faça u m a lista d e co n tro le d as ativid ad es d o d ia segu in t e ao fin al d o d trab alh o. Ut ilize u m fo r m u lário sem elh an t e ao d a Figu ra 5 . An o t e reu en t revistas, co m p r o m isso s e tu d o o q u e tiver sid o d efin id o , co m o s resp ectivo s h o rários d e in ício e térm in o. Faça tam b ém an o tações p ara d e ou tras tarefas q u e d evem ser execu t ad as — leitu r as d e relatór ios, ch am ad as telefôn icas ou a red ação d e cor resp o n d ên cia ou coisa p are d ivid in d o -as em tês catego rias: “tarefas u r gen t es”, “tarefas im p o r tan “tarefas p o ssíveis”, d e aco r d o co m a o r d em d e u r gên cia o u im p o r tân m an h ã segu in t e, verifiq u e su a lista n o vam en t e p ara certificar-se d e q ain d a co n co r d a co m tu d o e q u e o ach a satisfató r io .

N o p r ó p r io d ia

Tr ab alh evalen d o -se d esu a“lista d eativid ad es”, efetu an d o u m item d vez, in ician d o co m o m ais u r gen t e/ im p o r tan t e e segu in d o em o r d em d ecrescen t e. Ten t e con cen t rar-se tot alm en t e n essa p r im eira tarefa, e tan d o-a d a m an eira m elh o r e m ais ráp id a p o ssível, em vez d e p assar rap id am en t e d e u m a a ou tra, fazen d o tod as d e m o d o in com p leto. As cad a tarefa fin alizad a e p r ocu r e n ão vo ltar a ela. Marq u e d estacad am q u alq u er ativid ad e n o va q u e su r ja d u ran t e o d ia, d e acor d o com seu g u r gên cia o u im p o r tân cia.

N a m a n h ã s e g u in te

Ao fin al d o d ia —o u n a p r im eira h o ra d a m an h ã segu in t e —faça u m a re d o q u e fo i ex ecu t ad o e p r ep are a lista d e co n tro le d o d ia segu in t e. D algu m fiq u e p r o t elan d o as tarefas u r gen t es e im p o r tan t es, p o is isso p m o strar q u e vo cê su p erestim a q u an t o p o d e fazer em u m d ia, o u n ão e ad m in istran d o co m o d eve o seu tem p o . Algu m as d as “tarefas p o ssív 26

Nome:

Data

& D

Atividades de hoje:

Tarefas urgentes

' D D D

Tarefas importantes

D ! D " D # D

Tarefas possíveis

$ D % D & D

Observações:

2 7

L i s t a d e a t i v id a d e s

F i g u r a 5

C o m o to rn a r se o rg a n zi a d o


p o d em ser ad iad as m as, n o d ia segu in t e, d ê a elas u m a p r io r id ad e m p ara evitar q u e p erm an eçam n essa m esm a p o sição até vo cê d escob rir d everiam ter sid o feitas sem an as an t es!

O u tr a s s u ges t õ es e p e r igo s

Vo cê já u s a cartazes d e p ared e e agen d as. Assim , p o d e ach ar d e gr an u t ilid ad e as “etiq u etas am arelas” ao elab o rar su as listas. Elas são ú t esp ecialm en t e q u an d o ativid ad es n o vas ap arecem d e rep en t e, d u ran Faça em sep arad o u m co m en t ário em u m a d e su as etiq u etas ad esivas d ep o is reto r n e a elas n o tem p o d evid o . Mais u m a vez: cu id ad o p ara n ão co n fiar d em ais n as listas. Faça o p o ssível p ara n ão p assar o d ia tod o n ão fazen d o n ad a além d e execu t ar


p o d em ser ad iad as m as, n o d ia segu in t e, d ê a elas u m a p r io r id ad e m p ara evitar q u e p erm an eçam n essa m esm a p o sição até vo cê d escob rir d everiam ter sid o feitas sem an as an t es!

O u tr a s s u ges t õ es e p e r igo s

Vo cê já u s a cartazes d e p ared e e agen d as. Assim , p o d e ach ar d e gr an u t ilid ad e as “etiq u etas am arelas” ao elab o rar su as listas. Elas são ú t esp ecialm en t e q u an d o ativid ad es n o vas ap arecem d e rep en t e, d u ran Faça em sep arad o u m co m en t ário em u m a d e su as etiq u etas ad esivas d ep o is reto r n e a elas n o tem p o d evid o . Mais u m a vez: cu id ad o p ara n ão co n fiar d em ais n as listas. Faça o p o ssível p ara n ão p assar o d ia tod o n ão fazen d o n ad a além d e execu t ar rem an ejar listas. Faz p arecer q u e vo cê se en con tra atarefad o —m as a v é q u e vo cê n ão está fazen d o n ad a q u e valh a a p en a!

28

Como delegar com sucesso

capítulo 4

C om o d elegar co m s u ces s o

Delegar tarefas é p arte in t egr an t e d e u m p lan o eficien t e d e ad m in istraçã tem p o . Vo cê p r ecisa co m p r een d er isso d e m o d o a sab er a h o ra certa d e p assar o u n ão tarefas a fu n cio n ário s ju n io r es. Vo cê p r ecisa tam b ém sab co m o d istrib u ir ativid ad es e su p erar o s p r o b lem as a elas atin en t es.

En te n d a o q u e é a d e lega ç ã o

U m a d efin ição clara e ex ata d e d elegar: “é o p r o cesso d e tran sm itir cert tarefas e o b rigaçõ es d e u m a p esso a p ara o u tra; em geral, d e u m su p erio u m su b or d in ad o . Aq u ele q u e recebe o p o d er d elegad o tem au t or id ad e su ficien t e p ara co n clu ir o trab alh o d e m o d o satisfató r io , m as aq u ele q d elega fica co m a to t al resp o n sab ilid ad e p elo seu êx ito o u fracasso ”. U id éia m ais co m p leta d o q u e é d elegar p o d e-se ter ao co n sid erar su a n van t agen s n d esvan t agen s

Va n t a gen s

É ób vio q u e, ao d elegar trab alh o a ou tras p essoas, p arte d e seu tem p o fica livr e, d e fo r m a a p erm itir q u e vo cê co n cen t re su as h ab ilid ad es e esfo r ço p r ob lem as m ais u r gen t es e/ ou m ais im p or tan t es. Faz tam b ém com q u e se 29


su b o r d in ad o s p o ssam d esen vo lver su as cap acid ad es, co n sid eran d d ign o s d e co n fian ça e p r o fissio n alm en t e m ad u ro s, crian d o tam b ém satisfação n o trab alh o . Devem ser en co n trad as, tam b ém , n o vas id é fo r m as d e ab o rd agem q u an t o a m éto d o s an t igo s. Isso au m en t a o est e traz m o tivação à eq u ip e, caso cad a p articip an t e saib a q u e vo cê q u o ferecer-lh e esp aço p ara se d esen vo lver, p ara alçan car m ais êxito e d esen vo lvim en to .

Des va n ta gen s

Gr an d e p arte d o s in co n ven ien t es ao se d elegarem tarefas su r ge p elo s fato d e elas n ão serem d esem p en h ad as co m a su ficien t e d ed icação o seried ad e. O q u e m ais se n o ta é q u e q u em d elega, tran s m ite o trab alh n ão a au t o r id ad e, p o is está co m m ed o d e co n fiar a tarefa p ara o u tro isso sign ifiq u e q u e ele n ão seja m ais n ecessário . É p o ssível q u e a p ess receb eu a tarefa ex ecu t e-a d e m an eira m ais ráp id a e m elh o r. As sim , aq q u e d elego u a tarefa ficará co n stan t em en t e in t erferin d o e verifican está sen d o feito , crian d o in cô m o d o s e d esp erd içan d o o tem p o (d e d u p esso as). Co m freq ü ên cia, são tran sm itid as ap en as as tarefas m ais m o u as m ais d esagr ad áveis, o q u e tam b ém cau sa in d ign ação . Além d iss vezes, aq u ele q u e tran sm ite as tarefas esco lh e o s fu n cio n ário s errad ex ecu t ar d eterm in ad as ativid ad es —en t rega-se o trab alh o a q u em est m ais d isp o n ível, sem se p r eo cu p ar co m o fato d e a p esso a estar ap t a o a fazer essas ativid ad es. O q u estio n ário q u e vem a segu ir p o d e aju d á-l co n clu ir se está d elegan d o d e m o d o co r reto o u n ão .

C o m o d is t r ib u ir a t ivid a d es A fim d e evitar p o ssíveis in cô m o d o s n a d elegação d e tarefas, é vital q façam consid erações e q u e se d ê aten ção à d istrib u ição d e ativid ad es. asp ecto s p r ecisam ser ex am in ad o s, em esp ecialm en t e: n as ativid ad es d elegad as n o tem p o n o fu n cio n ário q u e as assu m iu 30


Questionário: você está delegando corretamente? Responda com cuidado às perguntas, marcando a resposta mais adequada no quadrado. Isso vai indicar se você delega as tarefas de modo correto ou não. Nunca Às vezes Geralmente Sempre H Você acha que seus subordinados não têm capacidade?

H

H

H

Você acredita que é mais rápido quandoH você efetua tudo?

H

H

H

H Preocupa-o o fato de um colega realizar H a tarefa mais rapidamente ou melhor do que você?

H

H

H H Você gosta de ser visto sempre sobrecarregado de trabalho?

H

H

Você hesita em delegar tarefas?

H

H

H

H

Você transfere só tarefas de rotina?

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H H Você pede aos que receberam uma tarefa que prestem conta de cada etapa do processo?

H

H

Você acompanha continuamente aquelesHque receberam a tarefa?

H

H

H

H Você ignora por completo os subordinados assim que a tarefa foi delegada?

H

H

H

H Os subordinados perguntam a você o que devem fazer?

H

H

H

H Os subordinados ficam com raiva de você?

H

H

H

As tarefas delegadas ficam incompletas?H

H

H

H

H Você precisa finalizar as tarefas delegadas?

H

H

H

H

H

H

H Você só transmite tarefas não interessantes?

H H Você reserva para si as tarefas mais agradáveis? H Você delega atividades ao subordinado que estiver mais próximo?

H

H Você quer um relatório só ao completar H a tarefa?

Você se esquece do trabalho na hora de cobrá-lo?

H

H

H

31


As a t ivid a d e s d e le ga d a s

Pen s e co m carin h o a resp eito d as tarefas q u e irá d elegar. N ão existem rígid as e fix as a resp eito d isso , u m a vez q u e essas d ep en d em m u ito d esp eciais circu nstân cias. Liste su as tarefas e em segu id a d ecid a vo c q u ais d evem o u n ão ser d elegad as atu alm en t e. É d e se esp erar q u e t ativid ad es tran sm itid as sejam co m p letad as, u m as co m as in cu m b ên elas in eren tes, o u tras q u e serão d esen vo lvid as e elab o rad as a p artir d h ab ilid ad es d o fu n cio n ário q u e as assu m iu , d even d o ex istir critério em co m p aração co m o s q u ais o d esen vo lvim en t o p o ssa ser avaliad Pr ocu r e sem p re evitar tran s ferir n o vas tarefas em circu n stân cias q u ais as p r áticas d e trab alh o eficien t es ain d a n ão ten h am sid o to t alm im p lem en t ad as. Do m esm o m o d o , n ão d elegu e ativid ad es p erten cen cern e d e seu trab alh o , com o aq u elas q u e en volvam o p lan ejam en to o d esen vo lvim en t o d e id éias co n fid en ciais. O s assu n to s d elicad o s e/ o litigio so s (co m o o s p r o ced im en t o s d iscip lin ares e d e ju s tiça) d evem fic com vo cê. Um a coisa tão im p or tan t e q u an t o isso —se n ão for m ais —é tran s ferir tod as as tarefas en fad o n h as e b an ais q u e vo cê ab o m in a d e àq u ele su b or d in ad o q u e as d etesta d a m esm a for m a, e q u e irá detestar igu alm en t e aq u ele q u e as p asso u p ara ele.

O tem p o

N ão é d e se ad m irar q u e este seja u m fator d ecisivo q u an d o se escolh ativid ad es a se d elegar. É evid en t e q u e vo cê q u er ap r o veitar m ais d o tem p o d isp o n ível n as tarefas m ais im p or tan t es e m en o s n as d e im p o m en o r. Assim , con sid era-se sen s ato d elegar as p artes d e seu trab alh o irão ocu p ar seu tem p o, m as q u e n ão são p articu larm en t e im p or tan t es. certo, p o rém , d e q u e o tem p o n em sem p re favor ece a d elegação d e tare Po r exem lo:d eve-se lid ar com assu n tos u r gen tes agora, n ão m ais tard e n ão h aver tem p o suficien fi t e p ara in stru ção , exp licação , verificação se t ficou esclarecid o e assim p o r d ian t e. Eis u m a situ ação n a q u al você terá execu t ar a tarefa, e ráp id o !

32


O fu n cio n á r io q u e a s a s s u m iu

Vo cê tem q u e estar ab solu t am en t e certo d e q u e a p essoa à q u al as ativid a for am tran sm itid as está p r ep ar ad a p ara a tar efa.Tal p essoa p r ecisa ap res d iversos atrib u tos e u m a com p r een são d o s ob jetivo s d o d ep artam en t o e d em p resa. Deve d em o n strar tam b ém h ab ilid ad es e exp eriên cia p ara realiz o trab alh o , b em co m o a au t o co n fian ça e o d esejo d e fazê-lo. Co m resp eito à ad m in istração d o tem p o, certifiq u e-se d e q u e o fu n cion ário tem o tem p d isp o n ível. Lem b re-se: seu p lan o n ão p o d e fu n cio n ar so zin h o. N ão se d e sim p lesm en t e d escarregar o trab alh o em cim a d e ou tros q u e estejam igu alm en t e atarefad o s. O q u estio n ário q u e segu e irá au x iliá-lo a d ecid ir se a p esso a está q u alificad a o u n ão p ara receb er a tarefa d elegad a.

Qu estionário: a pessoa é ou não adequada? Esteja atento às seguintes questões. Você precisa responder sim a todas. Caso isso não ocorra, talvez a pessoa não seja a ideal nesta ocasião. Sim

H A pessoa tem compreensão total dos objetivos departamentais e empresariais? A pessoa apresenta as habilidades necessárias paraH a execução da tarefa de modo correto e no prazo? H Alguma atividade semelhante a essa já foi transmitida anteriormente a essa pessoa? H Você conhece os pontos fortes e fracos dessa pessoa? Você acredita que essa pessoa realizará a tarefa H com êxito? H Você confia suficientemente nela? H A pessoa quer fazê-lo? A atividade se encaixa nos prazos dessa pessoa? H Essa pessoa segue os procedimentos prescritos? H H Essa pessoa aprenderá com a experiência? A delegação irá trazer benefícios a você e a outrosH da equipe?

Não H H H H H H H H H H H

33


C o m o s u p er a r p r o b lem a s Co n sid era-se q u e a m an eira m ais fácil d e su p erar p r o b lem as é agir an vez d e reagir d ep o is q u e eles ten h am o co r rid o. Faça isso d e fo r m a b e sim p les, tratan d o tod o o p r ocesso d e d elegação d e m o d o cor reto, red assim , a p r o b ab ilid ad e d e su r girem d ificu ld ad es. Q u atro etap as p r in d evem ser id en t ificad as aq u i: n n n n

tran sm itir as in stru çõ es d e m od o claro m an ter o co n tro le m an ter-se em co n tato avaliar o s resu ltad o s

Tr a n s m itir a s in s tr u çõ es d e m o d o cla r o

C ertifiq u e-se d e q u e a p esso a q u e receb eu a tarefa está ap t a a d esem la, lo go d e in ício . N ad a cau sa m aio r p erd a d e tem p o d o q u e ter d e refa algo . Garan t a isso d izen d o ao fu n cio n ário ex atam en t e o q u e p r ecisa s p o r q u ê e q u an d o . Refo r ce o s co m en t ário s verb ais co m in stru çõ es p escrito , se n ecessário . Vo cê p o d e esq u em atizar co m o d eve ser realizad tarefa esp ecífica, se isto fo r ap r o p riad o , m as n ão seja tão rigo ro s o n e p o n t o , p o rq u e p o d e su fo car a in iciativa e a criativid ad e. Peça q u e o funcionário preste contas para verificar se tudo foi com p reendido p erfeitam en t e. C ertifiq u e-se d e q u e o s co legas d esse fu n cio n ário tam saib am o q u e está o co r ren d o , e q u e co n co r d em co m isso .

Ma n ter o co n t r o le

Delegar tarefas n ão é ap en as tran sm iti-las e esq u ecê-las. Afin fi al, vo cê a d etém a resp o n sab ilid ad e geral —com o seu geren te vai fazer q u estão avisar a você b em ráp id o , caso algo d ê errad o. Evite a atitu d e: “d ep o is a vê isso” q u an d o d elegar tarefas. No ou tro ext rem o , evite tam b ém aq u h istór ia d e “n ão faça n ad a an t es d e m e con su ltar”, p o is isso traz fru stra e d esin t eresse ao fu n cion ário. Fiq u e n o m eio-term o. Algo com o:“m an m e in for m ad o d e tem p os em tem p os, p ara q u e eu saib a se p r eciso ou aju d á-lo ”. 34


Ma n t er -s e e m co n t a to

Ap resen t e essas reco m en d açõ es n o in ício , p ara ter certeza d e q u e to d o co n h ecem e co n co r d am co m elas an t es q u e o fu n cio n ário p ara q u em vo tran sferiu a tarefa co m ece a trab alh ar. Se fo r em m en cio n ad as e/ o u in co p o rad as m ais tard e, p o d em d ar a im p ressão d e q u e vo cê p erd eu a co n fian n esse fu n cio n ário , o q u e cau sa u m efeito m o ralm en t e arrasad o r so b re el Reco m en d açõ es p assad as p ara o fu n cio n ário sem n en h u m aco r d o an t er cau sarão u m clim a d e ressen t im en t o e h o stilid ad e, refletin d o -se n o trab o q u al n ão será co n clu íd o d e m an eira satisfató r ia e m u ito m en o s d en t ro d p r azo . Em b o ra algu m as o r ien t açõ es co n stru t ivas p o ssam ser b em receb d u ran t e esses co n tro les regu lares, p r o cu r e n ão in t erferir em o u tras o c C o n t u d o , fiq u e p o r p erto p ara aju d ar q u an d o n ecessário o u q u an d o fo r so licitad o .

Ava lia r o s r e s u lta d o s É in d isp en sável q u e você e o funcionário a q u em fo i tran sferid a a tarefa revejam to d o o p r o cesso em etap as d efin id as e p o r in t eiro. Pen se n a at ivid ad e. O qu e foirealizad o d e m an eira sat isfat ór ia e d en tro d o cr on ogra O s p lan o s fo r am ap erfeiço ad o s, o u m esm o algu m a n o va ab o rd agem fo i criad a? Co n sid ere o fu n cion ário q u e realizou a tarefa. Ele ap r oveitou alg exp eriên cia? O b serve o s co legas d ele. O efeito d a d elegação m o stro u -se p o sitivo ou n egativo ? Eles ago ra q u erem assu m ir m ais tarefas? H o u ve p r o b lem as? Se h o u ve, q u ais e p o r q u ê? O q u e vo cê p o d e fazer a fim d e co r rigi-lo s n a p r ó x im a o casião ?

35


capítulo 5

C om o lid ar com im p resso s

O m aterial im p resso é, h o je em d ia, u m a p arte im p or tan te em m u itos serviços, e caso n ão seja con trolad o d e m an eira cu id ad o sa, p o d e cau in egáveis efeitos n egativos n a ad m in istração d o tem p o. Para seu con vo cê d eve or gan izar ad eq u ad am en t e su a área d e trab alh o e sab er co red igir e ler d e m o d o eficien t e. Às vezes, é até m ais sen s ato u t ilizar o te em vez d e escrever. Lo go , você d eve assegu rar-se d e p o d er execu t ar is tam b ém d e fo r m a eficien t e.

C o m o o r ga n i z a r s e u a m b ien te d e t r a b a lh o

Seu am b ien t e d e trab alh o d eve ser p lan ejad o d e m o d o a ficar co n vid a (d en t ro d o p o ssível), p ara q u e vo cê p o ssa u t ilizar seu tem p o d a m an eira efic fi ien te e efetiva. Mais esp ecificam en te, você p recisa p en sar em term n d isp o sição ( layout) n o r gan ização n saú d e e segu ran ça

Dis p o s iç ã o

(layout)

É d e se esp erar q u e seu am b ien t e d e trab alh o seja p lan ejad o d e tal m o s eq u ip am en to s, o m aq u in ário e o m aterial u t ilizad o s co m m ais freq estejam à m ão. Talvez seja ú t il elab o rar u m a lista em o r d em d e u t ilizaç 36

Como lidar com impressos

co m vário s iten s, esp ecifican d o a segu ir u m a o r d em d en t ro d e su a área d trab alh o “id eal”. É ó b vio q u e n em sem p re é p o ssível d eix ar tu d o p o r p ert —a m áq u in a co p iad o ra d a em p resa n ão p o d e ser rep o sicio n ad a p ara aten às su as n ecessid ad es p esso ais. N esse caso , p r o cu r e agr u p ar as ativid ad en vo lvam o u so d e xero x (o u q u alq u er o u tra ativid ad e q u e ven h a a ser rep etid a n o d eco r rer d o d ia), e execu t e-as to d as n a m esm a o casião . Desse m o d o , vo cê só vai p r ecisar su b ir três lan ces d e escad a u m a só vez, em lu d e d u as, três o u q u atro vezes q u e certam en t e irão fazê-lo p erd er seu tem

O r ga n i z a ç ã o

Vo cê d eve em p en h ar-se em m an t er su a m esa sem p re lim p a e arru m ad a m an t en d o a seu lad o so m en t e aq u eles p ap éis relacio n ad o s às tarefas m im p or tan t es. O restan t e d eve ser p o sicion ad o em arq u ivos , lem b retes d m esa etc. Isso p o ssib ilita a con cen tração exclu s iva sob re o trab alh o a ser execu t ad o. U m a m esa co n fu s a e d eso r gan izad a to r n a m ais d ifícil lo caliza iten s q u e p r ecisem ser en con trad o s rap id am en t e, p o d en d o levá-lo a sen se em constan t e ten são e d esgaste, com o se estivesse p erd en d o o contro E vo cê vai acab ar p o r p erd er o co n tro le!

Sa ú d e e s egu r a n ç a

Seu am b ien t e d e trab alh o d eve ser segu ro e h igiên ico , se vo cê q u iser tra– b alh ar co m em p en h o e co r retam en t e, co m p letan d o su as tarefas co m êx e d en t ro d o h o rário . U m escritó r io ilu m in ad o e ven t ilad o é u m am b ien t agr ad ável d e trab alh o , q u e in cen t iva a d ar co n tin u id ad e às tarefas. Lo m al-ilu m in ad o s e sem vid a cau sam co n stran gim en t o e d istração , refletin em ren d im en t o m en o r. Além d e p o d er cau sar acid en t es e d o en ças —u m d isp en sa p o r d o en ça é tem p o d esp erd içad o . O q u estio n ário p erm ite q u vo cê verifiq u e se se en co n tra em u m am b ien t e segu ro e sau d ável. C aso c trário , ten t e m u d á-lo p ara m elh o r.

C o m o ler d e fo r m a efica z

É im p o r tan te q u e vo cê co n siga lid ar d e fo r m a eficien te co m o s in ú m ero s m em o ran d o s, relató rio s, fax es, cartas e o u tro s d o cu m en to s q u e vêm até su 37


Qu estionário: este am b iente é seguro e saudável? Se puder responder Sim a todas estas perguntas, é bem provável que você esteja trabalhando em um ambiente seguro e saudável. Se não for o caso, procure melhorá-lo. Sim Às vezes Não

H H As cadeiras e bancos são confortáveis? H H Os equipamentos e maquinário podem ser operados de maneira fácil? H H Você consegue se deslocar com facilidade? H O chão, as passagens e as rampas estão limpas, uniformeH se não são escorregadias? H Os degraus, esquinas, corredores e obstáculos têm boa H visibilidade? H H As aberturas do piso estão cobertas ou protegidas? H H Os sanitários estão limpos, ventilados, acessíveis e em funcionamento? H Os lavatórios estão disponíveis com água corrente, saboneHte, toalhas e outros itens de higiene? H Há um refeitório agradável e bem equipado para a equipeH? H Existem armários ou algum espaço disponível para roupasHe sacolas? H A temperatura permanece agradável em todos os lugares?H H ndo H É fornecida alguma vestimenta de trabalho apropriada, qua necessário? H? H O equipamento de ventilação funciona de maneira segura H H Todos os locais são bem ventilados? H H Todos os compartimentos têm iluminação adequada? H H Há luz de emergência disponível, caso seja necessário? H H As áreas externas permanecem acesas à noite? H H As janelas e vidros estão limpos? H HH Todos os equipamentos, máquinas e processos são silenciosos? H H Há uma área para descanso disponível, para os momentos de pausa? H As áreas de maior incidência de ruídos estão assinaladas?H H Você sabe operar equipamentos e maquinários com segurança? H Os sistemas e os procedimentos de segurança no trabalhoHsão H seguidos a todo momento? H H É fornecido equipamento de segurança, em caso de necesH sidade? H O maquinário e os acessórios são mantidos funcionando eH m ordem? H H Em caso de emergência, todos sabem como agir? H Na prática, os procedimentos de emergência funcionam? H H H Há kits de primeiros socorros disponíveis e bem abastecidos? H H As instalações estão protegidas contra vandalismo e roubo? H s H Existem procedimentos para proteger todos contra agressõe externas?

H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H H

m esa to d o s o s d ias. Pr o vavelm en t e o m éto d o q u e m ais p o u p a tem p fazer isso é vo cê o u u m assisten t e estab elecerem p r io r id ad es q u an m aterial im p resso q u e virá n as segu in t es catego rias: 38

Como lidar com impressos n ação n in fo r m açõ es

n à d isp o sição

Po d e-se lid ar co m eles d e aco rd o co m as esp ecificaçõ es d en o m in ad as.

Açã o

To d o s aq u eles p ap éis q u e p o ssam ser lid o s e co m o s q u ais é p o ssível lid p essoal e com p letam en t e, e q u e neste momento req u erem su a aten ção to e im ed iata. Leia cad a u m d eles, d estacan d o o s p o n t o s m ais relevan t es co u m a can eta d e co r fo s fo r escen t e, fazen d o an o taçõ es. Essa ab o rd agem e q u e se leia d u as vezes o m esm o d o cu m en t o , p erd en d o -se tem p o . Ten t e n ler “p o r alto ”—ap en as d estaq u e (q u ais lh e p areçam ser) o s p o n t o s p r in c —p o is isso é arriscad o : vo cê p o d e co m eter erro s. N ão arq u ive o p ap el até to m ad o as d evid as p r o vid ên cias relacio n ad as a ele —t alvez red igir algu resp o sta, o u efetu ar u m p agam en t o atrasad o . H averá u m a certa q u an t id ad e d e p ap éis co m a q u al vo cê n ão p o d e lid ar p esso alm en t e, n este m o m en t o . Talvez u m su p erio r p r ecise to m ar a d ecisão fin al, o u serão ex igid as m aio r es in fo r m açõ es an t es q u e o d o cu m p o ssa ser p r o cessad o . Mas o assu n to co n tin u a a ser im p o r tan t e e ain d a p r ecisa d a su a aten ção . Po ssivelm en t e, vo cê terá d e en cam in h á-lo a u m co lega, ad icio n an d o u m co m en t ário ex p licativo n o fin al, an t es d e tran s lo , o q u e eco n o m izará tem p o . Po r o u tro lad o , vo cê p o d e p r ecisar co lo cá-l n o arq u ivo d e “p en d ên cias”, co m u m a o b servação an ex a, afirm an d o q u d eve ser revisto —t eo r icam en t e assim q u e as in fo r m açõ es ad icio n ais tive sid o o b tid as. C aso seja algo im p o r tan t e, m arq u e u m lem b rete em su a agen d a d iária o u m en sal.

In fo r m a çõ es

É p r ovável q u e gr an d e p arte d esse m aterial im p resso com o q u al vo cê p r ecisa lid ar fo i fo r n ecid o co m o in t u ito ú n ico d e co n su lta, co m o m in u tas d e reu n iõ es d as q u ais vo cê irá p articip ar e có p ias d e m em o ran d o s e relatór ios d e in t eresse d ireto, lim itad o s a você. Verifiq u e-os , en t retan t o, cu id ad o , d estacan d o as áreas m ais im p or tan t es e an o tan d o con for m e 39


co n vier, an t es d e arq u ivá-lo s o u tran sm iti-lo s p r o n tam en t e, co n fo r m im p or tân cia. Para m an t er u m sistem a flu en t e d e arq u ivo s (e assim ga tem p o) , é in t eressan t e colocar em cad a d o cu m en t o u m a “d ata d e valid d e q u an d o vo cê p o d e verificá-lo s e —se n ão p r ecisarem m ais ser m an t —d esfazer -se d eles. Seos p ap éis forem tran sm itid o s, an ex e seu s com e em vez d e criar u m m em o ran d o n o vo : isso econ om izará tem p o e d in h d e to d o s .

À d i s p o s iç ã o

Algu n s d o s p ap éis q u e ch egam à su a m esa n ão m erecem , d e fato , to d aten ção , co m o fo lh eto s d e ven d as etc. Po r o u tro lad o , vo cê p o d e ficar in t eressad o n o m ais recen t e acessó r io p ara carro s o u n o n o vo so ftw co m p u tad o r — m as n ão ago ra! Eco n o m ize seu p r ecio so tem p o p ara assu n to s m ais u r gen t es e/ o u im p o r tan t es, d eixan d o a leitu r a d e o u tr m ais tard e.

C o m o r e d igir co m e fic iên cia

É vital q u e vo cê esteja ap t o a red igir m em o ran d o s, relató r io s e o u tras d e fo r m a eficien t e. Para tan t o , é p r eciso q u e vo cê trab alh e ráp id o p d essas cin co etap as: n co n h eça su as m etas n d em o n stre fato s

n an alise o d estin atário n faça u m a seleção

n co m p lete o d o cu m en t o

C o n h eç a s u a s m eta s Co m ece p or id en tificar o q u e vo cê q u er com u n icar a p artir d esse m em carta, etc. —talvez co n firm ar a leitu r a d e u m relató r io em p articu lar o h o n r ar u m a co n ta. Ten h a sem p re em m en te q u al o o b jetivo —o q u e d 40


ser in fo r m ad o d eriva d isso . Po d e tam b ém aju d á-lo a d ecid ir se d eve escre o u ap en as d ar u m telefo n em a. Vo cê q u er u m relató r io claro , p o r escrito p r efere u m a ab o rd agem m ais im ed iata e p esso al, co m a o p o r tu n id ad e d iscu t ir d eterm in ad o s p o n to s?

De m o n s tr e fa to s

C ertifiq u e-se d e estar to t alm en t e fam iliarizad o co m o q u e é p ertin en t e a assu n to, m o stran d o q u e vo cê leu , d e fato, o relatór io (p elo m en o s su as p im p o r tan t es), o u sab e q u an d o a fatu r a fo i em itid a e d evia ser p aga etc. F en t ão u m a o b servação a resp eito d e cad a item q u e p r ecise ser in clu íd o em su a co r resp o n d ên cia. N ão se p r eo cu p e m u ito co m o layout, co m a o r d em o co m as frases —co n cen t re-se ap en as em red igir o q u e vier à su a m en t e. N etap a, é m elh o r in clu ir algo irrelevan t e d o q u e se esq u ecer d e algo releva

An a lis e o d e s t in a tá r io

Vo cê p r ecisa ter certeza d e q u e a m en sagem q u e d eseja tran sm itir será co m p r een d id a p elo d estin atário , sem m al-en t en d id o s q u e iriam gerar m co r resp o n d ên cia e m ais p erd a d e tem p o . U m a m en s agem clara p o d e tam b ém au xiliar a ex t rair a resp o sta ex igid a —o en vio d e u m ch eq u e o u q u e fo r . Ten te levar em co n ta a p erso n alid ad e d o d estin atário q u e irá ler co m en t ário s , b em co m o su as o p in iõ es e co n h ecim en t o s a resp eito d o assu n to so b re o q u al vo cê está escreven d o . C o lo q u e-se n o lu gar d essa p esso a, im agin an d o su as p o ssíveis reaçõ es a seu co m u n icad o .

Fa ça u m a s e le çã o

Ao sab er o q u e vo cê q u er com u n icar, estan d o cien t e d o s fatos e levan d o em con ta q u em será o d estin atário, vo cê certam en t e será cap az d e p r ep arar u seleção. Es b o ce —co n fo r m e ad eq u ad o —o assu n to p r in cip al e o s tó p ico s em u m a o r d em ló gica, e/ o u o s p o n t o s p r in cip ais q u e vo cê d eseja ap o n t ar em o r d em d e im p o r tân cia. Ex clu a aq u ilo q u e n ão tiver m ais sen tid o —o q u e, com freq ü ên cia, tor n a-se m ais ap aren t e, con for m e vo cê for ap r im o ran d estilo. Talvez vo cê q u eira fazer m ais d o q u e u m rascu n h o an t es d e elab o rar um text o acabad o e or d en ad o , qu e caiba n o s pad r ões d e for mato d e memo cartas etc., relativo s à su a em p resa. 41


C o m p lete o d o c u m en t o

Isso vale o esfo r ço , q u an d o vo cê estiver u t ilizan d o u m p o u co d o tem m elh o rar seu tex t o . Verifiq u e o r to grafia, p o n t u ação e gr am ática, p o erro s, m esm o o s m en o res, p o d em cau sar co n fu são . Escreva p alavr as e cu r tas e sim p les, p ara facilitar a leitu r a e a co m p r een são . Do co n trári terá d e d esp en d er tem p o ad icio n al, m ais tard e, p ara ex p licar o q u e q d izer. Evite jargõ es e term o s técn ico s, a menos q u e vo cê esteja escreven u m esp ecialista, q u e p o d e sen t ir-se su b estim ad o caso vo cê u t ilize p sim p les —e d iscu ssõ es tam b ém to m am tem p o ! Co rte, co r te e co r te o p ara certificar-se d e q u e o tex t o está co n ciso e o b jetivo . C o m u n iq u e, ex p liq u e e term in e. Em segu id a, en vie esse d o cu m en t o o m ais ced o p

C o m o u t iliza r o te lefo n e

Seu telefo n e p o d e aju d ar a eco n o m izar m u ito tem p o , e em geral p erm vo cê se co m u n iq u e d e fo r m a m ais ráp id a e p esso al d o q u e fazen d o escrito . C o n t u d o , é p r eciso sab er u sar o telefo n e co m seried ad e, p o d e m an eira errad a, ele p o d e to m ar ain d a m ais d e seu tem p o . Seu u s ser, em m u ito s asp ecto s, sem elh an t e à red ação d e u m m em o ran d o o u m a carta: vo cê d eve sab er su as m etas, d em o n s trar o s fato s, levar em o d estin atário e p r ep arar u m esb o ço d o q u e q u er tran sm itir o u p erg H á o u tro s p o n t o s q u e se d evem ter em m en t e, co m o : n agr u p ar as ch am ad as n ser ráp id o n co n tro lar-se

Agr u p a r a s c h a m a d a s

Ad q u ira o h áb ito d e o r gan izar su as ch am ad as, fazen d o -as n a m esm o p o r tu n id ad e (a m en o s, é claro , q u e caso vo cê n ão faça u m a neste mom trab alh o s u r gen t es e/ o u im p o r tan t es fiq u em p arad o s). U m telefo n em o u tro ali e aco lá acab am q u eb r an d o o ritm o d o d ia, b em co m o as ativ 42


em an d am en t o , e atrap alh am su a co n cen t ração. Evite ligaçõ es n o in ício d d ia, p o is algu m as p essoas n ão estarão d isp o n íveis, fazen d o vo cê p erd er o s tem p o (e d in h eiro) . Da m esm a m an eira, n ad a d e telefon ar em h o rário d e alm o ço o u n o fin al d o d ia. O s m elh o res h o rário s são n o fin al d a m an h ã o u n o m eio d a tard e, p o is são o s h o rário s n o s q u ais as p esso as ficam m ais freq ü en t em en t e d isp o n íveis e recep t ivas.

Se r r á p id o “Diga o q u e tiver d e d izer, e p r o n to !” d eve ser esse o seu lem a p ara falar ao telefon e. Pr ep are u m esb o ço com os p o n t os -ch ave a serem d iscu t id o s e as d ú vid as q u e d eseja esclarecer, p erm itin d o assim q u e vo cê ten h a u m a con versa ráp id a e p r oveitosa. Não p r olon gu e os p r eâmb ulos. Cu mp rimen ap r esen t e-se e d iga p o r q u e ligo u . Em segu id a, vá em fren t e, exp o n d o u m p o n to p o r vez e em seq ü ên cia. Não se d istraia. Ao p erceb er q u e a aten ção d o d estin atário está se d esvian d o,traga-o d e vo lta à con versa com u m “Mu ob rigad o , ago ra, p o d eria m e esclarecer...?” ou algo p arecid o. Term in e o m b r eve p o ssível —e faça a ligação segu in t e.

C o n t r o le -s e

É su r p r een d en t e o tem p o ad icio n al q u e p o d e ser u t ilizad o ao telefo n ar p as p essoas —as lin h as estão ocu p ad as, você esp era algu n s m in u tos, a p ess n ão está m as vo ltará a ligar, e assim p o r d ian t e —e vo cê p assa u m b o m tem esp eran d o p elo retor n o d e su a ch am ad a, q u e n ão ocor re. Co n t role seu u d o telefon e p o r u m certo p eríod o —se é q u e vo cê já n ão está fazen d o isso —e ten t e m ed ir em q u an t as vezes o tem p o tot al d e ch am ad as se d ivid e em tem p o d e “co n versa” e “esp era”. Talvez vo cê fiq u e p asm o ao d esco b rir q u an t o d o seu tem p o é d esp erd içad o d essa m an eira. Em p en h e-se em red u zir o m áxim o p o ssível seu tem p o d e “esp era”. Ele n u n ca será elim in p o r co m p leto , m as vo cê p r ecisa red u zi-lo ao m ín im o. Se h o u ver m em ó ria d isp o n ível n o ap arelh o , coloq u e n ela os n ú m eros p ara os q u ais vo cê liga co m m ais freq ü ên cia; vo cê eco n o m iza algu n s in stan t es —b em co m o ao u t ilizar a tecla d o redial. Tu d o isso é lu cro ! Se o telefo n e tiver u m a viva-voz , é m ais fácil con tin u ar trab alh an d o en q u an t o vo cê está n a lin h a. Além d iss obrigue a si mesmo a co n cen t rar-se n o trab a lh o en q u a n t o esp e ra p e lo reto r n o . 43

Adminstre i seu tempo

capítulo 6

C om o co n d u zir reu n iõ es

Assim co m o o m aterial im p resso , as reu n iõ es são im p o r tan t es n o u s p o ssível ab u so —d o tem p o. Bo a p arte d e seu d ia e d e su a sem an a d e tra será to m ad a p o r d iverso s tip o s d e reu n iõ es, tan t o in fo r m ais co m o fo É im p o r tan t e q u e vo cê saib a fazer b o m u so d o co n vívio co m o s co leg fo r m a co m p eten t e e co r reta, e saib a lid ar co m reu n iõ es in fo r m ais tan q u an t o co m as fo r m ais, p o ssivelm en t e co m o s ch efes d e d ep artam e

O co n vívio co m o s co lega s

Relacio n ar-se so cialm en t e co m seu s co m p an h eiro s é essen cial, tan term o s p r o fissio n ais q u an t o p esso ais —vo cê precisa falar, d iscu t ir assu co m erciais, co n versar, d esen vo lver am izad es e tu d o o m ais. C o n t u d p r eciso p en sar co m cu id ad o so b re o tem p o q u e p assa co n versan d o , co m en d o e b eb en d o co m seu s co legas —t em p o d em ais e q u e se reflet tem p o d isp o n ível d e trab alh o . Calcu le q u an t o d o seu tem p o vo cê d e n o relacio n am en t o . Esse tem p o p o d e ser red u zid o co n cen t ran d o -se n d u as áreas em q u e o co r rem o s ex cesso s: n n n n

o casiõ es lo cais

44

Como conduzir reunões i

O ca s iõ es

Em certas ocasiões d o d ia, in evitavelm en t e, h á u m a ten d ên cia a se con vers m ais q u e o u su al: p ela m an h ã, q u an d o se ch ega ao trab alh o , q u an d o algu go stam d e falar a resp eito d o q u e ocor reu n o d ia an t erior (ou n o fim d e sem an a); n o s in t ervalo s p ara o cafezin h o o u alm o ço ; e ao fin al d o d ia, q u an d o to d o s q u erem q u e o s p o n t eiro s d o reló gio assin alem lo go o fin al d exp ed ien t e. Nessas ocasiões, é p r eciso m an t er-se d iscip lin ad o e con cen t n a ad m in istração d o tem p o, d e for m a a ob ed ecer aos p r azos q u e vo cê se im p ô s. Certifiq u e-se d e ter regu larid ad e e freq ü ên cia n o s in t ervalo s estab elecid o s. Eles fazem com q u e você recu p ere su as en ergias, p erm itin d oreto r n ar às tarefas co m a cab eça m ais fria e co m id éias claras.

Lo c a is

H á algu n s lu gares p ara o n d e vo cê, freq ü en t em en t e, p o d e ser levad o p a p arar e co n versar, o u a d eix ar-se ficar m ais d o q u e o tem p o n ecessário — talvez em u m co r red o r, o u p r ó x im o a u m a m áq u in a d e refrigeran tes, d o b eb ed o u r o , p erto d a co p iad o ra o u até n a recep ção . Mais u m a vez, é p r ec tom ar co n sciên cia d isso, p rocu r ar evitar ser iam en te esses locais ou freq lo s ap en as u m a vez p o r d ia, em vez d as d u as o u três p o r fo r ça d o h áb ito Ten h a co n sciên cia d o tem p o q u e vo cê p erm an ece ali, talvez, im p o n d o -se u m lim ite. O b rigu e a si m esm o a d efin ir esses lim ites d e tem p o p ara cad o casião .

C o m o lid a r c o m r eu n iõ e s in for m a is Parte d e seu tem p o p o d e ser u s ad a em m u itas reu n iões in for m ais, d o tip vo cê e m ais u m a p esso a —co m o en t revistas d e avaliação e o r ien t ação a su b or d in ad o s ou p o r p arte d e su p erior es, e com p r om issos m arcad o s p a estu d ar n o vas lin h as d e p r od u t os com rep r esen t an t es d e ven d as. Elas p o d em ser b em d iferen t es en t re si e cad a u m a d elas d eve ser con d u zid a u m jeito. Co m relação à ad m in istração d o tem p o, con tu d o, existem vário p o n t o s em co m u m a to d as: 45

Adminstre i seu tempo n n n n n n

an t es d u ran t e d ep ois

An te s

É im p o r tan te q u e to d as as reu n iõ es sejam cu id ad o sam en te agen d ad cro n o gram as m en sais o u d iário s, n ão im p o r ta se m ais in fo r m ais o u Se n ão fo r assim , elas acab am d esestab elecen d o seu p lan o d e tem p o lib erar tem p o su ficien t e p ara esse tip o d e co m p r o m isso s . Talvez seja su p erestim ar ligeiram en te o tem p o n ecessário e d esco b rir q u e gan tem p o p ara fin alizar tarefas d e m en o r im p o r tân cia d o q u e ten t ar m m aio r n ú m ero p o ssível d e reu n iõ es e d ep o is em b arcar n u m a fu r io s co n tra o reló gio . C alcu le o tem p o d o in ício e d o térm in o e m an t en h a-s d en tro d o seu cro n o gram a.

Du r a n t e

Para aju d á-lo a m an t er-se d en t ro d o cro n o gram a, d ecid a d e an t em ã ex atam en te, será ab r an gid o e em q u e o r d em . Plan ejar o s p o n to s a ser d iscu t id o s o u as p ergu n t as q u e vo cê d eseja fazer p o d e ser d e gr an d e a Po r m eio d e fo r m u lário s d e en t revista, literatu r a so b re ven d as o u o u d o cu m en t o s im p o r tan t es, vo cê o b terá su gestõ es acerca d e u m a estru co m a q u al é p o ssível d esen vo lverem -se p ergu n t as e p o n t o s a serem ab o rd ad o s. Siga seu p lan o à risca, p ara ter certeza d e q u e, caso a p esso d esvie d o assu n to , vo cê p o ssa reto r n ar a ele. Faça referên cia ao tem certa regu larid ad e, p ara m o strar q u e é im p or tan t e —“Vam o s en cerrar d ez m in u to s” ; “Pr ecisam o s avan çar” etc. Peça a u m assisten t e o u co ap arecer p erto d o fin al d o tem p o p r evisto p ara d ar a vo cê a ch an ce d en cerrar a reu n ião em tem p o .

Dep o is

Talvez seja u m a b o a id éia in clu ir in t ervalo s cu r to s —cerca d e cin co m —en t re as várias reu n iõ es, a fim d e q u e vo cê p o ssa to m ar p r o vid ên cias q u an t o a algo q u e even t u alm en t e p r ecise ser feito, acrescen t ar an o taç su a agen d a ou algo p arecid o. Tam b ém p o ssib ilita u m a p au s a p ara to 46

Como conduzir reunões i

café, ir ao san itário o u p ara q u e vo cê sim p lesm en t e estiq u e as p ern as, recu p er e as en er gias e co n cen tre-se n a p róxim a reu n ião . Sem esses in t er p o d e-se im agin ar q u e seu s co m p r o m isso s ficarão en cavalad o s u n s n o s o u tro s, e lo go vo cê estará d efasad o co m o o r gan o gr am a.

C o m o p a r t icip a r d e r eu n iõ es fo r m a is

Sem d ú vid a, reu n iõ es fo r m ais m arcad as co m an t eced ên cia, co m o as m e reu n iõ es d o d ep artam en t o , rep r esen t am ab u so d o tem p o —an t es d e ter aco n tecid o , d u ran t e as m esm as e ap ó s seu térm in o . C aso vo cê seja o resp o n sável p ela or gan ização e/ ou p articip e d elas co m regu lar id ad e, p r garan t ir q u e ten h am : n n n n n n

o r gan ização ad eq u ad a co n d u ção co rreta p articip ação p o sitiva

O r ga n i z a ç ã o a d e q u a d a

To d a reu n ião d eve ser p lan ejad a co m cu id ad o , a fim d e q u e seja p r o d u t iv e b em or gan izad a em term o s d e tem p o. Po r q u e foi m arcad a? Ela p r ecisa s efetu ad a p o r algu m m o tivo esp ecífico , n ão p o r ser co stu m e. Co n sid ere as altern ativas —t alvez ler u m relatór io d ep artam en t al traga os m esm o s efeit m as d esp en d e m en o s tem p o. Q u ais os ob jetivo s? É im p or tan t e ab o rd ar u n ú m ero lim itad o d e tóp icos, d e for m a q u e se con cen t re a aten ção p o r com p leto, p o r u m p eríod o cu r to, m as in t en so. Q u em p articip a d a reu n ião Ap en as q u em ten h a algo a d izer e/ ou ap r en d er. Q u an d o d eve ser efetu a Teor icam en t e, n a ocasião m ais con ven ien t e p ara tod os os en volvid o s. D ser d e com u m acor d o e tod os d evem agen d á-la com an t eced ên cia. O n d e ocor rer? Em algu m lu gar acor d ad o p o r tod os , q u e seja con for tável e livr in t erru p çõ es. Deve ser p r ovid en ciad a u m a or d em d o d ia p ara cad a p articip an t e, fo r n ecid a en t re 2 4 a 4 8 h o ras an t es d o in ício d a reu n ião. Es se d o cu m en d eve d efin ir o m o tivo d a reu n ião , b em co m o a d ata e o s h o rário s d e in ício 47

Adminstre i seu tempo

e térm in o . C o n sid era-se sen sato in iciar a reu n ião relativam en t e p r h o ra d o in t ervalo p ara café, alm o ço o u ao fin al d o d ia, p o is trata-se d h o rário s q u e n atu r alm en te levam à co n clu s ão p o n tu al d essas reu n lo cal, o s n o m es d o s p articip an t es e o s tó p ico s a serem d iscu t id o s (p sivelm en t e co m seu s h o rário s ap r o x im ad o s) tam b ém d evem estar in Evite p erd er tem p o co m “q u alq u er o u tro n egó cio ”, p o is é u m co n vi o s q u e d esp erd içam tem p o ex p o r em sem fim seu s ressen t im en t o s p

C o n d u ç ã o c o r r et a

Mu ito d o ap r o veitam en t o e d a eficiên cia d as reu n iõ es fo r m ais d ep en h ab ilid ad es d e q u em a está p r esid in d o — p o d e ser vo cê, em algu m as o casiõ es, ago ra o u fu t u r am en t e. Essa p esso a d eve in iciar d efin in d o o p r op ósito e os ob jetivo s, an t es d e abo rd ar os p o n t os d a or d em d o d ia, n seq ü ên cia em q u e estão. Cad a tóp ico d eve ser d escrito em lin h as gerai d e ser exp osto a com en t ários d o s p articip an t es. É im p or tan t e q u e q u con d u z a reu n ião in cen t ive tod os os p articip an t es a falarem , sem ser d o m in ad o r n em em itir ju lgam en t o s. Q u em co n d u z a reu n ião d eve ga q u e os p articip an tes n ão se esten d am n em fiq u em d ivagan d o, e d eve o s p o n t o s p r in cip ais, b em co m o o q u e fo i aco r d ad o n o fin al d e cad a tó e ao fin al d a reu n ião. Resp o n d a ao q u estio n ário a segu ir e verifiq u e se v co n d u z as reu n iõ es d e m o d o co r reto .

Pa r t icip a çã o p o s itiva

Po r ou tro lad o , vo cê p o d e estar n a p o sição d e q u em assiste à reu n ião — em b or a vo cê d eva com p arecer ap en as se p u d er con trib u ir p ara ela o b en efício s a p artir d a m esm a. Talvez ap en as u m a p arte d a reu n ião sej relevan t e —em caso afirm ativo, d ê aten ção som en t e a essa p arte! Es an t ecip ad am en t e a or d em d o d ia, p ara p lan ejar o q u e d eve ser exp o o q u e vo cê ach a a resp eito d e cad a tóp ico. Seja claro e con ciso ao falar fiq u e em silên cio se n ão tiver o q u e d izer! O u ça co m aten ção e faça an o tações, caso ten h a ap r en d id o algo n o vo. Ten h a com o ob jetivo en sair o m ais ráp id o p o ssível. O q u estio n ário a segu ir p o d erá aju d á-lo a verificar seu gr au d e p articip ação . 48

Como conduzir reunões i Questionário: você sabe conduzir bem reuniões?

Responda sinceramente às perguntas, assinalando Sim ou Não. Isso irá indicar até que ponto você está conduzindo adequadamente as reuniões e vai apontar itens que devem melhorar.

Você está sempre bem preparado? Você estuda documentos importantes? Você verifica se as instalações para a reunião são satisfatórias? Você verifica se o equipamentos estão funcionando? Você controla o tempo? Você faz o possivel para as reuniões começarem no horário? Você expõe os objetivos? A ordem do dia faz referência a eles? Você estabeleceu as regras? Você apresenta as pessoas umas às outras? Você lidera a reunião? Você controla a reunião? Você faz perguntas para esclarecer o assunto? Você se certifica de que todos dão suas contribuições? Você mantém controle sobre quem ou o que desperdiça tempo? Você olha para o relógio, para lembrar as pessoas sobre o horário? Você faz resumos com clareza e regularmente? Você mantém os horários da ordem do dia? Você garante que se chegue às conclusões? Você apresenta as conclusões em síntese? Você se certifica de que a reunião termine no tempo previsto? Você verifica se as ações de acompanhamento são tomadas? Você lê as minutas?

Sim

Não

H H H H r H H H H H H H H H H H H H H H H H H

H H H H r H H H H H H H H H H H H H H H H H H

As m in u tas d evem ser im p ressas e d istrib u íd as ao s p articip an t es e o u tro s in t eressad o s 2 4 a 4 8 h o ras ap ó s a reu n ião . N elas d evem co n star d h o rário e lo cal d a reu n ião , b em co m o o s n o m es d o s p articip an t es e d as p esso as q u e n ão p u d eram p articip ar. Em segu id a, ab o rd ar o s tó p ico s d iscu t id o s, co m as d evid as co n clu sõ es, b em co m o o q u e fo i p lan ejad o . S n ecessário , acrescen t ar d ata, h o rário e lo cal d e u m a p r ó x im a reu n ião . A o u tra reu n ião d everá ser agen d ad a so m en t e se ex istir algu m a fin alid ad esp ecífica, e n ão n o caso d e fazer p arte d e algu m p r o cesso ro t in eiro 49


Questionario: você é um bom participante?

Se responder Sim a todas as perguntas, você será considerado um bom participante de reuniõe Caso contrário, ainda há muito trabalho a fazer para melhorar seu desempenho. Sim H Você se prepara com cuidado? H Você lê os documentos necessários antecipadamente? H Você sabe como utilizar os equipamentos? H Você pede aos colegas que não o interrompam? H Você chega no horário? H Os telefones são desligados? H Você traz consigo canetas e blocos de anotações? H Você se comunica de maneira clara e concisa? H Você escuta com atenção o que os outros têm a dizer? H Você evita interromper os outros? H Você faz perguntas para desenvolver os assuntos? H Todos os seus comentários dirigem-se a quem preside a reunião? H Você anota, quando é oportuno? H Você evita distrair-se? H Você executa todas as tarefas, conforme foi estabelecido e de modo pontual? H Você posteriormente lê as minutas?

50

Não H H H H H H H H H H H H H H H H

Como controlar atividades que geram desperdício de tempo

capítulo 7

C om o co n t ro lar at ivid ad es q u e ger am d esp erd ício d e t em p o

É m u ito im p o r tan te q u e vo cê seja cap az d e co n tro lar q u alq u er ativid ad gere d esp erd ício d e tem p o , p o is p o d e p r eju d icar seu p lan o d e ad m in istra d o tem p o . Particu larm en t e, é p r eciso sab er co m o en fren t ar in t erru p çõ co m o resolver os p r ob lem as d e ou tras p essoas (q u e in evitavelm en te acab ch egan d o a vo cê d e tem p o s em tem p o s). Em geral, p o d e-se lid ar co m ess ativid ad es sim p lesm en t e co m u m a atitu d e p o sitiva, se e q u an d o n ecessá

C o m o en fr en ta r in t er r u p çõ es

Ten t e red u zir ao m áx im o as in t erru p çõ es, a fim d e q u e vo cê p o ssa co n cen t rar-se to t alm en t e n as tarefas m ais im ed iatas. Além d e ro u b arem vário s m in u to s d e seu trab alh o , as in t erru p çõ es têm u m efeito ad verso so o m esm o . Vo cê leva algu n s m in u to s p ara co n cen t rar a aten ção n o q u e est sen d o execu t ad o an t es. H á três fo r m as d e in t erru p çõ es: n n n n n n

p o r co n tato p esso al p elo telefo n e p ela p r ó p ria p esso a

51


Po r co n t a to p e s s o a l

Várias in terru p çõ es são cau s ad as p o r o u tro s fu n cio n ário s d a em p res su p erio r es, co legas e su b o r d in ad o s. Faça u m esfo r ço n o sen t id o d e las, m arcan d o reu n iõ es p ara h o rário s co m b in ad o s, e p eça p ara q u e n in t errom p am , p elo m en o s d u ran t e d eterm in ad o s p eríod os. Co loq u e aviso d e “N ão p ertu r b e” p ara q u e fiq u em aten t o s! Q u an d o ach ar n e p eça a u m assisten t e p ara d isp en sá-lo d as ch am ad as d izen d o q u e vo en co n tra em reu n ião o u aten d en d o ao telefo n e, o u algo sem elh an t e, f co m q u e a m en sagem ch egu e até vo cê. Isso o d eix a em p o sição d e d e o q u e p r ecisa ser feito . Algu m as tarefas terão d e ser reso lvid as co m m u r gên cia, en q u an t o o u tras vão sim p lesm en t e d esap arecer, p o rq u e n tão u r gen t es n em tão im p o r tan t es assim . Q u an d o fo r p r eciso , en co n sala vazia, o n d e vo cê p o ssa co n cen t rar-se, e term in ar o trab alh o d e m p rio rid ad e. Caso seja in t errom p id o , estab eleça u m lim ite d e tem p o afirm an “Só ten h o cin co m in u to s”, o u algo p arecid o —e certifiq u e-se d e q u e v o b ed ecer a isso. N ão co n vid e a p esso a a sen t ar-se, p o is isso faz esticar co n versa; se p o ssível, fiq u e em p é. Co n cen t re-se n o p o n t o em q u estão sem p re, evitan d o com en t ários q u e d esviem p ara ou tros assu n tos. M q u e seu tem p o é lim itad o , m as sem ser gr osseiro —“Mais u m a coisa an d e term in arm o s” — O lh e rap id am en t e p ara seu relógio ou in stru a u m assisten t e a in t errom p er a reu n ião com u m a certa “m en sagem u r gen tu d o o m ais n ão d er resu ltad o. Term in e d a m an eira m ais ráp id a e ed u q u e p u d er.

Pe lo telefo n e

O telefo n e tam b ém to m a m u ito tem p o . Se fo r o caso , u m assisten t e o pode filtrar cham adas, passando-lhe apenas as m ais urgentes e/ou im p o r tan t es. O restan t e vo cê p o d e reto r n ar m ais tard e. Q u an d o ach n ecessário , d efin a h o rário s n o s q u ais vo cê n ão d eve ser p ertu r b ad o m an eira algu m a, e garan ta isso d esligan d o u m ram al o u m esm o tiran telefo n e d a to m ad a. Evite q u e seu s am igo s e fam iliares telefo n em p p ara co n versarem o u p ara p ed irem q u e vo cê co m p r e leite q u an d o v p ara casa. Se fo r in t erro m p id o , ad o te u m a m an eira p arecid a co m a d co n tato s p esso ais —d efin a u m tem p o lim itad o , n ão fu ja d o assu n to em q u estão. 52


Pe la p r ó p r ia p es s o a

Para seu esp an t o, você talvez seja a m aior cau s a d as in terru p ções em seu trab alh o. Co m o q u alq u er u m , vo cê p r ovavelm en t e se sen t e lison jead o p fato d e u m am igo p ed ir-lh e o r ien t açõ es o u q u an d o u m rep r esen t an t e d e ven d as q u er fazer-lh e u m a ven d a p essoal. N essas h o ras, você p o d e estar s d ed ican d o a tarefas d e q u e n ão go ste, e, d essa for m a, as in terru p ções tor n am -se b em -vin d as —e se n ad a o im p ed ir, vo cê irá p erm itir-se m ais ou in tervalo p ara o cafezin h o, ou vo ltar su a aten ção p ara u m p ap el q u e n ão te n ad a a ver com a tarefa q u e está execu t an d o. Q u alq u er ou tra coisa q u e n aq u ilo q u e vo cê tem a fazer. O q u estion ário a segu ir o aju d ará a sab er se vo cê é o seu p ior in im ig n essa área. Se você for su scetível a in t erru p ções, é p r eciso q u e se esfor ce se con cen t re tot al e exclu sivam en t e n a tarefa m ais im ed iata. Retire-se p algu m lu gar; tire o telefo n e d a to m ad a; fiq u e afastad o d a cafeteira; leve consigo som en t e o q u e se relacione ao seu trab alh o. Verifiq u e se con seg cu m p r i-lo em u m p erío d o d eterm in ad o —em caso afirm ativo , d ê-se co m p r êm io u m cafezin h o.

C o m o r e s o lve r o s p r o b lem a s d e o u t r o s

Gr an d e p arte d e geren t es e su p ervisor es p assam m u ito d e seu p r ecioso temp o lid an d o com p r ob lemas p r op ostos p elos colegas e su b or d in ad o s e, em con seq ü ên cia d isso, eles ad m in istram o seu tem p o em seu lu gar! Vo cê d eve evitar en volver-se com o vo lu m e d e trab alh o e com as p r eocu p çõ es d eles o m áxim o q u e p u d er, o u isso p o d e sign ificar q u e vo cê ten h a d acom od ar n o vas tarefas d en t ro d e su a agen d a já lot ad a. Isso d e m o d o alg b en eficia o s seu s co legas d e eq u ip e, se vo cê estiver sem p re reso lven d o as d ificu ld ad es d eles. Eles n u n ca irão se d esen volver ou crescer p r ofisfi sio n alm en t e se vo cê fizer tu d o p o r eles. Ad o t e o s segu in t es p r o ced im en n n n n n n

ap o n t e o p r o b lem a m o stre altern ativas o fereça a so lu ção 53


Qustionário: você desperdiça seu próprio tempo? Responda a esse questionário e descubra se você é desperdiçador de tempo! As respostas que der irão realçar seus maus hábitos Livre-se deles! Nunca Às vezes Geralmente Sempre Você costuma surpreender-se arrumando suaH mesa e, em seguida, mudando-a de novo? H Você altera sua lista de atividades de hoje sem realizar as que estão ali marcadas? H Você se senta no meio do dia e pensa no que irá fazer no dia seguinte? H Você relê seus papéis no caso de ter esquecido de algo importante? Você reescreve cartas, com a preocupação deH que não tenha expresso o sentido exato? Você rememora conversas em sua mente paraH ter certeza de ter dito tudo? Você fica esperando um colega retornar com H um documento, em vez de se ocupar com algo importante nesse meio-tempo? H Você fica esperando o retorno de um telefonema sem se ocupar com nada? H Você está sempre por perto da cafeteira/ da copa? H Você vai com freqüência ao banheiro? H Você observa os outros trabalharem? Você costuma olhar fixamente para o vazio? H Você observa as gotas de chuva escorrerem H pelo vidro da janela? Você desperdiça tempo propositadamente? H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H

H H H H

H H H H

H H H H

H

H

H

Ap o n te o p r o b le m a

Q u an d o u m a p esso a o ab o rd a co m algu m p r o b lem a, co m ece p o r p e d o q u e se trata, ex atam en t e. Talvez a p esso a n ão saib a lid ar co m u m esp ecífico , o u n ão ten h a certeza so b re co m o red igir u m a d eterm in a Pergu n t e ao s seu s fu n cio n ário s o q u e fizeram p ara reso lver esse p r o Talvez eles n ão ten h am feito n ad a e sem refletir ten h am vin d o p ed ir s aju d a. Ao p ergu n tar isso , vo cê o s o b riga a co n cen trarem -se n o q u e já d everiam ter feito . Faça-o s p en sar p o r si p r ó p rio s, em vez d e fazer tu eles. 54


Mo s t r e a lter n a tiva s

Da m esm a fo r m a, faça-o s im agin ar altern ativas p o ssíveis —d izer isto o aq u ilo p ara o clien t e, escrever tal coisa n a carta, ou algo assim . “O q u e você ach a q u e d everia fazer?... E o q u e m ais? H á m ais algu m a altern ativa q u e você p o ssa su gerir?” Esp era-se q u e esse tip o d e p ergu n t as —q u e d evo lvem o problem a e a solução para a pessoa — possibilite aos funcionários d ecid irem ex atam en t e o q u e d evem fazer p ara reso lver essa d ificu ld ad p o r q u ê.

O fer eça a s o lu çã o Se n ecessário —m as só co m o ú ltim o recu r so —vo cê p o d e o ferecer su gestõ so b re co m o so lu cio n ar o p r o b lem a. Será b em m elh o r se vo cê p u d er au x lo s a en co n trar as p r ó p rias so lu çõ es, p o is isso irá d ar-lh es co n fian ça e h ab ilid ad e, d im in u in d o a p r o b ab ilid ad e d e eles reto r n arem im ed iatam a vo cê em u m a p r ó xim a o casião . É ó b vio q u e ex iste a ten d ên cia a fo r n ece lo go d e u m a vez a resp o sta p ara eco n o m izar seu tem p o , m as isso irá au m en tar ain d a m ais a d ep en d ên cia à m ed id a qu e os fu n cion ários p rocu r n o d e n o vo , e d e n o vo . Passe algu n s m in u to s a m ais co m eles ago ra e eles se sen t irão in cen t ivad o s a esco lh er o s p r ó p rio s ru m o s n o fu t u r o .

C o m o s er d e cis ivo

A fim d e en fren t ar in t erru p çõ es co n tín u as, sejam p esso ais, p o r telefo n e o reso lven d o o s p r o b lem as d o s o u tro s d a m an eira m ais eficaz p o ssível, vo p r ecisará ser p o sitivo —p erm an ecer em u m a p o sição firm e, p o rém ed u ca N em sem p re é fácil, m as p o r m eio d essas d iretrizes, vo cê p o d e ap r im o rar ab o rd agem : n n n n

b asta d izer “n ão ” d iga “sim ” m ais tard e 55


Ba s t a d izer “n ã o ”

Vo cê d eve estar p r ep arad o p ara d izer “n ão ”—e até m esm o “N ÃO !” —se q u an d o n ecessário , m ais esp ecificam en t e p ara p r o b lem as triviais, e q vo cê estiver ocu p ad o d em ais com assu n tos u r gen t es e/ ou im p or tan p o d er falar com seu assisten te, aten d er à ch am ad a d o rep r esen tan te d ven d as o u o q u e fo r. Vo cê tem to d o o d ireito d e u t ilizar essa p alavr a — a co m d ecisão e firm eza. Co lo q u e aq u ela p laca d e “N ão p ertu r b e” p a en fatizar isso , se fo r n ecessário ! Co n cen t re-se n o q u e estiver fazen d d e q u e a tarefa seja co n clu íd a d e m o d o certo e em tem p o h áb il.

Diga “s im ” m a is ta r d e

Tam b ém é co r reto co n trab alan çar. Se su a p o rta estiver sem p re fech vo cê sem p re d isser “N ão ”, to d as as p esso as vão p arar d e p r o cu r á-lo p o d erá p erd er in fo r m açõ es im p o r tan t íssim as e ver-se ex clu íd o d o s r cio n am en t o s e d a eq u ip e. Po rtan t o , seja acessível em h o rário s im p o e resp o n d a a ch am ad as telefô n icas co n fo r m e p r o m etid o . Vo cê d eseja visto co m o algu ém firm e, m as ju sto —agr ad ável e p r estativo —m as n co m o algu ém gen ero s o d em ais.

56

Como aproveitar ao máximo o tempo livre

capítulo 8

C om o ap roveitar ao m áx im o o t em p o livre

Aim p lan t ação e o d esen vo lvim en t o co n stan t e d e u m p lan o d e ad m in istra d e tem p o eficaz d eve trazer várias van t agen s , n ão p o r ú ltim o , u m co n tro m aio r so b re seu s p r ó p rio s assu n to s e m elh o ra n a p r o d u t ivid ad e p ara su em p resa. Pr o vavelm en t e, a m u d an ça m ais p alp ável ven h a a ser u m gan tem p o livr e, e é in t eressan t e co n sid erar co m o vo cê irá ap r o veitá-lo ao m áx im o . Tam b ém é in t eressan t e em su as h o ras d e lazer, ten d o certeza d e q vo cê irá ap r o veitá-las, d e fo r m a a reto r n ar às su as tarefas sen t in d o -se revigo rad o e p r o n to p ara trab alh ar co m em p en h o e co r retam en t e.

C o m o a p r o ve ita r o tem p o livr e

A m elh o ria em su a ad m in istração d e tem p o —ao tor n ar-se or gan izad o , d elegan d o m ais tarefas, len d o e red igin d o co m eficiên cia, e assim p o r d —p o d e sign ificar q u e vo cê en co n tre in t ervalo s d e tem p o livr e n o d eco r rer d o d ia. Talvez o m o d o m ais fácil d e o b servar e d ecid ir o q u e fazer co m esse tem p o d e so b ra seja d ivid ir o d ia em três p erío d o s d istin t o s: n n n n n n

o in ício o m eio o fim 57


O in ício

O in ício d o d ia —d esd e a h o ra em q u e vo cê aco r d a até co m eçar a trab — geralm en te ap r esen ta as m elh o res o p o r tu n id ad es p o ssíveis p ara v m elh o rar seu u so d o tem p o e p r ep arar-se d e m an eira co r reta p ara o d se segu e. Existem o casiõ es d en t ro d a ro t in a d iária q u e p erm item q u p en s e e se p lan eje so b re o s assu n to s d o d ia: to m ar b an h o , co m er, faze ex ercício s e vestir-se. Talvez vo cê co n siga red im en sio n ar a o r d em p d e ativid ad es em u m a seq ü ên cia m ais eficaz o u p r ep arar o q u e vai d u m ven d ed o r q u e irá visitá-lo . Viajar talvez p areça u m d esp erd ício d p o rém , vo cê p o d e ler u m relató r io o u escrever u m a carta n o avião , n o u p r aticar seu s co m en t ário s in iciais co m o co o rd en ad o r d e u m a reu in fo r m al en q u an to d irige até o trab alh o .

O m e io

Um geren te ou su p ervisor qu e há p ouco imp lan tou um p lan o d e ad min i d e tem p o, logo d escob re ter gan h o cin co m in u tos aq u i e ali d u ran t e o d É u m fato m arcan t e q u e as reu n iões se en cerrem m ais p o n t u alm en t an tes, e as tarefas são co n clu íd as m ais rap id am en te q u e o esp erad o , p ago ra ocor rem m en o s in t erru p ções. Po d e ser u m a b o a id éia lid ar com “p o ssib ilid ad es” d a su a lista d e verificação d iária —esp ecialm en t e aq q u e têm p erm an ecid o p o r d ias ou até m ais. Po r ou tro lad o : p o r q u e n ã arru m ar su a m esa, lim p an d o e or gan izan d o tu d o o q u e está sob re ela? ler esses p ap éis “à d isp o sição” (p en d en t es) q u e estão a p o n t o d e serem elim in ad o s? Visitar a sala d a co p iad o ra em p erío d o s d e m en o r so licitaç evitan d o con versas q u e con som em o tem p o? Q u alq u er coisa é m elh o fix ar seu s o lh o s n o vazio !

O fi m

A ú ltim a p arte d o d ia, q u an d o o reló gio vai d ar cin co h o ras, cin co e d arrastan d o -se co m d ificu ld ad e até as cin co e q u in ze, p o d e ser a m ais p r o d u t iva d e u m d ia co m ad m in istração d e tem p o . Reveja as ativid a d ia. Vo cê co m p leto u to d o s o s iten s d e “O b rigaçõ es u r gen t es” e “O b rig im p o r tan t es” d e su a lista? Em caso n egativo , p o r q u ê? Agru p e-o s n a

58


Questionário: você aproveita da melhor forma seu tempo de viagem? Com que freqüência você faz as seguintes tarefas no caminho de ida e volta? Suas respostas, conforme assinaladas, poderãoajudá-lo a aproveitar esse tempo commais eficiência. Nunca Pensa sobre o trabalho Lê documentos Escreve documentos Telefona para pessoas Mantém conversas Fala sobre o trabalho com colegas Outras atividades relativas a trabalho

H H H H H H H

Às vezes Comfreqüência Sempre H H H H H H H

H H H H H H H

H H H H H H H

ativid ad es d o d ia segu in t e, levan d o em con sid eração o q u e ocor reu h o je. segu id a, m ed ite a resp eito n o cam in h o d e volta p ara casa até q u e se sin t satisfeito. O q u estio n ário acim a irá au x iliá-lo a d ecid ir até q u e p o n t o vo cê está ap r o veitan d o seu tem p o d e viagem (id a e vo lta).

Ap r o veita n d o s u a s h o r a s d e la zer

É im p rescin d ível q u e vo cê seja cap az d e se d esligar, ao fin al d e cad a d ia, e d esfru t ar seu tem p o livr e. Co m freq ü ên cia as exigên cias d o trab alh o p o d acab ar in vad in d o as tard es e fin ais d e sem an a, fazen d o com q u e vo cê cu m trab alh o s ad icion ais ou se p r eocu p e com eles. Claro q u e vo cê n ão esp era p o d er trab alh ar co m eficiên cia e eficácia em u m a b ase em an d am en t o a m en o s q u e ten h a in t ervalos regu lares q u e lh e p erm itam restau r ar su as en ergias. Vo cê p r ecisa ser cap az d e: n n n n n n

evitar o estresse relax ar sab er co n trab alan çar 59


Evita r o e s tr es s e

São m u itas as cau s as d o estresse asso ciad o ao trab alh o —as m ais p erce ligad as ao vo lu m e ex cessivo d e tar efas, su b or d in ad o s m altrein ad o s, tra em cim a d o p r azo , p erío d o s lo n go s d e trab alh o , p articip ação d e reu e as con seq ü ên cias d o trab alh o em su a vid a p articu lar. N ão é d e su r p r m as a m aio r ia d essas cau sas relacio n a-se co m o tem p o . Vo cê já p o d e cien t e d e estar so fren d o d e estresse p o r cau s a d isso . Talvez esteja co a fim d e co m p letar u m relató r io p ara a reu n ião d a m an h ã segu in t e e p m o tivo vo cê levo u o relató r io p ara casa. Às vezes, vo cê p o d e n ão p erceb q u e está estressad o , p o is os sin tom as n em sem p re são ób vios. O q u est a segu ir p o d erá aju d á-lo a co n tro lar isso . Questionário: você se encontra estressado? O desgaste pode apresentar-se de diversas formas alterações de comportamento, emocionais e fisiológicos. Se responder Sim a qualquer uma das perguntas, você pode estar estressado. Consulte seu médico no caso de os sintomas serem sérios ou persistirem por algum tempo. N ão os ignore. Alterações de comportamento

A qualidade do seu trabalho piorou? Seu rendimento caiu? Você comete erros no trabalho? Está difícil tomar decisões? Você reclama mais do que de costume? Você está bebendo mais? Você está comendo mais? Você perdeu o apetite? Você se sente sempre cansado? Você acha difícil ter uma boa noite de sono? Seu comportamento piorou de alguma forma? Alterações emocionais

Você tem oscilações de humor? Você se sente ansioso? Você se encontra em devaneios? Você se sente irritado na maior parte do tempo? Acha difícil concentrar-se? Você se sente isolado dos colegas? Você não se interessa pelos funcionários?

Sim

Não

H H H H H H H H H H H

H H H H H H H H H H H

H H H H H H H

H H H H H H H

(continua)

60


Alterações fisiológicas

Você tem dores de cabeça freqüentes? Você está sempre suando? Você tem visão dupla? Sente dores no peito ou nas costas? Sente, às vezes, dificuldade de respirar? Você tem indigestões freqüentes? Seu estômago está sempre revirando? Você às vezes se sente doente? Você sente formigamentos nos braços e nas pernas?

Sim

Não

H H H H H H H H H

H H H H H H H H H

Caso esteja sofren d o d e estresse, ten t e elim in ar (ou p elo m en o s, red u zir d r asticam en t e) as cau sas, n a m ed id a d o p o ssível. Vo cê p o d e fazer isso con cen t ran d o-se ain d a m ais n as h ab ilid ad es d e ad m in istração d o tem p o. Estab eleça semp re p r ior id ad es,d an d o mais tem p o às tar efas u rge im p or tan t es e m en o s p ara as p o u co sign ificativas. Dê a essas, p elo m en o o tem p o d e q u e n ecessitem , m as n ão m ais d o q u e isso. Co n t in u e a d elega tarefas, p o is isso lh e d ará m ais tem p o p ara as p r io r id ad es. Co m u n iq u e-se co m seu s fu n cio n ário s: saia d o escritó r io d e vez em q u an d o , m as fiq u e d e olh o n o tem p o. Um a lista d e verificação d e ou tras for m as d e se con trolar o estresse vo cê a en co n tra a segu ir.

Re la x a r

O estresse ap r esen t a-se n as p esso as p o r m eio d o s m ais variad o s sin t o m d o res d e cab eça, d ificu ld ad e d e resp irar e d o res m u scu lares. Para lid a esses sin t o m as em o cio n ais e físico s, lib erte-se d o trab alh o en q u an t o est em casa. Ded iq u e-se a hobbies. Eles p o d em ab s o r ver o estresse e as fru straçõ es, au x ilian d o -o a relax ar a m en t e. Faça ex ercício s —p o u co s, m co m freq ü ên cia —m as fale co m seu m éd ico an t es d e in iciar u m p r o gram co n d icio n am en t o físico ; cu id ad o p ara n ão ex agerar. C ertifiq u e-se d e q u e vo cê se alim en t a d e m o d o co r reto , evitan d o d ietas ext rem as e for a d o n o rm al. Decid a-se p o r com er talvez u m p o u co d cad a coisa, m as n ad a em excesso. Da m esm a m an eira, certifiq u e-se d e q você está d o rm in d o o suficien fi t e. N ão vá se d eitar tard e d a n o ite. As sim p o d erá acor d ar can s ad o p ela m an h ã. Descu b ra seu p eríod o d e son o id e p o r ten t ativa e erro e m an t en h a-se fiel a ele. 61


Lista de verificação de formas para controlar o estresse O estresse pode ser combatido de inúmeras maneiras, incluindo as relacionadas abaixo. Caso necessário, não hesite em seguir orientações médicas. Trabalhe no máximo dez horas por dia depois, desligue-se! Não encare prazos irreais. Seja honesto consigo mesmo: muitas tarefas podem esperar um pouco mais. Obrigue-se a caminhar mais lentamente ao sentir que seus pés estão cansados. Varie sua rotina detemposem tempos. Isso vai ajudá-lo a observar tarefas antigas sob uma nova ótica, incentivando-o. Dê-se por feliz ao encerrar uma atividade em tempo e de modo correto. Dê-se como prêmio um cafezinho ou um refresco! Procure ajudar os outros e aceite ajuda deles. É importante mostrar que estou aqui. Encare o fato dequenão sepodemudar a naturezahumana,e não fiquealterado comas atitudes dos outros. Esqueça o passado o futuro é o que importa. Concentre-se em aprimorar isso. Sorria mais isso é contagioso! Dê uma relaxada de 10 a 15 minutos de manhã e à tarde. Faça um passeio ou sente-se em algum lugar e fique em silêncio. Feche os olhos, ouça música; faça aquilo que possa acalmá-lo. Recupere as energias! Reserve 30 minutos para o almoço. Coma e beba devagar. Evite conversar sobre trabalho. Desligue-se! Tire pelo menos um dia de folga por semana.

Sa b e r co n t r a b a la n ça r

É clar o q u e o trab alh o é im p or tan te e q u e a for m a co m o vo cê ad m in istra seu tem p o ter á u m im p acto co n sid erável sob re ele co m o sob re vo cê. Ap esar d isso, d eve h aver u m eq u ilíb r io en tre s vid a p r ofission al e su a vid a p articu lar . “Tr ab alh e co m afin co e d se co m afin co” é u m slogan an tigo , m as co n tém u m a gran d e verd —se vo cê trab alh ar co m afin co, vo cê m erece igu alm en te seu d e Se vo cê se em p en h ar m ais em ap roveitar seu tem p o livre, irá se se m ais feliz e m en o s ten so , reto rn an d o ao trab alh o co m u m a a p o sitiva q u e p rop orcionará u m trab alh o m ais eficiente e p r ove u tilizan d o seu tem p o co m o m elh o r d e su as cap acid ad es.

62

Leituras complementares

Leitu ras com p lem en tares

C a p ítu lo 1 FO RSYTH , P. First things. Lo n d res, Pitm an , 1 9 9 4 . SCOTT, M. Timemanagement. Lon d res, Cen tu ry Bu sin ess, 1 99 2. C a p ítu lo 2 C AMPBELL, A, . DEVIN E, M. & YO UN G, D. A sense of mission. Lo n d res, Pitm an , 1 9 9 3 . RABEY, G. P. In charge. Lo n d res, Pitm an , 1 9 9 4 . C a p ítu lo 3 TREACY, D. Clear your desk. Lon d res, Cen tu ry Bu sin ess, 1 99 1. LAMBERT, T. Key management tools. Lo n d res, Pitm an , 1 9 9 3 . C a p ítu lo 4 O ATES, D. Leadership:theart of delegation. Lo n d res, C en tu ry Bu sin ess, 1993. PAYN E, J. e S. Letting go without losing control. Lo n d res, Pitm an em asso ciação co m o In stitu t e o f Man agem en t , 1 9 9 4 . C a p ítu lo 5 TREAC Y, D. Conquering the paper mountain. Lo n d res, C en t u r y Bu sin ess, 1 9 9 4 . 63


CO CH RANE, P. Thepower of thephone. Lo n d res, Pitm an em asso ciação co m o In stitu t e o f Man agem en t , 1 9 9 3 . WAIN WRIGH T, G. R. Tricky business letters. Pitm an em asso ciação co m o In stitu t e o f Man agem en t , 1 9 9 3 . C a p ítu lo 6 H O DGSO N , P. e J. Effective meetings. Lo n d res, C en t u ry Bu sin ess, 1992. MARTIN, D. Manipulating meetings. Lo n d res, Pitm an em asso ciação co m o In stitu t e o f Man agem en t , 1 9 9 4 . SH ARMAN , D. The perfect meeting. Lo n d res, C en tu ry Bu sin ess, 1 9 9 3 . C a p ítu lo 7 DE LA BELDO YERE, Q . Managing people and problems. Ald ersh o t, Go wer, 1 9 8 8 . BIRD, P. Tame that phone! C o rb y, In stitu t e o f Man agem en t , 1 9 9 4 . C a p ítu lo 8 C ARTWRIGH T, S. & C O O PER, C . No hassle! Lo n d res, C en t u ry Bu sin ess, 1 9 9 4 . ADAMS, J.D. Stress, health and your lifestyle. Lo n d res, Mercu ry Bo o k s, 1992.

64

Revista Você Sa - Administre Seu Tempo - Ian Maitland

Recommend Documents