CONTROL DE CALIDAD: Medición, prueba y acción correctiva como parte del proceso de Aseguramiento de Calidad. Se realiza siguiendo las listas de verificación elaboradas.
CONTROL DE LAS COMUNICACIONES: Asegurar que las necesidades de información del equipo de trabajo y de los interesados se cumplan. El flujo de la información debe ser oportuna y en tiempo real.
CONTROL DE LA RELACIÓN CON LOS INTERESADOS: Supervisar las relaciones con todos los interesados en el proyecto, revisar las estrategias y realizar los ajustes necesarios a las mismas para mejorar el involucramiento de todas las partes. CIERRE TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO O FASE: Documento que incluye los procedimientos para verificar, documentar y aceptar entregables; asimismo, para cerrar actividades administrativas relativas a registros presupuestales, de HH, cierre de contratos, finiquitos, etc., para su consulta y uso en otros proyectos .
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto. RIESGO DEL PROYECTO 1. Un evento o condición incierta que si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. 2. Es una medida de la probabilidad y consecuencia de no alcanzar un objetivo definido del proyecto. Tiempo.- Cumplimiento de cronograma Costo.- Dentro del presupuesto acordado Alcance.- Cumplimiento del trabajo Calidad.- Criterios de aceptación acordados 3. Un riesgo puede tener una o más causas y si se produce, uno o más impactos Permiso ambiental para hacer el trabajo (Emisión tardía del permiso) Asignación de personal limitado para diseñar el proyecto. Impacto en costo, cronograma o rendimiento del proyecto Prácticas deficientes de dirección de proyectos Falta de sistemas de gestión integrados Múltiples proyectos concurrentes Dependencia de participantes externos que no pueden ser controlados. OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: 1. “ Aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proy e cto”. 2. “Prever continuamente posibles problemas para llevar a cabo acciones a tiempo, en vez de improvisar y buscar soluciones tardías”. Reducir impactos negativos de los riesgos en el proyecto. Identificar y capitalizar áreas de oportunidad. Controlar amenazas al proyecto. Identificar, analizar y desarrollar respuesta a los riesgos del proyecto. Evaluar factores de riesgo durante el ciclo de vida del proyecto. Definir y establecer plan de gestión riesgos. ¿POR QUÉ REALIZAR LA GESTIÓN DEL RIESGO? Para que el proyecto cumpla con los objetivos: Alcance, cronograma, costo y calidad. RIESGO.- Un evento o condición incierta que si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. CERTIDUMBRE.- Está disponible toda la información para tomar la mejor decisión. Incertidumbre.- La ausencia de información para predecir eventos. Probabilidad.- La posibilidad de que un evento pueda ocurrir. Impacto.- Afectación positiva o negativa al proyecto.
SEVERIDAD.- Gravedad del daño. DISPARADOR (TRIGGER).- Síntoma, señal, indicio de que se ha producido un riesgo o que está a punto de ocurrir. RESPUESTA AL RIESGO.- Acciones o decisiones acordadas para controlar el riesgo. TOLERANCIA AL RIESGO (RISK TOLERANCE). 1. Capacidad de aceptar riesgo. 2. Es el nivel de riesgo que un inversionista, proyecto u organización puede o está dispuesto a soportar. 3. Las organizaciones y los interesados están dispuestos a aceptar diferentes niveles de riesgo.
PROCESOS DE GESTIÓN DEL RIESGO DEL PROYECTO
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS.
CATEGORÍAS DE RIESGOS RIESGOS EXTERNOS IMPREDECIBLES Cambios en leyes Desastres naturales Vandalismo Efectos laterales Terminación
RIESGOS INTERNOS NO TÉCNICOS Gestión Cronograma Costos Flujo de efectivo Pérdida de recursos humanos
RIESGOS EXTERNOS PREDECIBLES Mercado Operaciones Impacto ambiental Impacto social Tipo de cambio Inflación Impuestos
RIESGOS TÉCNICOS Cambios de tecnología Rendimiento Diseño Complejidad LEGALES Licencias Patentes Contractuales Requerimientos legales Fuerza mayor
CATEGORÍAS DE RIESGOS: 1. Riesgos técnicos, de calidad o de rendimiento.- Necesidades de mejora, riesgos operacionales (inexperiencia de campo) 2. Riesgos de dirección del proyecto.- Estimados de alcance, tiempo y costo no realistas, deficiente comunicación, supuestos no considerados, etc.) 3. Riesgos organizacionales.- Deficiente involucramiento. 4. Riesgos externos.- Dificultades de permisos, mercado o condiciones no estables de materia prima y mano de obra, factores climáticos.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.-TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS A. REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN.- CONSISTENCIA Y CONGRUENCIA DE: Alcance. Cronograma. Presupuesto. Supuestos. Restricciones. Equipo de trabajo. Entregables. Criterios de aceptación de entregables. Análisis de Stakeholders. Lecciones aprendidas. B. TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Tormenta de ideas (Brainstorming). Lista completa de riesgos Realizado por grupo multidisciplinario de expertos que no pertenecen al equipo de trabajo. Se generan ideas acerca de los riesgos del proyecto bajo el liderazgo de un facilitador Pueden utilizarse como marco categorías de riesgo Los riesgos son identificados y categorizados por tipo de riesgo Técnica Delphi. Consenso de expertos Participación anónima Mediante cuestionario se solicitan ideas acerca de los riesgos importantes del proyecto. Las respuestas son resumidas y enviadas nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. A través de rondas de este proceso se logra el consenso. Ayuda a reducir sesgos y evita influencias impropias en el resultado.
Entrevistas. Participantes experimentados del proyecto, involucrados y expertos en el tema. Análisis causal. Identifica problemas, determina las causas que lo ocasionan y desarrolla acciones preventivas. C. ANÁLISIS MEDIANTE LISTAS DE VERIFICACIÓN (CHECKLIST). Tipo de riesgo (Tecnológico, Organizacional, Cliente, Regulaciones, Dirección del proyecto, Externo, Negocio, País, etc.). Área de riesgo. Descripción de incertidumbre. Importancia. Disparador del riesgo. D. ANÁLISIS DE SUPOSICIONES. Escenarios Suposiciones E. TÉCNICAS DE DIAGRAMACIÓN. Diagramas de causa y efecto (Ishikawa).- Ayudan a identificar las causas de los riesgos. Diagramas de flujo o de sistemas.- Diagrama de flujo de un proceso. Diagramas de influencias.- Representaciones gráficas de situaciones que muestran las influencias causales, la cronología de eventos y otras relaciones entre variables y resultados. F. ANÁLISIS DE FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS (FODA) Examina el proyecto en cuanto a: Fortalezas y Debilidades (Organización, Proyecto, Equipo de Trabajo, Conocimiento del cliente, Infraestructura, Metodologías, Herramientas tecnológicas, etc.) Oportunidades y Amenazas. G. JUICIO DE EXPERTOS. Consulta a expertos con experiencia apropiada Obtener posibles riesgos basándose en sus experiencias previas y en sus áreas de especialización. Debe tenerse en cuenta la parcialidad de los expertos en este proceso. REGISTRO DE RIESGOS Lista de riesgos identificados Riesgos identificados Cronograma Causas, suposiciones Categorías de riesgo actualizadas Lista de categorías de riesgo
Lista de posibles respuestas Identificación de posibles respuestas a un riesgo Causas de los riesgos Son las condiciones o eventos fundamentales que pueden dar lugar al riesgo identificado.
TÉCNICAS DE DIAGRAMACIÓN Diagramas de causa y efecto (Diagramas de Ishikawa)
Facilitan el análisis de problemas y sus soluciones. Representan gráficamente las relaciones múltiples de causa - efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. Agrupan causas de naturaleza común: Causa primaria-Causas secundarias. TÉCNICAS DE DIAGRAMACIÓN. DIAGRAMAS DE FLUJO O DE SISTEMAS
DIAGRAMAS DE INFLUENCIAS
ANÁLISIS FODA (SWOT: STRENGTHS, WEAKNESSES, OPPORTUNITIES, THREATS)
ANÁLISIS FODA (SWOT: STRENGTHS, WEAKNESSES, OPPORTUNITIES, THREATS)
JUICIO DE EXPERTOS. Conjunto de opiniones de profesionales expertos: Personas. Asociaciones profesionales. Instituciones. Academia. Cámaras. Obtenida dentro o fuera de la organización. Planeación estratégica. Ciclo de vida del proyecto.
ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS: Proceso en el que se analizan, evalúan y priorizan los riesgos identificados, a través de su severidad en los objetivos del proyecto o negocio. La severidad se estima a través de la combinación de factores de probabilidad de ocurrencia del riesgo e impacto potencial de los mismos sobre los objetivos del proyecto o negocio. Analizar cualitativamente la probabilidad y el impacto de los riesgos en el proyecto, con el objetivo de priorizarlos por su severidad.
HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIÓN DEL RIESGO Matriz de Administración de Riesgos. ¿Para qué sirve? Para definir y desarrollar respuestas. Asignar responsables. ¿Qué incluye? Riesgos identificados. Respuestas definidas. Probabilidad e impacto Acciones específicas. Responsable.
¿Cómo desarrollarla? Matriz de Administración del riesgo. Apoyo de expertos. Alternativas. Priorizar Asignar responsables. ¿Cuándo utilizarla? Durante el ciclo de vida del proyecto. Actualizar de acuerdo a periodos de revisión formalizado.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE PROBABILIDAD/IMPACTO
ELEMENTOS DE RIESGO. Evento de riesgo. Impacto en riesgo ( I ) o ¿Qué puede suceder? o Efecto en los objetivos del proyecto si el Probabilidad del riesgo ( P ). suceso ocurre. o Posibilidad de que un riesgo pueda Severidad del riesgo. ocurrir. o Calificación del riesgo = P + I – ( P x I ) ESTRATEGIAS DE RIESGO. Refleja la manera en que se abordarán los riesgos. Lista de posibles respuestas La estrategia se puede apoyar en responder las Evitar siguientes preguntas claves: Mitigar ¿Se puede evitar el riesgo? Transferir ¿Puede reducirse este riesgo? Explotar ¿Puede ser compartido o transferido el riesgo? Compartir ¿Se debe aceptar el riesgo? y en su caso, Mejorar ¿Cuáles serían las reservas necesarias? Asumir ¿Se puede contener el riesgo? Para riesgos negativos (amenazas): Evitar.- Eliminar la causa (No aceptar el sistema Estrategia común ante amenazas y oportunidades: o la opción propuesta) Asumir.- Aceptar las consecuencias del riesgo en caso Transferir.- Compartir parcialmente los riesgos de que ocurra. Es recomendable comunicar a los con otros o transferirlos totalmente (contratos, involucrados la severidad del evento en el proyecto, seguros, fianzas, etc.). actualizar la información y establecer márgenes de Mitigar (Reducir).- Tomar las medidas imprevistos. necesarias para controlar y continuamente Para riesgos positivos u oportunidades: reevaluar los riesgos. Desarrollar planes de Explotar.- Aprovechar la información para acciones contingencia si es necesario. preventivas, capacidades de recursos, software, hardware, infraestructura Compartir.- Responsabilidades, compartir riesgos Mejorar.- Sistema de comunicación, bases de datos, consulta
ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS. Analizar los riesgos priorizados en el análisis cualitativo con el fin de confirmar los valores de probabilidad e impacto de cada riesgo.
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS. ENTREVISTAS Recopilar la información necesaria para cuantificar la probabilidad y consecuencias de riesgos; obtener el mejor escenario, el más probable y el peor. Elaborar el instrumento de entrevista Seleccionar al o los expertos en el tema (Subject Matter Expert, SME) Explicar el análisis de riesgo que se realizará. Definir beneficios y limitaciones. Utilizar lecciones aprendidas Categorizar elementos de riesgo principales Cuidar variaciones o prejuicios motivacionales, falta de entendimiento, etc. ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD Ayuda a determinar que riesgos tienen el mayor potencial de impacto. Escenarios optimistas a pesimistas. Análisis de variables críticas y su contribución a los resultados del proyecto. ARBOLES DE DECISIÓN Diagrama que describe una decisión bajo consideración y las implicaciones de elegir una u otra de las alternativas disponibles. SIMULACIÓN. Modelo que traduce las incertidumbres en su impacto potencial en elos objetivos del proyecto. VALOR MONETARIO ESPERADO (Expected Monetary Value, EMV). Se utiliza para cuantificar el riesgo. Considera: Probabilidad (P) del evento de riesgo. Estimado de la posibilidad de que el evento ocurra. Impacto (I) del evento de riesgo. Estimado de pérdidas o ganancias en caso de que ocurra el evento. El EMV se utiliza en forma de sumatoria de diferentes eventos de riesgo para obtener el valor total de una fase o del proyecto global. El EMV se aplica en árboles de decisión EMV = Probabilidad x Impacto
EVALUACIÓN DE PROYECTOS. Se basa en la aplicación de técnicas analíticas que permiten determinar si los beneficios del negocio se incrementan o se disminuyen con la realización del proyecto.
ANÁLISIS ECONÓMICO DE PROYECTOS ¿Qué realiza primero? Cuál es la necesidad?
En la Evaluación de Proyectos, es conveniente: Evidenciar requerimiento del negocio. Plantear escenarios de solución Seleccionar las opciones más convenientes para el negocio Someterlas a un análisis de costo beneficio Definir por la mejor opción, la de mayor rentabilidad. ¿Para que sirve la Evaluación de Proyectos?. Determinar la rentabilidad de los proyectos. Priorizar proyectos del portafolio. Evaluar el momento y tamaño óptimos de inversión. Decidir el momento óptimo de cancelar una inversión. Encontrar la combinación de proyectos que maximicen la rentabilidad, en condiciones de restricción presupuestal.
